Upload
grom12
View
1.599
Download
6
Embed Size (px)
Citation preview
10. PISANA KOMUNIKACIJA
ELEMENTI DOPISA
1. Zaglavlje (glava)- sadrži podatke o pošiljatelju dopisa- naziv poduzeća, sjedište - adresa, matični broj,
žiro račun, telefon, faks, (klasifikacijsku oznaku, urudžbeni broj), datum
- mogu biti gotovi (tipski) sa tipografijom i kućnom bojom organizacije
1
2. Podaci o primatelju- za koga, kome je namjenjeno- naziv poduzeća, ime i prezime osobe- adresa- može se posebno istaknuti osoba u organizaciji na
koji se dopis odnosi - n/p = na pažnju (n/r= na ruke)
3. Predmet- na što se dopis odnosi- bit, svrha- što kraći- npr: prijava na natječaj, ponuda za.. , preporuka- nije obvezan u svim formatima - kod dopisivanja
sa državnim službama
2
4. Tekst- uvod- glavni dio- završni dio
5. Potpis
6. Prilozi dopisu ako ih ima
3
OBLICI DOPISA (FORMA)
1. Američki oblik- svi dijelovi dopisa lijevo poravnati- vrijanta - zaglavlje u sredini- novi odlomak - dvostruki razmak (2 x enter)
2. Europski oblik- zaglavlje lijevo poravnato ( ili tipski na sredini -
simetrično)- primatelj - od sredine dopisa - poravnato s lijeva
na desno ili simetrično- novi odlomak uvučeno 2,5 cm (2 x tab)- potpis desno
3. Kombinacije ovih oblika - zaglavlje, primatelj, potpis 4
AMERIČKI OBLIK DOPISA 5
EUROPSKI IZGLED DOPISA 6
POSTAVKE ZA PISANJE TEKSTA RAČUNALOM:
- postavke stranice - margine 2,5 cm, lijevo, desno,
gore, dolje
- u slučaju nedostatka prostora smanjiti desno,
gore ili dolje (ne lijevo zbog odlaganja dopisa)
- obostrano poravnanje
- veličina fonta 12 standardno
- oblik fonta - jednostavni poslovni oblici (Arial,
Curier New, Bookman Old Style)
- boja fonta crno 7
8
- podebljano, kurziv ili podcrtano koristiti za isticanje, ali umjereno
- tabulator 1,25 cm
- prored do 1,5 za kraće dopise maksimalno 2
- nakon interpunkcije – razmaknica
- ne prelaziti u novi red sa enter ukoliko nije novi odlomak (program sam prelazi u novi red i raspoređuje znakove u retku)
Tipična pisma pišu se zbog:- prodaje ili kupnje proizvoda ili usluga- zapošljavanja, davanja otkaza- pregovaranja oko uvjeta prodaje- odgovaranje na upite ili žalbe
POREDAK IDEJA U PORUCI:- najvažnija teza na početak, sredina ili kraj ?- važne ideje staviti tamo gdje imaju najveći utjecaj- na početku i na kraju najviše se utječe na
pamćenje publike- nastojati zadržati pozornost publike u sredini
9
krivulja pamćenja publike
10
Pisma s dobrim vijestima
- publika je nestrpljiva i očekuje da čuje što imate za reći
- treba biti izravan i odmah na početku navesti dobre vijesti ili glavnu ideju - već u prvoj rečenici
"Poštovana gospođo Ivanković, naš se odbor danas sastao i jednoglasno odlučio zaposliti Vas kao voditeljicu ureda."
- glavni dio teksta treba pružiti detalje- ako uz dobre vijesti idu i negativne - sakriti ih u glavnom dijelu teksta
- npr. da se može ponuditi niža plaća od očekivane11
- pisma s dobrim vijestima mogu biti i:- prihvaćanje ponude za kupnju- nagrađivanje zaposlenika- pozitivna preporuka zaposleniku
- ton pisma treba biti prijateljski, topao
- pismo završiti pozitivno kako bi se zadržao opći dobar ton
12
Pisma s lošim vijestima
- traže više planiranja i razmišljanja
- cilj je javiti loše vijesti, ali ostati dobronamjeran- lošim vijestima pristupa se neizravno- treba započeti sa pozitivnom izjavom, a ako nije moguće sa neutralnom (za razliku od pisama sa dobrim vijestima)
- loše vijesti:- neuspješna prijava za posao- otkaz- odbijanje kredita, ponude- neispunjavanja molbe
13
- odbijanje treba ublažiti pozitivnom ili neutralnom uvodnom rečenicom- prije nego se kaže kandidatu da nije dobio posao, može se reći da je odbor dugo razmatrao njegove izuzetne kvalitete
- nakon što se "tampon rečenicom" otvori poruka sa lošim vijestima - navesti razloge ili objasniti postupke
- pismo završiti sa optimističkim pogledom u budućnost"Vaše podatke zadržat ćemo u našem odjelu za upravljanje ljudskim potencijalima i pozvati Vas ukoliko se ukaže potreba."
14
- ton treba prenositi poštovanje i ne bi smio optuživati
- koristiti impersonalne i pasivne konstrukcije u trećem licu
"Loše ste postupali sa aparatom".
"Čini se da se loše postupalo sa aparatom."
- izbjegavati "ne" i "odbijeno"
"Nismo u mogućnosti odobriti Vašu molbu.“
“Nikako ne želimo prihvatiti Vašu molbu.”
15
Pisma nagovaranja
- prodajna pisma, molbe za financiranje, molbe za uslugu, suradnju, resurse
- upoznati publiku
- osloviti publiku ako je moguće imenom
- neizravan pristup
- naći uvjerljive argumente
16
"Poštovani gospodine Ivaniš"
"Kao što već znate, mi smo specijalizirana tvrtka za ...Ponosni smo na kvalitetu naših... te ju nastojimo zadržati i unaprijediti."
"... imajući to na umu spremni smo Vam ponuditi..."
"Kao poticaj nudimo svojim najboljim klijentima 10% popusta na ...."
"Cijenimo Vaš posao i posvećeni smo ispunjavanju Vaših potreba za ....."
17
- manje formalan od dopisa- koristi se za slanje vrlo kratkih poruka- ako se radi o važnim informacijama, nakon e-maila slijedi papirnati oblik, osobno potpisan- osjetljive i povjerljive materijale ne bi trebalo slati e-mailom
- na e-mail upite očekuje se brz odgovor- provjeravati poruke da vas sugovornici ne čekaju predugo- ne slati velike priloge (attachment) bez prethodnog upozorenja primatelju
18
- e-mail se jeftino i jednostavno koristi
- ne zatrpavati ljude dodtnim informacijama šaljući reklame, trivijalne zahtjeve i odgovore
- kod odgovora na grupni e-mail paziti da se ne odgovori svim primateljima, osim ako to nije cilj
19
Životopis
- ključan dio svake ponude za zaposlenje
- prezentira profesionalna znanja i vještine
- obavještava poslodavca i o neprofesionalnim aktivnostima (hobiji, članstva, funkcije)
- zadaća životopisa uvjeriti poslodavca da kandidata X vrijedi pozvati na razgovor
20
21
- dobar životopis je:- istinit- pregledan- logičan- bez vremenskih "rupa"
- ne zamjera se odabir pojedinosti koje predstavljaju u boljem svjetlu
- neistinitost podataka - povod otkazu
- izrazi za pisanje nekih dopisa u prilogu -
Vježba 1:
Napišite ponudu osnovnoj školi Pitomača za školski namještaj koji proizvodi Vaša tvrtka "TVIN" iz Virovitice.
Vježba 2:
Napišite prema predlošku Vaš životopis.
22
23
Pitanja:
1. Koji su osnovni elementi (dijelovi) dopisa ?
2. Koji su osnovni oblici dopisa i po čemu se razlikuju ?
3. Objasnite krivulju pamćenja publike ? Kako ju koristiti prilikom pisanja dopisa ?
4. Kako pisati pisma sa lošim vjestima, a kako pisma sa dobrim vjestima ?
5. Koja su obilježja komunikacije e-mailom ?