1

PENGORGANISASIAN YANGMENINGKATKAN UNJUK-KERJA

SISTEM

Halaman: 2

Halaman: 2

TOPIK BAHASAN

Pengorganisasian sistem Masalah-masalah potensial struktur vertikal

Halaman: 3

Halaman: 3

Pengorganisasian sistem

Struktur organisasi (hierarchical/vertical structure) Membagi habis beban kerja kedalam uraian

berbagai tugas yang spesifik dan berurutan dan mengelompokkannya kedalam unit/ seksi/bagian/departemen

Organisasi menjadi terbagi-bagi secara spesifik kedalam unit/seksi/dst

Masing-masing unit/dst bekerja sesuai tupoksi dan tujuannya

Koordinasi dan integrasi dilakukan agar setiap unit/dst bekerja untuk kepentingan organisasi secara utuh

Halaman: 4

Halaman: 4

Manajerial Hirarki

• Diskoordinasi• Ego program

•Orientasi power & politik

• Organizational bancruptcy

•Perilaku Manajerial•Akuntabilitas•Cara Bekerja•Sistem Insentif

Struktur Hirarki

Halaman: 5

Halaman: 5

Diskusi Kelompok (10’)

Uraikan masalah-masalah potensial yang dapat timbul pada sistem struktur hirarki yang kental

Halaman: 6

Halaman: 6

Masalah-masalah Potensial Kontrol koordinasi yg ketat berakibat kurang lentur Akuntabilitas kelompok kecil (unit/dst) Isolasi sosial Komunikasi yang terhambat Konflik sumber-daya Tidak ada yg bertanggung jawab untuk kegiatan yang

bersifat lintas-fungsional Kepentingan klien tidak sinkron/utuh, ttp terpecah Tumbuh kembang organisasi keseluruhan: terhambat

(‘stunting’) Kegiatan PSM yg tidak terintegrasi dg unit layanan Supply dari suprastruktur vertikal

Halaman: 7

Halaman: 7

LINGKUNGAN

SUBSISTEM MANAJERIALSUBSISTEM

MANAJERIAL

SUBSISTEM STRATEGIK

SUBSISTEM STRATEGIK

LINGKUNGAN

SUBSISTEMBUDAYA

SUBSISTEMBUDAYA

SUBSISTEM STRUKTUR

SUBSISTEM STRUKTUR

OUTPUTOUTPUT

SUBSISTEM TEKNOLOGI

SUBSISTEM TEKNOLOGI

INPUTINPUT

Umpan Balik

Halaman: 8

Halaman: 8

Pendekatan Sistem

Organisasi terdiri dari berbagai sub-sistem Sub-sistem tsb bekerja mengikuti arus kerja

horizontal mulai dari pemasok (supplier) - faktor input organisasi - proses dalam organisasi - output organisasi - klien/customer organisasi

Kemudian melalui arus umpan balik sub-sistem menilai unjuk-kerja (performance) organisasi

Arus kerja horizontal ‘menembus’ ego sektarian (unit/ dst) dan menuntut kerjasama lintas-fungsional

Halaman: 9

Halaman: 9

Penguatan Struktur Vertikal Melalui Integrasi Horizontal

Pendekatan Kekuatan Kelemahan

Tim Ad-hoc 1. Kerjasama lintasfungsional

2. Orientasipemecahan masalah

Lebih reaktif dp.proaktif

Komite tetap/Pantap

Penguatan koordinasi 1. Mendorong lepasstruktur dasar

2. Mendorong pasiftiap struktur dasar

Manajemenmatriks

Penguatan fungsionaldan koordinasi melaluikegiatan/proyek

1. Belum mendorongperbaikan sistemtotal

2. Struktur kompleks3. Kurang integrasi

antar proyek/kegiatan

Halaman: 10

Halaman: 10

Penguatan Struktur Vertikal Melalui Pemilikan Sistem (System Ownership)

Pendekatan Kekuatan Kelemahan

Sistem Lintas-Fungsional

1. Terbentuknya sub-sistemtersendiri

2. Mendorong perbaikanunjuk-kerja melaluikerjasama tim

3. Orientasi pada klien

1. Pengaruh dankompleksitas vertikalmasih terasa

2. Memerlukan budayakerjasama tinggi

Sistemberorientasiproduk/layanan

1. Mengurangi kekakuanmasing-2 fungsi/ struktur

2. Mengurangi kompleksitasstruktur

3. Membangun tim danfleksibilitas

4. Mengurangi tinggi hirarki

1. Skala ekonomi (-)2. Tdk cocok u/

organisasi spesialistik3. Integrasi thd sistem

lain (-)4. Orientasi klien

mungkin (-)Sistemberorientasiklien

(1-4 diatas)5. Sangat respons thd

kebutuhan klien

(1-3 diatas)

Halaman: 11

Halaman: 11

Universitas &Lingk. Makro Lain

STRUCTURING PS. D3 TKV

KLIEN EXTERNAL

Struktur PS D3 TKV

Struktur Fakultas (dan Program

Studi)

Halaman: 12

Halaman: 12

Keunggulan Pendekatan Kepemilikan Sistem (System Ownership)

Tanggung jawab untuk peningkatan unjuk-kerja: jelas Tiap orang/kelompok berfikir/bersikap/bertindak

kesisteman yg mencakup organisasi secara total Identifikasi “system owner” untuk setiap sistem kritis yg ada Menguraikan sistem secara rinci Identifikasi seluruh sub-sistem yg diperlukan Menguraikan bentuk dan jenis ketergantungan masing-2

sub-sistem Prioritisasi sub-sistem berdasarkan kontribusinya Identifikasi kelemahan masing-2 sub-sistem dan sebab-

sebabnya Mengembangkan strategi sistem Mengembangkan sistem penilaian sistem Merekomendasi perubahan-2 menuju perbaikan

Halaman: 13

Halaman: 13

Contoh Sistem Perbaikan Mutu(1)

Langkah-1: Menyusun tanggung-jawab proses manajerial kesisteman Menyusun kriteria kepemilikan sistem tsb Identifikasi siapa ‘pemilik’ kesisteman tsb Menyusun uraian tugas

Langkah-2: Menyusun kebutuhan klien dan proses sistem Menyusun arus SIPOC Melakukan analisis kebutuhan klien Mengurikan kebutuhan klien dan kebutuhan sistem

Langkah-3: Menyusun indikator sistem Memilih indikator yg efektif Menilai indikator yg ada dalam sistem Mengembangkan sistem RR termasuk sistem kepuasan

klien

Halaman: 14

Halaman: 14

Contoh Sistem Perbaikan Mutu(2)

Langkah-4: Penilaian kesesuaian produk/layanan dg kebutuhan klien (conformance analysis) Kumpulkan data ttg operasi/proses produksi/layanan Identifikasi sebab variasi abnormal dan perbaiki Bandingkan produk/layanan dari proses yg stabil dengan

kebutuhan klien Langkah-5: Inovasi untuk peluang perbaikan sistem

Kumpulkan data berkaitan masalah-masalah dalam proses produksi/layanan

Identifikasi area/sub-area yg akan diperbaiki/ dikembangkan

Idenifikasi poses dalam area/sub-area yang akan diperbaiki/dikembangkan

Halaman: 15

Halaman: 15

Contoh Sistem Perbaikan Mutu(3)

Langkah-6: Buat prioritas yg akan diperbaiki/dikembangkan dan menetapkan obyektif-nya Identifiksi alternatif-alternatif perbaikan Pilih prioritas Susun obyektif-nya Buat PoA-nya

Langkah-7: Implementasi perbaikan/pengembangan mutu Penggerakan tim Buat PDCA-nya Implementasi Review (=C) secara berkala

Halaman: 16

Halaman: 16

Tugas Kelompok:

1. Carilah satu organisasi (bisa UHAMKA, RSJHK, dll)

2. Gambarkan struktur organisasinya 3. Gambarkan proses penjaminan mutunya.