Poltys CA Outbound Dialer Modul

Training Präsentation

Leistungen

TDE, NCP and NS1000 series PBX

Leistungen für den Kunden• Bedeutsame Verbesserung der

Produktivität• Die Agents sprechen länger als sie

durchwählen• Verbessern den Kundenservice und

erhöhen den Grad an Kundenzufriedenheit

• Beschleunigt Antwortzeiten• Steigert Produktivität, führt zu

Kostensenkungen

Leistungen für den Händler Steigern den Vertrieb in dem Bereich der• Sammelstellen, Patientenkontrolle,

Termin-bestätigung, Leadgenerierung, Telemarketing, Politische Kampagnen

Leistungen für die Vertriebsgesellschaft• Steigern der CA Funktionalität mit einer

neuen Produktivitätsfunktion, dass das Vordringen auf vertikalen Märkten ermöglicht

Outbound Dialer Modul – Inhalt der Präsentation

Überblick Funktionen

TDE, NCP and NS1000 series PBX

ÜBERBLICKSektion 1

ÜberblickFunktionierte mit der CA PRO/ Supervisor/Console Multi Language GUIWählt Anrufe automatisch an eine vordefinierte Liste von Telefonnummern von dem Telefon des CA Benutzers und bietet Pop Up-Fenster für Aufzeichnungen an, wenn der Anruf beantwortet wird Die Agents notieren sich AnrufsaufzeichnungenAnruflisten können von dem Benutzer ausgefüllt werden oder aus der CSV Datei importiert werden.Agents können die Anrufliste freigeben

Anwendungsfall – TK-Anlagenmodus

Rufe jeden Kunden aus der Liste an

Falls der Anruf beantwortet wird, erscheint das Pop-Up-Fenster für Aufzeichnungen

Der Agent notiert Anrufaufzeichnungen

CA + TDE/NCP/NS1000

Call Every Entry in the List

Call answered- Pay messageNo Answer – Retry later

Kunden

Kunden

Kunden

Kundenlisten automatisch anrufen mit Hilfe des Agent-Telefons, wenn der Agent-Status „verfügbar“ ist

Call Every Entry in the List

Call answered - Pay messageNo Answer – Retry later

Agent CA Kunden

Outbound Dialer Modul

Anwendungsfall – CA Server

Rufe jeden Kunden aus der Liste an

Falls der Anruf beantwortet wird, erscheint das Pop-Up-Fenster für Aufzeichnungen

Der Agent notiert Anrufaufzeichnungen

Kunden

Kunden

Kunden

Agent CA Kunden

Outbound Dialer Modul

NCP/TDE/NS1000

CA Server

Call Every Entry in the List

Call answered- Pay messageNo Answer – Retry later

Kundenlisten automatisch anrufen mit Hilfe des Agent-Telefons, wenn der Agent-Status „verfügbar“ ist

FUNKTIONEN Sektion 2

Das Outbound Dialer Module startenOutbound Dialer Module wird durch anklicken auf der Schaltfläche “ACD Report” in CA Supervisor oder CA Pro gestartet.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche

“Abgehende Anrufe”.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “ACD

Report”.

Outbound Dialer GUI Sprache markierenGUI Sprache markieren

2. Wählen Sie den Menüpunkt “Language”.

1. Klicken Sie auf den Menüpunkt

“Datei”.

4. Wählen Sie die Sprache aus.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche “OK”

und starten Sie die Anwendung neu.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Dropdown-Liste.

Outbound Dialer Module AnrufparameterKonfigurieren Sie die Anrufparameter

Maximale Anzahl von Wiederholungen bevor man verzichtet Zeitintervalle zwischen den Wiederholungen Ausgehende Vorwahl-Zeichnefolge falls erforderlich Keine prädefinierte Antwortszeit – wie lange soll angerufen werden bis zu dem Entschluss dass sich niemand meldet

2. Wählen Sie den Menüpunkt

“Einstellungen”.

1. Klicken Sie auf den Menüpunkt “Einstellungen”.

3. Konfigurieren Sie die

Anrufparameter.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche

“OK”.

Outbound Dialer Module – Manuelle AnruflisteOutbound Dialer Module erlaubt den Agenten die Liste mit den Zielempfängern von Hand einzugeben oder sie aus einer CSV Datei (nächste Folie) zu importieren

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Hinzufügen”.

2. Ein neuer leerer Eintrag

wird zu der Liste hinzugefügt.

3. Füllen Sie “Name”, und “Telefonnumme”

aus.

4. Sorgen Sie dass der “Gesprächsstatus” auf

NICHT_RUFEN eingestellt ist.

5. Wiederholen Sie die Hinzufügung von neuen Einträgen

zu der Liste so oft wie nötig.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche

“Übernehmen” damit die Änderungen

wirksam werden.

Outbound Dialer Module – Anrufliste importieren

Outbound Dialer Module erlaubt dem Kunden die Zielempfänger durch Importieren der Anrufliste auszufüllen.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche

“Importieren der Anrufliste”.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Importieren”.

3. Wählen Sie die zu importierende

Datei.

5. Kreuzen Sie die Option an, wenn die erste Zeile der CSV-

Datei Header – Informationen

enthält.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Öffnen”.

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche

“Übernehmen” damit die Änderungen wirksam

werden.

Outbound Dialer Module – CSV DateiformatOptionale

Headerzeile in die CSV Datei.

1. Füllen Sie den “Namen” der

Person aus, die angerufen

werden soll

2. Füllen Sie die zu

wählende “Telefonnr. ”

aus

4. Stellen Sie “Wiederholungsv

ersuche” für sämtliche Punkte

auf 0 ein

3. Stellen Sie NICHT_RUFEN für sämtliche

Punkte ein

Outbound Dialer Starten/StoppenOutbound Dialer durch Drücken des “Start outbound calls” starten Outbound Dialer durch Drücken des “Stop outbound calls” stoppenNach Start des Outbound Dialer werden die Eintragungen in der Liste für ausgehende Anrufe mit dem Anrufstatus auf NICHT_RUFEN oder KEINE_ANTWORT gesetzt und die Wiederversuche die die Maximale Anzahl der Versuche nicht überschreiten werden bearbeitet

1. Starten Sie Anrufe.

2. Stoppen Sie die Anrufe.

Outbound Dialer Module AufzeichnungenNach dem der Anruf beantwortet wurde, zeigt der Outbound Dialer Modul, ein Pop-up-Fenster an, das den Agent auffordert entweder die Felder “Anrufstatus”/ “Aufzeichnung 1”/ “Aufzeichnung 2”/ “Aufzeichnung 3”

Outbound Dialer Module Manual DialDen Outbound Dialer durch Drücken “Ausgehende Anrufe beenden” stoppenDrücken Sie die Taste “Nächsten Anruf wählen” • Es wird die erste Nummer in der Liste gewählt, das den Anrufstatus auf NICHT_RUFEN oder KEINE_ANTWORT

eingestellt und weniger Wiederholungen als die Maximale Wiederholungsanzahl hat

• Sollte der Anruf mit KEINE_ANTWORT markiert sein, wird der Anruf nach der Wiederholungszeit automatisch neu gewählt

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche

“Wählen den nächsten Anruf” um Anrufe der Reihe nach zu

tätigen.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche

“Ausgehende Anrufe beenden”

um sicherzustellen, dass der

Anrufprozess abgebrochen wird.

Outbound Dialer Module – Anrufliste teilenAgents können die ausgehende Anrufliste untereinander freigeben In diesem Falle müssen Sie sich an einer entfernten Outbound Dialer – Datenbank anschließen, wie weiter unten angegeben

2. Wählen Sie den Menüpunkt

“Datenbankstandort”.

1. Klicken Sie auf den Menüpunkt

“Einstellungen”.

Versichern Sie sich, dass der PC der seine Datenbank für andere Agents freigibt den MS SQL Server Dynamic Port in dem Firewall geöffnet hat.

3. Geben Sie die IP Addresse der

freigegebenen Datenbank ein.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Speichern”.

Vielen Dank