Upload
internet
View
105
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Projeto Processo DigitalTreinamento de Usuários no Processo Digital
SECRETARIA DE ESTADO DA CASA CIVILSUBSECRETARIA DE GESTÃO
Fevereiro de 2013
2
Agenda
1. Processo Digital
2. Padronização de Processos e Gestão Documental
3. Benefícios
4. Suporte ao usuário
5. Interface do Usuário
6. Demonstração da Solução
7. Laboratório
3
Processo Digital
É uma solução corporativa para implantação em todos os órgãos do estado que substituirá a tramitação do Processo Administrativo em papel pela Digital, ou seja, é o uso do meio eletrônico na gestão dos Processos Administrativos, possibilitando a geração, envio e recebimento de processos e documentos eletrônicos, agilizando a tramitação, reduzindo custos operacionais, burocracia e aumentando a colaboração entre as partes envolvidas.
SERVIDORSERVIDOR
ÓRGÃOSÓRGÃOS
CIDADÃOCIDADÃO
TERCEIROSTERCEIROSGestão Documental
ESTADOFluxo de Trabalho
Gestão DocumentalESTADO
Fluxo de Trabalho
SEGURANÇA
PADRONIZAÇÃO
AGILIDADE
CONTROLE
4
Processo Digital Arcabouço LegalLei Estadual nº 5.427, de 01 de abril de 2009, que dispõe, inclusive, sobre a
informatização de documentos e processos administrativos na administração pública estadual e dá outras providências, regulamentada pelo decreto nº 42.352, de 15 de março de 2010.A Autenticidade, integridade e validade jurídica do Processo Administrativo Digital são asseguradas por meio da assinatura digital com a utilização de Certificados Digitais padrão ICP-Brasil MP-2200-2 de 24 de Agosto de 2001).
5
Processo Digital (Certificação)
Certificação digitalCertificação Digital é todo um conjunto de técnicas, processos e normas
estabelecidas ou adotadas, que visam propiciar mais segurança às comunicações e transações eletrônicas, e permite também a garantia de Autenticidade e Integridade dos documentos e procedimentos eletrônicos.
O Certificado Digital é um arquivo em formato eletrônico que contém um conjunto de informações (nome, email, cpf, url), que identifica de forma única um servidor.
6
Padronização da Gestão Documental e Processos
A implantação do Processo Digital no Estado do Rio de Janeiro, permitirá padronizar a Gestão Documental e Fluxos de Trabalhos comuns em todos os órgãos.
A Gestão Documental visa padronizar os procedimentos dos Processos Administrativos por meio do levantamento de todos os requisitos dos documentos gerados pelos órgãos, visando obter subsídios para apoio a Gestão da Informação no Governo do Estado.
Os Processos terão seus Fluxos de Trabalhos padronizados para que sejam executados da mesma maneira em todos os Órgãos. Os primeiros processos do Projeto são “Cadastrar Veículos” e “Gerir Solicitação de Combustível”.
7
Processo Administrativo Digital
8
Fluxo de Trabalho Mapeado e Padronizado
9
Benefícios
• Otimizar os recursos financeiros com a padronização das ferramentas de Gerenciamento de Processos e Documentos que serão utilizadas por todos órgãos.
• Classificar a Informação de maneira padronizada em todos os órgãos estaduais;
• Permitir a gestão do fluxo de informações em meio digital, em todo o estado;
• Diminuir o volume de documentos em mídias não digitais;
• Centralizar o repositório de processos administrativos do Estado visando obter informações estratégicas para apoio a gestão; e
• Promover mudança cultural, aferir resultados alcançados e garantir a melhoria contínua no uso dos processos digitais.
10
Suporte ao Usuário1 - Central de ServiçosEm casos de dúvidas de utilização da solução ou no processo você terá disponível uma central de serviço para esclarecimentos, acessível pelos telefones: 0800-941-3090
2 - Portal Processo Digital - www.portalprocessodigital.rj.gov.br Portal na intranet que disponibiliza manuais, guias e vídeos tutoriais com todas as informações sobre o processo digital.
3. Manual do usuárioDescrição completa de todas as funcionalidades da solução e de cada processo.
11
Suporte ao Usuário1 - Central de ServiçosEm casos de dúvidas de utilização da solução ou no processo você terá disponível uma central de serviço para esclarecimentos, acessível pelos telefones 2169-4789 e 2169-4790.
2 - Portal Processo Digital - www.portalprocessodigital.rj.gov.br Portal na intranet que disponibiliza manuais, guias e vídeos tutoriais com todas as informações sobre o processo digital.
3 - Video-TutorialVídeo explicativo para cada atividade dos processos.
4 - Manual do usuárioDescrição completa de todas as funcionalidades da solução e de cada processo.
5 - Guia rápidoFonte de consulta resumida com informações para acesso rápido para execução das principais atividades do processo.
12
Interface do Usuário do Processo Digital
Identificação do usuário logado
Identificação do usuário logado
Caixa de Entrada Atividades do usuário
Caixa de Entrada Atividades do usuário
Encerrar sessão
Encerrar sessão
13
Demonstração da Solução
www.processodigitaldesenvolvimento.processodigital.rj.gov.br/webcenter/
14
Objetivo
LABORATÓRIO
Visa estabelecer perante aos usuários um mecanismo
guia para execução de treinamentos dos Processos Gerir
Combustíveis e Receber Nota Fiscal.
15
Demonstração da Solução
GERIR COMBUSTÍVEL
16
GERIR COMBUSTÍVEL
CENÁRIO 01
Solicitação de Combustível sem Processo
Autuado no Ano Corrente para o Órgão.
17
Passo 01: Preencher o formulário de Solicitação de Combustível
Atividade: Preencher Formulário de SolicitaçãoPerfil: Solicitante
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.1.1 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.
GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 01:
18
Passo 02: Avaliar o Formulário de Solicitação de Combustível
Atividade: Avaliar Formulário de SolicitaçãoPerfil: DAF - Solicitante
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.2 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.
GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 01:
19
Passo 03: Autuar Processo Administrativo
Atividade: Autuar Processo AdministrativoPerfil: Analista Protocolo
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.3 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.
GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 01:
20
GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 01:
Passo 04: Analisar Adiantamento/Disponibilidade de Crédito
Atividade: Analisar Adiantamento/Disponibilidade de CréditoPerfil: Analista da Coordenadoria de Transportes
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.9 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.
21
Passo 05: Finalizar Análise de Adiantamento/Disponibilidade de Crédito
Atividade: Finalizar Análise de Adiantamento/Disponibilidade de CréditoPerfil: Titular da Coordenadoria de Transportes
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.10 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.
GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 01:
22
GERIR COMBUSTÍVEL
CENÁRIO 02
Encaminhamento de Nota de Crédito sem
Processo Autuado no Ano Corrente para o
Órgão.
23
Passo 01: Preencher o Formulário de Encaminhamento de Nota de Crédito.
Atividade: Preencher Formulário de SolicitaçãoPerfil: Solicitante
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.1.2 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.
GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:
24
Passo 02: Avaliar o Formulário de Encaminhamento de Nota de Crédito
Atividade: Avaliar FormulárioPerfil: DAF – Solicitante
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.2 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.
GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:
25
Passo 03: Autuar Processo Administrativo
Atividade: Autuar Processo AdministrativoPerfil: Analista de Protocolo
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.3 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.
GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:
26
Passo 04: Analisar Conformidade da NC
Atividade: Analisar Conformidade da NCPerfil: Analista da Coordenadoria de Transportes
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.5 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.
GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:
27
Passo 05: Finalizar Análise de Conformidade da NC
Atividade: Finalizar Análise de Conformidade da NCPerfil: Titular da Coordenadoria de Transportes
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.6 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.
GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:
28
Passo 06: Anexar NAD (Nota de Autorização de Despesa) e NE (Nota de Empenho)
Atividade: Anexar NAD e NE Perfil: Analista da Coordenadoria de Transportes
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.7 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.
GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:
29
Passo 07: Analisar Conformidade da NE
Atividade: Analisar Conformidade da NEPerfil: Analista da ASCON
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.8 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.
GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:
30
Passo 08: Finalizar Análise de Conformidade da NE
Atividade: Finalizar Análise de Conformidade da NEPerfil: Titular da Coordenadoria de Transportes
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.12 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.
GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:
31
GERIR COMBUSTÍVEL
CENÁRIO 03
Solicitação de Combustível / Encaminhamento
de Nota de Crédito com Processo Autuado no
Ano Corrente para o Órgão com Revisão da
Solicitação.
32
Passo 01: Preencher o Formulário de Solicitação
Atividade: Preencher Formulário de SolicitaçãoPerfil: Solicitante
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.1 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.
GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 03:
33
Passo 02: Avaliar o Formulário de Solicitação
Atividade: Avaliar Formulário de SolicitaçãoPerfil: DAF - Solicitante
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.2 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.
GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 03:
34
Passo 03: Ajustar Formulário de Solicitação
Atividade: Ajustar Formulário de SolicitaçãoPerfil: Solicitante
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.11 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.
GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 03:
35
GERIR COMBUSTÍVEL
CENÁRIO 04
Solicitação de Combustível / Encaminhamento
de Nota de Crédito com Processo Encerrado
para o Órgão.
36
Passo 01: Preencher Formulário de Solicitação.
Atividade: Preencher Formulário de SolicitaçãoPerfil: Solicitante
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.1.2 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.
GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 04:
37
Passo 02: Avaliar Formulário de Solicitação
Atividade: Avaliar Formulário de SolicitaçãoPerfil: DAF – Solicitante
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.2 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.
GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 04:
38
Passo 03: Reabrir Processo Administrativo
Atividade: Reabrir Processo AdministrativoPerfil: Analista de Protocolo
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.4 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.
GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 04:
39
Demonstração da Solução
RECEBER NOTA FISCAL
40
RECEBER NOTA FISCAL
CENÁRIO 01
Recebimento de Nota Fiscal/Nota de Débito.
41
Passo 01: Solicitar Emissão de DL
Atividade: Solicitar Emissão de DLPerfil: Analista da Coordenadoria de Transportes
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.1 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.
RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:
42
Passo 02: Emitir DL
Atividade: Emitir DLPerfil: Analista da ASCON
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.2 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.
RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:
43
Passo 03: Verificar/Corrigir Solicitação
Atividade: Verificar/Corrigir SolicitaçãoPerfil: Analista da Coordenadoria de Transportes
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.3 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.
RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:
44
Passo 04: Analisar Solicitação para Emissão de PD
Atividade: Analisar Solicitação para Emissão de PDPerfil: Ordenador de Despesas
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.4 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.
RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:
45
Passo 05: Emitir PD
Atividade: Emitir PDPerfil: Analista da Coordenadoria de Transportes
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.5 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.
RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:
46
Passo 06: Avaliar Encerramento do Processo Administrativo
Atividade: Avaliar Encerramento do Processo AdministrativoPerfil: Titular da Coordenadoria de Transportes
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.6 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.
RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:
47
Passo 07: Encerrar Processo Administrativo
Atividade: Encerrar Processo AdministrativoPerfil: Solicitante
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.7 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.
RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:
48
RECEBER NOTA FISCAL
CENÁRIO 02
Recebimento de Nota Fiscal/Nota de Débito.
(Com Processo Encerrado)
49
Passo 01: Solicitar Emissão de DL
Atividade: Solicitar Emissão de DL - Seleção de Processo EncerradoPerfil: Analista da Coordenadoria de Transportes
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.1.1.1.2 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.
RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 02:
50
Passo 02: Solicitar Reabertura de Processo Administrativo
Atividade: Emitir DLPerfil: Titular da Coordenadoria de Transportes
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.8 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.
RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 02:
51
Passo 03: Reabrir Processo Administrativo
Atividade: Reabrir Processo AdministrativoPerfil: DAF - Solicitante
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.9 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.
RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 02:
52
Passo 04: Ajustar Solicitação para Emissão de DL
Atividade: Ajustar Solicitação para Emissão de DLPerfil: Analista da Coordenadoria de Transportes
Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.10 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.
RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 02: