PROCEDURA JEDNOSTAVNE NABAVE - hac.hrhac.hr/sites/default/files/2018-03/Procedura jednostavne nabave od 01... · H HRVATSKE AUTOCESTE d.o.o. Procedura Str. 3 od 17 AU70CESTE jednostavne

HRVATSKE AUTOCESTE d.o.o.

PROCEDURA JEDNOSTAVNE NABAVE

Zagreb, sijecanj 2018. godine

HHRVATSKE AUTOCESTE d.o.o.

Procedura Str. 2 od 17

AUTOCESTEjednostavne nabave

SADRZAJ

1. SVRHA..............................................................................................................................................3

2. POJMOVNIK.....................................................................................................................................4

3. PROVEDBA POSTUPAKA JEDNOSTAVNE NABAVE...........................................................................5

3.1. Postupak jednostavne nabave procijenjene vrijednosti manje od 5.000,00 kuna............. 5

3.2. Postupak jednostavne nabave procijenjene vrijednosti jednake 5.000,00 kuna i manje od20.000,00 kuna....................................................................................................................7

3.3. Postupak jednostavne nabave procijenjene vrijednosti jednake 20.000,00 kuna i manjeod 200.000,00 kuna za robe i usluge odnosno manje od 500.000,00 kuna za radove......9

3.3.1. Zahtjev za jednostavnu nabavu...........................................................................9

3.3.2. Odluka o imenovanju Povjerenstva................................................................... 10

3.3.2. Poziv za dostavu ponude...................................................................................11

3.3.3. Objasnjenja i izmjene Poziva za dostavu ponude.............................................. 12

3.3.4. Nacin i rok dostave ponuda...............................................................................12

3.3.5 Kriterij odabira.................................................................................................... 13

3.3.6. Zaprimanje, otvaranje, pregled i ocjenjivanje ponuda......................................13

3.3.7. Odluka o odabiru/ponistenju............................................................................ 14

3.3.8. Omot spisa - Odluka o odabiru/ponistenju/nedopustivosti sudjelovanja........ 14

3.3.9. Odluka Uprave................................................................................................... 15

3.3.10. Sklapanje ugovora..............................................................................................15

4. OSTALEOBVEZE..............................................................................................................................16

5. OVLAST I ODGOVORNOST..............................................................................................................16

5. ZAVRSNE ODREDBE.........................................................................................................................17

Ova Procedura jednostavne nabave (nulta verzija) usvojena je a?/. Ct. 2018. godine. Izvorni primjerci cuvaju seu Uredu uprave, Samostalnom odjelu za razvoj i kvalitetu i Samostalnom odjelu za nabavu.

Lista vazecih internih akata Hrvatskih autocesta d.o.o. obnavlja se svakog 15. u mjesecu te objavljuje namreznom odjeljku za raspodjelu \\Lav\kvaliteta i na svim oglasnim plocama Drustva. Odgovornost je korisnikaove Procedure provjeriti u Listi vazecih internih akata da li posjeduje zadnju reviziju dokumenta.

HRVATSKE AUTOCESTE d.o.o.H Procedura Str. 3 od 17

AU70CESTEjednostavne nabave

Na temelju clanka 15. Zakona o javnoj nabavi (NN 120/16) te temeljem clanka 17. stavka 2. Izjave o osnivanju drustva s ogranicenom odgovornoscu Hrvatske autoceste d.o.o. (dalje u tekstu Drustvo), Uprava drustva usvojila je na Lt . sjednici odrzanoj dana 0/ . 02. 2018. godine sljedecu

PROCEDURU JEDNOSTAVNE NABAVE

1. SVRHA

Svrha ove Procedure jednostavne nabave (u daljnjem tekstu: Procedura) je organizirati i osigurati pravovremenu nabavu roba, radova i usluga procijenjene vrijednosti do 200.000,00 kuna za nabavu roba i usluga, odnosno do 500.000,00 kuna za nabavu radova (u daljnjem tekstu: jednostavna nabava), i na koje se ne primjenjuje Zakon o javnoj nabavi (NN 120/16 (u daljnjem tekstu: ZJN 2016)) sukladno clanku 12. stavak 1.

Ovom Procedurom se ureduju interni procesi u provedbi jednostavne nabave kako bi se utvrdile duznosti i odgovornosti ustrojstvenih jedinica i pojedinih izvrsitelja, uspostavio sustav kontrole i pracenja svih faza jednostavne nabave, unaprijed utvrdili kriteriji kvalitete, te u jednostavnoj nabavi uspostavio sustav upravljanja rizicima.

Ovom Procedurom ureduje se i pitanje ovlasti i odgovornosti radnika Drustva - pojedinih izvrsitelja u jednostavnoj nabavi, odreduju interni rokovi u provedbi jednostavne nabave, propisuje se tko i u kojem roku izraduje i odobrava potrebne dokumente.

Proceduru su obvezne primjenjivati sve ustrojstvene jedinice Drustva koje se u smislu ove Procedure pojavljuju kao korisnik ili nositelj financijskih sredstava.

Osnovna nacela ove Procedure koja se moraju postovati prilikom provodenja postupaka jednostavne nabave su nacelo slobode kretanja robe, nacelo slobode poslovnog nastana i nacelo slobode pruzanja usluga te nacela koja iz toga proizlaze, kao sto su nacelo trzisnog natjecanja, nacelo jednakog tretmana, nacelo zabrane diskriminacije, nacelo uzajamnog priznavanja, nacelo razmjernosti i nacelo transparentnosti.

Svi sudionici u postupku jednostavne nabave duzni su postupati sukladno poslovnim nacelima opisanim u Etickom kodeksu Drustva.

Nepravilnosti, sumnje na prijevaru i/ili korupciju u provedbi postupaka jednostavne nabave podnose se putem poste na adresu Hrvatske autoceste d.o.o., Eticka linija, Sirolina 4, 10000 Zagreb ili e- postom na adresu eticka.linija(5)hac.hr

Svi sudionici u postupcima jednostavne nabave prijavu na nepravilnost, prijevaru i/ili korupciju takoder mogu podnijeti bez ogranicenja i neposredno nadredenom celniku ustrojstvene jedinice i Upravi drustva.

Ova Procedura jednostavne nabave (nulta verzija) usvojena je o! . el. 2018. godine. Izvorni primjerci cuvaju seu Uredu uprave, Samostalnom odjelu za razvoj i kvalitetu i Samostalnom odjelu za nabavu.


nHR VATS it E AU70CESTE


Procedura Str. 4od 17

jednostavne nabave

2. POJMOVNIK

Pojedini pojmovi u smislu ove Procedure imaju slijedece znacenje:

- Evidencijski broj se dodjeljuje svakom postupku nabave i upisuje na svaki dokument u postupku jednostavne nabave. Iz evidencijskog broja vidljiva je stavka plana nabave te godina u kojoj je postupak jednostavne nabava zapoceo;

- Financijska sredstva su iznosi, koji su za svaku ustrojstvenu jedinicu odredeni u visini i namjeni, predvideni planom poslovanja;

- Gospodarski subjekt je fizicka ili pravna osoba, ukljucujuci podruznicu, ili javno tijelo ili zajednica tih osoba ili tijela, ukljucujuci svako njihovo privremeno udruzenje, koja na trzistu nudi izvodenje radova, isporuku robe ili pruzanje usluga;

- Izjava o postojanju/nepostojanju sukoba interesa je standardizirani dokument koji potpisuju svi clanovi povjerenstva. Izjave su prilog Odluke o imenovanju povjerenstva;

- Kontrolna lista jednostavne nabave je evidencija pokrenutih postupaka jednostavne nabave procijenjene vrijednosti > 5.000,00 putem koje Samostalni odjel za nabavu prati sve korake pojedinog postupka koji su potrebni do zavrsetka samog postupka. Ista je dostupna svim zaposlenicima Drustva na mreznom odjeljku za raspodjelu \\Lav\nabava;

- Kontrolna lista zahtjeva za jednostavnu nabavu je dokument kojim ustrojstvena jedinica potvrduje ispravnost tehnickog dijela dokumentacije o nabavi odnosno da je isti izraden sukladno clancima 205. - 213. ZJN 2016 i vazecim zakonima koji se odnose na predmet nabave. Kontrolna lista je sastavni dio Zahtjeva za jednostavnu nabavu procijenjene vrijednosti >20.000,00 kuna;

- Odluka o imenovanju povjerenstva je standardizirani dokument kojim se imenuju predstavnici Drustva za pripremu i provedbu postupka jednostavne nabave procijenjene vrijednosti >20.000,00 kuna;

- Odluka o odabiru je standardizirani dokument koji se donosi u postupku jednostavne nabave procijenjene vrijednosti > 20.000,00 kuna i kojim se odabire najpovoljnija ponuda sukladno kriterijima odabira;

- Odluka o ponistenju je standardizirani dokument kojim se ponistava zapoceti postupak jednostavne nabave procijenjene vrijednosti > 20.000,00 kuna;

- Pisan ili u pisanom obliku je svaki iskaz koji se sastoji od rijeci ili brojeva koji se mogu citati, umnozavati i naknadno slati, ukljucujuci informacije koje se prenose i pohranjuju elektronickim sredstvima;

- Ponuditelj je gospodarski subjekt koji je dostavio ponudu;

- Postupak jednostavne nabave je postupak na koji se dio ZJN 2016 ne primjenjuje, sukladno clanku 12. stavak 1., a odnosi se na nabavu roba i usluga procijenjene vrijednosti < 200.000,00

Ova Procedura jednostavne nabave (nulta verzija) usvojena je Q> .ol. 2018. godine. Izvorni primjerci cuvaju seu Uredu uprave, Samostalnom odjelu za razvoj i kvalitetu i Samostalnom odjelu za nabavu.


H

HRVATSKEAUrOCESTE



jednostavne nabave

kuna, odnosno na nabavu radova procijenjene vrijednosti < 500.000,00 kuna;

Povjerenstvo su osobe koje sukladno ovoj Proceduri obavljaju pripremu i provedbu postupka jednostavne nabave procijenjene vrijednosti > 20.000,00 kuna;

Poziv za dostavu ponude predstavlja dokumentaciju o nabavi za jednostavnu nabavu;

Procijenjena vrijednost nabave je ukupna vrijednost nabave bez poreza na dodanu vrijednost (u daljnjem tekstu: PDV);

Samostalni odjel za nabavu je ustrojstvena jedinica u kojoj se obavljaju poslovi provodenja postupka jednostavne nabave i ugovaranja po provedenom postupku;

Upisnik o zaprimanju ponuda je standardizirani dokument kojim se evidentira redoslijed zaprimanja ponuda prema datumu i tocnom vremenu zaprimanja (u satima i minutama);

Ustrojstvena jedinica je ili samostalna ustrojstvena jedinica prema Pravilniku o unutarnjem ustrojstvu Drustva, odgovorna za planiranje i izvrsavanje troska ili investicije u okviru cijeg se plana poslovanja planira pojedina jednostavna nabava, koji za obavljanje poslova iz svoje nadleznosti imaju izravnu potrebu za nabavom roba, radova i usluga;

Zahtjev za jednostavnu nabavu je standardizirani dokument kojim ustrojstvena jedinica inicira pokretanje postupka jednostavne nabave procijenjene vrijednosti > 5.000,00 kuna prema Samostalnom odjelu za nabavu;

Zapisnik o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda je standardizirani dokument o provedenom postupku otvaranja, pregleda i ocjene pristiglih ponuda u postupku jednostavne nabave i rezultatima pregleda i ocjene.

Svi standardizirani obrasci nalaze se i dostupni su na mreznom odjeljku za raspodjelu \\Lav\nabava.

3. PROVEDBA POSTUPAKA JEDNOSTAVNE NABAVE

Ustrojstvena jedinica moze pokrenuti postupak jednostavne nabave samo za predmet nabave koji je planiran i sadrzan u planu nabave za tekucu poslovnu godinu.

Odredbe o planu nabave propisane su Procedurom nabave ciji je sastavni dio ova Procedura.

Ustrojstvena jedinica snosi odgovornost za pravovremeno pokretanje postupka jednostavne nabave.

3.1. Postupak jednostavne nabave procijenjene vrijednosti manje od 5.000,00 kuna

Ustrojstvena jedinica pokrece postupak dostavom zahtjevnice za nabavu (u daljnjem tekstu: Zahtjevnica) Samostalnom odjelu za nabavu.

Zahtjevnica mora sadrzavati ili se navode u prilogu Zahtjevnice minimalno sljedeci podaci:

- obrazlozenje potrebe za predmetom nabave

- predmet nabave - opis, vrsta, kvaliteta, opseg ili kolicina predmeta nabave, troskovnik

Ova Procedura jednostavne nabave (nulta verzija) usvojena ie O! . 02.2018. godine. Izvorni primjerci cuvaju seu Uredu uprave, Samostalnom odjelu za razvoj i kvalitetu i Samostalnom odjelu za nabavu.



, Procedura Str. 6 od 17

AUTOCISTEjednostavne nabave

- procijenjena vrijednost nabave

- stavka plana nabave

- rok i mjesto izvrsenja predmeta nabave

- ime osobe zaduzene za pracenje izvrsenja narudzbenice

- ako je primjenjivo) obrazlozenje posebnih slucajeva i okolnosti koji opravdavaju upucivanje Poziva za dostavu ponude izravno jednom gospodarskom subjektu

a moze sadrzavati i

- popis gospodarskih subjekata, koje ustrojstvena jedinica predlaze za izravno upucivanje Poziva za dostavu ponude, s ispravno navedenim nazivima gospodarskih subjekata, postanskim adresama i/ili adresama elektronicke poste, koje je radnik ustrojstvene jedinice koji izraduje Zahtjevnicu mora provjeriti i ispravno navesti.

Uz Zahtjevnicu ustrojstvena jedinica moze priloziti unaprijed prikupljenu informativnu ponudu.

Zahtjevnicu potpisuje celnik ustrojstvene jedinice.

Samostalni odjel za nabavu, temeljem tako dostavljene Zahtjevnice, u roku 5 (pet) radnih dana izraduje Poziv za dostavu ponude, koji mora sadrzavati podatke o Narucitelju, adresu na koju se ponuda dostavlja, broj telefona i elektronicku adresu osobe za kontakt, opis predmeta nabave, troskovnik, bitne uvjete za izvrsenje narudzbenice, rok za dostavu i nacin dostave ponude.

Poziv za dostavu ponude upucuje se izravno na najmanje 3 (tri) gospodarska subjekta koji se bave djelatnoscu predmeta nabave, putem poste, telefaksom ili putem elektronicke poste, a u slucaju procijenjene vrijednosti nabave jednake ili vece od 3.000,00 kuna Poziv za dostavu ponude se objavljuje i na web stranici Drustva.

Poziv za dostavu ponude moze se uputiti izravno jednom gospodarskom subjektu u sljedecim slucajevima:

- kada zbog tehnickih ili umjetnickih razloga ili razloga povezanih sa zastitom iskljucivih prava ugovornu obvezu moze izvrsiti samo odredeni gospodarski subjekt

(Napomena: primjeri slucajeva za potrebe Sektora za odrzavanje u kojima je opravdano upucivanje Poziva za dostavu ponude samo jednom gospodarskom subjektu: za predmet nabave za koji na trzistu postoji samo jedan dobavljac, kao sto su koncesionari za otpad, dimnjacarske usluge, tehnicki pregledi vozila gdje je jedinstvena cijena odredena na razini cijele RH, tokarske usluge gdje se pruza usluga izrade odredenih proizvoda po mjeri - hidraulicna crijeva i slicno.)

- kod provedbe nabave koja iziskuje zurnost

- ili u drugoj iznimnoj situaciji.

U tom slucaju Poziv za dostavu ponude se ne objavljuje na web stranici Drustva.

Nakon zaprimanja ponuda, Samostalni odjel za nabavu rangira zaprimljene ponude, provjerava njihovu valjanost, te odabire najpovoljniju ponudu i u roku 3 (tri) radna dana izraduje narudzbenicu, koja sadrzi sve bitne elemente ugovora.

Ova Procedura jednostavne nabave (nulta verzija) usvojena je O! . 02.2018. godine. Izvorni primjerci cuvaju seu Uredu uprave, Samostalnom odjelu za razvoj i kvalitetu i Samostalnom odjelu za nabavu.



■ - FIn Procedura Str. 7 od 17

AUTOCESTE

jednostavne nabave

Narudzbenicu parafira radnik koji je proveo postupak nabave, voditelj Grupe koja je provela postupak nabave, sef Odjela u kojem se proveo postupak nabave i sef Samostalnog odjela za nabavu, a potpisuje celnik ustrojstvene jedinice koja je zahtijevala nabavu, cime je predmet nabave ugovoren.

Potpisana narudzbenica dostavlja se Samostalnom odjelu za nabavu.

Potpisanu narudzbenicu Samostalni odjel za nabavu dostavlja elektronickom postom osobi zaduzenoj za pracenje izvrsenja i (ako je trazeno) na znanje celniku ustrojstvene jedinice.

Ustrojstvena jedinica je odgovorna za dostavu narudzbenice odabranom ponuditelju.

3.2. Postupak jednostavne nabave procijenjene vrijednosti jednake 5.000,00 kuna i manje od20.000,00 kuna

Ustrojstvena jedinica pokrece postupak dostavom Zahtjeva za jednostavnu nabavu Samostalnom odjelu za nabavu.

U Zahtjev za jednostavnu nabavu potrebno je upisati i uz njega priloziti sljedece:

1. opis, vrsta, kvaliteta, opseg ili kolicinu predmeta nabave te ovisno o vrsti predmeta nabave i tehnicke specifikacije, projektni zadatak, projekti, nacrti, obrazlozenja i si.

2. troskovnik

3. mjesto i rok izvrsenja

4. ime osobe koja ce biti odgovorna za pracenje izvrsenja ugovora/narudzbenice

5. (ako je primjenjivo) obrazlozenje posebnih slucajeva i okolnosti koji opravdavaju upucivanje Poziva za dostavu ponude izravno jednom gospodarskom subjektu s ispravno navedenim podacima o tom gospodarskom subjektu

6. po potrebi (za specificne predmete nabave), uvjete pravne i poslovne sposobnosti, tehnicke i strucne sposobnosti, za iste je potrebno utvrditi tocan naziv dokaza o sposobnosti te uvjet koji ce se iz istog ocjenjivati. U tom slucaju, ustrojstvena jedinica je duzna uz svaki pojedini trazeni uvjet sposobnosti obrazloziti opravdanost zahtijevanja istog

a moze sadrzavati i

7. popis gospodarskih subjekata, koje ustrojstvena jedinica predlaze za izravno upucivanje Poziva za dostavu ponude, s ispravno navedenim nazivima gospodarskih subjekata, postanskim adresama i/ili adresama elektronicke poste, koje radnik ustrojstvene jedinice koji izraduje Zahtjev za jednostavnu nabavu mora provjeriti i ispravno navesti.

Zahtjev za jednostavnu nabavu mora biti popunjen u cijelosti te potpisan od strane radnika ustrojstvene jedinice koji ga je izradio i celnika ustrojstvene jedinice.

Samostalni odjel za nabavu ovlasten je traziti dodatna pisana/usmena obrazlozenja podataka navedenih u Zahtjevu za jednostavnu nabavu i/ili prilogu.

Ova Procedura jednostavne nabave (nulta verzija) usvojena je t>/ . oZ- 2018. godine. Izvorni primjerci cuvaju seu Uredu uprave, Samostalnom odjelu za razvoj i kvalitetu i Samostalnom odjelu za nabavu.



■L,i]o Procedura Str. 8 od 17

AUTOCESTE

jednostavne nabave

Samostalni odjel za nabavu provjerava zaprimljeni Zahtjev za jednostavnu nabavu i priloge u odnosu na:

- usvojeni plan nabave,

- popunjenost svih rubrika iz obrasca, kompletiranost svim prilozima i ovjerenost,

- uskladenost s ovom Procedurom.

U slucaju da se provjerom utvrdi da Zahtjev za jednostavnu nabavu nije u skladu s prethodno navedenim, temeljem provedene komunikacije elektronickim sredstvima s ustrojstvenom jedinicom, Samostalni odjel za nabavu ce ispraviti/dopuniti Zahtjev za jednostavnu nabavu, a ako to nije moguce isti ce u primjerenom roku, a najkasnije u roku od 5 (pet) radnih dana s pisanim obrazlozenjem vratiti ustrojstvenoj jedinici. Ustrojstvena jedinica vrsi ispravak/dopunu predmetnog Zahtjeva za jednostavnu nabavu. Ispravljeni/dopunjeni Zahtjev za jednostavnu nabavu potpisuje radnik ustrojstvene jedinice koji ga je izradio i celnik ustrojstvene jedinice te se isti se zajedno sa svim prilozima dostavlja ponovno Samostalnom odjelu za nabavu.

Pravilno sastavljen Zahtjev za jednostavnu nabavu parafiraju:

- voditelj Grupe za plan, pracenje i izvrsenje plana (parafom potvrduje uskladenost sa planom nabave),

- set Odjela za javnu nabavu / set Odjela za nabavu gradenja,

- set Samostalnog odjela za nabavu.

Samostalni odjel za nabavu, temeljem potpisanog Zahtjeva za jednostavnu nabavu u roku 5 (pet) radnih dana izraduje Poziv za dostavu ponude, koji mora sadrzavati podatke o Narucitelju, adresu na koju se ponuda dostavlja, broj telefona i elektronicku adresu osobe za kontakt, opis predmeta nabave, troskovnik, bitne uvjete za izvrsenje narudzbenice, rok za dostavu i nacin dostave ponude.

Samostalni odjel za nabavu objavljuje Poziv za dostavu ponude na web stranici Drustva te izravno upucuje gospodarskim subjektima navedenima u Zahtjevu za jednostavnu nabavu i/ili gospodarskim subjektima koji se bave tom djelatnoscu po izboru Samostalnog odjela za nabavu, putem poste, telefaksom ili putem elektronicke poste.






Ova Procedura jednostavne nabave (nulta verzija) usvojena je Of . 01. 2018. godine. Izvorni primjerci cuvaju seu Uredu uprave, Samostalnom odjelu za razvoj i kvalitetu i Samostalnom odjelu za nabavu.



f\\Procedura Str. 9 od 17

AUTOCESTE

jednostavne nabave


Nakon zaprimanja ponuda, Samostalni odjel za nabavu rangira zaprimljene ponude, provjerava njihovu valjanost, te potom odabire najpovoljniju ponudu i u roku 5 (pet) radnih dana izraduje narudzbenicu.

Narudzbenicu parafira radnik koji je proveo postupak nabave, voditelj Grupe koja je provela postupak nabave, sef Odjela u kojem se proveo postupak nabave, sef Samostalnog odjela za nabavu, celnik ustrojstvene jedinice koja je zahtijevala nabavu, ukoliko se Uprava drustva sastoji od vise clanova i nadlezni clan Uprave, a potpisuje osoba ovlastena za zastupanje Drustva.

Iznimno se, umjesto narudzbenice, izraduje ugovor ako tako zahtijeva ustrojstvena jedinica.

U tom slucaju Samostalni odjel za nabavu ce ugovor izraditi u roku 10 (deset) radnih dana.

3.3. Postupak jednostavne nabave procijenjene vrijednosti jednake 20.000,00 kuna i manje od200.000,00 kuna za robe i usluge odnosno manje od 500.000,00 kuna za radove

3.3.1. Zahtjev za jednostavnu nabavu

Ustrojstvena jedinica pokrece postupak dostavom Zahtjeva za jednostavnu nabavu Samostalnom odjelu za nabavu.

U Zahtjev za jednostavnu nabavu potrebno je upisati i uz njega priloziti sljedece:

1. opis, vrstu, kvalitetu, opseg ili kolicinu predmeta nabave te ovisno o vrsti predmeta nabave i tehnicke specifikacije, projektni zadatak, projekte, nacrte, obrazlozenja i si.

2. troskovnik

3. mjesto i rok izvrsenja

4. prijedlog gospodarskih subjekata, kojima ce se izravno uputiti Poziv za dostavu ponude, s ispravno navedenim nazivima gospodarskih subjekata, postanskim adresama i/ili adresama elektronicke poste, koje je radnik ustrojstvene jedinice koji izraduje Zahtjev za jednostavnu nabavu mora provjeriti i ispravno navesti, ili (ako je primjenjivo) obrazlozenje posebnih slucajeva i okolnosti koji opravdavaju upucivanje Poziva za dostavu ponude izravno jednom gospodarskom subjektu

5. po potrebi (za specificne predmete nabave), uvjete pravne i poslovne sposobnosti, tehnicke i strucne sposobnosti, za iste je potrebno utvrditi tocan naziv dokaza o sposobnosti te uvjet koji ce se iz istog ocjenjivati. U tom slucaju, ustrojstvena jedinica je duzna uz svaki pojedini trazeni uvjet sposobnosti obrazloziti opravdanost zahtijevanja istog.

6. prijedlog jednog clana Povjerenstva koji ce sudjelovati u postupku nabave, za istog je potrebno priloziti potpisanu Izjavu o nepostojanju sukoba interesa

(Napomena: predlozena osoba mora biti razlicita od osoba koje su sudjelovale u pripremi tehnickog dijela dokumentacije o nabavi i razlicita od osobe koja ce biti odgovorna za pracenje izvrsenja ugovora/narudzbenice)

Ova Procedura jednostavne nabave (nulta verzija) usvojena je O! . Ol. 2018. godine. Izvorni primjerci cuvaju seu Uredu uprave, Samostalnom odjelu za razvoj i kvalitetu i Samostalnom odjelu za nabavu.



rl Procedura Str. 10 od 17

AUTOCESTE

jednostavne nabave

7. ime osobe koja ce biti odgovorna za pracenje izvrsenja ugovora/narudzbenice

8. ime osobe koja je izradila tehnicki dio dokumentacije ili naziv ugovornog partnera i brojugovora 4211-__ -__/__koji je izradio tehnicki dio dokumentacije - ovi podaci su Kontrolnalista zahtjeva za jednostavnu nabavu

9. ime i potpis osoba koje su pregledale i odobrile tehnicki dio dokumentacije

10. ime osobe koja ce biti odgovorna za pracenje izvrsenja ugovora

11. popis priloga

12. obrazlozenje potrebe za predmetom nabave.

Zahtjev za jednostavnu nabavu mora biti popunjen u cijelosti te potpisan od strane radnika ustrojstvene jedinice koji ga je izradio i celnika ustrojstvene jedinice.

Samostalni odjel za nabavu ovlasten je traziti dodatna pisana/usmena obrazlozenja podataka navedenih u Zahtjevu za jednostavnu nabavu i/ili prilogu.

Samostalni odjel za nabavu provjerava zaprimljeni Zahtjev za jednostavnu nabavu i priloge u odnosu na:

- usvojeni plan nabave

- popunjenost svih rubrika iz obrasca, kompletiranost svim prilozima i ovjerenost

- uskladenost s ovom Procedurom.

U slucaju da se provjerom utvrdi da Zahtjev za jednostavnu nabavu nije u skladu s prethodno navedenim, temeljem provedene komunikacije elektronickim sredstvima s ustrojstvenom jedinicom, Samostalni odjel za nabavu ce ispraviti/dopuniti Zahtjev za jednostavnu nabavu, a ako to nije moguce isti ce u primjerenom roku, a najkasnije u roku od 5 (pet) radnih dana s pisanim obrazlozenjem vratiti ustrojstvenoj jedinici. Ustrojstvena jedinica vrsi ispravak/dopunu predmetnog Zahtjeva za jednostavnu nabavu. Ispravljeni/dopunjeni Zahtjev za jednostavnu nabavu potpisuje radnik ustrojstvene jedinice koji ga je izradio i celnik ustrojstvene jedinice te se isti se zajedno sa svim prilozima dostavlja ponovno Samostalnom odjelu za nabavu.

Pravilno sastavljen Zahtjev za jednostavnu nabavu parafiraju:

- voditelj Grupe za plan, pracenje i izvrsenje plana (parafom potvrduje uskladenost sa planom nabave),

- set Odjela za javnu nabavu / sef Odjela za nabavu gradenja,

- sef Samostalnog odjela za nabavu.

3.3.2. Odluka o imenovanju Povjerenstva

Samostalni odjel za nabavu izraduje odluku o imenovanju povjerenstva (u daljnjem tekstu: Odluka) na propisanom obrascu u roku od najkasnije 2 (dva) radna dana od zaprimanja pravilno sastavljenog Zahtjeva za jednostavnu nabavu.

Ova Procedura jednostavne nabave (nulta verzija) usvojena je ot . oZ .2018. godine. Izvorni primjerci cuvaju seu Uredu uprave, Samostalnom odjelu za razvoj i kvalitetu i Samostalnom odjelu za nabavu.


Odluci se prilazu izvornici Izjava o nepostojanju sukoba interesa, u smislu clanka 80. ZJN 2016 (dalje u tekstu: Izjava).

Izjavu su duzni potpisati, uz obveznu naznaku datuma davanja Izjave svi radnici navedeni u Odluci.

Ukoliko predlozena osoba nije u mogucnosti potpisati predmetnu Izjavu, ista je duzna to obrazloziti, u tom slucaju ce celnik ustrojstvene jedinice ili sef Samostalnog odjela za nabavu predloziti drugu osobu za clana Povjerenstva.

Odbijanje potpisivanja takve Izjave bez obrazlozenja, kao i davanje neistinitih podataka smatrat ce se osobito teskom povredom radne obveze.

Odluka obvezno sadrzi evidencijski broj nabave, predmet nabave, procijenjenu vrijednost, te imena i prezimena clanova Povjerenstva kao i njihove obveze i ovlasti.

Za svaki postupak jednostavne nabave imenuju se minimalno tri clana Povjerenstva - dva clana iz Samostalnog odjela za nabavu i jedan clan iz ustrojstvene jedinice koja pokrece postupak.

Odluku parafiraju:

- sef Odjela za javnu nabavu / sef Odjela za nabavu gradenja

sef Samostalnog odjela za nabavu.

Na izradu, sadrzaj i potpis omota spisa - Odluka o imenovanju povjerenstva odgovarajuce se primjenjuje tocka 5.5. Procedure nabave.

Samostalni odjel za nabavu dostavlja u Ured uprave potpisani omot spisa - Odluka o imenovanju povjerenstva, koji ce se dostaviti Upravi drustva na odlucivanje o odobrenju postupka nabave.

Nakon odobrenja Uprave drustva, Zahtjev za jednostavnu nabavu i Odluku potpisuje osoba ovlastena za zastupanje Drustva.

Nakon potpisa Odluke Samostalni odjel za nabavu upisuje postupak nabave u Kontrolnu listu postupaka jednostavne nabave i u roku 5 (pet) radnih dana izraduje Poziv za dostavu ponude.

U slucaju da Uprava drustva ne odobri pokretanje postupka jednostavne nabave, Ured uprave ce omot spisa - Odluka o imenovanju povjerenstva s nepotpisanim dokumentima dostaviti Samostalnom odjelu za nabavu.

U tom slucaju, Samostalni odjel za nabavu ce zahtjev za jednostavnu nabavu s prilozima vratiti ustrojstvenoj jedinici.

3.3.2. Poziv za dostavu ponude

Samostalni odjel za nabavu izraduje Poziv za dostavu ponude temeljem Zahtjeva za jednostavnu nabavu i priloga.

Poziv za dostavu ponude mora sadrzavati podatke o Narucitelju, adresu na koju se ponuda dostavlja, broj telefona i elektronicku adresu osobe za kontakt, opis predmeta nabave, troskovnik, ugovor ili bitne uvjete za izvrsenje ugovora, rok za dostavu ponuda (datum i vrijeme), nacin dostave ponude, uvjete i zahtjeve koje ponuditelj treba ispuniti, te sadrzaj i nacin izrade ponude.

Ova Procedura jednostavne nabave (nulta verzija) usvojena ie of . el. 2018. godine. Izvorni primjerci cuvaju seu Uredu uprave, Samostalnom odjelu za razvoj i kvalitetu i Samostalnom odjelu za nabavu.


H

HRVATSKEAUTOCESTE



jednostavne nabave

Samostalni odjel za nabavu objavljuje Poziv za dostavu ponude na web stranici Drustva te izravno upucuje gospodarskim subjektima navedenima u Zahtjevu za jednostavnu nabavu, putem poste, telefaksom ili putem elektronicke poste.







3.3.3. Objasnjenja i izmjene Poziva za dostavu ponude

Za vrijeme roka za dostavu ponude zainteresirani gospodarski subjekt moze zahtijevati objasnjenja i izmjene vezane uz Poziv za dostavu ponude.

Objasnjenja i upiti vezani uz Poziv za dostavu ponuda dostavljaju se pisanim putem ili na elektronicku adresu osobe za kontakt najkasnije tri radna dana prije isteka roka za dostavu ponuda.

Pod uvjetom da je zahtjev dostavljen pravodobno clanovi Povjerenstva ce odgovoriti najkasnije tijekom drugog dana prije dana u kojem istice rok za dostavu ponude.

Ako iz bilo kojeg razloga clanovi Povjerenstva nisu na pravodoban zahtjev odgovoriili u roku iz prethodnog stavka ili su izmijenili Poziv za dostavu ponude, rok za dostavu ponude mora se primjereno produziti.

Sva objasnjenja i izmjene vezane uz Poziv za dostavu ponude Samostalni odjel za nabavu objavljuje na web stranici Drustva, a gospodarskim subjektima, kojima je izravno upucen Poziv za dostavu ponude, istovremeno se dostavlja putem elektronicke poste.

Obveza je gospodarskog subjekta pratiti sve objave vezane uz Poziv za dostavu ponude na web stranici Drustva.

Odgovornost za izradu i dostavu ponude u skladu s vazecim Pozivom za dostavu ponude je na gospodarskom subjektu.

3.3.4. Nacin i rok dostave ponuda

Ponude se dostavljaju u papirnatom pisanom obliku na adresu Drustva neposredno ili postanskom posiljkom, u zatvorenoj omotnici na kojoj mora biti naznacen naziv i adresa ponuditelja te naziv

Ova Procedura jednostavne nabave (nulta verzija) usvojena je . IV.2018. godine. Izvorni primjerci cuvaju seu Uredu uprave, Samostalnom odjelu za razvoj i kvalitetu i Samostalnom odjelu za nabavu.



flProcedura Str. 13 od 17

AUTOCESTE

jednostavne nabave

predmeta nabave.

Ako je Poziv za dostavu ponude upucen samo jednom gospodarskom subjektu ponuda se moze dostaviti i elektronickom postom.

Rok za dostavu ponude primjereno je odreden u Pozivu za dostavu ponude ovisno o slozenosti predmeta nabave.

Rok za dostavu ponude iznosi najmanje 3 (tri) dana.

Ponudu zaprimljena nakon roka za dostavu ponude, Samostalni odjel za nabavu ce vratiti neotvorenu ponuditelju.

3.3.5 Kriterij odabira

Kriterij odabira u svim postupcima jednostavne nabave u pravilu je najniza cijena ponude koja zadovoljava sve uvjete trazene Pozivom za dostavu ponude, a mogu se propisati i kriteriji za odabir ekonomski najpovoljnije ponude.

U iznimnim slucajevima moze se odabrati i ponuda s visom cijenom ukoliko bi takva nabava vise odgovarala potrebama Drustva.

3.3.6. Zaprimanje, otvaranje, pregled i ocjenjivanje ponuda

Ponude se zaprimaju u Grupa za pisarnicu i zajednicke poslove , bilo da su dostavljene osobno ili postom.

Ako je Poziv za dostavu ponude upucen samo jednom gospodarskom subjektu ponuda se moze zaprimiti i elektronickom postom.

Svaka zaprimljena ponuda upisuje se u Upisnik o zaprimanju ponuda te dobiva redni broj prema redoslijedu zaprimanja s naznakom datuma i tocnog vremena zaprimanja (u satima i minutama).

Upisnik o zaprimanju ponuda s oznakom predmeta nabave izraduje radnik Samostalnog odjela za nabavu, nadlezan za predmetni postupak jednostavne nabave i dostavlja ga Grupa za pisarnicu i zajednicke poslovena dan slanja Poziva za dostavu ponude.

Zaprimljene ponude se otvaraju nakon isteka roka za dostavu ponude.

Ponuda zaprimljena nakon roka za dostavu ponude, vraca se neotvorena ponuditelju.

Postupak otvaranja, pregleda i ocjenjivanja ponuda obavlja imenovano Povjerenstvo.

Otvaranje ponuda nije javno.

Pregled i ocjena ponuda su tajni do donosenja odluke o odabiru/ponistenju.

Povjerenstvo pregledava i ocjenjuje ponude na temelju uvjeta i zahtjeva iz Poziva za dostavu ponude.

U postupku pregleda i ocjene ponuda Povjerenstvo moze, pod istim uvjetima i u vise navrata ako je potrebno, pozvati ponuditelje da pojasnjenjem ili upotpunjavanjem dokumenata otklone pogreske, nedostatke ili nejasnoce u svojoj ponudi.

Ova Procedura jednostavne nabave (nulta verzija) usvojena je Of. oi 2018. godine. Izvorni primjerci cuvaju seu Uredu uprave, Samostalnom odjelu za razvoj i kvalitetu i Samostalnom odjelu za nabavu.



ftProcedura Str. 14 od 17

AUTOCE5TE

jednostavne nabave

Povjerenstvo ce neprihvatljivom ocijeniti ponudu koja nije sukladna Pozivu za dostavu ponude, ili postoje dokazi o tajnom sporazumu ili korupciji, ili nije rezultat trzisnog natjecanja, ili je Povjerenstvo utvrdilo da je izuzetno niska, ili ponudu ponuditelja koji nije prihvatio ispravak racunske pogreske, ili ponudu cija cijena prelazi planirana odnosno osigurana novcana sredstva za nabavu, ili ponudu ponuditelja koji nije dokazao sposobnost sukladno Pozivu za dostavu ponude.

Prije donosenja odluke Povjerenstvo moze pozvati ponuditelja/e na pregovaranje i/ili izmjenu i nadopunu svoje ponude sukladno zahtjevima i potrebama Drustva.

Kao valjana ponuda moze se ocijeniti samo ponuda ponuditelja koji je ispunio sve uvjete iz Poziva za dostavu ponuda.

Nakon pregleda i ocjene ponuda Povjerenstvo ce rangirati valjane ponude prema kriteriju za odabir ponude.

Ako su dvije ili vise ponuda jednako rangirano prema kriteriju za odabir ponude odabrat ce se ponuda koja je zaprimljena ranije.

Podaci o pristiglim ponudama te o pregledu i ocjeni istih evidentiraju se u Zapisniku o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda, koji sastavlja i potpisuje Povjerenstvo.

Sastavni dio Zapisnika o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda je Upisnik o zaprimanju ponuda.

3.3.7. Odluka o odabiru/ponistenju

Na temelju Zapisnika o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda, radnik Samostalnog odjela za nabavu, nadlezan za predmetni postupak nabave, bez odgadanja izraduje:

- odluku o odabiru/ponistenju,

- prijedlog za donosenje odluke Uprave drustva, s kratkim pregledom ocjene ponuda prema kriterijima za odabir

Odluku o odabiru/ponistenju provjeravaju i parafiraju:


- Sef Samostalnog odjela za nabavu

- celnik Sektora za ekonomske i financijske poslove

- celnik ustrojstvene jedinice koja je zahtijevala nabavu.

3.3.8. Omot spisa - Odluka o odabiru/ponistenju/nedopustivosti sudjelovanja

Nakon sto je izradio odluku o odabiru/ponistenju radnik Samostalnog odjela za nabavu, nadlezan za predmetni postupak nabave izraduje omot spisa - Odluka o odabiru/ponistenju, koji ce se dostaviti Upravi drustva na odlucivanje.

U omot spisa - Odluka o odabiru/ponistenju se ulaze:

- Prijedlog za donosenje odluke Uprave

Ova Procedura jednostavne nabave (nulta verzija) usvojena je of .02.2018. godine. Izvorni primjerci cuvaju seu Uredu uprave, Samostalnom odjelu za razvoj i kvalitetu i Samostalnom odjelu za nabavu.


H



AUTOCESTE

jednostavne nabave

- zahtjev za jednostavnu nabavu s prilozima

- odluka o imenovanju povjerenstva

- tekst objave,

- zapisnik o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda

- Odluka o odabiru/ponistenju

Na omotu spisa se navode sljedeci potpisnici:


- sef Samostalnog odjela za nabavu,

- direktor Sektora za ekonomske i financijske poslove,

- celnik ustrojstvene jedinice koja je pokrenula postupak nabave.

Samostalni odjel za nabavu dostavlja u Ured uprave potpisani omot spisa - Odluka o odabiru/ponistenju zajedno s dovoljnim brojem preslika dokumenata iz omota (prema uputi Ureda uprave).

3.3.9. Odluka Uprave

Temeljem dokumenata iz zaprimljenog omot spisa - Odluka o odabiru/ponistenju, Uprava drustva donosi odluku o odabiru/ponistenju.

Uprava drustva moze odbiti odluku o odabiru/ponistenju dostavljenu sukladno ovoj Proceduri.

U tom slucaju Samostalni odjel za nabavu ce izraditi odluku o odabiru/ponistenju sukladnu uputi Uprave drustva.

Nakon donosenja odluke Uprave drustva, osoba ovlastena za zastupanje Drustva potpisuje odluku o odabiru/ponistenju.

Nakon potpisa odluke, Ured uprave dostavlja omot spisa - Odluka o odabiru/ponistenju u Samostalni odjel za nabavu.

Radnik Samostalnog odjela za nabavu, nadlezan za predmetni postupak jednostavne nabave, objavljuje odluku o odabiru/ponistenju na web stranici Drustva.

U slucaju kad je Poziv za dostavu ponude upucen izravno samo jednom gospodarskom subjektu Odluka o odabiru/ponistenju dostavlja se ponuditelju putem elektronicke poste.

Protiv Odluke o odabiru/ponistenju nema pravnog lijeka, te ista postaje izvrsna danom donosenja.

3.3.10. Sklapanje ugovora

Nakon donosenja Odluke o odabiru s odabranim ponuditeljem ce potpisati ugovor.

Isti ucinak ima i narudzbenica koja sadrzi sve bitne elemente ugovora.

Ova Procedura jednostavne nabave (nulta verzija) usvojena je Ct .c>2.2018. godine. Izvorni primjerci cuvaju seu Uredu uprave, Samostalnom odjelu za razvoj i kvalitetu i Samostalnom odjelu za nabavu.


HRVATSKE AUTOCESTE d.0.0.H Procedura Str. 16 od 17

AUTOCESTE

jednostavne nabave

4. OSTALE OBVEZE

U svim postupcima jednostavne nabave odgovarajuce se primjenjuju odredbe Procedure nabave propisane za plan nabave, ugovor/narudzbenica, izvjestavanje i arhiviranje.

5. OVLAST I ODGOVORNOST

Postupak/akcija Odgovorna osoba

Zahtjev za jednostavnu nabavu Celnik ustrojstvene jedinice koja pokrece nabavu

Provjera Zahtjeva za jednostavnu nabavuCelnik ustrojstvene jedinice koja pokrecenabavu, sef Samostalnog odjela za nabavu

Kontrolna lista zahtjeva za nabavu

(Postupak jednostavne nabave procijenjene vrijednosti jednake 20.000,00 kuna i manje od 200.000,00 kuna za robe i usluge odnosno manje od 500.000,00 kuna za radove)

Ustrojstvena jedinica koja je zaduzena za provedbu ugovora za izradu tehnicke dokumentacije, osoba koja je izradila zahtjev za jednostavnu nabavu i celnik ustrojstvenejedinice koja pokrece nabavu

Odluka 0 imenovanju povjerenstva sef Samostalnog odjela za nabavu

Poziv za dostavu ponude

voditelj Grupe koja provodi postupak, voditelj Grupe za ugovaranje Samostalnog odjela za nabavu, osoba iz ustrojstvene jedinice zaduzena u Zahtjevu za nabavu, clanovi Povjerenstva

Zapisnik otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda Clanovi Povjerenstva

Odluka 0 odabiru/ ponistenju Uprava drustva

Ova Procedura jednostavne nabave (nulta verzija) usvojena je <7/ . g^.2018. godine. Izvorni primjerci cuvaju seu Uredu uprave, Samostalnom odjelu za razvoj i kvalitetu i Samostalnom odjelu za nabavu.

Lista vazecih internih akata Hrvatskih autocesta d.0.0. obnavlja se svakog 15. u mjesecu te objavljuje namreznom odjeljku za raspodjelu \\Lav\kvaliteta i na svim oglasnim plocama Drustva. Odgovornost je korisnikaove Procedure provjeriti u Listi vazecih internih akata da li posjeduje zadnju reviziju dokumenta.

HRVATSKE AUTOCESTE d.o.o.mm

0 Procedura Str. 17 od 17

AUTOCESTE

jednostavne nabave

6. ZAVRSNE ODREDBE

Ovaj Procedura stupa na snagu danom donosenja i objavljuje se na mreznim stranicama Hrvatskih autocesta d.o.o.

Stupanjem na snagu ove Procedure, prestaju se primjenjivati Procesna pravila za provedbu postupaka jednostavne nabave, Urbroj:4211-100-165/2017 od 15. veljace 2017. godine i Procedura jednostavne nabave, Broj: 5221-101-60/2017. od 24. sijecnja 2017. godine.

Direktor

Urbroj: 4211-100- ^ /2018

Zagreb, of . OX . .2018.

Ova Procedura jednostavne nabave (nulta verzija) usvojena je of. Ol. 2018. godine. Izvorni primjerci cuvaju seu Uredu uprave, Samostalnom odjelu za razvoj i kvalitetu i Samostalnom odjelu za nabavu.


Documents

PROCEDURA JEDNOSTAVNE NABAVE - hac.hrhac.hr/sites/default/files/2018-03/Procedura jednostavne nabave od 01... · H HRVATSKE AUTOCESTE d.o.o. Procedura Str. 3 od 17 AU70CESTE jednostavne