Upload
others
View
22
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
PROSES KERJA
PS - 03
PENGURUSAN PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN DAN KERJA
SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
Disediakan oleh: Diluluskan oleh:
NAMA : SITI HAJAR BINTI HUSSAIN Jawatan : Penolong Pegawai Tadbir (N29) Tarikh : 24-06-2019
NAMA : HANIM BINTI ESA Jawatan : Penolong Pegawai Tadbir (N32) Tarikh : 24-06-2019
MAKLUMAT TERKAWAL
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN, KERJA DAN PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 03
Mukasurat 1 /17
Tarikh 24-06-2019
MAKLUMAT TERKAWAL
KANDUNGAN HALAMAN
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2
1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2
1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 3
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3
1.5 Definisi ................................................................................................................ 4
1.6 Singkatan ............................................................................................................ 5
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 5
2.1 Perancangan Perolehan ..................................................................................... 5
2.2 Proses Perolehan dan Penyediaan Pesanan Tempatan secara atas talian ........ 6
2.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Bayaran ................................... 7
3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 9
3.1 Perancangan Perolehan ..................................................................................... 9
3.2 Proses Perolehan dan Penyediaan Pesanan Kerajaan secara atas talian ........ 10
3.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Bayaran ................................. 11
4. PROSES KERJA 4.4.1 .................................................................................................... 13
4.1 Perancangan Perolehan .................................................................................... 13
4.2 Proses Perolehan dan Pesanan Kerajaan secara atas talian ............................ 13
4.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Bayaran ................................. 14
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ....................................................................................... 15
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 .......................................................................................... 16
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 .......................................................................... 16
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................... 16
9. LAMPIRAN 8.5 .............................................................................................................. 16
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 17
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN, KERJA DAN PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 03
Mukasurat 2 /17
Tarikh 24-06-2019
MAKLUMAT TERKAWAL
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
1) Objektif Memastikan garis panduan dan prosedur perolehan kerja, bekalan dan perkhidmatan oleh Politeknik Melaka dilaksanakan mengikut peraturan kewangan yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan.
2) Skop (key activities) a. Menyelaras Kontrak Pusat b. Menyelaras Pembelian Terus c. Menyelaras Sebutharga d. Menyelaras Tender Terbuka
3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Pembayaran dilaksanakan dalam tempoh 7 hari dari tarikh invois diterima di Unit Kewangan
b. Semua Prestasi Pembekal diukur
4) Pemilik proses a. Penolong Pegawai Tadbir
5) Pelanggan proses 5.2 a. Pengarah b. Ketua Jabatan/Ketua Unit c. Jawatankuasa Sebutharga d. Pegawai Perolehan Jabatan/Unit e. Pegawai Penerima Jabatan/Unit f. Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit g. Unit Kewangan
6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Kementerian Pendidikan Malaysia b. Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti
(JPPKK) c. Kementerian Kewangan d. Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM)
1.2 Rujukan
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015
b. PPP (Portal Pekeliling Perbendaharaan)
c. Pekeliling Perkhidmatan
d. Arahan Perbendaharaan
e. Surat Pekeliling Jabatan Akauntan Negara
f. Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan
Perakaunan
g. Sistem ePerolehan
h. Sistem iGFMAS
Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja
b. Semua Garis Panduan (terbitan dalaman)
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN, KERJA DAN PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 03
Mukasurat 3 /17
Tarikh 24-06-2019
MAKLUMAT TERKAWAL
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7
SUMBER-SUMBER PENERANGAN
Manusia 7.1.2 Pengarah
Timbalan Pengarah
Ketua Jabatan Perdagangan
Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit
Pegawai Perolehan Jabatan/Unit
Pegawai Penerima Jabatan/Unit
Pemilik proses
Infrastruktur 7.1.3
Bangunan dan utility 7.1.3(a) Pejabat dan Ruang Kerja
Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer dan Pencetak
Pengangkutan 7.1.3 (c) Tidak Berkaitan
Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d) Tidak Berkaitan
Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 Tidak Berkaitan
Bahan 7 Alat tulis
Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif
Pengetahuan 7.1.6 Teknik audit Keperluan standard Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan
Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mengikuti Kursus Perolehan Kerajaan
Lain-lain Tidak Berkaitan
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4
Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima
1. Maklumat ABM PP J/U dan KJ/KU
Setiap awal tahun Emel PAK
2. Cipta perolehan secara atas talian dan nota minta manual dan nota minta secara manual
PP J/U Selepas perancangan perolehan
Atas talian Pembekal/ KJ/KU/UKew
3. Pesanan Kerajaan dalam Sistem ePerolehan dan iGFMAS
PT (Kew) Selepas semakan dilaksanakan oleh JANM
Serahan Tangan
PP J/U
4. Pesanan Penghantaran
PP J/U Selepas pesanan penghantaran disahkan oleh pegawai perolehan/ UKew melalui Sistem ePerolehan
Atas talian
UKew
5. Borang Prestasi Pembekal
PP J/U Selepas menerima bekalan
Serahan Tangan
UKew
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN, KERJA DAN PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 03
Mukasurat 4 /17
Tarikh 24-06-2019
MAKLUMAT TERKAWAL
1.5 Definisi
PERKATAAN PENERANGAN
Bekalan Merangkumi bahan luak, alat tulis dan peralatan kecil
Perkhidmatan Meliputi kerja-kerja keselamatan, kebersihan, pembaikan dan penyenggaraan
Sistem ePerolehan Sistem ePerolehan merupakan sistem perolehan elektronik yang membolehkan pembekal menawarkan harga bagi produk dan perkhidmatan kepada Kerajaan melalui Internet dan bertindak sebagai medium alternatif untuk para pembekal mendaftar/memperbaharui Sijil Kementerian Kewangan Malaysia (MOF).
Sistem iGFMAS Sistem Government Financial Management Accounting System (iGFMAS) yang merupakan sistem berpusat di ibu pejabat Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) menggunakan satu pangkalan data dan satu pusat data bercirikan perakuan tunai dan akruan
Sebutharga Sebut harga merupakan kaedah untuk melaksanakan sesuatu perolehan yang melibatkan jumlah had nilai melebihi RM20,000 hingga RM500,000 setahun di kalangan pembekal yang berdaftar dalam kod bidang berkaitan.
Jawatankuasa
Sebutharga A
Perolehan bekalan/perkhidmatan melebihi RM50,000 hingga RM500,000 terdiri daripada 3 Jawatankuasa yang terdiri dari Jawatankuasa Pembuka, Jawatankuasa Penilaian Kewangan dan Jawatankuasa Penilaian Teknikal.
Jawatankuasa
Sebutharga B
Perolehan bekalan/perkhidmatan melebihi RM20,000 hingga RM50,000 terdiri daripada 1 Jawatankuasa Penilaian Sebutharga (Kombinasi Pembuka, Teknikal dan Kewangan)
Rekod Pembekal Merangkumi Analisis Prestasi Pembekal dan Borang Penilaian Prestasi Pembekal
Pesanan Tempatan Dokumen awal yang diperlukan sebelum sesuatu perolehan dilaksanakan
Pesanan Penghantaran Dokumen akhir yang diperlukan bagi bekalan/perkhidmatan yang telah lengkap disempurnakan untuk tujuan pembayaran
Invois Dokumen yang digunakan dalam urusniaga jualan dan belian
Anggaran Belanjawan Mengurus
Keperluan peruntukan yang diperlukan bagi tempoh setahun bagi tahun berikutnya
Jabatan Akauntan Negara (JANM)
Jabatan yang menguruskan bayaran bagi perolehan kerajaan
Pelulus Pengarah, TP dan KJP
Pegawai Perolehan Jabatan/Unit
Pegawai yang dilantik oleh Pengarah dan Ketua Jabatan untuk
menguruskan perolehan di jabatan / unit.
Pegawai Penerima Jabatan/Unit
Pegawai yang dilantik oleh Pengarah / Ketua Jabatan untuk menerima dan menyemak dan mengesahkan penerimaan aset/stok dijabatan/unit
Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit
Pegawai yang dilantik oleh Pengarah / Ketua Jabatan untuk melaksanakan proses pengurusan aset di jabatan/unit
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN, KERJA DAN PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 03
Mukasurat 5 /17
Tarikh 24-06-2019
MAKLUMAT TERKAWAL
1.6 Singkatan
SINGKATAN PENERANGAN
TP Timbalan Pengarah
PP eP Pegawai Pelulus Sistem ePerolehan
KJP Ketua Jabatan Perdagangan
KJ Ketua Jabatan
KU Ketua Unit
PPT (K) Penolong Pegawai Tadbir (Kanan)
PPT (Kew) Penolong Pegawai Tadbir (Kewangan)
PPT Penolong Pegawai Tadbir (Aset & Stor)
PAK Pembantu Akauntan (Kanan)
PA Pembantu Akauntan
PT (Kew) Pembantu Tadbir (Kewangan)
PT (A) Pembantu Tadbir (Aset)
PT (S) Pembantu Tadbir (Stor)
PP J/U Pegawai Perolehan Jabatan/Unit
PPM J/U Pegawai Penerima Jabatan/Unit
PPA J/U Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit
BKP, JPPKK Bahagian Khidmat Pengurusan, Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti
UKew Unit Kewangan
UAS Unit Aset & Stor
JANM Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM)
ABM Anggaran Belanjawan Mengurus
PPP Portal Pekeliling Perbendaharaan
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1
2.1 Perancangan Perolehan
SOURCE OF INPUTS
INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS
Pengarah Surat arahan menyediakan unjuran keperluan perolehan
BINCANG KEPERLUAN PEROLEHAN
Lampiran Unjuran Keperluan
KJ/KU
PP J/U
Menyenaraikan spesifikasi bekalan/ perkhidmatan
SEDIA SENARAI
KEPERLUAN DAN
SPESIFIKASI
Dokumen spesifikasi dan anggaran keperluan
UKew
UKew Senarai ABM dari Jabatan/Unit
KUMPUL DAN HANTAR ABM
Anggaran Belanja Mengurus (ABM)
BKP, JPP
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN, KERJA DAN PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 03
Mukasurat 6 /17
Tarikh 24-06-2019
MAKLUMAT TERKAWAL
2.2 Proses perolehan dan penyediaan pesanan tempatan melalui Sistem ePerolehan dan iGFMAS
SOURCE OF INPUTS
INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS
Pengarah Waran Peruntukan
AGIH PERUNTUKAN
Agihan Peruntukan
KJ/KU
Urusetia Sebutharga
Sebutharga lebih dari RM20,000 sehingga RM500,000
LAKSANA PENILAIAN
Surat Setuju Terima (SST)
UKew
PP J/U Pembelian secara terus kurang dari RM20,000
Senarai Perancangan Pembelian
MOHON PEROLEHAN PEMBELIAN
TERUS DALAM SISTEM
ePEROLEHAN / NOTA MINTA
MANUAL
Nota minta melalui sistem ePerolehan
Nota minta secara manual (iGFMAS)
Inden kerja
UKew
UKew Peruntukan yang diterima di jabatan/unit
SEMAK PERUNTUKAN
Peruntukan mencukupi
Peruntukan tidak mencukupi
PP J/U
UKew Kod perbelanjaan mengikut jenis perolehan
ISI KOD DIPERTANGGUNG
DALAM SISTEM ePEROLEHAN
/iGFMAS
Kod perbelanjaan perolehan disemak
Pelulus
Pelulus Perolehan melalui sistem ePerolehan dan manual (iGFMAS)
LULUS PERMOHONAN
Pesanan Kerajaan atas talian
JANM
JANM Pesanan Kerajaan atas talian
SEMAK KOD PERBELANJAAN
Nombor Pesanan Kerajaan
UKew
UKew Nombor Pesanan Kerajaan yang telah disemak
CETAK PESANAN KERAJAAN
Dokumen Pesanan Kerajaan lengkap
PP J/U
PP J/U Dokumen pesanan kerajaan
LAKSANA PEROLEHAN
Bekalan/ Perkhidmatan / Kerja diterima
Syarikat Pembekal
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN, KERJA DAN PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 03
Mukasurat 7 /17
Tarikh 24-06-2019
MAKLUMAT TERKAWAL
2.3 Penerimaan bekalan/perkhidmatan dan proses pembayaran melalui Sistem ePerolehan
SOURCE OF INPUTS
INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS
Syarikat Pembekal
Pesanan Kerajaan atas talian
SAHKAN PEMBELIAN,
CIPTA PESANAN PENGHANTARAN
DAN SEDIA BEKALAN/
PERKHIDMATAN
Pesanan kerajaan yang telah disahkan
PP J/U
PP J/U Pesanan penghantaran atas talian
SAHKAN PENERIMAAN DAN CETAK PESANAN
PENGHANTARAN
Pesanan penghantaran dicetak
PPM J/U
PPM J/U Bekalan yang dipesan
SEMAK
BEKALAN
Bekalan/ Perkhidmatan diterima adalah lengkap
Bekalan / Perkhidmatan diterima adalah tidak lengkap
PP J/U
Pelulus Pemenuhan/ Nota Kredit /Nota Debit atas talian
CIPTA PEMENUHAN
SEPARA (BAGI BEKALAN) DAN NOTA KREDIT/ NOTA DEBIT
(BAGI PERKHIDMATAN)
Nota kredit/Nota Debit atas talian
Syarikat Pembekal
Pelulus Pesanan penghantaran atas talian
LULUS PESANAN
PENGHANTARAN
Pesanan Penghantaran telah diluluskan atas talian
Syarikat Pembekal
Syarikat Pembekal
Pesanan Penghantaran
MUATNAIK INVOIS
Invois telah dimuatnaik atas talian
PP J/U
PP J/U
Pesanan Kerajaan
Pesanan Penghantaran
SEDIA DOKUMEN
PEMBAYARAN
Dokumen bayaran lengkap dan telah disahkan
UKew
UKew Dokumen bayaran
LAKSANA BAYARAN
Baucar Bayaran JANM
UAS
PPA J/U
Sistem SPS
Sistem SPA
DAFTAR BEKALAN
Stok didaftarkan
Aset didaftarkan
Staf
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN, KERJA DAN PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 03
Mukasurat 8 /17
Tarikh 24-06-2019
MAKLUMAT TERKAWAL
2.4 Penerimaan bekalan/perkhidmatan/kerja dan proses pembayaran melalui Sistem
iGFMAS
SOURCE OF INPUTS
INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS
Syarikat pembekal
Inden kerja SERAH INVOIS
DAN PESANAN PENGHANTARAN
Invois
Pesanan Kerajaan
Pesanan Penghantaran
PP J/U
PP J/U Inden kerja
Pesanan Kerajaan
Invois
Pesanan Penghantaran
Prestasi Pembekal
SEDIA DOKUMEN BAYARAN
Dokumen bayaran lengkap dan telah disahkan
UKew
UKew Dokumen bayaran
SEMAK DOKUMEN
BAYARAN DAN SAHKAN
PENERIMAAN
Pesanan penghantaran disahkan
Pelulus
Pelulus
Pesanan Penghantaran atas talian
LULUS PESANAN
PENGHANTARAN
Pesanan Penghantaran telah diluluskan atas talian
UKew
UKew Surat setuju terima (SST)
Dokumen kontrak
Dokumen bayaran
SEDIA BAUCAR BAYARAN DAN
LAKSANA BAYARAN
Baucar Bayaran dicetak
Pembayaran kepada pembekal
Syarikat Pembekal
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN, KERJA DAN PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 03
Mukasurat 9 /17
Tarikh 24-06-2019
MAKLUMAT TERKAWAL
3. SWIMLANE 4.4.1
3.1 Perancangan Perolehan
PENGARAH KJ/KU PP J/U UKew BKP, JPP
KELUAR ARAHAN
PENYEDIAAN UNJURAN
KEPERLUAN PEROLEHAN
SEDIA
SENARAI KEPERLUAN
KUMPUL
ABM JABATAN/UNIT
KENALPASTI KEPERLUAN
JABATAN
TERIMA
ABM
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN, KERJA DAN PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 03
Mukasurat 10 /17
Tarikh 24-06-2019
MAKLUMAT TERKAWAL
3.2 Proses perolehan dan penyediaan pesanan kerajaan melalui Sistem ePerolehan dan
iGFMAS
PENGARAH URUSETIA SEBUTHARGA
JAWATANKUASA SPESIFIKASI /PEMBUKA/ PENILAIAN
KEWANGAN/ PENILAIAN TEKNIKAL / PENILAIAN
& PP J/U
UKew PELULUS JANM
AGIH
PERUNTUKAN
PEROLEHAN SECARA
SEBUTHARGA
* Nota : 1. Perolehan secara pembelian terus adalah tidak melebihi RM20,000 2. Perolehan secara sebutharga adalah melebihi RM20,000 hingga RM 500,000
ISI KOD DIPERTANGGUNG
PEROLEHAN SECARA
PEMBELIAN TERUS
LULUS
PERMOHONAN
LAKSANA
PEROLEHAN
CETAK PESANAN
KERAJAAN
TIDAK
YA
SEMAKAN KOD PERBELANJAAN PERUNTUKAN DI
iGMAS
LULUS
TIDAK
YA
LULUS
SEMAK PERUNTUKAN
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN, KERJA DAN PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 03
Mukasurat 11 /17
Tarikh 24-06-2019
MAKLUMAT TERKAWAL
3.3 Penerimaan bekalan/perkhidmatan dan proses pembayaran melalui Sistem ePerolehan
PP J/U PPM J/U
PELULUS SYARIKAT PEMBEKAL
UKew UAS/
PPA J/U
TERIMA DAN SEMAK BEKALAN DAN
TANDATANGAN DOKUMEN
TIDAK PATUH
MUATNAIK INVOIS
YA
SEMAK DOKUMEN,
SEDIA BAUCAR
BAYARAN
SEDIA DOKUMEN
PEMBAYARAN
DAFTAR SISTEM
SPA / SPS
LAKSANA PENERIMAAN DAN CETAK PESANAN
PENGHANTARANBAGI
PEROLEHAN PEMBELIAN
TERUS
SAHKAN PEMBELIAN,
CIPTA PESANAN PENGHANTARAN
DAN SEDIA BEKALAN/
PERKHIDMATAN
CIPTA PEMENUHAN
SEPARA (BAGI BEKALAN) DAN NOTA KREDIT/ NOTA DEBIT
(BAGI PERKHIDMATAN)
LULUS PESANAN PENGHANTARAN
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN, KERJA DAN PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 03
Mukasurat 12 /17
Tarikh 24-06-2019
MAKLUMAT TERKAWAL
3.4 Penerimaan bekalan/perkhidmatan/kerja dan proses pembayaran melalui Sistem iGFMAS
SYARIKAT PEMBEKAL
PP J/U UKew
PELULUS
SEMAK DOKUMEN BAYARAN DAN
LAKSANA PENERIMAAN
LULUS PEROLEHAN
SEDIA BAUCAR BAYARAN
DAN LAKSANA BAYARAN
SEDIA DOKUMEN BAYARAN
SERAH INVOIS DAN PESANAN
PENGHANTARAN
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN, KERJA DAN PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 03
Mukasurat 13 /17
Tarikh 24-06-2019
MAKLUMAT TERKAWAL
4. PROSES KERJA 4.4.1
4.1 Perancangan Perolehan
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. Pengarah Mengarahkan KJ/KU membuat perancangan perolehan bekalan/ perkhidmatan/kerja mengikut keperluan jabatan/ unit melalui Mesyuarat Pengurusan
2. KJ/KU Mengenalpasti keperluan bekalan pejabat / bahan luak / perkhidmatan bagi tahun berikutnya selepas perbincangan bersama dengan pensyarah / pegawai di jabatan / unit.
3. PP J/U Menyediakan dan menyerahkan senarai keperluan beserta anggaran kos kepada KJ/KU untuk jangka masa satu tahun.
4. UKew Mengumpul semua ABM yang telah dihantar oleh jabatan/unit dan menghantar ABM lengkap kepada BKP, JPP
5. BKP, JPP Menerima ABM dari Politeknik Melaka
4.2 Proses Perolehan dan Pesanan Kerajaan melalui sistem ePerolehan dan iGFMAS
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. Pengarah Mengagihkan peruntukan melalui mesyuarat bersama ahli pengurusan
2. Urusetia Sebutharga Jawatankuasa Spesifikasi /Pembuka / Penilaian Kewangan/ Penilaian Teknikal / Penilaian & PP J/U
Menyediakan spesfikasi sebutharga, mengendalikan urusan pembukaan sebutharga, berperanan mengkaji, menilai dan mengenalpasti semua sebutharga yang diterima menguntungkan Kerajaan sebelum syor dibuat oleh Jawatankuasa Pemutus Sebutharga. Perolehan secara sebutharga adalah melibatkan perolehan yang melebihi RM20,000 sehingga RM500,000.
3. Urusetia Sebutharga
Mengeluarkan surat tawaran dan surat setuju terima (SST) kepada pembekal/syarikat berjaya
4. PP J/U Melaksanakan perolehan melalui Sistem ePerolehan/secara manual (nota minta manual) iGFMAS/ inden kerja. Perolehan secara pembelian terus adalah melibatkan perolehan yang tidak melebihi RM20,000
5. UKew Menyemak peruntukan sama ada mencukupi atau tidak mencukupi
6. UKew Meluluskan permohonan sekiranya peruntukan mencukupi
7. UKew Mengisi kod dipertanggung dalam Sistem ePerolehan dan dihantar kepada Pelulus untuk kelulusan
8. Pelulus Meluluskan perolehan yang dikemukakan oleh Pegawai Perolehan
9. JANM Menyemak kod dipertanggung sama ada lulus atau tidak lulus dan mencipta nombor pesanan kerajaan
10. UKew Mencetak dan menyerahkan pesanan kerajaan setelah mendapat kelulusan dari JANM dan serah dokumen kepada PP J/U
11. PP J/U Melaksanakan perolehan berdasarkan peruntukan yang diluluskan
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN, KERJA DAN PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 03
Mukasurat 14 /17
Tarikh 24-06-2019
MAKLUMAT TERKAWAL
4.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Pembayaran melalui Sistem ePerolehan
Bil Tanggungjawab Tindakan
1. Syarikat Pembekal Mengesahkan pembelian, mencipta pesanan penghantaran dan menyediakan bekalan/perkhidmatan
2. PP J/U Melaksanakan penerimaan melalui sistem ePerolehan, mencetak Pesanan Penghantaran dan menyerahkan kepada PPM J/U untuk semakan dan pengesahan penerimaan
3. PPM J/U a. Memastikan bekalan/ perkhidmatan dilaksanakan menepati tempoh masa yang telah ditetapkan.
b. Memeriksa sama ada bekalan / perkhidmatan yang dibekalkan/ dilaksanakan oleh pembekal/ kontraktor memenuhi dan menepati spesifikasi.
c. Bekalan/perkhidmatan yang tidak memenuhi dan menepati spesifikasi dikembalikan/dimaklumkan kepada pembekal
d. Menerima dan mengesahkan bekalan /perkhidmatan/ kerja yang dibekalkan jika menepati spesifikasi yang ditetapkan
4. Pelulus Mencipta pemenuhan separa (bagi bekalan) dan nota kredit/ nota debit
(bagi perkhidmatan) dalam Sistem ePerolehan sekiranya PPM J/U
mengesahkan penerimaan adalah tidak lengkap dan tidak mematuhi
spesifikasi yang ditetapkan
5. Pelulus Meluluskan pesanan kerajaan
6. Syarikat Pembekal Memuatnaik invois dan pesanan penghantaran (sekiranya melibatkan
bekalan)
7. PP J/U a. Mendapatkan tandatangan pegawai penerima dan KJ/KU bagi
mengesahkan penerimaan pada Pesanan Kerajaan, Pesanan
Penghantaran dan Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal
b. Menyerahkan dokumen-dokumen berkaitan yang telah diperakui
penerimaan kepada UKew.
8. UKew Menyemak dokumen dan menyediakan Baucar Bayaran
9. UAS Melaksanakan pendaftaran stok dan aset di dalam Sistem Pengurusan Aset (SPA) dan Sistem Pengurusan Stor (SPS)
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN, KERJA DAN PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 03
Mukasurat 15 /17
Tarikh 24-06-2019
MAKLUMAT TERKAWAL
4.4 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja dan Proses Pembayaran melalui Sistem iGFMAS
Bil Tanggungjawab Tindakan
1. Syarikat Pembekal
Menyerahkan invois dan pesanan penghantaran (sekiranya melibatkan bekalan) kepada PP J/U
2. PP J/U Menyediakan dokumen pembayaran lengkap iaitu Inden Kerja (sekiranya melibatkan kerja), Pesanan Kerajaan, Invois, Pesanan Penghantaran (sekiranya melibatkan bekalan) dan Prestasi Pembekal. Dokumen perlu ditandatangani oleh PPM J/U dan KJ/KU dan diserahkan kepada UKew.
3. UKew Menyemak dokumen pembayaran dan mengesahkan penerimaan bekalan/perkhidmatan/kerja
4. Pelulus Meluluskan penerimaan bekalan/perkhidmatan/kerja
5. UKew Menyediakan baucar bayaran dan melaksanakan pembayaran kepada syarikat pembekal
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
Perancangan 8.1 (P)
Output perancangan ABM
Kelulusan perancangan Pengarah
Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan 8.5 Rujuk Portal Pekeliling Perbendaharaan (PPP)
Rujuk dan akur kepada proses kerja
Pemantauan TP, PPT(K)
Kawalan Proses yang
disumber luar 8.4
Juruaudit luar
Identifikasi dan
kemudahkesanan 8.5.2
Kod Pesanan Kerajaan
Koding pendaftaran aset
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Tidak Berkaitan
Pemuliharaan 8.5.4 Tidak Berkaitan
Khidmat selepas
perkhidmatan 8.5.5
Penilaian dan Analisa Prestasi Pembekal
Kawalan Perubahan 8.5.6 Tidak Berkaitan
Tindakan 10(ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif kualiti
Penilaian pencapaian piagam pelanggan
Penilaian audit dalaman dan luaran
Penilaian Prestasi Pembekal
Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan
Penambahbaikan 10.3 Semakan berperingkat dokumen
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN, KERJA DAN PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 03
Mukasurat 16 /17
Tarikh 24-06-2019
MAKLUMAT TERKAWAL
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1
Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
10. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4
Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur
BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR
TINDAKAN PENCEGAHAN
(sebelum berlaku)
TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)
1. Perolehan atas talian lewat dilaksanakan
Pesanan Kerajaan keluar selepas program
Perancangan di peringkat jabatan/unit bagi setiap perolehan yang dilaksanakan
Perolehan ditolak
Teguran melalui surat tunjuk sebab dan dibangkitkan dalam mesyuarat pengurusan
2. Bekalan Lewat
Bekalan lewat diterima dan tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan
Pegawai yang menerima bekalan/ perkhidmatan perlu memastikan proses semakan dan penerimaan dilaksanakan
Prestasi Pembekal yang dinilai pada skala 2.99 akan dilaporkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)
Pembekal akan diberikan surat peringatan/amaran dan disenaraihitam
11. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5
REKOD TEMPOH SIMPANAN
TEMPAT SIMPANAN
KATEGORI
1. Waran Peruntukan 7 Tahun Unit Kewangan Terhad
2. Baucar Bayaran 7 Tahun Unit Kewangan Terhad
3. Surat Lantikan Jawatankuasa Sebutharga
2 Tahun Unit Pentadbiran Terhad
4. Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal 2 Tahun Unit Kewangan Terhad
5. Borang Analisa Prestasi Pembekal 2 Tahun Unit Kewangan Terhad
12. LAMPIRAN 8.5
RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1) PS-03(1) (24-06-19) Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN, KERJA DAN PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 03
Mukasurat 17 /17
Tarikh 24-06-2019
MAKLUMAT TERKAWAL
13. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5
KAWALAN MAKLUMAT
i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa
kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses
kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada:
a. E-Document b. Hardcopy
vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.
vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %
KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:
KELUARAN TARIKH KUATKUASA
01 08-09-2017
02 25-06-2018
03 24-06-2019
PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN
P01. SIPOC, SWIMLANE, PROSES KERJA DAN LAMPIRAN
M/S 6 - 14 5.6.2018 KSP BIL 1/2018
P02. Keseluruhan Proses 1 -18 14.6.2019 TP
P03.
No. LO : Tarikh LO : Nama Syarikat Pembekal : Jenis Perolehan :
Sila tandakan ( / ) di ruangan yang berkenaan. Pilih samada ruangan bekalan, perkhidmatan atau kedua-duanya sekali.
1 2 3 4 5
SANGAT LEMAH LEMAH SEDERHANA BAIK CEMERLANG
BIL KRITERIA PENILAIAN SKOR
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Pembekal yang Dinilai :
Keupayaan kontraktor/pembekal memenuhi permintaan dari segi harga Berbanding kontraktor atau pembekal lain
Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membekal barangan/perkhidmatan mengikut spesifikasi yang ditetapkan Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membekalkan barangan/perkhidmatandalam jangkamasa yang ditetapkan Keupayaan kontraktor/pembekal untuk bertolak ansur dari segi masa sekiranya pihak Politeknik Melaka memerlukan barangan/perkhidmatan dengan segera Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membuat tindakan pembetulan sekiranya barangan/perkhidmatan yang dibekalkan tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan Penilaian terhadap kontraktor/pembekal dari segi sikap dan kerjasama yang ditunjukkan oleh kontraktor/pembekal
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Min Skor = (Jumlah skor yang berkaitan) = Bil skor yang berkaitan
Rumusan Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membekalkan barangan/perkhidmatan mengikut spesifikasi yang ditetapkan mengikut skala yang berikut :
1.00 – 1.99 2.00 – 2.99 3.00 – 3.99 4.00 – 4.49 4.50 – 5.00
SANGAT LEMAH LEMAH SEDERHANA BAIK CEMERLANG
Catatan:
Disediakan Oleh : Disahkan Oleh :
............................................................... ............................................................. ( ) ( ) Pegawai Penerima Jabatan/Unit Ketua Jabatan/Unit / Pengarah Program /AJK Program
Tarikh : Tarikh :
BORANG SOAL SELIDIK PRESTASI PEMBEKAL
PS-03(1) (24-06-19)