Perencanaan

Persiapan

Pelaksanaan

Pengadaan B/J adalah kegoatan

pengadaan oleh K/L/Pemda yang

dibiayai oleh APBN/APBD yang

prosesnya sejak identifikasi kebutuhan

sampai dengan serah terima hasil

VfM

PPDN

UMKM

Peran Pelaku Usaha Nasional

Penelitian dan Pemanfaatannya

Industri Kreatif

Pemerataan Ekonomi

Sustainabel Procurement

Meningkatkan kualitas Perencanaan

Transparan, Terbuka dan Bersaing

Kelembagaan dan SDM

E market place

TIK dan TE

PDN dan SNI

UMKM

Penelitian dan Industri Kreatif

Susutainabel Procurement

PA adalah pejabat

pemegang kewenangan

penggunaan anggaran

K/L/Pemda

PPK adalah pejabat yang dberi

kewenangan oleh PA/KPA untuk

mengambil keputusan dan/atau melakukan

tindakan yang mengakibatkan pengeluaran

anggaran belanja negara/daerah

Melakukan tindakan yang

mengakibatkan

pengeluaran anggaran

belanja

Mengadakan perjanjian

dengan pihak lain

Menetapkan perencanaan

pengadaan

Menetapkan dan

mengumumkan RUP

Melaksanakan konsolidasi

pengadaan

Menjawab sangahan

banding

Berperan sebagai PPK

menugaskan PPK untuk:

1. Melakukan tindakan

yang mengakibatkan

pengeluaran anggaran

belanja

2. Mengadakan

perjanjian

Menyusun perencanaan pengadaan

Menetapkan spektek/KAK, HPS dan

rancangan kontrak, besaran UM

Mengusulkan perubahan jadwal

kegiatan

menetapkan tim pendukung dan tenaga

ahli

Mengendalikan kontrak

Menyerahkan hasil pekerjaan kepada

PA/KPA

Menilai kinerja penyedia

Melakukan e Purchasing > 200jt

KPA adalah pejabat yang

diberi kuasa oleh PA

untuk melaksanakan

sebagian kewenangan

PA

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

#1

5

PERENCANAAN PENGADAAN

PPK

• Menyusun Perencanaan

Pengadaan

PA

• Menetapkan Perencanaan

Pengadaan dan

mengumumkan RUP

KPA

• Sesuai pendelegasian PA

dapat menetapkan

Perencanaan Pengadaan dan

mengumumkan RUP

Spektek/KAK

• PPDN

• SNI

• Industri Hijau

• Penyebutan merk :

komponen B/J, Suku

Cadang, bgan dari

sistem, e purchasing,

tender cepat

RAB

• Standar Biaya

K/L/Pemda

Pemaketan

• output

• Volume

• Ketersediaan

• Kemampuan

pelaku usaha

• Ketersediaan

anggaran

Konsolidasi

• Tahap perencanaan

• Tahap persiapan

pemilihan

• Tahap persiapan

pemilihan

Penyusunan Biaya

Pendukung

• Honorium

• Perjalanan dinas

• ATK

• dll

Larangan pemaketan:

1. Menyatukan/memusatkan

paket2 yang seharusnya

dilakukan di beberapa

lokasi;

2. Menyatukan paket2 yang

seharusnya dipisah;

3. Menyatukan paket2 yang

seharusnya untuk usaha

kecil;

4. Memecah utk menghindari

tender/seleksi

WAKTU

• APBN: Setelah penetapan alokasi

anggaran belanja

• APBD: Setelah Raperda APBD disetujui

bersama oleh DPRD dan Pemda

MEDIA

• SiRUP

• Web K/L/Pemda, Papan pengumuman

resmi, surat kabar, media lainnya (jika

diperlukan)

PENGUMUMAN ULANG

• Adanya perubahan/revisi paket

• Adanya revisi DIP/DPA

1. Identifikasi Keb;

2. Penetapan B/J,

3. Cara PBJ;

4. Jadwal PBJ;

5. Anggaran PBJ

Swakelola:

1. Tipe

Swakelola

2. Spek/KAK

3. RAB

Penyedia:

1. Spek/KAK;

2. RAB;

3. Pemaketan;

4. Konsolidasi;

5. Biaya

Pendukung

Menyusun

persiapan

pengadaan

Menyusun

pelaksanaan

pengadaan

1.Identifikasi Keb;

2. Penetapan B/J,

3.Cara PBJ;

4.Jadwal PBJ;

5.Anggaran PBJ

Swakelola:

1. Tipe

Swakelola

2. Spek/KAK

3. RAB

Penyedia:

1. Spek/KAK;

2. RAB;

3. Pemaketan

PBJ

4. Konsolidasi;

5. Biaya

Pendukung

Daftar

Riwayat

Keb. B/J

Database

BMD

No Hal Indikator lama Indikator

BARU

1 Jumlah paket

Pengadaan

(Kontrak)

Banyak (individual) Sedikit /Konsolidasi

(group/shared)-

2 Harga beli Diatas harga pasar Harga pasar atau lebih

murah (market driven)

3 Pelaksanaan Transactional/

KlerikalStrategik

4 Proses Panjang/ Rumit Sederhana

5 Kontrak Jangka Pendek Jangka Panjang

6 Biaya administrasi Tinggi Rendah

7 Metoda Manual/e-procurement

belum terintegrasi

Eproc terintegrasi (SCM)

8 Lingkup Procurement saja Procure to Pay

Transformasi

3

1

▪List kebutuhan

▪Jenis B/J :BB,JL,JK,PK

Kategori : Rutin,Khusus,

▪Komplex

▪Prakualifikasi Penyedia

▪Kinerja Penyedia

2

Mengetahui

Apa yang dibeli (B/J

yang diadakan )

Mengenal Siapa

Penyedia B/J ?

Menentukan Hubungan

Pembeli-Penyedia B/J

(Memilih Jenis kontrak)

Penentuan Metoda/Strategi

Pengadaan

BB,JL,JK,PK

Dan berdasarkan Kategori

(Rutin,Khusus,Komplek)

4

Dokumen Pengadaan & RUP

(Spek,KAK,HPS,,draft Ktr ,BAST

List Vendor LULUS/elligible

Vendor

Spend Analysis (analisa belanja)Konsep Pareto

Supply Positioning Model Matriks Kraljick

Jumlah pengadaan per tahun untuk setiap item

Dampak jika pengadaan B/J tersebut tidak dapat dipenuhi.

manfaat

Sustainability

supply

Minimize

cost

Apa yang dibeli

dan berapa

banyak (what

and how much

to buy?)

Dimana

membelinya

(where to buy?)

Kapan dan

bagaimana cara

membelinya

(when and how

to buy?)

Penyedia akan bersedia berhubungan dengan

penanggungjawab kontrak bila persepsi

penyedia terhadap penanggungjawab kontrak

di kuadran core, develop serta exploit. Mereka

enggan berhubungan dengan

penanggungjawab kontrak bila persepsi

penyedia berada pada kuadran nuisance

Daya tarik

Pembeli

dimata

penyedia

High

HighLow

Marginal(marginal)

Exploit(Pendalaman)

Develop(Pengembangan)

Core(Utamai)

Nilai Pengadaan

Nilai pengadaan

terhadap persentase

pendapatan Penyedia

Persepsi Penyedia

Terhadap pembeli

Di atas 15% Tinggi

5% – 15% Sedang

0,8% - 5% Rendah

Di bawah 0,8% Diabaikan

MARGINAL EKPLOIT DEVELOP CORE

Motivasi Penyedia RENDAH Jika Penyedia paham

dengan posisinya,

mereka cenderung

menaikkan harga

jualnya.

Nilai transaksi bisnis dengan

Penyedia ini KECIL, tetapi

mereka senang menjadi

penyedia di Organisasi

Pembeli

Kebutuhan Organisasi

pembeli sudah merupakan

bisnis inti dari Penyedia B/J

Tingkat prioritas menjual ke

organisasi pembeli di sisi Penyedia

B/J RENDAH

Nilai pembelian terhadap

Penyedia BESAR tapi

Penyedia tidak tertarik

membangun kerjasama

jangka panjang dengan

Organisasi pembeli.

Penyedia siap meluangkan

waktu dan biaya untuk

membangun kerjasama

jangka panjang dengan

Organisasi pembeli

Melakukan langkah-langkah

yang serius untuk membina

hubungan jangka panjang

dengan pembeli

Posisi tawar-menawar Organisasi

pembeli: RENDAH

Tidak ada langkah-

langkah khusus yang

ditempuh Penyedia

untuk membuat pembeli

menjadi klien utama

Penyedia di kuadran ini

sangat ideal untuk

pengembangan hubungan

kerja jangka panjang.

Penyedia yang ideal untuk

hubungan jangka panjang

Menganggap transaksi ke

Organisasi pembeli sebagai bisnis

sampingan saja.

Beli

langsung

Regular

Trading

Call-off

relations

Fixed

relations

Partner-

ship

Joint

ventures

Internal

provision

Long term relationShort term relation

• Hubungan antara penyedia

barang/jasa untuk pengadaan

barang/jasa tertentu akan

sangat berhubungan natinya

dengan jenis kontrak yang

akan dibuat.

• Gambar memperlihatkan jenis

hubungan dari yang paling

lepas/jarang /rendah (loose)

hingga kekanan yang paling

terikat/dekat/dalam (deeper)

• Parameter yang menentukan

perubahan dari kontinum

paling kiri kekanan adalah

naiknya resiko karena pembeli

mulai membeli barang/jasa

dengan nilai dan resiko yang

lebih tinggi.

Kategori

Items yang

dibeli

MARGINAL EXPLOIT DEVELOP CORE

ROUTINEjangka

Pendek Jangka Panjang

LEVERAGEJangka

pendekJangka Panjang

BOTTLENECK Jangka Panjang

CRITICALJangka Panjang

Mendapatkan deal yang terbaik pada saat transaksi (penekanan

pada harga)

Cocok untuk kebutuhan yang sangat jarang

Cocok untuk produk standar, switching cost (biaya ganti penyedia)

yan rendah

Biaya akan tinggi jika menggunakan banyak penyedia barang/jasa

Hubungan antara pembeli dan

penyedia barang/jasa yang paling

sederhana, paling renggang atau

hanya sekali transaksi

Spot Purchase yang

berulang

Penyedia yang sering

dipakai akan lebih

memperioritaskan

instansi pembeli

Pembeli bisa

mendapatkan penyedia

barang/jasa pilihan

Usahakan penyedia

barang/jasa tetap

kompetitif

Cocok apabila

kebutuhannya bervariasi

Hubungan antara pembeli dan penyedia barang/jasa

yang mulai berulang. Penjual mulai mengenali pembeli

dan pembeli mulai menumbuhkan rasa percaya atau

pertimbangan pembelian kembali kepada penyedia

Penyedia barang/jasa setuju untuk mengadakan barang/jasa tertentu dengan

harga yang disepakati, jumlah tertentu dalam kurun waktu tertentu

Hemat waktu, selanjutnya organisasi/instansi pembeli dapat menjalankan

perintah call-off

Cocok untuk barang/jasa yang belum diketahui jumlah kebutuhannya

Penyedia sudah mulai mengetahui kebutuhan pembeli dengan lebih rinci. waktu tertentu. Pembeli

cukup memesan (call) penyedia, penyedia sudah mengetahui kebutuhan pembeli .Biasanya

hubungan ini sudah mulai diikat dengan perjanjian yang dimana pada perjanjian disebutkan

kesepakatan harga untuk periode tertentu

Cocok untuk kebutuhan

yang sering terjadi dan

volumenya sudah dapat

diprediksi di awal

Jelas lingkup, spesifikasi,

jumlah dan harganya

Penyedia barang/jasa lebih

tertarik dengan jenis kontrak

semacam ini, karena pembeli

dapat menegosiasikan

persyaratan yang lebih baik.

Hubungan antara pembeli dan penyedia

barang/jasa mulai timbul kepercayaan.

Penyedia sudah mulai mengetahui

kebutuhan pembeli dengan lebih rinci.

Hubungan ini sudah mulai diikat dengan

perjanjian dimana pada perjanjian

disebutkan kesepakatan harga dan ada

minimum volume agar penyedia dapat

mengantisipasi stok/persediaan

Tujuan Pengadaan: MendapatkanBarang/Jasa dengan V yang tinggi

Q=Quality, SL=Service level Penyedia ,C=Cost, T=Time

Nilai Pengadaan

Bottleneck

Routine

Critical

Leverage

Naikkan nilai

Tu

run

kan

Ris

iko

PASAR

Tu

run

kan

Ris

iko

Resiko

terhadap

Kegiatan

Organisasi/Instansi

Mengurangi jumlah aktivitas pengadaan

Meningkatkan posisi tawar pengguna (user) sebagai pembeli

Mengurangi resiko pengadaan

Menumbuh kembangkan industrilokal/penyedia lokal

OPD

X

OPD A

OPD C

OPD N

OPD B

OPD

X

OPD

A

OPD

C

OPD

N

OPD

B

PENYEDIA

OPD

A

OPD

C

OPD

N

OPD

B

PENYEDIA

OPD

A

OPD

C

OPD

N

OPD

B

PEK. 6

PENYEDIA

PENYEDIA

PEK. 2

PEK. 4

PEK. 3

PEK. 5

PEK. 1

PELELANGAN ITEMIZED

PENYEDIA

OPD. N

OPD. B

OPD. D

OPD. C

OPD. E

OPD. A

PEMESANAN TERKONSOLIDASI

PENYEDIA

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

#2

31

PERSIAPAN PENGADAAN

Menetapkan HPS

Termasuk

keuntungan,

overhead, PPN dan

total HPS terbuka

Tidak menjadi dasar

penghitungan

kerugian negara

Paling lama 28 hari

Untuk menilai

kewajaran harga

dan batas tertinggi

penawaran yang

sah

Dikecualikan untuk :

e purchasing,

terintegrasi dan

nilai ≤10jt

Menetapkan

Rancangan

Kontrak

Jenis kontrak B/PK/JL:

LS; HS; Gabungan,

Turkey, Payung

Jenis Kontrak

Konsultansi:

LS, TB, Payung

Kontrak Tahun Jamak:

a. penyelesaian > 12 bl

b. Memberikan manfaat

lebih (maks 3 th)

Bentuk Kontrak :

Bukti pembelian;

Kuitansi; SPK; Surat

Perjanjian; Surat

Pesanan

Menetapkan

Spektek

Dilarang mengarah

kepada produk

tertentu

PPDN, SNI Industri

Hijau

Penyebutan merk :

komponen B/J, Suku

Cadang, bgan dari

sistem, e purchasing,

tender cepat

Menetapkan

UM

Untuk persiapan

pekerjaan

30% untuk UK; 20%

untuk UNK dan

konsultansi, 15%

kontrak tahun

jamak

Menetapkan

Jaminan

Jaminan Penawaran,

Sanggah Banding,

Pelaksanaan, Uang

Muka, Pemeliharaan

Bersifat tidak

bersyarat, mudah

dicairkan dan maks

14 hari cair

Jasa konsultansi tidak

diperlukan jaminan

penawaran, sanggah

banding,

pelaksanaan,

pemeliharaan

Bank Umum,

Perusahaan

Penjaminan, Asuransi,

lembaga keuangan

khsusus bidang

pembiayaan, asurnasi

ekspor

Menetapkan

Penyesuaian

Harga

Untuk Tahun

Jamak yang

menggunakan

HS dan TB

Masa

pelaksanaan >

18 bl dihitung

dari bulan 13

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

#3

33

PELAKSANAAN PENGADAAN