Produktionsstyrning och förbättringsarbeten

Barn- och Ungdomspsykiatriska kliniken, NSC

Elisabeth Kristiansen

Malin Gren Landell

2013-03-08

Baseline september 2010

• Kompetenta medarbetare

• Vårdgarantin hålls

• Hög stressnivå – medarbetarenkäten

• Kalendrar fyllda med råge

• Alltför låg produktion – 40%

• Brister i reg. av kvalitetsparametrar

• Incitament för en hög individuell produktion saknas

”TALA OM VAD VI SKA TA BORT!!”

Hur frigöra mer tid till våra patienter?

Värdeskapande aktiviteter för patienten

Vad är

- värdeskapande?

- icke värdeskapande?

- nödvändigt?

Nulägesbeskrivning 2 v 2010 och 2011Läkare Öppenvården Mellanvården Elefanten Ätstörningsteamet Hagadaln=20 n=39 n=8 n=16 n=14 n=12Summa Andel av Summa Andel av Summa Andel av Summa Andel av Summa Andel av Summa

AKTIVITET min total tid % min total tid % min total tid % min total tid % min total tid % minDirekt patientrelaterad tid, inkl restid 6915 15,7 15565 19,2 5735 29,0 7580 20,2 6355 22,1 5875(pat/närstående deltar) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Patientrelaterat möte med vårdgrannar 1050 2,4 1055 1,3 185 0,9 235 0,6 235 0,8 235inkl. restid (pat/närstående deltar ej) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Väntan på utebliven patient 130 0,3 635 0,8 10 0,1 310 0,8 995 3,5 270Patientrelaterad planeringstid 1690 3,8 4895 6,0 1200 6,1 2700 7,2 1975 6,9 1570Journalföring 2485 5,6 9415 11,6 1705 8,6 3755 10,0 2235 7,8 1955Patientrelaterad administration 2275 5,2 4150 5,1 755 3,8 1495 4,0 1980 6,9 1870Rättning av test, screeningformulär 330 0,7 1295 1,6 115 0,6 370 1,0 210 0,7 0Telefon med pat/närstående 725 1,6 2965 3,6 245 1,2 760 2,0 755 2,6 715Telefon med vårdgranne 240 0,5 1045 1,3 40 0,2 780 2,1 215 0,7 330Generella samarbetsträffar med vårdgrannar 90 0,2 80 0,1 10 0,1 180 0,5 210 0,7 1075Behandlingskonferens (BK) 1935 4,4 2985 3,7 460 2,3 1200 3,2 2760 9,6 485Remisskonferens (RK) 1410 3,2 1395 1,7 60 0,3 150 0,4 135 0,5 335Administrativ konferens (AK) 670 1,5 1240 1,5 220 1,1 1440 3,8 240 0,8 390Klinikmöte 995 2,3 2080 2,6 745 3,8 390 1,0 585 2,0 920Handledning given 1045 2,1 965 1,2 150 0,8 330 0,9 150 0,5 0Handledning mottagen 475 1,1 2,8 305 1,5 245 0,7 300 1,0 220Utbildning given 435 1,0 1045 1,3 540 2,7 240 0,6 0 0 265Utbildning mottagen 2430 5,5 2750 3,4 2325 11,7 1560 4,2 1210 4,2 0Introduktion nyanställda/kandidater 195 0,4 310 0,4 90 0,5 0 0,0 0 0 595Utvecklingsarbete 835 1,9 465 0,6 400 2,0 3305 8,8 520 1,8 320Forskning 5425 12,3 4130 5,1 290 1,5 0 0,0 1550 5,4 90Utvecklingssamtal,POU 0 0 180 0,2 100 0,5 100 0,3 0 0,0 0Yrkesgruppsträff 865 2,0 635 0,8 0 0 0 0,0 180 0,6 0Fackligt arbete inkl. samverkansgrupp 150 0,3 160 0,2 0 0 0 0,0 0 0,0 0Polisförhör 0 0 0 0 0 0 475 1,3 0 0 0Samråd 60 0,1 105 0,1 60 0,3 400 1,1 60 0,2 145Rast 2305 5,2 6265 7,7 1630 8,2 1955 5,2 1560 5,4 1000Sjuk 0 0 2640 3,2 0 0 3345 8,9 1290 4,5 30Semester/flex/jourkomp/tjänstledighet 3765 8,5 4028 5,0 1015 5,1 1660 4,4 2050 7,1 1115Annat 5600 12,7 6430 7,9 1400 7,1 2625 7,0 935 3,3 5855Summa 44165 81263 19790 37585 28690 25660

Andel patientrelaterat arbete 44,7% 56,0% 55,0% 54,4% 63,5% 54,6%

Andel direkt patientarbete (9,18) av totaltredovisad tid 17,3% 22,8% 30,2% 22,2% 24,8% 25,7%Andel direkt patientarbete (9,18) av patient-relaterad tid 38,7% 40,7% 55,0% 40,8% 39,0% 47,1%

Handlingsplan

• Individuella produktionsmål kapacitetsplan klinikens produktionsmål

• Reviderade lönekriterier

• Elektronisk uppföljningsportal för alla chefer

• Identifiera viktiga strategiska utv. processer • Förenkla journalföring, registreringar, interna flöden med

standardisering, möteseffektivtet, uteblivna pat, centralbokning läkargruppen, mäta stress, värdeflödesanalyser NP-diagnos

Förbättringsombud

Exempel på en värdeflödesanalys

Ledarskap

Ska vi arbeta lite med förbättringar?

Ska vi arbeta lite med förbättringar?

Hinner inte, jag måste

jobba

Hinner inte, jag måste

jobba

Engagera, kommunicera och var tydlig - återkoppla

Mål och resultat öppenvård 2012

0

2 000

4 000

6 000

8 000

10 000

12 000

14 000

16 000

18 000

20 000

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Utfall 2011 Utfall 2012 Mål 2012 Utfall 2010

Alla mottagningar Unika individer ca 2289 för 2012= ca 7,7% av samtliga i kommunen

OBS! Stressindex förbättrats med 9 steg 2011/2012

Systematisk förbättringsarbete vid Administrativa enheten,

BUP-kliniken i Linköping

Problembeskrivning

Rörigt och högljutt med olika arbetsuppgifter från olika håll

• Ta emot telefonsamtal• Patienter anmäler sig• Frågor ställs till receptionspersonal istället för till

personal i rummet intill eller annan personal• Bokningar/kallelser ska skötas samtidigt

Vilket också innebär att• Patienter ibland får vänta på att anmäla sig• Patienter kan höra patientuppgifter som rör andra

familjer

Mål med arbetet

• Ökad tillgänglighet så att patienter inte behöver vänta för att få hjälp i receptionen

• Ökad patientsäkerhet

• Minskad upplevd stress hos administrativ personal i relation till BUP-arbetet och specifikt till receptionsarbetet

• Lära kliniken systematiskt förbättringsarbete

Arbetsgång

• Inventerar problem och förslag på lösningar• Väljer en lösning och sparat övriga förslag till

senare förbättringsarbeten• Förmätning – Genomförande – Eftermätning• Mätning:

– Antal väntande i receptionen mellan kl.8-9.30+13-14– Antal inkommande och utgående tfn-samtal– Perceived Stress Scale (PSS) samt VAS-skala för

upplevd stress

Antal patienter som väntade på att få anmäla sig i receptionen var i medeltal 6.6 patienter/dag* under mättiderna och 1.7 patienter/dag efter förbättringen.

* Mätt mellan kl.8-9.30 + 13-14

Resultat

Tillgänglighet i receptionen

Belastning av telefonsamtal

Telefonsamtal över veckan

0

10

20

30

40

50

60

Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag

Veckodag

An

tal

sam

tal

Remisskonferens på torsdagar - receptionen

får då i uppgift att ringa och kalla patienter

vilket kan förklara höjd belastning här.

Resultat – tillgänglighet telefon

• Före förbättringen hade receptionen i snitt 43.7 samtal/dag och efter förbättringen hade den funktion som ansvarade för telefonen 53.9 samtal/dag

• Alltså ökad telefontillgänglighet för patienter liksom ökad utförd service till behandlare

Resultat - stressupplevelse

• Personalens skattning av stress på PSS visade en sänkning från medelvärde 16.7 före förbättringen till 14.3 efter förbättringsarbetet.

• Stressupplevelsen mätt med VAS sjönk i relation till det totala BUP-arbetet (t(9)=2.42,p< 0.05) och i relation till receptions-arbetet (ej signifikant).

Stressupplevelse VAS

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Rec_Före Rec_Efter BUP_Före BUP_Efter

Receptionsarbete BUP-arbete

Str

essn

ivå

(0

-100)

Framgångsfaktorer?

• Analys och delaktighet

• Mätning – inte tro utan veta

• Avgränsat, litet projekt

• Diskussion och uppföljning av resultaten

TACK!