PROGETTAZIONE E REALIZZAZIONE DI ATTIVITÀ FORMATIVE · sequenziali che partono dall’analisi dei bisogni e la costruzione del piano ed arrivano alla gestione ed al monitoraggio

Carta dei Servizi / Standard di Prodotto

PROGETTAZIONE E REALIZZAZIONE DI ATTIVITÀ FORMATIVE

CS FOR

REVISIONE DEL 18/06/2018

Formazione, Aggiornamento e

Qualità PAG 1 DI 29

Circ.ne Ragusa 1, 64100 Teramo – Tel. 0861 420256 – 420367 – 420318 – 420245 – 420301 – 420471- 420437; Fax 0861 420229; C.F. 00115590671 P.E.C. [email protected] / E-mail: [email protected]

Sito web: www.aslteramo.it

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Sommario

Premessa e Scopo ____________________________________________________________________ 3

Estratto dall’atto aziendale _____________________________________________________________ 3

Sistema di gestione per la qualità - contesto dell’organizzazione ______________________________ 3 Comprendere l’Organizzazione e il suo contesto ____________________________________________________ 3 Le parti interessate: le esigenze e le aspettative ____________________________________________________ 4 Rischi ed opportunità derivanti dall’analisi del contesto (Analisi SWOT) _________________________________ 5 Campo di applicazione del sistema di gestione per la qualità __________________________________________ 5 Sistema di gestione per la qualità e relativi processi _________________________________________________ 5

Leadership __________________________________________________________________________ 6 Leadership e impegno _________________________________________________________________________ 6 Focalizzazione sul cliente _______________________________________________________________________ 6 Politica per la qualità __________________________________________________________________________ 7 Ruoli, responsabilità e autorità nell’organizzazione __________________________________________________ 8

Pianificazione ________________________________________________________________________ 9 Azioni per affrontare rischi e opportunità _________________________________________________________ 9 Obiettivi per la qualità e pianificazione per il loro raggiungimento _____________________________________ 9 Programmazione delle attività formative: aspetti qualificanti ________________________________________ 10 L’analisi dei bisogni formativi __________________________________________________________________ 10 Il coinvolgimento degli Operatori _______________________________________________________________ 10 La socializzazione dei contenuti formativi ________________________________________________________ 10 La valutazione dell’impatto della formazione sull’organizzazione _____________________________________ 10 Collaborazione con istituzioni e con altre strutture _________________________________________________ 10

Supporto __________________________________________________________________________ 11 Risorse ____________________________________________________________________________________ 11 Generalità _________________________________________________________________________________ 11 Persone ___________________________________________________________________________________ 11 Infrastrutture _______________________________________________________________________________ 11 Ambiente per il funzionamento dei processi ______________________________________________________ 12 Competenza ________________________________________________________________________________ 12 Comunicazione _____________________________________________________________________________ 12 Informazioni documentate ____________________________________________________________________ 13

Attività Operative ___________________________________________________________________ 13 Pianificazione dei processi _____________________________________________________________________ 13

Valutazione delle prestazioni __________________________________________________________ 15 Monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione __________________________________________________ 15 Soddisfazione del cliente ______________________________________________________________________ 15 Audit interno _______________________________________________________________________________ 15 Riesame di direzione _________________________________________________________________________ 16

Miglioramento ______________________________________________________________________ 16 Non conformità e azioni correttive ______________________________________________________________ 16 Miglioramento continuo ______________________________________________________________________ 16

Allegati ____________________________________________________________________________ 17



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Premessa e Scopo

L’adozione di un Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ), basato sui requisiti della Norma ISO 9001:2015, è una decisione strategica che aiuta l’organizzazione a migliorare le proprie performance e costituisce una solida base per iniziative di sviluppo sostenibile.

Il denominatore comune per l’istituzione e il mantenimento del SGQ è sintetizzato nella formula “pensiero basato sul rischio”: un nuovo modo basato sulla capacità dell’organizzazione di assumere decisioni e intraprendere azioni come effetto di una valutazione razionale delle possibili conseguenze, positive o negative, delle proprie scelte.

Dato il suo carattere generale, il concetto di “rischio” investe praticamente tutte le componenti del SGQ. L’approccio per processi è quello che consente all’organizzazione di pianificare i propri processi e le loro interazioni. Il Plan-Do-Check-Act (PDCA) fa sì che i processi siano adeguatamente alimentati e gestiti e che siano identificate le opportunità di miglioramento.

Il presente Manuale della Qualità, rappresenta l’insieme dei servizi erogati e degli impegni assunti nei confronti degli utenti da parte della direzione dell’Unità Operativa Complessa Formazione, Aggiornamento e Qualità dell’Azienda USL di Teramo.

Il presente documento definisce anche il campo di applicazione del Sistema Gestione Qualità dell’Unità Operativa.

Estratto dall’atto aziendale

“TITOLO XI – LA FORMAZIONE (ART. 46 – PRINCIPI E FINALITA’)

L’Azienda ritiene che la formazione rappresenta uno dei momenti strategicamente più qualificanti

per lo sviluppo professionale e per la realizzazione degli obiettivi programmati. Essa è in

particolare finalizzata alla valorizzazione del sistema sanitario attraverso il miglioramento delle

competenze del personale e più elevati livelli di motivazione e di consapevolezza rispetto agli

obiettivi generali di rinnovamento produttivi da perseguire.

Programmata sulla base di piani annuali di intervento predisposti dal Direttore Amministrativo

per l’area amministrativa e tecnica e dal Direttore Sanitario per l’area sanitaria, sentito il Collegio

di Direzione che concorre alla formulazione degli stessi, l’attività formativa viene attuata nel

rispetto di quanto previsto dall’art.16-bis e segg. del D.Lgs. 502/92 e successive modificazioni ed

integrazioni, nonché dai contratti collettivi nazionali di lavoro.

La pianificazione avviene, tra l’altro, nel rispetto delle esigenze tecnico-scientifiche, dei programmi

di sviluppo aziendale e degli indirizzi regionali.

L’Azienda definisce annualmente, nell’ambito delle risorse disponibili, la quota da destinare alla

formazione, anche costituendo un apposito fondo.”

Sistema di gestione per la qualità - contesto dell’organizzazione

Comprendere l’Organizzazione e il suo contesto

Articolazione organizzativa della formazione

La formazione e aggiornamento professionale costituiscono la leva strategica fondamentale per lo sviluppo professionale dei dipendenti, per la realizzazione degli obiettivi programmati e per una migliore tutela della salute dei cittadini attraverso servizi più qualificati.

L’attività formativa si realizza attraverso una pianificazione delle iniziative, una analisi approfondita dei bisogni formativi che coinvolge tutte le unità operative e tutti gli operatori del sistema, una valutazione



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dell’efficacia non solo in termini quantitativi (quanti corsi, quanti operatori, quante risorse economiche) ma anche in termini qualitativi (quali innovazioni, quali atteggiamenti, quali nuove competenze); una formazione che mira non soltanto al sapere ma al saper essere e saper agire.

Una nuova impostazione della formazione diventa strumento capace di produrre cambiamenti non solo nell’operatore che si forma, ma anche nell’organizzazione che lo vede protagonista e depositario delle abilità tecniche, di competenze organizzative e relazionali.

La formazione oltre ad essere considerata come processo di acquisizione, sviluppo di abilità e competenze, è anche trasmissione di valori di riferimento e norme comportamentali; è strettamente legata alle strategie globali e alle altre politiche di gestione delle risorse umane.

Il processo per la formazione e l’aggiornamento nell’Azienda USL di Teramo si sviluppa attraverso fasi sequenziali che partono dall’analisi dei bisogni e la costruzione del piano ed arrivano alla gestione ed al monitoraggio degli eventi.

La funzione formazione-aggiornamento è coordinata da un servizio, in staff alla Direzione Generale, e dalla rete dei referenti presenti nelle articolazioni aziendali.

Questi “punti sensibili” dedicati al governo dei processi formativi non costituiscono, dunque, un assetto autonomo che si sviluppa parallelamente rispetto alla struttura organizzativa della produzione aziendale, ma rappresentano, al suo interno, dei supporti mirati a rendere più coordinata e coesa tutta l’azione programmatoria destinata a promuovere obiettivi di formazione.

Ne consegue il diffondersi dell’impulso a pensare e progettare attività formative all’interno dell’assetto organigrammatico aziendale, a partire dagli input strategici formativi della direzione generale ed arricchiti dalle indicazioni espresse dalle Macroarticolazioni per terminare con la raccolta delle esigenze tecnico-professionali indicate dalle innumerevoli strutture di “linee” a seguito delle sollecitazioni prodotte dai singoli operatori, dalle loro rappresentanze professionali, dai responsabili e dai quadri intermedi.

In un tale intrecciarsi di linee elaborative “dall’alto verso il basso” e “dal basso verso l’alto” gli snodi fondamentali del sistema di produzione dei contenuti programmatori sono, da un lato, le Macroarticolazioni (Dipartimenti/Coordinamenti) e, dall’altro, l’Ufficio Formazione inteso come unità di coordinamento e di sintesi operativa di una nutrita serie di collaboratori diffusi all’interno del tessuto organizzativo.

Per la realizzazione degli eventi formativi l’Ufficio di Formazione è accreditato in qualità di provider per la formazione secondo il sistema di aggiornamento continuo ECM.

Le parti interessate: le esigenze e le aspettative

Esigenze ed aspettative degli stakeholder interni

� Direzione Generale: predisposizione, attuazione e monitoraggio delle attività formative aziendali

� Dipartimenti/Coordinamenti/UU.OO.: realizzazione degli eventi formativi in relazione alle esigenze indicate dalle Unità Operative; disponibilità di un budget adeguato

� Comitato Scientifico per la Formazione: coerenza delle iniziative formative con gli indirizzi e gli obiettivi aziendali

� Referenti formazione: adeguato coinvolgimento

� Destinatari della formazione: acquisizione e aggiornamento delle competenze trasversali e tecnico-professionali; acquisizione dei crediti formativi

� Docenti interni: possibilità di effettuare docenze; valorizzazione nel contesto aziendale



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� Controllo di gestione: contenimento del budget destinato per la formazione

� Risorse umane UOC Formazione: equità della distribuzione dei carichi di lavoro; disponibilità di adeguate risorse strumentali e ambientali; chiarezza degli indirizzi aziendali; adeguata pianificazione/progettazione delle proposte formative.

Esigenze ed aspettative degli stakeholder esterni

� Age.Na.S/Ordini professionali: rispetto dei requisiti di accreditamento

� Regione/ASR: attuazione della formazione in conformità alle linee di indirizzo regionali; adempimenti LEA relativi alla formazione

� Fornitori: chiarezza e rispetto dei contratti di fornitura

� Sponsor: chiarezza e rispetto dei contratti di sponsorizzazione

� Sindacati: condivisione del piano di formazione

ALLEGATO 1 “ANALISI DEL CONTESTO: LE PARTI INTERESSATE (CS FOR –A1)”

Rischi ed opportunità derivanti dall’analisi del contesto (Analisi SWOT)

L’ UOC Formazione/Aggiornamento/Qualità della AUSL 4 di Teramo ha deciso di adottare il metodo della ANALISI SWOT per valutare i rischi e le opportunità derivanti dall’analisi del contesto. L’analisi si basa su una matrice divisa in quattro campi ed ha riguardato sia il Contesto Interno (analizzando punti di forza e debolezza) che il Contesto Esterno (analizzando minacce ed opportunità).

ALLEGATO 2 “ANALISI DEL CONTESTO E RISCHI ASSOCIATI (CS FOR –A2)”

Campo di applicazione del sistema di gestione per la qualità

La direzione ha istituito un Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ), documentato e mantenuto attivo, per assicurare che i processi/percorsi sviluppati dalla stessa per l’erogazione delle prestazioni, siano conformi ai requisiti ed alle aspettative dei fruitori/utenti.

Il campo di applicazione del SGQ, descritto nel presente documento, è il seguente:

PROGETTAZIONE E REALIZZAZIONE DI ATTIVITA’ FORMATIVE RIVOLTE AL SETTORE SANITARIO. È escluso il punto 7.1.5 “Risorse per il monitoraggio e la misurazione” in quanto non sono utilizzate apparecchiature di monitoraggio e misurazione.

Sistema di gestione per la qualità e relativi processi

Il Sistema di gestione per la qualità è lo strumento che consente alla ASL n. 4 di attuare la politica per la qualità e di perseguirne gli obiettivi stabiliti, compreso il costante controllo di tutti i processi di produzione dei servizi/prestazioni.

Il SGQ interviene nelle diverse aree secondo uno schema di pianificazione delle attività, verifica, correzione e prevenzione delle non conformità e azioni di miglioramento.

La qualità viene pianificata attraverso i seguenti strumenti:

� Il Manuale della qualità;

� Regolamenti/linee guida, Procedure, Istruzioni, Schede Processo e Modulistica;

� Il Piano dei progetti di miglioramento;



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� Eventuali Piani della qualità, per quelle attività complesse che richiedono un particolare sforzo organizzativo all’azienda.

Per mettere in atto il SGQ, l’organizzazione ha:

� definito lo standard di prodotto/carta dei servizi della UOC Formazione, Aggiornamento e Qualità;

� identificato i processi necessari per il SGQ;

� stabilito sequenze e interazioni tra i processi, criteri e metodi per assicurare l’efficacia dell’operatività degli stessi;

� attuato il SGQ applicando le procedure operative documentate e attuando quanto prescritto dai regolamenti interni/linee guida;

� definito le schede processo e le istruzioni operative e i protocolli;

� definito e documentato come saranno soddisfatti i requisiti della qualità;

� predisposto una pianificazione della qualità coerentemente con i requisiti specifici dei SGQ;

� definito le attrezzature e apparecchiature e specificato le risorse necessarie;

� registrato quanto necessario per l’operatività del SGQ;

� assicurato la disponibilità delle informazioni necessarie per supportare le azioni ed il monitoraggio dei processi;

� misurato, monitorato, analizzato i processi e attuato le azioni necessarie per conseguire i risultati previsti ed il miglioramento continuativo.

Leadership

Leadership e impegno

La direzione formula la politica per la qualità, definisce gli obiettivi e gli indirizzi strategici e gli obiettivi di budget da perseguire in base alla politica formulata e si impegna a perseguire il mantenimento e il miglioramento del SGQ attraverso:

− l’impiego di risorse adeguate per gestire lo sviluppo, il mantenimento e il miglioramento del SGQ.

− la diffusione all’interno dell’azienda della Politica per la qualità e degli obiettivi;

− la formazione al SGQ di tutto il personale;

− la sensibilizzazione dei dipendenti verso le esigenze dei fruitori/utenti;

− la misurazione e l’analisi del livello di soddisfazione del fruitore/utente;

− l’effettuazione, periodica, del riesame sul SGQ.

Focalizzazione sul cliente

La ASL n. 4 è un’azienda orientata al fruitore/utente dei servizi/prestazioni. L’azienda, pertanto, ha avviato un processo di costante verifica del livello di soddisfazione del fruitore/utente, basato non solamente sulla rilevazione delle non conformità ed eventi indesiderati che lo coinvolgono direttamente, ma anche su un monitoraggio documentato dell’attività svolta e su una periodica misurazione della soddisfazione dello stesso.

La documentazione raccolta è oggetto di periodico riesame.



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Politica per la qualità

La politica per la qualità è definita dalla direzione dello Staff Formazione in linea con la politica per la qualità dell’Azienda e con le normative nazionali e regionali, di concerto con la direzione strategica aziendale e in collaborazione con i responsabili delle macroarticolazioni.

La Politica per la qualità, con i relativi obiettivi ed indirizzi strategici, scaturiscono da un’analisi attenta e oggettiva del contesto interno, dei risultati conseguiti e degli obiettivi futuri, nonché del contesto esterno e delle richieste dei fruitori dei servizi, delle norme di legge e delle parti Interessate (dipendenti, fornitori, Enti locali).

La direzione riconosce la forte connessione tra formazione e organizzazione e, in tal senso, indirizza il proprio impegno nel:

− progettare percorsi di formazione a sostegno del processo di aziendalizzazione e a supporto dello sviluppo organizzativo

− promuovere lo sviluppo delle risorse umane, offrendo ai diversi professionisti opportunità di continuo miglioramento in sintonia con gli obiettivi della struttura di appartenenza

− promuovere lo sviluppo della cultura della qualità, favorendo l’innovazione, sia dal punto di vista tecnico-scientifico, sia dal punto di vista gestionale.

− sostenere le politiche di integrazione ai vari livelli: dipartimentale, ospedale-territorio, fra servizi amministrativi di supporto e servizi sanitari e fra servizi sanitari aziendali e servizi socio-assistenziali degli Enti locali.

Ciò premesso, la direzione si impegna a:

− Privilegiare la realizzazione di iniziative formative che incidono sul miglioramento della qualità dell’assistenza sanitaria e sul corretto adempimento delle normative cogenti;

− Migliorare la rilevazione dei fabbisogni formativi che prenda in considerazione: i gap di competenze del personale, gli esiti degli audit clinico-organizzativi, le criticità ed eventuali eventi indesiderati, i reclami e segnalazioni degli utenti;

− Favorire le iniziative formative trasversali (infraziendali ed interistituzionali) e lo sviluppo dell’integrazione tra le varie professionalità;

− Definire percorsi mirati allo sviluppo delle professionalità in linea con i cambiamenti organizzativi e il miglioramento della cultura relazionale;

− Dare priorità ai percorsi formativi interni, in grado di introdurre una maggiore flessibilità dell’organizzazione e di rispondere in modo più adeguato agli obiettivi strategici aziendali;

− Garantire al personale sanitario l’acquisizione dei crediti formativi previsti dal Programma di Educazione Continua in Medicina (ECM);

− Garantire la diffusione delle conoscenze acquisite per migliorare la qualità delle prestazioni, creare un clima di sicurezza e gestione del rischio clinico nelle diverse strutture aziendali;

− Promuovere la valutazione dell’efficacia della formazione e la ricaduta sul contesto organizzativo.

Al fine di perseguire gli intenti sopra enunciati si è deciso di:

− Implementare e mantenere attivo un Sistema di Gestione della Qualità in conformità alla Norma UNI EN ISO 9001 / 2015 improntato ad un approccio al rischio, finalizzato a riconoscere/anticipare le circostanze che hanno un potenziale impatto sul raggiungimento dei propri obiettivi, e nel pianificare anticipatamente opportune reazioni per minimizzare gli effetti negativi e massimizzare quelli positivi.



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− Attivare specifiche fasi di verifica e di riesame del sistema qualità per assicurare che gli strumenti utilizzati siano applicati ed adeguati agli obiettivi della Funzione e agli scopi del sistema qualità stesso.

− Provvedere alla sensibilizzazione e formazione continua del personale coinvolto nelle attività, ai fini di una collaborazione partecipata nella gestione dell’Ufficio e a garanzia di una adeguata professionalità.

− Porre una attenzione continua alle esigenze degli utenti

− Definire specifici obiettivi di qualità concreti e misurabili, in funzione delle esigenze espresse dalla gestione del Sistema Qualità, nel rispetto delle strategie dell’Ufficio e delle risorse disponibili.

Nell’erogazione delle prestazioni agli utenti, lo Staff formazione si impegna all’osservanza dei principi sanciti nella Carta dei servizi aziendale (si veda anche l’Atto aziendale della ASL di Teramo e la carta dei servizi) ed alla osservanza e rispetto di quanto stabilito nei Regolamenti.

La Direzione si impegna a diffondere e promuovere la qualità nell’Ufficio Formazione e aggiornamento e a perseguire il miglioramento continuo.

La politica per la qualità così formalizzata viene messa a disposizione del personale, per garantirne diffusione e comprensione a tutti i livelli della organizzazione. I principi, gli indirizzi e gli obiettivi fondamentali della politica per la qualità verranno presentati e spiegati in occasioni di riunioni sia con i livelli dirigenziali che con il personale del comparto.

In occasione dei riesami della Direzione essa sarà riesaminata al fine di accertarne la continua idoneità.

Documenti di riferimento

I documenti di riferimento che definiscono la missione, le politiche, le strategie, l’organizzazione e l’impegno pubblico assunto con i fruitori dei servizi sono:

- l’atto aziendale

- la carta dei servizi disponibile sul sito web aziendale

- lo standard di prodotto/carta dei servizi della Unità Operativa

Ruoli, responsabilità e autorità nell’organizzazione

Principali funzioni, competenze e responsabilità

� Predisposizione del Piano annuale della Formazione, in raccordo con tutte le Macroarticolazioni Aziendali;

� Gestione del budget che l’azienda destina alla formazione, aggiornamento e addestramento del personale;

� Gestione di tutte le fasi del processo di accreditamento Ecm delle iniziative formative;

� Predisposizione degli atti per la realizzazione delle iniziative di formazione e aggiornamento;

� Coordinamento e supporto dei referenti tecnici della formazione delle diverse articolazioni aziendali nella rilevazione dei fabbisogni formativi e nella organizzazione delle singole iniziative di formazione;

� Gestione dei rimborsi e delle spese sostenute per la partecipazione ad iniziative formative autorizzate, in collaborazione con i referenti aziendali;

� Stipula Contratti di sponsorizzazione con ditte/organizzazioni che intendono contribuire alla realizzazione di iniziative formative aziendali;

� Supporto alle articolazioni aziendali per l’organizzazione di corsi di prima formazione e corsi di apprendimento per neo-assunti;



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� Regolamentazione e predisposizione degli atti per i tirocini formativi pre e post laurea e per le frequenze didattiche effettuate presso l'Azienda;

� Gestione abbonamenti e riviste scientifiche.

Il Responsabile della Formazione è il referente aziendale per la promozione dei Progetti di ricerca scientifica (ex. Art. 12 D.Lgs. 502/1992 e S.m.i.).

Pianificazione

Azioni per affrontare rischi e opportunità

Vengono analizzati gli eventi attribuibili all’Organizzazione (CONTESTO INTERNO) e quelli riferiti all’Ambiente (CONTESTO ESTERNO) per determinare RISCHI ED OPPORTUNITA’ che è necessario affrontare per avere la ragionevole fiducia di conseguire gli obiettivi e ottenere la soddisfazione del cliente.

Sono state prese in considerazione le dimensioni possibili del danno derivante da un determinato rischio stimando la probabilità di accadimento; il livello di probabilità è stato espresso con giudizi di gravità di tipo qualitativo, in scala crescente. E’ risultato utile adottare semplici stimatori del rischio complessivo, che hanno tenuto conto sia della probabilità che della rilevanza del rischio; l’adozione dei suddetti criteri di classificazione del rischio ha permesso la programmazione di interventi preventivi, secondo una scala di priorità.

La RILEVANZA è un criterio riferito alla opportunità di affrontare o meno la risoluzione di determinate criticità che possono costituire aspetti vantaggiosi o pericolosi per il conseguimento degli obiettivi prefissati.

Scala di Rilevanza del rischio: 1 = Rischio pressoché irrilevante (non ha alcun impatto sugli obiettivi/attività e non richiede trattamento))

2 = Rischio minore (ha un impatto lieve su obiettivi/attività che richiede trattamento a lungo termine nel tempo / 12-24 mesi)

3 = Rischio moderato (ha un impatto moderato su obiettivi/attività che richiede trattamento a medio termine / 6-12 mesi )

4 = Rischio rilevante (ha un impatto rilevante su obiettivi/attività che richiede trattamento a breve termine / 3-6 mesi)

5 = Rischio critico (ha un impatto grave su obiettivi/attività richiede trattamento immediato nel tempo )

Valore di probabilità 1= Improbabile (Non si sono mai verificati fatti analoghi) 2= Poco probabile (Si sono verificati pochi fatti analoghi) 3= Probabile (Si sono verificati diversi fatti analoghi) 4= Molto probabile (Si sono verificati frequenti fatti analoghi)

ALLEGATO 3 “AZIONI PER AFFRONTARE RISCHI E OPPORTUNITÀ (CS FOR –A3)”

Obiettivi per la qualità e pianificazione per il loro raggiungimento

L’azienda pianifica le attività formative, di aggiornamento e addestramento del personale mediante rilevazione delle esigenze formative strategiche e cogenti e di quelle tecnico-specialistiche, predisponendo un Piano Aziendale della Formazione (PAF)

Pianificazione

1 Collaborazione con la Direzione Generale della ASL nella individuazione degli obiettivi formativi aziendali

2 Pianificazione della formazione e approvazione del piano di formazione aziendale in relazione agli obiettivi formativi di rilievo nazionale e regionale

3 Organizzazione realizzazione e accreditamento degli eventi formativi



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4 Monitoraggio della formazione

Programmazione delle attività formative: aspetti qualificanti

Gli aspetti che, nel contesto della ASL di Teramo, debbono maggiormente qualificare e caratterizzare le attività formative sono:

⇒ l’analisi dei bisogni formativi

⇒ il coinvolgimento degli operatori

⇒ la socializzazione dei contenuti formativi

⇒ la valutazione dell’impatto della formazione sull’organizzazione

L’analisi dei bisogni formativi

Il piano di formazione necessita di una fase preliminare di analisi dei fabbisogni, da compiere prestando attenzione sia alle esigenze dell’organizzazione che ai bisogni degli individui in diversi momenti della loro storia professionale e della più generale storia dell’organizzazione. Questa fase è costituita da attività di raccolta di informazioni e di analisi organizzativa, al fine di una maggiore coerenza tra formazione ed esigenze organizzative.

Il coinvolgimento degli Operatori

L’importanza del coinvolgimento degli operatori nasce dal presupposto che cambiare i valori e le culture di riferimento, così come aumentare le competenze tecnico-specialistiche necessarie a qualificare i servizi, implichi la partecipazione attiva e la motivazione di tutti i professionisti.

La socializzazione dei contenuti formativi

La socializzazione dei contenuti acquisiti, attraverso la predisposizione di specifici momenti comunicativi e/o strumenti rivolti ai colleghi della propria struttura organizzativa, è fondamentale al fine di sviluppare capacità e abilità comuni, per migliorare e/o modernizzare il servizio in coerenza con gli obiettivi prefissati e per favorire l’efficacia della “ricaduta” sulla propria organizzazione.

La valutazione dell’impatto della formazione sull’organizzazione

La valutazione racchiude in sé un’importanza fondamentale proprio in quanto rappresenta un monitoraggio del processo formativo e della sua efficacia, per poi poter valutare gli ulteriori miglioramenti da fare e le nuove criticità emerse.

Collaborazione con istituzioni e con altre strutture

L’Ufficio Formazione e aggiornamento, funzionalmente collegato all’Ufficio Qualità aziendale, ha attivato significative e rilevanti collaborazioni con Istituzioni e strutture esterne all’azienda USL di Teramo, che ne qualificano i servizi/prodotti offerti.

In particolare, le collaborazioni in corso riguardano:

L’Università degli Studi di Teramo, per attività formative e di ricerca

Le Istituzioni locali: Provincia e Comune di Teramo, per l’organizzazione di iniziative formative congiunte

Organizzazioni scientifiche nazionali, per le necessarie consulenze e realizzazione di attività formative, quali ad esempio: il GIMBE (Gruppo Italiano per la Medicina Basata sulle Evidenze)



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Ordini e collegi professionali, Società scientifiche e Associazioni e nazionali e regionali, per la collaborazione ad iniziative formative (Ordine dei medici della provincia di Teramo, IPASVI, AICO e AIOS, ecc.)

Lo Staff Formazione partecipa a riunioni e incontri organizzati da Università, Istituzioni, Associazioni, Ordini e Collegi professionali e altre strutture di riferimento che hanno per tema la formazione.

Gli obiettivi sono definiti annualmente dalla Direzione e sono quantificati e misurabili mediante “indicatori” specifici, che consentono di verificare il livello raggiunto ed individuare le aree di miglioramento.

Gli obiettivi tengono conto della politica per la qualità, delle esigenze dell’azienda e dei settori in cui ASL n. 4 opera o intende operare. Essi sono definiti per tutta l’organizzazione aziendale ed assegnati ai vari responsabili delle strutture organizzative semplici e complesse, nell’ambito delle attività di pertinenza.

I documenti che definiscono e formalizzano gli obiettivi misurabili per i diversi livelli dell’organizzazione e per i diversi processi sono:

- Indirizzi strategici aziendali;

- Schede di budget

Supporto

Risorse

Scopo della presente sezione è quello di descrivere come la Direzione della UOC Formazione/Aggiornamento/qualità individua, impiega e gestisce le risorse necessarie per attuare e migliorare il SGQ e ottenere la soddisfazione delle parti interessate.

Generalità

Il Direttore della UOC Formazione/Aggiornamento/Qualità ha la responsabilità di identificare le risorse necessarie, considerando anche le esigenze di addestramento, la gestione, l'esecuzione e le verifiche delle attività lavorative e le verifiche ispettive interne.

Persone

Sono state messe a disposizione le risorse necessarie per attuare e migliorare i processi del SGQ aziendale al fine di conseguire gli obiettivi di miglioramento continuo e di soddisfazione delle parti interessate.

Sono state attribuite le responsabilità relative al SGQ tenendo conto delle competenze, del grado di istruzione e dell’addestramento fornito.

Infrastrutture

LA ASL n. 4 ha individuato, fornito e mantenuto le infrastrutture necessarie per assicurare la conformità alle esigenze personali e alla normativa vigente sulla sicurezza nei luoghi di lavoro, quali:

� arredi ergonomici;

� spazi di lavoro adeguati ed attrezzati;

� adeguata disponibilità di apparecchiature, attrezzature, software;

� servizi di supporto.

Nell'ambito delle previsioni di Budget, devono essere compresi gli interventi programmabili di manutenzione, ordinaria e straordinaria, dei beni mobili ed immobili in dotazione.



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Ambiente per il funzionamento dei processi

In considerazione della rilevanza che può avere sulle prestazioni dell’azienda, la ASL n. 4 pone particolare cura nella gestione dell’ambiente di lavoro mediante:

− un management adeguato, compatto e molto impegnato verso gli obiettivi;

− comunicazione orizzontale e verticale efficace;

− assegnazione di mansioni chiare e ben definite;

− metodi di lavoro creativi;

− coinvolgimento del personale in tutte le attività aziendali;

− piani di carriera per il personale;

− gestione e manutenzione delle infrastrutture e dei mezzi;

− definizione dei piani di sicurezza e antincendio;

− formazione e informazione dei dipendenti sulla sicurezza;

− impiego di tecnologie informatiche per facilitare le attività di produzione;

− individuazione e impiego di adeguate misure per incentivare il personale e coinvolgerlo nel miglioramento;

− coinvolgimento di tutto il personale affinché sia consapevole della rilevanza delle proprie attività e del proprio contributo per il raggiungimento degli obiettivi prefissati dalla DGE.

È stato predisposto e viene Mantenuto attivo un sistema d prevenzione e protezione dei rischi negli ambienti di lavoro in conformità al D.lgs. 81/08 e successive modifiche.

Il dirigente del servizio di prevenzione e protezione ha la responsabilità e l’autorità per predisporre il sistema e verificarlo periodicamente.

Documenti di riferimento: Documento di valutazione dei rischi

Competenza

Sono stati definiti i criteri e le modalità per individuare le necessità di formazione e addestramento dei dipendenti.

Tutta l’attività formativa è opportunamente registrata.

Documenti di riferimento:

PA06 Gestione Formazione / Addestramento

RGA03 Regolamento della formazione/aggiornamento professionale del personale dipendente

Comunicazione

Le fonti interne di informazione sono considerate:

− le riunioni;

− la rete Intranet;

− i rapporti di NC;

− i reclami dei clienti o utenti;

− le circolari o minute interne.

Le fonti di informazione esterne sono considerate:



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− tutti i “media” presenti a livello locale/regionale e la stampa specializzata;

− la rete Internet;

− i fornitori;

− seminari, convegni;

− corsi di formazione;

− i reclami.

Informazioni documentate

Il sistema di gestione per la qualità dell’Unità Operativa comprende le seguenti informazioni documentate da conservare/mantenere:

Informazioni documentate da mantenere Documento di riferimento

Scopo e Campo di applicazione del SGQ Standard prodotto/servizio

Politica per la qualità Standard prodotto/servizio

Obiettivi per la qualità Standard prodotto/servizio

Informazioni documentate per supportare il funzionamento dei processi

Indicatori della qualità (Mod. PA05 03) Procedura aziendale “Riesame da parte della Direzione” (PA 05)

Informazioni documentate da conservare Documento/Strumento di riferimento

Informazioni documentate per verificare che il funzionamento dei processi avvenga così come pianificato

Indicatori della qualità (Mod. PA05 03) Procedura aziendale “Riesame da parte della Direzione” (PA 05)

Evidenza delle competenze Organigramma, descrizione delle funzioni e competenze (ORG 01)

Riesame dei requisiti relativi a prodotti/servizi

Procedura Aziendale “Gestione della formazione/addestramento” (PA 06)

Input alla progettazione/sviluppo

Controlli della progettazione/sviluppo

Output della progettazione/sviluppo

Modifiche della progettazione/sviluppo

Monitoraggio prestazioni fornitori e loro rivalutazione Istruzione operativa “Selezione e valutazione fornitori” (FOR 0 IO SP P 01)

Rintracciabilità degli output Sistema Age.Na.S Sistema Informatico Educa

Proprietà del cliente o dei fornitori esterni (perse, danneggiate, inadatte)

Dati personali di clienti e fornitori

Non Conformità Procedura aziendale “Gestione degli eventi indesiderati” (PA 02)

Valutazione prestazioni ed efficacia del SGQ Indicatori della qualità (Mod. PA05 03)

Audit interno Procedura aziendale “Verifiche interne” (PA 03)

Riesame di direzione Procedura aziendale “Riesame da parte della Direzione” (PA 05)

Azioni correttive Procedura aziendale “Gestione azioni di miglioramento” (PA 04)

ALLEGATO 5 “INFORMAZIONI DOCUMENTATE (CS FOR –A5)”

Attività Operative

Pianificazione dei processi

L’ UOC Formazione aggiornamento e Qualità ha pianificato i diversi processi operativi, finalizzati alla produzione delle prestazioni e dei servizi definiti nel campo di applicazione del presente documento, stabilendo:



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− la politica e gli obiettivi del processo;

− gli indicatori di miglioramento;

− i requisiti qualitativi del processo;

− le norme, leggi, regolamenti applicabili;

− gli elementi in entrata e le interfacce con i processi a monte;

− la successione logica delle attività e le responsabilità;

− le risorse impiegate per lo svolgimento del processo;

− i metodi e gli strumenti di supporto (procedure, istruzioni, moduli, elaborati);

− le attività di monitoraggio, misurazione e analisi del processo;

− gli elementi in uscita e le interfacce con i processi a valle.

Si riportano, di seguito, i principali processi riferiti all’erogazione dei servizi dell’UOC Formazione, Aggiornamento:

Di seguito, si riportano, i principali processi gestionali/di supporto:

− Gestione dei documenti e delle registrazioni

− Pianificazione della politica e degli obiettivi per la qualità

− Riesame da parte della direzione

− Determinazione della pianta organica

− Gestione della formazione e addestramento del personale

− Valutazione delle risorse

− Gestione Prevenzione e protezione

− Gestione manutenzione apparecchiature

− Definizione obiettivi, programmi aziendali e controllo di gestione

− Pianificazione e gestione risorse strumentali

− Elaborazione e aggiornamento della carta dei servizi

− Gestione dei reclami dei clienti/fruitori dei servizi

− Gestione delle verifiche interne

− Gestione eventi indesiderati

− Gestione azioni di miglioramento.

ALLEGATO 4 “ELENCO PROCESSI (CS FOR – A4)”

REALIZZAZIONE DEI SERVIZI – PROCESSI PRINCIPALI

A) Gestione della formazione del personale

B) Permessi per il diritto allo studio del personale dipendente (150 ore)

C) Gestione corsi per operatore socio sanitario

D) Selezione e valutazione docenti

E) Gestione dei tirocini formativi

F) Sviluppo collaborazioni con istituzioni esterne

G) Gestione abbonamenti e riviste scientifiche



CS FOR






Valutazione delle prestazioni

Monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione

La verifica delle prestazioni rappresenta un momento significativo, in quanto alla luce dei dati analizzati diventa possibile:

- Individuare eventuali criticità nei processi operativi su cui attivare azioni correttive rivolte a rimuoverle esaminando l’efficacia delle azioni intraprese;

- Proporre nuovi obiettivi e progetti di miglioramento finalizzati alle attività e alla qualità del sistema.

Soddisfazione del cliente

Le fonti di informazioni sulla soddisfazione del cliente sono:

- La gestione dei reclami

- I questionari di customer satisfaction;

I reclami e le comunicazioni dirette, e la loro registrazione, forniscono un’evidenza dello stato di soddisfazione o insoddisfazione durante il processo di erogazione dei servizi.

L’analisi delle valutazioni inserite nel questionario di customer satisfaction indica il grado di soddisfazione/insoddisfazione dei fruitori dei servizi.

Documenti di riferimento: PA08 “Gestione dei reclami dei clienti/fruitori dei servizi”.

Audit interno

L’obiettivo principale delle verifiche ispettive è quello di promuovere il miglioramento dell’organizzazione attraverso la valutazione dell’efficacia del SGQ e quindi della capacità a raggiungere gli obiettivi prefissati ed a mantenere, nel tempo, i livelli di qualità dichiarati negli standard di servizio.

Verifiche ispettive interne vengono effettuate per valutare i punti di forza e di debolezza dell’organizzazione e la conformità ai requisiti della norma di riferimento.

Il Responsabile della Qualità è responsabile della pianificazione e dello svolgimento delle verifiche ispettive interne del SGQ, affinché ogni suo processo sia sottoposto a verifica almeno una volta all’anno.

Le verifiche ispettive vengono condotte da RDQ e da auditor interni o da collaboratori esterni incaricati dalla direzione.

Le verifiche ispettive sono effettuate da personale indipendente dall’area oggetto dell’audit.

Il personale dipendente preposto all’esecuzione di verifiche ispettive interne è opportunamente addestrato attraverso attività specifiche di formazione e la partecipazione ad almeno due verifiche in qualità di osservatore.

Le azioni correttive e/o preventive adottate per correggere le deficienze del sistema verranno a loro volta verificate, per assicurarne l’efficacia, prima delle successive verifiche ispettive.

La frequenza delle visite ispettive viene determinata in accordo con i risultati di precedenti visite e tenendo conto della rilevanza di ciascuna attività del sistema.

Le azioni correttive e/o preventive adottate per correggere le deficienze del sistema verranno a loro volta verificate per assicurare la corrispondenza con quanto stabilito.

Documenti di riferimento: PA03 “Verifiche Interne”



CS FOR






Riesame di direzione

Il Riesame della direzione consiste nel verificare l’efficacia del SGQ e il conseguimento degli obiettivi per la qualità previsti dalla politica aziendale, valutando globalmente:

- Andamento degli indicatori significativi, inclusa la soddisfazione dei Clienti,

- Verifiche interne ed esterne con documentazione dei risultati.

L’Unità Operativa raccoglie e analizza i dati per stabilire l’adeguatezza e l’efficacia del SGQ e per ottenere informazioni relative alla soddisfazione del fruitore del servizio interno/esterno; alle caratteristiche dei processi operativi, prodotti e loro andamento, alla capacità dei fornitori.

Mediante l’analisi dei dati la direzione individua gli interventi per i possibili miglioramenti e per mantenere il SGQ conforme alla norma di riferimento e alle aspettative dei clienti.

La riunione di riesame si svolge almeno due volte all’anno, a cadenza di norma semestrale. Ulteriori riesami possono essere convocati per la discussione di argomenti specifici o nel caso si abbiano segnali di inefficienza del SGQ.

Documenti di riferimento: PA05 “Riesame da parte della direzione”

Miglioramento

Non conformità e azioni correttive

Tutte le non conformità rilevate nei dati di ingresso ad un processo devono essere identificate e trattate al fine di generare con continuità l’azione di correzione/prevenzione, eliminando, nel tempo, le cause che generanno non conformità/eventi indesiderati.

Allo stesso modo qualsiasi scostamento, nello svolgimento del processo, rispetto alle modalità definite (risorse, strumenti, metodologie, metodi di monitoraggio ecc.) genera una non conformità.

La gestione degli eventi Non Conformi si estrinseca attraverso le seguenti attività:

- Identificazione e documentazione delle Non Conformità

- Valutazione e Risoluzione

Documenti di riferimento: PA02 “Gestione eventi indesiderati”

Miglioramento continuo

Tutti i processi descritti dal SGQ vengono gestiti in ottica di miglioramento continuativo.

I percorsi attraverso cui si possono realizzare i miglioramenti delle attività sono molteplici e possono essere classificati in:

- Interventi effettuati a piccoli passi, che non richiedono l’impegno di risorse significative e che sono attuati in maniera continuativa dagli operatori coinvolti nello svolgimento dei processi;

- Sviluppo di progetti organizzativi relativi anche ad innovazioni di tipo strategico e che possono richiedere risorse dedicate;

- Realizzazione di azioni correttive o preventive che si rendono necessarie nel corso dell’attuazione del SGQ.

La direzione dell’unità operativa verifica periodicamente che le azioni correttive e preventive vengano attuate e risultino efficaci.

Le opportunità di miglioramento effettivo sono individuate nella gestione dei seguenti strumenti:



CS FOR






- Riesame della direzione

- Analisi dei risultati delle verifiche ispettive interne

- Misurazione dei processi/prodotto e della soddisfazione dei clienti

- Rispetto della politica della qualità e degli obiettivi della qualità determinati.

Documenti di riferimento: PA04 “Gestione delle azioni di miglioramento”

Allegati

1) Analisi del contesto: le parti interessate (CS FOR –A1)

2) Analisi del contesto e rischi associati (CS FOR –A2)

3) Azioni per affrontare rischi e opportunità (CS FOR –A3)

4) Elenco processi (CS FOR – A4)

5) Informazioni documentate (CS FOR –A5)

6) Indicatori della qualità (Mod PA05 03)

ANALISI DEL CONTESTO: LE PARTI INTERESSATE CS FOR - A1

Data revisione: 15/01/2018

Elemento del contestoInterno

EsternoStakeholder rilevanti Esigenze / Aspettative

Politica e indirizzi (Linee di indirizzo aziendali) internoDirezione Generale

Dipartimenti/Coordinamenti/UU.OO.

1. Predisposizione, attuazione e monitoraggio delle attività formative aziendali

2. Indicazioni aziendali coerenti con gli obiettivi di sviluppo delle UU.OO.

3. Realizzazione degli eventi formativi in relazione alle esigenze indicate dalle Unità Operative

4. Disponibilità di un budget adeguato

Quadro normativo (regolamenti e procedure

riferite alla formazione e all’affidamento e

gestione forniture)

interno

Direzione Generale


Destinatari della formazione

Regolamentazione del processo formativo secondo criteri di trasparenza, leggittimità, equità

Cultura dell’organizzazione interno

Direzione Generale



1. Formazione come strumento premiante

2. Formazione come sviluppo delle competenze coerenti con le funzioni e attività svolte

3. Formazione come sviluppo di interessi e inclinazioni personali

Pianificazione, progettazione e realizzazione

(metodologie e processi di lavoro) interno


Comitato Scientifico


1. Definizione condivisa del Piano Formativo Dipartimentale



4. Coerenza delle iniziative formative con gli indirizzi e gli obiettivi aziendali

5. Coerenza progetti formativi (obiettivi, contenuti, destinatari, metodologie didattiche,

valutazione)

6. Acquisizione e aggiornamento delle competenze trasversali e tecnico-professionali

7. Acquisizione dei crediti formativi

Persone interno

Referenti formazione

Docenti interni



1. Adeguato coinvolgimento dei Referenti formazione

2. Possibilità di effettuare docenze e valorizzazione dei docenti nel contesto aziendale



5. Acquisizione e aggiornamento delle competenze trasversali e tecnico-professionali

6. Acquisizione dei crediti formativi

Risorse economiche (fondo formazione) internoDipartimenti/Coordinamenti/UU.OO.

Controllo di gestione


2. Contenimento del budget destinato per la formazione

1 di 2

ANALISI DEL CONTESTO: LE PARTI INTERESSATE CS FOR - A1



EsternoStakeholder rilevanti Esigenze / Aspettative

Tecnologia (Risorse strumentali, apparecchiature

e tecnologie)interno Destinatari della formazione

Presenza di tecnologie a supporto del processo formativo (badge elettronico per la gestione delle

presenze, postazioni per la formazione FAD, modalità on line per consultazione programmi

formativi e iscrizioni, possibilità di scaricare attestati)

Aspetti logistici e organizzativi (sedi formative) interno Destinatari della formazione1. Aule formative confortevoli e adeguatamente attrezzate

2. Facilità di raggiungimento rispetto alle sedi lavorative

Comunicazione interna interno Destinatari della formazione1. Flussi informativi continui, aggiornati (gestiti con continuità e non in modo estemporaneo)

2. Informazioni di facile consultazione/accessibilità

Politica e indirizzi (Piano regionale formazione) esterno Regione/ASR1. Attuazione della formazione in conformità alle linee di indirizzo regionali

2. Adempimenti LEA relativi alla formazione

Quadro normativo (normativa ecm; LEA; codice

degli appalti; privacy)esterno

Agenas

Ordini ProfessionaliRispetto dei requisiti di accreditamento

Risorse economiche (Sponsorizzazioni) esternoSponsor

Controllo di gestione

1. Chiarezza e rispetto dei contratti di sponsorizzazione

2. Contenimento del budget destinato alla formazione

Organizzazioni sindacali esterno Sindacati Condivisione del piano di formazione

Logistica esterno Fonitori sedi formative Chiarezza e rispetto degli accordi

Comunicazione esterna esterno

Cittadini/utenti

Aziende/Enti

Emittenti ed editori locali

1. Comunicazione coerente con i bisogni dei cittadini/utenti e dei portatori di interesse

2. Informazioni semplici e di facile consultazione

3. Flussi informativi continui e aggiornati (gestiti con continuità e non in modo estemporaneo)

Fornitori (docenti, società di formazione,

tipografie, ditte organizzatrici di eventi)esterno Fornitori Chiarezza e rispetto dei contratti di fornitura

2 di 2

ANALISI DEL CONTESTO E RISCHI ASSOCIATI CS FOR - A2



EsternoPunti di forza Punti di debolezza Opportunità Minacce Rischi

Politica e indirizzi (Linee di

indirizzo aziendali)interno

Indicazione tempestiva delle linee strategiche

aziendali, coerenti con indirizzi nazionali,

regionali e obiettivi aziendali di sviluppo

organizzativo.

1. Ritardo nella definizione delle linee strategiche aziendali.

2. Linee strategiche non coerenti con indirizzi nazionali (LEA), regionali e obiettivi

aziendali

3. Riduzione delle iniziative formative e del n. dei crediti formativi

Difficoltà organizzative gestionali

Quadro normativo

(regolamenti e procedure

riferite alla formazione e

all’affidamento e gestione

forniture)

internoDefinizione e uniformità di funzioni,

responsabilità e modalità operativeComplessità delle modalità previste

Difformità interpretative

Dilazione tempi di erogazione dei corsi

Cultura dell’organizzazione interno

Sviluppo di percorsi formativi coerenti con

obiettivi aziendali e di valorizzazione del

personale

1. Carenza di criteri di premialità trasparenti ed oggettivi

2. Proposte formative non coerenti con le funzioni e attività svolte

3. Carente alfabetizzazione informatica e conoscenza di tecnologie

Iniquità nell'accesso a percorsi formativi

Scarsa efficacia della formazione

Pianificazione,

progettazione e

realizzazione (metodologie e

processi di lavoro)

interno

1. Disponibilità di modalità e strumenti per la

pianificazione, progettazione e valutazione

delle iniziative formative (analisi fabbisogni

formativi, ecc.)

2. Piano formativo validato

3. Realizzazione di corsi coerenti con obiettivi

e funzioni

4. Personale formato e crediti acquisiti

1. Inadeguata pianificazione/progettazione delle proposte formative

2. Carenza analisi del bisogno formativo in relazione al gap tra competenze

richieste/competenze possedute

3. Ritardo nell'attuazione del Piano Formazione Aziendale

4. Difficoltà nella partecipazione (esigenze lavorative)

5. Carente pianificazione e realizzazione iniziative formative in alcuni Dipartimenti

6. Non comunicazione della mancata partecipazione agli eventi formativi a cui si è stati

ammessi

7. Valutazione efficacia delle iniziative formative

8. Concentrazione di corsi nello stesso periodo

9. N. Partecipanti inferiore al n. previsto


Ridotto numero di operatori formati


Aumento della spesa

Non assolvimento obbligo formativo

Persone interno

1. Collaborazione e flessibilità del personale

delle UU.OO. nella gestione del processo

formativo

2. Collaborazione dei referenti della

formazione

3. Competenza e valorizzazione dei docenti

interni

4. Maggiore flessibilità organizzativa

5. Riduzione dei costi

1. Carenza di personale dell’Ufficio Formazione

2. Rete referenti formazione insufficiente

3. Riconoscimento/valorizzazione dei referenti nella gestione dei processi formativi

4. Competenze didattiche dei docenti interni

5. Dotazione organica delle UU.OO. rispetto all’organizzazione e turni di lavoro

6. Competenze informatiche del personale delle UU.OO.

7. Presenza di profili professionali numericamente esigui



Aumento della spesa



Risorse economiche (fondo

formazione)interno

1. Previsione di un budget destinato alla

formazione

2. Ripartizione budget ai dipartimenti

1. Budget non pienamente utilizzato dai Dipartimenti/Coordinamenti

2. Budget non sufficiente per alcuni dipartimenti

Impossibilità a realizzare tutte le proposte

pianificate



Tecnologia (Risorse

strumentali, apparecchiature

e tecnologie)

internoPresenza di un software dedicato alla

formazione

1. Difficoltà di interfacciamento del software dedicato alla formazione con il gestionale

aziendale

2. Sistema informatico aziendale che non consente l'erogazione di corsi FAD, delle

iscrizioni on line, ecc.

3. Carenza strumenti audio/visivi delle aule formative

Difficoltà organizzative e gestionali

Difficoltà di monitoraggio degli eventi



Aumento della spesa

1 di 2

ANALISI DEL CONTESTO E RISCHI ASSOCIATI CS FOR - A2



EsternoPunti di forza Punti di debolezza Opportunità Minacce Rischi

Aspetti logistici e

organizzativi (sedi

formative)

interno Presenza di sedi formative in ciascun presidio

1. Allestimento aule formative (confort)

2. Spazi per formazione interattiva (gruppi di lavoro, esercitazioni individuali)

3. Personale dedicato alle sedi formative

4. Gestione prenotazioni aule formative

5. Disponibilità auto aziendali


Insoddisfazione dei partecipanti

Ambiente di lavoro internoAdeguatezza dimensioni spazi destinati agli

uffici

1. Microclima

2. Assenza di spazi destinati a stampanti/fotocopiatrici

Inquinamento da agenti chimici

Disagio lavorativo

Comunicazione interna interno Mailing list

1. Scarso utilizzo e-mail aziendale da parte dei destinatari della formazione

2. Sito web obsoleto

3. Difficoltà nello smistamento comunicazioni e materiale divulgativo

4. Comunicazioni telefoniche eccessive


Iniquità nell'accesso a percorsi formativi

Politica e indirizzi (Piano

regionale formazione)esterno

Definizione obiettivi e aree formative

(regionali e nazionali)

1. Ampiezza/numerosità degli

obiettivi regionali e nazionali

2. Assenza priorità tra gli obiettivi

Inottemperanza degli indirizzi regionali

Quadro normativo

(normativa ecm; LEA; codice

degli appalti; privacy)

esterno

Definizione obbligo formativo (aumento

della sensibilità degli operatori a fare

formazione)

1. N. crediti formativi elevato

2. Difficoltà di ricognizione crediti

formativi maturati (il sistema

Cogeaps può essere consulato solo

dall'interessato)

Non assolvimento dell’obbligo formativo

Ordini professionali esternoCollaborazione nella definizione e

realizzazione di iniziative formativeDifficoltà di coordinamento Sovrapposizione di iniziative formative

Risorse economiche

(Sponsorizzazioni)esterno Disponibilità di maggiori risorse

1. Mancato rispetto dei contratti di

sponsorizzazione

2. Maggiore complessità nella

gestione delle iniziative

3. Gestione flussi finanziari in

maniera coordinata con risorse

interne

Sanzioni della Commissione ECM (perdita

requisiti Provider)

Dilazione tempi di erogazione dei corsi

Organizzazioni sindacali esternoSuggerimenti per il miglioramento degli

indirizzi aziendali e del Piano Formativo

Ritardo nell’approvazione del Piano

Formativo Aziendale

Iniziative non coerenti con obiettivi

aziendali

Aumento delle iniziative formative non

pianificate

Logistica esternoDisponibilità di strutture esterne per

l'erogazione della formazione

1. Aumento dei costi

2. Maggiore complessità nella

gestione delle iniziative

Budget insufficiente

Dilazione tempi di erogazione delle

iniziative

Comunicazione esterna esternoPresenza di emittenti, editori locali e

reti social

1. Difficoltà nell'utilizzo di social

media

2. Messaggi negativi veicolati

Mancata adesione alle iniziative

Danni d'immagine

Fornitori (docenti, società di

formazione, tipografie, ditte

organizzatrici di eventi)

esterno Disponibilità di fornitori qualificati

1. Competenze non adeguate (dei

docenti, della segreteria

organizzativa, dell'editing)


Insoddisfazione dei partecipanti

2 di 2

AZIONI PER AFFRONTARE RISCHI E OPPORTUNITÀ CS FOR - A3



EsternoRischi

Rile

van

za

Pro

bab

ilità

acc

adim

ento

Pri

ori

tà d

i in

terv

ento

AZIONI

Scala di Rilevanza del rischio:1 = Rischio pressoché irrilevante (non ha alcun

impatto sui miei obiettivi/attività e non richiede

trattamento))

2 = Rischio minore (ha un impatto lieve sui miei

obiettivi/attività che richiede trattamento a lungo

termine nel tempo / 12-24 mesi)

3 = Rischio moderato (ha un impatto moderato sui

miei obiettivi/attività che richiede trattamento a

medio termine / 6-12 mesi )

4 = Rischio rilevante (ha un impatto rilevante sui


breve termine / 3-6 mesi)

5 = Rischio critico (ha un impatto grave sui miei

obiettivi/attività richiede trattamento immediato nel

tempo )

Valore di probabilità

1= Improbabile (Non si sono

mai verificati fatti analoghi)

2= Poco probabile (Si sono

verificati pochi fatti

analoghi)

3= Probabile (Si sono

verificati fatti analoghi)

4= Molto probabile (Si sono

verificati frequenti fatti

analoghi)

Politica e indirizzi (Linee di indirizzo

aziendali)interno Difficoltà organizzative gestionali 2 2 4

interno Difformità interpretative 2 2 4

interno Dilazione tempi di erogazione dei corsi 2 2 4

Iniquità nell'accesso alle iniziative

formative3 2 6

Definizione di criteri trasparenti e oggettivi

per la partecipazione alle iniziative formative

Scarsa efficacia della formazione 4 2 8 senzibilizzazione sulle finalità della formazione

Scarsa efficacia della formazione 4 2 8

sensibilizzazione sulla progettazione e

realizzazione delle iniziative

aggiornamento della rete dei referenti della

formazione e loro sensibilizzazione

Ridotto numero di operatori formati 2 2 4

Difficoltà organizzative gestionali 2 2 4

Aumento della spesa 2 2 4

Non assolvimento obbligo formativo 2 3 6 Implementare modalità FAD


Difficoltà organizzative gestionali 2 2 4



Scarsa efficacia della formazione 4 2 8migliorare le competenze didattiche dei

docenti interni

Impossibilità a realizzare tutte le

proposte pianificate2 2 4



Difficoltà organizzative e gestionali 2 2 4

Difficoltà di monitoraggio degli eventi 3 3 9necessità di interfacciare il Sw Educa con il

gestionale aziendale INFOR





Insoddisfazione dei partecipanti 3 2 6 Sistemazione sedi formative

Inquinamento da agenti chimici 3 2 6Individuazione spazio per collocamento

fotocopiatrice

Disagio lavorativo 3 2 6 Richiesta condizionatori


Iniquità nell'accesso alle iniziative

formative3 2 6

Consolidare modalità di divulgazione on line

Sensibilizzare sulla consultazione giornaliera

della mail aziendale

Politica e indirizzi (Piano regionale

formazione)esterno Inottemperanza degli indirizzi regionali 3 1 3

Quadro normativo (normativa ecm;

LEA; codice degli appalti; privacy)esterno Non assolvimento obbligo formativo 2 3 6 Implementare modalità FAD

Ordini professionali esterno Sovrapposizione di iniziative formative 2 1 2

Quadro normativo (regolamenti e

procedure riferite alla formazione e

all’affidamento e gestione forniture)

internoCultura dell’organizzazione

Pianificazione, progettazione e

realizzazione (metodologie e processi

di lavoro)

interno

Persone interno

internoRisorse economiche (fondo

formazione)

Tecnologia (Risorse strumentali,

apparecchiature e tecnologie)interno

Aspetti logistici e organizzativi (sedi

formative)interno

Ambiente di lavoro interno

Comunicazione interna interno

1 di 2

AZIONI PER AFFRONTARE RISCHI E OPPORTUNITÀ CS FOR - A3



EsternoRischi

Rile

van

za

Pro

bab

ilità

acc

adim

ento

Pri

ori

tà d

i in

terv

ento

AZIONI

Scala di Rilevanza del rischio:1 = Rischio pressoché irrilevante (non ha alcun

impatto sui miei obiettivi/attività e non richiede

trattamento))

2 = Rischio minore (ha un impatto lieve sui miei

obiettivi/attività che richiede trattamento a lungo

termine nel tempo / 12-24 mesi)

3 = Rischio moderato (ha un impatto moderato sui


medio termine / 6-12 mesi )

4 = Rischio rilevante (ha un impatto rilevante sui


breve termine / 3-6 mesi)

5 = Rischio critico (ha un impatto grave sui miei

obiettivi/attività richiede trattamento immediato nel

tempo )

Valore di probabilità

1= Improbabile (Non si sono

mai verificati fatti analoghi)

2= Poco probabile (Si sono

verificati pochi fatti

analoghi)

3= Probabile (Si sono

verificati fatti analoghi)

4= Molto probabile (Si sono

verificati frequenti fatti

analoghi)

Sanzioni della Commissione ECM (perdita

requisiti Provider)5 1 5

Il controllo esercitato sui contratti di

sponsorizzazione risulta efficace. Rimarcare, in

fase di realizzazione delle singole iniziative,

l'importanza del controllo sul rispetto dei

requisiti contrattuli (conflitto di interessi)

Dilazione tempi di erogazione dei corsi 2 2 4

Iniziative non coerenti con obiettivi

aziendali3 1 3

Aumento delle iniziative formative non

pianificate1 2 2

Budget insufficiente 2 2 4

Dilazione tempi di erogazione dei corsi 2 2 4

Mancata adesione alle iniziative 3 2 6 Utilizzo di social media

Danni d'immagine 3 1 3

Scarsa efficacia della formazione 4 2 8Ri-definizione criteri e modalità di

qualificazione dei fornitori (docenti)

Insoddisfazione dei partecipanti 3 2 6Ri-definizione criteri e modalità di

qualificazione dei fornitori (docenti)

esterno

Risorse economiche

(Sponsorizzazioni)esterno

Organizzazioni sindacali esterno

Logistica esterno

Fornitori (docenti, società di

formazione, tipografie, ditte

organizzatrici di eventi)

Comunicazione esterna esterno

2 di 2


ELENCO PROCESSI

CS FOR – A4


Formazione, Aggiornamento e Qualità

PAG 1 DI 1

MACRO PROCESSO PROCESSO

(punti norma) DOCUMENTO DI RIFERIMENTO

ALTRI DOC.

Gestione Sistema qualità Gestione dei documenti e delle registrazioni della qualità

PA01

Responsabilità della Direzione

Politica e obiettivi per la qualità Riesame da parte della direzione Definizione Budget

Standard Prodotto/Servizio

PA05

PA09

Gestione delle risorse

Gestione della Formazione del personale Inserimento del personale Neoassunto

PA06

PA18

Regolamento formazione

Organigramma

Funzionigramma

Realizzazione dei servizi

Progettazione corsi/eventi di formazione

PA06

Erogazione attività formative

Realizzazione Piano Annuale Formazione

Selezione e valutazione docenti/fornitori

Istruzione FOR0IOSPP01

Permessi per il diritto allo studio del personale dipendente (150 ore)

RGA 01

Gestione corsi per operatore socio sanitario

Gestione dei tirocini formativi Regolamento Tirocini

Formativi

Gestione abbonamenti e riviste scientifiche

Sviluppo collaborazioni con istituzioni esterne

Processi di misurazioni, analisi e gestione del miglioramento

Gestione dei reclami dei clienti/fruitori dei servizi Audit Interno Gestione eventi indesiderati Gestione miglioramento

PA08

PA03

PA02

PA04

INFORMAZIONI DOCUMENTATE FORMAZIONE, AGGIORNAMENTO E QUALITÀ

Documento: CS FOR – A5

Data emissione: 29/01/2018

Revisione:

Data revisione:

Pag.: 1 di 1

Informazioni documentate da mantenere Punto

norma Documento/Strumento di riferimento

Scopo e Campo di applicazione del SGQ 4.3 Standard prodotto/servizio

Politica per la qualità 5.2 Standard prodotto/servizio

Obiettivi per la qualità 6.2 Standard prodotto/servizio

Informazioni documentate per supportare il

funzionamento dei processi 4.4.2 (a)

Indicatori della qualità (Mod. PA05 03)

Procedura aziendale “Riesame da parte

della Direzione” (PA 05)

Informazioni documentate da conservare Punto

norma Documento/Strumento di riferimento

Informazioni documentate per verificare che il

funzionamento dei processi avvenga così come

pianificato

4.4.2 (b)

Indicatori della qualità (Mod. PA05 03)

Procedura aziendale “Riesame da parte


Evidenza delle competenze 7.2 Organigramma, descrizione delle funzioni

e competenze (ORG 01)

Riesame dei requisiti relativi a prodotti/servizi 8.2.3.2

Procedura Aziendale “Gestione della

formazione/addestramento” (PA 06)

Input alla progettazione/sviluppo 8.3.3

Controlli della progettazione/sviluppo 8.3.4

Output della progettazione/sviluppo 8.3.5

Modifiche della progettazione/sviluppo 8.3.6

Monitoraggio prestazioni fornitori e loro

rivalutazione 8.4.1

Istruzione operativa “Selezione e

valutazione fornitori” (FOR 0 IO SP P 01)

Rintracciabilità degli output 8.5.2 Sistema Age.Na.S

Sistema Informatico Educa

Proprietà del cliente o dei fornitori esterni (perse,

danneggiate, inadatte) 8.5.3 Dati personali di clienti e fornitori

Non Conformità 8.7.2 Procedura aziendale “Gestione degli

eventi indesiderati” (PA 02)

Valutazione prestazioni ed efficacia del SGQ 9.1 Indicatori della qualità (Mod. PA05 03)

Audit interno 9.2 Procedura aziendale “Verifiche interne”

(PA 03)

Riesame di direzione 9.3 Procedura aziendale “Riesame da parte


Azioni correttive 10.2 Procedura aziendale “Gestione azioni di

miglioramento” (PA 04)

INDICATORI DELLA QUALITÀ

Documento: Mod PA05 03

Revisione n.:4

Data: 29/06/2018

Direzione Strategica pag. 1 di 2

Unità Organizzativa: FORMAZIONE AGGIORNAMENTO E QUALITÀ Data 29/06/2018

Utilizzo del budget assegnato per la realizzazione di eventi formativi (interni ed esterni)

Indicatore:

Budget utilizzato a livello aziendale e di dipartimento

(Formula: Budget speso / budget assegnato)

Frequenza monitoraggio

Budget assegnato Valore

31.12.2015

Valore 31.12.2016

Valore 31.12.2017

Obiettivo / valore atteso

Osservazioni

Coordinamento Presidi Ospedalieri Annuale € 18.760,70 100% 30,8% 36% >= 60%

Dipartimento Emergenza Accettazione Annuale € 51.971,42 100% 63,1% 100% >= 60%

Dipartimento Discipline Mediche Annuale € 54.080,16 100% 30,3% 63% >= 60%

Dipartimento Discipline Chirurgiche Annuale € 49.004,66 56,5% 55,2% 32% >= 60%

Dipartimento Cardiovascolare Annuale € 31.262,77 37,2% 6,7% 14% >= 60%

Dipartimento Materno Infantile Annuale € 25.394,92 87,6% 23,9% 84% >= 60%

Dipartimento Tecnologie Pesanti Annuale € 19.633,24 100% 18% 48% >= 60%

Dipartimento dei Servizi Annuale € 25.182,95 100% 40,5% 78% >= 60%

Coordinamento Assistenza Sanitaria Territoriale Annuale € 31.162,64 100% 14,5% 86% >= 60%

Dipartimento di Prevenzione Annuale € 24.239,86 100% 56,3% 100% >= 60%

Dipartimento Salute Mentale Annuale € 16.151,80 100% 84,5% 100% >= 60%

Dipartimento Amministrativo Annuale € 7.203,16 97,4 100% 28% >= 60%

Dipartimento Fisico Tecnico Informatico Annuale € 6.546,93 100% 100% 100% >= 60%

Coordinamento di Staff Annuale € 8.217,27 79,5% 100% 100% >= 60%

Budget aziendale Annuale € 614.732,00 93% 64,8% 92% >= 60%

INDICATORI DELLA QUALITÀ

Documento: Mod PA05 03

Revisione n.:4

Data: 29/06/2018

Direzione Strategica pag. 2 di 2

Organizzazione ed erogazione delle iniziative formative (interne)

Indicatore Frequenza

monitoraggio Valore

31.12.2014 Valore

31.12.2015 Valore

31.12.2016 Valore

31.12.2017 Obiettivo /

valore atteso Osservazioni

Numero corsi realizzati Annuale 88 67 54 79 >= 70

Numero di edizioni

complessive realizzate Annuale 149 194 156 199 >=160

Numero crediti ecm

garantiti Annuale 1536 1920 1616 2585 >=1800

Ore di formazione garantite Annuale 1272 1747 1547 1805 >=1700

Tipologie Iniziative

Formative

(Seminari Organizzati con

partecipanti <=30)

Annuale - - 26% 55% >=50%

Documents

PROGETTAZIONE E REALIZZAZIONE DI ATTIVITÀ FORMATIVE · sequenziali che partono dall’analisi dei bisogni e la costruzione del piano ed arrivano alla gestione ed al monitoraggio