Perttu Tolvanen

Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

Perttu TolvanenIntranettien ja julkaisujärjestelmien asiantuntija

Projekti55 Oywww.projekti55.fi

Intranet-järjestelmät ja toteuttajat Suomessa vuonna 2012Alustoja, tuotteita, legopalikkakokoelmia, digitoimistoja, konsulttitaloja,

erikoistuneita integraattoreita, yleisosaavia integraattoreita ja sekalaisia it-taloja.

Tämä koulutus tuo järjestystä tähän intranet-ostajan kohtaamaan kaaokseen.

Talentum Eventsin järjestämän seminaarin intentensiivipäivä 21.9.2012


Isot kysymykset joihin koulutus vastaa• Millä julkaisujärjestelmillä intranetteja Suomessa rakennetaan?

• Ketkä IT-toimittajat tekevät intranetteja eniten Suomessa?

• Millaisiin tehtäviin eri järjestelmät parhaiten sopivat?

• Millaisia intranetteja Suomessa tehdään? Millaisilla projektimalleilla?

• Mihin eri aloihin ja ongelmiin eri järjestelmät ovat erikoistuneet?

• Miten eri työkalut osaavat ryhmätyötilat ja dokumenttienhallinnan? Voiko

ryhmätyötilat rakentaa erillisinä?

• Miten intranet-työkalut saadaan toimimaan yhteen erillisten

dokumenttienhallintajärjestelmien kanssa?

• Miten eri järjestelmät toimivat keskenään? Voiko käytännössä esimerkiksi

ryhmätyötilat ja hakukoneen ostaa erikseen?

• SharePoint-kumppanit erityiskatsauksessa - keneltä kannattaa mitäkin palveluita

ostaa?

• Millaisia erilaisia tapoja on ostaa SharePointtia? Miten paketoidun intranet-ratkaisun

ostaminen eroaa "tavallisesta SharePoint-projektista"? Millaisia koiria on haudattuna

halpoihin pakettiratkaisuihin?


Ohjelma

• 9.00-10.00 Intranet-konseptien historiaa & intranet-konseptit Suomessa

• 10.00-10.30 Oman projektin/tilanteen haastavuuden arviointi

• 10.30-11.00 Hankkeistamisen kulmakivet

• 11.00-12.00 Erilaisia intranet-projekteja & erilaiset

verkkopalvelukokonaisuudet (intranet vs. extranet vs. internet)

• 12.00-13.00 Lounas

• 13.00-14.30 Järjestelmät Suomessa, katsaus tyypillisiin vaihtoehtoihin

(Drupal, Confluence, SharePoint, ym.)

• 14.30-15.30 Erityishaasteet: toteuttajayrityksen valinta, mobiilin huomiointi,

integraatioihin varautuminen, käyttäjätiedot- ja käyttöoikeuksien hallinta

• 15.30-16.00 Yhteenveto & vastauksia erityiskysymyksiin

• Huom. Materiaali ei sisällä kaikkea käsiteltävää asiaa. Esimerkiksi

toteuttajayrityksien toimintaa käsitellään suullisesti, ja ei-jaettavien

esimerkkimateriaalien kautta.


Suhde intraan vaihtelee...


”Intranet”-konseptin evoluutiosta

”Kahvipöydän laajennus”

”Tärkeät dokumentit

yhdessä paikassa”

”Ilmoitustaulu”

”Yhteinen sanasto, yhteiset

pelisäännöt”

”Uutiset, tapahtumat, työpaikat”

”Yhteystiedot,

lounaslistat, johdon

propagandaa”

Intran peruskulmakivet.

HR:n tuottamat ohjeet ja säännöt


”Intranet”-konseptin evoluutiosta




”Ilmoitustaulu”

”Sosiaalinen intranet” –

keskusteluja? kysymyksiä?

”Liikkuva toimisto” (intra

mobiilissa)”Yhteinen sanasto, yhteiset

pelisäännöt”


”Yhteystiedot,


propagandaa”

Intran peruskulmakivet.

Viime vuosien haaveilut.

Roolin mukaan personoituva

henkilökohtainen työpöytä, ”mitä seuraavaksi?”


Ryhmätyötilat

Kaikki dokumentit

Haku kaikkeen tietoon

organisaatiossa


Isoin muutos viime vuosina...




”Ilmoitustaulu”

”Sosiaalinen intranet” –

keskusteluja? Kysymyksiä?

”Liikkuva toimisto” (intra

mobiilissa)”Yhteinen sanasto, yhteiset

pelisäännöt”


”Yhteystiedot,


propagandaa”

Peruskivet ovat pysyneet...

... mutta toimivia kehityssuuntia on tullut lisää.

Roolin mukaan personoituva

henkilökohtainen työpöytä, ”mitä seuraavaksi?”


Ryhmätyötilat

Kaikki dokumentit

Haku kaikkeen tietoon

organisaatiossa


Nousevia isoja aiheita1. Järjestelmien ”sosiaalistuminen” ja ”virtuaalisen kohtaamispaikan”

konseptin kehittyminen

2. Sähköpostin ongelmat aletaan ymmärtää kaikilla tasoilla kaivataan

ryhmätyövälineitä ja fiksumpia tapoja dokumenttien jakamiseen, mutta

samalla ahdistutaan useiden kanavien ja työkalujen tuomasta

sekamelskasta.

3. Dokumenttien merkitys laimenee – aletaan siirtyä dokumenttien ja

sivujen sekamaailmaan. Uutena ”dokumenttityyppinä” tulevat

keskustelut.

4. Konsepti- ja sisältöratkaisujen pitää kestää

järjestelmäpäivityksiä, esim. hakukonetta ei saa räätälöidä omien

sisältö- ja metatietorakenteiden takia.

5. Tietojen jäsentelymallit joutuvat koetukselle yhteisten

tietovarastojen laajentuessa entisestään. Onko enää edes mahdollista

löytää yhteisesti ymmärrettäviä jäsentelymalleja sisällöille?




Eri konseptit

Viestinnällinen intranet

vs. sosiaalinen intranet

vs. sähköinen työpöytä





Viestinnällinen ”majakka”

”Sähköinen työpöytä”

(haaveillaan ”yhdestä joka tekee kaiken”)


”Viestinnällinenmajakka”


”Sosiaalinen intranet”


1) Viestinnällinen intranet

• Viestinnällinen sydän joka kertoo sen mitä virallisesti

organisaatiossa tapahtuu. Toimitus, tai jokin nimetty

organisaatio, ylläpitää tietoja ja julkaisee uutisia.

Intranet (luotettavat

ohjeet, henkilöhaku,

yhteiset uutiset) Haku






2) Sosiaalinen intranet

• ”Sosiaalinen intranet” = viestinnällinen intranet + henkilöhaku +

profiilisivut + virta (tapahtumista, keskusteluista).

• Olennaisin ero viestinnällisiin introihin on, että sosiaalisissa introissa

sisällöntuotantojoukoksi aidosti nähdään koko organisaatio.

”The feed”.

Mahdollisesti uusi organisaation ”sydän”, ei

välttämättä intran etusivu.

Profiilisivu (yksi henkilön

mastersivu, joka löytyy

hakukoneista)

Intranet (luotettavat

ohjeet, henkilöhaku,

yhteiset uutiset)



3) Sähköinen työpöytä

• Sähköiseen työpöytään on pari erilaista ”filosofista” näkemystä. Isoin jakolinja on

välillä a) tietotyöorganisaatio vai b) prosessiorganisaatio.

• Tuotteiden kautta katsottuna löytyy myös pari erilaista näkemystä: a) SharePoint

edustaa ryhmätyö- ja dokumenttikeskeistä sähköistä työpöytää, b) Liferay/Oracle

portaalit ym. edustavat integraatio- ja asiointikeskeistä sähköistä työpöytää.

Intranet (luotettavat ohjeet,

henkilöhaku, yhteiset uutiset)


Evoluutio kohti sähköistä työpöytää

TASO 0 : SähköpostikivikausiSähköposti keskeinen viestintäkanava ja dokumenttivarasto. Verkkolevyt satunnaisessa käytössä. Tieto siiloutunut toisiinsa kytkeytymättömiin tietovarastoihin. Sähköposti = työlista.

TASO 1 : Viestinnällinen intranet – tiedostojen yhteiskäyttöVerkkolevyt laajassa käytössä. Intranet sisäisen uutisoinnin ja viestinnällisten dokumenttien jakoväline (johdon propagandaväline). Yritysidentiteetin rakennusväline.

TASO 2 : Ryhmätyötilat intran rinnalla – dokumentit hallinnassaIntranet arkinen työväline, joka sisältää ryhmätyötiloja ja dokumenttivarastoja. Dokumentit hallitaan suunnitelmallisesti. Itsepalvelulomakkeet. Raportteja jaetaan mm. excel-tiedostoin.

TASO 3 : Kommentointi ja keskustelu arkipäivää - vuorovaikutus toimiiVuorovaikutus blogeissa, wikeissä, chateissä ja online-kokoustiloissa. Reaaliaikainen organisaatio: läsnäolo- ja tilatietoisuus. Intran uutisissa on kommentointi.

TASO 4 : Sähköinen työpöytä lähestyy – oma sivu yhdistää tietovirratVuorovaikutusta tukeva personoitu sähköinen työpöytä. Yritystason hakupalvelu. Tapahtumavirrat. Ryhmätyötilat. Raportit. “Oma sivu yhdistää tietovirrat”.

TASO 5 : Sähköinen työpöytä ohjaa toimintaa – mittarit ja sovelluksetLiiketoimintasovellukset osana intraa/työtiloja. Esim. “myynnin työtila”, “tuotannon työtila”, “projektipäällikön työtila”. Sosiaalinen sähköinen vuorovaikutus arkipäivää.

Teh

ost

um

inen

& y

hte

ish

enki

Inspiraatiota otettu useista eri lähteistä. Mm: Razorfish intranet maturity model & Peltola, T.: Tiedonhallinta – avain tietotyön tuottavuuteen. Kirja 2009.


Tietotyön näkökulmasta...

Sosiaalinen intranet


Hakukone


Raportit

Ryhmätyötilat

Dokument-tienhallinta

Työtilat ja samat

palvelut kumppaneill

e myös


Prosessityön näkökulmasta...

Raportit ja yhteenvedot


”Johdon työpöytä”


Itsepalvelut

(tuntikirjaukset, häiriöilmoitukse

t, jne)

Ehkä: Samoja palveluita

asiointikanavan kautta

asiakkaille (extranet)


”Sähköinen työpöytä tarkoittaa toimivaa kokonaisuutta.”

”Lähiöarkkitehtuuri

.”


”Sähköinen työpöytä tarkoittaa toimivaa kokonaisuutta.”

”Kirkonkylä.”


Yhteenveto (eri konseptit)

1. Ensin pitää ymmärtää intranetin rooli omassa

organisaatiossa – ja sen suhde muihin järjestelmiin.

Tärkeimmät kysymykset: Mitä asioita ja tehtäviä intranet

omistaa nyt? Mitä asioita se voisi omistaa loogisesti?

2. Lopulta käyttäjät päättävät sen, että oletko

tekemässä viestinnällistä intranettia, sosiaalista

intranettia vai sähköistä työpöytää!

Intranet-kehittämisessä on erityisen järkevää aloittaa esiselvitysprojektilla

tai intranet-tiekartan suunnittelulla. Tällöin kannattaa myös ottaa

näkökulmaksi laajemmin sisäinen viestintä, ryhmätyön kehittäminen ja tietojen

löydettävyys. Hyvää tietoa johdolle, IT:lle ja HR:lle myös!




Hankkeen haastavuuden karkea arviointi Montako erityishaastetta sinulla on

projektissasi?

@perttutolvanen


Useita eri liiketoiminta-

alueita

Keskeiset ”hankalat” muuttujat

Budjetti Monikielisyys

Kielipolitiikan monimuotoisuu

s

Toimintaa useassa eri maassa (eri lainsäädännöt)

Muut IT-järjestelmät ja tiedonhallinnan

arkkitehtuuri

Toiminnan luonne (tietotyö vs.

tehdas)

Toiminnan maantieteellin

en hajanaisuus


Haastavuuden arviointi (1 piste / kohta)1. Useita eri liiketoiminta-alueita tai tuotelinjoja, jotka toimivat

kohtuullisen itsenäisesti

2. Toimintaa useassa eri toimipisteessä (useita vahvoja toimipisteitä)

3. Toimintaa useassa eri maassa

4. Useita eri kieliä käytössä

5. Monimuotoinen kielipolitiikka (ei selkeitä pelisääntöjä)

6. Monimuotoista toimintaa (=tietotyötä ja

tehdastyötä/prosessityötä)

7. Heterogeeninen IT-arkkitehtuuri, ei selkeitä masterdata-sääntöjä

8. Sähköposti isossa roolissa, myös tiedottamisessa

9. Uudistat samalla kertaa ryhmätyön käytänteitä ja organisaatiosi

käyttämän dokumenttienhallinnan ratkaisun


Haastavuuden arviointi• 5 pistettä, tai enemmän = panosta

esiselvitykseen ja konseptisuunnitteluun, olet

tekemässä jotain joka vaatii tarkkaa

suunnittelua ja vaiheistamista – sekä erittäin

herkkää korvaa ja nopeata reagointia

käyttöönottovaiheessa!

• 2-4 pistettä = melko normaali intranet-projekti

toimittajalle, joka on tehnyt vaativia

intranetteja aiemminkin, mutta valitse silti

huolella tiimin jäsenet etenkin

suunnitteluvaiheeseen

• 0-1 pistettä = voit keskittyä

lanseeraussuunnitteluun ja uutisten

sisältölinjauksiin (voit ostaa intrasi melkein

vaikka digitoimistolta)

Asiakkaalta vaadittava työmäärä.




Hankkeistamisen kulmakivet1) Esiselvitys, osallistaminen ja tulosten viestintä.

2) Valitun tuotteen ja budjetin mukaisesti eteneminen.

3) Nopeasti toimivaan palveluun – vaikka pilotin avulla.

@perttutolvanen


Esiselvitys pähkinänkuoressa• Kappale 1: Sisäisen viestinnän, ryhmätyön ja

tiedon löydettävyyden kipupisteet organisaatiossa.

• Kappale 2: Nykytila & tavoitetila. Tavoiteltava

palvelukokonaisuus visuaalisesti kuvattuna

(intranet, extranetit, internet, muut keskeiset

palvelut).

• Kappale 3: Kehityksen tiekartta

• Kappale 4: Priorisoitu lista keskeisistä

vaatimuksista, jotka kohdistuvat

intranet/sähköinen työpöytä –palveluun.

• Kappale 5: Soveltuvat järjestelmätuotteet/alustat.

• Kappale 6: Toimintatapamuutokset joille

edellytetään johdon tukea ja muutosviestintää.

Ehdotettavat pilottiyksiköt ja –hankkeet.

• Kappale 7: Ehdotettavat seuraavat askeleet.

Esiselvitys------------------------------------------------------------------------------------------------

Dokumentin otsikkona esim. ”Intranet-hankkeen esiselvitys”.


Esimerkkejä elementeistä• Visualisoinnit auttavat

viestinnässä.

• Persoonat voivat myös olla

hyödyllinen viestintäväline (ja

etenkin kun pohjautuvat

haastatteluihin).


Projektin vaiheet (raskas malli)

Esiselvitys (3-4kk) Kilpailutus (1-2kk)

Toteutus (3-5kk) Käyttöönotto (6kk)

// Pilotit //

// 2. vaihe // // jatkokehitys // // 1. vaihe //


Projektin vaiheet (kevyt malli)

Esiselvitys (1-2kk) Kilpailutus /

kumppanivalinta (1-2kk)

Toteutus (2-3kk)

Käyttöönotto (6kk)

// Pilotit //

// ylläpito //

Muistettava tässäkin mallissa, että sopimuksen allekirjoituksesta projektin todelliseen käynnistymiseen kestää aina vähintään 1kk (tai sitten toteuttajalla ei ole ehkä kaikki asiat kunnossa...).


Yhteenveto hankkeistuksesta• Näkökulmana ei ainoastaan intranet ja sisäinen viestintä.

Myös ryhmätyö, dokumenttienhallinta ja yhteistoiminta

kumppaneiden kanssa hyvä ottaa mukaan laajuuteen.

Keskittyminen voi olla intranetissa, mutta intran roolia ei

voi ratkaista jos ei ymmärrä sen ympärillä olevia

elementtejä!

• Haastatteluilla ja työpajoilla tehtävä pohjatyö kannattaa

usein ottaa myös siitä näkökulmasta, että ”mikä ahdistaa

työssäsi?”. tärkeätä tietoa HR:lle, johdolle ja IT:lle.

Esiselvityksen tuloksena voi tulla kolme erilaista johtopäätöstä:

1. Kehitetään nykyisiä järjestelmiä ensisijaisesti – tiekartan

johdattamana.

2. Uudistetaan intranet/sähköinen työpöytä tuotevetoisesti,

esim. jokin SharePoint-paketointi tai Confluence.

3. Uudistetaan intranet/sähköinen työpöytä

ohjelmistokehitysprojektina jonkun alustajärjestelmän

päälle, esim. Liferay, SharePoint, Drupal.

Esiselvitys------------------------------------------------------------------------------------------------

Dokumentin otsikkona esim. ”Intranet-hankkeen esiselvitys”.




Intranet-projektit Suomessa vuonna 2012Erilaisia tarpeita, erilaisia ratkaisuja

@perttutolvanen


Neljä erilaista intranet-hanketta (=näkemystä)


3) ”Sähköinen työpöytä”

4) Portaalimallit

Organisaatiossa intranet on vakiintunut ohjeiden, uutisten, linkkien ja joidenkin perustyökalujen paikaksi. Tätä ei haluta ”rikkoa”, vaan viestinnällistä intraa halutaan korkeintaan kehittää ”sosiaalisempaan suuntaan”, esim. henkilöprofiilien, kommentoinnin, paremman haun, blogien ym. kautta.

Intranetin seuraavana askeleena nähdään viestinnällinen intranet yhdistettynä ryhmätyöhön, dokumenttienhallintaan, keskusteluihin ja ylipäätään ”fiksumpaan tietotyöhön talon sisällä”, ja ehkä myös kumppaneiden kanssa.

Intranet nähdään enemmän ”portaalina” johon nostetaan tietoa, raportteja, uutisia ym. monesta eri lähteestä. Tässä näkemyksessä viestinnällinen intranet voi olla aivan erillinen palvelu jonne on koottu kaikki ohjeet, mallit ja perehdytysmateriaalit yms. Etenkin erittäin suuret konsernit usein käyttävät tätä mallia jossa heillä on käytännössä ”portaali-intranet” ja erillinen ”intranet jossa on oikeasti sisältöjä. Myös ”Yammerit ym.” tähtäävät tähän malliin enemmän kuin kahteen edelliseen malliin.

2) Sosiaalinen intranet


Neljä erilaista ostotapahtumaa


3) ”Sähköinen työpöytä”

4) Portaalimallit

”Haluan tehdä viestinnällisen intranetin, joka on aika irrallinen kokonaisuutensa. En halua räätälöidä sitä, haluan ostaa tuotteen ja korkeintaan kytkeä sen käyttäjähallintaani.”

Vaihtoehtoina lähes mikä tahansa julkaisujärjestelmä.

Käytännössä Confluence ja tuotteistetut SharePoint-ratkaisut ovat tyypillisimpiä. Myös Drupalia ja Liferayta käytetään näissä tapauksissa.

Budjetit yleensä 20k-90k. Projektina ”aika kiva”.

”Haluan viestinnällisen intran ohella tehdä ryhmätyötilat, laittaa dokumenttienhallinnan kuntoon ja saada yhden kunnollisen hakukoneen kaikkiin näihin.”

SharePoint on erittäin vahva tässä mallissa. Avoimen koodin haastaja lähinnä Liferay+Alfresco.

Budjetit välillä 80k-250k. Yleensä ”SharePoint-projekti”, jossa kyse kuitenkin paljon enemmän toimintatapamuutoksesta kuin it-projektista.

”Haluan portaalimaisen ratkaisun, josta eri käyttäjät näkevät profiloidusti heitä kiinnostavia tietoja. Järjestelmä on integroitu useisiin muihin järjestelmiin, ja toimii porttina yrityksen kaikkiin muihin keskeisiin järjestelmiin.”

Vaihtoehtoina Oraclen järjestelmät, Liferay+Alfresco ja SharePoint pääasiallisesti. Budjetit yleensä 200k-600k.

2) Sosiaalinen

intranet

”Haluan intranetin jossa voi keskustella, jakaa päivityksiä ja tykätä toisten päivityksistä.”

Aika jäsentymätön ratkaisukenttä vielä tällä hetkellä. Jotkut ratkaisevat Yammerilla, toiset räätälöivät SharePointtia, kolmannet hyödyntävät Confluencea.

Tuotteista Confluence on lähimpänä kokonaisratkaisuna, mutta Yammerit ym. ovat keskustelualustoina ylivertaisia.


Kieliversio

”Tyypillinen intranet”

Pääversio, jolla x määrä kieliversioita.

Maasaitti

Tyypillistä intranettia ei oikein olekaan. Organisaatioiden ”intranet-historiat” ovat

kovin erilaisia – ja introjen maailmassa vaatimuksesta joustaminen ei ole tyypillistä

– ja tämä sopii integraattoreille ja monenlaisille portaaleille (!).

Maasaitti

Maasaitti

Maasaitti

Puhelinluettelo

Järjestelmä xJärjestelmä y


Main websiteMain website

Erityiskysymys: Monikieliset intranetit

Pääversio, josta lähes 1:1 käännetyt

kieliversiot.

Maasaitti

Lisäksi näiden kahden hybridejä paljon maailmassa, mutta hybridit yleensä ongelmallisia, koska käyttäjät

eivät hahmota kokonaisuutta ja hakukonetta vaikea saada toimimaan hyvin. Myös sisällöntuotannon kannalta

hybridimallit voivat olla hyvin vaikeakäyttöisiä.

Pääversio, joka esim. globaali

intranet ja englanniksi.

Maasaitti

+ Language / country versions

Malli A: Kieliversiot Malli B: Maasaitit.

Maasaitti Maasaitti

Malli A sopii konserneille jotka toimivat hyvin yhdenmukaisesti eri puolilla maailmaa, ja vaikka poikkeuksia on, niin ne ovat selvästi poikkeuksia. Tässä mallissa on oikeastaan vain ”yksi intranet”.

Malli B sopii konserneille, joiden liiketoiminta on eri alueilla hyvin erilaista. Tällöin globaali intranet omistaa asiat, jotka ovat kaikille yhteisiä, mutta maaintrat ovat käyttäjien ensisijainen palvelupiste.


Intranet

Kokonaismalli A

Internet-sivusto

Perinteisin malli, jossa kaikki kolme palvelua ovat omia kokonaisuuksiaan. Intranet on ”sisäverkon juttuja”,

extranet on asiointikanava asiakkaille ja internet-sivusto on viestinnällinen/markkinoinnillinen palvelu.

Tämä malli mahdollistaa helpoiten sopivimman järjestelmän ja toimittajan valinnan jokaiselle palvelulle

erikseen. Tämä on etenkin kuluttajaliiketoiminnan puolella yleinen malli.

Extranet


Intranet

Kokonaismalli B1

Internet-sivusto

Etenkin B2B-liiketoiminnassa ryhmätyötilat ja dokumenttien jakaminen ovat asioita joissa käytetään

paljon yhteistyökumppaneita, ja tällöin extranet-palvelu on hyvin lähellä intranet-palvelua. Esimerkiksi

SharePointin päälle tehtävät intranet+ryhmätyötilat –kokonaisuudet ovat usein tällaisia

intranet+extranet -yhdistelmiä. Myös Confluencen päälle on tällaisia kokonaisuuksia tehty esim.

diileriverkostolle tietojen jakamiseen. Malli mahdollistaa myös internet-sivustolle tehtävän

julkaisujärjestelmävalinnan käsittelemisen aivan omana kokonaisuutenaan.

Extranet


Intranet (viestinnällinen)

Kokonaismalli B2

Internet-sivusto

Tässä mallissa intranet on edelleen irrallinen, oma viestinnällinen kokonaisuutensa, mutta extranetista on

tehty keskeinen, strateginen tietovarasto omalle henkilökunnalle, yhteistyökumppaneille ja asiakkaille. Tämä

malli vähentää olennaisesti esim. monikanavajulkaisemisesta syntyviä hallintahaasteita, ja on usein oman

henkilökunnan kannalta loogisempi ymmärtää. Esimerkiksi pankit ovat käytännössä usein tässä mallissa, eli

heidän extranet on verkkopankki ja verkkopankki on keskeinen työkalu asiakkaille ja omalle henkilökunnalle.

Extranet (ryhmätyötilat omalle henkilökunnalle ja

yhteistyötahoille)


Intranet

Kokonaismalli C1

Internet-sivusto

Esimerkiksi kuluttajaliiketoiminnassa asiointipalvelut voivat olla keskeinen osa käyttäjäkokemusta, ja liittyvät

läheisesti internet-sivustoon. Tällöin palveluista tehdään yleensä konseptillisesti ja käyttöliittymäratkaisujen

osalta yhtenäiset, mutta erittäin harvoin nämä ovat teknisesti ”samalla alustalla” vaikka sama

julkaisujärjestelmätuote olisikin käytössä. Yleensä tämä johtuu siitä, että extranetista on tehtävä vaativia

integrointeja taustajärjestelmiin kun taas internet-sivusto on teknisesti yksinkertaisempi. Tässä mallissa

intranet-maailma ja julkisen verkon maailma on syytä yleensä pitää täysin erillään, ja johtaa erillisesti myös.

Extranet


Kokonaismalli C2

Tästä mallista usein haaveillaan, mutta se toteutuu käytännössä hyvin harvoin. Suomessakin on hyvin

harvinaista, että internet-sivusto ja extranet-sivusto olisivat samalla alustalla, ja kehitys tapahtuisi

todella samassa kokonaisuudessa. (Vieläkin harvinaisempaa on, että intranet-, internet- ja extranet

olisivat kaikki samassa.) Syy harvinaisuuteen on pääosin tekninen haastavuus, mutta myös osittain

loogisen kokonaisuuden lisääntyvä monimutkaisuus, ja siitä seuraavat suunnittelu- ja hallintahaasteet.

Joskus tietysti ei ole muita vaihtoehtoja, kuten valio.fi:n ”sosiaalisessa verkkopalvelussa”.

Internet-sivusto ja extranet kuluttaja-asiakkaille yhdessä

kokonaisuudessa (esim. valio.fi)

Intranet


Kokonaismalli D

Internet-sivusto

Ei ole lainkaan epätavallista, että isoilla konserneilla on erilliset extranet-ratkaisut eri

asiakasryhmille. Esim. energiayhtiöillä on aivan erilaiset tarpeet yritysasiakkaiden extraneteille

kuin kuluttaja-asiakkaille – ja sama pätee moneen muuhunkin liiketoimintaan. Extranetteja voikin

perustellusti olla useita isossa organisaatiossa, ja osa näistä voi hyvin rakentua intranetin kylkeen.

Extranet kuluttaja-asiakkaille

Intranet

Extranet yhteistyö-kumppaneille tai B2B-

asiakkaille


Yhteenvetoa projekteista1. Intranet-projekteja on kovin erilaisia, koska intranetit ovat lopulta hyvin

organisaatiokohtaisia – ja täten kovin pitkälle vietyä tuotteistumista ei ole

tapahtunut edelleenkään.

2. Viestinnällisen intran tekeminen on kohtuullisen selkeä projekti jos saa

pidettyä omat vaatimukset kurissa. Ja myös viestinnällisessä intrassa voi olla

”sähköisen työpöydän” piirteitä – mutta ne kannattaa tehdä hyvin

tuotevetoisesti jotta budjetti pysyy kurissa.

3. ”Sähköinen työpöytä” on erityisesti Microsoftin SharePointin ympärille

syntynyt intranet+ryhmätyötilat+dokumenttienhallinta+hakukone –

kokonaisuus. SharePointtikaan ei tosin tarjoa tätä kaikkea suoraan paketista

siten kuten asiakkaat yleensä odottavat.

4. Kotimaisten toimijoiden SharePoint-paketointien ostaminen on taas

aivan erilainen projekti kuin ostaa ”SharePoint Microsoftilta

raakatavarana”.

5. Vaikeita alueita ovat edelleen mm. monikielisyys, sosiaalisuus,

keskustelut, hakukoneet, henkilöprofiilit, järjestelmän päivitettävyys.

Projektiriskit pienevät jos näiden alueiden osalta saa vaatimuksia hallittua –

ja edettyä valitun tuotteen ehdoilla!




Järjestelmät Suomessa

Teknologiat ja tuotteet.


Vaihtoehtoja Suomessa vuonna 2012

• ... ja luonnollisesti intranetteja tehdään kaikilla ”perinteisilläkin”

web-julkaisujärjestelmillä – mutta vain viestinnällisiä intranetteja.

SharePoint, raakana tai

intranet-tuotepaketit

Drupal

ConfluenceLifeRay

+ Alfresco

harmaa = avointa koodiatumma = suljetumpaa


Drupal

• Drupal soveltuu puhtaasti viestinnällisten intranettien järjestelmäksi parhaimmillaan erittäin hyvin.

Intranettiin pitää vain asennoitua hyvin samankaltaisesti kuin julkiseen verkkosivustoon, eli ”tiivis, pieni

porukka tekee julkaisua isolle, melko anonyymille käyttäjäporukalle”.

• Esim. sosiaalisen median sovellukset voidaan räätälöidä Drupalin päälle kohtuullisen

kustannustehokkaasti, ja samoin hallinnat saadaan tehtyä sen päälle hyvin.

• Drupalilla tehdyn intranetin ei kuitenkaan saa odottaa kasvavan ”sähköiseksi työpöydäksi” tai

”ryhmätyötiloiksi” tai ylipäätään minkäänlaiseksi ”työvälineeksi” (ainakaan ilman raskasta räätälöintiä).

Palikkakokoelma vaativiin, isoihin

verkkopalveluihin.

Drupalilla tehdään makeita verkkopalveluita.

”Web CMS”

- Firmoja Suomessa mukavasti. Osaajia myös ”jopa satoja”.

- Projektit yleensä yli 50 000 euroa, koska työkalu ei ole mikään simppeli.

- Intranetteihin tarjolla esim. ”Open Atrium” paketointi, joka soveltuu wikityyppisiin ryhmätyötilaratkaisuihin (jotka kuitenkin halutaan tehdä jotenkin omanlaisiksi, eli räätälöidä melko paljon).

- Sopii viestinnällisiin introihin, ja mahdollistaa ”sosiaaliset intranetit” räätälöimällä ja on myös järkevä alusta pienräätälöinneille


Confluence

• Confluence tarjoaa ehkä parhaat työkalut tällä hetkellä viestinnällisten ja ”sosiaalisten

introjen” toteutukseen. Confluence on myös korostuneesti _tuote_, joten

tukimateriaalia ja ohjeita löytyy verkosta.

• Lisenssit ovat kohtuulliset, ja lisenssillä saa paljon rahalle vastinetta.

• Confluencella tehdyn intranetin ei saa odottaa kasvavan ”sähköiseksi työpöydäksi” tai

edes välttämättä ryhmätyötiloiksi aivan ”lopullisena ratkaisuna”.

Ryhmätyötilat, wikitoiminnot,

keskustelu.

Erittäin pätevä intranet-työkalu viestinnällisiin konsepteihin.

Wiki

- Firmoja Suomessa muutamia. Osaajia useita kymmeniä.

- Projektit yleensä 20-40 000 euroa, ja harvoin räätälöintiä.

- Hyviä lisäosia tarjolla, joiden avulla intranet-käyttöä voidaan monipuolistaa.

- Ei ole oikein soveltuva räätälöinteihin, tai isojen konsernien ”vaikeisiin introihin”. Suomessa tosin esim. Delta Motor Group intranet-käyttäjä, ja monia täsmäkäyttäjiä.

- Sopii viestinnällisiin introihin, ja tarjoaa myös ”sosiaalista intranettia” sekä wiki-ryhmätyötilat


Liferay + Alfresco

• Liferay Alfrescolla täydennettynä tarjoaa etenkin finanssisektorille kustannustehokkaan vaihtoehdon

extranet- ja intranet-portaaleille.

• Lisenssit eivät ole yksiselitteiset, mutta kilpailijoihin verrattuna hyvin pienet. Paras soveltuvuus kun

halutaan esim. paljon asiointipalveluita, jotka integroituvat taustajärjestelmiin.

• Alfresco on järeä dokumenttienhallintajärjestelmä, jossa on myös ryhmätyötilatoimintoja. Voisi sanoa, että

se on järeämpää kamaa kuin SharePoint jopa. Liferay taas on portaali, joka on tehty nimenomaan

extranetteja varten – eli ei tarjoa suoraan paketista kovin paljon, vaan mahdollistaa omanlaiset toiminnot.

Dokumenttienhallinta + ryhmätyötilat

Raskaat finanssialan

extranet-ratkaisut

Portaali

- Firmoja Suomessa muutamia. Osaajia useita kymmeniä.

- Projektit yleensä 150-400 000 euroa, ja paljon räätälöintiä.

- Ei varsinaisesti mikään sisällönhallintaratkaisu, vaan ponnistaa enemmän portaalimaailmasta.

- Esim. Itä-Suomen yliopiston intranet-palvelu on Liferaylla.

- Sopii viestinnällisiin introihin, ja tarjoaa myös ”sosiaalista intranettia” sekä wiki-ryhmätyötilat


SharePoint

• SharePoint on suoraan paketista otettuna hyvin samankaltainen ”raakile” kuin Liferay. Erona on

lähinnä se, että SharePoint osaa dokumenttienhallinnan kunnolla tuotteena, ja SharePointin

päälle on tehty intranet-tuotteistuksia.

• Lisenssien hinnoittelulla kannustetaan hyödyntämään mahdollisimman laajamittaisesti tuotetta.

• SharePoint on tuote dokumenttienhallintaan, ryhmätyötiloihin, hakuun ja puhelinluetteloon.

Muihin asioihin se on kuten Liferay tai Drupal – ehkä jopa raskaampi kuin kumpikaan noista.

Ryhmätyötilat

Microsoft-maailman

integroinnit

Viestinnällinen intranet ja

dokumenttienhallinta

- Firmoja Suomessa paljon. Osaajia jopa satoja.

- Projektit yleensä 60-200 000 euroa, ja aina jonkin verran räätälöintiä.

- Lisenssit mitoitettu raskaaseen käyttöön (dokumentit, ryhmätyötilat ym).

- Sopii viestinnällisiin introihin, ja sähköisen työpöydän konsepteihin.


Erityishuomioita em. järjestelmistä• Sisällöntuottajan kielivalinnat löytyvät useimmista järjestelmistä, mutta niitä harvoin

käytetään – ja siksi myös laatu vaihtelee paljon.

• Kaikki järjestelmät sisällöntuotannon kannalta aika samankaltaisia. Confluence

aavistuksen edellä muita helppokäyttöisyydessä.

• Kaikissa järjestelmissä on omat erikoiskäsitteensä ja ”kummallisuutensa”. Esim.

”spaces” vs. ”sites” vs. ”nodes”.

• Kaikissa aika järeä käyttäjäoikeushallinta - tai ainakin mahdollisuus taivutella

sellaiseksi kuin halutaan.

• Confluence ja SharePoint tarjoavat hyvän haun suoraan paketista. Drupal ja Liferay

nojaavat Lucene Solr-hakukoneeseen, jonka pystyttäminen jossain määrin oma

projektinsa.

• Sosiaalisen median toimintoja ei mistään järjestelmästä löydy ”Yammer/Facebook”-

tasoisesti – Confluence on lähimpänä, muut aika heikkoja ilman räätälöintiä tai

lisälaajennuksia.

• Kaikki järjestelmät käytössä laajasti eri puolilla maailmaa. Räätälöinnin määrä

vaikuttaa suoraan tuen ja materiaalien saatavuuteen käytännössä.

• SharePointille löytyy useita eri intranet-paketteja, jotka yksittäisten toimittajien

tekemiä. Drupaliin kevyempiä. Vain Confluenceen löytyy useiden eri toimijoiden

tukemia, kansainvälisiä intranet-paketteja.


Yhteenveto

• Confluence tarjoaa tuotevetoisen intranet-reitin, jossa hyvä hakukone omiin sisältöihin.

• Drupal tarjoaa kustannustehokkaan viestinnällisen intran, jossa myös hyvä hakukone

omiin sisältöihin.

• SharePoint tarjoaa viestinnällisen intran & ryhmätyötilat & hakukoneen, mutta kaikki

tämä tulee kustannuksien kanssa. Tuotteistukset vähän madaltavat

projektikustannuksia.

• Liferay + Alfresco tarjoaa viestinnällisen intran ja raskaan dokumenttienhallinnan ilman

lisenssikuluja, mutta muuten kyllä varsin raskaan kuorman kannettavaksi.

Confluence (viestinnällinen,

sosiaalinen, kustannustehokas, ei räätälöintiä)

SharePoint (monipuolinen,

kallis)

Drupal (viestinnällinen

sivusto, pienräätälöintejä

)

Liferay + Alfresco

(räätälöintiprojekti, ei lisenssejä,

mutta huoltamista

kyllä)

SharePoint-tuotteistukse

t




Esimerkkejä intranet-kehityksen kumppaneistaDigitoimistot, tekniset toteuttajat, konsultit

@perttutolvanen


Esimerkkejä

• Esimerkkejä digitoimistoista, jotka ymmärtävät jotain intraneteistakin: Avaus, Creuna, Palmu

(mutta yleisesti ottaen digitoimistot eivät tietotyöstä, ryhmätyöstä ym. kovin paljon tajua – ja

etenkään niitä ei kiinnosta...)

• Intranettien suunnitteluun erikoistuneita taloja on hyvin vähän. Kenties Sininen Meteoriitti,

AtBusiness ja Tieto ainoina taloina joista aiheeseen erikoistuneen, kokonaisen tiimin voi löytää.

Yksittäisiä, erittäin päteviä konsultteja toki löytyy lähes kaikista isommista IT-taloista.

• Esimerkkejä toteuttajista: AtBusiness, Sininen Meteoriitti, Proactum, Descom, Systems Garden,

Innofactor, Verkkojulkaisut, Ambientia, Endero, Tieto, Logica, Solita, Digia, Attido.

• Esimerkkejä konsulteista ja täsmäpalveluiden tuottajista: Adage, Esko Kilpi, Anja Alasilta,

Palmu.exe, Perttu Tolvanen, Tatu Kuivalahti, Jarmo Kinnula (Prisma Consulting)

Tekniset toteuttajat & tuotefirmat

DigitoimistotKonsultit & muut

täsmäosaajat

Kiitos.

Web-projektien ja julkaisujärjestelmien asiantuntija

Perttu Tolvanen, Projekti55 Oy

050-3685199

[email protected]

www.projekti55.fi

Vinkkejä web-projekteihin ja julkaisujärjestelmävalintoihin:

twitter.com/perttutolvanen & http://www.vierityspalkki.fi

Blogi tietotyöstä ja intranet-projekteista:

http://www.viidestaso.fi

Presentaatiot ja koulutusmateriaalit:

slideshare.net/perttutolvanen

Yhteystiedot

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Documents

Perttu Tolvanen