ProjektityöOrientaatio ICT-alaan, ict1tn001

Tavoitteena on suunnitella toteuttamiskelpoinen työ

toteuttaa suunniteltu työ

2010Anne Valsta

2

ProjektityöProjekti suunnittelusta toteutukseen

Mikä on projekti?

Miksi projekti?

Mitä projektisuunnitelma sisältää?

Miten projektin toteutusta ohjataan?

2010Anne Valsta

3

Projekti on

ainutkertainen, kertaluonteinen ajallisesti rajattu eli alkaa päättyäkseen

suunnitellusti työsuoritus, jolla on omat resurssipuitteet eli

budjetti, valta tehtäväänsä ja työvoima määritetty tehtävä tuottaa vaatimukset täyttävä

tulos (esim. tilaisuus, matka, kurssitoteutus, ohjelmisto, selvitys)

Virkki, P. Somermeri, A. 1997. Projektityö – kehittämisen moottori

2010Anne Valsta

4

Miksi projekti? Jäsentynyt tapa toimia

ennalta suunniteltu työn eteneminen ennalta aikatauluun varatut resurssit tehdään sovitut tulokset

Ohjattavissa raportointikäytäntö ohjauspisteet ja –vastuut: nopea reagointi ja

vaikutusten arviointi muutoksissa tavoitteet ja mittarit

suunnitelmallista, tehokasta, päätöksiä tukevaa toimintaa hyväksi koettu käytäntö

2010Anne Valsta

5

Mistä projekti syntyy?1) tarvekartoitus ja ideoiden keruu kehitysideat 2) ideakynnys ylittyy projektialoite (asettaja)3) esitutkimukset, investointilaskelmat, riskianalyysi

parhaat ideat valikoituvat4) projektikynnys ylittyy projektin tehtävän anto,

projektiesitys (asettaja)

toiminnan kehittäminen

tarpeet, tavoitteet

jatkuva kehittäminen

Ohjaus

Toteutus

tavoite:lopputulos

Pro

jekt

i

2010Anne Valsta

6

Projektin ohjaukselliset vaiheet

Suunnittelu projektisuunnitelma Käynnistäminen projektisuunnitelman

hyväksyminen ohjauksen työvälineeksi, lupa kirjata projektille työtä

Toteutus: seuranta ja ohjaus lupa jatkaa työtä/ päätös keskeyttää työ

Päättäminen tuloksen ja vastuiden luovuttaminen sekä projektiorganisaation purkaminen

2010Anne Valsta

7

Projektisuunnitelman laatimista varten on hyvä tietää

haluttu, odotettu tulostavoite aikataulutavoite projektiorganisaatio budjetti, rahoituspuite projektin perustamiseen johtaneet syyt

2010Anne Valsta

8

Projektisuunnitelman sisältö (rakenne)ks. projektisuunnitelman työkirja alkuosa eli projektimääritys

kertoo, mitä tehdään: tehtävä, tavoitteet ja tulos

keskiosa eli työsuunnitelma kertoo, miten ja milloin tehdään: työn vaiheistus, aikataulu ja voimavarojen käyttö, työtavat ja menettelyt

loppuosa eli laatusuunnitelma kertoo, miten osoitetaan se mitä on tehty: mitat ja menettelyt

1täsmennä tehtävä, tavoite ja tulos

2jäsennä ja osita projektin tehtävä

3ajoita projektin osatehtävät ja sijoita resurssit

4suunnittele ohjaus-menettelyt ja vastuut sekä todentaminen

2010Anne Valsta

9

Projektin sidosryhmät - vaikuttajia

tekemisen aikaiset ~ projektiorganisaatio ja tukijoukot tuloksen intressitahot, esim.

tilaaja (toimeksiantaja, maksaja, asiakas), käyttäjät, muu tilaajan organisaatio

ylläpitäjä, jatkokehittäjät tilaajan asiakkaat, yhteistyökumppanit viranomaiset, työmarkkinajärjestö toimittajan organisaatio, yhteistyökumppanit, alihankkijat,

kilpailijat

selvitä sidosryhmän rooli projektiin tai sen tulokseen sidosryhmien odotukset ja vaatimukset

2010Anne Valsta

10

Projektiorganisaation roolit

Asettaja, tilaaja Ohjaus- eli johtoryhmä (vrt.

seuranta-, valvontaryhmä)

Ohjausryhmän puheenjohtaja (vrt. asettaja, tulosintressi)

Projektipäällikkö Projektiryhmä (ks. projektiryhmän

roolit ja vastuut) Projektisihteeri Tukiryhmä

Ohjausryhmän jäsenet

Projekti-päällikkö

Projektiryhmän jäsenet

2010Anne Valsta

11

Ohjausryhmä~ johtoryhmä, valvontaryhmä

muodostuu 1-6 henkilöstä, joita projektin tehtävä tai tulos koskee joiden henkilöitä työllistyy projektissa joilla on tehtäväalueen hyvä tuntemus; kyky tehdä päätöksiä joilla on halu, kyky ja aikaa työskennellä yhdessä ja ryhmässä

puheenjohtajana kokouksissa toimii asettajan (tilaajan) edustaja; tulosorientaatio

kokouksissa sihteerinä toimii projektipäällikkö

2010Anne Valsta

12

Projektipäällikön muistilista laatii projektisuunnitelman

tuntee hyvin projektin tehtäväalueen ja toteuttamisen tekniikat vastaa projektin toteuttamisesta; tehtäväorientaatio

(ammatti)johtaja, tuntee ohjaustekniikat valvoo tehtävien ja tulosten edistymistä laatii edistymisraportit laatii loppuraportin

on ohjausryhmän alainen valmistelee ja kutsuu koolle ohjausryhmän kokoukset toimii ohjausryhmän kokousten sihteerinä esittelee ohjausryhmälle projektin tilan, tulokset ja

muutossuunnitelmat esittää ohjausryhmälle projektin päättämistä tai keskeyttämistä

informoi projektin eri osapuolia edistymisestä vastaa projektikansion sisällöstä ja ajantasaisuudesta

2010Anne Valsta

13

Projektiryhmän muistilistaJäsenten roolit ja vastuut

Projektiryhmän jäsen on määritetyn tehtävän vastuuhenkilö on projektipäällikön alainen vastaa projektin tehtävän toteuttamisesta ja

(osa)tavoitteen saavuttamisesta raportoi työn tuloksista ja työmäärästä

projektipäällikölle on oman erikoisalueensa asiantuntija

2010Anne Valsta

14

Työsuunnitelman laatiminen

Jäsennä ja osita projektin tehtävä itsenäisesti suoritettaviksi tehtäviksi ja määritä kullekin lopputulos työmääräarvio ja kalenterikesto tekijä(t)

Punnitse tehtävien ja tulosten väliset riippuvuudet Kokoa projektin tehtävät työvaiheiksi ja aseta niille aloitus-

ja lopetuskriteerit vaihe koostuu tietyn (osa)tuloksen aikaansaavista tehtävistä

Laadi aikataulu koko projektille Sijoita ohjauspisteet

aikataulu ja hyväksyttävät tulokset ohjauspiste seuraa yleensä jonkin keskeisen tuloksen

valmistumista

2010Anne Valsta

15

Työ- ja ajoitussuunnitelman laatimisessa

huomioi projektin osatehtävien/ (osa)tulosten väliset

riippuvuudet resurssien saatavuus ja taidot loma-ajat riskit, pelivara laadulliset yms. vaatimukset

2010Anne Valsta

16

Riskien ennakointi

Millaisilla tapahtumilla voi olla kielteisiä vaikutuksia projektin tehtävässä onnistumiselle?

Mikä aiheuttaa ko. tapahtuman? Mikä on tapahtuman todennäköisyys ja seurausvaikutus

projektissa? Todennäköisyys ja seurausvaikutus luokitellaan- molemmat pieniä: tunnistettu ei aiheuta toimenpiteitä- jompikumpi on kohtalainen: otettava huomioon suojautuminen,

ennaltaehkäisy - jompikumpi on suuri: erityisseurannassa ei lupaa aloittaa/jatkaa ennen kuin

poistettu Miten seurauksia voi välttää? Mitä voi tehdä, jos pahin kuitenkin tapahtuu? Kuka reagoi tapahtumaan? Kuka varmistaa toipumisen?

2010Anne Valsta

17

Projektin käynnistäminen

Aloituskokous ohjausryhmässä Valmistelu: kokouskutsu, esityslista,

projektisuunnitelma Kokous: roolit, toimihenkilöt, projektin tila,

päätösehdotukset, päätökset, seuraava kokous Pöytäkirja: kokouksen kulun mukaisuus, jakelu

Kick-off projektiryhmässä Valmistelu: aiheluettelo Palaveri: projektin tila, roolit, vastuut, riskit,

pelisäännöt, työmääräkertymät Muistio: palaverissa sovittu, jakelu

Projektin ohjaus ja seuranta

”Our plans miscarry because they have no aim.

When a man does not know what harbour he is seeking, no wind is the right wind.”

Seneca, advisor to the Emperor Nero

201018 Anne Valsta

Vaatimuksia projektin ohjaukselle http://cgi.qualitasfennica.fi/artikkelit/projektiavainteemoja.html

ohjausinformaatio on luotettavaa ohjaus tuo ongelmat esille ajoissa ohjauspisteet on määritelty joko keskeisten

tulosten valmistumisen yhteyteen tai säännöllisin väliajoin (esim. kerran kuukaudessa) pidettäviksi

raportoinnin vaatima työmäärä on kurissa ohjausryhmä on koottu oikein ohjausryhmän valtuutus on kunnossa

2010

19

Anne Valsta

Seurannan kohteet

PROJEKTI

Tulokset Laatu

Aikataulu Resurssien käyttö

2010

20

Anne Valsta

Projektin ohjaus sujuvaksi!

Projektipäällikkö tietää koko ajan eron todellisen ja suunnitellun välillä

Projektipäällikön valtuus ylitys/alitus kustannuspoikkeama 5 % aikataulupoikkeama 10 % jäsenen työmääräpoikkeama 20 %

Päätökset ohjausryhmältä lisäaika, -resurssit, -rahoitus sisältömuutos

Uudelleensuunnittelu ei ole perusohjausta!

2010

21

Anne Valsta

Projektin aikataulun hallintahttp://cgi.qualitas-fennica.fi/artikkelit/projektiavainteemoja.html

työt tehdään oikeassa järjestyksessä kriittiset tehtävät on varmistettu työmäärät ja pelivarat on arvioitu tarkasti työt on aloitettu ajoissa tiedät, missä ollaan ja mitä tehdään jatkossa ohjaus on suunnitelmallista

2010

22

Anne Valsta

Projektin edistymisen seuranta projektin edistymistä seurataan säännöllisesti

ohjauskokouksissa (raportointikausittain) projektiryhmän palavereissa (viikoittain)

projektipäällikkö esittää projektin tilannetiedot aikataulutilanne ja valmistuneet tulokset kesken ja aloittamatta olevat tehtävät sekä tulokset käytetty työmäärä henkilöittäin ja vaiheittain

raportointijaksolla ja kumulatiivisena kertymänä projektin alusta: suunniteltu, toteutunut, jäljellä oleva työ

ongelmat, riskit ja niiden ratkaisut tai ratkaisuehdotukset

jatkotoimenpide-ehdotukset päätettäväksi esitettävät asiat

2010

23

Anne Valsta

Projektin epäonnistumisen syitähttp://cgi.qualitasfennica.fi/artikkelit/projektiavainteemoja.html

selkeä tavoite tai visio puuttuu, epärealistiset odotukset asiakasvaatimusten täyttämättä jättäminen tavoite tai rajaus muuttuu kesken projektin osapuolten vastuut epäselvät kokematon projektin johto ristiriidat priorisoinnissa riittämättömät resurssit heikko vuorovaikutus heikko projektin suunnittelu epäonnistuneet metodi- tai välinevalinnat

2010

24

Anne Valsta

Onnistuva projekti10 käskyä projektipäällikölle

1. Suunnittele projekti huolellisesti!2. Dokumentoi kaikki sovitut asiat! Hanki muutoksille hyväksyntä!

Muista muutosten kustannukset! 3. Valvo projektin etenemistä ja huolehdi, että sinulle raportoidaan

säännöllisesti!4. Ole rehellinen ja avoin projektin omistajalle! 5. Tartu ongelmiin heti, kun ne ilmenevät! 6. Jaa tehtäviä ja vaadi raportointia! 7. Uskalla kieltäytyä ja vaadi perusteluja! 8. Huolehdi projektiryhmän jaksamisesta ja hengestä! 9. Tee projektille riskianalyysi! Ennakoi, miten riskit saattavat

realisoitua! 10.Priorisoi töitä! Keskity oleellisiin!

http://cgi.qualitas-fennica.fi/artikkelit/projektiavainteemoja.html

2010

25

Anne Valsta

2010Anne Valsta

26

Projekti alkaa, kun

ohjausryhmä hyväksyy projektisuunnitelman aloituskokouksessaan

päättyy, kun kehittämisponnistuksen tulos on valmis tai projekti keskeytetään

Projektityö – haasteet ovat voitettaviksi!

Älä ylitä kustannuksia!Älä ylitä aikataulua!

Pidä tilaaja tyytyväisenä!Pidä työmoraali korkealla!

2010

27

Anne Valsta

Lähteet

Qualitas Fennica http://cqi.qualitas-fennica.fi/artikkelit [viitattu 8.3.2006]

Valsta, A. Luentokalvot, ict2td005 Ohjelmiston suunnittelutaito, Projektityö.

Virkki, P. Somermeri, A. 1997. Projektityö – kehittämisen moottori.

2010

28

Anne Valsta