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MEHR EFFIZIENZ
FÜR IHR UNTERNEHMEN
Projektportfoliomanagement als ergänzende Methode zur strategischen und wirtschaftlichen Steuerung des Unternehmens
DOAG 2012 Applications
Jörg RietschGeschäftsführender Gesellschafter amanit
Berlin, 08. Mai 2012
Optimierung durch den Einsatz von Oracle Primavera Portfolio Management (OPPM)
Portfoliomanagement
Können wir es uns leisten die „falschen“
Projekte „richtig“ durchzuführen?
204.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
Können wir es uns leisten die falschen Projekte richtig durchzuführen?
Inhalt
� Kurzvorstellung amanit
� Wie alles begann….
� Begriffsabgrenzung
� Abgrenzung und Zusammenspiel Portfoliomanagement / Projektmanagement
� Portfoliomanagement als Methode?� Portfoliomanagement als Methode?
� Portfoliomanagement am Kundenbeispiel AXA Versicherung
� Software?
� Voraussetzungen für erfolgreiches PfM
� Fragen und Antworten
304.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
WIR ANALYSIEREN
Kompetenz- und Geschäftsfelder der amanit
404.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
WIR BERATEN WIR IMPLEMENTIEREN
WIR ANALYSIEREN
Beispiel Effizienz-Audit - Reifegradanalyse
504.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
Ergebnisse Effizienz-Audit
20,00
30,00
40,00
50,00
60,00
70,00
80,00
90,00
100,00
Ausbildung
Projektplanung / -initiierung
Differenzierung zum Mitbewerb
Projekt- / Auftragsabwicklung
UnternehmensführungPriorisierung / Bewertung von
Projekten
Kaufmännische Methoden /
Unternehmensplanung
Datenfluss, Datenintegration /
Softwareintegration
Maximale Punktzahl
Durchschnitt
604.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
0,00
10,00
Verankerung
Projektsteuerung / -
überwachung
Organisatorische
Rahmenbedingungen
Erfolg im Projektcontrolling /
Projektmanagement
Softwarewerkzeuge
Informationsverteilung und
Transparenz
Projektmanagement
(Standardisierung / Handbücher)
Auswertungsqualität /
Methoden und Prozesserfolg
Projektlandschaft
Projektabschluss - /
Nachverfolgung
Risikomanagement /
Auftragsprojekte
Durchschnitt
Stefan Winter
Jörg Strömmer
Gerd Schaefer
Ergebnisse Effizienz-Audit
20,00
30,00
40,00
50,00
60,00
70,00
80,00
90,00
100,00
Ausbildung
Projektplanung / -initiierung
Differenzierung zum Mitbewerb
Projekt- / Auftragsabwicklung
UnternehmensführungPriorisierung / Bewertung von
Projekten
Kaufmännische Methoden /
Unternehmensplanung
Datenfluss, Datenintegration /
Softwareintegration
Maximale Punktzahl
704.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
0,00
10,00
20,00
Verankerung
Projektsteuerung / -
überwachung
Organisatorische
Rahmenbedingungen
Erfolg im Projektcontrolling /
Projektmanagement
Softwarewerkzeuge
Informationsverteilung und
Transparenz
Projektmanagement
(Standardisierung / Handbücher)
Auswertungsqualität / Methoden
und Prozesserfolg
Projektlandschaft
Projektabschluss - /
Nachverfolgung
Risikomanagement /
Auftragsprojekte
Maximale Punktzahl
Marktsegment-Leiter
Durchschnitt
Ergebnisse Effizienz-Audit
20,00
40,00
60,00
80,00
100,00
120,00
Maximale Punktzahl
Durchschnitt
Stefan Winter
Jörg Strömmer
Gerd Schaefer
804.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
0,00
20,00Gerd Schaefer
Axel Thiemann
Gerd Prigge
Jens Bonnermann
Klaus Below
Friedhelm Herholz
Alexander Seider
904.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
Weshalb Portfoliomanagement?
Begriffsabgrenzung
Bei den nachfolgenden Darstellungen handelt es sich um subjektiv und praxisorientiert
geprägte Darstellungen und Beschreibungen die von der Fachliteratur abweichen
können.
Persönliche Anmerkung:
Eine gut aufgebaute Multiprojekt- bzw. Portfoliomanagement und Projektmanagement
Organisation berücksichtigt die Unternehmens-, Führungs- und Streitkultur eines
Unternehmens.
1004.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
Weshalb PfM?
„In diesen Tagen müssen Vorstände / Geschäftsführer zeitgleich
in zwei Zeitachsen denken: Kurzfristig, indem sie ein Auge auf
den Aktienkurs bzw. die Rendite ihres Unternehmens haben,
und langfristig mit Fokus auf die Projekte und
Investitionsprogramme, von denen die zukünftige Rentabilität
ihre Unternehmens abhängt“ihre Unternehmens abhängt“
Quelle: Romesh Vaitilingam, Autor von „The Financial Times, Guide to Using the Financial Pages“
1104.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
Weshalb PfM?
Befragung von Unternehmen durch die
Marktforschungsabteilung der Zeitschrift „The Economist“ im
Oktober 2010:
Nur 11 % der befragten Unternehmen bestätigen, dass sie den
erwarteten ROI bei wichtigen Investitionsvorhaben in 90 bis erwarteten ROI bei wichtigen Investitionsvorhaben in 90 bis
100% aller Fälle erzielten. 12 % gaben zu, dass sie den
geplanten ROI nur in weniger als der Hälfte der Projekte
erreichten. => Unabhängig von der Branche kämpfen die Unternehmen immer noch damit, Risiken zu bewältigen, den ROI genau vorherzusagen und damit aus ihren Investitionsvorhaben konstant einen positiven Beitrag zum Gesamtergebnis ihres Unternehmens zu leisten.
1204.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
Sammlung…
- Was passiert typischerweise: Unsere Projekte werden nicht mehr erfolgreich (in time, in budget, in quality and goals) abgewickelt. Wir versuchen verzweifelt im Rahmen der Projektabwicklung / Projektmanagement uns weiter zu verbessern. Das Projektcontrolling wird angezogen und zeitnah Projektstatusinformationen eingefordert….
- Was könnte aber noch falsch laufen?- Was könnte aber noch falsch laufen?
- Zu viele Projekte zeitgleich. Überlastung von einzelnen Fachbereichen / Keyplayern
- Keine klare Priorisierung und somit Springermentalität in den Projekten
- Organisatorische Überlastung: Eine Organisation verträgt nur eine bestimmte Anzahl von Innovationsprozessen und Projekten
- Der Mix zwischen strategischen und wirtschaftlich notwendigen Investitionen stimmt nicht
1304.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
Ausgewogenheit zwischen Effizienz und Effektivität
Können wir es uns leisten die falschen Projekte
richtig durchzuführen?
Können wir es uns leisten die
1404.05.2012© Amanit Unternehmensberatung GmbH 1404.05.2012© Amanit Unternehmensberatung GmbH
Können wir es uns leisten die richtigen Projekte
zu vernachlässigen?
Begriffsabgrenzung - Projektmanagement
Wo kommt das Thema her?
Don‘t set too ambitious deadlines
1504.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
Begriffsabgrenzung – Portfoliomanagement?
1604.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
1704.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
Die Methode Portfoliomanagement:
Steuern unternehmensweiter Investitions-PortfolienSteuern unternehmensweiter Investitions-Portfolien
1804.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
Prozessübersicht – Innovations-, Projekt- und Produkt-Lebenszyklus
Strategie
Kunden�Trends� Anforderungen
Wettbewerb
Design
Ideen
Technologie
Ideen
GenerierungBusiness
Case
Vorhaben Projekt Produkt
Programm- / Portfolio-
Bildung und
Phasen 1 bis n
Konzeptentwicklung / Design
Durchführung
Markteinführung / Produktion
1904.05.2012© Amanit Unternehmensberatung GmbH
Technologie Trends
Wirtschaftlichkeit
Ökologische Auflagen
Gesetzliche Auflagen
Vorhaben
Definition
M1 M2 M3
G1 G2 G3 G4
Product Life-Cycle
Projektlebenszyklus
Bildung und Freigabe
G1
M1 Meilenstein
Gate
G5Projekt-
abschlussBenefit
Laufende Anpassungen / Verbesserungen
Projekt-start
M4
Beispiel Gate Prozess am Kundenbeispiel
ProjektimplementierungMachbarkeit-
Studie
Business
Anforderungs-
Analyse
Spezifikation Build TestÜbergang
Produktion
Qualitätsmanagement
Projekt Controlling und Reporting
Wartung / Gewähr-leistung
2004.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
Projektauswahl VorstudieDetail-
studieRealisierung Rollout
Benefit-
Realisierung
Projekt Controlling und Reporting
Change Management
Risikomanagement
Ressourcenmanagement
Projekt Kommunikation
Gate 1 Gate 2 Gate 3 Gate 4 Gate 5
2104.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
Kennzahlen und Lebenszyklus am
Kundenbeispiel AXA Versicherung
Original strategische Auswertung
Wie schätzen Sie die folgende strategische Ausrichtung ein?
2204.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
Original strategische Auswertung
2304.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
Kennzahlenmodellierung am Beispiel AXA Versicherung
Po
rtfolio
ma
na
ge
me
nt
Pro
jek
tpo
rtfolio
ma
na
ge
me
nt
Portfoliomanager
Geschäftsleitung
Do
wn
Pla
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un
d I
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-Flu
ss
Up
Pla
nu
ng
un
d I
nfo
-Flu
ss
Auftrag-
geber
Strategic - Framework
Operational Needs / Benefit - Framework
Financial (Business Case) - Framework
Investitions- und Vorhaben-
management
Projekt-durchführung
Abschluss- und Nachverfolgung
2404.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
Pro
jek
t-u
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-
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me
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Pro
jek
tpo
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ma
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Projektm
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Top
-Do
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Bo
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m-U
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un
g u
nd
In
fo
Auftrag
Resource- and Projectmanagement-
Framework
management
Business-Case
Projekt-durchführung
Abschluss
Kennzahlenmodellierung am Beispiel AXA Versicherung
Strategic - Framework
© amanit Unternehmensberatung GmbH
Kennzahlenmodellierung am Beispiel AXA Versicherung
Strategic - Framework
© amanit Unternehmensberatung GmbH
Kennzahlenmodellierung am Beispiel AXA Versicherung
Strategic - Framework
© amanit Unternehmensberatung GmbH
Kennzahlenmodellierung am Beispiel AXA Versicherung
Strategic - Framework
© amanit Unternehmensberatung GmbH
Kennzahlenmodellierung am Beispiel AXA Versicherung
Operational Needs / Benefit - Framework
© amanit Unternehmensberatung GmbH
Kennzahlenmodellierung am Beispiel AXA Versicherung
Financial (Business Case) - Framework
© amanit Unternehmensberatung GmbH
Kennzahlenmodellierung am Beispiel AXA Versicherung
Financial (Business Case) - Framework
© amanit Unternehmensberatung GmbH
Kennzahlenmodellierung am Beispiel AXA Versicherung
Resource- and Projectmanagement- Framework
© amanit Unternehmensberatung GmbH
Kennzahlenmodellierung am Beispiel AXA Versicherung
Resource- and Projectmanagement- Framework
© amanit Unternehmensberatung GmbH
Kennzahlenmodellierung am Beispiel AXA Versicherung
Resource- and Projectmanagement- Framework
© amanit Unternehmensberatung GmbH
Kennzahlenmodellierung am Beispiel AXA Versicherung
Resource- and Projectmanagement- Framework
© amanit Unternehmensberatung GmbH
Kennzahlenmodellierung am Beispiel AXA Versicherung
Portfolioanalysen
© amanit Unternehmensberatung GmbH
Kennzahlenmodellierung am Beispiel AXA Versicherung
Portfolioanalysen
© amanit Unternehmensberatung GmbH
Kennzahlenmodellierung am Beispiel AXA Versicherung
Szenarioplanung
© amanit Unternehmensberatung GmbH
3904.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
Voraussetzungen
Was gehört dazu?
Methoden
� Mit welchen Methoden wird priorisiert, gemessen und entschieden?
� Mit welchen Methoden werden Projekte durchgeführt?
� Kennzahlen / KPI‘s: Es werden Kennzahlen zur Unterstützung der Methoden definiert
Prozesse
� Definition, Etablierung und Verankerung der Planungs-, Entscheidungs- und Durchführungsprozesse
� Festlegen von Gates und Meilensteinen
� Definition der Prozessverantwortlichen, deren Aufgaben und Kompetenzen.
� Vorleben, Einfordern, Unterstützen
4004.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
Organisation
� Definition, Etablierung und Verankerung der zugehörigen Organisationsstrukturen
� Definition der Verantwortlichen, deren Aufgaben und Kompetenzen
Mensch
• Veränderungen fordern den Menschen und das muss berücksichtigt werden
• Ausbildung
• Akzeptanz, Unterstützung, Einfordern und Vorleben
• Streitkultur
Verankern und festlegen – Terminplan
(Kundenbeispiel)
Monat
/
Rolle
Jan. Feb. Mär. Apr. Mai Juni Juli Aug. Sep. Okt. Nov. Dez.
GF /
Top-
Mgmt.
GL
PPM
Stra
tegi
e Ü
be
rprü
fun
g u
nd
Pri
ori
sie
run
g
MJP Folge-jahr + 2 JahrePriorisierung und Mittel-
verwendung
Planungs-vorgabe
28.03
MJP 1
24./25.05
MJP 2
20./21.06
MJP Folge-jahr+ 2 Jahre
incl. Prämissen
JP 1
20.10
JP 2 Frei-gabe
10.11
24./25.06 20.11
4104.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
PPM
(Prozess
-Führ-
ung)
und LA
GBL /
STC
Initialisierung MJP, Konsolidierung Analyse
und Input GBL
Abstimmung, Konsolidierung ,
Repriorisierung und aktualisieren
realisierbares Portfolio
Ableitung der strategischen Themen / Projekte aus den Managementinitiativen –
Abstimmung mit GBL Zielen
Abstimmung der Themen, Beschreibung und Planung der Groß-
Mittel- und Kleinprojekte
Erarbeiten Business-Case, Ressourcenabgleich und
Ressourcen-Vereinbarung sichern.
Eingabe finale JP (PT, Cash Out, Invest.)
Finalisieren Business-Case, Projekte und Änderungs-
Nachweise
Abstimmung, Konsolidierung und
Erstellen realisierbares Portfolio
Mehrjahresplanung (MJP) Jahresplanung (JP)
Portfoliomanagement als Methode
Portfoliomanagement ist also eine „ergänzende“ Methode zur modernen, projektorientierten / investitionsorientierten Unternehmenssteuerung
• PfM als Methode um Ordnung in die Fragen zu bringen
• Bestandsaufnahme / -analyse
• Prozesseinbindung
• Entscheiden und Steuern• Entscheiden und Steuern
� Get data, get good data, work with data
• PfM als Filtermöglichkeit sowie Priorisierung im Rahmen einer „unendlichen“ Anzahl von Projekt- / Investitionswünschen
• PfM als emotionsfreie Kommunikationsbasis durch neutrale und von der GF / GL vorgegebenen Entscheidungskriterien die auch selbst angenommen werden
4204.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
4304.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
Weshalb
Oracle Primavera Portfolio Management?
Entscheidung für Oracle Primavera Portfolio
Management
Weshalb hat sich amanit als Beratungsunternehmen für OPPM entschieden?
• Fokus auf Portfoliomanagement. Keine Belastung durch Randthemen wie detaillierte Projekt-
und Ressourcenplanung etc.
• Einbindung und Zusammenführung unterschiedlicher Portfolien möglich
• Projektportfolio / Applikationsportfolio / Strategische Initiativen und Investitionen / Zielvereinbarungen
/ Requests for Informations oder Propositions oder Proposals die zu mehreren Projekten führen können
• Hohe technische Flexibilität für das typisch dynamische Umfeld PfM
• Anpassungen in den Auswertungen und Inhalten können direkt durch die PfM Mitarbeiter
4404.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
• Anpassungen in den Auswertungen und Inhalten können direkt durch die PfM Mitarbeiter
vorgenommen werden. Kein Einsatz von Entwicklern oder hoch technischen Administratoren
notwendig
• Gezielte Abbildung der kundenspezifischen Dateninhalte, Prozesse und Methoden.
• Hohe Integrationsfähigkeit
• Vollintegration zu Oracle Primavera P6
• Bridge zu MS-Project Server
• Web-Services zur einfachen und releasesicheren Einbindung von Fremdsystemen
• Weitere Projektmanagementsysteme, ERP Systemen, BI / Reporting, Unternehmensplanung Hyperion etc.
Wo stehen Sie?
Vielen Dank!
Jörg Rietsch
amanit Unternehmensberatung GmbH
Fahnenbergplatz 1
4504.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH
Vielen Dank!
Der Kluge sucht nicht nach dem Weg, er fragt danach.
Fahnenbergplatz 1
79098 Freiburg
Direktkontakt noch hier auf der DOAG?.: 0171/7596778
www.amanit.de