Kvalifikacija kluba za Globalni fond

Pavle Bogetić, trener

Pilot program

Modernizacija načina rada 100 distrikta od oko 535 Traje od 2010 do 2012 2013 svi distrikti učestvuju

Kvalifikacija kluba za Rotary Foundation Global Grants

Predsednik – Elect ili predstavnik određen od strane kluba, mora da prisustvuje distriktnom seminaru o Rotari fondaciji

Klub predaje distriktu prijavu za učešće u kvalifikacijama za sredstva (Application of Qual.)

Predsednik kluba i Predsednik – Elect moraju da pročitaju, potpišu i predaju distriktu Pismo o namerama (Memorandum of Understanding MOU)

Karakteristike MOU

Ugovor između kluba i distrikta Distrikt može da doda još neke zahteve Kvalifikacija važi jednu godinu Podaci u MOU moraju biti tačni

Sadržaj MOU

1. Uslovi kvalifikacije

2. Odgovornost kluba za kvalifikaciju

3. Upravljanje finansijama

4. Čuvanje dokumenata

5. Izveštaj o korišćenju fonda

6. Način izveštavanja o mogućim zloupotrebama u korišćenju fonda

1. Uslovi kvalifikacije

A. Kvalifikacija je jednogodišnjaB. Klub prihvata i potvrđuje svoju odgovornost

za trošenje sredstava (i za pojedince)C. Klub mora da eliminiše sve potencijalne

sukobe interesa (Rotary Foundation Code of Policies - 7.030)

D. Klub mora da bude kooperativan sa svim distriktnim i TRF oditorima

2. Odgovornost kluba za kvalifikaciju

A. Mora biti određen član kluba za vođenje procesa kvalifikacije kluba i primeni pozitivne prakse rada na svim TRF projektima

B. Klub mora da ima sukcesioni plan za protok informacija i njihovo čuvanje

C. Predsednik – elect ili ovlašćeni član mora prisustvovati obukama vezanim za ovu problematiku, a organizovane od distrikta

3. Upravljanje finansijama

A. Klub mora da ima poseban račun za Rotary Foundation Global Grant funds, a prema važećim propisima. Ovaj račun treba da zadovolji sledeće:

1. Da je bezkamatni, a u slučaju kamata one se moraju ili upotrebiti za sami fond ili vratiti distriktu

2. Sredstva fonda se ne smeju investirati

3. Za kretanje sredstava su potrebni potpisi dva Rotarijanca

B. Klub mora da napravi Plan za finansijsko vođenje sredstava koji uključuje:

1. Posedovanje svih priznanica za sume jednake ili veće od 75$.

2. Isplatu vršiti direktno Rotarijancima, snabdevačima ili drugim ovlašćenim licima navedenim u aplikaciji za fond

3. Voditi posebne dokumente o prihodima i rashodima

4. Voditi glavnu knjigu u kojoj su razdvojeni fondovi raznih projekata

5. Formirati sistem inventarisanja za kontrolu nabavljene opreme

6. Uzimati bankovne mesečne izveštaje

7. Voditi računa o promeni potpisnika u banci u slučaju promena u rukovodstvu

8. Voditi računa da sve aktivnosti vezane za fond budu usaglašene sa lokalnim zakonima

4. Čuvanje dokumenata

A. Klub mora da organizuje čuvanje dokumentacije na minimum 5 godina, ili duže ako to traži zakon, uključujući i:

1. Dokumenta kvalifikacije

2. Sva dokumenta i procedure tražene u MOU

3. Dokumenta koja se odnose na Grant (ponude, ugovori, priznanice, izveštaji i sl.)

B. Dokumenta moraju biti uskladištena tako da budu uvek dostupna eventualnim kontrolama

5. Izveštaj o korišćenju fonda

Klub mora slati izveštaj o trošenju sredstava fonda prema specifikaciji datoj u “Terms and Conditions for Rotary Foundation District Grants and Global Grants”

6. Način izveštavanja o rešavanju problema mogućih zloupotreba

Klub mora prijaviti Distriktu svaku zloupotrebu koja se javi u korišćenju fonda.

Relevantni dokumenti

Club presidents Manual (222) Club Secretarys Manual (229) Club Service Projects Committee Manual

(226D) Club Rotary Foundation Committee Manual

(226E) Future Vision e-learning modules

Future Vision Pilot News Future Vision Grant management Manual Rotary Foundation Code of Policies (7.030)