PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL...salvaguardando el patrimonio documental del País para ponerlo al servicio de la comunidad; la ley 594 de 2000 que estableció las reglas y principios

PROGRAMA DE GESTIÓN

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TABLA DE CONTENIDO

I. GENERALIDADES 1.1 Introducción 1.2 Propósito y Alcance 1.3 Objetivos

1.3.1 Objetivo General 1.3.2 Objetivos Específicos

1.4 Marco Legal General 1.5 Requerimientos para el Desarrollo del Programa de Gestión Documental

1.5.1 Normativos 1.5.2 Económicos 1.5.3 Administrativos 1.5.4 Tecnológicos

1.6 Glosario II. DIAGNOSTICO GENERAL

2.1 Antecedentes 2.2 Estructura Orgánica 2.3 Listado de Dependencias 2.4 Grupo Interno de Trabajo Gestión de La Información

2.4.1 Estructura del Grupo Gestión de la Información- Situación Actual 2.4.1.1 Recurso Humano

2.4.2 Documentos del Modelo Integrado de Gestión 2.4.3 Herramientas para la Gestión Documental 2.4.4 Plan de Mejoramiento Actual

2.4.4.1 Capacitación en Gestión Documental

III. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 3.1 Marco Legal 3.2 Definición e Importancia 3.3 Cuadro de Clasificación Documental 3.4 Tablas de Retención Documental 3.5 Tablas de Valoración Documental 3.6 Inventario Documental 3.7 Mapas de Procesos y Flujos Documentales 3.8 Archivo Total

3.8.1 Archivo de Gestión


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3.8.2 Archivo Central 3.8.3 Archivo Histórico

3.9 Lineamientos para los Procesos de Gestión Documental 3.9.1 Planeación y Valoración 3.9.2 Producción 3.9.2 Recepción, Direccionamiento y Organización 3.9.3 Distribución 3.9.4 Consulta 3.9.5 Transferencia y Disposición 3.9.6 Preservación 3.9.7 Seguimiento a la Gestión Documental

3.10 Gestión Documental Ambiental

IV. MARCO DE REFERENCIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL MINISTERIO 4.1 Plan Nacional de Desarrollo 4.2 Plan Vive Digital 4.3 Plan Nacional de Desarrollo


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I. GENERALIDADES

1.1 Introducción

Se mantiene u n marco legal y jurídico d o n d e s e desarrolla la gestión documental, de donde se des taca la Ley 80 de 1989, que vigila la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardando el patrimonio documental del País para ponerlo al servicio de la comunidad; la ley 594 de 2000 que estableció las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, y reglamenta como obligación para las Entidades Públicas, elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación compromete percibir los principios y procesos Archivísticos.

Se destaca también el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, dispone en su artículo 3º que “la gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación.”

También, el Estado ha comenzado a reorganizar el sector de las comunicaciones y desde varios años atrás ha venido suprimiendo entes adscritos al sector, una vez suprimidos sus archivos deben ser salvaguardados por el Min TIC.

Por lo antepuesto citado se observa la necesidad de mantener y conservar los archivos de la entidad y garantizar su conservación en el tiempo, conforme lo exige la Ley 594 de 2000, y los decretos reglamentarios 2482 de 2012, 2578 de 2012 y 2609 de 2012, entre otros.

La Gestión Documental está limitada según la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, también, informa sobre la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión documental, independientemente del soporte en que produzcan la información, para el cumplimiento estatal.


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Se razona que los documentos son de vital importancia para el desarrollo de la entidad y proporcionan la información ordenada para apoyar la validez de la administración en la toma de decisiones, la rendición de cuentas, etc., los documentos pueden ser usados como testimonios confiables y precisos de las decisiones y las acciones que se han documentado, además, son considerados como los principios del control de las necesidades fundamentales de un sistema de gestión de calidad.

Se debe procesar y elaborar un Programa de Gestión Documental, así como en las prácticas operativas, que se puedan optimizar y organizar con el apoyo de soluciones informáticas, las cuales permitirán reducir problemas y facilitar el desempeño de las actividades propias de cada dependencia o área, resaltando la importancia de los documentos y archivos como lenguaje natural de la administración pública.

El Programa de Gestión Documental, es un herramienta que ofrece, unas técnicas organizativas, y una normatividad que se deben aplicar para gestionar los documentos, con un enfoque claro y sencillo; además, permite estandarizar el proceso de Gestión Documental, de manera que las actividades técnicas o procedimientos aplicados desde la planeación, hasta la preservación de los documentos, siempre se desarrolle de la misma manera.

1.2 Propósito y alcance

La gestión documental eficaz de la información en todas las entidades resulta necesaria para la toma de decisiones, es por esto que los archivos se han convertido en un apoyo fundamental y estratégico; por lo que se ha hecho necesario implementar un Programa de Gestión Documental, que permitan disponer de manera ordenada de toda la Gestión Documental del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.


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El Programa de Gestión Documental inicia desde la planeación y valoración documental, la producción, recepción, direccionamiento y organización de documentos, distribución, consulta, transferencia y disposición, y preservación; estos últimos tres subprocesos según lo establecido previamente en las tablas de retención y valoración documental.

1.3 Objetivos

1.3.1 Objetivo general

Desarrollar un programa de gestión documental en el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia que proporciona y estandariza la información que se genera en la entidad, con base en las directrices del Archivo General de la Nación.

1.3.2 Objetivos específicos

• Diagnosticar el estado de la Gestión Documental del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.

• Plasmar, regularizar y registrar los procesos que se desarrollan en la Gestión Documental al interior del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, a través de lineamientos claros y precisos, que integrados a los procesos del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, certifiquen la eficiencia de la Gestión y la conservación del patrimonio documental.

• Especificar los lineamientos, instructivos y formatos necesarios para desarrollar el proceso de Gestión documental

• Realizar continuamente una Actualización de la seguridad en los sistemas de información del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia para garantizar la obtención de unos mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial de la información.

1.4 Marco legal

A continuación se presenta el conjunto de Normas vigentes.

LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594 DE 2000 Producción Documental Ley 527 de 1999. Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.


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Código Penal. Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Código de Procedimiento Penal. Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre el valor probatorio del documento privado. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 4, 5, 6, 8 9 10 11 12 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Recepción documental Constitución Política. Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003). Decreto 2150 de 1995. Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.

Distribución y Trámite de documentos. Ley 58 de 1982. Reglamentación tramite peticiones. Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición. Decreto 2150 de 1995. Artículos 6, 16, 17, 22, 25. Decreto 1222 de 1999. Artículo 33. Derecho de turno. Ley 1437 Código contencioso y de lo administrativo Ley anti trámites.

Organización de documentos. Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal Articulo 289 y 337. Ley 80 de 1993. Artículo 55. Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T.R.D. Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas de orden nacional.


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Artículo 36. Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el sistema Nacional de Archivos, se establece la red nacional de archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del estado. Acuerdo AGN 007 de 1994. Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el comité evaluador de Documentos en los departamentos, determina su integración y le fija funciones. Acuerdo AGN 041 de 2002.Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen. Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000. Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación. Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados. Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Circular AGN 01 de 2003. Organización y Conservación de los documentos de archivo. Circular AGN-DAFP N° 004 de 2003. Organización de historias laborales. Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales. Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar. Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.

Consulta de documentos. Constitución Política Artículo 20, 27, 74, 112. Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal. Artículo 315, 316, 320. Ley 57 de 1985. Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a documentos públicos. Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el derecho a la petición de la información. Decreto 2126 de 1992. Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores. Acuerdo AGN 47 de 2000. Acceso a documentos. Acuerdo AGN 56 de 2000. Requisitos de consulta.


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Conservación de documentos. Constitución Política. Artículo 8, 95. Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos. Ley 397 de 1997.Ley General de Cultura Artículo 4. Definición de patrimonio Cultural de la Nación. Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de imágenes en Movimiento. Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos. Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”. Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a documentos de Archivo, restricciones por razones de conservación. Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental. Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo AGN 050 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

Disposición final de los documentos. Ley 39 de 1981. Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional. Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo Párrafo. Las entidades estatales establecerán las medidas que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales. Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que, encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.


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Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio. Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial. Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos. Artículos 134. Conservación y destrucción de libros. Decreto 1515 de 2013 Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”. Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. Artículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Artículo 25. “Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico. Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar. NTC 3723. Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación. NTC 4080. Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata. NTC 5238. Micrografía: microfilmación de series: Procedimientos de operación.

1.5. Requerimientos para el desarrollo del programa de gestión documental

1.5.1 Normativos.

Se pretende la normalización de todos los procesos involucrados en el ciclo de vida de los documentos y lo concerniente bajo el concepto de “Archivo Total”, para esto se ha lanzado con la actualización en Gestión de Calidad y la Subdirección de Planeación y a través de Subcomités de Gestión de Calidad, la actualización de los Procesos del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, la creación y aprobación de las TRD por el Consejo Departamental de Archivos, la creación y actualización de los manuales necesarios para el desarrollo la Gestión Documental.

1.5.2 Economicos

El Programa de Gestión Documental del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia ha sido desarrollado con recursos proporcionados por la misma entidad desde la Subdirección Administrativa y Financiera con el apoyo técnico de la Subdirección de Planeación desde el año 2013.


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1.5.3. Administrativos.

En acatamiento del Artículo 4 Decreto 2609 de 2012 del Archivo General de la Nación dentro de la estructura de las entidades debe existir una Coordinación encargada de la Gestión Documental, figura que existe en el Instituto de cultura y Patrimonio de Antioquia desde el año 2013 con la creación del grupo Punto de Atención al Ciudadano y al Operador mediante Resolución 1225 de Julio de 2003 que fue modificada por la Resolución 1562 de 2004, y luego por la 787 que divide ese grupo en tres más entre los cuales se encuentra el Grupo de Gestión de la Información; además, en el artículo 15 del decreto 2578 de 2012 del Ministerio de Cultura establece la conformación del Comité Interno de Archivo, que para el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones se crea según resolución 1083 de 2013 en el artículo 9 dentro del Subcomité de Arquitectura Institucional componente Información y TI.

1.5.4. Tecnológicos.

En el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia se maneja el software Radicador2 de la empresa Microcolsa con su plataforma Docuware, para registrar, radicar y apoyar el seguimiento y control del proceso de gestión documental por medio de reportes que permiten analizar dicho proceso; actualmente y en aras de mejorar el proceso, el Instituto de adelanta la contratación para la implementación y operación de un administrador de contenidos administrativos, en temas de gestión documental con un enfoque de ECM (Enterprise Content Management), que garantice la gestión de contenido en documentos físicos, documentos electrónicos, correo electrónico, fax, imágenes, vídeo, voz, etc.

La ejecución de un sistema de información de gestión documental involucra incluir información, personas, software y hardware, de tal forma que se pueda transformar el Instituto de cultura y Patrimonio de Antioquia más eficiente con cero papel y con un modelo que sea replicable en otras entidades del Departamento. El sistema de información que se efectúe debe cubrir integralmente los procesos actuales y los nuevos procesos según la avance y progreso.


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1.6 Glosario.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. ACHIVO CENTRAL: Agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del sistema Nacional de Archivos. ARCHIVO HISTORICO: A él se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico- funcional de la entidad. COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas correctivas o preventivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su Contenido CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para su gestión o la investigación. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.


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ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. EXPEDIENTE DOCUMENTAL: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. FONDO DOCUMENTAL: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona. INVENTARIO DOCUMENTAL: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos en las instituciones, en cumplimiento de sus funciones. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, estas, deben ser elaboradas y adoptadas para la implementación del Programa de Gestión documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de


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Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD). TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas. TRAMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.


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II. DIAGNOSTICO GENERAL

2.1 Antecedentes- Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia

El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia es un ente descentralizado adscrito a la Secretaría de Educación de Antioquia orientado a la promoción y fomento de la cultura de la Gobernación de Antioquia que tiene como objetivos la promoción y difusión de la cultura en sus diferentes manifestaciones, y de la conservación y divulgación del patrimonio cultural del Departamento con el fin de ser los generadores de un modelo ét ico y polí t ico de gest ión públ ica para el fomento de desarro l lo de procesos cu ltura les sosten ibles.

HISTORIA

A los comienzos de lo que es hoy el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia se exaltan en los años 2010 y 2011 por medio de la Ordenanza 34 del 29 de diciembre de 2010, autorizó al gobernador de Antioquia para la creación del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, como establecimiento público, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, orientado a la promoción y fomento de la cultura, las artes, en sus diversas manifestaciones y conservación y divulgación de la Memora y Patrimonio del Departamento de Antioquia. El Plan de Gobierno “Antioquia para Todos” propuesto para el periodo administrativo “2008-2011 plantea dentro de sus metas de desarrollo social, económico, político e institucional, la construcción de un sistema educativo y cultural que sea capaz de garantizar que los valores, conocimientos y destrezas se irradien a toda la población, mas allá de la propia institucionalidad escolar, constituyendo así a la educación y la cultura en la estrategia maestra de desarrollo. Con la creación del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, se busca propiciar una estrategia de fortalecimiento de los procesos culturales del Departamento de Antioquia, se busca propiciar una estrategia de fortalecimiento de los procesos culturales del Departamento de Antioquia con el propósito de priorizar y dinamizar el desarrollo cultural de las regiones, identificando la diversidad cultural, sus fortalezas y debilidades en el área territorial, apoyando las manifestaciones culturales como espacios educativos y como la oportunidad de dinamizar las culturas regionales y locales.


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INFORMACIÓN GENERAL

Jurisdicción: Colombia Sede: Palacio de la Cultura/ Carrera 51 N°52-03

Isabel Cristina Carvajal Zapata Directora Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia

Néstor David Restrepo Secretario de Educación

Luis Emilio Perez Gutiérrez Gobernación de Antioquia Sitio Web: www.culturantioquia.gov.co

Twitter: @culturantioquia Facebook: /culturantioquia YouTube:www.youtube.com/culturantioquia

http://www.culturantioquia.gov.co/http://twitter.com/%23%21/Ministerio_TIChttp://www.youtube.com/minticolombia


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2.2 Estructura Orgánica

Según el Decreto 2618 de 2012 la estructura del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones fue modificada de la siguiente manera:


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2.3. Lista de dependencias

DIRECCIÓN GENERAL Asistente de Dirección

SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Líder de Proyectos Profesionales Universitarios G-2(3) Profesional Universitario Gestión del Conocimiento Profesional Universitario

SUBDIRECCIÓN DE PATRIMONIO Y FOMENTO

ARTÍSTICO Y CULTURAL

Líder Patrimonio

Profesional Universitario Música

Profesional Universitario Teatro

Profesional Universitario Artes Plásticas

Profesional Universitario Audiovisuales

Profesional Universitario Danza

Profesional Universitario Arquitecto

Profesional Universitario Música

Profesional Universitario Antropólogo

Profesional Universitario Sistema Departamental

De Bibliotecas

Auxiliar Administrativo G-4

Auxiliar Administrativo G-5 (2)

Técnicos Operativos (10)

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

Líder Jurídico

Líder Gestión Humana y Desarrollo

Organizacional

Contador

Auxiliar Administrativo G-4

Conductores (2)


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Tesorero

Profesional Presupuesto

Auxiliares Administrativos G-5 (3)

Secretario

Técnicos Administrativos (2)

Profesional Universitario G-1


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2.4 Grupo interno de trabajo Gestión de la Información.

2.4.1 Estructura del Grupo de Gestión de la Información– Antecedentes

Por medio de la Resolución 227 de 2013 fue creado el cargo de técnico Administrativo para el área de Archivo y Correspondencia del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia como parte de trabajo dependiente de la Subsecretaria Administrativa y financiera, cuyas funciones están consignadas en articulo séptimo numeral 4; resolución que fue modificada por la Resolución 46 de 2013 que en su artículo 2 contempla la existencia del cargo de que el Técnico Administrativo dependerá en adelante de la Subdirección Administrativa y Financiera,; todo esto, en cumplimiento del artículo 4 Decreto 2609 de 2012 del Archivo General de la Nación, según el cual, dentro de la organización de las entidades debe preexistir una Coordinación encargada de la Gestión Documental.

Según el numeral 6 del artículo séptimo de la Resolución 227 de 2013 las funciones del Cargo Técnico Administrativo- Archivo son las siguientes:

1. Administrar la documentación del archivo del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia de

manera organizada y eficiente, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso y se brinde la mejor atención al cliente interno y externo, cumpliendo con la normatividad vigente en materia de gestión documental y archivo

2. Acompañar y apoyar en los procesos de administración y automatización de documentos. 3. Organizar y controlar las labores de radicación y distribución de las comunicaciones internas y

externas. 4. Determinar los procedimientos para la utilización de los documentos que reposan en los

archivos, de acuerdo a la normatividad vigente. 5. Asesorar a las dependencias del Instituto en lo relacionado con la organización, funcionamiento

y conservación de los documentos. 6. Velar por la organización y actualización de los sistemas de archivo, de acuerdo con las técnicas

modernas. 7. Recibir y revisar la correspondencia y demás documentación que se origine o llegue al Instituto,

para el trámite correspondiente: recepción, ordenación, clasificación, digitalización, registro, y distribución de la correspondencia tanto física como electrónica, estableciendo controles para su archivo y aplicando la normatividad vigente.

8. Clasificar, ordenar, encarpetar, legajar y archivar la documentación que ingresa y que sale del área de recepción de archivo.

9. Custodiar los documentos que reposan en el archivo y velar por la buena conservación y estado de la documentación del Instituto.

10. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.

11. Seleccionar y eliminar documentos, conforme a lo dispuesto en las tablas de retención


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documental, con el fin de determinar su disposición final. 12. Desarrollar las actividades tendientes a garantizar la correcta distribución de documentos

internos, enviados y externos, con el fin de asegurar que los documentos lleguen a su destinatario.

13. Tramitar documentos definiendo el curso, recepcionando la solicitud o trámite y remitiendo a quien da la respuesta, con el fin de que sea realizado conforme a los procedimientos establecidos.

14. Dar apoyo a las áreas administrativas en el control de la información. 15. Aplicar la normatividad vigente en la realización de los procesos archivísticos. 16. Apoyar el proceso de implementación o mantenimiento de las tablas de retención documental

del Instituto. 17. Participar en el comité de Archivo del Instituto como secretario (a), realizando las actas y

gestiones encomendadas en el comité 18. Generar y diligenciar planillas para el control de ingreso y egreso de documentos del archivo. 19. Facilitar la consulta de la documentación a personal interno, garantizando las libertades de

enseñanza, aprendizaje y cátedra, con el fin de que se pueda acceder a ella. 20. Vigilar que los usuarios manipulen y traten bien el material consultado y en general que cumplan

con el reglamento establecido para el archivo. 21. Llevar los controles de consulta y uso de la documentación en el archivo y presentar informes

cuando le sean solicitados. 22. Establecer medidas de control preventivas y correctivas adoptadas con el fin de garantizar la

integridad física y funcional de los documentos. 23. Colaborar en la realización de los proyectos y programas que en materia documental adelante

el Instituto de Cultura y patrimonio de Antioquia 24. Manejar las herramientas tecnológicas y administrativas que soportan la ejecución de las

actividades y responsabilidades de la dependencia. 25. Elaborar y mantener actualizada la base de datos de todos los asuntos y de la información de la

dependencia. 26. Orientar a los usuarios, suministrando la información que le sea solicitada, de conformidad con

las políticas y procedimientos establecidos a nivel institucional. 27. Desplazarse hacia los diferentes Municipios del Departamento para realizar asesoría y

acompañamiento a diferentes programas y proyectos culturales que se estén ejecutando por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, por los Municipios o por otros actores.

28. Rendir cuentas de su gestión, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos con el objeto de hacer seguimiento a productos.

29. Presentar los informes que sean requeridos de acuerdo con su gestión y competencia, a su superior inmediato o a los organismos de control y las demás Entidades que lo requieran.

30. Registrar y mantener actualizado el Sistema de Información del Instituto, promoviendo la sistematización, análisis y utilización de la información relacionada con los procesos y proyectos de su competencia.


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31. Ejecutar las actividades técnicas y administrativas en las etapas pre contractual, contractual y post contractual, que respondan a las necesidades del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, de acuerdo con sus competencias y realizar la interventoría y/o supervisión que le sean asignadas, de acuerdo con la normatividad vigente, en el marco de principios de transparencia y eficacia de la gestión pública.

32. Contribuir activamente con la implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión, a través de la gestión por procesos y la participación activa y desarrollo de todas las actividades definidas por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.

33. Participar en las reuniones con las instancias internas y externas que le sean solicitadas con el fin de promover la acción sinérgica de la Subdirección Administrativa y Financiera con las demás áreas e instancias.

34. Las demás funciones que señale el Jefe inmediato en relación con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.


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2.4.1.1 Recurso Humano

La persona encargada y responsable del Archivo y Correspondencia se encuentra conformada de la siguiente manera:

✓ 1 Técnica Administrativa - Gestión Documental

PERFIL CANTIDAD

Administrativo 1


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2.4.2 Documentos del Modelo Integrado de Gestión

Dentro del Modelo integrado de Gestión (MIG) se crearon los siguientes manuales, procedimientos y formatos para el proceso de Gestión Documental:

ITEM CODIGO TIPO NOMBRE

1

P-GD-04

Procedimiento P-GD-04 Procedimiento de Organización de Archivos Documentales V 2.0

2

P-GD-03

Procedimiento

P-GD-03 Control de correspondencia Recibida y Enviada V 2.0

3 F-GD-08 Formatos F-GD-08 Inventario Único Documental 1.0

4

F-GD-02

Formatos

F-GD-02 Recepción y Distribución de Documentos Documental V 3.0

5

F-GD-01 Formatos F-GD-01 Difusión de Documentos V 1.0

6 F-GD-04 Formatos F-GD-04 Normograma V 1.0

7 F-GD-06 Formatos F-GD-06 Control de Correspondencia Interna V 1.0 1.0 8 F-GD-09 Formatos F-GD-09 Formato de Referencia Cruzada V 1.0

9 F-GD-07 Formatos F-GD-07 Control de Gestión de Préstamo de documentos V 1.0


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2.4.3 Herramientas para la Gestión Documental

COMITÉ DE ARCHIVO: El decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012en el artículo 15 del Ministerio de Cultura, se constituye la distribución del Comité Interno de Archivo, que para el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia se crea según resolución 623 de 2013 en el cua l son presididos por el Subdirector Administrativo y Financiero, dentro del cual el Coordinador del Grupo de Gestión de la Información es órgano indisoluble.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Elaboradas para totalidad p a r a las S u b d i r e c c i o n e s y dependencias, tienen precisadas las series y Subseries documentales que dispone la entidad, y fueron aprobadas por el Comité Departamental de Archivos, mediante acuerdo N°001 del 09 de abril de 2015. En adelante el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia no ha realizado las actualizaciones pertinentes.

MANUALES: Se creó el Procedimiento de Organización de Archivos Documentales en el 2013, y posteriormente se creó el Control de Correspondencia Recibida y Enviada; ambos documentos se encuentran publicados en la página www.culturantioquia.gov.co, en la opción “Sistema Integrado de Gestión”, dentro de los documentos del proceso de Gestión d e Documentos que corresponde a Sistemas de Calidad.

2.4.4 Plan de mejoramiento actual

La oficina de Archivo y Correspondencia cuenta con un plan de mejoramiento para el proceso de Gestión Documental, que es idóneo por la Oficina de Planeación y revisado por la Oficina de Control Interno del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.

2.4.4.1 Capacitación en Gestión Documental

Se programó capacitación para los funcionarios del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia en temas de Gestión Documental, uso de los aplicativos Docuware y Radicador Microcolsa, aplicación de Tablas de Retención Documental y diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental (FUID); estas capacitaciones han sido proyectadas desde el mes de febrero con terminación el mes de diciembre del presente año, se espera capacitar a más de 40 personas.


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III. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

3.1 Marco Legal

Para que el Programa de Gestión documental logre ser tramitado de manera adecuada, es obligatorio que el Instituto exprese y practique con las diferentes normas expresadas por el Archivo General de la Nación.

A continuación se señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestión documental:

Constitución Política de Colombia Artículo 8, Artículo 15, Artículo 20, Artículo 23, Artículo 27, Artículo 63, Artículo 70, Artículo 71, Artículo 72, Artículo 74, Artículo 94, Artículo 95, Artículo 112, Artículo 113.

Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 31 de 1992. Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación de documentos en el Banco de la Republica.

Ley 44 de 1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982.

Ley 23 de 1995.

Artículo 37. Factura electrónica.

Ley 190 de1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.

Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia. Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia.

Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000. Titulo v. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan


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otras disposiciones.

Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único. Artículo 34. 1. DEBERES N°1, 5, 22. Artículo 35. PROHIBICIONES N° 8, 13, 21.

Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación.

Ley 951 de 2005. “Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión”

Ley 962 de 2005. Ley anti trámites.

Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales. Artículo 633. Información en medios magnéticos.

Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se modifica su titulación y numeración. Artículo 93. Red de oficinas.

Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisión, calculo, redención y demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299, y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993. Artículo 47. Archivos laborales informáticos.

Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1101 de 1997. Sobre el uso de la factura electrónica.

Decreto 1052 de 1998. Sobre la expedición de licencias de construcción y urbanismo.

Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de archivos y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el título V de la ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del estado.


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Circular AGN N°1 de 1997. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia.

Circular AGN N°2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos.

3.2 Definición e importancia


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Como la Ley General de Archivos, la Gestión documental está puntualizada como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

Un Programa de Gestión Documental se puede delimitar como el acumulado de instrucciones en las que se puntualizan los procedimientos para el progreso de los procesos de la gestión documental del particular de cada entidad, tales como la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

3.3 Cuadro de Clasificación Documental

Es una herramienta de delineación del archivo, y el único que admite una representación agregada de los Archivos, las recomendaciones jerárquicas de los grupos, así como de la institución y la agilidad que despliega; en ellos de modo están rastreados jerárquicamente las secciones, subsecciones, las series y las Subseries documentales. Para una Institución son transformados tantos cuadros de clasificación como cambios de estructura se muestren y su servicio está dado por aparecer las dependencias y establecer el lugar que han ocupado y ocupan en formación, evolución y gestión de la entidad.

3.4 Tablas de Retención Documental.

Procesadas y protegidas para la ejecución del Programa de Gestión Documental, según las fases y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002, tienen especificadas las series y Subseries documentales que gestiona la entidad. Esta herramienta archivística se encuentra aprobado mediante acuerdo N°001 de 2013.

Sistema de clasificación documental Sistema de clasificación de series y Subseries sistematizado con los códigos proporcionados y una estructura de numérica para varias áreas y dependencias.

Aplicación de Tablas de Retención Documental La persona responsable del Archivo y Correspondencia ha ido capacitando a los servidores del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia en la aplicación de las TRD, apoyados en los Sistemas Docuware y Radicador Microcolsa que actualmente son los autorizados de regularizar la clasificación de los documentos, archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.


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Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental. La persona responsable del Archivo y Correspondencia atiende las trasformaciones originadas por las reestructuraciones, los procedimientos y las funciones, que son evaluadas y aprobadas por el Subcomité de Planeación.

3.5 Inventario documental

Permite vigilar la producción documental, presencia física y de transferencias do cu me n t a l es en cada ciclo de archivos (Gestión, Central) para que en el suceso de demostrarse l a s primicias administrativas como traslados, retiros, fusión de dependencias o supresión de la entidad, se narre con la documentación adecuadamente organizada e inventariada facilitando así las entregas oportunas. Esto se hace a través del Formulario Único de Inventario Documental (FUID) consonante al Acuerdo 042 del AGN donde se contemplan series, Subseries, fechas extremas, unidades de conservación, frecuencia de la consulta etc.

3.6 Mapas de procesos y flujos documentales El proceso de Gestión Documental se encuentra situado en el Sistema de Calidad de la página WEB en el Sistema de Información de la Cultura y Patrimonio de Antioquia como Apoyo, en el Proceso de “Gestión de Documentos” se desglosa la lista de Procedimientos y sus respectivos códigos y los Formatos con sus respectivos códigos. Dentro de los documentos del proceso encontramos los siguientes procedimientos o flujos documentales:

P-GD-04 P-GD-04 Procedimiento de Organización de Archivos Documentales V 2.0

P-GD-03 P-GD-03 Control de correspondencia Recibida y Enviada V 2.0

F-GD-08 F-GD-08 Inventario Único Documental 1.0

F-GD-02 F-GD-02 Recepción y Distribución de Documentos

Documental V 3.0

F-GD-01 F-GD-01 Difusión de Documentos V 1.0

F-GD-04 F-GD-04 Normograma V 1.0

F-GD-06 F-GD-06 Control de Correspondencia Interna V 1.0

F-GD-09 F-GD-09 Formato de Referencia Cruzada V 1.0

F-GD-07 F-GD-07 Control de Gestión de Préstamo de documentos V 1.0

3.7 Archivo Total


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Se hace referencia al proceso general de los documentos en su ciclo vital.

3.7.1 Archivo de gestión “Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o tramite se Realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”.

Organización física de los archivos de gestión

El Instituto de Cultura y patrimonio de Antioquia cuenta con 441 metros lineales de archivos de gestión organizados, de acuerdo a toda la normatividad.

Apertura de carpetas

Cada dependencia del Instituto de Cultura y patrimonio de Antioquia comienza la apertura de carpetas manipulando y dominando las unidades de conservación creadas para tal fin, con base en su Tabla de Retención Documental nivelando las series y Subseries rotuladas en la misma, y diligenciando la hoja de control como establece el Acuerdo 005 del 15 de marzo del 2013 articulo 15 parágrafo.

Organización del expediente

Con base en la producción documental, los expedientes son organizados por código de expediente, en orden cronológico, respetando el orden de los anexos.

Almacenamiento

El almacenamiento se crea en les óptimas circunstancias físicas y medioambientales dando cumplimiento al Acuerdo 0049 de 2000.

Transferencias documentales primarias

Las transferencias se realizan con base en los tiempos de retención y la disposición final.

Cantidades

De acuerdo a los informes anuales evaluados por las transferencias documentales al Archivo y Gestión del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, se calcula que los metros lineales del Archivo de Gestión ascienden a c a t o r c e metros lineales aproximadamente, distribuidos de la siguiente manera:


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ADMINISTRACIÓN INTEGRAL ARCHIVO DE GESTIÓN METROS LINEALES

ÁREA DE CONTRATACIÓN 29

CONTABILIDAD - TESORERIA 28

GESTIÓN HUMANA- HISTORIA LABORAL 10

COMUNICACIONES 1

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 2

PRESUPUESTO 1

PLANEACIÓN 6

OFICINA DE CONTROL INTERNO 1

TOTAL 78

3.7.2 Archivo central

“Donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general”.

Organización física del Archivo Central.

El Archivo Central se encuentra ubicado en el piso -1 del Palacio de la Cultura Rafael Uribe Uribe, con un aproximado de 38 mts2 calcula con mil ocho (1.008) metros lineales aproximadamente.

Recepción de transferencias

Los expedientes deben ir legajados, debidamente identificados, foliados en sus respetivas unidades de conservación y son organizadas en orden consecutivo.

Inventarios

Se reestablece de acuerdo a las transferencias primarias que se realicen.

Consultas

El archivo es público que puede ser consultado por cualquier ciudadano que lo requiera y cumpliendo con los procedimientos de la entidad.


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3.8 Lineamientos para los procesos de gestión documental

El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, mediante la implementación, mantenimiento y mejora del Programa de Gestión Documental, despliega los procesos de planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de Documentos, los cuales están concertados con el Sistema de Gestión del Instituto.

3.9.1 Planeación y Valoración

Dentro de la Planeación y Valoración en el proceso de Gestión Documental del Instituto de cultura y Patrimonio de Antioquia, encontramos las siguientes actividades:

1. Diagnostico Documental: que encontramos en los primeros capítulos de este documento.

2. Estructuración del Programa de Gestión Documental: donde se incluyen los lineamientos

necesarios para llevar a cabo las etapas de la gestión documental.

3. Estudio e identificación de los exigencias técnicas y administrativas: en la parte técnica, deben revisarse los manuales de procesos, procedimientos y funciones, los formatos regulados, tablas de retención documental, archivos en las fases del ciclo vital de los documentos, unidades de correspondencia; en cuanto a los requisitos administrativos, estos están acertados por la integración del Programa de Gestión Documental con todas las funciones administrativas, los sistemas de información y demás herramientas informativas.

4. Valoración de los documentos: Para la valoración de los documentos, se deben catalogar

las agrupaciones documentales en:

• Sus valores primarios (administrativo, técnico, legal, fiscal y contable)

• Sus valores secundarios (cultural, científico e histórico)

Lo anterior con el fin de instaurar la permanencia de los diferentes documentos en las diferentes etapas del archivo (gestión, central, o histórico), y establecer su disposición final (eliminación o conservación temporal o definitiva); este sistema genera la Tabla de Valoración Documental.

5. Clasificación de la Producción Documental: Se elabora el cuadro de Clasificación

documental con el que se identifica la clasificación de los tipos de archivo (físico,


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magnético, electrónico) con los cuales debe contar el Instituto. Al mismo tiempo, se elabora la Tabla de retención Documental que debe ser presentada al Concejo Departamental de Archivos para su aprobación antes de ser la sensibilización y ser usada, y consecutivamente hacer el pertinente seguimiento y actualización según sea requerido.

3.9.2 Producción

Con respecto a la producción documental, encontramos lo siguiente:

1. Estandarización de la producción documental: Con el objetivo de establecer la metodología que permita la estandarización en los documentos fundados y dispuestos por el Modelo Integrado de Gestión del Instituto de cultura y patrimonio de Antioquia se creó los formatos a 2018, que todavía se gestionan en ellos; aquí se detalla la documentación, su codificación, presentación, características generales y específicas de los documentos. A continuación, se relacionan los formatos más utilizados en la producción documental del Instituto:

F-GH-02 Registro de Capacitación - 01

P-GD-03

P-GD-03 Control de correspondencia Recibida y Enviada V 2.0

F-GD-08 F-GD-08 Inventario Único Documental 1.0

F-GD-02 F-GD-02 Recepción y Distribución de Documentos Documental V 3.0

F-GD-01 F-GD-01 Difusión de Documentos V 1.0

F-GA-19 Acta de Reunión

F-GD-06 F-GD-06 Control de Correspondencia Interna V 1.0 1.0 F-GA-20 Registro de Asistencia

F-GD-09 F-GD-09 Formato de Referencia Cruzada V 1.0

F-GA-24 Informe de Desplazamiento a Territorios

F-GD-07 F-GD-07 Control de Gestión de Préstamo de documentos V 1.0


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3.9.3 Recepción, Ddireccionamiento y Oorganización

Dentro de esta etapa del proceso de Gestión Documental, encontramos:

1. Recepción, análisis y direccionamiento del documento: La radicación implica recibir las solicitudes externas demostradas por parte de los grupos de interés, por medio de los canales facultados por el Instituto para su atención, abriendo las siguientes actividades:

✓ Identificar los medios de recepción o canales de comunicación ✓ Analizar el tipo de documento, e ingresar los siguientes datos en el sistema de gestión

documental: remitente, número de folios, contenido, detalle o asunto, la dependencia a quien va dirigido, el tipo de solicitud (PQRSD) y la TRD respectiva.

✓ De acuerdo con la información anterior el sistema debe generar de forma automática el plazo establecido para la respuesta de acuerdo con los tiempos de Ley definidos, para las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o denuncias y los tiempos definidos por la entidad para los trámites.

✓ Impresión del rótulo de radicación que incluye: número consecutivo de identificación de ingreso del documento al Instituto, fecha y hora de recibo, remitente, dependencia destino, número de folios y subserie que le corresponda de acuerdo con la TRD.

✓ Los documentos originales radicados pasan a la actividad de escaneo, para su posterior consulta electrónica en el sistema de gestión documental, a excepción de los documentos con carácter confidencial.

✓ Identificar los documentos que por su naturaleza requieren un trámite físico (legales, financieros, jurídicos, técnicos, entre otros), escanearlos y direccionarlos a la dependencia competente para su trámite.

✓ Una vez radicado y escaneado el documento el sistema de gestión documental lo direccionará automáticamente a la dependencia responsable de su respuesta.

2. Identificación de los documentos para el tramite y/o respuesta a los Grupos de Interés: El

registro implica el trámite de las solicitudes internas con destino a otras desarrollando las siguientes actividades:

✓ Identificar los medios de envío o canales de comunicación ✓ Analizar el documento, teniendo en cuenta que cumpla con los requisitos de norma,

número de folios, datos de envío, firmas, entre otros. ✓ La impresión del rótulo de registro para las comunicaciones incluye: número consecutivo

de envío del documento, fecha y hora de envío, destinatario, dependencia que origina el documento, número de folios y subserie que le corresponda de acuerdo con la TRD.


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✓ En el caso de comunicaciones entre dependencias que cuenten con número de registro se direccionan de forma digital con sus anexos escaneados, con su respectivo número de registro generado por el sistema de gestión documental de forma automática.

✓ El sistema genera un único documento con sus anexos para su posterior consulta electrónica.

3. Correspondencia en devolución: En el sistema se deben ingresar los datos de la correspondencia devuelta y asociarlos al radicado y el registro, para posterior consulta de las dependencias.

4. Archivo de los documentos: a. Los documentos físicos que se encuentran en las dependencias deberán ser remitidos al

archivo de gestión en el formato día a día, para continuar con el proceso de archivo. b. Los documentos electrónicos que cuenten con número de registro y que se tramiten entre

dependencias y para los grupos de interés externos, el sistema de gestión documental Automáticamente los debe enviar al archivo de gestión ordenándolo por la dependencia que los remite.

En el archivo se realizan las siguientes actividades:

a. Identificar los documentos que por sus características deben conservarse como memoria

institucional por las TRD b. Verificar la clasificación dada a la TRD c. Ordenar los documentos d. Finalizar la indexación del documento, es decir identificar los campos faltantes que

identifican el expediente por archivar e. Realizar la foliación física f. Actualizar el expediente electrónico y físico g. Reconformación de expedientes electrónicos y físicos h. Impresión del rótulo de unidades archivísticas físicas generado por el sistema i. Creación de unidades archivísticas nuevas físicas y electrónicas j. Realizar la ubicación física de los expedientes en las estanterías correspondientes

Una vez los documentos electrónicos y físicos son remitidos al Archivo y Correspondencia, en el sistema se deben apresar los datos para su identificación y posterior consulta.


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3.9.3 Distribución

Encontramos en esta etapa, el envío de los documentos físicos y electrónicos a los grupos de interés externos que se da de la siguiente manera:

1. Para las comunicaciones físicas se requiere que:

✓ Una vez se genere el número de radicado del documento, se envían los documentos con sus anexos a través del sistema de gestión documental o e n s u l u g a r s i a s í l o d e s e a p e r s o n a l m e n t e a l f u n c i o n a r i o d e l Grupo de Gestión de la información.

✓ El funcionario genera en línea reportes y respuestas de la información ✓ Ingresar al área de Dirección para su respectiva firma y luego se pasa al Archivo y

Correspondencia para su respectivo radicado o registro.

3.9.4 Consulta

La formulación de la consulta implica:

3.8.1 Que el sistema permita realizar la consulta para acceder a los documentos físicos y electrónicos

3.8.2 Que el sistema genere condiciones de acceso y competencia 3.8.3 Que el sistema identifique las restricciones en la disponibilidad de los documentos por

reserva y conservación

3.8.4 La consulta puede hacerse en sala o en sitio (en la dependencia del funcionario) 3.8.5 El sistema debe generar un reporte de registro, control de préstamo y devolución de

expedientes.

Para realizar la consulta de información de gestión, los grupos de interés pueden consultar a través de la Intranet del Instituto de cultura y patrimonio de Antioquia.

3.9.5 Transferencia y Disposición

A partir de la TRD el Archivo y Correspondencia genera un cronograma de transferencias documentales anuales, al cual se le hace seguimiento a través de alertas que indiquen la transferencia de expedientes del archivo de gestión al archivo central (primaria).


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El A r c h i v o y C o r r e s p o n d e n c i a genera con el área en gestión el Formato Único de Inventario Documental para la realizar la transferencia.

El FUID del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia es publicado con su total actualización en el sitio Web del Instituto.

3.9.6 Preservación

En la etapa de preservación de los documentos del Instituto de cultura y Patrimonio de Antioquia, encontramos dos actividades:

1. Monitoreo y control de condiciones para la protección y conservación de los documentos: Se definen los lineamientos para la protección y conservación de los documentos de archivo con actividades como: monitoreo de condiciones ambientales, inspección y mantenimiento de instalaciones, almacenamiento, prevención y atención de desastres, limpieza de áreas y de documentos, saneamiento ambiental, intervenciones menores de los documentos y preservación de medios y documentos electrónicos.

3.10 Gestión Documental Ambiental

Con respecto a este tema, el Instituto de cultura y Patrimonio de Antioquia realiza varias actividades, entre las que encontramos:

1. Dentro del Manual Norma Técnica Fundamental, se establece que los documentos de gran

extensión (de más de 20 páginas) como son los documentos técnicos, expedientes, se impriman utilizando las dos caras de la hoja con el objetivo de economizar papel.

2. Cuando los documentos cumplen su ciclo en el archivo y no es necesaria su trasferencia e l Archivo y Correspondencia se encarga según la TRD, son entregados a cooperativas de recicladores.


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III. MARCO DE REFERENCIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL INSTITUTO DE CULTURA Y PATRIMONIO DE ANTIOQUIA

3.11 Plan Nacional de Desarrollo

El Plan “Antioquia Piensa en Grande 2016 -2019”. E l Arch ivo y Correspondencia de l ICPA son un apoyo transversal al Plan Departamental de Antioquia:

1. Cultura 2. Arte 3. Patrimonio 4. Circulación Artística

Uno de los propósitos con los que cumplen El Archivo y Correspondencia del ICPA en el Plan Nacional de Desarrollo es ser una herramienta para el fortalecimiento institucional, transparencia, rendición de cuentas entre otros, asegurando la sostenibilidad del programa Gobierno en Línea, el cual pretende que el Departamento de Antioquia facilite mejores servicios eficientes y de calidad, con la colaboración de los ciudadanos, las entidades y la administración pública, mediante el aprovechamiento de las tecnologías de la información. Teniendo en cuenta los importantes logros obtenidos y las diferencias de su implementación a nivel territorial, resulta relevante dar sostenibilidad a la estrategia y actualizar las metas para cada fase. Para ello, se apoya de manera prioritaria a los funcionarios y entes que le soliciten en la evolución de la táctica, procurando un avance uniforme a nivel nacional. Se dará prioridad a las siguientes acciones:

✓ Avivar la cultura del servicio público por medios electrónicos, ampliando la oferta y la calidad de trámites y servicios que atiendan las necesidades del ciudadano.

✓ Responder aspectos como estandarización, seguridad, integración de datos, apoyo entre entidades, protección de la información personal de los usuarios, así como mejorar los procedimientos y la infraestructura tecnológica que soporta la prestación de estos trámites y servicios.

✓ Promover mecanismos que permitan un monitoreo permanente sobre el uso, calidad y nivel de satisfacción sujeto por los usuarios de los tramites.

✓ Efectuar la política de cero papel en las entidades públicas, a través del uso masivo de herramientas como firma digital y electrónica, notificación, autenticación y control por medios electrónicos, gestión de archivos y evidencia digitales.

✓ Incitar el desarrollo de servicios de Gobierno en línea por parte de terceros, basados en información pública.


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✓ Fomentar la participación ciudadana y la democracia en línea, para la construcción colectiva del Departamento de Antioquia.

✓ Brindar a los ciudadanos sistemas unificados y en línea para quejas y denuncias ante los órganos de control y las Asambleas Departamentales y el 30% de concejos municipales.

Siguiendo esta ruta, el Archivo General de la Nación que es el encargado de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de presidir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad, ha definido sus Ejes y Objetivos, igualmente ha definido sus Estrategias mediante las cuales se plantea alcanzar estos objetivos. Por lo tanto el despliegue se da de la siguiente manera:

Eje Estratégico 1: Modernización de los Archivos Públicos

Objetivos Estratégicos 1. Actualizar y ordenar la política archivística a las exigencias de la sociedad actual y a los

avances de las tecnologías de la información. 2. Afirmar la modernización de los archivos públicos del país y la gestión documental a

través de las tecnologías de la información y las comunicaciones. 3. Promover el amparo de estándares de gobierno para metadatos que permitan una mayor

tendencia y trabajo interinstitucional en documento electrónico y gestión.

Eje Estratégico 2: Fortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos

Objetivos Estratégicos 1. Fortalecer el Sistema Nacional de Archivos para el desarrollo de la política pública de

archivos. 2. Establecer y desarrollar el sistema de información del Sistema Nacional de Archivos.

Eje Estratégico 3: Recuperación y Conservación del Patrimonio Documental

Objetivos Estratégicos 1. Salvaguardar, proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio documental

del D e p a r t a m e n t o p o r m e d i o d e l I n s t i t u t o d e C u l t u r a y P a t r i m o n i o d e A n t i o q u i a , con el propósito de que sirva de testimonio de la identidad cultural de todo el Departamento, tanto en el presente como en el futuro.


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Eje Estratégico 4: Fortalecimiento Institucional

Objetivos Estratégicos 1. Desplegar una política de gestión del conocimiento para el crecimiento y compromiso del

talento humano en el ICPA que impulse la adecuada gestión documental. 2. Acomodar estructuralmente al ICPA con el marco normativo vigente.

3. Robustecer el Sistema Integrado de Gestión 4. Mejorar la Infraestructura tecnológica de la información del ICPA.

Mediante la ejecución de estas estrategias, el ICPA debe acoger las tecnologías de la información como parte de una estrategia integral que le permita responder de manera oportuna al ciudadano y a las entidades que nos rodean, tener información de calidad y ayudar en la toma de decisiones. Además, aprovechar los recursos tecnológicos a favor de la comunidad, intensificando las labores de digitalización de información disponible en el archivo, en la construcción y evaluación de los mismos.

3.12 Plan Estratégico Institucional

El Objetivo principal del Plan es impulsar la masificación del uso de Internet; de la apropiación de la tecnología y dar un salto hacia el bienestar autoritario. Para alcanzar esto, el Plan ha desarrollado los Software Digitales del ICPA.

El adicionamiento de la información digital es un modelo avanzado para representar los distintos componentes que consienten la masificación del uso de Internet en una sociedad y sus interacciones. Al descubrir esto, se puede examinar cuál es el estado de cada uno de estos componentes en varios lugares del Departamento y diseñar estrategias para estimularlos.

1. Infraestructura: corresponde a los elementos físicos que proveen la conectividad digital. 2. Servicios: permiten desarrollar la conectividad digital. 3. Aplicaciones: generan demanda en el ecosistema. 4. Usuarios: hacen uso de las aplicaciones e, indirectamente, de los servicios e

infraestructura para consumir y producir información digital.


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3.13 Plan De Acción Anual 2019

Dentro del Mapa Estratégico del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, se encuentra establecido el Plan de Acción Anual 2019 dentro de la estrategia “Consolidar al ICPA como una organización centrada en la invención, basada en procesos transversales y orientada al desarrollo del potencial de las personas” que tiene como iniciativa el Servicio al Ciudadano y preservación de la memoria institucional del Instituto de cultura y Patrimonio de Antioquia cuya ficha técnica es la siguiente:

NOMBRE SERVICIO AL CIUDADANO Y PRESERVACIÓN DE LA

MEMORIA INSTITUCIONAL DEL MINTIC

CÓDIGO (D#-O#-####-t) 0--0000-0

OBJETIVO GENERAL

Preservar la memoria institucional del inTIC y fortalecer los mecanismos de participación y control social y el servicio al ciudadano

ALCANCE

Consiste en la administración y custodia de los archivos de gestión y Central y fortalecer la información digital, el servicio al ciudadano a nivel departamental y nacional

INDICADOR Metros lineales custodiados y administrados Oportunidad en la respuesta de las PQRSD

PRESUPUESTO 2014 $32,000,000 (Recursos de Inversión solicitados pero no apropiados)

FECHA DE INICIO / FIN Enero 1° a 31 de Diciembre de 2019

CRITERIOS DE EXITO La complementación del software de Correspondencia, custodia y administración y la

atención oportuna a los Ciudadanos

LÍDER / LÍDER ALTERNO Subdirector Administrativo Financiero - Técnico Administrativo en REDES

ASESOR / OFICINA DE PLANEACÍON E

El Funcionario en el momento


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De esta iniciativa se desprenden tres grandes hitos que son:

1. Administración y custodia del Archivo y Correspondencia del ICPA. 2. Administración del archivo del ICPA. 3. Servicio con Sentido.

Para el cumplimiento de esta estrategia se establecieron las siguientes necesidades de contratación:

1. Contratar los servicios profesionales y complementarios del software Docuware para la

administración y custodia del archivo de gestión y central del ICPA. 2. Contratar el servicio de mensajería certificada, pa ra la correspondencia y demás

envíos postales que requiera el ICPA.

• Seguimiento a la Gestión Documental: El sistema de gestión documental genera los siguientes reportes:

• PQRSD recibidas por e-mail

• PQRSD recibidas en persona o por entidad.

• Registros y Radicados Comunicaciones Oficiales de Externos.

• Comunicaciones Oficiales Internos.

• Comunicaciones Oficiales Enviados Externos.

• Expedientes actualizados. (Contratos – Historias Laborales - Convocatorias)

• Documentos electrónicos tramitados

• Documentos físicos tramitados

• Creación de expedientes

• Préstamos


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Proyectó: Bibiana Marcela Castrillon Coronado Técnica Administrativa

Revisó:

Sandra Quintero Contratista

Aprobó:

Alejandro Quintero Coral. Subdirector Administrativo y Financiero

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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL...salvaguardando el patrimonio documental del País para ponerlo al servicio de la comunidad; la ley 594 de 2000 que estableció las reglas y principios