PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK NDONESIArb.perpusnas.go.id/wp-content/uploads/2018/12/VIII... · 4.8.2 Pengembangan Media Interaktif dan Komunitas Membaca Berbasis TI Sebagai ... 1

Analisis Kesenjangan (AS-IS)

Grand Design E-Library

Perpustakaan Nasional RI

2015-2019

PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Jl. Salemba Raya No. 28a, Jakarta Pusat

i

Publication Details

Change Record

Date Author Version Change Reference

2Desember 2014 0.1 Document formating

2 Desember 2014 0.2 Bab I: Pendahuluan

3 Desember 2014 0.3 Bab II: Analisis Kesenjangan

3 Desember 2014 0.4 Revisis Bab I: Pendahuluan

4 Desember 2014 0.5 Bab III: Program dan Kegiatan

4 Desember 2014 0.6 Bab IV: Roadmap dan Strategi Implementasi

4 Desember 2014 0.7 Revisi Bab II: Analisis Kesenjangan, Revisi Bab III: Program dan Kegiatan

5 Desember 2014 0.8 Bab V: Ringkasan Proyek

5 Desember 2014 0.9 Revisi Bab IV: Roadmap dan Strategi Implementasi, Revisi Bab V: Ringkasan Proyek

6 Desember 2014 1.0 Finalisasi Dokumen

Reviewer

Name Version Approved

Position Date

1.0 10 Desember 2014

ii

Daftar Isi

Publication Details ..................................................................................................................... i

Daftar Isi ................................................................................................................................... ii

Daftar Gambar ......................................................................................................................... vi

Daftar Tabel ............................................................................................................................ vii

1. Pendahuluan..................................................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang .......................................................................................................... 1

1.2 Manfaat Roadmap dan Strategi Implementasi ......................................................... 1

1.3 Metodologi IT Plan UI ............................................................................................... 2

1.4 Maksud Dokumen ..................................................................................................... 2

1.5 Sistematika Dokumen ............................................................................................... 3

2. Analisis Kesenjangan ........................................................................................................ 4

2.1 Pendahuluan ............................................................................................................. 4

2.2 Kesenjangan Proses Bisnis ........................................................................................ 5

2.3 Kesenjangan Sistem Informasi .................................................................................. 6

2.4 Kesenjangan Infrastruktur ........................................................................................ 9

2.4.1 Layanan Pengamanan ....................................................................................... 9

2.4.2 Layanan Data .................................................................................................. 12

2.4.3 Layanan Penyimpanan .................................................................................... 13

2.4.4 Layanan Server................................................................................................ 14

2.4.5 Layanan Client ................................................................................................ 14

2.4.6 Layanan Network ............................................................................................ 16

iii

2.4.7 Layanan Distribusi ........................................................................................... 17

2.4.8 Layanan Integrasi ............................................................................................ 17

2.4.9 Layanan Multimedia ....................................................................................... 18

2.4.10 Layanan Pesan ................................................................................................ 18

2.4.11 Layanan Sistem Manajemen ........................................................................... 19

2.5 Kesenjangan Organisasi Pengelolaan TI .................................................................. 21

3. Analisis Sense of Urgency ............................................................................................... 22

3.1 Pendahuluan ........................................................................................................... 22

3.2 Hasil Analisis Sense of Urgency ............................................................................... 24

3.3 Hubungan Analisis Sense of Urgency dengan Analisis Kesenjangan ....................... 25

4. Program dan Kegiatan .................................................................................................... 31

4.1 Bagan Besar Grand Desain e-Library 2015-2019 ..................................................... 31

4.2 Program Penyusunan Kebijakan Teknis Perpustakaan Digital ................................ 33

4.2.1 Penyediaan Kebijakan Teknis Perpustakaan Digital (Mengacu Pada PP 24

Tahun 2014) ................................................................................................... 34

4.2.2 Penyediaan Standar Tata Kelola TI dalam Penyelenggaraan Perpustakaan

Digital (Mengacu Pada IT Governance best practices).................................... 34

4.3 Program Penguatan Kapasitas dan Kapabilitas Pengelolaan Program Perpustakaan

Digital ..................................................................................................................... 34

4.3.1 Penyediaan Jasa Konsultasi IT PMO (Program Management Office) .............. 35

4.3.2 Penyediaan Sistem Monitoring dan Evaluasi Penyelenggaraan Kegiatan

Perpustakaan Digital ...................................................................................... 35

4.4 Program Pengembangan dan Integrasi Sistem Informasi Layanan Perpustakaan

Digital ..................................................................................................................... 35

4.4.1 Pengembangkan Sistem INLIS yang terintegrasi dengan Sistem lainnya ........ 36

4.4.2 Pengembangan Sistem Repository Warisan Dokumenter Bangsa .................. 36

iv

4.4.3 Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Perpustakaan yang

Terintegrsi dengan Sistem Perpustakan Digital .............................................. 36

4.5 Program Pengembangan Sarana dan Fasilitas Digitalisasi Bahan Pustaka .............. 37

4.5.1 Penyediaan Sarana Pendukung Digitalisasi Koleksi Perpustakaan .................. 37

4.5.2 Pengadaan Bahan Pustaka Digital .................................................................. 37

4.6 Program Pengembangan Sarana dan Fasilitas Infrastruktur TIK ............................. 38

4.6.1 Peningkatan Kapasitas dan Kapabilitas Infrastruktur Data Center Terintegrasi

....................................................................................................................... 38

4.6.2 Pengembangan Infrastruktur TIK Fasilitas Layanan Perpusnas di Merdeka

Selatan ........................................................................................................... 39

4.7 Program Pengembangan Sistem Layanan Online Berbasis Web 3.0 ....................... 40

4.7.1 Pengembangan Layanan Online Antar Perpustakaan ..................................... 40

4.7.2 Pengembangan Layanan Online Indonesiana Kolaborasi dengan Kearsipan dan

Museum ......................................................................................................... 40

4.7.3 Pengembangan Sistem Resource Sharing Untuk Optimalisasi Digital Contents

....................................................................................................................... 41

4.8 Program Pengembangan Sistem dan Jejaring KIN dan BNI ..................................... 41

4.8.1 Penyediaan Interoperabilitas Teknis Antar Perpustakaan Untuk Pengumpulan

KIN dan BNI .................................................................................................... 41

4.8.2 Pengembangan Media Interaktif dan Komunitas Membaca Berbasis TI Sebagai

Pendukung Promosi Gemar Membaca ........................................................... 42

4.9 Program Pengembangan Kapasitas Organisasi dan SDM Pengelola Perpustakaan

Digital ..................................................................................................................... 42

4.9.1 Sosialisasi Dewan Perpustakaan sesuai amanat PP No. 24 Tahun 2014 ......... 43

4.9.2 Penyediaan rancangan peraturan bersama dengan instansi terkait Pengelolaan

SDM TIK Perpustakaan ................................................................................... 43

4.9.3 Pelatihan Kualitas dan Kompetensi SDM Pengelola TIK ditingkat Pusat dan

Nasional ......................................................................................................... 43

v

5. Roadmap dan Strategi Implementasi ............................................................................. 44

5.1 Pendahuluan ........................................................................................................... 44

5.2 Strategi Prioritisasi .................................................................................................. 45

5.3 Roadmap Implementasi Grand Desain e-Library Perpusnas ................................... 45

5.4 Manajemen Perubahan .......................................................................................... 48

vi

Daftar Gambar

Gambar 1.1 Metodologi IT Blueprint UI .................................................................................... 2

Gambar 1.2 Tahapan-tahapan Penyusunan IT Blueprint .......................................................... 3

Gambar 2.3Hasil Analisis Kesenjangan Sistem Informasi ......................................................... 8

Gambar 2.4 Hasil Analisis Kesenjangan Infrastruktur TI ......................................................... 20

Gambar 3. 1 Model Analisis sense of urgency ........................................................................ 22

Gambar 4. 1 Bagan Besar Grand Desain e-Library 2015-2019 ................................................ 31

Gambar 5. 1 Tahapan Implementasi IT Blueprint Perpusnas .................................................. 46

vii

Daftar Tabel

Tabel 2.1 Analisis Kesenjangan Proses Bisnis ........................................................................... 5

Tabel 2.2 Analisis Kesenjangan Sistem Informasi ..................................................................... 6

Tabel 2.3 Analisis Kesenjangan Layanan Pengamanan ........................................................... 11

Tabel 2.4 Analisis Kesenjangan Layanan Data ........................................................................ 12

Tabel 2.5 Analisis Kesenjangan Layanan Penyimpanan .......................................................... 13

Tabel 2.6 Analisis Kesenjangan Layanan Server ...................................................................... 14

Tabel 2.7 Analisis Kesenjangan Layanan Client ....................................................................... 14

Tabel 2.8 Analisis Kesenjangan Layanan Network .................................................................. 16

Tabel 2.9 Analisis Kesenjangan Layanan Distribusi ................................................................. 17

Tabel 2.10 Analisis Kesenjangan Layanan Integrasi ................................................................ 17

Tabel 2.11 Analisis Kesenjangan Layanan Multimedia ........................................................... 18

Tabel 2.12 Analisis Kesenjangan Layanan Pesan .................................................................... 18

Tabel 2.13 Analisis Kesenjangan Layanan Sistem Manajemen ............................................... 19

Tabel 2.14 Analisis Kesenjangan Organisasi dan Pengelolaan TI ............................................ 21

Tabel 3. 1 Analisis sense of urgency ........................................................................................ 24

Tabel 3. 2 Pemetaan sense of urgency dengan analisis kesenjangan ..................................... 25

Tabel 4. 1 Hubungan antara strategi, tujuan, dan program.................................................... 32

1

1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Dokumen ini merangkumtahapan ketiga dari Penyusunan Grand Design E-Library 2015-

2019 Perpusnas yang meliputi kegiatan analisa kesejangan, merumuskan strategi

implementasi, menentukan prioritas program-program kegiatan, dan menyusun jadwal

rencana pengembangan teknologi informasi. Sesuai dengan metodologi maka area yang akan

dibahas meliputi sistem informasi, perangkat teknologi informasi dan infrastruktur, serta

pengelolaan organisasi TI. Melalui dokumen ini diharapkan dapat memudahkan Perpusnas

dalam melakukan perencanaan investasi TI sesuai dengan inisiatif-inisiatif TI yang telah

tertuang dalam dokumen Blueprint.

1.2 Manfaat Roadmap dan Strategi Implementasi

Adapun manfaat dari Dokumen Laporan Roadmapini antara lain:

1. Menjadi acuan dalam peningkatan kualitas layanan TI kepada organisasi dan memicu

optimalisasi pengelolaan sumber daya TI secara bertahap, terstruktur, dan sistematis.

2. Mempermudah proses prioritasi investasi TI di Perpusnassesuai dengan rancangan

arsitektur TI direkomendasikan dalam Dokumen Blueprint.

3. Mempermudah proses penyusunan kerangka acuan kerja (term of reference) proyek-

proyek TI.

2

1.3 Metodologi IT Plan UI

Dalam melakukan pekerjaan ini, digunakan metodologi IT Plan-UI. Metodologi ini

menjelaskan secara berurutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam penyusunan strategi

dan perencanaan TI, dimulai dari kegiatan assessmentTI saat ini, perumusan BlueprintTI, dan

penyusunan roadmap dan strategi implementasi TI. Tahapan ketiga initerdiri atas kegiatan

analisa kesenjangan (gap analysis), penyusunan roadmap dan strategi implementasi, hingga

perumusan ringkasan kegiatan/proyek untuk beberapa tahun ke depan.

Gambar 1.1 Metodologi IT Blueprint UI

1.4 Maksud Dokumen

Dokumen ini merupakan bentuk deliverableketiga (tahap Roadmap & Implementation

Plan), metodologi IT Blueprint UI yang disusun ini berdasarkan analisa hasil assessment dan

blueprint.Selain itu penyusunan Grand Desain Sistem Informasi Perpusnasjuga berdasarkan

landasan hukum yang ada di Perpusnas, serta mengacu pada Rencana strategis

Perpusnasuntuk mengetahui arah organisasiyang hendak dituju oleh Perpusnas beberapa

tahun ke depan. Hal ini dimaksudkan agar strategi TI selaras dengan strategi organisasi.

Gambar dibawah ini menjelaskan posisi dokumen ini terhadap tahapan – tahapan yang

3

dilakukan dalam keseluruhan kegiatan Penyusunan Grand Desain Sistem Informasidengan

berdasarkan metodologi IT BlueprintUI yang telah dijelaskan sebelumnya.

Gambar 1.2 Tahapan-tahapan Penyusunan IT Blueprint

1.5 Sistematika Dokumen

Dokumen ini secara sistematis disusun dalam beberapa bab, yaitu:

1. Bab 1 Pendahuluan

Menjelaskan deskripsi umum, tujuan pekerjaan penyusunan Roadmap TI, maksud dari

dokumen, metodologi pekerjaan, dan sistematika dokumen.

2. Bab 2Analisis Kesenjangan

Menjelaskan analisa kesenjangan antara keadaan TI Perpusnasyang diharapkan dengan

keadaan TI Perpusnassaat ini.

3. Bab 3Program dan Kegiatan

Menjelaskan pengelompokan kegiatan-kegiatan yang idealnya disatukan menjadi sebuah

program yang memang dibutuhkan oleh proses bisnis Perpusnas.

4. Bab 4 Roadmap dan Strategi Implementasi

Menjelaskan Roadmap atau pentahapan pelaksanaan kegiatan yang telah

dikelompokkan menjadi program-program kerja.

Assessment of Current IS/IT

Roadmap &Implementation

Plan

Future IS/IT Blueprint

4

2. Analisis Kesenjangan

2.1 Pendahuluan

Bab Analisa Kesenjangan bertujuan untuk mengidentifikasi kesenjangan dari kondisi saat

ini dengan kondisi ideal di masa depan yang tertuang dalam dokumen Blueprint. Analisa

kesenjangan yang dilakukan meliputi lapisan sistem informasi, lapisan infrastruktur teknologi

informasi dan lapisan organisasi pengelola TI.Representasi kesenjangan dianalisa berdasarkan

beberapa kriteria, diantaranya adalah:

Kebutuhan Bisnis: Mendeskripsikan hal-hal yang dibutuhkan demi tercapainya

strategi dan sasaran organisasi, diambil melalui proses pengamatan ataupun melalui

proses interview. Kebutuhan bisnis ini juga sudah tergambarkan dalam dokumen

blueprint.

Solusi Teknis: Menjelaskan hal-hal terkait solusi yang bersifat teknis untuk

mengakomodasi serta mendukung dari kebutuhan bisnis. Solusi teknis ini juga sudah

tercantum dalam dokumen blueprint.

Kondisi Saat ini: Menjelaskan kondisi atau permasalahan yang ada saat ini, kondisi ini

diambil melalui proses pengamatan dan interview kepada pihak-pihak terkait.

Tindak Lanjut: Adapun keputusan dan tindakan yang mungkin dilakukan setelah

melakukan analisa kesenjangan

5

2.2 Kesenjangan Proses Bisnis

Pada Tabel 2.1 berikut akan diuraikan mengenai kesenjangan yang terjadi dalam lapisan

proses bisnis Perpusnas.

Tabel 2.1 Analisis Kesenjangan Proses Bisnis

No. Kebutuhan Bisnis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut

1. Dibutuhkan sinergi dalam kegiatan Deposit dan Akuisisi Bahan Pustaka

Kegiatan dilakukan oleh unit kerja masing-masing

Konsolidasi fungsi Deposit dan akuisisi

2. Dibutuhkan sinergi dalam kegiatan Pengolahan Bahan Pustaka

Kegiatan dokumentasi dilakukan secara terpisah: dokumentasi berkas dan Peraturan Perundang-undangan.

Konsolidasi fungsi Pengolahan Bahan Pustaka

3. Dibutuhkan sinergi dalam kegiatan Sirkulasi dan Pelayanan Bahan Pustaka

Kegiatan pendistribusian dilakukan oleh unit masing-masing: distribusi salinan Peraturan Perundang-undangan

Konsolidasi fungsi Sirkulasi dan Pelayanan Bahan Pustaka

5. Dibutuhkan Sinergi dalam kegiatan Preservasi Bahan Pustaka

Belum ada kebijakan kerjasama dan mekanisme pertukaran data dengan K/L

Perumusan kebijakan kerjasama antar perpustakaan mitra

Penyepakatan mekanisme pertukaran data dengan K/L

6. Harvesting data dan kontenuntuk kebutuhan perpustakaan Mitra

Kebutuhan data dan konten belum terdefinisi

Penyepakatan mekanisme pertukaran data dengan Perpustakaan Mitra

7. Pendefinisian prosedur pada Bagian Tata Usaha

Belum ada SOP pada Bagian Tata Usaha Perbantuan

Penyusunan SOP Tata Usaha Perbantuan

Berdasarkan hasil analisis kesenjangan yang telah diuraikan pada Tabel 2.1, ada beberapa

tindak lanjut yang perlu dilakukan untuk memenuhi seluruh kebutuhan bisnis Perpusnas.

Beberapa tindak lanjut tersebut antara lain:

Konsolidasi fungsi Deposit dan akuisisi

Konsolidasi fungsi Pengolahan Bahan Pustaka

Konsolidasi fungsi Sirkulasi dan Pelayanan Bahan Pustaka

Perumusan kebijakan kerjasama antar perpustakaan mitra

Penyepakatan mekanisme pertukaran data dengan Perpustakaan mitra

Penyepakatan mekanisme pertukaran data dengan Perpustakaan Mitra

6

Penyusunan SOP Tata Usaha Perbantuan

2.3 Kesenjangan Sistem Informasi

Pada Tabel 2.2 berikut akan diuraikan mengenai kesenjangan yang terjadi pada lapisan

Sistem Informasi Perpusnas.

Tabel 2.2 Analisis Kesenjangan Sistem Informasi

No. Kebutuhan Bisnis Solusi Teknis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut

1. Dibutuhkan mekanisme penyusunan laporan kinerja masing-masing unit

Sistem yang mampu menghasilkal laporan kinerja dari data dan sistem informasi

N/A DEVELOPEMENT - Performance Report

2. Dibutukan informasi yang diolah berdasarkan data yang tersedia

Sistem yang mampu menghasilkan informasi dashbord untuk para pimpinan

N/A DEVELOPMENT - Executive Information

System

3. Dibutuhkan mekanisme pengambilan keputusan secara cepat

Sistem yang mampu menunjang pengambilan keputusan secara cepat

DEVELOPMENT - DSS

4. Dibutuhkan portal yang memberikan informasi profil instansi

Portal Perpusnas UPGRADE - Portal Perpusnas

5. Dibutuhkan mekanisme

yang memudahkan

dalam melakukan

pencarian data-data

digital perpustakan

Perpustakaan Digital

UPGRADE - Perpustakaan

Digital

6. Dibutuhkan mekanisme yang mendukung proses kerja siklus perpustakaan

Akuisisi, Katalog, Sirkulasi,Keanggotaan OPAC, Layanan Rujukan, Management Obyek Digital, Check Point System

SIM Perpustakaan

Terpadu (INLIS)

UPGRADE - SIM Perpustakaan

Terpadu (INLIS)

7. Dibutukan media komunikasi bagi pustakawan

Portal Ikatan Pustakawan ipi.pnri.go.id

UPGRADE - Portal Ikatan Pustakawan

ipi.pnri.go.id

8. Dibutuhkan sarana untuk mengelola pusat pelatihan dan pendidikan

Sistem yang mampu

Pengelolaan Proofile,

Master data, Data

Kegiatan pusdiklat

Portal Pusdiklat pusdiklat.pnri.go

.id

UPGRADE - Portal Pusdiklat

pusdiklat.pnri.go.id

7


9. Dibutuhkan portal untuk

publikasi jurnal dengan

komunitas tertentu

Sistem yang mampu

mengelola Jurnal

Bidang Sosial dan Humaniora dalam bentuk digital

Portal Jurnal Bidang Sosial

dan Humaniora

UPGRADE - Portal Jurnal Bidang

Sosial dan Humaniora



komunitas tertentu

Sistem yang mampu

mengelola database

Perfilm-an Indonesia,

tokoh-tokoh film,

deskripsi film,

sehingga

memudahkan

pengguna untuk

melakukan retrieval

Informasi Perfilman

Indonesia yang dibutuhkan

CONTINUE AS-IS - Portal Pengelolaan

Perfilman Indonesia perfilman.pnri.go.id



komunitas tertentu

Sistem yang mampu

mengelola Data-data

perpustakaan Mantan

Presiden

Indonesia,Biografi, Bibliografi, naskah pidato

kepustakaan- presiden.pnri.go.

id

CONTINUE AS-IS - kepustakaan-

presiden.pnri.go.id

12. Dibutuhkan saran media publikasi konferensi yang sudah dilaksanakan

Portal Konferensi Publikasi Digital Indonesia kpdi.pnri.go.id

Portal Konferensi Publikasi Digital Indonesia

kpdi.pnri.go.id

UPGRADE - Portal Konferensi

Publikasi Digital Indonesia kpdi.pnri.go.id

13. Dibutuhkan mekanisme yang menyimpan profil pustakawan indonesia

Sistem yang mambu memberikan pelayanan Pengelolaan Database Pustakawan di Indonesia

Portal NPP npp.pnri.go.id

UPGRADE - Portal NPP

npp.pnri.go.id

14. Dibutuhkan mekanisme yang menyimpan profil pustakawan indonesia

Sistem yang mampu memberikan pelayanan Pengelolaan Database Pustakawan di Indonesia

pustakawan.pnri.go.id

CONTINUE AS-IS - pustakawan.pnri.go.id

15. Dibutuhkan sistem yang melayani perpustakaan mitra

Sistem yang mampu mengelola siklus perpustakaan

SIM Perpustakaan

(QALIS)

UPGRADE - SIM Perpustakaan

(QALIS)

16. Dibutuhkan sistem yang mendukung proses perencanan

Sistem yang mampu mendukung proses perencanaan

SIREN UPGRADE - SIREN

17. Dibutuhkan sistem yang mendukung proses kepegawaian

Sistem yang mampu mendukung proses kepegawaian

SIMPEG UPGRADE - SIMPEG

8


18. Dibutuhkan sistem yang mampu mendukung proses keuangan

Sistem yang mampu mendukung proses keuangan

SIMPKEU CONTINUE AS-IS - SIMKEU


tindak lanjut yang perlu dilakukan untuk memenuhi seluruh kebutuhan bisnis

Perpusnas.Beberapa tindak lanjut telah dirangkum dalam Gambar 2.1 berikut.

Gambar 2.1Hasil Analisis Kesenjangan Sistem Informasi

Pada Gambar 2.1 telah dirangkum beberapa tindak lanjut yang harus dilakukan terkait dengan

Sistem Informasi di lingkungan Perpusnas. Beberapa tindak lanjut yang dapat dipilih antara

lain: COTS (membeli produk komersial yang tersedia di pasaran), Upgrade (peningkatan

9

kapabilitas suatu Sistem Informasi), Continue as-is (melanjutkan penggunaan suatu Sistem

Informasi), dan Develop (mengembangkan suatu Sistem Informasi baru).

2.4 Kesenjangan Infrastruktur

Pada subbab berikut akan diuraikan mengenai kesenjangan yang terjadi pada lapisan

Infrastruktur Perpusnas yang dijabarkan ke beberapa jenis layanan infrastruktur, antara lain:

Layanan pengamanan;

Layanan data;

Layanan penyimpanan;

Layanan server;

Layanan client;

Layanan network;

Layanan distribusi;

Layanan integrasi;

Layanan multimedia;

Layanan pesan; dan

Layanan sistem manajemen.

Berikut ini adalah penjelasan lebih detil mengenai kesenjangan yang terjadi pada setiap

layanan infrastruktur yang ada di Perpusnas.

2.4.1 Layanan Pengamanan

Pada

10

Tabel 2.3 berikut merupakan uraian mengenia kesenjangan layanan pengamanan

infrastruktur TI Perpusnas.

11

Tabel 2.3 Analisis Kesenjangan Layanan Pengamanan


1 Fasilitas untuk mengontrol lalu – lintas data dengan memfilter paket – paket data sesuai dengan aturan pengamanan akses jaringan.

Firewall Telah tersedia 2 unit Firewall

Continue as-is

2 Fasilitas untuk memeriksa keabsahan identitas dari pengguna

Identity Management

Belum tersedia New system COTS

3 Fasilitas untuk memeriksa hak akses/otorisasi dari user terhadap suatu sumber daya.

Identity Management


4 Alat yang digunakan untuk mengamankan, mendeteksi, dan menghapus virus komputer dari sistem computer berskala enterprise dan berbasis jaringan/server

Virus Protection Software


5 Fasilitas untuk memeriksa data yang tersimpan dalam keadaan baik

Data Security Belum tersedia New system COTS

6 Fasilitas untuk memeriksa aplikasi yang dibuat sudah sejalan dengan kebijakan keamanan yang berlaku

Application Security Belum tersedia New system COTS

7 Fasilitas otoritas yang mengeluarkan dan memvalidasi certificate bukti identitas server dan user .

PKI (Public Key Infrastructure)

Belum tersedia New System

8 Alat untuk melindungi pencurian informasi

Anti Spyware Telah tersedia New System COTS

9 Alat yang dapat melindungi pengguna dari email sampah

SPAM Management Ada Renew

10 Pertukaran data elektronis secara aman

Digital Right Management

Tidak Ada New System COTS

11 Fasilitas untuk mendeteksi dan menangani serangan berupa akses ilegal (intrusion) melalui jaringan.

Intrusion Detection Tidak Ada New System COTS

12

2.4.2 Layanan Data

Pada Tabel 2.4 berikut merupakan uraian mengenia kesenjangan layanan pengamanan


Tabel 2.4 Analisis Kesenjangan Layanan Data


1 Alat yang membantu dalam pengumpulan data yang terintegrasi ke dalam sebuah database dan digunakan bersama-sama

DBMS Telah tersedia database MySQL dan ORACLE

Continue as-is

2 Sebuah alat yang digunakan untuk mengolah data di database sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan

OLAP Belum tersedia New systems COTS

3 Data Dictionary Belum tersedia New systems COTS

4 Alat yang digunakan untuk mengambil data secara otomatis dari suatu database atau file

Extraction Belum tersedia New systems COTS

5 Alat untuk mendeteksi kerusakan/error pada data hasil ekstraksi untuk dilakukan proses penggantian, modifikasi, atau penghapusan terhadap data tersebut

Data Cleansing Belum tersedia New systems COTS

6 Alat yang digunakan untuk mengubah format data disesuaikan dengan format pada database yang baru

Data Transformation

Belum tersedia New systems COTS

7 Alat yang digunakan untuk mengunggah data ke datamart atau data warehouse yang telah melalui proses cleansing dan transformation

Data Loading Belum tersedia New systems COTS

8 Fasilitas pengarsipan dokumen bisnis dengan kemampuan temu-kembali sehingga meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan dokumen bisnis dalam jumlah besar

Archival and Retrieval

Telah tersedia New systems COTS

9 Fasilitas penyimpanan data historis yang nanti

Data Warehouse, Data Mart


13


dapat dianalisa untuk business intelligent sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan

10 Fasilitas yang menyediakan mekanisme mengakses data secara konsisten dan dapat dihandalkan

Metadata Repository


2.4.3 Layanan Penyimpanan



Tabel 2.5 Analisis Kesenjangan Layanan Penyimpanan


1 Memudahkan pengelolaan data/dokumen yang tersimpan dalam server dan meningkatkan keamanan dengan menerapkan hak akses

Server Storage Telah tersedia Continue as-is

2 Perangkat penyimpanan data (hard disks dan tape library)

Client Storage Telah tersedia Continue as-is

3 Mempermudah pengelolaan storage yaitu admin dapat dengan mudah menambah storage baru ketika storage yang ada sudah tidak memadai

Meningkatkan utilisasi storage dengan cara pengaturan alokasi storage secara dinamis sesuai kebutuhan

Menjaga ketersediaan data dengan melakukan backup.

Network Storage Belum tersedia New System

4 Mengalokasikan sejumlah spacestorage sesuai dengan kebutuhan user agar tidak terjadi storage dikuasai oleh segelintir user sehingga mengganggu kinerja

Quota Management Belum tersedia New System

14

2.4.4 Layanan Server



Tabel 2.6 Analisis Kesenjangan Layanan Server


1 Perangkat lunak yang terdiri dari program dan data, yang berjalan pada komputer server dan mengelola perangkat keras komputer server dan menyediakan layanan umum untuk pelaksanaan efisien berbagai perangkat lunak aplikasi .

Server OS Sudah tersedia dengan platform

UNIX/LINUX/Windows Based

2 Server HW -

2.4.5 Layanan Client



Tabel 2.7 Analisis Kesenjangan Layanan Client


1 Fasilitas yang wajib ada sebelum menggunakan komputer

Client OS Win XP, Vista Tunggu masa aktif, setelah habis, ganti

latest standard

technology

2 Fasilitas agar setiap karyawan dapat bekerja secara mandiri

Client HW Ada Continue as-is

3 Fasilitas untuk mengakses aplikasi berbasiskan web

Browser Ada Continue as-is

4 Media untuk koneksi ke jaringan wireless sehingga karyawan dapat bekerja tanpa terganggu oleh kabel jaringan

Wireless Client Ada Continue as-is

5 Fasilitas untuk mengakses email sehingga komunikasi dengan rekan kerja dapat terjaga

Mail Client Ada Continue as-is

15


6 Aplikasi yang digunakan sehari-hari untuk mendukung kerja karyawan

Productivity Tools Microsoft Office Word, Excel, Access, PowerPoint,

Visio

Continue as-is

7 Fasilitas yang memungkinkan user mengontrol komputer secara jarak jauh. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi karena user tidak perlu mendatangi komputer yang jauh jaraknya

Remote Access Tidak Ada Tunggu masa aktif, setelah habis, ganti

latest standard

technology

8 Aplikasi-aplikasi yang digunakan untuk mendukung kerja

Utility Ada Continue as-is

9 Fasilitas yang dapat digunakan oleh karyawan untuk pengembangan aplikasi yang mobile friendly atau bekerja secara mobile (mobile worker)

Mobile Devices Tidak Ada New system COTS

10 Aplikasi yang diinstal di client untuk mengamankan komputer dari serangan virus.

Anti-virus Agent Ada Tunggu masa aktif, setelah habis, ganti

latest standard

technology

11 Aplikasi yang diinstal di client untuk mengamankan komputer dari akses oleh orang lain

Personal Firewall Tidak Ada New System

12 Aplikasi yang diinstal di client untuk mengamankan komputer dari program jahat yang dapat mencuri informasi rahasia/sensifitif

Anti Spy-Ware Agent Tidak Ada New system

13 Aplikasi yang dibuat untuk tujuan khusus dan di-install di client untuk membantu kerja user

Application Clients Tidak Ada New system

16

2.4.6 Layanan Network



Tabel 2.8 Analisis Kesenjangan Layanan Network


1 Perangkat jaringan: router, switces, dan hubs.

WAN Ada Consolidate

2 Perangkat jaringan: router, switces, dan hubs;

Perkabelan baik UTP maupun fiber optic.

LAN Ada Consolidate

3 Fasilitas pengontrolan akses dengan enkripsi data untuk memberikan saluran komunikasi data private secara virtual melalui jaringan publik.

VPN Ada Continue as-is

Fasilitas yang memungkinkan komputer yang memiliki wireless client untuk terkoneksi dengan jaringan Perpusnas

Wireless Access Point ada Upgrade

4 Fasilitas koneksi internet bagi kantor vertikal yang tidak tercakup dengan internet service provider

Dial-up Ada Continue as-is

5 Fasilitas untuk mengkonsentrasikan akses web ke server di luar domain yang dilengkapi dengan fasilitas caching untuk meminimasi duplikasi akses ke data yang sama dari serverweb luar.

Proxy Server Upgrade

6 Fasilitas untuk mengalokasikan alamat host (IP number) secara otomatis pada komputer yang bergabung dengan jaringan.

DHCP Server Ada Consolidate

7 Fasilitas pemetaan antara nama host(komputer, server, dsb) dengan alamat jaringan (IP number).

DNS (Domain Name System) Server

Ada Upgrade

8 Server yang menjadi acuan dalam menentukan jam sehingga terjadi keselarasan waktu disetiap infrastruktur. Sangat penting bagi informasi dan aplikasi yang sensitif terhadap waktu

NTP (Network Time Protocol) Server

Tidak Ada New System

17

2.4.7 Layanan Distribusi



Tabel 2.9 Analisis Kesenjangan Layanan Distribusi


1 Fasilitas repositori file untuk diakses oleh banyak user melalui jaringan lokal.

File Server Ada Renew System

2 Fasilitas pemakaian bersama printer yang dapat diakses melalui jaringan lokal.

Print Server Ada Renew System

3 Web Server Tidak Ada New System

4 Workflow Engine Tidak ada New System

5 Middleware Server Tidak ada New System

6 Fasilitas untuk melakukan pekerjaan terjadual secara otomatis.

Job Scheduling Tidak ada N/A

2.4.8 Layanan Integrasi



Tabel 2.10 Analisis Kesenjangan Layanan Integrasi


1 EAI Tidak Ada N/A

2 RPC Tidak Ada N/A

3 Fasilitas yang memudahkan upload file dalam jumlah banyak atau besar. Lebih aman menggunakan sFTP

FTP Tidak Ada N/A

4 Sebuah platform yang dijadikan penghubung antar komponen/aplikasi, sehingga sistem dapat dibuat lebih modular

ESB Tidak Ada N/A

5 Message Queuing N/A

18

2.4.9 Layanan Multimedia



Tabel 2.11 Analisis Kesenjangan Layanan Multimedia


1 Layanan untuk memproduksi content multimedia (audio, video, animasi).

Digital Content Management


2 Fasilitas penyimpanan dan pengelolaan content multimedia.

MCP (Multimedia Content Production)


2.4.10 Layanan Pesan



Tabel 2.12 Analisis Kesenjangan Layanan Pesan


1 Fasilitas pengelola email untuk diakses oleh komputer user.

IMAP/POP3 Tidak Ada New System

2 Fasilitas pengiriman dan penerimaan email ke / dari server di luar domain.

SMTP Server Tidak Ada New System

3 Fasilitas komunikasi dalam bentuk percakapan. Salah satu media alternatif komunikasi

Instant Messaging Tidak Ada New System

4 Fasilitas tukar-menukar pesan multimedia (teks, suara dan gambar) yang dilakukan secara live yang ditranmisikan melalui jaringan komunikasi.

Video Conference Tidak Ada New System

5 Computer Telephony Integration, fasilitas integrasi antara aplikasi dengan telepon.

CTI Tidak Ada N/A

6 Interactive Voice Response, fasilitas layanan telepon interaktif.

IVR Tidak Ada N/A

19

2.4.11 Layanan Sistem Manajemen



Tabel 2.13 Analisis Kesenjangan Layanan Sistem Manajemen


1 Fasilitas terpusat untuk mengelola (men – download dan menyediakan repositori)patches dan service packs untuk Microsoft Windows.

Update Server Tidak Ada New System

2 Fasilitas untuk mengelola sistem atau produk agar bekerja sesuai dengan kebutuhan, desain, dan informasi operasional sepanjang daur hidup sistem atau produk tersebut

Configuration Manager Tidak Ada New System

3 Fasilitas yang digunakan untuk pengelolaan keamanan infrastruktur

Security Manager Tidak Ada New System

4 Fasilitas yang mengatur hak akses jaringan wireless untuk meningkatkan keamanan jaringan

Wireless Access Manager


5 Fasilitas pengelolaan monitoring dan alokasi penggunaan ruang penyimpanan data. Fasilitas ini juga dilengkapi dengan fasilitas back up dan restore.

Storage Manager Tidak Ada New System

6 Fasilitas pengelolaan (monitoring, konfigurasi, dan diagnosa) jaringan secara terpusat.

Network Management System


7 Fasilitas untuk membantu dalam pengelolaan jaringa LAN

LAN Manager Tidak Ada New System

Berdasarkan hasil analisis kesenjangan yang telah diuraikan pada subbab ini, ada beberapa

tindak lanjut yang perlu dilakukan untuk memenuhi seluruh kebutuhan bisnis

Perpusnas.Beberapa tindak lanjut telah dirangkum dalam gambar berikut.

20

Gambar 2.2 Hasil Analisis Kesenjangan Infrastruktur TI

Pada Gambar 2.2 telah dirangkum beberapa tindak lanjut yang harus dilakukan terkait dengan

infrastruktur TI di lingkungan Perpusnas. Beberapa tindak lanjut yang dapat dipilih antara lain:

Consolidate (konsolidasi pengelolaan infrastruktur), New System (pengadaan infrastruktur

baru), Upgrade (peningkatan kapabilitas infrastruktur), Continue as-is (melanjutkan

pemanfaatan suatu infrastruktur), dan Replce (mengganti suatu infrastruktur dengan yang

baru).

21

2.5 Kesenjangan Organisasi Pengelolaan TI

Pada Tabel 2.14 berikut akan diuraikan mengenai kesenjangan yang terjadi dalam

organisasi dan pengelolaan TI Perpusnas.

Tabel 2.14 Analisis Kesenjangan Organisasi dan Pengelolaan TI

No. Kebutuhan Bisnis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut

1. Dibutuhkan berbagai fungsi dalam organisasi TIK

Organisasi TIK Perpusnas hanya memiliki fungsi IT Operation Management, yaitu untuk pengelolaan aplikasi dan jaringan.

Penambahan fungsi pada organisasi TIK

2. Dibutuhkan prosedur pengelolaan TIK

Belum ada prosedur pengelolaan TIK

Penyusunan Kebijakan dan Prosedur TIK

3. Dibutuhkan mekanisme relational dalam pengelolaan TIK

Belum ada mekanisme relational TIK

Penambahan mekanisme relational TIK pada Perpusnas


tindak lanjut yang perlu dilakukan untuk memenuhi seluruh kebutuhan bisnis Perpusnas.

Beberapa tindak lanjut tersebut antara lain:

Penambahan fungsi pada organisasi TIK;

Penyusunan kebijakan dan prosedur TIK; dan

Penambahan mekanisme relational TIK pada Perpusnas.

22

3. Analisis Sense of Urgency

3.1 Pendahuluan

Bab Analisis Sense of Urgency merupakan analisis dari perspektif stakeholder dalam

menentukan hal – hal yang diangggap kritis dan menjadi konsen manajemen yang diplih dari

dari berbagai kumpulan rekomendasi , usulan tindak lanjut, yang didapatkan dari analisis

kesenjangan , telaah rencana strategis perpusnas serta peluang dan tantangan lainnya guna

terwujudnya tujuan besar dari implementasi grand desain e-Library. Model analisis sense of

urgency digambarkan sebagai berikut:

Gambar 3. 1 Model Analisis sense of urgency

EvaluasiGrand Design E-Library

2010-2014

Grand Design E-Library2015-2019

Rencana StrategisPerpusnas2015-2020

Trend Technology

Benchmark e-Library

Negara Lain

Observasi, EvaluasiSurvey Lapangan

Sense of Urgency

Standar InfrastrukturLayananOnline

KoleksiDigital

Kelembagaan & SDM

23

Hasil dari Analisis Sense of Urgency ini adalah sebagai acuan konsen manajemen serta

skala prioritas implementasi dari berbagai inisiatif TIK dalam Grand Desain e-Library.

Analisis sense of urgency ini dilakukan dengan brainstorming dan wawancara mendalam

dari stakeholder utama yang meliputi aspek, diantaranya adalah:

Standar: konsen stakeholder meliputi hal-hal yang menyangkut standarisasi

pengelolaan perpustakan digital, tata kelola TI yang dibutuhkan demi tercapainya

strategi dan sasaran organisasi, diambil melalui proses pengamatan ataupun melalui

proses interview.

Infrastruktur : konsen stakeholder yang terkait dengan hal-hal solusi yang bersifat

teknis dari Aplikasi back office, Perangkat Jaringan , Server, PC dan Perangkat keras TI

lainnya yang mendukung pendistribusian data dan informasi yang dikelola dalam

program perpustakaan digital .

Layanan Online : konsen stakeholder dari berbagai layanan online yang telah tersedia

maupun yang belum tersedia untuk mendukung penyebarluasan dan kemudahan

akses pemustaka dalam berintaksi dengan perustakaan digital yang dimiliki

perpusnas.

Koleksi Digital : konsen stakeholder yang terkait dengan pemenuhan dan pengayaan

koleksi digital sebagai bahan pustaka yang dapat diakses oleh pemustaka dari

kapanpun, dimanapun dan dengan cara apapun (any time, any where, any how).

Kelembagaan dan SDM : konsen stakeholder yang terkait dengan penguatan

kelembagaan dan kesiapan SDM perpusnas dalam mendukung keberhasilan

implementasi grand desain e-Library.

24

3.2 Hasil Analisis Sense of Urgency

Pada Tabel 2.1 berikut akan diuraikan mengenai hasil analisis sense of urgency yang

didapatkan dan dikelompokkan sesuai kesepakatan dengan key user.

Tabel 3. 1 Analisis sense of urgency

Aspek Sense of Urgency

Standar & Tata Kelola Kebijakan dan standar teknis yang mengatur implementasi Perpustakaan digital yang merujuk pada PP No 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan UU No 43 Tahun 2007 sebagai pedoman pelaksaan dalam pengembangan perpustakaan digital

Penguatan kapasitas dan kapabilitas organisasi pengelola TI di Perpusnas untuk menjaga kualitas program dan kegiatan TI sehingga berjalan secara optimal

Monitoring dan evaluasi efektifitas penerapan e-Library untuk memaksimalkan capaian yang di targetkan

Infrastruktur (Aplikasi back office, Infrastruktur TI, Jaringan)

Penguatan sistem berbasis TI melalui integrasi berbagai sistem yang ada untuk mengoptimalkan proses bisnis yang terkait dengan Perpustakaan Digital

Pengembangan infrastruktur TI untuk menunjang layanan dan operasional Perpustakaan Digital

Layanan Online (Aplikasi Front Office, Services, Promosi digital)

Penyempurnaan dan perluasan layanan online yang memanfaatkan perkembangan teknologi informasi terkini untuk memenuhi kebutuhan serta memperluas jangkauan pemustaka

Percepatan pengumpulan katalog induk nasional (KIN) serta bibliografi nasional (BNI) yang tersebar di perpustakaan umum, khusus, dan perguruan tinggi

Media berbasis TI yang interaktif untuk meningkatkan promosi gemar membaca

Koleksi Digital (bahan pustaka, dll)

Percepatan penyediaan koleksi digital untuk memperkaya konten perpustakaan digital

Kelembagaan dan SDM Penguatan kelembagaan dan kerjasama antar lembaga untuk meningkatkan penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan digital

25

3.3 Hubungan Analisis Sense of Urgency dengan Analisis Kesenjangan

Berdasarkan hasil analisis sense of urgency yang telah diuraikan pada Tabel 3. 1, berikut ini pemetaan sense of urgency untuk mengatasi hasil analisis

kesenjangan:

Tabel 3. 2 Pemetaan sense of urgency dengan analisis kesenjangan

Aspek Sense of Urgency Untuk Mengatasi Kesenjangan

Standar & Tata Kelola Kebijakan dan standar teknis yang mengatur implementasi Perpustakaan digital yang merujuk pada PP No 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan UU No 43 Tahun 2007 sebagai pedoman pelaksaan dalam pengembangan perpustakaan digital

Kenjangan Bisnis:

Pendefinisian prosedur pada Bagian Tata Usaha

Kesenjangan Sistem Informasi: • Dibutuhkan mekanisme pengambilan keputusan

secara cepat

Penguatan kapasitas dan kapabilitas organisasi pengelola TI di Perpusnas untuk menjaga kualitas program dan kegiatan TI sehingga berjalan secara optimal

Monitoring dan evaluasi efektifitas penerapan e-Library untuk memaksimalkan capaian yang di targetkan

26


Infrastruktur (Aplikasi back office, Infrastruktur TI, Jaringan)

Penguatan sistem berbasis TI melalui integrasi berbagai sistem yang ada untuk mengoptimalkan proses bisnis yang terkait dengan Perpustakaan Digital

Kesenjangan Bisnis:

Dibutuhkan sinergi dalam kegiatan Deposit dan Akuisisi Bahan Pustaka

Dibutuhkan sinergi dalam kegiatan Pengolahan Bahan Pustaka

Dibutuhkan sinergi dalam kegiatan Sirkulasi dan Pelayanan Bahan Pustaka

Dibutuhkan Sinergi dalam kegiatan Preservasi Bahan Pustaka

Harvesting data dan kontenuntuk kebutuhan perpustakaan Mitra

Kesenjangan Sistem Informasi: • Dibutuhkan mekanisme penyusunan laporan kinerja

masing-masing unit • Dibutukan informasi yang diolah berdasarkan data

yang tersedia • Dibutuhkan mekanisme pengambilan keputusan

secara cepat • Dibutuhkan portal yang memberikan informasi profil

instansi • Dibutuhkan mekanisme yang memudahkan dalam

melakukan pencarian data-data digital perpustakan • Dibutuhkan mekanisme yang mendukung proses

kerja siklus perpustakaan • Dibutukan media komunikasi bagi pustakawan • Dibutuhkan sarana untuk mengelola pusat pelatihan

dan pendidikan

Pengembangan infrastruktur TI untuk menunjang layanan dan operasional Perpustakaan Digital

Layanan Online (Aplikasi Front Office, Services, Promosi digital)

Penyempurnaan dan perluasan layanan online yang memanfaatkan perkembangan teknologi informasi terkini untuk memenuhi kebutuhan serta memperluas jangkauan pemustaka

Percepatan pengumpulan katalog induk nasional (KIN) serta bibliografi nasional (BNI) yang tersebar di perpustakaan umum, khusus, dan perguruan tinggi

27


Media berbasis TI yang interaktif untuk meningkatkan promosi gemar membaca

• Dibutuhkan portal untuk publikasi jurnal dengan komunitas tertentu

• Dibutuhkan saran media publikasi konferensi yang sudah dilaksanakan

• Dibutuhkan mekanisme yang menyimpan profil pustakawan indonesia

• Dibutuhkan sistem yang melayani perpustakaan mitra

• Dibutuhkan sistem yang mendukung proses perencanan

• Dibutuhkan sistem yang mendukung proses kepegawaian

• Dibutuhkan sistem yang mampu mendukung proses keuangan

Kesenjangan Infrastruktur Perangkat Keras: • Fasilitas untuk mengontrol lalu – lintas data dengan

memfilter paket – paket data sesuai dengan aturan pengamanan akses jaringan.

• Fasilitas untuk memeriksa keabsahan identitas dari pengguna

• Fasilitas untuk memeriksa hak akses/otorisasi dari user terhadap suatu sumber daya.

• Alat yang digunakan untuk mengamankan, mendeteksi, dan menghapus virus komputer dari sistem computer berskala enterprise dan berbasis jaringan/server

• Fasilitas untuk memeriksa data yang tersimpan dalam keadaan baik

Koleksi Digital (bahan pustaka, dll) Percepatan penyediaan koleksi digital untuk memperkaya konten perpustakaan digital

28


• Fasilitas untuk memeriksa aplikasi yang dibuat sudah sejalan dengan kebijakan keamanan yang berlaku

• Fasilitas otoritas yang mengeluarkan dan memvalidasi certificate bukti identitas server dan user .

• Alat untuk melindungi pencurian informasi • Alat yang dapat melindungi pengguna dari email

sampah • Pertukaran data elektronis secara aman • Fasilitas untuk mendeteksi dan menangani serangan

berupa akses ilegal (intrusion) melalui jaringan. • Alat yang membantu dalam pengumpulan data yang

terintegrasi ke dalam sebuah database dan digunakan bersama-sama

• Sebuah alat yang digunakan untuk mengolah data di database sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan

• Alat yang digunakan untuk mengambil data secara otomatis dari suatu database atau file

• Alat untuk mendeteksi kerusakan/error pada data hasil ekstraksi untuk dilakukan proses penggantian, modifikasi, atau penghapusan terhadap data tersebut

• Alat yang digunakan untuk mengubah format data disesuaikan dengan format pada database yang baru

• Alat yang digunakan untuk mengunggah data ke datamart atau data warehouse yang telah melalui proses cleansing dan transformation

• Fasilitas pengarsipan dokumen bisnis dengan kemampuan temu-kembali sehingga meningkatkan

29


efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan dokumen bisnis dalam jumlah besar

• Fasilitas penyimpanan data historis yang nanti dapat dianalisa untuk business intelligent sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan

• Fasilitas yang menyediakan mekanisme mengakses data secara konsisten dan dapat dihandalkan

• Perangkat jaringan: router, switces, dan hubs. • Fasilitas pengontrolan akses dengan enkripsi data

untuk memberikan saluran komunikasi data private secara virtual melalui jaringan publik.

• Fasilitas yang memungkinkan komputer yang memiliki wireless client untuk terkoneksi dengan jaringan Perpusnas

• Fasilitas koneksi internet bagi kantor vertikal yang tidak tercakup dengan internet service provider

• Fasilitas untuk mengkonsentrasikan akses web ke server di luar domain yang dilengkapi dengan fasilitas caching untuk meminimasi duplikasi akses ke data yang sama dari serverweb luar.

• Fasilitas untuk mengalokasikan alamat host (IP number) secara otomatis pada komputer yang bergabung dengan jaringan.

• Fasilitas pemetaan antara nama host(komputer, server, dsb) dengan alamat jaringan (IP number).

• Server yang menjadi acuan dalam menentukan jam sehingga terjadi keselarasan waktu disetiap infrastruktur. Sangat penting bagi informasi dan aplikasi yang sensitif terhadap waktu

30


Kelembagaan dan SDM Penguatan kelembagaan dan kerjasama antar lembaga untuk meningkatkan penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan digital

Kesenjangan Bisnis:

Dibutuhkan sinergi dalam kegiatan Deposit dan Akuisisi Bahan Pustaka

Dibutuhkan sinergi dalam kegiatan Pengolahan Bahan Pustaka

Dibutuhkan sinergi dalam kegiatan Sirkulasi dan Pelayanan Bahan Pustaka

Dibutuhkan Sinergi dalam kegiatan Preservasi Bahan Pustaka

Harvesting data dan kontenuntuk kebutuhan perpustakaan Mitra

31

4. Program dan Kegiatan

4.1 Bagan Besar Grand Desain e-Library 2015-2019

Berdasarkan analisa kesenjangan dan analisis sense of urgency sebelumnya, maka

dirumuskan bagan besar grand desain perpustakaan digital yang dikaitkan dengan Fungsi

Perpusnas sesuai dengan UU 43 tahun 2007 tentang perpusnas . Berikut ini bagan besar grand

desain e-Library 2015-2019.

Gambar 4. 1 Bagan Besar Grand Desain e-Library 2015-2019

Dari bagan besar grand desain e-Library 2015-2019 tersebut, terlihat bahwa grand desain

e-Library menunjang fungsi perpusnas dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang

Perpustakaan bahwa Perpustakaan Nasional merupakan Lembaga Pemerintah Non

Kementerian yang melaksanakan tugas pemerintahan dalam bidang perpustakaan dan

berkedudukan di Ibukota negara dan memiliki fungsi sebagai perpustakaan pembina,

perpustakaan rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian, perpustakaan

Tujuan

StrategiStrategi

Program dan Peta JalanProgram

Prinsip Pendekatan, Prinsip Dasar, Prasyarat Keberhasilan

FungsiPerpusnas

(UU 43/2007)

Grand Design e-Library

Ketersediaan Keterjangkauan Keberlanjutan Kolaborasi

Misi

Tergeraknya masyarakatuntuk gemar membacamelalui media promosi

berbasis TIK

Terciptanya layanan danSDM perpustakaan yang

bermutu melaluipemanfaatan TIK

Terwujudnya masyarakatpembelajar sepanjang hayat

melalui resource sharing digital contents

Terpeliharanya warisandokumenter bangsa melalui

pembanguan sistemrepository

Tersedianya Layanan dan Koleksi

Perpustakan Digital yang Berkualitas

Terwujudnya Penyelenggaraan

Perpustakaan Digital yang professional dan Kolaboratif

Terselenggaranya JejaringPerpustakaan digital yang

terintegrasi

Terwujudnya Manajemen dan

Tata Kelola TI yang Baik

32

pelestarian dan pusat jejaring perpustakaan. Untuk mengoptimalisasikan terselenggaranya

fungsi-fungsi tersebut, Perpustakaan Nasional mempunyai tugas: (1) menetapkan kebijakan

nasional, kebijakan umum dan kebijakan teknis pengelolaan perpustakaan; (2) melaksanakan

pembinaan, pengembangan, evaluasi dan koordinasi terhadap pengelolaan perpustakaan; (3)

membina kerjasama dalam pengelolaan berbagai jenis perpustakaan; dan (4)

mengembangkan standar nasional perpustakaan.

Salah satu perwujudan tugas tersebut adalah disusunnya grand desain perpustakaan

digital, dimana misi yang diemban mendukung misi perpusnas dalam konteks kontribusi

peranan TIK antara lain: (1) Tergeraknya masyarakat untuk gemar membaca melalui media

promosi berbasis TIK; (2) Terciptanya layanan dan SDM perpustakaan yang bermutu melalui

pemanfaatan TIK; (3) Terwujudnya masyarakat pembelajar sepanjang hayat melalui resource

sharing digital contents; (4) Terpeliharanya warisan dokumenter bangsa melalui pembanguan

sistem repository. Selanjutnya misi grand desain e-Library tersebut diturunkan menjadi

tujuan, strategi, prinsip dan program.

Hubungan sistemik antara tujuan, strategi, prinsip dan program dapat dilihat dalam tabel

berikut ini.

Tabel 4. 1 Hubungan antara strategi, tujuan, dan program

Strategi Tujuan Program

Penguatan Kapabilitas Organisasi melalui penerapan standar dan Manajemen Tata Kelola TIK

Terwujudnya Manajemen dan Tata Kelola TI yang Baik

1. Penyusunan Kebijakan Teknis Perpustakaan Digital

2. Penguatan Kapasitas dan Kapabilitas Pengelolaan Program Perpustakaan Digital

Pengembangan Sistem Informasi Perpustkaan Digital yang terintegrasi dan berkelanjutan dengan Sistem Sebelumnya

Tersedianya Layanan dan Koleksi Perpustakan Digital yang Berkualitas

3. Pengembangan dan Integrasi Sistem Informasi Layanan Perpustakaan Digital

Mengembangkan perangkat dan penyediaan koleksi digital

Tersedianya Koleksi Digital yang Beragam dan Berlimpah

4. Pengembangan Sarana dan Fasilitas Digitalisasi Bahan Pustaka

33

Strategi Tujuan Program

Mengembangkan dan revitalisasi Infrastruktur TIK yang tersedia

Terselenggaranya Jejaring Perpustakaan Digital yang Terintegrasi

5. Pengembangan Sarana dan Fasilitas Infrastruktur TIK

Mengembangkan dan perluasan layanan online dengan memanfaatkan teknologi terkini

Terwujudnya beragam layanan online hasil kolaborasi dengan instansi mitra

6. Pengembangan Sistem Layanan Online Berbasis Web 3.0

Mengembangkan sistem dan jejaring pengumpulan KIN dan BNI yang orientasi dengan jangkauan utama perpustakaan khusus dan perguruan tinggi

Terkumpulnya data KIN dan BNI dari semua jenis perpustakaan (umum, khusus, dan perguruan tinggi)

7. Pengembangan Sistem dan Jejaring KIN dan BNI

Mengembangkan kompetensi dan keahlian SDM pengelola perpustakan digital dipusat dan didaerah

Terwujudnya Penyelenggaraan Perpustakaan Digital yang professional dan Kolaboratif

8. Pengembangan Kapasitas Organisasi dan SDM Pengelola Perpustakaan Digital

Selanjutnya Program – Program yang telah disusun tersebut dijabarkan dalam kegiatan

selama periode 5 tahun kedepan. Pada Subbab berikut akan dijelaskan secara detil mengenai

kelima Program tersebut.

4.2 Program Penyusunan Kebijakan Teknis Perpustakaan Digital

Program ini mendukung tujuan Terwujudnya Manajemen dan Tata Kelola TI yang Baik.

Adapun bentuk kegiatan yang yang masuk dalam kelompok program ini antara lain:

Penyediaan Kebijakan Teknis Perpustakaan Digital (Mengacu Pada PP 24 Tahun 2014)

Penyediaan Standar Tata Kelola TI dalam Penyelenggaraan Perpustakaan Digital

(Mengacu Pada IT Governance best practices)

Berikut ini adalah uraian dari masing-masing kegiatan.

34

4.2.1 Penyediaan Kebijakan Teknis Perpustakaan Digital (Mengacu Pada PP 24

Tahun 2014)

Kegiatan ini merupakan langkah penyempurnaan dari Fungsi dan Mekanisme Relational TI

Perpusnas. Agar seluruh fungsi dan mekanisme yang telah didefinisikan dalam

diimplementasikan di seluruh unit kerja di lingkungan Perpusnas, maka perlu diperkuat

dengan kebijakan dan prosedur TI. Untuk itu, perlu dirumuskan suatu Peraturan Perpusnas

sebagai dukungan terhadap seluruh fungsi dan mekanisme relational TI tersebut.

4.2.2 Penyediaan Standar Tata Kelola TI dalam Penyelenggaraan Perpustakaan

Digital (Mengacu Pada IT Governance best practices)

Kegiatan ini meliputi pembuatan standar teknis tata kelola TI yang mencakup setidaknya

fungsi:

Project Management

IT Service Management

Audit Management

IT Security Management

4.3 Program Penguatan Kapasitas dan Kapabilitas Pengelolaan

Program Perpustakaan Digital

Penguatan Kapasitas dan Kapabilitas Perpusnas dalam mengelola program dan Kegiatan e-

Library bertujuan untuk meningkatkan kapabilitas organisasi pengelola TI dalam menjalankan

program dan kegiatan perpustakaan digital. Kegiatan-kegiatan yang masuk dalam kelompok

program ini antara lain:

Penyediaan Jasa Konsultasi IT PMO (Program Management Office).

Penyediaan Sistem Monitoring dan Evaluasi Penyelenggaraan Kegiatan Perpustakaan

Digital.


35

4.3.1 Penyediaan Jasa Konsultasi IT PMO (Program Management Office)

Jasa Konsultasi IT PMO (Program Management Office) bertujuan untuk memperkuat unit

pengelola TI dalam mengeksekusi program dan kegiatan TIK Perpustakaan digital. IT PMO

berfungsi sebagai unit yang membantu pelaksanan setiap kegiatan TIK mulai dari

perencanaan, eksekusi, pengendalian sampai tahap serah terima. .Dengan demikian, hasil

kerja dapat lebih terkontrol dari sisi risk dan kualitasnya.

4.3.2 Penyediaan Sistem Monitoring dan Evaluasi Penyelenggaraan Kegiatan

Perpustakaan Digital

Kegiatan ini bertujuan untuk mengukur efektifitas implementasi program dan kegiatan e-

Library dengan menggunakan teknik statistik. Dengan demikian setiap tahap implementasi

kegiatan e-Library dapat dievaluasi kesuksesannya, sehingga manajemen dapat

mengidentifikasi resiko kelemahan dan kegagalan lebih dini.

4.4 Program Pengembangan dan Integrasi Sistem Informasi

Layanan Perpustakaan Digital

Program selanjutnya adalah Pengembangan Aplikasi Utama Terintegrasi. Adapun indikator

keberhasilan dari program ini adalah diimplementasikan dan dimanfaatkannyaberbagai

aplikasi utama yang menudukung proses bisnis utama Perpusnas. Seluruh kegiatan yang

masuk dalam kelompok program ini merupakan kegiatan pengembangan aplikasi dan utama

Perpusnas. Beberapa kegiatan yang harus dilakukan antara lain:

Pengembangkan Sistem INLIS yang Terintegrasi dengan Sistem Lainnya

Pengembangan Sistem Repository Warisan Dokumenter Bangsa

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Perpustakaan yang

Terintegrsi dengan Sistem Perpustakan Digital


36

4.4.1 Pengembangkan Sistem INLIS yang terintegrasi dengan Sistem lainnya

Sistem INLIS merupakan core system layanan Perpusnas. Kegiatan akuisisi, deposit, pelayanan,

preservasi, dan keanggotaan telah didukung penuh oleh sistem tersebut dan antar modul

telah terintegrasi. Namun, sistem belum terintegrasi dengan sistem informasi lain di internal

Perpusnas. Sebagai contoh, kegiatan akuisisi bahan pustaka berkaitan dengan proses

pengadaan barang/jasa Pemerintah dan seyogyanya modul akuisisi pada INLIS terintegrasi

dengan aplikasi e-Procurement Pemerintah. Integrasi sistem INLIS dengan sistem lainnya

dipandang penting, sehingga dapat terwujud sistem informasi yang terintegrasi sesuai dengan

prinsip dalam Enterprise Systems.

4.4.2 Pengembangan Sistem Repository Warisan Dokumenter Bangsa

Warisan dokumenter bangsa merupakan aset bangsa Indonesia yang tak ternilai. Sejarah,

budaya, serta kearifan lokal merupakan komponen penting yang menjadi jati diri bangsa

Indonesia di mata dunia. Untuk itu, pelesarian dan promosi warisan dokumenter bangsa

penting untuk dilakukan. Karena kondisi geografis Indonesia yang luas dan berpulau-pulau,

sumber informasi terkait warisan dokumenter tersebar di berbagai lokasi dan instansi.

Teknologi Informasi dapat memberikan solusi dalam menghadapi masalah tersebut melalui

pengembangan sistem repository warisan dokumenter bangsa yang terintegrasi. Dengan

demikian, sumber-sumber informasi yang tadinya tersebar di berbagai tempat dapat

diintegrasikan di sebuah sistem repository warisan dokumenter budaya yang berskala

nasional.

4.4.3 Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Perpustakaan

yang Terintegrsi dengan Sistem Perpustakan Digital

Sistem perpustakaan digital merupakan sistem Perpusnas yang dimanfaatkan dalam

kebutuhan pelayanan pemustaka. Di sisi lain, Perpusnas juga telah mengembangkan sistem

informasi untuk pengelolaan sumber daya perpustakaan seperti pustakawan dan

perpustakaan. Karena sistem belum terintegrasi, data dan informasi yang dibutuhkan oleh

manajemen dalam melakukan perencanaan, penyusunan kebijakan, serta pengambilan

keputusan menjadi kurang efektif. Untuk mengatasi masalah ini, dibutuhkan suatu Sistem

Informasi Manajemen (SIM) yang dapat mengintegrasikan sistem perpustakaan digital dengan

seluruh sistem informasi terkait sumber daya perpustakaan. Diharapkan, SIM dapat

37

memfasilitasi para pihak yang berkepentingan sehingga dapat menghasilkan perencanaan,

keputusan, serta kebijakan yang lebih baik karena didasarkan pada data dan informasi yang

akurat, lengkap, dan menyeluruh.

4.5 Program Pengembangan Sarana dan Fasilitas Digitalisasi

Bahan Pustaka

Program selanjutnya adalah Pengembangan Sarana dan Fasilitas Digitalisasi Bahan

Pustaka. Beberapa kegiatan yang harus dilakukan antara lain:

Penyediaan Sarana Pendukung Digitalisasi Koleksi Perpustakaan

Pengadaan Bahan Pustaka Digital


4.5.1 Penyediaan Sarana Pendukung Digitalisasi Koleksi Perpustakaan

Bahan pustaka merupakan aset penting perpustakaan dalam melayani para pemustakanya.

Pada era digital, bahan pustaka yang bersifat digital sudah mulai dialihmediakan menjadi

bahan pustaka digital. Hal ini banyak dilakukan oleh perpustakaan di seluruh dunia karena

besarnya manfaat yang dapat diperoleh. Manfaat digitalisasi bahan pustaka bagi

perpustakaan adalah kemudahan dalam melakukan preservasi, penggandaan, dan

penyebarluasan bahan pustaka. Untuk menunjang hal tersebut, dibutuhkan sarana

pendukung digitalisasi koleksi perpustakaan seperti perangkat lunak dan keras untuk

memindai bahan mikrofilm, cetak, dan fotografi. Selanjutnya, untuk menyimpan konten

digital, dibutuhkan teknologi penyimpanan yang berkapasitas besar.

4.5.2 Pengadaan Bahan Pustaka Digital

Selain melakukan digitalisasi koleksi, perpustakaan juga dapat melakukan pengadaan bahan

pustaka digital (e-resources) yang melibatkan pihak penerbit, mitra perpustakaan, dan

penyedia e-resources lainnya. Pengadaan e-reseources merupakan salah satu strategi untuk

meningkatkan jumlah koleksi digital perpustakaan. Untuk itu, Perpusnas hendaknya

melakukan perencanaan untuk pengadaan bahan pustaka digital.

38

4.6 Program Pengembangan Sarana dan Fasilitas Infrastruktur

TIK

Program yang terakhir adalah Penyempurnaan Manajemen dan Tata Kelola TI. Program

ini bertujuan untuk meningkatkan maturitas organisasi TI, sehingga dapat memenuhi

kebutuhan organisasi, menjalankan Roadmap TI, serta menjadi agen perubahan untuk

pemanfaatan TI yang lebih optimal. Kegiatan-kegiatan yang masuk dalam kelompok program

ini antara lain:

Peningkatan kapasitas dan kapabilitas infrastruktur data center terintegrasi

Pengembangan Infrastruktur TIK fasilitas layanan perpusnas di Merdeka Selatan


4.6.1 Peningkatan Kapasitas dan Kapabilitas Infrastruktur Data Center Terintegrasi

Program ini bertujuan untuk mengatasi berbagai kekurangan dari pemenuhan kapasitas dan

kapabilitas infrastruktur data center . untuk itu dipastikan dalam data center melakukan

berbagai perbaikan antara lain:

Implementasi Sistem Identity Management

Implementasi Sistem Virus Protection Software

Implementasi Sistem Antispyware

Implementasi Sistem Spam Management

Implementasi Intrusion Detection

Implementasi Public Key Server

Implementasi Network Storage

Implementasi Quota Management

Implementasi Storage Management, yang mencakup juga implementasi Sistem

Backup

Melakukan Upgrade Proxy Server

Implementasi Sistem NTP

Melakukan Upgrade Sistem DNS

Implementasi Sistem Mail - SMTP Server

Implementasi Sistem Mail - IMAP/POP Server

39

Implementasi Sistem Instant Messaging

Implementasi SistemLayanan Data

o OLAP

o Data Dictionary

o Extraction

o Data Cleansing

o Data Transformation

o Data Loading

o Archival and Retrieval

o Data Warehouse, Data Mart

o Metadata Repository

4.6.2 Pengembangan Infrastruktur TIK Fasilitas Layanan Perpusnas di Merdeka

Selatan

Program ini merupakan salah satu program untuk mengantisipasi dari rencana relokasi

gedung perpusnas yang berlokasi di salemba ke jalan Merdeka Selatan. Relokasi layanan TIK

perpustakaan tentu harus diperhatikan aspek mitigasinya. Beberapa hal penting yang perlu

mendapatkan perhatian adalah konsolidasi Teknologi Informasi meliputi yang ada meliputi:

Pemindahan peralatan dari ruang data center yang ada saat ini ke ruang data center

yang baru, tidak terbatas pada :

o Perangkat sistem pengamanan Jaringan

o Perangkat Server

o Perangkat sistem distribusi Jaringan

o Penyediaan raise floor

o Sistem CCTV

Rencana Migrasi dari seluruh aplikasi yang terdapat di perpusnas

Rencana sistem email dan manajemen account user

Pengembangan fitur sistem layanan sirkukasi berbasis RFID

40

4.7 Program Pengembangan Sistem Layanan Online Berbasis

Web 3.0





ini antara lain:

Pengembangan layanan online antar perpustakaan

Pengembangan layanan online Indonesiana kolaborasi dengan kearsipan dan

museum

Pengembangan Sistem Resource Sharing untuk optimalisasi digital contents


4.7.1 Pengembangan Layanan Online Antar Perpustakaan

Layanan online perpustakaan merupakan layanan yang disediakan oleh Perpusnas untuk

mempromosikan dan menyebarluaskan informasi serta pengetahuan bagi masyarakat.

Beberapa contoh layanan online yang tersedia saat ini adalah layanan: Katalog Induk Nasional,

Bibliografi Nasional Indonesia, Arsip Web, Pusaka Indonesia, Perpustakaan Mitra, dsb.

Berbagai informasi dan pengetahuan yang disajikan dihimpun dari koleksi yang dimiliki oleh

Perpusnas maupun dari perpustakaan umum dari berbagai daerah. Untuk meningkatkan

layanan online Perpusnas, dibutuhkan kolaborasi dan kerjasama dengan jenis perpustakaan

lainnya seperti perpustakaan khusus serta perguruan tinggi.

4.7.2 Pengembangan Layanan Online Indonesiana Kolaborasi dengan Kearsipan

dan Museum

Indonesia merupakan negara yang kaya akan warisan budaya. Indonesia juga memiliki sejarah

alam yang dapat menarik wisatawan mancanegara untuk datang. Layanan online Indonesiana

merupakan one stop portal bagi siapapun yang ingin mempelajari segala sesuatu tentang

Indonesia. Karena cakupannya sangat luas, untuk penyediaan layanan online tersebut tidak

cukup hanya dengan melibatkan instansi perpustakaan saja. Namun, lebih luas lagi harus

41

berkolaborasi dan bekerja sama dengan instansi bidang kearsipan dan museum. Jika hal ini

dapat terwujud, maka layanan online Indonesiana akan memiliki koleksi yang sangat kaya dan

dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan pariwisata.

4.7.3 Pengembangan Sistem Resource Sharing Untuk Optimalisasi Digital Contents

Untuk mewujudkan layanan online yang kaya akan konten digital, dibutuhkan kerjasama

dengan berbagai institusi perpustakaan seperti perpustakaan umum, khusus, dan perguruan

tinggi, serta institusi di luar perpustakaa seperti kearsipan dan museum. Untuk menciptakan

suatu repository yang kaya akan konten digital, maka dibutuhkan suatu sistem resource

sharing.

4.8 Program Pengembangan Sistem dan Jejaring KIN dan BNI





ini antara lain:

Penyediaan interoperabilitas teknis antar perpustakaan untuk pengumpulan KIN dan

BNI

Pengembangan Media Interaktif dan komunitas membaca berbasis TI sebagai

Pendukung Promosi Gemar Membaca


4.8.1 Penyediaan Interoperabilitas Teknis Antar Perpustakaan Untuk

Pengumpulan KIN dan BNI

Berdasarkan amanat UU 43 Tahun 2007, Perpusnas memiliki kewajiban untuk menghimpun

Katalog Induk Nasional dan Bibliografi Nasional Indonesia. Dengan adanya katalog induk, akan

mempermudah penyalinan katalog, mendukung pengawasan bibliografi, dan menopang

silang layan. Sedangkan bibliografi nasional merupakan jenis bibliografi yang mencatat

seluruh terbitan yang ada di Indonesia. Saat ini, KIN dan BNI yang terhimpun berasal dari

42

perpustakaan umum daerah dan telah dikembangkan teknologi penghimpun data KIN dan

BNI. Tantangannya adalah bagaimana menyediakan interoperabilitas teknis dengan

perpustakaan khusus maupun perguruan tinggi. Lebih lanjut lagi, bagaimana dengan

interoperabilitas teknis dengan instansi di luar perpustakaan seperti kearsipan dan museum.

Hal ini sangat erat kaitannya dengan penyediaan layanan online perpustakaan. Jika antar

instansi secara teknis tidak interoperable, maka data maupun informasi tidak akan dapat

mengalir.

4.8.2 Pengembangan Media Interaktif dan Komunitas Membaca Berbasis TI

Sebagai Pendukung Promosi Gemar Membaca

Tantangan yang paling besar yang dihadapi oleh Indonesia adalah rendahnya budaya

membaca. Masalah ini diperkuat oleh survei yang dilakukan oleh BPS yang menunjukkan

bahwa masyarakat mayoritas lebih memilih untuk menonton televisi, dibandingkan dengan

membaca. Di sisi lain, teknologi internet dan mobile sangat cepat diadopsi oleh masyarakat

yang ditunjukkan dengan peningkatan tajam jumlah pengguna internet indonesia serta jumlah

pengguna telepon selulur. Untuk itu, seyogyanya teknologi yang telah banyak hadir di tengah-

tengah masyarakat dapat dimanfaatkan oleh Perpusnas dalam menjalankan misi untuk

mempromosikan gemar membaca. Melalui TI, Perpusnas dapat mengembangkan media

interaktif serta memanfaatkan internet untuk membentuk komunitas membaca di

masyarakat dengan melibatkan pihak lain seperti penerbit, sastrawan, budayawan, dsb.

4.9 Program Pengembangan Kapasitas Organisasi dan SDM

Pengelola Perpustakaan Digital





ini antara lain:

Sosialisasi Dewan Perpustakaan sesuai amanat PP No. 24 Tahun 2014

Penyediaan rancangan peraturan bersama dengan instansi terkait Pengelolaan SDM

TIK Perpustakaan

43

Pelatihan Kualitas dan Kompetensi SDM Pengelola TIK ditingkat Pusat dan Nasional


4.9.1 Sosialisasi Dewan Perpustakaan sesuai amanat PP No. 24 Tahun 2014

Keberadaaan Dewan Perpustakaan telah diatur dalam PP No. 24 Tahun 2014 Tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan, dalam bab IV

tentang Dewan Perpustakaan yang terdiri dari Dewan Perpustakaan Nasional dan Dewan

Perpustakaan Provinsi. Untuk mewujudkan manfaat dari keberadaan Dewan Perpustakaan

tersebut perlu dilakukan pembentukan organ sekaligus sosialisasi kepada stakeholder terkait

khususnya untuk mempertajam fungsi-fungsi dewan perpustakaan untuk mendorong

keberlanjutan program perpustakaan digital.

4.9.2 Penyediaan rancangan peraturan bersama dengan instansi terkait

Pengelolaan SDM TIK Perpustakaan

Sebagaimana diidentifikasi hasil evaluasi implementasi program perpustakaan digital pada

periode sebelumnya , muncul permasalahan antara lain rotasi dan mutasi SDM-SDM yang

bertugas mengelola layanan TIK tanpa pertimbangan yang cermat. Dengan rancangan

peraturan bersama antar intansi terkait yang mengantur pengelolaan SDM TIK Perpustakaan

Digital, diharapkan permasalahan tersebut dapat terselesaikan , Sehingga mampu

memastikan kelancaran program dan kegiatan perpustakaan digital.

4.9.3 Pelatihan Kualitas dan Kompetensi SDM Pengelola TIK ditingkat Pusat dan

Nasional

Kegiatan berikutnya adalah penguatan kapabilitas SDM pengelola TIK yang merupakan syarat

utama keberhasilan implementasi grand desain e-Library. Kegiatan ini merupakan kegiatan

lainnya untuk menyempurnakan Tata Kelola TI Perpusnas. Ada beberapa kompetensi SDM TIK

yang perlu mendapatkan perhatian perpusnas terkait dengan peluang-peluang dan trend

teknologi informasi kedepan sebagaimana diuraikan pada bagian pendahuluan. Untuk itu

diperlukan peningkatan pengetahuan SDM TIK yang mampu mengusasi trend teknologi

informasi tersebut.

44

5. Roadmap dan Strategi Implementasi

5.1 Pendahuluan

Dua tujuan besar yang menjiwai dua dokumen Blueprint dan RoadmapPengembangan

Teknologi InformasiPerpusnas adalah tujuan strategis dan tujuan taktis.Tujuan strategis

meliputi dukungan informasi terhadappengambilan keputusan maupun kebijakan yang

bersifat strategis, sedangkan tujuan taktis meliputi dukungan untuk peningkatanefektifitas

kolaborasi kerja antar internal Perpusnasdan peningkatan layanan Perpusnaskepada seluruh

stakeholder.

Dalam rangka mencapai dua tujuan besar diatas, peta jalan (roadmap)

pengembanganteknologi informasi yang tertuang dalam dokumen ini terdiri daritahapan-

tahapan berupa program-program dengan milestone kapabilitaslayanan teknologi informasi

sebagai tolok ukur pencapaian.Program-program tersebut bersifat multi-lapisan dan dapat

berjalanparalel, baik dari lapisan strategi dan proses bisnis organisasi,lapisan informasi dan

sistem informasi, lapisan infrastruktur danteknologi, serta lapisan manajemen dan organisasi

teknologi informasi.

Lapisan yang ketiga, yaitu infrastruktur dan teknologi dirancang langkah-langkah

optimalisasi pemeliharaan danpemanfaatan infrastruktur jaringan komunikasi data lintas unit

serta pelaporan ke pimpinan.Hasil optimalisasi infrastruktur iniadalah kunci kelancaran

sinkronisasi data lintas unit kerja dan dari internal Perpusnaske stakeholder eksternal.

Lapisan terakhir adalah lapisan manajemen dan organisasi teknologiinformasi.Lapisan ini

membahas tata kelola teknologi informasi, sertafungsi-fungsi kompetensi sumber daya

manusia yang dibutuhkan untukmengeksekusi perencanaan pada tiga lapisan

sebelumnya.Tata kelola denganstruktur pembuatan keputusan yang sederhana dan

manajemen perubahanyang melekat pada struktur organisasi merupakan kunci sukses

eksekusidari program-program yang telah dicanangkan dalam perencanaanstrategis yang

komprehensif.

45

5.2 Strategi Prioritisasi

Dalam menentukan prioritasi implementasi proyek/kegiatan teknologi informasi,

digunakan tiga metode best practice yang meliputi:

1. Pre-Requisite Project Method

Suatu implementasi sistem atau teknologi tidak bisa dijalankan sebelum sistem atau

teknologi lain diterapkan. Artinya terdapat dependensi antara satu solusi dengan solusi

lainnya.

2. IT Project Portfolio Method

Prioritas pelaksanaan suatu proyek didasarkan atas nilai (value) yang dihasilkan untuk

bisnis dan juga besarnya resiko serta risk/effort yang diperkirakan akan didapat dari

pengerjaan suatu proyek. Risk/effort biasanya diidentifikasi berdasarkan:

Kapabilitas SDM TI

Ruang lingkup implementasi

Kompleksitas dari segi teknis

Ketersediaan solusi di pasaran/tingkat kemapanan teknologi suatu solusi

3. Business Milestone Alignment Method.

Merupakan inisiatif langsung dari pihak Perpusnas serta Stakeholder yang membutuhkan

dukungan solusi sistem maupun teknologi informasi dan harus dipenuhi oleh unit TI.

5.3 Roadmap Implementasi Grand Desain e-Library Perpusnas

Strategi pentahapan dalam implementasi IT Blueprint Perpusnas terdiri dari empat

tahapan seperti yang diilustrasikan pada Error! Reference source not found..

46

Gambar 5. 1 Tahapan Implementasi IT Blueprint Perpusnas

Ada empat tahapan dalam implementasi IT Blueprint Perpusnas, yaitu:

Tahap 1: Penguatan Pondasi sistem pengelolaan perpustakaan digital dan tata

kelola TI

Fokus pada Tahap ini terletak pada peningkatan kapabilitas organisasi perpusnas

dalam meng-eksekusi program dan kegiatan perpustakaan digital . sebagaimana

pengalaman inisiatif pada grand desai e-library sebelumnya untuk merestrukturisasi

organisasi TI di perpusnas bukanlah hal yang mudah karena melibatkan instansi lain

yang menjustifikasi usulan tersebut. Untuk itu pada tahap ini salah satu caranya

adalah dengan menerapkan IT PMO , yang berfungsi memperkuat unit organisasi TIK

diperpusnas dalam mengawal dan mengeksekusi program dan kegiatan yang telah

dicanangkan, serta membuat dan menyempurnakan standar-standar tata kelola TI.

Penyusunan Kebijakan Teknis Perpustakaan Digital

Penguatan Kapasitas dan Kapabilitas Perpusnas dalam mengelola program dan Kegiatan e-Library

Pengembangan Sistem Informasi Layanan Utama dan layanan pendukung

Pengembangan kapasitas organisasi dan SDM Pengelola Perpustakaan Digital

Integrasi antar Sistem yang telah terbangun

Pengembangan sarana dan fasilitas Infrastruktur TIK (Tahap I)

Pengembangan Sistem Layanan Online dengan teknologi terkini (Tahap I)

Pengembangan Sistem dan Jejaring KIN dan BNI (Tahap I)

Pengembangan Sarana dan Fasilitas Digitalisasi bahan pustaka (Tahap I)

• Pengembangan sarana dan fasilitas Infrastruktur TIK (Tahap II)

• Pengembangan Sistem Layanan Online dengan teknologi terkini (Tahap II)

• Pengembangan Sistem dan Jejaring KIN dan BNI (Tahap II)

• Pengembangan Sarana dan Fasilitas Digitalisasi bahan pustaka (Tahap II)

Penguatan Pondasi sistem pengelolaan perpustakaan digital dan tata kelola TI

Pengembang-

an & Penyempurna

an Layanan

Perluasan layanan

Optimalisasi

layanan

• Pemanfaatan resource sharing untuk meningkatkan keterjangkauan layanan perpustakaan digital

• Optimalisasi Berbagai layanan perpustakaan digital dalam menjawab tantangan nasional

• Optimalisasi layanan digital untuk mendukung perpusnas sebagai perpustakaan rujukan dalam pengembangan perpustaan digital

47

Selain itu dalam penguatan pondasi dilakukan konsolidasi berbagai sistem informasi

yang telah dibuat pada periode sebelumnya .

Tahap 2: Pengembangan & Penyempurnaan Layanan

Tahap ini dapat dimulai dengan baik jika seluruh fondasi telah selesai dibangun

melalui Tahap 1. Fokus kegiatan pada Tahap ini mencakup implementasi Core Sistem

dan Supporting Sistem. Dari sisi infrastruktur TI, pada Tahap ini merupakan tahap

penyempurnaan infrastruktur TI, termasuk implementasi program dan kegiatan yang

terkait pengembangan infrastruktur TI yang menjadi prasyarat berhasilnya sistem

yang dibangun.

Tahap 3: Perluasan layanan

Tahap ini merupakan tahap perluasan layanan dari berbagai inisiatif TIK baik beragam

layanan online yang telah disediakan perpusnas. Perluasan target perpustakaan mitra

yang berfokus pada perpustaaan perguruan tinggi dan perpustakaan khusus lebih

dijangkau. Media promosi kreatif baik yang offline dan online dalam rangka

meningkat minat baca dapat disebarluaskan ke sasaran khalayak yang dituju.

Tahap 3: Optimalisasi layanan

Tahap ini merupakan tahap pemanfaatan dan optimalisasi layanan perpustakan

digital dalam menjawab berbagai permasalahan bangsa yang terkait dengan

peningkatan fungsi perpustakaan nasionl . melalui hasil olahan data dari berbagai

layanan , diharapkan mampu menghasilkan data dan informasi yang mendukung

pengambilan keputusan. Selain itu dengan meningkatnya ketersediaan,

keterjangkauan, keberlanjutan dan kolaborasi hasil implementasi grand desain

perpustakaan digital diharapkan mampu menjawab isu-isu strategis nasional seperti

meningkatkan IPM, menurukan angka kemiskinan dan isu lainnya yang terukur

dihubungkan dengan output dari grand desain perpustakaan digital.

Sasaran yang ingin dicapai setelah keempat Tahap tersebut terlewati adalah terwujudnya

Perpusnas sebagai organisasi modern yang berbasis TI (IT-enabled organization) berkelas

dunia (Word Class Digital Library) . Hal tersebut dapat terwujud dengan catatan keempat

tahap tersebut dijalankan secara berurutan (sekuensial) dan sempurna. Selanjutnya,

berdasarkan strategi pentahapan tersebut, berikut ini akan diuraikan mengenai jadwal

implementasi IT Blueprint Perpusnas (lihat Error! Reference source not found.).

48

5.4 Manajemen Perubahan

Penerapan teknologi informasi merupakan salah satu cara yang ditempuh organisasi

dalam melakukan perubahan, maka sudah selayaknya diterapkan juga Manajemen perubahan

yang memadai. Perusahaan-perusahaan Indonesia yang telah sukses dalam mengeksekusi

proyek-proyek teknologi informasi biasanya melakukan serangkaian kegiatan Manajemen

perubahan baik sebelum, mengiringi dan pasca impelementasi teknologi informasi. Kegiatan

Manajemen perubahan khas proyek teknologi informasi perlu dilakukan di Perpusnas

disesuaikan kondisi yang ada. Berikut ini adalah contoh kegiatan tersebut:

a. Team building, pembentukan tim atau kelompok kerja (pokja) yang bertanggung

jawab atas kesuksesan atau kegagalan implementasi teknologi informasi yang terdiri

dari perwakilan dari Manajemen masing-masing unit, top Manajemen termasuk unit

teknologi informasi.

b. Change management training, kelompok kerja penanggung jawab yang telah

dibentuk diberikan pembekalan dengan wawasan, pengetahuan, dan keterampilan

Manajemen perubahan yang relevan dengan proyek implementasi teknologi

informasi.

c. Intensive communication, ini adalah agenda awal yang harus dilakukan pokja. Target

utama komunikasi intensif ini adalah champion dimasing-masing unit. Yang

dikomunikasikan adalah target yang akan dicapai, apa yang menjadi keuntungan dari

implementasi teknologi informasi, konsekuensi yang akan ditanggung serta usaha

yang diperlukan untuk mencapai target-target yang telah dicanangkan. Pendekatan

komunikasi yang digunakan harus benar-benar disesuaikan dengan kondisi dan

karakter Perpusnas.

d. Socialization, setelah pendekatan komunikasi mulai dilakukan maka hal yang harus

dilakukan selanjutnya adalah sosialisasi yang sifatnya lebih global, dengan target

seluruh personel dari masing-masing unit. Pesan yang dibawa masih sama dengan

pesan yang disampaikan pada tahap intensive communication, hanya dalam kadar

yang lebih global.

e. End-user training, kegiatan pelatihan untuk pengguna yang berperan langsung dalam

proses bisnis yang menjadi taget dari implementasi teknologi informasi yang

dilakukan.

49

f. Problem resolution, kegiatan yang bertujuan untuk mengatasi/ memitigasi/

memberikan work around solution apabila terjadi permasalahan yang muncul seiring

dengan proses implementasi.

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA,

SRI SULARSIH

Documents

PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK NDONESIArb.perpusnas.go.id/wp-content/uploads/2018/12/VIII... · 4.8.2 Pengembangan Media Interaktif dan Komunitas Membaca Berbasis TI Sebagai ... 1