TRAINING FOR COPI

PENGANTAR MANAJEMEN ARSIPAnon MirmaniStaf Pengajar Program Studi PerpustakaanFakultas Ilmu Pengetahuan Budaya UI

Disampaikan Pelatihan Ajun ArsiparisJasa Raharja21-26 Juli 2008

1Perbedaan rekod dengan perpustakaanBahanFungsiIsiKonteksStrukturManajemen dan pengelolaan2PENGERTIAN DAN ISTILAH

Rekod. Informasi terekam, dalam segala bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima atau dipelihara oleh organisasi atau orang dalam transaksi bisnis atau menjalankan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kegiatan tersebut.

Arsip adalah Rekod yang bernilai dan memiliki nilai guna berkelanjutan karena mereka telah memenuhi nilai administratif, hukum atau sejarah.

3Karakteristik rekodRecords are static; they provide evidence of a particular action in time.Records have authority; they provide official evidence.Records are unique; they have meaning in relation to a specific action or transaction.Records are authentic; their creation and use can be verified.

4Peran rekod/arsip dalam organisasi

Sumber informasi penting organisasi Menyediakan bukti kegiatan dan pelaksanaan organisasi Accountabilitas organisasi Mahal dalam penciptaan dan pemeliharaan.

Rekod/arsip adalah mission-critical business resource harus dan perlu dikelolamanajemen rekod

5Manajemen RekodSuatu fungsi disiplin dan organisasi dalam mengelola rekod untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis, kebutuhan akuntabilitas dan harapan masyarakat.

Fungsi manajemen yang bertanggung jawab terhadap efisiensi dan kontrol sistematis rekod mulai dari penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan dan pemusnahannya.

Sistem tata simpan kearsipan (Recordkeeping systems)Sistem yang dirancang untuk capture rekod sebagai bukti aktivitas bisnis, untuk mengelola rekod tersebut dan untuk menyediakan rekod bila dibutuhkan.

6Prinsip manajemen rekodRekod yang adaRekod yang seharusnya ada

7

DAUR HIDUP DAN KONTROL REKOD/ARSIPCREATECAPTURESENDRECEIVEUSEFILESEND TO THE ARCHIVESARCHIVES INVENTORYPRESERVEDESTROY88

9Daur hidup rekodCurrent records: Records regularly used for the conduct of the current business of an organisation or individual. Also known as active records. Current records will normally be maintained in or near their place of origin or in a registry or records office.

Semi-current records: Records required only infrequently in the conduct of current business. Also known as semi-active records. Semi-current records will normally be maintained in a records centre or other offsite intermediate storage pending their ultimate disposal.

Non-current records: Records no longer needed for the conduct of current business. Also known as inactive records.

10Unmanaged Records/File

11Managed Records/File

12Mekanisme untuk membuat sistem kontrol (ISO 15489)RegistrasiKlasifikasi dan sistem pengkodeanIndexPelacakan (tracking)Penilaian dan pemusnahan1313RegistrasiRegistrasi : proses pencatatan informasi standar

Unsur-unsur registrasi : tanda pengenal unik, tanggal pencatan, nama dokummen , isi dokumen, pencipta, pengirim, penerima, bentuk fisik, transmisi, hubungan dengan rekod/arsip lain1414

Kode dan klasifikasi

Klasifikasi: proses identifikasi dan pengaturan rekod/asrip kedalam kategori tertentu sesuai dengan struktur logika dan menyusun sistem klasifikasi

Sistem pengkodean : representasi dari skema klasifikasi, huruf dan atau nomer atau kombinasi keduanya.

Pengindeksan (Indexing): proses pengembangan dan penerapan istilah sebagai titik temu rekod/arsip.

1515Sistem klasifikasiAnalisis fungsi bisnis : deskripsi tentang fungsi organisasi unit/departemen/definisi secara luas

Kegiatan (Proses): deskripsi tentang kegiatan

Transaksi : deskripsi tentang penciptaan, penggunaan dan penyimpanan rekod dalam kegiatan yang bersangkutan

1616Klasifikasi dan pemberkasanKlasifikasi dan kategori rekod Rekod Administrasi : dokumen-dokumen prosedur, formulir dan koresponden. Rekod acoounting : laporan-laporan, formulir koresponden yang saling berhubungan. Misal : invoice, rekod bank account, laporan billing customer. Rekod project : koresponden, catatan, dokumen-dokumen hasil pengembangan produk proyek khusus. Berkas kasus: rekod client, rekod personnel, asuransi, kontrak dan berkas hukum17Lanjutan.Pengembangan skema klasifikasi dan filing

Klasifikasi merupakan proses pembagian dan penerapan dimana skema transaksi rekod dikategorikan dalam cara yang sistematik dan konsisten, untuk memudahkan penemuan kembali, penciptaan, pemeliharaan dan pemusnahan rekod.

Klasifikasi adalah bagian dari proses pembentukan file dan penyediaan dasar untuk indeksing dan titling.

18Sarana Temu balik Rekod kontrol yang berkaitan dengan retrieval adalah klasifikasi dan indeksing, yang merupakan komponen kunci dalam program manajemen rekod.

Dalam Standar Australia dinyatakan bahwa sistem kontrol dan prosesnya mencakup registrasi dan tracking lokasi rekod juga klasifikasi dan indeksing.

Classification allows for appropriate grouping, naming, security protection, user permissions and retrieval; and indexing. allocates attributes or codes to particular records to assist in their retrieval (Standar Australia 1996,pt.4, p.31)

19LanjutanSeries, files, documentsSeries : rekod dikelompokkan kedalam series sesuai fungsinya, misal rekod accounting dan personel rekod.File atau dokumen : pembagian series menjadi unit pencarian kembali. Dokumen-dokumen yang saling berhubungan, diletakkan pada file cover atau folder

20Ilustrasi series rekodSeriesFileDocumentpage21Alphabetical Systems ADM/P&E/APP=Administration: Productivity and Efficiency: Staff AppraisalADM/P&E/COM=Administration: Productivity and Efficiency: ComputerisationADM/P&E/EFR=Administration: Productivity and Efficiency: Efficiency ReviewsADM/P&E/ORG=Administration: Productivity and Efficiency: Organisation and MethodsADM/P&S/ELM=Administration: Office Procedures and Services: Electronic MailADM/P&S/MES=Administration: Office Procedures and Services: MessengersADM/P&S/REP=Administration: Office Procedures and Services: ReprographicsADM/P&S/TEL=Administration: Office Procedures and Services: TelephonesFigure 8: A Classification Scheme based on Meaningful Letter Codes22AB/7/27/01 is the first file dealing with Early Retirement in the Ministry of Health:ABis the code for the file series Management Services 7is the code for the keyword Early Retirement27is the code for the keyword Ministry of Health01is the first file to be created with these two keywords representing its content. Figure 9: Typical Keyword Code File Reference23Classification and Coding Scheme: Operational Files

2100LIVESTOCK PLANNING2110LIVESTOCK - STATISTICS2120LIVESTOCK SUBSIDIES2130LIVESTOCK CATTLE2140LIVESTOCK HORSES2150LIVESTOCK POULTRY2150.00Policy2150.01Domestic fowls2150.02Ducks2150.03Geese2150.04Turkeys24Classification and Coding Scheme: Administrative Files

500BUILDINGS REQUIREMENTS505BUILDINGS CHARGES AND INVOICES515BUILDINGS REPORTS AND STATISTICS530BUILDINGS ACQUISITIONS535BUILDINGS ALTERATIONS AND REPAIRS540BUILDINGS CONSTRUCTION550BUILDINGS DAMAGE555BUILDINGS DISPOSAL575BUILDINGS MAINTENANCE575.00Policy and procedures575.01Repairs and renovations575.02Janitorial services575.03Painting575.30Inspection reports25IndexingClassification indicates the context of records. Indexing, on the other hand, is used as a fast means of access by subject, regardless of context or provenance. Indexing indicates the content of records.

Subject, name of a person (last name, first name), Geography26Appraisal and DisposalAppraisal: The process of determining the value of records for further use, for whatever purpose, and the length of time for which that value will continue. Also known as evaluation, review or selection.

Disposal: The actions taken with regard to records as a consequence of their appraisal and the expiration if their retention periods.

Disposal schedule: The control document recording appraisal decisions and prescribing disposal action. Also known as disposal list, disposition schedule, records schedule, retention schedule, retention and disposal (or disposition) schedule or transfer schedule.27Appraisal valuePrimary valueAdministrative valueFiscal valueEvidential value Informational value Legal valueSecondary valueHistorical valueResearch value28Pelacakan (Tracking)Tracking: The process of documenting the movements and use of records so that their whereabouts are known at all times.

Tracking systems monitor the physical movement of records, control the issue of records and document their transfer between offices or persons and their return to storage.

As a minimum, such controls need to record the item identifier (usually its reference number), the person or office to whom it has been transferred and the date of movement.

Tracking systems ensure that the location of records is always known.2929KEBIJAKAN DAN PROSEDURStrategi manajemen rekod berdasarkan pada adopsi dan pengembangan kebijakan-kebijakan, prosedur dan praktek serta merancang dan mengimplementasikan sistem dengan cara untuk memenuhi kebutuhan operasional organisasi dan sesuai dengan lingkungan peraturannya.

Strategi diadopsi oleh organisasi untuk pendokumentasian kegiatan bisnis harus menentukan rekod/arsip apa yang dibutuhkan dan kapan, bagaimana dan dimana harus diperoleh (capture) dalam sistem rekod.

Memiliki kebijakan, pedoman dan prosedur dianggap telah memenuhi persyaratan good corporate governance. Sehingga menjadi ciri acuan bahwa telah tercapai luaran manajemen rekod yang memadai :

3030Lanjutan.Rekod resmi telah tercipta (created)Rekod resmi telah diperoleh (captured)Rekod resmi telah dimusnahkan (disposed) secara sistematisAkses ke rekod resmi telah dikelolaRekod resmi dapat ditemukanRekod resmi dapat diandalkan 3131I. PEDOMAN DAN KEBIJAKANPedoman untuk manajemen rekod/arsip kebijakan dan prosedur

Berisi tentang definisi dan istilah, manajemen arsip aktif di unit kerja atau pengolah di seluruh lingkungan universitas

Standar dan keseragaman

Mekanisme transfer, mekanisme pemusnahan, mekanisme akses

3232II. PEDOMAN KLASIFIKASIPengelompokan dokumen dan sistem pemberkasan di unit kerja/pengolah dan unit kearsipan

Disusun atau dibuat berdasarkan fungsi bisnis utama di organisasi, sesuai dengan visi dan misi serta tujuannnya.

3333III. PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIPPedoman untuk berapa lama rekod/arsip disimpan secara aktif dan in-aktif.Memberikan gambaran nilai guna arsipPenentuan status arsip/rekod.3434Sumber BacaanHam, Gerald F. 1193. Selecting and appraising archives and manuscripts. (Archival Fundamentals Series). Chicago : ASA. hal. 25-37.

ISO/TR 15489-2. Information and Documentation-Records Management 2001.

Kennedy, Jay. 1998. Records Management : a guide to corporate record keeping. 2nd.ed. Melbourne :Addison Wesley Longman.

Saffady, William. 2004. Records and Information Management : Fundamentals Practice. Kansas : ARMA International

35