Procedimiento Control Servicio Producto No Conforme

PROCESO ADMINISTRACIN DEL SIG PROCEDIMIENTO CONTROL

SERVICIO/PRODUCTO NO CONFORME

Cdigo: ASIG-PD-06

Versin: 5.0

Fecha: Septiembre 08 de 2014

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1. Objetivo

Garantizar y asegurar la identificacin y control de los productos y/o servicios no conformes con los requisitos, para prevenir su uso o entrega no intencional.

2. Alcance

Este procedimiento aplica para la identificacin, tratamiento y control de los servicios/productos no conformes, resultante de la gestin de los procesos de Gestin de Servicio a la Ciudadana, Gestin Jurdica Formulacin, Implementacin y Seguimiento de Polticas Pblicas e Inspeccin Vigilancia y Control del Ministerio del Trabajo.

3. Definiciones

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, general implcita u obligada. Conformidad: Cumplimiento de un requisito (ISO 9000 Clusula 3.6.1)

Liberacin: Autorizacin para seguir con la siguiente etapa de un proceso. Defecto: Incumplimiento de un requisito (3.1.2)1 asociado a un uso previsto o especificado. (ISO 9000 Clusula 3.6.3) Correccin: Accin tomada para eliminar una no conformidad (3.6.2)* detectada. (ISO 9000 Clusula 3.6.6)

NOTA 1 Una correccin puede realizarse junto con una accin correctiva (3.6.5) *.

NOTA 2 Una correccin puede ser por ejemplo un reproceso (3.6.7) o una reclasificacin (3.6.8).

Reproceso: Accin tomada sobre un producto (3.4.2) * no conforme para que cumpla con los requisitos (3.1.2) *. (ISO 9000 Clusula 3.6.7)

NOTA Al contrario que el reproceso, la reparacin (3.6.9) * puede afectar o cambiar partes del producto no conforme.

1 Indica el numeral de la norma ISO 9000 donde se encuentra la definicin de la palabra que antecede al nmero.



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Reparacin: Accin tomada sobre un producto (3.4.2) * no conforme para convertirlo en aceptable para su utilizacin prevista. (ISO 9000 Clusula 3.6.9)

NOTA 1 La reparacin incluye las acciones reparadoras adoptadas sobre un producto previamente conforme para devolverle su aptitud al uso, por ejemplo, como parte del mantenimiento.

NOTA 2 Al contrario que el reproceso (3.6.7), la reparacin puede afectar o cambiar partes de un producto no conforme.

Desecho: Accin tomada sobre un producto (3.4.2)* no conforme para impedir su uso inicialmente previsto. (ISO 9000 Clusula 3.6.10)

NOTA En el caso de un servicio no conforme, el uso se impide no continuando el servicio.

Producto y/o Servicio: Resultado de un proceso (ISO 9000 Clusula 3.4.2)

Requisitos de conformidad: Define cual es la forma para determinar que el producto y/o servicio es conforme con los requisitos tales como los requisitos de los clientes, y las especificaciones, caractersticas tcnicas, legales y reglamentarias que deben cumplir los productos.

Tratamiento en caso de No Conformidad: Define cual es la accin a tomar en caso que el requisito de conformidad no se cumpla.

Responsable de la Liberacin: Es aquel funcionario que da el visto bueno para permitir que el producto o servicio sea entregado al cliente.

4. Generalidades del procedimiento

Un servicio/producto no conforme, se genera cuando se detecta el incumplimiento de un requisito establecido en los procesos del alcance de este procedimiento.

Los posibles servicios/productos no conformes, se describen en la matriz de criterios para la identificacin del producto/servicio no conforme ASIG-OD-12. En ella se establece el proceso, el producto y/o servicio, los requisitos de conformidad, el tratamiento en caso de no conformidad, la identificacin y el responsable de la liberacin.

Los tipos de tratamiento que se tienen establecidos para el producto/servicio no conforme de la Entidad, son los siguientes:

Reprocesar

Reparar

Desechar

Cuando sea detectado el servicio/producto no conforme, se debe registrar e identificar en el formato ASIG-PD-06-F-01 Registro Servicio/producto no conforme.

Cuando el producto/servicio no conforme afecte el objetivo del proceso o se repita ms de 2 veces, se debe generar una accin correctiva.



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Para el producto/servicio no conforme derivado de una PQRSD, se debe tratar conforme a lo descrito en los procedimientos del proceso de Gestin de Servicio a la Ciudadana.

Nota: Debido al volumen de solicitudes derivadas de PQRSD, no se deber realizar el registro en el formato ASIG-PD-06-F-01 Registro Servicio/producto no conforme.

5. Descripcin de las actividades

Nro. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

/DOCUMENTO

1 Detectar el servicio/producto no conforme, teniendo en cuenta la matriz de criterios para la identificacin del producto/servicio no conforme

Director Tcnico, Director Territorial, Jefe, Coordinador o Funcionario

Matriz de criterios para la identificacin del producto/servicio no Conforme (ASIG-OD-12)

2 Registrar y describir la fecha, proceso, dependencia o direccin territorial, producto y/o servicio, identificacin y la descripcin del producto no conforme.

Director Tcnico, Director Territorial, Jefe o Coordinador

Registro Servicio/producto No Conforme

(ASIG-PD-06-F-01)

3 Seleccionar el tipo de tratamiento a ejecutar (Reprocesar, Reparar y Desechar)



(ASIG-PD-06-F-01)

4 Definir el responsable del tratamiento del servicio/producto no conforme identificado.



(ASIG-PD- 06-F-01)

5 Comunicar el servicio/producto no conforme identificado al responsable del tratamiento.


Correo electrnico



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Nro. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

/DOCUMENTO

6 Realizar la descripcin del tratamiento ejecutado del servicio/producto no conforme detectado.

Responsable del tratamiento


(ASIG-PD-06-F-01)

7 Verificar que el producto y/o servicio corregido, cumple con los requisitos de conformidad.

Director Tcnico, Director Territorial


(ASIG-PD-06-F-01)

8

Analizar y definir si se requiere generar una accin correctiva o preventiva.

En el caso de requerir accin correctiva o preventiva aplicar el procedimiento formulacin y seguimiento a acciones correctivas, preventivas y de mejora.

De lo contrario siga con la actividad 9.

Director Tcnico, Director Territorial o Coordinador


(ASIG-PD-06-F-01)

9 Enviar el Registro Servicio/producto No Conforme

(ASIG-PD-06-F-01), al administrador del SIG.

Director Tcnico, Director Territorial, o Coordinador

Correo electrnico

10 Realizar la consolidacin de los servicios/productos no conformes identificados.

Administrador del SIG

Registro Servicio/producto No Conforme (ASIG-PD-06-F-01)

FIN

6. Requerimientos tcnicos

Actividad 7: El Director Tcnico, Director Territorial o Jefe de Dependencia, verifican que los resultados del tratamiento fueron aceptados o rechazados.

Actividad 8: Aplicar los controles establecidos en el procedimiento de formulacin y seguimiento a acciones correctivas, preventivas y de mejora.



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7. Anexos

Formato registro de servicio / Producto No conforme (ASIG-PD-06-F-01)

Matriz de criterios para la identificacin del producto/servicio no Conforme (ASIG-OD-12)

Documents

Procedimiento Control Servicio Producto No Conforme