PROSEDUR KERJA

PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENELITIAN

(SIMPEN)

LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAT

2014

1

PENDAHULUAN

Sistem informasi manajemen penelitian (SIMPEN) adalah suatu aplikasi yang dirancang untuk

mengelola pelaksanaan penelitian secara elektronik. Aplikasi ini dikembangkan dan sejak tahun

2012 dan masih terus disempurnakan sampai saat ini. Aplikasi SIMPEN ini wajib digunakan untuk

menyimpan semua data penelitiandan abdimas yang dilakukan dosen UT, mulai dari proposal, hasil

penilaian proposal, laporan kemajuan penelitian, laporan penelitian, artikel penelitian, sampai

laporan penggunaan dana penelitian. Selain itu, SIMPEN juga menyediakan fasilitas bagi para dosen

UT untuk menyimpan informasi tentang seminar-seminar yang sudah pernah diikuti, artikel-artikel

yang dipublikasikan pada jurnal ilmiah, serta buku hasil tulisan mereka yang sudah diterbitkan

beserta softcopynya.

Prosedur Kerja Penggunaan SIMPEN ini dikembangkan untuk memandu para dosen UT agar dapat

menggunakan SIMPEN secara mudah sehingga dapat memanfaatkan aplikasi ini seluas-luasnya

untuk kepentingan penyimpanan semua data akademik, yang berupa data penelitian yang pernah

dilakuakan, seminar yang pernah diikuti, artikel yang dipublikasikan jurnal, maupun buku yang

pernah diterbitkan. Apabila semua dosen selalu mengisikan data terkait pada SIMPEN maka LPPM

akan dapat membuat laporan tentang data penelitian, seminar, maupun publikasi ilmiah dengan

data yang lebih akurat. Akses terhadap data tersebut serta akurasi data yag dilaporkan sangat

penting bagi UT untuk menerbitkan berbagai laporan mengenai ketercapaian Target Rencana

Operasional (Renop) UT per tahun, laporan kinerja publikasi UT untuk laporan BLU, penilaian kinerja

penelitian untuk DIKTI, dan sebagainya. Oleh karenanya, kesediaan para dosen sangat diharapkan

untuk mengisi dan memanfaatkan aplikasi ini secara rutin.

Kami menyadari bahwa Aplikasi SIMPEN ini masih jauh dari sempurna dan masih perlu terus

disempurnakan, terutama fasilitas untuk penyimpanan data abdimas. Oleh karenanya, masukan dan

saran dari para dosen pengguna sangat diharapkan untuk penyempurnaan aplikasi ini. Semua saran

dan masukan perbaikan silahkan dikirimkan secara tertulis melalui lppm@ut.ac.id atau

simpen@ut.ac.id.

Tangerang Selatan, 18 Desember 2014 Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

Ir. Kristanti Ambar Puspitasari, MEd, PhD NIP 19610212 198603 2 001

2

1. Cara Mengakses SIMPEN Untuk mengakses SIMPEN, peneliti dapat masuk kehalaman LPPM UT (www.lppm.ut.ac.id) di

website UT (www.ut.ac.id). Caranya, pilih menu Tentang UT dan kemudian klik menu

PENELITIAN DAN ABDIMAS. Tampilan halaman LPPM yang terlihat akan seperti pada Gambar 1

Gambar 1. Tampilan halaman web LPPM

Pada bagian kanan webpage LPPM terdapat beberapa Menu. Untuk masuk ke SIMPEN: klik

SIMPEN (Sistem Informasi Manajemen Penelitian) pada menu penelitian LPPM.

Untuk masuk ke SIMPEN Anda harus mengisi NIP (tanpa spasi) dan password. Default password

adalah 123. Disarankan anda segera mengubah password setelah menggunakan SIMPEN.

2. Cara Mencari Data NIP

Seandainya anda lupa NIP Anda, klik Cek Data Edukatif yang tersedia pada menudi sebelah kiri

halaman login dengan memasukkan nama. Kalau nama Anda sudah terdaftar pada database

SIMPEN, maka nama Anda akan muncul beserta data NIP,NIDN dan alamat email. Kalau nama

yang dicari tidak muncul, artinya data belum terdaftar di database kepegawaian UT pada awal

Klik submenu

SIMPEN

3

pengembangan SIMPEN. Bila Anda mengalami hal ini, segeralah laporkan data Anda ke LPPM

(simpen@ut.ac.id) agar data Anda dapat di-entry oleh operator SIMPEN di LPPM.

3. Cara Login

Gambar 2. Tampilan Halaman Muka SIMPEN

Klik

4

4. Cara Mengecek Data Diri

Periksalah akurasi data diri Anda di SIMPEN. Sesuaikan semua perubahan data yang pernah

dialami, misalnya sudah ada tambahan gelar, perubahan golongan dan jabatan akademik,

perubahan unit kerja, perubahan alamat dan atau alamat email, perubahan nomor rekening,

dan sebagainya. Menu Data Diri terdapat di kolom sebelah kiri atas halaman SIMPEN.

Gambar 3. Tampilan Halaman SIMPEN dan Menu Data Diri Anda

Menu Data Diri berisi informasi tentang data diri peneliti, termasuk Nomor Rekening Bank. Apabila

ada perubahan data, segera lakukan perbaikan melalui menu ini. Gambar di bawah adalah tampilan

halaman setelah Anda meng-klik menu Data Diri.

Klik

disini

jika

ingin

edit

Klik

5

Gambar 4. Tampilan Halaman Data Diri

Data

Diri

6

5. Cara Mengganti Password

Menu Ganti Password digunakan untuk mengganti password. Klik disini bila ingin mengganti

password kemudian ikuti petunjuk yang diberikan. Karena data peneliti bersifat rahasia, maka

setiap peneliti dianjurkan untuk mengganti password. Gunakan password yang mudah Anda

ingat.

Gambar5. Tampilan Halaman Ganti Password

Dalam setiap kegiatan penelitian, SIMPEN wajib diisi oleh Peneliti dan Pereview Proposal/Laporan

Penelitian.

Klik Tampilannya

seperti ini

7

A. Bagi Calon Peneliti/Peneliti

1. Cara Memasukkan Nama Peneliti Anggota non Dosen

Sebelum mengunggah proposal penelitian Anda, isikan terlebih dahulu data anggota Tim

Peneliti Anda yang tidak berstatus sebagai dosen UT. Peneliti biasanya menggunakan tenaga

staf administrasi untuk membantu kelancaran proses penelitian mereka. Menu Anggota

Administrasi digunakan untuk menambahkan data staf administrasi yang menjadi Anggota

Tim Peneliti Anda bila data tersebut belum termuat pada database simpen.

Gambar 6. Tampilan Halaman untuk Meng-entry Data Staf Administrasi

Klik

8

2. Cara Menambahkan Data Peneliti Non-UT Untuk Penelitian Kerjasama, peneliti wajib melibatkan dosen non-UT sebagai Anggota Tim

Peneliti. Menu Anggota Edukatif Non-UT merupakan fasilitas yang disediakan untuk meng-

entry data dosen luar UT yang terlibat dalam penelitian.

Gambar 7. Tampilan Halaman untuk Meng-entry Data Dosen Non-UT

Klik

9

3. Cara Menggunggah Proposal Penelitian Menu Proposal Penelitian adalah fasilitas untuk mengirimkan proposal penelitian pada

tahun berjalan.

Klik Menu Proposal Penelitian lalu pilih Kirim Proposal

Gambar 8. Tampilan untuk Mendaftarkan Data Proposal Penelitian

Klik

Pilih

10

setelah masuk ke Menu Proposal Penelitian, isikan data proposal Anda pada kolom yang

diminta dengan benar. Judul Penelitian, Bidang Penelitian, Jenis Penelitian, Usulan Dana,

dan sebelum mengunggah proposal penelitian, pastikan dokumen diketik dengan

menggunakan perangkat lunak Microsoft Words versi 2003 atau 2007. Ukuran file jangan

melebihi 5 MB. Karena itu, usahakan jangan terlalu banyak gambar di dalam proposal Anda.

Gambar 9. Tampilan Halaman meng-unggah proposal penelitian

Klik

11

3.a Cara Masukkan Anggota anda

Bila sudah berhasil Upload, pilih Daftar semua Proposal, pilih Tahun berjalan Jangan lupa

untuk memasukkan data anggota peneliti lainnya bila anda meneliti dengan teman anda.

Caranya dengan meng-klik menu yang menunjukkan gambar orang / tulisan Anggota

edukatif. Setelah semua data yang diminta diisikan, klik Kirim Proposal yang ada di bagian

kiri bawah.

Gambar 10. Tampilan untuk Mendaftarkan Anggota Penelitian

12

3.b. Penambahan Data Anggota Peneliti Edukatif

Untuk memasukkan Anggota anda pertama pilih Fakultas teman anda, baru mulai

pencarian Nama Teman anda

Gambar 11. Tampilan untuk memasukkan Anggota Peneliti Edukatif

13

4. Cara Memasukkan data Kemajuan Penelitian

Data proposal Anda pada menu Proposal Penelitian akan hilang bila tahap seleksi proposal

pada tahun berjalan telah selesai dilaksanakan. Data proposal penelitian yang sudah

disetujui atau dinyatakan lolos seleksi dan berhak didanai akan berpindah ke Menu Progress

Penelitian. Pada Menu Progress Penelitian Anda dapat mengunduh Surat Perjanjian

Penelitian bila sudah diunggah oleh LPPM.

Menu Progres Penelitian adalah menu untuk melaporkan progress penelitian yang sedang

Anda laksanakan.

a. Kalau proposal Anda lolos seleksi maka data penelitian Anda akan terdaftar pada menu

ini.

b. Sebaliknya, bila proposal penelitian Anda tidak lolos seleksi maka datanya tidak akan

muncul pada menu ini.

c. Dosen yang lolos seleksi proposal penelitian dapat mengunduh atau mendownload surat

perjanjian penelitian melalui menu ini.

d. Anda harus mengisi form yang tersedia sesuai kemajuan penelitian tahap-1/tahap-2 dari

penelitian Anda.

Gambar 12. Tampilan Halaman Proposal Penelitian Setelah Lolos Seleksi

untuk Melaporkan Kemajuan Penelitian

Klik

14

5. Cara mengunggah Laporan Akhir Penelitian Menu Laporan akhir penelitian adalah fasilitas untuk mengunggah Laporan Akhir dan Artikel

Penelitian.

Gambar 13. Tampilan halaman untuk Mengungah Laporan Akhir dan Artikel Penelitian.

Klik

15

B. Bagi Reviewer Peneliti

1. Cara Melihat Data Penelitian yang Harus Direview

Menu Review ProposalPenelitian ini adalah fasilitas bagi penelaah (reviewer) untuk:

a. Mengetahui data penelitian yang harus ditelaah dan dinilai.

b. Mengunduh proposal yang akan ditelaah. Proposal wajib ditelaah menggunakan Track

Changes dan New Comment yang ada pada menu Review di MS Words. Hal ini penting

karena penelaah bukan hanya bertugas menilai proposal tapi juga memberikan masukan

ke peneliti untuk meningkatkan kualitas proposal. Nilai proposal sebagai bahan

timbangan untuk seleksi

c. Mengunggah hasil review sebagai masukan bagi peneliti.

d. Mengunggah hasil penilaian sebagai masukan untuk penentuan pemenang seleksi

proposal.

Gambar 14. Halaman Reviewer Proposal Penelitian

Klik

Klik

16

2. Cara Memasukkan Data Hasil Desk Evaluation Penilaian proposal

Gambar 15. Halaman Reviewer Proposal Penelitian

Proses mereview proposal penelitian ini dilakukan dalam dua tahap yaitu desk evaluation dan presentasi proposal, yang dilakukan oleh dua orang pereview.

Klik Nama

peneliti

Klik untuk menilai

17

Gambar 16. Halaman Penilaian desk evaluation

Setelah proposal dinilai pastikan Anda memasukkan nilai proposal penelitian (hasil desk evaluation dan hasil presentasi proposal) sebelum batas waktu yang ditentukan. Proposal penelitian dinilai oleh dua orang penilai. Keterlambatan Anda dalam memasukkan data nilai proposal akan merugikan calon peneliti karena dapat mengakibatkan proposal penelitian tidak dapat diikutkan dalam rapat penentuan pemenang seleksi proposal penelitian.

Gambar 17. Halaman Penilaian desk evaluation

18

Pastikan Anda telah mengisi kolom Rekomendasi Dana dan Komentar sebagaimana

rekomendasi Anda setelah menilai proposal tersebut.

3. Cara Memasukkan Data Kemajuan Penelitian

Menu Kemajuan Penelitian adalah fasilitas bagi penelaah untuk melihat kemajuan penelitian

dan memberikan masukan kepada peneliti.

Gambar 18. Halaman Kemajuan Penelitian

Pastikan Anda telah mengirimkan masukan terhadap laporan penelitian pada menu yang

disediakan.

Klik

19

C. Bagi Dosen yang akan Melakukan Abdimas

1. Cara Mengunggah Proposal Abdimas

Menu Proposal Abdimas disediakan untuk mengunggah proposal Abdimas yang diusulkan oleh

dosen UT ke LPPM.

Gambar 19. Halaman Proposal Abdimas

Klik

20

2. Menu Review Abdimas Dosen adalah menu yang disediakan bagi reviewer yang diberi tugas

untuk menelaah proposal Abdimas. Melalui menu ini reviewer dapat :

a. Mengetahui data proposal Abdimas yang harus ditelaah dan dinilai.

b. Mengunduh proposal yang akan ditelaah. Proposal wajib ditelaah menggunakan Track

Changes dan New Comment yang ada pada menu Review di MS Words. Dalam penelaah

ini reviewer bukan hanya bertugas menilai proposal Abdimas saja tetapi juga

memberikan masukan untuk meningkatkan kualitas proposal.

c. Mengunggah hasil review sebagai masukan bagi pelaksana Abdimas

d. Mengunggah hasil penilaian sebagai masukan untuk penentuan pemenang seleksi

proposal.

Gambar 20. Halaman Review Abdimas Dosen

Klik

21

D. Bagi Semua Dosen UT

1. Cara Mencari Data Penelitian yang Pernah Dibiayai UT/Dikti

Menu Pencarian Data merupakan fasilitas untuk melihat daftar laporan penelitian yang

tersimpan diSIMPEN.

Gambar 21. Menu Pencarian Data pada SIMPEN

Klik

22

2. Cara Mencari Data Penelitian Sendiri

Menu Penelitian saya adalah fasilitas yang disediakan untuk melihat daftar laporan

penelitian yang dimiliki oleh peneliti baik sebagai Ketua ataupun Anggota, yang tersimpan di

SIMPEN.

Gambar 22. Tampilan Menu Penelitian Saya

Klik

Klik

23

3. Cara Memasukkan Data Publikasi Artikel Jurnal

Menu Penulisan Artikel Jurnal adalah fasilitas yang disediakan bagi dosen UT/peneliti untuk

menyimpan artikel yang diterbitkan di jurnal ilmiah.

Gambar 23. Halaman Penelitian Saya

Isikan semua informasi mengenai artikel Anda yang pernah dipublikasikan pada jurnal

ilmiah. Penyimpanan data dan softfile artikel Anda pada SIMPEN akan memudahkan pada

saat harus mengisi SIPKD ataupun pada saat menyusun pengajuan usulan kenaikan jabatan.

File artikel yang diunggah sebaiknya adalah file artikel yang sudah dimuat pada jurnal, bukan

file artikel yang asli dari penulis. Artikel diunggah dalam bentuk pdf. Isikan juga alamat

websitu jurnal terkait. Informasi ini penting untuk membuktikan bahwa artikel jurnal dapat

diakses secara online, yang saat ini sudah menjadi salah satu persyaratan jurnal yang dapat

dinilai untuk keperluan pengajuan usulan kenaikan jabatan akademik.

Klik

Klik

24

Gambar 24. Halaman Pengisian Data Baru Artikel

4. Cara Memasukkan Data Seminar

Mencari Menu Seminar adalah fasilitas untuk menyimpan kegiatan seminar yang pernah

diikuti dan juga untuk mengunggah artikel yang disajikan pada seminar terkait.

Gambar 25. Tampilan Menu Seminar pad SIMPEN

Klik

Klik

25

Gambar 26. Halaman Seminar

Penyimpanan data dan softfile artikel Anda pada SIMPEN akan memudahkan pada saat harus

mengisi SIPKD ataupun pada saat menyusun pengajuan usulan kenaikan jabatan.

5. Cara Memasukkan Data Buku yang Pernah Diterbitkan

Menu Penulisan Buku adalah fasilitas untuk mencatat/memasukkan data buku/modul yang

ditulis oleh dosen dan sudah diterbitkan.

pilih

26

Gambar 27. Menu Penulisan buku pada SIMPEN

Gambar 28. Halaman Penulisan Buku

Klik

Klik

27

6. Mencari Data Dosen UT

Menu Data Akademisi UT adalah fasilitas untuk melihat data dosen UT yang terdaftar di

SIMPEN.

Gambar 29. MenuData Akademisi UT pada SIMPEN

Klik

28

Gambar 30.Tampilan Halaman Data Akademisi UT

Demikian Pedoman SIMPEN ini semoga bermanfaat dan memudahkan Anda dalam

memprogres dan mengupload setiap perkembangan produk karya ilmiah Anda.

Selamat Bekerja.