TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVACENTRO TECNOLÓGICO DE LA AMAZONIA

FLORENCIA-CAQUETÁ2012

Éste trabajo tiene como objetivo principal el de unificar criterios y definir pautas para adecuada elaboración de documentos administrativos, temática que se llevaron a cabo, en la primera fase de producción documental, del Tecnólogo en Gestión Administrativa, con nombre de proyecto “Diseño de un modelo administrativo, comercial y contable para la adecuada Gestión Administrativa de las My Pymes de la ciudad de Florencia, de acuerdo a las normas técnicas Colombianas”. También encontrarás las técnicas o normas para la adecuada realización de actividades empresariales, como la postura ergonómica, ejercicios de digitación, entre otros.

INTRODUCCIÓN

Fortalecer los conocimientos adquiridos durante ésta primera fase de producción documental.

Resaltar la importancia que tienen los Gestores Administrativos en las empresas, y se describe detalladamente la competencia que debe adquirir para la adecuada elaboración de documentos (Producción Documental), donde se elaboran estos documentos, teniendo en cuenta las Normas Técnicas para la elaboración de Documentos (ICONTEC).

Aprender algunas técnicas y normas para la adecuada redacción de documentos administrativos, incluyendo posición al escribir.

Identificar las normas aquí establecidas para la elaboración de cartas, memorandos, comunicaciones internas y circulares, que han sido preparadas con base a los conocimientos adquiridos en el proceso de aprendizaje.

OBJETIVOS

HISTORIA DEL SENA Transcurría el año 1957 cuando Rodolfo Martínez Tono se embarcó en el sueño que se convertiría en la que sería la obra de su vida. El no imaginaba que aquella idea concebida a la orilla del lago Leman, en Suiza, durante una cena con Francis Blanchard, director de la División de Formación, de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), se transformaría en el SENA. Blanchard le propuso crear una organización. Descentralizada del Estado y con financiación autónoma. El proyecto tomó forma en la mente de Martínez, quien lo expuso ante el entonces Ministro de Trabajo, Raimundo Emiliano Román. La iniciativa, defendida en un intenso debate ante el Consejo de Ministros y revisada por un comité asesor, fue aprobada.

Así, el SENA nació durante el Gobierno de la Junta Militar, posterior a la renuncia del General Gustavo Rojas Pinilla, mediante el Decreto-Ley 118, del 21 de junio de 1957. Indicado. La industria pretendía conquistar nuevos mercados y necesitaba más trabajadores y mejor calificados, métodos modernos y cambios drásticos en la productividad. El nombre, SENA, lo escogió Martínez Tono, quien admiraba el río Sena que cruza a París, la ciudad luz, capital de Francia, donde estudió aspectos relacionados con la formación profesional. Antes de cumplir 30 años, Rodolfo Martínez, convirtió su tesis de grado, "La Formación Profesional en el Marco de una Política de Empleo", en el SENA, institución a la cual estuvo vinculado durante 17 años, desde su creación en 1957, hasta el cambio de dirección propuesto por el presidente Alfonso López Michelsen en 1974.  

SIGNOS DE PUNTUACIÓN

Los signos de puntuación son signos gráficos que hacemos aparecer en los escritos para marcar las

pausas necesarias. Los signos de puntuación son:• La coma.

• El punto y coma• El punto

• Los dos puntos• Los puntos suspensivos

• Los signos de interrogación• Los signos de admiración

• El paréntesis• El guion

• Las comillas

REGLAS ORTOGRAFICAS Las reglas ortográficas son enunciados que nos permiten reconocer la regularidad de la escritura de las palabras, así como también las irregularidades o excepciones que podemos encontrar. Al memorizar las reglas ortográficas, éstas funcionarán como herramienta para mejorar la escritura y disipar la duda (si ignoramos cómo se escribe la palabra hiena, acudimos a la regla ortográfica de la H, y sabremos que todas las palabras que empiezan con ie llevan h inicial).

Es la ciencia que describe sistemáticamente y en su uso totalidad el lenguaje o las lenguas. También se entiende como la disciplina que atiende a los aspectos sintácticos y morfológicos del lenguaje o de las lenguas.

GRAMATICA

Se ocupa de la constitución de una unidad menor que es la palabra. Se ha considerado la morfología como el estudio orientado a describir (y caracterizar) las partes constituyentes de las palabras; otra postura se inclina por establecer modelos de formación de palabras atendiendo a sus rasgos gramaticales; una tercera vía pretende describir la estructura de la palabra desde los mecanismos de formación de la palabra.

MORFOLOGIA

Estudio de la palabra en la frase. Mientras que la morfología se ocupa de cada elemento de la oración por separado, la sintaxis los estudia en su relación recíproca, teniendo a la oración como contexto general donde se dan estas relaciones. La unidad nuclear de la sintaxis es el sintagma. Parte de la gramática que estudia la coordinación de las palabras en las oraciones.

PROSADÍA

La redacción es la expresión escrita de un Pensamiento y/o conocimiento sobre un acontecimiento que ha pasado en algún lugar del paisaje geográfico. Debe tener en cuenta la cohesión, coherencia entre sus oraciones y párrafo. Es una composición de textos escritos.

REDACCIÓN

NORMAS PARA UNA BUENA  REDACCIÓN

• El uso de los signos de puntuación • El uso de las mayúsculas (las

mayúsculas van acentuadas, cuando sea necesario)

• El uso del acento • Una buena ortografía • Colocar términos adecuados• Tener bien clara la idea principal

COMO ESCRIBIR UN BUEN PARRAFO

• Escoge un tema sobre el cual escribir. • Escribe una buena oración principal. • Para sustentarla, busca los detalles

apropiados. • Desecha los detalles irrelevantes. • Construye y enlaza las oraciones

coherentemente. • Concluye con una oración apropiada.

Se define como la habilidad y destreza en la manipulación del teclado para digitar información e interactuar con el software.

DIGITACIÓN

Objetivos de la digitación• Conocer el teclado.• Conocer las diferentes partes del teclado

(consola, teclas, luces indicadoras, cable, conector).

• Identificar los diferentes grupos de teclas (función, numérico, alfanumérico, dirección, de sistema) y sus funciones.

• Conocer las normas básicas de ergonomía.• Ubicar el teclado a la altura correcta• Conocer la postura correcta del cuerpo y de las

manos• Conocer la posición correcta de los dedos sobre

el teclado • Utilizar correctamente la técnica de digitación.• Adoptar la postura correcta del cuerpo y de las

mano.• Adoptar la posición correcta de los dedos sobre el

teclado• Conocer técnicas de digitación• Utilizar apropiadamente un software

especializado para desarrollar destrezas y habilidades de digitación

ERGONOMÍALa ergonomía es el estudio del cuerpo humano con respecto al medio artificial que lo rodea. Posee un conjunto de principios para el diseño de artefactos para la comodidad, seguridad y eficiencia del usuario.

Toda herramienta ergonómica fue diseñada especialmente para adaptarse al hombre. En la informática estas técnicas son muy usadas en teclados, sillas, ratones, etc. para mejorar la postura del cuerpo. Deben producir un bienestar general en la persona, especialmente con el uso continuo de estos artefactos.

LAS TIC’STIC (Tecnología, Información, Comunicación)Las TIC son herramientas que s e encargan del diseño, desarrollo, fomento, mantenimiento y administración de la información por medio de sistemas informáticos.

La instrumentación tecnológica es una prioridad en la comunicación de hoy en día, ya que las tecnologías de la comunicación son una importante diferencia entre una civilización desarrollada y otra en vías de desarrollo.

APORTES DE LAS TIC

• Fácil acceso a una inmensa fuente de información.

• Proceso rápido y fiable de todo tipo de datos.

• Canales de comunicación inmediata.• Capacidad de almacenamiento.• Automatización de trabajos.• Interactividad.• Digitalización de toda la información.

La promulgación de la Ley General de Archivos(594/2002) esta orientada básicamente a racionalizar el tramite de los documentos de la administración publica, promover la organización técnica de los archivos de gestión, garantizar la conservación de los documentos de valor histórico de las entidades oficiales y estimular la conservación y consulta de los archivos históricos. Para ello el Archivo General de la Nación a diseñado el Programa de Gestión Documental (PGD) con el objetivo de fijar políticas y reglamentaciones sobre la elaboración y producción de los documentos desde su diseño hasta su conservación final.

PRODUCCION DE DOCUMENTOS

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

• LA CARTA

Membrete ……………………………………….. ……………………………………….. 2 InterlineasFecha ………………………………………... ………………………………………... 3 Interlineas ………………………………………... Destinatario ………………………………………... ………………………………………... 3 Interlineas ………………………………………...Asunto ………………………………………… ………………………………………… 2 InterlineasSaludo ………………………………………… ………………………………………… 3 Interlineas …………………………………………Texto ………………………………………… ………………………………………… 2 InterlineasDespedida ………………………………………… ………………………………………… ………………………………………… 4 Interlineas …………………………………………Firma ………………………………………… ………………………………………… 2 InterlineasAnexos …………………………………………. 1 InterlineaCopia ………………………………………….. 1 InterlineaDatos del transcriptor pie de pagina

DISEÑO CARTA COMERCIAL

 BLOQUE EXTREMO

Membrete ………………………………………..

……………………………………….. 2 InterlineasFecha

………………………………………... ….……………………… 3 interlineas

………………………………………….Destinatario

………………………………………... ………………………………………... 3 Interlineas

………………………………………...Asunto …………………………………………

………………………………………… 2 InterlineasSaludo ………………………………………… ………………………………………… 3 Interlineas

…………………………………………Texto …………………………………………

………………………………………… 2 InterlineasDespedida

………………………………………… I………………………………………… ………………………. 4 Interlineas

…………………………………………..

Firma ……………………………………… .……………………… 1 Interlinea Anexos

…………………………………………. 1 InterlineaCopia

………………………………………….. 1 InterlineaDatos del transcriptor

pie de pagina

ESTILO BLOQUE

Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Secretario General o el Director General y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo.

CIRCULAR: 

Se utiliza como medio de comunicación interna en una empresa, institución o dependencia.

PARTES: FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año. PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la

nota. DE: Nombre de la dependencia que remite la nota. CUADRO DE  OPCIONES: Seleccionar y marcar con

(X) donde corresponda. OBSERVACIONES: Describa brevemente las

observaciones que considere pertinente. FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario

autorizado para tal fin, según lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad.

  DATOS  DE  RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma.

NOTA INTERNA

Un comunicado de carácter interno sirve para trasmitir una información, orientación, felicitación o llamado de atención.

PARTES DEL MEMORANDO:• Encabezado• Memorando: • Código• Ciudad y fecha: • Datos del destinatario: • De:• Asunto:• Texto• Despedida: • Datos del remitente• Anexos: • Datos del transcriptor

MEMORANDO

Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

ACTA

PARTES DEL ACTA

------------ (1 interlínea) ACTA No. VI ------------ (3 interlíneas)FECHA: (Ciudad, día mes año)------------(1 interlínea)HORA:------------(1 interlínea)LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)--------------(2 interlíneas)ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo – calidad de- miembro dentro del comité.--------------(2 interlíneas)INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo--------------(2 interlíneas)AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo – calidad- de miembro dentro del comité.--------------(2 interlíneas)ORDEN DEL DIA:----------------(1 interlínea)Verificación de quórum, Lectura, discusión y aprobación del –Acta anterior.Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de------------------(2 interlíneas)DESARROLLO:----------------(1 interlinea)Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.----------------(1 interlínea)Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por- unanimidad.----------------(1 interlínea)Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al respecto………………………………………………….........

....................................................................................... Superior e izquierda 3 a cm Derecho e inferior 2 a 3 cm

Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne.

CERTIFICADOS

Tipos de Certificados: Calificaciones obtenidas dentro del periodo académico. Asistencia a congresos, cursos y seminarios. Registro civil o parroquial, de nacimiento, de matrimonio o de función Documento de identidad Certificado de Aseguramiento de Calidad Certificado de Sistema de Administración Ambiental Becas, donaciones y exenciones Créditos, préstamos, u otras transcripciones comerciales. Relación de retención de impuestos. Paz y salvo Resultados de examen médicos

BANCOLOMBIA

Bogotá, 18 de julio de 1998

EL SUSCRITO GERENTE DEL BANCO COLOMBIA

OFICINA PRINCIPAL

CERTIFICA:

Que ALEJANDRO ESTRADA, Identificada con la cedula de ciudadanía No. 40.840.673, se encuentra a PAZ Y SALVO, con el pagaré No. 201 51003512, a la vez canceló la cuenta corriente que tenia en la oficina.

La presente certificación se expide a solicitud del interesado

ALEXANDER MOSQUERA COLLAZOSGerente de la oficina principal

Andrés Medina.

Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

CONSTANCIA

TIPO DE CONSTANCIAS• Tiempo de servicio

• Experiencia

• Salario u honorarios

• Clase de trabajo

• Jornada laboral

• Cumplimiento de comisiones

• Comportamiento del trabajador

Relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad.

HOJA DE VIDA

PARTES HOJA DE VIDA

• Nombre• Identificación • Fecha De Nacimiento• Domicilio• Teléfono • Otros.• Primarios Y Secundarios • Experiencia• Nombre De Las  Empresas• Cargo Desempeñado. • Tiempo De Servicio. • Nombre Y Firma • Fecha De Presentación

Un decreto es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes.

DECRETO

Un acuerdo es, en Derecho, una decisión tomada en común por dos o más personas, por una junta, asamblea o tribunal. También se denomina así a un pacto, tratado o resolución de organizaciones, instituciones, empresas públicas o privadas.

ACUERDO

CONCLUSIONES Podemos concluir que es fundamental conocer las normas y técnicas para la producción documental. Tanto la postura ergonómica como debida digitación son fundamentales a la hora de realizar comunicaciones. El aprendizaje fue satisfactorio, debido a que pudimos alcanzar la competencias planteadas. Finalmente puedo decir que el papel del tecnólogo en cuanto los asuntos requeridos en la empresa son adecuados, debido a que el proceso permite que el aprendiz cumpla sus metas.

BIBLIOGRAFÍA • Para la realización de éste trabajo me basé

fundamentalmente en el aprendizaje adquirido en la Fase I de la Producción Documental, del Tecnólogo Gestión Administrativa guiados por nuestro instructor, Alberto  Gaviria  Dávila  instructor del Centro Tecnológico SENA, de la ciudad de Florencia, Caquetá, Colombia.

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