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Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.1/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría

PR-PO-01 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA DE LA AUTORIDAD REGULADORA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS

Departamento de Proveeduría

Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos

Preparado por: Revisado por Aprobado por:

Firma / Fecha Daniela Jarquín Arguedas


Firma / Fecha Franklin Jaubert Elizondo


Firma / Fecha Merari Herrera Campos

Jefatura Departamento de Proveeduría

Firma / Fecha Rodolfo González Blanco

Director General Dirección General de

Operaciones

Firma / Fecha Roberto Jiménez Gómez

Regulador General Despacho Regulador

Vigencia: Este documento rige oficialmente a partir del 15 de marzo de 2019

Fecha de publicación en la sección de información documentada de procesos de la Intranet: 15 de marzo de 2019


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA DE LA

AUTORIDAD REGULADORA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS

1. Introducción

Los procedimientos de contratación administrativa que realiza la Autoridad Reguladora de los

Servicios Públicos se regirán por el ordenamiento jurídico vigente, las disposiciones, las

normas, principios y los procedimientos de contratación administrativa que establecen la Ley

de Contratación Administrativa (Ley N° 7494), sus reformas y su reglamento (RLCA) y sus

reformas, la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (Ley

Nº 8131) y su reglamento, la Ley General de la Administración Pública (Ley N° 6227), el

Reglamento sobre el refrendo de las contrataciones de la Administración Pública, el

Reglamento Interno de Contratación Administrativa de la Autoridad Reguladora de los

Servicios Públicos y sus reformas, y el presente manual.

Este manual servirá de instrumento de apoyo en la mejora del sistema de control interno, en

la transparencia, eficiencia y eficacia del procedimiento de contratación administrativa en la

Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos, al compendiar en forma ordenada, secuencial

y detallada, las gestiones que deben realizar los diferentes despachos, departamentos,

direcciones e intendencias de la Institución, a la hora de adquirir bienes y servicios, para el

desarrollo de la gestión pública encomendada y para que coadyuven en la obtención de

objetivos comunes, en salvaguarda del interés público.

El presente manual deberá modificarse cada vez que la legislación que lo respalde sea

reformada.

Se aclara que este manual, cuando se refiere al cargo, puesto o condición de una persona, se

entenderá sin distinción o discriminación de género.


2. Propósito

Proporcionar a los funcionarios de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos

involucrados en los procedimientos de contratación administrativa para la adquisición de

bienes y servicios institucionales, un procedimiento adaptado a la legalidad y a controles

internos que permita trabajar de una manera eficiente y eficaz.

Además, de acuerdo con los “Lineamientos sobre gestiones que involucran a la Auditoría

Interna presentadas ante la CGR”, es necesario indicar que este manual también opera para

la Auditoría Interna.

3. Abreviaturas y definiciones

Para efectos de este manual se establecen las siguientes abreviaturas y definiciones, de las

cuales la mayoría se encuentran establecidas en el Reglamento Interno de Contratación

Administrativa de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (RICA).

Abreviaturas:

ARESEP o Institución: Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos, excluida

la Superintendencia de Telecomunicaciones (SUTEL).

AS: Área Solicitante

CGR: Contraloría General de la República.

DEP: Departamento de Proveeduría.

DF: Dirección de Finanzas


DGAJR: Dirección General de Asesoría Jurídica y Regulatoria.

DGEE: Dirección General de Estrategia y Evaluación.

DGO: Dirección General de Operaciones

LCA: Ley de Contratación Administrativa.

OC: Orden de compra

POI: Plan Operativo Institucional

RG: Regulador General

RGA: Regulador General Adjunto

RICA: Reglamento interno de contratación administrativa de la Autoridad

Reguladora de los Servicios Públicos, publicado en el Alcance N° 127 del 07 de

junio de 2017.

RIOF: Reglamento interno de organización y funciones de la Autoridad Reguladora

de los Servicios Públicos y su órgano desconcentrado.

RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

SIAC: Sistema Integrado de Actividad Contractual

SICOP: Sistema Integrado de Compras Públicas

UD: Unidad Decisora


Definiciones:

Área solicitante: Unidad dentro de la estructura organizacional de la ARESEP

que gestiona ante el DEP, la adquisición de un bien o servicio: Junta Directiva, RG

o RGA, Intendentes, Directores Generales, Directores, Auditor Interno y Jefes de

Departamento.

Contraparte institucional: Unidad encargada de ejecutar el contrato respectivo.

Recaerá en el área solicitante o bien en una comisión nombrada al efecto.

Acto final: Acto administrativo ejecutado por el jerarca o titular subordinado

competente donde se selecciona el adjudicatario, una vez realizada la

admisibilidad y calificación de las ofertas. En el acto final también se puede

declarar el concurso como desierto o infructuoso.

Admisibilidad: Acto administrativo en el cual se verifica que una oferta cumple

con los aspectos esenciales de las bases del concurso.

Cartel: Norma específica de la contratación que contiene las condiciones

generales, las especificaciones técnicas, financieras, de calidad y jurídicas, para

la adquisición de bienes, obras y servicios en licitaciones públicas, abreviadas, y

en contrataciones directas por excepción que alcancen el monto de una licitación

pública o abreviada.

Contratación de escasa cuantía: Se conocen también como contrataciones

directas. Se refiere a aquellas contrataciones que son de limitado volumen y baja

trascendencia económica, de conformidad con los montos establecidos en el

artículo 27 de la LCA.


Contratación directa por excepción: Contrataciones que por su propia

naturaleza se encuentran excluidas de los procedimientos ordinarios de concurso,

según lo establecido en la LCA y el RLCA.

Contrataciones directas autorizadas: Contrataciones que por estar autorizadas

por la CGR, se excluyen de los procedimientos ordinarios de concurso, según lo

establecido en la LCA y el RLCA.

Contratista: Persona física o jurídica contratada por la ARESEP para el

suministro de algún bien, servicio u obra.

Contrato administrativo: documento formal que suscribe el representante legal

de la ARESEP y el contratista, basados en un acto de adjudicación firme, en un

procedimiento de contratación administrativa, donde se definen los deberes y

obligaciones de las partes, y la forma de ejecución contractual.

Decisión inicial: Acto administrativo emitido por el jerarca o titular subordinado

competente que ordena el inicio del procedimiento de contratación.

Expediente administrativo: Legajo físico o expediente electrónico, que contiene

todas las actuaciones, internas y externas en el orden cronológico correspondiente

a su presentación y relativas a un trámite de contratación administrativa

específico. Debe entenderse que con las reformas realizadas a la LCA y al RLCA,

todo expediente será electrónico.

Fiscalización: Derecho y facultad de la ARESEP para examinar y controlar la

ejecución de un contrato.

Licitación abreviada: En los supuestos previstos en el artículo 27 de la Ley de

Contratación Administrativa. La licitación abreviada es un procedimiento ordinario

para contratar.


Licitación pública: Es el procedimiento de contratación obligatorio en los

siguientes casos: a) En los supuestos previstos en el artículo 27 de la Ley de

Contratación Administrativa. b) En toda venta o enajenación de bienes, muebles

o inmuebles, o en el arrendamiento de bienes públicos, salvo si se utiliza el

procedimiento de remate. c) En los procedimientos de concesión de instalaciones

públicas. La licitación pública es un procedimiento ordinario para contratar.

Orden de compra: Documento contractual, físico o digital, unilateral, mediante el

cual la ARESEP instrumentaliza la adjudicación de los procedimientos de

contratación administrativa, cuando la naturaleza de los bienes, obras o servicios

contratados por su fácil comprensión, no ameriten la elaboración de un contrato

administrativo propiamente dicho. Para efectos de la plataforma de compras, la

orden de compra se denomina contrato y es firmada solamente por personal de la

ARESEP.

Plataforma de compras electrónica: Sistema electrónico mediante el cual se

automatizan, tramitan, gestionan y ejecutan compras institucionales.

Plazo de ejecución inmediato: Es aquel ejecutable en el momento que se tiene

conocimiento de lo ordenado o el recibido de la documentación que corresponda.

Programa de adquisiciones: Proyección de contrataciones de bienes, obras y

servicios durante un periodo presupuestario determinado, para satisfacer las

necesidades de la ARESEP.

Registro de proveedores: El Registro de Proveedores de la ARESEP es el que

ofrece SICOP o la plataforma electrónica de compras públicas vigente.


Servicios profesionales o técnicos: Son aquellos servicios que conllevan la

acción de uno o varios especialistas, o de personal que cuente con un nivel mínimo

de conocimiento de un tema específico.

Solicitud de compra: Acto administrativo por el cual el jerarca o titular

subordinado competente promueve el concurso ante el DEP para la adquisición

de bienes, obras y servicios.

Subsanación: Corrección o aporte de información adicional por parte de los

oferentes, una vez presentada la oferta, siempre que la misma se considere

insustancial y no implique variación en sus elementos esenciales.

Términos de referencia: Son las especificaciones o requerimientos de una

contratación directa de escasa cuantía. Puede llamarse también pliego de

condiciones. A nivel de la plataforma electrónica de compras también es llamado

cartel.

Unidad decisora: Jerarca o titular subordinado de la ARESEP, con competencia

para adoptar la decisión inicial, aprobar y modificar los carteles, dictar el acto final

(adjudicación, declaratoria de desierto o infructuoso), resolver las impugnaciones

y gestiones que se presenten, y modificar el contrato u orden de compra.

4. CONSIDERACIONES:

I. Que la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento y sus reformas constituyen el

marco legal que regula la actividad contractual de la Administración Pública.

Adicionalmente, el artículo 7 de la Ley Nº 7593 faculta a la ARESEP para efectuar contratos

de compra, venta y arrendamiento de bienes, muebles e inmuebles, y servicios, necesarios

para el desempeño de su cometido, todo de acuerdo con la legislación existente.


II. Que el Capítulo XIII de la Ley 7494, LCA, establece que cada Administración deberá contar

con una dependencia encargada de los procedimientos de contratación administrativa, con

la organización y las funciones que se determinen por reglamento interno.

III. Que la Ley de la ARESEP (Ley 7593), en su artículo 45, dispone que la ARESEP estará

facultada para establecer su organización interna, a fin de cumplir sus funciones.

IV. Que el artículo 53 inciso l) de la Ley 7593 faculta, a la Junta Directiva de la ARESEP, para

definir la organización interna de la ARESEP.

V. Que el artículo 57 inciso a) numeral 4) de la Ley 7593, Ley de la ARESEP y sus reformas,

establece que es un deber del RG ejecutar y velar por que se cumplan, como superior

jerárquico en materia administrativa, la política y los programas de la ARESEP.

VI. Que la Junta Directiva, mediante acuerdo 05-65-2011 adoptado en la sesión ordinaria 65-

2011, celebrada el 19 de octubre de 2011 y ratificado el 26 del mismo mes, dispuso, en lo

que resulta de interés para la presente resolución, dictar el “Reglamento interno de

contratación administrativa de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos” (RICA) e

instar, al RG para que proceda la Administración a emitir el Manual de Procedimientos de

Contratación Administrativa que corresponda, con base en el RICA aprobado.

VII. Que el RICA fue publicado en el Alcance 87 a La Gaceta 211 del 3 de noviembre de 2011

y fue reformado, por última vez, mediante publicación en el Alcance 127 a La Gaceta 107

del 7 de junio del 2017.

VIII. Que se emitió el “Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa de la Autoridad

Reguladora de los Servicios Públicos”, el cual es de acatamiento obligatorio en todo trámite

de adquisición de bienes y servicios, mediante la Resolución Nº RRG-080-2014, a las 13:30

horas del 27 de febrero de 2014.


IX. Que mediante la Resolución Nº RRG-218-2017, a las 09:00 horas del 27 de junio de 2017,

se instruyó al Departamento de Proveeduría para que revise y actualice el Manual de

Procedimientos de Contratación Administrativa de la Autoridad Reguladora de los Servicios

Públicos.

X. Que mediante la Resolución Nº RE-0372-RG-2018, a las 14:00 horas del 11 de octubre de

2018, se instruyó nuevamente al Departamento de Proveeduría para que revise y actualice

el manual y asigne mediante el manual nuevas tareas o modifique las existentes para la

DGEE, DGO, DF y a las demás áreas de la institución.

XI. Que en atención a los considerandos anteriores, se procede a modificar el Manual de

Procedimientos de Contratación Administrativa de la Autoridad Reguladora de los Servicios

Públicos.

5. Generalidades aplicables a todos los procedimientos de contratación

I. Programa de adquisiciones:

Para la preparación del programa de adquisiciones, el área solicitante remitirá al DEP, una

proyección de sus necesidades de bienes, obras o servicios para el siguiente período

presupuestario, a más tardar en los primeros cinco días hábiles del mes de enero de cada

año.

Posteriormente el DEP remitirá la información a la DGEE, quien realizará la revisión del

consolidado de las proyecciones y valorará su concordancia con el POI. El DEP atenderá las

recomendaciones y una vez aplicados los ajustes, las enviará a la DGO para que lo someta a

aprobación del RG para su publicación.

El DEP procederá a su publicación en el medio web que corresponda y en la plataforma de

compras que se esté utilizando, en el mes de enero de cada año, como máximo en su último


día hábil, esto en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 7 del RLCA. El responsable

directo de adquisiciones será el DEP.

II. Contrataciones que se realizarán mediante la plataforma electrónica de compras

vigente:

La plataforma electrónica de compras públicas vigente, será utilizada por la ARESEP en toda

adquisición de obra, bienes y servicios que se realicen mediante licitación pública, licitación

abreviada, contratación directa de escasa cuantía y contrataciones por excepción.

III. Catálogo de bienes y servicios:

El Catálogo de Bienes y Servicios es el instrumento oficial que normaliza la codificación de

los bienes y servicios que se requiere contratar, utilizando estándares internacionales de

categorización. Ofrece una descripción normalizada, de los atributos de cada artículo que

permite la individualización de los mismos y está basado en el Catálogo Estándar de

Productos y Servicios de las Naciones Unidas (UNSPSC -United Nations Standard Products

and Services Code-).

Para la adquisición de bienes y servicios que realice la ARESEP, ésta recurrirá al catálogo

utilizado por la plataforma electrónica de compras vigente.

IV. Certificados de firma digital:

La firma digital deberá ser emitida al amparo de un certificado digital válido y vigente, expedido

por un certificador registrado, todo lo anterior según la normativa vigente.


V. Registro de proveedores:

El DEP de la ARESEP utilizará el Registro de Proveedores que ofrece la plataforma

electrónica de compras públicas vigente. La información que consta en los registros de

proveedores es de libre acceso.

VI. Requisitos de la solicitud de compra:

La solicitud de compra de cualquier procedimiento de contratación deberá contener los

siguientes requisitos:

Justificación de la procedencia: Una justificación de la procedencia de la contratación,

con indicación expresa de la necesidad a satisfacer, considerando para ello los planes de

largo y mediano plazo, el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Anual Operativo, el

presupuesto y el Programa de Adquisición Institucional, según corresponda y con los

objetivos que fundamentaron su aprobación. Si hay estudio de mercado, debe hacerse

referencia a los principales hallazgos del estudio y como respaldan la contratación.

Descripción del objeto: Definir el objeto o la finalidad que se persigue con la contratación

y, estar acompañada de los términos de referencia o cartel.

Procedimientos de control: Cuando corresponda por la naturaleza del objeto, los

procedimientos de control de calidad que se aplicarán durante la ejecución del contrato y

para la recepción de la obra, suministro o servicio.

Recursos Presupuestarios: Indicar el monto estimado de la contratación de los recursos

necesarios para hacerle frente a la contratación, el cuarto nivel, programa, código de

proyecto o proceso, regulado, sector y actividad.

Indicación expresa sobre los recursos humanos y materiales: Indicar expresamente

los recursos humanos y materiales de que dispone o llegará a disponer para verificar la

correcta ejecución del objeto del contrato. En la etapa de definición de especificaciones

técnicas, selección y ejecución contractual deberá participar la unidad usuaria de la

Administración que formuló el requerimiento


Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional: Indicar en forma expresa

si la contratación está considerada en algún proyecto del POI o de lo contrario, si es un

gasto. Si la contratación está considerada en el Plan Estratégico Institucional deben

señalarse los objetivos estratégicos, las estrategias y las metas que atiende con su

ejecución.

Período estimado de la contratación: Indicar el tiempo de la contratación, así como la

indicación si hay posibilidad de prórroga para la contratación y por cuánto tiempo sería la

misma.

Área y funcionario encargado: Indicar la designación de un responsable de la ejecución

del contrato y cuando corresponda por la naturaleza de la contratación, indicar los controles

de calidad que se aplicarán durante la ejecución del mismo y recepción de la obra, bien o

servicio a contratar.

Documentos a adjuntar

Estudio de mercado: Se deben realizar los estudios suficientes que demuestren que los

objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con eficiencia y seguridad

razonables, cuando se trate de una licitación pública o de una contratación entre Entes de

Derecho Público, salvo que por la naturaleza del objeto no resulte pertinente.

Constancia de contenido presupuestario: Debe aportar una constancia de presupuesto

emitida por la DF, la misma debe indicar la reserva presupuestaria correspondiente.

Cartel o Términos de referencia: Debe aportarse un borrador del cartel o de los términos

de referencia.

Visto bueno de proyectos: La solicitud de compra de bienes y servicios relacionados

directamente con proyectos institucionales, indistintamente del procedimiento de

contratación a seguir, requerirá del visto bueno de la DGEE y del RG, previo a su remisión

al DEP para su trámite. Adicionalmente, para las modificaciones unilaterales y los contratos

adicionales, deberán aportarse estos vistos buenos. La DGEE contará con 5 días hábiles

como máximo para emitir el visto bueno y remitir al RG.

Visto bueno de la DGO: Toda solicitud de compra de bienes y servicios, indistintamente

del procedimiento de contratación a seguir, requerirá del visto bueno de la DGO, previo a


su remisión al DEP para el inicio de la contratación. La DGO contará con 5 días hábiles

como máximo para emitir el visto bueno, en caso de ser tiquetes aéreos o de contrataciones

urgentes la DGO contará con 1 día hábil como máximo para emitir el visto bueno.

Cláusula penal o multa: el AS, dentro de los límites de ley, deberá indicar y motivar el

porcentaje (memoria de cálculo) a aplicar, ya sea por ejecución defectuosa y/o por entrega

tardía

CONTRATACIONES ESPECÍFICAS

La solicitud de compra de bienes y servicios relacionada con tecnologías de información

deberá tramitarse únicamente por la Dirección de Tecnologías de Información.

La solicitud de compra de bienes y servicios relacionada con mobiliario, remodelaciones y

otros asociados con mantenimiento de edificio deberá tramitarse únicamente por el

Departamento de Servicios Generales.

La solicitud de compras de bienes y servicios relacionada con comunicación deberá

tramitarse únicamente por el Departamento de Comunicación Institucional.

VII. Solicitud de contratación (Decisión inicial):

La solicitud de contratación de cualquier procedimiento de contratación deberá cumplir con

los requisitos establecidos en el artículo 8 del RLCA y en el presente manual. Corresponde al

DEP vigilar el cumplimiento de estos requisitos.

VIII. Instrucciones especiales

A la Dirección General de Estrategia y Evaluación

Es el área asignada para dar visto bueno y remitir a aprobación del RG, para que dé inicio el

trámite de compras relacionadas con los proyectos incluidos en Plan Operativo Institucional

(POI), del periodo presupuestario vigente. La DGEE deberá establecer y dar a conocer a nivel

institucional los criterios de admisibilidad y contenido mínimo, así como los criterios de revisión


que aplicará para otorgar el visto bueno y dar inicio al trámite de compras relacionadas con

los proyectos que forman parte del POI, antes de ser enviado para aprobación por parte de

este Despacho. La DGEE podrá replantear los criterios de evaluación cada vez que lo

considere necesario, siempre y cuando les comunique a las áreas solicitantes.

A la Dirección General de Operaciones

Es el área responsable de coordinar el procedimiento de trámite y dar la aprobación del inicio

de toda compra de bienes, obras o servicios. La DGO deberá establecer y dar a conocer a

nivel institucional los criterios de revisión y mecanismos de control de todas las áreas que

intervengan en el trámite a realizar para la adquisición de bienes, obras y servicios con el

objetivo de asegurar el cumplimiento de lo establecido en las normas aplicables en dicho

proceso y velar por el uso eficiente de los recursos. La DGO podrá replantear los criterios de

evaluación cada vez que lo considere necesario, lo cual deberá hacerlo de conocimiento

general.

A la Dirección de Finanzas

Es el área responsable de emitir las certificaciones de contenido presupuestario para atender

erogaciones relacionadas con los procedimientos de contratación administrativa, así como la

emisión de los reportes contable-presupuestarios de Aresep. La DF deberá verificar y velar

para que el presupuesto reservado se use efectivamente en el procedimiento de contratación

administrativa, para el cual fue reservado.

Al Departamento de Proveeduría

Es el área encargada de: la administración de los procedimientos de contratación

administrativa de la ARESEP, para ello velará que en los carteles de contratación y términos

de referencia siempre se incluyan los requerimientos técnicos y jurídicos mínimos; en los casos

que corresponda, emitirá criterio jurídico dirigido a las unidades solicitantes, para adecuar los

documentos preliminares del cartel previo a su remisión para ser aprobados por parte de la


unidad decisora; conducirá los procedimientos de contratación y tendrá la potestad de devolver

todos aquellos trámites que no cumplan con los requisitos establecidos o la justificación o

fundamentación necesaria; emitirá todos los dictámenes legales en materia de Contratación

Administrativa según su competencia y además, custodiará todos los documentos originales

que se conformen al iniciar los expedientes electrónicos, tales como los vistos buenos y las

constancias de presupuesto.

A las áreas solicitantes

Con el propósito de agilizar la aprobación y dar inicio al trámite de compras, queda establecido

que, en los primeros cinco días hábiles del mes de enero de cada año, presenten ante el DEP,

el detalle de cada una de las compras que se deben incorporar en el plan de compras anual,

esto a partir de los requerimientos incorporados como parte del presupuesto institucional. Ese

detalle deberá contemplar: el bien o servicio específico a contratar, la partida presupuestaria,

el monto, el mes en que se planea ejecutar.

Además, con respecto a los vistos buenos de la DGEE y la DGO, las áreas solicitantes

deberán cumplir con los requisitos de admisibilidad, de revisión y de contenido mínimo

establecidos por la DGEE y la DGO para obtener la aprobación y dar inicio al trámite de

compra detallado en el manual de procedimiento de contratación administrativa de la Aresep.

Será responsabilidad de las áreas solicitantes atender de manera oportuna las observaciones

o advertencias realizadas por la DGO y DGEE, esto con el fin de darle fluencia al trámite, es

por ello que contarán con 2 días hábiles para toda subsanación.

IX. Expediente de la contratación:

El DEP deberá llevar, sin excepción, para cada procedimiento de contratación administrativa,

un expediente electrónico, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 del RLCA.

Cuando exista impedimento para realizar una contratación a través del SICOP o la plataforma

electrónica de compras vigente, ya sea por caso fortuito o fuerza mayor y resulte imposible la


conformación del expediente electrónico, la Administración contratante deberá esperar que el

impedimento sea superado.

En caso de que la espera amenace imposibilitar la satisfacción del interés público perseguido

con la contratación pendiente de inicio, deberá conformarse el expediente a través de un

medio electrónico distinto, cumpliendo con la totalidad de las formalidades que el

ordenamiento jurídico impone a la conformación de expedientes administrativos.

Todo documento que se genere con ocasión de un procedimiento de contratación, deberá ser

incorporado al expediente. Es responsabilidad del AS que genere el documento, enviarlo al

DEP para que sea incorporado al expediente. Como el expediente es electrónico, los

productos finales deberán ser enviados por el AS en formato electrónico, en ninguna

circunstancia se recibirá en papel. Es responsabilidad del DEP mantener actualizado e

incorporar al expediente todos los documentos que le hacen llegar o los que se generen

internamente para el procedimiento de contratación en concreto, esto en el plazo que indica

la normativa vigente.

Todos los documentos que se adjunten a los formularios y los documentos electrónicos

disponibles en la plataforma de compras vigente, o bien, que se agreguen al expediente

electrónico deben ser documentos electrónicos suscritos mediante firma digital certificada.

En los casos en los que el documento original no esté disponible en documento electrónico o

no cuente con firma digital certificada, éste se debe incluir como un archivo en el formato PDF

o según lo disponga el cartel de la contratación respectiva.

El DEP será responsable por la custodia y la conservación de los documentos originales, por

un plazo de diez años posteriores a la ejecución total del respectivo contrato; asimismo, estará

en la obligación de presentarlos ante la institución usuaria o cualquier autoridad judicial que

así lo requiera.


Quedan excluidos del acceso de las partes y el público en general, los documentos

confidenciales aportados por los oferentes, que así sean declarados, mediante acto razonado

de la jefatura del DEP. Para que un documento obtenga la calidad de confidencial, el oferente

o contratista, según sea la fase de la contratación respectiva, deberá solicitar al DEP, de

manera expresa y fundamentada los motivos y la normativa por la cual considera que el

documento debe ser declarado confidencial, la Administración a través de la jefatura del DEP,

previa recomendación del AS, declarará mediante acto razonado, si es procedente o no es

procedente declarar confidencial el documento, lo que se comunicará formalmente.

Los expedientes electrónicos se conservarán en la plataforma electrónica de compras vigente

al momento de realizarse la contratación, durante un período mínimo de cinco años posterior

a la ejecución total del respectivo contrato o finalización del procedimiento de contratación

respectivo, su conservación y disposición se realizará aplicando lo dispuesto en la normativa

establecida por la Dirección General de Archivo Nacional.

Los expedientes físicos de las contrataciones que se encuentran en el DEP, por su valor

cultural, se conservarán de acuerdo a las disposiciones de la normativa establecida por la

Dirección General de Archivo Nacional.

El expediente digital será el utilizado en los procesos de adquisición de bienes y servicios que

se realicen a través de una plataforma electrónica de compras y su acceso será vía internet a

través de la página que al efecto se habilite.

En caso de requerirse la presencia de documentos originales producto de la contratación,

tanto en la fase de formalización como en la fase de ejecución, tal es el caso de timbres,

especies fiscales, certificaciones, documentos apostillados, informes y cualquier otro que sea

requerido, será el DEP el encargado de su recepción y custodia, así como de facilitar su

acceso en los términos de publicidad regulados por el ordenamiento jurídico. Los documentos

que se emitan producto de este proceso, se anexarán en el expediente digital, desde la etapa

de la solicitud de contratación.


X. Derechos de autor:

En el cartel se indicará, cuando corresponda, que los resultados de las investigaciones,

encuestas, experimentos y demás productos intelectuales, serán propiedad de la ARESEP.

XI. Contratación irregular:

Cuando se presuma la existencia de una contratación irregular, el DEP deberá levantar un

informe, el cual pondrá en conocimiento del RG, con el fin de que se realicen las acciones y

procedimientos que corresponda.

Entiéndase contratación irregular como aquella que se encuentra en ejecución o haya sido

ejecutada, sin haber realizado o concluido todos los trámites que conlleva un procedimiento

de contratación, además de lo señalado en la normativa.

XII. Sistema integrado de actividad contractual (SIAC):

Cada etapa del procedimiento de contratación deberá ser incluida en el SIAC, de la CGR. Con

la plataforma electrónica de compras vigente, la inclusión al SIAC la realizaría de forma

automática.

XIII. Asignación de roles y actividades a realizar:

Con el fin de asegurar la continuidad de los procesos de contratación y tomar las previsiones

del caso ante situaciones eventuales, los funcionarios encargados de roles en procesos de

contratación en trámite, así como su jefatura inmediata, comunicarán al DEP su inasistencia

a laborar por motivo de vacaciones, capacitaciones, permisos, incapacidades o cualquier otro.

Dependiendo del motivo y del tiempo de la ausencia del titular, se asignarán las tareas a otro

funcionario y en ocasiones hasta se podrá inhabilitar al titular para el uso de la plataforma

electrónica de compras.


XIV. Contratos administrativos:

Únicamente requerirán la suscripción de un contrato:

a. Las adjudicaciones de obras y servicios de ejecución continuada derivados de

licitaciones públicas, y los derivados de un procedimiento de contratación directa, por

excepción, cuyo monto alcance el límite inferior de una licitación pública.

b. Las contrataciones que por ley se exija la suscripción de un contrato.

c. Aquellas que por la complejidad del objeto o por seguridad jurídica, así lo recomiende

el Departamento de Proveeduría, tales como: para las contrataciones por excepción de

servicios con entes no estatales, cuyo monto sobrepase el límite inferior de una

licitación abreviada.

XV. Refrendo por parte de la Contraloría General de la República

Necesitarán refrendo contralor, los contratos que se detallan en el artículo 3 del Reglamento

de Refrendo de la Contraloría General de la República, el cual indica que:

“… Se requerirá el refrendo contralor en los siguientes casos:

1) Todo contrato administrativo de obra pública derivado de la aplicación del

procedimiento de licitación pública, en el tanto el precio contractual alcance el límite

inferior vigente para la aplicación de la licitación pública del estrato superior inmediato

de aquel en el que se encuentra ubicada la Administración contratante, según lo

establecido en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa. En el caso de

las instituciones ubicadas en el estrato A, se aplicará el monto mínimo para tramitar

una licitación pública de ese mismo estrato más un quince por ciento.


Igualmente procederá en el caso de contratos de cuantía inestimable, cuando se

deriven de procedimientos de licitación pública que tengan por objeto únicamente

concesiones de obra pública con o sin servicios públicos, concesión de gestión de

servicios públicos y la constitución de fideicomisos.

En el evento de poder ser estimable alguno de estos contratos, la competencia para

refrendo se determinará cuando dicha cuantía alcance el límite inferior vigente para

la aplicación de la licitación pública del estrato superior inmediato de aquel en el que

se encuentra ubicada la Administración contratante, según lo establecido en el

artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa. Para el caso de las instituciones

ubicadas en el estrato A, aplica la misma regla establecida en el párrafo anterior.

2) Todo contrato administrativo derivado de procedimientos de contratación directa

autorizados por la Contraloría General de la República con fundamento en la Ley de

Contratación Administrativa y su Reglamento, en el tanto así lo disponga la

Contraloría General en la autorización respectiva.

3) Todo contrato o convenio específico celebrado con sujetos de derecho público

internacional para la realización de proyectos en el tanto impliquen actividad

contractual y medie disposición total o parcial de fondos públicos y que se sustenten

en tratados internacionales o convenios, estos últimos aprobados o no por la

Asamblea Legislativa. Quedan excluidos del refrendo los empréstitos o contratos

exclusivamente de financiamiento, así como los contratos producto de procedimientos

especiales regulados en las leyes que aprueban empréstitos salvo que en ellos se

indique que aplica la Ley de Contratación Administrativa.

4) Todo contrato o convenio específico celebrado entre dos o más entes, empresas u

órganos públicos, en el tanto tengan por objeto el otorgamiento de concesiones o la

constitución de fideicomisos.

5) Todo contrato administrativo de obra pública de entes, empresas u órganos

públicos cuya actividad contractual esté regida por principios de contratación y no por

los procedimientos ordinarios de selección del contratista, regulados en la Ley de

Contratación Administrativa y en su Reglamento, en el tanto el precio contractual

alcancel el límite inferior vigente para la aplicación de la licitación pública del estrato

superior inmediato de aquél en el que se ubicaría la Administración contratante, según


lo establecido en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa. En el caso

de las entidades que correspondiere ubicarlas en el estrato A, se aplicará el monto

mínimo para tramitar una licitación pública de ese mismo estrato más un quince por

ciento. (sic)

Para efectos de la aplicación de este artículo, en la estimación del precio del contrato se

considerará únicamente el plazo original del contrato y no sus eventuales prórrogas.

En el caso de contratos que integren además del concepto de obra, el diseño o el suministro

de bienes u otro tipo de servicios, la cuantía para determinar la competencia de este órgano

contralor se definirá a partir del componente de mayor estimación. La competencia para

conocer del refrendo estará en función de si el componente predominante es la obra…

No estarán sujetos al refrendo, los demás contratos no referidos en este artículo o en las

demás disposiciones de este Reglamento…”

XVI. Aprobación o refrendo interno

Necesitarán aprobación o refrendo interno, los contratos que se detallan en el artículo 17 del

Reglamento de Refrendo de la Contraloría General de la República, el cual indica que:

“... De conformidad con lo establecido en el artículo 20 de la Ley Orgánica de la Contraloría

General de la República, estará sujeta al refrendo interna (sic) de la Administración, la actividad

contractual excluida del refrendo, pero únicamente en los siguientes casos:

1) Todo contrato administrativo derivado de la aplicación del procedimiento de

licitación pública no sujeto a refrendo.

2) Todo contrato administrativo derivado de la aplicación del procedimiento de

licitación abreviada, en el tanto el precio contractual alcance el límite inferior vigente

para la aplicación de la licitación abreviada establecido en el artículo 27 de la Ley de

Contratación Administrativa, según el estrato que corresponda a la Administración

contratante.

3) Todo contrato administrativo derivado de procedimientos de contratación directa

autorizados por la Contraloría General de la República con fundamento en la Ley de


Contratación Administrativa y su Reglamento, en el tanto así se disponga en el oficio

de autorización respectivo.

4) Todo contrato administrativo derivado de la aplicación de las excepciones de

oferente único, establecida en el inciso d) del artículo 2 de la Ley de Contratación

Administrativa, y de objetos que requieran seguridades calificadas, dispuesta en el

inciso h) del artículo 131 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en

tanto el precio contractual alcance el límite inferior vigente para la aplicación de

licitación abreviada establecido en el artículo 27 de la Ley de Contratación

Administrativa, según el estrato que corresponda a la Administración contratante.

5) Todo contrato administrativo de entes, empresas u órganos públicos cuya actividad

contractual esté regida por principios de contratación y no por los procedimientos de

selección del contratista previstos en la Ley de Contratación Administrativa y en su

Reglamento, en el tanto no estén sujetos al refrendo y el precio contractual alcance

el límite inferior vigente para la aplicación de la licitación abreviada establecido en el

artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, según el estrato que

correspondería a la Administración licitante.

Para efectos de la aplicación de este artículo, la estimación del precio del contrato considerará

únicamente el plazo original del contrato y no sus eventuales prórrogas…”

XVII. Fiscalización de los contratos administrativos:

Corresponderá a la contraparte institucional: fiscalizar, verificar y controlar el proceso de

ejecución de los contratos administrativos, para la satisfacción del interés público y el

cumplimiento de la normativa vigente, de conformidad con los principios de eficiencia, eficacia

y buena fe. De todas sus actuaciones deberán dejar constancia en el expediente de

contratación.

XVIII. Materias excluidas de los procedimientos ordinarios de contratación:

Podrán ser objeto de contratación directa, en el tanto la ARESEP actúe en el ejercicio de su

competencia y el contratante reúna los requisitos de idoneidad legal, técnica y financiera, las


actividades excluidas por ley de los procedimientos de concurso. Sin embargo, estas

contrataciones deberán observar los principios generales de contratación administrativa, los

requisitos previos que correspondan, las normas generales sobre el cartel y la oferta. Además,

deberán contar con una solicitud de compra que cumpla con los requisitos indicados en el

presente manual.

Se excluye de lo aquí establecido, las compras por medio de caja chica, las cuales se

realizarán al amparo de lo establecido en el Reglamento de Caja Chica de la Autoridad

Reguladora de los Servicios Públicos.

XIX. Contrataciones por excepción

El Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa de la Autoridad Reguladora de

los Servicios Públicos se aplica de manera supletoria para las contrataciones por excepción.

Se aclara que las contrataciones por excepción tendrán un tratamiento como el que está

planteado en este manual, de acuerdo con el monto total estimado de la contratación.

Las responsabilidades de los sujetos que participan en los procedimientos de compras por

excepción serán las mismas que las establecidas para los procedimientos ordinarios y para

las contrataciones de escasa cuantía.


6. Licitación pública

Indicaciones Responsable Plazo

Inicio del procedimiento de contratación.

1.

Solicitud de compra.

Descripción: Envía la solicitud de compra de bienes o

servicios al DEP.

AS Según plan anual

de adquisiciones.

2.

Conformación del expediente.

Descripción: El expediente electrónico, se conforma

en el momento de publicar el cartel, instante mismo en

que se asigna un número de contratación

administrativa.

DEP

Inmediato a la

hora de publicar

el cartel.

3.

Decisión inicial.

Descripción: La UD firmará la solicitud de contratación

que realice el AS en la plataforma de compras que

utilice la ARESEP, esto una vez haya comprobado que

cuenta con la información mínima exigida en el RLCA.

UD 3 días hábiles.

4.

Elaboración del borrador del cartel.

Descripción: El analista del DEP elabora el proyecto

de cartel respetando la estructura mínima establecida,

de conformidad con el RLCA. Remite el proyecto de

cartel al asesor legal del DEP para su análisis.

DEP 3 días hábiles.

5.

Revisión jurídica del borrador de cartel.

Descripción: El asesor legal revisa los aspectos

legales del cartel de licitación exigidos por la LCA, su

reglamento y la normativa conexa y emite el criterio

jurídico sobre el borrador del cartel. Tal criterio debe ser

aprobado por la jefatura del DEP.




6.

Ajustes al borrador de cartel.

Descripción: El analista del DEP recibe las

observaciones y recomendaciones emitidas por la

asesoría legal del DEP, incorpora al borrador de cartel

las que corresponden al DEP y remite las demás al AS

para su análisis e informe.


7.

Revisión técnica del borrador del cartel.

Descripción: Revisa los aspectos técnicos del cartel y

los aspectos señalados por la asesora legal del DEP.

Además, emite criterio técnico sobre el borrador del

cartel. Devuelve el trámite al DEP.

AS 5 días hábiles.

8.

Propuesta final de borrador de cartel.

Descripción: Incorpora al cartel las observaciones del

AS y lo remite a la UD para su aprobación.


9.

Aprobación del cartel.

Descripción: Conoce la propuesta de cartel y lo

aprueba. Devuelve el trámite al DEP. De ser necesario

para su aprobación puede realizar observaciones, pedir

información adicional y solicitar correcciones.


10.

Publicación de invitación.

Descripción: Publica la invitación a participar en el

concurso.

DEP 1 día hábil.

11.

Plazo para recibir ofertas

Descripción: El plazo mínimo para recibir ofertas será

de quince días hábiles, contados desde el día siguiente

de la publicación del aviso a participar y hasta el día de

la apertura de las ofertas, inclusive. Según el artículo

42 inciso f) de la LCA.

DEP Mínimo 15 días

hábiles

Fase recursiva (Recurso de objeción).



12.

Objeciones contra el cartel.

Descripción: Los oferentes pueden presentar recurso

de objeción al cartel ante la CGR. Las objeciones al

cartel se pueden presentar dentro del primer tercio del

plazo de recepción de ofertas.

Oferentes

Primer tercio del

plazo de

recepción de

ofertas.

13.

Recurso de objeción al cartel.

Descripción: Da audiencia por tres días hábiles a la

ARESEP para que se manifieste respecto al recurso de

objeción al cartel presentado.

CGR Inmediato.

14.

Recepción y traslado de la audiencia otorgada por

la CGR.

Descripción: Atiende la audiencia otorgada por la

CGR.

DEP. Inmediato.

15.

Atención del recurso de objeción.

Descripción: Solicita el criterio técnico del recurso, si

fuere necesario.

DEP. Inmediato.

16.

Emisión del criterio técnico del recurso.

Descripción: Remite el criterio técnico del recurso al

DEP.

AS. 1 día hábil.

17.


Descripción: Prepara el borrador de respuesta al

recurso de objeción, el cual remite al RG, para su

revisión y aprobación.

DEP. 1 día hábil.

18.

Contestación de la audiencia.

Descripción: Revisa, aprueba y firma la respuesta a la

CGR de la audiencia conferida.

RG. 1 día hábil.

19. Envío de la contestación de la audiencia.

Descripción: Remite la respuesta a la CGR. DEP Inmediato.



20.

Resolución del recurso de objeción.

Descripción: Resuelve el recurso de objeción al cartel

y lo comunica. De ser procedente, ordena a la ARESEP

las modificaciones que sean pertinentes.

CGR.

Dentro de los 10

días hábiles

contados a partir

de la

presentación del

recurso de

objeción.

Aclaraciones, prórrogas o modificaciones al cartel.

21. Recepción de solicitud de aclaración al cartel.

Descripción: Lo recibe de forma inmediata y directa. AS. Inmediato.

22.

Respuesta a la solicitud de aclaración al cartel.

Descripción: Contesta directamente al oferente. Se

contesta de manera que todos los oferentes invitados

al concurso reciban la aclaración.


23.

Aclaración al cartel.

Descripción: Si debe hacerse una aclaración de oficio

al cartel, el AS lo solicita al DEP.

AS.

1 día hábil antes

de la apertura de

ofertas.

24.

Solicitud de modificaciones al cartel.

Descripción: Las modificaciones pueden ser de oficio,

a solicitud del AS o producto de una aclaración. En los

dos últimos casos, el AS elabora y remite al DEP la

propuesta de modificación al cartel. Si la modificación

es esencial, el AS debe solicitar una prórroga para la

presentación de ofertas.

DEP.

3 días hábiles

antes de la

apertura de

ofertas.

25.

Modificaciones al cartel.

Descripción: El DEP revisa los criterios recibidos por

parte del AS, si procede realizar modificaciones al

cartel, entonces tramita la aprobación de la

modificación ante la UD.

DEP.

3 días hábiles

antes de la

apertura de

ofertas.



26.

Aprobación de las modificaciones al cartel.

Descripción: El DEP tramita la aprobación de la

modificación ante la UD, esta analiza y aprueba o

rechaza la propuesta. Si rechaza la propuesta debe

indicar las razones para su corrección.

UD.

3 días hábiles

antes de la

apertura de

ofertas.

27.

Prórrogas al cartel.

Descripción: El DEP revisa los criterios recibidos, si

procede realizar modificaciones al plazo para la

presentación de ofertas, entonces tramita la

aprobación ante la UD.

DEP. 1 día hábil.

28.

Aprobación de las prórrogas al cartel.


modificación del plazo ante la UD, esta analiza y

aprueba o rechaza la propuesta.

UD. 1 día hábil.

29.

Publicación de las aclaraciones, modificaciones a

las especificaciones del cartel o del plazo para

presentar ofertas.

Descripción: El DEP publica las aclaraciones,

modificaciones al cartel y al plazo, en los medios que

correspondan.

DEP. 1 día hábil.

Garantía de participación (facultativo).

30.

Presentación de la garantía de participación.

Descripción: Presenta la garantía de participación de

forma electrónica.

Oferentes.

A más tardar a la

hora y fecha

señaladas para

la apertura de las

ofertas.



31.

Custodia de la garantía de participación.

Descripción: Si la garantía es en efectivo, emite el

comprobante del recibido de la garantía de

participación.

DF. Inmediato.

Recepción y apertura de ofertas.

32.

Recepción de ofertas.

Descripción: Recibe las ofertas de manera

electrónica.

DEP. Inmediato.

33.

Apertura de ofertas.

Descripción: Procede a la apertura de las ofertas

presentadas.

DEP.

Hora y fecha

señaladas en el

cartel.

Revisión técnica y jurídica de las ofertas.

34.

Remisión de las ofertas a revisión.

Descripción: Remite las ofertas para la revisión

jurídica y técnica, se remitirán de manera paralela para

que revisen legal y técnicamente al mismo tiempo.

DEP. Inmediato.

35.

Revisión técnica (AS) y jurídica (DEP) de las

ofertas.

Descripción: Emiten criterio respecto al cumplimiento

de los aspectos técnicos, formales y legales de las

ofertas, según corresponda.

AS

DEP

20 días hábiles

siguientes,

posteriores al

traslado de la

oferta por parte

del DEP.



36.

Prevención para subsanar las ofertas.

Descripción: Se previene a los oferentes para que

subsanen los defectos de sus ofertas, la subsanación

de las ofertas la deberá realizar el AS en lo que

respecta a aspectos técnicos y en la parte jurídica le

corresponderá al asesor legal del DEP. Se les previene

directamente a los oferentes.

AS

DEP

Dentro de los

primeros 5 días

hábiles

posteriores a la

recepción de la

oferta (dentro del

plazo del punto

35).

37.

Subsanación de los defectos prevenidos.

Descripción: Subsana los aspectos requeridos por la

ARESEP. Los oferentes podrán hacer subsanaciones

de oficio.

Oferentes.

Dentro del plazo

otorgado por la

ARESEP, el

plazo máximo es

de 5 días hábiles

(dentro del plazo

del punto 35).

38.

Recepción de aspectos subsanados.

Descripción: La subsanación le llega directamente al

funcionario que realizó la solicitud de información.

DEP.

1 día hábil

(Dentro del plazo

del punto 35).

39.

Admisibilidad jurídica de las ofertas.

Descripción: Verifica el cumplimiento de los aspectos

legales subsanados y rinde criterio sobre la

admisibilidad de las ofertas.

DEP.

Dentro de los 4

días hábiles

posteriores a la

recepción de la

subsanación de

la oferta

(dentro del plazo

del punto 35)



40.

Admisibilidad técnica de las ofertas.


a subsanar y rinde criterio de admisibilidad técnica de

las ofertas.

AS.

5 días hábiles

posteriores a la

recepción de la

admisibilidad

jurídica de las

ofertas (dentro

del plazo del

punto 35).

41.

Aplicación del sistema de evaluación.

Descripción: Aplica el sistema de evaluación para las

ofertas que resultaron admisibles técnica y legalmente.

En caso de empate, deberá aplicar los criterios de

desempate establecidos previamente en el cartel; en

caso de persistir el empate se procederá a aplicar el

artículo 55 del RLCA, para ello deberá informar al DEP,

con el fin de que este cite a los oferentes a la rifa. La

Rifa se realizará en el DEP, lo actuado quedará

plasmado en un acta, con la firma de los asistentes.

AS. Inmediato.

42.

Recomendación de adjudicación.

Descripción: La oferta que haya sido admisible técnica

y legalmente y haya obtenido el puntaje más alto en el

Sistema de Evaluación será la que el AS recomiende

para adjudicar.

AS.

2 días hábiles

(dentro del plazo

del punto 35).

43.

Prórroga del plazo para el estudio de ofertas.

Descripción: Si se requiere más tiempo para el estudio

de ofertas, la parte legal o la parte técnica deberá

solicitarlo al analista del DEP, con la justificación del

caso concreto y éste lo remitirá para aprobación de la

jefatura del DEP.

DEP.

2 días hábiles

(dentro del plazo

del punto 35).



Adjudicación.

44.

Previo a la adjudicación

Descripción: El abogado de la DGO que esté asignado

a dar apoyo en temas de Contratación Administrativa,

deberá revisar el procedimiento de contratación

procurando así una doble vía de revisión jurídica que

garantice la legalidad de la actuación y de esa manera

reforzar el control interno, para ello deberá revisar la

recomendación de adjudicación y revisar el borrador

del acto motivado final preparado por el DP ya sea

adjudicación, declaratoria de desierto, infructuoso o

nulo, previo a la emisión definitiva del acto.

DGO 2 días hábiles

45.

Adjudicación.

Descripción: La UD aprueba o rechaza la

recomendación hecha por el AS y realiza la

adjudicación, declaratoria de desierto o infructuoso. Si

al concurso no se presentaron ofertas o las que lo

hicieron no se ajustaron a los elementos esenciales del

concurso, se dictará un acto declarando infructuoso el

procedimiento, señalando los incumplimientos

sustanciales que presenten las ofertas. Si fueron

presentadas ofertas elegibles, pero por razones de

protección al interés público así lo recomiendan, la UD,

mediante un acto motivado, podrá declarar desierto el

concurso y deberá dejar constancia de los motivos

específicos de interés público considerados para

adoptar esa decisión, mediante resolución.

UD.

2 días hábiles

Como máximo

será el

establecido en el

cartel, o en su

defecto hasta el

doble del plazo

fijado para la

recepción de

ofertas.



46.

Publicación del acto de adjudicación.

Descripción: Publica el acto de adjudicación o

declaratoria de desierto o infructuoso del concurso.

Además, indica la fecha máxima para presentar recurso

de apelación o de revocatoria.

DEP. Inmediato.

Fase recursiva (facultativo).

47.

Recursos contra el acto de adjudicación.

Descripción: Interpone el recurso de apelación ante la

CGR, o el recurso de revocatoria ante la ARESEP,

según corresponda de acuerdo al monto adjudicado y

al límite económico establecido para el recurso de

apelación en la LCA.

Oferentes.

Dentro de los 10

días hábiles

siguientes a la

publicación del

acto de

adjudicación del

concurso.

Recurso de apelación ante CGR (facultativo).

48.

Solicitud del expediente.

Descripción: Solicita a la ARESEP el expediente de

contratación.

CGR. 1 día hábil.

49.

Remisión del expediente.

Descripción: Le remite un oficio indicando el nombre

de la plataforma electrónica donde se encuentra el

expediente.

DEP. 1 día hábil.

50.

Prevención a los oferentes.

Descripción: Se previenen a los oferentes para que

dentro de los 3 días hábiles siguientes a la notificación,

mantengan o restablezcan la vigencia de las ofertas y

la garantía de participación y se comunica a la CGR.

DEP 3 días hábiles



51.

Admisión del recurso.

Descripción: Admite o rechaza el recurso. Si lo admite,

confiere audiencia por 10 días a la ARESEP y al

adjudicatario.

CGR. 10 días hábiles.

52.

Recepción y traslado de la audiencia.


CGR.

DEP. Inmediato.

53.

Atención del recurso de apelación.


fuere necesario.

DEP. 1 día hábil.

54.



DEP.

AS. 3 días hábiles.

55.



recurso de apelación, el cual remite al RG, para su


DEP. 5 días hábiles.

56.




RG. 1 día hábil.



58.

Audiencia final (facultativo).

Descripción: Concederá a las partes una audiencia

final de 3 días hábiles para que formulen conclusiones

sobre el fondo del asunto.

CGR.

En cualquier

momento antes

del dictado de la

resolución final.

59.

Recepción y traslado de la audiencia final.


CGR.

DEP. Inmediato.



60.

Atención de la audiencia final al recurso de

apelación.

Descripción: Solicita al AS el criterio técnico para la

audiencia final, si fuere necesario.

DEP. Inmediato.

61.


apelación.

Descripción: Remite el criterio técnico de la audiencia

final al DEP.

AS. 1 día hábil.

62.


apelación.




DEP. 1 día hábil.

63.

Contestación de la audiencia final.



RG. 1 día hábil.



65.

Resolución del recurso de apelación.

Descripción: Resuelve el recurso de apelación y

comunica. De ser declarado con lugar ordena a la

ARESEP lo que corresponda.

CGR.

40 días hábiles

siguientes al auto

inicial.

66.

Gestión de cumplimiento a lo dispuesto por la CGR.

Descripción: Analiza lo dispuesto por la CGR y hace

las gestiones necesarias para que el expediente

continúe con su trámite.

DEP. Inmediato.

Recurso de revocatoria ante ARESEP (facultativo).

67. Recepción del recurso.

Descripción: Recibe el recurso de revocatoria. DEP. Inmediato.



68.

Atención del recurso de revocatoria.

Descripción: El asesor legal valora la admisibilidad del

recurso. Si es admisible, solicita criterio técnico al AS y

da audiencia a la parte adjudicada por 3 días hábiles.


69. Atención del recurso de revocatoria.

Descripción: Remite el criterio al DEP.

AS y

adjudicatario 3 días hábiles.

70.



recurso de revocatoria, el cual remite a la UD, para su



71.

Contestación al recurso de revocatoria.

Descripción: Revisa, aprueba y firma la resolución

final al recurso de revocatoria.

UD. 3 días hábiles.

72.

Notificación de la resolución del recurso de

revocatoria.

Descripción: Remite la resolución al proveedor que

interpuso el recurso.

DEP Inmediato.

73.

Gestión de cumplimiento a lo dispuesto por la UD.

Descripción: Analiza lo dispuesto por la UD y hace las

gestiones necesarias para que el expediente continúe

con su trámite.

DEP. Inmediato.

Adjudicación en firme.



74.

Solicitud de requisitos y elaboración de orden de

compra o contrato.

Descripción: Solicita al adjudicatario la rendición de la

garantía de cumplimiento, especies fiscales,

documentos apostillados y pólizas que correspondan.

Solicita a la DF el monto de las especies fiscales que

debe aportar la ARESEP. Informa a la DF que proceda

a devolver las garantías de participación.


Orden de compra o Contrato

75.

Elaboración de la orden de compra.

Descripción: El analista del DEP elaborará la orden de

compra y la enviará a firmas.

DEP. 1 día hábil.

76.

Firmas de la orden de compra.

Descripción: Los encargados de firmar la orden de

compra conocen y aprueban la orden de compra,

posteriormente devuelve la gestión al DEP. El orden de

las firmas es el siguiente: jefatura del DEP y Área de

Presupuesto

DEP.

Área de

presupuesto.

1 día hábil cada

uno.

77.

Elaboración del contrato.

Descripción: Para la formalización contractual, si

procede la suscripción de un contrato, el analista de

compras le remite la gestión al asesor legal del DEP

para su elaboración. La jefatura del DEP aprobará el

contrato, esto antes de trasladarlo a cualquier otra

Unidad.




78.

Verificación del contenido presupuestario del

contrato por parte de la DF

Descripción: Verifica la existencia del contenido

presupuestario, pasa a compromiso el monto del

contrato y traslada al disponible el sobrante de la

reserva.

DF. 2 días hábiles.

79.

Revisión del borrador del contrato por parte de la

contraparte institucional

Descripción: La contraparte institucional revisa el

borrador del contrato desde su perspectiva técnica.

Emite criterio sobre borrador del contrato y lo remite al

DEP. Esto no procede cuando es Orden de compra.

Contraparte

institucional 2 días hábiles.

80.

Revisión del borrador del contrato por parte del RG

Descripción: El RG revisa y aprueba el borrador del

contrato. Emite criterio sobre borrador del contrato y lo

remite al DEP. Esto no procede cuando es Orden de

compra.

RG. 2 días hábiles.

81.


Junta Directiva.

Descripción: La Junta Directiva revisa y aprueba el

borrador del contrato. Emite criterio sobre borrador del

contrato y lo remite al DEP. Esto no procede cuando es

Orden de compra.

Junta Directiva 5 días hábiles.

82.

Revisión del borrador del contrato por parte del

adjudicatario

Descripción: El adjudicatario revisa el borrador del

contrato desde su perspectiva técnica y legal. Emite

criterio sobre borrador del contrato y lo remite al DEP.

Esto no procede cuando es Orden de compra.

Adjudicatario 5 días hábiles.



83.

Versión final del contrato

Descripción: El asesor legal del DEP analiza e

incorpora en el contrato las observaciones de la

contraparte institucional, del RG, de la Junta Directiva

y del adjudicatario. El proceso se repite hasta que todas

las partes estén de acuerdo con la versión final del

documento. Esto no procede cuando es Orden de

compra.


84.

Suscripción del contrato.

Descripción: Se gestiona la firma del contrato por

parte del adjudicatario. Esto no procede cuando es

Orden de compra.


85.


Descripción: Se gestiona la firma del contrato ante el

RG y remite a la Secretaría de Junta Directiva para

aprobación, en caso de contratación de servicios. Esto

no procede cuando es Orden de compra.


86.

Aprobación de la orden de compra o del contrato de

obras y servicios.

Descripción: La Junta Directiva conoce y aprueba la

orden de compra o contrato y devuelve la gestión al

DEP.

Junta Directiva. 5 días hábiles.

87.

Solicitud de refrendo o aprobación interna.

Descripción: Verifica el cumplimiento de los requisitos

para solicitar el refrendo o la aprobación interna.

DEP. 1 día hábil.



88.

Refrendo contralor (solamente en casos de obra

pública).

Descripción: Refrenda o deniega el contrato y lo

comunica. Devuelve la gestión al DEP, que lo remite a

la DGAJR.


89.

Aprobación interna.

Descripción: Emite el acto de aprobación o

denegación de aprobación interna del contrato.

Devuelve la gestión al DEP.

DGAJR. 10 días hábiles.

90.

Gestión en caso de no otorgarse refrendo o

aprobación interna.

Descripción: Analiza lo dispuesto por la CGR o la

DGAJR y hace las gestiones necesarias para que el

expediente continúe con su trámite, es decir, subsana

las carencias existentes.

DEP. Inmediato.

91.

Gestión del contrato refrendado o aprobado.

Descripción: Coordina con el AS el inicio de la

ejecución contractual.


Ejecución.

92.

Ejecución contractual.

Descripción: Brinda los bienes o servicios

contratados. Deja constancia en el expediente de toda

comunicación con la contraparte institucional o con la

ARESEP.

Contratista.

Dentro del plazo

establecido en el

cartel, oferta,

adjudicación,

contrato u orden

de compra.



93.

Recepción provisional.

Descripción: Reciben los bienes y servicios. En caso

de objetos o servicios simples, esta recepción puede

coincidir con la recepción definitiva, lo cual se hará

constar en el acta que se prepare.

Contraparte

institucional. Inmediato.

94.

Recepción definitiva.

Descripción: Aprueba o imprueba los bienes o

servicios recibidos. Comunica al DEP la recepción

definitiva de los bienes o servicios, para que tramite el

pago correspondiente.

Contraparte

institucional.

Dentro del plazo

establecido en el

cartel o en su

defecto un mes,

después de la

recepción

provisional.

95.

Solicitud de devolución de garantía de

cumplimiento.

Descripción: Solicita al DEP la devolución de la

garantía de cumplimiento, cuando corresponda.

Contratista.

Contraparte

institucional.

Después de la

recepción

definitiva.

96.

Trámite para la devolución de garantía de

cumplimiento.

Descripción: Si la solicitud fuese presentada por el

contratista, el DEP consultará a la contraparte

institucional si puede proceder con la devolución de la

garantía de cumplimiento, si corresponde la gestión se

envía la petición formal a la DF.


97.

Devolución de la garantía de cumplimiento.

Descripción: Devuelve la garantía de cumplimiento al

contratista.




98.

Inicio del procedimiento administrativo.

Descripción: Si por alguna razón, debe abrirse un

procedimiento administrativo contra alguno de los

contratistas, el AS deberá gestionar la apertura de este,

señalando de manera amplia los incumplimientos del

contratista y deberá aportar la prueba que considere

necesaria para tal efecto. Se deberá gestionar el

procedimiento mediante la plataforma de compras y

directamente ante el RG.

AS. Cuando

corresponda

99.

Asignación del órgano director.

Descripción: El RG asignará al órgano director,

encargado de tramitar el procedimiento administrativo,

una vez que reciba la solicitud.

RG. 5 días hábiles

100.

Procedimiento administrativo.

Descripción: La DGAJR será la unidad encargada de

tramitar el procedimiento administrativo. El plazo

asignado atiende a lo señalado en el artículo 261 de la

Ley General de Administración Pública.

DGAJR 2 meses.

101.

Firma de la resolución del procedimiento

administrativo

Descripción: El RG firmará la resolución final del

procedimiento administrativo.

RG.

5 días hábiles

(dentro del plazo

del punto 100).

102.

Notificación de la resolución del procedimiento

administrativo.


notificar la resolución final del mismo.

DGAJR

1 día hábil

(dentro del plazo

del punto 100).

103.

Finiquito de la contratación

Descripción: Solicita el trámite del finiquito ante el

DEP.

AS Inmediato.



104.

Trámite del Finiquito de la contratación

Descripción: Se tramita el finiquito ante el contratista

y ante el RG.



7. Licitación abreviada



1.



servicios al DEP.

AS

Según plan

anual de

adquisiciones.

2.


Descripción: El expediente electrónico, se conforma en

el momento de publicar el cartel, instante mismo en que

se asigna un número de contratación administrativa.

DEP

Inmediato a la

hora de publicar

el cartel.

3.

Decisión inicial.


que realice el AS en la plataforma de compras que utilice

la ARESEP, esto una vez haya comprobado que cuenta

con la información mínima exigida en el RLCA.


4.


Descripción: El analista del DEP elabora el proyecto de

cartel respetando la estructura mínima establecida, de

conformidad con el RLCA. Remite el proyecto de cartel

al asesor legal para su análisis e informe.


5.

Revisión jurídica del borrador de cartel.

Descripción: El asesor legal revisa los aspectos legales

del cartel de licitación exigidos por la LCA, su reglamento

y la normativa conexa y emite el criterio jurídico sobre el

borrador del cartel. Tal criterio debe ser aprobado por la

jefatura del DEP.




6.

Ajustes al borrador de cartel.

Descripción: El analista del DEP recibe las

observaciones y recomendaciones emitidas por la

asesoría legal del DEP, incorpora al borrador de cartel

las que corresponden al DEP y remite las demás al AS

para su análisis e informe.


7.


Descripción: Revisa los aspectos técnicos del cartel y

los aspectos señalados por la asesoría legal del DEP.

Además, emite criterio técnico sobre el borrador del

cartel. Devuelve el trámite al DEP.


8.



AS y los remite a la UD para su aprobación.


9.







10.



concurso.

DEP 1 día hábil.

11.



de cinco días hábiles y un máximo de veinte días

hábiles, contados desde el día siguiente de la

publicación del aviso a participar y hasta el día de la

apertura de las ofertas, inclusive. Según el artículo 45 de

la LCA.

DEP

Mínimo 5 días

hábiles

Máximo 20 días

hábiles



Fase recursiva (Recurso de objeción).

12.

Objeciones contra el cartel.

Descripción: Los oferentes pueden presentar recurso

de objeción al cartel ante la ARESEP. Las objeciones al

cartel se pueden presentar dentro del primer tercio del

plazo de recepción de ofertas.

Oferentes

Primer tercio del

plazo de

recepción de

ofertas.

13.


Descripción: Valora la admisibilidad del recurso. Si el

mismo resulta admisible, se solicita el criterio técnico del

recurso, si fuere necesario.


14.

Emisión del criterio técnico del recurso.

Descripción: Remite el criterio técnico del recurso a la

asesoría legal del DEP.


15.



recurso de objeción, el cual remite a la UD, para su



16.

Resolución del recurso de objeción.

Descripción: Resuelve el recurso de objeción al cartel

y lo comunica. De ser procedente, ordena al DEP las

modificaciones que sean pertinentes.


17.


objeción.

Descripción: Remite la resolución del recurso de

objeción al cartel.

DEP. 1 día hábil.






19.



contesta de manera que todos los oferentes invitados al

concurso reciban la aclaración.


20.




AS.

1 día hábil antes

de la apertura

de ofertas.

21.








DEP.

3 días hábiles

antes de la

apertura de

ofertas.

22.




cartel, entonces tramita la aprobación de la modificación

ante la UD.

DEP.

3 días hábiles

antes de la

apertura de

ofertas.

23.






UD.

3 días hábiles

antes de la

apertura de

ofertas.

24.




presentación de ofertas, entonces tramita la aprobación

ante la UD.

DEP.

1 día hábil antes

de la apertura

de ofertas.



25.





UD. 1 día hábil.

26.



presentar ofertas.



correspondan.

DEP. 1 día hábil.


27.



forma electrónica.

Oferentes.

A más tardar a

la hora y fecha

señaladas para

la apertura de

las ofertas.

28.



comprobante del recibido de la garantía de participación.

DF. Inmediato.

Recepción y apertura de ofertas.

29. Recepción de ofertas.

Descripción: Recibe las ofertas de manera electrónica. DEP. Inmediato.

30.



presentadas.

DEP.

Hora y fecha

señaladas en el

cartel.

Revisión técnica y jurídica de las ofertas.



31.


Descripción: Remite las ofertas para la revisión jurídica

y técnica, se remitirán de manera paralela para que

revisen legal y técnicamente al mismo tiempo.

DEP. Inmediato.

32.

Revisión técnica (AS) y jurídica (DEP) de las ofertas.


de los aspectos técnicos, formales y legales de las

ofertas, según corresponda.

AS

DEP

17 días hábiles

siguientes,

posteriores al

traslado de la

oferta por parte

del DEP.

33.



subsanen los defectos de sus ofertas, la subsanación de

las ofertas la deberá realizar el AS en lo que respecta a

aspectos técnicos y en la parte jurídica le corresponderá

al asesor legal del DEP. Se les previene directamente a

los oferentes.

AS

DEP

Dentro de los

primeros 5 días

hábiles

posteriores a la

recepción de la

oferta (es dentro

del plazo del

punto 32)

34.



ARESEP. Los oferentes podrán hacer subsanaciones de

oficio.

Oferentes.

Dentro del plazo

otorgado por la

ARESEP, el

plazo máximo

es de 5 días

hábiles.

(es dentro del

plazo del punto

32)



35.




DEP.

1 día hábil

(Dentro del

plazo del punto

32).

36.

Admisibilidad jurídica de las ofertas.




DEP.

Dentro de los 3

días hábiles

posteriores a la

recepción de la

subsanación de

la oferta (es

dentro del plazo

del punto 32)

37.

Admisibilidad técnica de las ofertas.

Descripción: Verifica el cumplimiento de los aspectos a

subsanar y rinde criterio de admisibilidad técnica de las

ofertas.

AS.

3 días hábiles

posteriores a la

recepción de la

admisibilidad

jurídica de las

ofertas (dentro

del plazo del

punto 32).



38.








con el fin de que este cite a los oferentes a la rifa. La Rifa

se realizará en el DEP, lo actuado quedará plasmado en

un acta, con la firma de los asistentes.

AS. Inmediato.

39.


Descripción: La oferta que haya sido admisible técnica

y legalmente y haya obtenido el puntaje más alto en el

Sistema de Evaluación será la que el AS recomiende

para adjudicar.

AS.

1 día hábil

(dentro del

plazo del punto

32).

40.





caso concreto y éste lo enviará para aprobación de la

jefatura del DEP.

DEP.

2 días hábiles

(dentro del

plazo del punto

32).

Adjudicación.



41.

Previo a la adjudicación

Descripción: El abogado de la DGO que esté asignado

a dar apoyo en temas de Contratación Administrativa,

deberá revisar el procedimiento de contratación

procurando así una doble vía de revisión jurídica que

garantice la legalidad de la actuación y de esa manera

reforzar el control interno, para ello deberá revisar la

recomendación de adjudicación y revisar el borrador del

acto motivado final preparado por el DP ya sea

adjudicación, declaratoria de desierto, infructuoso o

nulo, previo a la emisión definitiva del acto.

DGO 2 días hábiles

42.

Adjudicación.



adjudicación, declaratoria de desierto o infructuoso. Si al

concurso no se presentaron ofertas o las que lo hicieron

no se ajustaron a los elementos esenciales del










UD.

1 día hábil

Como máximo

el establecido

en el cartel, o en

su defecto hasta

el doble del

plazo fijado para

la recepción de

ofertas.



43.






DEP. Inmediato.


44.


Descripción: Interpone el recurso de apelación ante la

CGR, o el recurso de revocatoria ante la ARESEP,

según corresponda, de acuerdo al monto adjudicado y

al límite económico establecido para el recurso de

apelación en la LCA.

Oferentes.

Dentro de los 5

días hábiles

siguientes a la

publicación el

acto de

adjudicación del

concurso.

Recurso de apelación ante CGR (facultativo).

45.

Solicitud del expediente.

Descripción: Solicita a la ARESEP el expediente de

contratación.

CGR. 1 día hábil.

46.

Remisión del expediente.

Descripción: Le remite un oficio a la CGR indicando el

nombre de la plataforma electrónica donde se encuentra

el expediente.

DEP. 1 día hábil.

47.

Prevención a los oferentes.

Descripción: Se previenen a los oferentes para que

dentro de los 3 días hábiles siguientes a la notificación,

mantengan o restablezcan la vigencia de las ofertas y la

garantía de participación y se comunica a la CGR.




48.

Admisión del recurso.

Descripción: Admite o rechaza el recurso. Si lo admite,

confiere audiencia por 10 días a la ARESEP y al

adjudicatario.


49. Recepción y traslado de la audiencia.

Descripción: Atiende la audiencia otorgada por la CGR. DEP. Inmediato.

50.



fuere necesario.

DEP. 1 día hábil.

51.



DEP.


52.






53.




RG. 1 día hábil.



55.

Audiencia final (facultativo).

Descripción: Concederá a las partes una audiencia

final de 3 días hábiles para que formulen conclusiones

sobre el fondo del asunto.

CGR.

En cualquier

momento antes

del dictado de la

resolución final.

56. Recepción y traslado de la audiencia final.

Descripción: Atiende la audiencia otorgada por la CGR. DEP. Inmediato.



57.


apelación.

Descripción: Solicita el criterio técnico para la audiencia

final, si fuere necesario.

DEP. Inmediato.

58.


apelación.

Descripción: Remite el criterio técnico de la audiencia

final al DEP.

AS. 1 día hábil.

59.


apelación.




DEP. 1 día hábil.

60.

Contestación de la audiencia final.



RG. 1 día hábil.



62.

Resolución del recurso de apelación.

Descripción: Resuelve el recurso de apelación y

comunica. De ser declarado con lugar ordena a la

ARESEP lo que corresponda.

CGR.

40 días hábiles

siguientes al

auto inicial.

63.

Gestión de cumplimiento a lo dispuesto por la CGR.

Descripción: Analiza lo dispuesto por la CGR y hace las

gestiones necesarias para que el expediente continúe

con su trámite.

DEP. Inmediato.






65.



recurso. Si es admisible solicita criterio técnico al AS y

da audiencia a la parte adjudicada por 3 días hábiles.




AS y


67.






68.


Descripción: Revisa, aprueba y firma la resolución final

al recurso de revocatoria.


69.


revocatoria.



DEP Inmediato.

70.


Descripción: Analiza lo dispuesto por el responsable de

adjudicar y hace las gestiones necesarias para que el

expediente continúe con su trámite.

DEP. Inmediato.




71.


compra o contrato.




Solicita a la DF el monto de las especies fiscales

correspondientes a la ARESEP. Informa a la DF que

proceda a devolver las garantías de participación.


Orden de compra o Contrato

72.

Elaboración de la orden de compra.

Descripción: El analista del DEP elaborará la orden de

compra y la enviará a firmas.

DEP. 1 día hábil.

73.

Firmas de la orden de compra.

Descripción: Los encargados de firmar la orden de

compra conocen y aprueban la orden de compra,

posteriormente devuelve la gestión al DEP. El orden de

las firmas es el siguiente: jefatura del DEP, Área de

Presupuesto y DGO.

DEP.

Área de

presupuesto.

DGO.

1 día hábil

cada uno.

74.

Elaboración del contrato.

Descripción: Para la formalización contractual, si

procede la suscripción de un contrato, el analista de

compras le remite la gestión al asesor legal del DEP para

su elaboración. La jefatura del DEP aprobará el contrato,

esto antes de trasladarlo a cualquier otra Unidad.




75.

Verificación del contenido presupuestario del

contrato por parte de la DF

Descripción: Verifica la existencia del contenido

presupuestario, pasa a compromiso el monto del

contrato y traslada al disponible el sobrante de la

reserva.


76.


contraparte institucional

Descripción: La contraparte institucional revisa el

borrador del contrato desde su perspectiva técnica.

Emite criterio sobre borrador del contrato y lo remite al

DEP. Esto no procede cuando es Orden de compra.

Contraparte

institucional 2 días hábiles.

77.

Revisión del borrador del contrato por parte del RG

Descripción: El RG revisa y aprueba el borrador del

contrato. Emite criterio sobre borrador del contrato y lo

remite al DEP. Esto no procede cuando es Orden de

compra.

RG. 2 días hábiles.

78.

Revisión del borrador del contrato por parte del

adjudicatario

Descripción: El adjudicatario revisa el borrador del

contrato desde su perspectiva técnica y legal. Emite

criterio sobre borrador del contrato y lo remite al DEP.

Esto no procede cuando es Orden de compra.

Adjudicatario 5 días hábiles.



79.

Versión final del contrato

Descripción: El asesor legal del DEP analiza e

incorpora en el contrato las observaciones de la

contraparte institucional, del RG, de la Junta Directiva y

del adjudicatario. El proceso se repite hasta que todas

las partes estén de acuerdo con la versión final del

documento. Esto no procede cuando es Orden de

compra.


80.


Descripción: Se gestiona la firma del contrato por parte

del adjudicatario. Esto no procede cuando es Orden de

compra.


81.


Descripción: Se gestiona la firma del contrato ante el

RG y remite a la Secretaría de Junta Directiva para

aprobación, en caso de contratación de servicios. Esto

no procede cuando es Orden de compra.


82.

Solicitud de aprobación interna.

Descripción: Verifica el cumplimiento de los requisitos

para solicitar el refrendo o la aprobación interna.

DEP. 1 día hábil.

83.

Aprobación interna.

Descripción: Emite el acto de aprobación o denegación

de aprobación interna del contrato. Devuelve la gestión

al DEP.

DGAJR. 10 días hábiles.



84.

Gestión en caso de no otorgarse refrendo o

aprobación interna.

Descripción: El asesor legal del DEP analiza lo

dispuesto por la DGAJR y hace las gestiones necesarias

para que el expediente continúe con su trámite, es decir,

subsana las carencias que existentes.

DEP. Inmediato.

85.

Gestión del contrato refrendado o aprobado.

Descripción: Coordina con la contraparte institucional

el inicio de la ejecución contractual.


Ejecución.

86.


Descripción: Brinda los bienes o servicios contratados.

Deja constancia en el expediente de toda comunicación

con la contraparte institucional o con la ARESEP.

Contratista.

Dentro del plazo

establecido en

el cartel, oferta,

adjudicación,

contrato u orden

de compra.

87.


Descripción: Reciben los bienes y servicios. En caso de

objetos o servicios simples, esta recepción puede



Contraparte


88.


Descripción: Aprueba o imprueba los bienes o servicios

recibidos. Comunica al DEP la recepción definitiva de los

bienes o servicios, para que tramite el pago

correspondiente.

Contraparte

institucional.

Dentro del plazo

establecido en

el cartel o en su

defecto un mes,

después de la

recepción

provisional.



89.


cumplimiento.



Contratista

Contraparte

institucional.

Después de la

recepción

definitiva.

90.


cumplimiento.







91.



contratista.


92.


Descripción: Si por alguna razón, debe iniciarse un








AS. Cuando

corresponda

93.




una vez reciba la solicitud.




94.






DGAJR 2 meses.

95.


administrativo



RG.

5 días hábiles

(dentro del

plazo del punto

94).

96.


administrativo.



DGAJR

1 día hábil

(dentro del

plazo del punto

94).

97. Finiquito de la contratación

Descripción: Solicita el trámite del finiquito ante el DEP. AS Inmediato.

98.


Descripción: Se tramita el finiquito ante el contratista y

ante el RG. Posterior al trámite se archiva al final del

expediente



8. Contratación Directa



1.



servicios al DEP.

AS Según plan anual

de adquisiciones.

2.


Descripción: El expediente electrónico, se conforma en

el momento de publicar el cartel, instante mismo en que

se asigna un número de contratación administrativa.

DEP

Inmediato a la

hora de publicar

el cartel.

3.

Decisión inicial.


que realice el AS en la plataforma de compras que utilice

la ARESEP, esto una vez haya comprobado que cuenta

con la información mínima exigida en el RLCA.

UD 1 día hábil.

4.


Descripción: El analista del DEP elabora el proyecto de

cartel respetando la estructura mínima establecida.


5.


Descripción: Revisa los aspectos técnicos del cartel.

Emite criterio técnico sobre el borrador del cartel.

Devuelve el trámite al DEP.


6.



AS y los remite a la UD para su aprobación.

DEP 1 día hábil.



7.







8.



concurso.

DEP 1 día hábil.

9.



de un día hábil y máximo de cinco días hábiles, contados

desde el día siguiente de la publicación del aviso a

participar y hasta el día de la apertura de las ofertas,

inclusive. Pueden existir contrataciones urgentes, en las

cuales se podrá recibir ofertas por un plazo de cuatro

horas. Según el artículo 144 del RLCA.

DEP

Mínimo 4 horas

Máximo 5 días

hábiles




11.



contesta de manera que todos los oferentes invitados al

concurso reciban la aclaración.


12.




AS.

1 día hábil antes

de la apertura de

ofertas.



13.








DEP.

1 día hábil antes

de la apertura de

ofertas.

14.




cartel, entonces tramita la aprobación de la modificación

ante la UD.

DEP.

3 días hábiles

antes de la

apertura de

ofertas.

15.






UD.

3 días hábiles

antes de la

apertura de

ofertas.

16.




presentación de ofertas, entonces tramita la aprobación

ante la UD.

DEP.

1 día hábil antes

de la apertura de

ofertas.

17.





UD. 1 día hábil.



18.



presentar ofertas.



correspondan.

DEP. 1 día hábil.


19.



forma electrónica.

Oferentes.

A más tardar a la

hora y fecha

señaladas para la

apertura de las

ofertas.

20.



comprobante del recibido de la garantía de participación.

DF. Inmediato.

Recepción y apertura de ofertas. Contraparte institucional.

21. Recepción de ofertas.

Descripción: Recibe las ofertas de manera electrónica. DEP. Inmediato.

22.



presentadas.

DEP.

Hora y fecha

señaladas en el

cartel.

Revisión de las ofertas.

23.


Descripción: Remite las ofertas para la revisión técnica

y legal.

DEP. 1 día hábil.



24.

Revisión técnica de las ofertas.


de los aspectos técnicos y legales de las ofertas, según

corresponda.

AS

7 días hábiles

siguientes,

posteriores al

traslado de la

oferta por parte

del DEP.

25.



subsanen los defectos de sus ofertas. Se les previene

directamente a los oferentes.

AS

Dentro de los

primeros 2 días

hábiles

posteriores a la

recepción de la

oferta (es dentro

del plazo del

punto 24)

26.



ARESEP. Los oferentes podrán hacer subsanaciones de

oficio.

Oferentes.

Dentro del plazo

otorgado por la

ARESEP, el

plazo máximo es

de 2 días hábiles.

(es dentro del

plazo del punto

24)

27.




DEP.

1 día hábil (es

dentro del plazo

del punto 24).



28.

Admisibilidad de las ofertas.




AS.

1 día hábil

posterior a la

recepción de la

admisibilidad

jurídica de las

ofertas (es dentro

del plazo del

punto 24).

29.








con el fin de que este cite a los oferentes a la rifa. La Rifa

se realizará en el DEP, lo actuado quedará plasmado en

un acta, con la firma de los asistentes.

AS. Inmediato.

30.


Descripción: La oferta que haya sido admisible y haya

obtenido el puntaje más alto en el Sistema de Evaluación

será la que el AS recomiende para adjudicar.

AS.

1 día hábil

(dentro del plazo

del punto 24).

31.





caso concreto y este lo enviará para aprobación de la

jefatura del DEP.

DEP.

1 día hábil

(dentro del plazo

del punto 24).

Adjudicación.



32.

Adjudicación.



adjudicación, declaratoria de desierto o infructuoso. Si al

concurso no se presentaron ofertas o las que lo hicieron

no se ajustaron a los elementos esenciales del










UD.

El establecido en

el cartel, o en su

defecto hasta el

doble del plazo

fijado para la

recepción de

ofertas.

33.






DEP. Inmediato.


34.


Descripción: Interpone el recurso de revocatoria ante la

ARESEP, según corresponda, de acuerdo al monto

adjudicado.

Oferentes.

Dentro de los 2

días hábiles

siguientes a la

publicación el

acto de

adjudicación del

concurso.






36.



recurso. Si es admisible, solicita criterio técnico al Área

solicitante y da audiencia a la parte adjudicada por 3 días

hábiles.




AS y


38.






39.


Descripción: Revisa, aprueba y firma la resolución final

al recurso de revocatoria.

UD. 1 día hábil.

40.


revocatoria.



DEP Inmediato.

41.


Descripción: Analiza lo dispuesto por el responsable de

adjudicar y hace las gestiones necesarias para que el

expediente continúe con su trámite.

DEP. Inmediato.




42.


compra o contrato.




Solicita a la DF el monto de las especies fiscales

correspondientes a la ARESEP. Informa a la DF que

proceda a devolver las garantías de participación.

Verifica la existencia de contenido presupuestario. Si

procede la suscripción de un contrato, remite la gestión

al asesor legal del DEP para su elaboración. Caso

contrario el analista del DEP elabora, gestiona y

comunica la orden de compra.


43.

Aprobación de orden de compra o contrato.

Descripción: La DF conoce y aprueba la orden de

compra y devuelve la gestión al DEP. Así mismo, la

orden de compra será firmada por el DEP y por el Área

de Presupuesto.

DEP.

DF.

Área de

presupuesto.

2 días hábiles.

Ejecución.

44.


Descripción: Brinda los bienes o servicios contratados.

Deja constancia en el expediente de toda comunicación

con la contraparte institucional o con la ARESEP.

Contratista.

Dentro del plazo

establecido en el

cartel, oferta,

adjudicación,

contrato u orden

de compra.



45.


Descripción: Reciben los bienes y servicios. En caso de

objetos o servicios simples, esta recepción puede



Contraparte


46.


Descripción: Aprueba o imprueba los bienes o servicios

recibidos. Comunica al DEP la recepción definitiva de los

bienes o servicios, para que tramite el pago

correspondiente.

Contraparte

institucional.

Dentro del plazo

establecido en el

cartel o en su

defecto un mes,

después de la

recepción

provisional.

47.


cumplimiento.



Contratista

Contraparte

Después de la

recepción

definitiva.

48.


cumplimiento.







49.



contratista.




50.


Descripción: Si por alguna razón, debe iniciarse un








AS. Cuando

corresponda

51.




una vez recibida la solicitud.


52.






DGAJR 2 meses.

53.


administrativo



RG.

5 días hábiles

(dentro del plazo

del punto 52).

54.


administrativo.



DGAJR

1 día hábil

(dentro del plazo

del punto 52).

55. Finiquito de la contratación

Descripción: Solicita el trámite del finiquito ante el DEP. AS Inmediato.



56.


Descripción: Se tramita el finiquito ante el contratista y

ante el RG. Posterior al trámite se archiva al final del

expediente.


9. Prórrogas automáticas al contrato de servicios continuados

Cuando en las contrataciones se contemple prórrogas automáticas a los contratos, el AS

deberá indicarle al contratista si no se va a continuar con el contrato, esto en el plazo señalado

en el cartel. De lo contrario, si quieren continuar con el mismo, se deberán seguir los siguientes

pasos:


1.

Solicitud de prórroga.

Descripción: Envía la solicitud de prórroga al DEP,

indicando expresamente si corresponde a la primera,

segunda o tercera y última. Adjuntando la certificación

de contenido presupuestario que incluya la reserva

presupuestaria. En este caso no es necesario ninguno

de los vistos buenos contemplados en este Manual.

AS

Un mes antes del

vencimiento del

contrato vigente,

como mínimo.



2.

Trámite en el DEP

Descripción: El DEP comunicará al contratista que el

contrato continúa por un periodo igual al contratado

originalmente. Seguidamente deberá solicitarle al

contratista la entrega de los timbres fiscales

correspondientes y la ampliación de la garantía de

cumplimiento, si esta existiese y si no fuese en efectivo.

El DEP por su parte procede a solicitar los timbres de la

ARESEP y a verificar que el contratista se encuentre al

día con las obligaciones ante la CCSS, FODESAF e

impuestos nacionales.


3.

Elaboración de contrato

Descripción: Si el contrato es a través de la plataforma

de compras, se verifican las condiciones (timbres y

garantía) y se emite el contrato correspondiente.


10. Modificación unilateral


1.

Solicitud de modificación unilateral.

Descripción: Envía la solicitud de modificación

unilateral al DEP, indicando y justificando expresamente

cada uno de los incisos del artículo 208 del RLCA. Así

mismo deberá adjuntar la certificación de contenido

presupuestario que incluya la reserva presupuestaria y

los vistos buenos contemplados en este Manual.

AS

Antes de iniciar la

ejecución del

contrato o mientras

el contrato se

encuentre vigente.



2.

Aprobación y trámite en el DEP

Descripción: El DEP verificará que la solicitud cumpla

con los requisitos establecidos por el RLCA y que el

contratista se encuentre al día con las obligaciones ante

la CCSS, FODESAF e impuestos nacionales. Una vez

realizada la revisión, la jefatura del DEP aprobará su

envío al encargado de la adjudicación.


3.

Aprobación de la UD

Descripción: El DEP solicitará a la UD, la aprobación

para realizar la modificación unilateral. La UD deberá

emitir la resolución respectiva.

UD 5 días hábiles

4.



electrónica, se verifican las condiciones (timbres y

garantía) y se emite el contrato adicional.


11. Contrato adicional


1.

Solicitud de contrato adicional.

Descripción: Envía la solicitud de contrato adicional al

DEP, junto con la anuencia del contratista para realizar

el contrato adicional, además de la justificación expresa

de cada uno de los incisos del artículo 209 del RLCA. Así

mismo deberá adjuntar la certificación de contenido

presupuestario que incluya la reserva presupuestaria y

los vistos buenos contemplados en este Manual.

AS

Antes de iniciar la

ejecución del

contrato o mientras

el contrato se

encuentre vigente.



2.

Aprobación y trámite en el DEP

Descripción: El DEP verificará que la solicitud cumpla

con los requisitos establecidos por el RLCA y que el

contratista se encuentre al día con las obligaciones ante

la CCSS, FODESAF e impuestos nacionales. Una vez

realizada la revisión, la jefatura del DEP aprobará su

envío al encargado de la adjudicación.


3.

Aprobación de la UD

Descripción: El DEP solicitará a la UD, responsable de

emitir la adjudicación, la aprobación para realizar el

contrato adicional. La UD deberá emitir la resolución

respectiva.

UD 5 días hábiles

4.



electrónica, se verifican las condiciones (timbres y

garantía) y se emite el contrato adicional.


12. Transitorios:

I.- Los procedimientos de contratación administrativa, iniciados en formato físico,

continuarán su trámite hasta su finiquito por ese mismo medio y acatando lo indicado

en la Resolución No. RRG-080-2014. Una vez concluido el trámite de todos los

expedientes físicos, la Resolución No. RRG-080-2014, queda sin efecto.

II.- Se deja sin efecto el documento “Generalidades de la implementación de Mer-link”

y este manual se vuelve de acatamiento obligatorio para todas las compras

institucionales, excepto para aquellas que se tramitan por medio de Caja Chica.


13. Control de cambios

Fecha Documento Descripción Justificación

24-02-2014 RRG-080-2014

Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa de la Autoridad Reguladora de los

Servicios Públicos

Primera versión oficial del Manual de Procedimientos

28-02-2019 RE-0008-RG-

2019

Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa de la Autoridad Reguladora de los

Servicios Públicos

Se ajusta la primera versión del Manual a la normativa

vigente. Además, se ajustan los plazos para una mayor celeridad de los trámites.

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PR-PO-01 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ... - monitor.cne.go.crmonitor.cne.go.cr/sites/default/files/Manual de Procedimientos de... · MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA