PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS

WEB PADA TOYOTA NASMOCO

YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Dewi Sawitri

12.12.6351

Kepada

JURURSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2016

1

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS

WEB PADA TOYOTA NASMOCO

YOGYAKARTA

Dewi Sawitri1)

, Ema Utami 2)

,

1) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta

2) Magister Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta

Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283

Email : dewi.sawitri@students.amikom.ac.id1), ema.u@amikom.ac.id

2)

Abstract - In an organization, there are many

letters or documents relating to the daily activity. Toyota

Nasmoco Janti Yogyakarta institution files the

documents either purchase or payment transaction

documents. Nowadays, filing is still done manually

which is kept by the secretaries or sales. Manual

process has some problem such as how the secretaries

or sales manage and store the documents and the

amount of time to do a document search.

In this paper, the author analyzes the problem by

taking into account the strengths, weaknesses,

opportunities and threats of the existing problems.

Designing the process models utilise UML model,

database design and interface design.

Designing Web-Based Information System

Archiving in Nasmoco Yogyakarta provides

applications for managing, storing, searching

documents. The application can provide notifications to

customers’ birthday. This information system design

provides much convenience in document management

processes, mail filing, and vehicle ordering letters in

Toyota Nasmoco Janti Yogyakarta

Keywords - Toyota Nasmoco Janti Yogyakarta, Web-

Based Archiving, UML

1. Pendahuluan

Seiring dengan kemajuan ilmu pengetahuan lainnya

yang semakin canggih maka semakin dituntut

transparasi pada semua informasi dan masukan dari

semua pihak. Belum lagi ditambah kesalahan pegawai

yang salah menyimpan surat atau file tidak pada

tempatnya. Tersedianya data yang semakin banyak dan

kompleks, mendorong untuk mencari dan membuat

sistem baru agar setiap pengendalian maupun

pengolahan data menjadi suatu informasi yang baik dan

jelas.

Mengingat sangat pentingnya komputer dalam kegiatan

pengolahan data maka sistem komputerisasi

pengarsipan surat akan sangat diperlukan di Nasmoco

Janti Yogyakarta.

1.1 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah penulis

merumuskan bagaimana merancang Sistem Informasi

Pengarsipan Berbasis Web yang efektif, efisien, dan

relevan di Nasmoco Janti Yogyakarta ?

1.2 Tujuan

Tujuan dari penelitian ini antara lain :

1. Salah satu syarat untuk menyelesaikan

pendidikan Strata 1 jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM Yogyakarta.

2. Menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh

saat kuliah

3. Membangun aplikasi pengarsipan berbasiskan

website untuk dapat membantu kegiatan

karyawan Toyota Nasmoco Janti Yogyakarta

dalam penginputan dan penyimpanan data user.

1.3 Metode Penelitian

Beberapa langkah metode yang digunakan dalam

membangun aplikasi ini, antara lain :

1. Metode Pengumpulan Data

2. Metode Analisis

3. Metode Perancangan

4. Metode Pengembangan

5. Metode Testing

2. Landasan Teori

2.1 Tinjauan Pustaka

Radenal Andika (2011), melakukan penelitian penerapan

CI (Codeigniter) dalam pengembangan sistem informasi

manajemen surat dan pengarsipan. Proses disposisi surat

dilakukan dalam sistem sesaat setelah proses input data

surat masuk dan keluar oleh user, sehingga tidak ada

penggunaan kertas dalam proses disposisi surat, dan

prosesnya pun lebih cepat dan tepat sasaran. Pada sistem

ini semua data surat tercatat didalam sistem secara

terpusat dan teromputerisasi sehingga proses monitoring,

pencarian surat dapat dilakukan dengan cepat.[1]

2.2 Pengarsipan

Menurut Undang-undang No.7 tahun 1971, arsip adalah:

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh

Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan

dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintahan;

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-

badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apa

pun, baik dalam keadaan tunggal maupun

2

berkelompok, dalam rangka pelaksanaan

kehidupan kebangsaan.[2]

2.3 MVC

Framework Codeigniter adalah framework yang berbasis

Model-View-Control (MVC). MVC adalah sebuah

software yang memisahkan antara aplikasi logika dengan

presentasi pada halaman web. Sehingga hal ini akan

menyebabkan kode yang sedikit karena sudah terjadi

pemisahan antara tampilan dan pemograman.[3]

Model. Kode program (berupa OOP class) yang

digunakan untuk memanipulasi database.

View. Berupa template html / xhtml atau php untuk

menampilkan data pada browser.

Controller. Kode program (berupa OOP class) yang

digunakan untuk mengontrol aliran aplikasi (sebagai

pengontrol Model dan View)

2.4 SWOT

Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor

secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan.

Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat

memaksimalkan kekuatan (Strength) dan peluang

(Opportunities), namum secara bersamaan dapat

meminimalkan kelemahan (Weakness) dan ancaman

(Threats). Analisis SWOT membandingkan antara factor

eksternal Peluang (Opportunities) dan Ancaman

(threats) dengan faktor internal kekuatan (strength) dan

Kelemahan (weakness).[4]

2.5 UML

Pada perkembangan teknik pemograman berorientasi

objek, muncullah sebuah standarisasi bahasa pemodelan

untuk pembangunan perangkat lunak yang dibangun

menggunakan teknik pemograman berorientasi objek,

yaitu Unified Modeling Language (UML).UML muncul

karena adanya kebutuhan pemodelan visual untuk

menspesifikasikan, menggambarkan, membangun, dan

dokumentasi dari sistem perangkat lunak. UML

merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan

komunikasi mengenai sebuha sistem dengan

menggunakan diagram dan teks-teks pendukung.[5]

Dalam UML terdiri dari Use case, Activity Diagram,

Class Diagram, dan sequence diagram. Use Case Diagram

Use case atau diagram use case merupakan pemodelan

untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan

dibuat. Aktor merupakan orang, proses, atau sistem lain

yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan

dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu

sendiri, jadi walaupun simbol dari aktor adalah gambar

orang, tapi aktor belum tentu merupakan orang.

Use case merupakan fungsionalitas yang disediakan

sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar

unit atau aktor.

Activity Diagram

Diagram aktivitas atau activity diagram menggambarkan

workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem

atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat

lunak.

Class Diagram

Diagram kelas atau class diagram menggambarkan

struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang

akan dibuat untuk membangun sistem. Kelas memiliki

atribut dan metode atau operasi.

Sequence Diagram

Diagram sekuen menggambarkan kelakuan objek pada

use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan

message yang dikirimkan dan diterima antar objek.

1. Analisis

3.1 Analisis Masalah

Pada sistem yang akan dirancang oleh penulis ini, pihak

objek menginginkan sistem yang baru dikarenakan

sistem yang lama tidak menggunakan aplikasi melainkan

masih menggunakan manual dengan penyimpanan file

surat yang menumpuk. Dengan demikian penulis

membuat sebuah aplikasi berbasis web untuk

mempermudah penyimpanan file. Dari masalah yang ada

penulis memberikan solusi untuk membangun sebuah

aplikasi pengarsipan berbasis website. Dalam masalah

ini penulis menggunakan metode SWOT untuk

menganalisisnya.

3.2 Analisis SWOT

1. Kekuatan

a. Penyimpanan dokumen yang tersusun rapi

sesuai arsip historis (masanya), current

(tahun,bulan).

b. Arsip dokumen tidak mudah hancur dan

terhindar dari serangan rayap

2. Kelemahan

a. Adanya peluang untuk memanipulasi file

(menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau

menghapus) dalam segala cara

b. Keterbatasan kemampuan SDM yang

menguasai teknologi, sehingga perubahan

dalam sistem informasi baru memerlukan

adaptasi

3. Peluang

a. Dengan adanya sistem baru jika ada

pemeriksaan dari audit perusahaan dapat

menyediakan data lebih cepat dan akurat sesuai

yang ditentukan oleh audit

b. Kecepatan penyajian informasi yang terekam

dalam sistem

4. Ancaman

a. Terhapusnya data secara permanen kerena tidak

sengaja dan adanya ancaman virus

b. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa

adanya indikasi terlebih dahulu

3

Gambar 1 Diagram Analisis SWOT

3.3 Perancangan

1. Use Case

Gambar 2 Use Case Umum

2. Activity Diagram

Gambar 3 Activity Diagram Pembeli

Gambar 4 Activity Diagram Mobil

3. Sequence Diagram

Adanya peluang untuk

memanipulasi file(menciptkan,

meyimpan,memodifikasi,

atau menghapus) dalam segalacara Keterbatasan

kemampuan SDM yang

menguasai teknologi, sehingga perubahan dalam

sistem informasi baru

memerlukan adaptasi merupakan kelemahan

berakibatkan tidak dapat

menangkap peluang bahwa dengan adanya sistem baru

jika ada pemeriksaan dari

audit perusahaan dapat menyediakan data lebih

cepat dan akurat sesuai

yang ditrntukan oleh audit Kecepatan penyajian

informasi yang terekam

dalam sistem

Penyimpanan dokumen

yang tersusun rapi sesuai arsip

historis(masanya),current(

tahun,bulan),Arsip dokumen tidak mudah

hancur dan terhindar dari

serangan rayap merupaka kekuatan yang dapat

menangkap peluang

bahwa Dengan adanya sistem baru jika ada

pemeriksaan audit

perusahaan dapat

menyediakan data lebih

cepat dan akurat sesuai

yang ditentukan oleh audit Kecepatan

penyajian informasi yang

terekam dalam sistem

Adanya peluang untuk memanipulasi

file(menciptakan,meyimpan

,memodifikasi,atau menghapus) dalam segala

cara Keterbatasan

kemampuan SDM yang menguasai teknologi,

sehingga perusahaan dalam

sistem informasi baru memerlukan adaptasi

menrupakan kelemahan

yang dapat diperparah oleh ancaman berupa

Terhapusnya data secara

permanen karena tidak sengaja dan adanya

ancaman virus Kemunginan

rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi

terlebih dahulu

Penyimpanan

dokumen yang

tersusun rapi sesuai

arsip

historis(masanya),curr

ent(tahun,bulan),Arsip

dokumen tidak mudah

hancur dan terhindar

dari serangan rayap

merupakan kekuatan

yang dapat diperparah

oleh ancaman berupa

Terhapusnya data

secara permanen

karena tidak sengaja

dan adanya ancaman

virus Kemungkinan

rusaknya file setiap

saat tanpa adanya

indikasi terlebih

dahulu

Peluang

Kekuatan Kelemahan

Ancaman

4

Gambar 5 Sequence Diagram Pembeli

Gambar 6 Sequence Diagram Mobil

4. Relasi Tabel

Gambar 7 Relasi Tabel

5. Tampilan Antarmuka

Gambar 8 Tampilan Form Tambah Data

Pembeli

Gambar 9 Tampilan SPK

4. Implementasi

4.1 Struktur Tabel

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan informasi

mengenai admin.

Gambar 10 Tabel Admin

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data pembeli.

Gambar 11 Tabel Pembeli

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data mobil

5

Gambar 12 Tabel Mobil

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data SPK

Gambar 13 Tabel SPK

Tabel ini berfungsi untuk mengetahui janji

dan penyerahan kendaraan

Gambar 14 Tabel History

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data BPK

Gambar 15 Tabel BPK

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data wiraniaga..

Gambar 16 Tabel Wiraniaga

Tabel ini berfungsi menyimpan data kategori mobil

Gambar 17 Tabel Kategori Mobil

4.2 Antarmuka Sistem

Berikut beberapa tampilan aplikasi yang dihasilkan.

Gambar 18 Tampilan Halaman Pembeli

Gambar 19 Tampilam Form Tambah Pembeli

Gambar 20 Tampilam SPK

6

5. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil setelah beberapa

tahapan menyelesaikan aplikasi pengarsipan ini, adalah

aplikasi sistem informasi pengarsipan ini memudahkan

karyawan administrasi atau wiraniaga dalam melakukan

penyimpanan data seperti surat pesanan kendaraan, bukti

penyerahan kendaraan dan surat-surat lainnya.

Daftar Pustaka

[1] Radenal Andika. 2011, penerapan CI (Codeigniter)

dalam pengembangan sistem informasi manajemen

surat dan pengarsipan. Skripsi Universitas Islam

Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Jakarta

http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/handle/12345678

9/5586. Diakses pada tanggal 30 September 2015.

[2] Martono Budi, 1994. Penyusutan dan Pengamanan

Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan . Pustaka

Sinar Harapan : Jakarta

[3] Basuki. Awan Pribadi. (2010). Membangun Web

Berbasis PHP dengan Framework Codeigniter.

[4] Freddy Rangkuti. (2002). Analisis SWOT Teknik

Membedah Kasus Bisnis.

[5] Rosa A.S . M. Shalahuddin. (2013). Rekayasa

Perangkat Lunak Tersruktur dan Berorientasi Objek.

Biodata Penulis

Dewi Sawitri, memperoleh gelar Sarjana Komputer

(S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM

Yogyakarta, lulus tahun 2016.

Ema Utami, menyelesaikan studi Stara 1 Ilmu Komputer

Universitas Gadjah Mada tahun 1997, mendapatkan

gelar Magister Ilmu Komputer (M.Kom) Universitas

Gadjah Mada tahun 2002, dan memperoleh gelar Doktor

(Dr) Ilmu Komputer Universitas Gadjah Mada tahun

2010. Saat ini menjabat sebagai dosen dan Wakil

Direktur I Bidang Akademik Magister Teknik

Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta.