Upload
buitruc
View
331
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Pendaftaran Projek : Pensijilan Halal Malaysia
Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan
Permohonan pensijilan halal mengambil masa selama 90 hari merangkumi proses permohonan, semakan dokumen, pengauditan, mesyuarat pra panel, mesyuarat panel halal dan pengeluaran sijil.
Mempercepatkan tempoh kelulusan Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon Komposit borang permohonan
Sasaran Projek Skop Projek
• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan
• Faedah Kewangan : Mengurangkan kos pematuhan
• Bilangan hari : 30 HARI
Proses: Pensijilan Halal Malaysia Mula: Menerima Bayaran Tamat: Terima Sijil Pengesahan Halal Malaysia dari JAKIM Dalam Skop : JAJ (100 produk bermula daripada online submission hingga pemohon menerima sijil) Luar Skop : JAKIM/ KKM/JPV / PBT /Jabatan Mufti/MAINJ Jabatan Pertanian, KPDNKK, MARDI , Jab. Kimia M'sia
Carta Perbatuan Ahli Pasukan (Nombor Telefon dan E-mail)
Fasa Mula Tamat Champion: Y.B Dato" Razak Bin Hassan
Penubuhan Pasukan 18 Jun 18 Jun Ketua Projek: Tn Hj Yosree Bin Ikhsan
Inventori Lesen 18 Jun 18 Jun Penolong Projek : Samsudin Bin Paimi(019-7238369, [email protected])
Perekayasaan (BPR) 18 Jun 19 Jun Ahli: 1. Hj Mahzan Bin Ibrahim 4. Hj Nasri Selamat
Analisa Data 19 Jun 21 Jun 2. Faridatul Farhana Binti Misbag
Cadangan Penyelesaian 19 Jun 21 Jun 3. Rosman Hairul Bin Adib
Profil Projek
Pelaksana
Aktiviti
Pemohon
PPTM/ PPHEI
Penolong Pengarah
PPTM/ PPHEI
PETUNJUK PPTM - PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKANAN PPHEI - PENOLONG PEGWAI HAL EHWAL ISLAM
Proses Kerja Semasa (As-Is) Pensijilan Halal
1. Daftar akaun
E-Halal di www.halal.g
ov.my
3.Isi maklumat lengkap dalam
sistem
4.Hantar permohonan dlm
sistem E-halal
5.Sedia /Hantar salinan borang/dokumen
berkaitan
6.Terima borang permohonan
dokumen MP : 1m
9. Minit fail kepada penyemak
MP : 2m
7. Rekod permohonan
MP : 2m
2.Pengesahan Akaun
MP : 5 m
8.Buka fail lengkap MP : 2m
10. Audit dokumen
MP : 2400m
A
MM: 5m
MM: 5m MM: 5m
MM: 5m
MM: 6720m
MM: 480m
Pelaksana
Aktiviti
Pemohon
PPTM/ PPHEI (Seksyen Proses)
Pem HEI
Penolong Pengarah
PPTM/ PPHEI
(Seksyen Audit)
Lengkapkan dokumen
14.Pengeluaran surat caj bayaran
melalui faks/email MP : 5m
11.Maklumbalas
dokumen
MP : 5m
Tidak lengkap
Lengkap
12.Lengkap semakan laporan
dalam sistem E-Halal
MP : 15 m
15.Membuat pembayaran melalui
tunai/cek
16. Terima dan keluar resit bayaran
MP : 5m
19.Menjalankan
audit
lapangan
MP : 180m
17. Simpan fail dalam rak
MP : 5m
18. Minit fail kepada auditor
MP : 5m
B
A
13.Tentukan kadar bayaran MP : 5 m
MM: 2m MM: 2m
MM: 5m
MM: 5m
MM: 10m
MM: 2m
MM: 2m
PPTM - PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKANAN
PPHEI - PENOLONG PEGWAI HAL EHWAL ISLAM PEM HEI - PEMBANTU HAL EHWAL ISLAM
Proses Kerja Semasa (As-Is) Pensijilan Halal
Pelaksana
Aktiviti
Pemohon
Ketua Penolong Pengarah
PPTM/ PPHEI
Jawatankuasa Panel Pengesahan Halal
PPTM/ PPHEI
Pem bantu HEI
Membuat tindakan
pembetulan
20.Lengkapkan laporan audit dalam sistem E-
Halal MP : 15m
19.Menjalankan
audit
lapangan
MP : 180m
Ada NCR
C
B
25. Pengeluaran surat keputusan
kelulusan pemohon (LULUS/GAGAL)
MP: 30m
26. Penghantaran surat melalui pos
MP : 10
27. Penerimaan surat kelulusan
keputusan
24. Pengisian keputusan dalam
sistem E-Halal MP : 5m
MM: 480m
MM: 3360m
MM: 480m
MM: 2m
MM: 9600m
MM: 480m
MM: 480m
21.Mesyurat Pre Panel
MP : 15m
22.Mesyurat Panel Halal
MP : 10m
MM: 480m
Yes NO
YES
23. Penentuan Keputusan MP : 2m
Proses Kerja Semasa (As-Is) Pensijilan Halal
Pelaksana
Aktiviti
Pemohon
PPTM/ PPHEI
PEM PHEI
JAKIM
28. Kemaskini maklumat sijil
yang lulus dalam sistem
MP : 15m
32. Penerimaan sijil/buat salinan
MP : 30m
29.Surat makluman keputusan lulus melalui email
MP : 15m
34.Pengambilan sijil halal
33. Makluman pengambilan sijil pemohon melalui
telefon MP : 30m
C
30. Proses pengeluaran sijil
halal MP : 480m
31. Penghantaran sijil halal melalui
pos MP : 30 m
35.Pemulangan salinan sijil yang
telah ditandatangani
MM: 5m
MM: 7200m
MM: 480m
MM: 5m
MM: 2400m
Proses Kerja Semasa (As-Is) Pensijilan Halal
Value Analysis of Process (1/3)
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize
NVA – Eliminate
Bil Activities
Customer
Value
Added
(CVA)
Customer Non
Value Added Masa Proses (MP)
Masa Menunggu
(MM)
Masa Diambil
(MD) BVA NVA
1 Daftar akaun e - halal / 0 0 0
2 Pengesahan Akaun / 5 480 485
3 Isi maklumat lengkap dalam sistem
/ 0 0 0
4 Hantar permohonan dlm sistem E-halal
/ 0 0 0
5 Sedia /Hantar salinan borang/dokumen berkaitan
/ 0 0 0
6 Terima borang permohonan dokumen
/ 1 5 6
7 Rekod permohonan / 2 5 7
8 Buka fail lengkap / 2 5 7
9 Minit fail kepada penyemak / 2 5 7
Value Analysis of Process (2/3)
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize
NVA – Eliminate
Bil Activities
Customer
Value
Added
(CVA)
Customer Non
Value Added Masa Proses (MP)
Masa Menunggu
(MM)
Masa Diambil
(MD) BVA NVA
10 Audit dokumen / 2400 6720 9120
11 Maklumbalas Dokumen / 5 5 10
12 Lengkap semakan laporan dalam sistem
/ 15 2 17
13 Tentukan kadar bayaran / 5 2 7
14 Pengeluaran surat cas bayaran
/ 5 5 10
15 Membuat pembayaran / 0 0 0
16 Terima dan keluar resit bayaran
/ 5 10 15
17 Simpan fail dalam rak / 5 2 7
18 Minit fail kepada auditor / 5 2 7
19 Menjalankan Audit lapangan
/ 180 2 182
20 laporan audit / 15 9600 9615
21 Mesyurat Pre Panel / 15 480 495 22 Mesyurat Panel / 10 480 490
Value Analysis of Process (3/3)
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize
NVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize
Bil Activities
Customer
Value
Added
(CVA)
Customer Non
Value Added Masa Proses (MP)
Masa Menunggu
(MM)
Masa Diambil
(MD) BVA NVA
23 Penentuan Keputusan / 2 480 482
24 Key in Keputusan dlm E Halal
/ 5 480 485
25 Pengeluaran surat keputusan - pos
/ 30 480 510
26 Penghantaran surat / 10 3360 3370
27 Penerimaan surat kelulusan / 0 0 0
28 Key in dalam E HALAL / 15 5 20
29 Surat makluman keputusan- e Halal
/ 15 5 20
30 Keluar Sijil / 480 2400 2880
31 Hantar Sijil / 30 7200 7230
32 Penerimaan Sijil/Buat Salinan
/ 30 480 510
33 Makluman melalui Tel / 30 480 510
34 Ambil Sijil / 0 0 0
35 Pulang Salinan Sijil (TT) / 0 0 0
Total 3324 33180 36504
Pelaksana
Aktiviti
Pemohon
PPTM/ PPHEI
Penolong Pengarah
PPTM/ PPHEI
PETUNJUK PPTM - PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKANAN PPHEI - PENOLONG PEGWAI HAL EHWAL ISLAM
Proses Kerja Semasa (As-Is) Pensijilan Halal
1. Daftar akaun
E-Halal di www.halal.g
ov.my
3.Isi maklumat lengkap dalam
sistem
4.Hantar permohonan dlm
sistem E-halal
5.Sedia /Hantar salinan borang/dokumen
berkaitan
6.Terima borang permohonan
dokumen MP : 1m
9. Minit fail kepada penyemak
MP : 2m
7. Rekod permohonan
MP : 2m
2.Pengesahan Akaun
MP : 5 m
8.Buka fail lengkap MP : 2m
10. Audit dokumen
MP : 2400m
A
MM: 5m
MM: 5m MM: 5m
MM: 5m
MM: 6720m
MM: 480m
Gabung aktiviti 7&8
dalam aktiviti 6
Pelaksana
Aktiviti
Pemohon
PPTM/ PPHEI (Seksyen Proses)
Pem HEI
Penolong Pengarah
PPTM/ PPHEI
(Seksyen Audit)
Lengkapkan dokumen
14.Pengeluaran surat caj bayaran
melalui faks/email MP : 5m
11.Maklumbalas
dokumen
MP : 5m
Tidak lengkap
Lengkap
12.Lengkap semakan laporan
dalam sistem E-Halal
MP : 15 m
15.Membuat pembayaran melalui
tunai/cek
16. Terima dan keluar resit bayaran
MP : 5m
19.Menjalankan
audit
lapangan
MP : 180m
17. Simpan fail dalam rak
MP : 5m
18. Minit fail kepada auditor
MP : 5m
B
A
13.Tentukan kadar bayaran MP : 5 m
MM: 2m MM: 2m
MM: 5m
MM: 5m
MM: 10m
MM: 2m
MM: 2m
PPTM - PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKANAN
PPHEI - PENOLONG PEGWAI HAL EHWAL ISLAM PEM HEI - PEMBANTU HAL EHWAL ISLAM
Proses Kerja Semasa (As-Is) Pensijilan Halal
Pelaksana
Aktiviti
Pemohon
Ketua Penolong Pengarah
PPTM/ PPHEI
Jawatankuasa Panel Pengesahan Halal
PPTM/ PPHEI
Pem bantu HEI
Membuat tindakan
pembetulan
20.Lengkapkan laporan audit dalam sistem E-
Halal MP : 15m
19.Menjalankan
audit
lapangan
MP : 180m
Ada NCR
C
B
25. Pengeluaran surat keputusan
kelulusan pemohon (LULUS/GAGAL)
MP: 30m
26. Penghantaran surat melalui pos
MP : 10
27. Penerimaan surat kelulusan
keputusan
24. Pengisian keputusan dalam
sistem E-Halal MP : 5m
MM: 480m
MM: 3360m
MM: 480m
MM: 2m
MM: 9600m
MM: 480m
MM: 480m
21.Mesyurat Pre Panel
MP : 15m
22.Mesyurat Panel Halal
MP : 10m
MM: 480m
Yes NO
YES
23. Penentuan Keputusan MP : 2m
Proses Kerja Semasa (As-Is) Pensijilan Halal
Aktiviti 23 digabungkan ke aktiviti 22
Aktiviti 25 digabungkan ke aktiviti 24
Pelaksana
Aktiviti
Pemohon
PPTM/ PPHEI
PEM PHEI
JAKIM
28. Kemaskini maklumat sijil
yang lulus dalam sistem
MP : 15m
32. Penerimaan sijil/buat salinan
MP : 30m
29.Surat makluman keputusan lulus melalui email
MP : 15m
34.Pengambilan sijil halal
33. Makluman pengambilan sijil pemohon melalui
telefon MP : 30m
C
30. Proses pengeluaran sijil
halal MP : 480m
31. Penghantaran sijil halal melalui
pos MP : 30 m
35.Pemulangan salinan sijil yang
telah ditandatangani
MM: 5m
MM: 7200m
MM: 480m
MM: 5m
MM: 2400m
Proses Kerja Semasa (As-Is) Pensijilan Halal
DICADANGKAN pengeluaran sijil Halal diuruskan oleh Negeri
Pelaksana
Aktiviti
Pemohon
PPTM/PPHEI
Penolong Pengarah
PPTM/PPHEI
1. Daftar akaun
E-Halal di www.halal.g
ov.my
3.Isi maklumat lengkap dalam
sistem
4.Hantar permohonan dlm
sistem E-halal
5.Sedia /Hantar salinan borang/dokumen
berkaitan
6.Terima borang permohonan dokumen,
rekod dan buka fail MP : 10 m
7. Minit fail kepada penyemak
MP : 2m
2.Pengesahan Akaun
MP : 5 m
8. Semak dokumen
MP : 4200m
A
MM: 5m
MM: 480m
MM: 5m
MM: 6720m
Proses Kerja Semasa (To-Be) Pensijilan Halal
Pelaksana
Aktiviti
Pemohon
PPTM/ PPHEI
PEM HEI
Penolong Pengarah
PPTM/ PPHEI
Lengkapkan dokumen
9.Maklumbalas
dokumen
MP : 5m
Tidak lengkap
Lengkap
10.Lengkap semakan laporan
dalam sistem E-Halal
MP : 30m
12.Membuat pembayaran melalui
tunai/cek
13. Terima dan keluar resit bayaran
MP : 5m
16.Menjalankan
audit
lapangan
MP : 180m
14. Simpan fail dalam rak
MP : 5m
15. Minit fail kepada auditor
MP : 5m
B
A 11.Tentukan kadar bayaran
Pengeluaran surat cas bayaran melalui e halal
MP : 10m
MM: 2m
MM: 2m
MM: 5m MM: 2m
MM: 5m
MM: 5m
MM: 4200m
Proses Kerja Semasa (To-Be) Pensijilan Halal
Pelaksana
Aktiviti
Pemohon
Ketua Penolong Pengarah
PPTM & PPHEI
Jawatankuasa Panel Pengesahan Halal
PPTM/PPHEI
PEM HEI
Membuat tindakan
pembetulan
18.Lengkapkan laporan audit dalam
sistem E-Halal MP : 10m
17.Menjalankan
audit
lapangan
MP : 180m
Ada NCR
B
Menyemak dalam sistem
21. Pengisian dalam keputusan dalam
sistem E-Halal MP : 15m
MM: 480m
MM: 480m
MM: 3360m MM: 2m
MM: 3360m
MM: 6720m
20 .Mesyurat Panel
MP : 10m
19. Mesyurat Pre Panel
MP : 15m
MM: 480m
MM: 480m
C
Proses Kerja Semasa (To-Be) Pensijilan Halal
Pelaksana
Aktiviti
Pemohon
PPTM/PPHEI
PEM HEI
PPTM/ PPHEI
21. Kemaskini keputusan premis yang lulus dalam system, Surat makluman
keputusan lulus melalui email MP : 15m
23. Buat salinan MP : 10m
25.Pengambilan sijil halal
24. Makluman pengambilan sijil pemohon melalui
telefon MP : 15m
C
22. Proses pengeluaran sijil
halal (Negeri) MP : 10m
26.Pemulangan salinan sijil yang
telah ditandatangani
MM: 5m MM: 480m
MM: 480m
MM: 5m
MM: 480m
Proses Kerja Semasa (To-Be) Pensijilan Halal
No. Perkara Sebelum Selepas
1. Kecekapan kerja 9.11 % 25.9 %
2. Masa keseluruhan proses 76 hari 36 hari
3. Bilangan Aktiviti 35 26
Perbandingan Sebelum dan Selepas
Pensijilan Halal
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek
Catatan / Isu
1. Asas Undang-undang (nyatakan akta/peraturan)
-Manual Prosedur Pensijilan Halal Malaysia, 2011 Semakan Kedua -MS 1500 :2009 (Halal Food) -MS 2200: Bahagian 1:2008
Barang Gunaan Islam – Bahagian 1 : Kosmetik Dan
Dandanan Diri – Garis Panduan Umum
- MS 1900:2005 Quality Management Systems –
Requirements From Islamic Perpectives.
-MS 2424 : 2012 Halal Pharmaceuticals -Garis Panduan Amalan Kebersihan Yang Baik (GHP) -Peraturan-Peraturan Kebersihan Makanan 2009 -Akta Makanan 1983 -APD 2011
sama -
2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan)
90 hari 30 hari
Masa lebih pendek bagi permohonan pembaharuan dan tambah produk
3. Caj/bayaran • Borang • Proses • Kelulusan
Caj sijil untuk kategori produk :(2 Tahun) i. Industri Kecil : RM 200 ii. IKS : RM 800 iii. Multinasional : RM1400
Sama bayaran telah
diartakan
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Pensijilan Halal
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek
Catatan / Isu
4. Nama Borang • Komposit • Contoh
Borang Permohonan e-Halal Sama Submission on-line
5. Tempoh sahlaku 2 tahun Sama Cadangan untuk beri Lima
Tahun
6. Pembaharuan 3 Bulan sebelum tamat tempoh Sama
Penguatkuasaan yang lebih menyeluruh bagi
memastikan pembaharuan dan penipuan
7. Agensi yang dirujuk
MAINJ a) JAKIM b) Jabatan Mufti c) Jab. Veterinar Negeri, Negeri Sembilan d) Jabatan Kesihatan Negeri Sembilan e) KPDNKK f) Pihak Berkuasa Tempatan g) Jabatan Alam Sekitar h) MArdi i) Jabatan Pertanian
Sama
- Perlu mengecilkan bilangan komiti panel mengikut keperluan
kepakaran-
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Pensijilan Halal
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek
Catatan / Isu
8. Keperluan Dokumen sokongan
a) Salinan SSM/Lesen Perniagaan b) Surat lantikan Eksekutif Halal,salinan IC,
2 orang pekerja Muslim warganegara c) Salinan sijil halal ramuan d) Carta alir proses e) Peta lokasi kilang f) Surat pengesahan JPV/BPFK g) Surat pengkelasan produk drpd BKKM
Sama
-Keperluan berdasarkan kategori produk
- Sijil Kompentensi Latihan Halal(Kursus
Intensif Halal, Bengkel Halal Eksekutif)
- Manual Halal Assurance Managemeny System
(HAMS)
9. Kaedah Permohonan
Online E-Halal Sama Penambahbaikan sistem
sedang dijalankan
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
ISU DAN CABARAN 7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN
1. Over-producing
2. Waiting - Kekerapan menjalankan mesyuarat Panel sebulan sekali
- Kelulusan Fastrack seminggu sekali - Mesyuarat Penuh sebulan dua kali
3. Transportation
* lawatan tapak - tidak mencukupi * tiada PAP utk urusan pengahantaran & pengambilan surat
- menggunakan kenderaan peribadi dengan elaun khas
4. Over-processing
* Pembaharuan dan tambah produk perlu audit
- Kelulusan tanpa Audit dengan meletakkan syarat syarikat mempunyai Halal Assurance Management System (Internal Halal Audit Report) kekerapan berdasarkan tahap kritikal industri)
7 WASTES ISU PENAMBAHBAIKAN
5. Inventori - Dokumen sokongan yg diterima tidak terus direkodkan (lack of manpower)
6. Motion - Pembayaran Yuran sijil secara manual -menggunaakan (E-Payment) Johor Portal
7.Defects/ Correction
- Pembetulan Kesilapan dalam menguruskan Pensijilan Halal (Proses, Audit, Pengeluaran Sijil dan Pemantauan SPHM)
- Menurunkan kadar penolakan permohonan SPHM
- Tahap Kompetensi Auditor dan Panel perlu dipertingkatkan (training to update info) sementara bilangan perlu di tambah
- menetapkan syarat permohonan bagi mereka yang layak sahaja
8.Others
- Hasil pendapatan negeri yang tidak dioptimakan
- proses lambat membantutkan perkembangan industri Halal Negara
- Dokumen sokongan yang berlebihan yg perlu difailkan perlu tambahan ruang dan rak
- menubuhkan segera Bahagian Pengurusan Halal bagi menaiktaraf personnel dan infrastuktur segera
- penyimpanan data secara (softcopy)
- interlink dengan sistem BPFK (bagi farmaceutikal dan kosmetik)
ISU DAN CABARAN