PIRELLI ARGENTINA AUTOMATIZACIÓN DE PROMOCIONES

RESUMEN DEL PROYECTO

Fundada en Milán en el 1896 por Giovanni Battista Pirelli, Pirelli & C. SpA es una importante compañía

industrial con sede principal en Milán, Italia, dedicada a la fabricación de neumáticos y actualmente,

desde el 2011, es la única proveedora de neumáticos en la Fórmula 1.

En Argentina Pirelli sigue una estrategia comercial de promociones que incentivan la compra de

neumáticos a precios preferenciales dependiendo de la forma de pago o ciertas membresías que se

verifican en el punto de pago. Pirelli tiene un modelo de negocios indirecto a través de una red de

distribuidores revendedores. A efectos de verificar y acreditar los descuentos que se ofrecen a clientes

finales a través de los revendedores Pirelli estaba recibiendo entre 10,000 y 15,000 facturas de venta de sus distribuidores en papel por mes.

Estas facturas se procesaban por el departamento de promociones y marketing de manera manual,

consumiendo muchísimos recursos y generando una carga de trabajo repetitiva y de poco valor

agregado para el área. Era necesario tipear los datos de cada factura en grandes planillas para luego usar

los datos extraídos para poder calcular el descuento que se le daría a cada revendedor de un mes para el

otro, estos descuentos debían quedar contabilizados en SAP como notas de crédito antes del cierre del

mes. La interacción entre el área de gestión comercial y el área administrativa de finanzas estaba sufriendo; se invertía mucho tiempo en tareas no estratégicas.

Pirelli necesitaba automatizar el procesamiento de estos documentos para poder dedicar sus recursos a

tareas de mayor valor agregado, como analizar la performance de las diferentes promociones por

región, por tipo de producto, otros indicadores de performance comerciales y en general trabajar con los revendedores para estar más alineados.

SOCIO DE NEGOCIOS ELEGIDO Esker Inc. y su solución Esker On Demand para la automatización del ingreso de documentos con

tecnología OCR. Originalmente la solución presentada a Pirelli fue la de captura de facturas de

proveedores on demand (Cuentas por Pagar on Demand) integrada con SAP. Al notar la similitud del

proceso el personal de Pirelli rápidamente pidió que se desarrollara una solución custom basada en la funcionalidad mostrada de captura de facturas pero en este caso para un entorno de ventas.

MAGNITUD DEL PROYECTO, IMPACTO EN LA

ORGANIZACIÓN

Pirelli Argentina utiliza promociones con tarjeta de crédito u otras membresías como una importante

herramienta comercial. En el segmento de automóviles y camionetas livianas (aparte de equipo original)

un alto porcentaje de las ventas de Pirelli se efectúan por medio de este tipo de transacciones

bonificadas con descuento.

Es importantísimo para Pirelli calcular con alto grado de certeza el “refill” (el descuento a otorgarse a los

distribuidores en el mes siguiente al de la transacción realizada. Adicionalmente es importante tener la capacidad de auditar el procesamiento y el progreso de una campaña durante el progreso de la misma.

En el pasado Pirelli encargaba el análisis de la composición de las facturas y la carga manual de los datos

provenientes de facturas de clientes a personal fijo o temporal del área de marketing. Este proceso era tedioso, repetitivo y frecuentemente llevaba a cierres tardíos o problemas con los distribuidores.

Con la incorporación de una herramienta de automatización como Esker On Demand, el equipo de

marketing de Pirelli puede dedicarse a lo que mejor sabe hacer que es el desarrollo y la evaluación de

campañas de marketing asegurando el cumplimiento de todos los indicadores de performance importantes para el negocio.

PROCESOS A MEJORAR

Recepción procesamiento y almacenado de facturas de clientes (distribuidores) para efectos de

promociones. En algunos países desarrollados la práctica de los descuentos a través de “rebates” es muy común, en general.

La problemática en la que se encontraba Pirelli es que les insumía muchísimo trabajo la ejecución de

promociones vitales para su negocio; este trabajo mayormente manual era necesario para generar los

datos necesarios para emitir transacciones de negocios en SAP ERP. Pirelli ya había intentado sin

resultados delegar la gestión de este proceso de digitalización a sus socios de negocios (distribuidores)

que son los mas interesados en obtener el descuento mencionado al final del periodo en curso pero era

difícil conseguir esto por tratarse de un proceso de control y auditoria principalmente.

La iniciativa de automatizar este proceso hace posible a Pirelli incrementar actividades promocionales

sin que las mismas escalen directamente en los requerimientos de recursos administrativos ni degraden sus relaciones con distribuidores y si les permiten sacar mayor provecho de sus inversiones en SAP ERP.

Nota: se borronean los procesos comerciales específicos de Pirelli por proteger la confidencialidad.

CASO DE NEGOCIO

Pirelli ya había considerado hacer un outsourcing del proceso pero rápidamente lo descarto por la

naturaleza crítica de este proceso de negocio y por tratarse de información de gestión comercial de alta sensibilidad que solamente debería quedar en control de personal interno de Pirelli.

Actividades reemplazadas del esquema antiguo de trabajo:

- Captura de los documentos -> indexación con OCR

- Validación de la composición de la factura relativa a la promoción -> match automático

- Validación de la fecha de vigencia de las promociones -> match automático

- Impresión / Copias -> Enrutamiento electrónico - Almacenado físico -> Archive electrónico

Funcionalidades nuevas no contempladas con anterioridad:

- Workflow

- Aprendizaje de la nomenclatura de productos del cliente vs. SAP (material master)

- Recepción de los documentos en forma transparente (email / Esker Loader

- Separación de facturas enviadas en batch

- Confirmación automática (touchless) para documentos electrónicos

Otras funcionalidades de altísimo valor agregado omitimos por ser información confidencial de la gestión comercial de Pirelli.

ROI: Con el re-direccionamiento de los esfuerzos de tres empleados de marketing y la eliminación de la

gestión de papel dedicados a análisis y data-entry en el proceso de gestión de Promociones ya se daba

el repago de la solución en un periodo de 6 meses.

METODOLOGÍA

Esker utiliza el método Agile en la implantación de sus soluciones SaaS para otorgar a sus clientes el mayor valor posible con acceso a la solución en un cortísimo plazo.

Pirelli tuvo acceso al sistema en producción 6 semanas después de la firma del contrato.

Posteriormente se realizaron varios incrementos de desarrollo con funcionalidades adicionales (“user

stories”) requeridas por Pirelli. Algunas de estas funcionalidades apuntaron a un alcance mayor en el

proceso mientras que otras fueron necesarias para obtener un mayor grado de automatización o

extender el modelo de procesamiento a una base de clientes más amplia.

RESULTADOS OBTENIDOS (RAMPUP DE 6 MESES)

- Noviembre 2014 – Go Live

- + de 30% de empresas distribuidoras activos en la plataforma luego de tan solo 6 meses - + de 9.000 facturas procesadas en el sistema

Actualmente (9 meses de go-live) se procesan por vía automatizada la mayor parte de las facturas de

cliente generadas por distribuidores de Pirelli, constantemente se evalúa la posibilidad de incorporar

nuevos distribuidores a esta modalidad de trabajo.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL

PROYECTO

La adopción por parte de Esker de la metodología AGILE para sus ciclos de desarrollo de producto y sus

consultores de Servicios Profesionales, aseguran que tanto sus clientes como sus socios tecnológicos y

firmas colaboradoras sean capaces de obtener el máximo valor a lo largo de cada fase del suministro de la solución, en el período más corto posible.

En el caso de Pirelli Argentina implementamos una solución con funcionalidad básica en un tiempo de

cinco semanas para luego refinar distintos aspectos de la solución que introdujeron mejoras al proceso a

lo largo de seis meses de rampup. Durante cada iteración se evaluaron los criterios de ejecución del

proyecto, los beneficios de automatización alcanzados y se incorporaron nuevas funcionalidades gradualmente.

EQUIPO DE PROYECTO

La metodología AGILE promueve un entorno de adaptación, trabajo en equipo, auto-organización y rápido suministro que permite un alto nivel de involucración del cliente desde el principio de la planificación del proyecto.

Marketing Manager (Pirelli)

Trade Analysts 1 (Pirelli)

Trade Analysts 2 (Pirelli)

Project Manager (Esker)

Arquitecto de Solución (Esker)

Desarrollador Senior (Esker)

STAKEHOLDERS

Director Comercial

(Pirelli)

Gerente de Marketing (Pirelli)

SAP Manager (Pirelli)

Gerente de IT (Pirelli)

COMPLEJIDAD TÉCNICA

El proyecto no conlleva una gran complejidad técnica. El procesamiento y la gestión de los documentos se llevan a cabo en el ambiente SaaS de Esker (Esker On Demand) en la nube.

Al comienzo del proceso se reciben los documentos de distribuidores afiliados a Pirelli Argentina;

independientemente del mecanismo de recepción, los mismos se encaminan al ambiente Esker On

Demand para ser indexados y procesados de acuerdo a las reglas de negocios requeridas por Pirelli.

Al finalizar el procesamiento de los documentos y con la periodicidad requerida por Pirelli se notifica

mediante una interfaz XML a SAP el monto a ser acreditado para cada distribuidor por el periodo

correspondiente en concepto de promoción.

Los documentos originales siempre están disponibles en la plataforma Esker para ser consultados por eventuales auditores internos o externos que deseen validar que el crédito aplicado fue el correcto.

SOLUCIONES SAP IMPLEMENTADAS

Mientras que el proceso de captura, indexación, workflow y almacenado de los documentos sucede

fuera del SAP ERP, el último paso (resultado del proceso) alimenta una transacción del módulo de Sales

and Distribution (SD) de SAP ERP. Esto es una clase de condición de descuento de la facturación mensual

a distribuidores por parte de Pirelli.

RIESGOS Y OPORTUNIDADES

Riesgos:

- Incertidumbre con respecto al nivel de certeza del OCR

- Resistencia al cambio por parte de los proveedores

- Problemática de que los distribuidores envíen las facturas en forma correcta

- Temas de disponibilidad de recursos informáticos en algunos de los distribuidores más chicos

- Nivel de aceptación interna del nuevo proceso por el área de marketing - Cambios en el esquema de trabajo relativos a cambios regulatorios

Oportunidades

- Escalabilidad del nuevo proceso

- Eliminación de errores humanos de input

- Incremento en la visibilidad del proceso

- Aceleración en los cierres contables en SAP

- Mejores relaciones con proveedores por certeza en los créditos por promociones

- Transparencia en la gestión de los refills provenientes de las promociones (inclusive para auditorías internas)

ORGANIGRAMA

Director (Pirelli)

Analista Promos (Pirelli)

Analista Promos (Pirelli)

Gerente (Pirelli)

Manager SAP (Pirelli)

Gerente IT (Pirelli)

PM (Esker)

Consultor (Esker) Consultor (Esker)

CRONOGRAMA

DES-FOR-002 Plan

de Tareas - Esker Automatización Promociones Distribuidores.pdf

PLAN DE COMUNICACIONES

PLAN DE CALIDAD

De acuerdo a la metodología ágil; los esfuerzos para asegurar la calidad de los entregables fueron hechos en forma cíclica de acuerdo a entregables que contenían funcionalidad limitada.

Después de la configuración, la solución se involucra a los usuarios finales en el cliente para efectos de

pruebas de QA. Los usuarios en general utilizan datos reales para efectuar pruebas de integridad y de

carga, también se involucran súper-usuarios para analizar escenarios de delegación de roles y visibilidad

de información y luego probar las características de desempeño para ver si se alinean con los “customer stories” de la metodología agil.

El feedback de los usuarios se utiliza para modificar cualquier user story existente, para pedir la aceptación del “increment” en cuestión o para añadir una nueva “user story” al backlog de desarrollo.

En todos los casos el objetivo es volver a establecer una baseline para la funcionalidad especificada en

las user stories. Este approach no sólo da la práctica “hands on” a clientes, también proporciona la

seguridad de que la plataforma mantiene estabilidad después de la implementación de cada

“increment”. Esta metodología de pruebas incrementales no existe en metodologías tradicionales de

desarrollo.

DES-FOR-004

Especificación de Casos de Prueba - Esker Automatización Promociones Distribuidores.xls

DOCUMENTOS DE ACEPTACIÓN Y /O CUALQUIER

OTRO DOCUMENTO QUE FUERA RELEVANTE EN LA

GESTIÓN DEL PROYECTO

DES-FOR-001

Definición de Alcance - Esker Automatización Promociones Distribuidores.doc

Cierre de Proyecto

Esker.pdf

Guidebook_Esker_s

_Agile_Methodolgy-US.pdf