The Art and Science of Research Administration

Philadelphia, PennsylvaniaMay 1 - 4, 2016

 

Many thanks to our Sponsors, Exhibitors, and Advertisers 

 

 

  

 

  

 

 

 

PAGE | 2        

JohnsHopkinsUniversityResearchAdministration1101E.33rdStreet/SuiteB001JHUatEasternBaltimore,MD21218443.997.1922/Fax443.997.1912

  Dear NCURA Friends and Colleagues,  Welcome to Philadelphia! We are here to conference and communicate and commiserate. At the end of this conference, we will emerge with fresh insights, new skills, and deeper understandings, while making new friends and re‐kindling old friendships. NCURA Region II Conferences are the best!  We are so excited to present “The Art and Science of Research Administration,” this year’s theme. Navigating the ever‐more‐complex world of research administration requires nuance, finesse, tact, and a complicated combination of both soft and hard skills. This work requires people and project management and a broad understanding of a large and evolving world.  We will have 2 keynote speakers to represent these complimentary sides to our work. On Monday, Laura Hortz Stanton will join us, representing the Conservation Center for Art & Historic Artifacts. Ms. Stanton will discuss the repair and conservation of important and unique cultural collections. On Tuesday, Dr. Karen E. Knudsen will present on her work as the Director of the Sidney Kimmel Cancer Center and describe new means of prevention and treatment of lethal cancers, with an eye towards precision medicine. I can’t wait to hear both of these speakers.  The Program Committee worked tirelessly and diligently to put together a program that reflects our dynamic work environments, and recruited talented and knowledgeable presenters to guide us all through the world of research administration. The committee is listed in the program, but I want to state that I’ve never been more impressed than with these committee members. Each person worked with a big heart, an open mind, a questioning nature, determined insight, and diligence and respect for the importance of our work. Thanks so much to the Program Committee!  After our work we will play as well. I’m looking forward to our cruise on the Delaware River, and the hospitality suite will be open each night. And of course we will take in the history and beauty of Philadelphia at every possible opportunity. This is a perfect spot for our conference.  Again, welcome to “The Art and Science of Research Administration,” and welcome, also, to the lovely city of Philadelphia. I look forward to meeting you in the hallways or sessions or on the cruise or in the suite. Enjoy the conference!  Best Regards,  Ted Fehskens                   Region II Spring Meeting Program Committee Chair 

 

 

 

PAGE | 3        

Meeting Information 

Definitions:  

Concurrent Sessions are presentations that usually are PowerPoint‐based with question‐and‐answer time built in.  

Discussion Groups are facilitated sessions with a smaller number of participants than concurrent sessions. Instead of a formal PowerPoint presentation, a topic is discussed and the facilitator(s) as well as the group’s attendees share information.  

The Senior Forum Discussion Groups are intended for experienced participants in management positions. No PowerPoint presentations or handouts are used and it is assumed that current issues are known by the participants.  

Levels:  

Advanced level sessions assume mastery of the subject and the sessions focus on in‐depth knowledge or a broader range of topics. Sessions focus on mastering more difficult and complex scenarios.  

Basic level sessions assume some fundamental research administration knowledge. 

Intermediate level sessions assume basic knowledge and the sessions introduce and develop topics that exceed basic knowledge. Sessions focus on building competency.  

Overview level sessions will provide a general review of a subject area from a broader perspective.  

Other information:  

Guidebook: Download the free NCURA Guidebook app and take advantage of all of the features, including the full session schedule, “My Schedule,” which enables you to customize your own schedule, floor plans of the hotel, online presentations and evaluations, and much more. Go to your app store, search for NCURA then download the app. Once it’s on your device, search for the Region II guidebook, download it, and the meeting will be at your fingertips!  

Evaluations: Your feedback is critical to the success of our meetings. Please take a moment to complete evaluations for the sessions & workshops you attend, as well as for the meeting as a whole. Please complete either the evaluation for each session found in the NCURA Region II guidebook or a paper evaluation.  

Questions? During the meeting, stop by the Registration Desk during conference hours and someone will be available to answer your questions. After the conference, feel free to email your favorite presenters (their contact information is usually at the end of their PowerPoint presentation) or a member of the meeting committee. 

PAGE | 4        

 “THE  ART  &  SC IENCE  OF              RESEARCH  ADMINISTRAT ION”  

National Council of University Research Administrators 

Region II Spring Meeting 

SUNDAY,  MAY  1,  2016  

7:00 A.M. –  4:30 P.M.  REGISTRATION 

8:30 A.M. – 4:30 P.M. ALL‐DAY WORKSHOP 

Workshop 1: Fundamentals of Research Administration: All You Need to Know about Research Administration from the Departmental, Central, Post‐Award, and Compliance Offices Workshop Faculty:  Anne Albinak, Assistant Director of Finance, Whiting School of Engineering, Johns Hopkins University; Erin Bailey, Chief Financial Officer, University of Buffalo; Jeanne Galvin‐Clarke, Associate Director, Pre‐Award Services, University of Delaware; Tim Schailey, Director, Research Administration, Thomas Jefferson University; Cheryl Williams, Associate Director, Office of Research and Projects Administration (ORPA), University of Rochester;  Room: Logan 

8:30 A.M. – 12:00 P.M.  HALF‐DAY MORNING WORKSHOP 

Workshop 2:  Ready For Signature: Successfully Navigating the Bumpy Road of Award Negotiation Workshop Faculty:  Charles Bartunek, Associate Director, Research Development, Johns Hopkins University; Jill Frankenfield, Associate Director, Office Research Administration, University of Maryland Room: Rittenhouse  Description: Workshop for award negotiators of all skill levels that goes over common issues, strategies, and tips for getting your agreement signed.  

12:00 P.M. ‐ 1:00 P.M.  LUNCH FOR WORKSHOP  ATTENDEES  SCHEDULED FOR THE ALL‐DAY WORKSHOP OR A MORNING AND AFTERNOON  WORKSHOP 

PAGE | 5        

1:00 P.M. – 4:30 P.M. HALF‐DAY AFTERNOON WORKSHOPS 

Workshop 4:  Managing Subawards and Avoiding Catastrophe – A How‐To Workshop Workshop Faculty:  Zach Bjorkman, Subawards Specialist, Research Administration, Johns Hopkins University; Debra Brodlie, Associate Director, Johns Hopkins University Research Administration, Johns Hopkins University; Michele Cordero Boligitz, Manager, Subawards, Office of Research Administration, Thomas Jefferson University Room: Rittenhouse  Description: This workshop is intended to provide participants information, resources and tools to navigate the subaward process.  Attendees will learn how to distinguish between a Subrecipient and Contractor, understand the components of a subaward agreement, differentiate between a fixed price subaward and a cost reimbursable subaward agreement, and successfully travel through the requirements of subrecipient monitoring and invoice review.  Workshop 5:    What Do Research Administrators Do All Day? A Day in the Life  Workshop Faculty:  Charles Bartunek, Associate Director, Research Development, Johns Hopkins University; Ted Fehskens, Senior Grants and Contracts Associate, Research Administration, Johns Hopkins University; Adam Greenberg, Grants Director, Sponsored Programs Administration, City University of New York, Advanced Science Research Center; Adriel Villegas‐Estrada, Research Administrator, Weill Cornell Medicine Room: Washington  Description: Congratulations!  You are a new Research Administrator.  Your degree in history with a minor in environmental science has brought you here.  You have a nice new cubicle, a computer, a copy of the Uniform Guidance (whatever that is), and a PI has just stumbled in with 15 questions about a proposal due tomorrow.  Where to begin? This workshop will be an introduction to the world of Research Administration.  What does a Research Administration office look like?  What do they do?  Do I have to deal with compliance issues, I just do budgets?  What people are involved?  What other offices might you need to work with on a daily basis?  What can you do to make your job more efficient?  What is an RFP and what should I do with it?  Why are there so many acronyms?  We will answer all these questions and more in a fun‐filled, interactive, case scenario filled afternoon of discussion and learning! 

 

    

5:30 P.M. –  7:00 P.M.  WELCOME RECEPTION  AND NEW MEMBER RECOGNITION: GET  REACQUAINTED WITH NCURA  REGION  II MEMBERS AND WELCOME OUR NEW MEMBERS WITH  DRINKS  AND LIGHT HORS  D’OEUVRES 

9:00 P.M. –  12:00 A.M.   HOSPITALITY SUITE: NETWORK WITH  YOUR COLLEAGUES  WHILE         ENJOYING COMPLIMENTARY  DRINKS AND SNACKS 

 

 

Photo Credit: Philadelphia Museum of Art painted by the late Florence Murphy mother of Erin Bailey.  

 

 

 

 

 

PAGE | 7          

MONDAY,  MAY  2  

7:00 A.M. –  5:00 P.M.  REGISTRATION 

 7:30 A.M. –  8:45 A.M.  BREAKFAST 

 8:45 A.M. –  9:00 A.M.  CONFERENCE WELCOME AND PLENARY INTRODUCTION 

 

9:00 A.M. –  10:30 A.M.   PLENARY SESSION –  WHERE ART  MEETS SCIENCE:  CONSERVATION  OF CULTURAL  COLLECTIONS 

 

Presenter:  Laura Hortz Stanton, Executive Director, the Conservation Center for Art & Historic Artifacts (CCAHA)   

Laura Hortz Stanton is Executive Director of CCAHA. As the Center’s Director Laura provides strategic vision and leads a team of exceptional conservation and preservation professionals to help meet the needs of cultural heritage collections in public and private collections, both nationally and internationally.   

How do you repair a torn Picasso drawing, preserve the ink on 18th century documents, protect a daguerreotype, or stabilize the binding on a rare 17th century book?  Conservation of cultural collections requires conservators to have fine art skills, deep knowledge of chemistry and materials 

science, and have exceptional hand skills.  The field of conservation is the ultimate marriage of art and science, resulting in the stabilization and preservation of cultural treasures for future generations.  This talk will address how conservators approach the stabilization and treatment of historic and fine art collections, using examples of 

objects treated by conservations at the Conservation Center for Art & Historic Artifacts as illustration.   

10:30 A.M. –  10:45 A.M.  BREAK 

10:45 A.M. – 12:00 P.M.   CONCURRENT SESSIONS  

Who Moved My Cheese? 2 CFR 200 Uniform Guidance Presenters:  Leslie Levine, Director, Dietrich College Humanities and Social Sciences Research Office, Carnegie Mellon University; Carol Miller, Department Administrator, Mathematics, University of Pittsburgh   Program Track: General Program Level:  Intermediate Room: Logan  Description: While 2 CFR 200 (a.k.a. the Uniform Guidance, the UG) went “live” in December 2014 many are still working to become acquainted with its content. This presentation provides an overview of navigating UG, calling 

PAGE | 8          

out the new locations for commonly reference data elements. There will also be discussion of items that remain challenging with regard to UG adoption. Attendants will be encouraged to share implementation activities and/or lessons learned from their organizations.  Engaging your Dean:  A Comprehensive, School‐based Approach to Support Grant Writing Presenters:   Jeffrey M. Osborn, Dean of the School of Science, College of New Jersey Program Track: PUI Program Level:  Beginner Room: Rittenhouse  Description: The School of Science at The College of New Jersey (TCNJ) has developed a comprehensive approach to support grant writing.  As a strategic priority, this holistic approach focuses on student, faculty, and institutional success.  In particular, the School has been working and investing in efforts to (1) increase awareness of the importance of grant writing, with the goal of creating opportunities and increasing intellectual vitality, and (2) increase proposal submissions and funding for strategic priorities and mission‐central initiatives.  These efforts have been highly successful at increasing interest in grant writing and at increasing submission rates and funding rates among the School’s faculty and programs.  The session will include a summary of TCNJ’s approach, as well as an interactive component for session attendees to share their experiences and best practices from their own campuses.  Research Administration Roles: Departments to Dean to Central Office Presenters:  Jennifer Carlson, ORPA Research Administrator, University of Rochester; Cindy Gary, Assistant Dean for Grants and Contracts, Hajim School of Engineering & Applied Sciences; University of Rochester;  Cheryl Williams, Associate Director, Office of Research and Projects Administration (ORPA), University of Rochester Program Track: Pre‐Award Program Level:  Intermediate Room: Washington  Description: In today’s university environment, there are multiple touch points to work with faculty on successful proposal development and award. Best practices and communication are key to success in all metrics and happy customers.   

10:45 A.M. – 12:00 P.M.   DISCUSSION GROUP 

Data Use Agreements Moderators:  Denise Clark, Associate Vice President for Administration and Chief of Staff, Division of Research, University of Maryland, College Park; Dick Seligman, Associate Vice President For Research Administration, California Institute of Technology Presenters:  Jill Frankenfield, Associate Director, Office Research Administration, University of Maryland Program Track:  Senior Forum Program Level:  Advanced Room: Mezzanine 2  Description: With the inception of the requirement for data management plans and data sharing policies, we are seeing a significant increase in “Data Use” agreements.  What are the issues with these and how can we move toward a more standard agreement that would help facilitate the process for the researchers? 

PAGE | 9          

 Understanding Your Exposure to U.S. Export Controls Presenters:  Jennifer Saak, Managing Director, Traliance, LLC Program Track:  Federal Program Level:  Intermediate Room: Mezzanine 1  Description: The effectiveness of an export controls compliance program is highly dependent on an institution first properly understanding its realistic level of exposure and risk. That comprehensive understanding creates a solid foundation for the development and implementation of meaningful and sustainable compliance procedures. The idea behind this discussion group is for participants to exchange thoughts on how export controls precisely intersects with their university, how their institution came to gage their risk level, and how their compliance program has moved forward as a result. More seasoned participants will be encouraged to share the strategies their institution utilized in assessing risk. Less seasoned participants will be encouraged to raise up their institution’s challenges in getting started with export compliance. The moderators will guide the discussion to highlight relevant approaches and tools that can facilitate the risk assessment process. 

12:00 P.M. –  1:30 P.M.  LUNCH 

Region II Business Meeting 

   

 

 

 

Presentation of the Region II Distinguished  Service Award: Mary Louise Healy, Director, Research Administration,  

Krieger School of Arts and Sciences, Johns Hopkins University 

                   

PAGE | 10          

1:30 P.M. – 2:45 P.M.  CONCURRENT SESSIONS  

Subrecipient Management and Monitoring Presenters:  Justine Gordon, Director, Research Foundation for SUNY; Donna Kiley, CRA, CFRA, Associate Director, Office of Grants & Contracts Administration, Research Foundation for SUNY Program Track: Post‐Award Program Level:  Intermediate Room: Logan  Description: This session will review the new requirements for subrecipient management and monitoring under OMB Uniform Guidance 2 CFR Part 200 from preaward through closeout. The discussion will involve case study examples and demonstration of a 5 Step Toolkit developed to ensure compliance with the new regulations: subrecipient determination, risk assessment, mitigation, monitoring and enforcement. This session will be interactive so be prepared to share best practices from your institution.  Navigating the Wonderful World of NIH Presenters:   Jennifer Carlson, ORPA Research Administrator, University of Rochester ; Cheryl Williams, Associate Director, Office of Research and Projects Administration (ORPA), University of Rochester Program Track: Pre‐Award   Program Level:  Beginner Room: Rittenhouse  Description: Understanding and navigating the potentially problematic steps to funding a grant through the National Institutes of Health (NIH). Avoiding pitfalls in proposal development, managing a Multiple PI submission, figuring out the timing of Just‐In‐Time, successfully using ASSIST are just a few of the things we will discuss. There will be case studies! 

 Research Administration Training Program (RAT Pack) at Johns Hopkins  Presenters:  Anne Albinak, Assistant Director of Finance, Whiting School of Engineering, Johns Hopkins University; Zach Bjorkman, Subawards Specialist, Research Administration, Johns Hopkins University;  Alison Sagi, Program Coordinator, Research Administration Training Program, Johns Hopkins University Program Track: General Program Level:  Overview Room: Washington  Description: Several years ago, Johns Hopkins University started a Research Administration Training Program for developing potential research administrators. The program rotates cohorts of trainees through different research administration‐related departments, both central and academic so the trainees get a well‐rounded view of what research administration is and what types of jobs are possible.  Virtually all of the participants have found full‐time employment at Johns Hopkins in various research administration‐related positions. It was then decided to launch the program for current JHU employees.  How these programs were organized and accomplished with a small budget and with cooperation between the departments doing the training will be discussed by a former RAT Packer, a RAT Pack mentor, and the program coordinator.   

PAGE | 11          

1:30 P.M. – 2:45 P.M. DISCUSSION GROUPS 

International Collaborations Moderators:  Denise Clark, Associate Vice President for Administration and Chief of Staff, Division of Research, University of Maryland, College Park; Dick Seligman, Associate Vice President For Research Administration, California Institute of Technology Presenters:  Jennifer Barron, Executive Director of Research Administration, Johns Hopkins University Program Track:  Senior Forum Program Level:  Advanced Room: Mezzanine 2  Description:  How to get partners involved, when to conduct risk assessment, program monitoring, subrecipient monitoring, etc.  Rising from the Abyss:  Using Systems Integrations to Facilitate Compliance & Greater Productivity Presenters:  Seth L. Mayersohn, Business Manager, Institute of Comparative Medicine, Columbia University; Matt Ruhland, President, 57 Systems, LLC Program Track: General Program Level: Overview Room: Mezzanine 1  Description:  Working through a system integration project can feel like a bottomless hole and when it’s finished, the outcomes can be less than desirable. Challenges include outdated software, engaging stakeholders successfully, validating data across multiple systems, integrating multiple systems, all while remaining compliant and allowing for flexibility and growth.  Multiple system integrations for successful compliance purposes appears to be an Abyss, yet is not insurmountable.  In this session, Columbia University’s Laboratory Animal Care Facilities will take you through their approach on a system integration project that had achieved positive results in their daily operations through billing cycles of a 40,000 cage animal care facility.  The program will include obstacles and triumphs of the project in what could have been a filled with misfortune. Learn how Columbia reduced their billing cycle by 95%, increased journal data accuracy by an overwhelming 35% and reduced redundancy by 15%.  Most importantly, through congruency and compliance, have reduced customer service inquires by 35%.   

2:45 P.M. – 3:00 P.M.  BREAK 

3:00 P.M. – 4:00 P.M.  CONCURRENT SESSIONS  

Enhancing your Cost Transfer Process Presenters:  Julie Luster, Senior Auditor, Princeton University; Glynis Sherard, Director, Sponsored Research Accounting, Princeton University Program Track: Post‐Award Program Level:  Intermediate Room: Logan  

PAGE | 12          

Description: Monitoring awards for cost transfer activity is not gone with Uniform Guidance. By understanding your cost transfer population and opportunities to partner with offices across campus, you may be able to develop and implement monitoring tools that can help streamline your process and enhance consistency across your institution.  Succession Planning Presenters:  Susie Sedwick, Consulting Associate, Attain, LLC Program Track: General Program Level:  Overview Room: Rittenhouse  Description: Behind every successful research administration leader stand talented professionals who must be recruited, developed and mentored to assume leadership roles.  Research administration has become increasingly specialized making it a challenge to provide emerging leaders with the opportunity to gain experience in the breadth of knowledge required of leaders of research offices. This session will explore the traits that distinguish great staff as potential leaders and good practices for developing talent by providing opportunities for advancement that will ensure the future viability of research administration units.  Hiring people with the attitude and aptitude toward our profession coupled with the assignment of increasing authority and responsibility will help ensure succession of an organization.  FDP/Clearing House Presenters:  Jennifer Barron, Executive Director of Research Administration, Johns Hopkins University  Program Track:  Federal Program Level:  Overview Room: Washington  Description:  The Federal Demonstration Partnership (FDP) is an association of 10 federal grant making agencies and 155 institutional recipients of federal funds, convened by the Government‐University‐Industry Research Roundtable (GUIRR) of the National Academies.  The FDP is a unique forum for individuals from universities and nonprofits to work collaboratively with federal agency officials to improve the national research enterprise. At this session, find out about the latest news from the Federal Demonstration Project (FDP), including an update on the subaward templates and the Expanded Clearinghouse pilot, which aims to streamline the proliferation of subrecipient commitment forms and financial questionnaires.   

3:00 P.M. – 4:00 P.M. DISCUSSION GROUPS  RACE Towards the Goal of Shared Service Moderators:  Denise Clark, Associate Vice President for Administration and Chief of Staff, Division of Research, University of Maryland, College Park; Dick Seligman, Associate Vice President For Research Administration, California Institute of Technology Presenters:  Jenna Lee, Director, Huron Consulting Group; Brian Squilla, Vice President of Administration and Chief of Staff, Office of the Provost, Thomas Jefferson University Program Track:  Senior Forum Program Level:  Advanced Room:  Mezzanine 2 

PAGE | 13          

 Description: Is your institution thinking about implementing a shared service to deliver the service research faculty really need? A research shared services organization has the potential to bring a consistent and high‐level of service to PIs, while also minimizing compliance risk and ensuring research administrators serving colleges are skilled, trained professionals. If so, discover why some institutions are turning toward the idea of shared services as a model for supporting research administration.  Post‐Award Shadow Systems & Forecasting Presenters:  Charnel Bohn, Associate Director of Grants, Contracts & Restricted Funds, Rutgers, The State University of New Jersey; Evan Roberts, Manager, Attain, LLC.; Adriel Villegas‐Estrada, Research Administrator, Weill Cornell Medicine, Cornell University Program Track: Departmental Program Level: Intermediate Room: Mezzanine 1  Description: A discussion of effective shadow systems for post‐award accounting at the department level.  

4:00 P.M. – 5:00 P.M.  CONCURRENT SESSIONS  

Data Use Agreements: What Research Administrator’s need to know Presenters:  Emmanuel Shodeine, JD, Contracts Analyst, Sponsored Programs Administration, University of Maryland, Baltimore  Program Track: Medical/Clinical Program Level: Beginner Room: Logan  Description: This is a primer on Data Use Agreements. You will learn when a Data Use Agreement is required, why it is required and how to ensure that your PI is in compliance with their responsibilities. It is an interactive experience where you will learn all you need to know about Data Use Agreements and enjoy yourself in the process.  Foundation and Corporate Grants: A Primer for Research Administrators Presenters:  Kortnay Woods, Executive Director of Grants and Sponsored Research, Office of Academic Grants and Sponsored Research, The College of New Jersey Program Track: Pre‐Award Program Level:  Beginner Room: Rittenhouse  Description:  How are foundation and corporate grants similar to and different from government grants? What is the difference between a gift and a grant? During this session, participants will receive answers to those questions and learn ways to successfully apply for and obtain foundation and corporate grants. The importance of collaborating with your institution’s Foundation and/or Development Office will be discussed.     

PAGE | 14          

What Every Department Administrator Needs to Know About Managing Federal Subawards  Presenters:   Jennifer Carlson, ORPA Research Administrator, University of Rochester, Michele Cordero Boligitz, Manager, Subawards, Office of Research Administration, Thomas Jefferson University; Cheryl Williams, Associate Director, Office of Research and Projects Administration (ORPA), University of Rochester Program Track: Department Program Level:  Intermediate Room: Washington  Description: Department administrators have their plates full without even having any Federal subawards. Add those in and you become the hall monitor for not only your department but the institution and department of your subawardee. In this interactive session, you will learn about budget development, the important of a clear, coherent statement of work, as well as timely invoicing and payment. But mostly you will learn the importance of COMMUNICATION!  

4:00 P.M. – 5:00 P.M. DISCUSSION GROUPS  Emerging Offices of Strategic Research Initiatives   Moderators:  Denise Clark, Associate Vice President for Administration and Chief of Staff, Division of Research, University of Maryland, College Park; Dick Seligman, Associate Vice President For Research Administration, California Institute of Technology Presenters:  Beth Brittan‐Powell, Director Joint Research Collaborations, Division of Research, University of Maryland; Mary Beth Curtain, Assistant Vice President for Strategic Research Initiatives, Office of the Vice President for Research, Binghamton University; Tony Ventimiglia, Director, Proposal Services & Faculty Support, Auburn University Program Track:  Senior Forum Program Level:  Advanced Room: Mezzanine 2  Description: Across the country, universities are creating new offices of strategic research initiatives to support the development of large, multidisciplinary research proposals, center grants and/or infrastructure grants. These offices often work with senior leadership to conduct strategic research planning, provide centralized grant writing resources and manage internal seed grant programs.  They typically complement existing offices of research administration and development. Examples include those at Penn State, University of Oklahoma, University of Texas at Austin, and Tufts University. Discussion with include lessons learned from these offices and a sharing of best practices for those senior administrators looking to develop offices of strategic research initiatives.  Expect the Unexpected? Hosting a Regional Meeting in the Midst of Very Unforeseen Circumstances, or Reflections from Baltimore, April 2015   Presenters:  Anne Albinak, Assistant Director of Finance, Whiting School of Engineering, Johns Hopkins University; Charles Bartunek, Associate Director, Research Development, Johns Hopkins University; Jill Frankenfield, Associate Director, Office Research Administration, University of Maryland; Ted Fehskens, Senior Grants and Contracts Associate, Research Administration, Johns Hopkins University Program Track: General Program Level: Overview Room: Mezzanine 1 

PAGE | 15          

 Description: Region II’s Spring Meeting in 2015 started off as any other regional meeting might: stressing about whether we’d have enough tickets for our activities and whether our presenters would submit their PowerPoints in enough time to distribute them to the attendees. Little did we know that we’d end up managing a meeting through a civil disturbance in Baltimore that left us with presenters who were reluctant to commute in to give their sessions, dinner plans that were cancelled due to the unrest, and attendees who were nervous about coming into/staying in a city on the edge. What do you do when sharing a hotel restroom with members of the SWAT team? When the hotel locks its doors amid heavy police presence? When the city institutes a curfew and the view from the hotel windows includes the National Guard, protestors, sirens, and helicopters? Whether it’s a city‐wide civil disturbance, a less‐than‐helpful program committee or a poorly‐run venue there are usually some barriers to running a successful meeting; join us for a panel discussion group on managing through unforeseen circumstances. We will discuss the importance of a strong and cohesive leadership team, the challenges of messaging and clear communications, and the vital relationships, both contractual and personal, with the hotel and other vendors. The panel will consist of the 2015 Region II Spring Meeting Chair, Co‐Chair and members of the 2015 Region II Executive Committee, all of whom worked together to hold a successful meeting despite the challenges. 

5:30PM – 9:00PM    DINNER & EVENING EVENT 

 JOIN US FOR DINNER AND DANCING ON THE SPIRIT OF PHILADELPHIA DEPARTING FROM PENN’S  LANDING. WE’LL CRUISE ALONG THE DELAWARE RIVER FOR A FEW HOURS AND WILL TASTE A VARIETY OF DISHES FROM THE FRESHLY‐PREPARED BUFFET‐STYLE DINNER 

MENU WHILE ENJOYING THE BEAUTY OF THE SUNSET.  

9:00  P.M.  –  12:00  A.M.  HOSPITALITY  SUITE:  COME  TO  THE  HOSPITALITY  SUITE  TO  MINGLE  WITH  YOUR  NCURA  COLLEAGUES  WHILE  ENJOYING  COMPLIMENTARY  DRINKS  

AND  SNACKS.    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PAGE | 16          

TUESDAY,  MAY  3  

7:00 A.M. –  5:30 P.M.  REGISTRATION 

 

7:30 A.M. –  9:00 A.M.  BREAKFAST 

9:00 A.M. –  10:30 A.M.   KEYNOTE  SPEAKER: DR. KAREN  E. KNUDSEN 

Our Keynote Speaker is Karen E. Knudsen, Ph.D. Dr. Knudsen is currently the Director of the Sidney Kimmel Cancer Center and the Hilary Koprowski Professor of Cancer Biology and Chair of Cancer Biology at the Thomas Jefferson University.  Notably, Dr. Knudsen served as the first Vice Provost of Research for Thomas Jefferson University, overseeing and integrating basic and clinical research across all six colleges at Thomas Jefferson University.  She is a leading expert in the molecular basis of hormone‐dependent cancer development and progression, with a special focus on developing new means to prevent or treat lethal prostate cancers. The overall goal of Dr. Knudsen’s laboratory is to utilize this information for successful development of precision medicine, to improve therapeutic outcome through rational therapy delivery. Her studies identifying tumor suppressor and 

hormone receptor alterations have uncovered new targets for treating advanced disease, and led to development of innovative, biomarker‐driven clinical trials.  Under her leadership at the Sidney Kimmel Cancer Center, precision medicine drives patient treatments, and greater collaboration in the lab will yield more powerful discoveries. 

10:30 A.M. –  10:45 A.M.  BREAK 

10:45 A.M. – 12:00 P.M.  CONCURRENT SESSIONS    

Data Capture; Another Tool for Grants Management  Presenters:  Thomas Berkhoudt, Director, Office of Grants & Contracts, Department of Psychiatry / WPIC, University of Pittsburgh; Mark Howard, Team Leader of the Data Team, Office of Contracts & Grants, University of Pittsburgh; Marianna Rieke, Manager, Office of Contracts & Grants, University of Pittsburgh Program Track: Departmental Program Level:  Intermediate Room: Logan  Description: How departmental administrators can create and implement a grants database system. What data do you need to track, when is the right time to enter the data, and what can the data be used for in management of the grant life cycle?    

PAGE | 17          

Follow the Leader in You:  How to be an Effective Leader Presenters:  Erin Bailey, Chief Financial Officer, University of Buffalo; Tim Schailey, Director, Research Administration, Thomas Jefferson University Program Track: General Program Level:  Intermediate Room: Rittenhouse  Description: Leadership is often tested when times are tough and the road ahead may appear dark and lonely. These are times that often test leadership skills and character.  Successful leadership in tough times means gaining mutual commitment to action and examining the leadership model in your organization to be able to do more with less. This session will discuss leadership initiatives to remain proactive, strive for improvement, focus on your people and maintain the right mindset to continue to achieve success.   Learning Objectives 1. Learn how to maximize employee engagement 2. Understand the difference between reactive and proactive leadership 

10:45 A.M. – 12:00 P.M.  DISCUSSION GROUPS 

Uniform Guidance for the Senior Member  Moderators:  Denise Clark, Associate Vice President for Administration and Chief of Staff, Division of Research, University of Maryland, College Park; Dick Seligman, Associate Vice President For Research Administration, California Institute of Technology Presenters:  Jean Feldman, Head, Policy Office, Division of Institution and Award Support, National Science Foundation Program Track:  Senior Forum Program Level:  Advanced Room: Washington  Description: We are a year into the implementation of the Uniform Guidance.  This discussion will center around our experiences over the past year, with viewpoints from both the federal side and the institutional side.  Understanding Change Theory and Organizational Culture to Implement Change Presenters:  Kortnay Woods, Executive Director of Grants and Sponsored Research, Office of Academic Grants and Sponsored Research, The College of New Jersey Program Track: General Program Level: Overview Room: Mezzanine 1  Description: During this session, a review of change theory and definition organizational culture will be provided. Factors to consider when implementing change will be discussed.      

PAGE | 18          

How to Reduce the Timeframe for Clinical Trial Negotiations  Presenters:  Christina Stanger, Director, Office of Contracts and Grant Management, Medstar Health Research Institute Program Track: Medical/Clinical Program Level: Beginner Room: Mezzanine 2  Description: One of the largest complaints from industry partners is the length of time it takes for universities and non‐profits to negotiate clinical trial agreements. Too much time is spent on negotiating terms and conditions. Too many university offices with lengthy processes are involved. Contracting staff don't understand industry intellectual property needs. The IRBs don't meet regularly enough to meet our timelines. We've heard this many times from sponsors, and some of this may be true at any given university or non‐profit. Many have limited resources and are having to do more with less. This discussion group will look at one example of how a pre‐award office was able to turn the tide at their institution, and then open up the discussion for other ideas and struggles at other entities. 

12:00 P.M. – 1:15 P.M.  LUNCH 

1:15 P.M. – 2:15 P.M. CONCURRENT SESSIONS  

NSF Update  Presenters:  Jean Feldman, Head, Policy Office, Division of Institution and Award Support, National Science Foundation Program Track:  Federal Program Level:   Overview Room: Logan  Description: This session will cover new developments at NSF – programs, policies, people and budgets. NSF Policy Office staff will provide a comprehensive review of what is new and developing at NSF.  I Am a Research Administrator: Now, How Do I Fix This Department? Presenters:  Anne Albinak, Assistant Director of Finance, Whiting School of Engineering, Johns Hopkins University Program Track: Department Program Level:  Intermediate Room: Rittenhouse  Description: You’re the department manager or finance officer and everything seems to be wrong: the numbers don’t add up, everything is late, the staff are ill‐trained and on top of it all, the faculty are grumpy: they don’t want change, they want to be left in peace to spend “their” money the way they always have – freely and without anyone questioning their choices. The central offices are on you to get everything cleaned up but where do you start? With the money, of course! This concurrent session will go over what the most important problem areas are in departmental finance and strategies for getting them fixed.   

PAGE | 19          

Data/Federal Electronic Systems Session  Presenters:  Steve Dowdy, Director of Research Information Systems & Integration, Division of Research, University of Maryland, College Park Program Track:  Federal Program Level: General Room: Washington  Description: Many federal agencies are now utilizing agile methodologies to move incremental changes into various systems universities interact with on a routine basis.   This session will highlight some of the recent changes and soon‐to‐be‐released changes on some of those various systems such as Grants.gov's new Workspace portal and within the NIH ERA Commons.  Additionally, we'll explore some of the emerging challenges and data requirements associated with the DATA Act.  Finally, we'll look into the crystal ball at some initiatives that may impact our research administrative activities in the not‐to‐distant future. 

1:15 P.M. – 2:15 P.M. DISCUSSION GROUP 

Emerging Technologies and Regulatory Compliance w/a focus on Drones/FAA, Pathogens/DURC, Cyber/NIST, etc.  Moderators:  Denise Clark, Associate Vice President for Administration and Chief of Staff, Division of Research, University of Maryland, College Park; Dick Seligman, Associate Vice President For Research Administration, California Institute of Technology Presenters:  Dr. Kelly Cole Immunologist and Biological Pathogen Expert; Allen DiPalma, Director, Office of Export Control  Services, University of Pittsburgh; Adam Grant, Export Control Compliance Officer, Division of Research, University of Maryland, College Park Program Track:  Senior Forum Program Level:  Advanced Room: Mezzanine 2  Description: Emerging technologies are often trailed by new federal regulations and requirements from the funding agencies.  Universities are at the forefront of technology development and this creates a challenge administering research that is subject to changing regulations.  We will discuss some of these big ticket emerging technologies and how institutions are managing the dynamic regulatory burdens associated with them.    That ERA System Costs How Much? But I’m a Small PUI, What are My Options? Presenters:  Jeff Werner, Director, Grants & Sponsored Projects, Kutztown University of Pennsylvania Program Track: PUI Program Level:  Beginner Room: Mezzanine 1  Description: There are many eRA systems available to us.  We see them at NCURA meetings and like what they can do.  However, the price can be too high for many small PUIs.  So what can we do?  Other options include Word documents, spreadsheets, databases, or a prayer for a windfall so an out‐of‐the‐box eRA system can be purchased.  This session discusses how a PUI went from a Word document, to a simple database, then to a more robust “homegrown” Access database system.  Come to this session and learn more about the “homegrown” option, see the database being demonstrated, and share what you have done at your PUI.  

PAGE | 20          

2:15 P.M. – 2:30 P.M.  BREAK 

2:30 P.M. – 3:30 P.M. CONCURRENT SESSIONS  

NIH Update (Webcast) Presenters:  Samuel Ashe, Acting Director, Division of Grants Policy, Office of Policy for Extramural Research Administration, National Institutes of Health; Victoria Bishton, Grants Policy Analyst, Office of Policy for Extramural Research Administration Program Track:  Federal Program Level:  Basic Room: Logan  Description:  This session is a comprehensive review of what is new and being developed within the National Institute of Health’s (NIH) programs, policies, and budgets. Participants will learn about the newest updates to NIH’s budget and compliance initiatives and how their respective institutions will be affected. Upon completion of the presentation, participants will have the opportunity to ask questions about the new and existing policies and procedures.   Learning Objectives: Participants will learn about NIH’s budget priorities.  Participants will gain insight into current policy and compliance initiatives at NIH.  Introduction to Clinical Trials  Presenters:  Cheryl Williams, Associate Director, Office of Research and Projects Administration (ORPA), University of Rochester Program Track: Medical/Clinical Program Level:  Beginner Room: Rittenhouse  Description: If you have anything to do with clinical trials, either at the department level or central, you will benefit from this session. We will exam a standard confidentiality agreement, discuss timing of budget and contract negotiations (including examining important clauses and how to develop a reasonable budget that covers actual costs, invoicing and following up on payments and financial closeout. This will be an interactive session so be prepared to ask and answer questions!  Protecting Research Participants’ Confidentiality Throughout the Compensation Process Presenters:  Beth Brittan‐Powell, Director Joint Research Collaborations, Division of Research, University of Maryland, College Park; Rebecca Hunsaker, Assistant Director, College of Behavioral and Social Sciences, University of Maryland, College Park Program Track: Post Award Program Level: Beginner Room: Washington  Description: With a focus on social/behavioral research (i.e., non‐medical), this session will focus on the institution’s and investigator’s responsibility to protect research participants confidentiality while complying with federal, state and institutional policies and audit regulations on participant compensation. We will focus on 

PAGE | 21          

minimizing the risk of confidentiality breaches from all stages of the compensation process – starting with the front line researchers through department administrators and ending with the Comptroller’s office. 

2:30 P.M. – 3:30 P.M. DISCUSSION GROUPS 

Cooperative Agreements with USAID: Navigating Global Projects Presenters:  Debra Brodlie, Associate Director, Research Administration, Johns Hopkins University, Johns Hopkins University; John Evermann, Senior Grants and Contracts Associate, Johns Hopkins University Research Administration, Johns Hopkins University; Ted Fehskens, Senior Grants and Contracts Associate, Research Administration, Johns Hopkins University Program Track: Federal Program Level: Intermediate Room: Mezzanine 1  Description: Universities and NGO’s can encounter unique situations when they receive grants and cooperative agreements from USAID.  Often, the timing is critical on these projects, with aggressive start dates, complex agreements with unique terms and the ‘partnership’ model of a cooperative agreement. Subawards under these USAID agreements require no‐FDP, non‐standard templates and need to be carefully analyzed for relevant flowdowns. Add on non‐disclosure agreements, pre‐teaming and teaming agreements, all under a prime award mechanism with substantial agency involvement, and the process and management can really be a moving target.  How can we optimally work together, USAID, Departments and Research Administration, particularly through problematic clauses like substantial involvement, prior approvals, open data, and insurance? How do we navigate the regulations, Uniform Guidance, mandatory standard provisions, ADS, budgetary approval, and program officer discretion? How do we effectively and fairly flow these down to our subawardees? How can we address the possible political spotlight while recognizing that our subawardees pose a high risk?  Closeout 101  Presenters:  Lamar Oglesby, Assistant Director, Research Accounting Services, Temple University; Carlos Salinas, Financial Manager, Research Accounting Services, Temple University Program Track: Post‐Award Program Level: Intermediate Room: Mezzanine 2  Description: To deliver on the promise of a 21st‐Century government that is more efficient, effective and transparent, the Office of Management and Budget (OMB) has streamlined the Federal government's guidance on Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal awards. These new regulations, commonly known as “Uniform Guidance” have a direct impact on how externally sponsored agreements are closed out. In this session we are going to discuss how you can partner with central post award and pre award offices to make the process work seamlessly. Topics will include: • Closeout Notification Letters • PI/Administrator Checklist • Closing encumbrances on Purchase Orders • Certification of Effort Reports • Final subcontract invoices • Directing future salaries to a new cost center • Importance of timeliness     

PAGE | 22          

3:30 P.M. – 4:30 P.M. CONCURRENT SESSIONS  

Using Logic Models to Develop Grant Applications, Budgets, and Evaluations Presenters:  Kortnay Woods, Executive Director of Grants and Sponsored Research, Office of Academic Grants and Sponsored Research, The College of New Jersey Program Track: Pre‐Award Program Level:  Intermediate Room: Logan  Description: Logic models can be used as a tool to coach faculty and staff as they develop programs, budgets, goals/objectives/outcomes, and evaluations in response to public and private grant opportunities. We will review each part of a logic model to identify how the parts are related to various sections of a grant proposal/application. Understanding and using logic models can strengthen an evaluation plan, enrich grant budget development, and enhance a needs assessment. Participants will leave with an additional tool to use to facilitate the development and submission of a grant proposal/application and improve success rate.  COGR Update  Presenters:  Elizabeth Peloso, Associate Vice President/Associate Vice Provost, Research Services, University of Pennsylvania; Dick Seligman, Associate Vice President For Research Administration, California Institute of Technology; Program Track:  Federal Program Level:  Overview Room: Rittenhouse  Description: This discussion session will focus on the major regulatory and legislative issues with which COGR is actively involved.  These issues include various efforts to reduce the administrative burdens associated with federal research grants and to advocate for sensible implementation of regulatory requirements.  This session should be of particular interest to those who are not familiar with COGR or do not attend COGR meetings.  Obtaining a Masters in Research Administration:  The cost, the curriculum and time management Presenters:   Erin Bailey, Chief Financial Officer, University of Buffalo; Tim Schailey, Director, Research Administration, Thomas Jefferson University Program Track: General Program Level: Intermediate Room: Washington  Description: The pursuit of a post‐secondary degree requires a significant investment of time, mental energy, and cost. In addition to potentially achieving greater earning power, a graduate degree can also aid in an individual’s quest to transition from one career/job to another both within the profession and beyond. Although a graduate program in research administration will provide opportunities to explore theories about any facet of the profession, your ability to think critically is necessary to ensure academic success within an institution’s curriculum. This session will provide participants with an opportunity to obtain a further understanding of the commitment needed in order to achieve academic success, but also learn about the various institution’s that offer graduate degrees in research administration while highlighting attributes specific to their respective programs that will allow you to make an more informed decision regarding your scholastic goals.    

PAGE | 23          

3:30 P.M. – 4:30 P.M. DISCUSSION GROUPS 

Fostering Leadership Development through Succession Planning Moderators:  Denise Clark, Associate Vice President for Administration and Chief of Staff, Division of Research, University of Maryland, College Park; Dick Seligman, Associate Vice President For Research Administration, California Institute of Technology Presenters:  Justine Gordon, Director, Grants & Contracts Administration, The Research Foundation for the State University of New York; Garrett Sanders, Principal, AssistLeadership, LLC. and Executive Vice President (retired), The Research Foundation for SUNY Program  Track:  Senior Forum Program Level:  Advanced Room: Mezzanine 2  Description: How do you retain and grow the next generation of leaders?  Succession planning techniques, models, and real examples to reduce risk and knowledge gaps, and ensure continuous service.  How to Fund Research Capacity Building at PUIs   Presenters:  Sabine Dillingham, Director, Research and Sponsored Programs, St. Mary’s College of Maryland; Jennifer Harman, Director, Sponsored Programs & Faculty Research, Nazareth College Track:  PUI Program Level:  Intermediate Room: Mezzanine 1  Description: NIH Biomedical/Biobehavioral Research Administration Development (BRAD) awards provide extensive funding to increase research capacity at non‐research intensive institutions that offer baccalaureate or advanced degrees in the sciences related to biomedical and behavioral sciences. One of the objectives of the BRAD program is to develop a strong research infrastructure at the recipient institutions, which will enhance participation of individuals from underrepresented groups. This session will provide specific insights into the benefits of NIH BRAD awards, which institutions are likely to get funded and how to develop a successful proposal.  

4:30 P.M. – 5:30 P.M. CONCURRENT SESSIONS  

Mentor Me: An experience like none other and becoming more involved in the region  Presenters:  Jared Littman, Director, Office of Grants & Sponsored Research, St. Johns University; Cheryl Williams, Associate Director, Office of Research and Project Administration, University of Rochester Program Track: General Program Level:  Beginner Room: Logan  Description: Enhance your skills and knowledge of research administration as well as your career. Be mentored one on one. Also, learn the benefits of becoming more involved within the region and how this will support your career in research administration.   

PAGE | 24          

Motivating Staff  Presenters:  Jeanne Galvin‐Clarke, Associate Director, Pre‐Award Services, University of Delaware Program Track: General Program Level: Development Room: Rittenhouse  Description: Motivating staff to do their best despite the heavy workload and high‐stress environment of research administration  Don’t Panic: Developing a Compliance Program at a PUI  Presenters:  R. Will Caverly, Associate Director, Foundation and Government Relations, Ursinus College;  Program Track: PUI Program Level:  Intermediate Room: Washington  Description: In an institution where every staff member wears many hats, it can be hard to get a grasp on compliance responsibilities. Areas like IRB, IACUC, IBC, FCOI, and RCR can be intimidating.  In this meeting, you’ll learn to manage your own expectations and those of others, overcome steep learning curves, delve into federal code, collaborate with institutional partners, and obtain buy‐in from different areas of the institution. In attending you’ll hear from individuals who have hard‐worn experience in bringing their institutions into compliance when called to the task. 

4:30 P.M. – 5:30 P.M. DISCUSSION GROUPS 

Restricted Research –Should we or Shouldn’t we? Moderators:  Denise Clark, Associate Vice President for Administration and Chief of Staff, Division of Research, University of Maryland, College Park; Dick Seligman, Associate Vice President For Research Administration, California Institute of Technology Presenters:   Adam Grant, Export Control Compliance Officer, Division of Research, University of Maryland, College Park; Susie Sedwick, Consulting Associate, Attain, LLC Program Track: Senior Program Level: Advanced Room: Mezzanine 2  Description: Many universities are evaluating the pros and cons associated with accepting “restricted clauses”.  What should you do to develop an appropriate risk assessment plan?  Leadership Development: Becoming a Transformational Leader  Presenters:  Melany Barrett, Administrative Officer, Georgetown University Medical Center Finance Office; John Bustillos, CRA, Grants Management Analyst, Georgetown University Medical Center Finance Office Program Track: General Program Level: Beginner Room: Mezzanine 1  Description: What is "transformational leadership" and how can it improve your research performance? Transformational leadership is a style of leadership where the leader collaborates with employees to identify the 

PAGE | 25          

needed change, creating a vision to guide the change through inspiration, and executing the change in tandem with committed members of the group. 

9:00 P.M. – 12:00 A.M.  HOSPITALITY SUITE: NETWORK WITH YOUR COLLEAGUES  WHILE ENJOYING COMPLIMENTARY DRINKS AND SNACKS 

 

WEDNESDAY,  MAY  4TH    

7:00 A.M. – 10:00 A.M.  REGISTRATION 

7:30 A.M. – 8:30 A.M.  BREAKFAST    

8:30 A.M. – 9:30 A.M.  CONCURRENT SESSIONS  

The Art and Science of Research Administration: Making a Job Your Career  Presenters:  Stefanie Dwyer, Grants and Contracts Specialist, Sponsored Programs, University of Maryland Baltimore County; Stan Jackson, Assistant Director, Sponsored Programs, University of Maryland Baltimore County; Michael Walsh, Grants & Contracts Manager, Sponsored Programs, University of Maryland Baltimore County Program Track: Pre‐Award Program Level:  Intermediate Room: Logan  Description: Examination of why a job in Research Administration can be more than "just a job"‐‐ it can prove to be a stimulating and scintillating career that is highly rewarding. It is a field where one can truly help make a difference through effective customer service and pointed expertise. Espousing a particular training and management philosophy‐‐ an acronym dubbed "EIEO" that stands for Engagement, Investment, Experience, and Opportunity‐‐ can help guide a new employee and manager alike in making the best decisions and gaining the most knowledge (and sharing that knowledge)in the field.  Post Award Management at a PUI: Creative Solutions to Getting it Done Presenters:  Jennifer Harman, Director, Sponsored Programs & Faculty Research, Nazareth College; Dorothy Johnson, Accounting Manager‐Grants, Finance Office, Bucknell University;  Program Track: PUI Program Level:  Beginner Room: Rittenhouse  Description: Responsibilities for post‐award research administration vary little across institutions but resources to accomplish those tasks do, especially at PUIs. We will discuss how to effectively address post‐award issues ranging from grant set‐up to project close‐out in light of limited staff and infrastructure. Come prepared to share your creative, effective solutions and discuss PUI‐specific challenges, such as ensuring responsible project management and compliance despite high faculty teaching loads and limited faculty support. 

PAGE | 26          

 Contracting 101 Presenters:  Charles Bartunek, Associate Director, Research Development, Johns Hopkins University; Justine Gordon, Director, Grants & Contracts Administration, The Research Foundation for the State University of New York Program Track: Pre‐Award Program Level:  Beginner Room: Washington  Description: Sorting through the various contractual documents that come across our desks can be overwhelming, especially for those relatively new to research administration.  This session will provide an overview of the various agreements that a research administrator may encounter in their day to day activities, the role these agreements play in the research process, and considerations of which to be mindful when moving forward. 

8:30 A.M. – 9:30 A.M.  DISCUSSION GROUPS 

Export Compliance for the Senior Member Moderators:  Ann Holmes, Assistant Dean, College of Behavioral and Social Sciences, University of Maryland, College Park Presenters:  Jennifer Saak, Managing Director, Traliance, LLC; Susie Sedwick, Consulting Associate, Attain, LLC Program Track:  Senior Forum Program Level:  Advanced Room: Mezzanine 2  Description: The frequency and depth of audits have steadily increased over time, and the stakes continue to grow.  In this session we will share some of the valuable lessons learned from audits and audit resolution.  Motivating Staff Part 2 Presenters:  Jeanne Galvin‐Clarke, Associate Director, Pre‐Award Services, University of Delaware Program Track: General Program Level: Development Room: Mezzanine 1  Description: A follow up discussion to the Motivating Staff session on Tuesday from 4:30‐5:30. 

9:30 A.M. – 9:45 A.M.  BREAK 

9:45 A.M. – 10:45 A.M.  CONCURRENT SESSIONS  

Subrecipient Monitoring, the Uniform Guidance, and the PUI Environment: Catching the tiger by the tail when you have a small team  Presenters:  Anita Mills, Solutions Consultant, Evisions; Sarah Robertson, Director, Office of Sponsored Projects and Research, University of the Sciences Philadelphia 

PAGE | 27          

Program Track: PUI Program Level:  Basic Room: Logan  Description: This session will review the Uniform Guidance and the updated regulations related to the monitoring of subrecipients. A broad overview of regulations and reporting requirement will be included. The  presenters will discuss topics including requirements, risk assessment, documentation and contracts, and timeframes, with a focus on doing this in a PUI environment.  The Role of the Sponsored Program Office in Providing Outreach, Training and Guidance Presenters:   Lynn Mitchell, Negotiator, Pennsylvania State University; Diane Shaw, Senior Negotiator, Pennsylvania State University Program Track: General Program Level: Beginner Room: Washington  Description: Whether the Sponsored Programs Office is part of a Centralized or De‐centralized operation, your Sponsored Programs Office should still be a key component in making certain your university, each and every office in the research arena, is operating in the correct and federally compliant manner. With a certain amount of staff transitioning through the research network due to retirements, promotions, etc., there are always new staff needing to learn about the correct methods to keep their university compliant and to collect and generate all the information required for every office to get their piece of the work done. The Sponsored Programs Office serves as the provider of much of this development. Come learn how we do this and how you can implement the same at your institution. 

9:45 A.M. – 10:45 A.M.  DISCUSSION GROUPS 

Technology Transfer Moderators:  Ann Holmes,  Assistant Dean, College of Behavioral and Social Sciences, University of Maryland, College Park; Susie Sedwick, Consulting Associate, Attain, LLC  Presenters:  George R. McGuire, Chair, Intellectual Property Group, Bond, Schoeneck & King; Gregory Slack, Director of Research & Technology Transfer, Division of Research, Clarkson University Program Track:  Senior Forum Program Level:  Advanced Room: Mezzanine 2  Description: Where are we heading in working with industry and the federal government on intellectual property, ownership, etc. What are the changing philosophies and how are they impacting the business of innovation?  How to Organize a CRA Review Group  Presenters:  Donna Kiley, CRA, CFRA, Associate Director, Office of Grants & Contracts Administration, Research Foundation for SUNY Program Track: General Program Level: Overview Room: Mezzanine 1 

PAGE | 28          

 Description: Discussion will center around actual review session planning and development.  Examples of review session schedules and materials covered will be addressed. 

10:45 A.M. – 11:45 A.M.  CONCURRENT SESSIONS  

PIs are (just) Characters: Building Better Working Relationships through Understanding   Presenters:  Leslie Levine, Director, Carnegie Mellon University; Carol Miller, Department Administrator, Mathematics, University of Pittsburgh  Program Track: General Program Level:  Beginner Room: Logan  Description: Working with the myriad of PI personality types can be hard, even sometimes distressing. But of course one must soldier on to get the job done. This presentation emphasizes the importance of understanding PI personality types as a means to managing a more productive work relationship. Working within the context of well known “characters” we will present and discuss common personality types and communication strategies. Join us prepared to contribute to discussion in this lighter hearted approach to this important management challenge.  How to Handle Sponsored Audits or Single Audits Presenters:  Emily Kunchala, Vice President for Internal Audit Services, Research Foundation for SUNY Program Track: Post‐Award Program Level:  Overview Room: Washington  Description: It is not uncommon to have a sinking feeling with you hear that the auditors are coming.  In this session, we will be providing insight on how to manage the audit process.  Discussion will include the single audit, as well as, sponsored audits.  We will be providing lessons learned and tips to help drive the best audit process and results.  

10:45 A.M. – 11:45 A.M.  DISCUSSION GROUPS 

NCURA Region II Answers All Presenters:  :  Charles Bartunek, Associate Director, Research Development, Johns Hopkins University; Ted Fehskens, Senior Grants and Contracts Associate, Research Administration, Johns Hopkins University;  Adam Greenberg, Grants Director, Sponsored Programs Administration, City University of New York, Advanced Science Research Center; Katie McKeon, Contract Manager, Office of Research Administration, University of Maryland, College Park; Gregory Slack, Director of Research & Technology Transfer, Division of Research, Clarkson University Program Track: General Program Level:  Beginner Room: Rittenhouse  

PAGE | 29          

Description: New to NCURA, or wondering what this organization can offer you? What is NCURA Region II? Who is a member? How can it help me professionally? How do I get involved? Join this discussion group to hear about regional initiatives, including the regional conference, the Professional Development Committee, the Mentor Me program, and other opportunities to grow professionally!  The “Inside” View of the Audit World Moderators:  Ann Holmes,  Assistant Dean, College of Behavioral and Social Sciences, University of Maryland, College Park; Susie Sedwick, Consulting Associate, Attain, LLC  Presenters:  Jeff Silber, Director, Financial Research Administration, Cornell University Program Track:  Senior Forum Program Level:  Advanced Room: Mezzanine 2  Description: Lessons learned from the world of audits.  What is a General Ledger “ERP” system and why should Sponsored Programs Offices should care? Presenters:  Anita Mills, Solutions Consultant, Evisions Program Track: Pre‐Award Program Level:  Beginner Room: Mezzanine 1  Description: This presentation will review the basics of an ERP’s system and why these systems are important to Sponsored Programs.  The session will review how automating the transfer of data to your ERP and data warehouse can improve business processes and reporting.   Having a basic understanding of eRA and ERP systems is essential for report development  Learning Objectives: ∙        Understand the basics of report development  ∙        Understand the basics of ERP’s  ∙        Understand what a data warehouse is and how it is used  ∙        Understand what is information from eRA systems, ERP’s and options for transferred to a another system       or data warehouse 

11:45 A.M.    MEETING ADJOURN 

 

PAGE | 30          

REGION II Spring 2016 Meeting Committee Ted Fehskens – Chair – Johns Hopkins University 

Katie McKeon – Co‐Chair University of Maryland, College Park 

Anne Albinak – Johns Hopkins University 

Linda Bachman – Rutgers University 

Erin Bailey – University at Buffalo 

Charles Bartunek – Johns Hopkins University 

Anthony Beckman – University of Rochester 

Zach Bjorkman – Johns Hopkins University 

Charnel Bohn – Rutgers, The State University of New Jersey 

Michele Cordero Boligitz – Thomas Jefferson University 

Danette Boone – University of Maryland, College Park 

Heather Bragg – University of Pittsburgh 

Doris Brown – Morgan State University 

Denise Clark ‐ University of Maryland, College Park 

Sabine Dillingham – St. Mary’s College of Maryland 

Jane Edwards – University of Maryland, College Park 

Jill Frankenfield – University of Maryland, College Park 

Jeanne Galvin‐Clarke – University of Delaware 

Cindy Gary – University of Rochester 

Justine Gordon – Research Foundation of SUNY 

Adam Greenberg – The City University of New York 

Cherri Helms – Kennedy Krieger Institute 

Leslie Levine – Carnegie Mellon University 

Catherine Parker – George Washington University 

Sarah Robertson – University of the Sciences Philadelphia 

Jen Rosa – Children’s Hospital of Philadelphia 

Tim Schailey – Thomas Jefferson University 

Greg Slack – Clarkson University 

Jeff Snider – University of Maryland, College Park 

Brian Squilla – Thomas Jefferson University 

Adriel Villegas‐Estrada – Weil Cornell Medical 

Cheryl Williams – University of Rochester 

Kortnay Woods – The College of New Jersey 

Hilah Zia – Children’s National Health System 

 

 

 

PAGE | 31          

SEE YOU AT THE REGION II SPRING MEETING NEXT YEAR!  SARATOGA SPRINGS, NEW YORK 

 If you would like to volunteer to be on the Spring Meeting Planning Committee for 2017, 

please contact Katie McKeon at kpetrone@umd.edu