Portfolio - Dobrick + Wagner Softwarehouse GmbHWAGNER...Die Entwicklungsabtei- lung und der Support von DOBRICK + WAGNER sind auf diese Än- derungen bereits gut vorbereitet, so dass

Portfolio

DOBRIC +WAGNERDigitalis ierung im Sozialwesen

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Damit Zeit für das Wesentliche bleibt - den Menschen.

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DOBRICK+WAGNER Digitalisierung im Sozialwesen

Zuverlässigkeit schafft Vertrauen

Seit 1987 entwickelt und implementiert das Unternehmen DOBRICK + WAGNER Softwarelösungen für soziale Einrichtungen.

Mitarbeiter aus der Beratung und dem Support besitzen langjäh-rige Erfahrungen im Bereich der hilfeerbringenden Einrichtungen. Die Anforderungen, Prozesse und Strukturen der Sozialwirtschaft sind uns bestens vertraut - eine fortwährende Unterstützung, Be-gleitung und Hilfestellung sind selbstverständlich.

Von der ersten Kontakt- bzw. Angebotsphase bis zur Implementie-rung der auf Ihre Bedürfnisse angepassten Software unterstützen Sie unsere Fachberater in betriebswirtschaftlichen und organisa-torischen Fragen.

Der soziale Markt ist nicht zuletzt durch das Bundesteilhabegesetz umfassenden Änderungen unterworfen. Die Entwicklungsabtei-lung und der Support von DOBRICK + WAGNER sind auf diese Än-derungen bereits gut vorbereitet, so dass jede Einrichtung sicher sein kann, stets mit einer Software zu arbeiten, welche den aktu-ellen Anforderungen gewachsen ist.

Bundesweit vertrauen über 600 Einrichtungen DOBRICK + WAGNER

Die angebotenen Softwareprodukte und Dienstleistungen umfassen das gesamte Anforderungsspektrum, das sowohl einzelne hilfe- erbringende Einrichtungen als auch Träger mit breiten Angebots-portfolios benötigen. Dies gilt für Fachleistungen und Leistungen der Grundsicherung sowohl in stationären als auch ambulanten Einrichtungen der Alten-, Behinderten-, Kinder- und Jugendhilfe.

Die Grundsätze der Firmenphilosophie von DOBRICK + WAGNER sind Innovation, Qualität und Service mit dem Ziel, eine hohe Kun-denzufriedenheit zu erreichen und uns stetig weiterzuentwickeln.

Unser oberstes Ziel ist die Arbeits- und Zukunftsfähigkeit unserer Kunden im Einklang mit ihrer gesellschaftlichen Aufgabe.


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Kinder- und Jugendheim

Stationäre WohnformenTagesstruktur

Interne und externe

Tagesstrukturen

Wohnungs- losenhilfe

Ambulante Dienste

Pflegeheim

Komplex- einrichtungen

WohnheimSenioren- betreuung

Schulen, Kindergärten, KiTas

WfbM

Freizeit- & Familienunter-

stützung

Offene HilfenFamilien-

entlastender DienstBetreutes Wohnen

Namhafte Einrichtun-gen setzen auf VIA-S

Viele Träger und Einrich-tungen haben DOBRICK + WAGNER ihr Vertrauen ge-schenkt und sind seit vielen Jahren zufriedene Kunden. Sie vertrauen einem Part-ner, der mit ihnen gemein-sam passgenaue Lösungen für ihre individuellen Anfor-derungen erarbeitet.

Zu den treuen Kunden von DOBRICK + WAGNER zählen namhafte Einrichtungen der großen Wohlfahrtsverbände wie z. B. Lebenshilfe, Arbei-terwohlfahrt, Diakonische Werke, Caritasverbände usw.

Aber auch Unternehmen der freien Wirtschaft nutzen die Softwarelösung VIA-S.

Das oberste Ziel: Zukunftsfähigkeit

BBW / BFW Umweltwerkstatt

Sozialstation

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Beratung und Workshops

Bei Einführung von VIA-S müssen Arbeitsabläufe geprüft und die optimale Systemkonfiguration erarbeitet werden. Die notwendi-gen Aktivitäten werden in Workshops von Ihren Mitarbeitern ge-meinsam mit DOBRICK + WAGNER erarbeitet.

Auf Basis der Ist-Analyse wird das auf Ihre Einrichtung angepasste Sollkonzept erarbeitet. Hierbei erhalten Ihre Mitarbeiter organisa-torische als auch fachliche Unterstützung, um eine ideale Abstim-mung Ihrer Abläufe und VIA-S zu erreichen.

DOBRICK + WAGNER steht auch nach Neueinführung von VIA-S wei-terhin beratend zur Seite. Die Softwareapplikationen werden ste-tig weiterentwickelt, damit Ihre Prozesse auch in der Zukunft op-timal unterstützt werden.

Prozessberatung

Um Vorteile für Ihre tägliche Arbeit erschließen zu können, bie-tet DOBRICK + WAGNER eine Potenzialanalyse zur Ermittlung von Optimierungsbedarf in Ihrer Einrichtung an. Hierzu werden vor Ort Ihre aktuellen Ist-Prozesse aufgenommen und auf Basis einer idealen Softwareunterstützung neue Soll-Prozesse ermittelt und implementiert.

Projektmanagement

DOBRICK + WAGNER unterstützt als direkter Ansprechpartner Ihre Projektleitung bei der Koordination der Abläufe der invol-vierten Fachbereiche. Dies beinhaltet unter anderem die Erstel-lung von Projektplänen mit genauer Terminierung von einzelnen Projektzielen.

Akademie

In der Akadamie qualifizieren Schulungen und Seminare Ihre Mitar-beiter, im Tagesgeschäft Arbeitsabläufe zu optimieren. Unsere Be-rater unterstützen Sie mit projektbegleitenden Schulungen, die bei Ihnen vor Ort oder im Hause von DOBRICK + WAGNER durchgeführt und auf Ihre individuellen Anforderungen abgestimmt werden.

Durch aufeinander aufbauende Schulungsmodule, Individual-schulungen und Fachseminare erhalten Anwender praktische Tipps bei der Anwendung der Software und bekommen Workflows für ihre tägliche Arbeit aufgezeigt. Die Systemmanagerschulung ist speziell für Administratoren ausgerichtet, um VIA-S optimal in Ihre EDV-Landschaft zu integrieren.

Dienstleistung & Schulung

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VIA-S ist ein modulares und vollständig integriertes Verwaltungs-, Informations- und Abrechnungs-System.

Das individuell anpassbare ERP-System verbessert Ihre Arbeitsab-läufe, schafft Transparenz und spart somit Kosten und Zeit.

Es erfüllt die hohen Anforderungen der Klientenverwaltung und Leistungsabrechnung in allen Formen des Sozialwesens.

Speziell für Werkstätten für Menschen mit Behinderung wurde die Lohn- bzw. Entgeltabrechnung mit ihren Besonderheiten ent-wickelt.

Durch die angeschlossene Betreuungs- und Pflegedokumentation wird das Erfassen, Beauskunften und Auswerten von Daten opti-miert und vereinfacht. Der Betreuungsprozess wird durch den Pro-zessmanager effizient unterstützt.

Die Auftragsbearbeitung, Materialwirtschaft und Fertigungsor-ganisation (PPS) unterstützen in den Bereichen Verkauf, Einkauf, Lagerhaltung und Produktion - unabhängig von der Größe Ihrer Einrichtung.

Alle Sachgebiete berichten an ein modernes und leistungsfähiges Rechnungswesen. Hiermit bieten sich hervorragende Controlling- und Berichtsmöglichkeiten, um tagesaktuell über die wirtschaft-liche Situation Ihrer Einrichtung informiert zu sein.

Mit Hilfe des Auswertungsgenerators können übersichtliche Listen aus allen Sachgebieten selbst erzeugt werden.

Die in VIA-S integrierte Personalwirtschaft unterstützt Sie bei der Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter sowie der Personalkosten- und Stellenplanung.

Den optimalen Personaleinsatz erreichen Sie mit der vollautoma-tischen Dienstplanung, die auf verschiedene Schichtsysteme an-gepasst werden kann.

Das übergreifende Dokumentenmanagement erleichtert die Ab-lage und Archivierung aller Dokumente aus unterschiedlichen Sachgebieten.

Arbeitsprozesse werden mit dem integrierten Workflow Manage-ment digitalisiert und optimiert.

Die Analyse und Beratung in allen Bereichen unterstützt DOBRICK + WAGNER als kompetenter Partner.

Weitere Informationen

Auf den nachfolgenden Seiten erhalten Sie einen Kurzüberblick über die VIA-S Sachgebiete. Bei Interesse geben wir Ihnen gern umfangreiche Softwarebeschreibungen zu einzelnen Themen, die Sie kostenlos und unverbindlich unter www.dobrick-wagner.com/kontakt oder telefonisch unter 02 3197 45-0 anfordern können.

Klientenverwaltung / Leistungsabrechnung

WfbM Lohnabrechnung Dokumentation

Auftragsbearbeitung und PPS Rechnungswesen Auswertungsgenerator

Personalwirtschaft und Dienstplanung

Archivierung und Dokumentenmanagement

Systemmanagement und Workflow Manager

Eine Softwarelösung für alle Bereiche

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Individualität im Vordergrund

VIA-S bietet Ihnen nicht nur eine einfache Standardlösung. Ge-meinsam mit den Mitarbeitern erarbeitet DOBRICK + WAGNER in Ihrer Einrichtung die optimale Lösung für die fortschreitende Digi-talisierung.

Speziell auf Ihre individuellen Anforderungen werden die einzel-nen Programme innerhalb der jeweiligen Sachgebiete eingestellt. Das System wird schlüsselfertig eingerichtet, so dass Sie nach den Schulungen direkt mit VIA-S arbeiten können.

VIA-S ist als modulare Lösung konzipiert und besteht aus einer Viel-zahl von Standardbausteinen, welche man zu einer genau auf Ihre Einrichtung zugeschnittene Lösung zusammensetzen kann. Spätere Erweiterungen sind jederzeit möglich.

Das System deckt alle spezifischen Besonderheiten der einzelnen Bundesländer ab. Ganz gleich, wo sich Ihre Einrichtung befindet - Sie können sicher sein, dass alle regionalen Kriterien der Leistungs-träger berücksichtigt werden.

Die wirtschaftlichen und arbeitstechnischen Anforderungen, de-nen sich soziale Einrichtungen auf Grund des Bundesteilhabege-setzes stellen müssen, werden immer höher. Gleichzeitig müssen Entscheidungen immer schneller getroffen werden. VIA-S trägt dazu bei, der Geschäftsleitung entsprechende Entscheidungshil-fen zu ermöglichen.

VIA-S, die modulare Softwarelösung für soziale Einrichtungen, stellt ein umfassendes Leistungspaket bereit, mit dem die unter-schiedlichsten Anforderungen abgedeckt werden können.

DOBRICK + WAGNER berät Sie individuell und zuverlässig, um eine passgenaue Lösung mit Ihnen gemeinsam zu erarbeiten.

Damit sich der Anwender den Anforderungen der Zukunft stellen kann

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Zusammenspiel der Softwaremodule

Kosten- rechnung

Klienten- verwaltung

(Gruppenbuch)

Material- wirtschaft (Interne

Anforderungen)Anmeldung u. Auslieferung des Bedarfs

Verrechnung Kostenstellen

Verrechnung Eigenbedarf/Klient

Integration der Sachgebiete

Die einzelnen Sachgebiete in VIA-S greifen ineinander und über-mitteln die eingegebenen Daten an die Stellen, die sie benötigen. Informationen stehen zeitnah den jeweiligen Sachbearbeitern zur Verfügung - ob Betreuer bzw. Pfleger, Buchhalter, Einkäufer oder Controller. Mittels einer umfangreichen Berechtigungssteu-erung bestimmen Sie, welcher Mitarbeiter auf sensible Daten zu-greifen darf.

Durch die zentrale Datenverwaltung werden Mehrfacherfas-sungen auf ein absolutes Minimum reduziert und dadurch Zeit ge-spart und Fehler reduziert.

Beispiel „Interne Anforderungen“

Am Beispiel des Moduls „Interne Anforderungen“ sehen Sie eini-ge Vorteile der automatischen Datenweitergabe.

Ob in einer Werkstatt für Menschen mit Behinderung mit ange-schlossenem Wohnbereich oder in einem Pflegeheim - in jedem Bereich einer sozialen Einrichtung fallen Materialanforderungen an, die unkompliziert und kostensparend abgewickelt werden müssen.

Über die Bildschirmmaske „Gruppenbuch“ in der Klientenverwal-tung kann der Eigenbedarf der Bewohner und des Wohnheims be-arbeitet werden. Durch die Kopplung mit der Materialwirtschaft wird auf vorhandene Bestände zurückgegriffen - andernfalls wird automatisch ein Bestellvorschlag von VIA-S generiert.

Ausgelieferte Anforderungen der Bedarfsstelle können den ent-sprechenden Kostenstellen im Rechnungswesen belastet wer-den. Die Abrechnung der individuellen Bewohneranforderungen kann über die VIA-S Eigengeldverwaltung (Taschengeld) abge-wickelt werden.

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Systemmanager mit Workflow Management

Übersichtlichkeit im Fokus

Der VIA-S Systemmanager strukturiert und steuert alle instal-lierten Sachgebiete.

Beim Starten von VIA-S erscheinen als erstes die vom Anwender hinterlegten Favoriten. Durch die individuelle Gestaltungsmöglich-keiten hat der Anwender häufig genutzte (Unter-)Programme, Be-richte oder Auswertungen sofort im Blick und kann direkt starten.

Eine zentrale Suchfunktion blättert durch alle installierten Sachge-biete und ermöglicht das schnelle Auffinden und Starten selten ge-nutzter Programme.

Als zusätzliches Fenster ist jederzeit das Info Center aufrufbar, das anstehende Termine, Mitteilungen, Notizen sowie ggf. abzuarbei-tende Workflows anzeigt.

Die Benutzerverwaltung bietet vielseitige Berechtigungssteue-rungen. Sie entscheiden, ob Sie Einzel- oder Rollenberechtigungen vergeben. Lese- und Schreibrechte können zentral teilweise bis auf Datenfeldebene vergeben oder ausgeschlossen werden.

Nutzen Sie den Workflow Manager zur Optimierung Ihrer Prozesse. Er erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und gibt Sicher-heit bei wiederkehrenden Arbeitsschritten.

Nicht nur fürs Auge: Mandanten können durch unterschiedliche Farbkombinationen (sogenannte Themes) optisch deutlich ge-trennt werden.

Wesentliche Funktionen

• einfaches Verwalten und Gestalten von Favoriten• schnelle Navigation durch die Programme• Informationszentrale für Termine, Mitteilungen und ggf.

Arbeitsschritte über das Info Center• komfortable Benutzerverwaltung mit

Berechtigungssteuerung• Zugriffsberechtigungen auf Benutzer- und Rollenebene,

angelehnt an eine „rollenbasierte Zugriffskontrolle“ (RBAC Modell)

• zeitliche Begrenzung von Zugriffsrechten in einer Vertretersituation

• Übersicht aller Berechtigungen pro Benutzer• erweiterter Mitarbeiterstamm: Sollarbeitszeiten,

Fehlzeiten - optional über Schnittstellen zu Personalwirtschaftsprogrammen

• Verwaltung von Anmeldungen und Kennwörtern• optional: individueller Workflow Manager zur Gestaltung

komplexer rollen- bzw. mitarbeiter- übergreifender Workflows

• manuelles oder automatisches Starten von Arbeitsschritten

• Zuordnung von Mitarbeitern zu einzelnen Arbeitsschritten

• Festlegung von Zeiträumen zur Bearbeitung• Ablage der definierten Workflows auf dem

Startbildschirm des Initiators• Workflow-Monitor zur Beobachtung des

Fortschritts der aktiven Arbeitssschritte

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Klientenverwaltung und Leistungsabrechnung

Abrechnung von Fachleistungen und Leistungen der Grundsicherung

Die Klientenverwaltung von VIA-S deckt die gesamte Leistungsab-rechnung sowie das Betreutenmanagement Ihrer Organisation ab. Sie dient der Abrechnung von Leistungen der Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderung, der Pflegeversicherung, Behandlungspflege, Kinder- und Jugendhilfe sowie anderer Leis-tungen hilfeerbringender Einrichtungen.

Der intelligente Aufnahme- und Verlegungsassistent stellt sicher, dass alle abrechnungsrelevanten Daten erfasst werden. Jeder an-gelegte Klient und Leistungsträger wird automatisch im VIA-S Rech-nungswesen als Unterdebitor übernommen.

Im Personenzentralbild verwalten Sie sämtliche Informationen zum Klienten für die Lohn- und Leistungsabrechnung sowie für die in-tegrierbare Dokumentation.

Im Leistungsprofil werden alle mit den Leistungsträgern und Kli-enten vereinbarten Leistungen mit ihren Besonderheiten hinter-legt.

Im Zuge der Einführung des Bundesteilhabegesetzes (2020-2023) ergeben sich aufgrund der Trennung von Leistungen der Grundsi-cherung und Fachleistungen zur Zeit eine Reihe von Änderungen für die Abrechnung.

VIA-S ist bereits heute auf diese Änderungen in den unterschied-lichen hilfeerbringenden Einrichtungen vorbereitet, dazu zählt:

• die Abrechnung von Miet- und Nebenkosten• die Anpassung und Abrechnung der verbleibenden Pauschalen • sowie die Abrechnung zusätzlicher Fachleistungen.Die Stapelerfassung bietet Ihnen die Möglichkeit, für mehrere Kli-enten oder ganze Einrichtungen die Leistungsarten und/oder -zu-sagen im Stapel zu verarbeiten - auch in Abhängigkeit zu bereits bewilligten Leistungszusagen.


• intelligenter Assistent zur Aufnahme und Verlegung von Klienten

• Ambulante Dienste (Abrechnung von Fachleistungsstunden)• automatische Änderungsmitteilungen• Terminüberwachung (Anbindung MS Outlook)• Erfassung unterschiedlichster An- und Abwesenheiten

(abrechnungsrelevant oder informell)• zentrales Adressmanagement• Essensverwaltung• Miet- und Nebenkostenabrechnung• Gruppenbuch• Hauswirtschaft / Interne Anforderungen• Dokumentenverwaltung• Eigengeldverwaltung

(Anbindung an das VIA-S Rechnungswesen)• vollautomatische Rückrechnung• Stapelerfassung• umfangreiche Auswertungen & Statistiken z. B. Belegungs-

planung / -statistik, Leistungsstatistik, Erlösverprobung und Prüfung der Refinanzierung, Pflegetagesstatistiken usw.

• individuell gestaltete Auswertungen / Dashboard• Erstellung von Datenträgern zur Abrechnung von

Heil- und Hilfsmitteln (§ 302 SGB)• optional: elektronische Rechnungsübergabe an Leistungsträger• Listengenerator• elektronische Klientenakte

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VIA-S mobile

Fachleistungsstunden werden von Ihnen bzw. Ihren Mitarbeite-rInnen vor Ort beim Klienten geleistet. Um die Leistungsabrech-nung hierfür zu erleichtern, wurde VIA-S mobile speziell für Am-bulante Dienste entwickelt.

Die Datenerfassung erfolgt „online“, d. h. alle Änderungen wer-den über eine Internetverbindung mit dem zentralen Datenbe-stand synchronisiert. Relevante Informationen zum Klienten sind jederzeit griffbereit.

Die Leistungserfassung kann überall und zeitnah erfolgen. Nichts wird vergessen und die zeitaufwändige Nacherfassung von Hand-aufzeichnungen am stationären PC gehört der Vergangenheit an.

VIA-S mobile ist komplett touchfähig - mit und ohne Stift. Die schnelle, einfache und intuitive Bedienung erfordert nur eine kur-ze Einarbeitungszeit.

Sehen Sie auf einen Blick alle Informationen des Betreuten aus den Klientenstammdaten. Bewilligungszeiträume können in VIA-S mo-bile aufgerufen werden.

Geleistete Fachleistungsstunden können erfasst, bearbeitet und direkt vom Klienten abgezeichnet werden.

Der Offline-Modus - Datenerfassung immer und überall

Ihre Mitarbeiter können in Gebieten mit schlechter Netzabde-ckung den Offline-Modus nutzen. Bei Aktivierung werden alle Daten eines oder mehrerer Klienten offline zur Verfügung ge-stellt. Sie können wie gewohnt mit VIA-S mobile weiterarbeiten und Fachleistungsstunden erfassen sowie Stammdaten beauskunf-ten. Sobald eine Internetverbindung verfügbar ist, wechseln Sie in den Online-Modus, um neue oder bearbeitete Daten an den Ser-ver zu übermitteln und zu aktualisieren.


• Zugriff auf Klientenstammdaten wie Kontaktpersonen, Adresse, Bewilligungszeiträume (nur für die Personen, die in der Zuständigkeit des Mitarbeiters liegen)

• automatische Datensynchronisation• Offline-Datenerfassung bei schlechter Netzabdeckung

(ohne Internetanbindung)• Berechtigungssteuerung durch Anmeldung• Planung von Fachleistungsstunden• Erfassung von Fachleistungsstunden• Erfassung von Gruppenleistungen• digitale Unterschrift auf dem mobilen

Endgerät (Tablet) der erbrachten Leistung

VIA-S mobile

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Lohnabrechnung für Menschen mit Behinderung

Alle Besonderheiten der WfbM-Lohnabrechnung abgedeckt

Mit der VIA-S Lohnabrechnung, die jährlich von der ITSG zertifiziert wird, sind Sie bestens für die speziellen Anforderungen von Werk-stätten für Menschen mit Behinderung ausgestattet.

Sie profitieren vom direkten Datenaustausch mit der VIA-S Leistungsabrechnung, dem Rechnungswesen oder der Betreu-ungsdokumentation. Personenstammdaten müssen nur einmal erfasst werden und stehen den abrechnungsrelevanten Sachge-bieten sofort zur Verfügung. Das gilt auch für Daten wie Abwesen-heiten oder Essensteilnahmen. Nachträgliche Änderungen lösen automatisch tagesgenaue Rückrechnungen aus.

Bei Menschen mit Behinderung, die in einem angeschlossenen Wohnheim wohnen, werden Heimkostenbeiträge automatisch be-rechnet und beim Entgelt berücksichtigt.

VIA-S ermittelt die fiktiven Sozialversicherungsbeiträge. Durch den elektronischen Versand der SV- Meldungen sowie Elster und EL-StAM sparen Sie große Mengen Papier und Ordner.


• elektronischer Versand der Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise, elektronischer Zahlungsverkehr (SEPA), Lohnsteuerbescheinigung (Elster), elektronische Lohnsteuer-karte (ELStAM)

• Abwesenheiten von einzelnen Personen oder Gruppen• frei definierbare Be- und Abzugsarten• Definition von Basislohn und Steigerungsbetrag• Lohnermittlung gemäß Leistungsstufe, Tariftabelle und

Lohnbewertung aus der Dokumentation sowie individuellen Formeln

• Berücksichtigung von Arbeitsförderungsgeld, Essensgeld und Heimunterbringung, Fahrtkosten und Einmalzahlungen

• Urlaubsverwaltung mit personenbezogener Jahresübersicht• Ermittlung fiktiver SV-Beiträge• Integration in die Leistungsabrechnung,

Dokumentation und das Rechnungswesen• Klienten-Einrichtungszuordnung auf Arbeitsgruppenebene• checklistengesteuerte Lohnermittlung und Abrechnung• Lohnsteuerjahresausgleich• automatische Erzeugung der Zahlungsträger (SEPA)• Anpassung gemäß SP III – HEGA 06/2010• automatische Rückrechnung

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Dokumentation in der Eingliederung und Pflege

Transparent und lückenlos

Im Mittelpunkt der Dokumentation stehen die Betreuungsdoku-mentation mit der individuellen Förder- und Maßnahmenpla-nung und die Pflegedokumentation mit dem medizinisch-pflege-rischen Schwerpunkt.

Das Baukastensystem ermöglicht eine bundeslandspezifische An-passung der VIA-S Dokumentation an die Anforderungen des Bun-desteilhabegesetzes.

Durch die Integration der Dokumentation in die Klientenverwal-tung / Leistungsabrechnung und Lohnabrechnung für Menschen mit Behinderung werden Ihre Verwaltungsprozesse transparenter und optimal unterstützt.

Daten aus der Klientenverwaltung wie Betreuer, Ärzte, Leistungszu-sagen, Angaben zum Leistungsträger oder zur Krankenkasse stehen in der Dokumentation zur Verfügung. Ergebnisse aus der individu-ellen Lohnbewertung können automatisch in die Steigerungsbe-träge der Lohnabrechnung einfließen.

Prozessmanager

Der Prozessmanager hilft im Betreuungs- und Pflegeprozess das Ziel und die Zeit im Auge zu behalten. Er führt Schritt für Schritt durch die Dokumentation. Die zu bearbeitenden Arbeitsschritte werden durch logische Verknüpfungen im Prozessmanager in der Reihenfolge zusammengestellt, wie sie abgearbeitet werden sol-len. In VIA-S können Sie den Betreuungs- und Pflegeprozess aus Ih-rer Einrichtung mit Hilfe des Prozessmanagers 1:1 abbilden.

Die Definition von Richtzielen, Grob- und Feinzielen mit jeweiligen Zwischenevaluationen ermöglicht dabei eine kontinuierliche Ver-besserung des Betreuungsprozesses.


• Baukastensystem je nach Anforderungsprofil der hilfeerbringenden Einrichtung

• frei gestaltbare Bildschirmseiten: Galerien zur Erstellung individueller Dokumentationen

• Terminverwaltung und -überwachung• Förder- und Maßnahmenplanung• Bedarfserhebungsbögen mit ICF-Verknüpfung• Maßnahmenplanungsinstrument mit ICF-Orientierung• Hilfeplanverfahren • Wirkungskontrolle für Leistungsträger• Pflegeplanung• Gruppenbuch (Erfassung von Abwesenheiten, Verläufen,

Terminen, Arbeitszeiten, Leistungsnachweisen etc. sowie diverse Übersichten)

• personenzentrierter Wochenplan• Kurs- und Angebotsverwaltung• Ressourcenmanagement• Tourenverwaltung & -abrechnung für Fahrten zwischen

Wohn- und Arbeitsstätte• Planung und Protokollierung von internen

Fallbesprechungen• individuelle Lohnbewertung (für WfbM)• statistische Auswertungen und Listengenerator• revisionssichere elektronische Klientenakte

BTHG

konform

GUT V

ORBEREITET • GUT VORBEREITET • GUT VO

RBEREITET • GUT VORBEREITET • G

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Auftragsbearbeitung und PPS

Komfortabel und flexibel

Das VIA-S Produktions-, Planungs- und Steuerungssystem (PPS) ist flexibel einsetzbar und auf die Besonderheiten von Werkstätten für Menschen mit Behinderung ausgerichtet.

VIA-S bietet eine komfortable Verwaltung von Kunden-, Artikel- und Lieferantenstamm. Der Anwender wird bei der Bearbeitung der Aufträge von der Angebotsverwaltung über die Auftragskalku-lation, Fertigungssteuerung und Lagerführung bis hin zur Fakturie-rung und Weiterleitung an das VIA-S Rechnungswesen unterstützt.

Ein umfangreiches Programm zur Fertigungskalkulation unter-stützt Sie bei der Angebotserstellung. Im weiteren Workflow wer-den diese Daten automatisiert weitergeben, so dass Auftragsbe-stätigungen, Lieferscheine und Rechnungen schnell und einfach erstellt werden können.

Aufträge können sowohl als Einzel- oder Daueraufträge als auch Rahmenverträge (Kontrakte) bearbeitet und abgewickelt werden.

Durch die fortwährende Bestandserfassung mit Zu- und Abgängen wird eine permanente Inventur gewährleistet. Fehlmengen fallen schneller auf und können vermieden werden.


• Kunden- und Lieferantenverträge• mehrstufige Stücklistenverwaltung• Mehrlager- und Lagerplatzverwaltung• optionale Erweiterung: dynamische (chaotische)

Lagerbestandsführung• Angebots-, Auftrags-, Rechnungs- und Lieferscheinverwaltung• Fertigungs-/Angebotskalkulation• Bestellwesen• Eingangsrechnungsverwaltung und Kontrolle• Lieferantenbewertung• permanente Inventur• Chargenführung• Vertreterdaten, Provisionsabrechnung• Retourenverwaltung• Kundenbeanstandungen (8D-Report)• Ladehilfsmittelverwaltung• Webshop-Anbindung• Thekenverkauf• Verwaltung interner Anforderungen• Kundenbeziehungsmanagement (CRM)• maschineller Auftragsimport• Fertigungssteuerung• Kapazitätsplanung aus der Klientenverwaltung• Verkaufs- und Einkaufsstatistiken• Top-Zahlen• umfangreiche Beauskunftungen

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Rechnungswesen

Die Leistungen

Das VIA-S Rechnungswesen wurde speziell für den individuellen Be-darf von sozialen Einrichtungen entwickelt. So können in der Finanz-buchhaltung im Rahmen der integrierten Unterdebitorenbuch- haltung, offene Posten bis hin zum Mahnwesen und Buchungen nach Leistungsträgern oder Klienten bearbeitet und beauskunf-tet werden.

Abrechnungsbereiche (Buchungskreise) ermöglichen eine flexi-ble Steuerung von GuV, Bilanzen und Auswertungen. Somit kön-nen auch komplexe Einrichtungsstrukturen innerhalb eines Man-danten der Finanzbuchhaltung umfassend abgebildet werden.

Wesentliche Funktionen Finanzbuchhaltung

• mandantenfähig• Unterdebitorenbuchhaltung• Einzel- & Konzernbilanzen• Verwaltung von Organschaften• Führung von Abrechnungsbereichen• Eingangsrechnungsbuch• Bankenclearing• diverse Import-Schnittstellen• Kassenbücher• Liquiditätsüberwachung/-planung• automatisierter Zahlungsverkehr (SEPA)• Projektverwaltung mit Haupt- & Unterprojekten• flexibles Berichtswesen• interne Dokumentenablage• kontextabhängige Kommentarfunktion

• offene Postenführung (auch stichtagsbezogen)• Berücksichtigung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Füh-

rung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Kostenrechnung

• flexible Plankostenrechnung• maschinelle, mehrstufige und zurücknehmbare Umverteilung

mit Historie• GuV nach Kostenarten• innerbetriebliche Leistungsverrechnung• Wirtschaftspläne• Bezugsgrößenkalkulation• Pflegesatz Vor- und Nachkalkulation• Datenexport nach MS Excel und zu externen

Controllinginstrumenten• Kennzahlen• Vorbereitung für Kostenträgerrechnung

Anlagenbuchhaltung

• Abschreibungsvorschau• Belegverwaltung• Baubuch• Standortverwaltung• Serviceverträge/-berichte• Zuschussverwaltung mit Sonderpostenauflösung• Ermittlung von Wiederbeschaffungswerten

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Berichtswesen / Reporting

Leichte Erstellung von Berichten und Reports als Grundlage für Ihr Controlling

Das VIA-S Berichtswesen ist ein umfangreiches Reporting-Instru-ment, um Daten aus allen VIA-S Sachgebieten zu verdichten und auszuwerten.

Die Menge an erfassten Daten in sozialen Einrichtungen wächst be-ständig. Ebenso die Anforderungen an individuelle Berichte. Eine manuelle Erstellung ist oft sehr zeitaufwändig und kosteninten-siv. Mit dem VIA-S Berichtswesen erstellen Sie hingegen schnell, einfach und effektiv Ihre individuellen Berichte entsprechend ge-stellter Aufgaben.

Für einen leichten Start stehen Ihnen im Anlageassistent verschie-dene vorgefertigte Berichte zur Verfügung z. B. zur Leistungsab-rechnung, zur Gewinn- und Verlustrechnung oder der Betriebs-abrechnungsbogen. Sobald alle Daten aus VIA-S ausgelesen und übersichtlich dargestellt wurden, können Sie Spalten, Zeilen oder einzelne Zellen beliebig Ihren Wünschen anpassen. Ebenso kön-nen für Sie relevante Daten ergänzt werden.

Jede Zelle ist frei definier- und gestaltbar. Die Ergebnisse werden aus den aktuellen Bewegungsdaten ermittelt und können durch Herkunft, Zeitraum und Selektionen eingegrenzt werden. Ausge-lesene Werte können auf unterschiedlichen Ebenen verdichtet (z. B. auf Einrichtungs-, Standort- oder Gruppenebene) und durch die Drill-Down-Funktion jederzeit wieder aufgeschlüsselt werden.


• jahresübergreifende Auswertungen• sachgebietsübergreifende Datenherkunft (Rechnungswesen,

Leistungsabrechnung, Lohnabrechnung für Menschen mit Behinderung, Auftragsbearbeitung / PPS)

• Anlageassistent• generelle Vorgaben individuell pro Anwender

(vordefinierte Selektionen)• Ermittlung der Ergebnisse aus den aktuellen Verkehrszahlen

(Ad-hoc-Berichte)• variable Zeiträume• Unterstützung durch den Formelassistenten• Drill-Down Funktion mit Detailinformationen der verdichte-

ten Zahl (z. B. bis auf Ebene von Konten, Kostenstellen und Buchungen)

• Zell- und Plausibilitätsprüfung• umfangreiche grafische Darstellungen• bis zu 9.999 Berichte pro Mandant• Bausteinfunktion (Speicherung wiederkehrender Berichtsteile)• Bildschirmauskunft, Ausdruck, XML- oder

MS Excel-Export der Ergebnisse• Berechtigungsverwaltung• Übernahme von Listen aus den einzelnen Sachgebieten

zur Weiterverarbeitung im Berichtswesen

DOBRICK + WAGNER bietet die Erstellung von Berichten auch als Dienstleistung an.

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Auswertungsgenerator

Zahlen, Daten, Fakten

Überall wo die umfangreichen Standardlisten innerhalb eines Mo-duls nicht ausreichen, können Sie mit Hilfe des Auswertungsge-nerators schnell und einfach eigene Listen zusammenstellen. Da-bei steht Ihnen der Gesamtdatenbestand aller VIA-S Sachgebiete zur Verfügung.

Im Vorlagenassistent sind bereits vorgefertigte Listen für einen schnellen Einstieg hinterlegt, z. B. Einrichtungszuordnungen, Un-terdebitorenstamm, Kursteilnahmen, Medikamentenlisten usw.

Jedes Datenfeld können Sie in der Darstellung verändern und durch das Setzen von Filtern hinsichtlich Ihrer Bedürfnisse ein-grenzen bzw. anpassen.

Mit der Drill-Down-Funktion greifen Sie direkt aus einer Auswer-tung auf bestimmte Stammdaten zu. Beispielsweise erlaubt der Klick auf die Artikelnummer einer Artikelliste den Zugriff auf den Artikelstamm. In einer Auswertung mit einer Klientenliste kann auf Wunsch das Personenzentralbild eines beliebigen Klienten mit einem Klick auf die Aufnahmenummer aufgerufen werden.


• bis zu 99.999 Auswertungen pro Mandant• Vorlagenassistent zum einfachen Einstieg• praktischer Formulareditor• Filtermöglichkeiten für verfeinerte Abfrage• mathematische Funktionen zur Generierung

von Datenfeldern• Verketten von Texten unterschiedlicher Spalten• Einbindung der Auswertungen in das VIA-S

Dashboard und in die Auskunftsmenüs der Sachgebiete• Drill-Down-Funktion (Quellinformationen

z. B. bis auf Stammdatenebene)• Stapelausgabe - nächtliche Verarbeitung von Auswertungen

über Batchjobs• Bildschirmauskunft, Ausdruck, XML-, CSV-

oder MS Excel-Export der Ergebnisse• Berechtigungssteuerung pro Auswertung• sachgebietsübergreifende Auswertungen

Wenn die Zeit nicht reicht

Die Bedienung des Auswertungsgenerators erfordert gute Kennt-nisse der VIA-S Datenstrukturen, die in einer ausführlichen Schu-lung vermittelt werden. DOBRICK + WAGNER bietet auf Wunsch die Erstellung von Auswertungen auch als Dienstleistung an.

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Personalwirtschaft

Von der Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter bis zur Personalkosten- & Stellenplanung

Eine bedarfsgerechte Lösung bietet VIA-S auch im Bereich der Per-sonalwirtschaft. Dabei ist die Lohnabrechnung sowohl vor Ort als auch als ASP- oder Rechenzentrumslösung möglich.

Personalkosten haben besonders im sozialen Bereich einen ho-hen Stellenwert. Neben den aufwändigen Verfahren zur Personal-abrechnung werden die Anforderungen an die Analysefunktionen der Abrechnungssoftware immer größer.

Module für die Personalkostenplanung, Personalkostenrechnung und Stellenplanung können ergänzt werden. Umfangreiche Perso-nalinformationen rund um den Personenstamm sind ebenso wie die Bewerberverwaltung integrierbar.

Die Personaldatenbank der Personalabrechnung enthält die mei-sten Informationen über die Beschäftigten eines Unternehmens. Für die Ablage diverser unternehmensspezifischer Informationen können Mitarbeiter aus allen Abteilungen Zugriff erhalten. Dabei bleiben die Schreibrechte auf Daten der Personalabrechnung nur der Personalabteilung vorbehalten.


• Lohn- und Gehaltsabrechnung• Personalkostenplanung und Controlling• Personalinformationssystem• Stellen- & Bewerberverwaltung• Fortbildung• Schnittstellen zur VIA-S Finanzbuchhaltung• Statistiken und Auswertungen• unbegrenzte Mandantenfähigkeit• Tarife• Altersteilzeit, Kurzarbeit• betriebliche Altersvorsorge• Zugriff auf ausgewählte Bereiche der Personalstammdaten

durch Sachbereichsleiter (Leserechte unter Beachtung der zustimmungspflichtigen Datenschutzanforderungen)

• Vereinheitlichung von Verwaltungsvorgängen (Urlaubs- verwaltung, Bescheinigungswesen etc.)

• individuelle Abfragen von Datenmengen durch Reporting Services

• unternehmensweiter Zugang zu statistischen Auswertungen• Nutzung von Planungssoftware in den Fachbereichen

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Dienstplanung

Personaleinsatzplanung wirtschaftlich umgesetzt

In VIA-S stehen Lösungen zur Dienstplanung, Zeitwirtschaft und Zugangskontrolle zur Verfügung. Über geprüfte und zertifizierte Schnittstellen wird der korrekte Austausch von Daten sichergestellt.

Im Sozialwesen sind die Personalkosten der größte Kostenfaktor. Eine effiziente und gut strukturierte Personaleinsatzplanung ist die Grundlage für die Wirtschaftlichkeit einer Einrichtung. Dabei bleibt die Anwendung übersichtlich und leicht bedienbar. Ob bei der automatischen Dienstplanung, der Urlaubs- und Fehlzeitenpla-nung, der Änderung des Dienstplans oder der Auswertung von Ein-satzzeiten: Sie erreichen Ihr Ziel in jedem Fall schnell und effizient. Sie sparen wertvolle Zeit und setzen Ihre Mitarbeiter optimal ein.

In VIA-S können Sie Dienstplanvorschläge automatisiert erstellen lassen. Früh-, Spät-, Tages-, Nacht-, Bereitschafts- und Kombina-tionsdienste können als Richtschnur über einen Zeitraum von bis zu einem Jahr dargestellt werden.

Über ein Onlineportal können Ihre Mitarbeiter auf ihren persön-lichen Dienstplan zugreifen, Urlaubsanträge stellen, Diensttausch mit Kollegen abstimmen oder (wenn ein Zeiterfassungssystem in-tegriert wurde) ihr Zeitkonto einsehen.


• übersichtliche Darstellung komplexer Planungsstrukturen• Eignung für jede Einrichtungsgröße durch

Benutzerverwaltung und Mandantenfähigkeit• vollständige Automatisierung der Dienstplanung

(Beachtung der Bedingungen, die bei der Dienstplanung zu erfüllen sind und Berechnung des Dienstplanvorschlags nach Ihren Vorgaben)

• Online-Prüfung des Dienstplans (Track & Check) mit Einfärbung von verletzten Prüfkriterien (gesetzliche und tarif-liche Regelungen sowie arbeitswissenschaftliche Kriterien)

• Kosteneinsparungen durch vereinfachte Abrechnung• flexible Schnittstellen zur Integration in heterogene EDV• ergonomisches und geprüftes Bedienkonzept• effiziente Einsatzplanung• Schnittstelle zu allen gängigen Personalabrechnungsverfahren• automatische Zeiterfassung• Zutrittsberechtigung/-kontrolle• Ermittlung und Übergabe der Personalbemessung aufgrund

von Leistungsplanungen aus der Klientenverwaltung an die Dienstplanung

• Synchronisation von Personalstammdaten zwischen Personalwirtschaft und Dienstplanung

• Übergabe von tatsächlichen Arbeitszeiten an die Lohnabrechnung

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Archivierung / Dokumentenmanagement und BPM (Business Process Management)

Digitalisierung bis ins Detail

VIA-S nutzt die innovative windream-Technologie. Diese ist das einzige Enterprise-Content-Management-System weltweit, das vollständig in das Windows-Betriebssystem integriert wurde. Es zeichnet sich durch intuitive Bedienung aus und benötigt keine sepa- rate Benutzeroberfläche. Auf Grundlage der patentierten Virtual- File-System-Technologie (VFS) integriert sich windream als zusätz-liches Netzwerk-Laufwerk vollständig in das Betriebssystem.

Die elektronische Archivierung erfasst strukturiert jede Art von Massendaten und Einzeldokumenten, sorgt für eine revisionssi-chere Langzeitarchivierung und erlaubt den permanenten Zugriff der berechtigten Personen unabhängig von Ort und Zeit – das lästige Suchen und Lagern von Akten entfällt.

Alle erfassten Dokumente werden über den gesamten Aufbewah-rungszeitraum zuverlässig, vollständig und fälschungssicher abge-legt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können die Daten sicher entsorgt werden. Dabei werden die wesentlichen Systemprozesse protokolliert, so dass die Abläufe auch noch nach vielen Jahren je-derzeit nachvollziehbar sind.

Mit windream BPM erhalten Sie ein vollständig integriertes System, das technologisch auf allerhöchstem Niveau agiert und sehr leicht bedienbar ist. Anwender und Workflow-Designer können das ge-samte System exakt auf die spezifischen Anforderungen ihrer Ein-richtung anpassen. Durch die Möglichkeit, reale Geschäftsprozesse auf einer virtuellen Ebene genauestens abzubilden und vollständig zu automatisieren, unterstützt windream BPM bei der Digitalisie-rung täglich wiederkehrender Abläufe und steigert dadurch auch Ihre Wettbewerbsfähigkeit in gravierendem Maße.

Verschiedene Module können miteinander verknüpft oder einzeln verwendet werden - ganz nach Ihren individuellen Anforderungen.


• effizienter Informationsfluss• Ad-hoc-Versendung und regelbasierte Workflows• Geschäftsvorgänge inklusive aller Daten und Dokumente wer-

den digital zusammengefasst und stehen allen Anwendern je nach Berechtigungskonzept zur Verfügung

• Beschleunigung von Geschäftsprozessen und absolute Termingenauigkeit

• sekundenschnelle Recherche unabhängig von der Archivgröße• Flexibilität, da manuelle Eingriffe in den Workflows jederzeit

möglich sind• perfekte VIA-S Anbindung an das Archiv, wobei sich alle

wichtigen Informationen sowohl aus VIA-S als auch aus der DMS-Oberfläche entnehmen lassen

• revisionssichere Ablage per Knopfdruck• zertifizierte Archivierungslösung• Erfüllung der Compliance-Anforderungen (Rechtssicherheit)• Berücksichtigung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Füh-

rung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

• Anzeige von mehr als 200 Dateiformaten ohne notwendige Softwareinstallationen

• höchste Ausfallsicherheit durch intelligentes Clustering• elektronische Mitarbeiter- und Klientenakte

I N T EGRAT IONSPARTNER


K

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