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CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE DELEGACIONES
DEPARTAMENTALES
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
2
INDICE
Pagina
Objetivo........................................................................................................ 1
Marco Legal.................................................................................................. 2
Red de Procesos........................................................................................... 3
Procedimiento Recepción de Solicitudes Varias Provenientes de las Delegaciones Departamentales.....................................................................
Diagrama de flujo........................................................................................
Procedimiento Recepción de Solicitudes de Necesidades de las Delegaciones
Departamentales......................................................................................... Diagrama de Flujo.......................................................................................
Procedimientos Revisión de Liquidación de Caja Chica de las Delegaciones
Departamentales......................................................................................... Diagrama de Flujo.......................................................................................
Procedimiento Supervisión a Delegaciones Departamentales......................
Diagrama de Flujo....................................................................................... Procedimiento Solicitud del Gasto para Pago del Traslado de la
Correspondencia y de Telefonía de las Delegaciones
Departamentales.......................................................................................... Diagrama de Flujo........................................................................................
Procedimiento Elaboración del Reporte Mensual de Actividades Unificado de
todas las Delegaciones Departamentales......................................................
Diagrama de Flujo....................................................................................... Procedimiento Elaboración del reporte Mensual del Movimiento de Formas y
Talonarios, Títulos y Libros de Bitácoras en las Delegaciones
Departamentales........................................................................................... Diagrama de Flujo.........................................................................................
Procedimiento Arqueo de Caja Chica en las Delegaciones Departamentales al
realizar la Supervisión................................................................................... Diagrama de Flujo.........................................................................................
Procedimiento Venta de Formas Oficiales......................................................
5
6
7 8
9 10
11
12
13 14
15
16
17 18
19 20
21
Diagrama de Flujo........................................................................................ 23
Declaración Jurada Patrimonial.................................................................... 24
Diagrama de Flujo........................................................................................ 26
Procedimiento Recepción, Legitimidad y Registro de Títulos........................ 28 Diagrama de Flujo........................................................................................ 29
Procedimiento Denuncia de Títulos Falsos.................................................... 30
Diagrama de Flujo......................................................................................... 32
Procedimiento Autorización del Libros de Bitácoras..... ................................ 33
Diagrama de Flujo......................................................................................... 35
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
3
Procedimiento Autorización y Habilitación de Libros Empastados y de libros de Hojas Movibles.........................................................................................
36
Diagrama de Flujo......................................................................................... 38
Procedimiento Autorización y Habilitación de Libros para uso interno......... 39
Diagrama de Flujo......................................................................................... 40
Procedimiento Autorización y Habilitación de Tarjetas y otros Formularios de
Control........................................................................................................
41
Diagrama de Flujo......................................................................................... 43
Procedimiento Compra y Liquidación de Caja Chica..................................... 45
Diagrama de Flujo.........................................................................................
Procedimiento Inscripción de Cuentadante...................................................
Diagrama de Flujo......................................................................................... Procedimiento Actualización de Cuentadancia..............................................
Diagrama de Flujo.........................................................................................
Cancelación de Cuentadancia....................................................................... Diagrama de Flujo.........................................................................................
47
48
49 50
51
52 53
Simbología Básica para la Descripción de Procedimientos Administrativos... 54
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
1
OBJETIVO
Planificar, organizar, integrar, dirigir, fortalecer la desconcentración
administrativa de los servicios y controlar las actividades y funciones de
las delegaciones departamentales de la institución y sirviendo de enlace entre éstas y las autoridades superiores, velando por el buen
funcionamiento de las mismas.
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
2
MARCO LEGAL
Según lo establece el artículo 41 bis del Acuerdo Gubernativo 318-2003
que contiene el Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General
de Cuentas, los acuerdos internos números A-03-2005, A-10-2005 y A-30-
2005 de la Contraloría General de Cuentas, la Dirección de Delegaciones
Departamentales es la encargada de planificar, verificar y coordinar las
distintas actividades que realizan las Delegaciones establecidas en los
diferentes departamentos de la República de Guatemala, por medio del
desarrollo de las funciones respectivas por parte del personal
administrativo asignado a las mismas, siendo su prioridad que los
servicios desconcentrados que se prestan sean en forma eficaz y eficiente.
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
3
RED DE PROCESOS
PROCESO PROCEDIMIENTOSDEPENDENCIA
Dirección General
Administrativa y
Financiera
Dirección de
Delegaciones
Departamentales
Recepción de solicitudes
varias provenientes de las
Delegaciones
Departamentales
Recepción de solicitudes
de necesidades de las
Delegaciones
Departamentales
Revisión de liquidación de
Caja Chica de las
Delegaciones
Departamentales
Supervisión a
Delegaciones
Departamentales
Solicitud del Gasto para Pago
del Traslado de la
Correspondencia y de
Telefonía de las Delegaciones
Departamentales
Elaboración del Reporte
Mensual de Actividades
Unificado de las Delegaciones
Departamentales
Reporte Mensual del
Movimiento de Formas y
Talonarios, Títulos y Libros de
Bitácoras en las Delegaciones
Departamentales
Arqueo de Caja Chica en
las Delegaciones
Departamentales al
Realizar la Supervisión
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
4
RED DE PROCESOS
PROCESO PROCEDIMIENTOSDEPENDENCIA
Dirección General
Administrativa y
Financiera
Dirección de
Delegaciones
Departamentales
Servicios desconcentrados
que prestan las Delegaciones
Departamentales
Recepción Legitimidad y
Registro de títulos
Denuncia de Títulos Falsos
Autorización de Libros de
Bitácoras
Autorización y Habilitación de
Libros Empastados y de
Libros de Hojas Movibles
Autorización y Habilitación de
Libros para Uso Interno
Autorización y Habilitación de
Tarjetas y otros Formularios de
Control
Compra y Liquidación de Caja
Chica
Inscripción de Cuentadante
Actualización de
Cuentadancia
Cancelación de Cuentadancia
Declaración Jurada
Patrimonial
Venta de Formas Oficiales
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
5
Dirección de Delegaciones Departamentales
Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Delegaciones
Departamentales
Procedimiento: Recepción de Solicitudes Varias
Provenientes de las Delegaciones Departamentales
Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Recibe solicitud de las Delegaciones
Departamentales
Asistente Administrativo
Dirección Delegaciones
Departamentales
2 Analiza, clasifica, ingresa en el sistema de gestión de expedientes si se trata de una solicitud nueva
3
Si se trata de seguimiento de solicitud anterior, en el sistema de gestión de expedientes la recibe y no asigna número porque ya posee
4 Elabora providencia y traslada al Director para firma
5 Recibe, revisa, firma providencia y devuelve al Asistente Administrativo
Director
6 Recibe providencia firmada y la traslada a donde corresponde Asistente
Administrativo 7
Archiva copia de providencia
8 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
6
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Dirección de Delegaciones Departamentales
Nombre del Procedimiento: Recepción de Solicitudes Varias Provenientes de las
Delegaciones Departamentales
DirectorAsistente
Administrativo
Inicio
Recibe solicitud
de las
Delegaciones
Departamentales
Analiza, clasifica e
ingresa en el sistema
de gestión de
expedientes si es
nueva solicitud
Si es solicitud
anterior, solo la
recibe en el sistema
de gestión de
expedientes
Elabora providencia
y traslada al Director
para firma
Recibe, revisa y
firma providencia
y devuelve
Recibe providencia
firmada y la traslada
a donde corresponde
Archiva
providencia
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
7
Dirección de Delegaciones Departamentales
Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Delegaciones
Departamentales
Procedimiento: Recepción de Solicitudes de Necesidades
de las Delegaciones Departamentales
Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Recibe solicitud de requerimiento de
necesidades existentes en la Delegación Departamental
Asistente
Administrativo
Dirección de Delegaciones
Departamentales
2 Traslada al Asistente de Delegaciones que le corresponda de acuerdo a las asignaciones que cada uno tiene
3 Recibe, analiza, genera solicitud del Gasto y traslada al Director
Asistente de la Dirección de Delegaciones
4 Recibe, revisa, firma de Visto Bueno y devuelve
Director de Delegaciones
Departamentales
5
Recibe y envía por conocimiento copia de la solicitud a la Dirección Administrativa y Financiera para su aprobación Asistente de la
Dirección de Delegaciones
6
Se reserva copia de la solicitud para control de la Dirección de
Delegaciones Departamentales y la traslada
7 Recibe copia y archiva Asistente
Administrativo
8 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
8
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Dirección de Delegaciones Departamentales
Nombre del Procedimiento: Recepción de Solicitudes de Necesidades de las
Delegaciones Departamental
Asistente de la
Dirección de Delaciones Director
Asistente
Adminsitrativo
Recibe solicitud de
requerimiento de
necesidades existentes
en la Delegación
Departamental
Traslada al Asistente de
Delegaciones que
corresponde, de acuerdo
a las asignaciones que
cada uno tiene
Inicio
Recibe, analiza y
genera solicitud del
gasto y traslada
Recibe, revisa,
firma de Visto
Bueno y traslada
Recibe y envía copia por
conocimiento a la
Dirección Administrativa
y Financiera para su
aprobación
Reserva copia de la
solicitud para control
de la Dirección y
traslada
Archiva
copia
solicitud
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
9
Dirección de Delegaciones Departamentales
Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Delegaciones
Departamentales
Procedimiento: Revisión de Liquidación de Caja Chica de
las Delegaciones Departamentales
Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Recibe el expediente que contiene la
caja chica y las facturas a liquidar y traslada
Asistente Administrativo
Dirección Delegaciones
Departamentales
2 Recibe, revisa y si está en orden traslada al Director para firma de autorización de las facturas
Asistente de la Dirección de Delegaciones
3 Recibe, revisa, firma las facturas y traslada
Director
4 Recibe las facturas ya firmadas y las ingresa en el sistema de gestión de expedientes
Asistente de la Dirección de Delegaciones
5
Traslada la liquidación de la caja chica y las facturas a la Dirección Administrativa y Financiera si son gastos varios y a la Dirección de Auditoría Interna si son viáticos
6 Archiva copia del expediente de la gestión realizada
7 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
10
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Dirección de Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Revisión de Liquidación de Caja Chica de las Delegaciones
Departamentales
Asistente de la Dirección
de DelegacionesDirector
Asistente
Administrativo
Inicio
Recibe expediente
que contiene la caja
chica y facturas a
liquidar y traslada
Recibe, revisa y si
todo está en orden
traslada al Director
para firma de las
facturas
Recibe, revisa y
firma las facturas
y traslada
Recibe facturas ya
firmadas y las
ingresa en el
Sistema de Gestión
de Expedientes
Traslada caja chica y
facturas
a Dirección
Administrativa y
Financiera o Auditoria
Interna
Archiva
copia del
expediente
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
11
Dirección de Delegaciones Departamentales
Dirección Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Delegaciones
Departamentales
Procedimiento: Supervisión a Delegaciones
Departamentales
Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Revisa la programación de
supervisiones a Delegaciones Departamentales y determina qué delegación departamental será supervisada y ordena nombramiento
Director
Dirección Delegaciones
Departamentales
2
Elabora nombramiento para supervisión al Asistente que le corresponde la delegación departamental a supervisar y traslada
Asistente Administrativo
3 Recibe nombramiento revisa, firma y traslada
Director
4
Recibe ya firmado y notifica al Asistente de Delegaciones que corresponde el nombramiento para supervisión
Asistente Administrativo
5
Recibe notificación y efectúa trámite de solicitud de vehículo, gasolina y viáticos para realizar la supervisión
ordenada Asistente de la Dirección de Delegaciones 6
Realiza la supervisión, verifica los avances que se han dado en la delegación departamental de conformidad con la visita anterior
7 Elabora diagnóstico y rinde informe
8 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
12
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Delegaciones Departamentales Departamentales
Procedimiento: Supervisión a Delegaciones Departamentales
Asistente
Administrativo
Asistente de la Dirección
de DelegacionesDirector
Inicio
Revisa programa de
supervisión,
determina y ordena
nombramiento
Elabora
nombramiento y
traslada
Recibe, revisa,
firma y devuelve
Recibe, notifica al
Asistente de la
Dirección de
Delegaciones el
nombramiento
Recibe notificación y
efectúa trámite de
solicitud de vehículo,
gasolina y viáticos
Realiza la
supervisión, verifica
avances en relación
a visita anterior
Elabora
diagnóstico y rinde
informe
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
13
Dirección de Delegaciones Departamentales
Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Delegaciones
Departamentales
Procedimiento: Solicitud del Gasto para pago del traslado
de la correspondencia y de telefonía de las Delegaciones
Departamentales
Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Recibe las facturas y las traslada al asistente de la Dirección de Delegaciones que tiene asignada esa atribución según nombramiento
Asistente Administrativo
Dirección Delegaciones
Departamentales
2 Recibe las facturas y genera solicitud del gasto y traslada para firma
Asistente de la Dirección de Delegaciones
3 Recibe, revisa, firma y devuelve
Director
4
Recibe ya firmada las facturas y la solicitud del gasto y traslada a la Dirección Administrativa y financiera con conocimiento y copia de la solicitud que servirá para archivo de la Dirección
Asistente de la Dirección de Delegaciones
5 Archiva copia sellada
6 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
14
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Dirección de Delegaciones Departamentales Departamentales
Procedimiento: Solicitud del Gasto para pago del traslado de la correspondencia y de
telefonía de las Delegaciones Departamentales
Asistente de la Dirección
De DelegacionesDirector
Asistente
Administrativo
Inicio
Recibe las facturas y
las traslada al
Asistente que tiene
asignada esa
atribuciòn
Recibe facturas,
genera solicitud del
gasto y traslada
Recibe, revisa,
firma y devuelve
Recibe y traslada a la
Dirección Administrativa
y Financiera con copia
que servirá para el
archivo de la Dirección
Archiva
copia
sellada de
recibido
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
15
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Delegaciones
Departamentales
Procedimiento: Elaboración del Reporte Mensual Unificado
de Actividades de todas las Delegaciones Departamentales
Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Recibe y traslada el Reporte Mensual
de las veintiuna Delegaciones Departamentales
Asistente Administrativo
Dirección de Delegaciones
Departamentales
2 Recibe, revisa el reporte mensual de actividades de todas las Delegaciones Departamentales
Asistente de la Dirección
Delegaciones
3
Con la información recibida completa la forma de Reporte Mensual Unificado de Actividades de las Delegaciones Departamentales
4
Resume por actividad y totaliza cada uno de los procedimientos realizados en las Delegaciones Departamentales
5 Realizado el resumen lo ingresa a la forma de Ejecución Mensual y traslada al Director
6 Recibe, revisa, firma de Visto Bueno y traslada
Director de Delegaciones
Departamentales
7 Recibe, elabora providencia y traslada a la Unidad de Planificación
Asistente de la Dirección
Delegaciones 8
Archiva provisionalmente copia del Reporte de Ejecución Mensual y de la Providencia, ya que este servirá para la elaboración del Plan Operativo Anual
9 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
16
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Dirección de Delegaciones Departamentales Departamentales
Procedimiento: Elaboración del Reporte Mensual Unificado de Actividades de todas
Las Delegaciones Departamentales
DirectorAsistente de la
Dirección de Delaciones
Asistente
Administrativo
Recibe y traslada el
Reporte de las veintiuna
Delegaciones
Departamentales
Inicio
Resume por actividad y
totaliza cada uno de los
procedimientos
realizados en las
Delegaciones
Departamentales
Fin
Con Información recibida
completa forma de
Reporte Mensual
Unificado de Actividades
de las Delegaciones
Departamentales
Recibe, revisa el
reporte mensual de
actividades de todas
la Delegaciones
Departamentales
Elaborado el
resumen lo ingresa a
la forma de
Ejecución mensual y
traslada al Director
Recibe, revisa,
firma de Visto
Bueno y traslada
Recibe, elabora
providencia y traslada a
la Unidad de
Planificaciòn
La copia del Reporte de
Ejecución mensual
servirá para la
elaboración del Plan
Operativo Anual
Archiva
provisionalmente
copia del Reporte
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
17
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Elaboración del Reporte Mensual del
Movimiento de Formas y Talonarios, Títulos, Libros de Bitácoras y Cuentadancias en las Delegaciones
Departamentales
Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Recibe y traslada el Reporte Mensual del movimiento de Formas y Talonarios, Títulos, Libros de Bitácoras y de Rendición de Cuentadantes en cada una de las veintiuna Delegaciones Departamentales
Asistente Administrativo
Dirección de Delegaciones
Departamentales
2
Recibe, revisa y registra en su base de datos personal el nombre de la Delegación Departamental que envía, número de oficio y fecha en que recibió el reporte mensual del movimiento de Formas y Talonarios, Títulos, Libros de Bitácoras y Rendición de Cuentadantes y traslada
Asistente de la Dirección de Delegaciones
3 Recibe, revisa, firma de visto Bueno y traslada
Director de Delegaciones
Departamentales
4
Recibe y envía oficio a la Dirección de Infraestructura; Departamento de Títulos, Departamento de Formas y Talonarios, Unidad de Cuentadancias y Baja de Bienes y a la Dirección de Entidades Especiales adjuntando el cuadro de detalle de todas las Delegaciones Departamentales del movimiento que cada proceso tuvo en el mes
Asistente de la Dirección de Delegaciones
5
Archiva copia del oficio y del cuadro de detalle para control de la Dirección de Delegaciones Departamentales
6 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
18
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Dirección de Delegaciones Departamentales Departamentales
Procedimiento: Elaboración del Reporte Mensual del Movimientos de Formas y
Y Talonarios, Títulos, Libros de Bitácoras y Cuentadancias en las Delegaciones
Departamentales
Asistente de la
Dirección de DelegacionesDirector
Asistente
Adminstrativo
Recibe y traslada el
Reporte Mensual del
movimiento de Formas y
Talonarios, Títulos y
Libros de Bitácoras de
las Delegaciones
Inicio
Recibe, revisa y registra
nombre de la Delegación
que envía, número de
oficio y fecha en que se
recibió el reporte y
traslada
Fin
Archiva
copia de
oficio y de
detalle
Recibe, revisa,
firma de Visto
Bueno y traslada
Recibe y envía oficio
adjuntando cuadro de
detalle de todas las
delegaciones a las
dependencias indicadas
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
19
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Arqueo de Caja Chica en las Delegaciones
Departamentales al Realizar la Supervisión
Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Determina que Delegación Departamental será objeto de supervisión y ordena nombramiento para Arqueo de Caja Chica
Director
Dirección de Delegaciones
Departamentales
2 Elabora nombramiento para Arqueo de Caja Chica y notifica al Asistente de Delegaciones
Asistente Administrativo
3 Recibe nombramiento y se constituye en la Delegación Departamental a realizar el Arqueo de Caja Chica
Asistente de la Dirección de Delegaciones
4
Solicita al Delegado Departamental las facturas de legítimo abono y las liquidaciones pendientes de remitir a la Dirección
5 Efectúa el Corte de Caja Chica y revisa el libro de inventario contra las entradas al almacén
6 Finalizado el Arqueo de Caja chica, rinde el informe respectivo
7 Archiva copia del Corte de Caja Chica y del Informe
8 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
20
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Dirección de Delegaciones Departamentales Departamentales
Procedimiento: Arqueo de Caja Chica en las Delegaciones Departamentales al Realizar
la Supervisión
Asistente
Administrativo
Asistente de la Dirección
De DelegacionesDirector
Inicio
Determina que
Delegación
Departamental será
Supervisada y ordena
nombramiento
Elabora
nombramiento y
notifica
Recibe
nombramiento y se
constituye en la
Delegación
Departamental
Solicita al Delegado
Departamental las
facturas de legítimo
abono y las
liquidaciones pendientes
de remitir a la Dirección
Efectúa el corte de
Caja Chica y revisa
el libro de inventario
contra las entradas
al almacén
Finaliza el Arqueo
de Caja Chica y
rinde el informe
respectivo
Archiva copia
del Corte de
Caja Chica y
del Informe
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
21
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Venta de Formas Oficiales Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo/2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Recibe solicitud de formularios que necesita la Institución interesada Encargado de
Venta de Formas
Oficiales
Delegación Departamental
2
Revisa documentos para nueva
compra y traslada solicitud al Encargado de Cuenta Corriente
3 Revisa libro de Rendición de Cuentas por medio de la Caja fiscal para ver si está al día
Encargado de Cuenta Corriente
4 Realiza actualización de Rendición de Cuentas si lo necesita y traslada
5
Autoriza la nueva compra en el oficio que contiene la solicitud y lo entrega al interesado para pago en el banco
Encargado de Venta de Formas
Oficiales
6 Presenta oficio autorizado en el banco
Interesado Institución Pública
7 Ejecuta procedimiento de cobro, de conformidad con el Acuerdo A-18-2007
Receptor del Banco
8
Emite y entrega al interesado recibo 63-A2 bancario
9 Presenta oficio autorizado y copia del recibo 63-A2 bancario
Interesado Institución Pública
10
Llena Envío Fiscal: forma 4-A, desglosa copias y entrega al interesado junto con los formularios para conteo y revisión
Encargado de Venta de Formas
Oficiales
Delegación Departamental
11 Realiza conteo, coloca sello de la Institución respectiva y adjunta copia de Cédula de Vecindad
Interesado
Institución Pública
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
22
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Venta de Formas Oficiales Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo/2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
12 Registra la entrega del Envío Fiscal en libro de conocimientos, solicita
firma del Interesado Encargado de
Venta de Formas Oficiales
Delegación Departamental
13 Archiva original del envío fiscal
14 Envía triplicado a la Sección de Cuenta Corriente
15
Realiza apertura de cuenta en libro de control para primera compra o de cargo por nueva compra
Encargado de Cuenta Corriente
16 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
23
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Nombre de la Dependencia: Dirección de Delegaciones Departamentales
Nombre del Procedimiento: Venta de Formas Oficiales
Receptor
Bancario
Encargado de
Cuenta CorrienteInteresado
Encargado de Venta
de Formas Oficiales
Inicio
Revisa documentos
para nueva compra y
traslada a Encargado
de Cuenta Corriente
Revisa libro de
Rendición de
Cuentas por medio
de Caja Fiscal para
ver si esta al día
Realiza actualización
de Rendición de
Cuentas si lo
necesita
Presenta oficio
autorizado en el
Banco
Emite recibo
Bancario
Presenta oficio
autorizado y copia
del recibo Bancario
Llena Envío Fiscal,
desglosa copias y
entrega al interesado
junto con los
formularios
Realiza conteo,
coloca sello de la
Institución y adjunta
copia de cedula
Realiza Apertura de
Cuenta para primera
compra o de cargo
por nueva compra
Fin
Recibe solicitud de
compra de
formularios
Autoriza la nueva
compra y entrega
para pago en el
Banco
Ejecuta
procedimiento de
cobro
Registra la entrega del
Envío Fiscal en libro de
conocimientos, solicita
firma interesado
Envía triplicado a la
Sección de Cuenta
Corriente
Archiva
original del
envío fiscal
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
24
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Declaración Jurada Patrimonial Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo/2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Consulta con el Encargado de Probidad si tiene obligación de presentar Declaración Jurada Patrimonial Interesado
Funcionarios o
Empleados Públicos
2 Realiza pago del formulario para presentación de Declaración Jurada Patrimonial DJP-1 en el banco.
3 Ejecuta el cobro, emite y entrega al interesado la forma 63-A2 bancario
Receptor del Banco
4 Presenta recibo de pago al Encargado de Venta de Formas Oficiales
Interesado
5
Proporciona el formulario DJP-1 al declarante
Encargado de Venta de Formas Oficiales
Delegación Departamental
6 Llena el Formulario con los datos solicitados
Interesado
7
Entrega original y copia del formulario con los anexos correspondientes
8
Recibe y verifica que el formulario contenga todos los datos que se solicitan en el mismo y estén adjuntos los documentos correspondientes
Encargado de Probidad
Delegación Departamental
9 ¿Está correcta la información? 9.1 NO sigue paso 10 9.2 SI sigue paso 11
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
25
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Declaración Jurada Patrimonial Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo/2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
10 Devuelve la documentación al declarante para que realice las correcciones
Encargado de Probidad
Delegación Departamental
11
Elabora constancia de recibido, donde se consigna datos generales del interesado, la fecha y le asigna
número correlativo de registro
12
Imprime 3 copias de recibido 1. Para el interesado 2. Para archivo de la Delegación 3. Se envía con el expediente a
Dirección
13 Firma de recibido la constancia y la devuelve al encargado de probidad
Interesado
14
Sella, firma y anota la hora de recibido en original y copias del formulario, devuelve copias al interesado y procede a archivar la constancia
Encargado de Probidad
Delegación Departamental
15
Envía el expediente vía Cargo Express al Departamento de Declaración Jurada Patrimonial, con oficio correspondiente
16 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
26
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/2
Dirección: Delegaciones Departamentales
Nombre del Procedimiento: Declaración Jurada Patrimonial
Receptor
Bancario
Encargado Venta
Formas OficialesEncargado de ProbidadInteresado
Inicio
Consulta con
Encargado de
Probidad si tiene que
presentar
declaraciòn
Realiza pago en el
Banco
Ejecuta cobro y
entrega forma 63-A2
Bancario al
Interesado
Presenta recibo de
pago en ventanilla de
Probidad
Proporciona
formulario DJP-1 al
Interesado
Llena formulario con
los datos solicitados,
Recibe y verifica que
el formulario
contenga todos los
datos solicitados
¿Datos
Correctos?
SI NO
Devuelve la
documentación al
interesado para que
haga correcciones
Ingresa al sistema
los datos de la
declaración y le
asigna número
2
A
A
Entrega original y
copia del formulario y
sus anexos
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
27
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 2/2
Dirección: Delegaciones Departamentales
Nombre del Procedimiento: Declaración Jurada Patrimonial
Encargado de ProbidadEncargado Venta
Formas Oficiales
Receptor
BancarioInteresado
1
Elabora constancia
de recibido, hace
constar el número
asignado firmándola
y sellándola
Recibe constancia y
firma de recibido y la
devuelve al
encargado de
probidad
Sella y firma de
recibido, anotando
hora, número de
copias
Envía expediente por
correo al
Departamento de
Declaración Jurada
Patrimonial con oficio
FIN
Imprime 3 copias,
para interesado,
archivo
delegaciones,
expediente
Archiva
copia
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
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28
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Recepción, Legitimidad y Registro de
Títulos Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo/2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Solicita registro de su título y adjunta la documentación respectiva
Interesado
2 Verifica el cumplimiento de los requisitos solicitados y la constancia
de pago en el banco
Encargado de Registro de
Títulos
Delegación Departamental
3
SI esta completa, se procede a la verificación del título en el sistema de la institución emisora, se confrontan firmas y sellos del establecimiento estudiantil y del Director Departamental de Educación
4 Si no está completa se devuelve la documentación al interesado con las observaciones correspondientes
5 Si toda la información del título, las firmas y sellos son correctos se procede a registrar el titulo
6 Coloca calcomanía con medidas de seguridad en el reverso del título
7 Ingresa al sistema los datos generales del titular
8
Ingresa al sistema los datos del título
y el número correlativo de la calcomanía que se colocó en el reverso
9 Registra información en control de entrega de títulos y devuelve al interesado
10 Archiva expediente
11 Fin del procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
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29
Diagrama de Flujo
Dirección de Delegaciones Departamentales Pagina 1/1
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Recepción, Legitimidad y Registro de Títulos
Encargo Registro
de TítulosInteresado
Inicio
Solicita registro del
título y adjunta la
documentación
respectiva
Verifica que la
información esté
completa y el pago
correspondiente
¿ Información
completa ?
SINO
Devuelve
documentación al
interesado para que
haga correcciones
Verifica en el sistema
de entidad emisora y
confronta firmas y
sellos
Si la información,
firmas y sellos es
correcta se procede
a registrar el título
Coloca calcomanía
con medidas de
seguridad en reverso
del título.
FIN
A
A
Ingresa al sistema
datos generales del
titular, datos del título
y numero correlativo
de la calcomanía
Registra
información en
control de entrega
de títulos
Archiva
expediente
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
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30
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Denuncia de Títulos Falsos Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo/2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Solicita registro del título y adjunta la documentación respectiva
Interesado
2 Verifica el cumplimiento de los requisitos solicitados y la constancia de pago en el banco
Encargado de Registro de
Títulos
Delegación Departamental
3
Si la documentación está completa y correcta, se procede a la verificación del título en el sistema de la institución emisora, confronta firmas y sellos del establecimiento estudiantil y del Director Departamental de Educación
4
Si la documentación presenta alguna señal que el título es falso, procede a confiscarlo inmediatamente, elaborando oficio para dar conocimiento del hecho al Jefe del Departamento de Títulos para que se proceda con la denuncia respectiva
5
Recibe el expediente, verifica y comprueba que el título, diploma o
despacho es falso, envía el proyecto de denuncia, adjuntando título, diploma o despacho original y toda la documentación respectiva a la Dirección de Asuntos Jurídicos de esta Institución para que realice las enmiendas necesarias
Jefe
Departamento de Títulos
6 Se presenta a la Dirección de Asuntos Jurídicos para firmar la denuncia definitiva
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
31
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Denuncia de Títulos Falsos Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo/2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
7
Recibe el expediente que contiene la denuncia, lo ordena con las copias de
ley, lo presente ante el Ministerio Público, procura el trámite de la denuncia ante éste y ya en trámite ante el Juzgado correspondiente asiste a los debates orales y públicos hasta la finalización del proceso
Abogado Asesor
Dirección de Asuntos Jurídicos
8
Recibe copia de la denuncia presentada ante el Ministerio Público y envía copia de la misma a la Dirección de Gestión
Encargado de Registro de
Títulos
Delegación Departamental
9 Fin del procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
32
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Delegaciones Departamentales
Nombre del Procedimiento: Denuncia de Títulos Falsos
Encargado
Registro de Títulos
Jefe Departamento
de TítulosInteresado
¿ Documentación
Correcta ?
NOSI
Procede hacer el
registro del título
como corresponde
Titulo presenta
señales de falsedad,
procede a confiscarlo
inmediatamente
Inicio
Solicita registro del
título y adjunta
documentación
respectiva
Encargado Registro
de Títulos verifica
cumplimiento de
requisitos y pago en
banco
Remite oficio
haciéndolo del
conocimiento del Jefe
del Departamento de
Títulos
Jefe Departamento de
títulos recibe, verifica y
comprueba que el
título, diploma o
despacho es falso
Envía el proyecto de
denuncia, adjuntando el
título y demás
documentación a la
Dirección de Asuntos
Jurídicos
Firma en la Dirección
de Asuntos Jurídicos
la denuncia definitiva
Recibe copia de
denuncia presentada
al Ministerio Público
Fin
Envía copia de la
denuncia a la
Dirección de Gestión
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
33
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Autorización del Libros de Bitácoras Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo/2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Presenta solicitud de autorización de Libros de Bitácoras por cada proyecto, indicando todos los requisitos
necesarios del proyecto y adjuntando el comprobante de pago correspondiente
Interesado
Institución Pública
2 Verifica que el expediente esté completo
Encargado de Bitácoras
Delegación Departamental
3
Si no está completo el expediente, lo devuelve al interesado indicando los motivos de su devolución
4
Si está completo el expediente, verifica toda la información del contrato incluyendo todos los requisitos esenciales y de forma, así como los datos detallados del proyecto y el orden correlativo de los folios
5
Registra en el sistema los datos elaborados por las Delegaciones que solicita la autorización del Libro de
Bitácoras
6
Estampa sello de la Contraloría General de Cuentas en la parte superior derecha de cada uno de los folios
7
Estampa sello de autorización del Libro de Bitácoras en la primera hoja o folio del libro. completa la información necesaria
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
34
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Autorización del Libros de Bitácoras Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo/2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
8
Traslada el Libro de Bitácoras a la Jefatura de la Delegación Departamental adjuntando la documentación de soporte
Encargado de Bitácoras
Delegación Departamental
9 Revisa y firma autorizando el Libro de Bitácoras y lo devuelve al Encargado de Bitácoras
Jefe
10 Entrega el Libro de Bitácoras autorizado al Interesado, conservando copia de la autorización
Encargado de Bitácoras
11 Firma el conocimiento, donde se hace constar que recibió el libro ya autorizado
Interesado Institución Pública
12 Archiva el expediente completo para la Institución.
Encargado de Bitácoras
Delegación Departamental
13 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
35
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Delegaciones Departamentales
Nombre de Procedimientos: Autorización de Libro de Bitácoras
Encargado de
Bitácoras
Jefe Delegación
DepartamentalInteresado
Inicio
Presenta solicitud de
autorización de Libro de
Bitácoras por cada
proyecto, adjunta
requisitos y constancia
de pago
A
Verifica que el
expediente esté
completo
¿ Está completo
Expediente ?
SiNo
Lo devuelve al
interesado indicando
los motivos de su
devolución
Verifica requisitos
esenciales, de forma e
información del contrato,
datos de proyecto y
orden de los folios
Registra en el sistema
la información de la
Delegación que
solicita el libro
Estampa sello de
autorización en la
primera hoja de libro,
completa información
Traslada el libro y
documentación de
soporte a la Jefatura
de la Delegación
Entrega libro de
Bitácora autorizado,
conserva copia de
autorización
Archiva
Fin
Revisa y firma
autorizando el Libro y
lo devuelve al
Encargado de
Bitácoras
A
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
36
8
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Autorización y Habilitación de Libros
Empastados y de Libros de Hojas Movibles Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo/2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Presenta en la Delegación Departamental con el Encargado de libros solicitud de autorización y
habilitación de libros, de hojas movibles o de libros empastados
Interesado Institución Pública
2 Revisa que las hojas movibles o los libros estén correctos y contengan lo establecido
Encargado de Libros
Delegación Departamental
3 Realiza el cálculo del costo de autorización y habilitación
4 Anota el costo en el oficio que contiene la solicitud para que el interesado pague en el Banco
5 Presenta la solicitud con el costo de autorización y habilitación en el Banco
Interesado Institución Pública
6 Ejecuta procedimiento de cobro Receptor del Banco
7
Emite y entrega al interesado Recibo 63-A2 Bancario
8 Entrega al Encargado de Libros la solicitud y fotocopia del recibo
63-A2 Bancario
Interesado Institución Pública
9 Ingresa documentos y sella cada folio del libro
Encargado de Libros
Delegación Departamental
10 Registra la autorización y habilitación en el libro de control correspondiente
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
37
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Autorización y Habilitación de Libros
Empastados y de Libros de Hojas Movibles Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo/2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
11
Hace constar el número de registro de la autorización y habilitación en el oficio que
contiene la solicitud Encargado de
Libros
Delegación Departamental
12 Traslada el libro y el expediente a la Jefatura de la Delegación, para firma de la primera y última hoja
13 Revisa, firma lo conducente para la autorización y habilitación y lo devuelve al Encargado de Libros
Jefe
14
Elabora el conocimiento de entrega de los libros autorizados y habilitados
Encargado de
Libros
15 Recibe los libros autorizados y habilitados y firma el conocimiento de entrega
Interesado Institución Pública
16
Archiva en forma conveniente
Encargado de
Libros
Delegación Departamental
17
Fin del procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
38
DIAGRAMA DE FLUJO
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Dirección de Delegaciones Departamentales
Nombre del Procedimiento: Autorización y Habilitación de Libros
Empastados y de Hojas Movibles
Receptor
BancarioEncargado de Libros
Jefe Delegación
DepartamentalInteresado
Inicio
Presenta solicitud de
autorización y
habilitación de libros,
de hojas móviles o
libros empastados
Revisa que las hojas
móviles o los libros
estén correctos y
contengan lo
establecido
Realiza el cálculo del
costo de autorización
y habilitación
Anota el costo en
oficio de solicitud para
que el interesado
pague en el banco
Realiza pago en el
banco de acuerdo al
costo calculado
Receptor Bancario
procede al cobro,
emite y entrega
recibo 63-A2
El interesado entrega
al Encargado de Libros
la solicitud y fotocopia
del recibo bancario
Ingresa documentos y
sella cada folio del
libro
Hace constar el
número de
autorización y
habilitación en el oficio
de solicitud
Traslada el libro y
expediente a la
Jefatura para firma de
la primera y última
hoja
Revisa y firma lo
conducen para
autorización y
devuelve al Encargado
de Libros
Entrega los libros por
conocimiento con el
sello de entrega que
se refiere en el oficio
Recibe los libros
autorizados y
habilitados
Archiva
FIN
Registra la
autorización y
habilitación en el libro
de control
correspondiente
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
39
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Autorización y Habilitación de Libros para
uso interno Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo/2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Solicita al Jefe de la Delegación autorización y habilitación del libro para actividades de uso interno
Interesado
Delegación Departamental
2
Recibe solicitud, revisa que este correcta, anota el monto a pagar en el reverso del oficio
Encargado de Libros
3 Ejecuta el cobro del monto indicado
Receptor del Banco
Recibe boleta de pago adjunta libro y solicita a la Jefatura de la Delegación, la autorización y habilitación del mismo
Encargado de Libros
3
Ingresa libro, sella cada folio y registra la autorización y habilitación en el libro de control correspondiente
4 Traslada el libro y el expediente a la Jefatura del Departamento, para
firma de la primera y última hoja
5
Revisa y firma lo conducente para la autorización y habilitación y devuelve el libro habilitado al Encargado de Libros
Jefe
6 Traslada el libro habilitado a la dependencia que solicita
Encargado de Libros
7 Recibe por conocimiento y utiliza adecuadamente el libro autorizado y habilitado
Interesado
8 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
40
DIAGRAMA DE FLUJO
Dirección de Delegaciones Departamentales Página 1/1
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones
Procedimiento: Autorización y Habilitación de Libros para uso Interno
Receptor
Bancario
Encargado
de Libros
Jefe Delegación
DepartamentalInteresado
Inicio
Solicita a la Jefatura
autorización y
habilitación de libro
para uso interno
Recibe solicitud, llena
forma 4-A3, adjunta
libro y solicita a la
Jefatura autorización y
habilitación
Ingresa libro, sella
cada folio y registra la
autorización y
habilitación en el libro
de control
Traslada el libro y
expediente a la
Jefatura para firma de
la primera y ultima
hoja
Revisa y firma lo
conducente para la
autorización y
devuelve el libro al
Encargado de Libros
Traslada el libro
habilitado a la
dependencia que lo
solicita
Recibe por
conocimiento el
libro autorizado
FIN
Ejecuta el cobro
del monto
indicado
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
41
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Autorización y Habilitación de Tarjetas y
otros Formularios de Control Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo/2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Presenta ante el Jefe de la Delegación Departamental solicitud de autorización de
habilitación de tarjetas u otros formularios de orden de compra, requisiciones, viáticos y otros
Interesado Institución Pública
2
Revisa que las tarjetas o los formularios sean los correctos y contengan: nombre de la institución responsable, departamento que lo va a usar, descripción del uso que se le dará a la tarjeta u otros formularios
Encargado de Autorizaciones y Habilitaciones
Delegación Departamental
3 Realiza el cálculo del costo de autorización y habilitación
4
Anota el costo en el oficio que contiene la solicitud y orienta al interesado para que pague en el banco
5 Presenta la solicitud con el costo de autorización y habilitación en el banco
Interesado Institución Pública
6 Ejecuta procedimiento de cobro Receptor del Banco
7
Emite y entrega al interesado recibo 63-A2 bancario
8
Entrega al encargado de autorizaciones y habilitaciones la solicitud y copia del recibo 63-A2 bancario
Interesado Institución Pública
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
42
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Autorización y Habilitación de Tarjetas y
otros Formularios de Control Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo/2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
9 Ingresa los documentos y sella cada tarjeta o formulario
Encargado de Autorizaciones y Habilitaciones
Delegación Departamental
10
Registra la autorización y
habilitación en el libro de control correspondiente
11
Hace constar la autorización y habilitación en la forma 4-A2, Constancia de Autorización de Tarjetas
12
Traslada el expediente a la Jefatura de la Delegación, para firma de la constancia de autorización y registro
13
Revisa y firma la constancia de autorización y registro y la devuelve al Encargado de Autorizaciones y Habilitaciones
Jefe
14 Entrega al interesado la constancia de autorización y registro
Encargado de Autorizaciones y Habilitaciones
15 Recibe las tarjetas o formularios y
firma de recibido en la constancia Interesado Institución Pública
16 Archiva solicitud con la copia de la constancia, en carpeta del mes por orden de fecha de entrega
Encargado de Autorizaciones y Habilitaciones
Delegación Departamental
17 Fin del procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
43
Diagrama de flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/2
Nombre de la Dependencia: Dirección de Delegaciones Departamentales
Nombre del Procedimiento: Autorización y Habilitación de Tarjetas y otros
Formularios de Control.
Encargado de
Autorizaciones y
habilitaciones
Receptor
Del BancoJefeInteresado
Inicio
Solicita autorización
de habilitación de
tarjetas u otros
formularios
Revisas que las
tarjetas o formularios
sean los correctos y
contengan lo
establecido
Realiza el cálculo
del costo de
autorización y
habilitación
Anota el costo en el
oficio de solicitud,
devuelve al
interesado para
pago en banco
Presenta solicitud
con el costo de
autorización y
habilitación en el
banco
Ejecuta
procedimiento de
cobro
Emite y entrega
recibo bancario
Entrega solicitud y
copia del recibo
bancario
Ingresa los
documentos y
sella cada tarjeta
o formulario
Registra la
autorización y
habilitación en
libro de control
Hace constar
autorización en la
forma 4-A2
2
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
44
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 2/2
Nombre de la Dependencia: Dirección de Delegaciones Departamentales
Nombre del Procedimiento: Autorización y Habilitación de Tarjetas y otros
Formularios de Control.
JefeReceptor
Del Banco
Encargado de
Autorizaciones y
Habilitaciones
Interesado
1
Traslada expediente a la
Jefatura para firma de la
Constancia de
Autorización y Registro
Revisa y firma
constancia y
devuelve
Entrega al
interesado la
constancia de
autorización y
registro
Recibe las tarjetas
o formularios y
firma de recibido
en la cosntancia
Archiva
solicitud
por mes
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
45
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Compra y Liquidación de Caja Chica Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo/2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Autoriza el acreditamiento a cuenta en cumplimiento del acuerdo respectivo
Director Dirección de
Finanzas
2 Convierte en efectivo la acreditación para atender las necesidades
urgentes
Encargado de
Caja Chica
Delegación Departamental
3
Solicita al Encargado de Caja Chica efectivo para la compra de artículos o servicios urgentes con la autorización del Jefe de Delegación Departamental
Interesado
4 Emite vale de caja chica y con las firmas correspondientes hace entrega del efectivo al interesado
Encargado de Caja Chica
5 Adquiere los productos o servicios, obtiene factura legal y recibo de caja, con datos correctos
Interesado
6 Razona la factura, obtiene las firmas necesarias y liquida en un plazo no mayor de 5 días
7 Verifica que cumpla con todos los requisitos necesarios; cancela y archiva el vale respectivo
Encargado de Caja Chica
8
Elabora liquidaciones parciales de
compra por caja chica con el cuadro de detalle consolidado y las facturas, para su reintegro y rotación del fondo
9
Traslada el expediente de la liquidación, con visto bueno del Jefe de la Delegación al Departamento de Contabilidad, para que se realice el acreditamiento por reposición del Fondo de Caja Chica
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
46
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Compra y Liquidación de Caja chica Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo/2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
10
Convierte en efectivo la acreditación por el reintegro para tener la disponibilidad y realizar una
administración ágil del fondo
Encargado de Caja Chica
Delegación Departamental
11 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
47
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Delegaciones Departamentales
Nombre del Procedimiento: Compra y Liquidación de Caja Chica
InteresadoEncargado de
Caja Chica
Elabora liquidaciones,
para reintegro y
rotación del fondo
Convierte en efectivo la
acreditación por el
reintegro
Traslada expediente
de liquidación con visto
bueno del Jefe al
Departamento de
Contabilidad
Razona factura, obtiene
firmas y liquida en un
plazo no mayor de 5
días
Verifica que cumple con
los requisitos, cancela y
archiva vale respectivo
Adquiere los productos,
obtiene factura legal y
recibo de caja con
datos correctos
Emite vale y entrega
efectivo al interesado
Inicio
Convierte en efectivo la
acreditación para
atender necesidades
Solicita al Encargado
de Caja Chica efectivo
para la compra de
artículos o servicios
urgentes
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
48
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Inscripción de Cuentadante Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Recibe documentación para registro de la Cuentadancia
Encargado de Cuentadancias
Delegación Departamental
2 Revisa que el expediente esté completo
3 Ingresa a la base los datos de la
persona solicitante
4 Registra en base de datos alfanumérico y en el control manual, los datos de la cuentadancia
5 Elabora proyecto de providencia y traslada al jefe para su revisión
6 Recibe, revisa, confronta proyecto de providencia
Jefe 7
Esta correcto el proyecto de providencia? 7.1 No: procede paso 8 7.2 Si: procede paso 9
8 Traslada al Encargado de Cuentadancias para que haga correcciones
9
Recibe, asigna número a la providencia hace las correcciones y traslada al jefe para firma
Encargado de
Cuentadancias
10 Recibe, firma y traslada al Encargado de Cuentadancias
Jefe
11 Recibe expediente para ser trasladado al Despacho Superior. Previo descarga de su base de datos
Encargado de Cuentadancias
12 Fin de Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
49
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Delegaciones Departamentales
Nombre del Procedimiento Inscripción de Cuentadante
Jefe Delegación
Departamental
Encargado de
Cuentadancias
Inicio
Recibe
documentación
para registro de la
Cuentadancia
Ingresa a la base
los datos de la
persona solicitante
Registra en base de
datos alfanuméricos
y en control manual
datos de la
cuentadancia
Elabora proyecto
de providencia y
traslada al Jefe
Recibe, revisa y
confronta
proyecto de
providencia
Esta Correcto
NoSi
Devuelve al
encargado de
Cuentadancias para
asignación de
número
Devuelve al
Encargado de
Cuentadancias para
que haga las
correcciones
Recibe asigna
número a la
providencia y
traslada
A
ARecibe, firma y
traslada
Recibe expediente y
descarga de su base
de datos
Traslado al
Despacho
Superior
Fin
Revisa que el
expediente esté
completo
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
50
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Actualización de Cuentadancia Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Recibe documentación de solicitud de modificación de la cuentadancia
Encargado de Cuentadancia
Delegación Departamental
2 Revisa que el expediente esté completo
3
Ingresa a la base de datos personal,
registra en base de datos alfanumérico y en el control manual, los cambios de la Cuentadancia y graba la información
4 Elabora proyecto de providencia y traslada al Jefe para su revisión y autorización
5 Recibe, revisa y confronta proyecto de providencia
Jefe 6
Esta correcto el proyecto de providencia? 6.1 No: procede paso 7 6.2 Si: procede paso 8
7 Traslada al Encargado de Cuentadancias para que haga correcciones
8 Recibe, asigna número a la providencia, y traslada al jefe para
firma
Encargado de Cuentadancias
9 Recibe, firma y traslada al Encargado de Cuentadancias
Jefe
10 Recibe expediente para ser trasladado a la Dirección de auditoría respectiva. Previo descarga de su base de datos
Encargado de Cuentadancias
11 Fin de Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
51
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Delegaciones Departamentales
Nombre del Procedimiento Actualización de Cuentadancia
Jefe Delegación
Departamental
Encargado de
Cuentadancias
Inicio
Recibe
documentación
para modificación
de Cuentadancia
Ingresa a la base de
datos personal, registra
datos alfanuméricos y en
control manual los
cambios de la
cuentadancia
Elabora proyecto
de providencia y
traslada al Jefe
Recibe, revisa y
confronta
proyecto de
providencia
Esta Correcto
NoSi
Devuelve al
encargado de
Cuentadancias para
asignación de
número
Devuelve al
Encargado de
Cuentadancias para
que haga las
correcciones
Recibe asigna
número a la
providencia y
traslada
AA
Recibe, firma y
traslada
Recibe expediente y
descarga de su base
de datos
Traslado a la
dirección de
auditoria que
corresponde
Fin
Revise que el
expediente esté
completo
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52
Dirección de Delegaciones Departamentales
Unidad, Departamento o Sección: Delegaciones Departamentales
Procedimiento: Cancelación de Cuentadancia Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Recibe la solicitud y documentación para cancelación de la cuentadancia
Encargado de Cuentadancia
Delegación Departamental
2 Revisa que el expediente esté completo
3
Ingresa a la base de datos, registra en
base de datos alfanumérico y en el control manual, la cancelación de la Cuentadancia
4
Elabora proyecto de providencia solicitando designación de un Auditor Gubernamental para que fiscalice la cuenta de la entidad solicitante
5 Traslada proyecto de providencia al Jefe
6 Recibe, revisa, confronta proyecto de providencia
Jefe
7
Esta correcto el proyecto de providencia? 7.1 No: procede paso 8 7.2 Si: procede paso 9
8 Traslada al Encargado de Cuentadancias para que haga las correcciones
9
Recibe asigna número, descarga expediente de su base de datos y traslada la providencia al jefe para firma
Encargado de
Cuentadancia
10 Recibe, firma y traslada al Encargado de Cuentadancias
Jefe
11 Recibe expediente para ser trasladado a la Dirección de auditoría respectiva.
Encargado de Cuentadancia
12 Fin del procedimiento
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53
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Delegaciones Departamentales
Nombre del Procedimiento Cancelación de Cuentadancia
Jefe Delegación
Departamental
Encargado de
Cuentadancias
Inicio
Recibe solicitud y
documentación para
cancelación de
cuentadancia
Ingresa a la base de
datos personal, registra
datos alfanuméricos y en
control manual la
cancelación de la
cuentadancia
Elabora proyecto de
providencia solicitando
Auditor que fiscalice
cuenta de la entidad y
traslada
Recibe, revisa y
confronta
proyecto de
providencia
Esta Correcto
NoSi
Devuelve al
encargado de
Cuentadancias para
asignación de
número
Devuelve al
Encargado de
Cuentadancias para
que haga las
correcciones
Recibe asigna
número a la
providencia y
traslada
AA
Recibe, firma y
traslada
Recibe expediente y
descarga de su base
de datos
Traslado a la
dirección de
Auditoria que
corresponde
Fin
Revise que el
expediente esté
completo
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Delegaciones Departamentales
54
SIMBOLOGÍA BÁSICA PARA LA DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
Inicio o Final: Indica el principio o el fin del flujo
puede ser acción o lugar; además, se usa para
indicar una unidad administrativa o persona que
recibe o proporciona información.
Actividad: Describe las funciones que
desempeñan las personas involucradas en el
procedimiento.
Documento: Representa cualquier documento
que entre, se utilice, se genere o salga del
procedimiento.
Decisión o alternativa: Indica un punto dentro
del flujo en donde se debe tomar una decisión
entre dos o más opciones.
Archivo Permanente: Indica que se guarde un
documento en forma definitiva o permanente.
Archivo Temporal: Indica que se guarde un
documento en forma temporal o transitoria.
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55
Proceso Predefinido: Hace referencia a otro
procedimiento preestablecido.
Conector de página: Representa una conexión o
enlace con otra hoja diferente, en la que continúa
el diagrama de flujo.
Conector: Representa una conexión o enlace del
diagrama de flujo dentro de la misma página.
Transporte o Desplazamiento: Indica el
movimiento de los empleados, material y equipo
de un lugar a otro.
Conector Dinámico: Establece de forma
automática la ruta entre las formas.
Conector de Línea: Conecta los procesos en el
diagrama, mediante líneas rectas.