Proiect - Auditarea Sistemului Informatic - Documenta

UNIVERSITATEA CREŞTINĂ „DIMITRIE CANTEMIR“ – BUCUREŞTI

FACULTATEA DE FINANŢE, BĂNCI ŞI CONTABILITATE

PROGRAMUL DE MASTERAT “GESTIUNE ŞI AUDIT FINANCIAR”

AUDITAREA MANAGEMENTULUI DOCUMENTELOR

ÎN REGIM ELECTRONIC

TEMA “AUDITAREA SISTEMULUI INFORMATIC

DOCUMENTA”

MASTERAND:

AVĂDANEI VLAD IONUȚ

BUCUREŞTI

2014

1

CUPRINS

DESPRE DOCUMENTA DMS 4

DE CE DOCUMENTA DMS4

CE ASIGURA DOCUMENTA DMS. 5

TEHNOLOGIE DE VARF - APLICATII BAZATE PE TEHNOLOGIILE ORACLE 5

PERFORMANTA GENERALA - REGASIRE RAPIDA A INFORMATIILOR5

LICENTIERE FLEXIBILA 5

INTERFATARE CU ALTE SISTEME ERP 5

EXPORTUL RAPOARTELOR IN EXCEL, PDF, DOC, HTML; IMPORT AUTOMAT DE DATE DIN EXCEL 5

ZONE DE LUCRU, CONTAINERE DE DOCUMENTE 7

SABLOANE/TEMPLATE-URI 10

CALENDAR DE ACTIVITATI SI ALERTE 10

ORGANIGRAMA 11

METADATE 12

INDEXAREA SI CAUTAREA DOCUMENTELOR 13

CAUTARE FULL-TEXT 13

ADMINISTRAREA UTILIZATORILOR FOLOSIND GRUPURI, ROLURI SI DREPTURI DE ACCESS (READ,

WRITE, FULL CONTROL, RECURSIV) 14

ADMINISTRAREA LOV-URILOR (LISTELE DE VALORI). 15

SUPORT ISO – ALTE CERTIFICARI 15

FLUXURI DE DOCUMENTE 15

SCANAREA DOCUMENTELOR IN DMS 17

OCR – RECONSTITUIREA TEXTULUI DE PE DOCUMENTELE SCANATE 17

INTEGRARE OFFICE (OFFICE PLUG-IN) – OUTLOOK, MICROSOFT WORD, MICROSOFT EXCEL,

POWERPOINT, MSPROJECT, MSVISIO 20

2

REGISTRATURA 20

ARHIVAREA AUTOMATA A DOCUMENTELOR. RECUPERAREA DOCUMENTELOR STERSE DIN

GRESEALA 21

VERSIONAREA DOCUMENTELOR. CHECK-IN / CHECK-OUT 23

AUDIT-UL ACCESULUI DE DOCUMENTE 24

SECURITATEA DATELOR 24

TEHNOLOGIE 26

DOCUMENTA DMS - COMPATIBILITATE 26

DOCUMENTA DMS - CARACTERISTICI 27

CONCLUZII 30

BIBLIOGRAFIE 31

3

DOCUMENTA DMS ( Data Management Solutions)

DOCUMENTA DMS este o solutie completa de Managementul Documentelor si Arhivare electronica dezvoltata de INFRASOFT Romania.

DOCUMENTA contine toate uneltele necesare in procesul de creare, stocare, organizare, identificare, manipulare, editare si utilizare a tuturor documentelor din institutii si companii.

Sistemul este dezvoltat de compania americana EPS Corporation impreuna cu compania romaneasca de software development INFRASOFT.

Referintele sistemului si a componentelor sale constau in implementari la clienti medii si mari, atat in domeniul privat cat si cel public: METROREX, PETROM –OMV, Sistemul National de Pensii din Romania.

Sistemul utilizeaza tehnologie moderna si performanta pentru stocarea si gestionarea sigura a volumelor mari de date – ORACLE & JAVA. Prin utilizarea corespunzatoare a bazei de date ORACLE sistemul functioneaza eficient chiar daca volumul de documente gestionat va creste semnificativ odata cu trecerea timpului.

De ce Documenta DMS?

Avantaje – diferentiatori

- Utilizarea tehnologiei ORACLE – baza de date capabila sa lucreze eficient cu volume mari de date

- Registratura electronica – standardizare conforma cu Normativele Depozite Arhiva si Modelului de Nomenclator Arhivistic

- Interactiunea cu alte sisteme (ERP, CRM, FMS) – Documenta expune o interfata programabila SQL prin care se poate integra cu alte sisteme de tip ERP, CRM, FMS

- FULL-TEXT-Search – optimizat prin utilizare indecsi CLOB (Character Large Object) - OCR integrat la scanarea documentelor - OCR utilizand ZONE de document predefinite (recunoasterea textului de pe hartiile

scanate din anumite zone ale acestora pentru a optimiza timpul de scanare si indexare) - SMART Scan multipages – scanarea inteligenta a documentelor cu numar variabil de

pagini utilizand separatori barcode intre documente - Instant Messaging integrat – comunicare in timp real intre utilizatori - Alerte si notificari pe email si in aplicatie - Coduri de bare asociate documentelor - Managementul locatorilor fizici pentru documente - Integrare cu suita Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Visio, Microsoft Project,

email - Outlook) prin add-in-uri specializate (check-in, check-out, new from sablon – direct din aplicatiile Office)

4

Ce asigura DOCUMENTA DMS?

1. Tehnologie de varf - Aplicatii bazate pe tehnologiile ORACLE. ORACLE este o tehnologie de top in ceea ce priveste performanta si volumul bazelor de date gestionate.

2. Performanta generala - regasire rapida a informatiilor, si dupa 5 ani de utilizare, termenul maxim de regasire a unei inregistrari este de 2 secunde pe criteriile de identificare. Volumul de date poate ajunge la miliarde de inregistrari, baza de date la dimensiuni de 4-5 TB

3. Licentiere flexibila – modalitatea de licentiere a sistemului “Documenta Unlimited” nu induce restrictii asupra beneficiarului in privinta numarului de utilizatori ce folosesc sau vor folosi in viitor sistemul

4. Interfatare cu alte sisteme ERP - DocumentaDMS expune o interfata SQL “open” prin care se poate interfata cu alte sisteme de tip ERP si nu numai.

5

5. Exportul rapoartelor in Excel, PDF, doc, html; Import automat de date din Excel

Figura: “Export raport in HTML”

Sursa: ” http://www.infrasoft.ro/imagini”

Figura: “Export raport in EXCEL”


6

Figura “Export raport in EXCEL”


Figura: “Export raport in PDF”


6. Zone de lucru, Containere de documente – crearea zonelor de lucru pentru fiecare utilizator, pe grupuri de lucru, pe departamente, contracte, tipuri de documente.

7

Figura “Consola de lucru curent pe documente”

Consola de lucru curent este un instrument usor de invatat / utilizat deoarece foloseste conceptele cu care utilizatorii sunt deja obisnuiti – utilizare windows explorer.

Foldere-le sunt prezentate in partea stanga iar documentele continute sunt prezentate in partea centrala a ecranului.

Consola pune la dispozitia utilizatorilor meniu, bara de comanzi rapida si meniu contextual pe fiecare fisier si director.

Comenzile de Copy/Paste/Delete/Cut sunt implementate similar cu functionalitatile windows explorer.

Figura “Categorii documente”


8

Documentele aferente Document Management System (DMS) se definesc pe categoria cu acelasi nume

Figura “Tipuri de documente”

Tipurile de documente sunt caracterizate de cod, descriere si pozitia de aparitie in lista Pentru copierea unui document de utilizeaza functionalitatea “Clone”


Figura “Serii de documente”


9

Pe fiecare tip de document se definesc seriile disponibile si drepturile de acces pe serii acordate utilizatorilor

Figura “Document preview”


Preview disponibil la accesarea optiunii preview pentru fisierele de tip Word Document, Excel, PDF, Imagini, pagina web, text file

7. Sabloane/Template-uri de documente – definirea si administrarea unitara a formularelor (exemple: cerere de concediu, minuta de sedinta, oferta etc) si asigurarea utilizarii lor de catre tot personalul. Utilizarea este similara cu utilizarea standard Windows: click dreapta > New > Word Document/Minuta de sedinta s.a.m.d.

8. Calendar de activitati si alerte.

Figura “Calendar de activitati”

Evenimentele generale si particulare – alerte pe documente/fluxuri – sunt gestionate de

sistem

10


9. Organigrama. – definirea organigramei pe departamente, asocierea utilizatorilor la organigrama. Utilizarea acesteia in definirea fluxurilor de documente.

Figura: “Organigrama”


11

10. Metadate. – definirea de tipuri de documente, definirea de metadate/atribute aferente fiecarui tip (exemplu: Tip: certificat garantie; Metadate: data, numar, client, semnat de, valabilitate); asocierea de tipuri de documente la containerele de documente.

Figura: “Atribute (metadate)”


Completarea automata a valorii metadatelor in functie de FULL OCR sau OCR ZONE DOCUMENT.

Fiecare tip de document este caracterizat de anumite metadate – decize de echipa de implementare impreuna cu reprezentantii clientului. De exemplu o factura furnizor poate avea ca si metadate: FURNIZOR, SERIE, NUMAR, VALOARE, LISTA ARTICOLE.

Documenta OCR Engine poate fi configurata sa extraga automat textul de pe facturile scanate, sa parseze acest text si sa completeze automat valorile de pe metadate.

12

Figura: “Completarea metadatelor”


Metadatele sunt afisate si completate in functie de tipul de documentul asociat.

11. Indexarea si cautarea documentelor. – documentele sunt indexate dupa tip, denumire si metadate. Cautarea si regasirea se efectueaza dupa criterii multiple de cautare. Regasirea documentelor este rapida – sistemul asigura regasirea oricarui document in maxim 3 secunde utilizand filtre pe criteriile de cautare.

12. Cautare FULL-TEXT. Sistemul asigura indexarea FULL-TEXT si cautarea in continutul documentelor editabile. Se utilizeaza indecsi speciali ORACLE pentru tipurile de data CLOB si BLOB.

13

Figura “Cautare avansata documente”


Documentele sunt indexate, cautarea se realizeaza dupa multiple criterii de cautare. Este disponibila si cautarea FULL-TEXT in continutul documentelor

13. Administrarea utilizatorilor folosind grupuri, roluri si drepturi de access (read, write, full control, recursiv)

Documenta ofera capacitati puternice si flexibile de administrare a utilizatorilor sistemului de Management a Documentelor prin utilizatori, roluri, grupuri si unitati

Un grup contine unul sau mai multi utilizatori. Rolurile sunt acordate grupurilor (recomandat) si utilizatorilor. Grupurile, rolurile si utilizatorii sunt folosite la gestionarea drepturilor de access pe diferitele functionalitati ale aplicatiei, la gestionarea accesului pe foldere / directorare de documente (read, write, full-control, drepturi recursive/ne-recursive) pe toate subdirectoarele sau documentele continute, la definirea pasilor pe fluxurile de documente din aplicatie.

Figura: “Administrare utilizatori”


14

Administrarea utilizatorilor se realizeaza pe baza grupurilor si a rolurilor

14. Administrarea LOV-urilor (Listele de Valori). Sistemul gestioneaza listele de valori atasate valorilor ce pot fi completate pentru metadate. Listele de valori sunt de urmatoarele tipuri: statice (exemplu: rosu, negru, albastru), dinamice (bazate pe tabele/SQL – exemplu: lista clientilor), mixte, cu adaugare dinamica in lista

Figura: “Liste de Valori”


15. Suport ISO – alte Certificari – sistemul expune mecanismele necesare de control al documentelor si al inregistrarilor in conformitate cu standardele ISO in vigoare.

16. Fluxuri de documente – Sistemul expune unul dintre cele mai complete, flexibile si usor de utilizat mecanisme de administrare a fluxurilor de lucru (secventiale, paralele, aprobari, rezolutii, atribuiri, informari). Fluxurile de baza sunt definite in etapa de implementare, iar apoi sunt intretinute/completate de catre administratorul aplicatiei.

15


16

Figura: “Workflow designer”


Motorul de fluxuri al Documenta DMS permite definirea de pana la 10.000 de pasi / utilizatori pe flux.

Sistemul permite combinatii de: Pasi secventiali, Pasi paraleli, Aprobare, Atribuire, Informare, Aprobare/Informare: toti utilizatorii de pe un nivel/pas, Cel putin un utilizator / oricare de pe un nivel/pas

17. Scanarea documentelor in DMS – Sistemul permite scanarea documentelor prin conexiune directa cu scanner de mare viteza. Documentele sunt scanate si transmise automat in sistemul DMS.

18. OCR – Reconstituirea textului de pe documentele scanate. Sistemul expune un sistem de OCR atat la nivel de document, cat si la nivel de ZONE de DOCUMENT. OCR-izarea documentelor la nivel de zone sustine cresterea performantelor si scaderea timpului de OCR-izare. Textul reconstituit pe fiecare zona poate fi asociat unei metadate specifice a documentului si utilizat apoi pentru indexare si regasirea rapida a documentelor. Mecanismul este unul dezvoltat de INFRASOFT si permite particularizarea facila in raport cu nevoile specifice ale companiei ce utilizeaza sistemul. Sistemul genereaza: PDF, PDF searchable, BMP, JPEG, Tiff.

Avantaje

FULL OCR permite indexarea textului de pe documentele scanate Se pot executa cautari rapide dupa tipuri de documente si text continut Se pot recomanda utilizarea pentru documentele scanate pe format tipizat/formular

17

OCR ZONE Document permite completarea automata a metadatelor.

Dezavantaje

Nu se recomanda OCR ZONE pentru documentele cu format variabil – gen facturi furnizori

Scrisul de mana are un procent scazut de success in identificarea OCR Operatiunile OCR sunt consumatoare de timp si capacitate de procesare

Figura: “Reconstituirea textului pe zone de document”


Sistemul extrage automat textul de pe documentele scanate si il completeaza pe

metadatele indexate ale documentului, pentru regasirea ulterioara sau cautari.

18

Figura “Full-OCR”


Recunoasterea textului de pe documentele scanate – Functionalitate OCR completa pe documente.

Documenta permite procesarea bulk a documentelor scanate, cu recunoasterea automata a

textului de pe documente. Textul regasit este indexat prin indecsi ORACLE CLOB.

Indecsii sunt utilizati ulterior pentru cautari si regasiri rapide ale documentelor.

19. Integrare Office (Office plug-in) – Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel, Powerpoint, MsProject, MsVisio

Sistemul se integreaza in bara de instrumente Microsoft Word, Excel, Outlook, Vision si PPT.

19

Figura”Office plug-in”

Sursa: ”http://www.infrasoft.ro/imagini”

20. Registratura – sistemul furnizeaza mecanismul necesar pentru registratura electronica a companiei

Documenta DMS include regsitratura electronica a documentelor. In aplicatie se pot defini usor de catre administrator mai multe registre de documente – dupa cum este cazul: registru general, registru intrari, registru iesiri, registru vanzari, registru financiar contabil etc. Pe fiecare registru se aloca drepturile de utilizare / inregistrare a documentelor catre grupurile de utilizatori existente. La accesarea registraturii electronice sunt vizualizate toate documentele, atat ca si metadate – numar inregistrare, data, tert , emitent etc – cat, prin dublu click, se poate vizualiza si continutul documentelor, indiferent de locatia fizica a acestora.

Figura 1 “Registratura”

20


Figura 2 “Registratura”


In sistem, pe langa registrul general, se definesc si registrele speciale / departamentale.

21

Drepturile de inregistrare documente se aloca pe fiecare registru in parte.

21. Arhivarea automata a documentelor. Recuperarea documentelor sterse din greseala.

Arhivarea electronica - Avantaje

regasirea imediata a oricarui document prin cautari indexate optimizate realizarea cerintelor legale in ceea ce priveste reglementarile privind pastrarea arhivei de

documente organizarea logica a documentelor pe dosare, clienti, furnizori, contracte, proiecte, lucrari vizualizarea on-line imediata a documentelor transmiterea pe email a documentelor salvarea locala a documentelor scanate realizarea dosarelor logice de documente – documente principale si documente anexate integrarea documentelor in sistemul de Document Management si in sistemul ERP cautari full-text / OCR cautari pe baza de metadata realizarea legaturii cu locatorul fizic (cutie, rand, raft, locatie) al documentului backup garantat pe perioade de pana la 100 de ani la aceste documente scanate

Figura “Criterii arhivare”


COnfigurarea criteriilor de arhivare se poate face atat pe general cat si pentru fiecare tip de document in parte

Figura “Recuperarea documentelor”

22


Documentele sterse sunt pastrate pentru o eventuala recuperare. Administratorul intervine si realizeaza stergerea permanenta “bulk” sau individuala a

documentelor.

22. Versionarea documentelor. Check-in / Check-out.


23

Documenta expune capacitati de Check-in / Check-out a documentelor cu pastrarea automata a versiunilor rezultate.

Sistemul poate pastra un numar nelimitat de versiuni pe fiecare document – numarul de versiuni este configurabil functie de spatiul de stocare disponibil. Pentru eficientizarea utilizarii spatiului, administratorul poate decide stergerea versiunilor de lucru/intermediare – dupa aprobarea versiunii finale a unui document.

23. Audit-ul accesului de documente

Figura “Audit”

Sursa : “http://www.infrasoft.ro/imagini”

Sistemul pastreaza istoricul documentelor pe fluxuri, accesibil administratorilor pentru consultare

Securitatea datelorSecuritatea datelor sa fie realizata in corcordanţă cu prevederile Legii nr. 182/2002, cu

modificarile si completarile ulterioare, precum si ale Standardelor nationale de protectie a informatiilor clasificate in Romania.

Securitatea documentelor se realizează indeplinind urmatoarele caracteristici:

fiecare document să aibă o secţiune unde dă se poată specifica dacă este secret sau public în cazul documentelor secrete trebuie să se poată specifica lista de desecretizare de către

cel care încadrează documentul

24

accesul la un document secret şi la toate înregistrările derivate din el va fi permis exclusiv persoanelor din lista de desecretizare

pentru documentele secret de serviciu să se poată specifica date legate de nr. anexe, file/exemplar, exemplare, nr. dosar de clasare.

pentru fiecare document în operare, utilizatorul care îl lucrează să poată bloca accesul altor utilizatori la el în editare (acolo unde e posibil)

fiecare document să poată avea o listă cu persoane care pot edita rezoluţii (participă la răspunsul comun); persoanele de pe această listă vor avea temporar dreptul de editare pe document până când titularul documentului blochează documentul în editare sau documentul nu mai este în operare la respectivul utilizator

Atacurile la e-securitate se manifesta prin multiple si diferite procedee, cum ar fi: diversiunea, intoxicarea, penetrarea, extragerea, coruperea, violarea, fraudarea, dezinformarea, inducerea in eroare, abaterea atentiei, inselarea vigilentei, dereglarea, blocarea, distrugerea sistemului.

Elemente de securitate si tehnicile specifice:

- Ascultarea comunicatiilor- Diversiunea si intoxicarea- Furtul parolelor- Modificarea datelor- Inregistrarea- Phising:tip nou de frauda financiara- Hackers

- Pirateria de Software- FIREWALL- SPAM - AntiSpam- SPYWARE - AntiSpyware- VIRUS - AntiVirus

Logarea in sistemul informatic se face prin acces securizat. Are support multilanguage.

Sistemul asigura accesul securizat la documente, alegerea limbii de lucru (Romana, Engleza,Germana,Rusa).

Sistemul permite si integrarea cu Active Directory local al companiei dumneavoastra.Sistemul permite si semnatura digitala.Semnatura electronica este un certificat digital este o „carte de identitate” virtuală, care îţi

permite identificarea fără echivoc pe internet.

25

TEHNOLOGIE

Documenta DMS utilizează urmatoarele tehnologii: Import automat din Excel si web-services Export Excel, PDF; Posibilitatea de transmitere date pe web-service catre parteneri (B2B) Tehnologie de top: ORACLE & Java Accesibilitate de pe telefonul mobil Integrare cu Active Directory ORACLE Database JAVA Application Server Compatibilitate cu toate sistemele de operare

Documenta DMS - Compatibilitate

Sistem de operare Server1. HP-UX Itanium, HP-UX Itanium (32-bit)2. IBM AIX on POWER Systems (32-bit și 64+bit)3. Linux Itanium, Linux x86, Linux x86-644. Sun Solaris x86 (32-bit), Sun Solaris x86-64 (64-bit)5. Microsoft Windows (32-bit), Microsoft Windows Itanium (64-bit), Microsoft Windows

x64 (64-bit)6. Windows 7/Windows 8

Staţie de lucru1. Ms Windows 952. Ms Windows NT3. Ms Windows 20004. Ms Windows 2003 Server5. Ms Windows XP6. Ms Windows Vista7. Ms Windows 78. Ms Windows 8

Cerinte statie de lucru:Minimal:

1. Sistem operare Linux / Win.XP2. RAM 512 MB3. Procesor 1 Ghz

Recomandat:1. Sistem operare Windows XP SP32. RAM 1 GB3. Procesor 2 Ghz

Cerinte server:Minimal:

1. Procesor - 1GHz2. RAM - 2GB3. HDD - 30GB4. DVD Writer - DA

Recomandat:1. Procesor - 2GHz2. RAM – 3GB3. HDD – 500GB4. DVD Writer - DA

26

DOCUMENTA DMS – CARACTERISTICI

27

28

29

CONCLUZII

“Lucrurile de mare însemnătate nu trebuie niciodată lăsate în voia lucrurilor neînsemnate.” (Goethe)

Manipularea şi gestionarea documentelor se întrepătrund cu activitatea zilnică din cadrul unei instituţii publice. De la actele generale de livrarea serviciilor publice, la cele de natură financiară, juridică şi până la corespondenţa zilnică, toate trebuie gestionate într-un mod care să conducă la eficientizarea activităţii unei organizaţii publice.

Implementarea unei soluţii informatice care să realizeze acest proces s-a impus în ultima perioadă ca o soluţie salvatoare. Viteza de prelucrare a datelor, capacităţile mari de stocare disponibile pe piaţă, calitatea echipamentelor de scanare şi chiar cele privind semnătura electronică constituie tot atâtea argumente în favoarea trecerii de la sistemul de gestionare a hârtiilor pe suport fizic către mediul electronic.

O astfel de soluţie de management al documentelor oferă trei avantaje esenţiale:economie de timp, spaţiu şi resurse umane. În condiţiile unui mediu de administraţie public asaltat de informaţii, vehiculate atât în interiorul unei organizaţii, cât şi în exterior, un system performant de management al documentelor, proiectelor şi cunoştinţelor influenţează în mod esenţial managementul timpului de lucru. Pe de altă parte, reducerea ponderii hârtiei în circulaţia documentelor generează reducerea substanţială a spaţiului de depozitare a arhivelor.

Sigur, un astfel de sistem prezintă şi dezavantaje, dar substanţierea lui pe baza procedurilor de lucru şi a unei strategii generale a instituţiei publice, conduce la organizarea activităţii pe baza celor trei „E” ai managementului (economie, eficienţă, eficacitate).

Pentru atingerea unor astfel de indicatori este nevoie doar de un sistem robust de management al performanţei întreprinderii şi aplicarea filozofiei managementului prin obiective bazat pe paradigma „plan – do – check – act”. Bineînţeles că în cazul managementului documentelor accentul cade pe planificarea şi procedurile privind fluxul de documente. C.I.

Cu toţii lucrăm încă excesiv de mult cu hârtii la locul de muncă. Am încercat să înlocuim suportul scriptic cu cel electronic, însă hârtiile se tot adună.

Deciziile importante cer schimbări puternice şi asumate. Consumul iresponsabil şi neglijenţa ne-au adus azi în punctul in care nu mai avem de ales. Totuşi trebuie sa conştientizăm efectul alegerilor noastre asupra naturii. Să ne folosim abilităţile pentru a crea şi dezvolta instrumente care sa ne ajute sa rămânem productivi, dar fără să dăunăm mediului înconjurător.

30

Bibliografie

1. Legislatie # http://www.infrasoft.ro/lege

2. Capturi de ecrane din aplicatie # http://www.infrasoft.ro/imagini

3. Suport: # http://www.infrasoft.ro/resurse/DMS%20Suport.pdf

# http://www.managementul-documentelor-romania.ro/

4. Project management – plan implementare: http://www.infrasoft.ro/resurse/DMS%20Plan%20implementare.pdf

31

Documents

Proiect - Auditarea Sistemului Informatic - Documenta