PRAVILNIK o potnih nalogih, obračunu in izplačilu stroškov ... · stran 1 od 13 Upravni odbor Zveze bibliotekarskih društev Slovenije (dalje: ZBDS) je na seji dne 21. maja 2010

stran 1 od 13

Upravni odbor Zveze bibliotekarskih društev Slovenije (dalje: ZBDS) je na seji dne 21. maja 2010 sprejel naslednji

PRAVILNIK o potnih nalogih, obračunu in izplačilu stroškov službene poti

I. SPLOŠNO

1. člen (vsebina pravilnika)

Ta pravilnik ureja vsa opravila, povezana s službenimi potmi članov ZBDS (dalje: člani) v Sloveniji in v tujino, to je:

izstavitev potnih nalogov,

obračun stroškov službene poti in

izplačilo stroškov službene poti. Kot člani ZBDS iz prve alineje člena se štejejo člani rednih in pridruženih članov Zveze in častni člani Zveze. Določbe pravilnika se smiselno uporabljajo tudi za službene poti drugih oseb, ki jih na službeno pot napoti ZBDS.

2. člen

(službena pot) Službena pot iz prejšnjega člena je vsaka pot, na katero je napoten član in ki je v povezavi z izvajanjem letnega programa dela ZBDS izven kraja bivanja člana. Za kraj bivanja iz prejšnjega odstavka se šteje kraj stalnega ali začasnega prebivališča člana. Službeno pot opravi član na podlagi predhodne odobritve predsednika ZBDS oziroma njegovega pooblaščenca in na podlagi naloga za službeno potovanje (dalje: potni nalog).

3. člen (potni nalog)

Potni nalog je izvedena knjigovodska listina in je zapis o poslovnem dogodku, ki pomeni nastanek odhodkov. Njegova vsebina mora nedvoumno, verodostojno in pošteno prikazati poslovni dogodek. Sestavi se za vsak poslovni dogodek (službeno pot), v skladu s standardom SRS – 21.

Pravilnik o potnih nalogih, obračunu in izplačilu stroškov službene poti stran 2 od 13

4. člen (povračilo stroškov)

Član je v primeru, da Upravni odbor ZBDS v skladu s tem pravilnikom ne določi drugače, upravičen do povračil naslednjih stroškov:

dnevnice,

prevozni stroški in

stroški prenočišča. Član ni upravičen do povračil stroškov, če mu jih povrne njegov delodajalec.

II. IZSTAVITEV POTNEGA NALOGA

5. člen (obrazec)

Potni nalog se izda v pisni obliki, in sicer praviloma na predpisanem obrazcu »Nalog za službeno potovanje in obračun potnih stroškov« (Obr. 7,1). Potni nalog se napiše v dvojniku, s tem da original prejme član, kopijo pa hrani tajništvo ZBDS za evidenco. Potne naloge se lahko vodi tudi računalniško. O načinu vodenja potnih nalogov odloča predsednik ZBDS. S potnim nalogom se opredelijo vsi stroški, ki bodo članu povrnjeni.

6. člen

(sestavine potnega naloga) Nalog za službeno pot vsebuje naslednje podatke:

dan, mesec in leto izdaje potnega naloga,

njegovo zaporedno številko,

ime in priimek člana,

odredbodajalca,

kraj, namen in trajanje službene poti (opis poslovnega dogodka),

vrsta odobrenega prevoza,

datum in predvideno uro odhoda v namembni kraj in čas povratka,

višino morebitne akontacije za službeno pot,

podpis pooblaščene osebe, ki je izdala potni nalog.

Potni nalog je veljaven, če je pravilno izpolnjen v vseh predpisanih rubrikah iz prejšnje alineje.

7. člen (izdaja potnega naloga)

Član je dolžan sporočiti tajništvu ZBDS podatke za službeno pot najmanj 7 dni (v izjemnih primerih, o katerih odloča predsednik ZBDS oziroma njegov pooblaščenec, lahko tudi drugače) pred odhodom, z ustrezno izpolnjeno in podpisano vlogo za službeno pot (Priloga 1), v kateri opredeli natančen namen,


kraj, čas trajanja in kratko vsebino oziroma namen poti. Član odgovarja za resničnost in verodostojnost navedenih podatkov. V primeru službene poti za udeležbo na sestanku organa ali delovnega telesa ZBDS (dalje: sestanek ZBDS) za vsakega posameznega udeleženca sestanka vlogo iz prejšnjega odstavka pripravi in predloži tajništvu ZBDS sklicatelj sestanka. Potni nalog se praviloma izda pred odhodom na službeno pot. V primeru službene poti za udeležbo na sestanku ZBDS se potni nalog izda po zaključenem sestanku, in sicer na osnovi izpolnjenega in podpisanega obrazca za povračilo stroškov udeležbe na sestanku ZBDS (Priloga 2) (dalje: obrazec za sestanek) , ki ga tajništvu ZBDS predloži sklicatelj sestanka.

III. OBRAČUN POTNEGA NALOGA

8. člen

(predlog v obračun) Potni nalog oziroma obrazec za sestanek se predloži v obračun praviloma naslednji dan, najkasneje pa v sedmih dneh po opravljeni službeni poti. Potni nalog oziroma obrazec za sestanek se odda osebno v tajništvo ZBDS oziroma pošlje na sedež ZBDS. Član, oziroma v primeru obračuna potnega naloga na osnovi obrazca za sestanek tajništvo ZBDS, mora na obračun potnega naloga izpisati:

ime in priimek ter naslov člana,

datum in čas odhoda in vrnitve,

natančno relacijo (kraj odhoda in vrnitve) in število prevoženih kilometrov, če je odobrena uporaba lastnega prevoza,

seznam prilog,

datum in kraj predložitve naloga in

podpis, s katerim jamči za točnost zgoraj navedenih podatkov. Potnemu nalogu se obvezno priloži ustrezne priloge, ki so podlaga za povračilo odobrenih stroškov: stroški prevoza, prenočevanja, parkiranja, vstopnine in drugi stroški, vključno s kratkim poročilom o realizirani službeni poti (Priloga 3). V primeru udeležbe na sestanku ZBDS članu poročila ni potrebno priložiti. Če član potnega naloga ne predloži v roku iz prve alineje in za to ne obstaja objektivni razlog, ni upravičen do povračila stroškov službene poti. Če sklicatelj sestanka ZBDS obrazca za sestanek ne predloži v roku iz prve alineje in za to ne obstaja objektivni razlog, udeleženci sestanka niso upravičeni do povračila stroškov službene poti.

9. člen (izvedba obračuna)

Obračun potnega naloga opravi tajništvo ZBDS najkasneje v 10 dneh po prejemu potnega naloga oziroma obrazca za sestanek in ga pošlje računovodstvu ZBDS, da izvede nakazilo odobrenega zneska na osebni


račun člana. Kopije obračunov potnih nalogov za tekoče leto hrani tajništvo ZBDS do potrditve zaključnega računa ZBDS za to leto. Če član povračila stroškov ne uveljavlja, vrne neizpolnjen potni nalog, na katerega vpiše, ali da ga ne uveljavlja, ali da je bilo povračilo v celoti izplačano drugje. Določba se smiselno uporablja tudi za udeleženca sestanka ZBDS.

10. člen

(dnevnice) Dnevnica je povračilo stroškov za prehrano na službeni poti v pavšalnem znesku, do katerega je upravičen član, če traja službena pot neprekinjeno več kot 6 ur in pri tem prehrana ni zagotovljena.

11. člen

(dnevnice za službeno pot v Sloveniji)

Pri obračunu in izplačilu dnevnic za službeno pot v Sloveniji se praviloma upoštevajo določbe Uredbe o višini povračil stroškov v zvezi z delom in drugih dohodkov, ki se ne vštevajo v davčno osnovo (od 1.8.2008 dalje Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja) (Ur. l. RS, št. 140/06, 76/08) z vsemi nadaljnjimi spremembami, in sicer:

polna dnevnica za trajanje službene poti nad 12 do 24 ur,

polovična dnevnica za trajanje službene poti nad 8 do 12 ur,

znižana dnevnica za trajanje službene poti nad 6 do 8 ur. Če je na službeni poti v Sloveniji zagotovljena brezplačna prehrana, se upravičencu za morebitne druge stroške lahko obračuna 20 % pripadajoče dnevnice iz prejšnje alineje. Šteje se, da za odsotnost nad 12 do 24 ur pripadajo trije obroki prehrane, za odsotnost nad 8 do 12 ur dva obroka in odsotnost nad 6 do 8 ur en obrok. Če je na službeni poti v Sloveniji, ki traja nad 8 do 12 ur, zagotovljen brezplačni zajtrk, se znesek dnevnice zmanjša za 15 %, za brezplačno kosilo oziroma večerjo pa po 35 %. Če je na službeni poti v Sloveniji, ki traja nad 12 do 24 ur, zagotovljen brezplačni zajtrk, se znesek dnevnice zmanjša za 10 %, za brezplačno kosilo oziroma večerjo pa po 35 %. Upravni odbor ZBDS lahko s sklepom določi službene poti v Sloveniji, za katere se dnevnice ne obračunajo oziroma določi za obračun zneskov dnevnic nižje vrednosti, kot to določa uredba iz prvega odstavka tega člena.

12. člen

(dnevnice za službeno pot v tujini) Pri obračunu in izplačilu dnevnic za službene poti v tujini se praviloma upoštevajo določbe Uredbe o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino (Ur. l. št. 38/94, 63/94, 24/96, 96/00, 35/02, 86/02, 66/04, 73/04, 16/07, 30/09) z vsemi nadaljnjimi spremembami, in sicer:

polna dnevnica za trajanje službene poti nad 14 do 24 ur,

75 % dnevnice za trajanje službene poti nad 8 do 14 ur,


25 % dnevnice za trajanje službene poti nad 6 do 8 ur. Če je na službeni poti v tujino zagotovljena brezplačna prehrana, se upravičencu za morebitne druge stroške lahko obračuna 20 % pripadajoče dnevnice iz prejšnje alineje. Šteje se, da za odsotnost nad 14 do 24 ur pripadajo trije obroki prehrane, za odsotnost nad 8 do 14 ur dva obroka in odsotnost nad 6 do 8 ur en obrok. Če je na službeni poti v tujini, ki traja nad 8 do 14 ur, zagotovljen brezplačni zajtrk, se znesek dnevnice zmanjša za 15 %, za brezplačno kosilo oziroma večerjo pa po 35 % (varianta iz uredbe: 40 %). Če je na službeni poti v tujini, ki traja nad 14 do 24 ur, zagotovljen brezplačni zajtrk, se znesek dnevnice zmanjša za 10 % odstotkov, za brezplačno kosilo oziroma večerjo pa po 35 %. Upravni odbor ZBDS lahko s sklepom določi službene poti v tujini, za katere se dnevnice ne obračunajo oziroma določi za obračun zneskov dnevnic nižje vrednosti, kot to določa uredba iz prvega odstavka tega člena.

13. člen

(čas trajanja službene poti) Za trajanje službene poti, ki je podlaga za obračun dnevnic, se šteje čas od odhoda iz kraja bivanja do vrnitve, razen če je v potnem nalogu določeno, da se službena pot začne in / ali zaključi na sedežu delodajalca člana.

14. člen

(prevoz na službeni poti) Za prevoz na službeni poti se uporabi najugodnejši javni prevoz. V primeru javnega prevoza je potrebno k zahtevku za obračun potnega naloga predložiti vozovnico. Če je član po lastni/svoji odločitvi za službeno pot uporabil lastno vozilo, določi strošek javnega prevoza tajništvo ZBDS, in sicer na osnovi veljavnega cenika javnega prevoznika. V izjemnih primerih, ko bi uporaba javnega prevoza bistveno podaljšala čas trajanja službene poti člana, lahko predsednik ZBDS ali njegov pooblaščenec odobri uporabo lastnega vozila. Za obračun kilometrine se v tem primeru upošteva veljavna tarifa za prevoženi kilometer v Uredbi o višini povračil stroškov v zvezi z delom in drugih dohodkov, ki se ne vštevajo v davčno osnovo (od 1.8.2008 dalje Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja) (Ur. l. RS, št. 140/06, 76/08) z vsemi nadaljnjimi spremembami. Pri obračunavanju razdalje se upoštevajo razdalje, ki jih objavlja AMZS. V primeru, da zajema službena pot več lokacij, morajo biti le-te in število kilometrov med njimi jasno razvidni. Članu pripada tudi povračilo za stroške cestnin in parkirnin, vendar samo ob predložitvi originalnih računov. Stroški za parkiranje, daljše od enega dneva, se povrnejo, če so bili predhodno odobreni. Povračilo drugih stroškov službene poti (vstopnine, mestni promet ipd.) se obračunajo le na osnovi vnaprejšnje odobritve in predložitve originalnih računov, vstopnic oziroma vozovnic.


15. člen (prenočevanje na službeni poti)

Stroški nočitev na službeni poti v hotelu se povrnejo samo ob predložitvi originalnega hotelskega računa in ob vnaprej dogovorjenem in s strani predsednika ZBDS oziroma njegovega pooblaščenca odobrenem strošku prenočevanja. Strošek prenočevanja se lahko odobri največ do višine stroškov za hotele B kategorije.

IV. IZPLAČILO STROŠKOV SLUŽBENE POTI

16. člen

(splošno) Izplačilo stroškov službene poti se opravi samo na podlagi predhodno podpisanih in odobrenih listin, kot je zapisano v tem pravilniku in na podlagi verodostojnih prilog.

17. člen (akontacija za službeno pot)

Akontacije za službene poti se praviloma ne izplačujejo, razen v primerih, ko gre za službeno pot v tujino, ki traja več kot 2 dni. Akontacija se lahko izplača v višini največ 80 % od predvidenih stroškov službene poti. Izplačilo akontacije odobri predsednik ZBDS oziroma njegov pooblaščenec na osnovi vloge za izplačilo akontacije (Priloga 4), ki jo član predloži tajništvu ZBDS hkrati z vlogo za službeno pot.

18. člen

(likvidatura) Pred izplačilom stroškov službene poti je potrebno obračun stroškov likvidirati, to s podpisom stori predsednik ZBDS oziroma njegov pooblaščenec. S svojim podpisom jamči, da je obračun stroškov pravilen in da se te lahko izplača. Likvidator pregleda in podpiše tudi vse priloge k potnemu nalogu.

19. člen (izplačilo)

Izplačilo stroškov službene poti se opravi na osebni račun zaposlenega.

V. HRAMBA

20. člen (način in obdobje hrambe)

Potni nalogi in obračun povračila stroškov se hranijo v registratorju, zloženi po časovnem zaporedju v arhivu ZBDS najmanj 10 let po poteku leta, na katerega se nanašajo.


VI. KONČNE DOLOČBE

21. člen (spremembe in dopolnitve)

Spremembe in dopolnitve tega pravilnika se sprejemajo po enakem postopku, kot je bil sprejet pravilnik.

22. člen

(veljavnost) Ta pravilnik stopi v veljavo naslednji dan po potrditvi s strani Upravnega odbora ZBDS.

Predsednica Zveze bibliotekarskih društev Slovenije dr. Melita Ambrožič


Priloga 1: VLOGA ZA SLUŽBENO POT

IZPOLNI ČLAN / UDELEŽENEC SLUŽBENE POTI ___________________________________________________________________________________

Podatki o članu / udeležencu:

ime in priimek:

delovna organizacija:

stanujoč: Podatki o službeni poti:

kraj in država:

namen:

čas potovanja: Ocena predvidenih stroškov službene poti:

prevoz (vrsta in stroški):

kotizacija:

nočitev (število in stroški skupaj):

dnevnica (število):

drugo, kaj:

organizacija potovanja: sam ZBDS Utemeljitev službene poti: Predlagana službena pot je vključena v letni program dela ZBDS: DA NE Podpis udeleženca: Datum:


IZPOLNI TAJNIŠTVO ZBDS

Odobreno: DA NE

Povračilo naslednjih stroškov:

Dnevnice ______________________________________________________________________

Stroški prevoza __________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________ Stroški prenočišča ________________________________________________________________

Stroškovno mesto ZBDS: ____________

Podpis pooblaščene osebe: Datum:

Stran 10 od 13

Priloga 2: OBRAZEC ZA UVELJAVLJANJE POVRAČILA STROŠKOV UDELEŽBE NA SESTANKU ZBDS Sklicatelj sestanka: _____________________________________________________________ Naslov sestanka: _______________________________________________________________ Datum in kraj: _________________________________________________________________ Trajanje sestanka (od-do): ________________________________________________________ Uveljavljanje povračila stroškov poti (*praviloma se povrnejo stroški javnega prevoza; če je bila odobrena uporaba osebnega avtomobila, navesti: kilometrina):

Ime in priimek

Ustanova Naslov stalnega bivališča

Cena javnega prevoza (vlak ali avtobus)*

Relacija in čas (odhod – vrnitev)

Številka osebnega računa, banka

Podpis

Stran 11 od 13

Ime in priimek

Ustanova Naslov stalnega bivališča

Cena javnega prevoza (vlak ali avtobus)*

Relacija in čas (odhod – vrnitev)

Številka osebnega računa, banka

Podpis

Osebni podatki bodo uporabljeni izključno za potrebe obračuna povračila stroškov službene poti in varovani v skladu s predpisi s področja varovanja osebnih podatkov. Podpisnik jamči, da so navedeni podatki točni. Obvezne priloge: kopija vabila na sestanek, kopije vozovnic itd.

Predlagatelj izplačila potnih stroškov (ime in priimek, podpis): __________________________________

Dokumentacija posredovana na sedež ZBDS (datum): __________________________________ IZPOLNI TAJNIŠTVO ZBDS: Strošek bremeni SM: ________________ Nalog za izplačilo potnih stroškov posredovan računovodstvu (datum): __________________________________ Nalog za izplačilo odobril (ime in priimek, podpis): __________________________________

Stran 12 od 13

Priloga 3: KRATKO POROČILO O OPRAVLJENI SLUŽBENI POTI PODATKI O UDELEŽENCU SLUŽBENE POTI

IME IN PRIIMEK: ČLAN ZBDS: DA NE

DELOVNA ORGANIZACIJA:

PODATKI O SLUŽBENI POTI

KRAJ IN DRŽAVA:

ČAS/DATUM SLUŽBENE POTI:

NAMEN SLUŽBENE POTI:

KRATKO POROČILO O SLUŽBENI POTI:

AKTIVNA UDELEŽBA : DA NE

NASLOV PRISPEVKA:

OCENA KORISTNOSTI SLUŽBENE POTI ZA UDELEŽENCA IN ZBDS:

DATUM: PODPIS:

Stran 13 od 13

Priloga 4: VLOGA ZA IZPLAČILO AKONTACIJE ZA SLUŽBENO POT V TUJINO

1. IME IN PRIIMEK:

2. KRAJ IN DRŽAVA V KATERO POTUJEM:

3. DATUM IN URA ODHODA:

4. DATUM IN URA PREHODA MEJE, ČE POTUJETE Z OSEBNIM AVTOM, AVTOBUSOM ALI VLAKOM:

5. DATUM IN URA VRNITVE:

6. PREVOZNO SREDSTVO DO LETALIŠČA:

7. PREVOZNO SREDSTVO Z LETALIŠČA:

8. PREVOZNO SREDSTVO V TUJINI:

9. STROŠKI PRENOČIŠČA - ZNESEK NA NOČ:

10. V CENO PRENOČIŠČA JE VKLJUČEN ZAJTRK: DA NE

11. ZAGOTOVLJENA JE BREZPLAČNA PREHRANA: DA NE

12. ZNESEK KOTIZACIJE:

13. ORGANIZATOR POVRNE STROŠKE:

VRSTA STROŠKA IN ZNESEK __________________________________________________

VRSTA STROŠKA IN ZNESEK __________________________________________________

14. DRUGI PREDVIDENI STROŠKI:

PREDLAGANI ZNESEK AKONTACIJE (izpolni predlagatelj): _________________________

DATUM: PODPIS:

ODOBRENI ZNESEK KOTIZACIJE (izpolni tajništvo ZBDS): __________________________

DATUM: PODPIS:

Documents

PRAVILNIK o potnih nalogih, obračunu in izplačilu stroškov ... · stran 1 od 13 Upravni odbor Zveze bibliotekarskih društev Slovenije (dalje: ZBDS) je na seji dne 21. maja 2010