Planning Dalam Perancangan Aplikasi Sistem Informasi

8/19/2019 Planning Dalam Perancangan Aplikasi Sistem Informasi

1/13

TUGAS

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

“Planning Dalam Perancangan Sistem Informasi”

Harits Warih Wratsongko 093112700650007

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNOLOGI KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

UNIVERSITAS NASIONAL

JAKARTA

2016


2/13

Harits Warih Wratsongko 09-007 FTKI – Sistem Informasi

2

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

DAFTAR ISI

1. Definisi Perencanaan ................................................................................... 3

1.1. Tujuan Perencanaan......................................................................... 3

1.2. Elemen Perencanaan ........................................................................ 4

1.2.1. Sasaran (Goals) ................................................................... 4

1.2.2. Rencana (Plan) .................................................................... 6

2. Perencanaan Sistem Informasi (Information Systems Planning)................. 7

2.1. Perencanaan Stratedis Sistem Informasi ......................................... 8

2.2. Perencanaan Operasional Sistem Informasi .................................... 9

2.3. Tahapan Perencanaan Sistem Informasi .......................................... 9

2.3.1. Usulan ................................................................................. 10

2.3.2. Keputusan Manajemen ........................................................ 11

2.3.3. Kerangka Acuan Kerja ........................................................ 11

2.3.4. Anggaran (Dana) ................................................................. 11

2.3.5. Penunjuk Tim Pelaksana ..................................................... 11

2.3.6. Menilai Kelayakan Proyek .................................................. 12

DAFTAR PUSTAKA


3/13


3

1. Definisi Perencanaan

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi,

membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja

organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen

karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain, pengorganisasian, pengarahan, dan

pengontrolan tak akan dapat berjalan.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal

adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu

organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan

suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana

bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan

rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan

kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

1.1. Tujuan Perencanaan

Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan

perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untukmanajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat

mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama,

dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana,

departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara

serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.

Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang

manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan

perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana

untuk menghadapinya.

Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang

terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi


4/13


4

pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat

mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi

dalam perusahaan.

Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang

digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan

pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses

membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana,

manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.

Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya

hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.

1.2. Elemen Perencanaan

Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan

rencana itu sendiri ( plan).

1.2.1. Sasaran (Goals)

Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau

seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu

manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu

pekerjaan.

Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang

dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang

dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat

dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau

pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini

bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi

tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang


5/13


5

benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui

dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.

Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk

mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional.

Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum,

yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals)

yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada

anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan

ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya

karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama

terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali,

atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti "tingkatkan

kinerja," "naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga bawahan

kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi

maksud sasaran itu.

Pendekatan kedua disebut dengan Management By

Objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak

ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan

karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai.

Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas

mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan

MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO

membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada

lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan

karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa memedulikan rekan

sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO

hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran

hanyalah manajemen puncak sendiri.


6/13


6

1.2.2. Rencana (Plan)

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema

untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya,

jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan

cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya.

Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan

rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku

diseluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana

yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.

Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana

jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang

umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun,

rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu

tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki

intermediate time frame.

Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional

dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya

memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang

manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%." Manajer

tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu.

Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi.

Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan

cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh

karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah

mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-

lain.

Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya,

yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain

untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah "membangun 6 buah

pabrik di China” atau "mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006."

Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan


7/13


7

tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan,

kebijakan, dan lain-lain.

2.

Perencanaan Sistem Informasi (Information Systems Planning)

Pengembangan sistem (systems development) adalah sekumpulan aktivitas yang

dibutuhkan untuk membangun suatu Sistem Informasi sebagai solusi terhadap peluang

dan permsalahan bisnis. Komponen utama adalah perencanaan system Informasi yang

dimulai dengan perencanaan strategis dari organisasi. Perencanaan strategis dari

organisasi menyatakan misi dari organisasi, tujuan yang berhubungan dengan misi

tersebuat dan langkah-langkah yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

Misi berisi pernyataan mengenai keinginan organisasi untuk menjadi organisasi yang

bagaimana atau untuk membuat apa dimasa yang akan datang. Proses perencanaan

strategis menyesuaikan dengan tujuan organisasi dan resources terhadap perubahan pasar

dan peluang yang ada.

Arsitektur Teknologi Informasi menggambarkan cara sumber (resources) informasi

suatu organisasi digunakan untuk mencapai misi organisasi tersebut. Hal ini meliputi

aspek teknik yaitu hardware, sistem operasi, jaringan, data, sistem manajemen data dan

aplikasi perangkat lunak serta aspek manajerial yang merincikan bagaimanan cara

mengatur departemen Sistem Informasi akan dilakukan, bagaimanan manajer dari area

fungsional ( functional area) terlibat dan bagaimana keputusan Sistem Informasi akan

dibuat.

Tahap perencanaan menjadi penting karena:

• Permasalahan yang sebenarnya didefinisikan dan diidentifikasikan secara

rinci Misalnya, pada pembangunan SI permasalahan-permasalahan yang

melingkupinya didefinisikan, seperti penciptaan alur data dan informasi yang

efisien, prosedur transaksi dan penyajian informasi secara komunatif pada

layar monitor. Selanjutnya, perlu merumuskan tentang kasus-kasus bisnis

yang ingin diselesaikan dan total investasi TI yang akan disediakan. Setelah


8/13


8

itu,perlu disusun rencana aksi yang konkret termasuk perencanaan aplikasi-

aplikasi yang dibutuhkan, pembangunan dan penyebarannya.

• Pembangunan SI harus diarahkan pada peningkatan keunggulan kompetitif.

• Perubahan aliran informasi akan terjadi secara besaran-besaran di dalam

organisasi.

• Implementasi teknologi komputer akan membawa dampak bagi tenaga kerja

di dalam organisasi.

Beberapa keuntungan dari Perencanaan SI berbasis komputer, adalah:

• Meningkatkan komunikasi antara manajer, pemakai dan pembuat.

• Meningkatkan efektifitas penggunaan sumber daya organisasi.

• Mendukung komunikasi untuk pertanggungjawaban kegiatan yang dilakukan

oleh individu maupun departemen.

• Mendukung proses evaluasi.

• Memungkinkan para manajer untuk mengelola pembangunan system jangka

panjang.

2.1. Perencanaan Strategis Sistem Informasi

Perencanaan strategis dari Sistem Informasi adalah sekumpulan tujuan jangka

panjang yang menggambarkan arsitektur Teknolgi informasi dan Sistem Informasi

yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dari organisasi. Strategi Sistem Informasi

harus memenuhi tiga tujuan berikut :

• Sistem Informasi harus dibatasi dengan perencanaan strategis

organisasi.

• Sistem Informasi harus menyediakan arsitektur Teknologi Informasi

yang memungkinkan pengguna, aplikasi dan basis data untuk

dihubungkan melalui jaringan dan diintegrasikan.

• Sistem Informasi harus secara efisien mengalokasikan resources

pengembangan Sistem Informasi diantara proyek-proyek yang


9/13


9

berkompeten sehingga proyek dapat diselesaikan tepat waktu dengan

biaya yang telah ditentukan dan memiliki fungsi-fungsi yang

dibutuhkan.

2.2. Perencanaan Operasional Sistem Informasi

Perencanaan operasional Sistem Informasi terdiri atas elemen-elemen sebagai

berikut :

• Misi : misi dari fungsi Sistem Informasi

• Environment Sistem Informasi ( Environment IS ) : rangkuman informasi

kebutuhan terhadap area fungsional (functional areas) dari organisasi.

Tujuan dari fungsi Sistem Informasi (Objective of the IS Function)

Batasan dari fungsi Sistem Informasi (Constraint on the IS Function)

• Long-term Systems Needs : Rangkuman kebutuhan sistem oleh

perusahaan dan proyek Sistem Informasi yang dipilih untuk mencapai

tujuan organisasi.

• Short-range Plan : Inventori dari proyek yang sekarang, dan

perencanaan rinci dari proyek yang akan dikembangkan atau

dilanjutkan pada tahun saat ini.

2.3. Tahapan Perencanaan Sistem Informasi

Proses Perencanaan Sistem dapat dikelompokkan dalam 3 proses utama, yaitu

sebagai berikut :

1.

Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf

perencana system.

2.

Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan dan

dilakukan oleh komite pengarah.


10/13


10

3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan dan dilakukan

oleh analis sistem.

Untuk pengembangan sistem yang relatif besar, biasanya dibentuk suatu tim

yang terdiri dari manajemen, user, dan staf ahli teknologi informasi. Tim tersebut

ada yang berfungsi sebagai tim pengarah (steering committee) yang berfungsi untuk

menyetujui atau menolak suatu proyek pengembangan system informasi.

Perencanaan sistem dimulai setelah adanya usulan baik dari intern maupun

ekstern, kemudian dilanjutkan dengan keputusan manajemen. Bila manajemen

menyetujui rencana atau usulan tersebut akan disusun suatu kerangka acuan kerja

dan anggaran. Setalah kerangka acuan kerja dan anggaran telah ditetapkan, akan

ditunjuk konsultan pelaksana (intern atau ekstern) untuk mengajukan proposal.

Proposal ini akan dievaluasi untuk mengetahui apakah proyek tersebut layak atau

tidak untuk dilanjutkan.

2.3.1. Usulan

Usulan perubahan sistem dari internal biasanya berisi:

• Adanya permasalahan yang dihadapi sistem yang lama seperti

biaya operasional yang tinggi.

• Pembuatan order yang sering terlambat dan laporan yang tidak

up to date.

• Penyempurnaan terhadap sistem yang ada seperti efisiensi atau

kontrol.


11/13


11

2.3.2. Keputusan Manajemen

Usulan-usulan tersebut harus mendapat persetujuan dari manajemen

karena menyangkut biaya, perubahan system kerja (uraian kerja dan tanggung

jawab), keamanan data, hubungan dengan pelanggan .

2.3.3. Kerangka Acuan Kerja

Setelah mendapatkan persetujuan dari manajemen, selanjutnya akan

dibentuk tim yang dapat terdiri dari devisi-devisi yang terkait untuk

menyusun kerangka acuan kerja yang menyangkut :

• Latar belakang

• Maksud dan tujuan

• Sasaran proyek

• Ruang lingkup pekerjaan

• Jangka waktu pelasanaan

• Prioritas pekerjaan

2.3.4. Anggaran (Dana)

Berdasarkan kerangka acuan kerja diatas, disusunlah anggaran/dana

untuk hardware, software, pelatihan SDM, pemeliharaan dan cadangan untuk

keperluan yang tidak terduga.

2.3.5.

Penunjuk Tim Pelaksana

Setelah semua kegiatan diatas diketahui, selanjutnya diputuskan

apakah pengembangan sistem informasi akan dilakukan oleh perusahaan atau


12/13


12

oleh pihak konsultan. Setelah menetapkan pelaksana, diminta untuk

memasukkan proposal pelaksanan sistem informasi sesuai dengan kerangka

acuan kerja. Proposal tersebut akan dievaluasi untuk menetapkan apakah

proyek tersebut layak dilaksanakan atau tidak.

2.3.6. Menilai Kelayakan Proyek

Penilaian kelayakan proyek mencakup kelayakan operasional, teknis

dan ekonomis. Dalam praktek, yang dominan dinilai umumnya aspek

ekonomisnya (dana).

• Kelayakan Operasional

Menyangkut apakah secara operasional sistem yang baru dapat

dilaksanankan dengan sumber daya manusia yang tersedia dan

metode training yang ditawarkan, pelayanan purna

jual/pemeliharaan serta efisiensi dan efektifitas system baru

• Kelayakan Teknis

Menyangkut apakah Hardware/software yang akan

dikembangkan tersedia, jadwal pelaksanaan serta sistem

keamanan data.

• Kelayakan Ekonomis

Menyangkut biaya untuk membuat dan menjalankan sistem

baru serta keuntungannya yang akan diperoleh dari sistem

tersebut.


13/13


13

DAFTAR PUSTAKA

https://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan

https://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_strategis

https://chandrapamungkas.wordpress.com/2012/05/10/analisis-dan-perancangan-sistem-

informasi/

http://iambazarah.blogspot.co.id/2013/11/23definisi-perencanaan-sistem-informasi.html

http://bitkom-ti.blogspot.co.id/2012/01/pembangunan-sistem-informasi.html

https://arianuspaska.wordpress.com/2011/11/25/dasar-perencanaan-sistem-informasi-berbasis-komputer/

http://www.rendyekoprasetio.com/2014/11/tahapan-perencanaan-sistem.html

https://amahrizal.wordpress.com/2011/10/20/7-langkah-membangun-sistem-informasi/

http://mawardi48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2012/09/25/langkah-langkah-yang-

diperlukan-dalam-siklus-pengembangan-suatu-sistem-informasi-untuk-membangun-dan-

mengimplementasikan-sistem-informasi-bisnis-di-suatu-perusahaan/

https://fairuzelsaid.wordpress.com/2013/12/16/siklus-hidup-pengembangan-sistem-

informasi/

http://indirpan.wapsite.me/Slide%20BSI/Manajemen%20Proyek/Tahapantahapan%20Pe

ngembangan%20Sis

http://imansunandar14.blogspot.co.id/2013/05/tahap-tahap-pengembangan-sistem.html

Documents

Planning Dalam Perancangan Aplikasi Sistem Informasi