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Este documento é sobre a matéria leccionada na disciplina de Introdução à Gestão, mais precisamente sobre o capítulo "Planeamento".
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Planeamento ISCTE IUL 2011/1012
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Trabalho realizado por:
(turma: GA4)
Hava Mohamed
Mariana Roque
Miguel Silva
Patrícia Rodrigues
Docente: Marjan Jalalali
Planeamento ISCTE IUL 2011/1012
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Títulos Número de Página
Introdução 2
Planeamento 3
Fins do planeamento 3/4
Tipos de Planos 4
Processo de planeamento 5
Recolha de Informação 5/6
Estabelecimento de metas e objectivos 6
Desenvolver a missão 7/8
Identificação de acções e afectação de
recursos
9
Implementar o plano 9/10
Monitorização e avaliação dos resultados 10
Conclusão 11
Planeamento ISCTE IUL 2011/1012
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“As ideias e estratégias são importantes, mas o verdadeiro desafio é a sua execução.”
Percy Barnevick
O presente relatório irá incidir na matéria leccionada na disciplina, nomeadamente, no
capítulo do planeamento.
Nas páginas que se seguem iremos fazer a vamos falar sobre o planeamento.
Concretamente vamos falar dos tipos de Planeamento, a sua utilidade, a sua razão, problemas e
soluções, bem como a Análise SWOT (Strenghts, Weaknessess, Opportunities and Threats), e a
Definição de Objectivos SMART (Specific; Mensurable; Attainable; Rewarded; Timed).
Na verdade, é importante ter metas, mas mais notável ainda, é planear cuidadosamente
cada passo para atingi-las. A ideia apresentada anteriormente é, ou deveria ser, no fundo, a base
de gestão de todas as organizações.
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O planeamento consiste no método de ordenar as actividades, definir os objectivos, e
especificar como alcançá-los num plano, através de várias estratégias, de modo a atingir um
futuro desejado. Este processo de planeamento permite avaliar os resultados e minimizar os
recursos necessários à consecução dos mencionados objectivos.
O processo de planeamento tem três características fundamentais:
• Futuridade, ou seja, o planeamento procura delinear o futuro da empresa
fornecendo à gestão a escolha de caminhos prováveis a seguir;
• Continuidade, ou seja, o planeamento é um processo que obriga a um contínuo
repensar dos objectivos e das acções numa aplicação flexível de planos;
• Globalidade pois o planeamento é ainda um processo global que envolve toda a
empresa.
“O planeamento não é uma tentativa
de antecipar o que vai acontecer. O planeamento é um instrumento para raciocinar agora, sobre que
trabalhos e acções serão necessários hoje, para merecermos um futuro. O produto final do planeamento
não é a informação: é sempre o trabalho.”
Peter Drucker
Actualmente, com o contexto tão dinâmico em que se vive, a planificação torna-se
duvidosa em termos de pertinência. Podemos perguntar, porque vamos prever os
acontecimentos, se tudo muda rapidamente? Ora bem, a previsão não é a raiz do planeamento.
Assim, as razões do planeamento são:
• – Permite que se perceba melhor os objectivos, ou seja é uma visão Clarificar a direcção
objectiva.
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• Motivar as pessoas Refere-se ao conhecimento do quadro geral do que se pretende –
alcançar.
• Permitir uma utilização eficaz dos recursos – Isto tem como objectivo, reduzir os
desperdícios e permite coordenação .
• Aumentar o controlo e medir do progresso É possível monitorizar objectivos –
quantitativos, metas e calendarização, de modo a ver qual a posição da empresa.
Plano de negócio Todas as entidades para iniciarem novos negócios, definem este –
plano, que consiste em projectar os mercados a que a empresa se dirige, as formas como a
empresa vai fazer e que financiamento é necessário.
O plano de negócios serve para convencer os investidores a aplicarem dinheiro na
empresa, portanto, tem de ser um plano convincente.
Planos estratégicos – Abrange toda a organização e envolve o marketing, os recursos
humanos, a produção. Envolve decidir para onde o negócio da organização deve tender, onde
quer chegar e como alcançar os objectivos. Este plano refere-se ao longo prazo.
Strategic business unit (SBUs) Para cada unidade do projecto é delineado um plano. –
) - Exibe informações específicas de como alcançar os Plano operacional (curto prazo
objectivos estratégicos.
Plano Específico – pormenoriza as acções que devem ser cumpridas.
Plano Direccional – identifica a direcção das acções, mas não especifica como alcançá-
las, deixando este aspecto entregue aos trabalhadores.
Plano de Próposito Especial – deixam de ter validade quando o objectivo é
cumprido.
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Standing plans não se extinguem no tempo, dão orientações permanentes. –
O processo de planeamento refere-se à forma como os planos são produzidos e permite
organizar e coordenar as actividades das pessoas envolvidas.
De seguida, vamos especificar cada uma destas componentes.
Recolha de informação
Qualquer plano depende de informações, como as informais, adquiridas em encontros
casuais com os colegas, e as formais, como análises económicas e de mercado.
Processos de recolha de informação
1) Meio geral : Análise PESTAL . (Subjacente na Análise de Swot)
Figura nº2
Etapas do processo de
planeamento
Recolha de informação
Desenvolvimento da missão
Estabelecimento de metas e objectivos
Identificar acções e afectação de
recursos
Implementação de planos
Monitorizar o progresso
Avaliação dos
resultados
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2) Meio competitivo: 5 forças 1competitivas de Michael Porter (compradores, fornecedores,
substitutos, concorrência e ameaça de potenciais entradas de empresas)
3) Nível interno: Clientes e Fornecedores.
Fontes Públicas : Informações estatísticas, meios de comunicação, entre outros para se
definirem as estratégias.
Análise da organização: Utiliza-se a Análise de Swot – quadro com pontos fortes , fracos
relativos ao ambiente interno e oportunidades, ameaças sobre o meio envolvente baseadas na
interpretação dos gestores ,que permite definir estratégias e avaliar resultados.
Strengths(Forças) Weakness(Fraquezas) Oportunnities (Oportunidades) e Threaths (Ameaças)
SUN TZU (500 a.C) dizia– «concentrem-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre
as oportunidades e proteja-as contra as ameaças».
Existem outras técnicas de planeamento:
- Os Factores Críticos de sucesso – Deve-se identificar o que é vital, através desta técnica,
pode-se ver a diferença entre o sucesso e insucesso;
- Previsões - Prolongar o comportamento do passado para o futuro. E se as condições forem
diferentes, não se prevê em termos racionais.
- Realiza-se ao se variar somente uma variável, para ver o que Análise de Sensibilidade –
acontece
- Planos de Cenários Devem-se prever cenários, para prevê alterações futuras. Estes planos –
são suposições que se fazem sobre componentes críticas da macro envolvente. A construção de
cenários é um alerta para a empresa agir a tempo de evitar situações drásticas.
Através destas técnicas, podem-se compreender as possíveis consequências do negócio e
permite evitar tais impactos, através de decisões estratégicas.
O outro passo do planeamento é identificar os objectivos.
1 Reflectidas na Análise de Swot
Relativas à posição actual da empresa
relativamente à concorrência
Antecipação do futuro
relativamente à envolvente
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Estabelecimento de metas e objectivos Como é comum a todos nós, a maioria dos indivíduos possui mais desejos do que
aqueles que podem realizar, logo há a necessidade de se concentrarem naqueles que consideram
alcançáveis e transformarem-nos, assim, em objectivos. Esta visão não se estende apenas ao
indivíduo em si, mas também a todas as organizações.
Com base nos objectivos, os processos podem ser medidos e podem ser desencadeadas
medidas correctivas. Para além disso, através da definição de objectivos, estabelece-se o
planeamento que permite manter os trabalhadores informados sobre os interesses e fins da
empresa, sentem-se motivados e , aumentam assim, a produção.
Mas, os objectivos de uma organização podem ser agrupados em quatro níveis distintos:
– São da responsabilidade do TOP MANAGEMENT e envolvem toda a Estratégicos
organização ou cada uma das suas áreas de negócios, a médio e longo prazo.
- Situam-se a nível médio da organização. E têm horizonte a médio e curto prazo. Tácticos
Exemplo: Marketing e Comunicação.
Operacionais - Definem-se ao nível de gestão de primeira linha e com horizonte de curto prazo.
Estes objectivos têm a haver com o dia-a-dia do projecto. Fazendo a analogia com o caso,
podemos entender que a construção das linhas é um exemplo de um objectivo operacional.
No entanto, à que ter algumas precauções. Não basta fixar desejos, entendidos como
suficientes para gerar um impacto positivo. Tem que ter estas características, ou então, podem
não passar de declarações de intenção.
Essas características estão sumariadas na sigla SMART. Isto é, os objectivos têm que
ser ”Specific”, “Measurable”, “Attainable”, “Rewarded”e “Timed”. De seguida, iremos
especificar cada um destes vocábulos.
- ( Específico): Dirige-se a um campo de competência claramente definido e deve focar Specific
o essencial. Um objectivo que seja específico irá responder a cinco "W" perguntas fulcrais:
What: O que eu quero realizar?
Why: razões específicas propósito, ou benefícios de realizar a meta.
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Who: Quem está envolvido?
Where? Identificar um local.
Which? Identificar os requisitos e restrições.
-Measurable (Mensurável): alguns objectivos podem ser quantificáveis. Por isso, é necessário
que os objectivos sejam precisamente definidos para conseguirmos medir o seu progresso. Este
critério irá responder a perguntas, tais como:
Quanto? Quantos? Como vou saber quando ele é realizado?
- Attainable (Atingíveis): não devem ser fáceis, pois não haverá motivação para atingir os
objectivos, mas não devem ser muito difíceis, para que os funcionários não sintam que são
impossíveis e nem sequer se esforcem para atingi-los. Logo, devem ser difíceis, mas não
impossíveis.
Um objectivo atingível responde à pergunta: How: Como pode a meta ser cumprida?
- (Recompensáveis): Os funcionários têm que ter consciência que se atingirem o Rewarded
objectivo serão recompensados, sendo assim um factor de motivação muito importante. Este
ponto irá responder à seguinte questão: Será que valerá a pena?
- (Calendarizados): tem que ter um prazo em que se deve cumprir o objectivo. Este Time
periodo não deve exceder os cinco anos. Deve por isso responder às seguintes perguntas:
Quando? O que posso fazer daqui a seis meses? O que posso fazer daqui a seis semanas? O que posso fazer hoje?
Identificação de acções e afectação de recursos Naturalmente, uma das funções principais do gestor é, de facto, planear. Mas planear, o
quê? O gestor necessita de olhar para onde a empresa deve estar no futuro, considerando as
estratégias alternativas para lá chegar, deve seleccionar e programar o melhor leque de
alternativas. Após este primeiro passo tem de atribuir tarefas a cada membro da organização.
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Segundo Lynch existem três formas de lidar com os planos:
- : corresponde a um plano específico, que surge para o caso de Plano Compreensivo
ser necessário mudar de foco, devido a uma alteração do mercado ou uma crise financeira.
Assume-se que o sucesso depende de conduzir rapidamente as mudanças e coordenar
correctamente as tarefas dentro da organização.
-Plano Incremental ou direccional, acontece quando existem mercados instáveis e é :
necessário direccionar as actividades da empresa para outras áreas, como por exemplo para a
investigação ou desenvolvimento.
- : Caso os métodos anteriores não tenham sido a melhor opção, dever-Plano Selectivo
se-á enveredar por este plano. Caso disso, é quando os gestores querem fazer uma alteração,
existindo uma forte oposição em algumas áreas, estes decidem implementar uma mudança
drástica em algumas áreas do negócio, com vista a fazer algum progresso em direcção à meta
desejada.
Depois de terem sido identificadas as acções a tomar, o plano terá que ser comunicado a
todos os trabalhadores, e para que este seja eficaz é necessário:
- Assegurar que toda a gente percebe o plano, ou seja, não causar confusão;
- Informar sobre as razões de adoptar este plano;
- Garantir que as actividades subjacentes à organização estão coordenadas e controladas de
acordo com plano.
Implementar o plano É fácil falar, o difícil é concretizar. Esta lição já remonta tempos muito antigos, no
entanto continua bastante actual. A implementação do plano é um passo muito importante, pois
no fundo é o materializar de todo o processo, já que todo o trabalho de concepção do plano só
terá os seus frutos caso este seja bem implementado e, claro, que todas as partes estejam em
acordo.
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Monitorização e Avaliação de resultados Enquanto o plano está em prática é necessário haver um processo de controlo para
averiguar se este está a ser correctamente interpretado. Em caso de os resultados não serem os
esperados, será necessário descobrir o porquê do plano não estar a ser eficiente e prosseguir à
alteração do mesmo, sendo necessário reunir e reformular a estratégia até então adoptada.
Se os resultados forem os esperados então, o plano teve sucesso e os objectivos foram
cumpridos.
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Num mundo onde reina o factor surpresa, em que a incerteza é constante a chave
do sucesso de qualquer organização é, sem sombra para dúvidas, a existência de um
bom planeamento.
Assim, para que uma empresa consiga ao longo dos anos apresentar um
desenvolvimento sustentável, procurando seguir as suas intenções, é extremamente
importante a realização e implementação de um planeamento flexível, que dê resposta
aos diferentes acontecimentos e problemas que poderão ocorrer num longínquo amanhã.
Tal planeamento não deve ser considerado imutável e única e exclusivamente
capaz de resolver qualquer problema futuro, portanto é fulcral que os gestores estejam
atentos ao meio envolvente, de modo a saberem quando é necessário alterar o plano,
aperfeiçoando-o para fazer face às novas necessidades.
Hoje é quase certo que sem um planeamento estratégico dificilmente poderá uma
entidade triunfar num maercado exigente e concorrencial. O mesmo acontece com o
trabalhador que poderá ambicionar ter uma carreira ou melhorar a sua condição de
emprego.
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