KEMAHIRAN MENGANALISIS SITUASI (S.W.O.T) DAN MENGANALISIS DATA

UNTUK MENGGUBAL STRATEGI DAN PELAN TINDAKAN

ANALISIS S.W.O.T

Mengenalpasti kekuatan dan kelemahanyang terdapat di dalam organisasi di samping mengetahui ancaman dan peluang yang terdapat di luar organisasi.

S = Strengths (Kekuatan)W = Weaknesses (Kelemahan)O = Opportunities (Peluang)T = Threats (Ancaman)

ANALISIS S.W.O.T

Ketelusan dalam merancang

Mewujudkan budaya berfikir dalam pengurusan

Melihat sekeliling kita sebelum melangkah ke hadapan.

Proses mencari penambahbaikan

Faktor Luaran –(Tidak boleh dikawal) Sosial, Ekonomi, Politik, Teknologi, Persekitaran.

Analisis persekitaran dalaman dan luaran boleh dilakukan secara :

pemerhatian, pengalaman yang dilalui dan soal selidik.

Boleh dilihat dalam bentuk analisis “tulang ikan ishikawa”

Merupakan langkah-langkah penting

dalam proses perancangan strategik.

Menganalisis maklumat tentang Persekitaran

dalaman dan luaran organisasi

Faktor Dalaman – (Faktor yang boleh dikawal)

Guru, murid, kewangan, Stail Kepimpinan, sumber (kewangan), budaya (permuafakatan)

Kepentingan Analisis S.W.O.T

Membolehkan program dirancang secara S. M. A. R. T

Misi dan Visi Perancangan Strategik boleh dilaksana dan dicapai.

Mendapat strategi yang tepat setelah menyediakan T.O.W.S Matriks.

S .M. A. R. T

S = Spesifik

Tepat & Pasti

Jelas untuk siapa ?,

berapa ?, bila ?

Matlamat dan objektif ?

M = Measurable

Boleh diukur

dan dinilai

Objektif yang eksplisit

Objektif tingkahlaku

Hasil akhir

A = Achievable /

Accesible

Boleh dicapai

Mampu dicapai

R = Realistic

Munasabah, boleh diterima akal, sesuai dengan keperluan dan kemampuan

Benar menepati objektif

Memenuhi keperluan

Mampu dilakukan.

T = Time frame

Dalam tempoh masa

Dapat dilaksanakan mengikut masa

Contoh:MISI: MENGHASILKAN PELAJAR YANG CEMERLANG DALAM KURIKULUMMATLAMAT STRATEGIK: Memastikan guru-guru mempunyai kemahiran pengajaran dan pembelajaran.OBJEKTIF KHUSUS: Pada akhir tahun 2006, semua guru telah mengikuti kursus P&P sekurang-kurangnya sekali. Spesifik: Kursus P&PMeasureable: Semua guruAchievable: Boleh kerana sekali sahaja.Realistik: Guru boleh menghadirinya.Tempoh Masa: Pada akhir tahun 2006.

Contoh Penggunaan Analisis SWOT

Peningkatan prestasi subjek-subjekPeningkatan Prestasi UPSR/PMR/SPM/STPMPembukaan kelas-kelas Tkn 6Pembukaan kelas aliran sains tulin, MPV, Aliran teknikalKelas khas, kelas Aliran Agama, dll.Perancangan HEM, Koku dll.

2. Analisis Jurang

Organisasi menilai perbezaan antara kedudukan semasa dengan apa yang diinginkan pada masa hadapan.(Data peperiksaan). Hasilnya organisasi dapat membina strategi yang spesifik dan memperuntukkan sumber untuk merapatkan jurang.TOV dan ETR dapat ditentukan.

4. Penjanaan Matlamat Strategik

Menentukan isu-isu strategik berasaskan visi dan misi dalam kerangka persekitaran dan analisis yang lain.Matlamat strategik juga dipanggil taktik untuk mencapai misi organisasi.

(Contoh : Dalam perlawanan akhir Piala Malaysia,

Visi Perlis untuk menang, dan taktik ialah cara bermain untuk mencapai kemenangan.

3. Penanda Arasan

Mengukur dan membanding operasi, amalan dan pelaksanaan dengan sekolah lain.Boleh mengambil unsur-unsur yang baik sebagai panduan.Melalui penanda arasan yang sistematik, organisasi dapat membina matlamat dan sasarannya.

ANALISIS SWOTKekuatan (S)

S1. 5 daripada 7 guru adalah terlatih dan berpengalaman.

S2. Terdapat 1 orang guru cemerlang bagi Bah. Inggeris

S3. Bilik darjah adalah mencukupi bagi jumlah murid

S4. Ada sebuah makmal komputer yang lengkap.

Kelemahan (W)

W1. 40 % murid tidak bermotivasi dan lemah dalam Bah. Inggeris

W2. BBM tidak mencukupi dan banyak yang telah rosak.

W3. Keadaan kewangan sekolah dan peruntukan untuk panitia Bah. Inggeris adalah lemah.

W4. Guru tidak menguasai Bahasa Inggeris

Peluang (O)

O1. Hubungan baik pihak JPN Negeri dengan sekolah

O2. Sokongan kewangan daripada PIBG dan Persatuan Bekas Pelajar

O3. Kerajaan Negeri sedia memberi peruntukan untuk Program Peningkatan Prestasi Pelajar (4P)

O4. Sokongan moral drpd PIBG kuat

Ancaman (T)

T1. Masyarakat sekitar masih menganggap Bah. Inggeris tidak penting

T2. Ibu bapa kurang memotivasikan anak ke arah kecemerlangan akademik.

T3. Waris tidak langsung menggunakan Bah. Inggeris di rumah.

Kekuatan (S)

S1. 5 daripada 7 guru adalah terlatih dan berpengalaman.

S2. Terdapat 1 orang guru cemerlang bagi Bah. Inggeris

S3. Bilik darjah adalah mencukupi bagi jumlah murid

S4. Ada sebuah makmal komputer yang lengkap.

Kelemahan (W)

W1. 40 % murid tidak bermotivasi dan lemah dalam Bah. Inggeris

W2. BBM tidak mencukupi dan banyak yang telah rosak.

W3. Keadaan kewangan sekolah dan peruntukan untuk panitia Bah. Inggeris adalah lemah.

W4. Guru tidak menguasai Bahasa Inggeris

Peluang (O)

O1. Hubungan baik pihak JPN Negeri dengan sekolah

O2. Sokongan kewangan daripada PIBG dan Persatuan Bekas Pelajar

O3. Kerajaan Negeri sedia memberi peruntukan untuk Program Peningkatan Prestasi

Pelajar (4P)O4. Sokongan moral drpd PIBG kuat

Ancaman (T)

T1. Masyarakat sekitar masih menganggap Bah. Inggeris tidak penting

T2. Ibu bapa kurang memotivasikan anak ke arah kecemerlangan akademik.

T3. Waris tidak langsung menggunakan Bah. Inggeris di rumah.

KEKUATAN (S)1.2. Senaraikan3. Kekuatan4.

KELEMAHAN (W)1.2. Senaraikan3. Kelemahan4.

PELUANG (O)1. 2. Senaraikan 3. Peluang4.

STRATEGI (SO)Gunakan kekuatan untuk merebutPeluang

STRATEGI (WO)Atasi kelemahan dengan mengambilPeluang.

ANCAMAN (T)1.2. Senaraikan 3. Ancaman4.

STRATEGI (ST)Gunakan kekuatanuntuk menghadapiancaman

STRATEGI (WT)Kurangkan kelemahandan elak ancaman

TOWS MATRIKS (Analisis dalaman / persekitaran dalam menentukan/memilih strategi )

SO MEMADANKAN PELUANG DENGAN KEKUATAN YANG ADA (KONSERVATIF).

WO MEMADANKAN PELUANG DENGAN KELEMAHAN AGAR KELEMAHAN DAPAT DIATASI (AGRESIF)

ST KEKUATAN DIGUNAKAN UNTUK MENGELAK ANCAMAN ATAU MENGATASINYA (DEFENSIF).

WT KELEMAHAN DIATASI DAN ANCAMAN DIELAK (KOMPETITIF)

Kekuatan (S)

S1. 5 daripada 7 guru adalah terlatih dan berpengalaman.

S2. Terdapat 1 orang guru cemerlang bagi Bah. Inggeris

S3. Bilik darjah adalah mencukupi bagi jumlah murid *

S4. Ada sebuah makmal komputer yang lengkap.

Kelemahan (W)

W1. 40 % murid tidak bermotivasi dan lemah dalam Bah. Inggeris

W2. BBM tidak mencukupi dan banyak yang telah rosak.

W3. Keadaan kewangan sekolah dan peruntukan untuk panitia Bah. Inggeris adalah lemah.

W4. Guru tidak menguasai Bahasa Inggeris

Peluang (O)

O1. Hubungan baik pihak JPN Negeri dengan sekolah

O2. Sokongan kewangan daripada PIBG dan Persatuan Bekas Pelajar

O3. Kerajaan Negeri sedia memberi peruntukan untuk Program Peningkatan Prestasi Pelajar (4P)

O4. Sokongan moral drpd PIBG kuat

SO (maxi-maxi)

S1,S4,O1,O4

Meminta JPN menghantar guru-guru berkursus menggunakan ICT dalam pengajaran Bah. Inggeris

S2,S3,O2,O4

Adakan kelas bimbingan/tambahan yg dibiayai oleh kerajaan negeri/PIBG

WO (mini-maxi)

W1,W3,O2,O3

Adakan kelas tambahan/tuisyen yang dibiayai oleh kerajaan negeri/PIBG

W2,O1,O2

Adakan bengkel membuat BBM dengan bantuan kewangan PIBG

Ancaman (T)

T1. Masyarakat sekitar masih menganggap Bah. Inggeris tidak penting

T2. Ibu bapa kurang memotivasikan anak ke arah kecemerlangan akademik.

T3. Pelajar tidak langsung menggunakan Bah. Inggeris di rumah.

ST (maxi-mini)

S4,T1,T3

Wujudkan Kelab Komputer dan ICT serta terapkan penggunaan Bah. Inggeris semasa memberi arahan.

S2,S4,T1,T2,T3

Gunakan kepakaran guru cemerlang untuk mengajar mata pelajaran Bah. Inggeris dgn menggunakan ICT

WT (mini-mini)

W1,T2

Anjurkan perkhemahan kecemerlangan pelajar untuk mendapat pendedahan penuh dalam Bah. Inggeris

W3,T2

Dapatkan bantuan JPN dan Kerajaan Negeri untuk program sekolah.

TOWSMATRIKS – BAHASAINGGERIS

SO (maxi-maxi)

S1,S4,O1,O4(STRATEGI) Meningkatkan kemahiran guru menggunakan ICT dalam P&P dengan sokongan JPN / PPD

(AKTIVITI)Meminta JPN menghantar guru-guru berkursus menggunakan ICT dalam pengajaran Bah. Inggeris

S2,S3,O2,O4(STRATEGI) Meningkatkan prestasi akademik pelajar dengan sokongan kerajaan negeri.

(AKTIVITI) Adakan kelas bimbingan/tambahan yg dibiayai oleh kerajaan negeri / PIBG

WO (mini-maxi) W1,W3,O2,O3 STRATEGIMeningkatkan motivasi pelajar dengan kerjasama PIBG

(AKTIVITI 1)Adakan kelas tambahan / tuisyen yang dibiayai oleh kerajaan negeri/PIBG

WO(mini-maxi)W2,01,02 (STRATEGI) Meningkatkan bilangan BBM dengan bantuan kew PIBG

(AKTIVITI 1)Adakan bengkel membuat BBM dengan bantuan kewangan PIBG

ST (maxi-mini)STRATEGI - Meningkatkan pencapaian BI dengan menggunakan ICT.

S4,T1,T3 Wujudkan Kelab Komputer dan ICT serta terapkan penggunaan Bah. Inggeris semasa memberi arahan.

S2,S4,T1,T2,T3Gunakan kepakaran guru cemerlang untuk mengajar mata pelajaran Bah. Inggeris dgn menggunakan ICT

WT (mini-mini) STRATEGIMeningkatkan pencapaian pelajar dalam akademik khisusnya BI

W1,T2 (AKTIVITI)Anjurkan perkhemahan kecemerlangan pelajar untuk mendapat pendedahan penuh dalam Bah. Inggeris

W3,T2 (AKTIVITI)Anjurkan program sekolah dengan bantuan JPN dan Kerajaan Negeri.

MATRIK RANKING (TIMBANGTARA)

Strategi/ Program

Kos Masa Penerimaan Kepakaran Kemudahan Jumlah skor

Strategi 1W1,W3,02,03

RM 1800 6 Hari SebulanSelama 6 bulan

Guru dan waris

G.Cmlang / P. kertas

Dewan Sekolah

Strategi 2

Strategi 3

Strategi 4

Strategi 5

ANALISIS DATA

ڤ ANALISIS DATA PEPERIKSAAN AWAM / DALAMAN.

ڤ ANALISIS DATA GURU/ STAF SOKONGAN

ڤ ANALISIS DATA MURID

ڤ ANALISIS DATA IBU BAPA/ WARIS

ڤ ANALISIS DATA KEMUDAHAN SEKOLAH/FASILITI.

ANALISIS DATA

Penting untuk menjadikan perancangan kita adalah STRATEGIK.

Data perlu dikutip (faktor dalaman), dianalisis (analisis dalaman), dibanding, diinterpretasi / tafsir.

Perlu untuk menyokong kenyataan kita supaya lebih spesifik – tidak umum.

DATA-DATA PENTINGGuru – Pengalaman, Umur, Latihan, Kebolehan khasMurid – Latarbelakang keluarga, minat, prestasi akademik (headcounts)Kemudahan P&P – Bilik darjah, Lampu, Kipas, Makmal Komputer, Makmal Sains, ABM/BBM, Komputer Riba, Troli dll.Kemudahan di Makmal Sains – Radas Sains, Bahan-Bahan Sains dll.PSS – Bilangan Buku, Kekerapan Penggunaan

Mengapa Perlu Headcount?

Melihat keupayaan sedia ada murid

Menilai potensi murid yang boleh digarap

Merancang program yang bersesuaian dengan kebolehan murid.

Untuk tujuan post-mortem dan tindakan penambahbaikan.

KEKUATAN KONSEP KEKUATAN KONSEP HEADCOUNTHEADCOUNT

• MENGENAL POTENSI SETIAP PELAJARMENGENAL POTENSI SETIAP PELAJAR• HARAPAN TINGGI KEPADA PELAJARHARAPAN TINGGI KEPADA PELAJAR• P & P BERFOKUS KEPADA PELAJARP & P BERFOKUS KEPADA PELAJAR• PERHATIAN DAN PENGIKTIRAFAN KEPADA PERHATIAN DAN PENGIKTIRAFAN KEPADA

PELAJAR.PELAJAR.• MENGENALPASTI KEUPAYAAN DAN MENGENALPASTI KEUPAYAAN DAN

KELEMAHAN PELAJAR SECARA KELEMAHAN PELAJAR SECARA PERSEORANGAN.PERSEORANGAN.

Potensi Pelajar

Kemampuan mendapat 5A, 4A…Dalam subjek-subjek yang dipelajariHanya mampu menjawab soalan bertahap rendah.Mampu menjawab soalan HOTS

Tidak memahami arahan soalan menjadi penyebab pelajar tahap (SR) tidak boleh menjawab soalan.

Dalam PPSMI, BI mungkin menjadi penyebab kenapa konsep, kemahiran Sains tidak dikuasai – soalan tidak boleh dijawab.

Senaraikan semua pelajar berpotensi seperti 10A, 9A, 5A, 4A ……

Senaraikan pelajar-pelajar yang mendapat keputusan A, B….dalam subjek.

Setiap pelajar jika dianalisis secara lebih detail (Contoh Matematik – 85%) kemana hilang 15% -

Konsep apa tidak dikuasai ?,

Kemahiran apa ?.

Perlu Analisis Item.

Prestasi pelajar lelaki berbanding pelajar perempuan:

Peratus lulus, Bilangan mendapat A dalam subjek dll

Bilangan pelajar yang tidak menguasai 3M (Men / Rendah)

GRED TH JUMLAHSUBJEK BIL % BIL % BIL % BIL % BIL % BIL PELAJAR

1 BAHASA MELAYU 7 24.14 21 72.41 1 3.45 0 0.00 0 0.00 292 BAHASA INGGERIS 20 71.43 6 21.43 2 7.14 0 0.00 0 0.00 1 283 MATEMATIK 3 10.71 14 50.00 8 28.57 1 3.57 2 7.14 1 284 SAINS 8 28.57 9 32.14 5 17.86 3 10.71 3 10.71 1 285 PENULISAN 2 6.90 5 17.24 14 48.28 7 24.14 1 3.45 29

BIL.EA B C D

POTENSI KEPUTUSAN UPSR POTENSI KEPUTUSAN UPSR MENGIKUT SUBJEKMENGIKUT SUBJEK

ANALISIS DATA

KEPUTUSAN PEPERIKSAAN AWAM 2002 - 2004/05 Sebagai TOV

% LULUS KESELURUHAN 60% 80% DAN LAIN-LAIN.

GPS - 4.3 , 7.5 (Gred Purata Subjek)

GPK - 5.2 (Gred Purata Keseluruhan/Sekolah)

KUALITI PENCAPAIAN PELAJAR/ MATAPELAJARAN

◊ MENTERJEMAH DATA DALAM BENTUK JADUAL, CARTA DAN GRAF.

MENYEDIA GRAF-GRAF PENCAPAIAN SECARA BANDINGAN

UNTUK MENDAPAT GAMBARAN DAN MENTAFSIR

◊ ANALISIS KEPUTUSAN PEPERIKSAAN DALAMAN – MELIHAT PERKEMBANGAN/ PRESTASI PELAJAR.

◊ ANALISIS PELAJAR,KUMPULAN –KUMPULAN YANG

DITETAPKAN. CEMERLANG, SELAMAT, SASARAN & LUAR

SASARAN.

Keputusan UPSR 2003 - 2005

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

2003 2004 2005

BM(K)

BM(P)

BI

SC

MT

Keputusan UPSR 2003 - 2005

0102030405060708090

100

2003 2004 2005

BM(K)

BM(P)

BI

SC

MT

Unjuran Matematik UPSR 2006 – 2010

0102030405060708090

100

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

MT

Unjuran Prestasi PMR 2006 - 2010

TAHUN % GPS 9 A 8 A 7 A 6 A 5 A

2006

2007

2008

2009

2010

PROSES PERANCANGAN STRATEGIKKAWALAN

&PENILAIAN PELAN TINDAKAN/

PELAN TAKTIKAL

STRATEGI

MATLAMATSTRATEGIK

MISI

VISI ANALISISSWOT

TOWSMATRIKS

PELAKSANAAN

BENGKEL

Merujuk kepada salah sebuah sekolah dalam kumpulan anda, bincang dan sediakan :

Analisis S.W.O.T.

T.O.W.S Matriks

Strategi-strategi mengikut keutamaan (matriks ranking)

Untuk program peningkatan prestasi akademik sekolah tersebut.