PROCEDURA DE ARHIVARE A DOSARELOR

Toată documentaţia relevantă (pe suport de hârtie), specifică prezentei proceduri, se va păstra temporar în biroul din cadrul Fundatiei Pro Homini, asigurând-o împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării.

Într-un dosar se grupează documente referitoare la acelesi beneficiar, cu același termen de păstrare.

Ordonarea documentelor în dosare se face cronologic, astfel încât actele mai vechi să fie întotdeauna dedesubt, iar cele mai noi deasupra.

Dosarul include un opis care prezintă structura dosarului.

Dosarele personale ale beneficiarilor sunt arhivate pe o perioada de 10 ani.

DESCRIEREA PROCEDURII

1. Pregatirea documentelor în vederea arhivării respectiv, gruparea documentelor în dosare personalizate.

2. Documentele se vor aranja în dosare în ordinea cronologică producerii. 3. Arhivarea efectivă a documentelor (legarea documentelor în dosar). 4. Înscrierea pe coperta dosarului a următoarelor informatii: Ordonarea cronologica a dosarelor Initialele beneficiarilor Perioada de pastrare.

METODA DISTUGERII DOCUMENTATIEI

Toate documentele care au trecut peste perioada de pastrare in arhiva vor fi adunate in prezenta consiliului director, depozitate in cutii si arse integral sub supraveghere.