Upload
dotruc
View
249
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PERANAN HUMAS DALAM MENUNJANG VISI DAN MISI
PADA KANTOR INFORMASI DAN KOMUNIKASI
KABUPATEN KARANGANYAR
Tugas Akhir
Diajukan untuk memenuhi sebagian persyaratan dalam memperoleh gelar
Ahli Madya Program Studi Diploma III Komunikasi Terapan
Oleh:
ANGGIA AYU A
D1605009
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2008
MOTTO
1. Lembah, gunung,sungai bukanlah hambatan yang berarti bagi burung yang
mampu terbang tinggi. Maka mari kembangkan sayap melalui ivonasi,
kreativitas dan kerja keras agar mampu bersaing dan tidak menjadi
pecundang. ( Ir. H. Wahyu Saidi, Msc)
2. Percayalah dan milikilah keyakinan, karena hanya dalam keyakinan yang
merupakan pengetahuan kita yang lebih dalam, dapat untuk temukan
kebahagiaan. ( Kahlil Gibran )
3. Kesehatan bukan segalanya, tetapi tanpa kesehatan segalanya tidak
mungkin terjadi. (Anggia.A)
PERSEMBAHAN
Laporan Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada :
1. Ayah dan Ibuku Tercinta
2. Adekku Deon dan Hays Tersayang
3. Sobatku, Silvy, Lina, Yuni, Indry, Woelan, Fikry, Vira, D’R_Win dan oronku
kebersamaan kita smoga senantiasa terajut dalam sanubari yang abadi
4. Wa_wa ku….makasih atas dukungan yang luar biasa
5. Almamaterku
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa,
yang telah memberikan rahmat sehat jasmani dan rohani, sehingga penulis dapat
menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Media (KKM) ini. Penyusunan laporan
praktek kerja media ini adalah salah satu syarat untuk dapat memperoleh ijasah
Diploma III pada program Komunikasi Terapan di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penyusunan laporan KKM ini penulis menyadari bahwa masih jauh
dari kesempurnaan dari isi maupun kemampuan teknis penyajiannya. Walaupun
demikian penulis berharap kiranya penulisan laporan ini dapat bermanfaat bagi
semua pihak yang berkepentingan.
Dalam penyusunan laporan ini penulis banyak mendapatkan dukungan dan
bantuan dari berbagai pihak. Atas bantuan dan bimbingan yang diberikan pada
kesempatan ini saya mengucapkan banyak terima kasih yang sebesar-besarnya
kepada :
1. Drs. A Eko Setyanto, M. Si. Selaku Ketua Program DIII Komunikasi
Terapan FISIP UNS
2. Drs. Subagyo, S. U. Dosen Pembimbing yang telah bersedia meluangkan
waktu dan memberikan arahan serta bimbingan bagi penulis dalam
menyelesaikan laporan ini
3. Prof. Drs. H Totok Sarsito, S. U., M. A. selaku dosen Penguji
4. Seluruh dosen dan staf FISIP UNS yang sudah banyak membantu dalam
mencari ilmu
5. Iskandar, S.H. selaku Kepala Kantor Informasi dan Komunikasi (KIK)
Karanganyar
6. Bapak Bambang dan Bapak Warsidi yang telah banyak membimbing saya
selama magang
7. Mama Shya-Shya dan Oom Wita yang banyak memberikan inspirasi dan
pengalaman baru bagi penulis
8. Seluruh Staf Kantor Informasi dan Komunikasi (KIK) Karanganyar yang
banyak membantu dan memberikan banyak pengalaman dan pengetahuan
9. Teman-teman Public Relations (PR) 2005
10. Teman-teman wartawan yang selalu kompak dan memberi inspirasi bagi
penulis
11. Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang telah
membantu dalam pengerjakan Tugas Akhir (TA) ini
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL.......................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN........................................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN............................................................................ iii
HALAMAN MOTTO ....................................................................................... iv
HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................ v
KATA PENGANTAR ....................................................................................... iv
DAFTAR ISI...................................................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ................................................................................ 1
B. Tujuan Kuliah Kerja Media ............................................................. 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Definisi Humas ................................................................................ 5
B. Fungsi dan Tugas Hubungan Masyarakat (HUMAS)...................... 8
C. Ruang Lingkup Humas Dalam Lembaga Pemerintahan.................. 12
D. Kegiatan Humas............................................................................... 16
E. Media Humas ................................................................................... 20
BAB III DESKRIPSI KANTOR INFORMASI DAN KOMUNIKASI
KABUPATEN KARANGANYAR
A. Gambaran Umum Kantor Informasi dan Komunikasi
Karanganyar ..................................................................................... 23
B. Fungsi dan Kegiatan Seksi Humas Kantor Informasi dan Komunikasi
Karanganyar ..................................................................................... 29
C. Visi dan Misi Pemkab Karanganyar Di Bidang
Komunikasi Massa........................................................................... 34
D. Program 7 Hari Kerja Pemkab Karanganyar ................................... 36
BAB IV PELAKSANAAN MAGANG
A. Tempat Pelaksanaan Magang (KKM).............................................. 38
B. Bidang Pelaksanaan ........................................................................ 38
C. Kegiatan – Kegiatan Magang yang Dilakukan ................................ 39
D. Bentuk Kegiatan Seksi Humas yang telah dilaksanakan dalam
menunjang Visi dan Misi Kantor Informasi dan Komunikasi
Kabupaten Karanganyar................................................................... 40
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ...................................................................................... 42
B. Saran................................................................................................. 43
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 44
LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Lembaga pemerintahan non profit dalam rangka penyelenggaraan
pemerintahan daerah sesuai dengan amanat Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945, pemerintahan daerah, yang mengatur dan
mengurus sendiri urusan pemerintahan menurut asas otonomi dan tugas
pembantuan, diarahkan untuk mempercepat terwujudnya kesejahteraan
masyarakat melalui peningkatan, pelayanan, pemberdayaan, dan peran serta
masyarakat, serta peningkatan daya saing daerah dengan memperhatikan prinsip
demokrasi, pemerataan, keadilan, keistimewaan dan kekhususan suatu daerah
dalam sistem Negara Kesatuan Republik Indonesia. Oleh karena itu, setiap
lembaga pemerintahan diharapkan mempunyai suatu hubungan yang baik dan
harmonis dengan masyarakat agar dapat mewujudkan fungsi dan peran lembaga
pemerintah tersebut.
Secara kelembagaan penanganan kehumasan di pemerintah provinsi
maupun kabupaten atau kota pada akhir-akhir ini sangat bervariasi tugas dan
fungsi kehumasan di daerah, demikian juga struktur organisasi dan keberadaannya
berbeda sesuai dengan tingkat kebutuhan masing-masing daerah. Lembaga humas
di daerah ada yang berdiri sendiri ada yang bergabung dengan struktur organisasi
lain, bahkan ada yang menjadi dinas tersendiri. Hal itu karena di era otonomi
daerah sekarang ini dan pembentukan struktur pemerintahan daerah tergantung
1
kebutuhan dan potensi yang dimiliki daerah, yang ditetapkan melalui peraturan
daerah.
Mengingat arti pentingnya peran dan fungsi humas sebagai pusat
penyebarluasan informasi, keterbukaan dan otonomi daerah ini, sangat perlu
menyamakan visi, misi dan persepsi tentang kehumasan, baik di pusat maupun
didaerah. Terutama dalam mengelola ruang koordinasi bagi penyelenggaraan
tugas-tugas kehumasan. Untuk itu dibutuhkan pengembangan organisasi
(organization development) humas di daerah dalam arti yang luas. Sehingga
dengan peningkatan peran dan fungsi humas di daerah secara profesional akan
dapat mengelola pembentukan opini masyarakat untuk memahami setiap
fenomena pemerintahan dan mampu membangun perilaku yang dapat menerima
suatu kebijakan dengan perilaku yang baik.
Dengan demikian, untuk dapat berperan dalam mewujudkan pemerintahan
yang baik (good governance), menjadi suatu keharusan bagi humas pemerintah
dan pemerintah daerah untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan
lingkungan strategis yang terjadi dan senantiasa memegang etika kehumasan
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Hal ini tidak mudah,
karena harus bersaing dengan media massa non pemerintah yang dikelola dengan
sangat profesional dengan kebebasan liberalnya. Ini yang menjadi tantangan ke
depan yang perlu disikapi dengan arif dan senantiasa menjadikan media masa non
pemerintah tersebut sebagai mitra kerja untuk menyampaikan pesan-pesan politik
pemerintah.
Untuk itu perlu membangun kemitraan antara instansi kehumasan (puspen)
dengan komponen pers, bakohumas, LSM, dan lembaga kehumasan daerah
lainnya.
Kantor Informasi dan Komunikasi (KIK) sebagai unit yang menangani
bidang komunikasi dan informasi yang bertugas untuk mengelola segala bentuk
informasi yang diperlukan untuk pemerintah maupun masyarakat luas. Hal ini
mutlak diperlukan untuk mengontrol berita-berita yang beredar dalam ruang
lingkup kabupaten Karanganyar agar tercapai suatu informasi yang benar dan
akurat dan mendorong tercapainya visi dan misi dari Pemerintah Kabupaten
Karanganyar.
Bagian Hubungan Masyarakat (HUMAS) dalam Kantor Informasi dan
Komunikasi (KIK) mempunyai peranan penting dalam upaya pencapaian tujuan
serta fungsi instansi ini. Sehingga kegiatan dari bagian ini perlu sekali
diperhatikan dan diselaraskan dengan visi dan misi agar tercapai efektivitas dan
efisiensi.
Luasnya cakupan kegiatan serta pentingnya HUMAS terutama dalam
menyelaraskan visi dan misi dari Kantor Informasi dan Komunikasi Kabupaten
Karanganyar ini memberikan daya tarik tersendiri bagi penulis untuk mengkaji
lebih dalam bagian Humas tersebut, serta untuk dijadikan sarana untuk
mempraktekkan ilmu pengetahuan yang telah penulis terima selama di bangku
kuliah.
B. Tujuan Kuliah Kerja Media
1. Tujuan Teoritis
a. Mengetahui pelaksanaan fungsi Humas di Kantor Informasi dan
Komunikasi (KIK) Kabupaten Karanganyar.
b. Mengetahui sejauh mana peranan Humas dalam menunjang visi dan
misi dari Kantor Informasi dan Komunikasi (KIK) Kabupaten
Karanganyar.
2. Tujuan Praktis
a. Memenuhi kegiatan proses akhir dari perkuliahan yang merupakan
salah satu syarat kelulusan, sesuai peraturan yang berlaku di Program
Diploma III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
b. Sebagai wahana pembelajaran bagi mahasiswa dalam meningkatkan
kemampuan di dunia kerja nyata untuk bekal nantinya dalam meniti
karier setelah lulus dari bangku kuliah.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
F. Definisi Humas
Pada umumnya humas merupakan bidang atau fungsi tertentu yang
diperlukan oleh setiap organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersial
(perusahaan) maupun organisasi yang non-komersial. Mulai dari yayasan,
perguruan tinggi, dinas militer sampai dengan lembaga-lembaga pemerintahan,
dan usaha bersama seperti Gerakan Nasional Orang Tua Asuh (GNOTA) pun
memerlukan humas.
Kebutuhan akan kehadirannya tidak bisa dicegah terlepas dari kita
menyukainya atau tidak, karena humas merupakan salah satu elemen yang
menentukan kelangsungan organisasi secara positif. Arti penting humas sebagai
sumber informasi terpercaya kian terasa pada era globalisasi sekarang ini.
Dalam pelaksanaan humas perlu menerapkan teknik-teknik penerapan
ilmu sosial dalam merencanakan suatu program atau kampanye kehumasan.
Aspek-aspek kehumasan dengan aspek-aspek ilmu sosial di suatu organisasi
menonjolkan tanggung jawab organisasi kepada kepentingan publik atau
kepentingan masyarakat luas. Untuk membantu perusahaan atau organisasi yang
sudah mapan di dalam melancarkan bidang kehumasan perlu diadakan kampanye
kehumasan demi memelihara citranya di benak para khalayaknya.
Menurut pendapat International Public Relation Association (IPRA)
dalam buku Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek adalah :
5
“Humas adalah fungsi manajemen dari budi yang dijalankan secara berkesinambungan dan berencana, dengan mana organisasi-organisasi dan lembaga yang bersifat umum dan pribadi dan berusaha memperoleh dan membina pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada sangkut pautnya. Dengan menilai pendapat umum diantara mereka dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan mereka, guna mencapai kerja sama yang lebih produktif untuk melaksanakan kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan melancarkan informasi berencana dan tersebut luas. (Onong Uchajana Effendy; 2002 : 34)
Hubungan masyarakat atau public relations adalah suatu usaha yang
sengaja dilakukan, direncanakan secara berkesinambungan untuk menciptakan
saling pengertian antara sebuah lembaga atau institusi dengan masyarakat. Humas
(PR) adalah sebuah seni sekaligus ilmu sosial dalam menganalisa kecenderungan,
meramalkan konsekuensinya, memberikan pengarahan kepada pimpinan institusi
atau lembaga dan melaksanakan program-program terencana yang dapat
memenuhi kepentingan baik institusi maupun lembaga tersebut maupun
masyarakat yang terkait.
Public Relations (PR) merupakan fungsi manajemen untuk mencapai
target tertentu yang sebelumnya harus mempunyai program kerja yang jelas dan
rinci, mencari fakta, merencanakan, mengkomunikasikan, hingga mengevaluasi
hasil-hasil apa yang telah dicapainya. "Public Relations is planned, persuasive
communication designed to influence significant public" (John E. Marston
"Modern Public Relations", 1979). Secara spesifik, definisi umum PR
disimpulkan sebagai seni (arts) dan gabungan dari disiplin ilmu manajemen,
komunikasi, psikologi, sosial dan marketing, untuk membentuk agar perusahaan
atau lembaga, nama dan produknya menjadi disukai dan dapat dipercaya oleh
publiknya. Dalam hubungannya dengan target audience atau stakeholder (obyek
dakwah) tersebut, dikenal tiga tipe tentang apa yang disukai dan tidak disukai,
yaitu:
1. Those who know you and like you (mengenal dan menyukai Anda).
2. Those who know you and don't like you (mengenal dan tidak menyukai Anda).
3. Those who neither you nor care you (tidak dikenal maka tidak disukai).
Oleh karena itu dikatakan pula bahwa "Public Relations merupakan fungsi
manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasikan kebijaksanaan dan
tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan
dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian, pemahaman, dan
dukungan dari publiknya" (Scott M. Cutlip dan Allen H. Center " Efektif Public
Relations", 1982).
Public Relations adalah suatu proses yang kontinyu dari usaha manajemen
untuk memperoleh goodwill dan pengertian dari publik pada umumnya, termasuk
stake holder internal. Ke dalam, mengadakan perbaikan dan pembenahan melalui
corporate culture building (membangun budaya lembaga) berbentuk disiplin,
motivasi, peningkatan pelayanan dan produktivitas kerja yang diharapkan untuk
terciptanya sense of belonging terhadap lembaga. Sedangkan ke luar, berupaya
menciptakan kepercayaan dan citra lembaga (corporate image) yang sekaligus
memayungi dan mempertahankan citra produknya (product image).
Oxley (1987:12-13) mengemukakan public relations dari fungsi
manajemen yang dilakukan bertujuan untuk memberi layanan kepada publik
memiliki tugas-tugas yaitu :
a. Memberi saran kepada manajemen tentang semua perkembangan internal
dan eksternal yang mungkin mempengaruhi hubungan organisasi dengan
publik-publiknya
b. Meneliti dan menafsirkan untuk kepentingan organisasi, sikap publik-
publik utama pada saat ini atau antisipasi sikap publik-publik pokok
terhadap organisasi
c. Bekerja sebagai penghubung (liaison) antara manajemen dan publik-
publiknya, dan
d. Memberi laporan berkala kepada manajemen tentang semua kegiatan yang
mempengaruhi hubungan publik dan organisasi.
Sebagai fungsi manajemen, public relations memampukan organisasi untuk
mencapai hubungan yang efektif dengan berbagai khalayaknya melalui pengertian
sikap, nilai, dan opini khalayak (Wells, et.al. 1995:619). Oleh karena itu, pada
dasarnya semua organisasi yang memiliki manajemen akan mempraktekkan
public relations tersebut. Public relations sebagai fungsi manajemen dijalankan
oleh perusahaan, pemerintah, asosiasi profesi dan niaga, organisasi nirlaba,
lembaga swadaya masyarakat, industri pariwisata, dunia pendidikan, politisi, klub
olahraga, dan berbagai organisasi lainnya.
G. Fungsi dan Tugas Hubungan Masyarakat (HUMAS)
Dari definisi public relations sebagai fungsi manajemen dapat dilihat
bahwa public relations mempunyai peranan maupun fungsi yang penting dalam
membangun pemahaman publik terhadap organisasi sehingga dapat terbangun
hubungan yang baik antara organisasi dengan publiknya dan menjaga citra
organisasi.
Onong Uchjana Efendy (2002:34) mengemukakan fungsi Hubungan
Masyarakat atau Public Relations adalah sebagai berikut :
1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik publik
intern maupun esktern.
3. Menciptakan komunikasi dua arah yang timbal balik dengan menyebarkan
informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik
kepada organisasi.
4. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan
umum.
Dari fungsi public relations diatas terdapat 2 kajian publik dalam public
relations yaitu:
1. Publik intern
Merupakan publik yang menjadi bagian dari unit usaha/badan/organisasi
itu sendiri. Di dalam publik industri atau perusahaan, publik intern adalah
buruh atau karyawan, pemegang saham. Sedangkan di instansi
pemerintahan adalah pegawai/ karyawan di dalam instansi tersebut, serta
para pejabat pengambil keputusan.
2. Publik ekstern
Adalah “orang luar” atau publik umum (masyarakat) dimana industri atau
usaha itu berada, yang harus diberikan peneranganan atau informasi demi
tumbuhnya goodwill dari mereka. (F. Rachmadi,1992:69)
Terdapat 4 syarat utama yang harus dikuasai oleh petugas public relations
(PRO) guna menjalankan fungsi tersebut:
1. Kemampuan mengamati dan menganalisis persoalan.
2. Kemampuan menarik perhatian
3. Kemampuan mempengaruhi pendapat
4. Kemampuan menjalin hubungan dan saling percaya
DeFleur dan Dennis (1988:306) mengelompokkan tugas – tugas public
relations secara umum adalah sebagai berikut:
a. Penulisan
Membuat siaran pers yang ditujukan kepada media umum dan menulis
draft untuk media khusus, brosur, poster dan bahan lainnya.
b. Penyuntingan
Merevisi dan memeriksa naskah pidato, majalah perusahaan, newsletter,
dan bulletin elektronik
c. Penempatan dan Relasi Media
Menjadi klien media cetak dan elektronik; menyelenggarakan book tour
untuk para penulis, berbicara kepada para host untuk wawancara
d. Special events
Mengorganisasikan event-event khusus, misalnya donasi, grand opening
e. Pidato
Menulis dan menyampaikan pidato kepada pihak-pihak lain
f. Produksi
Membantu dalam produksi untuk publikasi
g. Penelitian
Melakukan penelitian baik kepada publik intern maupun publik ekstern
untuk mengevaluasi program maupun mengetahui perkembangan
perusahaan.
h. Pemrograman dan Konseling
Menyusun rencana untuk klien atau bagian public relations, memberi
saran cara menangani peristiwa tertentu atau membatasi atau mengimbangi
publisitas negatif
i. Pelatihan dan Manajemen
Memberikan pelatihan pada karyawan, memberi saran cara untuk
membentuk iklim yang tepat pada sebuah organisasi cara menangani
penyelidikan, mengkoordinasikan orang dengan berbagai keahlian dan
latar belakang sehingga membuat program bisa dijalankan.
Dalam literatur lain menyebutkan tugas-tugas Public Relations yaitu:
1. Internal Public Relations
2. External Public Relations
3. Publisitas
4. Periklanan
5. Demontrasi
6. Propoganda
7. Pameran
8. Sales Promotion
9. Konferensi Pers
10. House Organ (majalah perusahaan)
11. Open House atau Grand Opening
H. Ruang Lingkup Humas Dalam Lembaga Pemerintahan
Dalam iklim demokrasi dan transparansi menghadapi era globalisasi,
peranan Humas Pemerintah dan Daerah ke depan sangat strategis untuk
mengkomunikasikan atau menginformasikan berbagai kebijakan, program dan
kegiatan pemerintah daerah kepada masyarakat, terutama yang berkaitan dengan
otonomi daerah dalam mewujudkan good governance. Citra dan dukungan
terhadap pemerintah, baik di pusat maupun daerah sangat banyak tergantung pada
kemampuan humas untuk menjalankan fungsinya mengangkat image positif
lembaga pemerintah di mata masyarakat. Dengan performance humas yang baik
dan profesional akan mampu mencerminkan sosok lembaga pemerintah yang
memiliki akuntabilitas, kredibilitas dan aksesibilitas sebagai perwujudan good
governance sehingga humas dapat berperan sebagai jembatan yang baik antara
pemerintah dan pemerintah daerah dengan masyarakat yang pada gilirannya akan
saling mendukung dalam menghadapi permasalahan pembangunan. Hal itu untuk
mengingatkan betapa pentingnya peranan humas dalam era otonomi daerah ini.
Dalam iklim demokrasi peranan informasi merupakan suatu hal yang sangat
mendasar bagi manusia sebagai individual, maupun kelompok masyarakat, yang
diperoleh melalui media cetak, media elektronik dan media informasi lainnya.
Oleh karena itu, pemerintah berkewajiban memberikan pelayanan informasi yang
benar dan akurat kepada masyarakat. Informasi pada zaman modern ini
merupakan kebutuhan dasar masyarakat, dan oleh karena itu belakangan ini
kecenderungan masyarakat menuntut kebebasan untuk memperoleh informasi
semakin meningkat. Dikatakan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara yang demokratis, kemerdekaan menyatakan pikiran dan pendapat sesuai
hati nurani dan hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia yang
sangat hakiki yang diperlukan untuk menegakkan keadilan dan kebenaran,
memajukan kesejahteraan umum dan mencerdaskan kehidupan bangsa.
Kebutuhan masyarakat untuk memperoleh informasi secara lengkap dan
menyeluruh merupakan indikasi yang mengarah kepada terbentuknya masyarakat
informasi yang lebih maju dan modern. Itulah sebabnya banyak negara maju telah
menempatkan unit pusat informasi pada posisi yang penting dan strategis. Karena
dengan manajemen informasi yang efektif dan profesional akan mampu
meningkatkan sistem informasi yang berkualitas, sehingga pesan-pesan
pemerintah dapat dengan cepat tersosialisasi dengan respon masyarakat yang
cepat pula. Oleh karena itu menghadapi era globalisasi yang tidak dapat dihindari,
dan tuntutan demokrasi di berbagai kehidupan kenegaraan pemerintah dan daerah
perlu menjadikan bidang kehumasan sebagai bagian manajemen yang sangat
penting dan strategis.
Hak-hak Publik Departemen dalam negeri sebagai unsur birokrasi
pemerintah memandang eksistensi humas dalam era sekarang ini merupakan yang
sangat penting peranannya mensukseskan pembangunan bangsa ke depan. Salah
satu indikator keberhasilan penyelenggaraan tata pemerintahan adalah dapat
terinformasikan (tersosialisasikan) berbagai kebijakan (policy) dan produk-produk
regulasi pemerintahan dengan profesional dan baik. Dengan demikian
pelaksanaan kehumasan di lingkungan pemerintahan merupakan salah satu bentuk
pelayanan kepada masyarakat luas, yang harus dilakukan secara optimal. Hal itu
akan membawa dampak terhadap legitimasi pemerintah sebagai penyelenggara
pelayanan publik. Menjadi semakin tinggi, sejalan dengan semakin responsifnya
dukungan masyarakat terhadap kebijakan dan program pembangunan sesuai
dengan aspirasi dan kebutuhan masyarakat. Oleh karena informasi merupakan hak
setiap individu, maka pemerintah akan menjadi semakin terbuka guna memenuhi
dan menjamin hak-hak publik terhadap informasi tesebut.
Beberapa hak publik tersebut antara lain: (1) Hak untuk memantau
perilaku pejabat publik dalam menjalankan peran publiknya (right to observe). (2)
Hak untuk memperoleh informasi (right information). (3) Hak untuk
berpartisipasi dalam proses pembentukan kebijakan publik (right to participate).
(4) Hak untuk mendapatkan perlindungan sebagai saksi, dan pelopor dalam
mengungkapkan fakta dan kebenaran (whiste blower protection). (5) Hak untuk
berekspresi (freedom of Expression). (6) Hak untuk mengajukan keberatan
terhadap penolakan atau dijaminnya kelima hak tersebut (right to appeal). Untuk
mewujudkan dan menjamin hak-hak publik tersebut, maka perlu adanya jaminan
akses informasi publik agar dapat menjawab tantangan ke depan dalam
pengelolaan informasi publik tersebut. Oleh karena itu era reformasi dan
globalisasi dibutuhkan kecepatan informasi yang akurat secara profesional, serta
masyarakat yang menjadi sangat heterogen dan sarat dengan berbagai
kepentingan, maka tugas kehumasan dalam pelayanan informasi pemerintahan
kedepan relatif cukup berat. Perlu ditangani SDM yang profesional. Sedang SDM
yang menangani kehumasan selama ini dirasakan masih kurang profesional.
Karena dari kondisi obyektif saat ini kehumasan di lingkungan pemerintahan
masih dianggap sebelah mata dan prasarana yang terbatas.
Eksistensi humas sebagai pelembagaan kegiatan komunikasi dalam
organisasi justru untuk menunjang upaya manajemen dalam mencapai tujuan yang
telah ditetapkan. Sedangkan untuk mencapai suatu tujuan dalam teori manajemen
disebutkan harus melalui tahap-tahap yang salah satu diantaranya adalah
perencanaan. Perencanaan adalah menetapkan tujuan dan tindakan-tindakan untuk
mencapai tujuan. Dalam menyusun sebuah rencana diperlukan kemampuan
meramalkan dan memvisualisasikannya. Pentingnya kemampuan meramalkan,
karena dengan imajinasi dapat diperkirakan hambatan-hambatan yang mungkin
akan dijumpai. Dengan demikian dalam pelaksanaannya kelak dapat diambil
tindakan dengan segera, apabila ternyata membentuk rintangan. Sedangkan
pentingnya kemampuan memvisualisasikan suatu rencana, karena memungkinkan
siapa saja dapat melihat dan menghayati dengan cepat apa yang harus dilakukan
untuk melaksanakan rencana yang disusun itu guna mencapai tujuan yang
ditetapkan. Dengan demikian sebuah perencanaan bagi humas sangat penting
karena perencanaan pula humas akan dapat menentukan aktivitas menetapkan
tujuan dan tindakan-tindakan.
I. Kegiatan Humas
Seorang pakar marketing PR. Smith mengemukakan pendapatnya tentang
arti informasi dalam bidang militer dan marketing, bahwa informasi dapat
menciptakan power. Dalam kaitan ini dikutip pula pendapat Jefkins tentang posisi
praktisi atau humas dalam suatu organisasi yang merupakan mata, telinga dan
suara dari perusahaan. Hal ini senada dengan yang diungkapkan oleh Ivy Lee.
Dalam pelaksanaan pekerjaannya seorang praktisi humas akan
menggunakan konsep-konsep manajemen untuk mempermudah pelaksanaan
tugas-tugasnya. Bahwa proses humas yang terdiri atas tahapan fact finding,
planning, communicating, evaluation sepenuhnya mengacu pada pendekatan
manajerial.
Dalam proses tersebut kita jumpai teknik-teknik dan koordinasi tertentu
yang dipergunakan oleh kelompok orang-orang yang disebut manajer di dalam
mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan itu sendiri. Proses ini pun mencakup
fungsi-fungsi dasar dengan pendekatan analistik seperti perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, pengawasan dalam melaksanakan manajemen
(POAC, Planning, Organizing, Actuating, Controlling).
Dengan melihat proses peranan manajemen dan hubungan masyarakat
(humas) dalam suatu organisasi, dapatlah dikatakan bahwa manajemen itu adalah
upaya menyusun sasaran dan kerja sama melalui orang lain. Di samping itu, untuk
dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien dan agar pekerjaan
terlaksana dengan baik. Fungsi dan tanggung jawab humas hendaknya
mengupayakan terjadinya hubungan yang lancar dan efektif antara semua bagian
dalam perusahaan di satu sisi dan antara perusahaan itu dengan publik internal dan
publik eksternal.
Staf humas harus menerapkan ketiga prinsip dasar fungsi hubungan
masyarakat dan mampu secara objektif menanggapi pendapat dan sikap publik.
Dengan demikian ia dapat memberi masukan pada pimpinan untuk menciptakan
lingkungan usaha yang saling menguntungkan dan berkelanjutan serta mampu
bersaing.
Menurut Oxley, (1987:12-13) tugas humas meliputi :
a. Memberi saran kepada manajemen tentang semua perkembangan internal dan
eksternal yang mungkin mempengaruhi hubungan organisasi dengan publik-
publiknya.
b. Meneliti dan menafsirkan untuk kepentingan organisasi, sikap publik-publik
utama pada saat ini atau antisipasi sikap publik-publik utama terhadap
organisasi.
c. Bekerja sebagai penghubung (liaison) antara manajemen dan publik-
publiknya.
d. Memberi laporan berkala kepada manajemen tentang semua kegiatan yang
mempengaruhi hubungan publik dan organisasi.
Dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari, tiap staf humas harus
mempelajari setiap langkah dan sasaran perusahaan. Memantau keadaannya
sejauh mana langkah dan sasaran itu akan mempengaruhi lingkungan. Apakah
pendapat umum terhadap langkah dan sasaran itu. Hasil pemantauan hari ini
dibandingkan lagi dengan hasil pemantauan esoknya dan begitu seterusnya secara
berkesinambungan.
Tanggung jawab khusus manajer hubungan masyarakat ialah mengelola
stafnya agar setiap langkah selalu berlangsung efektif. Melaksanakan koordinasi
pekerjaan agar jangan sampai ada pekerjaan yang tumpang-tindih, mengawasi
pekerjaan staf agar jangan menyimpang jauh dari perencanaan dengan metode
kerja yang benar, alat kerja yang sesuai, dan informasi kerja yang tepat. Setiap
anggota staf humas juga harus berkemampuan sebagai juru analisis terhadap
perkembangan persepsi di masyarakat.
Bagian humas adalah bagian yang mewakili perusahaan terhadap publik
dan mewakili publik pada perusahaan. Bagian humas harus pula dapat menyajikan
hasil evaluasi akurat tentang:
1. Lingkungan
2. Sikap dan pendapat publik
3. Efektivitas manajemen humas
Humas sebagai bidang ilmu pengetahuan interdisipliner dapat memberikan
jawaban, sejauh praktisinya mampu mengembangkan ilmu ini dalam kaitannya
dengan ilmu-ilmu sosial lainnya, untuk ini disajikan kembali berbagai definisi
kehumasan, termasuk definisi yang disebut dengan Statement Mexico. Definisi ini
mempertegas kedudukan humas dalam jajaran ilmu-ilmu sosial lainnya, terutama
yang berkaitan dengan ilmu komunikasi. Definisi ini kembali menggarisbawahi
bahwa tugas humas harus dilandasi dengan riset, konsultasi dengan pimpinan
organisasi, program berencana dan tanggung jawab sosialnya. Juga disimpulkan
adanya empat unsur pokok mengenai falsafah yang dikandung oleh humas.
Peranan humas untuk menanamkan sense of belonging pada publiknya
dalam upaya untuk memenangkan tujuan organisasi, yang tentunya berlandaskan
keterampilan humas agar dapat menyentuh persepsi publik sasaran. Hal ini harus
dipahami bahwa dengan cara sistematis dan terencana akan dapat diraih dan
dimenangkan sasaran pokok kegiatan humas untuk memenangkan dan meraih
opini publik yang menguntungkan bagi organisasi. Semua ini bertitik tolak pada
posisi humas sebagai unsur pendukung kegiatan organisasi.
Penguasaan informasi merupakan syarat mutlak bagi praktisi dalam
mengemban tugasnya di dalam suatu organisasi, baik dalam hubungannya dengan
pihak pimpinan, maupun dengan khalayak dalam, dan terlebih lagi dengan
khalayak luar, informasi merupakan masukan yang harus dikuasai atau dimiliki.
Dalam hal ini kita mengacu pada proses pengalihan PR yang dirumuskan
oleh Frank Jefkins, yang dengan jelas mengemukakan perlunya dijernihkan dulu
berbagai masalah yang sedang dihadapi agar pelaksanaan kehumasan dapat
berjalan dengan baik.
Semua ini tidak terlepas dari upaya untuk mengubah perilaku khalayak
melalui dua jenjang, yaitu transforming role dan socializing role. Yang pertama
dimaksudkan untuk mengubah perilaku publik, sementara yang kedua adalah hasil
yang dapat diperoleh.
Kenyataan yang dapat dilihat di masyarakat adalah bahwa kegiatan humas
pun ternyata mempunyai ruang lingkup yang berbeda. Humas yang berkecimpung
dalam pemerintahan mempunyai tugas yang berbeda dengan humas organisasi
swasta yang profit oriented. Peranan yang dimainkan oleh para praktisi humas
pemerintah yang tergabung di dalam organisasi Bakohumas, dan peranan yang
dilakukan praktisi tidak sama dengan rekan-rekannya pada humas swasta.
Sekalipun dasar pengetahuan kehumasan itu sama, tetapi jelas para anggota
Bakohumas harus mengikuti jalur yang ditetapkan oleh pemerintah. Hal ini
berbeda dengan praktisi swasta, seperti yang tergabung di dalam Perhumas, yang
bebas melakukan tugasnya untuk mencapai sasaran.
Dari uraian ini jelas bagi kita bahwa kerja humas tidak dapat ditangani
sambil lalu, tetapi harus profesional sebagai suatu bidang ilmu. Kita kutip uraian
Prof. Dr. Astrid Susanto mengenai bidang-bidang spesialisasi dalam kehumasan,
yang dibagi dalam beberapa kelompok. Dari uraian ini jelas dapat kita simak
masalah yang dihadapi praktisi terlalu banyak dan beragam, serta menuntut harus
ada ketentuan.
J. Media Humas
Media merupakan jalur terpenting dalam kegiatan humas. Meskipun kata
itu seringkali hanya dipakai mengacu kepada penyiaran komunikasi metode
modern melalui televisi dan radio, bagi kebanyakan humas, kata ini mengacu
kepada seluruh wilayah kerjanya baik surat kabar maupun majalah atau selebaran.
Di negara-negara industri yang sudah bebas buta huruf, media berita
berupa koran, radio dan televisi merupakan wahana utama penyebaran informasi
bagi humas. Banyak majalah dan surat kabar yang demikian populer sehingga
mencapai cakupan nasional. Namun, di negara-negara yang memiliki banyak
kelompok etnik dan bahasa daerah, daya jangkau dari masing-masing media berita
relatif terbatas, apalagi belum semua penduduknya bebas buta huruf. Di negara-
negara seperti itu tugas para praktisi humas tentu saja menjadi lebih sulit dan
menuntut taktik tersendiri.
Di lapangan, ada banyak media yang dapat dipilih dan digunakan oleh
humas untuk menyebarluaskan sekaligus mengaktualisasikan informasi yang
didapatnya baik secara internal maupun eksternal.
Media yang dapat digunakan oleh humas untuk memberitakan tentang
informasi yang didapatnya kepada kalangan internal suatu perusahaan atau
organisasi antara lain :
1. Dengan menerbitkan majalah organisasi
Majalah organisasi (house magazine atau company publication)
merupakan sarana yang penting dalam kegiatan humas dalam rangka memelihara
dan membina hubungan yang harmonis antara pimpinan organisasi dengan publik
intern maupun dengan publik ekstern.
2. Komunikasi internal
Suatu bentuk dari sarana humas dalam menyuguhkan informasi kepada
berbagai pihak internal dalam suatu oragnisasi atau perusahaan. Beberapa hal
yang dapat dilakukan, yaitu dengan melakukan pendekatan secara internal dengan
pihak-pihak yang terkait, baik langsung maupun tidak langsung, entah itu
manager atau sesama staf humas. Bentuk komunikasi yang dapat digunakan bisa
melalui media komunikasi lisan ataupun tulisan.
Selain membina hubungan dengan pihak-pihak internal, bagian humas pun
diharapkan dapat menjalin hubungan dengan pihak luar. Media yang dapat
digunakan, yaitu :
a) Media massa elektronik, semisal televisi dan radio
Melalui sarana ini, jenis informasi yang akan disebarluaskan kepada
masyarakat luas dapat optimal dilakukan. Hal ini dikarenakan adanya media iklan
baik berupa gambar maupun suara (visual dan audio) akan memperjelas
pemahaman khalayak ramai tentang informasi yang nantinya akan mereka terima.
b) Surat kabar (koran, majalah dan sejenisnya)
Dengan mengirimkan press realese tentang kegiatan yang dilakukan oleh
perusahaan atau organisasi yang bersangkutan atau dengan mengirimkan artikel
sehingga dapat diketahui oleh masyarakat luas.
c) Internet
Kecanggihan teknologi akhir-akhir ini menuntut SDM yang berkualitas
juga oleh para humas. Informasi yang disebarkan melalui sarana ini pastinya dapat
menjangkau daerah yang lebih luas dengan jumlah masyarakat yang lebih banyak
pula.
BAB III
DESKRIPSI KANTOR INFORMASI DAN KOMUNIKASI
KABUPATEN KARANGANYAR
A. Gambaran Umum Kantor Informasi dan Komunikasi Karanganyar
1. Sejarah Kantor Informasi dan Komunikasi
Kantor Informasi dan Komunikasi berasal dari peleburan Departemen
Penerangan. Pada waktu pemerintahan Presiden Gus Dur di tahun 1999,
Departemen Penerangan dibubarkan karena dianggap kurang efektif. Dengan
banyaknya staf Departemen Penerangan yang tersebar diseluruh daerah di
Indonesia maka para staf departemen Penerangan ditarik ke instansi-instansi
pemerintah yang lain. Sehubungan dengan Undang-undang Nomor 22 Tahun
1999 tentang pemerintah daerah maka setiap daerah berhak untuk mengatur
tentang kepegawaian di daerahnya, penarikan mantan staf Departemen
Penerangan diatur oleh setiap pemerintah daerah.
Pada tahun 2001, Pemerintah Daerah Kabupaten Karanganyar
mengeluarkan undang-undang yang mengatur tentang organisasi dan tata kerja
lembaga teknis daerah Kabupaten Karanganyar yang tertuang dalam Peraturan
Daerah Karanganyar Nomor 10 Tahun 2001. Peraturan daerah inilah yang
merupakan dasar pembentukan Kantor Informasi dan Komunikasi.
Kantor Informasi dan Komunikasi :
· Tidak mempunyai petugas khusus lapangan, yang ada hanyalah petugas
peliput yang hanya berada di tingkat Kabupaten.
23
· Hanya memiliki satu buah kantor yang berkedudukan di Kabupaten.
· Koordinasi hanya sampai di tingkat Kabupaten.
Akibat banyaknya Juru Penerangan yang ada di Kelurahan, pada saat
dibentuknya KIK, sebagian petugas lapangan tersebut ditempatkan di kantor-
kantor Kecamatan sebagai karyawan di masing-masing kantor tersebut.
Dengan berkurangnya staf tersebut maka staf KIK kesulitan untuk
memperoleh informasi kejadian di daerah, untuk itu Camat harus ikut proaktif
dalam membantu tugas KIK.
a. Visi dan Misi Kantor Informasi dan Komunikasi
Didalam peraturan daerah Nomor 289 Tahun 2001 tertulis visi dari Kantor
Informasi dan Komunikasi adalah menjadikan masyarakat berbudaya
informasi.
Adapun misi dari KIK :
1) Meningkatkan akses informasi secara merata, terutama masyarakat
menengah ke bawah.
2) Mempersiapkan masyarakat yang mampu merespon setiap
perkembangan dan perubahan.
3) Meningkatkan kualitas informasi.
4) Mendorong peranan media massa dalam menciptakan masyarakat
informasi.
5) Mendorong peranan kelompok-kelompok informasi masyarakat.
6) Meningkatkan pengkajian dan pemberdayaan masyarakat.
7) Meningkatkan upaya promosi daerah.
8) Meningkatkan upaya penyiaran informasi.
b. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Informasi dan Komunikasi
1) Tugas Pokok KIK
Tugas pokok dari KIK adalah membantu Bupati dalam
Penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang informasi dan
komunikasi.
2) Fungsi KIK
· Perumusan kebijakan teknis di bidang informasi dan komunikasi
yang meliputi perencanaan, pengkajian, dan pemberdayaan
informasi, kehumasan, komunikasi dan promosi serta
ketatausahaan.
· Pelayanan dan penunjang dalam penyelengaraan Pemerintah
Daerah di bidang informasi dan komunikasi yang meliputi
perencanaan, pengkajian dan pemberdayaan informasi, kehumasan,
komunikasi dan promosi serta ketatausahaan.
· Pengkoordinasian penyelenggaraan Pemerintah Daerah di bidang
informasi dan komunikasi yang meliputi perencanaan, pengkajian
dan pemberdayaan informasi, kehumasan, komunikasi dan promosi
serta ketatausahaan
· Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
2. Struktur Organisasi
a. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 2001 dan Keputusan
Bupati Karanganyar Nomor 289 Tahun 2001 struktur organisasi dan tata
kerja KIK mempunyai seksi dan sub bagian sebagai berikut :
1) Kepala Kantor
2) Sub Bagian Tata Usaha
3) Seksi Perencanaan, Pengkajian dan Permberdayaan Informasi
4) Seksi Humas
· Peliputan / Dokumentasi
· Kliping Media Massa
· Perencanaan Kegiatan
5) Seksi Penyiaran
· Kepala Studio
· Bagian tata usaha
· Bagian Program dan Produksi Siaran
· Bagian Siaran
· Bagian Pemberitaan
6) Seksi Komunikasi dan Promosi
· Bagian Film
· Bagian Majalah
· Bagian VCD
· Bagian Pemberdayaan Kelompok Informasi Masyarakat
· Bagian Sosialisasi Undang-Undang
· Bagian Pertunjukkan Rakyat
· Bagian Siaran Keliling
b. Tugas Pokok dan Fungsi Masing-Masing Seksi
1) Kepala Kantor
Kepala Kantor Informasi dan Komunikasi mempunyai tugas pokok
membantu Bupati dalam penyelenggaraan Pemerintah Daerah di
bidang informasi dan komunikasi.
2) Sub Bagian Tata Usaha
Sub bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan
ketatausahaan, pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan,
pemeliharaan kebersihan dan keamanan kantor, mengelola administrasi
keuangan, melaksanakan administrasi kepegawaian.
Sedangkan fungsi dari sub bagian ini adalah :
a) Perencanaan dan penyelenggaraan ketatausahaan
b) Perencanaan, pengelolaan dan pemeliharaan perlengkapan
c) Pengelolaan administrasi kepegawaian dan keuangan,
d) Pengendalian, evaluasi dan pelaporan
3) Seksi Perencanaan, Pengkajian dan Pemberdayaan Informasi
Seksi ini mempunyai tugas pokok membantu Kepala Kantor dalam
perencanaan, pengkajian dan pemberdayaan informasi
Fungsi dari seksi ini yaitu :
a) Penyusunan rencana dan program kegiatan dalam perencanaan,
pengkajian dan pemberdayaan informasi,
b) Pelaksanaan perencanaan, pengkajian dan pemberdayaan informasi
c) Pelaksanaan pengendalian, evaluasi dan pelaporan
4) Seksi Kehumasan
Tugas pokok dari seksi ini adalah membantu Kepala Kantor dalam
bidang kehumasan
Seksi ini berfungsi :
a) Perencanaan dan penyusunan program kegiatan di bidang
kehumasan
b) Pelaksanaan kegiatan kehumasan, peliputan, pelayanan informasi
dan keterangan pers
c) Pengawasan/pengendalian, evaluasi dan pelaporan bidang
kehumasan
5) Seksi Komunikasi dan Promosi
Seksi ini mempunyai tugas pokok membantu Kepala Kantor di bidang
komunikasi dan promosi
Fungsi dari seksi ini adalah :
a) Penyusunan rencana dan program kegiatan komunikasi dan
informasi
b) Pelaksanaan komunikasi dan informasi daerah
c) Pelayanan komunikasi dan informasi, perijinan / rekomendasi
media komunikasi dan promosi
d) Pengawasan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan di bidang
komunikasi dan promosi.
6) Seksi Penyiaran
Fungsi dari seksi ini adalah :
a) Penyusunan rencana dan program kegiatan penyiaran
b) Pelaksanaan program penyiaran
c) Pelayanan perijinan di bidang penyiaran
d) Pengendalian, evaluasi pelaporan kegiatan penyiaran.
c. Kedudukan Humas dalam Struktur Organisasi
Menurut Keputusan Bupati Karangnyar Nomor 289 tahun 2001, Seksi
Humas dalam kantor Informasi dan Komunikasi Karanganyar terdiri dari
sembilan staf yaitu :
1) Peliputan dan Dokumentasi
2) Manajemen Administrasi
3) Kliping Pers dan Pengelolaan Kas
4) Koordinasi dan Membuat Laporan Bulanan
B. Fungsi dan Kegiatan Seksi Humas Kantor Informasi dan Komunikasi
Karanganyar
2. Fungsi Humas dalam Kantor Informasi dan Komunikasi Karanganyar
Fungsi dan tugas Pokok Seksi Humas dalam KIK diatur dalam Keputusan
Bupati Karanganyar Nomor 289 Tahun 2001. Tugas pokok dari seksi ini adalah
membantu Kepala Kantor dalam bidang kehumasan.
Seksi ini mempunyai fungsi :
a. Perencanaan dan penyusunan program kegiatan di bidang kehumasan.
b. Pelaksanaan kegiatan kehumasan peliputan, pelayanan informasi dan
keterangan pers.
c. Pengawasan pengendalian dan evaluasi dan pelaporan bidang
kehumasan.
3. Kegiatan Kehumasan Kantor Informasi dan Komunikasi
Seperti halnya Humas perusahaan swasta ataupun Humas Dinas-dinas lain
milik pemerintah, Humas KIK juga melaksanakan kegiatan-kegiatan kehumasan
yang telah menjadi bidang tugas kehumasan. Berbeda dengan Humas perusahaan.
swasta, Humas milik dinas pemerintah tidak melakukan kegiatan-kegiatan yang
menyangkut pemasaran suatu produk seperti Periklanan dan Sales Promotion
karena Humas Pemerintah tidak bertujuan untuk pemasaran suatu barang akan
tetapi Humas Pemerintah lebih bertujuan untuk mendukung kegiatan Pemerintah
yang menyangkut kegiatan sosialisasi suatu kebijakan, program atau aturan yang
dibuat oleh Pemerintah serta memberikan informasi dan penjelasan kepada
khalayak mengenai kebijakan dan langkah-langkah yang diambil Pemerintah serta
mengusahakan tumbuhnya hubungan yang harmonis antara lembaga/instansi
dengan publiknya dan memberikan pengertian kepada publik tentang apa yang
dikerjakan oleh instansi pemerintah dimana Humas itu berada dan berfungsi.
Humas di perusahaan swasta memiliki struktur organisasi yang lebih ketat
sehingga peranannya lebih spesifik. Sedangkan Humas Pemerintah disamping
bertugas menyelenggarakan dan mengkoordinasikan lalu-lintas arus informasi ke
dalam dan ke luar, ia juga berfungsi sebagai penyaring atau filter dari komunikasi
timbal-balik dengan tujuan untuk menciptakan dan membina stabilitas sosial.
Kegiatan-kegiatan kehumasan yang dilaksanakan oleh KIK Karanganyar
menurut Keputusan Bupati Karanganyar Nomor 289 Tahun 2001 meliputi :
a. Peliputan dan Dokumentasi
b. Kliping Pers
c. Internal Public Relations
d. External Public Relations
e. Penyiaran
f. Publisitas
Kegiatan Humas dilakukan dalam upaya untuk menciptakan suasana kerja
yang harmonis bagi publik internal dan untuk memperoleh goodwill dari publik
eksternal serta untuk memperoleh citra positif dari masyarakat bagi pemerintah
daerah.
a. Peliputan dan Dokumentasi
Seksi yang bertanggung jawab atas kegiatan ini adalah dari Seksi Humas
dan Seksi Penyiaran. Kegiatan yang dilakukan adalah meliput semua kegiatan
yang dilaksanakan oleh Bupati maupun, oleh dinas-dinas lain di lingkungan
Pemerintah Daerah.
Tugas ini dilaksanakan oleh delapan orang masing-masing lima orang dari
Seksi Humas dan tiga orang dari Seksi Penyiaran.
b. Kliping Pers
Tujuan dari pembuatan kliping pers adalah untuk mengontrol kebenaran
dari pemberitaan-pemberitaan media massa. Hal ini sangat penting untuk
dilaksanakan karena media massa mempunyai kekuatan untuk menciptakan opini
publik, pengontrolan perlu dilakukan untuk menjaga opini publik terhadap
Pemerintah agar senantiasa baik. Apabila terjadi pemberitaan yang tidak benar
atau terjadi kesalahan pemberitaan, pihak Pemerintah dapat membuat Counter
Release sebagai klarifikasi pemberitaan tersebut dengan menunjukkan bukti dari
Kliping Pers tersebut.
Kegiatan evaluasi media ini dilaksanakan oleh Seksi Humas dan Seksi
Perencanaan, Pengkajian dan Pemberdayaan Informasi (P31.). Seksi Humas
bertindak sebagai pembuat kliping yang selanjutnya disetor untuk diolah oleh
Seksi P31 dan dilanjutkan kepada Sekretaris Daerah sebagai laporan.
c. Internal Public Relations
Tujuan kegiatan ini, adalah untuk menciptakan suasana kerja yang
harmonis untuk terciptanya kelancaran dan keberhasilan dalam melaksanakan
tugas. Tiap organisasi terdiri dari atasan dan bawahan, untuk itu perlu tercipta
hubungan yang baik antara semua staf mulai dari atasan sampai bawahan.
Kegiatan internal Public Relations dalam KIK antara lain :
1) Pengumuman-pengumuman : Semua jadwal kegiatan kantor ditulis pada
papan pengumuman atau ditempel.
2) Buku Pegangan Pegawai : Setiap Staf memiliki buku pegangan pegawai yang
berisi tugas-tugas masing-masing.
3) Kontak Pribadi.
4) Pertemuan Berkala Dibentuk Koperasi Pegawai yang mengadakan pertemuan
secara berkala.
5) Darmawisata : Kegiatan darmawisata yang diikuti oleh semua pegawai
diadakan tiap tahun sekali yang bertujuan untuk menghilangkan ketegangan
serta untuk menjalin hubungan yang lebih akrab diantara para pegawai.
6) Penyediaan tempat lbadah.
d. External Public Relations
Bagi Suatu organisasi, hubungan dengan publik luar sangatlah mutlak
dikarenakan di jaman modern ini tidak ada yang dapat hidup sendiri tanpa pihak
lain, masing-masing akan saling membutuhkan. Humas Pemerintah pun harus
dapat membina hubungan baik dengan masyarakat sehubungan dcngan tugasnya
untuk memberikan pelayanan informasi kepada publik.
Kegiatan External Public relations terdiri dari :
1) Mengadakan analisa dan penilaian terhadap sikap dan opini publik.
2) Memberikan kritik dan koreksi kepada pimpinan sehubungan dengan
tujuan PR.
3) Mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan
objektif terhadap publik.
4) Membantu pimpinan dalam melakukan perubahan formasi staf agar lebih
efektif.
5) Mengadakan penelitian dan penyelidikan tentang kebutuhan, kepentingan
dan selera publik.
e. Penyiaran
Dalam formasi KIK, vang melaksamakan tugas penyiaran adalah Seksi
Penyiaran melalui siaran RSPD. Hal ini diatur dalam Keputusan Bupati
Karanganyar Nomor 482.2/394 Tahun 2001 Tanggal 20 Desember 2001.
f. Publisitas
Kegiatan Publisitas dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain :
1) Membuat Siaran Pers atau Press Release
2) Siaran RSPD
3) Penerbitan Majalah Karanganyar Tentram
4) Film/VCD
5) Pertunjukkan Rakyat
6) Siaran Keliling
Kegiatan Publisitas tak luput dari peranan media massa lain seperti Surat
Kabar dan Stasiun Radio Swasta.
C. Visi dan Misi Pemkab Karanganyar Di Bidang Komunikasi Massa
Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 4 Tahun 2004 tentang
Rencana Strategi Daerah Kabupaten Karanganyar Tahun 2005-2009 merupakan
rencana Pemerintah dalam lima tahun yang menggambarkan visi, misi, strategi,
program dan prioritas kegiatan di Kabupaten Karanganyar.
Visi tersebut dapat berhasil bila didukung oleh sistem informasi yang baik.
Untuk melaksanakan visi tersebut diperlukan misi khususnya di bidang informasi
dan komunikasi massa yaitu mengembangkan sistem informasi yang selalu
disesuaikan perkembangan sarana telekomunikasi dan komunikasi sebagai media
promosi yang efektif bagi potensi dan perkembangan daerah Karanganyar.
Di era reformasi ini, perkembangan media massa diharapkan dapat
membantu terwujudnya masyarakat yang komunikatif, maju dan mandiri, tanggap
dan tangguh terhadap arus informasi. Akan tetapi, perkembangan media agak
kebablasan sehingga orientasi peranan media massa menyimpang dari idealisme
dan kode etik profesi. Karena hal tersebut, Pemerintah Kabupaten Karanganyar
mengeluarkan kebijakan sebagai berikut :
1. Mengupayakan peningkatan kuantitas dan kualitas informasi dan
komunikasi yang mampu menggugah peran serta masyarakat dan
berfungsi positif terhadap pengoptimalan dan perataan manfaat
pembangunan di segala bidang.
2. Mengupayakan peningkatan kemampuan masyarakat dalam mencerna dan
menyeleksi informasi serta membangkitkan pemahaman masyarakat dan
insan pers tentang peranan media massa sebagai media informasi.
Kegiatan-kegiatan pelaksanaan kebijakan tersebut antara lain :
a. Program peningkatan promosi didaerah melalui media massa
b. Program pelayanan informasi dan komunikasi kepada masyarakat dan pers
c. Program peningkatan pemberdayaan RSPD
d. Program peningkatan Kehumasan dan perfilman.
Kegiatan tersebut dilaksanakan oleh Pemkab Karanganyar, dalam hal ini
Kantor Informasi dan Komunikasi Kabupaten Karanganyar dalam rangka
menciptakan warga masyarakat yang informatif dengan menggunakan anggaran
APBD Karanganyar.
D. Program 7 hari kerja Pemkab Karanganyar :
1. Senin ® Sehat
Kegiatan :
a. Pembinaan ke desa-desa
b. Mengumpulkan kader kesehatan
c. Follow Up orang yang masih sakit
2. Selasa ® Masdar Hukum (masyarakat sadar hukum)
Kegiatan :
a. Penyuluhan kesadaran hukum
b. Mensosialisasikan hukum (contoh : pencopotan reklame exp. Date)
3. Rabu ® Belajar
Kegiatan :
a. Berkomunikasi dengan bahasa daerah ® Kromo
b. Pembinaan atau arahan dari Bupati
4. Kamis ® Bertani
Kegiatan :
a. Berhubungan dengan pertanian (contoh : penyuluhan flu burung)
b. Mensosialisasikan pupuk baru atau langka
5. Jumat ® Keliling
Kegiatan :
a. Pakaian olah raga
b. Sharing mengundang masyarakat ke masjid
c. Jum’atan keliling dengan catatan bupati tidak keluar kota
6. Sabtu ® Wisata
Kegiatan :
a. Seragam batik srikandi (wajib)
b. Konsep oleh dinas pariwisata untuk menarik pengunjung
c. Pemeliharaan objek wisata
7. Minggu ® Bersih
Kegiatan :
a. Pemkab mendatangi masyarakat
b. Kerja bakti
BAB IV
PELAKSANAAN MAGANG
A. Tempat Pelaksanaan Magang (KKM)
Pelaksanaan kegiatan kuliah kerja media (KKM) dilakukan pada Kantor
Informasi dan Komunikasi Kabupaten Karanganyar yang beralamatkan di Jl.
Lawu Kompleks Perkantoran Cangakan Karanganyar Jawa Tengah.
Pelaksanaan KKM sendiri dimulai pada pada tanggal 1 Februari hingga
31 Maret 2008 sehingga pelaksanaan magang terhitung selama 2 bulan. untuk
pelaksanaan magang dilakukan sama seperti pada jam kerja kantor KIK
Karanganyar yaitu pukul 07.30 – 13.30 dengan aturan 6 hari kerja.
B. Bidang Pelaksanaan
Selama masa kuliah kerja media, penulis ditempatkan di bagian seksi
kehumasan karena berhubungan erat dan cocok dengan bidang kemampuan
penulis yaitu public relations.
Dalam masa pelaksanaan kuliah kerja media penulis juga mengalami rotasi
pada sub bagian – bagian lain namun masih dalam bagian seksi kehumasan. Hal
ini memberikan banyak pengalaman dan pengetahuan bagi penulis terutama dalam
bidang kehumasan.
38
E. Kegiatan – Kegiatan Magang yang Dilakukan
Dalam kantor informasi dan komunikasi terdapat bermacam-macam
kegiatan yang dilaksanakan penulis yang meliputi :
1) Kegiatan peliputan
Kegiatan peliputan yang dilakukan oleh penulis banyak sekali diantaranya ;
a) Peliputan kunjungan kerja Bupati di SMPN 2 Ngargoyoso Karanganyar
b) Peliputan pertemuan Bupati dengan Direktur Utama Bank Jateng di
Pendapa Rumah Dinas Bupati Karanganyar
c) Peliputan Sidang Paripurna di DPRD Karanganyar
d) Peliputan penyerahan bantuan bencana alam
e) Peliputan Rakor PKK di Pendapa Rumah Dinas
f) Peliputan Audience dengan Telkomsel di Pemkab Karanganyar
g) Dan lain – lain
2) Kliping Pers
Pembuatan kliping pers dibuat setiap hari dan dilaporkan kepada Sekretaris
Daerah. Berita-berita ini berisi kejadian yang terjadi di Kabupaten
Karanganyar yang diharapkan dapat dijadikan suatu evaluasi dalam
pemberitaan.
3) Membuat Pres Release
Yaitu mempersiapkan segala bentuk informasi yang hendak disebarkan
kepada pers, biasanya media cetak yang merupakan hasil dari peliputan dari
kegiatan Pemkab Karanganyar
4) Membuat rekapitulasi dari kegiatan Bupati Karanganyar
5) Mengikuti Siarling (Siaran Keliling) untuk mensosialisasikan kegiatan
kebersihan lingkungan
F. Bentuk Kegiatan Seksi Humas yang telah dilaksanakan dalam
menunjang Visi dan Misi Kantor Informasi dan Komunikasi Kabupaten
Karanganyar
Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 289 Tahun 2001 tertulis visi dari
Kantor Informasi dan Komunikasi adalah menjadikan masyarakat berbudaya
informasi. Sedangkan misi dari KIK :
9) Meningkatkan akses informasi secara merata, terutama masyarakat menengah
ke bawah.
10) Mempersiapkan masyarakat yang mampu merespon setiap perkembangan dan
perubahan.
11) Meningkatkan kualitas informasi.
12) Mendorong peranan media massa dalam menciptakan masyarakat informasi.
13) Mendorong peranan kelompok-kelompok informasi masyarakat.
14) Meningkatkan pengkajian dan pemberdayaan masyarakat.
15) Meningkatkan upaya promosi daerah.
16) Meningkatkan upaya penyiaran informasi.
Dari uraian tersebut seksi humas dalam hal ini berupaya untuk berperan penting
dalam perwujudan visi dan misi tersebut.
Upaya atau kegiatan yang telah dilakukan seksi kehumasan dalam
mendukung visi dan misi dari Kantor Informasi dan Komunikasi Kabupaten
Karanganyar terlihat dari kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan antara lain :
a. Dalam upaya pemerataan informasi serta peningkatan penyiaran seksi
kehumasan menyusun press release dari hasil liputan-liputan yang kemudian
diinformasikan kepada media-media informasi kepada seluruh masyarakat
baik melalui radio maupun media cetak.
b. Melakukan kliping pers serta pengkajian, evaluasi berita-berita yang beredar
dalam masyarakat guna meningkatkan kualitas informasi bagi masyarakat
c. Melakukan Siarling ( Siarang Keliling ) kepada masyarakat dalam upaya
pembinaan atau penyuluhan masyarakat terhadap fenomena daerah sekitar.
d. Pemberdayaan kelompok – kelompok informasi masyarakat melalui
pembinaan dan pelatihan bagi media-media cetak.
e. Peningkatan informasi kebijakan – kebijakan daerah melalui press release
kepada media-media cetak publik.
Dari uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa peranan seksi humas dalam
menunjang visi dan misi dari Kantor Informasi dan Komunikasi Kabupaten
Karanganyar penting dan perlu di optimalkan agar tercipta efisiensi dan
efektivitas lembaga informasi dan komunikasi.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan observasi maupun praktek yang dilakukan penulis di Kantor
Informasi dan Komunikasi Kabupaten Karanganyar dan telaah pustaka yang
dilakukan penulis dapat menyimpulkan bahwa Kantor Informasi dan Komunikasi
(KIK) sebagai unit yang menangani bidang komunikasi dan informasi yang
bertugas untuk mengelola segala bentuk informasi yang diperlukan untuk
pemerintah maupun masyarakat luas. Hal ini mutlak diperlukan untuk mengontrol
berita-berita yang beredar dalam ruang lingkup kabupaten Karanganyar agar
tercapai suatu informasi yang benar dan akurat dan mendorong tercapainya visi
dan misi dari Pemerintah Kabupaten Karanganyar.
Seksi Humas mempunyai peranan maupun fungsi yang penting dalam
membangun pemahaman publik terhadap organisasi sehingga dapat terbangun
hubungan yang baik antara organisasi dengan publiknya dan menjaga citra
organisasi dalam hal ini adalah Kantor Informasi dan Komunikasi Kabupaten
Karanganyar. Seksi Humas mempunyai peranan penting dalam menunjang visi
dan misi Kantor Informasi dan Komunikasi Karanganyar dan dalam prakteknya
telah berupaya secara optimal dalam pelaksanaan perwujudan visi dan misi
organisasi tersebut.
42
B. Saran
1. Bagi Lembaga Universitas yaitu Program Diploma III Komunikasi
Terapan
Dalam upaya peningkatan pengetahuan dan pengalaman dalam dunia kerja
mahasiswa wajib melaksanakan program Kuliah Kerja Media ini sudah
sangat bagus, namun perlu diperhatikan lagi masalah waktu penempatan
dari KKM dimana waktu pelaksanaan KKM terlalu singkat sehingga
mahasiswa belum dapat sepenuhnya menerima seluruh pengetahuan di
tempat KKM masing-masing.
2. Bagi Kantor Informasi dan Komunikasi Kabupaten Karanganyar
a) Perlunya pengembangan sarana dan prasana dalam media pemberitaan
agar dapat memberikan kualitas pemberitaan serta jangkauan
pemberitaan yang luas bagi seluruh masyarakat.
b) Perlunya efisiensi dan pengkajian informasi yang lebih cepat agar
masyarakat segera tahu akan segala informasi dan keadaan yang terjadi
di daerah sekitar terutama di Kabupaten Karanganyar
DAFTAR PUSTAKA
digilib.itb.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jiptumm-gdl-s1-2002-evi
8744 humas%26q%3Delemen+arti+humas&hl=id&ct=clnk&cd=10&gl=id http://gerbang.jabar.go.id/kabkarawang/index.php?index=15&idartikel=8
http://massofa.wordpress.com/2008/01/24/peran-manajer-dan-humas-bagi-organisasi/bahumas.blogspot.com/2007/12/definisi-humas.html - 17k
Iriantara, Yosal.2004.Community Relations : Konsep dan Aplikasinya.Bandung :
Simbiosa Rekatama Media. Jefkins, Frank.1995. Public Relations Edisi Keempat. Jakarta : Erlangga
Keputusan Bupati Karanganyar. 2001. Tentang Uraian Tugas dan Fungsi Jabatan Struktural Pada Kantor Informasi dan Komunikasi Kabupaten Karanganyar. Nomor : 289 tahun 2001
Rachmadi, F. 1992 . Public Relations dalam teori dan praktek. Jakarta: PT.
Gramedia Pustaka Utama. Scott M. Cutlip dan Allen H. Center .1978. Efektif Public Relations. Prientice Hal,
inc. Englewood Cliffs, New Jersy. Uchjana Effendy, Onong.. 1983. Human Relations Dan Public Relations Dalam
Management.Bandung : Alumni.
Gb. 1. Bupati menerima kunjungan Dirut Bank Jateng yang menyerahkan
bantuan kepada Kabupaten Karanganyar.
Gb. 2. Bupati menyerahkan bantuan kepada korban tanah longsor yang bertempat di Pendapa Rumah Dinas Kabupaten Karanganyar
Gb. 3. Bupati memberikan sembako kepada keluarga miskin di Kecamatan
Jumantono.
Gb. 4. Bupati melakukan KUNKER di SMP 2 Ngargoyoso dalam rangka
Sosialisasi Ujian Nasional dan USBN tahun 2007/2008 serta Penandatanganan Prasasti.
Gb. 5. Bupati meresmikan betonisasi jalan di Kecamatan Jumantono.
Gb. 6. Kegiatan kliping pers yang dilakukan secara rutin setiap hari.
Gb. 7. Ziarah ke Astana Giri Bangun (makam mantan Presiden
Soeharto).