Upload
daria-parks
View
29
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Projektinhallinta ja työskentelytaidot Salon kansalaisopisto 2009. FM, lehtori Iina-Maria Piilinen Humanistinen ammattikorkeakoulu. 22.10. Projektinhallinnan perusteet. Mikä on projekti? – projektin määritelmiä ja erilaisia projekteja Projektin elinkaari Hyvän projektin kriteerit - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
Projektinhallinta ja työskentelytaidot Salon kansalaisopisto 2009
FM, lehtoriIina-Maria PiilinenHumanistinen ammattikorkeakoulu
22.10. Projektinhallinnan perusteet
Mikä on projekti? – projektin määritelmiä ja erilaisia projekteja
Projektin elinkaari Hyvän projektin kriteerit Projektisuunnitelma – projektin tärkein
työkalu Ideoiden hallinnointi projektin
suunnitteluprosessissa Tehtävä: olemassa olevan tapahtuma-
aihion kehittämistä projektinäkökulmasta
29.10.2009 Projektityö on ryhmätyötä!
Ryhmädynamiikka projektityössä Toimiminen ryhmässä; roolit ja tekniikat Vuorovaikutus ja sosiaaliset taidot osana
projektinhallintaa Viestintä projektinhallinnassa
Tehtävä:Projektien verkostoitumiskartta – ketkä kaikki vaikuttavat projektissasi?
12.11. Johtaminen osana projektinhallintaa
Strateginen johtaminen Osaamisen johtaminen Henkilöstövoimavarojen johtaminen Muutoksen johtaminen Projektijohtajan paradoksit
Tehtävä: Minä projektijohtajana
Projekti on…
Kestoltaan rajallinen, ainutkertainen ja muusta toiminnasta erillään oleva toiminto, jonka tarkoituksena on resursseja ohjailemalla saavuttaa tietty päämäärä.
( Karlsson & Marttala)
Projektin kriteerit
Ainutkertaisuus Tavoitteellisuus Suunnitelmallisuus Ongelmakeskeisyys Yhteistoiminnallisuus Tehokkuus Jäsentyneisyys Yhteinen arvoperusta
Erilaisia projekteja
Koulutus- ja kehitysprojektit Kehittämisprojektit Tutkimusprojektit Tuotantoprojektit Tutkimus- ja kehittämisprojektit ( t&k) Tuotekehitysprojektit Toiminnan ja hallinnon kehittämistehtävät Pilottiprojektit Projektioppiminen Tiimityö Talkoot ja urakat
Projektinhallinta on…
Tiedettä, jolla määritellään tietyn tehtävän suorittamiseen tarvittavat toimenpiteet ja tavoitteet sekä
Organisoidaan joukko henkilöitä toimimaan siten, että projektille asetetut tavoitteet saavutetaan ja työ saadaan päätökseen
( Barnes 1990)
Projektinhallinnassa tarvitaan…
Suunnittelua Päätöksentekoa Toimeenpanoa Ohjausta Tehtävien koordinointia Valvontaa Suunnan näyttämistä Ihmisten johtamista
Kun aloitat projektin kysy…
MITÄ? MIKSI? MISSÄ? MILLOIN? KUKA / KETKÄ? MITEN? KENEN KANSSA? KENELLE?
Projektin vaiheet
Idea Esitutkimus Sidosryhmien sitouttaminen Päätös käynnistämisestä Tiedottaminen ( tehdään koko ajan, sekä sisäistä että ulkoista) Tavoitteiden määrittäminen Projektiorganisaation luominen Resurssisuunnittelu Toteutussuunnitelman laatiminen Projektin toteuttaminen Seuranta ja arviointi Korjaavat ja kehittävät toimenpiteet ( tehdään koko ajan) Tulokset Raportin laatiminen Projektin päättäminen Projektin jatkoprojekti
Projektin vaiheet
Projektin aloittaminen Villi innostus Illuusioiden romahtaminen Kaaos Syyllisten etsiminen Viattomien rankaiseminen Osallistumattomien palkitseminen Rajojen määrittely
Projektin elinkaari…
Idea, visio, muutoksen tarve Käynnistysvaihe
(esiselvitys, projektiorganisaation kokoaminen, projektin suunnittelu)
Rakentamisvaihe(määrittely, suunnittelu, toteutus, seuranta, korjaavat toimet, arviointi)
Päättämisvaihe(jatkosta ja toiminnan ylläpidosta sopiminen, projektiorganisaation purkaminen, projektin päättäminen, arviointi)
Hyvässä projektissa on…
Rajattu aikataulu ja tehtävä Määritelty resurssit ( rajat, henkilöt,
aika, ohjaus, hallinto) Selkeät tulostavoitteet toiminnalle Selkeä taloudellinen tulostavoite Toteutus, seuranta, arviointi ja
tiedotus on kuvattu tarkasti
Hyvä projekti…
Pohjautuu todelliseen tarpeeseen Antaa mahdollisuuden poiketa rutiineista Omaa selkeät tavoitteet Ratkaisee ongelmia Ajallisesti selkeä kokonaisuus Yhteistoiminnallinen Johdettu hyvin Resurssoitu oikein
Hyvä projekti…
Luo uutta ja jatkuvuutta Antaa mahdollisuuden kehittyä Huolehditaan ilmapiiristä ja
tunteista Antaa vapauden luoda ja ideoida Sitä arvioidaan ja siitä saada
palautetta On tulevaisuuden tapa tehdä töitä
Projektisuunnitelma
Projektisuunnitelma on projektin tärkein dokumentti – kartta, joka auttaa projektikoordinaattoria pitämään oikean suunnan ja hätätilassa suunnistamaan takaisin oikealle tielle eksyttäessä…
Laadi se siis huolella….
Projektisuunnitelmaan…
Tausta, miksi projekti aloitetaan? Ongelma, johon halutaan ratkaisu Visio, millaista tulevaisuutta halutaan? Rajaus, mitä jätetään pois? Aikataulu, milloin valmista? Voimavarat, mitä on käytettävissä? Kriteerit, mistä sovitaan? Yhteistyökumppanit ja niiden rooli Toimeksiantaja, kuka se on?
Huolellinen suunnittelu
On ideoiden hallinnan avain! Ennustettavuus Muutokset aiheuttavat
ketjureaktioita Luovan työn liikevoima on suuri Uusia kysymyksiä ja ideoita tulee
koko ajan
Projektiorganisaatio
Tilaaja Projektin omistaja Ohjausryhmä Työryhmä Projektinvetäjä Projektiryhmä Seurantaryhmä Yhteistyökumppanit
Ohjausryhmä
” Projektin hallitus” Takuu, että projekti sujuu
suunnitelmien mukaan Oikeat henkilöt organisaatiossaan Ko. aihealueen asiantuntijoita Henkilökohtaisesti vastuussa Annettava tukea ja apua
projektipäällikölle
Muut ryhmät
Seurantaryhmää tai projektiryhmää ei erikseen pienissä kulttuurialan projekteissa
Työryhmät hyvinkin tyypillisiä Työryhmissä kokeilu ja ehdotuksien
työstäminen Kehittämishankkeessa yleisiä
Kokoukset
Tiheys riippuu projektista ja siinä mukana olevista tahoista
Ohjausryhmän ihannekokous ajankohta noin kerran kuussa tai 2-3 kk välein
Tätä harvemmin kokoontuva ohjausryhmä ei yleensä tiedä mitä projektissa tehdään!
Pienemmät työryhmät useammin
Kokouksen asiat
Mitä on tehty? Jos on poikkeamia – miksi? Työlistat - mitä pitää tehdä seuraavaan
kokoukseen mennessä? Onko ongelmia tai hyviä uutisia? Uusia ideoita, jotka pitää ottaa huomioon? Muista - PIDÄ PÖYTÄKIRJAA! TEE PÄÄTÖKSIÄ!
Omistaja ja tilaaja
Tilaaja on myös omistaja Toimii ohjausryhmän puheenjohtajana ja koolle
kutsujana Suurimman vastuun kantavan tahon edustaja Vastaa projektisuunnitelmasta Sanelee aikarajat ja voimavarat Päättää päämäärän ja suunnan Valitsee projektin johtajan sekä ohjausryhmän
jäsenet Määrittelee valtuudet Pitää henkilöidä organisaatiossa, ei voi olla
kasvoton
Omistajan rooli…
Luoda toteuttamiseen vaadittavat voimavarat
Markkinoida ja puolustaa projektia Valita sopivat henkilöt yhdessä
ohjausryhmän ja projektipäällikön kanssa Kuunnella asiakkaiden toiveita,
vaatimuksia ja tarpeita Seurata tilannetta ja antaa tukea ja
neuvoja
Ideoista...
Aina lähtöisin ihmisistä Toiset kekseliäämpiä kuin toiset Projekteissa tärkeitä koko prosessin
ajan Kyky soveltaa ja työstää ideoita
myös tärkeä Miten uudet ideat mahtuvat
projektiin?
Ideoita tarvitaan
Varhaisissa suunnittelupäätöksissä Suunnitelmien kehittämisessä Laadukkaan suunnitelman
kirjoittamisessa Asiakkaan tarpeiden täyttävän työn
tekemisessä Koko ajan projektin kuluessa
Suunnitteluprosessista
Älä hyppää suunnitteluprosessin yli Miten suunnittelussa voi mitata
edistymistä? Miten tasapainoilla liiallisen
luovuutta rajoittavan jäykkyyden ja liiallisen väljyyden välillä?
Hyviä vai huonoja ideoita?
Ongelman ratkaisemiseksi Myös huonoja ideoita on olemassa Alussa on vaikea tietää mitkä ideat
johtavat todellisiin ratkaisuihin Onko idea hyvä vai huono? Mahdoton arvioida teoriassa Ratkaisevat ongelman ja saavat
aikaan toivotun vaikutuksen
Huonot ideat johtavat hyviin
Hyvät ideat edellyttävät huonoja Yritys ja erehdys Idea ei toimi ja epäonnistuu Pakko katsoa ideaa uudesta
näkökulmasta Aluksi kannattaa tehdä paljon
virheitä, koska silloin niitä ei tee lopussa!
Monimutkainen ongelma…
Hyvä ratkaisu vain suhteessa vaihtoehtoihin
Jos vain yksi idea sen vertaileminen on mahdotonta
Teoria vs. käytäntö Miksi joku puolustaa ideaansa?
Hyvät kysymykset vetävät puoleensa hyviä ideoita
Huolellisesti esitetyt kysymyksillä voit ohjata keskustelua haluamaasi suuntaan
Kohdistavat kysymykset Luovat kysymykset Retoriset kysymykset ( älä käytä)
Kohdistavat kysymykset
Suuntaa huomion tärkeän asian puuttumiseen
Kaventaa keskustelun aluetta Muutamalla sanalla ongelman
ytimeen Yhdistävät keskustelun sisältämän
tietämyksen Suuntaavat energian uudelleen
Luovat kysymykset
Osoittavat eri suuntiin Näyttävät jotain sellaista mitä ei ole
vielä ajateltu mutta pitäisi ajatella Suunnittelukeskustelut Ohjaa oikeaan suuntaan tai ensin
väärään mutta lopulta oikeaan
Retoriset kysymykset
Mitä oikein kuvittelit? Onko tämä parasta mihin pystyt? Vihjaavat syyllisyyteen ja huonoon
arvostelukykyyn Asettavat kohteen altavastaajan
asemaan
Ideoiden hallinta
Ryhmittely Ideat, tarralappuja, seinä, tiimi Nähdä kaikki ideat laajemmasta
näkökulmasta Muokata idealistaa pienemmäksi Kannattaa käyttää!
Aivoriihi improvisaatio-leikki
2-8 hlö, joista yksi toimii kirjurina Aikaa, huone, fläppitaulu Ongelmanmäärittely projektissa Säännöt: vastaa kyllä ja jatka toisen
ideaa Älä vesitä omaasi Ei torjuvia kysymyksiä Saa kaverisi näyttämään hyvältä
Tarkistuspisteet kulttuurialalla
Määrittele tarkistuspisteet projektin alussa
Valvotaan prosessia Opastavat tiimiä Jakavat työn hallittaviin palasiin Auttavat projektipäällikköä
seuraamaan projektin tilaa
Tarkistuspisteet
Muutoksen tapahtuessa tarkistuspisteet toimivat viitekehyksenä
Niiden puitteissa voidaan keskustella mitä on tapahtumassa ja miksi
Onko projektiin tulossa liikaa rönsyjä?
Avointen kohteiden luettelo
Kysymysluettelo avoinna olevista kohteista
Alkaa yleisestä mutta kohdentuu yksityiskohtiin deadlineen mennessä
Nimeä henkilö, joka vastaa selvittämisestä
Kaikki epäselvyydet
Ongelma-alue
Määräytyy vaatimusten perusteella Aluksi voi olla varsin laaja Jokainen varhaisvaiheen kysymys
kasvattaa tätä Pienenee kuitenkin lopuksi Rajattu erilaisista syistä ( aika, raha,
muut resurssit)
Työnositusjärjestelmä (The Work Breakdown Structure)
Jaa isompi tehtävä pienemmäksi, kunnes saavutat tason, jota pienemmäksi et enää voi tehtävää jakaa
Helpottaa arviointia kuinka kauan pieniin tehtäviin menee aikaa
Kuinka paljon maksaa Kaikki asiat mitä täytyy tehdä Yleensä on 3-6 tasoa
Lähteet:
Berkun Scott, Projektihallinnan taito, suunnittele, hallitse ja johda projekteja Hki, Readme.fi, 2006
Ruuska Kai, Pidä projekti hallinnassa: suunnittelu, menetelmät, vuorovaikutus. HKI,Talentum, 2005
Pelin Risto, Projektihallinnan käsikirja, HKI, Gummerus, 2004
Litke Hans-Dieter, Projektinhallinta, Hki, Rastos, 2004
Kettunen Sami, Onnistu projektissa, HKI, WSOY 2003
Koskinen Kari K, Projektien ohjaus, Aseman lapset ry, Forssa, 2002
Anttila Pirkko, Se on projekti - vai onko? kulttuurialan tuontanto ja palveluprojektien hallinta, Akatiimi, Hamina, 2001
Marttala Anders & Karlsson Åke, Projektikirja, onnistuneen projektin toteuttaminen, Kauppakaari, HKi, 2001
Ruuska Kai, Projekti hallintaan, Suomen Atk-kustannus oy, HKI, 1999