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Projeto de Serviços e Recursos de Informação2016/2017
Sistemas de Gestão Documental com Workflow
Eduardo [email protected]
RESUMOApresentamos neste artigo, todo o trabalho desenvolvido ao longo do segundo semestre que consiste
num estudo sobre sistemas de gestão documental com workflow em open source. Começamos por escolher sete sistemas dos quais só conseguimos a instalação de cinco. Após isto, selecionamos três dos cinco sistemas instalados para fazer uma tabela comparativa entre estes. Para finalizar, realizamos Manual de Instalação e um Manual de Utilizador para o sistema que mais se destacou na análise da tabela comparativa.
Palavras-chave: Sistemas de Gestão Documental; Tecnologias da Informação; Workflow
Introdução
O presente artigo foi desenvolvido no âmbito da unidade curricular de Projeto de Serviços e Recursos de Informação, do 3º ano da Licenciatura de Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação, lecionada no Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto.
O projeto escolhido pelo nosso grupo foi o desenvolvimento de um estudo sobre sistemas de gestão documental com workflow que possa se ajustar a qualquer tipo de organização. Após a análise de sete softwares open source de gestão documental, conseguimos identificar um, como sendo o único capaz de se ajustar a todo o tipo de ambiente. Neste artigo poderá ver todo o nosso percurso neste estudo.
Desenvolvimento e demonstração de resultados
Na unidade curricular de Projeto de Serviços e Recursos de Informação, do 3ª ano da Licenciatura de Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação, lecionada no Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto, foi proposto o desenvolvimento de um estudo sobre Sistemas de Informação com Workflow.
A gestão digital de documentos está em crescente produção científica. Os estudos desenvolvidos sobre este tema ganham cada vez mais espaço em congressos e eventos da sua área. Esta área de gestão de documentação digital é de um conhecimento muito amplo e “possui diversas tecnologias que permitem a Gestão da Informação no meio digital e, dentro dessas, destaca-se o workflow”.
Visto ser uma tecnologia presente nas mais variadas empresas que trabalham com processos e fluxos de trabalho, a tecnologia de workflow passa a ter relevância no que diz respeito aos procedimentos executados pelos profissionais que trabalham com documentos digitais.
“Os Sistemas de Workflow possuem diversos modelos e inúmeras ferramentas capazes de gerir um trâmite documental e/ou um fluxo de trabalho.” (Lampert, S.R. & Flores, D., 2010)
Com o objetivo de investigar e descrever os sistemas de gestão documental com workflow, bem como analisar as suas funcionalidades, este estudo apresenta vários sistemas de gestão documental existentes e, também um comparativo entre eles, afim de identificar o sistema que melhor se ajusta às necessidades de uma organização.
1. Começamos este estudo com a análise de sete sistemas de gestão documental que nos foram sugeridos pela docente, sendo estes:
1.1. Nuxeo
O Nuxeo disponibiliza os seus produtos para que os seus clientes consigam resolver os desafios no que toca à gestão da sua informação. Este trabalha com marcas e organizações de renome mundial, que estão a desenvolver aplicações para resolver alguns dos seus problemas.
Figura 1 - Logotipo Nuxeo
Principais funcionalidades: Drag and Drop; Email e anexos incluídos na plataforma; Permite criar, editar e armazenar diretamente na plataforma; Histórico de todas as ações executadas; Controlo de Acessos; Etc,
1.2. Archon The Simple Archival Information System
Archon é uma aplicação web para arquivistas e para técnicos de preservação/conservação de manuscritos. Publica automaticamente a informação arquivística e objetos digitais de arquivo num Web site.
Com o Archon, não há necessidade de codificar um instrumento de pesquisa, inserir um registo de catálogo ou programar uma folha de estilo
Figura 2 - Logotipo ARCHON
Principais Funcionalidades: Várias funcionalidades dependendo do nível de acesso; Personalização da interface do público utilizando HTML/PHP; Controlo sobre contas dos utilizadores; Criação de descrições de coleções compatíveis com os padrões de ferramentas de pesquisa
usadas na Web; Etc.
1.3. Maarch
A Plataforma Maarch é uma aplicação 100% open source, que oferece soluções profissionais de desmaterialização de conteúdo.
Têm como valores o respeito pelo utilizador e daí a escolha por uma plataforma Open Source, permitindo ao mesmo, ter a liberdade de executar, copiar, distribuir, estudar, alterar e melhorar o software.
Figura 3 - Logotipo Maarch
Principais Funcionalidades: Open Source; Gestão do ciclo de vida dos documentos; Workflow na circulação da documentação; Gestão de vários fundos documentais; Histórico de ações relacionadas com os documentos e utilizadores. Etc.
1.4. CONSTELLiO
Constellio EIM é uma solução Open Source para a gestão de informação empresarial que foca nas seguintes áreas: Enterprise Search; Document Management; Unified Enterprise. Record Management
Figura 4 - Logotipo CONSTELLiO
Principais funcionalidades: Controlo de versões; Ferramenta de edição online; Acessível através do telemóvel; Open Source; Controlo de acessos; Etc.
1.5. Kordil EDMS
Kordil EDMS é um software eletrónico de gestão documental premiado, open source e gratuito para uso comercial e/ou privado. Com este software é possível gerir dados, relatórios de progresso diários, lições estudadas e outros, em vez de estarem “empilhados” em excel worksheets, caixas de email ou até na memória pessoal que em poucos dias se perde.
Figura 5 - Logotipo Kordil EDMS
1
Principais Funcionalidades: Funciona através de um web-server e o utilizador usa-o através do seu web browser; Controlo de acessos; Trabalha pela internet e intranet; Trabalha com todos os sistemas operativos; Interface pode ser modificada e incorporada num site; Etc.
1.6. ArchivesSpace
ArchivesSpace é um sistema de gestão de informação de arquivo baseado na web. Desenvolvido por arquivistas e apoiado por diversos repositórios arquivísticos. ArchivesSpace é uma aplicação open source para gestão de informação de arquivos.
Figura 6 – ArchivesSpace
Principais Funcionalidades: Gestão de autoridades e direitos; Serviços de referência;
Suporte na gestão de coleções; Etc.
1.7. Bitfarm ARCHIV Document Management
Bitfarm-Archiv document management, é um software open source, intuitivo e premiado. A sua funcionalidade extensa e prática, bem como a sua excelente adaptabilidade torna o DMS uma das mais poderosas soluções de gestão de documentos, arquivamento e ECM para instituições e empresas em todos os setores, a baixo custo.
Figura 7 - Logotipo bitfarm ARCHIV
Principais funcionalidades: Captura simples de documentos eletrónicos e em papel (Scan); Arquivo de e-mails, PDF’s, integração com MS-Office e Open-Office; Controlo de versão, registo e avaliação; Sistema em Workflow para todo o tipo de documentos; Controlo de acessos; Open Source; Etc.
2. Durante o recenseamento de informação bibliográfica e informação disponível nos websites dos sete sistemas de gestão documental, optámos por realizar a instalação de cada um dos sistemas com o objetivo de testar as funcionalidades encontradas, assim como também delimitar os três sistemas para uma análise comparativa.
2.1. Problemas encontrados
Dos sete sistemas de gestão documental, apenas cinco foram instalados e analisados, isto porque os dois sistemas que não foram instalados tinham problemas de compatibilidade e transmissão de software.
Instalação de Archon The Simple Archival Infomation System
Este Sistema não foi possível analisar, mesmo utilizando Apache, XAMP ou Ammps com PHP 5.2, os sistemas operativos Windows e Linux não conseguiam iniciar a instalação da aplicação. Ainda foi solicitado auxilio através do apoio ao cliente do website do Archon, no entanto, não foi possibilidade identificar a causa do problema.
Instalação do Constellio
O ficheiro disponível para instalação deste sistema de gestão documental possui mais de 10Gb e o máximo de download é de 200Kb por segundo, este problema impossibilitou a instalação do software. Mesmo o ficheiro sendo muito grande e pesado para os computadores que tínhamos à nossa disponibilização, não foi possível realizar o download pois a cada falha de ligação com o servidor o ficheiro ficava corrompido,
2.2. Sistemas Instalados e analisados
Instalação do Kordil EDMS
A instalação do Kordil EDMS é simples e não precisa de programas auxiliares na sua instalação, no entanto, durante a usa utilização é preciso ter alguns conhecimentos de SQL e PHP.Após a instalação irá aparecer um ícone de atalho:
Figura 8 - Icone de Login
Com este ícone permite ao utilizador aceder ao sistema de gestão documental.
Figura 9 - Página Inicial do Kordil EDMS
Aqui é-lhe pedido a conta, e é neste preciso momento que se precisa de alguns conhecimentos PHP, porque no momento de instalação não existe nenhum passo para criar conta então, basicamente, tem de descobrir os seus dados de login.
Se utilizar http://localhost/kordil_edms/menu.html irá mostrar a palavra passe e utilizador de Admin.As funcionalidades que apresenta na página incial do website podem ser encontradas e utilizadas facilmente porque qualquer utilizador. Permite criar várias categorias e sub-categorias e ao mesmo tempo definir entre 1-9 o nível de acesso dos utilizadores.A plataforma permite qualquer tipo de formato de documento.O sistema apresenta grande versatilidade pois pode ser modelado a qualquer empresa, e especificar para a realização e diversas tarefas.
Figura 10 - Campos de Indexação
Figura 11 - Formatos Suportados Instalação do ArchivesSpace
A instalação deste software, não é simples porque é necessário os seguintes programas auxiliares: Microsoft.net FrameWork 4.0 My Sequel Server: my sequel web community server(mais compatível com o Software) My Sequel Connector Java Java Proc Run Apache ArquivesSpace
O problema deste software é que sem conhecimentos de PHP, MySQL, Programação e Java a instalação torna-se complicada mesmo seguindo os passos disponíveis no site oficial.
Este software tem 4 interfaces:
Figura 12 – Backend
Figura 13 - Interface da Equipa
Figura 14 - Interface Publico
Figura 15 - Painel de Controlo do Administrador
Este sistema de gestão documental é simples pois possui uma interface que é “user friendly”, contudo possui alguns problemas que poderão dificultar a realização de tarefas nas organizações. Um dos problemas que foi analisado foi quando a mal introdução dos campos de indexação dos documentos, a única maneira de corrigir esses campos é através de conhecimentos PHP onde se tem que ir diretamente as tabelas de SQL e alterar os dados .
Os campos de pesquisa para o utilizador (visitante) são poucos, não havendo maneira de adicionar mais campos.
Figura 16 – Limitações de Campos
O programa é muito bom para empresas de grande dimensão pois permite criar diversos repositórios e dentro destes diferentes arquivos.
Figura 17 - Campos de Pesquisa
Figura 18 - Arvore de Organização
Este software tem muitas características e funcionalidades parecidas ao Site – Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal.
Instalação do Maarch Courrier (DMS)
Apesar de no site dizer que o Maarch é compatível com o Windows apenas conseguimos testar este software utilizando a simulação de máquina virtual.
O software disponível para testar é uma Demo, sendo que a versão completa é paga. Um dos outros requisitos é o acesso total à Internet, ou seja, para conseguir utilizar este software, a máquina virtual tem que ter acesso às portas de Internet a partir do computador.
Figura 19 - Máquina Virtual
O software é dedicado ao correio eletrónico e tem apenas o idioma francês disponível, o que dificultou o seu manuseamento. Apesar dessas dificuldades conseguimos compreender algumas das principiais funcionalidades do software.
O nível de acesso é pouco controlado pelo administrador, mas em contrapartida é possível controlar o número de edições nos documentos e as contribuições mensais.
Figura 20 - Controlo de acessoNa introdução de documentos, os campos já estão pré-definidos, podendo apenas criar categorias de
maneira a organizar os documentos.
Figura 21 - Edição de Campos
Figura 22 - Registo eletrónico
Como mencionámos no início, este software dedica-se exclusivamente à gestão de documentos de correio eletrónico, sendo a nosso ver um pouco problemático pois nem todos os emails (outlook, hotmail, gmail) possuem os mesmos limites de tamanho de ficheiros (que podem enviar/receber).
Figura 23 - Controlo de E-mails
Instalação Nuxeo:
Para testar o sistema de gestão documental Nuxeo, existem duas maneiras: o download do Nuxeo Plataform (Versão Demo), e um “Teste Online”.Na versão Demo encontramos problemas na instalação mesmo seguindo todos os passos disponíveis em “Documentation“, não conseguimos simular o servidor para testar a aplicação.
Figura 24 - Erro de Sistema
Optamos pela “Teste Online” utilizando Azure. Este teste apenas nos permitiu visualizar como é a plataforma com Categorias e o tipo de funcionalidades existentes mas sem poder utilizá-las pois é preciso pagar uma subscrição de pelo menos 170€.
Com o nuxeo é possível criar grupos com diferentes níveis de acesso atribuindo tarefas diferentes aos mesmos.
Figura 25 - Teste Online
Este é um exemplo de como o software seria organizado por categorias:
Figura 26 - Organização de Conteúdo
O Sistema suporta ficheiros de qualquer formato, programas, bases de dados SQL, armazéns de dados SQL e até mesmo máquinas virtuais.
Para terminar o Nuxeo fornece um grande controlo de acesso/edição a partir de Registos de Atividades, Métricas, Registos de diagnósticos, Pesquisas de Registos e Notificações de Serviço.
Figura 27 - Registo de Atividades
Instalação bitfarm ARCHIV
A instalação deste sistema é relativamente rápida e fácil de executar, não precisa de software auxiliar sendo compatível com diferentes sistemas operativos.
No entanto, durante a sua análise deparamos nos com alguns problemas, apesar de ter diversos idiomas algumas partes do sistema ainda não foram traduzidas de alemão para os outros idiomas, essas secções ainda não traduzidas são as de edição de conteúdo e indexação de documentação.
Este sistema é apenas dedicado ao armazenamento de documentação digitalizada, permite criar várias arvores de categorias e subcategorias.
Figura 28 - Interface de Utilizador
No entanto, o facto de apenas permitir documentos digitalizados dificulta o armazenamento de outros formatos de documentos que podem ser importantes para as tarefas de uma organização.
Figura 29 - Interface de Administrador
3. Metodologia de avaliação
Para avaliar estes sistemas de gestão documental de forma a perceber qual seria melhor para uma instituição, optamos por realizar uma tabela comparativa de funcionalidades. As funcionalidades / requisitos que apresentamos na tabela comparativa foram selecionados após a analise dos cinco sistemas de gestão documental tendo em conta a diversidade de tarefas que qualquer empresa realiza no dia a dia.
Dos cinco sistemas de gestão documental (Maarch; ArchivesSpace; Bitfarm; Kordil EDMS e Nuxeo) optámos por selecionar o ArchiveSpace, Bitfarm e Kordil EDMS para a nossa tabela comparativa.
Decidimos por não optar pelo Nuxeo, porque apenas conseguimos testar o “Teste Online” e com isso não tínhamos acesso a todas as funcionalidades. Este era sem dúvida o sistema de gestão documental que mais se destacava positivamente, a nível de design e controlo de acesso entre os outros.
Não optámos pelo Maarch porque apenas conseguimos testar um Demo e porque o software é dedicado somente à gestão de documentos de correio eletrónico e portanto não se adequava ao nosso projeto.
3.1. Tabela Comparativa
Figura 30 - Tabela Comparativa
Com o auxílio da tabela comparativa, podemos verificar que os sistemas que mais se destacam são o ArchivesSpace e o Kordil EDMS.O Bitfarm apesar de ser um bom software, falha no requisito de suportar qualquer tipo de ficheiros, pois só permite ficheiros BitMap, ou seja, sempre que o utilizador quiser adicionar um documento tem que primeiro digitalizá-lo e só depois criar e preencher os campos de indexação para ser introduzido no sistema.
O ArchivesSpace tem um design simples e de fácil utilização. No entanto, para a sua instalação e mesmo em alguns casos para usar as suas funcionalidades é preciso ter conhecimentos MySQL, programação, PHP e JavaScript, o que obriga a que o administrador tenha que ter estes conhecimentos caso contrário não consegue introduzir documentos, ou controlar as edições e acesso pelos utilizadores.
Optámos, então, por criar o Manual de Instalação e o Manual de Utilizador para o Kordil EDMS. Neste software, destaca-se a quantidade de documentos que suporta, a simplicidade na introdução dos mesmos, assim como a sua recuperação. O sistema é simples, no entanto pode ser adaptado a qualquer tipo de empresa ou departamento que precise de um sistema de gestão documental e foi essa flexibilidade que consideramos mais importante.
ConclusãoConcluímos que a integração do workflow na Gestão Documental é extremamente vantajosa porque
sistematiza os processos e pode automatizá-los, resultando no decréscimo de trabalho, de erros e no aumento da velocidade e capacidade de atuação.
Dado ao crescimento de documentação digital e da utilização das tecnologias na realização das tarefas/serviços no dia-a-dia de cada empresa, a escolha de um sistema de gestão documental com workflow tem que ser pensada de acordo com os conhecimentos dos utilizadores, recursos disponíveis na instituição e o objetivo do sistema.Neste artigo foram analisados sete sistemas, tanto a nível bibliográfico como a nível de utilização e instalação.
Os sistemas de gestão documental oferecem a possibilidade de gerir a documentação a partir do posto de trabalho, evitando deslocações que gastam tempo e facilitam a segurança (através da configuração de palavras-passe ou permissões de leitura, por exemplo). Outra vantagem é a possibilidade de encaminhamento dos documentos sem mover o original do seu local de armazenamento, evitando perdas dos documentos e proporcionando a possibilidade de acesso simultâneo. E uma das maiores vantagens é a desmaterialização dos documentos, poupando imenso espaço físico, reduzindo substancialmente os custos de materiais de suporte e facilitando a criação de cópias de segurança dos documentos importantes.
Dos sistemas analisados, o que se mais destaca é o Kordil EDMS, este sistema é bastante versátil no sentido que pode ser adaptado a qualquer tipo de instituição, assim como também possui várias funcionalidades para a realização de diferentes tarefas como digitalização, consulta, controlo de acesso.
BibliografiaLampert, S. R., & Flores, D. (2010). Os Sistemas de workflow em arquivística: a
identificação dos modelos e a análise das ferramentas. Perspectivas em Ciência da Informação, 15(3), 216-232.
ArchivesSpace. (3 de Junho de 2017). Obtido de archivesspace: http://archivesspace.org/
Archon: The Simple Archival Information System. (2 de Junho de 2017). Obtido de Archon: http://www.archon.org/
Constellio EIM - solution Open Source. (2 de Junho de 2017). Obtido de Constellio: https://constellio.com/
Document Management - Open Source DMS & ECM Software - bitfarm-Archiv . (3 de Junho de 2017). Obtido de bitfarm-Archiv - dokumentenmanagement: https://www.bitfarm-archiv.com/
Free Document Management Software - Open Source Kordil EDMS. (3 de Junho de 2017). Obtido de Kordil EDMS: http://kordil.net/
Maarch | Éditeur de logiciels libres au service de votre dématérialisation. (2 de Junho de 2017). Obtido de Maarch: http://maarch.com/
Nuxeo. (2 de Junho de 2017). Obtido de Nuxeo: https://www.nuxeo.com/
