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PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION PARA TORRE CAFÉ AGUILA ROJA Y CIA S.A

CHRISTIAN ARISTIZABAL CARDONA JUAN PABLO BENAVIDES VALLEJO

UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA

FACULTAD DE CIENCIAS BASICAS E INGENIERIA PROGRAMA DE INGENIERIA DE SISTEMAS Y TELECOMUNICACIONES

PEREIRA 2015

Página 2

PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION PARA TORRE CAFÉ AGUILA ROJA Y CIA S.A

CHRISTIAN ARISTIZABAL CARDONA JUAN PABLO BENAVIDES VALLEJO

DIRECTOR DEL PROYECTO

ALONSO TORO LAZO Ingeniero de Sistemas y telecomunicaciones

Est. Maestría en Gestión y Desarrollo de Proyectos de Software

UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS BASICAS E INGENIERIA

PROGRAMA DE INGENIERIA DE SISTEMAS Y TELECOMUNICACIONES PEREIRA

2015

Página 3

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION .................................................................................................. 16

CAPITULO 1: PROPUESTA ................................................................................. 18

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..................................................... 18

1.2. OBJETIVO GENERAL ............................................................................. 20

1.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................... 20

1.4. JUSTIFICACIÓN ...................................................................................... 21

1.5 DELIMITACIÓN ........................................................................................... 22

1.6 ENTREGABLES .......................................................................................... 22

CAPITULO 2: MARCO TEORICO ......................................................................... 23

2.1. MARCO CONCEPTUAL ............................................................................. 23

2.2. MÉTRICA VERSIÓN 3: ............................................................................... 24

2.3. PROCESOS DEL PSI ................................................................................. 25

2.4. PMBOK ....................................................................................................... 26

2.4.1. Finalidad de Pmbok .............................................................................. 26

2.5. BSP (METODOLOGÍA DE PLANEACIÓN DE SISTEMAS

EMPRESARIALES) ........................................................................................... 30

2.5.1. Justificación metodología seleccionada ............................................... 31

Página 4

2.5.2. Antecedentes ....................................................................................... 32

2.5.3. Grupo empresarial Nutresa .................................................................. 32

2.5.4. Almacenes olímpica ............................................................................. 34

2.6. MARCO CONTEXTUAL ............................................................................. 35

2.6.1. Reseña histórica................................................................................... 35

2.6.2. Ubicación geográfica ............................................................................ 36

2.6.3. Misión ................................................................................................... 36

2.6.5. Valores ................................................................................................. 37

CAPITULO 3: METODOLOGIA Y CRONOGRAMA .............................................. 40

3.1. FASE 1 ....................................................................................................... 40

3.2. FASE 2 ....................................................................................................... 41

3.3. FASE 3 ....................................................................................................... 41

3.4. FASE 4 ....................................................................................................... 42

3.5. FASE 5 ....................................................................................................... 42

3.6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES........................................................... 44

4. PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN (PSI) ............................................. 48

4.1 ACTIVIDAD PSI 1 - INICIO DEL PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

48

Página 5

4.1.1 Tarea PSI 1.1 Análisis de la Necesidad del Plan de Sistemas de

Información: ................................................................................................... 48

4.1.2. Tarea PSI 1.2 Identificación del Alcance el Plan Estratégico de

Sistemas de Información. ............................................................................... 51

4.1.3. Objetivos Estratégicos .......................................................................... 51

4.1.4. Factores Críticos de Éxito .................................................................... 52

4.1.5. Tarea PSI 1.3. Determinación de Responsables ................................. 52

4.1.6. Responsables del Plan de Sistemas de Información ........................... 53

4.2. ACTIVIDAD PSI 2 - DEFINICIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL PLAN DE

SISTEMAS DE INFORMACIÓN ........................................................................ 54

4.2.1. Tarea PSI 2.1 Especificación del Ámbito y alcance ............................. 54

4.2.2. Tarea PSI 2.2. Organización del PSI: ................................................... 56

4.2.3. Equipo de Trabajo ................................................................................ 58

4.3. ACTIVIDAD PSI 3 - ESTUDIO DE LA INFORMACIÓN RELEVANTE ........ 58

4.3.1 Tarea PSI 3.1. Selección y Análisis de Antecedentes ........................... 59

4.3.2. Direccionamiento Estratégico ............................................................... 61

4.3.3. Gestión de Calidad ............................................................................... 61

4.3.4. Venta y Posventa ................................................................................. 61

4.3.5. Compras ............................................................................................... 62

4.3.6. Producción ........................................................................................... 62

Página 6

4.3.7. Despachos ........................................................................................... 62

4.3.8. Mantenimiento ...................................................................................... 63

4.3.9. Mercadeo y Publicidad ......................................................................... 63

Objetivo: Promover e impulsar la marca Café Águila Roja en el mercado

nacional. ......................................................................................................... 63

4.3.10. Control de calidad .............................................................................. 63

4.3.11. Recursos humanos ............................................................................ 64

4.3.12. Gestión administrativa ........................................................................ 64

4.3.13. Cambios en Sistemas de Información efectuados en Torre Café Águila

Roja ................................................................................................................ 64

4.4. ACTIVIDAD PSI 4 - IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS .......................... 66

4.4.1. Tarea PSI 4.1 Estudio de los procesos del Plan de Sistemas de

Información .................................................................................................... 67

4.4.2. Direccionamiento Estratégico (Estudio de los procesos): .................... 67

4.4.3. Compras (Estudio de los procesos). .................................................... 68

4.4.4. Ventas (Estudio de los Procesos). ....................................................... 69

4.4.5. Despachos (Estudio de los Procesos). ................................................. 70

4.4.6. Mercadeo y Publicidad (Estudio de Procesos). .................................... 71

4.4.7. Mantenimiento (Estudio de Procesos). ................................................. 72

4.5. ANÁLISIS DE PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN: ................................ 73

Página 7

4.5.1. Tarea PSI 4.2. Análisis de las Necesidades de Información ................ 76

4.6. MODELO ENTIDAD-RELACION ................................................................ 76

4.6.1. Caracterización modelo Entidad - Relación (Direccionamiento

Estratégico). ................................................................................................... 77

4.6.2. Caracterización modelo Entidad - Relación (Compras). ...................... 78

4.6.3. Caracterización modelo Entidad - Relación (Ventas). ......................... 80

4.6.4. Caracterización modelo Entidad - Relación (Despachos). .................. 81


Fuente: elaboración propia. ............................................................................ 83

4.6.6. Caracterización modelo Entidad - Relación (Mercadeo y Publicidad). 83

4.6.7. Caracterización modelo Entidad - Relación (Mercadeo y Publicidad). 84


4.7. CATALOGACIÓN DE REQUISITOS .......................................................... 85

4.8. ACTIVIDAD PSI 5. ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTUALES ........................................................................................................ 89

4.8.1. Tarea PSI 5.1 Alcance y Objetivos de Estudio de los Sistemas de

Información Actuales: ..................................................................................... 89

4.8.2. Estudio de los Sistemas de Información Actuales ................................ 89

4.8.3. Sistemas de Información: ..................................................................... 90

4.8.4. Sitio Web .............................................................................................. 90

Página 8

4.8.5. Red de Datos: ...................................................................................... 91

4.8.6. Infraestructura de Red y Transmisión de Datos: .................................. 91

4.8.7. Metodología de Análisis ....................................................................... 92

4.8.8. Antecedentes Red de Datos ................................................................ 93

4.8.9. Análisis de Funcionamiento ................................................................. 94

4.8.10. Políticas de Uso de Hardware y Software. ......................................... 95

4.9. TAREA PSI 5.2 ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTUALES. ....................................................................................................... 96

4.10. ENCUESTA “NIVEL DE SATISFACCIÓN” SISTEMA DE INFORMACIÓN

ACTUAL: .......................................................................................................... 100

4.11. OBJETIVO GENERAL: ........................................................................... 100

4.12. METODOLOGÍA: .................................................................................... 100

Fuente: elaboración propia. ............................................................................. 101

4.13. FICHA TÉCNICA: ................................................................................... 101

4.14. FORMATO ENCUESTA: ........................................................................ 102

4.15. ANÁLISIS DE LA ENCUESTA: ............................................................... 104

4.16. 4. PREGUNTA: ¿MANEJA ADECUADAMENTE EL SISTEMA DE

INFORMACIÓN PERO NECESITA AYUDA? .................................................. 107

4.17. 5. PREGUNTA ¿SE LE DIFICULTA EL MANEJO DEL SISTEMA DE

INFORMACIÓN? .......................................................................................... 108

Página 9

4.18. CONCLUSIÓN RESULTADOS DE LA ENCUESTA: .............................. 110

4.19. TAREA PSI 5.3 VALORACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTUALES ...................................................................................................... 111

4.20. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS A LARGO PLAZO: ................................ 112

4.21. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS A MEDIANO PLAZO ............................. 112

4.22. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS A CORTO PLAZO ................................. 112

4.23. ACTIVIDAD PSI 6. DISEÑO DEL MODELO DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN ............................................................................................... 114

4.23.1. Tarea PSI 6.1 Diagnostico de la situación actual ............................. 114

4.23.2. Tarea PSI 6.2: Definición del Modelo de Sistemas de Información .. 116

4.24. SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE SE DEBEN IMPLEMENTAR EN EL

PSI: 117

4.25. ACTIVIDAD PSI 7. DEFINICION DE LA ARQUITECTURA TECNOLOGICA

118

4.25.1. Tarea PSI 7.1 Identificación de las necesidades de infraestructura

tecnológica ................................................................................................... 118

4.26. ARQUITECTURA TECNOLOGICA ......................................................... 119

4.27. ALTERNATIVAS DE ARQUITECTURA TECNOLÓGICA ....................... 122

4.28. PLATAFORMA HARDWARE .................................................................. 123

Fuente: Cisco Smart Business Architect Borderless Networks .................... 125

Página 10

4.28.1. Base de la red .................................................................................. 126

4.28.2. Servicios de red................................................................................ 126

4.28.3. Servicios para usuarios .................................................................... 126

4.29. ACTIVIDAD PSI 8. DEFINICION DEL PLAN DE ACCION ..................... 127

4.30. ANALISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN MODELADOS ...... 128

4.30.1. Tarea PSI 8.2 Plan del mantenimiento del PSI ............................... 132

5. PROTOTIPO WEB .......................................................................................... 133

5.1. SITUACION ACTUAL ............................................................................... 133

5.3. PERFILES DE USUARIO ......................................................................... 134

5.3.1. Usuario No Registrado ....................................................................... 134

5.3.2. Usuario Registrado ............................................................................. 134

5.3.3. Perfil Gestor de Contenido o Colaborador ......................................... 134

5.4.1. Módulo Generador de Páginas de Contenido .................................... 135

5.4.2. Módulo Generador de Menús ............................................................. 135

5.4.3. Módulo Manejador de Noticias ........................................................... 136

5.4.4. Módulo de Enlaces ............................................................................. 136

5.4.5. Control de acceso .............................................................................. 136

5.5. RECURSOS SOFTWARE ........................................................................ 137

5.6. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ....................................................... 138

Página 11

5.7. USUARIO NO REGISTRADO .................................................................. 140

5.8. USUARIO REGISTRADO ......................................................................... 140

5.9. USUARIO GESTOR DE CONTENIDOS ................................................... 141

5.10. USUARIO ADMINISTRADOR ................................................................ 141

5.11. DIAGRAMAS DE CASOS DE USO ........................................................ 142

5.12. DIAGRAMAS DE SECUENCIA .............................................................. 146

5.13. JUSTIFICACIÓN ENTORNOS DE DESARROLLO ................................ 150

7. CONCLUSIONES ............................................................................................ 152

8. RECOMENDACIONES ................................................................................... 153

9. BIBLIOGRAFIA – WEB GRAFIA ..................................................................... 156

Página 12

LISTA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Métrica Versión 3: Planificación de sistemas de Información .......... 25 Ilustración 2. Descripción general de las áreas de conocimiento de la Dirección de Proyectos y de los Procesos de Dirección de Proyectos. .................................... 27 Ilustración 3. Organigrama TORRECAFE ÁGUILA ROJA .................................... 39

Ilustración 4. Modelo espiral .................................................................................. 44 Ilustración 5. Planificación Actividades. ................................................................. 57 Ilustración 6. Mapa de procesos Torre Café Águila Roja. ..................................... 60 Ilustración 7. Modelo entidad relación- Direccionamiento Estratégico. ................. 77 Ilustración 8. Modelo entidad relación- Compras .................................................. 78

Ilustración 9. Modelo entidad relación- Ventas: Posventa ..................................... 79 Ilustración 10. Modelo entidad relación- Ventas: Evaluación. ............................... 80

Ilustración 11. Modelos entidad relación- Despachos: Entrega Pedidos. .............. 81 Ilustración 12. Modelo entidad relación- Despachos: Solicitud Insumos. .............. 82

Ilustración 13. Modelo entidad relación- Mercadeo y Publicidad. ......................... 83 Ilustración 14. Modelo entidad relación- Mercadeo: Programación Eventos. ....... 84 Ilustración 15. Modelo entidad relación- Mantenimiento. ...................................... 85

Ilustración 16. Topología Actual Red de Datos (TORRECAFE AGUILA ROJA - Agencia Pereira). ................................................................................................... 92

Ilustración 17. Metodología. ................................................................................ 101 Ilustración 18. Ficha técnica Encuesta Satisfacción usuario final. ....................... 102 Ilustración 19. Formato Encuesta para el usuario final. ....................................... 103

Ilustración 20. Estimación Porcentual Encuesta No 1. ........................................ 104

Ilustración 21. Estimación Porcentual Encuesta No 2. ........................................ 106 Ilustración 22. Estimación Porcentual Encuesta No 3. ........................................ 107 Ilustración 23. Estimación Porcentual Encuesta No 4. ........................................ 108

Ilustración 24. Estimación Porcentual Encuesta No 5. ........................................ 109 Ilustración 25. Arquitectura Sistemas de Información Torre Café Águila Roja. ... 119

Ilustración 26. Plataforma Tecnológica. .............................................................. 121

Ilustración 27. Definición de la arquitectura de red. ............................................. 125 Ilustración 28. Evaluación de Sistemas de Información. ..................................... 132

Ilustración 29. Perfiles de Usuario. ...................................................................... 139 Ilustración 30. Usuario gestor de Noticias. .......................................................... 142 Ilustración 31. Usuario Administrador. ................................................................. 143

Ilustración 32. Usuario Registrado. ..................................................................... 144 Ilustración 33. Usuario No registrado. ................................................................. 144

Ilustración 34. Usuario Gestor Contenido. ........................................................... 145 Ilustración 35. Log-in. .......................................................................................... 147 Ilustración 36. Insertar Noticia. ............................................................................ 147 Ilustración 37. Consultar Catalogo. ..................................................................... 148 Ilustración 38. Consultar Noticia. ......................................................................... 148

Ilustración 39. Usuario Gestor Contenido. ........................................................... 149 Ilustración 40. Gestionar rutas. ............................................................................ 150

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LISTA DE TABLAS Tabla 1. Distribución de las Agencias en el País ................................................... 36 Tabla 2. Cronograma de Actividades y Gastos. .................................................... 45 Tabla 3. Cronograma de Actividades y Gastos. .................................................... 46 Tabla 4. Cronograma de Actividades y Gastos. .................................................... 47 Tabla 5. Matriz Responsabilidades PSI. ................................................................ 53

Tabla 6. Equipo de Trabajo PSI. ........................................................................... 58 Tabla 7. Direccionamiento Estratégico (Estudio de los procesos). ........................ 68 Tabla 8. Compras (Estudio de los procesos). ........................................................ 69

Tabla 9. Ventas (Estudio de los procesos). ........................................................... 70 Tabla 10. Despachos (Estudio de los procesos). .................................................. 71 Tabla 11. Mercadeo y Publicidad (Estudio de los procesos). ................................ 72

Tabla 12. Manteniendo (Estudio de los procesos). ............................................... 73 Tabla 13. Catálogo de requisitos. .......................................................................... 86 Tabla 14. Capas Modelo OSI. ............................................................................... 92

Tabla 15. Descripción Componentes físicos de red de datos................................ 93 Tabla 16. Estudio de los sistemas de Información actuales. ................................. 97

Tabla 17. Escala de valoración PSI. ...................................................................... 99 Tabla 18. Análisis de la Encuesta. ...................................................................... 104 Tabla 19.Análisis de la Encuesta. ....................................................................... 105

Tabla 20. Análisis Porcentual de la Encuesta. .................................................... 105

Tabla 21. Análisis de la Encuesta. ...................................................................... 106 Tabla 22. Análisis de la Encuesta. ...................................................................... 107 Tabla 23. Análisis de la Encuesta. ...................................................................... 108

Tabla 24. Matriz de Necesidades en tres Escenarios. ....................................... 113 Tabla 25. Matriz del estado actual de los procesos de Torre Café Águila Roja. . 115 Tabla 26. Cambio en el Sistema de Información Actual. ..................................... 116

Tabla 27. Plataforma Tecnológica ....................................................................... 123 Tabla 28. Definición de proyectos a realizar........................................................ 128

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RESUMEN El dominio del mundo comercial al cual las compañías u organizaciones se enfrentan actualmente es inminente, no solo en el entorno, sino también en aspectos sociales, tecnológicos, legislaciones, y recursos de capital, de esta manera obliga a las empresas a estar en la vanguardia para poder adaptarse a un complejo mundo, dinámico y vanguardista donde sobrevive el que innova, planea, direcciona y ejecuta ideas o proyectos de forma coherente y organizada. La formulación del plan estratégico de sistemas de información para TORRECAFE AGUILA ROJA, parte de la necesidad inherente de satisfacer a un consumidor potencial que exige no solo calidad de producto, sino también de servicio, en la cual una guía detallada, estratégicamente planeada y basada en metodología Métrica Versión 3, establece proyectos en aras de diseñar e implementar una estructura de sistemas de información que apoyen de manera eficaz y eficiente los objetivos misionales de la organización. La metodología aplicada comprende investigación y planificación de sistemas de información que una vez puestos en marcha reflejan una mejor estructura organizacional donde prima la planeación estratégica y utilización de metodologías.

El PSI parte del análisis detallado de los procesos misionales de cada uno de los departamentos de Café Águila Roja, el cual arroja el estado de la estructura tecnológica y organizacional de la misma, proporcionando un modelo del estado actual de todos los procesos misionales y que su vez son la puerta de entrada para definir un modelo de sistemas de información que represente objetivamente una visualización a futuro, identificando la prioridad para la toma acertada de decisiones. Finalmente el objetivo no solamente es formular un PSI sino también proponer un plan de acción que permita priorizar los proyectos más importantes para cumplir con metas y objetivos propuestos en el Plan de sistemas de información. Palabras clave: Plan estratégico de sistemas de información, innovación, planeación, métrica versión 3, calidad, infraestructura, competitividad, organización.

ABSTRACT

The domain of the commercial world to which companies or organizations are currently facing is imminent, not only the environment but also in social, technological, legislation aspects, and capital resources, thereby forcing companies to be at the forefront to adapt to a complex, dynamic and cutting edge innovation where it survives, plans, directs and

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executes ideas and projects in a consistent and organized. The formulation of the strategic plan for information systems TORRECAFE Red Eagle, part of an inherent need to satisfy a potential consumer that requires not only product quality, but also service, in which a detailed guide, strategically planned and based on Metric Version 3 methodology establishes projects in order to design and implement a structure of information systems to support effectively and efficiently the mission objectives of the organization. The methodology includes research and planning information systems that once put in place reflect a better organizational structure of primarily strategic planning and use of methodologies.

The PSI of the detailed analysis of the mission statements of each of the departments of Aguila Roja, which yields the state of technological and organizational structure thereof, which provides a model of the current state of all processes and mission turn are the gateway to define a model information system that objectively represents a view to identifying future priority for successful decision making. Finally the goal is not only to formulate a PSI but also to propose a plan of action to prioritize the most important to meet goals and objectives proposed in the Plan of information systems projects. Keywords: strategic information systems plan, innovation, planning, metric version 3, quality, infrastructure, competitiveness, organization.

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INTRODUCCION El dinamismo del comercio actual, la competitividad agresiva e innovación tecnológica, exige que las empresas inviertan en tecnologías de las comunicaciones marcando el ritmo en efectividad operativa, eficiencia y mejor servicio, de tal manera que la clave de las empresas de hoy preside en establecer un punto de equilibrio entre las nuevas tecnologías de comunicación basadas en la web, sistemas de información y las actividades tradicionales o fundamentales de usuarios o consumidores finales. En este contexto, la toma de decisiones, la creación e implementación de estrategias comerciales, convierten a los sistemas de información en la base fundamental para la ejecución de procesos en todas las áreas de una organización, además de canalizar de forma eficaz y eficiente el constante crecimiento de la información, de esta manera un SI se traduce en una de las mejoras de darle una adecuada administración al recurso corporativo de una empresa (datos o información). En tal sentido, es importante canalizar la información a través de SI, que permita la interacción entre empresa, cliente, socios, proveedores y empleados de la misma, lo que significa que el impacto de una marca e innovación se masifica con la correcta implementación de proyectos donde todos los agentes internos y externos de una compañía participan, al punto de ser evaluado y aceptado por los consumidores directos e indirectos, por lo tanto los sistemas de información soportados en portales web empresariales permiten la consolidación de una marca, fortalecimiento de la misma, logrando apertura de nuevos horizontes. Por esta razón, es importante la elaboración del plan de sistemas de información para Torre Café Águila Roja y la implementación de un prototipo funcional del portal web empresarial para la compañía, con el fin de lograr una comunicación efectiva con los todos los agentes participantes en los procesos definitivos de la empresa, como es la venta y distribución de café tostado y molido, igualmente se potencia el acceso a la información de la organización, contacto con clientes y proveedores, material de trabajo a empleados, controlando el tipo de información a presentar en función del tipo de usuario que la solicita por ser muchas veces confidencial, es así como un canal de comunicación e interacción hacen de la empresa una fuente de consulta, negociación y aprendizaje para las fuentes ya descritas.

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El resultado tanto del Plan de Sistemas de información como el portal empresarial debe, por tanto, orientar las actuaciones en materia de desarrollo de Sistemas de Información con el objetivo básico de apoyar la estrategia corporativa, elaborando una arquitectura de información y un plan de proyectos informáticos para dar apoyo a los objetivos estratégicos. Por este motivo es necesario un proceso como el de Planificación de Sistemas de Información, en el que participen, por un lado los responsables de los procesos de la organización con una visión estratégica y por otro, los profesionales de SI capaces de enriquecer dicha visión con el aporte de ventajas competitivas por medio de los sistemas y tecnologías de la información y comunicaciones.

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CAPITULO 1: PROPUESTA

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Torre Café Águila Roja es una empresa con 84 años de experiencia en la producción, distribución y/o comercialización de café tostado y molido, en el mercado comercial e institucional, consolidando la marca en el territorio nacional, de igual manera se caracteriza por ser líder en la prestación de servicios, enfocado en la calidad de atención al cliente a través de apoyo logístico y acompañamiento integral, el cual fortalece el desarrollo sostenible de las dos partes. Actualmente, TORRECAFE AGUILA ROJA Y CIA S.A, cuenta con tres Torrefactoras o plantas de producción Y ocho centros de distribución situados en puntos estratégicos de la geografía Colombiana, con el objetivo de llegar a todas las poblaciones Del país. TORREFACTORAS:

Candelaria – Valle

Santander de Quilichao – Cauca

Madrid – Cundinamarca. CENTROS DE DISTRIBUCION

Pasto

Popayán

Cali

Bogotá

Pereira.

Medellín.

Bucaramanga.

Barranquilla.

Uno de los objetivos primordiales de la compañía es satisfacer las necesidades de sus clientes, brindando una excelente calidad de producto y de servicio. Teniendo en cuenta que la globalización, el auge tecnológico y la convergencia de servicios, se han convertido en el termómetro económico de las empresas, estas se ven

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obligadas a estar a la vanguardia de tecnologías acordes a la necesidad del mercado y por ende del consumidor final, de lo contrario corren el riesgo de desaparecer en un mundo donde prima el procesamiento adecuado de la información, los servicios interactivos que permiten al consumidor final la obtención de un producto de manera inmediata y la satisfacción de un cliente a través del seguimiento de un sistema de calidad. Es importante reconocer que Café Águila Roja es un producto reconocido en el mercado por su granito de café que le da vida a toda una cultura cafetera y por su liderazgo en algunas regiones del país, sin embargo los procesos que definen dicho liderazgo se efectúan en su mayoría de forma manual, con aplicaciones software independientes que no son explotadas al máximo, ocasionando mayor implementación de tiempo en labores manuales que naturalmente deberían procesar los sistemas de información, de igual manera en procesos de venta, mercadeo, seguimiento y mantenimiento del parque automotor no se cuenta con SI, ocasionando problemas serios en el control de dichos procesos porque no garantiza trazabilidad de los mismos. Al no existir trazabilidad, se evidencia perdida de información, información inconclusa o falsa, suministrada por los asesores de ventas, demanda de mucho factor tiempo en elaboración de informes, seguimiento y control de ventas que no se logra de manera inmediata. Se puede evidenciar que Torre Café Águila Roja, carece de la sistematización de procesos claves dentro de operación diaria de la empresa, así mismo los sistemas de información además de trabajar de forma independiente, no son explotados totalmente. La dirección de la compañía con el apoyo del departamento de sistemas, migró la información aproximadamente hace dos años a SIESA “software contable Uno Enterprise”, el cual es utilizado única y exclusivamente para ingresar información, mas no para análisis completo de datos, pues los informes de gestión se hacen de forma manual, es así como se plantea la importancia de realizar un plan de sistemas de información para Café Águila Roja, con el objetivo de unificar todos los procesos en un solo Sistema de Información, que logre el tratamiento adecuado de la información, optimizando así recursos de la compañía. Teniendo en cuenta que café águila Roja compite frente a marcas reconocidas como Café Sello Rojo, Café Aroma, Café la Bastilla, dentro de la categoría de café tostado y molido, es necesario estar a la vanguardia de nuevas estrategias que logren la masificación de la marca, pero dichas estrategias están inmersas en los sistemas de información a través de herramientas interactivas que logren el impacto deseado por la compañía para lograr los objetivos propuestos por la

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misma, los cuales rigen en cobertura y liderazgo de la marca. Al no contar con un PSI, el tratamiento de la información y por ende los objetivos de la empresa se tornan en un ambiente de incertidumbre, frente a marcas de la competencia que trabajan con tecnologías acordes a la época, porque esto genera inseguridad en la toma de decisiones, planeación de proyectos y puesta en marcha de los mismos. Así mismo, para lograr el adecuado seguimiento del sistema de gestión de calidad que se sigue en la compañía y que compromete la mejora de todos los procesos relacionados con la distribución del producto terminado y satisfacción de un cliente final, es necesario contar con el PLAN DE SISTEMAS INFORMACION, para futuras certificaciones, durabilidad del sistema de gestión de calidad y fortalecimiento de la marca.

1.2. OBJETIVO GENERAL Elaborar el plan estratégico de sistemas de información para Torre Café Águila Roja y CIA S.A, e implementar un módulo funcional para empleados de la compañía que se podrá acoplar al portal web de la organización.

1.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Analizar la estructura organizacional de procesos estratégicos dentro de la compañía.

2. Realizar el diagnóstico actual de la arquitectura tecnológica de Torre Café Águila Roja.

3. Identificar necesidades futuras a corto, mediano y largo plazo a nivel organizativo y de infraestructura tecnológica de cada una de las dependencias.

4. Diseñar las etapas y componentes del PSI con base en los hallazgos realizados en las etapas anteriores.

5. Validar el PSI con base en las necesidades y expectativas de la organización.

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6. Diseñar e implementar un prototipo funcional correspondiente al módulo de empleados de la compañía, que se podrá acoplar al portal corporativo de la misma.

1.4. JUSTIFICACIÓN Teniendo en cuenta que la compañía establece unos objetivos a largo y corto plazo, estipulados en la visión y misión de la entidad, como estructura organizacional, es importante contar con un plan estratégico de sistemas de información, como guía en la toma de decisiones y reestructuración de todos los departamentos que forman parte de la empresa, con el fin de direccionar de manera eficiente y acorde el manejo de la información y análisis de resultados. Torre Café Águila Roja viene adelantando el sistema de gestión de calidad, Norma ISO 9001:2008, como estructura operacional de trabajo, en una serie de actividades coordinadas que se trabajan sobre recursos, procedimientos, documentos, estructura organizacional y estrategias, para lograr la calidad de los productos y servicios que se ofrecen al cliente, de esta manera dichos elementos influyen en la satisfacción de un consumidor final y el logro de los resultados deseados por la organización, es por ello la importancia de tener en cuenta el control adecuado de la información soportada de manera eficaz y eficiente por un plan de sistemas de información que direccione el desarrollo tecnológico de manera viable y oportuna, que a su vez garantice el fortalecimiento y permanencia de la marca en el mercado. El plan estratégico de sistemas de información, para Café Águila Roja, tiene como objetivo la realización de una guía organizada y bien definida, que brinde unas especificaciones y requerimientos acertados, que conlleven al aumento de la productividad, a través de procesos organizados y herramientas bien definidas que permitan obtener resultados en tiempo oportuno, todo esto debido al mundo dinámico y cambiante de las ventas. Teniendo en cuenta que en la actualidad la compañía adelanta el proceso de certificación en la norma ISO 9001:2008, y que además se enfoca hacia la mejora continua de procesos y requerimientos internos que permitan el cumplimiento de objetivos en un comercio totalmente agresivo y dinámico, es viable realizar dicho plan, con el fin de organizar, optimizar y garantizar un mejor desempeño laboral ya que todo rige en base al tratamiento adecuado de la información a través de herramientas interactivas acordes a las necesidades de la misma.

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1.5 DELIMITACIÓN Se realizará la formulación de Plan Estratégico de Sistemas de Información para la productora y/o distribuidora de café tostado y molido en Colombia TORRECAFE AGUILA ROJA Y CIA SA, tomando como base la metodología Métrica Versión 3, dicha implementación será puesta en práctica por la compañía, sin embargo, para el seguimiento y evaluación del plan se ofrecerán instrumentos que permitan dicha medición. Así mismo, se diseñara y construirá un prototipo de portal empresarial, adaptado a un módulo del plan de sistemas de información, de esta manera dicho prototipo adaptativo servirá como base para el desarrollo de un portal web empresarial a la medida, el cual permitirá la mejora de procesos operativos y administrativos de la compañía a través de validación de perfiles de usuarios, donde se beneficiaran no solo los consumidores finales, proveedores sino también los empleados de la compañía. 1.6 ENTREGABLES Se considera la entrega de las siguientes herramientas a la compañía TORRECAFE AGUILA ROJA Y CIA SA, con el objeto de orientar de manera adecuada y oportuna, mejoras en el tratamiento de la información.

Plan Estratégico de Sistemas de Información (Documento).

Prototipo funcional adaptativos a un módulo del PSI (Aplicativo).

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CAPITULO 2: MARCO TEORICO 2.1. MARCO CONCEPTUAL El éxito de un plan estratégico de sistemas de información, radica en una planificación adecuada de procesos y técnicas que basada a su vez en una metodología apropiada, permita el alcance de objetivos propuestos a través de un enfoque estructurado, con el cual se logre detectar el potencial de un sistema de información de la organización a la cual se va a elaborar dicho plan, así mismo lo que pretende una correcta planificación de procesos e ideas, es incentivar el trabajo en conjunto que liderados a su vez por una guía detallada de estrategias y herramientas lógicas incorporen modelos de negocio para la correcta administración de los recursos corporativos de una organización, con el fin de que todos los agentes involucrados en dicho proceso participen en la identificación de necesidades que conlleven a la organización de actividades y procesos en cuanto a sistemas de información se refiere, para así alcanzar la efectividad y eficacia en el tratamiento adecuado de la información. En este orden de ideas la planificación de un PSI constituye un esfuerzo organizacional sistemático, bien definido, que apunta a la total especificación de los objetivos y estrategias de una organización, así como la asignación de metodologías, las cuales estudian anticipadamente los objetivos y las acciones, sustentando las actividades no en impulsos sino en algún método plan o lógica. Según la Definición de Peter Drucker, La Planificación estratégica “Es el proceso continuo que consiste en adoptar decisiones (asunción de riesgos) empresariales sistemáticamente y con el mayor conocimiento posible de su carácter futuro; en organizar sistemáticamente los esfuerzos necesarios para ejecutar éstas decisiones, y en medir los resultados de éstas decisiones comparándolos con las expectativas mediante la retroacción sistemática organizada.” De esta manera se definen 5 fases para la planificación estratégica:

1. Fase filosófica: comprende la definición de la filosofía e identidad institucional, los principios y valores de la organización.

2. Fase analítica: comprende tanto el análisis interno como externo de la organización. Fase programática: incluye la definición de objetivos estratégicos general y específicos.

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3. Fase operativa: comprende el conjunto de estrategias, actividades,

proyectos que se van a realizar.

4. Fase cuantitativa: considera la selección de indicadores de desempeño y la especificación de los valores a alcanzar o metas, así como la estimación de los recursos.

A continuación se describen metodologías que pueden ser consideradas como fuente fundamental en el desarrollo de este proyecto, metodologías como METRICA VERSION 3, PMBOK y BSP, en las cuales se analiza los recursos requeridos y criterios propuestos de cada una, para así determinar que metodología se aplica en la realización del plan Estratégico de Información para Torre café Águila Roja, que garantice el éxito del mismo. 2.2. MÉTRICA VERSIÓN 3: Es reconocida como una metodología de planificación, desarrollo y mantenimiento de Sistemas de Información, promovida en España por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, la cual presenta un enfoque orientado al proceso, enmarcado dentro de la norma ISO 12.207, que se centra en la clasificación y definición de los procesos del ciclo de vida del software, de esta manera ha sido concebida para abarcar el desarrollo completo de Sistemas de Información, teniendo en cuenta que su estructura responde a desarrollos máximos, adaptándose a las particularidades de cada proyecto. Esta metodología descompone cada uno de los procesos en actividades y estas a su vez en tareas. Para cada tarea se describe su contenido haciendo referencia a sus principales acciones, productos, técnicas, prácticas y participantes. El orden asignado a las actividades no debe interpretarse como secuencia en su realización, porque pueden realizarse en orden diferente siempre y cuando se ajuste a los requerimientos del proyecto, desde su etapa inicial hasta finiquitar todas las actividades determinadas desde la etapa inicial del proyecto. Es así como los procesos de la estructura principal de Métrica Versión Tres se clasifican en: Planificación de Sistemas de Información, Desarrollo de Sistemas de Información y Mantenimiento de Sistemas de Información.

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La Métrica Versión 3 ayuda en la planificación de sistemas de información facilitando una visión general con el fin de posibilitar la integración y modelo de la información de la organización. 2.3. PROCESOS DEL PSI Para la formulación del Plan de Sistemas de Información de Torre Café Águila Roja es consecuente estudiar las necesidades de información de los procesos misionales de la compañía afectados por el plan, con el fin de definir los requisitos generales y obtener modelos conceptuales de información, de esta manera se propone un entorno donde se analizan las prioridades relacionadas con las variables que afectan los Sistemas de Información, así mismo es necesario seguir el modelo de actividades y tareas propuestas por la metodología Métrica Versión 3, con el fin de analizar e incluir todos los cambios necesarios que afecten dicho plan. A continuación se ilustra la secuencia de actividades del proceso PSI. Ilustración 1. Métrica Versión 3: Planificación de sistemas de Información

Fuente: Ministerio de Administraciones Públicas (MAP). Metodología MÉTRICA Versión 3.

“La Planificación de Sistemas de Información tiene como objetivo obtener un marco de referencia para el desarrollo de S.I que responda a los objetivos estratégicos de la organización”

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2.4. PMBOK La guía de fundamentos de dirección de proyectos conocida también como PMBOK, es un estándar ampliamente reconocido para administrar proyectos, a través de una descripción general de los fundamentos de la gestión de proyectos reconocidas como buenas prácticas, publicado por PMI (Project Management Institute). Guía que tiene como objetivo permitir al administrador de un proyecto aplicar conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas para satisfacer los requerimientos del mismo. Igualmente describe los métodos y prácticas que deben tenerse en consideración desde que se inicia un proyecto hasta su finalización, de esta manera la aplicación de las practicas inmersas en este estándar permiten llevar una buena gestión del proyecto y mantener un mayor control, permitiendo la dirección de proyectos eficaces y eficientes en alcance, tiempo y costo, así como asegurar la calidad y transparencia a lo largo de toda la vida del proyecto. (Guía de Fundamentos de la dirección de proyectos)

2.4.1. Finalidad de Pmbok

PMBOK, busca identificar, concentrar y publicar las mejores prácticas generalmente aceptadas en la dirección de proyectos, por consiguiente cuando se habla de buenas prácticas se refiere a que existe un acuerdo general en que la correcta aplicación de habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos diferentes. Dicha metodología trabaja con dos conceptos básicos los cuales se identifican en grupos de procesos, caracterizados por un modo lógico de agrupar los procesos de dirección de proyectos, necesarios para cualquier proyecto, con dependencia entre ellos, y que se llevan a cabo, siempre en la misma secuencia, igualmente se relaciona en áreas de conocimiento caracterizado por categorías que agrupan elementos en común. En este orden de ideas PMBOK determina cuáles son las áreas de conocimiento que deben cultivarse a la hora de desarrollar un proyecto y que procesos están incluidos en cada una de dichas áreas de conocimiento, de esta manera PMBOK

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presenta una matriz en la cual hace saber a qué área de conocimiento y grupo de procesos pertenece cada uno de los procesos existentes. A continuación se ilustra la matriz de áreas del conocimiento en la dirección de proyectos según la guía de fundamentos PMBOK. Ilustración 2. Descripción general de las áreas de conocimiento de la Dirección de Proyectos y de los Procesos de Dirección de Proyectos.

Fuente: Proyect Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK 2012).

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De acuerdo con la guía de los fundamentos para la dirección de proyectos PMBOK (Tercera Edición Pág. 9 - 10), Las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos organiza 44 procesos de dirección de proyectos en grupos de 9 áreas de conocimiento, los cuales son aplicables a cualquier proyecto. A continuación se describe brevemente las 9 áreas de conocimiento y los procesos inmersos en cada una de ellas.

Gestión de la Integración del Proyecto, describe los procesos y actividades que forman parte de los diversos elementos de la dirección de proyectos, que se identifican, definen, combinan, unen y coordinan dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto, Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar, Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto, Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto, Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto, Control Integrado de Cambios y Cerrar Proyecto.

Gestión del Alcance del Proyecto, describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificación del Alcance, Definición del Alcance, Crear EDT, Verificación del Alcance y Control del Alcance.

Gestión del Tiempo del Proyecto, describe los procesos relativos a la puntualidad en la conclusión del proyecto. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Definición de las Actividades, Establecimiento de la Secuencia de las Actividades, Estimación de Recursos de las Actividades, Estimación de la Duración de las Actividades, Desarrollo del Cronograma y Control del Cronograma.

Gestión de los Costes del Proyecto, describe los procesos involucrados en la planificación, estimación, presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Estimación de Costes, Preparación del Presupuesto de Costes y Control de Costes.

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Gestión de la Calidad del Proyecto, describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha sido emprendido. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificación de Calidad, Realizar Aseguramiento de Calidad y Realizar Control de Calidad.

Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto, describe los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificación de los Recursos Humanos, Adquirir el Equipo del Proyecto, Desarrollar el Equipo del Proyecto y Gestionar el Equipo del Proyecto.

Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, describe los procesos relacionados con la generación, recogida, distribución, almacenamiento y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificación de las Comunicaciones, Distribución de la Información, Informar el Rendimiento y Gestionar a los Interesados.

Gestión de los Riesgos del Proyecto, describe los procesos relacionados con el desarrollo de la gestión de riesgos de un proyecto. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificación de la Gestión de Riesgos, Identificación de Riesgos, Análisis Cualitativo de Riesgos, Análisis Cuantitativo de Riesgos, Planificación de la Respuesta a los Riesgos, y Seguimiento y Control de Riesgos.

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, describe los procesos para comprar o adquirir productos, servicios o resultados, así como para contratar procesos de dirección. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificar las Compras y Adquisiciones, Planificar la Contratación y Solicitar Respuestas de Vendedores.

Cada área de conocimiento está compuesta por procesos los cuales determinan objetivos estratégicos que finalmente conllevan al logro de los proyectos propuestos por la dirección estratégica de una organización.

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2.5. BSP (METODOLOGÍA DE PLANEACIÓN DE SISTEMAS EMPRESARIALES) Se caracteriza por ser uno de los métodos más utilizados en Sistemas de Información, el cual fue desarrollado por IBM para su propio uso, de esta manera su objetivo, radica en identificar los datos esenciales para la operación de una empresa basada en la información. Esta metodología realiza una evaluación a los sistemas de información existentes. A raíz de estos aspectos se generan los siguientes puntos:

Un marco de referencia que defina los sistemas y subsistemas para el manejo de la información dentro de la organización.

Recomendaciones para el manejo y control de datos.

Prioridades para el desarrollo de futuras aplicaciones de Sistemas de Información.

Esta metodología fue introducida por IBM en 1970 como un camino para incorporar estrategias de sistemas de información en estrategias organizacionales y estrategias de negocios, dicho método se concentra en la identificación de los requerimientos necesarios para poner en marcha una organización, basados sobre la siguiente premisa “Los sistemas de información deben ser planeados desde un nivel superior e implementados desde el nivel más bajo de la organización”. En este orden de ideas, BSP no es más que un proceso de planificación de sistemas de información que se concentra principalmente en la relación entre los sistemas y los negocios de la empresa, el cual ofrece un enfoque estructurado y formal que sirve como soporte en la realización de un plan de sistemas de información, caracterizado por ser una metodología orientada desde la dirección organizacional para los niveles jerárquicos de una entidad a través de objetivos designados a:

La alta administración.

La administración Funcional y Operacional.

El área de Procesamiento de Datos.

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Es por ello que BSP se preocupa en entender las relaciones existentes entre los procesos, organizaciones, datos, sistemas funcionales y plataformas de comunicación de datos, tal como lo establecen las estrategias, metas y objetivos empresariales. Es importante comprender que la metodología BSP se ocupa de dos grandes áreas: Procesos de negocio y clases de datos. Para este caso, los procesos de negocio son grupos de decisiones y actividades requeridas para administrar o dirigir los recursos del negocio, de esta manera la información estipulada en los requerimientos puede ser comprendida después de un completo entendimiento de la organización y clase de datos es una categoría de datos lógicamente inter relacionados para dar soporte al negocio analizado, enfocado principalmente a inventarios, transacciones, datos relacionados a modelos de operación, datos estadísticos y esquemas.

2.5.1. Justificación metodología seleccionada

Métrica Versión 3, se considera la metodología más adecuada para llevar a cabo el presente proyecto, ya que proporciona un marco estratégico de referencia para los sistemas de información de un determinado ámbito de la organización, debido a su enfoque orientado al proceso, el cual se centra en la clasificación y definición de los procesos del ciclo de vida del software. Dicha metodología descompone cada uno de los procesos en actividades, y estas a su vez en tareas, de esta manera METRICA VERSION 3 ayuda en la planificación de sistemas de información facilitando una visión general necesaria para posibilitar dicha integración y un modelo de información global de la organización. De esta manera permite que el plan estratégico de sistema de información, sea estructurado de manera estratégica en el tratamiento adecuado de la información, tanto en sistemas de información actuales como los propuestos a diseñar en un futuro. Si bien la metodología PMBOK plantea la aplicación de herramientas y técnicas a lo largo del ciclo de vida del proyecto, las cuales se enmarcan en procesos, esta se encuentra dirigida a la dirección, gestión y administración de proyectos, lo que la convierte en una metodología enfocada a procesos y enfoques administrativos

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de una compañía, por otra parte la metodología BSP, se enfoca en la evaluación de sistemas de información, con el fin de implementar estrategias de negocio que rige desde la dirección organizacional para los niveles jerárquicos de una entidad, designado a la administración funcional, operacional y área de procesamiento de datos. Por esta razón las BSP Y PMBOK, se referencian en este proyecto, pero no se toman como base o guía para el mismo, puesto que no cumplen con los objetivos del mismo, es por ello que METRICA VERSION 3, brinda las herramientas necesarias para llevar a cabo el PLAN ESTAREGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION PARA TORRE CAFÉ AGUILA ROJA.

2.5.2. Antecedentes

En la actualidad el objetivo de las empresas distribuidoras y/o fabricantes de productos de consumo alimenticio, se enfoca en veracidad y eficacia a la hora de comunicarse con el consumidor potencial, de manera fácil e inmediata, de este modo las compañías se afianzan en las herramientas versátiles que ofrece las TIC y por ende la web. Con la aparición de nuevos métodos de marketing web como e-business, e-marketing, e-commerce, marketing viral, redes sociales, marketing 2.0 y herramientas interactivas enfocadas en la telefonía celular a través de la 3.5G y 4G, las empresas futuristas invierten gran parte de su capital en la masificación de una marca a través de la convergencia de productos y servicios tecnológicos, maximizando recursos y minimizando tiempos ya sea de entrega de un producto como de recordación del mismo. Multinacionales como Grupo Empresarial Nutresa, Colombina, Grupo Familia y cadenas de alimentos nacionales como Olímpica, se destacan por implementar métodos productivos a través de metodologías sistemáticas que han permitido la cobertura de la marca con estrategias de distribución on-line.

2.5.3. Grupo empresarial Nutresa

Con una trayectoria de 100 años en el mercado nacional y 35 años en el mercado internacional, decide hace 10 años convertir a IBM como aliado comercial con el

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fin de apostarle a una modernización tecnológica inminente, momento en el cual decide implementar uno de los sistemas privados de computación en la nube (Cloud Computing) más completo de todo Colombia, además de unificar todo el sistema de información de los centros de negocios que lo conforman (Chocolatería, heladería, dulcería, café y cárnicos). La plataforma de desarrollo e permitía controlar, administrar y evaluar todas las operaciones de los centros de negocios, incluyendo las sedes ubicadas en países como Perú, Venezuela, Costa Rica, Estados Unidos, Perú, México y República Dominicana. Según Juan Carlos Hincapié gerente de servicios de tecnología de IBM Colombia, afirma que: “Nutresa ha sido el pionero del uso de la nube en Colombia, fueron los primeros en usar los servicios de infraestructura compartida” El sistema de información unificado adecuado por el Grupo Nutresa para sus operaciones le permite controlar los procesos financieros, logísticos, de distribución, de contacto con los proveedores y clientes, de ventas, de marketing, entre otros. Debido a esto, más de 8.500 usuarios pueden desarrollar simultáneamente proyectos de grandes magnitudes, logrando maximizar y potencializar todos sus recursos de tecnología para dar soporte a los objetivos de negocio. Es así como ha logrado beneficios sorprendentes en ahorro de costos y productividad. Actualmente el Nutresa cuenta con una página web interactiva, donde consumidores y clientes pueden estar al tanto de los productos y servicios que ofrece, igualmente como valor agregado posee un virtual para proveedores con contrato fijo con el fin de que estos puedan acceder al sitio para analizar las necesidades de la empresa en cuanto a inventario y materia prima, igualmente permite conocer la cuentas por cobrar. En el año 2012 el grupo empresarial Nutresa implemento el Sistema Integrado de Gestión SAP, el cual gestiona de manera integrada “on-line”, todas las áreas funcionales de la empresa. En la parte de proyectos, cuenta con un grupo de investigación, con aliados estratégicos como lo es Colciencias y la UTP, con el fin de promover y desarrollar nuevas líneas de investigación y tendencias de desarrollo. (Boletín estratégico de resultados año comercial 2012).

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Colombina: En el año 2007 Colombina adquirió SAP como plataforma tecnológica que le permitió el mejoramiento de todos los procesos de la compañía, en la cual se unifico todo el sistema de información, de esta manera se destaca como el mejor manejo de distribución y ventas para toda la red de tenderos más grande de todo el país. “Desde que decidimos tercerizar nuestra tecnología de la información, buscamos un socio con capacidades globales y con la mejor experiencia local para entregarle tan importante tarea. Encontramos en IBM un socio que se transforma y que constantemente le aporta a la innovación y al servicio” Afirma Jesús Antonio Brand – Chief Information Officer (CIO) de Colombina. De esta manera se integró y administró procesos como producción, facturación, distribución, etc. que están soportados en el Centro de Innovación de IBM y garantiza a la Compañía el respaldo, la continuidad y la eficiencia de su gestión. Para el año 2010 se implementó el sistema de inventarios por radiofrecuencia RFDI, incorporado a SAP, con el fin de analizar la productividad de distribución en tiempo real. Así mismo cuenta con un sitio web interactivo, el cual se caracteriza por ofrecer servicios y productos al consumidor potencia, a través de Facebook implemento la estrategia de comercio electrónico, y además cuenta con la participación de redes sociales.

2.5.4. Almacenes olímpica

Esta cadena de almacenes migra a SAP, en el año 2011, con el fin de optimizar el control de procesos internos de la compañía, igualmente cuentan con un sitio web que permite a los consumidores finales acceder y documentarse de productos y servicios. Consideración: Dicho análisis se toma de una muestra finita de las empresas más reconocidas a nivel nacional e internacional, igualmente se evidencio que aunque son empresas que trabajan bajo la metodología de innovación no aplican

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protocolos de sistemas de información ya que implementan modelos propios a través de la investigación. Así mismo en materia de páginas web, el concepto de portal empresarial solo es utilizado para proveedores, y no para empleados como lo sugiere el proyecto de TORRE CAFÉ AGUILA ROJA. En el contexto local a nivel eje cafetero se indago sobre las empresas productoras de café tostado y molido, como: Café Mariscal, Café Chinchiná, Tisquesuza, los cuales no cuentan con planificación de sistemas de información y además sus páginas web son limitadas al suministro de información, sin identificar la tendencia de comercio electrónico, marketing 2.0 y portales empresariales. 2.6. MARCO CONTEXTUAL Torre Café Águila Roja, es una empresa dedicada a la producción y/o distribución de café tostado y molido en el territorio nacional, basada en un enfoque enteramente social, que permite llegar a toda la sociedad a través del slogan “Tomémonos un tinto seamos amigos”, trabajando con tecnología adecuada para satisfacer las necesidades del consumidor final.

2.6.1. Reseña histórica

Inició en 1930 con la apertura de un local situado en la Carrera 4 con Calle 11, frente a la Plaza de Caicedo de la ciudad de Cali, en 1939 de acuerdo a nuestro crecimiento y participación en el mercado se hace necesario el traslado de la organización a las nuevas instalaciones ubicadas en la Carrera 5 Nro. 21-48 del Barrio San Nicolás en Cali, Igualmente se caracterizó desde el inicio por la renovación tecnológica constante y el mejoramiento permanente de nuestros procesos productivos bajo los más altos estándares de calidad. En 1974, se inaugura la primera gran planta para la producción de café tostado y/o molido en el municipio de Candelaria (Valle), seguida 1994 con la construcción de una nueva planta en el municipio de MADRID en Cundinamarca y una tercera durante el año 2000 en el municipio de SANTANDER DE QUILICHAO en el Departamento del Cauca, bajo la razón social INDUSTRIA DE PRODUCTOS ALIMENTICIOS DEL CAUCA S.A. “IPAC S. A.”.

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2.6.2. Ubicación geográfica

La planta de producción de café tostado y molido de TORRECAFE AGUILA ROJA Y CIA S.A se encuentra en el kilómetro 10 vía Cali – Candelaria, también sus oficinas de atención al cliente, adicional a esta se encuentran las oficinas de la ciudad de Cali ubicadas en la Cra. 5 No 21-48. Las agencias se encuentran distribuidas en el país de la siguiente manera: Tabla 1. Distribución de las Agencias en el País

CIUDAD DIRECCION

Madrid (Cundinamarca) Cra. 2 Este No 11-87 Zona Industrial el Cortijo

Duitama Cra. 26 No 20-82 Barrio los Alpes

Popayán Calle 8 No 9-11

Sabaneta (Antioquia) Calle 80 Sur No 47D-65 Local 102

Villavicencio Cra. 37 No 26C-80 Barrio 7 de Agosto

Pereira Av. 30 de Agosto No 87 – 350

Barranquilla Av. Circunvalar Cordialidad Metro Parque Bod. MB 10

Pasto Calle 17 No 12-67 Barrio Fátima.

Bucaramanga Centro Industrial Garibaldi

Neiva Cra. 6 sur 20-18 zona Industrial

Fuente: elaboración propia

2.6.3. Misión

Inspirados en fieles principios de función social, crecimiento personal y bienestar comunitario, abastecer el mercado nacional y/o internacional de café verde y/o procesado (tostado y molido y/o soluble y/o liofilizado) y/o derivados del café y/o afines y/o demás productos alimenticios, al amparo de los más altos estándares de calidad y control, para satisfacer las expectativas del consumidor final y la cadena comercial. Generando agregados de valor que permitan la viabilidad y estabilidad económica y laboral presente y futura de la Gran Familia Torre café Águila Roja.

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2.6.4. Visión Con una visión humanista y de respeto comunitario, hacer segura y viable la opción industrial y comercial de la Gran Familia Torre café Águila Roja, creciendo vertical y horizontalmente en la participación de la categoría café, nacional e internacionalmente. Atendiendo el desarrollo de nuevos productos que permitan una opción comercial cada vez más eficiente y amplia para beneficio común.

2.6.5. Valores

Responsabilidad En desarrollo del objeto social cada acto corporativo, deberá propender por la custodia del medio ambiente, la sana aplicación de los principios de función social que deba inspirar la empresa privada, el cuidado riguroso de los estándares de calidad a nivel de producción y comercialización, el crecimiento personal del recurso humano y la satisfacción total del consumidor.

Honestidad

Cada acto corporativo de TORRECAFE AGUILA ROJA Y CIA S.A, respetara integralmente los derechos adquiridos por todos los medios de la cadena productiva además de atender los principios de justicia y equidad, más allá de los efectos deseados en desarrollo del objeto comercial.

Servicio

Consultar las necesidades y grado de satisfacción de nuestra cadena productiva, cuando se desarrollamos nuestro objeto social, para generar un acercamiento eficaz entre la promesa empresarial y lo que se espera de TORRECAFE AGUILA ROJA Y CIA S.A.

Política de calidad TORRECAFE AGUILA ROJA Y CIA S.A se compromete a satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes y consumidores amparados en el

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trabajo conjunto con proveedores y distribuidores, desarrollo del talento humano y tecnología adecuada, para ofrecer productos que cumplan con los requisitos de calidad, legales y reglamentarios, mejorando continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad para lograr la permanencia de una organización competitiva en el mercado. Documentación extraída del manual de calidad basado en la NTC – ISO 9001:2008, Pag 1-16.

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Ilustración 3. Organigrama TORRECAFE ÁGUILA ROJA

Fuente: Coordinador de Calidad (Jhony Gamboa).

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CAPITULO 3: METODOLOGIA Y CRONOGRAMA De acuerdo a los objetivos establecidos en este proyecto, la metodología establecida busca definir Sistemas de Información que ayuden a conseguir los propósitos o fines de la organización, los cuales rigen en la satisfacción del cliente y consumidor final, de igual manera se pretende mejorar la productividad de la compañía apoyada por el Departamento de Sistemas y el uso adecuado, eficaz y eficiente de las TIC, facilitando la comunicación y entendimiento entre los agentes participantes de dicho proceso, con el fin de que la operación diaria en todas las dependencias de la organización se realice de manera fácil, comprensible y amena. Con respecto a lo anterior, se argumenta la Métrica Versión 3 como guía de apoyo para la realización del PSI de TORRECAFE AGUILA ROJA, ya que contempla el desarrollo de Sistemas de Información para los aspectos de gestión de que aseguran que un proyecto cumpla con sus objetivos en términos de calidad, costos y plazos. La métrica Versión 3 aplicada en el PSI para la Compañía, se descompone en procesos fundamentales tales como:

Planificación de Sistemas de Información Teniendo en cuenta los objetivos específicos del proyecto, la realización del mismo se divide en 8 fases, las cuales se descomponen en actividades que cumplen con la satisfacción de cada objetivo. 3.1. FASE 1 Analizar la estructura organizacional de procesos estratégicos dentro de la compañía: Bajo los requerimientos estipulados en sistema de Gestión de Calidad de la compañía y el manual de calidad de la misma, se efectúa la primera etapa del proyecto, donde se considera necesario el análisis de cada uno de los departamentos de la compañía a través de las siguientes actividades. Análisis e identificación del Estado de Información Relevante: Se comienza con la etapa de recolección de datos o levantamiento de la información en la Casa Matriz

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de la compañía, ubicada en Candelaria valle, en la cual se entrevistará al director Nacional de la Compañía Diego Gordillo con el fin de comprender la planeación estratégica implementada desde las directivas de la compañía, Posteriormente se realizará la identificación de cada uno de los departamentos, fundamentados en el manual de calidad (basado en la NTC – ISO 9001-2008), en cada uno de los departamentos se realizara un trabajo de observación en cada uno de los procesos inmersos en cada dependencia, en donde se identificara la planeación estratégica de los procesos sujeta a los sistemas de información, de esta manera se diseña la matriz de procesos, con el fin de consolidar toda la información. Lo anterior se realizara en las oficinas principales, para el caso de las agencias, se toma como piloto la agencia del eje cafetero, con sede en la ciudad de Pereira. 3.2. FASE 2 Realizar el diagnóstico actual de la arquitectura tecnológica de Torre Café Águila Roja: En paralelo a la primera fase y con la información base extraída de dirección general, se prosigue al análisis del y/o los sistemas de información a través de una reunión con el jefe de sistemas de la compañía, Ingeniero Alexander Posada, así mismo se realizara un trabajo recolección y análisis de información en cada una de los departamentos, a través de encuestas, donde se evaluara la eficacia y efectividad del tratamiento de la información, tratada por el SI existente. Como resultado de la FASE 1 y 2 se elabora el modelo actual de la compañía en Sistemas de Información, detallando las entradas y salidas del mismo, así como también, planes a futuro y estrategias del departamento, en el manejo adecuado de la información. 3.3. FASE 3 Identificar necesidades futuras a corto, mediano y largo plazo a nivel organizativo y de infraestructura tecnológica de cada una de las dependencias: Con el modelo de sistemas de información actual de TORRECAFE AGUILA ROJA, resultante de la fase 2, se elabora el análisis de recursos físicos, recursos humanos, organizacionales y recursos de capacidad Tecnológica, de esta manera se realiza la planeación de metas, planeación de adquisición de insumos, y finalmente se realiza la matriz de planeación estratégica con los tres escenarios (corto, mediano y largo plazo), con el fin de proponer soluciones a futuro.

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Una vez identificadas las necesidades, elaborado el informe, se socializa con el los directores de las dependencias y jefe de sistemas de la compañía, con el fin de dar inicio a la mejora continua en gestión de Calidad. 3.4. FASE 4 Diseñar las etapas y componentes del psi con base en los hallazgos realizados en las etapas anteriores y validar el psi con base en las necesidades y expectativas de la organización: Una vez identificadas las necesidades de cada una de las dependencias en cuanto a Sistemas de Información, en la Fase 3, se da comienzo al diseño del PSI, teniendo en cuenta que debido al prototipo funcional del portal empresarial, las etapas de diseño de dicho plan se hace en paralelo, de esta manera se realizan las siguientes actividades:

Se define la arquitectura del Sistema.

Diseño de modelo de Casos de Uso

Diseño modelo entidad Relación.

Diseño de modelo de SI a futuro (en tres escenarios) Cada una de estas actividades se realiza de la mano con un líder operativo “Usuario Final”, quien da recomendaciones acerca de los avances del proyecto, así mismo una vez realizada esta etapa se somete a la verificación y aceptación de la arquitectura del sistema, a cargo del departamento de sistemas y director General. 3.5. FASE 5 Diseñar e implementar un prototipo funcional correspondiente a un módulo del SI, demostrado en un portal web empresarial base para la compañía: El diseño del prototipo funcional de portal web empresarial, comienza en la segunda fase del proyecto, una vez recolectada la información y encontradas las necesidades reales de cada uno de los procesos, de esta manera se argumenta los siguientes puntos: Teniendo en cuenta que el valor agregado del proyecto, es la realización de un prototipo funcional basado en el portal web empresarial para la compañía, se debe trabajar en paralelo con las fases del SI a diseñar, de esta manera para el portal web se trabaja con las siguientes bases.

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Modelo en Espiral: Es un generador de modelo de proceso impulsado por el riesgo, que se usa para guiar la ingeniería concurrente con participantes múltiples de sistemas intensivos de software , con el empleo de este modelo, el software se desarrolla en una serie de entregas evolutivas durante las primeras iteraciones, lo que se entrega puede ser un modelo o prototipo, en las iteraciones posteriores se producen versiones cada vez más completas del sistema cuya ingeniería se encuentra en desarrollo.

La utilización del modelo en espiral en la implementación de un prototipo web, busca la prevención de riesgos a través de cuatro actividades principales como son:

Planificación, en la cual se determinan los objetivos, alternativas y restricciones del proyecto.

Análisis de Riesgos, donde se analizan alternativas y se identifican riesgos.

Ingeniería, en esta iteración se elabora el desarrollo del producto.

Evaluación, etapa donde el cliente revisa los resultados del proyecto en cada iteración.

En este orden de ideas el modelo en espiral cumple con los requerimientos del prototipo web, ya que cada iteración alrededor del espiral permite construir versiones mejoradas de forma evolutiva que permiten satisfacer las necesidades y expectativas del cliente. A continuación se ilustra el modelo en espiral de ciclo de vida de un sistema de información.

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Ilustración 4. Modelo espiral

Fuente: Ingeniería del software- Roger S, Pressman.

3.6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES El proyecto a formular en TORRECAFÉ AGUILA ROJA contiene un cronograma de actividades, donde indica las fases y tareas inmersas en el desarrollo del mismo, además de indicar los aspectos técnicos de cada fase, los cuales obedecen a los objetivos propuestos. El esquema básico que se presenta en este documento se distribuye y organiza en forma de secuencia temporal, las actividades diseñadas definidas en la duración de cada fase y descripción de las actividades propuestas muestran una breve descripción acerca de los avances de cada una de las etapas, que básicamente buscan el cumplimiento acorde a la metodología aplicada. El cronograma de actividades está diseñado estratégicamente en cinco fases de desarrollo, de tal manera que al aplicarse en el proyecto se acoplan de forma paralela con la metodología métrica versión 3, lo que conlleva a un modelo de desarrollo flexible, coherente y estratégico. A continuación se presenta el cronograma de actividades correspondientes a las fases de desarrollo del proyecto denominado “Plan Estratégico de Sistemas de Información para Torre Café Águila Roja”

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Tabla 2. Cronograma de Actividades y Gastos.

Fuente: elaboración propia.

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Fuente: Elaboración propia.

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4. PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN (PSI) 4.1 ACTIVIDAD PSI 1 - INICIO DEL PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

4.1.1 Tarea PSI 1.1 Análisis de la Necesidad del Plan de Sistemas de Información:

Es necesario hacer notar que el departamento de sistemas de la compañía, es considerada un área que ofrece servicios, en donde los clientes son precisamente los demás departamentos que conforman el grupo, de esta manera el objetivo de dicha área es ofrecer sistemas de información que permitan la toma de decisiones oportunas y eficaces frente a las necesidades presentadas en el desarrollo de la operación diaria, ofreciendo herramientas orientadas a una correcta planificación y ejecución de proyectos y tareas asignadas por cada uno de los departamentos. Incluso, el estado actual de los procesos en TORRECAFE AGUILA ROJA, son direccionados a través de la mejora continua regidos por la norma ISO 9001-2008, procesos que paso a paso, exige que la dirección estratégica coordine de manera objetiva el equipo integral de la compañía con el fin de unificar procesos, servicios y herramientas que logren la retroalimentación de los sistemas integrales de la misma, con el fin de crear bases sólidas hacia una nueva dimensión de crecimiento y desarrollo. Teniendo en cuenta los anteriores aspectos, el departamento de sistemas y por ende su director Alexander Posada, consideran viable la opción de contar con un instrumento guía que permita definir sistemas de información que ayuden a conseguir los fines de la organización mediante la definición de un marco estratégico, por otro parte dotar la organización de productos software que satisfagan las necesidades de los usuarios, de esta manera los objetivos apuntan a la mejora de la productividad, permitiendo una mayor capacidad de adaptación a cambios inmediatos y futuros. De acuerdo a un análisis previo del plan de sistemas de información para la compañía, el ingeniero Alexander Posada y el grupo del proyecto, argumentan que dicho plan debe contemplar los siguientes aspectos:

Administración y mantenimiento de los sistemas existentes de la empresa.

Evaluación y adquisición de software.

Desarrollo de nuevos sistemas.

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Mantenimiento de redes y equipos. No obstante el estudio de viabilidad del Plan Estratégico de Sistemas de Información comprende una segunda fase donde se desarrollará el EVS (Estudio de viabilidad del sistema de información). Para ello es importante definir en primera instancia la formulación del PSI.

La junta de direccionamiento estratégico de la mano con el departamento de sistemas, definen el presupuesto anual para mejoras en infraestructura tecnológica, contemplando no solo mejoras en hardware sino también software “sistemas de información”, sin embargo las mejoras en sistemas de información solo fueron contempladas hace 5 años con el cambio de la suite comercial (plataforma comercial y financiera de SIESA UNO ENTERPRISE), dejando a un lado las mejoras o adaptación de soluciones informáticas en mantenimiento, recurso humano, mercadeo, venta y postventa como herramienta directa de trabajo para asesores de ventas. En la actualidad aunque se cuenta con una herramienta contable ya mencionada, “UNO ENTERPRISE”, esta únicamente se enfocaba a procesos de facturación, cartera, contabilidad y algunas funcionalidades de recursos humanos, esto significa que la utilidad real del software se encuentra en un 50%, ya que no hay una comunicación clara entre cada uno de los departamentos a través de herramientas interactivas. Por lo tanto se considera, que se debe implementar una solución que unifique los procesos de cada uno de los departamentos, a través de sistemas de información con el fin de optimizar recursos y facilitar el trabajo de los operarios de cada una de las dependencias. Las dependencias involucradas en la operación diaria de la compañía a nivel agencias son: Departamento de ventas, Mercadeo y publicidad, Despachos, Inventarios, Recurso Humano, Financiera y Cartera. Actualmente SIESA ENTERPRISE está funcionando más como una plataforma para almacenar información que de análisis, depuración y tratamiento de la misma, debido al siguiente estudio.

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La información de facturación es digitada por un usuario, correspondiente a la dependencia de Cartera, igualmente la mercancía proveniente de las Torrefactoras se ingresa al sistema, así como la información de cartera y compras a proveedores es digitada por usuarios.

La definición de informes, análisis de información y depuración de la misma se ejecuta de forma manual, a través de macros en Excel, haciendo un trabajo del 80% manual y 20% que se caracteriza a la información suministrada por el sistema.

El Proceso de venta y posventa es 100% manual, el departamento de mercadeo no cuenta con herramientas interactivas de control, el parque automotor no cuenta con una aplicación software que garantice tiempos programados y adecuados de mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos. Los factores mencionados anteriormente ofrecen una clara explicación a la necesidad de contar con PSI para la compañía, de esta manera la entidad puede considerar la adquisición de software, y así mismo tener en cuenta mejoras en la infraestructura tecnológica, una vez estén contempladas en dicho documento, donde se trabaje por prioridades, esto significa que los tiempos estipulados para proyectos establecidos dentro del plan satisfaga los requerimientos tanto de las soluciones a corto y futuro plazo, como también las actuales, así mismo el plan de sistemas de información debe estipular un presupuesto a largo plazo, teniendo en cuenta que las mejoras que se realicen en la actualidad soporten tecnologías a futuro, optimizando presupuesto. El PSI de TORRECAFE AGUILA ROJA, debe contemplar procesos que no estén automatizados y por ende necesiten de un análisis riguroso que conlleven a la identificación de necesidades inmediatas contempladas en la operación diaria. Actualmente el sistema de información aplicado a la compañía, no cumple con todas las necesidades presentadas por cada uno de los departamentos, además de no ofrecer una comunicación adecuada y oportuna entre los mismos, es por ello que se busca la integración de la operación de cada una de las dependencias en sistemas de información que impidan la duplicidad de esfuerzos, reiterando que una de las finalidades del plan de sistemas de información es la integración de procesos y de SI que permitan el tratamiento adecuado de la misma.

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El sistema de gestión de calidad, que sigue la compañía tiene como objetivo alcanzar la satisfacción de un cliente o consumidor potencial, es por ello que los procesos que los soportan deben se planeados estratégicamente, contando además con un tratamiento adecuado de la información el cual garantice trazabilidad de datos, así como también la automatización de procesos que aún se implementan de forma manual para encontrar el desarrollo integral y sostenible de la compañía. De acuerdo al análisis de los aspectos relevantes que conllevan a la realización del presente proyecto, la dirección de la compañía reconoce el Plan Estratégico de Sistemas de Información como una oportunidad de desarrollo, y cumplimiento de objetivos comerciales, ya que la base de las metas propuestas por la dirección estratégica se pueden lograr a través de herramientas tecnológicas e interactivas que ayuden a minimizar riesgos y optimizar recursos, es por ello la importancia de contar con una guía de planificación en sistemas de información que incluya plataforma tecnológica y redes de comunicación, esto garantiza total organización y políticas bien definidas que logren el cumplimiento de objetivos.

4.1.2. Tarea PSI 1.2 Identificación del Alcance el Plan Estratégico de Sistemas de Información.

En TORRECAFE AGUILA ROJA se adelanta la implementación del sistema de gestión de calidad norma ISO 9001:2008, paralelo al sistema de mejora continua y por aceptación del director nacional de mercadeo y jefe de sistemas de la compañía, se involucra el plan estratégico de sistemas de información el cual se implementara bajo los lineamientos estratégicos de la compañía y por ende del sistema de gestión de calidad, así mismo afianzando la mejora continua en sistemas de información, de esta manera los procesos involucrados en todas las dependencias se unifican con el objetivo de satisfacer el consumidor final a través de la mejora de procesos y servicios integrales.

4.1.3. Objetivos Estratégicos

Formular un diagnóstico acertado, oportuno y coherente de los sistemas de información.

Brindar una guía acertada que garantice soluciones a futuro a través de objetivos estratégicos.

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4.1.4. Factores Críticos de Éxito

Conocer a profundidad la necesidad real de la compañía.

Conocer y aplicar una metodología acorde a los requerimientos de la empresa.

Seleccionar y aplicar métodos que cumplan con los objetivos del proyecto.

Tener contacto permanente con los usuarios tanto del plan como del prototipo funcional del portal web, para poder socializar y satisfacer las necesidades del cliente.

4.1.5. Tarea PSI 1.3. Determinación de Responsables

Dentro del marco estratégico de la dirección administrativa, se determina la participación de cada una de las dependencias de la organización representadas por un usuario líder, que para este caso corresponde a la figura del jefe administrativo, quien se encargará del analizar y filtrar los requerimientos propuestos por los usuarios y actores operativos de cada uno de los departamentos. Por consiguiente en cabeza del Sr. Diego Gordillo (Director Nacional de Ventas y Mercadeo), se determina los principales responsables del Plan de Sistemas de Información, los cuales serán los participantes en la dirección de dicho proyecto. De esta manera se asegura que los requerimientos y modificaciones que propongan cada uno de los departamentos de la organización se integren a nivel operativo y táctico en las decisiones de la alta dirección de Torre Café Águila Roja, priorizando los proyectos de acuerdo a las necesidades de la operación diaria.

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4.1.6. Responsables del Plan de Sistemas de Información

A continuación se detalla la matriz de responsabilidades para la formulación del Plan de Sistemas de Información. Tabla 5. Matriz Responsabilidades PSI.

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES PSI

NOMBRE CARGO DEPENDENCIA RESPONSABILIDAD

Diego Gordillo Director Nacional

Dirección estratégica Ventas y Mercadeo

Verificar y controlar los avances del PSI, de acuerdo a los requerimientos y objetivos estratégicos planteados en dicho plan. El director Nacional de la compañía es el encargado de tomar con el equipo de dirección del proyecto decisiones asertivas y coherentes que logren el cumplimiento de los objetivos y por ende la satisfacción del cliente directo e indirecto.

Alexander Posada

Director Sistemas

Sistemas Llevar adelante el proyecto en todas sus etapas.

Leticia Restrepo

Jefe Administrativo

Gestión Administrativa

Alimentar los requerimientos estipulados en cada una de las fases del proyecto consecuente a las necesidades detectadas en cada uno de los departamentos, es por ello que se define la figura de Usuario líder, quien se convierte en un actor fundamental en la toma de decisiones y cumplimiento de objetivos dentro del proyecto.


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4.2. ACTIVIDAD PSI 2 - DEFINICIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

4.2.1. Tarea PSI 2.1 Especificación del Ámbito y alcance

La Formulación del plan de sistemas de información tiene como objetivo presentar una herramienta guía que permita a la dirección estratégica de la compañía, orientar de manera adecuada el desarrollo integral de la misma a través de la unificación de procesos en sistemas de información, planificación e inversión viable para la entidad en mejoras que se ajusten a las necesidades del cliente, cumpliendo con estándares de calidad y así poder sofisticar procesos inherentes de la operación diaria con herramientas tecnológicas que permitan el fortalecimiento de la marca. El Plan Estratégico de Sistemas de Información contempla las áreas operativas y administrativas de la organización encaminadas principalmente a:

Fortalecer el sistema de gestión de calidad, que busque la mejora continua en calidad de servicios y satisfacción del cliente potencial, garantizando la sostenibilidad del modelo de negocios.

Optimizar la infraestructura tecnológica con el fin de mejorar los procesos estratégicos de la compañía y así mismo brindar una prestación de servicios eficiente y oportuna a través de herramientas interactivas que perfeccionen los procesos internos y externos de la empresa, enfocados en la satisfacción del consumidor final.

Mejorar la comunicación de procesos entre las dependencias de Torre Café Águila Roja, con el objeto de reducir tareas manuales, cargas administrativas innecesarias y canalizar las respuestas de cada dependencia en pro del cumplimiento oportuno de los objetivos estratégicos de la misma.

El plan de sistemas de información representa una gran oportunidad para conducir el cambio de cultura en la gestión de procesos (Transición procesos manuales a procesos automatizados), el cual debe ser flexible, dinámico y que a su vez

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permita el cumplimiento de las normas, la consecución de proyectos propuestos, y el engranaje adecuado del talento humano y tratamiento de información a través de las TIC´s. De acuerdo a lo anterior, los objetivos estratégicos del PSI se pueden resumir en: Excelencia Operativa: Busca la eficiencia de las operaciones para:

Mejorar la gestión operativa a través de la automatización de los procesos misionales, donde se optimicen los recursos corporativos y financieros de la empresa a fin consolidar el desarrollo integral la misma.

Proporcionar herramientas gerenciales que permitan el logro de niveles altos de eficiencia y productividad a través de sistemas de información que faciliten la toma de decisiones.

Mejorar el tiempo de respuesta a las necesidades encontradas en el campo de acción correspondiente a la interacción vendedor – cliente, empresa – proveedor y sistema de información – empleado Torre Café Águila Roja.

Lograr niveles de rentabilidad eficientes, sujetos a sistemas de información que faciliten la ejecución de una tarea y así mismo brinden herramientas de análisis, depuración y tratamiento oportuno de la información con el fin contrarrestar las novedades que se presentan en la operación diaria.

Ventaja Competitiva: Establece ideas o proyectos que se encaminen a:

Proporcionar a los usuarios de los sistemas de información facilidad en el uso de los mismos, logrando la productividad deseada por el sistema de gestión de calidad.

Mejorar la comunicación e interacción con empleados, clientes y proveedores a través de una plataforma web (servicios en la nube), donde se ofrezcan contenidos interactivos que permitan el aprendizaje, demanda y oferta de servicios, respuesta inmediata y oportuna a las necesidades de los usuarios.

Garantizar sistemas de información flexibles, los cuales tengan la capacidad de soportar cambios estructurales, funcionales y de legislación que puedan presentarse en un futuro.

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Supervivencia: Propone estrategias que fortalece la estructura organizacional de la compañía con el objetivo de permanecer en el mercado, a través de:

Proponer una estructura tecnológica que soporte las necesidades del mercado actual y que se acople a los cambios dinámicos del comercio.

Consolidar la infraestructura tecnológica de Torre Café Águila Roja, que permita ofrecer el soporte necesario a los sistemas de información que dan apoyo a los procesos de las distintas áreas.

Ofrecer disponibilidad y calidad de la información, mediante el adecuado procesamiento de datos.

Determinar un entorno tecnológico adecuado para soportar los sistemas de información que se plantee.

Por otro lado los factores críticos de éxito, aseguran el rendimiento competitivo de la empresa siempre y cuando los objetivos estratégicos se cumplan, dichos factores se consideran en los siguientes puntos:

Revisión y seguimiento del PSI por parte del departamento de sistemas.

Participación y cooperación de todas las dependencias de Torre Café Águila Roja en el despliegue del PSI, con el fin de asegurar el desarrollo y cumplimiento del mismo.

Asignación de presupuesto razonable que permita desplegar la infraestructura necesaria para dar soporte al PSI.

4.2.2. Tarea PSI 2.2. Organización del PSI:

La metodología métrica versión 3 establece como base la matriz de “PARTICIPANTES EN LAS ACTIVIDADES DEL PSI”, con el fin de abordar todas las actividades de manera estratégica. Tomado del documento Metodología MÉTRICA Versión 3 Planificación de Sistemas de Información.

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Ilustración 5. Planificación Actividades.

Fuente: Ministerio de Administraciones Públicas (MAP). Metodología MÉTRICA Versión 3.

La ilustración No 5. Correspondiente a la matriz de planificación de actividades la cual propone actores responsables para cada una de las fases o tareas inmersas en el proyecto, a continuación se relacionan las actividades del PSI, según métrica versión 3. Actividades.

PSI 1 Inicio del Plan de Sistemas de Información.

PSI 2 Definición y organización del PSI.

PSI 3 Estudio de la información relevante.

PSI 4 Identificación de requisitos.

PSI 5 Estudio de los sistemas de información actuales.

PSI 6 Diseño del Modelo de Sistemas de Información.

PSI 7 Definición de la Arquitectura Tecnológica.

PSI 8 Definición del Plan de Acción.

PSI 9 Revisión y Aprobación del PSI.

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Es importante especificar el equipo del proyecto, clasificado en siete subgrupos que se describen en la siguiente tabla:

4.2.3. Equipo de Trabajo

Tabla 6. Equipo de Trabajo PSI.

Comité de Dirección:

Diego Gordillo Perdomo Director Nacional de Ventas y Mercadeo

Alexander Posada Director de Sistemas

Amparo Gordillo Directora Financiera

Consultores: Christian Aristizabal

Juan Pablo Benavides

Consultores Informáticos: Alexander Posada Director de Sistemas

(a definir) Consultor externo

Directores de Usuario: Leticia Restrepo Jefe Administrativa

Equipo Soporte Técnico: Sonia Benavides

Equipo del Proyecto:

Alexander Posada

Christian Aristizabal

Juan Pablo Benavides

Responsables de Mantenimiento:

Alexander Posada

Fuente: elaboración propia. 4.3. ACTIVIDAD PSI 3 - ESTUDIO DE LA INFORMACIÓN RELEVANTE El objetivo de esta actividad es recopilar y analizar todos los antecedentes generales que puedan afectar a los procesos y a las unidades organizativas implicadas en el plan de sistemas de información, así como los resultados del mismo. Los resultados de estudios realizados con anterioridad al plan sobre sistemas de información existentes, ambientes tecnológicos o sistemas de gestión de calidad, marcan las pautas en la planificación del nuevo PSI.

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4.3.1 Tarea PSI 3.1. Selección y Análisis de Antecedentes

TORRECAFE AGUILA ROJA Y CIA S.A, empresa dedicada a la producción, distribución y comercialización de café tostado y molido, a través del direccionamiento estratégico define la estructura general de políticas internas e integrales que determinan objetivos en escenarios de mejora continua, sistemas de gestión de calidad, desarrollo integral y permanencia de una organización competitiva en el mercado. Según la Política de calidad, Torre café Águila Roja, se compromete a satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes y consumidores amparados en el desarrollo de tecnologías adecuadas para ofrecer productos y servicios que cumplan con los requisitos de calidad, legales y complementarios, mejorando continuamente el sistema de gestión de calidad para lograr la permanencia en el mercado y satisfacción del consumidor final. En proceso de maduración organizacional, la dirección estratégica de la compañía decide en el año 2011, comenzar con la implementación del sistema de gestión de calidad como estructura operacional de trabajo, bien documentada e integrada a procedimientos técnicos y gerenciales para guiar el equipo de trabajo y la información de la organización de manera práctica y coordinada que asegure la satisfacción del cliente. Dicho sistema de calidad se encuentra conformado por doce actividades que constituyen el mapa de procesos, en un conjunto de recursos interconectados que transforman elementos de entrada en elementos de salida, aportando valor agregado para el cliente. Por consiguiente la finalidad de todo proceso es ofrecer al consumidor potencial un servicio apropiado que cubra sus necesidades y satisfaga sus expectativas a través de la calidad no solo de producto sino también de servicio. En la siguiente ilustración se describe detalladamente el mapa de procesos de la organización.

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Ilustración 6. Mapa de procesos Torre Café Águila Roja.

Fuente: Manual de calidad. NTC – ISO 9001:2008. La estructura del mapa de procesos proporciona una perspectiva global, obligando a posicionar cada proceso a la cadena de valor, expresado en tres términos claves que se describen brevemente así:

Procesos de Dirección: Tienen como propósito establecer las directrices de sistema de gestión, canalizar y retroalimentar la operación del sistema en función de la satisfacción del cliente. (Direccionamiento estratégico, gestión de calidad y comunicación).

Procesos Misionales: Se encargan de recepcionar las necesidades de los clientes y desarrollar las actividades de producción y entrega. (Compras, venta y posventa, producción y despacho).

Procesos de Apoyo: Comprende mercadeo y publicidad, recursos humanos, mantenimiento, control de calidad y gestión administrativa los cuales dan soporte a todos los procesos de gestión de calidad.

Cada subgrupo conforma la estructura organizacional de procesos estratégicos, los cuales definen toda la infraestructura de la organización a través de objetivos, alcance y responsables de cada proceso tal como se describen a continuación.

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4.3.2. Direccionamiento Estratégico

Objetivo: Garantizar la implementación, mantenimiento y mejoramiento del sistema de calidad, a través de la planificación, asignación de recursos y revisión del desempeño del mismo. Alcance: Involucra actividades de planeación estratégica, planeación administrativa y operacional. Responsable del proceso: Gerente General.

4.3.3. Gestión de Calidad

Objetivo: Organizar el desarrollo y ejecución del sistema de gestión de calidad mediante la formulación de planes estratégicos que orienten a los procesos de la institución a alcanzar el cumplimiento del mismo. Alcance: Comienza con la identificación de requerimientos y termina con la planificación, ejecución y control de proyectos y objetivos implantados en el SGC. Responsable del Proceso: Coordinador de Calidad.

4.3.4. Venta y Posventa

Objetivo: Definir acciones que permitan cubrir con las necesidades de los clientes y consumidores finales, en la entrega del producto y satisfacción del mismo. Alcance: Inicia con estudiar e identificar zonas para la promoción del producto y termina con realizar las actividades o proyectos planteados. Responsable del Proceso: Directo de Mercadeo y Ventas

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4.3.5. Compras

Objetivo: Gestionar la adquisición de recursos necesarios para el desarrollo de las diferentes actividades que deben realizar los procesos. Alcance: Calificación de desempeño de proveedores y evaluación de proveedores. Responsable del Proceso: Auditor Interno

4.3.6. Producción

Objetivo: Elaborar café tostado y molido, de acuerdo a los parámetros de calidad establecidos por TORRECAFE AGUILA ROJA y CIA S.A. enfocado en la necesidad del cliente. Alcance: Inicia con el almacenamiento de materia prima y la identificación de la necesidad de producción y termina con la entrega del producto terminado a despacho. Responsable de Producción: Jefe de Producción.

4.3.7. Despachos

Objetivo: Realizar oportunamente la entrega de los productos solicitados por los clientes. Alcance: Recepción de pedidos y entrega del producto al cliente. Responsable del Proceso: Jefe de Despachos.

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4.3.8. Mantenimiento

Objetivo: Mantener el buen funcionamiento de los equipos necesarios para el desarrollo de los diferentes procesos y las instalaciones dentro de la planta. Alcance: Inicia con identificar la falencia del equipo y termina con garantizar el buen funcionamiento del mismo (aplica para mantenimiento industrial, automotriz y de sistemas). Responsable del Proceso: Jefe de Mantenimiento Industrial, Jefe de Mantenimiento Automotriz, Jefe de Sistemas.

4.3.9. Mercadeo y Publicidad

Objetivo: Promover e impulsar la marca Café Águila Roja en el mercado nacional.

Alcance: Inicia con estudiar e identificar las zonas para la promoción del producto y termina con la realización de las actividades o proyectos planteados. Responsable del Proceso: Director de Mercadeo y Ventas.

4.3.10. Control de calidad

Objetivo: Garantizar la calidad del producto durante todo el proceso productivo. Alcance: Inicia con la muestra de café verde para su análisis y termina con la aceptación o no del producto terminado. Participantes del Proceso: Coordinador de Laboratorio.

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4.3.11. Recursos humanos

Objetivo: Proveer a los empleados, una gestión logística, infraestructura de planta física, recursos físicos y de seguridad además de un asesoramiento continuo de sus derechos y deberes dentro de la compañía. Alcance: Incluye (Selección de personal, Vinculación a la empresa, Inducción, Evaluación de competencias, Capacitación, Pago de nómina, Actividades de seguridad Industrial y Salud ocupacional). Responsable del Proceso: Jefe de Recursos Humanos.

4.3.12. Gestión administrativa

Objetivo: Suministrar los recursos económicos necesarios para el funcionamiento eficaz de los diferentes procesos que conforman el S.G.C. Alcance: Inicia con el recaudo del dinero generado por concepto de ventas y termina con la asignación de recursos en cumplimiento con las actividades de cada proceso. Responsable del Proceso: Auditor Interno. El proceso de transición efectuado entre el periodo 2011 – 2014 ha permitido crear bases sólidas hacia una dimensión de crecimiento y desarrollo, en todos los procesos de la organización, sin embargo aunque haya una organización adecuada de requisitos, dicho sistema de gestión necesita de un sistema de información que lo soporte en su totalidad y que a su vez garantice la unificación de procesos, conectividad y comunicación absoluta de todas las dependencias de la compañía.

4.3.13. Cambios en Sistemas de Información efectuados en Torre Café Águila Roja

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Hasta finales del año 2011 la organización trataba la información bajo el sistema contable SIIGO “Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo”, software que se caracteriza por ser un sistema basado en documentos fuente basados en Cartera, inventarios, compras, contabilidad, nómina y ventas. Teniendo en cuenta que el sistema contable SIIGO se caracteriza por suplir necesidades básicas de la pequeña empresa a través de un paquete contable, la gestión estratégica de la compañía decide cambiar el dicho software por un sistema de información que permita un mejor tratamiento de la información, es por ello que en el año 2012 se implementa en la operación de procesos de la organización el sistema de información UNO ENTERPRISE DE SIESA, caracterizado por ser un sistema ERP, el cual permite integrar la información generada por los departamentos de finanzas, logística, distribución, inventarios, compra, ventas, recursos humanos y producción. Sin embargo, aunque las características del sistema de información UNO ENTERPRISE, cumplen con los objetivos generales de tratamiento de la información, procesos básicos de la operación diaria entre ellos venta y posventa, mercadeo e inventarios se siguieron ejecutando de forma manual, así mismo aspectos importantes de control dentro del compañía como: Parque automotor, competencias laborales y control de rutas, se diligencias a través de formatos básicos de Excel, los cuales no garantizan trazabilidad de dichos procesos. Así mismo la instalación del sistema de información UNO ENTERPRISE, a nivel agencias no tuvo ningún análisis sobre las redes datos, ya que están obsoletas, con más de 20 años de uso. 4.3.14 Tarea PSI 3.2. Valoración de Antecedentes El sistema de información que actualmente controla los procesos de cada una de las dependencias, presenta limitaciones en el análisis de información, así como también generación de informes, de esta manera se observa que procesos base de todo el tratamiento de la información como procesos de venta y posventa se ejecuta de forma manual con facturación en papel, lo que significa que todos los procesos ligados a esta operación se realizan manualmente como ingreso de facturas, relación de salidas de producto terminado para concertar inventarios,

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actividades y procesos de inventario son ejecutados manualmente para alimentar posteriormente el sistema de información. El control del parque automotor se diligencia en formatos manuales y de esta manera se ejecutan cambios, actualizaciones, programación de mantenimientos y ejecución de tareas a través de macros en Excel, donde se almacena datos pero no ejecuta ningún tipo de tareas. Procesos ligados a mercadeo y ventas en análisis de información y generación de indicadores se ejecuta de forma manual, primero se extrae la información base de ventas almacenada en el sistema de información para después establecer metas y determinar objetivos a través de indicadores hechos en Excel. Los usuarios operativos del sistema de información UNO ENTERPRISE, manifiestan que las funcionalidades de cada una de los roles y perfiles son complejas y que básicamente el sistema se utiliza para ingresar información mas no para ser tratada, porque el análisis de la misma se hace de forma manual.

Los aspectos relacionados demuestran la inexistencia de un plan estratégico de sistemas de información.

Los objetivos estratégicos de la organización se mantiene pero no se desarrollan nuevas herramientas que permitan la unificación de todos los procesos.

Es importante tener en cuenta que los sistemas de información dan la relevancia de cada uno de los procesos ejecutados por la parte operativa, incluso el éxito de liderazgo está arraigado en la efectividad de herramientas tecnológicas que permitan optimizar recursos y minimizar riesgos, los cuales en procesos de venta y posventa se acentúan en pérdidas de tiempo, planificación errónea de procesos y análisis superficiales de la información.

4.4. ACTIVIDAD PSI 4 - IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS

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El objetivo de esta actividad es la especificación de los requisitos de información, así como obtener un modelo de información que los complemente.

4.4.1. Tarea PSI 4.1 Estudio de los procesos del Plan de Sistemas de Información

En esta tarea se estudia cada proceso de la organización, incluido las actividades o funciones y las unidades organizativas que participan en el desarrollo de cada actividad, teniendo en cuenta los requerimientos de entrada y salida. En este orden de ideas, se estudia los procesos de Torre Café Águila Roja incluidos en el PSI, teniendo en cuenta que se describe el modelo actual de los procesos con el fin de proporcionar una visión global del contexto de la empresa y facilitar una identificación de requisitos más objetiva Cada proceso modelado, da a conocer el estado actual de desarrollo de las operaciones diarias de la compañía. A continuación se modela la caracterización de los procesos implicados en el Plan Estratégico de sistemas de información:

4.4.2. Direccionamiento Estratégico (Estudio de los procesos):

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Tabla 7. Direccionamiento Estratégico (Estudio de los procesos).


4.4.3. Compras (Estudio de los procesos).

Equipos de computo, papeleria y material de oficina.

Todos Los

Procesos

informes sobre

indicadores de los

procesos. Cambios

que afectan el Sistema de

Gestion de Calidad.

Recomendaciones para la

mejora.

Aplicar acciones correctivas,

preventivas y de mejora

Acciones para

mejorar el servicio.

Acciones para

mejorar el Sistema

de Gestión de

Calidad

C. RECURSOS TECNOLOGICOS

Gestión de Calidad

Informes sobre no

conformidades del

producto.

Estado de acciones

correctivas y preventivas

Aprobar la planificación del

sistema Gestion de calidad y

Manual de calidad. Aprobar y

proveer los recursos

necesarios para operación

de la empresa.

Planes de acción.

Planes de

Mejoramiento.

Gestión

Administrativa

Venta y Posventa

Informe sobre quejas y

reclamos.

Informe sobre encuesta

de satisfacción.

Establecer canales de

comunicación eficaces.

Aplicar actividades de

seguimiento y medición.

Canales de

comunicación

eficaces.

10. Receptor

Gestión

Administrativa

Necesidades de

Recursos.

Revision de Cotizaciones

, Solicitud de aprobacion

de pagos.

Realizar planificación

estrategica y comunicarla a

todo el personal.

Manual de Calidad.

Recursos para

proyectos

Todos los

Procesos

4. Objetivo del proceso: Garantizar la implementacion,

mantenimiento y mejoramiento del sistema de calidad, a

través de la planificación, asignación de recursos y la

revision del desempeño del mismo.

5. Alcance del proceso: Involucra las actividades

de planeación estrtatégica, planeación

administrativa y operacional.

B. ACTIVIDADES DEL PROCESO

6. Emisor 7. Entradas 8. Actividades 9. Salidas

A. IDENTIFICACION DEL PROCESO

1. Nombre del Proceso: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

2. Responsable del Proceso: Director General 3. Participantes del Proceso: Jefe Administrativo

CARACTERIZACION PROCESO DE

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

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1 DE 1

VERSIÓN No. 001

MODELADO DE PROCESOS

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Tabla 8. Compras (Estudio de los procesos).


4.4.4. Ventas (Estudio de los Procesos).

C. RECURSOS TECNOLOGICOS

Equipos de cómputo, comunicación, papeleria (Talonarios para la documentación e implementos de oficina).

Proveedores Facturas de VentasIngresar al sistema facturas

de ventas.

facturas de ventas

del proveedor

revisadas,

Gestión

AdmnistrativaPresupuesto

Realizar seguimiento y

medición al proceso.

Analizar los datos del

proceso y aplicar acciones

correctivas, preventivas y de

mejora cuando se requiera.

Todos Los

Procesos

Necesidades de compra.

Necesidad de Adquisición

de servicios.

Planear evaluacion de

proveedores.

Planear calificación de

proveedores.

Realizar inscripción de

proveedores.

Realizar la compra de

materia prima.

Adquisición de

productos

necesarios para el

desarrollo de las

actividades.

Todos los

Procesos.

Gestión de CalidadInformes de Auditoria de

Calidad.

Verificar conformidad de los

productos y servicios

comprados.

Adquisición de

servicios

necesarios para el

desarrollo de las

actividades.

Gestion

Adminstrativa


6. Emisor 7. Entradas 8. Actividades 9. Salidas 10. Receptor


1. Nombre del Proceso: COMPRAS

2. Responsable del Proceso: Auditor Interno3. Participantes del Proceso: Jefe de procesos,

Auxiliar de Compras

4. Objetivo del proceso: Gestionar la adquisición de

recursos necesarios para el desarrollo de las diferentes

actividades que deben realizar los procesos.

5. Alcance del proceso: Incluye (Calificación de

desempeño de proveedores, evaluación de

proveedores).


COMPRAS

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1 DE 1

VERSIÓN No. 001


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Tabla 9. Ventas (Estudio de los procesos).


4.4.5. Despachos (Estudio de los Procesos).

Todos los

procesos

Gestion

Adminstrativa

Cliente

Gestión de Quejas y

Reclamos.

Pedidos de productos.

Talonarios de ventas, talonarios de recaudo, formato de quejas y reclamos, formato de encuestas e inscripcion

clientes nuevos para asesores de ventas y supervisor de ventas.

C. RECURSOS

Equipos de cómputo para gestión adminstrativa

Mercadeo y

Publicidad

Despacho

Calificación generadas

por las encuestas a

clientes y/o consumidor

final

Producto para distribuir

Planear menejo de material

POP, que promuevan la

venta en los

establecimientos.

Verificar en el sistema la

existencia de los productos

abastecidos.

Realizar la solicitud de

pedidos a despachos de los

faltantes en bodega.

Canalizar los pedidos de los

clientes a despachos para

gestionar entregas.

Gestion de entrega

y distribucion de

material.

Orden de pedido

generados por los

clientes manejados

por el proceso.

Recolectar y estudiar las

quejas y reclamos

planteadas por los clientes.

Distribuir las quejas y

reclamos recolectadas a los

jefes de procesos.

Realizar el seguimiento de

quejas y reclamos.

Reporte de

respuestas de

quejas y reclamos

para ser distribuidas

a los clientes.

Gestion de recaudo

de dinero.

Cliente


Calidad






mejora cuando se requiera,

Resportes de

estudio de mercado.

Direccionamiento

Estratégico

Aceptación de la

evaluación de las zonas

planteadas para la venta.

Proponer plan de trabajo

donde se indiquen las zonas

geograficas a gestionar.

Planear esquema de trabajo

para el personal que integra

el proceso.

Ingresar al sistema clientes

nuevos.

Reporte de

evaluacion de

mercado y ventas

totales.

Direccionamiento

Estrategico

Realizar encuestas a los

clientes en los tiempos

establecidos.

Tabular y evaluar las

encuestas planteadas.

Realizar el ajuste de la

cartera de las ventas

venta del producto.

Inscripcion de

nuevos clientes.

Todos los

procesos




1. Nombre del Proceso: VENTAS

2. Responsable del Proceso: Director de Ventas y

Mercadeo.

3. Participantes del Proceso: Asesor de ventas,

promotor de ventas y supervisor de ventas.

4. Objetivo del proceso: Definir acciones que permitan

cubrir con las necesidades de los clientes y consumidores

finales, en la entrega del producto y satisfacción del mismo.

5. Alcance del proceso: Inicia con estudiar e

identificar zonas para la promoción de producto y

termina con realizar las actividades y/o eventos

planteados.

CARACTERIZACION PROCESO DE VENTA

Y POSTVENTA

MDC-DE-10

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1 DE 1

VERSIÓN No. 001


Página 71

Tabla 10. Despachos (Estudio de los procesos).


4.4.6. Mercadeo y Publicidad (Estudio de Procesos).

C. RECURSOS

Equipos de cómputo, talonarios de ventas, formato orden de pedidos, formato inventarios, planillas control de

vehiculos y remisiones para despachos.

Vehiculos en buen estado para transportadores.

Mercadeo y

Publicidad

Mantenimiento

Información de ofertas

autorizadas.

Información sobre

mantenimiento de

vehiculos

Recepcionar pedidos y

programar los despachos y

rutas de entrega.

Realizar despacho y

entregas.

Controlar los inventarios del

asesor de ventas.

Actualizar inventarios de

productos.

Revisar facturas y

remisiones de productos

entregados.

Proveedores de

Transporte

Remisiones y facturas de

productos entregados

Realizar remisiones y

facturas.

Remisión.

Informe de

despachos.

Agencias.

Gestión

Administrativa.


Calidad.



Análizar los datos del



mejora cuando se requiera.

Informes de

Gestión.

Direccionamiento

Estratégico.

Gestión de

Calidad.

Verificar condiciones de los

vehiculos para despacho.

Control de parque

automotor

Asesor de

ventas.

Despachos.

Gestion

Administrativa.

ProduccionInformación diaria de la

producción.

Solicitar productos de

fabricación externa.

Productos Para

Dsitribuir.

Cliente.

Asesor de

Ventas.

Venta y Posventa

Agencia

Dsitribuidor

Supermercado

Asesor de Ventas

Orden de Pedido

Orden de Pedido.

Factura de venta.

Control de asesores

de venta.

Planta de

Producción.

Gestion

Administrativa.

Productos para

distribuir.

Promotor de

Ventas.

Cliente.




1. Nombre del Proceso: DESPACHOS

2. Responsable del Proceso: Jefe de Despachos3. Participantes del Proceso: Asistente de

Despacho, Auxiliar de Bodega, Motorista.

4. Objetivo del proceso: Realizar oportunamente la

entrega de los productos solicitados por los clientes.

5. Alcance del proceso: Inicia con la recepción de

pedidos y finaliza con la entrega del producto al

cliente.


DESPACHO

MDC-DE-11

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Tabla 11. Mercadeo y Publicidad (Estudio de los procesos).


4.4.7. Mantenimiento (Estudio de Procesos).

C. RECURSOS

Para Mercaderistas, equipos para la presentacion de bebidas , insumos y material POP para el cumplimiento de

las actividades.


Calidad.

Realizar encuestas de

satisfacción del cliente.

Controlar mantenimiento

de equipos de mercadeo.



correctivas , preventivas y

de mejora cuando se

requiera.

Producción Ofertas, Café y Azucar.Solicitud de insumos para

ofertas.Ofertas Clientes.

Clientes Solicitud de eventos

Palnificar las actividades

solicitadas por el cliente.

Ejecutar actividades

planeadas.

Asignación y control de

presupuesto para eventos

con el cliente.

Eventos realiazdos

para la promoción de

la marca.

Venta y PostventaPan estrategico de

marketing.

Planear esquema de

trabajo.

Informes que miden

la satisfacción del

cliente.

Venta y

Postventa

Direccionamiento

Estratégico

Aprobación Plan de

marketing.

Planear insumos para

obsequios (anchetas,

ofertas, maquilas).

Realizar y supervisar

diseño de pautas

publicitarias.

Diseñar e innovar la

imagen de los productos

de acuerdo a los

parámetros implantados

por el director.

Control de gastos e

ingresos generados

por las actividades

y/o eventos.

Gestion

Adminitrativa


6. EMISOR 7. ENTRADAS 8. ACTIVIDADES 9. SALIDAS 10. RECEPTOR

4. Objetivo del Proceso: Promover e impulsar la marca

Café Aguila Roja en el mercado nacional.

5. Alcance del Proceso: Inicia con estudiar e

identificar las zonas para la promoción del producto

y termina con realizar las actividades y/o eventos

planteados.

Equipos de computo para personal administrativo.

A. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1. Nombre del Proceso: MERCADEO Y PUBLICIDAD.

2. Responsable del Proceso: Director de Mercadeo y

Ventas

3. Participantes del Proceso: Mercaderista, Auxiliar

de Logística, promotor de ventas y supervisor de

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE MERCADEO

Y PUBLICIDAD

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Tabla 12. Manteniendo (Estudio de los procesos).


4.5. ANÁLISIS DE PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN:

Equipos de computo, vehículos y equipos demercadeo en buen estado.

Para conductores, dotación y elementos de protección.

GESTIÓN DE

CALIDAD

Control de informes

sobre fallas de equipos.

Informes de auditoria de

calidad.

Analizar plan de

acciones correctivas y

aplicarlo de acuerdo a

requerimientos del área

que lo solicite.

Análizar los datos del

proceso y aplicar

acciones correctivas,

preventivas y de mejora.

C. RECURSOS

COMPRASInforme de costros de

reparación.

Realizar compra de

insumos para

mantenimiento ya sea de

vehiculos, equipos de

mercadeo o equipos de

computo.

DESPACHOS,

VENTAS Y

MERCADEO

Vehículo con fallas

inesperadas.

Vehiculos que requieren

operación de

mantenimiento

preventivo.

Reprogarmar y ejecutar

tareas deacuerdo a

cronograma de

mantenimientos.

Vehículos en buen

estado.

PRODUCCIÓN

Plan de mantenimiento

para equipos dañados

(Producción, sistemas

y mercadeo).

Hoja de vida de

vehiculos, equipos de

mercadeo y quipos de

computo.

Planear operaciones de

mantenimiento

preventivo para los

equipos e implementos

necesarios para el

funcionamiento de todos

los procesos.

Inormes de Gestion

de mantenimientos.

Todos los

Procesos.

TODOS LOS

PROCESOS

Requerimientos de

mantenimiento a

infraestructuras u ortros

equipos de la empresa.

Priorizar actividades

especificas de

mantenimiento.

Ejecutar orden de trabajo

de mantenimiento.

Equipos en buen

estado.

Despacho,

Ventas,

Meracedo y

Publicidad


6. EMISOR 7. ENTRADAS 8. ACTIVIDADES 9. SALIDAS 10. RECEPTOR

A. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1. Nombre del Proceso: MANTENIMIENTO.

2. Responsable del Proceso: Jefe de mantenimiento

Industrial, Jefe de mantenimiento Automotríz, Jefe de

Sistemas.

3. Participantes del Proceso: Auxiliar de

Mantenimiento.

4. Objetivo del Proceso: Mnatener un buen

funcionamiento de los equipos necesarios para el

desarrollo de los diferentes procesos.

5. Alcance del Proceso: Inicia con identificar

una falencia del equipo y termina con garantizar el

buen funcionamiento del equipo.

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE

MANTENIMIENTO

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De acuerdo a la caracterización de procesos de cada una de las áreas involucradas en el desarrollo del PSI, se observa y analiza las actividades que son ejecutadas por requerimientos de entrada y que a través de la gestión de procesos generan requerimientos de salida. Debido a las actividades involucradas en los procesos estratégicos de la empresa se realiza una breve síntesis del entorno tecnológico, operativo y humano, que intervienen en el éxito de los resultados estratégicos esperados por Torre Café Águila Roja.

1. Entorno Operativo. Las actividades gestionadas por las áreas administrativas y operativas de la empresa, están sujetas a la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de satisfacer al cliente y/o consumidor final, de tal manera que los procesos operativos se ejecutan bajo los estándares de normas y protocolos establecidos por la norma ISO 9001:2008. Sin embargo la canalización de dicha información y documentación se ejecuta en forma manual, provocando cuellos de botella en despachos, respuesta a clientes en tiempos extendidos, información inconclusa, análisis de la información en tiempos no prudentes de respuesta y desgaste del talento humano. Así mismo se concluye que dicha problemática se debe a los siguientes aspectos:

Sistema de Información Uno Enterprise, el cual es utilizado por los departamentos de despachos, cartera y gestión administrativa, para ingresar facturas de ventas elaboradas manualmente por los vendedores, ingresar recaudos de cartera, registrar el inventario del producto terminado proveniente de la planta de producción e ingresar pago a proveedores. Estas tareas se ejecutan diariamente con el fin alimentar una base de datos que finalmente es utilizada para extraer información, la cual es tratada manualmente para la generación de informes.

Los departamentos de mantenimiento, mercadeo y recursos humanos, gestionan las tareas y actividades asignadas con la ayuda de macros en Excel, las cuales no son aptas para tareas especializadas además de presentar vulnerabilidad en cuanto a seguridad informática se refiere.

Página 75

La operación de venta y posventa se ejecuta manualmente, lo que implica que el asesor de ventas no cuenta con herramientas eficaces para optimizar el tiempo y mejorar el servicio al cliente y la gestión de recaudo.

El seguimiento de objetivos estratégicos y planes de mejoramiento, no cuentan con herramientas que faciliten la toma de decisiones.

2. Entorno Tecnológico.

Aunque la dirección estratégica se esfuerce por mejorar la calidad de servicios y productos, es necesario tomar acciones correctivas y preventivas en el departamento de sistemas, ya que es el área soporte de todas las operaciones gestionadas por cada uno de las dependencias. Actualmente la compañía cuenta con “Uno Enterprise”, sistema de información de gestión contable, el cual trabaja en un entorno centralizado. Sin embargo las agencia solo cuentan con esta herramienta en común, ya que las soluciones tecnológicas son valoradas por cada agencia, lo que conlleva a cada sucursal trabaje de forma diferente en el análisis y tratamiento de la información. Con respecto a lo anterior, la estructura de redes de datos, comunicación entre áreas, tratamiento de la información y seguridad informática, no cuenta con políticas que unifiquen los esfuerzos de cada agencia y estructure una solución global para la compañía.

3. Entorno Humano. El sistema de gestión de calidad, organiza y orienta los procesos de tal manera que los resultados sean efectivos, sin embargo la ejecución de tareas manuales desgasta el talento humano en actividades que pueden fortalecerse a través de sistemas de información que permiten la obtención de logros de una forma de aprendizaje dinámico e interactivo donde el empleado de la compañía podrá administrar de manera proactiva el tiempo y las herramientas de trabajo.

Página 76

4.5.1. Tarea PSI 4.2. Análisis de las Necesidades de Información

Mediante sesiones de trabajo, se identifican las necesidades de información de cada uno de los procesos analizados en la actividad anterior, de esta manera se elabora un modelo de información que refleje las principales entidades y relaciones existentes entre ellas. Por lo tanto se representa a través de un esquema grafico (diagrama Entidad - Relación) un modelo de datos que representa la percepción en un sistema de información formado por un conjunto de objetos predominantes en los procesos denominados entidades y que a su vez poseen relación o vínculos con otras entidades representativas de un mismo proceso, que permiten definir la dependencia entre ellas. Partiendo del estudio de los procesos del PSI, se establece un modelo de información que representen las principales entidades de cada proceso, objetos que son necesarios para establecer el funcionamiento correcto de un sistema de información. A continuación se ilustran los modelos Entidad – Relación correspondientes a los procesos estratégicos estudiados en la tarea 4.1 del PSI. 4.6. MODELO ENTIDAD-RELACION

Página 77

Ilustración 7. Modelo entidad relación- Direccionamiento Estratégico.


4.6.1. Caracterización modelo Entidad - Relación (Direccionamiento Estratégico).

Objetivo: Construir y sistematizar los planes y proyectos que coadyuven al cumplimiento de los objetivos a través de desarrollo de estrategias institucionales. Alcance: Inicia desde la identificación de necesidades, la construcción de planes de mejoramiento, planes estratégicos de ventas y marketing hasta la ejecución y evaluación de los mismos. Entidades: Sistema de Gestión de Calidad, Dependencias, Planes de mejoramiento, estrategias, proyectos, indicadores.

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Ilustración 8. Modelo entidad relación- Compras


4.6.2. Caracterización modelo Entidad - Relación (Compras).

Objetivo: Gestionar la adquisición de recursos a través de un sistema de información que permita la evaluación de proveedores, generación de indicadores y toma de decisiones. Alcance: Inicia desde la clasificación de proveedores, análisis y evaluación de propuestas o licitaciones hasta la aprobación y evaluación de desempeño a proveedores. Entidades: Dependencias, proveedores, insumos, solicitud de compra, orden de compra, factura.

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Ilustración 9. Modelo entidad relación- Ventas: Posventa

Fuente: Elaboración propia

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Ilustración 10. Modelo entidad relación- Ventas: Evaluación.


4.6.3. Caracterización modelo Entidad - Relación (Ventas).

Objetivo: Digitalizar los procesos que permitan cubrir las necesidades de los clientes y consumidores finales, servicio al cliente, entrega de producto y análisis de resultados. Entidades: Dependencias, proveedores, insumos, solicitud de compra, orden de compra, factura.

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Ilustración 11. Modelos entidad relación- Despachos: Entrega Pedidos.


4.6.4. Caracterización modelo Entidad - Relación (Despachos).

Objetivo: Realizar la entrega oportuna de los productos solicitados por el cliente, planificar rutas y verificar inventarios a través de la sistematización de dichos procesos. Entidades: Ruta, auxiliar de bodega, orden de pedido, jefe de despacho, vehículo, conductor, pedido.

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Ilustración 12. Modelo entidad relación- Despachos: Solicitud Insumos.



Entidades: Ruta, auxiliar de bodega, orden de pedido, jefe de despacho, vehículo, conductor, pedido.

Página 83

Ilustración 13. Modelo entidad relación- Mercadeo y Publicidad.


4.6.6. Caracterización modelo Entidad - Relación (Mercadeo y Publicidad).

Objetivo: Fortalecer la marca a través de la ejecución y análisis de eventos publicitarios a través de una plataforma web. Entidades: Eventos, promotora IMD, Actividades, Encuestas, Estadísticas.

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Ilustración 14. Modelo entidad relación- Mercadeo: Programación Eventos.


4.6.7. Caracterización modelo Entidad - Relación (Mercadeo y Publicidad).

Entidades: Ruta, auxiliar de bodega, orden de pedido, jefe de despacho, vehículo, conductor, pedido.

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Ilustración 15. Modelo entidad relación- Mantenimiento.



Objetivo: Controlar el estado de los equipos de mercado, cómputo y parque automotor. Entidades: Dependencia, plan de mantenimiento, indicadores, orden de mantenimiento, proveedor y mantenimiento 4.7. CATALOGACIÓN DE REQUISITOS El objetivo es analizar la información recogida en el estudio de procesos del PSI (tarea 4.1) y análisis de las necesidades de la información (4.2), con el fin de establecer los requisitos para establecer prioridades.

Página 86

Los criterios para asignar dichas prioridades definen la estructura de desarrollo del Plan de Sistemas de Información, validando los datos relevantes de cada dependencia de acuerdo a la importancia de los procesos ejecutados. En primera instancia se definen los criterios utilizados para la asignación de las prioridades en el modelo de información, teniendo en cuenta la siguiente escala de valoración.

1 - Importante: Son los requisitos para los que van a determinar la funcionalidad dada del sistema de información.

2 - Regular: Son los requisitos que no definen la funcionalidad del sistema, pero sirven para realizar a las actividades principales.

3 - No Importante: Contempla las funcionalidades que pueden ser canalizadas mediante la utilización de otras herramientas y que además o se contempla en la creación de sistema de información.

A continuación se describe el catálogo de requisitos elaborado con las acciones o actividades que se debe ejecutar por prioridad en cada una de las áreas de la compañía. Los proyectos propuestos se agrupan por área de negocio o dependencia, asociado a una calificación o valoración que define la estructura del PSI y orientan la toma de decisiones con el fin de establecer proyectos a corto, mediano y largo plazo según el impacto que este influya en un área de desarrollo. Tabla 13. Catálogo de requisitos.

AREA DE NEGOCIO REQUISITO PRIORIDAD


los indicadores de gestión deben generarse automáticamente con el diligenciamiento de formatos ISO de la compañía a través de acceso remoto

1

Página 87

Permitir que los empleados de la compañía puedan gestionar los requisitos del sistema de gestión de calidad a través de un portal web de la organización

2

Banco de proyectos, donde se almacenen los planes de mejoramiento de cada dependencia con el fin de ser evaluados por la dirección estratégica y garantice el cumplimiento de los objetivos.

3

COMPRAS

Automatización de solicitudes de compra de la organización, aprobación de compras y asignación de costos.

1

Acceso de proveedores a través de una sencilla interfaz web, con el fin de finiquitar condiciones y plazos de pago.

2

procesar y evaluar de forma automática la información diligenciada a través de informes de gestión

3

VENTAS

Automatización de ventas on line, la cual permita la recolección de datos de campo en tiempo real ya sea de visitas a clientes o toma de pedidos.

1

Digitalización de plan de trabajo diario, incluyendo ruta y objetivos, a medida que se el asesor va haciendo ruta, los datos almacenados son enviados en tiempo real a los servidores.

2

Automatización de encuestas a clientes y consumidores finales a través de software interactivo que permita procesar la información almacenada en informes de gestión.

2

DESPACHOS Automatizar el control de entradas y salidas de producto terminado al centro de distribución.

1

Página 88

Manejar de forma digital la elaboración de inventario y entrega de mercancía a los transportadores.

2

Digitalización de plan de rutas para preventistas, a través del portal web de la compañía.

3

MERCADEO Y PUBLICIDAD

Automatización del plan de trabajo para promotoras de mercadeo, así mismo automatización de solicitud de eventos, planificación y programación de los mismos a través del portal web de la compañía.

1

Control de eventos en línea. 2

Digitalización de encuestas de mercado a través de software interactivo que permita la generación de informes

3

MANTENIMIENTO

Automatización del plan de mantenimiento preventivo y correctivo para el parque automotor, mercadeo y departamento de sistemas, el cual permita controlar el estado de los activos de la compañía

1

Digitalización de estado de vehículos e implementos de mercadeo en comodato a través del portal web de la empresa, con el fin de controlar el desempeño de los mismos en el área de trabajo.

2

GESTION ADMINISTRATIVA

Control de cobros de cartera en línea y verificación de pagos a través del portal web de la compañía.

1

control de quejas y reclamos a través del portal web de la organización

3

Automatización del plan de presupuesto, control de recursos corporativos a través de un software que permita la gestión adecuada de egresos e ingresos de cada uno de los departamentos

2


Página 89

4.8. ACTIVIDAD PSI 5. ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALES El objetivo de esta actividad es la obtención de una valoración sobre la situación actual basándose en los requisitos del catálogo, en esta fase del PSI se tiene en cuenta la opinión de los usuarios ya que aportan el nivel de satisfacción del sistema de información.

4.8.1. Tarea PSI 5.1 Alcance y Objetivos de Estudio de los Sistemas de Información Actuales:

En esta etapa se determina qué sistemas de información actuales se encuentran dentro del ámbito del plan de sistemas de información, de esta manera se analiza los sistemas existentes con el fin de determinar el dominio dentro de la organización. Partiendo de la caracterización de los procesos de la compañía afectados por el Plan estratégico de sistemas de Información se determina que sistemas o subsistemas actuales se encuentran dentro del ámbito del PSI. Por lo tanto los sistemas de información existentes en Torre Café Águila Roja están dentro del alcance del Plan de Sistemas de Información para su análisis y estudio, con objeto de determinar las necesidades de reestructuración y/o mejora. A continuación se presenta una breve descripción de los sistemas de información actuales con el fin de evaluar sus características sobre una escala de valoración.

4.8.2. Estudio de los Sistemas de Información Actuales

En este apartado se estudia el desempeño de los sistemas de información que actualmente participan en el proceso, así como también el sitio web de la compañía y la estructura de red que soporta el desempeño de los sistemas de información ya que influyen en la efectividad de las tareas ejecutadas en la operación diaria.

Página 90

4.8.3. Sistemas de Información:

Actualmente la gestión de procesos dentro de la organización, se apoya bajo el dominio del software UNO ENTERPRISE, catalogado por ser un sistema ERP, sistema que permite integrar la información generada por los departamentos de logística, distribución, compras, ventas y producción. Sin embargo procesos importantes de la operación diaria son ejecutados de forma manual, ocasionando pérdidas en la operación diaria, ya que causa trauma en la ejecución de tareas porque la gestión manual provoca el descuido en nuevos ámbitos de la operación. De igual manera las áreas que nos son cubiertas en su totalidad por el sistema de información actual, trabajan con macros en Excel, lo que ocasiona una comunicación deficiente entre las dependencias de la organización, igualmente se debe destacar que pequeñas aplicaciones en Excel no cumplen con los parámetros de trabajo especializado para procesos complejos y desde el punto de vista organizacional presentan varias desventajas:

Excel no permite múltiples actualizaciones.

Debe existir una persona que consolide la información recibida de múltiples fuentes.

La persona que consolida la información es la única que tiene dominio de los datos todo el tiempo.

Si varias fuentes tienen cambio de último momento, difícilmente se pueden volcar datos.

Excel no es una fuente de información segura, es limitado y cuando se trabaja con mucha información bajo ciertas condiciones no es estable.

4.8.4. Sitio Web

Torre Café Águila Roja cuenta con un sitio web informativo más no interactivo, alojado en la siguiente dirección: www.aguilaroja.com, el cual no presenta actualización en su entorno, dejando este medio de comunicación y conocimiento obsoleto para fines interactivos con el cliente y/o consumidor final.

Página 91

El sitio web de la compañía no contempla la gestión de contenidos, otorgando una herramienta para fines informativos y dirigidos únicamente a consumidores que deseen conocer aspectos relevantes de la empresa. Actores importantes en la ejecución de tareas como son los empleados, proveedores y clientes, no cuentan con la opción de potenciar los recursos de la empresa a través de una herramienta interactiva que permita la exploración de información, solicitud de servicios, compra de productos, reserva de eventos publicitarios y servicio al cliente a través de la red.

4.8.5. Red de Datos:

Para este análisis se toma como piloto la Agencia Pereira, en la cual se analiza el comportamiento actual de los sistemas de información, a través de un diagnóstico de componentes hardware y software que soportan la operación diaria de la organización. SIESA (Sistema de Información Empresarial S.A), presta el servicio de Outsorcing en cuanto al tratamiento de la información a través del Sistema UNO ENTERPRISE, de forma centralizada, de esta manera en la estructura tecnológica de la agencia no se contemplan servidores físicos. Teniendo en cuenta estos aspectos relevantes en el tratamiento de la información se describe la estructura tecnológica de la compañía:

4.8.6. Infraestructura de Red y Transmisión de Datos:

Objetivo Diagnosticar el estado actual de la red de datos y comunicaciones que opera el personal de TORRECAFE AGUILA ROJA AGENCIA PEREIRA.

Página 92

4.8.7. Metodología de Análisis

El diagnóstico de la red de datos se evaluó utilizando como punto de referencia el modelo OSI, el cual facilita la jerarquización de procesos y hallazgos encontrados en la red. Tabla 14. Capas Modelo OSI.

CAPAS DE MODELO OSI

ELEMENTO DE RED ANALIZADOS

7 Aplicación

Manejo de la información y generación de la misma. 6 Presentación

5 Sesión

4 Transporte Router´s y direccionamiento lógico manejado

3 Red

2 Enlace Switche

1 Física Topología, Estado de terminales, cableado, área de trabajo y Normatividad


Ilustración 16. Topología Actual Red de Datos (TORRECAFE AGUILA ROJA - Agencia Pereira).


Página 93

Tabla 15. Descripción Componentes físicos de red de datos.


4.8.8. Antecedentes Red de Datos

La estructura actual de la red de datos, analizada en las instalaciones de TORRECAFE AGUILA ROJA, presenta un tiempo de operatividad continua de 16 años sin mantenimientos, por consiguiente no se registran cambios relevantes en cuanto al cableado estructurado de dicha red. El estado actual de la red no presenta cambios de acuerdo a los avances y mejoras de la tecnología en transmisión de datos, estipulados por normas o protocolos vigentes en el área de telecomunicaciones. A nivel operativo, los equipos de cómputo cumplen con los requerimientos mínimos de operatividad, sin ignorar que la capacidad de procesamiento y memoria es RAM es muy limitada en cuanto a velocidad en gestión de procesos.

Página 94

4.8.9. Análisis de Funcionamiento

A Nivel de Red: La estructura de la red de datos no se encuentra soportada por una documentación que respalde su instalación, lo cual no facilita tareas de mantenimiento, de esta manera la red no cuenta con los siguientes aspectos:

Nomenclatura de documentación para los distintos componentes a señalizar.

Señalización de Cables, paneles y salidas, tanto a simple vista como en su interior.

Esquemas lógicos de las instalaciones con todas las indicaciones de distintos componentes.

Planos de las oficinas donde se ha instalado la red con indicación de recorridos, situación de las cajas y armarios de distribución, de acuerdo a requerimientos estipulados y todo lo que pueda tener influencia sobre funcionamiento de la red.

La transmisión de datos es soportada a través de par trenzado UTP sin apantallar categoría 5E, calibre conductor de 24 AWG, el cual transmite datos hasta 100 Mbps, con una frecuencia de transmisión hasta de 100 MHz, con operatividad constante de 16 años, de igual manera se evidencia deterioro en segmentos de red. La transmisión de datos de la red LAN de Águila Roja, se encuentra soportada por un switche marca NETGEAR serie “DS 116”, 10/100 Base – TX, 16 puertos, no necesita software de configuración para su conexión, se caracteriza por ser un conmutador capa 2, que tradicionalmente funciona como puente multi-puerto, sin embargo no consigue filtrar difusiones o broadcts, convirtiendo de esta manera una red vulnerable en aspectos de seguridad, al mismo tiempo no soporta escalabilidad en la red. El punto de distribución de la red (Switche y demás componentes de red), no cuentan con una zona exclusiva de funcionamiento, esto significa que no cuenta con un cuarto, gabinete o área de equipo de control de red, tal como lo exige la

Página 95

norma de cableado estructurado (Estándar ANSI/TIA/EIA/-568 de Telecomunicaciones en Edificios Comerciales y ANSI/TIA/EIA-569 estándar para ductos y espacios de telecomunicaciones en Edificios Comerciales). A Nivel de PC: Aunque los equipos cumplen con las características mínimas de funcionamiento, el tratamiento de la información suministrado por un sistema ERP (Sistema de Planificación de Recursos empresariales), exige capacidad de procesamiento y memoria RAM, aspectos que ya se encuentran limitados en los equipos que operan en la compañía.

Se puede evidenciar que los equipos no cuentan con una bitácora de mantenimientos preventivos y correctivos.

A Nivel de Operador de Servicio: El servicio de Internet banda ancha compartido, suministrado por UNE, cumple con las características adecuadas para tasas de transmisión relativamente bajas, de tal manera que antes de incorporar acceso remoto a la actividad comercial de Águila Roja, el flujo de información se operaba a niveles aceptables, esto significa que al contar con un sistema centralizado, la red no cumpla totalmente con los requerimientos de transmisión de datos que requiere este tipo de tratamiento.

4.8.10. Políticas de Uso de Hardware y Software.

Las políticas de hardware Y software tienen como propósito establecer reglas que los usuarios de equipos y/o servicios de computo deben cumplir a cabalidad en el uso y control de infraestructura tecnológica que se asigne a cada departamento, esto con el fin de garantizar la seguridad e integridad de la información así como la integridad física de los equipos; y bajo los criterios de austeridad, modernización tecnológica, transparencia, eficacia y racionalidad. Las políticas implementadas en TORRECAFE AGUILA ROJA, contemplan los siguientes aspectos:

Seguros: Todos los equipos se encuentran asegurados dentro del programa general de seguros de la compañía.

Adquisición: Se compran equipo de acuerdo a las necesidades del cargo.

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Mantenimiento: Se programa y ejecuta mantenimiento preventivo de hardware y software dos veces al año, igualmente se reemplazas piezas que presenten fallas.

4.9. TAREA PSI 5.2 ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALES.

En este apartado se realiza el estudio de sistemas de información actuales afectados por el PSI. En este caso se evalúa a través de una matriz de características los objetivos, el alcance, procesos que impacta, problemas presentados y valoración donde se analiza si él actual sistema de información debe mejorarse, replantearse o reemplazarse. A continuación se presenta la matriz de análisis de los sistemas de información actuales:

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Tabla 16. Estudio de los sistemas de Información actuales.

SISTEMA ALCANCE OBJETIVOS PROCESOS

QUE IMPACTA

AÑO DE IMPLEMENTACION

TIPO DE ADQUISICION

PROBLEMAS PRESENTADOS

CANTIDAD DE

USUARIOS VALORACION

UNO

INTERPRICE

Software para tratamiento de la información en inventarios, ventas, recursos humanos y producción

Permitir el tratamiento adecuado y confiable de los datos generados por las actividades de la operación diaria

Ventas, Recursos

Humanos y Cartera

2010 licencia de

Uso

No permite la generación de reportes y consulta de estadísticas.

60 4

El sistema de información es poco entendible, la parte administrativa solo utiliza el software para almacenar información.

4

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El sistema de información no permite la gestión de información en el departamento de publicidad, mantenimiento y ventas, teniendo en cuenta que este último se factura manualmente y se ingresan las facturas al sistema.

4

El sistema no permite trabajar en línea.

4


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Tabla 17. Escala de valoración PSI.

ESCALA DE

VALORACION CONCEPTO

TIPO DE

ADQUISICION CONCEPTO

1 El sistema actual debe pertenecer al PSI y no requiere cambios.

1 Licencia de Uso

2 El sistema actual debe pertenecer al PSI y requiere cambios

2 Contrato de Desarrollo

3

Se debe evaluar la posibilidad de excluir el sistema de información del PSI

3 Desarrollo Propio

4

El sistema de información debe ser replanteado para incluirlo en el PSI

4 Desarrollo pertenece a terceros

5

Definitivamente el sistema de información no debe ser parte del PSI

6

El sistema de información hace parte del modelo de sistemas de información de la organización pero no es objeto de estudio del PSI


La escala de valoración evalúa el alcance y los objetivos del sistema de información involucrado en el PSI, con el fin de determinar si el sistema actual se debe excluir del plan de sistemas de información o simplemente replantearse.

Página 100

4.10. ENCUESTA “NIVEL DE SATISFACCIÓN” SISTEMA DE INFORMACIÓN ACTUAL: La finalidad de analizar el nivel de satisfacción del usuario final frente al sistema de información se basa en el levantamiento de información y de esta manera interpretación de la misma en estadísticas que permitan conocer las necesidades o la opinión sobre el desempeño de la herramienta software que utilizan actualmente. Con base a los resultados, se valora los porcentajes obtenidos para establecer las soluciones a las necesidades detectadas. 4.11. OBJETIVO GENERAL:

Determinar la satisfacción de los usuarios finales de acuerdo a la facilidad de uso y funcionalidades del sistema de información. 4.12. METODOLOGÍA: Los métodos utilizados para analizar los sistemas de información involucrados en el PSI son:

Diseño del instrumento de medición.

Ejecución de la encuesta.

Tabulación de la encuesta.

Análisis de resultados.

A continuación se ilustra la técnica utilizada en el diligenciamiento de la encuesta, la actividad y las áreas afectadas.

Página 101

Ilustración 17. Metodología.

Fuente: elaboración propia. 4.13. FICHA TÉCNICA: Objetivo: Poner a disposición del lector la mínima información que permita una interpretación adecuada de los resultados que se presentan. El presente instrumento es la descripción de los requerimientos previos a la realización de la encuesta.

•Entrevista grupal o Focus group, técnica de recolección de datos aplicada a la recopilacion de informacion, extraida de la opinion del usuario final, sobre lel nivel de satsifaccion y adaptabilidad del sistema de infromacion existente.

TECNICA

•Para la realizacion de la entrevista grupal, se llevo a cabo una reunion del personal administrativo con el fin de socializar con cada uno de los departamentos, el funcionamiento y adapatabilidad con el sistema de informacion

ACTIVIDAD

•Lideres de los departamentos administrativos de la compañia.

GRUPO OBJETIVO

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Ilustración 18. Ficha técnica Encuesta Satisfacción usuario final.

FECHA DE ELABORACION DE LA ENCUESTA:

14 de Abril de 2014.

UNIVERSO:

Grupos administrativos de la compañía, agencia Pereira y Planta principal.

TAMAÑO DE LA MUESTRA: 30 personas.

TIPO DE ENCUESTA: Entrevista Grupal o Focus Group.

PROCESAMIENTO E INFORME:

Juan Pablo Benavides Vallejo

DIRECCION Y COORDINACION DE LA ACTIVIDAD:

Juan Pablo Benavides Vallejo Christian Aristizábal Cardona

DISEÑO DE LA MUESTRA:

Fuente elaboración propia.

4.14. FORMATO ENCUESTA: Objetivo: Formular un instrumento de análisis que documente y explique el desempeño actual del sistema de información de la compañía, con el fin de analizar el nivel de satisfacción de los usuarios finales. El formato de encuesta que se ilustra a continuación contiene cinco preguntas tipo cerrada, con opción de elegir una sola respuesta en las opciones suministradas en el instrumento de análisis.

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Ilustración 19. Formato Encuesta para el usuario final.


Síntesis: El instrumento de medición utilizado para evaluar el nivel de satisfacción del sistema de información consta de 5 preguntas, las cuales definen la facilidad de uso frente a los usuarios finales.

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4.15. ANÁLISIS DE LA ENCUESTA: Tabla 18. Análisis de la Encuesta.

1 Pregunta

Cuánto tiempo lleva usted trabajando con el sistema de Información:

No de Personas

Escala Porcentual

A Menos de 1 mes 3 10,00%

B Entre 1 y 6 meses 2 6,67%

C Entre 6 y 12 meses 5 16,67%

D Entre 1 y 2 años 6 20,00%

E Más de 2 años 14 46,67%

TOTALES 30 100%


Ilustración 20. Estimación Porcentual Encuesta No 1.


10% 7%

17%

20%

46%

¿CUANTO TIEMPO LLEVA USTED TRABAJANDO EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN?

Menos de 1 mes

Entre 1 y 6 meses

Entre 6 y 12 meses

Entre 1 y 2 años

Más de 2 años

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Tabla 19.Análisis de la Encuesta.

2 Pregunta Califique las características del sistema de información que utiliza en su labor diaria

CONCEPTO A CALIFICAR 1 2 3 4 5

Interfaz de Usuario 20 7 3

Menús del Software 6 11 8 5

Funcionalidades 13 7 10


Tabla 20. Análisis Porcentual de la Encuesta.

CALF Interfaz de

Usuario Menús del Software

Funcionalidades

1 0,00% 0,00% 0,00%

2 0,00% 20,00% 0,00%

3 66,67% 36,67% 43,33%

4 23,33% 26,67% 23,33%

5 10,00% 16,67% 33,33%


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Tabla 21. Análisis de la Encuesta.

3 Pregunta

Cuál es el nivel de satisfacción que usted tiene con el sistema de información:

No de Personas

Escala Porcentual

A Completamente satisfecho 6 20,00%

B Satisfecho 9 30,00%

C Insatisfecho 11 36,67%

D Completamente Insatisfecho 4 13,33%

TOTALES 30 100%


0,00%

10,00%

20,00%

30,00%

40,00%

50,00%

60,00%

70,00%

20,00%

66,67%

36,67%

43,33%

23,33% 26,67%

23,33%

10,00%

16,67%

33,33%

Calf 1

Calf 2

Calf 3

Calf 4

Calf 5

Interfaz de Usuario Menus del Software Funcionalidades

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4.16. 4. PREGUNTA: ¿MANEJA ADECUADAMENTE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PERO NECESITA AYUDA? Tabla 22. Análisis de la Encuesta.

SI NO TOTAL

17 13 30


20%

30% 37%

13%

CUAL ES EL NIVEL DE SATISFACCIÓN QUE USTED TIENE CON EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

CompletamenteSatisfecho

Satisfecho

Insatisfecho

CompletamenteInsatisfecho

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4.17. 5. PREGUNTA ¿SE LE DIFICULTA EL MANEJO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN?

Tabla 23. Análisis de la Encuesta.

SI NO TOTAL

19 11 30


57%

43%

¿MANEJA ADECUADAMENTE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PERO NECESITA AYUDA?

SI

NO

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Fuente: elaboración propia. Análisis de Resultados “Encuesta para el usuario final”.

Pregunta 1: ¿Cuánto tiempo lleva usted trabajando con el sistema de información?

Se observa que él 46,67% de los usuarios del sistema, llevan más de 2 años trabajando con UNO ENTERPRISE, mientras que el 53.33% oscilan entre 6 meses y un año de conocimiento en el manejo de dicha herramienta.

Pregunta 2: ¿Califique las características del sistema de información que utiliza en su labor diaria?

En términos de desempeño del sistema de información se puede concluir cerca del 50% de los usuarios encuentran dificultad para trabajar en dicho sistema, esto significa, menús confusos, procesos difíciles de ejecutar y conocimiento del manual de usuario nulo.

63%

37%

¿SE LE DIFICULTA EL MANEJO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN?

SI

NO

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Pregunta 3: ¿Cuál es el nivel de satisfacción que usted tiene con el sistema de información?

De 30 personas encuestadas 11 de ellas trabajan insatisfechas con el sistema de información, equivalente a un 36, 67%, lo que demuestra que el desempeño de administrativo de las áreas no es óptimo por la carga de trabajo manual.

Pregunta 4: ¿Maneja el sistema de información pero necesita ayuda? El 57 % de los usuarios necesitan de ayuda para realizar tareas en el sistema de información, el 43% ejecutan procesos mecánicos sin salirse de dichos parámetros, esto significa que no hay exploración de todas las herramientas del SI, debido a la falta de conocimiento de la herramienta.

Pregunta 5: ¿Se le dificulta el manejo del sistema de información? El 63% de la muestra encuestada determina que UNO ENTERPRISE, es una herramienta compleja de utilizar además de no comprender porque cerca del 80% del trabajo es manual si se cuenta con un sistema de información. 4.18. CONCLUSIÓN RESULTADOS DE LA ENCUESTA: En la encuesta realizada al personal administrativo de la compañía, se puede observar que dicha herramienta software no cumple con los objetivos de la compañía con respecto a las necesidades que presenta un mercado actual dinámico y competitivo, especialmente en el campo de las Tics, sin embargo cumple con las tareas de almacenamiento de la información, información que no presenta un tratamiento de análisis y depuración de la misma. Se detecta que más del 40% de la muestra encuestada maneja con dificultad el sistema de información y más del 70% de las tareas de análisis son elaboradas manualmente, con fichas o formatos que en su mayoría se diligencias a lápiz.

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4.19. TAREA PSI 5.3 VALORACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALES En este apartado se analizan los problemas reales y potenciales detectados así como opiniones de los usuarios finales, de esta manera se obtienen conclusiones y una valoración objetiva que finalmente aporta a la toma de decisiones acertadas en la mejora de los sistemas de información en los próximos años. Teniendo en cuenta que la actividad de TORRECAFE AGUILA ROJA, es la distribución de café tostado y molido, una de las actividades bandera de la organización es la venta y posventa de producto terminado, es por ello que las soluciones relevantes a las necesidades encontradas, se discriminan en dos aspectos importantes:

1. Transforma directamente las actividades y procesos de gestión de los departamentos administrativos de la compañía.

2. Transforma la metodología de atención al cliente y consumidor final

El primer aspecto se enfoca a invertir en mejoras operativas que conllevan al tratamiento adecuado de la información, expresados en:

Sistema de ventas online.

Automatización de procesos inmersos en el sistema de gestión de calidad (Formatos de ventas, mercadeo, encuestas, indicadores).

Automatización del módulo de mercadeo y publicidad.

Automatización y control del área de mantenimiento (vehículos, comodatos y equipos de cómputo).

El segundo aspecto se dirige no solamente al consumidor poblacional sino también a la centralización de control de información a través de un portal corporativo, prestando servicios de gestión de contenido y a la medida, con el fin de satisfacer las necesidades del cliente en aspectos de compras, recepción de pedidos y marketing, además el empleado de la compañía controlara de forma dinámica la gestión de procesos que exige el sistema de gestión de calidad.

Página 112

En este orden de ideas se logra identificar las necesidades a corto, mediano y largo plazo en la estructura administrativa y por ende operacional de la compañía, formuladas bajo el lineamiento de los siguientes objetivos globales de la misma. 4.20. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS A LARGO PLAZO:

Ser líderes de en el mercado nacional y expandirse al mercado internacional con la producción y/o distribución de café tostado y molido.

Potencializar el portafolio de servicios con el fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes y consumidores.

4.21. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS A MEDIANO PLAZO

Mejorar la calidad de los servicios prestados a los clientes.

Alcanzar la cobertura total del área demográfica asignada.

Modernizar la infraestructura tecnológica de la compañía.

4.22. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS A CORTO PLAZO

Capacitar y culturizar las áreas de la compañía para la elaboración y ejecución de planes de mejoramiento.

Mejorar los tiempos de respuesta en entrega de informes, entrega de pedidos, gestión de clientes y gestión de eventos publicitarios.

Disminuir la cantidad de quejas y reclamos por parte de los clientes.

Implementar canales de comunicación que mejoren la calidad de servicio.

En base a la formulación de los objetivos estratégicos a corto, mediano y largo plazo que establece la organización en torno a desempeño de sus funciones, se elabora el análisis de necesidades tecnológicas encontradas a los largo de la formulación del PSI.

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Tabla 24. Matriz de Necesidades en tres Escenarios.

MATRIZ DE NECESIDADES EN TRES ESCENARIOS

NECESIDADES A CORTO PLAZO

NECESIDADES A MEDIANO PLAZO

NECESIDADES A LARGO PLAZO

Mejorar la estructura de datos dentro de las agencias, sujetas a normas y protocolos, que permitan soportar cambios a futuro en la infraestructura tecnológica.

Automatizar el sistema de ventas en tiempo real, con el fin de mejorar la calidad del servicio.

Ejecutar los proyectos planteados en el Plan de Sistemas de Información, mejorando la efectividad de los procesos y la calidad de vida de los empleados.

Implementar el portal corporativo de gestión de contenido para clientes, proveedores y empleados, con el fin de mejorar los canales de comunicación entre dichos actores.

Gestionar la planeación estratégica a través de un sistema de información que permita la toma de decisiones de forma asertiva (Sistema de gestión documental).

Mejorar la plataforma tecnológica de acuerdo a los requerimientos del mercado.

Establecer políticas de seguridad informática y bitácoras de mantenimiento con el fin de garantizar el respaldo adecuado a la información.

Mejorar el inventario hardware de la parte administrativa.

Fuente: elaboración propia. El análisis matricial de las necesidades detectadas en los procesos de la organización, definen soluciones que abarcan todos los procesos y que a medida que se vayan ejecutando garantizan el desarrollo integral de la compañía.

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4.23. ACTIVIDAD PSI 6. DISEÑO DEL MODELO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN El objetivo de esta actividad consiste en establecer que sistemas de información van a dar soporte a los procesos afectados por el PSI, posterior al estudio de la situación actual del mismo, para ello se definen los siguientes requerimientos:

Se seleccionan los sistemas de información actuales que se consideran válidos.

Se identifican las mejoras a realizar en los sistemas de información actuales.

Se definen los SI necesarios para cubrir los requisitos y funciones de los procesos no soportados por los sistemas actuales.

Se elabora el modelo valido que se va a utilizar en los procesos del PSI.

4.23.1. Tarea PSI 6.1 Diagnostico de la situación actual

Con la exploración y análisis de la información detectada en las tareas PSI (4.1) Estudio y análisis de los procesos del Plan de Sistemas de Información, (4.2) Modelo de Información y (5.1) estudio de los sistemas de información actuales, se elabora la matriz de procesos afectados por el PSI de la organización, la cual describe el estado actual de los procesos que cubre el sistema de información que se ejecuta en la compañía. A continuación se ilustra la matriz del estado actual de los procesos de Torre Café Águila Roja.

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1. Cubierto // 2. No cubierto // 3. Mejorable Tabla 25. Matriz del estado actual de los procesos de Torre Café Águila Roja.

PROCESOS 1 2 3

Direccionamiento Estratégico x

Compras

X

Ventas: Posventa

X

Evaluación procesos (Ventas y Mercadeo)

x

Despachos: Entrega de Pedidos

X

Despachos: Solicitud de Insumos x

Mercadeo y Publicidad x

Mercadeo: Programación de Eventos x

Mantenimiento X

Recurso Humano

X


La tabla anterior, brinda una visión global de los procesos ejecutados en la compañía. Incluso se observa que 4 procesos misionales son cubiertos por “Uno Enterprise” pero se deben mejorar y 6 procesos restantes no son cubiertos por el sistema de información, lo cual clarifica que el trabajo manual predomina en cada una de las áreas afectadas en dicho proceso. De tal manera que la matriz del estado actual de procesos, brinda un modelo de información que permite identificar la planeación de proyectos determinado la prioridad de los mismos. Aunque la estructura tecnológica de red de datos, no se incluye en la matriz de estudio, es de vital importancia mejorar su estado, con el fin de mejorar la calidad de transmisión de datos y disponer de una estructura escalable y robusta que permita la ejecución eficiente y efectiva de los sistemas de información a implementar.

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4.23.2. Tarea PSI 6.2: Definición del Modelo de Sistemas de Información

En este punto se localizan los sistemas de información actuales que dan soporte a los procesos afectados en el PSI. Determinando en qué medida han de ser mejorados. A continuación se describe la definición del modelo de sistemas de información, indicando los cambios propuestos y los requisitos que cubre. Tabla 26. Cambio en el Sistema de Información Actual.

SISTEMA DE INFORMACION

MODULO DEL

SISTEMA CAMBIOS PROPUESTOS REQUISITOS QUE CUBRE

UNO INTERPRICE

MODULO DE VENTAS

Generación de informes para módulos de ventas, cartera y financiera.

Información centralizada y actualizada

Poder hacer seguimiento a los asesores de ventas, auxiliares y promotoras de mercadeo cuando no cumplan con los objetivos estratégicos de la compañía.

Ajustes al sistema de gestión de calidad

permitir el proceso de preventa en tiempo real ( online), consulta de stock y control de pedidos

Centralización de datos

DESPACHOS

El sistema debe permitir la asignación de rutas y vehículos a los transportadores.

Manejo de información por asesores

Planificar rutas diarias para cada uno de los vehículos de las zonas correspondientes para cada uno de los preventistas

Reportes de ventas online, gestionado por cada uno de los asesores

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Control de entregas de pedidos e inventarios por asesor

Información centralizada y actualizada

RECURSO HUMANO

El sistema debe permitir el seguimiento y evaluación de logros de cada uno de los empleados.

Soporte de cada uno de los aspectos de competencias laborales de cada uno de los empleados

Generación de informes de desempeño

Centralización de información

Asignación de estímulos por logros

Control y manejo de información por objetivos


La tabla anterior indica las mejoras que debe sufrir el sistema de información actual para cumplir con los requerimientos del PSI y el estado desea en la ejecución de actividades diarias. Las macros en Excel que soportan los procesos de mantenimiento, planeación estratégica y mercadeo, no se incluyen en las mejoras que debe sufrir el sistema de información debido a que debe reemplazarse en su totalidad por un sistema de información especializado que soporte las exigencia de la compañía y garantice la seguridad adecuada de los datos. Ver (Estudio de los sistemas de información pág. 78). 4.24. SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE SE DEBEN IMPLEMENTAR EN EL PSI: De acuerdo a la matriz del estado actual de procesos, se identifica las necesidades reales de la compañía en el tratamiento adecuado de la información, de esta manera los nuevos módulos de sistema de información debe ser:

Planeación estratégica.

Evaluación de procesos (ventas y mercadeo)

Mercadeo y publicidad (Programación de eventos)

Mantenimiento

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Los cambios propuestos en el PSI, están sujetos a las normas del sistema de gestión de calidad “requisitos”. 4.25. ACTIVIDAD PSI 7. DEFINICION DE LA ARQUITECTURA TECNOLOGICA En esta actividad se propone una arquitectura tecnológica que de soporte al modelo de sistemas de información, de esta manera es necesario considerar el catálogo completo de requisitos para entender las necesidades de los procesos y proponer entornos tecnológicos que se adapten a las mismas.

4.25.1. Tarea PSI 7.1 Identificación de las necesidades de infraestructura tecnológica

El logro de esta tarea se desprende de un análisis minucioso de las necesidades de infraestructura tecnológica, además de proponer alternativas viables desde el punto de vista tecnológico, para dar respuesta a las necesidades encontradas en los procesos de la compañía. A continuación se ilustra la estructura tecnológica modelada para cubrir las necesidades de la organización.

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4.26. ARQUITECTURA TECNOLOGICA

Ilustración 25. Arquitectura Sistemas de Información Torre Café Águila Roja.

Componentes Plataforma Tecnológica ver ilustración No 25


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El modelo de sistemas información diseñado para Torre Café Águila Roja, parte de un conjunto de elementos que, tomando como base datos externos o internos, genera información útil para la organización. En este caso, el conjunto integrado de procesos desarrollados (ver Ilustración 24), en un entorno usuario – sistemas de información, permite la recopilación, procesamiento y distribución de la información necesaria para facilitar la actividad habitual de la compañía. De esta manera la arquitectura tecnológica se caracteriza por ser el punto de enlace entre el modelo de negocio y tecnología, marcada por los siguientes objetivos:

Automatizar los procesos involucrados en el PSI.

Proporcionar información que sirva de apoyo a la toma de decisiones.

Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso. Dicha arquitectura permite la interacción y desempeño de los procesos de la organización apoyados por la arquitectura de TI, de donde se desglosa la plataforma tecnológica descrita en la ilustración No 24, que además de permitir una conexión modular entre los Sistemas de Información y los procesos de la compañía, admite la capacidad de integrar y canalizar procesos operativos en un portal web de gestión de contenido, que permitirá la interacción de empleados, clientes, consumidores y proveedores con servicios de Torre Café Águila Roja. La arquitectura de Sistemas de Información, abarca todas las áreas afectadas en el PSI así como también procesos de cada una de las dependencias. A continuación se describe la plataforma tecnológica propuesta para TORRECAFE AGUILA ROJA.

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Ilustración 26. Plataforma Tecnológica.

Fuente: elaboración propia. La plataforma tecnológica propuesta permite modelar un sistema de información para adaptarlo a la forma particular de trabajar que tienen cada uno de los empleados de la organización, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Los sistemas de información diseñados para la gestión administrativa, se construyen a partir de las necesidades de cada departamento, ofreciendo herramientas que permitan tratar la información de una manera fácil y entendible, llegando a la resolución de un problema acorde a los interrogantes que es necesario resolver en la operación diaria de la empresa.

Es preciso tener en cuenta que los objetivos y mejoras integrales que se definen en este proyecto giran en torno a la satisfacción del consumidor

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final, es por ello que la integración de servicios en un portal web, se convierten en una alternativa viable para mejorar no solamente los procesos internos de la empresa sino también responder a las necesidades del mismo a través de una plataforma que mejora tiempos de entrega de un producto y responda a solicitudes de clientes de manera inmediata y efectiva..

4.27. ALTERNATIVAS DE ARQUITECTURA TECNOLÓGICA El diseño e implementación del sistema de información para la empresa, toma como base dos estrategias de modelo de negocio empresarial tales como:

ERP (Enterprice Resource Palnning – Planificación de recursos empresariales), el cual se enfatiza en constituirse como sistema de información capaz de centralizar y unificar los datos procedentes de los distintos departamentos de una empresa, de esta manera los usuarios de dicho SI contaran con la información unificada en tiempo real que facilitará el proceso de toma de decisiones.

CRM (Customer Relationship Management – Gestión de Relaciones con el cliente), catalogado como filosofía y estrategia de negocios centrada en el cliente, destinada a lograr, identificar y administrar los procesos más valiosos de una organización que satisfacen al consumidor final a través de:

1. Funcionalidad de las ventas y su administración. 2. El manejo del tiempo 3. Servicio al cliente 4. Marketing 5. Manejo de la información para asesores de ventas y ejecutivos de

la empresa. 6. Comercio Electrónico.

De esta manera el conjunto de sistemas de información que soportaran todos los procesos de cada uno de los departamentos de Café Águila Roja, serán construidos como herramienta software multiusuario, teniendo en cuenta que el control de los datos tendrá como origen una base de datos centralizada, a la cual accederán todos los usuarios. Teniendo en cuenta los requerimientos descritos en el párrafo anterior, a continuación se detallan los componentes más importantes de la arquitectura tecnológica.

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4.28. PLATAFORMA HARDWARE La arquitectura hardware se encarga de soportar y validar de forma asertiva los sistemas de información que se implementen para dar respuesta efectiva a la operación diaria de la compañía, para ello los equipos de cómputo asignados a las diferentes áreas de la organización debe contar con los siguientes requerimientos mínimos: Tabla 27. Plataforma Tecnológica

COMPONENTE RECOMENDACIÓN

Procesador Procesador de 32 bits (x86) o 64 bits (x64) a 1 gigahercio (GHz) o más

Memoria Memoria RAM de 1 gigabyte (GB) (32 bits) o memoria RAM de 2 GB (64 bits).

Almacenamiento Espacio disponible en disco rígido de 16 GB (32 bits) o 20 GB (64 bits), al menos el almacenamiento debe ser de 120 GB.

Comunicaciones Puerto Ethernet 100 Mbps

Periféricos Lectora DVD, Puertos USB, teclado, mouse

Monitor 15" o 17 " con resolución mínima de 1024 x 768 pixeles

Fuente: elaboración propia. Arquitectura Software (tipo distribuida):

o Cliente-Servidor o WEB

Sistemas Operativos (aplicables a la plataforma Hardware):

o Windows XP, 7, Vista y 8 o Linux

Lenguajes de desarrollo evaluados (aplicables a la plataforma Hardware y sistemas operativos):

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o Java, o PHP o Visual Studio o Punto Net.

Bases de datos evaluados (aplicables a la plataforma Hardware y sistemas operativos):

o Oracle: La tecnología Oracle para organizaciones en crecimiento es abierta, fácil de integrar, simple de administrar y altamente escalable, lo cual ayuda a adaptarse más rápido a los cambios del mercado o a los requerimientos del cliente. Las soluciones Oracle permiten alinear los procesos con las cambiantes necesidades durante un largo período, brindando así valor continuo para el tratamiento adecuado de la información.

o My SQL: Es sumamente fácil de administrar, operar y es famoso por su instalación de 15 minutos, la cual en 15 minutos es posible instalar, configurar y montar una BD relacional ya sea sistemas OLTP o bien OLAP, aunque por excelencia MySQL Server es comúnmente usado para desarrollos Web 2.0 y Enterprise2.0

Servidores: Componente importante de la arquitectura tecnológica de una compañía ya que ofrece servicios a ordenadores de la compañía o personas llamadas clientes y que suministra a estos todo tipo de información. Para la arquitectura propuesta contempla la utilización de servidor web, servidor de aplicaciones y servidor de base de datos, con el fin de mantener la integridad de los datos y eliminar la competencia de recursos. De igual manera se establece con el Ingeniero Alexander Posada, jefe de sistemas de la organización, que el estudio de viabilidad de la propuesta tecnológica y de infraestructura se evalúa en la fase posterior a la formulación de Plan estratégico de sistemas de información. A continuación se describe la arquitectura de red propuesta para TORRECAFE AGUILA ROJA.

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Ilustración 27. Definición de la arquitectura de red.

Fuente: Cisco Smart Business Architect Borderless Networks

La arquitectura de red propuesta para la compañía, incluye tres módulos principales clasificados en base de la red, servicios de red y servicios para usuarios, con una interdependencia de naturaleza jerárquica. La interdependencia es que cada nivel depende del nivel inferior. Para un suministro confiable de aplicaciones y servicios comerciales, tanto internos como externos en uso de la operación habitual. Los tres niveles mencionados deben funcionar de manera cohesiva, de lo contrario las aplicaciones de voz, video y datos pueden fallar poniendo en riesgo la integridad de la información.

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4.28.1. Base de la red

Un elemento esencial de la arquitectura mediana es la base de la red. La Base de la red se asemeja a los cimientos de un edificio, ya que brinda una plataforma de la que dependen todos los demás elementos. Como módulo independiente, la base de la red permite asegurar que la información se pueda enviar, de manera confiable, de una ubicación a otra. El usuario promedio no sabe cómo se logra esto. Sólo sabe que cuando hace clic con el mouse, se reproduce un video,se envía un mensaje de correo electrónico o se procesa una solicitud. Simplemente, funciona. Los dispositivos de infraestructura inteligentes como los switches, los routers y los equipos inalámbricos, son los que permiten realizar esto procesos.

4.28.2. Servicios de red

Los Servicios de red están por encima de la Base de la red. Si usamos una analogía similar, podemos decir que los Servicios de red son como las puertas, las ventanas y las cerraduras del edificio. Un edificio sin estos elementos es sólo una caja. Al agregar estos servicios, la caja se convierte en un edificio, una estructura utilizable que brinda confiabilidad, seguridad y disponibilidad de los recursos de la organización. Algunos usuarios son conscientes de la importancia de los servicios de red, pero no interactúan directamente con ellos. Un ejemplo de esto sería el acceso remoto por VPN. El usuario necesita iniciar el cliente de VPN o VPN con SSL para acceder a los recursos empresariales, pero no sabe o no le interesa exactamente cómo funcionan esos servicios. Entre los servicios de red inteligentes de, podemos mencionar la virtualización, los firewalls y otros dispositivos de seguridad, la optimización de WAN y el acceso de usuarios temporales.

4.28.3. Servicios para usuarios

Por último, por encima de los Servicios de red, están los Servicios para usuarios. Los Servicios para usuarios son como los servicios públicos del edificio, por ejemplo, agua, electricidad, teléfono y televisión (por cable, satelital). Por lo general, el usuario necesita tener acceso directo a estos servicios. A la mañana,

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se encienden las luces, suenan teléfonos y hay agua para preparar el desayuno. Algunos Servicios para usuarios generales incluyen software de aplicaciones comerciales electrónicas, sistemas CRM, correo electrónico y mensajería instantánea. La arquitectura definida garantiza la integridad de los datos a través de VPN´s y servidores independientes los cuales ofrecen servicios efectivos en procesos solicitados por los clientes de la red.

4.29. ACTIVIDAD PSI 8. DEFINICION DEL PLAN DE ACCION Esta actividad tiene como objetivo definir los proyectos y acciones a llevar a cabo en la implantación de los modelos que constituyen la arquitectura de la información. La ejecución del PSI se ha materializado en distintos proyectos que se describen en la siguiente matriz de “Análisis de los Sistemas de Información modelados”, la cual describe el sistema de información propuesto, el subsistema contenido en el sistema de información, los requerimientos y la estimación del costo de cada sistema de información modelado.

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4.30. ANALISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN MODELADOS

Tabla 28. Definición de proyectos a realizar.

SISTEMA SUBSISTEMA PROCESO INDICADOR ACTIVIDADES PRESUPUESTO


Seguimientos al plan estratégico de ventas, marketing y planes de mejoramiento

Organización de planes estratégicos por Áreas.

Información de los planes estratégicos por departamentos en una base de datos, que permita gestionar el cumplimiento a través de los planes de acción.

Diseñar e implementar el Sistema de Información, además de realizar pruebas y finalmente alimentar el nuevo sistema.

$ 30.000.000

Portal Corporativo

Gestión de contenido para empleados de la organización correspondientes a departamento de ventas, mercado, compras y recursos humanos a través de la web.

Reportes de gestión sobre los procesos estratégicos efectuados por los usuarios del sistema, trazabilidad de procesos de la operación diaria.

Análisis de la necesidad, diseño, implementación y pruebas del portal web

COMPRAS Gestión de Compras

Análisis de solicitudes de compra, aprobación y asignación de costos.

Cantidad de solicitudes y clasificación de compras efectivas, almacenadas en una base de datos y análisis de costo/beneficio.

Diseñar, implementar y realizar pruebas al SI.

$ 12.000.000

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Licitación de proveedores

Control de proveedores a través de licitaciones gestionadas en un entorno web, información que es trata en base de datos para finiquitar condiciones y plazos de pago

Cantidad de licitaciones recibidas/cantidad de proveedores aceptados

Diseñar, implementar, realizar pruebas al SI e ingresar la información.

Trazabilidad de procesos

Gestión de indicadores de costo/beneficio.

Información de recursos disponibles

VENTAS

Servicio preventa on line

Recolección de datos en tiempo real (asignación de ruta diaria, toma de pedidos y cierre de ventas)

Gestión de clientes almacenados en una base de datos, cantidad de clientes atendidos y cumplimiento meta

Diseñar, Implementar, realizar pruebas y migrar información de la base de datos del software utilizado.

$ 14.000.000

Gestión satisfacción del consumidor final

Sistematización y evaluación de encuestas a través de un entrono web, del sistemas de gestión de calidad con el fin de medir el grado de satisfacción del consumidor final.

Información almacenada en la base de datos

Diseñar, Implementar, realizar pruebas e ingresar información.

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DESPACHOS

Planificación y control de rutas

Gestión de rutas de entrega de pedidos.

cantidad de pedidos entregados versus facturación.

Diseñar, Implementar, realizar pruebas e ingresar registros de rutas por transportador.

$ 10.000.000

Inventarios

Gestión de inventarios, trazabilidad de entrada y salida de producto terminado.

Reportes, cantidad de material saliente, cantidad de material entrante

Diseñar, Implementar, realizar pruebas e ingresar información.

MERCADEO Y PUBLICIDAD

Asignación y control plan de trabajo diario

Control de clientes visitados

Reportes, validación y confirmación de visitas

Diseñar, implementar y realizar pruebas al SI.

Eventos Publicitarios

Control de reservas eventos publicitarios a través del portal web.

Cantidad de reservas y confirmación de reservas

Aplica para el portal web

MANTENIMIENTO gestión mantenimientos

Control de los activos de la compañía (parque automotor, sistemas y material mercadeo), sistematización del plan de acción de esta área.

Información en una base de datos del historial de estado de los activos de la empresa.

Diseñar, Implementar, realizar pruebas y alimentar base de datos.

$ 8.000.000

GESTION ADMINISTRATIVA

Gestión Cartera

Control de cobros de cartera y verificación de pagos a través de un portal corporativo.

Reportes de pagos, verificación pagos.


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Quejas y Reclamos

Control de quejas y reclamos a través del portal web, con el fin de tomar correctivos acordes a satisfacción del cliente y mejoramiento de la calidad.

Historial de solicitudes y verificación de respuestas en una base de datos.



Argumento: En los proyectos descritos anteriormente, se observa que los procesos estratégicos de la compañía correspondientes a todos las dependencias de TORRECAFE AGUILA ROJA, se enfocan a la gestión de contenido a través de un portal web, con el fin de lograr una mayor interacción con los usuarios, los cuales pueden lograr a contener encuestas dinámicas, bases de datos, Usuarios con privilegios y mapas interactivos, teniendo en cuenta que las soluciones planteadas se enfocan a la exploración de tecnologías de vanguardia ofreciendo un valor agregado a una solución global e integral, por consiguiente, este tipo de aplicaciones oscila entre 5 y 30 millones dependiendo de la complejidad del portal web a implementar, adicional a estos aspectos y tomando la agencia Pereira como muestra piloto el costo de equipos de cómputo seria de 10 millones de pesos. Con Respecto a lo anterior la compañía haría una inversión promedio de 70 millones de pesos, para mejorar notablemente procesos que en el momento no garantizan seguridad, trazabilidad, perdida de tiempos y planeación estratégica con resultados poco efectivos.

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4.30.1. Tarea PSI 8.2 Plan del mantenimiento del PSI

En esta tarea es de vital importancia definir métodos de control y seguimiento en la ejecución de los proyectos, donde se definen procesos como la actualización, soporte y asignación por quien va a ser modificado, de igual manera se debe definir la frecuencia de revisiones del plan de sistemas de información. Para mantener el PSI actualizado, se establece una dinámica de reuniones con las personas encargadas de cada proceso y en cabeza del jefe de sistemas, se analizará el estado de ejecución de los proyectos iniciados a raíz del plan, en función de evaluar las necesidades tecnológicas y de negocio. Las reuniones planteadas serán efectuadas cada cuatro meses, y será responsabilidad del jefe de sistemas, controlar las evaluaciones del PSI, respaldo por el siguiente formato. Ilustración 28. Evaluación de Sistemas de Información.


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5. PROTOTIPO WEB En este apartado se da a conocer el diseño e implementación de un módulo funcional para empleados de TORRECAFE AGUILA ROJA, el cual se acoplará al portal web de la compañía. La organización, a través del sistema de gestión de calidad, mejora continua y plan de sistemas de información, desea mejorar los procesos misionales de la misma, de tal manera que la implementación de un portal corporativo se convierte a su vez en una intranet que provee información de la empresa y que además permite el acceso a una selección de sitios web públicos así como también webs de mercado vertical (proveedores, vendedores, etc.), donde se permite y sobre todo se potencia el tratamiento adecuado de la información. Por otro lado la implementación de una web corporativa para personal de la empresa puede mejorar la gestión de procesos estratégicos de la operación diaria, además de ofrecer alternativas dinámicas de aprendizaje para los asesores de ventas, promotoras de mercadeo, auxiliares y personal administrativo a través de herramientas interactivas que permiten optimizar de manera coherente los recursos asignados. El objetivo principal del prototipo funcional “Módulo Web Corporativo”, es canalizar todos los procesos en gestión de ventas, mercadeo y recursos humanos en un portal web definido con parámetros de seguridad con el fin de agilizar procesos que actualmente se gestionan de forma manual y que además significan pérdida de tiempo, procesos inconclusos y trazabilidad de nivel bajo. Así mismo la imagen de la compañía se fortalece a través de la web pública donde el consumidor final podrá interactuar con todos los servicios que ofrece la empresa al igual que sugerir o aportar mejoras para la satisfacción total del mismo. 5.1. SITUACION ACTUAL En la actualidad la compañía cuenta con una página web de carácter informativo, desactualizada y no condicionada para gestión de contenidos, lo que significa que virtualmente la empresa no es reconocida, perdiendo un canal difusión tan importante el cual se encuentra en la red y que además no solo permite el crecimiento de una organización sino también la comunicación ideal empresa – cliente lo que conlleva al reconocimiento del consumidor potencial.

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5.2. ENFOQUE DEL PROTOTIPO WEB El Plan de Sistemas de información ofrece una guía detallada, organizada y estratégicamente diseñada para implementar sistemas de información de acuerdo a las necesidades encontradas en cada uno de los departamentos de la organización, por ello se propone el diseño e implementación de un prototipo Web corporativo con el fin de integrar muchas de las soluciones propuestas en el plan, de tal manera que a través de herramientas tecnológicas que se encuentran a la vanguardia se logre el desarrollo integral de la empresa, integrando los elementos internos de la compañía con los empleados para luego verse reflejados en la optimización de procesos que finalmente se reflejan en la calidad de servicio. 5.3. PERFILES DE USUARIO

5.3.1. Usuario No Registrado

El portal cuenta con una web publica a la cual podrá acceder cualquier persona que desee obtener información de la empresa, conocer los productos y servicios, así como también acceder a vínculos de interés donde le permitirá aprender todo lo relacionado con el mundo del café y por ende la cultura cafetera del País.

5.3.2. Usuario Registrado

El portal permite autenticación de usuario únicamente para empleados de la compañía, el cual Podrá ejecutar tareas de gestión de contenido, de esta manera el usuario público no necesita registrarse, simplemente basta con entrar al sitio web y hacer uso de los beneficios ofrecidos.

5.3.3. Perfil Gestor de Contenido o Colaborador

Este perfil tiene la capacidad de agregar nuevo contenido y actualizar el modelo de funcionamiento. Generalmente un colaborador tiene Acceso a un área específica del panel de control donde puede añadir y editar nuevas entradas- 5.3.4 Perfil de Administrador

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En este caso el administrador cuenta con el perfil más alto del portal, el cual puede gestionar los temas, plantillas, usuarios, plugins, entre otros, incluso tiene la capacidad de editar, importar y exportar datos, de tal manera que las funcionalidades de un administrador son:

Editar o personalizar panel de control.

Editar o modificar las opciones de temas y plantillas.

Exportar e importar contenido.

Administrar las categorías, enlaces y ajustes.

Cargar archivos multimedia, administrar y eliminar archivos.

Crear y eliminar usuarios.

Activar plugins.

5.4. FUNCIONALIDADES DE LA APLICACIÓN

El prototipo web propuesto permite manejar múltiples tipos de contenidos correspondientes a sus funcionalidades y que a su vez se almacenan en la base de datos, garantizando escalabilidad de la aplicación. La estructura básica del prototipo web se complementa con módulos funcionales de ventas, mercadeo y departamento administrativo, estructurados bajo los siguientes parámetros:

5.4.1. Módulo Generador de Páginas de Contenido

En este módulo se implementan sitios web donde se expone la información general de la compañía.

5.4.2. Módulo Generador de Menús

Contiene menús que permite acceder a las páginas de contenido y a otros módulos, esto significa que gracias a los menús del portal es posible ingresar a todas las funcionalidades del sitio web.

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5.4.3. Módulo Manejador de Noticias

Funciona como un blog donde se publicarán noticias de interés, comunicados y anuncios, este módulo funcionara tanto en la web pública como en la web corporativa asignada únicamente a personal de la organización.

5.4.4. Módulo de Enlaces

Este módulo está inmerso tanto en la web pública como privada de la empresa a través de vínculos de interés, donde se crea un directorio de enlaces a otros sitios web relacionados.

5.4.5. Control de acceso

Debido a que el portal consta de un módulo privado, es necesario implementar un sistema de control de acceso que permita únicamente a usuarios autenticados por el administrador de la aplicación puedan ingresar al portal corporativo, además dicho control de acceso estará complementado con menús que permite a los usuarios registrados a acceder a funcionalidades exclusivas de cada uno de los perfiles autorizados. Básicamente la solución propuesta ofrece un sitio web dinámico donde prima la gestión de contenido, en la cual se puede acceder a la información a través de consultas sencillas donde los diferentes tipos de usuarios pueden efectuar los siguientes procedimientos: El perfil no registrado o público una vez acceda al portal web de TORRECAFE AGUILA ROJA tiene la opción de:

Conocer la historia de la empresa, plantas de producción, Café Águila Roja

en Colombia, políticas de calidad y valores corporativos.

Consultar el portafolio de la compañía.

Contactar servicio al cliente y ofrecer sugerencias.

Reservar eventos publicitarios de la compañía.

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Consultar opciones de empleo a través de convocatorias virtuales.

El perfil privado para asesores de la compañía, tiene la capacidad de gestionar procesos corporativos a través de la gestión de contenido tales como:

Consultar comunicados o memorandos.

Consultar ruteros de ventas.

Consultar indicadores de ventas.

Aprender a través de vínculos de interés como noticias económicas,

estrategias de mercado, videos de crecimiento personal etc.

Gestionar encuestas de gestión de calidad.

Consultar base de datos de zonas trabajadas y clientes activos.

Gestionar todos los procesos de gestión del sistema de calidad Norma ISO

9001:2008.

5.5. RECURSOS SOFTWARE Los recursos software descritos a continuación definen la importancia del diseño y desarrollo del prototipo web así como también su funcionamiento. Los entornos de programación seleccionados son los siguientes:

CSS u Hoja de estilo en cascada (Cascading Style Sheets), lenguaje usado

para definir y crear la presentación de un documento escrito en HTML y

HTML (HyperText Markup Language) o lenguaje de marcas de hipertexto,

el cual hace referencia al lenguaje para elaboración de páginas web, dichas

herramientas son utilizadas para el diseño de la aplicación.

JavaScript lenguaje de programación orientado a objetos, utilizado del lado

del cliente permitiendo crear efectos dinámicos en páginas web y PHP

(PHP Hypertext Pre - processor) lenguaje de programación diseñado para

el desarrollo web de contenido dinámico para el motor de la aplicación, son

utilizados para el motor de la aplicación.

MySQL (Sistema de gestión de bases de datos relacional, multihilo y

multiusuario), utilizado para el sistema de base de datos.

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Igualmente se toma como apoyo a la implementación del portal web las siguientes herramientas software: DREAMWEAVER, aplicación destinada a la construcción, diseño, edición de sitios y aplicaciones web. XAMPP, servidor independiente de plataforma de código abierto, caracterizado por ser una herramienta de desarrollo que permite probar la aplicación en un ordenador sin necesidad de estar conectado a internet. 5.6. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES El plan estratégico de sistemas de información para TORRECAFE AGUILA ROJA tiene como objeto de estudio establecer una guía organizada con un conjunto de soluciones estratégicamente diseñadas para lograr el desarrollo integral de la organización y por ende satisfacer las necesidades del consumidor potencial. Se considera como un complemento ideal a la suma de soluciones planteadas en el PSI, el diseño e implementación de un prototipo funcional de “PORTAL WEB CORPORATIVO”, el cual se considera un entorno interactivo de entrada a internet donde se organizan y se concentran contenidos de la compañía, y que a su vez se enfoca en el tratamiento de información convirtiéndose en una prolongación de la intranet de la organización, en la cual se potencia el acceso a la información de la empresa, contacto con clientes y gestión de material de trabajo para el personal operativo, protegiendo así la integridad de la información. Así mismo, dicho prototipo ofrece entornos interactivos para clientes públicos y clientes privados, de tal manera que por un lado el portal se constituye con información estática como información de la empresa, contactos, mapa de sitio entre otros…, y por el otro lado información dinámica referente a publicación de noticias, gestión de reservas de eventos publicitarios, programación de rutas para asesores de ventas, vínculos de interés e información importante para empleados de la compañía. Es así como la información que requiere gestión de contenido es tratada en una base de datos la cual garantiza un sistemas organizado de archivos que a su vez necesita de un perfil de usuario.

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Debido a la multiplicidad de contenido es necesario contar con la figura del perfil de administrador, el cual se encargará de la gestión de perfiles y derechos de usuarios, con la capacidad de cambiar las funcionalidades de los usuarios a través de la base de datos, correspondientes a la administración de categorías, enlaces y ajustes. El funcionamiento adecuado del portal web requiere de 4 perfiles de usuario (usuario no registrado, usuario registrado, usuario gestor de contenidos y administrador), cada uno con requisitos funcionales específicos. Cada perfil de usuario cuenta con un nivel de privilegios los cuales van aumentando de acuerdo a la capacidad funcional de cada uno de ellos, como se muestra en la Ilustración No. 26.

Nivel 1: Forma parte el usuario no registrado, el cual puede acceder a la información pública de la organización, así como también opinar y contactar servicios de valor agregado.

Nivel 2: Formado por el usuario registrado y el usuario gestor de contenidos, los cuales tiene la capacidad de gestionar formularios.

Nivel 3: El administrador es el perfil con mayor privilegio, teniendo en cuenta que además de acceder a sus funcionalidades, podrá manipular las funcionalidades del primer y segundo nivel.

Ilustración 29. Perfiles de Usuario.


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La relación de nivel de privilegios para cada uno de los usuarios define el alcance de cada usuario y la gestión adecuada de contenido, para ello se describe el funcionamiento específico de cada uno de los perfiles. 5.7. USUARIO NO REGISTRADO Este tipo de usuario, tendrá acceso a la parte pública del portal, el cual deberá cumplir los siguientes requerimientos.

Acceso al contenido público: Este tipo de usuario tendrá la capacidad de

acceder a todos los módulos que no necesitan autentificación a fin de

consultar información referente de la empresa.

Consulta catálogo de productos: El portal web permite consultar el

catálogo de productos que ofrece la compañía.

Gestión de eventos: El portal ofrece interacción del usuario con la

compañía, de tal manera que un cliente activo de la organización puede

solicitar a través de un módulo de reservas un evento publicitario para su

negocio, logrando efectividad en la gestión de dicho proceso.

Convocatorias de empleo: Este módulo permite a los visitantes del portal

enviar sus hojas de vida al banco de empleo de la compañía, con el fin de

que participen en las vacantes existentes, además de comprender en

primera instancia todos los temas de interés relacionados con el

funcionamiento de la misma.

5.8. USUARIO REGISTRADO Para este caso, el usuario registrado hace referencia al empleado de TORRECAFE AGUILA ROJA, el cual es validado únicamente por el administrador de la aplicación, con el fin de garantizar parámetros de seguridad y así evitar que cualquier persona registre sus datos e ingrese fácilmente al portal corporativo que es de uso exclusivo para empleados.

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5.9. USUARIO GESTOR DE CONTENIDOS Una vez autenticado el usuario gestor de contenidos podrá realizar las siguientes tareas:

Agregar noticias a través de modulo para que los otros usuarios puedan

consultarlas, así mismo podrá editar noticias existentes en la base de datos,

rectificar o añadir información a la misma.

Este tipo de usuario tiene el privilegio de agregar a la base de datos la

programación de rutas o ruteros de los asesores de ventas, así como

también comunicados o circulares.

Tiene la capacidad de consultar y modificar la reserva de eventos

publicitarios gestionada por los usuarios públicos, en caso de que los

directivos de la compañía tengan cambios de última hora.

5.10. USUARIO ADMINISTRADOR Se encarga de controlar las funcionalidades de los usuarios inferiores además de cumplir con los siguientes requerimientos: El administrador será el encargado de autentificar a los empleados de la compañía, añadiéndolos a la base de datos para que puedan acceder al portal corporativo. Cuenta con la capacidad de añadir funciones nuevas a los usuarios de niveles inferiores en caso de que sea necesario. El usuario administrador tiene libre acceso a la base de datos, lo que significa que puede gestionar acontecimientos que sucedan durante el funcionamiento de portal, tales como dar de baja a usuarios y eliminar contenidos.

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5.11. DIAGRAMAS DE CASOS DE USO Para describir adecuadamente la funcionalidad de la aplicación web, se utiliza la diagramación de casos de uso, los cuales muestran detalladamente el comportamiento de los actores que interactúan en el sistema, así como también la relación con otros elementos. En este orden de ideas el propósito es describir la comunicación y el comportamiento del portal mediante su interacción con los usuarios, por consiguiente se muestran a continuación los casos de uso para cada uno de los perfiles. Ilustración 30. Usuario gestor de Noticias.


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Ilustración 31. Usuario Administrador.


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Ilustración 32. Usuario Registrado.

Fuente: elaboración propia. Ilustración 33. Usuario No registrado.

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Fuente: elaboración propia. Ilustración 34. Usuario Gestor Contenido.

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Fuente: elaboración propia. 5.12. DIAGRAMAS DE SECUENCIA Muestran la interacción de los objetos involucrados en la aplicación web a través del tiempo, de esta manera examina la descripción de los casos de uso para determinar que objetos son necesarios para la implementación del escenario. A continuación se muestran los diagramas de secuencia para los requerimientos funcionales de cada perfil de usuario:

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Ilustración 35. Log-in.

Fuente: elaboración propia. Ilustración 36. Insertar Noticia.


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Ilustración 37. Consultar Catalogo.


Ilustración 38. Consultar Noticia.


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Ilustración 39. Usuario Gestor Contenido.


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Ilustración 40. Gestionar rutas.

Fuente: elaboración propia. 5.13. JUSTIFICACIÓN ENTORNOS DE DESARROLLO La implementación del prototipo web implica la utilización de varios entornos de desarrollo, los cuales se trabajan de manera simultánea y que a su vez deben garantizar compatibilidad entre ellos. Es así como se describe a continuación cada uno de los entornos de desarrollo utilizados en la implementación de dicho prototipo: HTML: Lenguaje empleado para el desarrollo de páginas web, compuesto por una serie de etiquetas que el navegador interpreta y que a su vez da forma en la pantalla, permitiendo al usuario obtener información de manera sencilla y de forma atractiva. CSS: Este lenguaje usado para definir y crear la presentación de un documento estructurado en HTML, es un complemento ideal, el cual permite la creación de diversas etiquetas que logran definir el desarrollo del portal. Este entorno permite

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crear un diseño para la aplicación web que cumpla con los requerimientos establecidos en el proyecto. JavaScript: Lenguaje de programación interpretado, dinámico y orientado a objetos, el cual permitirá crear funciones que se requieren en la aplicación, de tal manera que su uso dentro del desarrollo del portal se basará principalmente en funciones de validación. PHP: Lenguaje de código abierto, adecuado para el desarrollo web, el cual puede ser incrustado en HTML, igualmente permitirá gestionar la parte dinámica de la aplicación.

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7. CONCLUSIONES

Existe una brecha entre el enfoque teórico de los sistemas de información y la realidad práctica encontrada en TORRECAFE AGUILA ROJA, la diferencia radica en que los sistemas de información adquiridos por la compañía, no fueron sometidos a un análisis riguroso de funcionalidad, control de usuario, información del sistema, accesibilidad, coherencia, prevención de errores y arquitectura tecnológica, incluso, no se detectó un plan de trabajo donde se atendieran las prioridades encontradas en la operación diaria de cada uno de los departamentos. Por esta razón la propuesta planteada para TORRECAFE AGUILA ROJA se enfoca en el diseño e implementación de una estructura de sistemas a mediano plazo, que involucre todos los aspectos de la empresa y que parta de un Plan Estratégico de Sistemas de Información, donde se planifique los proyectos establecidos de tal manera que cumplan con los requerimientos de la organización en tiempos oportunos de implementación.

Los sistemas de información deben concebirse como una herramienta que conducen a la productividad de una empresa, ya que su correcta gestión garantiza la reducción de costos y el aumento de las ventas, mediante la optimización de los recursos, de esta manera es importante comprender que el invertir en sistemas de información es invertir en rentabilidad y productividad a mediano plazo, lo que conllevará al desarrollo integral de la compañía.

Es importante que los directivos de la compañía participen en el diseño e implementación de los sistemas de información, ya que esta tarea no debe ser exclusiva del departamento de sistemas, puesto que para el desarrollo de este diseño deben tenerse en cuenta tanto las necesidades reales de la empresa, como los planteamientos estratégicos de la misma y hacia dónde se quiere llegar.

El éxito de un sistema de información radica en la participación activa de los usuarios del sistema para el desarrollo e implementación de dicha herramienta, ya que de ahí nacen los verdaderos requerimientos del sistema, de acuerdo a las necesidades encontradas por cada uno de los usuarios.

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Los sistemas de información adquiridos por la compañía, deben ser flexibles, de tal forma que permitan adaptarse para atender los cambios del mercado y de igual forma contemplen factores externos a la compañía. No pueden limitarse a la información que se genere de la empresa, sino que además debe entender la influencia de factores externos sobre el negocio.

La intervención en tecnologías de la información (sistemas de información y sistema de telecomunicaciones), es de prioridad atender en las instalaciones de TORRECAFE AGUILA ROJA – AGENCIA PEREIRA, porque el tratamiento adecuado de la información conlleva a la productividad y fortalecimiento de la marca.

La definición de la arquitectura tecnológica describe un modelo abierto, en el cual todos los actores involucrados pueden tomar varias opciones que se ajusten a los objetivos propuestos en el PSI.

Una vez se ejecute el plan de sistemas de información, TORRECAFE AGUILA ROJA fortalecerá su imagen corporativa a través de tecnologías de la información y las telecomunicaciones enmarcadas en una estructura organizada de un plan estratégico que brinda un camino seguro hacia el desarrollo integral de la organización.

8. RECOMENDACIONES Torre Café Águila Roja viene adelantando el sistema de gestión de calidad, Norma ISO 9001:2008, como estructura operacional de trabajo, en una serie de

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actividades coordinadas que se trabajan sobre recursos, procedimientos, documentos, estructura organizacional y estrategias, para lograr la calidad de los productos y servicios que se ofrecen al cliente, de esta manera dichos elementos influyen en la satisfacción de un consumidor final y el logro de los resultados deseados por la organización, es por ello la importancia de tener en cuenta el control adecuado de la información soportada de manera eficaz y eficiente por un plan de sistemas de información que direccione el desarrollo tecnológico de manera viable y oportuna, que a su vez garantice el fortalecimiento y permanencia de la marca en el mercado. El plan estratégico de sistemas de información, para Café Águila Roja, tiene como objetivo la realización de una guía organizada y bien definida, que brinde unas especificaciones y requerimientos acertados, que conlleven al aumento de la productividad, a través de procesos organizados y herramientas bien definidas que permitan obtener resultados en tiempo oportuno, todo esto debido al mundo dinámico y cambiante de las ventas. En este orden de ideas es importante analizar las prioridades que se evidencian en la operación diaria de la compañía, las cuales giran en torno a la venta, lo que significa que en primera instancia El plan de sistemas de información contemplaría la opción de implementar un sistema de ventas en línea, lo que garantiza productividad y efectividad de recursos, igualmente canalizar toda esta gestión a través de un portal corporativo que permita a los empleados de la compañía, asesores comerciales, promotoras de mercadeo y personal administrativo, gestionar la información a través de dicho portal, facilitando el diligenciamiento de formatos del Sistema de Gestión de Calidad y por ende mejorar la calidad de vida. El direccionamiento estratégico de la compañía y por ende el departamento de sistemas debe asegurarse de las evaluaciones y revisiones periódicas al plan, a través de un seguimiento estricto de las actividades y tareas propuestas en el PSI, de tal manera que se pueda medir el cumplimiento de los objetivos.

ANEXOS

Manual de usuario prototipo web.

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Página 156

9. BIBLIOGRAFIA – WEB GRAFIA

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Proyect Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK 2008). Fourth Edit. Pensylvania, Estados Unidos: PMI, 2008.

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Datos Técnicos Guía De Los Fundamentos De La Dirección De Proyectos PDF SBN: 9781933890722 4ta Edición.

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