Plan de Comunicaci-n

8/15/2019 Plan de Comunicaci-n

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Proyecto:

MIES

Centro: Cód. Centro:

Unión EuropeaFondo Europeo de

Desarrollo Regional

Tipo Docum.:

Informe

Título:

Plan de Comunicación

Autor: ICM Versión: V16 Fecha: 20/04/2009

“Una manera de hacer Europa ”

Plan de Comunicación_MIES_V17.doc Página 1/18


PROYECTO PARA LA MODERNIZACIÓN DE LASINFRAESTRUCTURAS DE LAS REDES DE COMUNICACIONES DE

LOS CENTROS DE ENSEÑANZA SECUNDARIA (MIES)


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1 OBJETO DEL DOCUMENTO

El objeto del presente documento es establecer el Plan de Comunicación a implementar en el Proyecto para

la Modernización de las Infraestructuras de las Redes de Comunicaciones de los Centros de Enseñanza

Secundaria (MIES).

El Plan de Comunicación describe el modelo de comunicación entre los participantes del proyecto,

principalmente el Centro, con el que se conocerá la información sobre el proyecto y ayudará a planificar las

diferentes actividades en las sucesivas fases del Proyecto.

En los anexos (apartado 4) se adjuntan los diseños de los materiales a entregar.


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2 PLAN DE COMUNICACIÓN

2.1 OBJETIVO

El objetivo del Plan de Comunicación es definir el modelo de comunicación que se utilizará durante la

ejecución del Proyecto en cada uno de los Centros. Esta ejecución se realizará en dos Fases:

•

Fase I: Consiste en el registro de la situación actual y de la propuesta de la solución para cada uno delos Centros (Informe de Diagnóstico). Esta propuesta tendrá que ser validada por cada uno de los

Centros como se indicará más adelante.

• Fase II. Consiste en la ejecución y realización del Proyecto de Modernización de las Infraestructuras

de las Redes de Comunicaciones de los Centros de Enseñanza Secundaria (MIES) , particularizado

para cada Centro. El fin de esta fase tendrá como conclusión la finalización del proyecto en el Centro.

2.2 DESCRIPCIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO

Se trata de un proyecto a dos años que modernizará las infraestructuras de las redes de comunicaciones de

los Centros de Educación Secundaria de la Comunidad de Madrid.

Los objetivos generales del Proyecto de Modernización y Mejora de las de las Redes de Comunicaciones de

los Centros son:

• Crear una red personalizada e integrada en cada Centro: Modernizar y reorganizar las actuales

instalaciones de las redes de comunicaciones de voz y datos de los Centros y extender su

implantación al resto de edificios, aulas, departamentos y dependencias, con la instalación de los más

avanzados sistemas de cableado estructurado.

• Dotar a cada Centro de un nodo de comunicaciones único, denominado Recinto TIC , que agrupe el

equipamiento de la Red Educativa y de la Red de Administración y donde finalicen sus servicios los

operadores de telecomunicación.

• Facilitar el despliegue de las redes locales Ethernet dentro de las dependencias de los Centros

mediante la modernización y adecuación de la electrónica de red.

• Dotar a cada Centro de Puntos de Acceso WiFi.


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• Homogeneizar tecnologías y sistemas que conforman las redes de los diferentes Centros mejorando

la gestión de la explotación, y optimizando el mantenimiento, la supervisión, administración e

inventario de las redes.

• Reducir costes de operación y mantenimiento.

• Facilitar la introducción de nuevos servicios de banda ancha, incrementando la velocidad de trabajo y

los servicios de red en los Centros: VoIP, Gigabit Ethernet y servicios de video.

• Mejorar la calidad de servicio y minimizar las incidencias de las redes de cable para reducir los

tiempos de inactividad.

• Sentar las bases para futuras ampliaciones mejorando las comunicaciones entre dependencias.

2.3 AUDIENCIA

El Plan de Comunicación garantizará que todos los colectivos afectados dispongan de la información

necesaria que permita conocer el alcance, contenido, implicación, beneficio y duración del mismo.

Se identifican los siguientes grupos que requieren comunicación o instrucciones específicas:

• Dirección de los Centros de Educación Secundaria: Dispondrán de la información necesaria que

asegure la máxima colaboración e implicación en la ejecución del Proyecto.

• Profesorado: Dispondrán de información genérica sobre el Proyecto en lo que afecta al Centro.

• Alumnos de los Centros y sus familias: Dispondrán de información genérica sobre el Proyecto en

lo que afecta al Centro.

• Ciudadanos: Dispondrán de información genérica sobre el Proyecto en el marco general de las

iniciativas de mejora de la enseñanza.

• Consejería, DGIS y DAT: Recibirán información detallada del Proyecto para poder atender lascuestiones que les planteen los Centros.

• ICM: Diseñará y supervisará la ejecución del Proyecto.

• Adjudicatario Lote 1: Como ejecutores del Proyecto en la Fase I, identificarán un interlocutor único

con el Centro para dicha fase.

• Adjudicatarios Lote 2 y 3: Como ejecutores del Proyecto en la Fase II, identificarán un interlocutor

único con el Centro, de su ámbito de actuación , para dicha fase.


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2.4 MENSAJES CLAVE

Este Plan de Comunicación propone unos mensajes clave para audiencias o colectivos específicos en

función de cuál sea el papel que desempeñan en el Proyecto.

En algunos casos se trata de mensajes que requieren una acción específica por parte de la audiencia a la

que va dirigido y en otros casos serán de carácter informativo:

• Mensajes genéricos sobre los beneficios del Proyecto : se hará de forma genérica para todos los

ciudadanos a través de la Página Web www.madrid.org y a través de las notas de prensa sobre los

planes y actuaciones que se emitan periódicamente en este espacio Web.

• Información del objetivo y alcance del Proyecto : La Consejería de Educación enviará al comienzo del

Proyecto un comunicado oficial a los Directores de los Centros con el contenido básico del mismo.

• Colaboración y participación de la Dirección de los Centros : Las responsabilidades o actividades a

realizar por los Centros son:

Identificar dentro de su personal al Responsable para la implantación del Proyecto.

Perfil:

− Que conozca bien la infraestructura TIC actual del Centro.

− Con capacidad para tomar decisiones en relación con las TIC.

− Con capacidad para informar y consensuar en todo momento las decisiones con el Equipo

Directivo.

Funciones:

− Actuará como interlocutor único del Centro con ICM, con la Consejería y con la DAT (quienes a

su vez también definirán únicos interlocutores).

− Realizará el seguimiento y coordinará las actuaciones correspondientes.

− Informará del estado del proyecto al director del Centro, identificando las acciones necesarias,

para su buen desarrollo.

− Facilitará el inventario de PCs existentes en el IES clasificados por departamentos (se

entregará un documento al respecto para rellenar por el responsable designado), previo a la

visita de toma de datos.

− Autorizará la visita de todas las dependencias del IES, durante la toma de datos.


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− Estará presente durante la toma de datos para facilitar información técnica complementaria

que se precisa para la elaboración de los documentos de proyecto, p.e.: Estructura y topología

de la redes existentes: Administrativa y Educativa, etc.

− Autorizará, previo a la elaboración del Informe de Diagnostico, la ubicación del Recinto TIC y

las obras singulares, especialmente aquellas que requieren licencia del Ayuntamiento en el

interior y exterior del Centro.

− Informará sobre las necesidades especiales que pueda tener el Centro (si las necesidades

exceden los criterios de alcance del proyecto deberán ser sometidas a la Jefatura del Proyecto

y a la Consejería de Educación).

− Informará acerca de otras Organizaciones que puedan estar alojadas en el Centro.

Facilitar a ICM las labores de instalación y despliegue de infraestructuras y comunicaciones por

parte del Responsable o de las personas que por delegación él designe, estas estarán informadas

sobre las actuaciones a realizar.

En caso de que se dispongan de planos más actualizados a los entregados, facilitar una copia a

ICM, preferentemente en formato digital.

Planificar y concertar horarios excepcionales, fuera del horario escolar, para optimizar las

molestias al personal del Centro.

Validaciones necesarias dentro del Proyecto:

− Fase I: Validar el Informe de Diagnóstico (necesidades del Centro).

− Fase II: Aceptación de la finalización de la ejecución en el Centro.

Asistencia a la presentación del Plan de Ejecución.

Identificación de la ubicación del cartel informativo.

Identificación de la ubicación de la placa explicativa permanente.

Cumplimentación de la encuesta de satisfacción.

Potenciar el uso de las infraestructuras entre el personal del Centro, identificando las acciones

necesarias (internas y externas).

• Programación de actividades : Ver Flujo de Procesos del Proyecto en el apartado 2.5.


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2.5 FLUJO DE PROCESOS DEL PROYECTO MIES QUE AFECTAN A LOS CENTROS

El Flujo de Procesos del Proyecto se adjunta en el apartado 4.1.

2.6 MÉTRICAS

En este apartado se describe cómo medir el éxito de la comunicación. Asimismo, se pretende recoger la

opinión proporcionada por los Centros para mejorar la ejecución de los proyectos siguientes.

Las preguntas que se plantearán al director del Centro o a quien éste delegue son:• ¿Fue informado adecuadamente del alcance del Proyecto ejecutado en el Centro?

• ¿Se han cumplido los plazos establecidos?

• ¿Sus interlocutores estaban bien definidos?

• Si lo ha solicitado, ¿ha sido debidamente informado de la evolución del Proyecto ejecutado en el

Centro?

• ¿Ha cubierto sus expectativas el Proyecto ejecutado en el Centro?

• ¿Qué comentarios o sugerencias tiene sobre cualquier aspecto del Proyecto ejecutado en el Centro?

La encuesta de satisfacción se adjunta en el apartado 4.2.

2.7 OTRA INFORMACIÓN RELEVANTE

Este punto refleja aspectos del Plan de Comunicación que no han sido tratados en puntos anteriores. Estos

son: los instrumentos de comunicación, las recomendaciones para la elaboración de los materiales y los

contactos de las personas que participan en el Proyecto.

2.7.1 INSTRUMENTOS DE COMUNICACIÓN

Aquí se presentan los instrumentos o medios de comunicación que se van a emplear en la ejecución del

Plan de Comunicación.

• Página Web / Nota de prensa.

• Correo electrónico / Envío postal.

• Presencial.


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• Cartel.

• Placa Explicativa Permanente.

2.7.2 ELABORACIÓN DE MATERIALES

A continuación se describen los materiales a entregar durante la ejecución del Plan de Comunicación.

2.7.2.1 CARTA DE PRESENTACIÓN A LOS DIRECTORES DE CENTRO

La Consejería de Educación enviará una carta donde definirá el objetivo del presente proyecto, las

actuaciones que serán necesarias por parte de los Centros y los distintos hitos que formarán parte del

proyecto.

Los mensajes que se incluirán son:

• Informar del alcance del Proyecto.

• Los beneficios que supone el Proyecto para los Centros.

• La necesidad de colaboración por parte de los Centros.

• Enfatizar el mensaje de que se trata únicamente de la parte de infraestructuras de las redes de

comunicaciones del Plan de Mejora y Modernización de Tecnologías de la Información y la

Comunicación en los Institutos de Educación Secundaria.

Esta carta se enviará junto con la Guía Rápida (ver apartado 2.7.2.2).

2.7.2.2 GUÍA RÁPIDA PARA LOS DIRECTORES DE LOS CENTROS

Junto con la carta anterior se entregará una Guía Rápida que incluya información resumida sobre:

• Objetivo del Proyecto.

• Fases del Proyecto.

• Duración de las Fases del Proyecto.

• Contacto del Centro de Atención al Usuario y reseña a las Direcciones de Área Territoriales (DAT).

• Acciones a realizar por el Centro.

Esta Guía Rápida se entregará en papel, plastificado y en tamaño A4. En el apartado 4.3 se adjunta el

diseño de esta Guía.


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2.7.2.3 CARTEL

Con el propósito de comunicar, a los profesores y alumnos del Centro en el que van a ejecutar las obras, el

objeto del proyecto, se requiere la instalación por parte del adjudicatario del Lote 2 o 3, según corresponda,

de un cartel informativo donde se informe de las actuaciones que se van a realizar.

Este cartel será instalado antes de iniciar la ejecución en el Centro. Será responsabilidad de los

adjudicatarios de los Lotes 2 y 3 garantizar que el cartel estará visible durante el tiempo que dure la

ejecución de la operación.

Se ha de colocar un cartel, tamaño A2 y con calidad de imprenta, en lugar visible y donde determine elResponsable del Centro. Preferentemente, se ubicará en la entrada del edificio principal de cada Centro.

En el apartado 4.4 se adjunta el diseño de este cartel.

2.7.2.4 PLACA EXPLICATIVA PERMANENTE

Antes de finalizar la ejecución, el adjudicatario del Lote 2 o 3, según corresponda, deberá instalar una placa

explicativa permanente en el Centro, en lugar visible y donde determine el Responsable del Centro.

Preferentemente, se ubicará en la entrada del edificio principal de cada Centro.

La placa deberá ser de metacrilato y tamaño A4, y fijada en la pared. Se personalizará con el nombre del

Centro correspondiente y el mes y año de finalización de la ejecución. En el apartado 4.5 se adjunta el

diseño de la misma.

2.7.3 CONTACTOS

• CONSEJERIA DE EDUCACIÓN:

Jefe de Servicio DGIS: José Quirino Vargas.

Asesor Técnico Docente: Isabel Barquero Palacios.

Asesor Técnico Docente: Ismael Senés.

• DAT / DGIS:

Capital :

− Asesor Técnico Docente: Javier Zabala Camarero-Núñez.

− Asesor Técnico Docente: Carmen Arriero Villacorta.


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Norte : Asesor Técnico Docente: Fernando Fuentes Notario.

Sur : Asesor Técnico Docente: José Ángel Navarro Piera.

Este : Asesor Técnico Docente: Mª Jose Ovejero Molero.

Oeste :

− Asesor Técnico Docente: Jesús Trejo Fernández.

− Asesor Técnico Docente: Francisca García Bernal.

•

CENTROS 1 a n: Responsable del Centro.

• ICM:

Jefe de Proyecto: Ramiro Antonio Fernández Toral.

Responsable Técnico: Carlos Nuevo Gonzalo.

Responsable Calidad: Juan Contreras Navas.

• ADJUDICATARIO LOTE 1:

Jefe de Proyecto: Julio Vázquez.

Responsable de Ingeniería: Félix Martín Gallego.

Responsable de la Oficina Técnica: Ignacio Martí Pascual del Pobil.


Director de Obra: Fernando Díaz – Zorita González.


Director de Obra: Israel Antolín Menayo.


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3 CALENDARIO DE COMUNICACIÓN

A continuación, se indican en las tablas siguientes el calendario de comunicaciones definidas en los

apartados anteriores de este Plan de Comunicación.

3.1 COMUNICACIONES EN LA FASE DE ELABORACIÓN DEL PROYECTO

TÉCNICO (FASE I)

Ítem / AcciónObjetivo del

MensajeAudiencia

Vehículo o Medio

de Comunicación

Fecha de envío

/ FrecuenciaResponsable Estado

Comunicar Objetivo y Beneficios del

Proyecto

Informativo Ciudadanos Página Web/ Nota de

Prensa:

www.madrid.org

Al comienzo del

Proyecto

Consejería

Enviar comunicado: Carta de

Presentación y Guía Rápida

Informativo Directores de

los Centros

Correo-e y/o papel A definir por la

Conserjería

Consejería

Fijar, Comunicar y Confirmar la fecha

de Toma de Datos

Identificar Interlocutor Único para la

Fase I.

Acción requerida Responsable

del Centro y

AdjudicatarioLote 1

(Gestión)

Correo-e y Teléfono 2 semanas

antes de la

planificaciónfijada por el

Proyecto

Adjudicatario

Lote 1

Enviar el Informe de Diagnóstico Acción requerida Responsables

de los Centros

y DAT

Correo-e Máx. 2 semanas

después de la

Toma de Datos

Adjudicatario

Lote 1 / ICM

Aceptar el Informe de Diagnóstico Acción requerida Adjudicatar io

Lote 1, ICM y

DAT

Correo-e Máx. 2 días Responsable

del Centro


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3.2 COMUNICACIONES EN LA FASE DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO TÉCNICO

(FASE II)

Ítem / AcciónObjetivo del

MensajeAudiencia

Vehículo o Medio

de Comunicación

Fecha de envío

/ FrecuenciaResponsable Estado

Fijar y Comunicar la fecha de

Inicio de la Ejecución

Identificar Interlocutor Único para

la Fase II.

Acción requerida Responsable del

Centro y

Adjudicatario Lote 1

Correo-e 2 semanas

antes de la

planificación

fijada por el

Proyecto

Adjudicatario

Lote 2 o 3

Presentar el Plan de Ejecución Informativo Responsable del

Centro y


Presencial Primer día de la

Ejecución

Adjudicatario

Lote 2 o 3

Colocar Carteles Informativo Alumnos, Padres,

Profesorado,

Dirección del Centro

Carteles Antes del inicio

de la Ejecución

Adjudicatario

Lote 2 o 3

Colocar la Placa Explicativa

Permanente

Informativo Alumnos, Padres,

Profesorado,

Dirección del Centro

Placa Al término de la

Ejecución

Adjudicatario

Lote 2 o 3

Validar el Fin de Ejecución Acción

Requerida

ICM / Adjudicatario

Lote 1

Papel Al término de la

Ejecución

Responsable

del Centro

Entregar la Encuesta de

Satisfacción

Acción

Requerida

Responsable del

Centro

Correo-e o Papel Al término de la

Ejecución

Adjudicatario

Lote 2 o 3

Cumplimentar la Encuesta de

Satisfacción

Acción

Requerida


o 3

Correo-e o Papel Al término de la

Ejecución

Responsable

del Centro


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4 ANEXOS

4.1 FLUJO DE PROCESOS DEL PROYECTO MIES QUE AFECTAN A LOS CENTROS

FLUJO DE PROCESOS QUE AFECTAN A LOSCENTROS - PROYECTO MIES

4 s e m a n a s

1 a 6 m e s e s

8 s e m a n a s

ICMCENTROS, DGIS Y

DATCONSEJERÍA DE

EDUCACIÓN

INICIO

REALIZAR TOMADE DATOS

REALIZARINFORME DE

DIAGNÓSTICO

¿ESCORRECTO?

NO (2 días para validar)

SI (2 días para validar)

PRESENTARPLAN DE

EJECUCIÓN

EJECUCIÓN

ENVIARDOCUMENTACIÓN

ENCUESTA DESATISFACCIÓN

DOCUMENTACIÓNFINAL

FIN

ENVIAR CARTA YGUÍA RÁPIDA

REALIMENTACIÓN

VALIDACIÓN YCONTROL

ACORDAR CITAPARA TOMA DE

DATOS

COMUNICAR INICIODE EJECUCIÓN

FÍSICA DELPROYECTO

CERTIFICACIÓN FINAL

INICIARPROYECTO

COMUNICARVALIDACIÓN DEL

PROYECTO


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4.2 ENCUESTA DE SATISFACCIÓN


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4.3 GUÍA RÁPIDA PARA LOS DIRECTORES DE LOS CENTROS


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4.4 DISEÑO DEL CARTEL


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4.5 DISEÑO DE LA PLACA EXPLICATIVA PERMANENTE

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