15. TEHNICI DE ARHIVARE 5.1. Clasarea i arhivarea actelor i documentelor n activitatea de birou se genereaz un numr mare de documente variate. n funcie de tipul lor aceste documente sufer, dup creare, tratri difereniate. Unele, dup ce s-a luat cunotin de ele, nu mai necesit prelucrri ulterioare i n consecin trebuie puse la pstrare. Alte documente necesit ns prelucrri ulterioare (rspunsuri, rapoarte, statistici). Aceste documente trebuie pstrate o perioad de timp n cadrul firmei sau instituiei. Din punct de vedere al pstrrii documentelor exist dou abordri: - clasarea documentelor- const n aranjarea lor ntr-o ordine prestabilit care s asigure accesul ulterior i securitatea - arhivarea documentelor- const n depunerea i pstrarea documentelor clasate, constituite n dosare, n depozite special organizate i amenajate, numite arhive. Clasarea se poate face n ordine cronologic, alfabetic, numeric, zecimal, alfanumeric. Clasarea cronologic implic aranjarea documentelor pe msur ce intr n firm. Are avantajul accesului rapid dac se cunoate data de apariie a documentului i este utilizat pentru documente omogene: rapoarte, extrase de cont etc. Clasarea alfabetic implic aezarea documentelor n dosare dup numele firmei sau persoanei de la care provin. Se pot folosi mai multe nivele de subclasare n cazul n care primele nume ncep cu aceeai liter. Clasarea numeric const n aranjarea documentelor n ordinea numerelor de nregistrare. Este folosit mai ales pentru coresponden. Clasarea zecimal are la baz divizarea domeniului de interes n 10 clase. Fiecare clas poate fi apoi divizat n 10 subclase i aa mai departe, realizndu-se o clasificare pe mai multe subnivele, n funcie de gradul de detaliere. Clasarea alfanumeric este o combinaie ntre clasarea alfabetic i cea numeric. Dosarele conin mape pe probleme, clasate alfabetic iar n interiorul fiecrei mape documentele se claseaz numeric. Arhivarea i accesul la informaii constituie una din activitile importante dintr-un birou. Se nregistreaz modernizri rapide i n acest domeniu care au ca obiect: frecvena i tipul consultrilor arhivei, rapiditatea accesului, costul seleciei i stocrii, durata stocrii etc. Diferitele faze ale arhivrii documentelor sunt ilustrate n tabelul 5.1. Documentele se pstreaz n dosare, care constituie grupri de documente cu coninut similar. Dosarele se constituie inndu-se seama de 87

reglementrile n vigoare i de obligaiile legale privind pstrarea lor ulterioar n arhiv. Tabelul 5.1. Arhivarea documentelor Intrarea documentelor Selectarea documentelor de conservat. Cutarea documentelor Cutarea documentelor n catalog. Alte activiti Duplicarea n numr mare de exemplare a documentelor cutate pentru difuzare Inventarierea regulat a documentelor arhivate.

Indexarea documentelor selecionate. Punerea la zi a cataloagelor permind regsirea documentelor. Depozitarea documentelor i alegerea modului de regsire ulterioar.

Acces la documente n sectoarele de stocare

Consultarea documentelor pe loc, sau realizarea unei copii etc.

Suprimarea eventual a documentelor inutile.

Arhivarea clasic folosete ca suport material hrtia. Aceasta este o materie prim care prezint o serie de inconveniente: - pia puin stabil - surse externe de aprovizionare - industrie foarte poluant i mare consumatoare de energie ntruct arhivarea clasic, pe suport hrtie, a devenit nesatisfctoare (volum i greutate mare, acces dificil, condiii pretenioase de stocare etc.), n prezent se utilizeaz tehnologii de arhivare moderne: arhivare fotografic, electronic etc. Noile tehnici i tehnologii de arhivare se utilizeaz pentru c documentaia pe hrtie devine repede voluminoas, greu de mnuit i puin accesibil, dificil de stocat i pentru c arhivarea tradiional se traduce printr-o serie de operaii ce necesit mult timp, spaiu i volum. 5.2. Arhivare fotografic i audiovizual 5.2.1. Arhivarea fotografic (micrografia) Arhivarea fotografic, numit i micrografie, const n realizarea i exploatarea microformelor - microfilme i microfie. Plecnd de la documente nregistrate pe hrtie, pe band magnetic sau chiar de la datele din memoria unui calculator, se realizeaz microfilme sau microfie prin intermediul unor 88

aparate electrooptice. Avantaje: ctig de spaiu (98% ctig n volum i greutate fa de echivalentul hrtie) ctig de timp - n cutarea unui document nregistrat pe microfilm sau microfi (exist sisteme automate i semiautomate de cutare) securitatea arhivrii - datorit volumului mic, arhivele pot fi inute n imobile ignifuge i nchise duplicare uoar, pornind de la original difuzare uoar i economic. Dezavantaje: necesitatea unor aparate de lectur specializate dificultatea de actualizare (inere la zi) a acestor supori condiii de microclimat (temperatur, umiditate, praf) speciale schimbarea obiceiurilor de lucru.

Tendine: - Apariia sistemelor C.I.M. (Computer Input Microfilm) i C.O.M. (Computer Out Microfilm) permite telecopierea direct a microfilmelor prin sistemele de comunicaii de date prezentate n seciunile precedente. - Arhivarea i consultarea documentelor la distan prin mijloace audiovizuale (videomatica). Se pot consulta la distan prin intermediul unor posturi dotate cu monitoare T.V. documente arhivate (cu ajutorul unor camere T.V. i a unor sisteme de poziionare). Se pot de asemenea obine copii pe hrtie ale imaginii de pe ecran. Realizarea copiei unui document pe microfilm sau microfie pornete de regul de la un document de hrtie, i se realizeaz cu ajutorul unei camere de luat vederi. Se poate utiliza i suport magnetic sau datele din memoria unui calculator, afiate pe un ecran. Camerele utilizate pot fi mobile sau statice. Camerele mobile nregistreaz rapid documentele opace, lizibile, de format redus. Camerele statice ofer o imagine mai bun dar ntr-un timp de expunere mai ndelungat. Filmele utilizate uzual sunt de 16 mm sau 35 mm. n continuare filmul este developat i multiplicat prin diverse metode. Micrografia este un domeniu care capt din ce n ce mai mult importan n anumite domenii de activitate, cum ar fi bncile, companiile de asigurri, n administraie. Micrografia pune la dispoziie soluii perfect adaptate la anumite aplicaii printr-un stocaj de volum mare de informaii care nu necesit cutarea n baza de date. Sistemele de microfilme sau microfie se nregistreaz cu uurin n sistemele birotice, mai ales prin inseria unui tabel 89

alfabetic (index). Accesul la aceast tabel index se realizeaz printr-un terminal, ceea ce permite automatizarea cercetrilor documentelor micrografice. Documentul selecionat este vizualizat pe un lector care poate s-i furnizeze o copie pe hrtie. Micrografia este, deci, un mijloc de stocare de informaii, dintre care puine sunt supuse modificrii i actualizrii. Tendine moderne: Folosirea videofielor Folosirea discurilor optice numerice Apariia unor sisteme ce permit actualizarea prin modificare a microfilmelor si microfielor (electromicrografia).

Fig. 5.1. Echipament pentru micrografie

Fig. 5.2. Dispozitiv de vizualizat microforme 90

5.2.2. Arhivarea i consultarea documentelor la distan prin mijloace audiovizuale (videomatica) Este un procedeu ce permite consultarea la distan, prin televiziune, a informaiei nscrise ntr-un document original sau pe un microfilm. Echipamentul videomatic se compune din: - posturi de consultare, pe ecran de televizor, pe sisteme de televiziune nchise completate cu sisteme de telecomand - ansamblul de emisie, instalat la locul seleciei Videomatica permite consultarea unor documente originale, necodificate, neclasate, fr a necesita deplasarea persoanei sau documentului. Dac aceast consultare se face concomitent de mai multe persoane se poate realiza o "videoconferin". Dac e necesar se pot obine direct copii ale documentelor studiate. Metoda prezint avantajul eliminrii copiilor inutile. Domeniile de utilizare sunt multiple: - gestiuni de documente; - bnci (dosare de credit, cecuri); - gestiune de stoc, personal, etc; - servicii tehnice; - spitale (dosare ale bolnavilor, radiografii) 5.3. Arhivarea electronic Arhivarea electronic folosete ca suport al informaiei discurile i benzile magnetice, iar mai recent discurile optice numerice. n cazul n care documentele arhivate provin din memoria unui calculator, ele sunt codificate sub forma unor fiiere de caractere ASCII. Pot fi arhivate i documente provenind de pe suport hrtie, prin "numerizarea" (sau digitizarea) lor cu ajutorul unui scanner. Att benzile magnetice ct i discurile magnetice i optice permit actualizarea datelor arhivate cu observaia c discurile permit un acces direct, incomparabil mai rapid, la informaii. Din punct de vedere al vitezei de acces i a capacitii de stocare, discurile optice numerice par a fi cele mai promitoare soluii pentru arhivarea electronic. 5.3.1. Arhivarea magnetic Primele sisteme birotice de arhivare electronic foloseau pentru informaii suporturi magnetice. Acestea erau manipulate de terminale "inteligente" controlate de microprocesoare. Suporturile magnetice pot fi 91

accesate direct. Ele pot fi sub forma unor discuri elastice sau rigide, avnd capaciti de milioane sau miliarde de caractere. Arhivarea magnetic const n salvarea, pstrarea documentelor pe suporturi magnetice: discuri flexibile (floppy-disk), discuri fixe (hard-disk), casete magnetice. Apariia unitilor de discuri magnetice a fost precedat de apariia echipamentelor cu tambur magnetic, odat cu primele calculatoare cu program memorat (1948, Manchester tambur magnetic acoperit cu nichel, 47 piste, 256 bii/pist, timp de acces mediu 15,6 ms). Tehnologiile de realizare a unitilor de discuri magnetice i tehnicile i modelele de realizare a software-ului s-au condiionat i stimulat reciproc. n configuraiile actuale suportul disc-magnetic este utilizat ca extensie a memoriei principale (memorie extern). Discul magnetic a oferit utilizatorilor faciliti n organizarea datelor n fiiere cu structuri mai eficiente din punct de vedere al prelucrrii. Conceptele actuale de memorie virtual i baz de date sunt dezvoltate cu implicaia utilizrii ca suport a discurilor magnetice, datorit posibilitilor de adresare direct i a timpului de acces convenabil. Structura unei uniti de discuri magnetice cuprinde (vezi i cap.2): - suportul constituit dintr-unul sau mai multe discuri; - ansamblul capetelor i circuitelor de scriere/citire; - ansamblul de fixare i antrenare al suportului; - sisteme de poziionare a capetelor - blocul logic de comand i circuitele de interfa cu unitatea central; Elementul de baz al suportului este constituit dintr-un disc cu rol de substrat, acoperit de un strat cu proprieti magnetice, care reprezint partea activ. Materialul substratului poate fi rigid (aluminiu sau aliaje ale acestuia) sau flexibil (material plastic). n majoritatea cazurilor stratul magnetic este compus dintr-un amestec de material magnetic (Fe2O2) i rini, adezivi etc. Suportul poate fi constituit dintr-un singur disc sau din mai multe discuri paralele, montate pe un ax comun (pachet de discuri). Caracteristicile suportului sunt diferite n funcie de tipul unitii de discuri. Delimitarea cea mai evident este ntre discuri fixe i discuri amovibile. Dac n primul caz suportul este permanent montat, fcnd parte integrant din unitate, n cazul discurilor amovibile, suportul poate fi montat i scos de pe unitate. n general, ansamblul suportului cuprinde, pe lng numrul specific de discuri i alte elemente pentru protejarea discului, filtrarea aerului, montarea pe unitate etc. sau elemente ale traductoarelor de index, poziie etc. Caracteristica de memorie cu acces direct a unitilor de discuri magnetice implic asocierea unei adrese fiecrei nregistrri de pe disc. Din punct de vedere al adresrii, ar fi suficient ca unitatea s asigure prezena unui 92

cap de scriere/citire n poziia fizic a nregistrrii adresate, dup care ar urma operaia de transfer. Pentru micorarea posibilitii de eroare de adresare se face ns i o verificare de adres nregistrate anterior. Astfel, majoritatea unitilor de discuri magnetice folosesc un procedeu de adresare combinat care const n selectarea i eventuala poziionare la discurile cu capete mobile, a capului de scriere/citire pe pista fizic a nregistrrii adresate i apoi selectarea i verificarea adresei nregistrrii prin citirea unei informaii de adres, coninut chiar n nregistrarea respectiv. Fiecare nregistrare, n afara datelor efective, cuprinde i informaii de control att la nceput (preambul) ct i la sfrit (postambul). Pentru arhivarea unor cantiti de informaii de ordinul giga-octeilor se folosesc i uniti de band magnetic, aici aprnd probleme legate de accesul secvenial la informaiile stocate.

Fig. 5.3. Exemple de supori magnetici de arhivare: casete de band magnetic i dischet de 3,5" Arhivarea magnetic ridic probleme de stocare, de costuri adiionale, de indexare automat a informaiilor memorate. Acestea sunt n curs de rezolvare prin apariia i perfecionarea aa-numitelor "arhive automatizate", a cror funcionare completeaz utilitile sistemului de arhivare magnetic cu selecia de ctre utilizator. 5.3.2. Arhivarea electronic a imaginii documentelor Indiferent de gradul de automatizare i birotizare, multe din intrrile i ieirile din sistem (birou) se fac sub forma unor documente pe hrtie. Acestea se acumuleaz n timp i genereaz costuri adiionale. Tehnica V.I.P.S. 2000 (Virtual Image Processing System) nltur acest inconvenient. Principiul tratrii imaginii este simplu: documentele se scaneaz i se nregistreaz pe 93

discuri magnetice prin intermediul unui calculator care asigur totodat indexarea acestora. n acelai timp imaginile documentului se pot nregistra pe benzi video pentru consultrile directe. Consultarea se face prin afiarea documentului solicitat pe un terminal grafic. Sistemul permite actualizarea i completarea informaiei. Faciliti suplimentare (transmiterea la distan) sunt posibile prin echipament suplimentar. Arhivarea electronic a imaginii pune bazele "sistemelor de arhivare inteligente". 5.3.3. Arhivarea electronic pe discuri optice numerice (compact discuri) Suporturile fotografice i magnetice folosite n arhivare prezint o serie de inconveniente: suporturile magnetice (discuri, benzi) necesit introducerea informaiilor ceea ce la capaciti mari devine costisitor; suporturile fotografice (microfilme sau microfie) necesit fotografierea i developarea care ncetinesc procesul Discurile optice numerice (cele mai moderne suporturi de arhivare) nltur aceste inconveniente. Sunt discuri duble de plastic (sandwich) ntre care e depus un strat special termosensibil. Cele dou fee sunt utilizate pentru a nregistra direct informaia cu un fascicol laser folosit ca un "stilet" optic care marcheaz informaia sub forma unor deformri minuscule succesive. Aceast informaie este accesibil printr-un alt sistem laser.

Fig. 5.4. Compact disc

nregistrarea optic a informaiei este un proces care folosete un fascicul de lumin (n general este vorba de o raz laser), fie pentru citirea i/sau nregistrarea datelor, fie pentru a ajuta la citirea i/sau nscrierea datelor pe un suport sensibil optic. 94

Citirea optic a informaiei este un proces care se bazeaz pe modificarea reflexivitii (densitii optice) suprafeei discului. Pentru citirea optic a informaiei de pe disc sunt folosite dou principii: - Reflexivitatea utilizeaz reflexia luminii; - Transmisivitatea utilizeaz trecerea luminii prin grosimea discului. Scrierea optic a informaiei este procesul care folosete un fascicul laser pentru modificarea (sau pentru a ajuta la modificarea) unui material sensibil la lumin amplasat pe suport. Tipuri de suport Metodele i tehnologiile optice de nregistrare i citire a informaiilor sunt destul de diverse. Din acest motiv, este necesar clasificarea lor dup mai multe criterii. n funcie de tipul de suport folosit se disting trei categorii importante [x2]: Suporturi prenregistrate (prerecorded media) pe care informaia este nscris de ctre productorul suportului i nu mai poate fi modificat (cel puin prin metode soft) de ctre beneficiar. n aceast categorie intr discurile compacte (CD), CD-ROM, CD-Video. Suporturi nregistrabile o singur dat (Write-Once Media) pe care informaia poate fi scris de ctre utilizator. Dar, odat ce s-a realizat nscrierea, acest tip de suport intr n categoria celor prenregistrate adic nu se pot face modificri ale coninutului. n aceast categorie intr: CD-WO i Foto-CD. Suporturi renregistrabile (Rewritable Media sau ROD = Rewritable Optical Disk) care pot fi nscrise de cte ori este necesar, atta vreme ct suportul nu este deteriorat. Din aceast categorie fac parte i discurile magneto-optice (MO). Sistemul CD (Compact Disc) Sistemul de redare a informaiei de pe CD are acces aleator la orice poriune a programului audio. Formatul este foarte bine adaptat cerinelor stocrii audio, avnd o capacitate foarte mare, durabilitate i flexibilitate. Discurile optice sunt n cea mai mare parte realizate din plastic i au dimensiuni reduse. Forma i principalele dimensiuni sunt prezentate n fig. 5.5.

95

Fig. 5.5. Structura discului compact audio CD. Sursa: [26], pag. 288 Cea mai mare parte din suprafaa discului nu conine date, constituinduse ca suprafa de prindere pentru dispozitivul de citire i orificiu pentru axul motorului de antrenare. Datele sunt nregistrate pe o suprafa a crei lime este de 35,5 mm, i care, pe lng informaia util, mai conine zonele cu pistele de intrare i de ieire ce nu cuprind dect date utilizate pentru control. O seciune n structura discului compact este prezentat n figura 5.6.

Fig. 5.6. Seciune n structura discului compact audio. Sursa: [26], pag.289.

Formate particulare de discuri optice 96

Calitatea nregistrrii i facilitile discului compact s-au evideniat rapid att pentru productori ct i pentru utilizatori. Pentru a folosi aceste caracteristici i n alte domenii, au fost proiectate noi formate de discuri optice pentru: Date: CD-ROM, CD-ROM/XA, CD-I; Imagini: CD-I, CD-V, CD+G, Discuri Foto; Reducerea dimensiunilor: CD-3; Creterea densitii de stocare: HD-CD; Inscripionare la utilizator: CD-WO, CD-MO. Formatul CD I Discul Compact Interactiv (CD-I) este o aplicaie special a formatului CD-ROM. Acest disc permite stocarea unei combinaii simultane de audio, video, grafic, text i date, toate funcionnd ntr-un format interactiv bine definit. Deoarece CD-I este un mediu interactiv, informaia coninut pe disc poate fi accesat printr-o procedur de dialog, sistemul prezentnd utilizatorului alternative care pot fi folosite n ghidarea acestuia ctre informaia cutat. Sistemele CD-I sunt medii singulare de sistem, coninnd att programul operaional ct i informaia propriu-zis. Deci, nu este necesar nici un program auxiliar, cum ar fi un sistem de operare pe floppy-disk la pornirea aparatului. CD-I este un mediu interactiv, ceea ce nseamn c, n loc s urmreasc pasiv desfurarea cronologic a coninutului discului, utilizatorul poate juca un rol activ, alegndu-i o cale proprie de parcurgere a aplicaiei. Pot fi incluse anumite aplicaii, cum ar fi: Educaional i de instruire include formate ce pot fi predefinite de ctre utilizator, instruire interactiv, cri de referin, albume, etc; Divertisment include muzic i text, notaii i imagini, jocuri de aciune, de strategie i simulri de activiti diverse; Creativ include programe pentru pictur i desen, compoziie muzical, film, etc; Formate pentru discuri video CD V Formatul CD-V (Compact DiscVideo) este o combinaie de tehnologii audio i video, adic o combinare a sistemelor discurilor compacte audio i Laser Vision (LV). Video CD Discul compact video este o tehnologie ce permite rularea liniar a materialelor video de pe un disc. 97

Ca mijloc pentru distribuirea filmelor la domiciliu, discul Video-CD este mai avantajos, dect caseta video, discurile sunt compacte, durabile i ieftine, pe cnd benzile video se uzeaz, se pot ntinde sau rupe i trebuie derulate dup fiecare folosire. n momentul de fa foarte utilizat a devenit sistemul DVD. CD WO Dezvoltrile n tehnologia optic au condus la un format de CD inscriptibil, cunoscut sub numele de CD-WO (Compact Disc-Write Once). Datele pot fi nscrise permanent, pot fi citite oricnd, dar nu pot fi terse. Astfel de sisteme se mai numesc i WORM (Write Once - Read Many). Unitile CD-WO pot executa operaii de adugare a datelor n conformitate cu diferite standarde sau formate logice proprii. Aceste discuri optice sunt utilizate pentru salvarea periodic, cumulativ a datelor dintr-o firm pentru informaii care nu se modific des: aplicaii sau date de arhiv, componente ale software-ului de baz, etc. CD + G Formatul CD+G (Compact Disc+Graphics) folosete canalele de subcod disponibile pentru stocarea imaginilor color statice, a textului sau a altor materiale ce pot fi afiate pe un monitor n timpul redrii programului sonor. Formatul CD 3 Pentru a se conferi sistemului o portabilitate mrit, s-a introdus formatul CD-3, identic cu discul CD audio, cu diferena c dimensiunea discului este de numai 8 cm. Discurile CD-3 sunt compatibile cu toate aparatele audio obinuite. CD-3 conine mai puin muzic datorit mrimii sale reduse, timpul maxim de redare al acestuia fiind de aproximativ 20 minute. A aprut i o varietate de sisteme de redare portabile pentru formatul CD-3, acestea atingnd dimensiuni de buzunar. Discurile foto (Photo-CD) Foto CD-ul (discul compact fotografic) este un sistem ce utilizeaz tehnologia imaginilor numerice n vederea stocrii, manipulrii i redrii imaginilor fotografice. Cu ajutorul acestui sistem pot fi redate pe ecranul unui televizor sau pe monitorul unui calculator imaginile fotografice i reproduse ca imagini de nalt calitate prin tiprirea cu ajutorul unei imprimante color. Stocarea fotografiilor pe discul compact prezint aceleai avantaje ca i stocarea textului: siguran, longevitate i accesibilitate. Discul de mare densitate (HD CD) Atunci cnd a fost lansat, CD-ul a aprut ca fiind un mediu de stocare a datelor de capacitate ridicat. O dat cu dezvoltarea aplicaiilor video, capacitatea de 650 Mo a discurilor s-a dovedit a fi insuficient. 98

Din acest motiv s-a trecut la cercetri n domeniul creterii capacitii discurilor. Aa a aprut HD-CD-ul (Discul de mare densitate). Un astfel de disc obine o capacitate de stocare de 3,7 Goctei pentru un singur nivel de citire. Sistemul permite nregistrarea a 135 minute de date audio-video, iar imaginile video pot fi redate att n format 4:3 ct i n format 16:9 [x2]. Pe lng acest sistem cu un singur nivel de date a fost elaborat un standard ce dubleaz capacitatea discului prin utilizarea a dou niveluri de nregistrare. Cele dou niveluri de informaii sunt realizate ntr-un substrat, prin utilizarea unei pelicule semireflective, ce permite accesul laserului prin refocalizarea acestuia. WMRM (Write Many Read Many) WMRM sunt discuri optice care permit mai multe scrieri i mai multe citiri. Unele din aceste discuri de stocare a informaiei folosesc tehnologia magneto-optic, adic nregistrare magnetic i citire optic. Aceast tehnologie MO presupune un cmp de premagnetizare i un fascicul laser pentru tergere i nregistrarea datelor. Discurile optice numerice permit: - arhivarea de texte (nregistrare caracter cu caracter) - arhivarea informaiilor (caracterelor) provenite de la un calculator - arhivarea documentelor (semne, caractere, grafice) - arhivarea video (prin codarea numeric a imaginii) - arhivarea audio (prin codarea numeric a semnalelor sonore) Capacitatea de nregistrare a discurilor optice numerice este considerabil mai mare dect a altor suporturi. n birotic ele permit realizarea: arhivrii, cutrii prelucrrii i transmiterii datelor, imaginilor i sunetelor (mesageria alfanumeric i grafic). Utilizarea lor prezint numeroase avantaje: reducerea important a volumului, durabilitate practic infinit, acces rapid la documente, conexiunea cu diferite documente. 5.3.4. Consideraii privind compresia datelor Teoretic, orice succesiune de simboluri, indiferent de natura lor, se poate comprima. Scopul operaiei ar fi economisirea suportului fizic utilizat pentru transportul sau stocarea informaiei. Pentru date computerizate se urmrete, de obicei reducerea dimensiunii fiecrui simbol sau reducerea selectiv a lungimii simbolurilor cel mai frecvent utilizate. Este important ca algoritmul aplicat s nu comporte pierdere de informaie, deci ca textul iniial s fie integral procesat i apoi stocat n noua form, iar dup decompresie informaia s revin la forma iniial, necompresat. 99

Multe firme ofer utilitare ce realizeaz compresia fr pierderi la diferite nivele de securitate, vitez sau eficien. Sunt programe de tipul ARJ, PKZIP, LHA. Acestea sunt aa numitele arhivatoare care pe lng reducerea dimensiunii datelor creeaz structuri (fiiere) complexe, cu un format bine stabilit n care se poate stoca orice cantitate de date chiar provenind din mai multe fiiere, directoare sau de pe mai multe discuri. Pe de alt parte, pot s refac exact informaia original i structura ei. Majoritatea utilitarelor permit fracionarea arhivelor astfel create pe mai multe volume, de dimensiuni stabilite de utilizator, pentru a nlesni transportul de dischete. Fiecare fragment este un fiier de sine stttor din punctul de vedere al sistemului de operare dar arhiva este coerent doar n ntregul ei i poate fi procesat doar de utilitarul care a creat-o. O alt funciune obinuit este crearea arhivelor autoextractive (.SFX), care sunt fiiere n form executabil ce conin datele arhivate i ofer o parte din posibilitile de extracie i testare de program. Deci, cnd este rulat reface exact structura fiierelor originale pe disc astfel nct prezena programului de arhivare nu mai este necesar pentru desfacerea arhivei, dei aceasta poate procesa SFX-urile ca i cum ar fi arhive normale. Pe de alt parte, exist utilitare care compacteaz fiierele executabile lsndu-le n form executabil astfel nct vor rula cu aproape aceeai vitez. Este cazul utilitarului PKLITE. Alte utilitare vizeaz suporturile magnetice de stocare, mai precis structura logic a acestora, impus de sistemele de operare. Programe ca STACKER, DOUBLESPACE sau DRIVESPACE trateaz un fiier de pe discul fizic ca pe un nou disc. Pe acest fiier se aplic un mecanism de compresie dinamic care face procesul de mrire a capacitii discului transparent pentru utilizator. n funcie de natura informaiilor cuprinse, discul fictiv poate oferi mai mult spaiu de memorare dect un disc necompactat. Fiecare din aceste programe dispune de faciliti de testare i eventual, corecie a datelor pe lng multe opiuni ce le uureaz sau le mresc eficiena. Astfel, arhivatorul WinRAR are urmtoarele caracteristici distincte: Ruleaz sub Windows 9x/NT/2000 i este disponibil n mai multe limbi; Versiunile de RAR sub forma de linie de comand (mod consol) ruleaz sub Linux, DOS i sub UNIX; WinRAR folosete un algoritm original de compresie. Acest utilitar are cea mai nalt rat de compresie fa de alte instrumente de arhivare, n mod special la fiierele executabile, bibliotecile Object, fiiere-text mari etc; Opional, WinRAR ofer un algoritm de compresie optimizat pentru date multimedia; suport fiiere i arhive de pn la 8,589 miliarde Gigabytes; 100

Numrul fiierelor arhivate este practic nelimitat; WinRAR ofer suport complet pentru arhivele ZIP; Ofer noi faciliti cum ar fi interfaa grafic interactiv pentru folosirea mouse-ului i a meniurilor precum i interfaa liniei de comand; WinRAR poate crea i modifica arhive SFX folosind module SFX implicite i externe; poate crea arhive multivolum;

5.4. Convergena suporturilor de stocare i arhivare electronic Tendina fireasc manifestat n arhivare, este de nlocuire a suportului de hrtie cu alte forme care au fiecare un domeniu n care sunt optime. Discul optic numeric va permite convergena acestora (vezi fig. 5.7.).

UTILIZATORIMAIN DE SCRIS

HRTIE

FOTOCOPIATOR INTELIGENT

MICROPROCESOR MICROCOPIATORMICROFI

INTELIGENT

MEMORIE OPTIC NUMERIC

CONSOL

MEMORIE NUMERIC

CITITOR INTERFA|{ INTELIGENT{TRATARE PRE PRELUCRARE

VOCALUTILIZATORI TELEFON

Fig. 5.7. Convergena suporilor de arhivare. Sursa [4], pag. 235.

Bibliografie selectiv pentru capitolul 5:

101

1. Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana: Secretele secretariatelor, Structuri-atribuii-eficien, Editura Eficient, Bucureti 1998, pag. 85-94. 2. Blasis, Jean-Paul de: La bureautique- outils et applications, Editions dOrganisation, Paris, 1985, pag. 213-235. 3. Harrison John: Curs de secretariat, Ed. All, 1996, pag. 70-122. 4. http://www.pctechguide.com/08cd-rom.htm, http://www.pctechguide.com/09cdr-rw.htm ntrebri recapitulative: 1. Justificai necesitatea arhivrii documentelor. 2. Realizai o comparaie sintetic ntre principalele tehnologii de arhivare. Criteriile de avut n vedere sunt: volumul arhivei, condiii de microclimat, securitatea, uurina actualizrii, timpul de acces etc. 3. Ce probleme pevedei c vor putea apare pe termen lung la arhivarea pe discuri optice? 4. Considerai c suportul hrtie al informaiilor ar putea dispare definitiv n viitor? De ce? 5. Care sunt situaiile n care este util o comprimare a informaiilor n format electronic? 6. Ce alte programe de compresie, n afar de WinRAR cunoatei? 7. Realizai o comparaie ntre banda magnetic i discul optic, din punct de vedere al arhivrii informaiilor. 8. Explicai n ce msur aplicaiile i echipamentele multimedia contribuie la umanizarea domeniului arhivrii.

102