PROJETO DE LEI Nº 06/2011

Dispõe sobre a gestão de documentos do Arquivo Geral, no âmbito do Poder Executivo Municipal e dá outras providências.

Autor: Prefeito Municipal – Mensagem nº 001/2011.

A Câmara Municipal de Foz do Iguaçu, Estado do Paraná, aprova:

CAPÍTULO I

DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

Seção IDo Arquivo Geral

Art. 1o É dever do Poder Público Municipal a gestão de documentos e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 2o Para efeito desta Lei, considera-se gestão de documentos, o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente, intermediária e permanente, visando a sua transferência para guarda provisória ou permanente.

Art. 3o O Arquivo Geral, setor vinculado a Divisão de Protocolo Geral e Arquivo, do Departamento de Administração e Patrimônio, da Secretaria Municipal da Administração, tem por finalidade exercer orientação normativa visando a gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivo.

§ 1o Compete ao Arquivo Geral gerir e recolher os documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Municipal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, acompanhar e implementar a gestão de documentos.

§ 2o O método de arquivamento utilizado para ordenação sequencial das caixas-arquivo nas estantes do Arquivo Geral será numérico simples.

§ 3o Para efeito desta Lei considera-se método numérico a atribuição de um número a cada caixa-arquivo, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação cronológica, geográfica, ideográfica ou onomástica.

§ 4o O método de arquivamento utilizado para ordenação sequencial dos documentos nas caixas-arquivo do Arquivo Geral será ideográfica, cronológica e onomástica.

§ 5o O Arquivo Geral obedecerá aos princípios da proveniência, da organicidade, da unicidade e da cumulatividade:

I - o princípio da proveniência fixa a identidade do documento relativamente a seu produtor, estabelecendo que os arquivos devem ser organizados obedecendo à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável por sua produção, acumulação ou guarda de documentos, não devendo ser mesclados, no arquivo, a outros de origem distinta;

II - o princípio da organicidade estabelece que as relações administrativas orgânicas, em termos de estrutura, funções e atividades, refletem-se nos conjuntos documentais da entidade produtora ou acumuladora em suas relações internas e externas;

III - o princípio da unicidade define que os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função de seu contexto de produção, não obstante sua forma, gênero, tipo ou suporte; e

IV - o princípio da cumulatividade considera que o arquivo é uma formação progressiva natural e orgânica.

CAPÍTULO II

DOS ARQUIVOS DO PODER EXECUTIVO MUNICIPAL

Art. 4o Os arquivos do Poder Executivo Municipal de Foz do Iguaçu são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades anuais, por órgãos ou entidades do Poder Executivo Municipal, respectivamente, de âmbito da administração direta e indireta em decorrência de suas funções administrativas.

Parágrafo único. A extinção de entidades públicas implica o recolhimento de sua documentação ao Arquivo Geral ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 5o Para efeito desta Lei, os documentos do Poder Executivo Municipal são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1o Consideram-se documentos correntes aqueles em curso, de uso frequente ou em que o ato administrativo ainda não terminou.

§ 2o Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua transferência para guarda provisória ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3o Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 6o O valor atribuído aos documentos, segundo o seu potencial de uso, pode ser: primário e secundário.

§ 1o Valor primário refere-se ao uso administrativo dos documentos para o órgão ou entidade pública, exigindo o estabelecimento de prazos de guarda visando a transferência para retenção provisória no Arquivo Geral, bem como ao período de utilidade do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais.

§ 2o Valor secundário refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser:

I - Probatório: quando comprova a existência, o funcionamento e as ações dos órgãos ou entidades públicas;

II - Informativo: quando contém informações essenciais sobre matérias com que os órgãos e entidades públicas lidam, para fins de estudo ou pesquisa.

Art. 7o Os documentos classificados segundo a natureza do assunto podem ser ostensivos ou sigilosos:

§ 1o Para efeito desta Lei consideram-se documentos ostensivos aqueles cuja divulgação não prejudica a administração; e

§ 2o Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

Art. 8o Os arquivos podem ser classificados segundo a extensão e natureza de sua atuação.

§ 1o Quanto à extensão de sua atuação podem ser Setorial ou Geral:

I - Arquivo Setorial é aquele estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

II - Arquivo Geral é aquele que se destina a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos ou entidades que integram a estrutura da administração direta e indireta, centralizando as atividades de arquivo corrente, que passam a denominar-se de arquivo intermediário.

§ 2o Quanto à natureza de sua atuação os documentos podem ser especializados:

I - Arquivos Especializados são aqueles que têm sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico do conhecimento, independentemente da forma física que apresentem, compreendendo:

a) arquivos hospitalares;

b) arquivos de imprensa; e

c) arquivos de engenharia.

CAPÍTULO IIIDA TRANSFERÊNCIA, RECOLHIMENTO E EMPRÉSTIMOS DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DO PODER EXECUTIVO MUNICIPAL NO ARQUIVO GERAL

Seção IDa Transferência de Documentos Arquivísticos do Poder Executivo Municipal no Arquivo Geral

Art. 9o Os documentos arquivísticos a serem transferidos ao acervo do Arquivo Geral deverão estar organizados, avaliados, higienizados e acondicionados em conformidade aos procedimentos estabelecidos no § 3o, deste artigo.

§ 1o Para fins desta Lei, considera-se:

I - Avaliação: o processo de análise e identificação dos valores dos documentos de arquivo, em termos históricos, comprobatórios e informativos, com vistas à sua seleção e destinação final;

II - Organização: a utilização de técnicas arquivísticas para classificação e descrição de documentos;

III - Transferência: a passagem de documentos de um arquivo corrente setorializado para o arquivo intermediário do Arquivo Geral, onde aguardarão sua destinação final, que consiste na sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente;

IV - Recolhimento: a entrada de documentos intermediários para a guarda permanente no Arquivo Geral após processo de avaliação;

V - Higienização: a retirada de poeira e outros resíduos estranhos aos documentos, com vistas à sua preservação; e

VI - Acondicionamento: a embalagem e a guarda de documentos de arquivo de forma apropriada à sua preservação.

§ 2o A transferência dos arquivos correntes para o Arquivo Geral deverá ocorrer no prazo máximo de 365 (trezentos e sessenta e cinco) dias, salvo os atos administrativos que ainda não estiverem finalizados.

§ 3o Os procedimentos a serem observados para a transferência dos documentos arquivísticos ao acervo do Arquivo Geral incluem:

I - da parte do órgão ou entidade setorial:

a) comunicação oficial ao Arquivo Geral quanto ao acervo que se pretende transferir, solicitando, se necessário, orientação técnica;

b) acondicionamento dos documentos na caixa-arquivo, organizados de forma ideográfica;

c) acondicionamento dos documentos textuais em caixas-arquivo de tamanho padrão, com 0,13m de largura por 0,25m de altura e 0,36m de comprimento.

d) identificação das unidades de acondicionamento com etiquetas contendo as informações da listagem descritiva;

e) elaboração de Listagem Descritiva dos Documentos Transferidos, de acordo com o Anexo I, desta Lei; e

f) destinação de recursos humanos e materiais necessários à consecução dos procedimentos previstos nas alíneas “a” a “e” deste inciso, bem como para o transporte ao Arquivo Geral.

II - da parte do Arquivo Geral:

a) composição de grupo de trabalho, coordenado pelo Arquivo Geral, para orientar as atividades inerentes à transferência de documentos, considerando aspectos relacionados à organização, avaliação, higienização e acondicionamento;

b) definição, nos depósitos de guarda, do local e do mobiliário destinados a armazenar o acervo, procedendo à respectiva sinalização;

c) programação anual do período de transferência, informando a unidade administrativa que efetuará a entrada dos documentos descritos no inciso I, do § 3o, do art. 9o

desta lei;

d) acompanhamento da entrada dos documentos, orientando a entrega no local destinado a higienização e desinfestação documental;

e) higienização e desinfestação dos documentos, liberando-os de poeira e de outros resíduos estranhos aos documentos.

Art. 10. Para melhor conservação dos papéis, da qualidade de imagem e reprodução do acervo documental no processo de microfilmagem, o Arquivo Geral retirará os fixadores de metal (clipes e grampos) e papeluchos dos documentos sob sua custódia, imediatamente após a conferência da documentação transferida pelos órgãos e entidades públicas.

Art. 11. O acondicionamento de documentos textuais em caixas-arquivo não alcalinas, poderão ser feitos desde que os documentos excedam ao padrão convencional estabelecidos na alínea “c”, inciso I, do § 3o, do art. 9o, desta Lei.

Art. 12. O recolhimento a que alude o inciso IV, do § 1o, do art. 9o será permanente e de competência exclusiva do Arquivo Geral.

Seção IIDos Empréstimos de Documentos Arquivísticos

Art. 13. Os documentos de arquivo quanto a sua natureza só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos ou entidades públicas:

I - que os receberam ou produziram;

II - que são encarregados das atividades a que se referem os documentos;

III - às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica.

Art. 14. Os documentos ostensivos poderão ser concedidos por empréstimo somente com a assinatura e carimbo das seguintes autoridades requisitantes:

I - Prefeito Municipal;

II - Procurador do Município;

III - Secretário ou Diretor-Presidente;

IV - Diretor;

V - Supervisor; e

VI - Chefe de Divisão;

Parágrafo único. Os documentos ostensivos de que trata o caput só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos ou entidades públicas, em conformidade com o disposto no art. 13.

Art. 15. Os procedimentos e prazos para empréstimo de documentos devem obedecer as seguintes condições:

§ 1o O prazo para empréstimo de documentos será contado em dias corridos, de acordo com a tabela contida no Anexo II desta Lei, podendo ser renovado por igual período uma única vez mediante formalização da autoridade requisitante.

§ 2o O prazo para empréstimo de documentos avulsos será de 15 (quinze) dias corridos, podendo ser renovado por igual período uma única vez mediante formalização da autoridade requisitante.

§ 3o Será emitido Recibo de Empréstimo de Documentação, conforme Anexo III, desta Lei, em 2 (duas) vias, sendo a primeira via destinada ao órgão ou entidade requisitante, e a segunda via arquivada em fichário à parte, em ordem cronológica, para controle e cobrança – Anexo IV – Cobrança de Documentação – do Arquivo Geral, quando vencido o prazo de devolução.

§ 4o Decorridos os prazos de devolução e renovação dos documentos cedidos por empréstimo aos órgãos ou entidades públicas, será instaurada sindicância pela Secretaria Municipal da Administração para proceder à apuração de ocorrências anômalas e irregulares que ocasionaram lacunas nos conjuntos documentais, com graves consequências para a segurança das informações e integridade do acervo do Poder Executivo Municipal.

§ 5o Na devolução dos documentos cedidos por empréstimo será aposto o carimbo e a data da restituição na primeira via assinada pela autoridade requisitante – Recibo de Empréstimo de Documentação – Anexo III.

§ 6o A consulta de terceiros, excetuando-se os casos previstos nesta Lei, somente será permitida mediante expressa autorização do órgão ou entidade que solicitou a transferência.

Art. 16. Para fins de comprovação documental, os documentos transferidos ao acervo do Arquivo Geral serão fotocopiados e autenticados e entregues ao órgão ou entidade requisitante, não sendo permitida a retirada dos documentos originais, sob qualquer circunstância.

Parágrafo único. Se a comprovação documental incorrer num volume de documentos que excedam 15 (quinze) folhas, será exigida a presença de servidor público efetivo do órgão ou entidade requisitante no recinto do Arquivo Geral, para proceder à análise e seleção destes documentos, e em seguida, receber a fotocópia autenticada.

Seção IIIDos Documentos Arquivísticos Setorializados

do Poder Executivo Municipal

Art. 17. Os documentos arquivísticos setorializados do Poder Executivo, ao serem transferidos ao acervo do Arquivo Geral deverão estar em conformidade com o disposto no art. 9o.

Art. 18. A Listagem Descritiva de Documentos Transferidos – Anexo I – mencionado no art. 9o deverá conter os seguintes dados:

I - órgão de proveniência (responsável pela produção e acumulação dos documentos);

II - tipo e número das unidades de acondicionamento;

III - descrição do conteúdo das unidades de acondicionamento;

III - período dos documentos transferidos;

IV - data e assinatura do responsável pelo órgão ou entidade pública que procede a transferência.

Parágrafo único. Os documentos em processo judicial deverão ser mencionados no campo “observação”, da Listagem Descritiva dos Documentos Transferidos – Anexo I – incluindo-se o volume de documentação, e deverão ser acondicionados em caixas-arquivos separados.

Art. 19. A listagem descritiva dos documentos transferidos deverá ser emitida em 2 (duas) vias e encaminhada ao Arquivo Geral.

§ 1o A primeira via servirá para controle e localização da documentação, até que sejam registradas as informações nos instrumentos de pesquisa;

§ 2o A segunda via, após a conferência dos documentos apresentados, será devolvida ao órgão ou entidade detentor (a) dos documentos com o recibo protocolado pelo Arquivo Geral.

§ 3o A Listagem Descritiva dos Documentos Transferidos – Anexo I – será disponibilizado no site do Município.

CAPÍTULO VIIIDAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 20. A transferência de documentos dos órgãos da administração direta e entidades da administração indireta será realizada anualmente e compreenderá os documentos produzidos no exercício anterior, não podendo haver transferência fracionada de documentos.

Parágrafo único. Os documentos de arquivo corrente não poderão permanecer armazenados nos arquivos setoriais pelo prazo superior a 2 (dois) anos.

Art. 21. Os anexos desta Lei serão disponibilizados no site oficial do Município.

Art. 22. Serão regulamentados a partir da vigência desta Lei:

I - em 90 (noventa) dias, os documentos sigilosos controlados e a Comissão Permanente de Acesso;

II - em 120 (cento e vinte) dias, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

III - em 180 (oitenta) dias, a lista de classificação das espécies documentais e a tabela básica de temporalidade;

IV - em 360 (trezentos e sessenta) dias, a microfilmagem de documentos oficiais e as sinaléticas;

Art. 23. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

ANEXO I

ÓRGÃO DE PROVENIÊNCIA: Secretaria/Departamento:

Divisão:

LISTAGEM DESCRITIVA DOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOSTipo e Quantidade das Unidades de Acondicionamento Descrição do Conteúdo das

Unidades de Acondicionamento

Período dos Documentos Transferidos

Observação Tipo Quantidade

Data da Transferência: _____/_____/_____

Nome: Cargo: Matrícula: Assinatura:

Campo de Preenchimento Exclusivo do Arquivo Geral:

Data da Entrada (Arquivo Geral): _____/_____/_____ Recebido por (Assinatura e Carimbo):

ANEXO IINSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO DA

LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO

Procedência - nome do órgão (Secretaria) ou entidade (Fundação ou Autarquia) que está realizando a transferência ou o recolhimento.

Proveniência nome da unidade administrativa (departamento) e unidade divisional (divisão) do órgão e da unidade administrativa (departamento) e unidade divisional (divisão) da entidade que produziu e acumulou o acervo.

Tipo e número das unidades de acondicionamento - indicar o tipo e a numeração das unidades de acondicionamento (caixas-arquivo, tubolatas, estojos plásticos, envelopes, embalagens em polipropileno etc.) contidas nas embalagens utilizadas no transporte.

Descrição do conteúdo das unidades de acondicionamento - descrever a espécie dos documentos contidos em cada unidade de acondicionamento, usando elementos que o caracterizem. Ex.: processos de prestações de contas, de aposentadoria, livros contábeis, atas de reuniões de diretoria.

Observações :

1) evitar, sempre que possível, a utilização de termos genéricos, tais como: correspondências diversas, papeletas de encaminhamento.

2) para descrição dos documentos especiais indicar, sempre que possível, o título do documento.

Período dos Documentos Transferidos - indicar o ano do documento mais antigo e do mais recente da unidade de acondicionamento. Ex.: 1966-1994.

Observações - indicar qualquer outro elemento que possa fornecer dados complementares sobre o acervo.

ANEXO II

DVPGA/DPAD/SMAD

ARQUIVO GERAL

TABELA DE EMPRÉSTIMODocumentos Ostensivos

(Caixas-Arquivo)Quantidade Prazo Normal Renovação

01 a 05 20 dias 40 dias06 a 10 30 dias 60 dias11 a 15 40 dias 80 dias16 a 20 50 dias 100 dias

Acima de 20 60 dias 120 dias

ANEXO III

DVPGA/DPAD/SMAD

ARQUIVO GERAL

RECIBO No ______________/_________.

RECIBO DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTAÇÃO

Tipo de Documento Número de Vias

REQUISITADO POR:

______________________________________________Assinatura e Carimbo da AUTORIDADE Requisitante

Foz do Iguaçu, Estado do Paraná, em _____ de _________________ de 20_____.

ENCAMINHADO POR: RECEBIDO POR:

____________________________________________.

_________________________________________.

Nome por Extenso e Assinatura do Servidor/Guarda-Mirim/Estagiário do Órgão ou Entidade

Assinatura e Carimbo do Arquivista ou Responsável do Arquivo Geral

DATA: _____/_____/_____. DATA: _____/_____/_____.

Emitir RECIBO DE DOCUMENTAÇÃO em duas (2) vias: 1a via (Requerente: Órgão ou Entidade) – 2a via (Controle do Arquivo Geral).

ANEXO IV

DVPGA/DPAD/SMAD

ARQUIVO GERAL

COBRANÇA No ______________/__________.

COBRANÇA DE DOCUMENTAÇÃOSolicitamos a devolução da documentação abaixo relacionada ou o pedido de renovação do respectivo empréstimo.

Tipo de Documento e Número de Vias Classificação Decimal(Tabela de Temporalidade)

Em caso de renovação, queira indicar o prazo e restituir este formulário ao Arquivo Geral.

Renovar até: _____/_____/_____.

Foz do Iguaçu, Estado do Paraná, em _____ de _________________ de _______.

___________________________________.Arquivista ou Responsável do Arquivo

Geral

Emitir COBRANÇA DE DOCUMENTAÇÃO em duas (2) vias: 1a via (Requerente: Órgão ou Entidade) – 2a

via (Controle do Arquivo Geral).

MENSAGEM No 001/2011

Encaminhamos para apreciação e aprovação dessa Casa Legislativa, o Projeto de Lei que “Dispõe sobre o Arquivo Geral, no âmbito da Administração Pública Municipal e dá outras providências”.

Considerando a importância da preservação dos acervos produzidos pela administração pública como instrumento de prova e informação sobre suas atividades para as administrações e gerações futuras;

Considerando a necessidade de orientar os órgãos e entidades integrantes da administração direta e indireta em relação à transferência de seus acervos para o Arquivo Geral, cumprida sua finalidade administrativa nos arquivos correntes;

Considerando que a transferência de acervos setoriais, corretamente operacionalizados, são fundamentais para garantir melhores condições de guarda e preservação dos documentos no Arquivo Geral;

Considerando que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

Considerando que a organização dos arquivos se constitui em instrumento de eficácia administrativa no gerenciamento das informações, contribuindo como agente de modernização da própria administração pública municipal;

Considerando ainda a importância e vantagens da classificação de documentos de arquivos correntes que objetiva a racionalização do fluxo documental, a agilidade e a segurança na recuperação de informações para a administração, bem como a organização da documentação acumulada como requisito para sua correta destinação final.

Desta forma, a atual administração no intuito de contribuir como agente de modernização da administração pública municipal propõe a implantação deste importante instrumento de gestão e gerenciamento para a proteção e organização dos documentos de arquivos para a eficácia administrativa dos órgãos e entidades integrantes da administração direta e indireta deste Poder Executivo Municipal.

Pelo exposto, submetemos o presente Projeto de Lei para apreciação dos Nobres Vereadores dessa Casa de Leis.

LJ/