PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/16 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20130426080309UPM-PU-S-P014.PROSEDUR PENIL… · PROSEDUR PENILAIAN TESIS PELAJAR SISWAZAH Tarikh: 30/04/2013

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P014

Halaman: 1/16

No. Semakan: 04

No. Isu: 02

PROSEDUR PENILAIAN TESIS PELAJAR SISWAZAH

Tarikh: 30/04/2013

1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara penilaian tesis bagi pelajar siswazah dalam program pengajian dengan tesis.

2.0 SKOP

Prosedur ini menerangkan tatacara penilaian tesis pelajar siswazah yang mengikuti program Master Dengan Tesis dan PhD. Ia merangkumi pelantikan J/K Peperiksaan Tesis dan pelaksanaan peperiksaan akhir (Viva voce).

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

- Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2012-2013)

UPM/PU/S/P017 Prosedur Pengesahan dan Pengurniaan Ijazah Pelajar Siswazah

UPM/PU/S/AK03/01 Arahan Kerja Penghantaran Tesis kepada Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis

UPM/PU/S/AK03/02 Arahan Kerja Menjalankan Peperiksaan Akhir (Viva voce)

UPM/PU/S/AK03/03 Arahan Kerja Penyediaan Lampiran Senarai Pelajar bagi Kertas Mesyuarat Cadangan Pengurniaan Ijazah Lanjutan

UPM/SGS/BP02 Guide to Thesis Preparation

PU/S/GP01 Garis Panduan Pelantikan Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis

PU/S/GP02 Guidelines for Viva voce



Halaman: 2/16

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

PU/S/GP03 Guidelines for the Preparation of a Thesis Examination Report

PU/S/M01 i-GIMS Manual

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

GB : Gagal dan Diberhentikan i-GIMS : Internet Graduate Information Management System JKKPPPTP : Jawatankuasa Kecil Pelantikan Penyelia dan Pemeriksa Tesis

Pelajar JKKSTT : Jawatankuasa Kecil Semakan Tajuk Tesis JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti JKP : Jawatankuasa Penyeliaan JKPPT : Jawatankuasa Peperiksaan Tesis J/K : Jawatankuasa Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti;

Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah Fakulti/Institut

PhD : Doktor Falsafah PS : Pengajian Siswazah PT : Pegawai Tadbir PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TD : Timbalan Dekan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan WP : Wakil Pengurusan

5.0 TANGGUNGJAWAB

5.1 Penyelaras dan PT Unit Tesis dan Viva voce bertanggungjawab memastikan prosedur penilaian tesis pelajar siswazah ini dilaksanakan.

5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur penilaian tesis pelajar siswazah juga perlu mematuhi prosedur ini.



Halaman: 3/16

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

6.0 CARTA ALIR

Mula

Terima Borang Notis

Penyerahan Tesis

Terima dan Semak Cadangan

Pelantikan Ahli JKPPT

daripada Fakulti/Institut

Lengkap dan

Sesuai?

Minta Fakulti/Institut

Lengkapkan Borang atau

Kemukakan Penamaan

Baharu

Mesyuarat JKKPPPTP

Penamaan Wajar?

Mesyuarat JKPSU

Lulus?

Minta Fakulti/Institut

Kemukakan Penamaan

Baharu

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

7.8

7.9

7.10

Tidak

Ya

Ya

Tidak

Ya

Tidak

A



Halaman: 4/16

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

B

Terima Laporan

Pemeriksaan Tesis?

Hantar Surat Pelantikan

kepada Ahli JKPPT

Hantar Tesis kepada Ahli

JKPPT Setelah Menerima

Tesis daripada Pelajar untuk

Peperiksaan

Jalankan Peperiksaan Akhir

(Viva voce)

Hantar Peringatan kepada

Pemeriksa

Terima Tesis Selepas

Peperiksaan Akhir (Viva voce)

Tamat

7.12

7.13

7.14

7.15

7.16

7.17

Tidak

Ya

7.11



Halaman: 5/16

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Terima Borang Notis Penyerahan Tesis 7.2.1 Terima borang Notis Penyerahan Tesis

(PU/S/BR03/GS-14a) yang lengkap daripada pelajar Fakulti/Institut, sahkan maklumat yang diterima dan majukan borang berkenaan ke SPS.

Nota:

Fakulti/Institut boleh memulakan proses mendapatkan cadangan penamaan ahli JKPPT sebaik sahaja menerima borang di atas daripada pelajar.

Penyelaras/PT/PTO Fakulti/Institut

7.2.2 Terima borang PU/S/BR03/GS-14a yang lengkap

daripada Fakulti/Institut dan sahkan maklumat yang diterima.

PTO SPS

7.2.3 Minta Penyelaras Fakulti/Institut kemukakan

cadangan nama ahli JKPPT dalam tempoh 60 hari selepas penerimaan borang PU/S/BR03/GS-14a. Muatkan maklumat cadangan penamaan ahli JKPPT ke dalam i-GIMS dan cetak borang Penamaan Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (PU/S/BR03/GS-14b).

TD/PT/PTO SPS

PT/PTO Fakulti/Institut

7.2.4 Hantar peringatan kepada Penyelaras

Fakulti/Institut selagi cadangan penamaan ahli JKPPT tidak diterima.

TD/PT/PTO SPS



Halaman: 6/16

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

7.3 Terima dan Semak Cadangan Pelantikan Ahli JKPPT daripada Fakulti/Institut

7.3.1 Semak cadangan pelantikan ahli JKPPT dan

pastikan mengikut kriteria yang ditetapkan dalam Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2012-2013).

TD/PT/PTO SPS

7.4 Lengkap dan Sesuai?

7.4.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.6.

7.4.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.5.

7.5 Minta Fakulti/Institut Lengkapkan Borang atau

Kemukakan Penamaan Baharu

7.5.1 Minta Fakulti/Institut lengkapkan maklumat

yang diperlukan atau membuat perubahan seperti yang dicadangkan dan/atau kemukakan cadangan baharu dalam tempoh 30 hari selepas daripada tarikh notis yang dihantar oleh pihak SPS dan ikut Langkah 7.3.

PT SPS

7.6 Mesyuarat JKKPPPTP

7.6.1 Sediakan kertas mesyuarat Cadangan Pelantikan

Ahli JKPPT sama ada yang dicetak daripada i-GIMS atau yang dibuat secara manual untuk semakan JKKPPPTP mengikut format yang telah ditetapkan.

TD/PT/PTO SPS

7.7 Penamaan Wajar?




Halaman: 7/16

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013


7.8 Mesyuarat JKPSU 7.8.1 Sediakan kertas mesyuarat Cadangan Pelantikan

Ahli JKPPT yang telah disemak kesesuaiannya oleh JKKPPPTP, sama ada yang dicetak daripada i-GIMS atau yang dibuat secara manual, untuk pertimbangan dan kelulusan JKPSU mengikut format yang telah ditetapkan.

Nota:

Bagi kes-kes yang tertentu, cadangan penamaan ahli JKPPT boleh terus dibawa ke JKPSU untuk kelulusan tanpa perlu disemak oleh JKKPPPTP dengan kebenaran Dekan.

TD/PT/PTO SPS

7.9 Lulus?



7.10 Minta Fakulti/Institut Kemukakan Penamaan Baharu

7.10.1 Minta Fakulti/Institut membuat perubahan

seperti yang dicadangkan dan/atau kemukakan cadangan baharu dalam tempoh 30 hari selepas daripada tarikh notis yang dihantar.

TD/PT/PTO SPS

7.10.2 Pastikan cadangan tersebut dipertimbangkan

semula oleh JKPSU untuk kelulusan. TD/PT/PTO SPS

7.11 Hantar Surat Pelantikan kepada Ahli JKPPT

7.11.1 Muatkan keputusan JKPSU dalam i-GIMS. PT/PTO SPS



Halaman: 8/16

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

7.11.2 Maklumkan keputusan JKPSU dengan menghantar surat pelantikan kepada ahli JKPPT dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas diluluskan oleh JKPSU.

TD/PTO SPS

7.11.3 Jika Pengerusi dan/atau mana-mana pemeriksa

yang telah dilantik menolak pelantikan rujuk Langkah 7.5.

TD/PT/PTO SPS

7.12 Hantar Tesis kepada Ahli JKPPT Setelah Menerima

Tesis daripada Pelajar untuk Peperiksaan

7.12.1 Terima borang Penyerahan Tesis Untuk

Peperiksaan (PU/S/BR03/GS-15a) yang lengkap dan sahkan maklumat di Bahagian B.


7.12.2 Minta pelajar majukan borang PU/S/BR03/GS-

15a yang telah dilengkapkan beserta lima (5) naskhah tesis ke SPS.



beserta lima (5) naskhah tesis dan sahkan maklumat Bahagian C.

PT/PTO SPS

7.12.4 Muatkan maklumat penerimaan ke dalam i-

GIMS. PT/PTO SPS

7.12.5 Hantar salinan tesis kepada ahli JKPPT yang

telah dilantik dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas menerima tesis dari pelajar.

Rujuk:

Arahan Kerja Penghantaran Tesis kepada Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (UPM/PU/S/AK03/01)

TD/PT/PTO SPS

7.12.6 Jika mana-mana pemeriksa yang telah dilantik

menolak pemeriksaan tesis rujuk Langkah 7.5. TD/PT/PTO SPS



Halaman: 9/16

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

7.13 Terima Laporan Pemeriksaan Tesis? 7.13.1 Jika Ya, muatkan maklumat ke dalam i-GIMS dan

ikut Langkah 7.15.

7.13.2 Jika Tidak diterima dalam tempoh 50 hari, ikut langkah 7.14.

7.14 Hantar Peringatan kepada Pemeriksa

7.14.1 Hantar peringatan kepada pemeriksa selewat-

lewatnya 10 hari sebelum tamat tempoh penghantaran laporan pemeriksaan tesis.

TD/PT/PTO SPS

7.14.2 Hantar peringatan kepada pemeriksa yang

masih tidak mengemukakan laporan dalam tempoh 60 hari dan pemeriksa diberi tempoh 10 hari untuk mengemukakannya ke SPS.

TD/PT/PTO SPS

7.15 Jalankan Peperiksaan Akhir (Viva voce)

7.15.1 Hantar notis panggilan Viva voce kepada pelajar,

ahli JKPPT dan ahli JKP selepas mendapat persetujuan daripada ahli JKPPT.

PT/PTO SPS

7.15.2 Jalankan Peperiksaan Akhir (Viva voce). JKPPT

7.15.3 Maklum kepada pelajar Keputusan Peperiksaan

Akhir (Viva voce) mengikut mana-mana salah satu yang berikut: a) Tesis diterima tanpa pindaan.

Pelajar diberi tempoh 15 hari untuk membuat pembetulan kepada tesis sepertimana yang dicadangkan oleh JKPPT. Kemudian, ikut langkah 7.16.

b) Tesis diterima dengan pindaan (Minor atau

JKPPT



Halaman: 10/16

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

Major). Pelajar diberi tempoh 30 hari jika pindaan minor atau 60 hari jika pindaan major untuk membuat pembetulan kepada tesis sepertimana yang dicadangkan oleh JKPPT. Kemudian, ikut langkah 7.16. Nota:

Pelajar boleh memohon pelanjutan tempoh penghantaran tesis dengan sokongan Penyelia kepada Dekan SPS.

c) Tesis diterima tetapi pelajar perlu menjalani semula peperiksaan akhir (re-viva voce). Jalankan peperiksaan tersebut dalam tempoh 60 hari selepas peperiksaan pertama. Jika lulus, ikut Langkah 7.16. Jika tidak, pelajar diberi gred GB.

d) Penyerahan Semula Tesis (Resubmission). Pelajar diberi tempoh maksimum 2 semester atau setahun untuk membuat segala pembetulan dan menyerahkan semula tesis untuk peperiksaan.

Pelajar perlu melengkapkan borang Penyerahan Semula Tesis untuk Peperiksaan (PU/S/BR03/GS-15b).

Kemudian ikut Langkah 7.12. Nota:

Pelajar boleh memohon pelanjutan



Halaman: 11/16

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

tempoh penghantaran tesis dengan sokongan Penyelia kepada Dekan SPS.

e) Penyerahan semula tesis PhD sebagai tesis

Master. Pelajar diberi tempoh 60 hari untuk menyerahkan semula tesis untuk peperiksaan. Pelajar perlu melengkapkan borang Penyerahan Semula Tesis untuk Peperiksaan (PU/S/BR03/GS-15b).

Kemudian ikut Langkah 7.12.

Nota:

Pelajar boleh memohon pelanjutan tempoh penghantaran tesis dengan sokongan Penyelia kepada Dekan SPS.

f) Tesis ditolak. Pelajar diberi gred GB.

7.15.4 Berikan salinan laporan pemeriksa kepada

pelajar selepas Viva voce bagi tujuan membuat pembetulan ke atas tesis.

PT/PTO SPS

7.15.5 Dapatkan laporan Pengerusi JKPPT dalam

tempoh 14 hari bekerja selepas Viva voce. PT/PTO SPS

7.15.6 Muatkan maklumat keputusan Viva voce ke

dalam i-GIMS. PT/PTO SPS

7.15.7 Berikan salinan laporan Pengerusi JKPPT kepada

pelajar, Pengerusi JKP, ahli JKPPT (kecuali PT/PTO SPS



Halaman: 12/16

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

Pemeriksa Luar) dan Penyelaras dalam tempoh 14 hari bekerja selepas mendapat laporan tersebut.

Rujuk:

Arahan Kerja Menjalankan Peperiksaan Akhir (Viva voce) (UPM/PU/S/AK03/02)

7.16 Terima Tesis Selepas Peperiksaan Akhir (Viva voce)

7.16.1 Terima borang Penyerahan Tesis Selepas

Peperiksaan Akhir (Viva voce) (PU/S/BR03/GS-16a) yang telah disahkan oleh Pengerusi JKPPT, Pemeriksa Dalam dan Pengerusi JKP pelajar dan sahkan dengan melengkapkan Bahagian B pada borang berkenaan.


7.16.2 Minta pelajar majukan borang PU/S/BR03/GS-

16a yang telah dilengkapkan beserta satu naskhah tesis dan dokumen lain yang berkaitan ke SPS.



beserta satu naskhah tesis dan dokumen lain yang berkaitan dan sahkan maklumat yang diterima dengan melengkapkan Bahagian C pada borang berkenaan.

PT/PTO SPS

7.16.4 Muatkan maklumat ke dalam i-GIMS. PT/PTO SPS 7.16.5 Sediakan senarai pelajar bagi kertas mesyuarat

Cadangan Pengurniaan Ijazah Lanjutan kepada JKKSTT untuk semakan, kepada JKPSU untuk pertimbangan dan kelulusan dan seterusnya kepada Senat Universiti untuk pengesahan, mengikut format yang telah ditetapkan.

TD/PT/PTO SPS



Halaman: 13/16

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

Rujuk:

Arahan Kerja Penyediaan Lampiran Senarai Pelajar bagi Kertas Mesyuarat Cadangan Pengurniaan Ijazah Lanjutan (UPM/PU/S/AK03/03)

Prosedur Pengesahan dan Pengurniaan Ijazah Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P017)

7.17 Tamat

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar

Borang Notis Penyerahan Tesis (PU/S/BR03/GS-14a), Jadual Kandungan dan Ringkasan Penyelidikan.

Surat penamaan JKPPT kepada Fakulti/Institut, borang Penamaan Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (PU/S/BR03/GS-14b) dan salinan Curriculum Vitae Pemeriksa Luar.

Surat pelantikan ahli JKPPT.

Borang Penyerahan Tesis untuk Peperiksaan (PU/S/BR03/GS-15a) atau Borang Penyerahan Semula Tesis untuk Peperiksaan (PU/S/BR03/GS-15b).

Surat penghantaran tesis kepada ahli JKPPT.

Notis peringatan kepada pemeriksa (jika berkaitan).

Laporan Pemeriksa.

PT/PTO SPS PT/PTO SPS Bilik Fail Pelajar, SPS

Kekal

TNCAA/ Dekan SPS



Halaman: 14/16

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

Surat Jemputan Peperiksaan Akhir (Viva voce) kepada yang berkenaan.

Surat pengedaran laporan Peperiksaan Akhir (Viva voce).

Notis peringatan menghantar laporan peperiksaan akhir (Viva voce) kepada Pengerusi JKPPT (jika berkaitan).

Borang Penyerahan Tesis Selepas Peperiksaan Akhir (Viva voce) (PU/S/BR03/GS-16a) dan senarai pembetulan tesis.

2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar

Salinan borang Notis Penyerahan Tesis (PU/S/BR03/GS-14a), Jadual Kandungan dan Ringkasan Penyelidikan.

Salinan surat penamaan JKPPT kepada Fakulti/Institut, salinan borang Penamaan Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (PU/S/BR03/GS-14b) dan salinan Curriculum Vitae Pemeriksa Luar.

Salinan laporan Pemeriksa.

Salinan surat pengedaran laporan Peperiksaan Akhir (Viva voce).



Bilik Fail Fakulti/ Institut

Sekurang-kurangnya 2

tahun selepas pelajar

bergraduat

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut

3. UPM/600-10/2/5 Petikan Minit JKPSU untuk Pelantikan Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis

PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit Tesis dan

Viva voce

Kekal

Dekan SPS

4. UPM/600-3/2/7 Laporan Prestasi Tahunan Unit Tesis


Viva voce

Dekan SPS



Halaman: 15/16

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

Kekal

5. UPM/600-3/2/6 Senarai Salinan Cakera Padat (CD) yang Mengandungi Manuskrip Tesis

PTO SPS PTO SPS Bilik Sumber di SPS

Kekal

Dekan SPS

6. UPM/600-3/2/8 Rekod Edaran Tesis/CD ke Perpustakaan dan Fakulti/Institut

Surat Edaran Tesis/CD

Senarai Nama Pelajar

Borang Pengesahan Penerimaan Tesis (PU/S/BR03/GS-16c)

PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit Tesis dan

Viva voce

Kekal

Dekan SPS

7. UPM/(Kod PTJ)/600-3/2/5 Senarai Naskhah Tesis

Surat Edaran Tesis/CD

Senarai Nama Pelajar

PTO Fakulti/ Institut


Fakulti/ Institut

Kekal

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut

8. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/9

Pelantikan Pemeriksa

Rekod/Catatan Persetujuan Pelantikan Pemeriksa Luar.

CV Pemeriksa Luar.



Fakulti/ Institut

3 tahun

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut

9. UPM/600-9/26 Minit Mesyuarat JKKPPPTP

Minit Mesyuarat JKKPPPTP.

Kertas Kerja yang berkaitan.


Viva voce

3 Tahun

Dekan SPS



Halaman: 16/16

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan

Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011

02 01 09/2011

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah

Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-173

TNC (A&A) WP 06/05/2011

02 02 PU:S-

31/2011



TNC (A&A) WP 08/08/2011

02 03 PU:S-

22/2012



TNC (A&A) WP 09/05/2012

02 04 PU:S-

13/2013



TNC (A&A) WP 30/04/2013

Documents

PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/16 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20130426080309UPM-PU-S-P014.PROSEDUR PENIL… · PROSEDUR PENILAIAN TESIS PELAJAR SISWAZAH Tarikh: 30/04/2013