20.6.2019 1

KALİTE KOMİSYONU

TOPLANTISI

2019/03

19.06.2019

20.6.2019 2

Bütünleşik Kalite Sistemleri Yönetimi

Organizasyon Yapısı

20.6.2019 3

GİRİŞ

• Bilindiği üzere, 30.05.2019 Perşembe günü Açılış

Toplantısı ile başlayan Gözetim Tetkiki,

31.05.2019 Cuma günü gerçekleştirilen Kapanış

Toplantısı ile sona ermiştir.

• Tetkik süresince tespit edilen olumlu, olumsuz

(uygunsuzluk) ve iyileştirilebilecek hususlar,

tetkik raporu (onaysız) ile tarafımıza tebliğ

edilmiştir.

30-31 Mayıs 2019 Gözetim Tetkiki Değerlendirme Raporu

20.6.2019 4

Olumlu Hususlar:

• Yeni altyapı çalışmaları (Diş Hekimliği Fakültesi ve

Derslik ve Merkezi Birimler (Mühendislik ve

Mimarlık Fakültesi binalarının yapımı).

• Üniversite – Toplum işbirliği kapsamında

yürütülen çalışmalar.

• Yabancı uyruklu öğrencilere Türkçe dil eğitimi

verilmesi.

• 2020-2024 dönemi Stratejik Plan çerçevesinde

proses bazlı, hedef ve performans kriterlerinin

takibinin sağlanabilecek olması.

20.6.2019 5

İyileştirilebilecek Hususlar:

• Yeni Kalite Doküman Yönetim Sistemi (V2)’ne tüm

birimlerin kullanıma açılması.

• Risk ve Fırsatların Analizinde referans alınan “Kamu İç

Kontrol Rehberi” içeriği doğrultusunda birimlere ait

dokümanların oluşturulması.

• YGG toplantı kararlarının belirlenmesi aşamasında gündem

maddeleri ile ilişkilendirilmesi.

• Mevcut binalardaki fiziki ortam şartlarının (öğrencilere

yönelik sosyal tesis ve eğitim alanları vb.) iyileştirilmesi.

20.6.2019 6

Olumsuz Husus (Uygunsuzluk):

• Kalibrasyon faaliyetlerinin güncel

organizasyonel yapıya göre, Laboratuvar

Cihazları Bakım ve Onarım Prosedürü

(PR/909/01)’nde detaylandırılmadığı tespit

edilmiştir.

(Termin: 30.11.2019)

20.6.2019 7

TS EN ISO 9001:2015 KYS Standardı

7.1.5.2 Ölçüm İzlenebilirliği

Ölçüm izlenebilirliği istendiğinde ya da kuruluş

tarafından ölçüm sonuçlarının geçerliliği açısından

uygunluk sağlamanın önemli bir parçası olarak

görüldüğünde, ölçüm teçhizatı;

20.6.2019 8

TS EN ISO 9001:2015 KYS Standardı

7.1.5.2 Ölçüm İzlenebilirliği

a) Uluslararası ve ulusal ölçüm standardları ile

izlenebilir ölçüm standartlarına karşı, belirlenmiş

aralıklarda veya kullanımdan önce kalibre edilmeli

veya doğrulanmalı ya da her ikisi birden yapılmalı,

b) Durumlarını tayin etmek için tanımlanmalı,

c) Kalibrasyon durumu ve sonraki ölçüm sonuçlarını

geçersiz kılacak şekilde ayarlamadan, hasardan ve

bozulmadan korunmalıdır.

20.6.2019 9

TS EN ISO 9001:2015 KYS Standardı

7.1.5.2 Ölçüm İzlenebilirliği

Kuruluş, ölçüm teçhizatının istenen amaç için

uygun olmadığı zaman, önceki ölçüm sonuçlarının

geçerliliğinin olumsuz şekilde etkilendiğini tayin

etmeli ve gerekli uygun faaliyetleri gerçekleştirmelidir.

20.6.2019 10

GÜNDEM

• TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi

(KYS)’nin Üniversitemiz birimleri bazında

kapsamının belirlenmesi,

• TSE Ege Bölge Müdürlüğü tarafından, Kalite

Komisyonuna yönelik TS EN ISO 9001:2015 KYS

Temel Eğitimi ve Risk Tabanlı Proses Yönetimi

Eğitimi düzenlenmesi kararının görüşülmesi,

• YGG Toplantı Kararları (2019/01)'nın 2'nci ve

8'inci maddelerinin görüşülmesi.

20.6.2019 11

GÜNDEM 1

20.6.2019 12

TEMEL SORUN:

Koordinatör birim olan Strateji Geliştirme

Daire Başkanlığı (SGDB) ile kapsam dahilinde

olan harcama birimleri ve merkezi birimler

(U.A.M., Koordinatörlükler, vb.) arasında

sistemin anlaşılması ve uygulanması

aşamasında kopukluk olması..

20.6.2019 13

TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi

(KYS)’nin, Üniversitemiz birimleri bazında

kapsamının belirlenmesi gerekmektedir.

20.6.2019 14

ÇÖZÜM İÇİN;

Alternatif 1:

İdari birimler kapsam içerisinde tutulup,

akademik birimlerin ise kararlarını kendileri

vererek imkanları dahilinde süreci

yürütmesi..

20.6.2019 15

Alternatif 2:

Kalite Komisyonu tarafından kriterler

belirlenerek her yıl hangi birimlerin kapsam

dahilinde tutulması gerektiğine karar

verilmesi..

20.6.2019 16

Alternatif 3:

Sadece harcama birimlerinin kapsam

dahilinde tutulması, gönüllülük ve Komisyon

onayı ile merkezi birimlerin (DÖSİ, U.A.M.,

Koordinatörlük, vb.) kapsama alınması..

20.6.2019 17

Alternatif 4:

Ortaya konulan temel sorunun Stratejik

Yönetim ve Planlama Biriminin mevcut insan

gücü ile çözülmesinin mümkün olmaması

sebebiyle, Üniversitemizde yürütülen TS EN

ISO 9001:2015 KYS sürecinin

sonlandırılması..

20.6.2019 18

GÜNDEM 2

20.6.2019 19

TSE Ege Bölge Müdürlüğü tarafından, Kalite

Komisyonuna yönelik TS EN ISO 9001:2015

KYS Temel Eğitimi ve Risk Tabanlı Proses

Yönetimi Eğitimi düzenlenmesi..

20.6.2019 20

Tarih:

06 – 07 - 08 Ağustos 2019

(Salı, Çarşamba ve Perşembe)

20.6.2019 21

TS EN ISO 9001:2015 KYS Temel Eğitimi

Eğitimin Amacı:

Yönetim sistemi yaklaşımı olarak TS EN ISO

9001:2015 standardı şartlarının katılımcılara

aktarımı.

Uygulamaya yönelik teorik ve pratik bilgilerin

paylaşılması ile anlaşılmasının sağlanması.

20.6.2019 22

TS EN ISO 9001:2015 KYS Temel Eğitimi

Eğitimin İçeriği:

Revizyon Süreci

Yönetim Sistemi Standardlarının Yapısı

Kalite Yönetimi İlkeleri

Proses Yaklaşımı

PUKÖ Modeli

Risk Tabanlı Düşünme

Kalite Yönetim Sistemi Standardı ( TS EN ISO

9001:2015 ) Şartları

20.6.2019 23

TS EN ISO 9001:2015 Risk Tabanlı Proses

Yönetimi Eğitimi

Eğitimin Amacı:

TS EN ISO 9001:2015 standardı bağlamında

Proseslerin ve prosesler arası ilişkilerin

belirlenmesi ve sistematik olarak yönetilmesine

ilişkin şartların aktarımı.

Belirlenen proseslere ait risk ve fırsatların ele

alınmasına yönelik yöntemler konusunda bilgi

aktarımı.

20.6.2019 24

TS EN ISO 9001:2015 Risk Tabanlı Proses

Yönetimi Eğitimi

Eğitimin İçeriği: TS EN ISO 9001:2015 standardına göre Kalite

Yönetim Sisteminde Proses Yaklaşımı

PUKÖ Döngüsü

Prosesler arası etkileşimlerin belirlenmesi

Proseslerin şematik gösterimi

Risk Tabanlı Düşünme bağlamında her bir proseseait risk ve fırsatların belirlenmesi

Belirlenen risk ve fırsatların yönetilmesi

Proseslerin istenen çıktılara ulaşmasına yönelikperformanslarının değerlendirilmesi

Pratik Çalışmalar

20.6.2019 25

GÜNDEM 3

20.6.2019 26

YGG Toplantı Kararları (2019/01)'nın 2'nci ve

8'inci maddelerinin görüşülmesi..

20.6.2019 27

Karar 2:

Üniversitemiz Kalite Politikasının, 2020-2024

Dönemi Stratejik Planı kapsamında belirlenen

Misyon, Vizyon ve Temel Değerler

doğrultusunda revize edilmesi..

Sorumlu: SGDB ve Kalite Komisyonu

Tamamlanma Tarihi: 30.09.2019

20.6.2019 28

TS EN ISO 9001:2015 KYS Standardı

5.2 Politika

5.2.1 Kalite Politikasının Oluşturulması

Üst yönetim, aşağıdakileri karşılayan bir kalite politikası

oluşturmalı uygulamalı ve sürekliliğini sağlamalıdır:

a) Kuruluşun amaç ve bağlamına uygun stratejik istikametini

desteklemeli,

b) Kalite amaçlarının belirlenmesi için çerçeve sağlamalı,

c) Uygulanabilir şartları yerine getirme ve

d) Kalite yönetim sisteminin sürekli iyileştirilmesi için taahhüt

içermelidir.

20.6.2019 29

Mevcut Kalite Politikası

(KP/GNL/01)

20.6.2019 30

20.6.2019 31

Kalite Komisyon

Üyeleri tarafından

Alternatif Kalite

Politikalarının

oluşturulması

SGDB Ön

Değerlen

dirmesi

Alternatif Kalite

Politikalarının Kalite

Komisyonu

tarafından

Puanlanması

Alternatif Kalite

Politikaları

İlk 3 Alternatif

Kalite Politikası

REKTÖR

Değerlen

dirmesi

NİHAİ

KALİTE

POLİTİKASI

ELENDİ

OLU

MSU

Z

OLUMLU

OLUMLU

OLUMSUZ

GÖZDEN GEÇİRME

Termin 1:

15.08.2019

Termin 2:

31.08.2019

Puanlama Günü:

11.09.2019

KP Yayımlanması:

30.09.2019

Karar 8:

İç Kontrol Sistemi bileşeni olan Risk Yönetimini kapsayacak

şekilde Risk Tabanlı Proses Yönetim Modeli esasları

doğrultusunda; 2020-2024 Dönemi Stratejik Plan ile uyumlu,

katılımcılık esasına dayalı ve tüm akademik ve idari

birimlerimizi kapsayan Bütünleşik Risk Yönetimi

çalışmalarına başlanması..

Sorumlu: SGDB (İç Kontrol Birimi & Stratejik Yönetim ve

Planlama Birimi) ve Kalite Komisyonu

Tamamlanma Tarihi: 30.10.2019

20.6.2019 32

20.6.2019 33

Karar doğrultusunda;

Kamu İç Kontrol Rehberi 2’nci Bölüm Risk Yönetimi

başlığının uygulanmasında ilgili Kamu Kurum ve Kuruluşları ile

işbirliği kurulması ve

Sorumlulara yönelik TSE Ege Bölge Müdürlüğü tarafından, TS

ISO 31000 Risk Yönetimi Temel Eğitimi düzenlenmesi uygun

olabilir.

20.6.2019 34

BİLGİLENDİRME

• Strateji ve Bütçe Başkanlığı tarafından Üniversitemiz «2020-2024

Dönemi Taslak Stratejik Plan Değerlendirme Raporu»

17.06.2019 tarih ve 1900045716 sayılı yazı ile tarafımıza

iletilmiştir.

Üniversitemiz 2020-2024Taslak Stratejik Planı Değerlendirme Raporu

• YGG Toplantı Kararları (2019/01)'nın 4’üncü maddesi gereği,

12.06.2019 tarih ve 1900044229 sayılı yazı ile 2019 Yılı

Akademik ve İdari Personel ile Öğrenci Memnuniyet Anketi

çalışmaları başlatılmıştır.

20.6.2019 35

Toplantı Kararları

(2019/03)

• TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi (KYS)’nin

Üniversitemiz birimleri bazında kapsamı Alternatif 2 olarak

belirlenmiştir.

• TSE Ege Bölge Müdürlüğü tarafından, Kalite Komisyonuna yönelik

TS EN ISO 9001:2015 KYS Temel Eğitimi ve Risk Tabanlı

Proses Yönetimi Eğitiminin 06 – 07 – 08 / Ağustos / 2019

tarihlerinde yapılmasına karar verilmiştir.

• YGG Toplantı Kararları (2019/01)'nın 2'nci ve 8'inci maddelerine

ilişkin çalışmaların başlatılmasına karar verilmiştir.

20.6.2019 36

TEŞEKKÜRLER..

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

20.6.2019 37