PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/13 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20180628100455UPM-PU-S-P011_29062018.pdf · PROSEDUR PENGURUSAN PRESTASI PELAJAR SISWAZAH Tarikh: 29/06/2018

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P011

Halaman: 1/13

No. Semakan: 07

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGURUSAN PRESTASI PELAJAR SISWAZAH

Tarikh: 29/06/2018

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan tatacara pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program secara penyelidikan.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi semua pemantauan dan pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program secara penyelidikan.

3.0 TANGGUNGJAWAB Penyelaras dan PT di PTJ bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.

4.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

Terkini Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003

Terkini Panduan Peperiksaan Komprehensif (CE) PhD di Universiti Putra Malaysia

UPM/PU/S/P013 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Pengajian Siswazah

UPM/PU/S/AK04/02 Arahan Kerja Peperiksaan Semula

UPM/PU/S/AK04/03 Arahan Kerja Semakan Gred Kursus



Halaman: 2/13

No. Semakan: 07

No. Isu: 02


Tarikh: 29/06/2018


UPM/PU/S/AK04/04 Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan)

5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN

CE : Peperiksaan Komprehensif - PhD GB : Gagal dan Diberhentikan i-GIMS : Internet Graduate Information Management System JKP : Jawatankuasa Penyeliaan JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti Penasihat : Pensyarah yang dilantik oleh JKPSU untuk membimbing

pelajar sebelum JKP ditubuhkan Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti;

Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah Fakulti/Institut

PhD : Doktor Falsafah PNGK : Purata Nilai Gred Kumulatif PS : Pengajian Siswazah PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TM : Tidak Memuaskan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TPKD PP : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses WP : Wakil Pengurusan



Halaman: 3/13

No. Semakan: 07

No. Isu: 02


Tarikh: 29/06/2018


6.0 PROSES TERPERINCI

Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen

Rujukan

Pensyarah/ Penyelaras Kursus

Pengerusi JKP

Penyelaras

Pensyarah/ Penyelaras

Kursus/ Penyelaras

PT/PT (P/O) SPS

PT/PT (P/O) SPS

PT/PT (P/O) SPS

6.2 Masukkan keputusan semester seperti berikut: (a) Masukkan markah peperiksaan semester

ke dalam i-GIMS dalam tempoh 14 hari selepas tarikh peperiksaaan. Sistem akan memberi catatan gred ‘F’/TM jika pensyarah gagal memasukkan markah/gred dalam tempoh yang telah ditetapkan dari tarikh Peperiksaan Akhir.

(b) Semak dan nilai kemajuan penyelidikan

pelajar pada borang Laporan Kemajuan Penyelidikan (PU/S/BR04/GS-11) dalam i-GIMS dalam tempoh yang ditetapkan.

(c) Sahkan borang Laporan Kemajuan

Penyelidikan (PU/S/BR04/GS-11) dalam i-GIMS dalam tempoh yang ditetapkan.

(d) Majukan permohonan secara bertulis

melalui Penyelaras PTJ untuk mendapatkan kebenaran memasukkan gred lewat kepada Dekan SPS dengan menyatakan sebab kelewatan.

(e) Maklumkan pensyarah untuk hadir ke SPS

bagi memasukkan markah/gred selepas kelulusan diperolehi.

Nota:

Sekiranya JKP belum dilantik, penasihat akan menjalankan tugas JKP.

Keputusan semester dapat disemak melalui sistem i-GIMS 3 hari bekerja selepas mendapat perakuan Senat.

Hantar notis untuk membuat semakan ke atas pemberhentian kepada mana-mana pelajar yang berstatus ”Gagal dan Diberhentikan”.

Arahan Kerja Semakan Gred Kursus (UPM/PU/S/AK04/03) Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) (UPM/PU/S/AK04/04)

6.1 Mula

6.2 Masukkan Keputusan Semester

A

G



Halaman: 4/13

No. Semakan: 07

No. Isu: 02


Tarikh: 29/06/2018


Tidak

Tidak


Rujukan

Status pengajian pelajar adalah muktamad. Pelajar perlu membuat permohonan Semakan Gred atau Semakan Ke Atas Pemberhentian jika tidak berpuas hati dengan keputusan yang diperoleh dalam tempoh dua minggu selepas keputusan diumumkan kepada pelajar.

PT SPS

PT/PT (P/O) SPS

Penyelia/ Penasihat

6.3 Kategorikan prestasi pelajar seperti berikut: (a) Kategorikan prestasi semester sama ada

Good Standing, Probation dan Terminated atau keputusan tidak lengkap bagi setiap pelajar.

(b) Hantar senarai nama pelajar mengikut

status pengajian kepada pihak Fakulti/Institut dan iPUTRA selepas cetakan dibuat.

(c) Menyemak keputusan pengajian pelajar

dalam iGIMS.

6.4 Status Baik (a) Jika Ya, ikut Langkah 6.5. (b) Jika Tidak, ikut Langkah 6.6.

6.5 Perlu CE (a) Jika Ya, ikut Langkah 6.8. (b) Jika Tidak, ikut Langkah 6.12.

Ya

Ya

6.4 Status Baik?

6.5 Perlu CE?

A

6.3 Kategorikan Prestasi Pelajar

C D

B



Halaman: 5/13

No. Semakan: 07

No. Isu: 02


Tarikh: 29/06/2018


Tidak


Rujukan

6.6

Gagal dan Diberhentikan

(a) Jika Ya, ikut Langkah 6.10.

(b) Jika Tidak, ikut Langkah 6.7.

Nota:

Pelajar diberhentikan daripada pengajian berasaskan salah satu perkara berikut:

(i) PNGK kurang dari 2.500. (ii) PNGK kurang dari 3.000 selepas

status Probation. (iii) Mendapat dua (2) TM atau

diperakukan gagal oleh penyelia walaupun dengan satu (1) TM untuk kursus Penyelidikan Master/PhD.

Jika status pengajian kekal Terminated selepas proses peperiksaan semula (Langkah 6.7), pelajar boleh memohon semakan ke atas pemberhentian (Langkah 6.10).

Pengerusi JKP

Pengerusi JKP

Penyelaras Kursus/

Pensyarah

Penyelaras Kursus/

Pensyarah

6.7 Ambil tindakan pembetulan sebagaimana berikut: (a) Pastikan kategori status pelajar adalah

Probation iaitu 2.500 ≤ PNGK < 3.000 dan/atau mendapat satu (1) gred TM untuk kursus Penyelidikan Master/PhD.

(b) Nasihatkan pelajar untuk menduduki

peperiksaan semula, jika layak (iaitu mendapat gred kurang dari B bagi kursus yang didaftar pada semester semasa). Jika tidak layak, nasihatkan pelajar untuk membuat semakan gred.

(c) Maklumkan tarikh peperiksaan semula

dan pastikan pelajar yang layak mendudukinya.

(d) Majukan gred peperiksaan semula ke SPS

melalui Penyelaras Fakulti.

Arahan Kerja Peperiksaan Semula (UPM/PU/S/AK04/02) Arahan Kerja Semakan Gred Kursus (UPM/PU/S/AK04/03)

E

6.7 Tindakan Pembetulan

G

Ya

6.6 Gagal dan Diberhentikan?

F

B



Halaman: 6/13

No. Semakan: 07

No. Isu: 02


Tarikh: 29/06/2018


Tidak


Rujukan

PT/PT (P/O) SPS

Penasihat/ Penyelia

(e) Masukkan markah/gred baharu pelajar dan cetak semula keputusan semester (jika berkaitan).

(f) Bincang perancangan pendaftaran bagi semester akan datang untuk meningkatkan PNGK.

6.8 Jalankan CE berdasarkan Panduan Peperiksaan Komprehensif (CE) PhD di Universiti Putra Malaysia. Nota:

Bagi program ICP, proses CE bergantung kepada perjanjian di antara UPM dengan institusi berkenaan.

Prosedur Pengendalian Pengajian Berkaitan Akademik Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P007)

6.9 Lulus CE

(a) Jika Ya, ikut Langkah 6.12. (b) Jika Tidak, ikut Langkah 6.10.

Nota:

Kriteria Terminated kerana CE adalah seperti yang berikut:

(i) Gagal menduduki CE sehingga

semester kelima tanpa kelulusan penangguhan.

(ii) Gagal CE selepas dua (2) kali percubaan.

PT/PT (P/O) SPS

6.10 (a) Jika pelajar membuat permohonan semakan ke atas pemberhentian, uruskan permohonan pelajar sebagaimana berikut:

(i) Bawa permohonan semakan yang

melibatkan PNGK dan/atau gred TM yang diberi oleh penyelia dan/atau gagal menduduki CE selepas diluluskan penangguhan, untuk pertimbangan Jawatankuasa Semakan Siswazah. Kemukakan keputusan kepada Senat untuk kelulusan.

(ii) Bawa permohonan semakan yang

melibatkan gred TM kerana kegagalan pelajar mengemukakan Laporan Kemajuan Penyelidikan atau kegagalan Penyelia/ Penasihat

Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) (UPM/PU/S/AK04/04)

Ya

6.8 Jalankan CE

6.9 Lulus CE?

6.10 Proses Semakan ke atas Pemberhentian

Ya

C

F

H

I



Halaman: 7/13

No. Semakan: 07

No. Isu: 02


Tarikh: 29/06/2018


Tidak


Rujukan

memberikan gred untuk Laporan Kemajuan Penyelidikan dan/atau kegagalan pelajar menduduki CE selewat-lewatnya pada semester kelima untuk pertimbangan Dekan SPS

PT/PT (P/O) SPS

PT/PT (P/O) SPS

(b) Cetak surat keputusan permohonan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas pengesahan Senat/Dekan SPS. Makluman awal perlu dibuat melalui telefon atau emel.

(c) Kemaskini status pelajar dalam i-GIMS

bagi permohonan yang berjaya.

6.11 Lulus Semakan (a) Jika Ya, ikut Langkah 6.12. (b) Jika Tidak, keputusan Terminated adalah

kekal dan ikut Langkah 6.13.

PT/PT (P/O) SPS

6.12 Maklumkan pelajar untuk meneruskan pengajian dan mendaftar mengikut peraturan yang berkuatkuasa.

Ya

6.11 Lulus Semakan?

I

6.12 Teruskan Pengajian

6.13 Tamat

D & H



Halaman: 8/13

No. Semakan: 07

No. Isu: 02


Tarikh: 29/06/2018


7.0 REKOD

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1.

UPM/SPS/(No. Matrik)

Fail Pelajar

Gred peperiksaan semula [jika berkaitan].

Borang permohonan Semakan Gred [jika berkaitan].

Salinan surat makluman keputusan Semakan Gred [jika berkaitan].

Surat cadangan pemberhentian pelajar yang mendapat 1 TM untuk Penyelidikan Doktor Falsafah/ Penyelidikan Master oleh Penyelia/Penasihat [jika berkaitan].

Salinan surat Notis untuk Membuat Semakan Ke Atas Pemberhentian [jika berkaitan].

Salinan surat makluman keputusan Semakan ke Atas Pemberhentian [jika berkaitan].

PT/PT (P/O) SPS PT/PT (P/O) SPS Bilik Fail Pelajar, SPS/

Network Attached Storage

Sekurang-

kurangnya 3 tahun selepas

pelajar bergraduat

TNCAA/ Dekan SPS



Halaman: 9/13

No. Semakan: 07

No. Isu: 02


Tarikh: 29/06/2018




Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

2.

UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar Gred peperiksaan semula [jika

berkaitan]. Salinan borang permohonan

Semakan Gred (PU/S/BR04/GS-13a) [jika berkaitan].

Salinan surat makluman keputusan Semakan Gred [jika berkaitan].

Surat/emel cadangan pemberhentian pelajar yang mendapat 1 TM untuk Penyelidikan Doktor Falsafah/Penyelidikan Master oleh Penyelia/Penasihat [jika berkaitan].

Salinan Notis untuk Membuat Semakan Ke Atas Pemberhentian [jika berkaitan].

Salinan surat makluman keputusan Semakan ke Atas Pemberhentian [jika berkaitan].

PT/PT (P/O) Fakulti/Institut


Bilik Fail Fakulti/ Institut

Sekurang-

kurangnya 2 tahun selepas

pelajar bergraduat

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut

3. UPM/600-4/2/2

Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Surat kepada Dekan SPS bagi

permohonan untuk memasukkan gred lewat [jika berkaitan].

Surat pengesahan fakulti bagi gred selepas peperiksaan semula.

Dokumen lain yang berkenaan.

PT/PT (P/O) SPS PT/PT (P/O) SPS Unit Akademik

3 Tahun

Dekan SPS



Halaman: 10/13

No. Semakan: 07

No. Isu: 02


Tarikh: 29/06/2018




Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

4. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/2

Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Salinan surat kepada Dekan SPS

bagi permohonan untuk memasukkan gred lewat [jika berkaitan].

Salinan surat pengesahan fakulti bagi gred selepas peperiksaan semula [jika berkenaan].





3 Tahun

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut

5.

UPM/600-4/2/3

Rekod Edaran Keputusan Peperiksaan

Salinan surat beserta senarai

pelajar mengikut status pengajian yang dihantar ke Fakulti/Institut.



3 Tahun

Dekan SPS

6. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/3

Rekod Edaran Keputusan Peperiksaan Surat beserta senarai pelajar

mengikut status pengajian. Dokumen lain yang berkenaan.




3 Tahun

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut

7.

UPM/600-4/2/5

Rekod Semakan Ke Atas Pemberhentian Salinan surat Notis untuk


3 Tahun

Dekan SPS



Halaman: 11/13

No. Semakan: 07

No. Isu: 02


Tarikh: 29/06/2018




Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

Membuat Semakan Ke Atas Pemberhentian.

Salinan surat keputusan permohonan.


8.

UPM/600-9/12 Mesyuarat Jawatankuasa Semakan Siswazah (JKSS) Surat panggilan Mesyuarat. Kertas Mesyuarat JKSS. Minit Mesyuarat JKSS. Kertas Mesyuarat untuk

Mesyuarat Senat. Petikan Minit Mesyuarat Senat. Dokumen lain yang berkenaan.


3 Tahun

Dekan SPS

9. UPM/(Kod PTJ)/600-9/12 Mesyuarat Jawatankuasa Semakan Siswazah (JKSS) Surat panggilan Mesyuarat [jika

berkaitan]. Kertas Mesyuarat JKSS [jika

berkaitan]. Petikan Minit Mesyuarat Senat –

[jika berkaitan]. Dokumen lain yang berkenaan.




3 Tahun

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut

10.

UPM/600-4/2/6 Statistik Keputusan Semester Kertas mesyuarat JKPSU dan

Senat beserta statistik keputusan peperiksaan semester mengikut status pengajian pelajar.



5 Tahun

Dekan SPS



Halaman: 12/13

No. Semakan: 07

No. Isu: 02


Tarikh: 29/06/2018


8.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan

Disemak

Diluluskan/Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan

TNC (A&A) WP 03/01/2011

02 01 PU:S-27/2011

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah

Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-178

TNC (A&A) WP 08/08/2011

02 02 PU:S-19/2012



TNC (A&A) WP 09/05/2012

02 03 PU:S-10/2013



TNC (A&A) WP 30/04/2013

02 04 PU:S-16/2014



TNC (A&A) WP 30/05/2014

02 05 PU:S-

11/2015



TNC (A&A) WP 14/07/2015

02 06 PU:S-

14/2016



TPKD PP TWP PP 18/08/2016



Halaman: 13/13

No. Semakan: 07

No. Isu: 02


Tarikh: 29/06/2018


No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan

Disemak

Diluluskan/Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 07 PU:S-

12/2018

Mesyuarat Khas Jawatankuasa Pengurusan

Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-273

TPKD PP TWP PP 29/06/2018

Documents

PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/13 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20180628100455UPM-PU-S-P011_29062018.pdf · PROSEDUR PENGURUSAN PRESTASI PELAJAR SISWAZAH Tarikh: 29/06/2018