PREHOD IZ PAPIRNEGA NA ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE …Zavarovalnica Triglav, d. d. je bila ustanovljena 12. 12. 1990, kot zavarovalna delniška družba pa je začela poslovati s 1. januarjem

UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE

Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija Smer: Informatika v organizaciji in managementu

PREHOD IZ PAPIRNEGA NA ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE

DOKUMENTOV V ZAVAROVALNICI TRIGLAV, D. D.

Mentor: doc. dr. Igor Bernik Kandidatka: Romana Starič

Kranj, april 2007

ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju doc. dr. Igorju Berniku, ki me je pri mojem delu usmerjal na pravo pot. Zahvaljujem se tudi lekorici Darinki Kepec, ki je lektorirala mojo diplomsko nalogo.

POVZETEK V diplomski nalogi sem obravnavala problem papirne dokumentacije. Zaradi prevelike količine papirnega hranjenja podatkov se dogaja, da se spisi založijo. Da se to ne bi dogajalo, sem predlagala uvedbo elektronskega poslovanja. S tem bi se skrajšal čas poslovanja in stroški poslovanja bi bili nižji. V nalogi sem opisala tudi druge pridobitve take uvedbe. Na kratko sem predstavila tudi Zavarovalnico Triglav, d. d., njeno obsoječe stanje in kakšno opremo in programe uporabljajo. Definirala sem kaj je dokument, dokumentacija in elektronski arhiv. Razložila sem zakaj spreminjamo dokumente iz papirne v elektronsko obliko. Opisala sem tudi na kakšen način zagotoviti varen in zanesljiv način shranjevanja spisov v Zavarovalnici Triglav. KLJUČNE BESEDE

- splošno o Zavarovalnici Triglav, - papirni arhivi, - prehod, - e-arhivi, - tehnologija arhiviranja.

ABSTRACT In my diploma I was treating the problem of paper documentation. Because of larger quantities paper document, it is happen, that the documents mislay. That will not happen, if I suggest introduction of electronic operation. From this point of view it would shorten time of clerical work and the cost would be cheaper. In my diploma I also describe other acquisitions, which we would get whit these introduction. In a few words I described a Zavarovalnica Triglav, d.d., what are existent condition and what kind of software and hardware using. I was defining what is document, documentation and electronic archives and I was also explaing why we change documents from paper to electronic form. I described how to assure safe and reliable way keeping essayes in Zavarovalniva Trigalv. KEYWORDS

- something about Zavarovalnica Triglav, - paper archives, - crossing, - e-archives, - technology for the archives.

KAZALO 1. UVOD ................................................................................................................ 1

1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA ................................................................... 1 1.2 PREDSTAVITEV ZAVAROVALNICE TRIGLAV ....................................... 2 1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE .............................................................. 3 1.4 METODE DELA.......................................................................................... 4

2. INFORMATIZACIJA DRUŽBE IN POSLOVANJE ............................................. 4 2.1 POMEN PODATKOV ZA POSLOVANJE................................................... 4 2.2 OPREDELITEV DOKUMENTOV IN DOKUMENTACIJE ........................... 5 2.3 ELEKTRONSKI ARHIV .............................................................................. 5 2.4 ZAJEM DOKUMENTOV............................................................................ 6

2.4.1 PAKETNI NAČIN ZAJEMA DOKUMENTOV.......................................... 6 2.4.2 DOSJEJSKI ZAJEM DOKUMENTOV .................................................... 7 2.4.3 ZAJEM POSAMIČNIH DOKUMENTOV ................................................. 8

2.5 VRSTE DOKUMENTOV V ELEKTRONSKEM ARHIVU ........................... 8 2.6 STOPNJA ZAUPANJA ............................................................................... 9 2.7 ZAKONODAJA ......................................................................................... 10

3. OBSTOJEČE STANJE V ZAVAROVALNICI TRIGLAV.................................... 11 3.1 INFORMATIZACIJA PROCESOV V ZAVAROVALSTVU ........................ 11 3.2 PROCESI V PISARNIŠKEM POSLOVANJU IN TOK DOKUMENTOV ... 12 3.3 VLOGA RAČUNALNIKA PRI DOKUMENTACIJI ..................................... 15 3.4 REGRESNA SLUŽBA .............................................................................. 15 3.5 PREGLED VSEBINE PRAVILNIKA O ARHIVIRANJU POSLOVNE DOKUMENTACIJE............................................................................................... 18 3.6 MODEL UREJANJA ARHIVSKEGA IN DOKUMENTARNEGA GRADIVA ......................................................................................................... 18 3.7 VRSTE ARHIVSKEGA IN DOKUMENTARNEGA GRADIVA V PODFONDU OBMOČNE ENOTE........................................................................ 19 3.8 RAZISKAVA IN OPREMA V ZAVAROVALNICI TRIGLAV....................... 20 3.9 ANALIZA OBSTOJEČEGA STANJA........................................................ 23

4. PRENOVA INFORMACIJSKEGA SISTEMA .................................................... 24 4.1 SISTEMI IN TEHNOLOGIJE ZA E-POSLOVANJE.................................. 24 4.2 ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE DOKUMENTOV................................... 25

4.2.1 TEHNIČNA PRIPOROČILA ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJA ........ 26 4.2.2 KAKŠEN SISTEM NAJ VZPOSTAVIMO Error! Bookmark not defined. 4.2.3 ZAGOTAVLJANJE VARNEGA IN ZANESLJIVEGA NAČINA SHRANJEVANJA SPISOV V ZAVAROVALNICI TRIGLAV.............................. 28

4.3 GRADNIKI DOKUMENTACIJSKEGA SISTEMA ..................................... 32 4.4 PREDNOSTI IN SLABOSTI ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA ........... 32 4.5 VAROVANJE IN ZAŠČITA INFORMACIJ................................................ 33

4.5.1 FAZE PRI UVAJANJU SISTEMA ZA VAROVANJE IN ZAŠČITO INFORMACIJ.................................................................................................... 34

4.6 PONUDNIKI ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA.................................... 34 4.6.1 DOKSIS................................................................................................ 35 4.6.2 E-PISARNA .......................................................................................... 35 4.6.3 EPP ...................................................................................................... 35 4.6.4 SPIS ..................................................................................................... 35 4.6.5 ODOS.vip ............................................................................................. 35 4.6.6 VOPI..................................................................................................... 36

5. ZAKLJUČEK ..................................................................................................... 36 VIRI...................................................................................................................... 37

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Romana Starič: Prehod iz papirnega na elektronsko arhiviranje dokumentov v Zavarovalnici Triglav, d. d stran 1

1. UVOD 1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA Človek že dolgo zapisuje raznovrstne vsebine na različne nosilce. V začetku so bili to predvsem les, kamen, kasneje papir, danes pa vsaj v poslovnem svetu že prevladuje računalniški zapis podatkov. Ena največjih težav, s katerimi se danes spopadajo v podjetjih, je prevelika količina papirne dokumentacije. Sistemi za elektronsko obvladovanje dokumentacije predstavljajo vitalni del organizacije in pomenijo povečanje produktivnosti, dodane vrednosti, izboljšujejo komunikacijo s strankami in hkrati tudi zmanjšujejo stroške celotnega poslovanja. Danes zaposleni v določenih panogah v povprečju 80 % delovnega časa porabijo za iskanje informacij. Ta podatek pa ni pomemben le stroškovno z vidika porabe mrtvega časa. Vpliva tudi na motiviranost zaposlenih, predvsem pa zmanjšuje nadzor nad procesi. Kot navaja Kotler (1998) se »v družbi 21. stoletja vloga gospodarstva izredno hitro spreminja. Danes podjetja enostavno ne morejo preživeti, če svoje delo opravljajo zgolj dobro. Delo morajo odlično opraviti, če žele uspeti na vse bolj konkurenčnem svetovnem trgu«. Urejanje arhivskega in dokumentarnega gradiva spada tako v centralni zavarovalnici kot pri območnih enotah zavarovalnice v tiste vrste urejanja arhivskega in dokumentarnega gradiva, ki ima ne le zgodovinski in trajen pomen, temveč predvsem poslovnega. Za podjetja velja, da morajo poslovati nemoteno, ekonomsko, hitro in uspešno. Svoj poslovni uspeh merijo prav po kakovosti in hitrosti odziva na ponudbe. To velja tudi za ustanove, med katere spadajo zavarovalnice, saj te, med drugim, urejajo medsebojno pomoč celo v nesrečah. Zato morajo tudi zavarovalnice, poleg bank in drugih tovrstnih ustanov, čim hitreje odgovoriti na nastalo situacijo pri zavarovancih, po drugi strani pa morajo biti ažurne tudi pri razširjanju zavarovalnih znanj, sprejemanja in razumljenosti svoje dejavnosti med populacijo, se pravi, da ponujajo dobro, celovito in vsestransko informacijo. Zato ne moremo mimo dejstva, da spadajo naštete naloge, ki javnosti ponujajo vsestransko in hitro informacijo, tudi kakovostna shramba pisarniške informacije, ki ga imenujemo arhiv. Arhiv zato nedvomno spada v krog informacijskega procesa nekega podjetja ali ustanove, česar se pa, žal, še vsi ne zavedamo. Kakovost podjetja ali ustanove se zato kaže v tem in je tudi odvisna predvsem od tega, kako dobro ima hranjene informacije, ki jih imenujemo arhivsko in dokumentarno gradivo, in kako hitro je možno priti do njih. Tukaj pa včasih nastane problem: zaradi papirnega hranjenja podatkov stranka namreč ne pride do spisa. Spisi se registrirajo v registru regresov, iz registra pa so razvidni: zaporedna št. spisa, datum vpisa v register, št. škodnega spisa, regresni zavezanec in njegov naslov, znesek evidentirane terjatve in podatki, ki sledijo regresnemu postopku. Spisi so zloženi na policah po zaporednih številkah. Ker je spisov zelo veliko in ker več zaposlenih v danem trenutku potrebuje spis, se včasih založi. Ko pride stranka in bi rada vpogled v spis, pa spisa ni od nikoder. Stranka po nepotrebnem čaka, zaposleni pa iščemo spis in s tem izgubljamo čas, ker sam proces traja predolgo. Modelov urejanja arhivskega in dokumentarnega gradiva je več, saj ga urejajo tudi mednarodni standardi. Arhivsko in dokumentarno gradivo se v zavarovalnih enotah med seboj razlikuje, ne glede na to, da so hčere istega matičnega podjetja. Arhivsko in dokumentarno gradivo se razlikuje od enote do enote, če ne po vsebini ali obliki, pa včasih tudi po načinu urejanja in hrambe, včasih tudi po vrstah arhivskega in dokumentarnega gradiva. Do teh razlik je prišlo, ker so se morale enote različno spoprijemati tako z



razširjanjem kot z vsebinami zavarovanja pa tudi zavarovalniške izkušnje so se razvijale, še posebej v enotah. Tudi računalniško vodenje pisarniškega poslovanja je v posameznih območnih enotah drugačno, saj se v enotah izvaja na specifičen način, glede na vrste dokumentarnega gradiva, ki nastaja pri specifičnem pisarniškem poslovanju. Cilj diplomske naloge je na kakšen način naj shranimo spise, ki so trenutno v papirni obliki, in nadalje razmisliti, da bi bili ti spisi in vsi prihodnji spisi v bazi podatkov. Pot za dosego tega cilja je dolgotrajna in zahteva ogromno strokovnosti in timskega dela. Informacijski sistem je v Zavarovalnici Triglav, d. d. sicer dokaj dobro razvit ter se skladno s časom dodatno nadgrajuje. Še pred desetletjem so dokumente pisali ročno in jih shranjevali v registratorjih in na mikrofilmih. Zaradi povečanja števila možnih zavarovanj in naraščajočega števila zavarovancev se je število različnih dokumentov naglo kopičilo, otežilo se je njihovo iskanje, zmanjševala pa se je tudi preglednost sklenjenih zavarovanj in možnost njihove analize. S prihodom računalnikov se je sicer mnogo stvari spremenilo, saj je družba začela intenzivneje vlagati v informacijske tehnologije. Oblika dokumentov se je spremenila ter s tem prilagodila avtomatski obdelavi podatkov. Z uvedbo novih programskih in strojnih orodij se je zaposlenim olajšalo delo, podvojenost nekaterih del se je zmanjšala, hkrati pa se je povečala možnost analize sklenjenih zavarovanj, kar pomembno vpliva na razvoj ponudbe ter s tem povečanje konkurenčne prednosti družbe. Velik potencial v izboljšanju kakovosti poslovanja predstavljajo tudi primerno usposobljeni, motivirani in stimulirani obstoječi kadri, ki so sposobni učinkovito dostopati do virov podatkov. Pomembno je tudi njihovo izobraževanje, v katerem pridobivajo nova znanja in spretnosti ter razvijajo svoje sposobnosti. 1.2 PREDSTAVITEV ZAVAROVALNICE TRIGLAV Zavarovalnica Triglav, d. d. je bila ustanovljena 12. 12. 1990, kot zavarovalna delniška družba pa je začela poslovati s 1. januarjem 1991. Danes je Zavarovalnica Triglav največja zavarovalnica v Sloveniji. V letu 2000 je pričela za svoje poslovanje širiti tudi na tuja tržišča. Že več kot 30 let smo na hrvaškem tržišču prisotni z zavarovalnico Triglav Osiguranje, d. d., Rijeka. Ustanovili smo zavarovalno družbo Triglav Pojištovna, a. s., na Češkem ter kupili kapitalski delež v zavarovalnicah Triglav BH Osiguranje, d. d., Sarajevo in Lovčen Osiguranje, a. d., v Črni Gori. Zavarovalnico Triglav odlikujejo znanje, izkušnje in finančna moč, kakršne ne more ponuditi nobena druga zavarovalnica v Sloveniji. Že 100 let skrbi za zavarovanje vedno novih generacij Slovencev in njihovega imetja ter za zavarovanje premoženja številnih podjetij, ki jim tako zagotavlja ekonomsko trdnost in varnost. Občutek, da se lahko v vsakem trenutku zanese na učinkovito pomoč, je za vsakega zavarovanca najpomembnejši. Zato so izvedenska znanja strokovnjakov ena najpomembnejših konkurenčnih prednosti Zavarovalnice Triglav. Skrb za zavarovanca, nenehno spremljanje njegovih potreb in uspešno odpravljanje njegovih težav so osnove partnerskega odnosa, ki ga Zavarovalnica Triglav goji s slehernim zavarovancem. Zavarovalnica Triglav je zanesljiva družba. Ima zadostne zavarovalno-tehnične rezervacije, naložene v skrbno izbrane finančne naložbe, ima pa tudi dolgoletne poslovne odnose z največjimi pozavarovalnicami na svetu. Oboje ji omogoča, da lahko pod konkurenčnimi pogoji zavaruje tudi največja tveganja. Zaupanje zavarovancev, da bo ravno Zavarovalnica Triglav najbolje poskrbela za njihovo finančno varnost ter prihodnost njihovih najbližjih, ji nalaga izjemno odgovornost.



Vodilno mesto na zavarovalniškem trgu zahteva ponudbo kakovostnih zavarovalnih kritij, ki ustrezajo potrebam in zahtevam sodobnega zavarovanca. V ponudbi Zavarovalnice Triglav so vse vrste premoženjskih in osebnih zavarovanj. Med premoženjskimi zavarovanji so to zavarovanja premoženja in premoženjskih interesov, avtomobilska, kmetijska, transportna zavarovanja, zavarovanja terjatev in zavarovanja za prosti čas in potovanja. Zaokroženo ponudbo osebnih zavarovanj pa sestavljajo vse vrste življenjskih, rentnih, pokojninskih, nezgodnih in zdravstvenih zavarovanj. Zavarovalnica Triglav je v letu 2003 imela vodilni tržni položaj na zavarovalniškem tržišču RS. Dosegla je 53-odstotni tržni delež med primerljivimi klasičnimi zavarovalnicami, in sicer 54 odstotni pri premoženjskih in 50-odstotni pri življenjskih zavarovanjih. Sedež Zavarovalnice Triglav - Centrala je v zgradbi arhitekta Jožeta Plečnika na Miklošičevi ulici v Ljubljani. V Centrali se izvajajo vodstvene, razvojne in usklajevalne funkcije družbe. Za enostaven in hiter dostop do storitev Zavarovalnice Triglav pa skrbi mreža območnih enot zavarovalnice po vsej Sloveniji. Skrbno razvita poslovna mreža zagotavlja, da so zavarovalniške storitve vedno dostopne zavarovancem. To velja tako za sklepanje zavarovanj kot tudi v primeru likvidacije škod. Storitve se opravljajo na poslovnih mestih v 12 območnih enotah in 126 predstavništvih po vsej Sloveniji. Zavarovalnica Triglav ima 800 zavarovalnih zastopnikov in 90 zavarovalnih komercialistov, tako da lahko rečemo, da ima Zavarovalnica Triglav svojega predstavnika skoraj v vsakem slovenskem kraju. Zavarovalnica Triglav sodeluje s številnimi podjetji in organizacijami. Lastno poslovno mrežo dopolnjuje z nekaterimi zavarovalnimi agencijami, sodeluje pa tudi z zavarovalnimi posredniki. Agencijske pogodbe za sklepanje zavarovanj ima sklenjene s podjetji za izvajanje tehničnih pregledov motornih vozil, Zavarovalnica Triglav pa je s svojo ponudbo prisotna tudi na mejnih prehodih v turističnih agencijah. 1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE Zavarovalnica Triglav v Kranju ima večino dokumentov oz. spisov shranjenih v papirni obliki. Zaradi papirnate dokumentacije prihaja do:

• ogromne količine papirnate dokumentacije, • prostorske težave pri shranjevanju papirja, • papir je najpočasnejši medij za prenos informacij, • procesi trajajo predolgo – izguba časa, • informacijo potrebujemo čim hitreje in • zamudno in naporno iskanje dokumentov v papirni obliki.

Sistem arhiviranja omogoča:

• kontrolo podatkov, • hiter dostop do želenih informacij za stranko, • varovanje podatkov.

Sistem arhiviranja in varnostnih kopij podatkov bo poskrbel, da se podatki ne bodo izgubili ob primeru izpada elektrike, odpovedi strojne opreme ali drugega faktorja.



1.4 METODE DELA Pri delu sem se veliko naslanjala na izkušnje, ki sem jih pridobila z delom v Zavarovalnici Triglav. Literaturo sem črpala od domačih in tujih avtorjev, prav tako pa sem sledila tudi člankom z najnovejšimi spoznanji pri sistemih arhiviranja. 2. INFORMATIZACIJA DRUŽBE IN POSLOVANJE 2.1 POMEN PODATKOV ZA POSLOVANJE Večja podjetja, upravni organi, javni zavodi, zavarovalnice in druge organizacije že od začetka sedemdesetih let z velikimi računalniškimi sistemi vodijo različne uradne evidence (sklepanje avtomobilskega zavarovanje, register motornih vozil...) in javne zbirke osebnih podatkov, skoraj vsi pa računalniško vodimo poslovne knjige s področja pisarniškega poslovanja. Z elektronskimi podatki polnimo zbirke podatkov in jih skrbno arhiviramo predvsem na magnetne trakove, magnetno-optične diske in zgoščenke. Povsem drugačna je slika z elektronskim arhiviranjem dokumentov, ki jih pri poslovanju v službi ali doma že več kot petnajst let ustvarjamo ob pomoči najrazličnejših osebnih računalnikov in računalniških programov za pisanje besedil. V zadnjih letih pri pisarniškem delu oblikujemo elektronske dokumente predvsem v okolju Windows s programi Word, WordPerfect, Excel, Lotus Notes in drugimi. Dokumente takoj po oblikovanju shranimo na diske, programi pa jih tudi samodejno kopirajo. Elektronske dokumente običajno shranjujemo oz. kopiramo na diskete in zgoščenke. Tako arhiviranje je večinoma bolj naključno, predvsem pa odvisno od posameznika, in ni sestavni del sistematičnega arhiviranja dokumentacije posamezne ustanove, ki bi morala skrbeti za urejeno klasično in elektronsko arhiviranje. V bistvu pomeni le odlaganje disket, zgoščenk in papirja v predale in omare po pisarniških prostorih, kjer sčasoma lahko postanejo nečitljive oz. neuparabne. Pogosto se zgodi, da jih že po nekaj letih ni mogoče več kopirati ali prebrati v celoti. Elektronsko oblikovane dokumente večinoma še vedno tiskamo na papir in jih v fizični obliki tudi arhiviramo na klasičen način, čeprav bi jih večinoma lahko arhivirali samo v elektronski obliki. Zadostiti bi morali le pogojem zakona o elektronskem poslovanju. V fizični obliki na papirju bi morali ohranjati dokumente le, kadar to zahtevajo predpisi, v fazi uvajanja elektronskega poslovanja, če še nimamo verificiranega elekronskega podpisa in podobno. Zaradi starih navad, da je treba vse dokumente hraniti na papirju in zaradi vedno večje količine podatkov, se podjetja spopadajo s čedalje večjimi problemi. Veliko dokumentov, s katerimi imamo opravka vsak dan, je pomešanih. Nekaj dokumentov se izgubi in za njihovo iskanje porabimo do 30 % svojega časa. Stroški hranjenja papirja so bistveno več kot na optičnem disku. Tako vidimo, da dokumenti v poslovnem procesu igrajo zelo pomembno vlogo. Odločitev je na strani podjetja – ali delovati po normah, ki so že dolgo časa prisotne v podjetju, ali s pomočjo novih tehnologij pridobivati konkurenčne prednosti na trgu.



2.2 OPREDELITEV DOKUMENTOV IN DOKUMENTACIJE Do nedavnega smo na dokument gledali kot na statičen objekt (tekst ali sliko), največkrat na papirju, ki ima s svojimi lastnostmi nepogrešljivo vrednost za določen subjekt. Danes je to za dokumente že zelo pomanjkljiva definicija. Kot navaja Jakovljevič (1998), je »dokument objekt, je zbirka kazalcev in odnosov, je sočasna povezava različnih komponent in aktivnosti, je dinamičen in je osnova in temelj poslovne integritete«. Posamezni dokument je lahko sestavljen iz več delov. Med najobsežnejše oz. najzahtevnejše dokumente sodi dokumentacija, ki se hrani v arhivih. Kot navaja Novak (2002), pa je »dokument lahko tudi sinonim za pisno potrdilo ali dokazilo o nekem dejstvu, hkrati pa s tem tudi dokaz obstoja nekega upravno-opravnega ali drugega dokumentiranega dejanja ali stanja«. Pod izrazom dokumentacija pa razumemo skupino dokumentov, ki po nekem ključu spada skupaj; ta ključ je ponavadi proces, kjer se dokumentacija uporablja (npr. spisi v zavarovalništvu). Lahko pa dokumente zbiramo v dokumentacijo po drugih zahtevah. Dokumentacija nastopa kot materialna osnova za prenašanje podatkov in informacij med posameznimi poslovnimi subjekti. Ponavadi so dokumenti zapisani na papirnem mediju, v zadnjem času pa z razvojem informacijske in telekomunikacijske tehnologije vse večjo vlogo dobivajo elektronski dokumenti. Kot navaja Čufer (2004), prihaja »v zadnjem desetletju do izredno hitrega razvoja inženirskih tehnologij, ki obvladujejo celoto delovnih procesov podjetja in so znani kot sistemi za upravljanje življenjskega cikla proizvoda. Po tej antalogiji in ker je dokument dejansko tudi proizvod, lahko uporabljamo pojem upravljanja življenjskega cikla dokumenta. Ugotovimo lahko, da so dokumenti tako proizvodi, ki imajo svojo kakovost, ceno in življenjsko dobo. Dokumenti imajo na svoji poti od nastanka do arhiva več različnih stanj. Pot prehajanja med temi stanji imenujemo življenjski cikel dokumenta. Vedno sta v proces vključena najmanj avtor oz. tvorec dokumenta in naslovnik oz. prejemnik dokumenta. Z velikostjo organizacije, kjer se dokument uporablja, se veča tudi zahtevnost postopkov, ki so povezani z njim. Za bolj učinkovito upravljanje delovnih procesov je potrebno uporabiti tudi nekatere avtomatizirane postopke, kot so npr. časovna sprožitvena pravila, ki omogočajo delovanje sistema bolj neodvisno od človeških napak. Gre predvsem za reševanje težav zaradi nadomeščanja, odsotnosti ali poteklih rokov, v katerih se mora določena faza izvesti. 2.3 ELEKTRONSKI ARHIV Pod pojmom elektronski arhiv razumemo postopke in aktivnosti za ohranjanje vseh vrst podatkov, dokumentov in informacij, ki so že od nastanka izključno v elektronski obliki (na primer dokumenti elektronskega bančništva) ali pa so bili kasneje digitalizirani. Kot navaja tudi Blažič (2004), razumemo elektronski arhiv kot »celoto postopkov in aktivnosti za ohranjanje vseh vrst podatkov, dokumentov in informacij, ki so izvorno naslale bodisi v elektronski obliki ali pa so bile iz klasične pretvorjene v elektronsko, z zmožnostjo zagotavljanja ustreznih dostopov do teh virov«. Arhivirana pisna gradiva vsebujejo pomembna dejstva, podatke, informacije, risbe, slike... Te s splošnim izrazom imenujemo dokument. Arhiv jih prejme v trajno last, s čimer sprejme obvezo, da je vsebina teh dokumentov ustrezna in dostopna vsem skupinam uporabnikov. Hkrati mora zagotavljati tudi dolgoročno nespremenljivost in verodostojnost vseh hranjenih informacij.



S pojavom elektronskih dokumentov in s tem elektronskih arhivov se je spremenila tudi sama logika arhiviranja. Ta ne temelji več samo na vzdrževanju in ohranjanju nosilcev in na njih zapisanih sporočilih, ampak predvsem na vzpostavljanju, vzdrževanju in razumevanju konteksov, v katerih so zapisi nastali ali bili uporabljeni. Brez njih elektronski dokumenti izgubijo veljavnost in pomen. Življenjski krog dokumentov se vrti v krogu ustvarjanja, pridobitev, kategorizacije oz. identifikacije, hranjenja in dostopa. Arhiviranje elektronskih zapisov zaznamuje zaključno funkcijo življenjskega cikla. Osrednja težava tradicionalnih arhivov je njihova okornost. Upravljanje s papirnimi in drugimi dokumenti v analogni obliki je v primerjavi z digitalnimi komplicirano in nepregledno še posebej, če razpolagamo z večjimi količinami podatkov, ki zahtevajo ogromne tehnične in prostorske kapacitete, kar je povezano z velikimi stroški. S pojavom elektronskih arhivov so glavne pomanjkljivosti klasičnega modela odpravljene. 2.4 ZAJEM DOKUMENTOV Dokumente spreminjamo iz papirne v elektronsko obliko zato, da bi jih lahko hranili v elektronski obliki. V tem primeru potrebujemo slike dokumentov in opisne elemente (tako imenovane indekse, iskalne atribute, meta podatke o dokumentih), na podlagi katerih jih bomo kasneje v elektronskem arhivu lahko poiskali. Poleg računalniško upodobljenih dokumentov (slik) potrebujemo še zapise v alfanumerični obliki, ki dokumente enoznačno opisujejo. V preteklosti je prav ročni vnos iskalnih atributov pomenil ozko grlo v postopkih optičnega branja. Poleg optičnega bralnika, ki je omogočal hitrost zajema na primer nekaj tisoč strani na dan, je za iskanje v arhivu kar nekaj zaposlenih ročno vnašalo podatke iz vsebine dokumentov. Zato je iskanje možnosti za strojno prepoznavanje vsebine dokumentov še danes izziv za raziskovalce in znanstvenike. Različni algoritmi in metode, vpeljane v programske rešitve različnih ponudnikov, že omogočajo, da strojni zajem podatkov postaja realnost. Zmotno bi bilo trditi, da lahko tehnologija v celoti nadomesti človeško delo, zagotovo pa lahko trdimo, da ga v veliki meri zamenjuje. Včasih je bilo potrebnih deset ljudi za ročni vnos podatkov, danes za isto delo potrebujemo le še tri ali štiri. Sistemi za strojni zajem podatkov so omogočili skrajšanje delovnih postopkov ter občutno znižali stroške zajema in s tem povečali uporabnost sistemov za elektronsko arhiviranje in upravljanje dokumentov. Velikokrat je prav vpeljava rešitev za prepoznavanje vsebine dokumentov eden glavnih argumentov pri analizi upravičenosti investicije v sistem elektronskega upravljanja in arhiviranja dokumentov. Preden se lotimo uvedbe nekega sistema, moramo poznati naravo dokumentov, ki jih želimo zajeti, in definirati način obdelave dokumentacije. Izbira načina obdelave je odvisna od vsebine in vrste dokumentov, zahtev pri iskanju in načina priprave dokumentov za zajem. V grobem ločimo tri načine zajema in arhiviranja dokumentov glede na to, kako bi radi dostopali do dokumentov v elektronskem arhivu:

• zajem paketov dokumentov, • zajem dosjejev, • zajem posamičnih dokumentov.



2.4.1 PAKETNI NAČIN ZAJEMA DOKUMENTOV Dokumenti, ki sestavljajo tak paket, niso vsebinsko povezani. V paket so odloženi zato, ker jih določa neka skupna lastnost, po kateri jih pozneje v arhivu iščemo (primer: računi, prejeti v določenem času). Paketno obdelavo največkrat uporabimo takrat, kadar se odločimo za prenos večjih količin dokumentov iz papirnih arhivov v elektronskega. Ponavadi govorimo o konverzijah papirnih arhivov v elektronsko obliko oziroma o obdelavah zatečenega stanja (ang. backlog conversion). Dokumenti so svoj življenjski cikel – fazo aktivne uporabe – sklenili že v papirni obliki in so bili nato odloženi v arhiv. Frekvenca vpogledov v te dokumente je sorazmerno majhna, zato postopki in procesi, potrebni za identifikacijo vsakega posamičnega dokumenta, v večini primerov ne bi bili ekonomsko upravičeni. Podobno kot so bili dokumenti odloženi v registratorje, jih razdelimo na posamezne logične celote, v tako imenovane pakete, znotraj katerih je razumna količina posamičnih dokumentov. Kakšna je ustrezna količina dokumentov v okviru enega paketa, se odločimo na podlagi odgovorov na vsebinska vprašanja, to je definiranih zahtev pri iskanju. Pri tem ne smemo pozabiti na omejitve tehnološko-organizacijske narave; pri tem mislimo predvsem na to, da je treba upoštevati zmogljivosti omrežja, če bo arhiv na voljo tudi oddaljenim uporabnikom. Vsebinska vprašanja si lahko ponazorimo na prejetih računih, shranjenih v registratorjih. Zamislimo si, da smo manjše podjetje, ki vsak mesec prejme približno 30 računov s prilogami. V registrator jih odlagamo po kronološkem vrstnem redu po zaporedni številki prejetega računa in v koledarskem letu zapolnimo en registrator. Če iščemo konkretni račun nekega dobavitelja, ki smo ga prejeli na primer v marcu, si lahko pomagamo tako, da v računovodski aplikaciji poiščemo številko prejetega računa in prelistamo nekaj strani v registratorju, dokler ne najdemo želene številke, ali pa kar poiščemo prvi prejeti račun v marcu ter nato prelistamo vse prejete račune v mesecu in med njimi najdemo tistega, ki ga želimo. Takšen sistem iskanja je v obeh primerih zadovoljiv, ker je število dokumentov majhno, in predvsem zato, ker smo na začetku omenili, da gre za dokumente v arhivu, ki jih iščemo le izjemoma. Dovolj je torej, če je na registratorju v arhivu oznaka: prejeti računi 2003. Enak sistem lahko ohranimo tudi pri paketnem skeniranju dokumentov, pri čemer kot indeksni ključ ali iskalni parameter v arhivu vpišemo: prejeti računi 2003 in nato skeniramo vse dokumente v enakem vrstnem redu, kot so bili odloženi v registratorju. Prikaz dokumentov v elektronskem arhivu mora omogočati listanje in prikaz posameznih strani ali dokumentov v paketu. Če je mesečna količina prejetih računov s spremljajočimi dokumenti nekaj tisoč, potem na letni ravni nastane velika količina registratorjev in je zato tako iskanje, čeprav gre za dokumente v arhivu za preteklo poslovno leto kot je navedeno v prejšnjem primeru, nepregledno. Zaradi lažjega in hitrejšega iskanja je priporočljivo na registratorje ali na razdelke znotraj registratorja napisati na primer: prejeti računi januar 2003 ali prejeti računi od številke do številke. Podobne iskalne atribute se lahko vnese tudi v arhivski sistem za iskanje paketa dokumentov v elektronskem arhivu. 2.4.2 DOSJEJSKI ZAJEM DOKUMENTOV To so vsi tisti dokumenti, ki pripadajo določenemu poslovnemu dogogodku in sestavljajo celoto – dosje. Dokumenti, ki pripadajo dosjeju, nastajajo v različnih obdobjih in se največkrat med seboj navezujejo in dopolnjujejo. Cilj je sočasen dostop do vseh dokumentov v dosjeju. Najbolj značilni primeri dosjejskega arhiviranja so na primer pogodbena dokumentacija različnih vrst, kadrovska dokumentacija, dokumentacija pravnih postopkov ipd. Če se odločimo za dosjejsko obdelavo dokumentov, imamo v elektronskem arhivu vedno možnost vpogleda le v celoten dosje. Če bi hoteli selektivno dostopati do posameznih dokumentov v



dosjeju, je treba med zajemom dosje ustrezno segmentirati in posamezne dokumente opremiti z ustreznimi opisnimi ali iskalnimi parametri. Pri tem je ročni vnos atributov verjetno že preveč zamuden in je smiselna uvedba elementov in sistema za samodejno prepoznavo vsebine dokumentov. 2.4.3 ZAJEM POSAMIČNIH DOKUMENTOV Gre za najzahtevnejše procese zajema in obdelave dokumentov, ki pa zagotavljajo najučinkovitejše iskanje. Vsak dokument je zaključena celota, če pozneje nastanejo kakršnekoli dopolnitve ali spremembe, pa se te obravnavajo kot nov dokument ali nova verzija, prvotna pa ostaja nespremenjena. Vsak posamičen dokument je opremljen s toliko podatki, da ga je ob poizvedbah mogoče enoznačno poiskati. Obdelava posamičnih dokumentov je smiselna, kadar gre za elektronsko arhiviranje dokumentov, katerih iskanje je pogosto, način dostopa v paketni obdelavi pa ni več ustrezen. Racionalizacija postopkov pretoka dokumentov med posamezniki in oddelki ter s tem tudi smiselnost in ekonomska upravičenost uvedbe sistema za elektronsko arhiviranje in upravljanje dokumentov pa je tem večja, čim prej so dokumenti v elektronski obliki na razpolago v nekem poslovnem procesu. Največ lahko prihranimo, če dokumente, ki jih prejmemo v papirni obliki, takoj na začetku njihovega življenjskega cikla spremenimo v elektronsko obliko. V tem primeru je tehnologija oziroma ustrezna programska oprema za klasifikacijo in prepoznavanje vsebine dokumentov že skoraj nuja. 2.5 VRSTE DOKUMENTOV V ELEKTRONSKEM ARHIVU Vizija razvoja dokumentacijskega sistema temelji na razumevanju dokumentacijskega sistema kot integralne celote, kot enotnega »odlagališča« vseh dokumentov v organizaciji. V podjetjih so jasni razlogi in potreba po hrambi in enotnem skrbništvu vseh strukturiranih podatkov v obliki podatkovnih baz na podatkovnem strežniku. Enako razmišljanje velja za shranjevanje nestrukturiranih podatkov (dokumentov) na centralnem dokumentnem strežniku. Cilj implementacije sistema za elektronsko arhiviranje dokumentov je ta, da bi bil globalno odlagališče, skladišče vseh dokumentov, tudi tistih, ki šele nastajajo s pisarniškimi orodji (na primer MS office), pridejo preko sporočilnega sistema ali pa so ustvarjeni z aplikacijami, ki spremljajo delovne postopke v organizaciji.



Slika 1: Prikaz arhivskih medijev v elektronskem arhivu (Vir: Rot, 2004)

Danes skoraj vsi dokumenti nastanejo v elektronski obliki. Dokumente ustvarjamo z različnimi računalniškimi programi za pisanje in urejanje besedil. Velikokrat jih niti ne natisnemo na papir, ampak jih pošljemo naslovniku kar po elektronski pošti. Vse več je tudi dokumentov, ki nastajajo prek spletnih obrazcev ali prihajajo k nam prek elektronskih faksnih naprav. Shranjevanje elektronske pošte in drugih elektronskih dokumentov le na lokalnih diskih računalnikov in strežnikov še ne pomeni, da jih tudi elektronsko arhiviramo. Takšno »arhviranje« je v glavnem bolj naključno in prepuščeno posameznikom. Dokumenti in podatki o dokumentih niso zbrani na enem mestu, ampak največkrat kar v aplikacijah, v katerih so nastali. S tem se postavlja vprašanje evidentiranja in arhiviranja prejetih in oddanih sporočil ali elektronskih dokumentov nasploh. Največjo težavo glede obvladovanja in dostopa do informacij pomenijo dokumenti, ki prihajajo v podjetja v papirni obliki. Zato se gradnja sistema za elektronsko arhiviranje dokumentov navadno začne s slikovnim upodabljanjem (skeniranjem) papirnate dokumentacije. 2.6 STOPNJA ZAUPANJA Različne oblike dokumentov imajo različno stopnjo zaupanja v verodostojnost zapisov, ki so jih nosilci zapisov pridobili skozi čas. Načeloma velja, čim višja je stopnja zaupanja v verodostojnost nekega dokumenta, tem manjša je njegova uporabnost in težji je dostop do informacij, shranjenih na njem. Še vedno je najlažje dokazovati verodostojnost uradnega dokumenta na papirju, vendar pa je papir kot nosilec informacij najmanj primeren za uporabo. Zelo visoko, vendar kljub vsemu nekoliko nižjo stopnjo zaupanja od papirja imajo dokumenti, shranjeni na mikrofilmu. Mikrofilm si je skozi več kot stoletno zgodovino izoblikoval sodno prakso in postal zaupanja vreden medij. V primerjavi s papirjem je primernejši za uporabo zaradi zgoščenega zapisa in majhne prostornine, ki je potrebna za varno arhiviranje. Kljub vsemu pa je uporabnost mikrofilma omejena, saj je za vpogled v dokumente, shranjene na mikrofilmu, potrebna posebna naprava, s katero dokumente spet prikažemo in natisnemo v izvorni obliki in velikosti. Najnižjo stopnjo zaupanja imajo dokumenti v elektronski obliki. Brez dodatne tehnologije, kot so digitalna potrdila, časovno



žigosanje in elektronski podpis, je stopnja zaupanja v njihovo verodostojnost zelo nizka. So pa takšni dokumenti zaradi dostopnosti najprimernejši za uporabo. Kako združiti visoko stopnjo zaupanja in doseči kar največjo uporabno vrednost dokumentov? Ena od možnih rešitev je hibridni pristop, kar pomeni, da imamo dokumente hkrati shranjene v elektronski obliki in na mikrofilmu. Takšen način je primeren predvsem za dokumente, ki jih je treba hraniti dolgo ali celo za zmeraj, saj je mikrofilm neobremenjen z razvojem informacijske tehnologije, medtem ko o trajnosti računalniških nosilcev dolgoročno lahko le ugibamo. Če se odločimo samo za elektronsko hrambo dokumentov, je nujna stalna skrb za ustrezno posodabljanje zapisov in nosilcev, kar pa je morda za dolgoročno arhiviranje z nizko frekvenco vpogledov v dokumente neracionalno. Organizacije, ki se odločijo za hibridno obdelavo dokumentov in vzpostavitev arhiva komplementarnih medijev, se laže odločijo za uničenje izvirnikov v papirni obliki in pri tem pridobijo prostor, ki so ga imela arhivska skladišča s papirnim arhivom. stopnja zaupanja

uporabnost Graf 1: Prikaz odvisnosti med stopnjo zaupnosti in uporabnostjo arhivskih medijev (Vir: Rot, 2004)

hibridni pristop

papir

mikrofilm

elektronski dokument



2.7 ZAKONODAJA Na področju informacijskih tehnologij smo bili v zadnjih dveh desetletjih priča izjemno hitremu tehnološkemu razvoju, kar je v veliki meri spremenilo tudi nekatere zadeve v arhivistiki, predvsem pa odnos samih ustvarjalcev do dokumentarnega gradiva. To področje je bilo nujno potrebno urediti tudi s pravnega vidika. Tako je bil v Sloveniji leta 2000 sprejet Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP). Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) v 12. členu ureja hranjenje podatkov v elektronski obliki. ZEPEP na splošno določa, da se lahko določeni dokumenti, zapisi ali podatki, za katere zakon določa, da se morajo hraniti, hranijo tudi v elektronski obliki. Pri tem morajo biti taki podatki dosegljivi in primerni za kasnejšo uporabo; shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti, ali v kakšni drugi obliki, ki verodostojno predstavlja oblikovane, poslane ali prejete podatke. Če gre za elektronsko sporočilo, moramo ugotoviti od kod izvira, komu je bilo poslano ter čas in kraj njegovega pošiljanja ali prejema. Uporabljena tehnologija in postopki morajo v zadostni meri onemogočati spremembo ali izbris podatkov, ki jih ni bilo mogoče enostavno ugotoviti, oziroma obstajati mora zanesljivo jamstvo glede nespremenljivosti sporočila. Podatki se lahko shranijo v izvirni obliki ali pa v kakšni drugi obliki, ki verodostojno predstavlja izvirne podatke. Zaradi hitrega napredka tehnologije je za varnost podatkov potrebno zagotoviti posebno strojno opremo, operacijski sistem ter programsko opremo. Nesprejetje tega zakona bi pripeljalo do velikih ovir pri uvajanju elektronskega poslovanja v vse segmente gospodarstva. Nekatere vrste dokumentov je potrebno hraniti tudi v papirni obliki ne glede na to, da so nastali v elektronski obliki. Zato je potrebna vzpostavitev enotnega in varnega sistema za hrambo dokumentov v digitalni obliki. Predlog novega zakona o varstvu dokumentarnega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) je že v obravnavi v državnem postopku. Cilj predlaganega zakona je celovito urediti varstvo dokumentarnega gradiva in odpraviti nekatere nejasnosti. 3. OBSTOJEČE STANJE V ZAVAROVALNICI TRIGLAV 3.1 INFORMATIZACIJA PROCESOV V ZAVAROVALSTVU Prenos podatkov iz pisarne v pisarno oziroma iz pisarne v okolico in obratno mora temeljiti na elektronskih dokumentih in elektronski izmenjavi dokumentov, kar pomeni, da mora biti informacijski sistem na visokem nivoju. Najbolj razširjen način prenosa dokumentov v OE sta elektronska pošta in telefaks. Klasična pošta še vedno obstaja. Tako prispelo pošto zadolženi pregleda in preko kurirske pošte razdeli posameznim oddelkom, vendar pa naj bi se kurirsko pošto postopoma opustilo. Kvaliteta dela v poslovnih procesih mora biti zelo dobra, za izboljšanje kvalitete podatkov pa je pomembna tudi informatizacija nadzora. Nujna je vgrajena kontrola, projekti naj bi bili nadgrajeni s kontrolami vnosa podatkov za pravilnost in razčiščevanje napak v dnevnih obdelavah. Pisarne morajo biti opremljene še s telekomunikacijskimi priključki, poleg tega mora imeti vsaka pisarna tudi svojo telefonsko številko. Nepogrešljivi so vse močnejši računalniki, ki potrebujejo v pisarniškem okolju razmeroma velike lokalne procesne hitrosti za zadovoljivo podporo zahtevnejšim pisarniškim aktivnostim. Splošna zgradba zavarovalniškega podjetja je sestavljena iz več temeljnih poslovnih funkcij, in sicer za:

• zavarovalno področje, • področje trženja, • finance in računovodstvo,



• skupne in splošne zadeve, • informatiko, • ugotavljanje bonitet, • notranji nadzor.

Organizacijska struktura za izvajanje aktivnih in drugih procesov je oblikovana v nivoje. Na prvem nivoju je zaokrožena organizacijska enota za izvajanje premoženjskih in osebnih zavarovanj, za trženja, ekonomiko in informatiko, finance in računovodstvo. Vsebuje tudi splošno kadrovsko dejavnost in poslovno enoto. Sektor oziroma nivo se lahko deli naprej na službe in oddelke v drugem nivoju organiziranosti in odseke v tretjem nivoju organiziranosti. Na drugem nivoju je organizacijski del sektorja, v katerem se izvajajo nologe iz delovnega področja sektorja glede na odgovornost, vrsto in obseg dela. Naprej se lahko oddelek deli na odseke. Na drugem nivoju je tudi služba kontrole izvajanja poslovnih funkcij. Na tretjem nivoju je organizacijski del oddelka ali sektorja, v katerem se izvajajo naloge po pristojnosti za delovno področje. V tretjem nivoju so tudi posebni producenti, zastopstva, predstavništva in sklepalna mesta, kot je prikazano v Tabeli 1. Tabela 1: Organizacijsko komunikacijska struktura OE (Vir: Viršek, 1998)

DIREKTORSektorji

Premoženjskih zavarovanj

Osebnih zavarovanj

TrženjaEkonomike in informatike

Finananc in računovodstva

Splošnih in kadrovskih

zadevSlužbe Oddelki

kontrole izvajanja poslovnih funkcij

prevzema rizikovprevzema

rizikov

prodaje zav. pravnim osebam

odsek ekonomike

finančne operative

oddelek zavarovanj

obdelave zavarovanj

škodprodaje zav.

fizičnim osebam

informacijski center

računovodstvafinančne

operative in prem. knjig.

škodslužba za

ugotavljan. bonitete

Odseki

ocene rizika ocene rizikaspecialni

producentipremijsko

knjigovodstvo

splošnih in kadrovskih

zadev

referat splošnih zadev

pozavarovanjadodelave

zavarovanjzastopstva

finančno knjigovodstvo

kadrovskih zadev in izobraž., nagrajev.

prevzemi rizikov, obd. zavarovanj

in škod

registracija škodpredstavni-

štvacenitve in

likvidacija škodsklepalna

mestaodsek regresov



3.2 PROCESI V PISARNIŠKEM POSLOVANJU IN TOK DOKUMENTOV Procesi pisarniškega poslovanja so sprejemanje, evidentiranje, pošiljanje, razvrščanje, dodeljevanje, shranjevanje in odbiranje dokumentov za arhiv. Sledi opis poteka dokumentov med posameznimi pisarnami v podjetju in njihovo obvladovanje. Ločimo procese z vhodnimi dokumenti ter procese z izhodnimi dokumenti. Kot navaja Novak (2001), so »vhodni dokumenti tisti dokumenti, ki prihajajo v pisarno ali drugo organizacijsko enoto iz okolja ali drugih pisarn in imajo določeno informacijsko vrednost«. Te dokumente sprejemamo s klasično pošto, preko faksa in po elektronski pošti, ki je tudi najbolj razširjen način za prihajanje dokumentov v podjetje. Evidentiramo jih tako, da jim določimo zaporedno vhodno številko, ki se poleg pošiljatelja, avtorja, naslova, datuma, vrste dokumenta in datuma prejema vnese v računalnik. Dokumenti v pisarni lahko skeniramo na papir ali mikrofilm, dokumente na disketah pa prepišemo na trdi disk. Signiramo jih na ta način, da eni ali večim organizacijskim enotam pošljemo dokument, potem pa vodja enote oziroma projekta določi, kam gre dokument. Vse dokumente na papirju shranjujemo v pisarni. Razvrščamo jih po datumu prejema ali po datumu nastanka dokumenta. Posamezne kopije pa shranimo v registratorje. Prvi izvod se hrani v pisarni, ostali dokumenti pa gredo v arhiv. Kot tudi navaja Novak (2001), so »izhodni dokumenti tisti dokumenti, ki jih pošljemo v okolje ali v druga podjetja«. Te dokumente posredujemo v okolje in drugim podjetjem s klasično pošto, po kurirju ali po faksu. Dokumenti na papirju so odprti, dokumenti na mikrofilmu ali na disketi pa so lahko le priloga dopisu. Dokumenti potujejo iz pisarne kot klasična pošta, opremljena z žigom in datumom, pri čemer morajo biti naslovi napisani na pravo mesto in čitljivi, da se pošta ne izgubi. Veliko dokumentov potuje iz pisarne tudi po telefaksu, največ dokumentov pa zapusti pisarno v obliki elektronske pošte, kar je najenostavnejši in najhitrejši način pošiljanja pošte. Vse dokumente shranjujemo v izvorni obliki. V papirni obliki po potrebi shranjujemo tudi izhodne elektronske dokumente, predhodno pa jih opremimo s podpisi in žigi. V pisarni opravljamo vse postopke v zvezi z vhodnimi in izhodnimi dokumenti. Vložišče ni tipična pisarna, saj vhodne dokumente le sprejema in razvršča po podjetju, raznese pa jih kurirska služba. Izhodne dokumente na papirju vložišče le frankira in odpremi. Opredeljen in vzpostavljen je sistem izdaje, obvladovanje in nadzora dokumentacije, ki zagotavlja, da so vsi dokumenti v pravem času predloženi na pravo mesto, izključena pa je tudi njihova zamenjava z neveljavnimi dokumenti. Postopek določa:

• opredelitev in označevanje dokumentov, • predlog za izdajo/spremembo, • izdajo, • obvladovanje distribucije, • obvladovanje spremembe, • shranjevanje in varovanje, • nadzor.

Odgovorna oseba v podjetju določi, našteje in kratko opiše vse dokumente, za katere veljajo zahteve obvladovanja po standardu ISO 9001. Opredeli tudi nosilca dokumenta oziroma osebo, ki dokument razvija, določi, kdo dokument preverja, odobri in obvladuje ter način in dobo arhiviranja. Kadar dokument podrobneje določa navodila za dela, podjetje navede njegovo označbo in opredeli nivo zaupnosti.



Sistem označevanja mora zagotavljati enoumno identifikacijo dokumenta in sledljvost dokumentov. Sistem sestavljajo:

• oznaka dokumenta (npr. vrsta dokumenta) • identifikacijska številka (priporoča se negovoreča zaporedna številka, lahko je tudi

klasifikacija), • izdaja (zaporedna številka).

Sistem označevanja mora omogočati enostavno vključevanje nove dokumentacije. Predlog za izdajo oz. spremembo dokumenta lahko posreduje katerikoli delavec v podjetju. Predlog mora biti argumentiran in dokumentiran ter posredovan ustrezni službi. Vsebovati mora datum in ime predlagatelja. Opiše se predlagani predmet spremembe, utemeljitev, pričakovani rezultat in priložijo se priloge s seznemom. Ob prejemu predlog dobi številko, pod katero se vodi. V odločitvi o predlogu se poda obrazložitev, komentar, navodila, datum ter rok rešitve. Izvedene spremembe je potrebno dokumentirati, da se omogoči sledljivost procesa in da je razvidna clotna zgodovina sprememb. Predlagatelj izdaje oz. spremembe mora biti o odločitvi obveščen. Pred odobritvijo je potrebno izvesti preverjanje ustreznosti. Dokument s podpisom odobri vodja ustrezne službe, ki je odgovoren za:

• skladnost z določenimi zahtevami, • skladnost z določenim sistemom, • ustreznost standardom in predpisom.

Vodja določi tudi datum izdaje. Dokument se izdaja s pisnim obvestilom, ki vsebuje:

• identifikacijske podatke, obvestila (datum izdaje in veljavnosti, številka obvestila in stran),

• status, v katerem se dokumenti izdajajo, • seznam dokumentov, • seznam prejemnikov kompletne dokumentacije ali posameznih dokumentov, • število prejetih dokumentov, • navodilo za izvedbo distribucije.

Po podobnih postopkih dokument tudi izločimo iz uporabe. Prejemniki potrdijo prejem dokumentov z datumom prejema in podpisom. Priporočljivo je opredeliti odgovorno osebo za distribucijo, ki tudi izloča neveljavne dokumente iz uporabe, tako da imajo prejemniki le zadnjo veljavno izdajo dokumenta. Standard ISO 9001 zahteva, da podjetje vodi originalni seznam vseh izdanih dokumentov. Vsaka registrirana kopija dokumenta je originalno ožigosana s sistemom dokumentacije in številko kopije. Neregistrirane kopije so neveljavne. Postopek spremembe poteka enako kot postopek izdaje dokumenta. Vsaka stran mora imeti oznako indikatorja spremembe in veljavnosti. Kadar se izda dokument ponovno v celoti (kar je priporočljivo), je potrebno upoštevati število in obseg sprememb ter preglednost dokumenta. Spremembe dokumenta morajo prejeti vsi prejemniki tega dokumeta. Shranjevanje originalnih dokumentov je potrebno urediti tako, da:

• so originali ustrezno zavarovani in primerno oblikovani, • je za vsak dokument oz. skupino dokumentov določen minimalni rok hranjenja, • je pri računalniških dokumentih zagotovljena varnost pred nepooblaščenim

dostopom, zlorabo ali izgubo podatkov. Za vse varnostne izdelke in izdelke, za katere veljajo posebni predpisi, je potrebno upoštevati ustrezne zakone, pravilnike, standarde in zahteve kupcev. Kjer se to posebej zahteva, je potrebno doličiti dodatne varnostne arhive. Za redni periodični nadzor ustreznosti, popolnosti in ažurnosti je odgovorna organizacijska enota, ki dokumentacijo izdaja. Pri pregledu je potrebno kontolirati, da:



• se dokumentacije nahajajo na vseh predpisanih mestih, • je na vseh mestih le zadnja veljavna izdaja dokumentov, • je razpoložljiva vsa predpisana dokumentacija, • so iz uporabe odstranjeni vsi neveljavni dokumenti.

Preglede dokumentacije pri poddobaviteljih izvaja služba nabave in o tem sestavlja zapisnike. 3.3 VLOGA RAČUNALNIKA PRI DOKUMENTACIJI Informacijska tehnologija bistveno olajšuje delo, če jo delno ali v celoti uporabljamo za obvladovanje dokumentacije. Bistveno vpliva predvsem na večjo hitrost poteka organizacijskih procesov, saj npr. integracija obdelave besedil in podatkov izredno pospeši izdelavo različnih analiz, informacij in poročil, elektronska pošta pa njihov prenos k ustreznemu prejemniku. Tako je omogočen hiter prenos informacij med oddaljenimi lokacijami. Hkrati povečuje kontrolno-nadzorni potencial organizacijskih procesov, ki v mnogih primerih avtomatično kontrolira posameznega delavca. V takem primeru ni več potreben neposreden nadzor vodje, saj lahko oceni in nadzoruje storilnost svojih sodelavcev na podlagi podatkov, dostopnih preko terminala, ustrezni podatki pa tudi omogočajo bolj smotrno delitev dela, enakomernejšo obremenitev delavcev in naprav ter hitrejše in bolj pregledno posredovanje delovnih navodil. Taki sistemi tako zagotavljajo tudi večjo storilnost in učinkovitost posameznih oddelkov, služb, podjetij ali ustanov, zagotovljeno pa mora biti ustrezno varovanje dokumentov. Dokumentacija se lahko nahaja na različnih medijih (papir, magnetni zapis...). Paziti moramo na obveščanje o spremembah, saj je, če ni drugače določeno, računalniški izpis samo kopija dokumenta. To je razlog, da je potrebno v računalniški program vgraditi prioritete za to, kdo lahko posamezni dokument pripravi, spreminja, bere ali izpiše. 3.4 REGRESNA SLUŽBA Na osnovi prejetega škodnega spisa in predloga za izvajanje regresa s strani službe za likvidacijo škod ponovno preverimo, ali je predlog za izvajanje regresa pravno utemeljen. Po potrebi pridobimo manjkajoče podatke in dokumentacijo v zvezi z zavarovalnim primerom. Če ugotovimo, da predlog za izvajanje regresa s strani službe za likvidacijo škod ni pravno utemeljen, vrnemo škodni spis s pisno obrazložitvijo. Regresni zahtevek, pri katerem obstaja pravni temelj za njegovo izvajanje, vpišemo v register regresov ter izpolnimo vse rubrike, za katere so že pridobljeni podatki. Kadar ima regresni zavezanec pri isti ali drugi območni enoti sklenjeno zavarovanje, s katerim je krit njegov regresni dolg, to v registru regresov posebej označimo, tako da je iz označbe razvidna tudi območna enota, pri kateri se uveljavlja regres. Po vpisu v regresni register odpremo regresni spis. Kadar z izplačilom zavarovalnine preidejo zavarovančeve pravice nasproti odgovorni osebi na zavarovalnico, se od zavarovanca pridobi cesijska izjava. V regresni službi zabeležimo datum odstopa regresnega spisa v register in pisno obvestimo regresno službo centrale ter odstopimo odškodninski spis z vso razpoložljivo dokumentacijo v primerih:

• če v regresni službi enote za izvajanje posamezne vrste regresa nismo strokovno usposobljeni,

• če za posamezni regres tako odloči centrala, • regresni zahtevek nemudoma odstopimo regresni službi centrale, če OE prejme

zahtevek tuje zavarovalnice za uslužnostno izvajanje regresa proti regresnemu zavezancu v Sloveniji ali njegovi odgovornosti zavarovalnici. V tem primeru regresnega spisa ne odpiramo in ne registriramo.



Regresni zahtevek računalniško izpišemo, žigosamo in podpišemo ter pošljemo regresnemu zavezancu in drugi zavarovalnici. Skupaj z regresnim zahtevkom pošljemo tudi kopije pomembnejših dokumentacij iz škodnega spisa. Dogovor o plačilu regresa izdelamo, ko se z regresnim zavezancem sporazumemo o plačilu regresa. V primeru, da se zaradi neplačila dolga oziroma obrokov regresnega zavezanca izvede ponovna presoja dejstev in okoliščin, ki ima za posledico spremembo prvotnega dogovora o plačilu regresa, le-te izvedemo z novim dogovorom o plačilu regresa. Tožbo ali izvršbo proti regresnemu zavezancu vložimo, kadar le-ta ni plačal regresnega zahtevka oziroma terjatve. Izdelovanje in vlaganje tožbe oziroma izvršilnega predloga in vodenje pravde oziroma izvršbe izvajamo po načelih in določbah pravdnega postopka. Kadar ima regresni zavezanec pri drugi zavarovalnici sklenjeno zavarovanje, s katerim je krit njegov regresni dolg, ta zavarovalnica pa ne prizna svoje obveznosti, se tožbo lahko vloži tudi proti tej zavarovalnici. Regresni spis zaključimo, ko:

• v regresni službi ugotovimo poplačilo regresnega dolga, • sprejmemo odločitev o odstopu od regresnega zahtevka, • sprejmemo odločitev in izvedemo prodajo regresne pravice.

Regresni spis zaključi delavec, ki je vodil regresni postopek. Zaključitev označimo z datumom in podpisom na regresnem ovitku, datum zaključka regresnega postopka pa tudi vpišemo v register regresov. Kadar je regresni postopek izvedla centrala, v register regresov vpišemo datum vrnitve spisa centralne regresne službe. Ko je bil regresnemu zavezancu poslan regresni zahtevek oziroma podpisan dogovor o plačilu regresa ter naknadno sprejeta odločitev o odstopu od zahtevka oziroma terjatve, pisno obvestimo regresnega zavezanca po zaključitvi škodnega spisa. Regresni spis posredujemo pooblaščenim delavcem za arhiviranje. Najpogostejši vzroki za regresni zahtevek pri avtomobilskih zavarovanjih so: vožnja pod vplivom alkohola, mamil in drugih narkotikov, pobeg s kraja nesreče, vožnja brez vozniškega dovoljenja, vožnja v času prepovedi ali ko ni plačila za mladega voznika.



Slika 2: Proces registracije, plačila regresa (Vir: Slavko Flis, 1999 Zbrani spisi o zavarovanju)

PRAVNA SLUŽBA

UGOTAVLJANJE TEMELJA ZA REGRES

ŠKODNI SPIS

POŠILJANJE OBVESTILA REGRESNEMU ZAVEZANCU

REGRESNI ZAHTEVEK, KOPIJE POMEMBNEJŠIH DOKUMENTOV IZ ŠKODNEGA SPISA

REGISTER REGRESOV

ŠKODNI SPIS, PRAVNI TEMELJ ZA REGRES

ZAČETEK

ZAKLJUČITEV REGRESA

ALI JE PRIŠLO DO PLAČILA REGRESA?

REGISTRIRANJE REGRESA

OPOMINJANJE REGRESNEGA ZAVEZANCA, TOŽBA

KONEC

OPOMIN, OPOMIN PRED TOŽBO, TOŽBA

REGRESNA SLUŽBA



3.5 PREGLED VSEBINE PRAVILNIKA O ARHIVIRANJU POSLOVNE DOKUMENTACIJE

Arhiviranje dokumentov v podjetju je logična posledica poslovanja, s tem povezanih potreb po ohranjanju vsebin ter zakonskih zahtev, ki določajo, katere dokumente in koliko časa jih je potrebno hraniti. Poleg tega podjetje hrani določene dokumente tudi zaradi zasebnega pavnega interesa (npr. razne pogodbe, dokazi...). Ne glede na to, kako gledamo na arhiviranje, zmeraj je opaziti pravni namen. Zakoni poleg vprašanja zakaj arhivirati, določajo tudi odgovore na vprašanji, kaj arhivirati in kako. Vprašanje o tem, kaj arhivirati, se v pretežni meri nanaša na množico dokumentov in podatkov v podjetju, ki jih je smiselno hraniti. Vprašanje kako arhivirati pa je samo po sebi bolj kompleksno in se nanaša na samo določitev postopkov arhiviranja, izpolnjevanje zakonskih zahtev, izbiro tehnologije in ročnost arhiviranja. Vsi odgovori na ta vprašanja morajo biti v sodobnih podjetjih zapisana v splošnih pravnih aktih, to je v pravilnikih oz. politikah arhiviranja. Politika arhiviranja mora biti udejanjena tudi v praksi, kar pomeni, da so zaposleni zavezani k njenemu spoštovanju. Pri tem mislimo na pogodbo o zaposlitvi z navedenimi disciplinskimi ukrepi. Urejanje hrambe arhivskega in dokumentarnega gradiva določa Pravilnik o arhiviranju poslovne dokumentacije Zavarovalnice Triglav, d. d., ki je bil sprejet na seji Uprave Zavarovalnice Triglav dne 20. 11. 2000. Pravilnik je bil sestavljen na podlagi pozitivne zakonodaje. Pravilnik določa sistem arhiviranja in hrambo poslovne dokumentacije, ki nastaja pri poslovanju zavarovalnice. Nadalje določa način varovanja in hranjenja dokumentacije, postopek kvalifikacije vsebine in arhiviranja, roke hranjenja, postopek izločanja ter načine uporabe arhiviranega arhivskega in dokumentarnega gradiva. V arhivskem izrazoslovju pomeni izločanje dokumentarnega gradiva izločanje iz pisarn v arhiv, ne pa izločanja oz. uničenja dokumentarnega gradiva. Kadar gre za uničevanje dokumentarnega gradiva, pa govorimo o škartiranju. 3.6 MODEL UREJANJA ARHIVSKEGA IN DOKUMENTARNEGA

GRADIVA Območna enota v Kranju ima svoj arhiv v kleti. Prostor je suh, a s primerno vlago. Oken nima, tako da je osvetljen samo električno, kar je prednost za hrambo arhivskega in dokumentarrnega gradiva. Stene in tla so izolirani in sodobno urejeni, tako da je zagotovljena čistoča. Arhiv je opremljen z lesenimi policami. Razporejene so večinoma ena za drugo, se pravi v vrsti, nekatere pa so tudi ob stenah. Spisi so sicer zloženi po določenem redu, vendar je dostop do spisov včasih zelo dolgotrajen. Problem nastane pri serijah spisov, ki so odloženi eden nad drugim in je težko priti do najnižjega spodnjega spisa, ker je potrebno odstraniti oz. premakniti vse ostale. Dokumentarno gradivo območne enote je definirano v naslednjih kategorijah:

• Splošni dokumenti in korespondenca v OE (= organizacijski enoti), • Notranja organizacija in poslovanje, • Planiranje in poslovni načrti, • Poročila, analize poslovanja, • Informacijski sistem, • Delovna razmerja,



• Izobraževanje delavcev, • Finance in računovodstvo – splošno, • Finančni in računovodski dopiso, • Zavarovalništvo – splošno, • Premoženjska zavarovanja, • Zdravstvena in osebna zavarovanja, • Ekonomska propaganda in trženje, • Revizija.

Vsako od navedenih predmetov ima podpredmete, za katere je določen čas hranjenja. Pri urejevanja arhivskega in dokumentarnega gradiva se to zgodi, da se teoretične navedbe velikokrat razlikujejo od stvarnih. To pomeni, da se v arhivski praksi srečujemo z drugačnimi navedbami dokumentarnega gradiva, kakor so zasnovani in teoretično zapisani, ker se zdi, da niso napravljeni natančno po posnetku v pisarnah. In obratno velja, da se zapisi na registratorje velikokrat razlikujejo od tistih, ki so navedeni v pravilnikih o pisarniškem poslovanju oz. v kategorijah dokumentarnega gradiva. Če pregledamo predmete, ki so navedeni po zgornjem ključu, lahko vidimo, da so nekatere ketegorije večje, nekatere pa manjše. Tu nastaja razlika, ko začnemo ugotavljati, da se zapisano ne ujema z realnim stanjem. Takšen je vedno realen pogled na pisarniško poslovanje in tu nastane razlika med vrstami predmetov zapisanega dokumentarnega gradiva in dejanskim stanjem. Tega bi se moral zavedati vsak arhivar. Izkušnje kažejo, da nekaterih vrst dokumentarnega gradiva ni v arhivu, kajti to še lahko obstaja v pisarni, ker je pomembno ali pa ga je malo in se ga ne splača dajati v arhiv, ker v pisarni tako ali tako ne zavzema večjega in dragocenega prostora. 3.7 VRSTE ARHIVSKEGA IN DOKUMENTARNEGA GRADIVA V

PODFONDU OBMOČNE ENOTE Če govorimo za celotno gradivo zavarovalnice, ga moramo označiti kot fond območne enote zavarovalnice. Gradivo, ki je nastalo v območni enoti, pa je podfond. Tako smo se srečali z naslednjimi podfondnim arhivskim in dokumentarnim gradivom: - Direktor, tajništvo (uprava). Predmeti, ki obsegajo to službo, so naslednji: obvestila, okrožnice, prispela in odposlana pošta, prošnje za sponzorstvo, vabila, pozavarovanje, najemne pogodbe itd. Tu gre za običajno dokumentarno gradivo in velja za vodstvene pisarne. - Sektor premoženjskih zavarovanj (zavarovanje, pravne osebe, avtomobilske škode, zavarovalne police). Tega dokumentarnega gradiva je največ, saj gre za avtomobilske škode. Gradivo sega kar na začetek zavarovalne enote. Označeno je različno, npr. AK, U, AKD, AO, AO plus, D-AK, Z-AK. Vsaka od teh serij je odložena po tekočih številkah, za vsako leto posebej. Avtomobilska škoda je skupek spisov, ki se nanašajo na isti predmet in so odloženi v mapi. Ker so odloženi v omare oz. njihove police eden nad drugim, je težje vzeti v roke najnižji spis. Z elektronskim arhiviranjem bi bil dostop do posameznega spisa bistveno lažji, obenem pa bi se tudi povečala preglednost. Pri drugem delu premoženjskih zavarovanj gre za police, ki so odložene v skladu s sedemmestnimi številkami. Takšna je natisnjena oznaka na policah. Urejene in odložene so po tekočih številkah, po katerih se posamezna polica išče.



- Sektor osebnih zavarovanj (nezgode, škodni spisi). Tu gre za različne vsebine kot so zdravstveno zavarovanje, bonusi, kolektivno zavarovanje delavcev v obrti, kolektivno nezgodno zavarovanje, zavarovanje na potovanjih v tujini itd. Gre za škodne spise življenjskega zavarovanja, kamor spadajo tudi zavarovanja ob rojstvih, smrti itd. Tudi to gradivo je odloženo po oznakah registratorjih. - Premijsko knjigovodstvo – saldakonti. Prvi del te službe se ukvarja s finančno obdelavo, zato so tudi vsebine dokumentarnega gradiva takšne. Te zajemajo naslednje predmete: dnevnik vnosa polic, kontrola SDK spremnice. V pretežni meri so spremnice, odložene po mesecih in letih. Zatem gre še za izpiske, opomine, inventure, regrese in kompenzacije. - Finance in računovodstvo – blagajna. Dokumentarno gradivo drugega dela financ oz. računovodstva so čekovne knjižice, (blagajniški prejemniki), zatem spremnice, virmani, izpiski žiro računa, specifikacije čekov občanov itd. - Pravna služba. V pravni službi je le nekaj tiskanega gradiva, npr. uradni listi, zato ga hranimo v pisarni. Nekaj gradiva pa je odloženega v arhivu; to so sklepi o izvršbah, odloženi po abecedi (priimki, imena firm). Kot rečeno se arhivsko in dokumentarno gradivo pretežno hrani v kletnih prostorih. Tekoče spise, ki jim ni potekel rok hrambe, pa hranimo v pisarnah. Nekaterih spisov zaradi obsežnosti ni mogoče več imeti v pisarniških prostorih, zato jih hranimo v priročnem arhivu. Tu gre predvsem za tiste predmete, ki niso stari oz. so pogosteje v poslovni rabi. 3.8 RAZISKAVA IN OPREMA V ZAVAROVALNICI TRIGLAV Čeprav je zavarovalnica opremljena s sodobno strojno in programsko opremo, je potrebno odpraviti določene pomanjkljivosti in nadgraditi omrežje. V zavarovalnici uporabljajo naslednjo strojno opremo:

• lokalno računalniško mrežo z operacijskim sistemom Novell Netware, ki omogoča dostop do skupne baze podatkov vsem priključenim računalnikom,

• zunanje enote, ki so preko komunikacij povezane v lokalno omrežje. OE je povezana še s centralo v Ljubljani ter banko, s katero ima sklenjeno pogodbo za izvajanje plačilnega prometa. Načrtuje se nadgradnja povezave preko javnega paketnega omrežja SIPAX.25 s centralo v Ljubljani oziroma nadomestitev s hitrejšo, najeto linijo. Najbolj uporabna programska oprema na področju pisarniškega poslovanja je programski paket Microsoft Office 95, Microsoft Office 97, Windows NT, NT server ter programski paket Lotus Notes. Microsoft Office je programski paket, ki vključuje vrsto programov za podporo pisarniškim opravilom. Je prvi integralni paket, ki uporabniku omogoča enostavno uporabo, standardiziranost medijev in postopkov uporabe. Omogočena je uporaba podatkov enega programa v drugem z uporabo objektnih in dinamičnih povezav. Microsoft Office 95 počasi izrivajo boljše in bolj izpopolnjene verzije tega programskega paketa, največ se uporablja Microsoft Office 97. Programski paket Microsoft Office 97 vsebuje več računalniških programov, med katerimi so največ v uporabi :



• urejevalnik besedil Word 97, • računalniška preglednica Excel 97, • računalnik za upravljanje z relacijskimi bazami Access 97.

Izgled ekranskih slik je enoten, ikone in vrstice z mediji ter postopki posameznih opravil so za osnovna opravila, ki se pojavljajo v vseh programih, enaki. S tem je spoznavanje in kasnejše delo z njim lažje in hitrejše. Uporablja se tudi Windows NT, ki ima ikone na ekranu nekoliko drugačne kot Windows 97, ki je trenutno najbolj razširjeno slikovno uporabniško okolje za osebne računalnike. Značilnost tega paketa so ikone oziroma zaslon z grafičnimi simboli. Tako so uporabniku vsi programi in dokumenti vedno pri roki in jih lahko izbira in aktivira s preprostim klikom miške. Word 97 uporabljamo za vnašanje besedil, za obvestila, poročila, spiske, sezname, za razno programsko dokumentacijo ipd. Oblikovanje besedil je zelo enostavno in omogoča izdelavo dokumentov profesionalnega izgleda. Možnosti so velike:

• enostavno vnašanje in spreminjanje besedila, • avtomatsko oblikovanje dokumentov, • oblikovanje besedila (znakov, odstavkov, strani, sekcij), • oblikovanje z odstavčnimi stili in podlagami, • vključevanje slik v besedilo, • izdelava kazal, • delo s tabelami, • vključevanje preglednic in grafikonov, narejenih z drugimi programi, • pisanje matematičnih formul, • zlivajoče tiskanje, • urejanje in oblikovanje besedil, napisanih z drugimi urejevalniki besedil.

Excel 97 je namenjen urejanju podatkov v preglednicah, uporablja pa se še za:

• izdelovanje grafov s pomočjo podatkov iz preglednic, • risanje, • oblikovanje podatkovne baze, • obračunavanje stroškov, • izdelovanje raznih cenikov in analiz.

Je precej obsežen program in je klasično orodje v računovodstvu. Ima vrsto matematičnih in statističnih funkcij, s katerimi je mogoče obdelati podatke v preglednici, zato ga veliko uporabljajo tudi na drugih področjih. Prednost računalniške obdelave izračunavanja tabel je vnos formul, pri večkratnem izračunavanju enakih tabel z različnimi podatki in preizkušanje odvisnosti rezultata od različnih vhodnih podatkov. Excel izračuna nov rezultat takoj, ko se celice (stičišča vrstic in stolpcev) s podatki spremenijo. Poleg hitrih povezovanj in možnosti predstavitev velike količine podatkov, so prednosti uporabe računalniških preglednic naslednje:

• večja preglednost tabele, • programi simulirajo kos papirja, ki je neprimerno večji od tistega, ki bi se ga lahko

uporabilo v praksi, • podatki niso fiksni, lahko jih premikamo po tabeli, jih popravljamo, • enostavno vrivanje vrstic in stolpcev v tabelo, • hitro odkrivanje napak, enostavno popravljanje, • ob spremembah podatkov se rezultati samodejno preračunajo, • orodje za grafični prikaz podatkov je enostavno za uporabo.



Programi z računalniškimi preglednicami se v podjetju uporabljajo predvsem za kalkulacije, izdelavo poslovnih grafov, planiranje, analitične raziskave, finančna poročila, statistična poročila ipd. Access 97 je program, ki je namenjen upravljanju z relacijskimi zbirkami podatkov na osebnih računalnikih v okolju Windows. Namenjen je shranjevanju in upravljanju zelo velikih količin poslovnih informacij. Ima posebna orodja, s katerimi vnašamo podatke, iščemo zapise v zbirkah podatkov, izdelujemo poročila, tiskamo ipd. Elementi zbirke podatkov so:

• tabela (angl. Table), • obrazec (angl. Form), • povpraševanje (angl. Query), • poročilo (angl. Report).

Osnovni element vsake podatkovne baze je tabela, ki vsebuje podatke o nekem konkretnem primeru. Sestavljena je iz vrstic in stolpcev. Koncept tabele predstavlja osnovo relacijske zbirke podatkov. Vsaka zbirka lahko vsebuje več tabel, ki jih lahko razbijemo na manjše tabele in jih med seboj povezujemo. Obrazec uporabljamo za vnašanje, spreminjanje, pregledovanje in tiskanje podatkov. Za vnos podatkov v tabelo najprej pripravimo obrazce, ki omogočajo bolj pregledno obliko prikaza podatkov. Obrazec lahko vsebuje polja, več tabel, dodajamo lahko grafične elemente, razporeditev polj na zaslonu je poljubna. Povpraševanje po zbirki podatkov je poizvedovalna tabela (navidezna tabela), v katero podatkov ne vpisujemo, saj bi se le podvajali. Tu lahko vidimo podatke, ki jih potrebujemo, lahko naredimo izvlečke ali kombinacije podatkov iz vseh podatkov v zbirki. Rezultat povpraševanja je spet tabela, ki vsebuje iskane podatke, ki jih potem lahko pregledamo, popravljamo, analiziramo ter gradimo nova povpraševanja, obrazce in poročila. Poročilo je učinkovito pri predstavljanju podatkov in zbirke podatkov v obliki iskanega dokumenta. Omogoča pregled in predstavitev podatkov na čimbolj ustrezen način. Lahko se pojavljajo podatki iz ene ali več medsebojnih povezovalnih tabel. Lotus Notes je učinkovit sistem za obvladovanje elektronske pošte, saj je preprost za uporabo. Ponuja številne možnosti za skupno uporabo datotek, različne načine dela na daljavo in drugih prijemov za izvajanje opravil v omrežju. Je lahko dostopen in prilagodljiv, primeren za vse vrste poslovnih sistemov, tako majhnih kot velikih. Z uporabo Lotus Notesa se lahko:

• dostopa do zbirk dokumentov, v katerih so shranjeni poslovni dokumenti, kot so obrazci, poročila, seznami, članki in drugi podatki,

• ustvari zbirke dokumentov, ki se jih lahko postavi v omrežje, tako da jih uporablja več ljudi hkrati,

• dostopa do zbirk dokumentov, ki so jih ustvarili sodelavci, • pošilja in sprejema elektronsko pošto iz računalnikov v podjetju in računalnikov, ki so

priključeni v omrežje podjetja, • priključi k elektronski pošti datoteke, ki se jih izvozi ali uvozi v elektronska sporočila

(Plumley, 1998, 8). Da uporaba Lotus Notesa ni zapletena, sistem ponuja grafični uporabniški vmesnik, ki teče v okolju Windows 95, možna pa je tudi uporaba OS/2 ali Windows NT. Grafična delovna površina je preprosta za uporabo pametnih ikon (SmartIcon), informacijskih oken (InfoBox) in drugih zaslonskih orodij. Med podatki na delovni površini so podatkovne zbirke dokumentov,



pošta, ustvarjeni dokumenti ter iz omrežja prekopirani dokumenti pa tudi številne druge stvari, ki jih potrebujemo za uspešno delo. Z Lotus Notesom se hitreje in preprosteje izvaja vsakodnevna opravila, saj omogoča:

• pisanje in pošiljanje sporočil sodelavcem, ne da bi zapustili delovno mesto ali pisarno, • prebiranje in tiskanje sporočil sodelavcev ter odgovarjanje nanje, • pripenjanje datotek k elektronski pošti, uvoz datotek sodelavcev in izvoz datotek za

sodelavce, • dostop do zbirk dokumentov, v katerih so shranjeni podatki podjetja, • tako pripravo dokumentov v omrežju, da bodo po njih lahko posegli tudi drugi

uporabniki, • vključevanje v razpravljalske skupine (online discussion groups) s takojšnjim odzivom

na zamisli in predloge (Plumley, 1998, ix). 3.9 ANALIZA OBSOJEČEGA STANJA Posamezne značilnosti informacijskega sistema

• Med organizacijskimi enotami podjetja se dokumenti prenašajo po omrežju, po elektronski pošti in telefaks sporočilih, še vedno pa jih veliko potuje klasično, po kurirski pošti.

• Večina prejetega in poslanega gradiva po telefaks priključkih se ne evidentira ali pa se evedentiranje izvaja le za določene dele organizacijskih enot.

• Podjetje sestavlja več različnih organizcijskih enot, vendar se pisarniško poslovanje ne razlikuje od enote do enote. Tako omogoča enotno obdelavo vhodnih dokumentov za različne nosilce dokumentov in različne komunikacijske poti ter s tem povezan pregled nad vsemi prejetimi in poslanimi dokumenti. Pisarniško poslovanje je enotno po količini in vrsti dokumentarnega gradiva, po načinu sprejema, evidentiranja in arhiviranja le-tega ter po postopkih z dokumentarnim gradivom.

• Dokumentarno gradivo se računalniško vodi v delovodnikih po tajništvih temeljnih organizacijskih enot, nekaj pa tudi ročno po zaporednih številkah. Večinoma se ne vrača v arhiviranje v vložišče, ampak se vodi razdrobljeno v lastnih arhivih po organizacijskih enotah.

• Veliko dokumentarnega gradiva je na papirju in se tudi razmnožuje. • Obstoječi informacijski sistem bi bilo potrebno nadgraditi tako, da bi se izboljšalo

pisarniško poslovanje. Problemi obstoječega informacijskega sistema v podjetju imajo različne vzroke in posledice, različne spremenljivke in indikatorje, ki količinsko opredeljujejo stanje in hkrati omejujejo možne rešitve. Posodobitev mora upoštevati naslednje omejitve, ki so posledica obstoječega stanja:

• obstoječa informacijska tehnologija, • obstoječe organizacijske in informacijske rešitve, • ogromno število kopij dokumentov, • povprečna velikost dokumentov, • različen čas aktualnosti dokumentov, • število dokumentov za obdelavo, • časovni zahtevek za shranjevanje, • število izgubljenih dokumentov, • naraščanje števila dokumentov v elektronski obliki.



4. PRENOVA INFORMACIJSKEGA SISTEMA Kot navaja Vintar (1999), pravimo »organizacijskemu okolju, kjer se opravlja neka dejavnost, poslovni sistem. Sestavljajo ga elementi (ljudje, delovna sredstva in predmeti dela) ter vezi (povezave in odnosi) med elementi, kar tvori organizacijsko strukturo. Tako sestavine kot struktura poslovnega sistema so odvisne od njegovega smotra, namena oz. funkcije. Da pa bi poslovni sistem opravljal racionalno svoje dejavnosti, morajo biti področja temeljnih, informacijskih in upravljalskih procesov neločljivo povezana in medsebojno odvisna ter prepletena. V našem primeru gre za arhiviranje elektronskih dokumentov«. Glede na to, da je ena osnovnih nalog informatike zniževanje stroškov ter skrajševanje delovnega časa, potrebnega za izvajanje poslovnih procesov, ter da informacijska podpora v podjetjih ni ustrezna, je smotrno pristopiti k prenovi tega informacijskega sistema. Kot navaja Bernik (2003), izhajamo »pri prenovi informacijskega sistema proizvodnje iz dejstva, da mora biti proizvodnji sistem povezan z drugimi informacijskimi sistemi v podjetju, katerih prenova je že končana.« 4.1 SISTEMI IN TEHNOLOGIJE ZA E-POSLOVANJE Pomen novih tehnologij in sistemov za e-poslovanje ni samo v njihovi podpori poslovnim funkcijam in procesom, ampak neposredno vplivajo na oblikovanje rešitev v smislu prenove poslovnih procesov in oblikovanja novih strategij. Nove tehnologije in sistemi namreč premagujejo ovire, ki jih s predhodnimi tehnologijami in sistemi ni bilo mogoče rešiti. Tudi Zavarovalnica Triglav mora ob uvajanju e-poslovanja poseči po novih tehnologijah in sistemih. Potrebno je modernizirati samo poslovanje Zavarovalnice Triglav in doseči cilj, ki sem ga omenila že na začetku diplomske naloge. S tem bomo olajšali delo zaposlenih, ker bodo imeli hitrejši in učinkovitejši dostop do informacij oz. dokumentov. Upravljanje eletronskih dokumentov je kompleksno področje. Kot navaja Rot (2004), pa predstavlja »izbira tehnologije, ki omogoča informacijsko podporo upravljanju elektronskih dokumentov, zgolj enega izmed vidikov informatizacije tega področja. Uspešno upravljanje elektronskih dokumentov poleg poznavanja tehnologije in njene uporabnosti zahteva tudi poznavanje drugih področij, ki so neposredno povezana z upravljanjem elektronskih dokumentov. Zato je pomembneje od same definicije sistema, ki vse to omogoča, razumeti in upoštevati vse razsežnosti upravljanja elektronskih dokumentov«. Za vsem tem se skriva veliko število sodobnih tehnologih in sistemov:

• intranet, ekstranet in internet, • XML (eXensible Markup Language), ki se danes čedalje bolj uveljavlja kot odprti

standard za izmenjavo podatkov in je enostavno ter pregledno orodje za prenos informacij med različnimi sistemi,

• Java je zaradi univerzalnosti, prenosljivosti in širokega nabora funkcij postal standardni jezik za razvoj modernih aplikacij,

• omrežno računalništvo (večnivojska arhitektura), • digitalna televizija (dvosmerni prenos podatkov - možnost komunikacije uporabnika in

ponudnika), • komunikacijsko omrežje HKOM (privatno omrežje, ki je zasnovano za prenos

podatkov med posameznimi zaključenimi celotami in med posameznimi končnimi uporabniki ter centralnim sistemom aplikativnih in podatkovnih strežnikov in storitev),



• podatkovne baze in sistemi za upravljanje baz, ki poleg hranjenja podatkov, kot so besedila in tabele, lahko v sodobne baze shranjujemo tudi spletne strani in celotne skenirane ter multimedijske dokumente,

• poslovni informacijski sistem, ki je razvit v enotnem okolju in je sestavljen iz več med seboj povezanih modulov in je podpora vsem funkcijam, kot so npr. kadrovska, prodajna, nabavna itd.,

• sistemi za podporo odločanju, ki vključujejo orodja za povpraševanje in analize, • sistemi za upravljanjje z dokumenti (avtomatizacija upravno administrativnega

poslovanja), • sistemi za modeliranje in prenovo delovnih procesov (analiza, racionalizacija,

standardizacija in optimatizacija, uvajanje organizacijskih sprememb ter priprava pogojev za uporabo sodobnejše informacijske tehnologije),

• daljinsko usposabljanje in izpopolnjevanje, ki poteka ločeno od mesta poučevanja in zato zahteva specifične tehnike načrtovanja izobraževalnih gradiv, poučevanja, komunikacije s pomočjo telekomunikacijskih in informacijskih tehnologij, kot tudi posebne pristope k ureditvi vseh organizacijskih in administrativnih zadev,

• elektronski podpis, ki ga v Republiki Sloveniji urejata predvsem Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) in Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje.

4.2 ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE DOKUMENTOV V času, ko informacije vladajo svetu, arhiviranje teh ter s tem dokumentov postaja vse pomembnejše in zahteva nove in sodobne rešitve, ki bodo omogočile preglednejše, hitrejše ter bolj ekonomično iskanje ter hranjenje dokumentov. Zaradi vse hitrejšega tehničnega napredka in dejstva, da danes skoraj vsi dokumenti nastanejo v elektronski obliki, se moramo zavedati, da tudi arhiviranje ni več, kar je bilo. Elektronski arhiv se od klasičnega razlikuje v tem, da hrani dokumente v elektronski obliki. Klasični arhiv je največkrat nepregleden, zahteva veliko prostora, iskanje dokumentov pa je dolgotrajno, zamudno ter dražje od arhiviranja dokumentov v elektronski obliki. Prav zato je v Zavarovalnici Triglav v Kranju primerna rešitev prenos vseh dokumentov v elektronsko obliko. Z elektronskim arhiviranjem podatkov povečamo učinkovitost arhiviranja in s tem dosežemo večjo vrednost arhiva za podjetje. Prednosti elektronskega arhiviranja so predvsem v hitrejšem dostopu do informacij, nižjih stroških poslovanja, varovanju dokumentov pred odtujitvijo ali uničenjem in zmanjšanje arhivskega prostora. Upravljanje in nadzor delovanja arhiva je enostavno in pregledno, zmanjša se obremenitev rednega poslovanja podjetja, zagotovljena je varnost shranjenih podatkov itd. Osnovni namen elektronskega arhiva je poenostaviti in izboljšati poslovne procese, tako da zagotovimo hitrejši dostop do informacij. Dokumenti, ki jih uporablja organizacija, so lahko v različnih oblikah (dokumenti v fizični ali elektronski obliki). Za hitrejše iskanje dokumentov v arhivskem sistemu je potrebno pretvoriti vse dokumente v enako obliko. Papirni dokumenti se skenirajo, tako da se jih v elektronski obliki lahko pridruži ostalim dokumentom v arhivskem sistemu. To omogoča hiter dostop do iskanega dokumenta, saj v večini primerov zadostuje, da dokument pregledamo v elektronski in ne v izvirni obliki. Dokumente v elektronski obliki, ki so nastali z zajemom v digitalno obliko (npr. skeniranje), se shrani v arhiv ali pa se jih po potrebi pretvori v drugo elektronsko obliko. Za vse dokumente velja, da morajo biti opremljeni z meta podatki (atributi - indeksi), s pomočjo katerih je omogočeno iskanje dokumentov. Atributi lahko nastanejo avtomatsko (OCR, OMR, ICR) ali ročno z vnosom na podlagi skeniranega dokumenta.



Iz zgoraj navedenega ugotovimo, da imamo v celotnem procesu kroženja (skeniranih) dokumentov opravka z naslednjimi fazami in aktivnostmi:

• nastanek oziroma kreiranje dokumentov; • zajem, vnos podatkov v sistem za upravljanje dokumentov; • dodeljevanje meta podatkov (indeksiranje); • obdelava (procesiranje) podatkov iz dokumentov; • distribucija; • iskanje, pregledovanje; • arhiviranje.

Na osnovi teh ugotovitev, že lahko predvidimo temeljne funkcije, ki jih mora imeti ustrezna programska oprema:

• kontrola, nadzor delovanja skenerja in skeniranje samo; • kontrola kakovosti oziroma vidnosti dokumenta; • izboljšanje vidnosti in vertikalno poravnavanje strani; • optično prepoznavanje znakov (OCR) in priprava podatkov za iskanje po polnem

besedilu; • pregledovanje in • arhiviranje oziroma povezljivost s podsistemom arhiviranja.

Razlogi za hranjenje dokumentacije na sodobnih nosilcih so: dostopnost in razpoložljivost dokumentov; zmanjšanje stroškov, povezanih z arhivom; zaščita pred izgubo in poškodovanjem dokumentov; lažji nadzor nad uporabo dokumentov; lažje obvladovanje delovnih procesov. 4.2.1 TEHNIČNA PRIPOROČILA ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJA Elektronska izmenjava dokumentov je danes ustaljen način komunikacije, tako med fizičnimi kot pravnimi osebami. Papiranti dokumenti čedalje bolj izgubljajo veljavo, a na dolgi rok se bodo vseeno ohranili, če ne drugače kot eden izmed izhodnih formatov sistemov za upravljanje elektronskih dokumentov. Papirnata obika bo v veljavi predvsem za ključne in občutljive dokumente, saj ima digitalna tehnologija pri dolgoročnem hranjenju številne pomanjkljivosti. Problem se kaže v izredno hitrem napredku na področju tehnologije, njenega razvoja pa se ne da točno predvideti. Tehnološki problem se kaže predvsem zaradi naglega spreminjanja formatov zapisov in hitrega zastaranja obstoječih zapisov. Potrebno je zagotoviti zanesljivo povezavo zapisa na pripadajoče dokumente, saj se sicer sled lahko hitro izgubi. Današnji sistemi, s katerimi se ustvarjajo elektronski zapisi, niso načrtovani za dolgoročno hrambo. Kot navajata Žužek, Drobnikar (2003), sta »rešitvi za zagotavljanje berljivosti in legitimnosti današnjih dokumentov v prihodnosti dve. Institucije, ki skrbijo za arhivsko gradivo, bodo zagotovile, da bodo skupaj z zapisi v originalnem formatu, hranile tudi programsko in strojno opremo, na kateri je izvorni dokument pred časom nastal. Drugi način pa temelji na migraciji elektronskih dokumentov v modernejše formate in na drugo programsko in strojno opremo, ki bo takrat v uporabi«. Vsak od teh dveh načinov ima svoje prednosti in slabosti, idealna pa bi bila kombinacija obeh. Eden izmed takih načinov je hranjenje dokumenta v izvorni obliki, zraven pa se hrani tudi podrobne metapodatke z njegovo kasnejšo interpretacijo. Ohranjanje berljivosti dokumentov pa je le ena izmed težav, ki jih prinaša brezpapirno poslovanje. Za kakovostno elektronsko poslovanje je potrebno zagotoviti vsaj tak nivo zaupanja, kot pri klasičnem, papirnem poslovanju. Kot navajata Žužek, Drobnikar (2004), »mora biti omogočeno brezpogojno ugotavljanje identitete, zaupnosti pri izmenjavi zaupnih



podatkov, zaščiten dostop do padatkovnih baz itd. Vse vidike varnosti in zaupnosti zagotovi infrastrutura javnih ključev«. 4.2.2 KAKŠEN SISTEM NAJ VZPOSTAVIMO Za odgovor na vprašanje, kakšen arhiv zgraditi, je treba analizirati tako imenovani življenjski cikel dokumenta za vsako posamezno vrsto dokumentov od nastanka do konca predpisanega roka hrambe. Grafično lahko življenjski cikel značilne vrste dokumentov (na primer prejetih računov) opišemo s krivuljo, ki ponazarja pogostost vpogledov ali frekvenco iskanja dokumenta glede na njegovo starost.

Slika 3: Prikaz upadanja dokumentov (Vir: Rot, 2004) Pri tem praviloma ugotovimo, da je dokument večkrat iskan v začetnem času hrambe kot kasneje. Za uporabnike je torej pomembno, da je dokument v začetku življenjskega cikla čim hitreje in čim preprosteje dostopen, kar zagotavlja elektronski arhiv, ko pogostost uporabe dokumenta upade, pa je pomembneje, da je trajno in zanesljivo shranjen. Po eni strani je treba upoštevati zakonske določbe, ki zahtevajo hranjenje nekaterih vrst dokumentacije tudi več deset let (na primer kadrovska dokumentacija), po drugi strani pa je razvoj informacijske tehnologije tako dinamičen, da je težko predvideti že samo to, kakšni računalniški mediji bodo v uporabi čez čas. Zato so se uveljavili tako imenovani hibridni sistemi arhiviranja ali arhivi komplementarnih medijev. To pomeni, da je isti dokument v arhivu lahko v papirni, elektronski in/ali mikrofilmski obliki. S skeniranjem ustvarjamo elektronske kopije papirnih izvirnikov, tako nastale digitalne slike pa lahko hkrati zapišemo tudi na mikrofilm. Pri takem načinu zajema so dokumenti na začetku dostopni prek mreže (online) v centralnem elektronskem arhivu, po določenem času, ko pogostost iskanja in vpogledov upade, pa se lahko elektronske slike dokumentov iz centralnega sistema za elektronsko arhiviranje brišejo in v bazi podatkov o dokumentih ostane samo še zapis o tem, na katerem mediju (mikrofilmu) so arhivirani. Dokumenti so torej od nekega trenutka dalje samo na offline medijih – mikrofilmih, s katerimi upravlja arhivska služba, ki skrbi za distribucijo tako arhiviranih dokumentov uporabnikom.

Frekvenca iskanja

Starost dokumenta

elektronski dokument – digitalni medij

trajen, zanesljiv

Analogni medij – papir, mikrofilm

hiter pristop



Hibridna obdelava je sprejemljiva tudi s stroškovnega stališča. Gre za nekakšno postprocesiranje, zapis skeniranih dokumentov (slikovnih datotek) z lasersko tehnologijo na analogni medij – arhivski mikrofilm. Za ta namen obstaja posebna strojna in programska oprema, imenovana tehnologija COM (Computer Output on Microfilm), ki omogoča samodejen zapis elektronskih dokumentov na mikrofilm brez dodatnega ročnega dela. 4.2.3 ZAGOTAVLJANJE VARNEGA IN ZANESLJIVEGA NAČINA SHRANJEVANJA

SPISOV V ZAVAROVALNICI TRIGLAV Kot sem že omenila, se na Zavarovalnici Triglav pojavlja problem iskanja dokumentov oz. spisov. Zgodilo se je, da smo iskali kakšen spis, pa ga nikakor nismo našli. Postavljamo si vprašanje kam se je spis založil. Ali je mogoče v drugi pisarni? Včasih se je nujno potreboval nek podatek iz spisa in smo zato prebrskali vse registratorje. Arhivi so postali pretesni za vse dokumente, ki so se nakopičili tekom našega poslovanja. Veliko denarja porabimo tudi za fotokopiranje in tiskanje dokumentov. Teh težav se lahko razbremenimo z elektronskim arhiviranjem. Zakaj elektronsko arhiviranje? V elektronski obliki se lahko hranijo dokumenti različnih vrst in formatov, kot npr. skenirani dokumenti, elektronske datoteke, elektronska pošta, zvočni zapisi, fotografije, filmi, internetne strani ipd. Dokumenti so arhivirani na ustreznih medijih, ki imajo dolgo življenjsko dobo in so zaščiteni pred uničenjem. Glavne pridobitve uvedbe elektronskega arhiviranja so:

• hiter dostop do informacij, • nižji stroški poslovanja, • popoln nadzor nad dokumenti, • varnost pred uničenjem in odtujitvijo, • manjšanje arhivskega prostora.

Z elektronskim arhiviranjem dokumentov so dokumenti shranjeni na centralnem mestu in dostopni v zelo kratkem času samo pooblaščenim osebam. Do dokumentov lahko dostopamo iz različnih lokacij in ga ni možno poškodovati ali uničiti. Za vsak dokument je vzpostavljena popolna sledljivost, tako da natančno vemo, kdo si je ogledoval določen dokument. Dokumenti so shranjeni v sistemu, ki ne dopušča dostopov mimo skrbnika. Poleg vseh klasičnih elementov ščitenja podatkov se uporablja še strojna zaščita podatkov. Podatki in dokumenti so zapisani na medij, ki onemogoča kakršnokoli spreminjanje vsebine.



Slika 4: Prikaz, na kakšen način uporabnik izbere vrsto dokumenta, da ga bo skeniral (Vir: Comtech, 2006) Pred začetkom skeniranja dokumentov uporabnik izbere iz nabora prednastavljenih paketov, ustrezni paket, torej na ta način uporabnik izbere vrsto dokumenta, katerega bo skeniral. Zajem dokumentov se v teoriji lahko opredeli kot proces pretvarjanja papirnih dokumentov v uporabno elektronsko obliko. S spremembo papirne dokumentacije v elektronsko obliko bi prihranili prostor, hkrati pa bi imeli vse dokumente tudi varno shranjene. Za to potrebujemo ustrezno zmogljivo strojno in programsko opremo, usposobljeni kader in prostor. Zajem dokumentov zajema različne kompleksne korake in odločitve (Nose, 2001):

• sestavljanje in pretvorba dokumentov v elektronske slike, • zagotavljanje, da so slike uporabne, • izpis podatkov, potrebnih za indeksiranje slik ali celotnega besedila, • izvoz slik in podatkov v delovni tok ali aplikacije, • integracija razpoložljivih tehnologij v lastni sistem, • upravljanje delujočega sistema.



Slika 5: Slika prikazuje grafični uporabniški vmesnik zajemnega programa, na katerem se vidi, da je uporabnik skeniral dva dokumenta. Ločevanje strani med dokumenti je prednastavljeno z ločitveno stranjo, ki jo lahko predstavlja stran s črtno kodo (Vir: Comtech, 2006 ) Optični bralnik (skener) z digitalizacijo spreminja papirni dokument v binarni zapis in ustvari elektronsko kopijo izvirnega dokumenta. V najpreprostejšem primeru bralnik razlikuje samo črno in belo. Ta binarni način je povsem zadovoljiv za arhiviranje običajnih poslovnih dokumentov, za arhiviranje slik in fotografij pa uporabljamo odtenke sivine ali barve. Po optičnem branju dobimo slikovno datoteko v enem od standardnih formatov (TIFF, JPG in drugih). Stiskanje podatkov ali kompresija je zelo pomembna zaradi prostora na diskih. Vsi skenirani podatki, ki jih shranjujemo v arhiv, so kompresirani. Kompresirani formati naj ne bi izgubljali informacij, razen če ni določeno drugače. Dokumenta ne spreminjajo, kar pomeni, da je odkompresiran dokument identičen originalnemu pred kompresiranjem. Obstoj vseh dokumentov je pomemben pri izpolnjevanju pravnih zahtev za shranjevanje dokumenta.



Slika 6: Prikaz grafičnega vmesnika, na katerem uporabnik lahko premešča strani med posameznimi dokumenti (Vir: Comtech, 2006) Na grafičnem uporabniškem vmesniku se vidi. da je dokument sestavljen iz več strani. Z elektronskim poslovanjem bi do spisov dostopali kar preko osebnega računalnika. S tem bi se skrajšal čas iskanja dokumentov in izboljšala bi se motivacija zaposlenih. Dokumente bi lahko pregledovali ali pa bi jih natisnili na tisklalnik in tako prihranili čas s fotokopiranjem dokumentov. Nikoli ne bi zamudili pogodbenega roka. Z uporabo elektronskega poslovanja bi bili pravočasno obveščeni o vseh pomembnih datumih, ki so opredeljeni v posameznem dokumentu. Tako ne bi bilo več možno spregledati pogodbenega roka. Kadar bo potrebno pogodbo obnoviti ali zaključiti, bomo to lahko storili še pred iztekom roka. Obvestilo bi prejeli kar preko poštnega sistema. Pretečene zadeve bodo pravočasno nadomeščane z novimi. Kadar pa ne bi bili v pisarni, bi prejeli obvestilo o pomembnem datumu kar na mobilni telefon. Tako ne bi bili več obremenjeni s skrbmi glede datumov in bi se lahko posvečali drugim opravilom. Ne bi več izgubljali časa z iskanjem spisov, ko bi jim bilo potrebno dodajati razna dokazila k spisom. Nepooblaščene osebe ne bodo imele dostopa do spisov. Nihče ne bo mogel uničiti ali skriti dokumentov, ker bodo varno shranjeni na mestu, saj uporabniki ne bodo imeli direktnega dostopa do dokumenta. Zabeležen je vsak pregled in tiskanje dokumenta ali njegovega dela. Spremljali bomo lahko, kdo je kaj iskal in kaj je s tem storil. Ugotovili bomo, če kdo odnaša pomembne informacije. Dokumenti bodo shranjeni na centralnem računalniku in ne bo možnosti zlorab.



Rešitev je namenjena vsem pravnikom, direktorjem, komercialistom, tajnicam, referentom vsem, ki imajo opravka s temi spisi. 4.3 GRADNIKI DOKUMENTACIJSKEGA SISTEMA Osnovni gradniki dokumentacijskega sistema so dokumenti v vseh oblikah. Zato je treba pri vpeljevanju sistemov za elektronsko arhiviranje in upravljanje dokumentov upoštevati njihove specifične značilnosti. Pri načrtovanju rešitev moramo imeti v mislih predvsem:

• različne pojavne oblike dokumentov, • vire dokumentov, • postopke za ravnanje z dokumenti, • metode ustvarjanja in obdelave dokumentov, • načine prejemanja/oddajanja dokumentov (izmenjava), • sedanji in želeni ureditveni sistem, • pomen posameznih vrst dokumentov v poslovanju organizacije, • možnosti za standardizacijo poslovanja znotraj organizacije in z zunanjimi partnerji

(oblike in strukture posameznih dokumentov), • možnosti za izboljšavo poslovanja z dokumenti glede na njihovo vrsto in obliko.

4.4 PREDNOSTI IN SLABOSTI ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA Uvedba elektronskega poslovanja je mnogim organizacijam omogočila razcvet, tako v globalnem gospodarstvu kot v negospodarstvu. Elektronsko poslovanje je bistveni element za razvoj tako imenovane ekonomije znanja in digitalne ekonomije, saj omogoča razvoj novih izdelkov in storitev z veliko mero vgrajenega znanja, spremembo obstoječih izdelkov, ki izvirajo iz drugačnih zahtev družbe nasploh, ter novim načinom vodenja poslov. Še več, z leti in z globalnim razmahom elektronskega poslovanja bo le-to izgubilo predpono, saj bo postalo edina oblika poslovanja. To dokazujejo tudi raziskave in statistične analize v ZDA in Evropski uniji. Prednosti oz. vzroki za hitro rast elektronskega poslovanja so: hitrejši dostop do trga in odprava krajevnih in časovnih omejitev, nove tržne priložnosti, prodaja novih izdelkov in storitev, lažje prilagajanje izdelkov in storitev potrošnikom zaradi interaktivnosti in osebnega trženja, dostop do globalnega tržišča in s tem možnost globalnega poslovanja, manjši stroški poslovanja in velik prihranek časa, krajši čas obračanja zalog, krajše dobavne poti, učinkovitejše poprodajne storitve ter avtomatizacija poslovnih procesov, ki zmanjšujejo potrebo po kadrih. Tabela 2: Primerjava zasedenosti prostora med papirno in elektronsko obliko (Vir: Gilheany, 2003) Papirna količina Zaseden prostor 1 skenirana stran A4 format 50 Kb (Kilo bytes) 1 omara s 4 oredaki – 10.000 strani A4 format 1 CD-ROM ali CD-WORM 2 omari papirja – ¼ m3 1 Gb (1 Giga bytes) 10 omar papirja 5 Gb = 1 DVD-WROM 10 omar papirja 10 Gb = 1 DVD-ROM 2.000 omar papirja 1 Tb (Tera bytes) = 100 DVD Ali 1 škatla papirja (5 x 500 listov) = 0,2 m2 125 Mb 8 škatel papirja = 1,6 m2 1 Gb 8.000 škatel papirja = 1.600 m2 1 Tb



V zgornji tabeli lahko vidimo primerjavo med papirno in elektronsko obliko dokumenta. Vsi podatki veljajo za povprečno črno belo stran (tekst in slike) v TIFF formatu. Po drugi strani ima uvedba elektronskega poslovanja tudi nekatere slabosti. Tovrstna tehnologija je sorazmerno nova in se še vedno hitro spreminja. Mnoga področja v celoti še niso urejena, a se stanje hitro izboljšuje, saj se z njimi ukvarjajo številne svetovne institucije. Pri prehodu na elektronsko poslovanje so prvi pomisleki uporabnikov in ponudnikov storitev varnost oz. zaščita podatkov. Raziskave so pokazale, da je pomanjkanje varnosti največja ovira za večji razmah elektronskega poslovanja. Elektronsko poslovanje poteka z državnimi ustanovami (sodelovanje v razpisih, oddaja napovedi za dohodnino, izobraževanje na daljavo), med podjetji (trgovanje) in med podjetji in posamezniki (nakupi). Skupna potreba teh dejavnosti je zagotavljanje varnosti, zaupnosti, pristnosti podatkov in preverjanja identitete subjektov, s katerimi komuniciramo. Velika slabost, ki jo prinaša elektronsko poslovanje, so izpadi omrežja zaradi preobremenitve ali virusov na internetnem področju. Kot navaja Pucihar (1999), je »pomembna težava elektronskega poslovanja pomanjkanje pravne zaščite in razumevanja elektronskega poslovanja ter zaupanja elektronskemu poslovanju«. Vzroki za nezaupanje so:

• nezadostna varnost podatkov, • nazadostna varnost finančnih podatkov, • nezadostna zasebnost osebnih podatkov, • nezadostna zasebnost transakcij.

Za zaščito elektronskega poslovanja so primerni kriptografski mehanizmi. Kriptografija je veda o zakrivanju sporočil. V preteklosti se je uporabljala predvsem v vojaških krogih, z razvojem računalniških omrežij pa je doživela velik razmah tudi v vsakdanjem življenju. Kriptografija je podlaga za šifriranje, elektronsko podpisovanje, postopke za preverjanje identitete, nadzor dostopa, zagotavljanje neokrnjenosti in beleženje ter nadzor. Šifriranje se uporablja za zagotavljanje zaupnosti, elektronski podpisi so nadomestek običajnih podpisov, gesla so namenjena za nadzor identitete subjektov. Način uporabe varnostnih mehanizmov je določen v varnostnih politikah, ki so ključna točka pri zagotavljanju varnosti. Varnostna politika je množica pravil, ki predpisujejo, kateri viri morajo biti zaščiteni pred katerimi grožnjami in na kakšen način. Pravila predpisujejo, kdo ima dostop do določenih informacij, katere aktivnosti subjektov so dovoljene in kateri kriptografski algoritmi morajo biti uporabljeni. Šifriranje in elektronsko podpisovanje sta najpomembnejša, saj lahko z njuno pomočjo zagotovimo zaupnost, overjanje, neokrnjenost podatkov in preprečevanje zanikanja. 4.5 VAROVANJE IN ZAŠČITA INFORMACIJ Pri poslovanju modernega podjetja so informacije ključnega pomena. V primeru ogroženosti informacij je v nevarnosti obstoj podjetja kot celote. Naša družba prehaja v informacijsko dobo, ki je odvisna od pretoka informacij in s tem posledično od uporabe omrežij, predvsem interneta, za komunikacijo s strankami, dobavitelji, izvajalci, zastopniki, zaposlenimi itd. Tovrstna povezljivost prinaša podjetjem nešteto prednosti, hkrati pa jih sili v nove izzive, povezane z varovanjem informacij, ki so ključni faktor pri novem načinu poslovanja. Dejavniki, ki ogrožajo informacije, prihajajo tako od zunaj (virusi, trojanski konji...), kot iz podjetja samega (okvare strojne opreme, napake uporabnikov, zlonamerne akcije uporabnikov...).



Kot navaja Ključevšek (2003), so »znani primeru vdorov v omrežja, kraj podatkov in drugih zlorab, ki kot posledica puščajo nezaupanje uporabnikov in finančne posledice«. Potrebno je torej zagotoviti varnost vseh informacij na internetu, kar pomeni, da se mora ohranjati zaupnost, celovitost in razpoložljivost. Za zagotavljanje le-teh so v uporabi različni mehanizmi, kot so avtentikacija, avtorizacija, šifriranje, varnostne kopije, ločevanje funkcij itd. Samo varovanje informacij se izvede z implementacijo varnostnih kontrol na informacijskih virih. Internet kljub številnim odličnim lastnostim ni popolnoma varen medij, obstaja namreč veliko možnosti, da se podatki namerno ali nenamerno znajdejo v napačnih rokah. 4.5.1 FAZE PRI UVAJANJU SISTEMA ZA VAROVANJE IN ZAŠČITO INFORMACIJ Današnje grožnje na informacijskem področju so preveč kompleksne, da bi se jih dalo zmanjšati na primerno raven z nakupom npr. samo nove programske opreme. Rešitev je veliko bolj kompleksna in zahteva mnogo časa, angažiranja zaposlenih in predsem finančnih sredstev. Vzpostaviti je treba sistem za varovanje in zaščito informacij, ki bo varoval tako pred današnjimi kot tudi bodočimi grožnjami na informacijskem področju. Strategija obrambe mora obsegati velikosti podjetja, načinu poslovanja, panogi, organizacijski kulturi, znaju itd. Kot navaja Šalej (2004), so »faze pri uvajanju sistema za varovanje informacij naslednje: analiza stanja, ocena tveganj, postopek zmanjševanja tveganj in politika varovanja za zaščite informacij«. 4.6 PONUDNIKI ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA Vse večje zahteve po učinkovitosti, uspešnosti in prijaznosti do uporabnikov od nas zahtevajo, da preidemo na elektronsko poslovanje. Odločitev, kakšno informacijsko rešitev izbrati, ni enostavna. Zato sem preverila, katere rešitve za elektronsko pisarniško poslovanje so trenutno na voljo na trgu in kaj ponujajo. Še do nedavnega so se pošta in drugi dokumenti evidentirali ročno, delovne mize uslužbencev so bile zasute s papirjem, arhiv dokumentov pa smo poznali le v fizični obliki. Danes pa si pisarniškega poslovanja brez takšnih in drugačnih informacijskih rešitev skorajda ne moremo več predstavljati. Vsakodnevnemu zajemu in evidentiranju pošte, delu z elektronskimi dokumenti, elektronskemu podpisovanju ter elektronski hrambi dokumentov ni mogoče več ubežati. Elektronsko poslovanje je potreba, ki je organizacije, ki želijo biti pri svojem delu uspešne in učinkovite, ne morejo več zanikati. Ob uvajanju elektronskega poslovanja se organizacije, kakršna je tudi Zavarovalnica Triglav, ne morejo izogniti vprašanjem, kot so: kako organizirati elektronsko poslovanje, da bo to dejansko podprlo postopke, ki jih vodimo, katere informacijske rešitve izbrati, da bo dosežena čim večja učinkovitost in uspešnost uslužbencev in podobno. Pomembno je, da izberemo takšno rešitev, ki jo bo mogoče povezati z obstoječimi informacijskimi rešitvami in načini dela. To bo skrajšalo čas uvajanja in zmanjšalo potrebo po dodatni tehnični podpori. Pomembno je tudi, da je izbrana rešitev za pisarniško poslovanje celovita in podpira postopke od zajema, preko obdelave dokumentov, skupne rabe in elektronskega podpisovanja do elektronske hrambe dokumentov. Na tržišču se je pojavilo kar nekaj aplikacij za elektronsko pisarniško poslovanje z namenom, da prihranijo čas in olajšajo delo. Izbira ponudnika ni enostavna. Zato sem analizirala nekatere rešitve, ki so trenutno na voljo na trgu ter ocenila njihove prednosti in slabosti. Ugotovitve, do katerih sem prišla, na kratko predstavljam v nadaljevanju.



4.6.1 DOKSIS Programska rešitev omogoča evidentiranje, iskanje, pregledovanje in shranjevanje dokumentov, ki nastajajo pri poslovanju. Sistem poleg dokumentov, ki nastanejo znotraj sistema (v povezavi z MS Word), omogoča tudi zajemanje dokumentov v obliki elektronske pošte ter dokumentov, ki jih naročnik sprejme preko faksa, podpira pa tudi shranjevanje skeniranih dokumentov, ki so v osnovi nastali v papirni obliki. Programska rešitev omogoča tudi spremljanje uspešnosti dela uporabnikov. Prednost te rešitve je, da omogoča predvsem preglednost pisarniškega poslovanja, medtem ko je pomanjkljivost, da ni povezave z e-upravo in ne podpira elektronskega podpisovanja. 4.6.2 E-PISARNA Rešitev omogoča zajem dokumentov, njihovo evidentiranje, shranjevanje in dodeljevanje zadev uslužbencem v reševanje. Omogoča tudi nadzor nad dokumenti, kar pomeni, da ima določen uporabnik dostop le do tistih dokumentov v sistemu, za katere so mu dodeljene pravice. Rešitev omogoča enostavno spremljanje sprememb v dokumentih, podpira pa tudi elektronsko podpisovanje dokumentov in elektronsko hrambo. Pozitivna lastnost tega ponudnika je, da je na voljo spletna in namestitvena različica rešitve. Pomanjkljivost pa je, da ni povezave z e-upravo. Sistem je bil razvit za potrebe podjetij, zato bi zahteval prilagoditev za javno upravo. 4.6.3 EPP Podobno, kot že predstavljeni sistemi, tudi rešitev EPP ponuja pregledno evidentiranje, vodenje in shranjevanje dokumentov, podprto pa je tudi arhiviranje. Dokumenti se vodijo po zadevah, sistem pa omogoča tudi spremljanje sprememb posamezne zadeve in dokumentov. Rešitev vsebuje tudi interni poštni predal, ki se uporablja za komunikacijo med uporabniki. EPP omogoča tudi nadzor in poročanje. Ta rešitev omogoča tudi obveščanje uporabnikov o zastarelih zadevah. Ni pa tudi nobene povezave z e-upravo. Rešitev je bila razvita za potrebe občin in je zato manj primerna za druge organizacije javne uprave. 4.6.4 SPIS Rešitev omogoča sprejem elektronskih dokumentov, evidentiranje dokumentov in zadev, vsebinsko razvrščanje dokumentov in zadev (klasificiranje), določanje odgovornih oseb za zadeve in dokumente (signiranje), pripravo dokumentov na osnovi predlog, elektronsko potrjevanje in podpisovanje dokumentov, odpremo in spremljanje povratnic ter vodenje podatkov za upravno statistiko. Rešitev je v skladu s predpisi o upravnem poslovanju. Prednost te rešitve je, da jo je mogoče enostavno nadgraditi s sistemom za elektronsko upodabljanje in arhiviranje. Sistem je povezan z e-upravo ter omogoča tudi e-vročanje (odpremo). Slabost pa je, da je na voljo samo namestitvena različica. 4.6.5 ODOS.vip Rešitev ponuja zajem, obdelavo in vodenje vseh vrst dokumentov in zadev, rešitev pa podpira tudi elektronsko podpisovanje dokumentov in njihovo elektronsko hrambo. Podprt je tudi uvoz in izvoz podatkov iz aplikacij in v druge aplikacije (webServices, xml) in izmenjava



elektronskih dokumentov po standardu e-Slog. Rešitev vsebuje tudi modul za izdelavo spletnih strani. Rešitev poleg klasičnih vsebuje še nekatere dodatne funkcionalnosti, ki jih drugi sistemi ne vsebujejo. Ni pa povezave z e-upravo. 4.6.6 VOPI Rešitev omogoča zajem in evidentiranje dokumentov, vodenje postopkov in dodeljevanje zadev v reševanje ter arhiviranje dokumentov. Dodatni moduli omogočajo dodatne funkcionalnosti, integrirane v VOPI: sistem internega obveščanja, sistem za obveščanje strank o stanju njihovih vlog, vodenje upravne statistike, vodenje sodnih zadev in povezavo na dodatni arhivski sistem Documentum. Bistvena prednost je ta, da dodatni modul omogoča tudi obveščanje strank, medtem ko je pomanjkljivost, da ni povezave z e-upravo in ne podpira elektronskega podpisovanja. 5. ZAKLJUČEK Elektronsko poslovanje pomeni danes predvsem poslovati elektronsko, brez papirjev, na različnih področjih, in zahteva ustrezno ravnanje z dokumenti v njihovem celotnem življenskem ciklu. Boj na konkurenčnem trgu sili podjetja k spremembam v načinu poslovanja, da bi v razmerah konkurenčnosti lahko preživela. Podjetje želi običajo vse pomembne poslovne dokumente hraniti na enem mestu. Ohraniti jih mora v obliki, ki je identična ali vsebinsko enakovredna obliki dokumenta ob nastanku oz. ob podpisu. Za papirno dokumentacijo se to zdi povsem samoumevno. Ko pa govorimo o elektronskih dokumentih ali upodobljenih papirnih dokumentih, katerih papirni originali so bili uničeni, postane naloga zahtevnejša. Zagotavljanje dolgotrajne hrambe, skladne z zahtevno zakonodajo, evropskimi priporočili in teničnimi standardi, je zapletena naloga, ki jo izpolnujejo le redki sistemi za arhiviranje elektronskih dokumentov. Zaposleni morajo biti podprti z ustreznim znanjem, da bi lahko učinkovito in kar se da hitro izvajali naloge v procesih. Papirnata oblika tako postaja neprimeren način hranjenja informacij in podatkov in ni primerna za njihovo upravljanje v današnjih razmerah. Informacijska tehnologija organizacijam omogoča vrsto možnosti povečanja učinkovitosti in uspešnosti njihovega poslovanja. Eden izmed takih načinov je učinkovito upravljanje z elektronskimi dokumenti. Na ta način bi bili vsi papirni dokumenti varno in verodostojno shranjeni v elektronski obliki. Arhiv elektronskih dokumentov bo povsem skladen z bodočim Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), Zakonom o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP), pripadajočo Uredbo ter ustreznimi evropskimi priporočili in tehničnimi standardi. Arhiviranje, pregledovanje in iskanje arhiviranih dokumentov bo preprosto prilagojeno našim potrebam in dosegljivo na enem mestu. Kaj bo Zavarovalnica Triglav s tem pridobila? Vsekakor se bodo znižali stroški arhiviranja, saj boste na en mah razbremenili vse obstoječe zaledne aplikacije, imeli boste manj opravka s papirnimi dokumenti, spoznali boste preprostejše in hitrejše procese iskanja ter urejanja dokumentacije. Tako boste lahko še preudarneje upravljali s svojimi viri, vaš arhiv pa bo urejen učinkovitejše kot doslej, saj boste na enem mestu hranili tako elektronsko podpisane kot tudi upodabljene (skenirane) dokumente. Dokumentacija bo varna in shranjena v skladu z zakonom, pa tudi vsebino arhiva boste imeli ves čas pri roki. Pri arhiviranju je varnost shranjenih dokumentov bistvenega pomena. Nedostopen arhiv, ki je lociran daleč, do katerega imajo dostop le posvečeni in v katerem so kupi dokumentacje sicer zgledno urejeni, a je iskanje po njem še vedno prava znanost, so preteklost.



Zavarovalnica Triglav, d. d., je največja slovenska zavarovalna družba s približno 60 % tržnim deležem, ki v svoji ponudbi omogoča sklepanje cele vrste različnih zavarovanj. V skladu z veliko ponudbo različnih zavarovanj in velikim številom zavarovancev se je v zadnjem času zelo povečalo število dokumentov, ki jih je potrebno obdelati. Z elektronskim poslovanjem bi delo potekalo veliko hitreje in tudi zaposleni bi bili bolj zadovoljni. Nakup nove programske in strojne opreme bi bila velika investicija. Kljub temu je smiselna čimprej, saj bo podjetje prednosti lahko izkoristilo nemudoma in konkurenca ne bo imela možnosti, da bi se na tem področju oddaljila. Tudi naša vlada namenja zadosti pozornosti problematiki informatizacije. Sprejeti zakoni na tem področju so v skladu s svetovnimi trendi in zagotavljajo zadovoljivo infrastrukturo. Potrebno bi bilo izobraževanje zaposlenih v podjetju, v katerem bi vsi delavci pridobivali nova znanja in spretnosti ter razvijanje svojih sposobnosti. Poleg drugih družbenih učinkov, kot so boljši ugled in večje zaupanje v delovanje same zavarovalnice, večja vključenost v posamezne procese, večja preglednost in nadzor nad delovanjem, so pomembni tudi ekonomski učinki. Med ekonomske učinke pa štejemo zmanjšanje stroškov poslovanja, manjše število odvečnih in nepotrebnih podatkov, krajši procesi in manjši zaostanki pri reševanju zadeve, boljši dostop do informacij in dostop do več informacij iz enega mesta, boljša kakovost storitev in večje zadovoljstvo uporabnikov. Menim, da bo razvoj na tem področju šel v smeri oddajanja tovrstnih storitev zunanjim ponudnikom. Le-ti bodo izkoristili prednosti, ki jim jih nudi specializacija. Sodobna pisarna bo v prihodnosti delovala izključno elektronsko, brez papirja, komunikacija med podjetji bo tekla v elektronski obliki. Dolgoročna hramba elektronskih dokumentov je v fazi razvoja oz. sprememb, zato ni mogoče predvideti vseh potreb ali določiti vseh zahtev. Časovno obdobje hrambe, ki ga dosegajo klasični papirni dokumenti, se za elektronske dokumente zdi nedosegljivo. Če pomislimo na tehnološki razvoj v zadnjih desetletjih 20. stoletja, postanejo še tako neverjetne stvari verjetne, kajti tehnologija hkrati z novimi možnostmi prinaša mnoge prednosti in ugodnosti, ki bi jih zaposleni lahko koristili.



VIRI 1. Bernik, Igor (2003). Strateški management in informacijski sistem, Kranj: Moderna

organizacija. 2. Comtech, 2006:

http://www.comtech.si/resitve_arhiv_skeniranje.php. (oktober, 2006) 3. Cvahte,2006:

http://mfc-l.si/?s=d&p=nikolic&l=si . (september, 2006) 4. Čufer, Stanko (2004). Sistemi za elektronsko upravljanje z dokumenti z vidika

ekonomike podjetja Ljubljana, str. 10-15. 5. Društvo za razvoj e-poslovanja in marketinga, 2006:

http://www.nasvet.com/doc/eposl.php. (junij, 2006) 6. Čuk, Jožko (1997). Elektronsko poslovanje – pogoj kakovosti, str. 308-309. 7. Flis, Slavko (1999). Zbrani spisi o zavarovanju, IV. knjiga, Oris dr. Boncljeve teorije

zavarovanja, Ljubljana. 8. Gričar, Jože (1996). Slovenija in informacijska družba, Celje: Mohorjeva družba. 9. Jakovljević, Čedo (2005). Sistemi za upravljanje vsebine dokumentov, Novo Mesto:

Infotehna. 10. Jerman Blažič, Aleksej (2003). Spopad z dokumenti. Monitor. Ljubljana. 11. Jerman Blažič, Aljoša (2005). Dolgoročno varno arhiviranje poslovnega gradiva,

Kranjska Gora. 12. Ključevšek, Rado (2003). Informacijska varnost: Standardizacija da ali ne? Ljubljana,

str. 216. 13. Kotler, Philip (1998). Marketing management – trženjsko upravljanje, Ljubljana:

Slovenska knjiga, str. 350-360. 14. Nose, Boris (2004). Pasti pri uvajanju dokumentarnega sistema, Ljubljana. 15. Novak, (1998). Zavarovanje – učno gradivo za potrebe internega izobraževanja,

Ljubljana: Zavarovalnica Triglav. 16. Novak, Miroslav (2004). Arhivska strokovna izhodišča vzpostavitve slovenskega

javnega e-arhiva, Kranjska gora. 17. Pravilnik o izvajanju regresov (2001). Ljubljana: Zavarovalnica Triglav. 18. Pucihar, Andreja (1999). Priložnosti in težave elektronskega poslovanja med

organizacijami v Sloveniji, Ljubljana, str. 7-13. 19. Rot, Meta (2004). Elektronsko arhiviranje: Zajem papirne dokumentacije. Revija

Tajnica, Ljubljana. 20. Šalej, Andrej (2004). Vzpostavitev sistema za varovanje in zaščito informacij,

Ljubljana, str. 17-23. 21. Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje, 2006:

http://mid.gov.si/mid/mid.nsf/V/K5B50DBD75A53415FC1256DCF005FED01/$file/Uredba_pogoji_EPEP.pdf. (december, 2006)

22. Vintar, Mirko (1999). Informatika, Ljubljana, str. 204. 23. Viršek (1998). Obzornik. Nekaj bistvenih pojmov in značilnosti zavarovanja, Ljubljana:

Zavarovalnica Triglav. 24. Žumer, Vladimir (2001). Arhiviranje zapisov, Ljubljana: GV založba. 25. Žužek, Alenka, Dobnikar, Aleš (2003). Tehnična priporočila in prvni vidiki

elektronskega arhiviranja, Ljubljana : Media.doc., str. 31-37.

KAZALO SLIK: Slika 1: Prikaz arhivskih medijev v elektronskem arhivu (Rot, 2004) Slika 2: Proces registracije, plačila regresa (Flis, 1999) Slika 3: Prikaz upadanja dokumentov (Rot, 2004) Slika 4: Prikaz, na kakšen način uporabnik izbere vrsto dokumenta, da ga bo skeniral (Comtech, 2006 )



Slika 5: Slika prikazuje grafični uporabniški vmesnik zajemnega programa, na katerem se vidi, da je uporabnik poskeniral dva dokumenta (Comtech, 2006) Slika 6: Prikaz grafičnega vmesnika, na katerem uporabnik lahko premešča strani med posameznimi dokumenti (Comtech, 2006) KAZALO GRAFOV: Graf 1: Prikaz odvisnosti med stopnjo zaupnosti in uporabnost arhivskih medijev (Rot, 2004) KAZALO TABEL: Tabela 1: Organizacijsko komunikacijska struktura OE (Viršek 1998) Tabela 2: Primerjava zasedenosti prostora med papirno in elektronsko obliko (Gilheany, 2003)

Documents

PREHOD IZ PAPIRNEGA NA ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE …Zavarovalnica Triglav, d. d. je bila ustanovljena 12. 12. 1990, kot zavarovalna delniška družba pa je začela poslovati s 1. januarjem