PROIECT PENTRU OBŢINEREA ATESTĂRII PROFESIONALE ÎN INFORMATICĂ

Profesor coordonator: Elev: Acatrinei OctavianIlincai Florin Clasa a-XII-a

Mai, 2014

Arhitectura unui calculator

Introducere

Lucrarea de fata are ca tema Arhitectura unui calculator. In cuprins avem urmatoarele linkuri :

STRUCTURA ŞI FUNCŢIONAREA UNUI SISTEM DE CALCUL

A.) HARDWARE-UL A.1.) FUNCŢIA DE MEMORARE

A.2.) FUNCŢIA DE COMANDĂ ŞI CONTROL A.3 &4.) FUNCŢIA DE PRELUCRARE SI FUNCŢIA DE INTRARE-IEŞIRE EXEMPLU ARHITEC 1. UNITATEA CENTRALĂ DE PRELUCRARE 2. MEMORIA INTERNA 3. UNITATEA DE INTRARE-IEŞIRE ELEMENTE DE ARHITECTURĂ SNMP 4. MEMORIA EXTERNĂ B.) SOFTWARE-UL PROGRAMUL SISTEMUL DE OPERARE E APLICAŢIE TIPURI DE SISTEME DE CALCUL

1.) DOMENIUL DE UTILIZARE 2.) MODUL DE REPREZENTARE A DATELOR PERFORMANŢE MICROCALCULATORUL & MINICALCULATORUL MAINFRAME-UL SUPERCALCULATORUL SERVERUL DEDICAT TOPOLOGIA LINIARĂ (MAGISTRALĂ) TOPOLOGIA INELARĂ (RING TOPOLOGY). TOPOLOGIA STEA (STAR TOPOLOGY). TOPOLOGIA STEA-INEL ARHITECTURA GENERALĂ A UNUI

SISTEM DE CALCUL UNITATEA DE MEMORIE MEMORIA ROM

MEMORIA RAM

Acest proiect a fost realizat in Microsoft PowerPoint 2007

Generalităţi

PowerPoint (PP) face parte din setul de programe Microsoft Office şi are următoarele avantaje:

Are acelaşi tip de interfaţă cu celelalte aplicaţii Office; Permite integrarea într-o prezentare a informaţiilor create cu Word sau Excel. Aplicaţia operează cu următoarele entităţi:

o Prezentarea (presentation) este un ansamblu de foi de prezentare. Pe fiecare foaie de prezentare va fi afişată o categorie de informaţii, fie sub formă de text fie în forma grafică, fie în ambele forme.

o Foaia de prezentare (slide) este unitatea de prezentare. Ea organizează informaţia în mai multe formate: Titlu (title) care este folosit de obicei pentru titlul prezentării; este format din text

evidenţiat prin formatul şi mărimea caracterelor; Lista marcată (bulleted list) folosită pentru a evidenţia o informaţie formată din

enumerări; Coloanele de text - folosite pentru a uşura citirea unui text mai mare; Tabelul - folosit pentru a prezenta de obicei o informaţie numerică ce necesită alinerea pe

verticală, aranjarea după un anumit criteriu, stabilirea unei relaţii între date; Textul şi graficul, sau numai graficul - care sunt folosite pentru prezentarea informaţiilor

numerice sub formă de diagrame şi explicarea lor; Textul şi imaginea care sunt folosite pentru prezentarea imaginilor a sunetelor sau a

animaţiei, împreună cu un text explicativ.Fiecare dintre aceste informaţii este inserată în foaia de prezentare sub formă de obiect.

Fiecare foaie de prezentare poate avea la rândul ei un titlu.o Foaia de prezentare ascunsă (hidden slide) este o foaie de prezentare care nu va fi expusă în

timpul unei prezentări electronice. Folosind această facilitate se pot oferi sau nu informaţii suplimentare, în funcţie de reacţia auditoriului în timpul prezentării

o Foaia de prezentare de bază (master slide) reprezintă structura de bază care determină aspectul prezentării. În ea se memorează diferite date despre foile prezentării: poziţia titlului şi a obiectelor în cadrul foii, entităţile care se repetă în fiecare foaie de prezentare (de exemplu numărul foii şi data la care se face prezentarea) şi schema de culori folosită în prezentare

o Planul prezentării (outline) conţine rezumatul lucrării format din titlurile foilor de prezentare şi listele marcate. El poate fi vizualizat pe ecran sau tipărit la imprimantă, permiţând celui care realizează prezentarea sa aibă o vedere de ansamblu a prezentării, să verifice dacă prezentarea informaţiilor se face într-o ordine logică şi să urmărească mai uşor în timpul expunerii ordinea în care îşi prezintă verbal ideile. Subiectele din prezentare pot avea niveluri diferite. Pentru fiecare nivel se poate stabili o anumită formatare (fontul, dimensiunea şi stilul caracterelor, schema de culori, elemente grafice şi chenarele folosite).

o Notele (notes) sau observaţiile conţin imagini în miniatură (thumbnails) ale foilor de prezentare. Ele permit urmărirea ordinii şi conţinutului prezentării fără a răsfoi foile de prezentare reale. Notele sunt utile pentru a repeta mai uşor ordinea în care se va face prezentarea fără a exista riscul de a omite un punct din prezentare.

o Comunicatele (handouts) sunt copii ale prezentării care pot fi oferite interlocutorilor.o Reîntoarcerea (drill down) este o facilitate prin care utilizatorul poate reveni temporar la

documentul sursă care conţine obiectul legat sau încapsulat în prezentare (de exemplu un obiect sau o diagramă creată cu Excel sau Word). Facilitatea se poate folosi pentru a examina şi modifica obiectul.

o Schema de culori (color scheme) este o combinaţie unică de două culori folosită pentru prim plan (foreground) şi fundal (background) în cadrul unei prezentări, astfel încât să se asigure compatibilitatea foilor de prezentare în timpul prezentării

o Recolorarea desenului (recolor picture) este o facilitate prin care pot fi armonizate culorile dintr-o imagine cu schema de culori folosită în prezentare şi prin care poate fi eliminat contrastul între culorile nepotrivite astfel încât să se păstreze unitatea de culoare în prezentarea vizuală.

o Retrogradarea (demote) este schimbarea nivelului unui subiect în cadrul planului lucrării. Subiectul retrogradat va fi subordonat subiectului precedent şi va fi formatat conform noului nivel

o Gruparea obiectelor (group) este o facilitate prin care se poate crea un singur obiect din mai multe tipuri de obiecte (text, imagine, diagramă) care poate fi mutat şi redimensionat ca un singur obiect.

o Degruparea obiectului (ungroup) este operaţia inversă prin care se descompune un obiect în obiectele componente care pot fi apoi formatate şi manevrate independent.

o Durata repetiţiei (rehearse new timing) este o caracteristică a funcţiei de prezentare a diapozitivelor (slide show) prin care se păstrează timpul consumat cu repetarea fiecărei foi de prezentare la trecerea în revistă cu operaţia de ordonare a foilor de prezentare (slide sorter).

o Afişarea foilor prezentării (slide show) este o funcţie prin care pot fi prezentate foile pe monitorul calculatorului ca şi cum ar fi proiectate pe ecran, fără să mai fie afişate instrumentele interfeţei aplicaţiei Powerpoint (bara de meniuri, barele de instrumente). În timpul prezentării electronice trecerea de la o foaie la alta se poate face automat prin stabilirea timpului de expunere a unei foi sau manual (folosind mouse-ul sau tastatura), la fel cum se manevrează diapozitivele cu un epidiascop.

o Şabloane de foi de prezentare (template) sunt modele de foi de prezentări în care sunt stabilite schema de culori, modelul fundalului, etc) care pot fi folosite la construirea unei prezentări.

o Procedura asistent a conţinutului (Autocontent Wizard) este o procedură care iniţiază un dialog prin care se cere comunicarea unui set de informaţii necesare pentru formatarea prezentării şi un model de prezentare. Ulterior se deschide prezentarea formată din mai multe foi de prezentare predefinite, ale căror obiecte se vor completa cu informaţiile precizate. În funcţie de modelul de prezentare ales (recomandarea unei strategii, vânzarea unui produs, a unui serviciu, a unei idei) vor fi completate un anumit număr de foi de prezentare şi, în fiecare foaie obiectele precizate.

o Prezentare globală (blank presentation). Este o foaie de prezentare neformatată. După stabilirea conţinutului foii se trece la aplicarea unui şablon sau a diferitelor formatări.Cu PowerPoint sunt posibile:

Creare diapozitive Adăugare şi prelucrare text în material deja existent Desenare, deplasare, dimensionare obiecte Efecte speciale şi grafice adăugate diapozitivelor Facilitaţi de colorare Pregătire note pentru prezentări şi discursuri

Ce este o prezentare?O prezentare este o succesiune de diapozitive concepute pentru a expune o idee, pentru a

susţine un punct de vedere. Cu ajutorul programului PowerPoint se pot crea diapozitivele pentru a fi incluse în prezentare în orice ordine.

Crearea unei prezentări noi

Modalităţi de creare a unei prezentări noi: Autocontent Wizard - permite crearea a şase tipuri de prezentări incluzând cele de tip

strategie, vânzări, instruire. Prezentarea preliminară obţinută poate fi ulterior îmbunătăţită. Pick a Look Wizard - creează un set de diapozitive cu aspect consistent şi profesional Template - permite crearea unei expuneri cu diapozitive pornind de la un diapozitiv

pregătit anterior Blank presentation - permite pornirea de la zero. Se va furniza atât maniera cât şi

conţinutul prezentării Current presentation format - este disponibilă doar dacă pe ecran există o prezentare

anterioară. Permite crearea unei noi prezentări pornind de la cea existentă.

Prezentare multimedia. Conţinut, design, susţinere

Realizarea unei prezentări Powerpoint presupune parcurgerea unor etape.

mai întâi trebuie stabilit conţinutul; se construieşte structura prezentării; se face susţinerea acesteia.

Pentru toate etapele de pregătire descrise în continuare se poate face abstracţie de dimensiunea audienţei în faţa căreia veţi susţine prezentarea. Majoritatea recomandărilor prezentate aici sunt aplicabile atât pentru audienţe mici (de exemplu prezentări comerciale la sediul clienţilor) cât şi pentru prezentări ţinute în faţa unor audienţe mari gen conferinţe.

Se vor parcurge paşii pentru realizarea prezentării şi se vor face câteva recomandări privind felul în care trebuie susţinută prezentarea.

a. Stabilirea conţinutului. Orice prezentare începe cu o idee şi aceasta este: Ce vrem să comunicăm audienţei noastre? Răspunsul la această întrebare nu e adesea la îndemână. Chiar dacă ştim oarecum ce vrem să le transmitem, nu întotdeauna avem de la bun început sistematizat în minte mesajul de bază al prezentării.

Fig. 3.32. Structura de bază a unei prezentări

Pentru a reuşi să ne cristalizăm ideea prezentării trebuie să plecăm de la caracterizarea audienţei. Trebuie să aflăm: cât de mare este audienţa, care este nivelul lor de cunoştinţe despre tema prezentată, care sunt preocupările lor principale şi rolurile pe care le ocupă în organizaţiile lor. Trebuie să ne concentrăm pe realizarea unei prezentări care să răspundă unor probleme cu care ei se confruntă în prezent. Trebuie să reuşim să identificăm felul în care subiectul

prezentării, fie că este vorba de un produs, soluţie, ofertă de servicii, etc., răspunde unor probleme reale şi va trezi interesul audienţei, altminteri prezentarea nu va avea nici un scop şi nici un rezultat vizibil. Acest lucru se aplică de exemplu şi când ţineţi o prezentare în faţa echipei de conducere în compania dumneavoastră şi prezentaţi rezultatele pe anul care a trecut. Scopul aici este să prezentaţi activităţile desfăşurate, punctele bune şi slabe şi poate cel mai important să obţineţi buget şi pentru anul următor. Luând în considerare aceste lucruri, putem crea structura de bază a prezentării ca fiind formată din introducere, expunerea unor probleme urmate de soluţiile lor şi în final concluziile. Folosind această reţetă putem să ne cristalizăm ideile şi să realizăm rapid structura prezentării (Fig. 3.32).

b. Strângerea materialelor şi informaţiilor. Nu o să începeţi însă imediat realizarea slide-urilor. Mai înainte trebuie să strângeţi materiale şi informaţii care să vă ajute în ilustrarea ideilor identificate anterior. Cuvântul de ordine aici este reutilizarea, strângeţi orice documente şi informaţii care vă pot fi de ajutor: documente Word, tabele Excel cu date de vânzări sau querry-uri ale unor baze de date, prezentări PowerPoint realizate anterior, imagini, secvenţe video sau audio, diagrame Visio, etc. Toate acestea pot fi cu uşurinţă integrate în prezentarea Dvs. pentru a ilustra cât mai bine ideile prezentate. Selectaţi materialele pe care le veţi include în prezentare, le sortaţi pe idei şi puteţi să vă apucaţi de treabă. Această primă parte de cercetare este cea mai lungă. După ce aţi strâns tot ce vă trebuie, realizarea propriu zisă a prezentării ar trebui să dureze doar câteva ore.

c. Finalizarea structurii prezentării. Aveţi deja stabilită structura de bază a prezentării. În mod normal ar trebui să trataţi nu mai mult de 3-4 subiecte, acestea fiind obiectivele principale ale prezentării. Dacă încercaţi să prezentaţi prea multe idei, riscaţi să plictisiţi audienţa. Dacă aveţi prea multe lucruri de spus puteţi organiza un curs sau puteţi împărţi subiectele în mai multe prezentări. Numărul de subiecte tratate şi lungimea prezentării depind foarte mult de timpul alocat. De exemplu, pentru o prezentare de 5-10 minute nu veţi realiza decât 3-4 slide-uri şi veţi prezenta o singură idee. Nu încercaţi să acoperiţi mai multe subiecte într-un interval aşa scurt. Pentru o prezentare de o oră putem realiza 25-30 de slide-uri şi să trataţi 3-4 subiecte, asta însemnând în medie 2 minute pentru fiecare slide. Desigur peste unele slide-uri veţi trece mai repede, cum ar fi peste agendă sau slide-urile intermediare, iar asupra altora veţi insista mai mult. Nu este realist însă să realizaţi de la început prea multe slide-uri ştiind foarte bine că nu veţi avea timp să le prezentaţi cum trebuie. Şi este foarte neplăcut atunci când un prezentator spune: „Slide-ul acesta este neinteresant” sau „Nu mai avem timp să parcurgem restul prezentării, vom sări direct la concluzii”. Dacă tot nu le puteţi acoperi, mai bine nu le includeţi în prezentare de la bun început. Având în vedere structura tip a unei prezentări discutată anterior, veţi include cel puţin următoarele slide-uri:

- Titlul prezentării şi numele prezentatorului;- Introducere – de la bun început trebuie enunţată problema al cărei răspuns încercăm să-l

dăm cu prezentarea noastră. O prezentare bună trebuie să captiveze audienţa de la început şi să seteze aşteptările, altfel riscaţi să pierdeţi interesul acestora. Puteţi aloca unul sau mai multe slide-uri după caz pentru a poziţiona în context prezentarea Dvs.;

- Agenda (CUPRINSUL) – care prezintă pe scurt subiectele tratate în prezentare şi vine ca un răspuns la problemele enunţate în introducere. Agenda se poate repeta pe parcursul prezentării servind astfel ca slide intermediar între subiecte şi ajută audienţa să urmărească progresul prezentării;

- O succesiune de 3-4 subiecte care conţin fiecare: o idee sau o problemă şi modul de rezolvare al acesteia, date suplimentare sau exemple care ilustrează ideea respectivă, grafice, imagini sau elemente multimedia. Dacă prezentarea este tehnică, puteţi include demonstraţii. Trebuie să stabiliţi locul acestora în cadrul prezentării prin introducerea unui slide pe care descrieţi pe scurt demonstraţiile efectuate şi să calculaţi durata acestora. Este recomandat ca pentru fiecare subiect pe care îl prezentaţi să nu alocaţi mai mult de 3-5 slide-uri;

- Sumar al celor prezentate - puteţi repeta agenda şi reaminti audienţei subiectele principale discutate;

- Concluzii şi reiterarea mesajului principal;- Sesiune de întrebări şi răspunsuri.

În acest moment trebuie să aveţi conturată foarte clar structura prezentării. Este bine să creaţi de la început toate slide-urile şi să scrieţi pe fiecare măcar titlul, chiar dacă nu le definitivaţi. Astfel veţi avea o idee foarte bună despre cum va arăta prezentarea. De un deosebit ajutor pot fi folosirea unei prezentări anterioare drept referinţă sau utilizarea de template-uri, acestea având avantajul unor structuri bine definite şi posibilitatea de formatare automată a prezentării.

d. Folosirea de şabloane. Pentru a păstra consistenţa prezentării puteţi folosi şabloane. Microsoft PowerPoint vine cu cca. 45 de şabloane predefinite care pot fi aplicate prezentării pe care tocmai o realizaţi. Aceste şabloane (Format - Slide design... - Design templates) definesc tipul, formatul şi dimensiunea textului, background-ul folosit, poziţia casetelor de text, schema de culori, etc (Figura nr. 3.33).

Aplicarea unui şablon

Puteţi aplica în orice moment un şablon prezentării la care lucraţi, dându-i astfel un aspect profesional şi asigurând consistenţa tuturor slide-urilor. Puteţi de asemenea să vă creaţi propriile şabloane pentru a le folosi mai departe la toate prezentările. De exemplu, puteţi crea un şablon care să includă sigla companiei, header sau footer, un anumit background şi schemă de culori. Prin utilizarea unui astfel de şablon la toate prezentările puteţi crea o anumită identitate. Un şablon poate fi creat foarte simplu de la o prezentare existentă, salvând ca şablon cu extensia .pot (PowerPoint Template). Schema de culori defineşte cele 8 culori folosite în cadrul prezentării pentru: fundal, text, umbră, titlu, fill şi hyperlink-uri. Pentru a selecta culorile dorite alegem opţiunea Color Schemes din panoul de activităţi. Este bine să folosiţi culori cu contrast puternic între fundal şi culoarea textului. Puteţi alege de asemenea dintre schemele predefinite (Format - Slide design... – Color Schemes).

e. Recomandări tehnice. Chiar dacă folosiţi un template, este bine să ţineţi cont de câteva recomandări privind realizarea slide-urilor. Acestea sunt prezentate în continuare.

Primul slide conţine titlul şi numele prezentatorului. Acesta este ecranul pe care audienţa îl va vedea atunci când intră în sală şi deci titlul trebuie să fie cât mai sugestiv.

Când prezentaţi acest slide, furnizaţi câteva detalii despre dumneavoastră şi apoi descrieţi în câteva cuvinte subiectul prezentării. Celelalte slide-uri au de obicei acelaşi format. Recomandările ce urmează se aplică tuturor slide-urilor din prezentare.

Fiecare slide are un titlu care permite audienţei să identifice dintr-o privire ideea slide-ului. Dacă este nevoie puteţi folosi şi un subtitlu care să furnizeze explicaţii suplimentare.

Corpul slide-ului trebuie să conţină maximum 4-6 rânduri de text, şi 7-8 cuvinte pe rând. Cam puţin, veţi spune. Trebuie să evitaţi realizarea de slide-uri cu foarte multă informaţie şi care sunt greu inteligibile.

Fiecare rând de text trebuie să descrie sau să argumenteze ideea de bază prezentată în titlu. Trebuie să folosiţi font-uri mari care pot fi citite din spatele sălii.

Titlul prezentării are de obicei dimensiunea 48 şi subtitlul 36. Textul din corpul slide-ului are dimensiunea 32 şi se reduce corespunzător pentru

text-ul identat. Nu trebuie să folosiţi prea multe nivele de identare. Astfel vă asiguraţi că textul de pe slide-uri este vizibil în orice condiţii, chiar şi în săli de dimensiuni mari.

Prin includerea pe slide-uri doar a ideilor principale veţi reuşi să vă abţineţi de la tendinţa de a citi slide-urile în timpul prezentării. Trebuie să vă reamintim că slide-urile sunt doar un suport pentru ilustrarea mesajului pe care vreţi să-l transmiteţi audienţei.

PowerPoint conţine funcţia de Autoformat care adaptează dimensiunea textului la casetă în timpul editării. Deşi este o funcţie utilă pentru că face încadrarea automată a textului în spaţiul alocat, trebuie să fiţi atenţi să păstraţi consistenţa prezentării, folosind aceeaşi dimensiune a textului în toate slide-urile.

Deosebit de importantă este schema de culori aleasă. Este recomandat să folosiţi un fond închis şi text de culoare deschisă pentru a nu obosi ochii asistenţei. Trebuie să păstraţi contrastul pentru a face textul uşor de citit: folosiţi pentru text culorile: alb, galben sau portocaliu pe fond închis, cel mai adesea albastru.

f. Slide Master. Pentru ca setările realizate de Dvs. în ceea ce priveşte background-ul, schema de culori, dimensiunea şi formatul textului, poziţionarea casetelor de text, sigle, etc. să fie stabilite ca implicite pentru toate slide-urile, folosiţi Slide Master pe care îl accesaţi din meniul View/Master/Slide Master. Toate setările făcute în acest slide se vor regăsi şi la celelalte

g. Utilizarea de elemente grafice şi multimedia. Imaginile, elementele grafice şi multimedia constituie sarea şi piperul oricărei prezentări. Puteţi insera imagini din fişiere sau din librăria de imagini a lui Microsoft Office, texte scrise artistic cu WordArt, foi de calcul Excel şi grafice, filme şi sunete folosind meniul Inserare. Tabelele vă ajută să sistematizaţi mai uşor informaţia (Insert - Table...). Pe lângă posibilitatea de a importa tabele Excel şi de a le folosi ca atare în PowerPoint, cu păstrarea posibilităţilor de editare şi recalculare a formulelor, mai puteţi crea şi tabele native PowerPoint.

Coordonatorul de diapozitive

Alegeţi opţiunea inserare tabel (Figura 3.34) şi selectaţi numărul de linii şi coloane. Odată creat îl puteţi modifica foarte uşor prin inserarea sau ştergerea de rânduri şi coloane, îmbinare sau scindarea celulelor. Aveţi la dispoziţie chiar şi un creion cu care putem desena tabelul direct pe slide.

În partea de jos a ferestrei PowerPoint puteţi observa bara de instrumente care vă permite crearea de forme (linii, casete, figuri geometrice),

inserarea de text artistic cu WordArt, inserarea de imagini şi controalele de formatare pentru toate aceste obiecte.

Fig. 3.34. Crearea unui tabel

h. Tranziţii şi animaţii. Puteţi adăuga tranziţii între slide-uri folosind Slide Show/Animation Scheme. Atenţie însă la asigurarea consistenţei: nu trebuie să obosiţi audienţa folosind tot felul de efecte spectaculoase pentru că atenţia privitorilor va devia de la mesajul prezentării. Pentru a explica mai bine succesiunea unor acţiuni sau pentru a descrie de exemplu fluxuri de documente sau mesaje puteţi folosi animaţii particularizate. Animaţiile exprimă mai bine succesiunea unor

idei sau paşi şi vă permit să focalizaţi atenţia audienţei succesiv asupra câte unui singur element la un moment dat.

Figura 3.35 Modul de vizualizare prezentatorOBSERVAŢIE. Trebuie să nu pierdeţi din minte mesajul pe care vreţi să-l transmiteţi. De multe ori vă concentraţi prea mult asupra detaliilor cum ar fi realizarea unor grafice sau a unor tranziţii şi animaţii deosebite şi pierdeţi din vedere ce vreţi să comunicaţi de fapt. Trebuie să reţineţi că la orice prezentare, mesajul principal asupra căruia trebuie reţinută atenţia este oferit de prezentator, iar slide-urile reprezintă doar un suport. Important este ce îşi vor aduce aminte după urmărirea prezentării: Cum le rezolvă lor problema. Produsul ăsta e bun. Pot face şi eu acasă. De aceea, după ce aţi terminat de editat prezentarea este important să o parcurgeţi încă o dată şi să încercaţi să o priviţi prin ochii audienţei. Trebuie să verificaţi fluiditatea şi consistenţa prezentării şi claritatea mesajului pe care doriţi să-l transmiteţi.

i. Activităţi adiţionale. De multe ori realizaţi o prezentare şi în momentul susţinerii uitaţi o parte din ideile pe care aţi vrut să le exprimaţi în fiecare slide. Nu trebuie să încercaţi să memoraţi toate ideile din slide-uri, oricum dacă trece ceva timp între momentul realizării şi susţinere le veţi uita. Puteţi însă adăuga note la fiecare slide chiar în momentul realizării acestuia. Astfel veţi avea foarte clar de fiecare dată ce aşi vrut să spuneţi. Puteţi să le tipăriţi ca slide-uri cu pagina de note şi să le aveţi la îndemână în timpul prezentării. Nu e nici o ruşine ca un prezentator să vină cu paginile de note la o prezentare, fie şi din respect pentru audienţă pentru că vreţi ca mesajul să fie transmis complet şi să nu uitaţi unele detalii. Sub efectul stresului riscaţi să uitaţi multe din lucrurile pe care doriţi să le transmiteţi. Notele pot include chiar textul pe care vrem să-l spuneţi în faţa audienţei (reţineţi însă că un prezentator care citeşte nu are prea multă credibilitate) sau pur şi simplu ideile principale sau mesajele ce trebuie transmise. Nu trebuie să vă bazaţi doar pe ideile de pe slide pentru că un prezentator trebuie să îşi aducă propria contribuţie la explicarea mesajului. PowerPoint permite, atunci când este instalat pe un calculator cu placă video duală – cum sunt majoritatea notebook-urilor de astăzi, afişarea pe proiector a slide-urilor, iar pe ecranul notebook-ului a slide-urilor împreună cu paginile de note în modul de vizualizare prezentator (Figura 3.35). Astfel eliminaţi necesitatea notelor tipărite pentru că le aveţi la îndemână chiar în timpul prezentării pe ecranul notebook-ului. În plus ştiţi în orice moment care este slide-ul următor şi aveţi la dispoziţie şi alte controale cum ar fi afişarea unui ecran negru.

Pentru a configura acest mod de vizualizare trebuie să vă asiguraţi că notebook-ul are activate ambele dispozitive de afişare în Panoul de Control şi apoi în meniul Expunere diapozitive alegeţi Configurare expunere şi bifăm opţiunea Monitoare multiple.

Dacă veţi folosi un alt calculator pentru susţinerea prezentării şi nu sunteţi siguri că acesta are instalate toate fonturile utilizate de Dvs. în prezentare, puteţi folosi opţiunea Pack and Go care salvează prezentarea împreună cu toate font-urile folosite şi opţional cu PowerPoint Viewer într-un pachet executabil pe care îl puteţi copia pe calculatorul unde veţi susţine prezentarea.

j. Pregătirea pentru prezentarea în faţa auditoriului. De acum sunteţi pe cont propriu. Prezentarea este gata şi trebuie doar să o susţineţi. Dacă până aici vă putea ajuta cineva sau puteaţi colabora cu colegii dumneavoastră la realizarea prezentării, în momentul în care vă aflaţi în faţa audienţei totul depinde doar de dumneavoastră. Înainte de ziua prezentării treceţi în revistă încă o dată profilul audienţei. În acest moment ar trebui să aveţi o imagine foarte clară asupra modului cum va decurge prezentarea şi a scopului pe care doriţi să-l atingeţi. Verificaţi datele privind locaţia, persoane de contact, dotarea sălii cu proiector - este recomandat să vă configuraţi dimensiunea desktop-ului la 800x600, echipamente audio – microfon lavalieră şi cablu de sunet pentru notebook, comutator VGA dacă folosiţi mai multe calculatoare. Este bine să vizitaţi locaţia, dacă acest lucru este posibil, cu o zi înainte sau veniţi cu câteva ore mai devreme pentru a vă acomoda cu sala. Respectaţi legile lui Murphy şi testaţi imaginea pe acelaşi proiector pe care veţi face prezentarea. Dacă e o sală mai mare acomodaţi-vă cu scena. Luaţi legătura cu cei de la audio video şi spuneţi-le foarte clar ce aveţi nevoie. Nu presupuneţi că ei ştiu dinainte ce trebuie să facă. Asiguraţi-vă că sunteţi dumneavoastră în controlul prezentării şi nu invers. Stabiliţi momentele în care vor fi rulate clipuri video înregistrate sau aveţi nevoie de sunet pentru secvenţele multimedia ale prezentării. Regizaţi semnalele de pornire.

k. Planuri de rezervă. Încercaţi să prevedeţi dinainte problemele care pot apare. Din nou legea lui Murphy spune că dacă există posibilitatea ca ceva să meargă prost atunci aşa se va întâmpla cu siguranţă. Dacă aveţi nevoie de conectivitate la Internet pentru demonstraţii examinaţi şi posibilitatea de a lucra offline. Salvaţi paginile de care aveţi nevoie pe disc sau instalaţi serverul de Web local. Folosiţi o legătură de back-up (de exemplu pe telefonul mobil). Demonstraţiile pot da erori. Dacă acest lucru se întâmplă în timpul prezentării decideţi dacă se poate remedia imediat (audienţa va aprecia abilităţile dumneavoastră de rezolvare a problemelor), iar dacă nu, glumiţi pe tema erorii şi continuaţi. În nici un caz nu vă luptaţi la nesfârşit cu aceeaşi eroare. Puteţi de asemenea să vă configuraţi un sistem de rezervă sau să folosiţi demonstraţii înregistrate. Pregătiţi-vă pentru ce e mai rău. Proiectorul se poate defecta în mijlocul prezentării sau poate cădea tensiunea de alimentare. Trebuie să fiţi capabil să vă continuaţi expunerea şi să vă atingeţi scopul prezentării chiar şi în aceste condiţii. Important este mesajul care trebuie transmis audienţei.

l. Sfaturi pentru o prezentare reuşită Mai treceţi încă o dată în revistă prezentarea. Cronometraţi-vă timpul dacă este

nevoie. Chiar dacă nu o susţineţi pentru prima oară este bine să revedeţi ideile principale. Nimic nu apare mai rău ca un prezentator care nu-şi ştie slide-urile;

Dacă ţineţi prezentarea cu altcineva, repetiţia este obligatorie. Stabiliţi intrările şi ieşirile fiecăruia. Regizaţi preluările. O prezentare realizată de 2 sau mai multe persoane poate ieşi foarte bine dacă este pregătită cum trebuie sau poate fi un complet dezastru. Trebuie să cunoaşteţi foarte bine ordinea prezentării. Urmăriţi în permanenţă timpul, în cazul în care sunteţi în întârziere trebuie să ştiţi ce părţi ale prezentării pot fi eliminate, decizia trebuind luată la faţa locului;

Dormiţi bine înainte de ziua prezentării. Încercaţi să mâncaţi dimineaţa, altfel nu veţi avea suficientă energie. Nu trebuie să beţi băuturi reci,

În momentele dinaintea prezentării impuneţi-vă calmul, concentraţi-vă. Discutaţi cu entuziasm cu cei pe care îi întâlniţi. Totul va merge OK. Când începeţi prezentarea zâmbiţi, asta vă ajută să vă creaţi starea de spirit necesară.;

Vorbiţi clar, răspicat, impuneţi o prezenţă profesională. Staţi în picioare în timpul expunerii – cu excepţia demonstraţiilor - şi încercaţi să vă poziţionaţi aproape de public;

Nu se bea apă în timpul prezentării. Pe lângă posibilitatea ca apa să se răstoarne peste echipamente este şi un tic foarte deranjant. Dacă este neapărată nevoie, folosiţi pauzele din timpul prezentării pentru a bea apă;

Alte ticuri supărătoare includ joaca cu diverse obiecte (creion, indicator) sau cu îmbrăcămintea. Acestea distrag atenţia asistenţei. Mâinile pot fi foarte expresive cu condiţia să le folosiţi cum trebuie;

Dacă folosiţi microfon încercaţi să eliminaţi zgomotele inutile. Închideţi microfonul atunci când îl preluaţi de la altcineva sau când vă aranjaţi lavaliera;

Urmăriţi în permanenţă timpul. Pentru săli de dimensiuni mari, un ceas plasat vizibil în faţa prezentatorului este de foarte mare ajutor;

Realizaţi o prezentare cât mai interactivă cu putinţă. Încercaţi să antrenaţi audienţa, să câştigaţi încrederea acesteia;

Orice prezentare trebuie să aibă un scop şi rezultate măsurabile, prin care să putem identifica succesul acesteia. Fie că este vorba doar de obţinerea unui scor mare pe formularele de evaluare sau obţinerea unui contract, scopul prezentării trebuie atins.

Şi acest lucru depinde de dumneavoastră, prezentatorul.