Embed Size (px)
Citation preview
HANTERINGPROGRAM OFFICE2010
Prog
ram
hant
erin
g M
icro
soft
Offi
ce 2
010
4 HANTERA E-POST
5 ERGONOMI
SAKREGISTER
1 ARBETA MED PROGRAM
2 NÄTVERK
3 SÖKA INFORMATION PÅ INTERNET
PROGRAMHANTERING
WORD 2010
1 INTRODUKTION TILL WORD
2 HANTERA DOKUMENT
3 REDIGERA TEXT
4 FORMAT
5 TABBAR OCH TABELLER
6 MALLAR
7 SIDHANTERING
8 BILDER
9 PRAKTISKA ÖVNINGAR
SAKREGISTER
KORTKOMMANDON
1 INTRODUKTION TILL EXCEL
2 HANTERA ARBETSBÖCKER
3 FORMLER OCH FORMAT
4 ARBETA MED FLERA BLAD
5 DIAGRAM
6 FUNKTIONER
7 TABELLER
8 PRAKTISKA ÖVNINGAR
SAKREGISTER
KORTKOMMANDON
EXCEL 2010
POWERPOINT 2010
1 INTRODUKTION TILL POWERPOINT
2 HANTERA PRESENTATIONER
3 TEXTER
4 FIGURER
5 CLIPART OCH BILDER
6 DIAGRAM
7 SMARTART
8 TABELLER
9 BILDSPEL
10 PRAKTISKA ÖVNINGAR
SAKREGISTER
KORTKOMMANDON
Prog
ram
hant
erin
g InlednIng
Mål och förkunskaper ............................9Pedagogiken ..........................................9Hämta övningsfiler ...............................10
1 ArbetA med ProgrAm
Program ...............................................11Operativsystem .................................11Applikationsprogram ..........................11Installera program ..............................11
Skrivbordet i Windows ........................12Aktivitetsfältet ....................................12Meddelandefältet ...............................13
Hantera flera program .........................13Växla mellan program ........................13Visa program sida vid sida ..................14
Mappar och filer ..................................15Utforskaren .......................................15Skapa mapp .......................................16Söka via Start-menyn .........................16
Aktivitetshanteraren ............................17Säkerhet ..............................................17
Virus..................................................17Spionprogram ...................................17Virusskydd .........................................18
2 nätverk
Olika typer av nätverk .........................19Nätverkets delar ..................................20Klient-server och serverlöst nätverk ...21
Klient-server ......................................21Serverlöst nätverk ..............................21
Nätverkstopologi .................................22Stjärnnät ............................................22Bussnät ..............................................22Ringnät ..............................................23
Nätverkstjänster ..................................23
3 SökA InformAtIon På Internet
Internet ................................................26Introduktion till Internet Explorer .......26
Starta programmet ............................26Programfönstret.................................27Avsluta programmet ..........................28
Webbsidor ...........................................29Visa webbsida ....................................29Hantera länkar ...................................29Visa webbsidor på flikar .....................30Startsida ............................................31
Favoriter ..............................................32Lägga till webbsida i Favoriter .............32Visa en webbsida ...............................32
Söka på webben ..................................33Söka via Internet Explorer ..................33Söka med Google ..............................34Optimera sökresultatet ......................35Söka på webbsidan ............................36
Söka information .................................36Val av sökresurs .................................37Använda sökresultatet rätt ..................37
Extra övningar .....................................38
4 HAnterA e-PoSt
E-post ..................................................39Skräppost (spam) ...............................39
Introduktion till Outlook .....................40Programfönstret.................................40
Skapa och skicka e-post .......................41Ta emot e-post ....................................42Läsa och svara på e-post ......................43
Ta bort e-postmeddelanden ...............43Svara på och vidarebefordra e-postmeddelanden...........................44Tagga meddelanden ...........................45
Bifoga filer ............................................46Ta emot e-post med bifogade filer ......47
Sortera Inkorgen .................................48Söka efter meddelanden ....................49
Kontakter ............................................50Skapa ny kontakt ...............................50Skapa kontaktgrupp............................52
Extra övningar .....................................53
5 ergonomI
Belastningsskador ................................54Arbetsplatsen.......................................54Arbetsmiljö och stress .........................56
SAkregISter
Mic
roso
ft W
ord
2010
Gru
nder InlednInG
Mål och förkunskaper ............................5Pedagogiken ..........................................5Hämta övningsfiler .................................6
del 11 IntroduktIon tIll Word
Starta programmet ................................7Avsluta programmet ..............................7Programfönstret ....................................8
Menyfliksområdet ................................9Alternativknappar ................................10Inställningar ..........................................11Hjälpfunktionen ...................................12
2 Hantera dokuMent
Backstage-vyn ......................................14Skapa nytt tomt dokument ..................15
Automatiska funktioner vid inskrift ......17Spara dokument ..................................19
Spara ett dokument ...........................19Spara med nytt namn/på annan plats ..20Skapa ny mapp ..................................20Spara i annat filformat ........................21
Stänga dokument .................................22Återskapa dokument ...........................22Öppna dokument ...............................23Dokumentvyer ....................................25
Helskärmsläsning ...............................26Navigeringsfönstret ............................27
Förhandsgranska dokument ................28Skriva ut dokument .............................30Extra övningar .....................................31
3 redIGera text
Flytta insättningspunkten .....................32Markera text ........................................33Redigera text .......................................35
Infoga eller ersätta text .......................35Radera text........................................35Flytta text ..........................................37Kopiera text .......................................38Inklistringsalternativ ............................39Urklipp ..............................................39
Ångra kommando ................................41Söka och ersätta text ...........................42
Söka text ...........................................42Söka och ersätta text..........................43
Symboler och specialtecken ................45Avstava text .........................................46
Avstavning .........................................46Hårt och mjukt bindestreck ................47Hårt blanksteg ...................................47
Språkkontroll .......................................48Automatisk stavnings- och grammatikkontroll ..............................48Manuell stavnings- och grammatikkontroll ..............................50Välja språk .........................................51Ordlistor ...........................................52
Autokorrigering ...................................53Extra övningar .....................................54
4 ForMat
Teckenformat ......................................56Format via fliken ................................57Format via formateringsverktygsfältet ..58Format via dialogrutan ........................59Format via kortkommandon ...............61
Styckeformat .......................................62Format via fliken ................................63Format via formateringsverktygsfältet ..63Format via linjalen ..............................64Format via dialogrutan ........................65Format via kortkommandon ...............66
Punkter och numrering .......................67Lista via fliken ....................................67Definiera ny lista ................................68Ta bort lista ........................................68Automatiska listor ..............................69
Kantlinjer och fyllning ..........................70Kantlinjer och fyllning via fliken ...........70Kantlinjer och fyllning via dialogrutan ...71
Radera formatering ..............................72Hämta format ......................................73Formatmallar .......................................74
Använda formatmallar ........................74Byta uppsättning ................................75
Dokumentteman .................................76Välja dokumenttema ..........................76Ändra dokumenttema ........................76
Utskriftsformat ....................................77Format via fliken ................................77Format via dialogrutan ........................78
Extra övningar .....................................80
del 25 tabbar ocH tabeller
Tabbar .................................................83Tabbar via linjalen ...............................84Tabbar via dialogrutan ........................85
Infoga tabell .........................................86Tabell via fliken...................................86Tabell via dialogrutan ..........................87Skriva text i tabell ...............................87
Formatera tabell ..................................88Tabellformat ......................................88Tecken- och styckeformat ..................89
Redigera tabell .....................................90Markera rader och kolumner .............90Infoga rader och kolumner .................90Ta bort rader och kolumner ...............91Ändra kolumnbredd...........................92Ändra radhöjd ...................................94
Extra övningar .....................................95
6 Mallar
Vad är mallar? ......................................98Använda mallar ....................................98Mallar på Office.com .........................101Försättsblad .......................................103Extra övningar ...................................105
7 SIdHanterInG
Sidbrytning .........................................107Automatisk sidbrytning .....................107Manuell sidbrytning ..........................108Tom sida ..........................................108Ta bort sidbrytning ...........................108Textflöde .........................................109
Sidhuvud och sidfot ...........................110Infoga fördefinierat sidhuvud och sidfot ........................................110Infoga eget sidhuvud och sidfot ........112Ta bort sidhuvud och sidfot ..............113Annorlunda udda och jämna sidor ....114
Sidnummer ........................................115Extra övningar ...................................116
8 bIlder
ClipArt-bilder ....................................117Infoga ClipArt-bild ............................117Bilder på Office.com ........................118
Infoga bilder .......................................120Redigera bilder ..................................121
Flytta och kopiera bilder ...................121Ta bort bilder ...................................122Ändra storlek på bilder .....................122Beskära bilder ..................................124Bildformat .......................................125
Extra övningar ...................................126
9 PraktISka övnInGar
SakreGISter
kortkoMMandon
Mic
roso
ft E
xcel
201
0 Gr
unde
r InlEdnInG
Mål och förkunskaper ............................5Docendo-pedagogiken ..........................5Hämta övningsfiler .................................6
dEl 11 IntroduktIon tIll ExcEl
Starta programmet ................................7Avsluta programmet ..............................7Programfönstret ....................................8
Menyfliksområdet ................................9Alternativknappar ................................11Inställningar ..........................................12Hjälpfunktionen ...................................13
2 HantEra arbEtsböckEr
Backstage-vyn ......................................15Skapa ny arbetsbok..............................16Markera celler .....................................17
Flytta markören och markera celler ....17Markera cellområden .........................18
Skriva text och tal ................................19Spara arbetsbok ...................................20
Spara en arbetsbok ............................20Spara med nytt namn/på annan plats ..21Skapa ny mapp ..................................22Spara i annat filformat ........................22
Stänga arbetsbok .................................23Återskapa arbetsbok ...........................23Öppna arbetsbok.................................25Redigera kalkyl .....................................26
Redigera cellinnehåll ..........................26Radera cellinnehåll .............................27Ångra ................................................27Skapa serie med Autofyll ...................28Kopiera och flytta celler ....................30Urklipp ..............................................32
Arbetsboksvyer ...................................33Förhandsgranska arbetsbok ................34Skriva ut arbetsbok ..............................35Sök och ersätt .....................................36
Sök ...................................................36Ersätt .................................................37
Kommentarer ......................................38Infoga kommentarer ..........................38Redigera och ta bort kommentarer ....39
Extra övningar .....................................40
3 ForMlEr ocH ForMat
Skapa formler ......................................42Enkel formel ......................................42Autosumma .......................................43Kopiera formler .................................45Absoluta och relativa cellreferenser ....46
Formatera tal .......................................48Formatera via fliken ...........................48Formatera via dialogrutan ...................50
Formatera tecken ................................51Formatera via fliken ...........................51Formatera via formaterings- verktygsfältet ......................................52Formatera via dialogrutan ...................52
Textjustering ........................................53Formatera via fliken ...........................53Formatera via dialogrutan ...................55
Kopiera format ....................................55Formatera celler ..................................56
Kolumnbredd ....................................56Radhöjd ............................................58Kantlinjer ...........................................58
Dokumentteman .................................60Cellformat .........................................60Teman ...............................................61
Rader och kolumner ............................62Infoga rader och kolumner .................62Formelfel ...........................................62Flytta och kopiera rader och kolumner ....................................63Ta bort rader och kolumner ...............63Dölja/visa rader och kolumner ...........64Låsa/låsa upp rader och kolumner ......64
Utskriftsformat ....................................65Formatera via fliken ...........................65Formatera via dialogrutan ...................66Sidhuvud och sidfot ...........................68
Sidbrytningar .......................................71Förhandsgranska sidbrytning ...............71Infoga sidbrytning ...............................72
Skydda celler .......................................73Ta bort kalkylbladsskydd .....................74
Extra övningar .....................................75
dEl 24 arbEta MEd FlEra blad
Bladflikar ..............................................79Bläddra mellan bladflikar ....................79Gruppera blad ...................................80Byta namn på blad .............................81Ändra färg på bladflik ..........................81
Flytta och kopiera blad ........................82Flytta och kopiera blad i en arbetsbok ....................................82Flytta och kopiera blad m ellan arbetsböcker .............................83
Ta bort blad .........................................83Infoga kalkylblad ..................................84Flytta och kopiera mellan blad .............84
Dra och släpp-metoden .....................84Klipp och klistra .................................85
Formler i tredimensionell kalkyl ..........86Länkformel ........................................86Summera värden från flera blad .........87
Extra övningar .....................................89
5 dIaGraM
Vad är ett diagram? ..............................92Välja diagramtyp ................................92
Skapa diagram ......................................93Snabblayout .......................................94Diagrammets placering ......................95Miniatyrdiagram .................................95
Redigera diagram .................................96Flytta, kopiera och ta bort diagram .....96Flytta diagramelement ........................97Ändra storlek på diagramelement .......97Ta bort diagramelement .....................97Lägga till diagramelement ...................97Ändra diagramtyp ..............................98Ändra data .........................................99
Formatera diagram ............................100Diagramformat ................................100Formatera enstaka diagramelement ..101
Skriva ut diagram ...............................103Extra övningar ...................................104
6 FunktIonEr
Beräkna automatiskt ..........................107Infoga funktion ...................................108
Infoga via dialogrutan .......................108Infoga via fliken ................................110Formelfältet .....................................110Skriva funktioner ..............................111Redigera funktion .............................111
Statistiska funktioner .........................112Logiska funktioner .............................114Extra övningar ...................................116
7 tabEllEr
Skapa tabell ........................................118Skapa tabell .....................................118Infoga data i tabell ............................119Formatera tabell ..............................121Ta bort tabellområde .......................121
Sortera data .......................................122Sortera efter en kolumn ...................122Sortera efter flera kolumner .............123Sortera efter anpassad sorteringsordning .............................124
Filtrera data .......................................125Filtrera tabell ....................................125Anpassa filter ...................................126
Verifiera data .....................................130Ringa in ogiltiga data .........................132
Extra övningar ...................................133
8 PraktIska övnInGar
sakrEGIstEr
kortkoMMandon
Mic
roso
ft P
ower
Poin
t 201
0 Gr
unde
r Dokumentteman .................................34Välja dokumenttema ..........................34Ändra dokumenttema ........................35
Bildbakgrund ........................................35Bildbakgrund och layouter ..................36Sidfot .................................................36
Extra övningar .....................................38
3 TexTer
Skriva text ............................................39Text i en färdig layout .........................39Textrutor ...........................................40Hantera platshållare och textrutor ......41Formatera platshållare och textrutor ...42
Redigera text .......................................42Flytta och kopiera text ........................43Inklistringsalternativ ............................44Urklipp ..............................................44
Ångra kommando ................................45Formatera tecken ................................46Formatera stycke.................................49
Punktlistor och numrerade listor .........49Textjustering och orientering ..............51Indrag och avstånd .............................52Tabbar ...............................................53
Hämta format ......................................54Ändra format för hela presentationen .55Stavningskontroll .................................56
Automatisk stavningskontroll ..............56Manuell stavningskontroll ...................56
Disposition ...........................................57Skriva i disposition ..............................58Disponera om presentationen ...........59
Extra övningar .....................................60
4 FiGurer
Frihandsfigurer och kurvor .................64Flödesscheman ..................................65
Redigera figurer ...................................66Markera figur .....................................66Flytta och kopiera figur .......................67Duplicera figur ...................................68Ändra storlek på figur .........................68Rotera och vända figur .......................69Ändra form på figur ...........................69Ta bort figur .......................................69
inledninG
Mål och förkunskaper ............................5Pedagogiken ..........................................5Hämta övningsfiler .................................6
del 11 inTrodukTion Till PowerPoinT
Starta programmet ................................7Avsluta programmet ..............................7Programfönstret ....................................8
Menyfliksområdet ................................9Alternativknappar ................................10Inställningar ..........................................11Hjälpfunktionen ...................................12
2 HanTera PresenTaTioner
Backstage-vyn ......................................14Skapa ny presentation .........................15
Infoga bild .........................................16Bildlayout ..........................................16Bläddra mellan bilder .........................17
Spara presentation ...............................18Spara en presentation ........................18Spara med nytt namn/på annan plats ..19Skapa ny mapp ..................................19Spara i annat filformat ........................20
Stänga presentation .............................21Återskapa presentation .......................21Öppna presentation ...........................22Presentationsvyer ................................24
Normal vy .........................................25Bildsortering ......................................26Anteckningssidor ................................27Läsvy .................................................27Bildspel..............................................28
Skriva ut presentation ..........................28Utskriftsformat ...................................28Skriva ut ............................................29
Bilder ...................................................32Markera bilder ...................................32Ta bort bilder .....................................32Kopiera och duplicera bilder ..............32Flytta och sortera bilder .....................33
Hantera flera objekt ............................70Ordna objekt .....................................70Gruppera objekt ................................71Justera och fördela objekt ..................72
Formatera ritade figurer ......................73Figurformat ........................................73Figurfyllning ........................................74Kontur ...............................................74Figureffekter ......................................75Formatera via dialogrutan ...................76
Text i figur ............................................79WordArt-objekt ...................................80Extra övningar .....................................81
del 25 CliParT oCH bilder
ClipArt-bilder ......................................83Infoga ClipArt-bild ..............................83Bilder på Office.com ..........................84
Infoga bildobjekt ..................................86Redigera bilder ....................................87
Flytta och kopiera bild ........................87Ta bort bild ........................................88Ändra storlek på bild ..........................88Beskära bild .......................................89Återställa bild .....................................89Bildformat .........................................90
Extra övningar .....................................91
6 diaGraM
Infoga diagram .....................................93Redigera data.....................................95Ändra kolumnbredd...........................95Växla rad/kolumn ...............................96
Ändra diagrammets layout...................97Ändra diagramtyp ..............................97Snabblayout .......................................97Lägga till diagramelement ...................98Hantera diagramelement ...................99
Formatera diagram ............................100Diagramformat ................................100Formatera enstaka diagramelement ..101
Hämta data till diagram .....................103Extra övningar ...................................104
7 sMarTarT
Infoga SmartArt .................................106Organisationsschema .......................107
Redigera SmartArt .............................108Markera figur ...................................108Ta bort figur .....................................108Infoga figur ......................................108Flytta figur........................................109Layout .............................................109
Formatera SmartArt ..........................110Konvertera till SmartArt ....................112Extra övningar ...................................113
8 Tabeller
Infoga tabell .......................................115Skriva i tabell ....................................116
Formatera tabell ................................117Tabellformat ....................................117Tecken- och styckeformat ................118
Redigera tabell ...................................119Markera rader och kolumner ...........119Infoga rader och kolumner ...............119Ta bort rader och kolumner .............120Ändra kolumnbredd och radhöjd .....120Sammanfoga och dela celler .............122
Extra övningar ...................................123
9 bildsPel
Visa bildspel .......................................125Starta bildspel ..................................125
Konfigurera bildspel ...........................127Dölja bilder .....................................128Automatisk bildväxling ......................129
Övergångar .......................................130Animeringar .......................................131
Lägga till animering...........................131Anpassa animering ...........................132
Tidsinställningar .................................134Extra övningar ...................................135
10 PrakTiska övninGar
sakreGisTer
korTkoMMandon
14
2 Hantera dokument
BaCKstagE-vYnI Offi ce 2010 använder du Backstage-vyn när du gör något med dina fi ler, till exempel skapar nya dokument eller skriver ut ett dokument. Klicka på fl iken Arkiv (File) för att visa Backstage-vyn. Vad som visas i vyn beror på om du har något dokument öppet eller inte.
Om du inte har något dokument öppet visas fl iken Senaste (Recent) med en lista över de senast använda dokumenten och nyligen besökta platser.
Om något dokument är öppet visas i stället fl iken Info (Info) med informa-tion om aktuellt dokument. Här kan du bland annat se var dokumentet är sparat, vilka som har behörigheter till det och dokumentets egenskaper som storlek, antal sidor och författare.
För att stänga Backstage-vyn och återgå till föregående fl ik trycker du på Esc-tangenten eller klickar på fl iken Arkiv (File) igen. Du kan även klicka direkt på den fl ik som du vill visa.
Backstage-vyn 14
Skapa nytt tomt dokument 15
Spara dokument 19
Stänga dokument 22
Återskapa dokument 22
Öppna dokument 23
Dokumentvyer 25
Förhandsgranska dokument 28
Skriva ut dokument 30
Extra övningar 31
15
2 Hantera dokument
s KaPa nYtt tomt doKUmEntNär du startar Word skapas det samtidigt ett tomt dokument som du direkt kan börja arbeta med. Dokumentet får det tillfälliga namnet Dokument följt av en siff ra som betecknar nummerordningen på nya dokument. Varje dokument är en fi l och den kan innehålla en eller fl era sidor.
För att skapa ett nytt tomt dokument gör du så här:
1 Visa fl iken Arkiv och klicka på Nytt (File, New).
2 Markera Tomt dokument (Blank document) under Tillgängliga mallar (Available Templates).
3 Klicka på Skapa (Create).
1
3
2
Det nya dokumentet får de standardinställningar som fi nns i alla tomma dokument som skapas, till exempel standardmarginaler och teckensnitt.
När du skriver text behöver du inte fundera på när du ska börja på ny rad. Programmet radbryter automatiskt när det behövs och skapar även nya sidor.
När du vill skapa ett nytt stycke trycker du på Retur. Insättningspunkten fl yttas till nästa rad och du kan skriva text i ett nytt stycke. Du kan även infoga en radbrytning med Skift +Retur, vilket innebär att insättnings-punkten fl yttas ner till nästa rad, men fortfarande i samma stycke.
För att snabbt skapa ett nytt tomt dokument kan du trycka på Ctrl+N.
Du kan även skapa nya dokument baserade på mallar som fi nns på din dator eller på Offi ce.com (om du har tillgång till Internet).
16
2 Hantera dokument
vad är ett stycke?Ett stycke kan vara hur långt eller kort som helst. Om du skriver 15 sidor text, utan att trycka på Retur en enda gång, skapar du ett långt stycke. Om du skriver ett ord och däreft er trycker på Retur har du också skapat ett stycke. Du kan även skapa helt tomma stycken genom att trycka på Retur utan att skriva någon text.
Med andra ord skapas ett nytt stycke varje gång du trycker på tangenten Retur. Eft ersom Word rad-bryter texten automatiskt när insättningspunkten är i slutet av en rad, ska du aldrig trycka på Retur bara för att byta rad. Du bör endast trycka på Retur när du verkligen vill skapa ett nytt stycke. På bilden ser du ett dokument med tre stycken.
Varför är det här så viktigt då? Jo, om du i eft erhand vill redigera dokumentet är det svårare att få snygga radbrytningar om du har radbrutit texten manuellt.
Varje stycke har dessutom sin egen formatering. För att skapa enhetliga dokument som är snyggt formaterade är det viktigt att använda olika stycken för olika rubriknivåer och olika typer av brödtext.
visa dolda teckenFör att kontrollera hur många stycken det fi nns i texten kan du visa dolda tecken, tecken som inte skrivs ut, till exempel blanksteg och styckebryt-ningar.
• Visa fl iken Start och klicka på Visa alla (Home, Show/Hide ¶) i gruppen Stycke (Paragraph) för att visa eller dölja dolda tecken.
När du visar alla tecken visas varje blanksteg som en liten punkt, stycke brytningar visas med ett stycke tecken, ¶, och radbrytningar visas med en liten böjd pil, .
Vill du ha ett större mellanrum mellan några styck-en kan du infoga fl era styckebrytningar, genom att trycka på Retur fl era gånger. Insättningspunkten fl yttas ner en rad i taget. Vill du i stället infoga fl era rader i samma stycke trycker du på Skift +Retur för att infoga radbrytningar.
Varje stycke- respektive radbrytning hanteras som ett vanligt tecken, vilket innebär att om du tar bort tecknet försvinner stycke-/radbrytningen.
17
2 Hantera dokument
r adera felskrivningUpptäcker du att du precis har skrivit fel kan du trycka på Backsteg. Varje gång du trycker på Backsteg raderas tecknet till vänster om insätt-ningspunkten. När du har raderat det som var fel, kan du fortsätta att skriva text.
Genom att klicka med musen kan du fl ytta insättningspunkten i doku-mentet. Placerar du insättningspunkten till vänster om tecknet du vill radera kan du trycka på Delete. Infogar du mer text fl yttas eventuell eft erföljande text framåt.
övning 1 – Skriva textSkriv följande text i ett tomt dokument:
Mitt första dokument
Under den här kursen kommer jag att få lära mig att använda ordbehandlingsprogrammet Microsoft Word 2010. Jag kommer att få skapa olika dokument till det fi ktiva företaget Violas Handelsträdgård och på så sätt lära mig olika funktioner i programmet.
Violas Handelsträdgård har sin huvudbutik i Stockholm och två mindre butiker belägna i Södertälje respektive Uppsala (Syd och Nord).
Låt dokumentet vara öppet.
automatiska funktioner vid inskrift automatisk stavningskontroll När du skriver text kommer den automatiska stavningskontrollen att kontrollera om orden är rättstavade. De ord som inte fi nns i ord-listan, visas med en röd vågig understrykning.
Om du högerklickar på ett markerat ord visas en snabbmeny där Word presenterar ett eller fl era förslag på hur ordet kan stavas. Välj önskat ord för att ersätta det felstavade ordet.
18
2 Hantera dokument
automatisk grammatikkontrollWord upptäcker även gramma-tiska fel. Den grammatiska kon-trollen kontrollerar att du skriver på rätt sätt när det gäller inter-punktion, ordföljd, skiljetecken etcetera.
Den text som inte överensstäm-mer med de grammatiska reg-lerna, visas med en grön vågig understrykning.
autokorrigeringDet fi nns en inbyggd autokorrigering i programmet, vilket innebär att Word känner av vissa fel och rättar till dem omedelbart. Word känner till exempel av när du påbörjar ett nytt stycke eller en ny mening eft er en punkt. Om du i sådana lägen glömmer att skriva stor bokstav rättar Word det automatiskt åt dig.
Vissa ord som du stavar fel rättas automatiskt och om du skriver en webb-adress görs den automatiskt om till en hyperlänk.
När du pekar på den korrigerade texten visas en linje under den, pekar du på linjen visas knappen Alternativ för autokorrigering (AutoCorrect Options). Du kan klicka på knappen för att visa de olika alternativen som fi nns för autokorrigeringsfunktionen.
Här har vi hållit ner Skift-tangenten för länge, så det har blivit två versaler i början på ordet. När vi tryckte på Blanksteg rättades ordet automatiskt.Peka på ordet så visas en linje, peka på linjen och klicka sedan på knappen så visas menyn med alternativ.
19
2 Hantera dokument
sPara doKUmEntVänj dig vid att spara dina dokument direkt när du skapar dem. Spara där-eft er dokumentet med jämna mellanrum. Skulle oturen vara framme och det till exempel blir strömavbrott, förlorar du i så fall bara de ändringar som du har gjort sedan den senaste gången du sparade.
spara ett dokumentFör att spara ditt arbete första gången, innan dokumentet har fått ett namn, gör du på följande sätt:
1 Visa fl iken Arkiv och klicka på Spara (File, Save).
2 Skriv önskat fi lnamn, som hamnar i den markerade rutan Filnamn (File name).
3 Välj i vilken mapp som dokumentet ska sparas. Här kan du också ändra enhet, till exempel till ett usb-minne eller en nätverksenhet.
4 Klicka på Spara (Save).
2
4
3
När du har sparat dokumentet kan du avsluta programmet eller stänga av datorn om du vill. Nästa gång du vill arbeta med samma dokument kan du öppna det och fortsätta där du slutade.
När du har sparat dokumentet och gett det ett namn, räcker det att klicka på Spara (Save) i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access) för att spara det med samma namn. Du kan även visa fl iken Arkiv och klicka på Spara (File, Save).
Du kan även klicka på knappen Spara (Save) i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access).
I rutan Filnamn (File name) föreslår programmet ett fi lnamn som baseras på första raden i aktuellt dokument.
Har du gjort inställningar för att bestämma standard mapp, är rätt mapp vald högst upp i dialogrutan.
Du får inte använda följande tecken i dokumentnamnet:/ \ > < * ? ” : |
Word lägger automatiskt till fi lnamnstillägget docx. Du kommer inte att se fi lnamnstillägget speciellt ofta. I fi llistor med detaljerad visning anges fi ltypen i klartext, Microsoft Worddokument (Microsoft Word Document).
20
2 Hantera dokument
spara med nytt namn/på annan platsNär du använder kommandot Spara (Save) sparas dokumentet med samma namn som tidigare. Detta innebär att den tidigare versionen skrivs över.
Vill du spara ett dokument med nytt namn eller på en annan plats, visar du fl iken Arkiv och klickar på Spara som (File, Save As). Dialog rutan Spara som (Save As) visas där du ändrar fi lnamn och/eller plats. Du skapar då en kopia av dokumentet.
skapa ny mappSom standard visas mappen/biblioteket Dokument (Document) när du ska spara dina dokument. Om du skapar många olika fi ler bör du skapa egna mappar för olika kategorier av fi ler för att lättare hitta dem. Du kan skapa nya mappar i Windows, men det går även att göra det direkt från dialog rutan Spara som (Save As) i Word.
Klicka på Ny mapp (New Folder) högst upp i dialogrutan. Nu skapas direkt en ny mapp med namnet Ny mapp (New Folder). Ersätt namnet med önskat namn, när du bekräft ar med Retur öppnas den nya mappen.
Har du öppnat ett dokument som är skapat i en tidigare version väljer du detta kommando för att spara dokumentet i det nya formatet.
21
2 Hantera dokument
spara i annat fi lformatNär du sparar ett dokument sparas det som standard i Word-format. Det fi nns dock tillfällen då en fi l måste sparas om i ett annat format. Exempel på en sådan situation är om dokumentet ska användas i en äldre version av Word eller i något annat program.
För att spara dokumentet så att det går att öppna i en tidigare Word-ver-sion visar du dialogrutan Spara som (Save As). Öppna listrutan Filformat (Save as type) längst ner i dialogrutan och välj Word 97-2003-dokument (Word 97-2003 Document).
För att spara dokumentet i ett annat fi lformat väljer du önskat format i list-rutan Filformat (Save as type).
FilformatFörsta gången du startade Word fi ck du välja ett standardformat att spara fi lerna i. Det vanligaste alternativet är Offi ce Open XML-format.
Detta format stödjer alla funktioner i Offi ce, dessutom komprimeras fi lerna med hjälp av zip-teknik vilket gör dem mindre. När du öppnar en fi l packas den automa-tiskt upp, och när du sparar den så komprimeras den igen.
Dokumenten får fi lnamnstillägget .docx, så länge fi lerna sparas med tillägget x kan de inte innehålla Visual Basic for Applications-makron eller ActiveX-kontroller. Om fi len innehåller makron eller ActiveX-kontroller måste du spara den på ett speciellt sätt, och den får då fi l-namnstillägget .docm.
Viktigt!När du sparar ett dokument i ett annat fi lformat fi nns det risk för att vissa formateringar försvinner.
När du sparar en fi l i formatet 972003 görs en kontroll på om du har använt funktioner som inte stödjs. Har du använt sådana funktioner får du ett meddelande om detta och kan då välja hur du vill hantera dem.
