PROGest Software Facturare- Module si Functionalitate · PROGest 2008 SOFTWARE PROGIPlus Serv srl 2 Bãnci Toate bãncile si agentiile/sucursalele utilizate de firmã si de clientii

PPRROOGGeesstt 22000088 SSOOFFTTWWAARREE

PROGIPlus Serv srl 1

PROGest Software Facturare- Module si Functionalitate

«PROGest» este destinat simplificãrii procesului de facturare, de urmãrire a încasãrilor si de generare a rapoartelor interne si legale (jurnale de vãnzãri, cumpãrãri, Declaratia 394) aferente acestora, indiferent de profilul de activitate al firmei.

Modulul « Baza de Date »

Modulul contine functiile necesare pentru definirea, culegerea si actualizarea informatiilor de bazã utilizate de celelalte module.

Pe lângã functiile destinate manipulãrii informatiilor, existã un numãr de functii, accesibile prin optiunile de meniu asociate, care permit lansarea / termina-rea unei sesiuni de lucru: Deschidere: alege baza de date a unei firme, putându-se gesti-ona simultan oricâte firme cu date distincte. Ultima deschisã este pãstratã în meniu putând fi deschisã rapid fãrã a mai repeta procesul de selectie.

Închidere: permite schimbarea firmei fãrã a închide sesiunea de lucru

Sfârsit: terminarea sesiunii de lucru

Fiecare tip de informatie este manipulatã de o functie specificã :

Datele Firmei Toate informatiile necesare pentru identicarea societãtii comerciale sau persoanei: nume, adresã, telefon, fax, coduri legale (Registrul Comertului, CUI, …).

Ecranele care necesitã explicatii su-plimentare, contin numere pentru a identifica grupurile de informatii sau controale.

� Cadrul «Facturi» permite definirea Seriei, Terminatiei si plajei de numere de facturi si numere de chitante emise automat de PROGest. Se precizeazã si durata implicitã a perioadei de scadentã care poate fi modificatã la nivel de client.

� Tabelul «Bãnci» permite definirea bãncilor proprii, prin alegerea lor din lista de bãnci / agentii, precizarea numãrului de cont (IBAN) si a monedei fie-cãrui cont. Adãugarea si Stergerea de conturi din listã se face cu tastele functionale «F5» si, res-pectiv, «F8».

� Butoane standard care permit terminarea lucrului si pãstrarea / ignorarea modificãrilor operate.



Bãnci Toate bãncile si agentiile/sucursalele utilizate de firmã si de clientii sau furnizorii ei sunt înregis-trate o singurã datã.

� Tabelul «Bãnci» contine toate bãncile uti-lizate, cu posibilitatea de a marca bãncile pentru care se culeg cursuri valutare.

� Tabelul «Agentii / Sucursale» contine agentiile definite pentru fiecare bancã si se poate alimenta prin adãugarea de noi agentii. Agentiile sunt afisate automat de program în momentul selectãrii bãncii.

� Dacã, din gresealã, ati introdus o bancã sau o agentie de mai multe ori, butoanele din cadrul vã permit fuzionarea acestora, cu mo-dificarea automatã în baza de date a refe-rintelor la banca / agentia eronatã.

� Grup de butoane standard, utilizate de mai multe ecrane care permit : Adãugarea, Modificarea, Stergerea / Reactivarea si Afisarea detaliilor unei înregistrãri.

� Control complex utilizat de mai multe ecrane care permite cãutare unei înregistrãri într-un tabel dupã criterii variate : cod, nume, …si pozitionarea automatã pe înregistrarea cãutatã.

Cursuri Valutare Programul permite emiterea de facturi si înregistrarea de încasãri în lei sau în valutã. Chiar si în cazul facturilor emise în lei, sumele pot proveni din sume în valutã convertite la un curs de schimb precizat de utilizator.

Pentru a usura lucrul cu cursuri valutare, puteti culege aceste cursuri pentru una sau mai multe bãnci, zilnic, sau cu frecventa doritã.

Tabelul contine cursurile pentru toate bãncile sau numai pentru o bancã precizatã. Acestea pot fi ordonate dupã data cursului sau dupã bancã + datã. Schimbarea ordinei de afisare se ob-tine prin click cu mouse-ul pe antetul coloanei «Data» sau «Banca». Dimensiunile sau ordinea de afisare a coloanelor pot fi schimbate prin operatii de tip ’’drag’’ cu mouse-ul si programul va pãstra setãrile proprii fiecãrui utilizator.

Prin aceste facilitãti vã puteti adapta ecranul preferintelor proprii de lucru.

Adãugarea de cursuri se comandã cu butonul plasat sub tabel, iar ster-gerea cu butonul din dreapta tabe-lului, care este pozitionat automat pe cursul selectat la un moment dat.

Utilizând aceste cursuri valutare, toate celelalte module (gestiune contracte, facturare, raportare / previziuni, …) calculeazã automat echivalentul în RON al diferitelor valori exprimate în valutã.

� Grup de butoane standard, utilizate de mai multe ecrane care permit : Afisarea, Listarea si Exportul în Excel a cursurilor valutare.

� Control complex care permite culegerea unei perioade de timp si, prin actionarea butonului din dreap-ta, crearea automatã si afisarea graficului de evolutie a cursului valutar, prin activarea Excel. Aceastã facilitate este disponibilã numai dacã sunt selectate cursurile unei singura bãnci.

Graficul obtinut poate fi ajustat ca prezentare graficã si continut, asa cum se vede în ecranul urmãtor.



Calendar O facilitate simplã de gestionare a zilelor lucrãtoare, pe care programul o foloseste în calculul automat al scadentei de platã a facturilor. Programul genereazã automat calendarul unei luni în momentul în care aceasta este referitã prima datã si marcheazã automat zilele de sâm-bãtã si duminicã ca “nelucrãtoare”.

Pentru a marca zilele de sãrbãtoare ca “nelucrãtoare”, este suficient un click cu mouse-ul pe ziua respectivã. Zilele astfel marcate sunt memorate si vor fi considerate în calculul perioadelor de scadentã.

Structura Facturilor Fiecare facturã poate avea una sau mai multe li-nii care definesc livrãri de bunuri sau prestãri de servicii diferite si, eventual, co-mentarii. Aceastã functie permite defini-rea liniilor folo-site, a explicatii-lor standard, a conturilor de în-registrare a ve-

niturilor în contabilitate, a procentului de TVA aplicat si a modului de înscriere în Jurnalul de vânzãri. În momentul emiterii efective a facturilor, liniile se aleg prin codul aferent si aduc toate informatiile asociate lor.



Modulul « PARTENERI »

Clienti, Furnizori, Angajati “Partenerii” sunt o categorie genericã utilizatã de PROGest în urmãtoarele situatii:

• «Clientii» sunt persoane juridice sau fizice, cãrora li se emit facturi de vânzare de bu-nuri se servicii, si de la care se încaseazã contravaloarea facturilor emise ;

• «Furnizorii» sunt persoane juridice sau fizice, de la care se primesc facturi de cum-pãrare bunuri si servicii ;

• «Angajatii» sunt persoane fizice, salariati ai firmei, care au responsabilitatea emiterii de facturi de vânzare. Datele lor personale se înregistreazã pentru a putea fi înscrise pe facturile de vânzare emise.

Un partener poate avea mai multe roluri, înregistrarea sa fãcându-se o singurã datã; de exemplu: client si furnizor sau angajat si client.

Lista de par-teneri poate fi afisatã integral sau selectiv, cu conditiile cu-mulative de selectie asoci-ate ei.

Partenerii care au fost “stersi” sunt afisati cu rosu si pot fi reactivati.

Lista de parte-neri poate fi ordonatã pe: cod, nume, CUI / CNP, prin click cu mouse-ul pe antetul co-loanei din ta-bel.

Butoanele pla-sate sub ta-belul cu parte-nerii înregis-trati, permit lansarea unui ecran separat care contine datele partene-rului selectat.

Pentru fiecare partener se pot preciza informatiile urmãtoare : • date de identificare : nume, tip (persoanã juridicã sau fizicã), CUI/CNP, … ; • adresã. Este acceptatã si o adresã de corespondentã folositã la transmiterea facturii prin postã si care

poate fi diferitã de adresa sediului social ; • date de contact : telefon, fax, eMail, persoana de contact ; • banca si contul ; • rolul / rolurile : client, furnizor, angajat si datele de contabilizare a operatiilor lui ; Partenerii pot fi identificati prin nume (sau prefix = fragment de nume) si prin codul intern alocat de program.



Modulul « OPERATII CLIENTI »

Modulul grupeazã functiile necesare pentru emiterea si manipularea facturilor, înregistrarea încasãrilor de la clienti si, eventual, emiterea de chitante pentru încasãrile în numerar.

Permite generarea, vizualizarea, listarea si exportul în format PDF a tuturor rapoartelor asociate acestor operatii. Oferã instrumente de creare a unor facturi “model” parametrizate pentru clientii cu care firma are relatii de furnizare de bunuri si ser-vicii cu caracter repetitiv. Simplificã operatiile speciale de anulare si stornare a facturilor emise.

Facturi Emise Permite afisarea facturilor deja emise cu PROGest si oferã facilitãti usor accesibile pntru : • Cãutarea unei facturi dupã numãr sau client ; • Listarea unui «Duplicat» al unei facturi emise ; • «Anularea» sau «Stornarea» unei facturi deja emisã ; • «Exportul în format PDF» al unei facturi pentru transmiterea ei la client ; • Crearea de «Sabloane» dupã modelul unor facturi emise, pentru simplificarea emiterii de

facturi cu caracter periodic / repetitiv. • Generarea «Jurnalului de vânzãri» pe o perioadã precizatã de utilizator.

Ecranul are 2 tabele : • În partea de sus, lista facturilor emise, cu datele lor de identificare. Facturile anulate sunt grizate, iar cele

stornate / de stornare sunt scrise cu rosu. Facturile pot fi ordonate dupã data emiterii, numãr, nume client si data de scadentã, prin activarea antetului de coloanã corespunzãtor criteriului dorit cu mouse-ul.

• În partea de jos, detaliile facturii curent selectatã din listã. La schimbarea facturii curente, prin par-curgerea listei sau prin cãutare, detaliile sunt automat actualizate de PROGest.



Operatiile permise asupra facturilor sunt realizate prin butoanele si controalele ecranului astfel :

� Grup de butoane care pot fi utilizate pentru executia urmãtoarelor operatii cu facturile emise :

- Vizualizarea facturii curent selectatã si listarea unui «DUPLICAT» al facturii ;

- Factura curent selectatã este «Exportatã în format PDF», specific Acrobat Reader, si poate fi transmisã prin eMail ; - Factura curent selectatã este «ANULATÃ» sau se emite automat o facturã de «STORNARE» a ei. Pentru facturile de stornare PROGest genereazã automat noua facturã si marcheazã factura initialã ca «STORNATÃ» Duplicatul facturii este afisat pe ecran si poate fi listat, asa cum este ilustrat în ecranul urmãtor.

Exportul în format PDF, genereazã o imagine fidelã a facturii si permite transmiterea rapidã a unei copii a acesteia la client, putând simplifica si accelera procesul de încasare a facturilor. Fisierele PDF generate sunt etichetate cu numãrul facturii, asa cum se vede în ecranul urmãtor, si sunt plasate într-un director special PROGest, de unde pot fi preluate si atasate la eMail-uri transmise clientilor.

� Buton care permite cãutarea unei facturi dupã numãr sau dupã un prefix din numele clientului.

� Buton care permite crearea unui «MODEL / SABLON» plecând de la factura curent selectatã. Acest sablon pãstreazã da-tele cu caracter repetitiv ale unei facturi : clientul, banca, moneda facturii, liniile de denumire a produselor si serviciilor si explicatia facturii. Modelele sunt identificate prin nume unice atribuite de utilizatorul PROGest la crearea modelului si pot fi parametrizate.



� Control complex care permite afisarea sau listarea «JURNALULUI de VÂNZÃRI», în formatul sãu legal, si exportul în

Excel. Exportul poate fi util atunci când nu toate facturile firmei sunt emise cu PROGest, sau când se doreste fuzionarea unor jurnale emise în puncte de lucru diferite. Utilizatorul PROGest poate defini intervalul pentru care se emite jurnalul de vânzãri, PROGest propunând automat luna curentã. Imaginea jurnalului este ilustratã de ecranul urmãtor :

Se observã cã dimensiunea jurnalului a impus imprimarea lui pe 2 pagini, programul oferind ghidajele necesare pentru ci-tirea si asamblarea lui. Pentru facturile emise în valutã jurnalul considerã valoarea lor în lei si contine cursul de schimb la care a fost calculatã factura. La « Exportul în format Excel», utilizatorul PROGest poate alege directorul unde va fi plasat fisierul generat. Numele atribuit automat fisierului de PROGest contine perioada de timp a jurnalului. Structura tabelului Excel generat, reproduce fidel structura de coloane a raportului, asa cum se vede mai jos :



Emitere Facturi Permite crearea si imprimarea de facturi noi pentru clientii înregistrati. PROGest vã oferã facilitãti usor accesibile pntru :

• Emiterea de facturi în RON sau în valutã ; • Numerele de facturi sunt generate automat de PROGest, în functie de parametrii definiti ; • Selectia rapidã a clientului din lista de parteneri ; • Calculul automat al datei de scadentã în functie de parametrii clientului si data facturii.

Data de scadentã este folositã ulterior la situatia facturilor neîncasate ; • Construirea rapidã a facturii folosind nomenclatorul de operatii si servicii ; • Calculul asistat al valorilor în RON plecând de la sume în valutã si cursul valutar ; • Alegerea formatului de imprimare si vizualizarea facturii înainte de listarea ei.

Zona de «Date de identificare» a facturii � contine :

- Seria + Numãrul + Terminatia facturii, care sunt generate automat de PROGest si nu pot fi modificate de utilizator ; - Data facturii. PROGest propune automat data curentã, aceasta putâd fi modificatã ; - Data de scadentã, calculatã de PROGest ca un interval de zile lucrãtoare sau calendaristice adãugate datei facturii, în functie de

parametrii clientului. Ea poate fi modificatã. - Banca si Contul firmei. PROGest permite numai selectia conturilor care corespund cu moneda în care este emisã factura. «Clientul» cãruia îi este destinatã factura se alege prin zona de controale � .

La tastarea unui prefix de nume al clientului, PROGest alege din lista de parteneri toti partenerii cu rol de client al cãror nume începe cu prefixul precizat.

Dacã prefixul este suficient pentru a identifica un singur client, acesta este ales automat fãrã a se mai afisa lista. Altfel, utilizatorul alege clientul din lista afisatã. Odatã cu clientul, se propun si contul / conturile acestuia care corespund monedei în care se emite factura. «Moneda» în care se emite factura se alege din lista derulantã � . Implicit se propune ca monedã RON.

Pentru facturile în valutã, PROGest afiseazã automat si zonele de selectie a bãncii de curs valutar si a datei cursului. Dacã existã introdus cursul pentru banca + data precizate acesta este afisat si utilizat automat în calcule.

Sumele din facturã, corespunzãtoare pretului si TVA-ului, se introduc întotdeauna în moneda facturii, PROGEST oferind urmãtoarele facilitãti : - pentru facturile în RON, este posibilã

activarea unui «calculator» care propune echivalentul în RON al unei sume în valutã, cu un curs precizat. Activarea lui se face cu tasta « F5 » în zone de pret unitar, iar la confirmare, valoarea în RON este transferatã automat în zona din care s-a apelat si fereastra se închide.



- pentru facturile în valutã, sumele se vor introduce direct în moneda aleasã. La impri-

marea / vizualizarea facturii PROGest adaugã automat echivalentul în RON, calculat pe baza cursului de schimb precizat.

«Produsele / Serviciile» care sunt livrate, si orice comentarii suplimentare se introduc în tabelul � si în zona de comentarii supli-mentare. Liniile din tabel se aleg din nomenclator, utilizatorul putând modifica descrierea si preciza sumele si cantitãtile. Valoarea TVA-ului este propusã automat de PROGest si poate fi modificatã de utilizator. Pentru o facturã numãrul de de linii este limitat la 99. Butoanele asociate tabelului permit :

- Adãugarea de linii noi de date sau comentarii (o linie specialã predefinitã), - Inserarea unei linii noi între 2 linii existente, - Stergerea unei linii.

Pe mãsura introducerii de valori în liniile unei facturi, PROGest actualizeazã automat totalurile la nivel de facturã. «Datele Angajatului» care a emis factura sunt completate automat de PROGest prin alegerea acestuia din lista �. În aceastã listã, PROGest va plasa toti partenerii introdusi si marcati ca ’’Angajati’’. «Modul de imprimare» al facturii se alege cu butonul rosu, existând 2 optiuni : - Imprimare folosind hârtie albã A4 si imprimantã laser; în acest caz facturile au un format standard, singurul element de persona-

lizare fiind ’’logo’’-ul firmei – element optional. - Imprimare pe formulare personalizate si imprimantã matricialã ; în acest caz toate elementele de ’’peisaj’’ sunt ignorate de

PROGest, acesta furnizând numai elementele variabile : data/data de scadentã, datele de identificare ale clientului, denumirea + valoarea bunurilor si serviciilor si totalurile.

Pentru comparatie cele 2 moduri de listare sunt exemplificare mai jos :



Emitere Facturi dupã Model Permite crearea de facturi noi utilizând “sabloane” create anterior si înregistrate sub un nume de identificare (model). Cu ajutorul acestor modele se simplificã emiterea de facturi cãtre un client fatã de care prestarea de servicii sau livrarea de bunuri are un caracter periodic (repetitive sau “de abonament”). Utilizând aceste “modele”, o parte din informatiile unei facturi sunt preluate din ele si se simplificã munca celui care emite factura.

Procesul este similar cu cel descris anterior, dar începe cu o etapã preliminarã de selectare a modelului:

Se observã cã lista prezintã modelele în ordinea alfabeticã a numelui si mai contine si identificarea completã a clientului. Pentru un client se pot crea mai multe modele de facturi, caz în care acestea trebuiesc diferentiate prin numele atribuit fiecãrui model. Dupã selectia modelului dorit, ecranul se extinde si este similar cu cel descris la facturile obisnuite, cu diferenta ca anumite câmpuri sunt deja initializate cu datele din model.

O altã facilitate este aceea de a parametriza textele care descriu :

- denumirea bunurilor sau serviciilor livrate si - comentariile la nivel de facturã.

«Parametrii» sunt abrevieri de una sau mai multe litere plasate între acolade si care au o semnificatie predefinitã. În exemplul nostru: {T} = numãr trimestru curent, {A} = anul curent, {D} = data facturii, {C} = cursul de schimb.

La preluarea modelului, PROGest verificã prezenta parametrilor. Dacã existã parametri, se afiseazã butonul �, actionarea lui având ca efect înlocuirea automatã a parametrilor cu valorile lor calculate (exemplificate cu verde pe exemplul nostru). Parametrizarea modelelor de facturi se face foarte usor, asistat de PROGest, asa cum se va prezenta în continuare.



Culegere Încasãri de la Clienti Functia permite utilizatorului PROGest sã urmãreascã încasarea facturilor emise si oferã o serie de avantaje fatã de alte produse similare :

• Selectia facilã a modului de platã : banca-OP, CASSA-numerar ; • Emiterea automatã de chitante, în cazul încasãrilor de numerar prin casã ; • Tratarea monedei în care se fac încasãrile: RON sau valutã ; • Culegerea încasãrilor se face independent de facturile emise fiind foarte simplu de tratat cazu-

rile speciale: plata partialã a unei facturi, plata simultanã a mai multor facturi. De fapt, reparti-zarea plãtilor pe facturi se face automat de PROGest, cu respectarea cronologiei operatiilor ;

• Rapoarte foarte clare si intuitive care reflectã situatia facturi-încasãri la nivel de client si simplificã modul de comunicare cu acesta pentru clarificarea litigiilor de platã.

«Clientul» se alege prin zona de controale �, similar cu procedura descrisã la emiterea de facturi.

Dupã alegerea clientului, PROGest afiseazã automat 2 tabele :

- Lista de «Încasãri» � care contine toate încasãrile deja înregistrate ale clientului, ordonate cronologic, - Situatia «Repartizãrii Încasãrilor pe Facturi» � care este construitã automat de PROGest si reflectã modul de alocare al

încasãrilor pentru acoperirea facturilor emise.

Pentru interpreatrea ei facilã facturile si încasãrile sunt evidentiate cu culori diferite si se furnizeazã detalii privind :

- Soldul curent al facturilor neîncasate integral si - Numãrul de zile de întârziere la platã fatã de data de scadentã a facturii.

Butoanele � permit afisarea / listarea unui raport similar continutului tabelului � :



Butoanele � permit afisa-rea / listarea / exportul în format PDF a unui raport care contine ’’Situatia fi-naniarã’’ a clientului într-un format convenabil pentru comunicarea cu clientul :

Butoanele plasate sub tabelul încasãrilor � permit Adãugarea / Modificarea / Ster-gerea unei încasãri prin activarea zonei de detalii a unei înca-sãri �, exemplificatã aici de o operatie de adãugare încasare în numerar. În cazul încasãrilor în numerar, PROGest genereazã automat o chitantã (pe format A4 în 2 exemplare) a cãrei structurã este ilustratã alãturat. La o eventualã modificare sau stergere a încasãrii res-pective, PROGest anuleazã automat aceastã chitantã si, eventual, genereazã o nouã chitantã în concor-dantã cu noile date ale încasãrii. Dupã confirmarea unei operatii de Adãugare / Modificare / Stergere a unei încasãri, PROGest va actualiza lista încasãrilor �, si va

reface automat situatia repartizãrii încasãrilor pe facturi ilustratã de tabelul �.



Facturi Neîncasate Functia permite controlul operativ al facturilor neîncasate integral generând o serie de rapoarte care ajutã utilizatorul PROGest în monitorizarea încasãrilor si comunicarea cu clientii.

Situatia se genereazã automat la lansarea ecranului si se recalculeazã la modificarea conditiilor de selectie a facturilor si parametrilor de calcul.

Algoritmul de calcul este similar celui descris la încasãri si pre-supune, pentru fiecare client, parcurgerea tuturor facturilor emise si a încasãrilor înregis-trate.

Afisarea / Imprimarea listei se face cu butoanele standard pla-sate sub aceasta. În cazul în care s-a selectat un singur client, situatia va contine numai facturile neîncasate ale acestui client si poate fi obti-nutã si în formatul suplimentar de scrisoare, adaptat expedierii prin postã / fax. Acestã scrisoare poate fi ex-portatã si în format PDF pentru transmiterea prin eMail.



Gestiunea Modelelor de Facturi Anterior am prezentat modul în care se creazã si utilizeazã modelele de facturi. Modelele se dovedesc extrem de utile pentru firmele care emit facturi cu caracter repetitiv.

Pentru a creste eficienta utilizãrii modelelor, PROGest vã oferã facilitatea suplimentarã de «Parametrizare a modelelor» deja create. Parametrizarea permite inserarea unor secvente scurte de caractere speciale în zonele de text (denumirea pro-duselor / serviciilor si comentariile) care, la momentul generãrii de noi facturi, pot fi înlocuite automat cu valorile lor curente. Lista acestor parametri se poate vedea pe ecranul urmãtor.

Modelele înregistrate sunt afisate în tabelul �. La selectarea unui model din tabel, PROGest afiseazã li-niile facturii în tabelul � si comentariile în

zona �. Aceste 2 zone sunt cele care pot fi para-metrizate.

Parametrii pot fi plasati în text în 2 moduri:

- Manual : secventa de litere corespunzãtoare parametrului, încadratã între { }, se insereazã prin culegere de la tastaturã,

- Automat : cu tasta functionalã «F5» care deschide o fereastrã cu lista parametrilor �. Selectarea parametrului dorit din aceastã listã are ca efect inserarea lui automatã în text, în pozitia indicatã de cursor.

Tot din acest ecran se pot sterge modelele care nu mai sunt utile. Operatia se realizeazã cu butonul asociat listei de modele, iar modelele sterse sunt afisate cu rosu. Modelele sterse nu mai pot fi utilizate la crearea de noi facturi.



Modulul « OPERATII FURNIZORI »

Limitat în aceastã versiune, permite înregistrarea facturilor de la furnizori, scopurile urmãrite fiind :

• culegerea informatiilor primare necesare pentru obtinerea rapoartelor si situatiilor legale cerute: • «Jurnalul de Cumpãrãri» si • Capitolul “Achizitii” din «Anexa 394»

• Posibilitatea unei «contabilizãri primare» a achizitiilor. Toate functiile acestui modul sunt grupate într-un singur ecran.

Tabelul � afiseazã toate facturile de achizitii de la furnizori care au fost introduse, sortate dupã datã, numãr sau furnizor.

Continutul si detaliile facturii curent selectate din tabel sunt afisate automat de PROGest în zona de culegere date �. Grupul de butoane � permite utilizatorului sã comande operatiile uzuale de manipulare a facturilor de la furnizori : Adãugare, Modi-ficare, Stergere si Cãutare. Cu exceptia cãutãrii, butoanele activeazã zona de culegere date care prezintã urmãtoarele particularitãti :

- Toate elementele (numãr si data facturii, sumele, …) se introduc de cãtre utilizator ; - Sumele se introduc deja ventilate pe tipuri de achizitii si niveluri de TVA, ceea ce presupune cã :

- Utilizatorul / operatorul care introduce facturile are cunostinte minimale de contabilitate, sau - Facturile sunt marcate în prealabil ;

- Totalurile se calculeazã automat de PROGest, pe mãsurã ce se introduc datele si servesc drept cheie de control al corectitudinii si completitudinii facturii introduse, prin compararea cu documentul primar.

- Furnizorul este ales din lista de parteneri, restrictionatã la cei marcati ca ’’Furnizori’’, cu o procedurã similarã celei descrise la emiterea de facturi pentru clienti.

- În cazul facturilor în valutã, cursul valutar se culege direct fãrã utilizarea tabelei de cursuri valutare. Controlul complex � permite Afisarea / Listarea sau exportul în Excel al «Jurnalului de Cumpãrãri» pentru o perioadã selectatã de utilizator.



Datoritã numãrului mare de coloane, acesta se imprimã pe 2 pagini, adãugându-se ghidaje pentru “asamblarea” lui de cãtre utilizator.

Pagina 1 partea stângã.

Pagina 1 partea dreaptã. Exportul în Excel se face în formatul de mai jos, care reproduce fidel structura jurnalului.



Modulul « INSTRUMENTE »

Grupeazã functii destinate valorificãrii datelor gestionate de celelalte module prin:

• «Contabilizarea» datelor înregistrate (facturi clienti, facturi furnizori, încasãri de la clienti); • Generarea «Declaratiei 394» cerutã de Administratia Financiarã pentru controlul facturilor de vânzãri si a-

chizitii.

Aceste functii PROGest au un caracter mai “tehnic” fiind legate mai ales de interfata cu programul si compartimentul de contabilitate al firmei.

Functii de Contabilizare Aceste functii realizeazã operatia de generare a unor imagini de note contabile aferente informatii-lor înregistrate în PROGest, în scopul transferãrii lor în baza de date contabile a firmei, gestionatã cu un program de contabilitate propriu.

Pentru a întelege mai bine acest proces vã propunem schema urmãtoare din care se poate observa cã:

• PROGest, pe baza informatiilor din baza de date de gestiune, genereazã un fisier cu imagini de note contabile cu urmãtoarele caracteristici:

• Formatul fisierului si structura notelor contabile sunt impuse de programul de contabilitate utilizat ;

• Fisierul poate fi plasat pe un support magnetic oarecare transferat off-line programului de contabilitate, sau se poa-te genera pe un server accesibil celor 2 aplicatii ;

• Elementele care se contabilizeazã si perioada pot fi alese din PROGest, asa cum se va arã-ta în continuare ;

• Dupã generarea notelor contabile, PROGest poate marca elementele din baza de date ca fiind ’’contabilizate”, pentru a se evita transferul lor repetat în contabilitate.

ATENTIE: marcajul de contabilizare nu este conditionat de încãrcarea lor efectivã în baza de date de contabilitate. Repetarea operatiei de contabilizare se poate face prin controlul utilizatorului asupra acestui marcaj ;

• Programul de contabilitate preia imaginile notelor contabile si le adaugã în baza de date de contabilitate, conform forma-tului si structurilor proprii.

ATENTIE: • Aceastã schemã de lucru este aplicabilã numai pentru programele de contabilitate care au functii de “import” note contabile, si

care precizeazã formatul fisierului de note contabile. • Versiunea actualã PROGest contine interfata de comunicare cu programul de contabilitate «INFORCE», comercializat de firma

INFORCE-ROM SRL. La cererea utilizatorilor se pot realiza interfete si cu alte programe de contabilitate.



Controlul Operatiilor care se Contabilizeazã Aceastã functie permite marcarea / demarcarea elementelor (facturi client/furnizor si încasãri cli-enti) care pot fi contabilizate.

Toate aceste elemente au în structura lor un câmp / flag care descrie dacã elementul a fost contabilizat sau nu. La adãugarea unei facturi sau a unei încasãri noi, PROGest seteazã acest flag pe starea «necontabilizat». Dupã o operatie de generare de note contabile, tuturor elementelor considerate li se modificã starea acestui flag în «contabilizat». Starea acestui flag poate fi modificatã “fortat” prin functia PROGest urmãtoare.

Intervalul pentru care se selecteazã elementele ce pot face obiectul contabilizãrii se defineste cu ajutorul perechii de zone de datã � (început – sfãrsit). Fiecãrui element care poate fi contabilizat îi corespund 2 contoare în zona � si 2 butoane în zona �. Contorul bleu exprimã numãrul de elemente care se în-cadreazã în perioadã si nu au fost contabilizate. Cu ajutorul butonului din stânga lui se pot forta flag-urile lor pe starea «contabilizat», ele fiind ignorate la o viitoare contabilizare.

Contorul rosu exprimã numãrul de elemente care se încadreazã în perioadã si au fost contabilizate. Cu ajutorul butonului din stânga lui se pot forta flag-urile lor pe starea «necontabilizat», ele fiind considerate la o viitoare contabilizare. Dacã nu existã elemente în starea corespunzãtoare (contorul este pe 0), contorul nu mai este afisat, iar butonul asociat lui este dezactivat. Transformarea stãrii celor 2 zone, dupã a comandã de ster-gere a marcajului, se vede în exemplul alãturat.

Contabilizare Operatii Aceastã functie genereazã efectiv fisierul extern de note contabile.

Zonele de culegere date din partea de sus a ecranului per-mit precizarea unor elemente specifice interfetei cu conta-bilitatea : - identificarea dosarului de contabilitate, - numerele jurnalelor de vânzãri si cumpãrãri, - conturile de TVA (diferite la facturile clienti si cele de furnizori), - perioada contabilizatã.

Existã câte 1 buton de comandã a contabilizãrii si câte 2 contoare (elemente contabilizate / elemente necontabi-lizate) pentru fiecare element care poate fi contabilizat. Semnificatia este similarã celei descrise la controlul elementelor care se contabilizeazã.



Pasii contabilizãrii unui element sunt urmãtorii (în aceastã descriere, numerele au rolul de a indica ordinea în care se executã pasii unei contabilizãri):

� lansarea contabilizã-rii facturilor de la clienti cu butonul asociat.

� selectia dispozitivului si directorului în care se va genera fisierul de no-te contabile.

� generarea fisierului, marcatã cu un ’’termo-metru”.

� terminarea operatiei, marcatã de un mesaj de avertizare.

� închiderea termome-trului, modificarea stãrii butonului de comandã si reafisarea contoarelor. Sub butonul de comandã se afiseazã si numele complet al fisierului generat, nume care indicã perioada si elementul continut (F: facturi clienti, I: încasãri, Z: facturi furnizori). Cu titlu informativ vã arãtãm si structura fisierului generat (vã reamintim cã ea corespunde programului de contabilitate «INFORCE» si va fi diferitã în cazul interfetei cu un alt program de contabilitate).

Am evidentiat : structura celor trei afectãri ale unei note contabile corespunzãtoare unei facturi si, prin culori dife-rite, sursa informatiilor:

- albastru - informatii care provin din facturã, - galben - informatii care provin din parametrii operatiei (ecranului) de contabilizare, - verde - informatii care provin din datele partenerului (clientului) referit în facturã, - rosu - cont de venituri asociat liniei de bunuri/servicii din facturã, prin nomenclatorul linii de facturi.



Declaratia 394 Aceastã declaratie, introdusã odatã cu ridicarea controlului fiscal asupra seriilor de facturi utilizate, se întocmeste semestrial si este un rezumat al vânzãrilor si achizitiilor unei firme cu precizarea numelui si codului fiscel / de TVA al partenerilor. PROGest produce automat rezumatul imprimat si fisierul .TXT cerut de fisc pe baza informatiilor din facturile emise cãtre clienti si facturile primite de la furnizori.

Perioada pentru care se întocmeste declaratia se alege cu controlul complex �. Dacã pentru perioada aleasã exista deja o declaratie constituitã, aceasta este încãrcatã. Altfel, declaratia se constituie automat, alimentând toate zonele prezentate în continuare.

- Datele de identificare ale declarantului se preiau din datele firmei ; - Tabelul «Livrãri» � se constituie prin sintetizarea facturilor emise cãtre clienti ;

- Tabelul «Achizitii» � se constituie prin sintetizarea facturilor primite de la furnizori ;

PROGest realizeazã automat selectia clientilor si a furnizorilor ’’plãtitori de TVA” pe baza informatiilor culese la nivel de partener. PROGest verificã codurile CUI / CNP pentru partenerii din România si semnaleazã partenerii pentru care s-au introdus coduri eronate prin afisarea lor cu rosu. Codurile eronate pot fi corectate manual.

Butoanele plasate sub fiecare tabel permit:

- Inserarea / Stergerea unui client / furnizor care nu existã în baza de date PROGest ; - Cãutarea înregistrãrii unui partener ; - Adãugarea de livrãri / achizitii culese de utilizator într-un fisier extern, prin butonul «Adaugã ….» ; - Importul integral al livrãrilor / achizitiilor din fisiere externe generate de alte aplicatii, prin butonul «Importã …» ;

Aceste 2 facilitãti asigurã o flexibilitate maximã de utilizare la generarea Declaratiei 394 si conferã programului PROGest rolul de integrator de informatii provenind din surse sau aplicatii multiple.

- Rezumatul operatiilor � se actualizeazã automat la constituirea si modificarea informatiilor din declaratie ;

- Butoanele � permit :

- Stergerea declatiei 394 curentã, pentru refacerea ei ;

- Exportul în formatul .TXT precizat de Administratia financiarã ;



- Confirmarea declaratiei 394 si listarea rezumatului care se transmite la Administratie.

Acest document a fost elaborat cu Microsoft ® Word, Copyright ©Microsoft Corporation. Programul este realizat în Microsoft Visual FoxPro 6.0, Copyright ©Microsoft Corporation. Exemplele de rapoarte au fost obtinute cu generatorul de rapoarte Visual FoxPro 6.0. Exportul datelor a fost exemplificat cu :

Microsoft ® Excel, Copyright ©Microsoft Corporation. Microsoft ® Notepad, Copyright ©Microsoft Corporation. Adobe®Reader® 6.0, Copyright ©Adobe Systems Incorporated.

În anumite situatii, pentru sugestivitatea prezentãrii, ecranele si rapoartele au fost modificate fatã de cele oferite de PROGest, fãrã a se denatura prezentarea lor generalã.

Informatii si detalii suplimentare despre PROGIPlus Serv SRL puteti gãsi pe site-ul : http://www.progiplus.ro

Documents

PROGest Software Facturare- Module si Functionalitate · PROGest 2008 SOFTWARE PROGIPlus Serv srl 2 Bãnci Toate bãncile si agentiile/sucursalele utilizate de firmã si de clientii