Perancanaan Sumber Daya Manusia PNS

Sistem Perencanaan Pegawai 2010

SISTEM PERENCANAAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DALAM RANGKA CAPACITY BUILDING

PROGRAM

Oleh: Eko Subhan

1. Konsep Umum Perencanaan Pegawai

For many individual employees, the point of human resource planning is personal career development. Each individual has a contribution to make to an organization and the challenge is to develop each person’s talents fully and to match them with opportunities that best fit the organization’s needs. The organization help by providing developmental resources for job-matching vehicles, but responsibility for career development rests largely with the employee themselves.1

Perencanaan penting karena membantu mengurangi ketidakpastian di waktu yang akan datang dan menggunakan sumber daya yang ada secara efisien & efektif. Menurut Andrew E. Sikula mengemukakan bahwa: “Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”. Sedangkan George Milkovich dan Paul C. Nystrom mendefinisikan bahwa: “Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”.Handoko berpendapat bahwa Perencanaan SDM merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan lingkungan bisnis/organisasi di masa yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan2 tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi tersebut. Sistem terpadu (integrated) – HR planning, meliputi:

a) Persediaan SDM sekarangb) Peramalan supply & demand SDMc) Rencana memperbesar jumlah SDM

yang berkualitasd) Prosedur pengawasan & evaluasi untuk

memberikan umpan balik

Sedangkan Sistem spesifik – man power planning: Mengestimasi secara sistemik

permintaan (kebutuhan) dan supply SDM organisasi di masa yangakan datang.Perencanaan pegawai merupakan proses identifikasi dan merespon terhadap isu-isu manajement sebuah organisasi, pengorganisasian kebijakan-kebijakan baru, sistem dan program-program, yang dapat memberikan keyakinan pada manajemen pegawai yang senantiasa menghadapi perubahan. Memperkirakan kebutuhan pegawai adalah aspek utama dari sebuah proses dan melibatkan antisipasi dari perubahan staf dan kebutuhan organisasi.2 Perencanaan pegawai dipandang sebagai jalan keluar bagi sebuah manajemen untuk merangkul permasalahan yang tidak jelas dan sulit dipecahkan berkaitan dengan permasalahan SDM dalam organisasi. Munculnya perencanaan pegawai terefleksikan dari berkembangnya peran-peran personal dalam organisasi.Perencanaan SDM atau pegawai merupakan bagian dari alur proses manajemen dalam menentukan pergerakan SDM organisasi, dari posisi saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan. Dengan demikian, keberhasilan perencanaan SDM akan ditentukan olah ketepatan pemilihan strategi dalam merancang pemberdayaan personil yang ada saat ini dan memprediksi kebutuhan di masa depan. Perencanaan pegawai ini merupakan bagian dari sebuah strategi bisnis secara keseluruhan dari sebuah organisasi3.Adanya sistem perencanaan pegawai yang komprehensif merupakan suatu kebutuhan bagi setiap daerah untuk mengantisipasi berbagai perubahan lingkungan strategis pemerintahan daerah di masa yang akan datang. Hal ini juga sebagai antisipasi setiap daerah dalam menghadapi komitmen mereka dalam melakukan pembangunan daerahnya yang tertuang dalam RPJP dan RPJMnya masing-masing. Kondisi pemerintah daerah saat ini di Indonesia umumnya berhadapan dengan kondisi dunia yang senantiasa berubah. Perubahan-perubahan tersebut antara lain:a. Perubahan paradigma penyelenggaraan

Pemerintahan Daerah Perubahan paradigma penyelenggaraan pemerintahan daerah, yang semula bercorak sentralististik ke desentralistik perlu disikapi dengan mengubah manajemen pemerintahan daerah. Dari sisi manajemen publik, juga terjadi banyak perubahan nilai yang semula menganut proses manajemen yang berorientasi kepada kepentingan internal organisasi pemerintahan ke kepentingan eksternal disertai dengan peningkatan pelayanan dan pendelegasian

1 Hall, 1877 in Walker, James W., Human Resource Planning, 19802 Walker, James W., Human Resource Planning, 19803 Yuniarsih, Tjutju dan Suwatno, Manajmen Sumber Daya Manusia, 2009

Page 1


sebagian tugas pelayanan publik dari pemerintah ke masyarakat ataupun pasar. Dengan adanya orientasi baru dalam manajemen publik tersebut, maka tuntutan akuntabilitas pemerintah daerah lebih kepada masyarakat. Dengan adanya akuntabilitas, evaluasi kinerja pemerintah daerah akan selalu dimonitor oleh masyarakat. Paradigma penyelenggaraan pemerintahan daerah selalu mengalami perubahan seiring dengan perkembangan ilmu dan teknologi. Menurut Thoha paradigma penyelenggaraan Organisasi Pemerintah (Organisasi Publik) mengalami perubahan paradigma sebagai berikut4:

Tabel 12 : Perubahan Paradigma Penyelenggaraan Organisasi Pemerintahan

Paradigma Lama Paradigma Baru

Rule government Good governance

Sentralisasi Desentralisasi

Rule/government Private sector/civil society

Masyarakat Powerless Masyarakat Powerful

Suka Mengatur Suka Melayani

Pendekatan Kekuasaan

Fleksibel/Kolaboratis/Dialogis

Sloganis Realistis/Pragmatis

Selain itu, lingkungan pemerintahan juga dipengaruhi dengan adanya pendekatan New Public Management (NPM) yang lebih memfokuskan pada pada kegiatan manajemen, tidak pada aktivitas kebijakan. NPM mencoba melihat manajemen pelayanan publik dari segi kinerja (performance appraisal) dan efisiensi, bukan dari segi politis. Ciri dari NPM adalah manajemen pelayanan publik di pecah menjadi badan-badan yang lebih kecil dan sederahan sehingga dapat langsung terhubung dengan kepentingan pengguna jasa, berbasis pada pasar sebagai daya dorong terciptanya kompetisi. Sedangkan untuk memperoleh pelayanan menjadi lebih murah dilakukan pemangkasan terhadap pos-pos yang menyebabkan biaya tinggi.Selain itu, kini juga berkembang paradigma Enterpreneural Government (EG). Ciri dari pendekatan ini adalah lebih mengedepankan kompetisi, memberdayakan masyarakat

dengan mengurangi peran birokrasi, berorientasi pada outcome, lebih preventif, mendorong partisipasi masyarakat. Pendekatan lain dalam manajemen pemerintahan adalah New Public Service (NPS). Ciri utama dari pendekatan ini adalah mengutamakan dialog untuk mencapai kesepakatan pelayanan karena masyarakat sebagai pengguna jasa memiliki hak dan kewajibannya yang melekat. Selain itu pendekatan NPS juga responsive terhadap kebutuhan warganegara, memperhatikan aturan yang telah disepakati bersama dan nilai-nilai yang berlaku di masyarakat. Sedangkan standard pelayanan dilakukan secara professional. Isue gender juga saat ini menjadi sangat mengemuka; kesimbangan dan kesetaraan gender mutlak harus menjadi pertimbangan dalam proses pengadaan pegawai, proses penempatan, mutasi, dan pada proses promosi pegawai.

b. Perkembangan Informasi, Komunikasi dan Teknologi Dalam sektor pemerintah, perubahan lingkungan strategis dan kemajuan teknologi mendorong aparatur pemerintah untuk mengantisipasi paradigma baru dengan upaya peningkatan kinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju terwujudnya pemerintah yang baik (good govermance). Tuntutan masyarakat akan pemerintahan yang baik sudah sangat mendesak untuk dilaksanakan oleh instansi pemerintah baik di Pusat maupun di Daerah. Salah satu alternatif adalah dengan memanfaatkan teknologi informasi berupa jaringan sistem informasi on-line baik antar instansi maupun antara instansi dengan masyarakat untuk kemudahan dalam mengakses data maupun informasi terutama yang berhubungan dengan pelayanan publik. Perkembangan informasi, komunikasi dan teknologi (ICT) menjadi tantangan sekaligus peluang bagi penyelenggaraan pemerintahan daerah. Dengan pemanfaatan teknologi informasi yang tepat akan mempermudah bagi pemerintah daerah untuk memberikan informasi yang bermanfaat kepada masyarakat. Pemanfaatan IT di kalangan pemerintahan identik dengan e-Government. Konsep E-Government pada dasarnya bertujuan memperbaiki kualitas layanan publik, meningkatkan efisiensi dan transparansi. Implementasi e-Government dengan bantuan information Comunication

4 Thoha, dalam Widodo, 2005:3

Page 2


Technology (ICT) membuka peluang baru untuk meng-eksploitasi informasi secara lebih dalam, sehingga dapat dimanfaatkan maksimal oleh kalangan masyarakat luas, baik oleh kalangan pemerintahan, warga Negara, kalangan bisnis serta institusi lainnya, sehingga akhirnya tercipta hubungan yang saling menguntungkan.5

Pemanfaatan ICT oleh pemerintah daerah dalam mangelola kepegawaian akan mampu mengatasi permasalahan yang sering timbul berkaitan dengan kurang berdayanya sistem informasi manajemen kepegawaian, seperti ketidakakuratan data dan informasi pegawai. Selain itu pencarian data secara cepat, tepat dan akurat, setiap saat diperlukan dalam rangka pembuatan keputusan-kebijakan kepegawaian.Disisi lain, kecenderungan pemanfaatan ICT dalam pelayanan publik akan berdampak pada sumber daya manusia aparatur baik dari segi kapasitas yang memadai maupun jumlah.

c. Pelimpahan Fungsi Pelayanan Pada Kecamatan dan KelurahanPelimpahan sebagian kewenangan Bupati kepada Camat pada dasarnya untuk mengoptimalkan fungsi Camat serta sekaligus mendekatkan pelayanan kepada masyarakat. Dalam Peraturan Pemerintah No.72 dan 73 tahun 2005 tentang Desa dan Kelurahan serta Peraturan Pemerintah No.19 tahun 2008 tentang kecamatan, ditegaskan selain melaksanakan tugas-tugas yang bersifat “atribut” yakni yang berkenaan dengan tugas umum pemerintahan, Camat juga melaksanakan tugas tugas yang bersifat “delegatif” yang merupakan pelimpahan sebagian kewenangan dari Bupati. Pelimpahan tersebut perlu memperhatikan syarat-syarat yang perlu dipersiapkan antara lain perlu adanya penguatan kapasitas dan peningkatan kualitas aparatur ditingkat wilayah tersebut. Dengan demikian SDM aparatur di lingkungan Kecamatan juga perlu menjadi pertimbangan baik dari segi kapasitas maupun jumlahnya.

d. Perkembangan Politik LocalMeskipun Undang-Undang No. 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah khususnya Pasal 122 Ayat (4) telah mengatur bahwa Sekretaris Daerah karena

kedudukannya adalah sebagai pembina Pegawai Negeri Sipil di daerahnya. Namun, dalam kenyataannya intervensi kepentingan politik kepala daerah kedalam birokrasi memang sulit dihindari mengingat pemimpin tertinggi dalam birokrasi di Indonesia adalah jabatan politik. Berbagai kepentingan politik di masa datang akan semakin terbuka dan cenderung mendistorsi manajemen kepegawaian khususnya dalam pembinaan karier (jabatan) kepegawaian di daerah. Pengisian lowongan jabatan karier pada level dan posisi tertentu dalam organisasi pemerintah daerah merupakan celah yang dapat disalahgunakan oleh adanya intervensi kekuatan politik dan kekuatan tertentu lainnya.

Terdapat beberapa hal yang penting untuk diperhatikan dalam proses prencanaan pegawai terutama dalam rangka formasi yang lowong. Pada umumnya formasi yang lowong disebabkan adanya Pegawai Negeri Sipil yang berhenti, pensiun, meninggal dunia atau adanya perluasan organisasi. Pemerintah melalui Badan Kepegawaian Nasional telah memberikan sebuah Pedoman Pengadaan Pegawai untuk Pegawai Negeri Sipil, yang intinya bahwa Pengadaan Pegawai Negeri Sipil hanya diperkenankan dalam batas formasi yang telah ditetapkan, dengan memprioritaskan:1. Pegawai pelimpahan/penarikan dari

Departemen/Lembaga Pemerintahan Non Departemen/Pemerintah Daerah yang kelebihan pegawai;

2. Siswa/mahasiswa ikatan dinas, setelah lulus dari pendidikannya;

3. Tenaga kesehatan yang telah selesai melaksanakan masa bakti sebagai pegawai tidak tetap;

4. Tenaga lain yang sangat diperlukan; dan5. Kesetaraan gender.Dalam konsteks Pemerintahan Daerah sudah tentu bahwa perencanaan dan atau pengadaan pegawai harus dapat memperhatikan apa yang menjadi visi dan misi dari BKD setempat dengan senantiasa mengacu pada visi dan misi dari Pemerintah Daerah Kabupaten Kuningan secara umum.Seperti dikemukakan oleh Edison6 bahwa perencanaan sumber daya manusia merupakan kegiatan khusus yang berkaitan dengan penentuan kebutuhan sumber daya manusia perusahaan, baik kebutuhan jangka pendek maupun kebutuhan jangka panjang. Dalam bentuk yang lebih operasional adalah kegiatan yang berkaitan dengan mempredisksi atau

5 Cahyana Ahmadjayadi, Deputi Bidang Jaringan Kominfo, Kementerian Kominfo, Sistem Informasi Kepemerintahan Abad 216 Edison, Emron, Pengembangan Sumber Daya Manusia, 2009

Page 3


memperkirakan seberapa banyak orang atau pegawai yang dibutuhkan untuk melakukan tugas-tugas, baik jumlahnya maupun jenisnya, berapa yang akan tersedia, dan apa yang dilakukan untuk memastikan bahwa penawaran sama dengan permintaan pada waktu yang bersamaan.Sistem perencanaan pegawai meliputi proses merencanakan sasaran, proses melakukan riset, proses menetapkan sasaran, dan proses mengadakan penilaian atas perencanaan. Atau menurut Schuler7 ada empat tahap penting, yaitu (1) gathering, analysing, and forecasting supply and demand data, (2) establishing HR objective and policies, (3) HR programming, dan (4) HR planning control and evaluation.

Tahap 1. Dilakukan sejumlah aktivitas untuk mengumpulkan, menginvestigasi, menganalisis, dan memprediksi kebutuhan data untuk menetapkan supply and demand. Berdasarkan data terkumpul, maka perlu dikembangkan Sistem Informasi SDM, sebagai manyusun perencanaan SDM yang akurat dan eligible.

Gambar 7 Penyusunan Perencanaan SDM

Tahap 2. Harus berlandaskan tujuan dan kebijakan organisasi yang jelas, agar dapat merancang kebutuhan jumlah dan kualifikasi pegawai yang handal dan memiliki kompetensi professional untuk mendukung tercapainya sasaran organisasi.

Tahap 3. Pada tahap ini dirancang mekanisme dan prosedur manajemen SDM yang dapat diimplementasikan dengan baik, terutama dalam rangka meningkatkan daya tawar bagi perekrutan calon pegawai yang memenuhi kualifikasi.

Tahap 4. Kegiatan lebih difokuskan untuk mengawasi dan

mengevaluasi implementasi program-program manajemen SDM yang sedang berjalan agar tetap berada pada jalur yang telah ditetapkan. Hasil evaluasi ini selanjutnya menjadi input bagi penentuan kebijakan dan perencanaan yang akan datang8.

Edison9 mencoba melihatnya cecara lebih sederhana, yaitu perencanaan pegawai itu dilakukan hanya dengan merencanakan sasaran, melakukan riset, menetapkan sasaran, dan diakhiri dengan penilaian atas perencanaan. Merencanakan sasaran adalah keingingan untuk meraih sebuah aharapan atau sebuah mimpi; biasanya mimpi memiliki pegawai yang memiliki tingkat produktivits dan disiplin yang tinggi, berkualitas, dan lain sebagainya.Proses selanjutnya adalah melakukan riset meliputi pengumpulan data dan penganalisaan fakta, data, opini, dan observasi. Tujaun riset ini adalah untuk mengidentifikasi perluang-peluang dan masalah-masalah saat ini maupun di masa yang akan datang. Selanjutnya dalah dilakukan proses menetapkan sasaran oleh seluruh pimpinan organisasi. Penetapan sasaran tersebut diikuti dengan berbagai program aksi dengan alokasi biaya yang memungkinkan untuk diimplemantasikan. Proses implementasi ini selanjuntya harus dinilai dan dievaluasi sehingga hasilnya beguna untuk input perencanaan dari awal kembali.Walker10 mengemukakan bahwa perencaaan pegawai dipengaruhi oleh perubahan demografis, perubahan kondisi ekonomis, perubahan teknologi, kondisi peraturan dan aspek legal lainnya, serta perubahan perilaku tentang bekerja dan berkarir. Walker berpendapat bahwa telah terjadi perubahan signifikan dan konstan dalam konteks demografi dan hal ini juga berpengaruh pada perubahan kelompok tenaga kerja. Kemampuan organisasi untuk dapat menemukenali kebutuhan untuk menyediakan staf organisasi bergantung pada ketersediaan SDM yang memiliki kemampuan dan bakat tertentu.jadi dengan demikian, pengamatan yang teliti dan mendalam adalah esensial untuk menggali SDM sebuah organisasi. Tekanan internasional untuk dapat lebih memperhatikan dan mengarusutamakan kelompok perempuan juga merupakan tambahan pertimbangan jender dalam mencoba melakukan proses menjadikan sumber daya berbakat tersebut sebagai staf organisasi.

7 Dalam Yuniarsih, Tjutju dan Suwatno, Manajmen Sumber Daya Manusia, 2009

Page 4


Seperti dikemukakan di atas, bahwa ternyata ada aspek lain yang memberikan pengaruh pada perencanaan pegawai, yaitu perubahan kondisi ekonomi. Resesi global dan tingginya tingkat inflasi yang sifatnya sudah sulit dibendung mengingat dampaknya terasa secara global, sudah pasti memberikan kontribusi pada permasalahan di sektor manajemen sumber daya manusia. Biaya untuk recrutmen, mutasi, kesejahtraan pegawai, semuanya merupakan akibat tidak langsung dari besarnya pengaruh perubahan tatanan ekonomi pada manajemen sumber daya manusia.Perubahan teknologi memberikan tekanan signifikan pada praktek-praktek manajemen organisasi. Perubahan teknologi telekomunikasi, komputerisasi, energy, kesehatan, penggunaan sumber daya alam, pemanfaatan materi-materi baru, telah memberikan kontribusi pada sebuah organisasi berfungsi. Adaptasi organisasi terhadap perubahan-perubahan teknologi adalah sebuah keharusan bila kita tidak mau organisasi tergilas olehnya, demikian juga halnya dengan manajemen sumber daya manusia.Praktek-praktek manajemen sumber daya manusia secara umum dan secara bertahap dipengaruhi oleh perubahan tatanan hukum yang terus berkembang, seperti hukum perpajakan, hukum jaminan tenaga kerja, dan berbagai perangkat hukum lainnya. Baik itu tatanan hukum yang dipandang terlalu memihak pada kelompok tertentu seperti kelompok neo-kapitalism atau dipandang agak rasialis atau diskriminatif gender, semua kondisi dan perubahan tatanan hukum ini juga akan sangat berpengaruh pada tatanan manajemen SDM.Perubahan-perubahan demografi, ekonomi, teknologi, dan tatanan hukum, telah memberikan pengaruh yang signifikan pada perubahan pola tingkah laku berkerja dan berkarir dari para pekerja.Termasuk di dalamnya adalah perubahan persepsi dan perlakukan terhadap kelompok perempuan, mau ataupun tidak, telah memberikan pengaruh yang signifikan pada sistem manajemen sumber daya manusia organisasi.Perencanaan sumber daya manusia adalah proses dalam mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan dalam kerangka perubahan organisasi dan memonitor respon terhadap kebutuhan-kebutuhan tersebut. Setiap organisasi harus paham dalam memperkirakan manajemen kinerja pegawainya secara lebih efektif dan efisien. Semua sistem dan praktek yang dikenakan terhadap kinerja perlu disingkronkan dengan

rencana dalam kontkes sistem yang menyeluruh; kegiatan evaluasi, sistem evaluasi, sistem kompensasi, sistem penilaian, sistem pelatihan, sistem seleksi, dan lain sebagainya. Peningkatan produktivitas tidak akan dapat diperoleh hanya dari solusi sederhana dan manipulatif, tapi datang dari pendekatan manajemen yang hati-hati dan menyeluruh. Organisasi juga harus belajar untuk mengelola karir individual para pegawainya sehingga bisa mencapai nilai efektifitas, terutama karir dari para manager11 dan para professional yang memiliki ekspetasi tinggi namun memiliki keterbatasan pilihan.Padangan dari Budiantoro12 bahwa pasar SDM merupakan suatu area dimana para pencari kerja berinteraksi dengan penyedia lapangan kerja dan interaksi ini menunjukkan harga (gaji) tenaga kerja. Pada pasar SDM yang ketat, kebutuhan tenaga kerja melebihi dari suplai tenaga kerja sehingga harga (gaji) akan naik seiring dengan peningkatan kebutuhan tenaga kerja. Ada beberapa factor penting dalam menentukan cakupan pasar SDM, yaitu daerah geografi, pendidikan atau pengalaman/keahlian yang dipersyaratkan suatu pekerjaan, jenis usaha, persyaratan ijin/sertifikat, dan keanggotaan serikat kerja. Perusahaan dapat menentukan pasar SDM masing-masing dengan memperhatikan faktor-faktor tersebut.Pasar SDM internal juga berdampak pada perencanaan karena banyak perusahaan memberikan keistimewaan pada pegawai internal dalam hal promosi, rotasi kerja, maupun peluang pengembangan lainnya. Ada beberapa elemen dari pasar SDM internal, yaitu:

a) Kebiasaan informal maupun formal dalam menentukan penataan pegawai dan tanggung jawab

b) Metode dalam mentukan kandidatc) Prosedur dan otoritas dalam

penentuan kandidat potensial

Pasar SDM yang terbuka setiap formasi kerja akan diumumkan secara terbuka dan tiap pekerja berhak untuk mengajukan diri. Setelah diumumkan untuk pegawai internal dalam jangka waktu tertentu, maka perusahaan akan mengumumkan secara luas melalui media massa. Dalam menganalisis pasar SDM internal untuk tujuan perencanaan SDM, sangat penting untuk mengantisipasi penuaan usia para pegawai, pergantian pegawai, dan rotasi kerja. Dengan dilakukan hal tersebut, maka akan lebih berguna analisis suplai SDM di masa mendatang.

8 Yuniarsih, Tjutju dan Suwatno, Manajemen Sumber Daya Manusia, 20099 Edison, Emron, Pengembangan Sumber Daya Manusia, 200910 Dalam buku Walker, James W, Human Resource Planning, 1980

Page 5


Analisis pasar SDM secara umum menjadi dasar dalam penetapan tujuan perencanaan SDM. Tujuan SDM biasa berbeda satu dengan lainnya tergantung pada kondisi lingkungan perusahaan, rencana-rencana strategis maupun operasional, struktur pekerjaan, dan kecenderungan pegawai dalam bekerja. Sistem Informasi Perencanaan SDM merupakan sebuah metode organisasi untuk mengumpulkan, memelihara, menganalisa, dan melaporkan informasi tenaga kerja dan pekerjaannya. Manajer perusahaan membuthkan data yang akurat, relevan, dan terkini dalam membuat suatu keputusan. Informasi yang disajikan harus sesuaui dengan kebutuhan manajemen untuk mengambil keputusan strategis maupun operasional.Sistem informasi perencanaan SDM dapat dikembangkan pada computer micro (microcomputer), sehingga staf personalia dapat mengaksesdengan mudah semua data pegawai yang sangat membantu dalam mengatasi permasalahan personalia. Salah satu kegunaan Sistem Informasi Perencanaan SDM adalah untuk pengembangan inventaris SDM untuk perencanaan SDM. Sistem SDM terpadu mensyaratkan 2 (dua) jenis informasi sebelum rencana-rencana kerja dilaksanakan, yaitu:

a) Penilaian atas pengetahuan, keahlian, kemampuan, pengalaman, dan aspirasi karir atas pegawai yang ada

b) Prakiraan atas kebutuhan Sumber Daya Manusia

Informasi tersebut harus saling melengkapi satu sama lain, inventaris dari ternaga ahli yang tersedia saat ini tidak berfungsi untuk tujuan perencanaan, kecuali informasi tersebut dianalisis untuk kebutuhan mendatang. Sebaliknya, prakiraan sumber daya tidak berguna kecuali informasi tersebut dapat dievaluasi berdasarkan suplai tenaga kerja secara internal dalam saat ini maupun saat mendatang. Hanya pada keadaan tersebut dapat dimulai rencana-rencana kerja untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang diperkirakan akan muncul.Kegunaan utama inventaris SDM harus ditetapkan diawal pengembangan konsep perencanaan SDM. Beberapa tujuan yang lazim atas inventaris SDM adalah mengidentifikasi kandidat untuk promosi, rencana suksesi manajemen, penugasan khusus, rotasi kerja, training, rencana kompensasi, perencanaan karir, maupun analisis organisasi.

Laporan SDM harus menyajikan informasi yang dianggap perlu saja dalam membuat suatu keputusan manajemen.Laporan ini terbagi atas tiga, yaitu:

a) Laporan Operasional yang diginakan dalam manajemen harian

b) Laporan peraturan tang disyaratkan oleh pemerintah

c) Laporan analisis yang digunakan untuk analisis riset/penelitian

Teknik-teknik perencanaan SDM terbagi atas dua, yaitu secara non ilmiah dan ilmiah. Teknik non-ilmiah, diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi dan perkiraan-perkiraan perencanaan saja. Perencanaan SDM semacam ini resikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas SDM tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya, akan timbul mismanajemen dan pemborosan yang akhirnya akan merugikan perusahaan.Sedangkan teknik ilmiah diartikan bahwa perencaaan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dan data, informasi dan peramalan-peramalan (forecasting) dan perencanaan yang baik. Perencanaan SDM semacam ini resikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu. Pada teknik ini, data dan informasi harus akurat, serta analisis yang baik dan benar.Fungsi prakiraan/ramalan SDM adalah untuk memprediksi kebutuhan SDM di masa mendatang. Prakiraan ini terbagi 2 (dua), yaitu:

a) Prakiraan suplai SDM eksternal dan internal

b) Prakiraan kebutuhan SDM eksternal dan internal

Kedua prakiraan ini harus dilakukan terpisah karena masing-masing mempunyai asumsi yang berbeda dan bergantung pada factor-faktor yang berbeda pula, yaitu (1) prakiraan Suplai SDM Eksternal dan Internal; (2) Prakiraan Kebutuhan SDM; dan (3) Prosedur Kontrol dan Evaluasi Perencanaan SDMPrakiraan suplai internal bergantung pada kondiisi di dalam organisasi seperti umur para pekerja, pergantian pekerja, maupun pengangkatan pegawai baru. Kedua prakiraan kebutuhan eksternal dan internal sangat bergantung pada factor-faktor bisnis (seperti jumlah penjualan). Prakiraan kebutuhan eksternal dan internal juga bergantung pada kondisi-kondisi lainnya seperti kondisi ekonomi local maupun dunia dan sebagainya. Prakiraan

11 Pada konteks PNS adalah para pejabat eselon dan para pejabat fungsional12 Peramalan Kebutuhan Sumber Daya Manusia

Page 6


suplai SDM sangat penting untuk suatu bidang tertentu dan kebutuhan atas SDM tersebut di masa mendatang. Tiap organisasi perlu untuk memprediksi pasar SDM eksternal guna menhindari adanya kekurangan ataupun kelebihan pekerja.Dalam hal memprediksi suplai SDM internal di masa mendatang, penting untuk mengeathui suplai SDM internal saat ini. Dalam memprediksi suplai manajer di masa mendatsng, sebuah organisasi dapat melakukan “Rencana Manajemen Suksesi”. Proses untuk menyusun rencana suksesi tersebut termasuk menetapkan jangka waktu perencanaan, mengidentifikasi kandidat potensial untuk posisi strategis dan kebutuhan pengembangan karier, mengevaluasi kinerja pekerja, kesiapan promosi, dan menyelaraskan antara target pekerja dan perusahaan. Salah satu lain memprediksi suplai SDM internal adalah dengan menggunakan alur/trend “Analisa Markov” yang mendasarkan data statistic. Analisis ini menggunakan alur/trend pergantian/transisi pekerja sebelumnya (5-10 tahun) untuk memprediksi alur/trend di masa mendatang.Memprediksi kebutuhan SDM mendatang lebih subyektif dari pada suplai SDM tersebut, seperti perubahan perilaku konsumen, keadaan ekonomi nasional maupun internasional dan Peraturan Pemerintah. Beberapa cara untuk mempredisksi kebutuhan SDM adalah “Teknik Delphi” (subyektif) dan “analisis Trand” (statistic). Teknik Delphi mempredisksi kebutuhan SDM berdasarkan consensus antara manajer (dari lini sampai manajer senior) yang memiliki keahlian dan informasi mengenai factor-fakktor, baik eksternal maupun internal, yang dapat mempengaruhi kebutuhan SDM internal. Tenaga konsultan juga dapat dipergunakan untuk membantu proses prakiraan tersebut, sedangkan analisis Trend memprediksi kebutuhan SDM berdasarkan factor-faktor bisnis yang sangat berdampak pada kebutuhan SDM tang akan dating. Fakktor-faktor tersebut diukur relasi/hubungannya dengan jumlah SDM yang digunakan dalam bentuk data statistic dan menggunakan sebagai bahan prediksi.Langkah-langkah yang diperlukan dalam Analisis Trend adalah sebagai berikut:

1) Menentukan factor bisnis yang mempunyai relasi terhadap kebutuhan SDM

2) Mengumpulan data statistic dari factor-faktor terebut

3) Mengitung produktivitas pekerja (output rata-rata per individu dalam 1 tahun)

4) Menentukan trend produktivitas pekerja

5) Melakukan revisi atas trend tersebut jika diperlukan

6) Memproyeksikan trend tersebut ke depan

Hasil prakiraan/ramalan akan kebutuhan SDM harus diimplementasikan dalam rencana-rencana kerja termasuk rekruitmen, proses suksesi, training, rotasi kerja, dan bernagai aktivitas pengembangan karir lainnya.Prosedur kontrol dan evaluasi dibutuhkan untuk memandu aktivitas Perencanaan SDM, mengidentifikasi deviasi (perbedaan) dari rencana semula dan penyebab-penyebabnya. Target kualitatf dan kuantitatif membantu proses control Perencanaan SDM. Namun, target kuantitatif lebih mendorong proses control dan evaluasi yang objektif dan dapat mengukur tingkat evaluasi yang lebih tepat. Jenis control dan evaluasi yang diterapkan harus sesuai dengan tingkat kecanggihan dari proses perencanaan SDM.

2. Pengertian Perencanaan Pegawai

Pengertian perencanaan pegawai atau perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam sebuah organisasi telah banyak dikemukakan oleh para pakar. Salah satunya adalah Andrew E. Sikula (1981;145) yang mengemukakan bahwa: “Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”. Dalam pengertian ini perencanaan pegawai selalu berkaitan dengan rencana bisnis dari suatu organisasi. Sedangkan menurut Arthur W. Sherman dan George W. Bihlander : Perencanaan SDM adalah proses mengantisipasi dan membuat ketentuan (persyaratan) untuk mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah untuk mempergunakan SDM seefektif mungkin dan agar memiliki sejumlah pekerja yang memenuhi persyaratan/kualifikasi manapun mengalami kekosongan. Sementara itu, G. Steiner mengemukakan bahwa perencanaan SDM merupakan perencanaan yang bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan melalui strategi pengembangan kontribusi pekerjanya di masa depan. Dua pengertian perencanaan SDM yang terakhir menekankan bahwa pentingnya perencanaan untuk mengantisipasi berbagai perubahan yang terjadi di masa kini maupun di masa depan. Pakar lain melihat perencanaan SDM sebagai rangkaian kegiatan yang berkaitan dengan

Page 7


peramalan kebutuhan tenaga kerja di masa datang pada suatu organisasi, meliputi penyediaan tenaga kerja baru dan pedayagunaan yang sudah tersedia. Pengertian lain yang dipandang layak diketengahkan mengatakan bahwa “Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”. (Dale Yoder, 1981:173).Dari beberapa pengertian yang telah dikemukakan dapat ditarik suatu kesamaan pengertian yaitu:

a. Perencanaan pegawai merupakan proses pendayagunaan pegawai yang telah tersedia secara efektif dan efisien;

b. Perencanaan merupakan strategi untuk mengembangkan kontribusi pegawai terhadap organisasi/perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi;

c. Perencanaan merupakan upaya untuk mengantisipasi kondisi SDM di masa depan di lingkungan suatu organisasi. Usaha ini diartikan dengan kegiatan peramalan atau estimasi atau prediksi tentang tenaga kerja yang dibutuhkan oleh suatu organisasi untuk jangka waktu tertentu di masa datang;

d. Perencanaan adalah kegiatan untuk mempelajari kembali kebutuhan pegawai di lingkungan organisasi untuk dapat diintegrasikan dengan rencana bisnis suatu organisasi. Usaha untuk memenuhi kebutuhan itu dilakukan dengan cara mendapatkan pegawai baru yang relevan di samping harus dilakukan dengan mempertahankan dan memanfaatkan pegawai yang suda ada secara maksimal. Kegiatan perencanaan SDM harus diikuti dengan kegiatan pengembangan pegawai agar dapat dipertahankan dan dikembangkan sesuai dengan perkembangan organisasi.

3. Manfaat Perencanaan Pegawai

Perencanaan SDM secara akurat dan profesional akan semakin penting artinya bagi sebuah organisasi/perusahaan dalam menghadapi atau menyongsong abad XXI, karena lingkungan/iklim bisnis yang terus menerus berubah dan berkembang.13

Perubahan lingkungan yang begitu dinamis

telah mendorong setiap organisasi untuk mempersiapkan berbagai hal terutama sumber daya manusia yang dimiliki agar mampu merespon perubahan secara baik. Perencanaan harus sejalan dan berinteraksi dengan rencana strategis dari suatu organisasi. Perubahan rencana bisnis sangat mempengaruhi jenis pekerjaan, volume atau fungsi pekerjaan yang ddapat diketahui dengan melakukan analisis terhadap suatu pekerjaan. Untuk melakukan analisis tersebut diperlukan suatu informasi mengenai pekerjaan/jbatan yang dapat diprediksikan kebutuhan pegawai baik secara kualitatif maupun kuantitatif. Informasi inilah yang menjadi salah satu manfaat dari suatu perencanaan pegawai. Perencanaan bermanfaat untuk meningkatkan sistem informasi SDM yang secara terus menerus diperlukan dalam mendayagunakan SDM secara efektif dan efisien bagi pencapai tujuan bisnis perusahaan.Adanya informasi yang baik dapat memberikan peluang kepada setiap pegawai untuk memberikan kontribusinya terhadap pencapaian tujuan organisasi. Selain itu, berkaitan dengan informasi manfaat perencanaan juga untuk mengidentifikasi potensi dan prestasi kerja setiap pegawai agar dapat diselaraskan dengan tugas pokok dan fungsinya secara efisien dan efektif. Dengan informasi yang akurat maka dapat meningkatkan kecermatan dalam proses penerimaan pegawai, kebutuhan pegawai sehingga proses penerimaan pegawai dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan. Informasi juga dapat menambah manfaat dalam pengelolaan SDM lainnya seperti untuk menentukan jenis pengembangan dan pelatihan pegawai serta pegawai mana yang perlu dilatih. Selain untuk kepentingan informasi, perencanaan pegawai bermanfaat untuk mempermudah pelaksanaan koordinasi SDM oleh unit yang khusus menangani masalah SDM dalam usaha memperpadukan pengelolaan SDM yang jugamerupakan tanggung jawab unit lainnya meskipun terbatas di lingkungan unit kerja masing-masing. Dalam jangka panjang, perencanaan SDM bermanfaat bagi organisai untuk memperkirakan kondisi dan kebutuhan pengelolaan SDM, selama 2 atau 3 bahakan 10 tahun mendatang. Hal ini penting untuk mempertahankan strategi organisasi dan

13 Nawawi, Hadari, Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Bisnis yang Kompetitif, Gadja Mada University Press, 2008

Page 8


juga untuk mengembangkannya di masa yang akan datan. Sedangkan dalam jangka pendek, perencanaan pegawai bermanfaat untuk mengetahui posisi atau jabatan atau pekerjaan yang lowong pada tahun mendatang. Dengan demikian dapat dilakukan proses perekrutan dengan memanfaatkan pegawai yang ada atau menerima pegawai baru.

4. Proses Perencanaan Pegawai

Proses perencanaan pegawai (SDM) yang mengintegrasikan dengan strategi bisnis suatu organisasi dapat dilihat dari bagan sebagai berikut:

Page 9


Gambar 8 Organisasi Perencanaan Pegawai

Dari gambar di atas dapat dilihat bahwa setiap aktivitas perencaanaan

a. Dari proses perencanaan strategi bisnis dilakukan rangkaian kegiatan:1) Menyusun rencana bisnis Jangka

Panjang 5-10 tahun

2) Menyusun rencana operasional bisnis jangka menengah

3) Menyusun rencana tindakatn berupa anggaran dengan perspektif tahunan

b. Kegiatan Perencanaan SDM1) Mengidentifikasi isu-isu berdasarkan

komponen-komponen di dalam Rencana Strategis Jangka panjang

2) Hasil analisis isu itu dijadikan masukan bersama-sama masukan dari perencanaan operasional jangka sedang, ke dalam langkah kedua berupa perkiraan keperluan SDM dalam proses perencanaan SDM.

3) Hasil perkiraan keperluan SDM tersebut di atas dijadikan masukan bersama-sama masukan dari perencanaan anggaran tahunan (jangka pendek), ke dalam langkah ketiga atau terakhir perencanaan SDM,

Pendekatan lain dalam perencanaan SDM yang lebih sederhana dapat dilihat dalam gambar sebagai berikut:

Gambar 9 Perencanaan SDM

Gambar di atas juga menggambarkan proses perencanaan SDM yang mengintegrasikan antara analisis beban atau volume kerja (work load analysis) dan kekuatan/kemampuan tenaga kerja (work force analysis). Kegiatan analisis volume/beban kerja terdiri dari tiga kegiatan utama, yaitu melakukan usaha memastikan penyebab kebutuhan tenaga kerja, berdasarkan volume dan beban kerja yang bersumber dari rencana strategis dan memilih teknik peramalan yang akan dipergunakan untuk menetapkan tenaga

kerja yang dibutuhkan, baik kuntitatif maupun kualitatif, serta menetapkan perkiraan kebutuhan tenaga kerja untuk jangka pendek dan jangan panjang. Sedangkan analisis kekuatan/kemampuan tenaga kerja yang dimiliki organisasi dilakukan dengan dua kegiatan utama, yaitu: melakukan analisis tenaga kerja, untuk mengetahui jumlah dan keterampilan/keahlian tenaga kerja yang dimiliki organisasi dan hasil analisis tersebut di atas dipergunakan untuk merumuskan

Page 10

Rencana Strategi Perenca

naan Jangka Panjang

Rencana Operasio

nal Perspekt

if Jangka Pendek

Anggaran Perspektif

Jangka Tahunan

Analisis Issu

Perkiraan

Keperluan

Rencana Tindakan

PROSES

Business

Planning

PROSES HR

Planning

Sebab2 kebutuhan

tenaga kerja

Peramalan Kebutuhan

Tenaga Kerja

HR Needs

Supply Tenaga Kerja

Analisis Tenaga Kerja

Rencana Jangka Pendek & Panjang

Proses Pemenuhan dari Dalam Organisasi

Proses Pemenuhan dari Luar Organisasi

Work Load Analysis Work Force Analysis


perkiraan persediaan (supply) tenaga kerja baik dari dalam maupun dari luar negeri.Setelah kedua kegiatan analisis di atas dilakukan, kegiatan terakhir dalam perencanaan SDM adalah mempertimbangkan rencana jangka pendek dan menengah dari suatu organisasi terkait dengan SDM. Rangkaian kegiatan terahir

dari proses ini adalah memastikan dan memutuskan proses pemenuhan pegawai berasal dari dalam atau luar organisasi. Dari seluruh uraian tentang proses perencanaan SDM sebagai diketengahkan di atas dapat disimpulkan komponen-komponen dalam usaha mengintegrasikan perencanaan SDM dengan strategi bisnis.

Tabel 13 Komponen Integrasi Perencanaan SDM dalam Bisnis

Indikator Perencanaan Jangka Panjang

Perencanaan Jangka Menengah

Perencanaan Jangka Pendek

Waktu 2-5 tahun 1-2 tahun 1 tahun

Sifat Perencanaan Strategis Perencanaan taktis/operasional

Perencanaan operasional/rutin

Fokus a. Aspek-aspek mendasar yang mempengaruhi bisnis masa mendatang

b. Kebutuhan manajemen dan manajemen SDM masa yang akan datang.

a. Penjabaran bisnis perusahaan secara realistik.

b. Penjabaran SDM yang diperlukan (kauntitas dan kualitas).

a. Anggaran Tahunanb. Mengatur dan memenuhi kebutuhan

SDM (rekruitmen, pelatihan, kompensasi, dll).

c. Kegiatan khusus/spesifik bisnis.d. Upaya mengantisipasi pengaruh internal

dan eksternale.

Penanggung Jawab

Top Manajer Manajer operasional Supervisor

5. Analisis Tenaga Kerja Untuk Perencanaan SDM

Analisis tenaga kerja untuk perencanaan SDM digunakan untuk mengetahui jumlah, posisi dan kualitas SDM yang dimiliki oleh suatu organisasi melalui inventarisasi kondisi para pekerja. Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam analisis tenaga kerja adalah sebagai berikut:

a. Jumlah pegawaiLangkah untuk mengetahui jumlah pegawai yang diperlukan, dilakukan dengan menetapkan volume dan beban kerja setiap unit berdasarkan deskripsi pekerjaan termasuk wewenang dan tanggung jawab. Setelah itu, dilakukan perhitungan berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas di unit masing-masing secara efisien dan efektif. Kemudian dibandingkan dengan SDM yang tersedia untuk mengetahui apakah terdapat kelebihan atau kekurangan pegawai.b. komposisi tenaga kerjaAnalisis komposisi pegawai digunakan untuk mengetahui apakah semua posisi/jabatan telah terisi atau belum. Dengan demikian akan dapat diketahui jika ternyata masih

terdapat posisi/jabatan yang kosong dari sudut jumlahnya. Selain itu juga dilakukan inventarisasi adanya promosi, pemindahan, pensiun atau keluar/dikeluarkan. Dengan demikian akan diketahui jumlah posisi/jabatan yang kosong dan tingkatannya masing-masing.c. kualitasKegiatan analisis terhadap kualitas pegawai adalah untuk melihat kemampuan pegawai melaksankan tugas-tugas yang dipersyaratkan di dalam deskripsi dan spesifikasi pekerjaan/jabatan. Analisis ini dilakukan dalam bentuk inventarisasi kemampuan para pekerja yang dihubungkan dengan tugas-tugas yang sedang atau akan diembannya. Dar analisis ini dapat diketahui apakah seorang pegawai dipertahankan di posisi/jabatannya, dipindahkan ke posisi/jbatan lain atau dipromosikan untuk posisi/jabatan yang lebih tinggi.

6. Perencanaan Pegawai bagi Organisasi Pemerintahan

Page 11


Dalam mengkaji pegawai negeri sipil, Thoha14

berpendapat ada beberapa hal yang harus dipehatikan yaitu berkaitan dengan rekrutmen, promosi dan mobilisasi, eselonisasi, renumerasi, pendidikan dan pelatihan, kesejahteraan pegawai, disiplin dan pensiun.Penyusunan formasi dalam kerangka proses rekrutmen intinya adalah pemetaan jabatan yang pedomannya saja untuk pemerintah pusat belum ada, disusun dalam format yang konvensional dan tidak terstruktur. Secara prinsip, pengadaan dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan organisasi dan lebih mengutamakan kualitas dari pada kualitas, pengadaan lebih berdasar menggantikan pegawai yang pensiun dan tidak selalu ada rekretmen setiap tahun. Proses pengadaan pegawai pada dasarnya meliputi kegiatan-kegiatan:

a. Penidentifikasian kebutuhan untuk melakukan pengadaan

b. Mengidentifikasi persyaratan kerjac. Menetapkan sumber-sumber kandidatd. Menyeleksi kandidate. Memberitahukan hasilnya kepada para

kandidat, danf. Menunjuk kendidat yang lolos seleksi

Instansi yang menetapkan jumlah pegawai yang akan direkrut adalah badan kepegawaian Negara dan Menteri Pendayagunaan Aparat Negara (karena menyengkut sistem kesatuan penggajian nasional).Dasar promosi bagi pengangkatan pejabat antara lain adalah; prestasi kerja; disiplin dan loyalitas; dan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) yang dikategorikan baik. Pegawai yang akan dipromosikan harus memiliki perilaku tidak tercela serta lulus dari diklat penjenjangan. Hal lain yang juga menjadi landasan proses promosi adalah pertimbangan dari Baperjakat. Setiap pegawai juga diarahkan untuk mengisi jabatan fungsional, seperti widyaiswara dan peneliti.Untuk melaksanakan mutasi pegawai aspek penentunya diantaranya adalah lamanya masa kerja di bidang pekerjaan tertentu, kebutuhan organisasi, penyegaran organisasi, pengetahun, dan keterampilan, serta alas an khusus lainnya. Penempatan pegawai dalam jabatan tertentu dilaksanakan berdasarkan prinsip pfofesionalisme sesuai dengan kompetensi, prestasi kerja, dan jenjang pangkat yang ditetapkan untuk jabatan itu serta syarat objektif lainnya tanpa membedakan jender, suku, agama, rasa tau golongan. Penempatan pegawai tidaklah selalu berarti menghadirkan pegawai baru, namun bias saja berarti promosi, mutasi, dan demosi.

14 Thoha, Miftah, Manajemen Kepgawaian Sipil di Indonesia, 2008

Untuk mencapai tingkat objektifitas dan rasa keadilan, dalam proses pengangkatan jabatan harus didasarkan pada penerapan nilai-nilai impersonal dan keterbukaan. Juga untuk pengangkatan ini, perlu untuk mempertimbangkan factor senioritas dalam jabatan, usia, pendidikan dan palatihan jabatan, pegalaman, dan sebagainya. Eselonisasi ini sebenarnya berkaitan dengan tugas dan wewenang atas jabatan yang akan diduduki, dan umunya sudah melekat pada jabatan structural tersebut. Walaupun banyak kasus yang mengindikasikan bahwa eselonnya belum memenuhi untuk jabatan tertentu namun jenjang kepangkatannya diberikan menyusul kemudian.Pegawai menerima renumerasi berupa gaji yang dananaya diambil dari APBN, selain itu, pegawai biasanya menerima honorarium yang merupakan saving dari kegiatan unit/instansi. Termasuk dalam renumerasi ini adalah berbagai tunjangan, seperti tunjangan keluarga, tunjangan jabatan, tunjangan pangan, Faktor lainnya dalam siklus perencanaan pegawai adalah kegiatan pendidikan dan pelatihan prajabatan sebagai kegiatan diklat pertama untuk memasuki posisi sebagai PNS. Jenis diklat kedua adalah Diklat dalam Jabatan15

yang ditujukan untuk meningkatkan mutu, keahlian, kemampuan, dan keterampilan. Diklat semacam ini selanjutnya dikenal sebagai Diklatpim Ipendidikan dan pelatihan bagi pimpinan). Diklat ini tidaklah menjadi kewajiban pejabat sebelum diangkat menjadi pejabat structural, melainkan merupakan prasyarat kompetensi kepemimpinan aparatur pemerintah sesuai dengan jenjang jabatan structural. Diklat ketiga adalah diklat fungsional yang dilaksanakan untuk memenuhi persyaratan sesuai dengan jenis dan jenjang jabatan fungsional. Diklat keempat adalah Diklat Teknis yang dilaksanakan untuk memberikan keterampilan dan atau penguasaan pengetahuan teknis yang berhubungan secara langsung dengan pelaksanaan kegiatan yang mendukung sisi pelayanan public.Siklus perencanaan lainnya adalah kesejahtraan pegawai yang intinya merupakan kompensasi yang pemberiannya tidak bergantung pada jabatan/pangkat PNS, melainkan lebih merata dan bersifat menyeluruh seperti Asuransi Kesehatan, Taspen (Tabungan pensiun), Tabungan perumahan (Taperum), Cuti, Uang Lembur, dan Persekot.Di lingkungan PNS dalam rangka menjamin tata tertib dan kelancaran pelaksnaan tugas pekerjaan, telah dibuat Peraturan Disiplin Pegawai negeri Sipil, sebagai sebuah peraturan

15 Diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000

tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan PNS

Page 12


yang dilengkapi dengan keharusan, larangan dan sanksi.Faktor terakhir dalam siklus perencanaan manajemen pegawai adalah siklus pensiun. Umumnya usia pensiun PNS adalah 56 tahun. Untuk pejabat eselon II ke atas, ada pengecualian yang masa pengabdiannya dapat diperpanjang 2 (dua) kali 2 (dua) tahun bila memenuhi persyaratan yang ditentukan dalam PP No. 32 Tahun 1979 jo PP No. 13 Tahun 2002.Untuk mewujudkan Pemerintah yang baik, perlu diawali dengan “Reformasi Kepegawaian”. Reformasi kepegawaian mencakup kelembagaan, ketatalaksanaan dan Pegawai Negeri Sipil yang merupakan public personnel. Reformasi di bidang kepegawaian harus dimulai dari perencanaan, recruitment dan seleksi, pendidikan dan latihan, penempatan, mutasi dan promosi, gaji dan kesejahteraan sampai jaminan sosial hari tua, yang semuanya ini harus terintegrasi dalam satu sistem manajemen kepegawaian. Untuk membangun sistem manajemen kepegawaian diperlukan data Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang akurat dan lengkap yang dapat menjawab tantangan diatas. Untuk memperoleh data PNS yang terkini, Badan Kepegawaian Negara telah melaksanakn Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS) tahun 2003 yang lalu. Hasil PUPNS ini dijadikan Benchmark dalam membangun database kepegawaian16.Perencanaan kepegawaian merupakan suatu kegiatan yang sangat penting untuk menentukan jumlah dan kualitas pegawai guna memenuhi kebutuhan baik dalam arti jumlah maupun dalam arti kualitas untuk masa kini maupun masa yang akan datang (Musanief, 1996: 4). Perencanaan pegawai itu mencakup jenis dan jumlah orang yang tepat pada tempat dan waktu yang tepat, melakukan jenis pekerjaan yang tepat sehinggga mendatangkan keuntungan yang maksimum baik bagi individu maupun bagi organisasi untuk waktu yang akan datang (Moekijat, 1991:9). Perencanaan pegawai adalah penentuan kebutuhan pegawai untuk waktu yang akan datang dan cara memenuhi kebutuhan tersebut. Perencanaan pegawai meliputi penentuan jenis ketrampilan atau kecakapan yang diperlukan dan banyaknya orang untuk tiap jabatan. Tempat dan kapan kebutuhan pegawai tersebut diperlukan. Dengan demikian perencanaan pegawai sangat penting. Adapun proses perencanaan pegawai meliputi (1) meramalkan kebutuhan pegawai yang akan datang, (2) memproyeksikan persediaan pegawai yang akan datang, (3) membandingkan kebutuhan yang diramalkan dengan persediaan yang diproyeksikan, (4) merencanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan

16 http://www.bkn.go.id/pidato/inka.htm

program-program untuk memenuhi kebutuhan pegawai, (5) Menilai keefektifan perencanaan pegawai (Stone, 1982:89-108)Menurut Widjaya (1995:31) perencanaan tenaga pegawai dimulai dengan adanya proses analisis jabatan, perekrutan tenaga, seleksi pegawai, penentuan jenjang karier/kepangkatan dilakukan dalam tahap secara berurutan. Analisis jabatan (job analysis) merupakan suatu proses untuk membuat uraian pekerjaan sedemikian rupa, sehingga dari uraian tersebut dapat diperoleh keterangan yang diperlukan untuk dapat menilai jabatan ini guna peningkatan mutu. Dengan analisis jabatan dapat diketahui adanya jumlah pegawai (kekurangan), tenaga berkualifikasi (tidak memadai), dan distribusi pegawai (tidak merata). Selanjutnya dibuatkan deskripsi pekerjaan yaitu uraian pekerjaan yang diperlukan, diketahui jenis pekerjaan, sifat pekerjaan, perkiraan beban kerja, perkiraan kapasitas pegawai, kebijaksanaan pelaksanaan pekerjaan, jenjang dan jumlah jabatan dan pangkat yang diharapkan, dan alat yang tersedia atau diperkirakan dalam melaksanakan tugas. Spesifikasi jabatan merupakan pernyataan kualifikasi tenaga yang diperlukan untuk pekerjaan dan pendidikan yang diperlukan. Ketiga rangkaian inilah yang sangat menentukan dalam proses perencanaan pegawai dan paling tidak dapat mengurangi kesalahan dalam proses pengangkatan dan penempatan pegawai dalam jabatan.Selanjutnya Siagian (2002 :44-48) mengemukakan paling sedikit ada enam manfaat yang dapat dipetik melalui perencanaan sumber daya manusia (SDM) secara mantap, yaitu:

1. Organisasi dapat memanfaatkan SDM yang sudah ada dalam organisasi secara lebih baik.Untuk itu perlu dilakukan inventarisasi SDM yang sudah ada dalam organisasi yang mencakup ;- jumlah tenaga kerja yang ada,- kualifikasi tenaga kerja yang ada,- masa kerja,- pengetahuan/keterampilan yang

dimiliki,- bakat yang masih perlu

dikembangkan,- minat pekerja yang bersangkutan.

2. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, produktivitas kerja dari tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan.

3. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya

Page 13


untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas baru kelak.

4. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penanganan informasi ketenagakerjaan. Yaitu yang mencakup:- Jumlah tenaga kerja yang dimiliki,- Masa kerja setiap pekerja,- Status perkawinan dan jumlah

tanggungan,- Jabatan yang pernah dipangku,- Tangga karier yang telah dinaiki,- Jumlah penghasilan, - Pendidikan dan pelatihan khusus

yang dimiliki oleh para pegawai,- Informasi lainnya mengenai

kekaryaan setiap pegawai.

5. Seperti telah dimaklumi salah satu kegiatan pendahuluan dalam melakukan perencanaan – termasuk perencanaan sumber daya manusia – adalah penelitian. Dari penelitian yang dilakukan untuk kepentingan perencanaan sumber daya manusia, akan timbul pemahaman yang tepat tentang situasi pasar kerja dalam arti:- Permintaan pemakai tenaga kerja

atas tenaga kerja dilihat dari segi jumlah, jenis, kualifikasi dan lokasinya ;

- Jumlah pencari pekerjaan beserta bidang keahlian, keterampilan, latar belakang profesi, tingkat upah atau gaji dan sebagainya.

6. Rancangan sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyususunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusia dalam organisasi.

Dalam meningkatkan profesonalitas Pegawai Negeri Sipil perlu diadakan penataan dalam sistem pengadaan, sistem pelatihan, sistem pengembangan karier serta penggajian dan penghargaan bagi Pegawai Negeri Sipil. Perencanaan formasi Pegawai Negeri Sipil perlu lebih didasarkan pada kualifikasi keahlian yang diperlukan oleh Instansi Pemerintahan. Perencanaan pelatihan perlu lebih dikaitkan dengan rencana penempatan sehingga tercapai efisiensi serta efektivitas yang lebih tinggi (Affandi, 2000:25).Sesuai dengan Pasal 13 Ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 tahun 1999 Tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian, kebijakan manajemen Pegawai

Negeri Sipil mencakup penetapan norma, standar, prosedur, formasi, pengangkatan, pengembangan kualitas sumber daya Pegawai Negeri Sipil, pemindahan, gaji, tunjangan, kesejahteraan, pemberhentian, hak, kewajiban, dan kedudukan hukum. Selanjutnya dalam ayat (2) disebutkan, kebijakan manajemen Pegawai Negeri Sipil sebagai dimaksud dalam ayat (1), berada pada Presiden selaku Kepala Pemerintahan.Dalam masa otonomi daerah, untuk memberdayakan Pemerintah Daerah telah terjadi pergeseran kewenangan dari pemerintah pusat kepeda pemerintah daerah dalam hal pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian dalam dan dari jabatan struktural. Pergeseran kewenangan ini terlihat pada pasal 13 dan pasal 14 Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil, yaitu sebagai berikut :

• Pasal 13 ayat (1) Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah Propinsi menetapkan :a. Pengangkatan Sekretaris Daerah

Propinsi, setelah mendapat persetujuan dari pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Propinsi,

b. Pemberhentian Sekretaris Daerah Propinsi,

c. Pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian Pegawai Negeri Sipil dalam dan dari jabatan struktural Eselon II kebawah dan jabatan fungsional yang jenjangnya setingkat dengan itu di lingkungan Pemerintah Daerah Propinsi.

• Pasal 13 ayat (2), pengangkatan dan pemberhentian Sekretaris Daerah Propinsi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf a dab b, dilakukan setelah berkonsultasi dengan Menteri Dalam Negeri.

• Pasal 14 ayat (1) Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah Kabupaten/Kota menetapkan :b. Pengangkatan Sekretaris Daerah

Kabupaten/Kota, setelah mendapat persetujuan dari pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten/Kota,

c. Pemberhentian Sekretaris Daerah Kabupaten/Kota,

d. Pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian Pegawai Negeri Sipil dalam dan dari jabatan struktural Eselon II kebawah dan jabatan fungsional yang jenjangnya setingkat dengan itu di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota.

Page 14


e. Pengngkatan, pemindahan dan pemberhentian Pegawai Negeri Sipil dalam dan dari jabatan struktural Eselon III ke bawah dan jabatan fungsional yang jenjangnya setingkat dengan jabatan struktural Eselon III ke bawah di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota

• Pasal 14 ayat (2), pengangkatan dan pemberhentian Sekretaris Daerah Kabupaten/Kota sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf a, b, dan c dilakukan setelah berkonsultasi dengan Gubernur.

Dengan adanya pergeseran kewenangan dalam pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian Pegawai Negeri Sipil dalam jabatan tersebut di atas, maka Pemerintah Daerah dalam pelaksanaannya perlu mengimbangi proses perencanaan pegawai yang matang dengan tetap konsisten berdasarkan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian, sehingga permasalahan-permasalahan secara prinsip dalam pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian Pegawai Negeri Sipil Daerah dalam dan dari jabatan struktural tidak akan muncul di Daerah.

Page 15


Kebijakan Nasional Perencanaan Pegawai Negeri Sipil diIndonesia

1. Perencanaan Pegawai dalam Konteks Kerangka Hukum Nasional

Sebagai abdi negara dan abdi masyarakat, PNS melaksanakan tugas-tugas pelayanan kepada masyarakat dengan tujuan memperlancar kepentingan masyarakat. Dengan jumlah penduduk Indonesia yang mencapai sekitar 210 juta jiwa, maka diperoleh perbandingan antara PNS dengan jumlah penduduk 1:54. Ini berarti rata-rata satu orang pegawai bertugas memberikan pelayanan kepada 54 penduduk (Tim Peneliti Puslitbang BKN, 2000: 15). Dengan kata lain, secara kuantitatif rasio jumlah pegawai negeri sipil dengan jumlah penduduk di Indonesia (1,96 persen) lebih rendah dibandingkan dengan negara tetangga terdekat Singapura (2,81) dan Malaysia (3,67 persen). Jumlah tersebut sebenarnya kurang seimbang jika dibandingkan dengan luas wilayah dan besarnya jumlah penduduk Indonesia yang harus mendapat pelayanan. Pendapat ini didukung oleh Prijono Tjipto-herijanto bahwa rasio antara penduduk dan PNS dapat di-katakan tidak terlalu besar (2002: 7), bahkan dalam suatu pernyataannya yang sempat dimuat media massa, Ryaas Rasyid yang kala itu menjabat sebagai Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara mengatakan bahwa idealnya pegawai negeri (birokrasi) bisa mencapai empat hingga lima persen (4% - 5%) dari jumlah penduduk agar pelayanan kepada masyarakat bisa maksimal (Tim Peneliti Puslitbang BKN, op. cit. 16)17

Pemerintah melalui UU 43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok Kepegawaian Pasal 1 butir 8 mengemukakan bahwa Manajemen Pegawai Negeri Sipil adalah keseluruhan upaya-upaya untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas dan derajat profesionalisme penyelenggaraan tugas, fungsi, dan kewajiban kepegawaian, yang meliputi perencanaan, pengadaan, pengembangan kualitas, penempatan, promosi, penggajian, kesejahteraan, dan pemberhentian. Perencanaan PNS menurut UU Pokok kepegawaian ini merupakan tugas pokok dari Badan Kepegawaian Negara (BKN), seperti dikemukakan pada Pasal 34 dari UU ini yaitu bahwa BKN menyelenggarakan manajemen Pegawai Negeri Sipil yang mencakup perencanaan, pengembangan kualitas sumber daya Pegawai Negeri Sipil dan administrasi kepegawaian, pengawasan dan pengendalian,

17 Restrukrisasi Pegawai Negeri Sipil, Pusat Penelitian dan Pengembangan Badan Kepegawaian Negara, 2002

penyelenggaraan den pemeliharaan informasi kepegawaian, mendukung perumusan kebijaksanaan kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil, serta memberikan bimbingan teknis kepada unit organisasi yang menangani kepegawaian pada instansi pemerintah pusat dan pemerintah daerah.Diundangkannya UU 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah walaupun tidak memberikan pengaruh besar pada sistem kepegawaian nasional, namun tetap saja ada implikasinya. Secara umum pembinaan Manajemen Pegawai Negeri Sipil Daerah meliputi penetapan formasi, pengadaan, pengangkatan, pemindahan, pemberhentian, penetapan pensiun, gaji, tunjangan, kesejahtraan, hak dan kewajiban kedudukan hukum, pengembangan kompetensi, dan pengendalian jumlah pegawai dilakukan oleh Pemerintah Pusat.18

1. Penetapan formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah provinsi/kabupaten/kota setiap tahun anggaran dilaksanakan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara atas usul gubernur. Proses rekrutmen ini telah dilakukan secara nasional serempak di semua provinsi.

2. Pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian jabatan eselon II pemerintah daerah provinsi ditetapkan gubernur, sedangkan untuk hal serupa di pemerintah daerah kabupaten/kota ditetapkan oleh bupati/walikota setelah berkonsulasi kepada gubernur.

Dua hal tersebut di atas, menunjukkan bahwa berdasarkan UU 32/2004 ini kewenangan Gubernur manjadi semakin besar dalam hal penetapan formasi dan urusan untuk eselon II kabupaten/kota yang tadinya berdasarkan UU 22/1999 merupakan kewenangan pemerintah kabupaten/kota sendiri.Dalam hal mutasi pegawai negeri sipil kabupaten/kota dalam satu provinsi ditetapkan oleh gubernur setelah memperoleh penrtimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara. Sedangkan mutasi antar kabupate/kota antar provinsi, dan antar provinsi ditetapkan oleh Menteri Dalam Negeri setelah memperoleh pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara, demikian juga untuk perpindahan PNS provinsi/kabupaten/kota ke departemen/LPND atau sebaliknya. Hal ini menunjukkan bahwa perubahan UU membawa perubahan konstelasi hubungan antara pemerintah daerah kabupaten/kota, provinsi, dan pemerintah pusat berkaitan dengan

18 Thoha, Miftah, Manajemen Kepegawaian Sipil di Indonesia, 2008

Page 16


isyu kepegawaian. Dalam hal gaji dan tunjangan pegawai Negeri Sipil daerah dibebankan pada APBD yang bersumber dari alokasi dasar dalam dana alokasi umum. Penghitungan dan penyesuaian besaran alokasi dasar tersebut sebagai akibat pengangkatan, pemberhentian, dan pemindahan PNS daerah dilaksanakan setiap tahun. Pemerintah memiliki kewenangan meakukan pemuktahiran data pengangkatan, pemberhantian, dan pemindahan PNS daerah untuk penghitungan dan penyesuaian alokasi dasar dalam dana alokasi umum.Untuk masalah pembinaan dan pengawasan terhadap manajemen Pegawai Negeri Sipil Daerah, dikoordinasikan pada tingkat nasional oleh Menteri Dalam Negeri dan pada tingkat regional atau daerah dilaksanakan oleh Gubernur. Kewenangan yang sebelumnya menurut UU 22/1999 lebih besar di daerah, telah ditarik kembali berdasarkan UU 32/2004 ke pusat dan ada kecenderungan sentralisasi manajemen PNS seperti UU 8/1974. Gubernur menjadi kembali besar peranannya dalam pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian untuk PNS eselon II kabupaten/kota, termasuk perpindahan PNS antar kabupaten/kota19.Pelaksanaan sistem manajemen PNS didasarkan atas Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok Kepegawaian hasil revisi dari Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang hal yang sama yang dibuat oleh Pemerintahan Orde Baru. UU 43/1999 disusun bedasarkan perubahan konstelasi pemerintahan dan berkembangnya konsep-konsep desentralisasi urusan dan kewenangan yang awalnya didasari oleh Undang-undang Nomor 22 tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah20.Manajemen PNS yang dilaksankan di daerah sejauh ini dan umumnya masih bergerak dengan konsep kepegawaian yang berkembang selama ini. Desentralisasi di sektor ini nampaknya hampir tidak signifikan, bukan hanya karena kebanyakan daerah masih belum mampu membiayai pegawainya melalui Pendapatan Asli Daerah-nya; Untuk Tahun 2009 rata-rata PAD seluruh daerah di Indonesia adalah sebesar Rp. 125,092,153,692.62 atau sekitar 16.65% dari Total Penerimaan daerah, sedangkan untuk Tahun 2010 rata-rata PAD daerah nasional adalah sebesar Rp. 147,073,680,791.70 atau sekitar 19.18% dari Total Penerimaan Daerah. Sedangkan biaya rata-rata belanja pegawai adalah sebesar Rp 180,307,604,000,000.00

19 Miftah Thoha, Manajemen Kepegawaian Sipil di Indonesia, hal 8420

Beberapa proses perubahan dan penyesuaian dilakukan berhubung dengan diundangkannya UU 32 tahun 2004 sebagai revisi atas UU 22 Tahun 1999

untuk Tahun 200921 dan Rp. 380,161,064,434.33 untuk Tahun 201022.Hal inilah yang menyebabkan daerah enggan untuk menerima pegawai baru maupun menerima pegawai limpahan (atau mutasi) dari daerah lain, karena sudah barang tentu hal ini akan membawa dampak pada pembengkakan APBD mereka. Aktivitas rekrutmen pegawai selama pelaksanaan era otonomi daerah dapat dikatakan sebagai tidak bergerak. Pergerakan angka rekrutmen di daerah lebih disebabkan karena pelimpahan pegawai oleh pusat ke daerah dan atau adanya perubahan formasi akibat intervensi pemerintah pusat yang menyebabkan sebagian daerah mengalami over supply dari PNS Daerah.Permasalahan klasik dari PNS adalah tingkat kedisplinan pegawai yang rendah. Sebagaian berpendapat bahwa akar masalahnya adalah pada rendahnya gaji yang diterima PNS sehingga memaksa PNS untuk memperoleh kesempatan lain sebagai tambahan pendapatan. Pendapat ini akhirnya tidak dapat dijadikan sebagai alat ukur, setelah kasus yang mengemuka belakangan ini berkaitan dengan kasus di Departemen Keuangan terutama yang berkaitan dengan kasus di Dirjen Pajak; ternyata pendapatan yang besar tidak menjamin tumbuhnya kedisiplinan PNS. Barangkali yang perlu untuk ditingkatkan adalah mekanisme pembinaan dan pengawasan PNS.Tidak adanya konsep perencanaan pengembangan karir yang jelas menyebabkan banyak PNS Daerah yang mengikuti kegiatan pendidikan dan pelatihan tanpa adanya kelanjutan yang jelas dari jenjang karirnya. Banyak peserta diklat yang setelah kembali tidak memperoleh penempatan promosi maupun pengembangan karirnya. Besarnya jumlah PNS Daerah juga merupakan salah satu hambatan dari proses promosi dan penempatan pegawai. Hal ini juga berakibat pada lemahnya output produk perencanaan diklat akibat lemahnya produk perencanaan karir.

21 Berarti defisit dari PAD sebesar Rp 180,182,511,846,307.00

22 Untuk Tahun 2010 berarti defisit sebesar Rp. 233,087,383,642.64

dari PAD

Page 17

Documents

Perancanaan Sumber Daya Manusia PNS