Pengenalan Kepada Microsoft Excel 2007

KURSUS ICT 2012 ZON SARAWAK PENGENALAN KEPADA MICROSOFT EXCEL 2007

27 HINGGA 28 DISEMBER 2012 PMMK1, UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA SARAWAK

Aima Sumiyati Binti Maliki Suhanah Binti Shuhor

BAB 1

PENGENALAN

• Apakah itu Microsoft Excel 2007

• Tugas-tugas Yang Mampu Dilaksanakan Oleh Excel

• Memulakan Perisian Microsoft Excel

• Menutup (Keluar) Perisian Excel

• Mengenali Skrin Menu Excel

• Butang Microsoft Office (Microsoft Office Button)

• Quick Access Toolbar

• Title Bar

• Reben (The Ribbon)

• Mengenali Buku Kerja (Workbook) Dan Lembaran Kerja (Worksheet)

• Melayari Sel

• Name Box

• Melayari Lembaran Kerja

• Memilih Atau Menandakan Sel

• Pemilihan bersambung

• Pemilihan Terpisah

• Pemilihan Keseluruhan Baris / Lajur

• Teknik Penggunaan Tetikus

• Rumusan

BAB 2

MENCIPTA LEMBARAN KERJA (WORKSHEET)

• Apakah itu lembaran / helaian kerja (worksheet)

• Memasukkan Data

• Menyunting (Edit) Data

• Menyimpan Buku Kerja

• Format Nama Yang Boleh Digunakan

• Menutup Buku Kerja

• Rumusan

BAB 3

PENYUNTINGAN (EDIT) DAN PENGFORMATAN

• Arahan-arahan Tindakan

• Arahan Undo

• Arahan Redo

• Memindahkan / Menggerakkan Data

• Menyalin Data

• Salin Dan Tampal

• Menyalin Dengan AutoFill

• Rujukan Relatif (Relative Reference)

• Rujukan Mutlak (Absolute Reference)

• Mesej-mesej Ralat

• Memilih Atau Menandakan Sel

• Pemilihan Bersambung

• Pemilihan Terpisah

• Pemilihan Keseluruhan Baris / Lajur

• Rumusan

BAB 4

MEMBINA FORMULA

• Pembinaan Formula

• Keutamaan Operator

• Mencipta Formula

• Rujukan Sel Di Dalam Formula

• Mengemaskini Keputusan

• Menggunakan Fungsi

• Mencari Amaun Jumlah

• Mencari Nilai Purata, Maksima Dan Minima

• Rumusan

BAB 5

PENGFORMATAN LEMBARAN KERJA (WORKSHEET)

• Pengformatan Lembaran Kerja

• Mengubah Saiz Baris Dan Lajur

• Menukar Saiz Secara Manual

• Mengeset Saiz Dengan Ukuran Tepat

• Menambah Baris Dan Lajur

• Memadam Baris Dan Lajur

• Menyembunyikan Baris Dan Lajur

• Menukar Font Dan Atribut Aksara

• Menukar Penjajaran (Allignment)

• Wrap Text

• Penjajaran Lintang

• Penjajaran Menegak

• Memusing Teks

• Border Dan Pattern

• Menggunakan Workbook Themes dan Table Styles

• Memilih Stail Format

• Mengformat Nombor

• Menukarkan Nombor Decimal Kepada Peratusan

• Pelbagai Format Nombor

• Menukar Format Matawang

• Mengeset Format Tarikh Dan Masa

BAB 6

BEKERJA DENGAN LEMBARAN KERJA

• Menukar Nama Lembaran Kerja

• Membuang Lembaran

• Menyembunyikan Lembaran Kerja

• Memindahkan Lembaran Kerja

• Menyalin Lembaran Kerja

• Berbilang Lembaran Kerja

• Mengumpulkan Lembaran Kerja (Sheets Grouping)

• Membahagi Tetingkap

• Membesar dan Mengecilkan Paparan

• Menyusun Tetingkap

• Membahagi Tetingkap Lembaran Kerja Dengan Arahan Split

• Pembahagian dua tetingkap

• Membekukan Baris / Lajur

• Berbilang Buku Kerja Sebagai Workspace

BAB 7

MEMBINA GRAF / CARTA

• Mencipta Carta

• Penukaran Bentuk Graf / Carta

• Mengformat Carta / Graf

BAB 8

MENCETAK LEMBARAN KERJA

• Melihat Hasil Cetak Dengan Print Preview

• Toolbar Print Preview

• Mencetak Lembaran Kerja

• Mencetak Sebahagian Kawasan

• Menentukan Kawasan Cetakan

• Mencipta Kepala Dan Kaki Cetakan

NOTA MS EXCEL 2007 1

BAB

1

PENGENALAN MS EXCEL 2007

Objektif :-

Memahami apakah itu Excel

Memperkenalkan para peserta kepada kemahiran asas yang diperlukan untuk

mengaplikasi Microsoft Excel dengan berkesan

Para pelajar akan dapat memahami konsep asas lembaran kerja di dalam

pengendalian data-data berbentuk angka, pengiraan dan juga text

Mengetahui ciri-ciri / kriteria dalam Microsoft Excel

Berpengetahuan untuk memulakan dan mengakhiri perisian Excel

Apakah itu Microsoft Excel 2007 ?

Microsoft Excel 2007 merupakan salah satu aplikasi selain dari Microsoft Word,

Microsoft Access, Microsoft PowerPoint dan lain-lain aplikasi di dalam Microsoft Office

Suite. Ianya dikategorikan sebagai satu aturcara spreadsheet yang mengandungi baris

dan lajur. Fungsinya sebagai satu hamparan elektronik yang dijalankan di sesebuah

komputer peribadi membolehkan anda mengelolakan data kepada baris-baris dan lajur-

lajur yang telah disediakan. Anda boleh menggunakan ia untuk menjalankan pengiraan

matematik dengan cepat bagi pengiraan yang mudah ataupun kompleks. Ia dapat


mencipta jadual yang besar disamping menghasilkan carta atau graf seperti yang

dikehendaki.

Tugas-tugas Yang Mampu Dilaksanakan Oleh Excel

Diantara perkara-perkara yang boleh dilaksanakan di dalam Excel ialah:-

1. Mencipta jadual berangka.

2. Melaksanakan pengiraan yang mudah dan kompleks, samada menggunakan

formula yang dicipta sendiri ataupun menggunakan formula yang sudah dibina di

dalam Excel.

3. Mencipta carta dan graf dalam pelbagai bentuk seperti bentuk pai, graf, garisan,

radar dan lain-lain lagi mengikut keperluan pengguna berdasarkan sumber jadual

yang telah dipilih.

4. Memasukkan objek dan gambar pada dokumen.

5. Menyimpan data-data di dalam berbilang lembaran kerja di dalam satu satu fail.

6. Hasil dari carta ataupun graf yang dibina, analisa terhadap sesuatu data boleh

dilakukan.

7. Merakam langkah-langkah yang biasa dilakukan oleh pengguna dengan mencipta

satu makro.

8. Mencipta aturcara sendiri bagi memenuhi kehendak pengguna.

9. Mengendalikan pangkalan data.

Secara ringkasnya, ciri-ciri utama Microsoft Excel adalah seperti berikut :-

Ciri Utama : Keterangan :

Worksheets Menganalisa & mengira data. Boleh ada data, carta atau kedua-duanya sekali

Charts Mempersembahkan carta secara grafik

Database Untuk mengurus maklumat / data yang besar

Macros Untuk merakam langkah-langkah yang dilakukan

Advanced Formatting

Untuk mencipta laporan-laporan


Memulakan Perisian Microsoft Excel Terdapat beberapa cara yang boleh digunakan bagi memulakan Excel.

Klik Start Search All Programs Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007

Rajah 1.1

Klik pada paparan tetingkap (desktop) terhadap ikon Microsoft Office Excel 2007

sebanyak dua (2) kali.

Rajah 1.2


Menutup (Keluar) Perisian Excel

Terdapat beberapa cara untuk keluar dari Excel.

1. Klik ikon Microsoft Office Button dan seterusnya pilih Close.

Rajah 1.3

2. Klik pada butang X untuk keluar dari fail perisian Excel.

Rajah 1.4

3. Klik Office Button dan pilih butang Exit Excel.

Rajah 1.5


Mengenali Skrin Menu Excel

Adalah penting bagi pengguna-pengguna untuk mengetahui dan memahami akan

elemen-elemen dalam paparan skrin Excel. Gambarajah di bawah memaparkan skrin

Microsoft Excel 2007 yang dibuka buat pertama kalinya.

Rajah 1.6


Butang Microsoft Office (Microsoft Office Button)

Rajah 1.7

Di sudut atas sebelah kiri skrin Microsoft Excel 2007 terdapat butang Microsoft Office.

Apabila anda klik butang tersebut, gambarajah seperti di bawah akan dipaparkan. Anda

boleh menggunakan menu bagi mewujudkan satu buah fail baru, terbuka satu buah fail

sedia ada, menyelamatkan sebuah fail, dan menjalankan banyak tugas-tugas lain.

Rajah 1.8

Quick Access Toolbar

Rajah 1.9

Di sebelah butang Microsoft Office adalah Quick Access toolbar. Ianya memberi anda

untuk akses arahan yang anda sering gunakan. Secara lalai (default), menu Save,

Undo, dan Redo kelihatan pada Quick Access toolbar. Anda boleh menggunakan

Save untuk menyimpan fail anda, Undo untuk mengundurkan satu tindakan yang anda

telah lakukan, dan Redo untuk mengaplikasi semula satu tindakan yang anda telah

menggulung kembali.


Title Bar

Rajah 1.10

Di sebelah Quick Access toolbar adalah bar Title. Pada bar Title, Microsoft Excel

mempamerkan nama bagi buku kerja anda yang anda sedang gunakan.

Reben (The Ribbon)

Rajah 1.11

Anda akan menggunakan arahan-arahan untuk memerintah Microsoft Excel

melaksanakan apa yang anda ingin lakukan. Di Microsoft Excel 2007, anda

menggunakan Ribbon untuk mengeluarkan arahan-arahan. Ribbon terletak dekat

bahagian atas tetingkap Excel, di bawah Quick Access toolbar.

Di Ribbon sebelah atas terdapat beberapa tab seperti Home, Insert, Page Layout,

Formulas, Data, Review dan View; klik satu tab akan mempamerkan kumpulan-

kumpulan perintah. Sebagai contoh, apabila anda klik pada butang tab Home,

kumpulan-kumpulannya seperti Clipboard, Font, Allignment, Number, Styles, Cells dan

Editing akan dipamerkan. Dalam setiap kumpulan, terdapat arahan-arahan yang

berbentuk perintah butang-butang (buttons). Anda perlu klik butang-butang ini untuk

Tabs Button

s

Font Group Dialog Box Launcer

Ribbon

s


mengeluarkan arahan. Anda akan berjumpa dengan satu pelancar kotak dialog (dialog

box launcher) di satu sudut bawah sebelah kanan dalam setiap kumpulan. Apabila

anda klik pelancar kotak dialog, terdapat beberapa lagi arahan yang berkaitan yang

akan dipamerkan.

Mengenali Buku Kerja (Workbook) Dan Lembaran Kerja (Worksheet)

Sebuah buku kerja Excel merupakan sebuah program „spreadsheet‟ yang mengandungi

baris dan lajur. Lajur ialah kawasan menegak dan ditandai oleh huruf pada kepala lajur.

Baris ialah kawasan melintang dan ditandai oleh angka di kepala baris.

Apabila anda membuka satu fail di dalam Excel, maka fail tersebut adalah merupakan

atau dikenali sebagai „workbook‟ atau buku kerja. Fail yang belum disimpan dinamakan

secara lalai (default) sebagai Book#. Setiap fail boleh mengandungi beberapa halaman.

Halaman di dalam Excel dikenali sebagai „worksheet‟ atau lembaran kerja. Ianya

diumpamakan sebagai sebuah buku yang mengandungi berpuluh, beratus atau beribu-

ribu muka surat.

Satu lembaran kerja mengandungi lajur sehingga 16,384 lajur (Lajur A - XFD) dan baris

sehingga 1,048,576 baris (1 – 1,048,576). Persilangan diantara baris dan lajur

membentuk satu alamat sel.

Sel dirujuk dengan alamat iaitu bilangan lajur, diikuti dengan baris. Sebagai contoh, sel

A1 menunjukkan sel di lajur A dan baris 1.

Rajah 1.12


Melayari Sel

Cara mengaktifkan sel ialah dengan menggunakan tetikus dan klik pada sel yang

dikehendaki. Sekiranya sel anda melampaui kawasan skrin, anda boleh skrol skrin ke

kawasan kanan dan bawah menggunakan palang skrol (scroll bar) sehingga sel yang

dikehendaki terpapar.

Anda boleh terus menuju ke sel yang dikehendaki dengan arahan Go To. Kekunci fungsi

F5 adalah kekunci “Go To”. Jika anda menekan kekunci F5, anda akan mendapat kotak

“Go To”.

Pilih Edit, seterusnya klik Go to

atau

Tekan F5 di papan kekunci dan kotak Go to akan muncul seperti di

Rajah 1.3

Rajah 1.13

Taipkan alamat sel di dalam petak Reference dan klik OK atau

Klik di dalam petak Name Box

Taipkan alamat sel yang dikehendaki

Tekan Enter

Bagi tujuan yang sama, selain dari F5, anda boleh menekan kekunci “Ctrl + g”.


Name Box

Anda juga boleh menggunakan Name Box untuk terus ke lokasi sel dengan hanya

taipkan alamat sel yang dikehendaki. Seterusnya tekan kekunci Enter. Seperti contoh,

taipkan C9 di kotak Name Box. Anda akan dapati sel yang aktif adalah C9.

Rajah 1.14

Melayari Lembaran Kerja

Dengan menggunakan kekunci anak panah, anda boleh melayari sesebuah lembaran

kerja. Anda boleh menggunakan kekunci anak panah ke bawah untuk ke satu sel pada

satu masa. Anda juga boleh menggunakan kekunci anak panah ke atas untuk ke sel

atas pada satu masa. Kekunci tab boleh digunakan untuk pergi ke sel sebelah kanan.

Manakala, anda pula boleh menekan kekunci Shift dengan kunci tab untuk pergi ke sel

di sebelah kiri. Anda juga boleh menggunakan kekunci anak panah kiri dan kanan.

Begitu juga denga kekunci Page Up dan Page Down yang membolehkan anda melayari

sesebuah muka surat pada satu masa. Jika anda menekan kekunci Ctrl +Home, anda

anda berada di sel A1, permulaan sesebuah lembaran kerja.


Memilih Atau Menandakan Sel

Pemilihan sel melibatkan lebih dari satu sel. Kawasan sel ini dipanggil „range‟ atau julat.

Di dalam „spreadsheet‟, julat ditulis sebegini : A1:B17.

Terdapat dua jenis pemilihan sel :

i) Pemilihan bersambung (contiguous selection / adjacent range).

ii) Pemilihan terpisah (noncontiguous selection / non-adjacent range).

Pemilihan bersambung

Terdapat beberapa kaedah seperti penggunaan :-

i) Tetikus

Sekiranya anda hendak memilih julat A1:B7, klik dan tahan tetikus pada sel

permulaan (A1) dan seret tetikus ke sel terakhir (B7). Julat kawasan tersebut akan

di tandakan (highlighted).

ii) Papan Kekunci

Aktifkan sel pertama (A1). Tahan kekunci Shift. Gunakan kekunci anak panah dan

gerakkan ke sel terakhir (B7). Contohnya : Tekan anak panah kanan sekali, diikuti

anak panah bawah 6 kali.

iii) Tetikus dan papan kekunci

Klik sel pertama. Tahan kekunci Shift.. Klik sel terakhir. Kesemua sel diantara

kedua-dua sel akan terpilih. Cara ini dicadangkan jika ianya melibatkan julat

pemilihan yang besar.

iv) Name Box

Taipkan julat, contohnya, A1 : B7 ke dalam petak Name Box dan tekan Enter.


Pemilihan Terpisah

Anda hendak memilih julat kawasan yang terpisah, seperti anda memilih julat A1:B7 dan

pada masa yang sama, anda hendak memilih julat kawasan C5:F18. Bagaimanakah

untuk membuat pemilihan yang sebegini ?

Pilih dahulu A1 :B7

Tahan kekunci Ctrl

Pilih E2:E5

atau

Taipkan A1:B7, C5:F18 di petak Name Box.

Pemilihan Keseluruhan Baris / Lajur

Bagi memilih keseluruhan lajur, klik pada kepala lajur.

Bagi memilih beberapa lajur, klik dan tahan lajur pertama dan seret melintang ke lajur

terakhir. Pastikan sewaktu menyeret, pointer tetikus adalah palang besar.

Latihan 1

Kunci Anak Panah Ke bawah

Tekan kunci anak panah ke bawah beberapa kali. Nota : Kursor itu bergerak menurun

satu sel pada satu masa.

Kekunci Anak Panah Ke atas

Tekan kunci anak panah ke atas beberapa kali. Kursor itu bergerak menaik satu sel

pada satu masa.

Kekunci Tab

1. Gerakkan ke sel A1.


2. Tekan kekunci Tab beberapa kali. Nota : Kursor itu lakan bergerak ke sebelah

kanan sesuatu sel pada satu masa.

Kekunci Shift+Tab

Tekan kunci Shift dan kemudian tekan Tab. Nota : Kursor itu akan bergerak ke

sebelah kiri satu sel pada satu masa.

Kekunci Anak Panah Kiri dan Kanan

1. Tekan kekunci anak panah kanan. Kursor akan bergerak ke kanan.

2. Tekan kekunci anak panah kiri. Kursor akan bergerak ke kiri.

Kekunci Page Up / Page Down

1. Tekan kekunci Page Down. Kursor akan bergerak ke skrin ke muka surat ke

sebelah kanan.

2. Tekan kekunci Page Up. Kursor akan bergerak ke skrin ke muka surat ke sebelah

kiri.

Berikut adalah ringkasan beberapa teknik pintas bagi melayari sel anda dengan

menggunakan papan kekunci / anak panah :

Papan Kekunci / Anak Panah

Hasilnya

Anak Panah , , , : Bergerak ke sel bersebelahan kiri, kanan, atas atau bawah

Page Up / Page Down : Bergerak ke satu skrin ke atas / bawah

Home : Kembali ke sel pertama lajur semasa

Ctrl + Home : Kembali ke kedudukan asal (sel pertama) iaitu A1

Ctrl + Anak Panah : Bergerak ke sel sempadan sesuatu jadual „spreadsheet‟

(jika ada) atau ke sempadan (sel pertama / terakhir)


lembaran kerja mengikut arah anak panah. Jika terdapat

beberapa jadual di dalam lembaran kerja anda, dengan

menekan lagi papan kekunci, anda akan dibawa ke

sempadan jadual berikutnya. Sebagai contoh :

tekan ctrl + untuk pergi ke lajur terakhir

(XFD)

tekan ctrl + untuk pergi ke baris terakhir

(1,048,576)

Ctrl + End : Bergerak ke sel bawah – kanan kawasan yang

mempunyai data di dalam lembaran kerja. Fungsi ini dan

teknik terdahulu sangat berguna terutamanya apabila

anda mempunyai jadual senarai yang sangat panjang.

Ctrl + Tanda Noktah (.) : Jika anda mempunyai kawasan julat terpilih, dengan

menekan kekunci ini akan membawa anda ke sel bucu

kawasan terpilih mengikut arah lawan jam

Ctrl + Page Up / Down : Bergerak ke lembaran terdahulu / berikutnya

Jadual 1

Teknik Penggunaan Tetikus

Disenaraikan beberapa teknik asas penggunaan tetikus :

Klik : Tekan sekali butang kiri tetikus

Klik dua kali atau dwiklik : Tekan dua kali butang kiri tetikus dengan pantas

Klik kanan : Klik sekali butang kanan tetikus

Klik dan seret atau seret sahaja : Tahan butang kiri tetikus dan seretkan tetikus.


Rumusan

Adalah diharapkan di akhir bab ini, anda

dapat memahami dan mengenali skrin Excel dengan baik

cekap melayari skrin Excel dengan menggunakan pelbagai teknik penggunaan

papan kekunci dan anak panah


BAB

2

MENCIPTA LEMBARAN KERJA (WORKSHEET)

Objektif :-

Peserta kursus dapat mencipta lembaran kerja dengan mudah

Menunjukkan cara memasukkan formula ke dalam sel

Mendedahkan pelbagai cara menyalin data / formula

Mengenalkan perbezaan di antara rujukan relatif dan rujukan mutlak.

Memaparkan formula sebagai kandungan sel

Mempelbagaikan cara untuk memilih atau menandakan julat sel

Membuka dan menyimpan fail / buku kerja dengan baik.

Apakah itu lembaran / helaian kerja (worksheet)

Lembaran kerja ialah jadual yang mengandungi angka. Kebanyakan jadual yang dicipta

melibatkan banyak pengiraan. Mencipta lembaran kerja melibatkan beberapa proses

seperti :

1. Memasukkan data

2. Menyunting (edit) data

3. Membuat pemformatan

4. Menyimpan lembaran kerja

5. Menutup lembaran kerja


Langkah ke 4 (menyimpan lembaran kerja) tidak semestinya dilakukan terakhir mengikut

turutan. Anda adalah dinasihatkan menyimpan fail dengan segera supaya tidak

kehilangan buku kerja yang sedang ditaip. Anda perlu menyimpan lembaran kerja anda

setiap 30 minit ataupun setiap 5 minit tetapi sebaik-baiknya adalah setiap kali anda

melakukan sebarang perubahan / pengemaskinian terhadap dokumen.

Memasukkan Data

Apabila memulakan Excel, anda akan dibekalkan dengan sebuah buku kerja kosong

(secara lalainya Book#). Jika anda sedang bekerja dengan sebuah fail dan mahu

mencipta sebuah buku kerja yang baru,

Klik Office Button New Blank Workbook. Klik butang Create.

Rajah 2.1

atau

Klik ikon New

Rajah 2.2


Umumnya, terdapat dua jenis data yang dimasukkan ke dalam sel iaitu label dan nilai.

Label ialah teks atau apa sahaja data yang tidak melibatkan mengiraan seperti nama

syarikat, nama, nombor pekerja dan lain-lain. Nilai merupakan data yang melibatkan

pengiraan biasanya angka (Numeric).

Beberapa langkah untuk memasukkan data :

1. Klik sel yang hendak digunakan

2. Taipkan data

3. Tekan butang Enter (sel bawah akan aktif) atau Tab (sel kanan akan aktif) untuk

mengesahkan kemasukan data. Data di dalam sel akan dipaparkan di dalam petak

Formula Bar.

4. Tekan butang Esc untuk membatalkannya atau klik butang Cancel.

Butang Cancel Butang Enter

Rajah 2.3

Menyunting (Edit) Data

Dalam proses penyediaan sesuatu jadual, sudah tentu anda akan melakukan kesilapan.

Jika anda menyedari kesilapan anda sebelum mengesahkan kemasukan data, anda

boleh gunakan teknik pemadaman teks seperti biasa (tekan butang Back Space) untuk

memadam aksara kiri atau butang Delete untuk kanan) dan lakukan pembetulan.


Jika anda sudah mengesahkan kemasukan data, terdapat tiga cara penyuntingan :-

Pilih sel yang hendak dibetulkan, taipkan data yang betul dan tekan butang Enter.

Kaedah ini sangat sesuai jika data pembetulan dan data asal berbeza sama sekali

seperti menggantikan label ‟ Nombor Pekerja ‟ dan ‟Kelayakan‟.

Pilih sel yang hendak dibetulkan. Kandungan sel akan dipaparkan dipetak Formula

Bar. Lakukan pembetulan seperti biasa di dalam petak tersebut. Kaedah ini sesuai

jika data pembetulan tidak banyak berbeza dengan data asal seperti menggantikan ‟

Jabatan ‟ dengan ‟ Jawatan ‟ (di mana hanya satu aksara saja yang berubah).

Pilih sel yang hendak dibetulkan dan tekan butang F2. Excel membenarkan anda

melakukan pembetulan di dalam sel itu sendiri. Buat pembetulan seperti biasa.

Menyimpan Buku Kerja

Buku kerja yang dicipta mestilah disimpan bagi penggunaan selanjutnya. Proses

menyimpan tidak semestinya dilakukan setelah kerja anda siap. Sebaliknya simpanlah

buku kerja anda sekerap yang mungkin kerana terdapat banyak kemungkinan yang

akan berlaku seperti terputus bekalan elektrik.

Langkah-langkah untuk menyimpan buku kerja :

Klik Office Button Save

Pilih „folder‟ (lokasi ) untuk disimpan dokumen tersebut

Taipkan nama dokumen pada petak File name :

Klik butang Save

Selepas menyimpan buku kerja ini, anda akan dapati nama dokumen yang disimpan

muncul di Title Bar. Buku kerja yang dicipta akan diakhiri dengan „extension‟ atau

lanjutan .xls.

Jika anda memilih menu Save, dokumen yang disimpan akan ‟overwrite‟ dokumen yang

sebelumnya. Tetapi, jika anda ingin menyimpan dokumen tersebut dengan nama yang

lain, pilih menu Save As.


Format Nama Yang Boleh Digunakan

Beberapa syarat format nama yang boleh digunakan seperti :-

Anda boleh menggunakan aksara atau huruf sehingga 255 aksara termasuk ruang

kosong (space).

Jangan gunakan aksara-aksara seperti : /, \, <, >, *, ., ?, “, |, :, dan ;

Nama yang telalu panjang akan menyulitkan kerja dokumentasi anda.

Menutup Buku Kerja

1. Klik Office Button dan pilih menu Close. Ataupun,

2. Anda boleh klik X pada bucu atas sebelah kanan fail Excel tersebut

Rajah 2.4

Jika helaian kerja semasa tidak pernah diubah sejak ia dibuka, ia akan ditutup secara

automatik. Jika helaian kerja pernah diubah, kotak dialog berikut akan dipaparkan.

Rajah 2.5


Jika anda ingin menyimpan helaian kerja berkenaan sebelum menutupnya, klik butang

Yes. Klik butang No jika anda hendak menutup helaian kerja tanpa menyimpannya

sekali lagi. Sebarang perubahan yang dibuat selepas kali terakhir anda menyimpan

(Save) helaian ini akan hilang. Klik butang Cancel jika anda hendak membatalkan

operasi tutup helaian kerja

Rumusan

Pada akhir bab ini, anda telah menguasai kemahiran :

Mendapat gambaran mengenai Excel

Mengetahui proses-proses dalam sesuatu lembaran kerja

Membuka dan menutup fail Excel


BAB

3

PENYUNTINGAN (EDIT) DAN PENGFORMATAN

Objektif :-

Supaya anda dapat mengetahui, mempelajari dan memahami :-

Mengetahui arahan / tindakan dalam Excel

Pelbagai cara menyalin data / formula

Perbezaan di antara rujukan relatif dan rujukan mutlak.


Pelbagai cara untuk memilih atau menandakan julat sel

Banyak teknik pengeditan yang sebenarnya amat memudahkan proses kerja anda jika

anda tahu menggunakannya. Dalam buku ini, anda akan diberi penerangan tentang

bagaimana melakukan beberapa proses pengeditan mudah seperti arahan-arahan

tindakan, menggerak dan menyalin data.


Arahan-arahan Tindakan

Arahan-arahan yang dimaksudkan adalah seperti arahan memadam mengulangi

tindakan (Repeat). Kesemua arahan ini terdapat di dalam Quick Access Toolbar.

Untuk menambah menu / arahan lagi, pilih Customize Quick Access Toolbar.

Rajah 3.1

Skrin seperti di bawah akan paparkan dan anda boleh pemilihan menu / arahan yang

dikehendaki untuk diletakkan di Quick Access Toolbar.

Rajah 3.2

Sekiranya anda menu selain yang dipaparkan, anda pilih More Commands….

Pilih menu / arahan yang dikehendaki, klik butang Add>>, klik butang OK.


Rajah 3.3

Di butang tab Home, terdapat banyak menu / arahan seperti menebalkan /

menggariskan / menukar font, cut, copy, paste dan lain-lain lagi. Butang tab Home

mengandungi berbagai-bagai kumpulan seperti kumpulan Clipboard, Font, Allignment

dan lain-lain lagi seperti yang dipaparkan di skrin di bawah. Masing-masing mempunyai

fungsi tersendiri.

Rajah 3.4

Begitu juga dengan butang tab Insert, tab Page Layout, tab Formulas, tab Data, tab

Review, tab View dan tab Add-Ins. Anda perlu ambil pendekatan untuk melayari skrin

Excel dengan mencuba semua butang tab yang disediakan.


Arahan Undo

Memadamkan tindakan terdahulu. Mungkin anda secara tidak sengaja memadam

sesuatu dan bagi mendapatkannya kembali, klik butang Undo pada Quick Access

Toolbar.

Arahan Redo

Gunakan arahan ini bila anda telah membatalkan tindakan dengan arahan Undo dan

kemudian, mahu melakukannya kembali. Contohnya, anda telah memadam sesuatu,

dan kemudian membatalkan tindakan tersebut dengan arahan Undo. Perkara yang

dipadam tadi akan muncul semula. Jika setelah itu, anda ingin memadamnya kembali,

gunakanlah fungsi Redo. Anda boleh klik butang Redo pada Quick Access Toolbar.

Memindahkan / Menggerakkan Data

Terdapat dua cara untuk memindahkan data ke sel yang lain.

1. Cut and Paste (potong dan tampal)

Klik sel atau tandakan julat yang hendak dipindahkan / di gerakkan dan klik

Cut.

Klik sel sasaran dan tampal dengan mengklik butang Paste.

2. Drag and Drop (seret dan lepas)

Cara ini lebih mudah jika anda mahir menggunakan tetikus. Klik sel atau tandakan

julat sel asal (yang hendak dipindahkan kandungannya). Letakkan ‟pointer‟ pada

‟border‟ sel asal yang terpilih itu sehingga ‟pointer‟ menjadi anak panah seperti

begini


Tahan butang kiri tetikus dan gerakkan ‟pointer‟ ke sel sasaran (perhatian bahawa Excel

memaparkan alamat sel / julat yang terpilih ketika anda mengheretnya). Lepaskan

butang tetikus apabila anda tiba ke sel sasaran.

Menyalin Data

Terdapat dua cara yang boleh digunakan untuk menyalin data:-

1. Salin dan tampal

2. Menyalin dengan AutoFill

Salin Dan Tampal

Kaedah ini sama dengan kaedah salin dan tampal (copy and paste) pada aplikasi

Microsoft Office yang lain. Sebagai latihannya, kita akan mengira purata jualan bagi Jan

dan menyalinnya pada sel-sel bulan yang lain.

Taipkan formula purata di dalam sel C11, = AVERAGE(C6:C9)

Pastikan sel C11 masih terpilih. Salin data dengan mengklik butang Copy di toolbar

atau pilih Edit, Copy

Klik sel sasaran, D11 dan tampalkan data dengan mengklik butang paste atau pilih

Edit, Paste

Tekan butang Esc bagi menghilangkan border berkelip sel salinan

Anda juga boleh menampal salinan ke dalam beberapa sel serentak. Ulang langkah

yang ketiga, pilih D11:E11 dan tampalkan data.

Menyalin Dengan AutoFill

Ini adalah kaedah menyalin data yang paling mudah. Autofill adalah cara pintas untuk

menyalin data dengan hanya perlu menyeret tetikus. Langkah-langkahnya adalah

seperti berikut :


Klik sel yang mengandungi data atau formula yang hendak disalin

Letakkan „pointer‟ pada bucu bawah-kanan sel (titik empat segi yang dikenali

dengan nama „fill handle‟ atau pemegang fill) sehingga „pointer‟ bertukar daripada

palang tebal ke palang nipis +.

Seretkan tetikus sehingga kesemua sel sasaran terpilih.

Contoh : Cari jumlah bagi bulan Jan dan salin formula secara AutoFill ke sel lain (anda

perlu seret tetikus hingga ke sel F7).

Rajah 3.5

Perhatikan bahawa kedudukan atau julat sel sentiasa berubah di dalam formula yang

disalin. Contohnya, jumlah bagi Jan ialah =SUM(C3:C6), Feb=SUM(D3:D6), Mac

=SUM(E3:E6), dan seterusnya. Rujukan seperti ini dipanggil rujukan relatif (Relative

Reference) di mana rujukan sel akan berubah mengikut sel formula. Selain dari rujukan

relatif, terdapat juga satu jenis rujukan iaitu rujukan mutlak (Absolute Reference).

Rujukan Relatif (Relative Reference)

Rujukan sel yang telah dipelajari sebelum ini ialah rujukan relatif. Bila anda menyalin

sesuatu formula, ia akan diubah atau dikemaskinikan mengikut kedudukan sel yang

terlibat dalam pengiraan formula itu. Seperti yang telah dibincangkan sebelum ini, bila


anda menyalin (atau menggerakkan formula atau sel yang terlibat), formula anda juga

akan turut dikemaskini.

Contoh : Carikan jumlah bagi Jan (B7). Gunakan ciri AutoFill untuk salin formula ke sel

C7:E7. Carikan jumlah bagi Air (F4) dan salin formula ke sel F5:F7.

Rajah 3.6

Perhatikan dengan menyalin formula seperti ini, Excel akan menggunakan rujukan sel

relatif. Sebenarnya, secara lalai setiap kali anda menyalin formula, Excel akan

menggunakan rujukan sel sebagai rujukan relatif.

Rujukan Mutlak (Absolute Reference)

Walaupun ciri ini sangat memudahkan pengguna, ada kalanya anda perlu menetapkan

kedudukan sesuatu sel di dalam formula. Perhatikan rajah di bawah di mana anda perlu

mencari nilai peratusan item jualan berbanding jualan keseluruhan di lajur G.


Rajah 3.7

Dengan menyalin formula, Excel akan menggunakan rujukan sel relatif. Dalam kes

mencari peratusan, rujukan relatif akan menyebabkan keputusan kita salah. Bagi

mencari peratusan keseluruhan, formulanya ialah “Jumlah /Jumlah Keseluruhan” iaitu

=F4/F7. Bila anda salin formula ini ke bawah (G5:G7), anda akan memperolehi

keputusan yang salah (#DIV/0!).

Semak kandungan G5, G6 dan G7 dan anda akan mendapati bahawa formula

mengubah kedua-dua kedudukan sel masing-masing iaitu (F5/F8, F6/F9 dan F7/F10).

Bagi menetapkan sel, iaitu kedudukan baris dan lajur, tambahkan tanda „dollar‟ ($)

dihadapan baris dan lajur sel tersebut. Ubahsuai formula di dalam G4 tadi dengan

=F4/$F$7. Anda juga boleh letakkan kursor sebelum F7 di dalam petak Formula Bar

dan klik kekunci F4. Kemudian, gunakan ciri AutoFill dan salin formula ke sel G5/G7.

Rujukan, seperti ini di mana kedudukan sel ditetapkan dipanggil sebagai rujukan mutlak

(absolute reference).

Mesej-mesej Ralat

Kesemua mesej ralat Excel dimulai dengan #. Terdapat tujuh kod ralat yang mungkin

akan kerap anda jumpa. Anda perlu mengedit formula atau mengubah kandungan sel


untuk membuang mesej ralat atau memaparkan keputusan yang diharapkan. Jadual di

bawah menunjukkan tujuh kod kesilapan biasa.

Kod

Kesilapan

Keterangan

#DIV/0! Formula cuba membahagi dengan nilai kosong. Pastikan

sel yang dibahagi mempunyai nilai.

#N/A Formula merujuk pada nilai yang tidak boleh didapati.

#NAME Formula mengandungi teks yang tidak dapat difahami

Excel. Semak ejaan fungsi atau nama julat yang ditaip.

#NULL! Merujuk kepada persilangan dua kawasan yang tidak

bersilang.

#NUM! Formula silap menggunakan nombor, misalnya mengira

punca kuasa dua nombor negatif.

#REF! Formula mengandungi rujukan sel yang tidak sah.

#VALUE! Formulamerujuk kenyataan atau operator yang salah.

Memilih Atau Menandakan Sel

Pemilihan sel melibatkan lebih dari satu sel. Kawasan sel ini dipanggil „range‟ atau julat.

Di dalam „spreadsheet‟, julat ditulis sebegini : A1:B17.

Terdapat dua jenis pemilihan sel :

Pemilihan bersambung (contiguous selection / adjacent range).

Pemilihan terpisah (noncontiguous selection / non-adjacent range).


Pemilihan Bersambung

Terdapat beberapa kaedah seperti penggunaan :-

i) Tetikus

Sekiranya anda hendak memilih julat A1:B7, klik dan tahan tetikus pada sel

permulaan (A1) dan seret tetikus ke sel terakhir (B7). Julat kawasan tersebut akan

di tandakan (highlighted).

ii) Papan Kekunci

Aktifkan sel pertama (A1). Tahan kekunci Shift. Gunakan kekunci anak panah dan

gerakkan ke sel terakhir (B7). Contohnya : Tekan anak panah kanan sekali, diikuti

anak panah bawah 6 kali.

iii) Penggunaan keunci F8- mod perlanjutan („Extend Mode‟).

iv) Tetikus dan papan kekunci

Klik sel pertama. Tahan kekunci Shift.. Klik sel terakhir. Kesemua sel diantara

kedua-dua sel akan terpilih. Cara ini dicadangkan jika ianya melibatkan julat

pemilihan yang besar.

v) Name Box

Taipkan julat, contohnya, A1 : B7 ke dalam petak Name Box dan tekan Enter.

Pemilihan Terpisah

Anda hendak memilih julat kawasan yang terpisah, seperti anda memilih julat A1:B7 dan

pada masa yang sama, anda hendak memilih julat kawasan C5:F18. Bagaimanakah

untuk membuat pemilihan yang sebegini ?

Pilih dahulu A1 :B7

Tahan kekunci Ctrl

Pilih E2:E5 atau

Taipkan A1:B7, C5:F18 di petak Name Box.


Pemilihan Keseluruhan Baris / Lajur

Bagi memilih keseluruhan lajur, klik pada kepala lajur.

Bagi memilih beberapa lajur, klik dan tahan lajur pertama dan seret melintang ke

lajur terakhir. Pastikan sewaktu menyeret, pointer tetikus adalah palang besar

Jika anda hendak melaksanakan sesuatu fungsi ke atas sekumpulan sel, pertama sekali

anda perlu memilih („highlight‟) sel. Latihan-latihan berikut akan menunjukkan cara-cara

untuk memilih sel samada pemilihan bersambung ataupun pemilihan terpisah.

LATIHAN 3

Pemilihan Sel

Jika anda hendak memilih sel A1 hingga D7,

Pilihan pertama : Penggunaan kekunci F8

1. Klik sel A1.

2. Tekan kekunci F8.


3. Anda dapat melihat "Extend Selection" dipaparkan pada Status bar. Ini bermakna

anda sedang dalam mod perlanjutan (Extend mode).

4. Klik pada sel D7. Excel akan „highlights‟ sel A1 hingga D7.

5. Tekan kekunci Esc di mana-mana sahaja pada lembaran kerja untuk memadamkan

pemilihan („highlighting‟).

Pilihan Kedua: Pemilihan sel secara heret („Dragging‟)

Anda boleh memilih kawasan sel yang dikehendaki dengan menekan tetikus di sebelah

kiri dan heret („drag‟) tetikus ke kawasan sel yang dikehendaki. Sebagai tambahan,

anda boleh melaksanakan pemilihan terpisah dengan cara :

1. Klik sel A1.

2. Tekan kekunci Ctrl. Jangan lepaskan sehingga langkah 6. Penggunaan

(penekanan) kekunci Ctrl membolehkan anda melaksanakan pemilihan sel secara

terpisah di atas sesuatu lembaran kerja. Tekan tetikus di sebelah kiri dan buat

pemilihan dari sel A1 hingga B5.

3. Anda masih menekan kekunci Ctrl dan tidak perlu lagi menekan tetikus sebelah kiri.

4. Klik pula sel C6 dan tekan tetikus sebelah kiri dan gerakkan ke sel D10. Lepaskan

tetikus sebelah kiri.

5. Lepaskan kekunci Ctrl. Sel A1 hingga B5 dan Sel C6 to D10 akan di‟highlight‟.


6. Tekan kekunci Esc di mana-mana pada lembaran kerja untuk memadamkan

pemilihan sel.

LATIHAN 4

Kemasukan Data

Dalam bahagian ini, anda akan mempelajari bagaimana hendak memasukkan data ke

dalam lembaran kerja. Pertama sekali, anda mesti meletakkan kursor ke dalam sel di

mana anda hendak memulakannnya. Taip data, kemudian tekan kekunci Enter. Jika

anda hendak menghapuskan data, tekan kekunci Backspace untuk menghapuskan satu

karekter (character) pada satu masa.

1. Klik sel A1.

2. Taip “Bunga Raya”. Pada kali ini , jangan tekan kekunci Enter.

Penghapusan Data


Kekunci Backspace akan menghapuskan satu karekter (character) pada satu masa.

1. Tekan kekunci Backspace key sehingga “Raya” dipadamkan.

2. Tekan kekunci Enter. Nama Bunga akan dipaparkan di sel A1.

Pembetulan Data

Setelah anda memasukkan data ke dalam sel, anda boleh membetulkan kandungan di

dalam sel dengan menekan kekunci F2 (pada ketika ini, kursor sudah berada di sel yang

hendak betulkan).

LATIHAN 5

Pembetulan kandungan sel.

Pilihan pertama : Penggunaan kekunci F2.

Tukar “Bunga” ke “Bungaku”.

1. Klik sel A1.


2. Tekan kekunci F2.

3. Taip “ku” selepas “Bunga”.

4. Tekan kekunci Enter.

Pilihan kedua : Penggunaan Formula Bar

1. Klik sel A1.

2. Klik pada Formula bar.

3. Taip “ku” di Formula Bar selepas “Bunga”.


Pilihan ketiga : Klik sebanyak dua (2) kali di dalam sel

Anda boleh menukar “Bunga” kepada “Daun” dengan cara :


1. Klik sebanyak dua kali di dalam sel A1.

2. Tukarkan nama “Bunga” kepada “Daun”.


Rumusan

Adalah diharapkan, di akhir bab ini anda dapat mengetahui

Cara-cara untuk menyalin data / formula

Perbandingan di antara rujukan relatif dan rujukan mutlak.

Membetulkan kandungan sel

Membuat pemilihan julat sel samada pemilihan bersambung ataupun pemilihan

terpisah


BAB

4

MEMBINA FORMULA

Objektif :


Mengetahui kaedah memasukkan fungsi dan menggunakan fungsi asas

Pelbagai cara menyalin data / formula

Membezakan di antara rujukan relatif dan rujukan mutlak.


Mengetahui mesej-mesej ralat


Pembinaan Formula

Excel menawarkan persekitaran yang kaya di mana anda boleh membina formula yang

kompleks. Terdapat beberapa ciri yang disediakan untuk membantu anda melakukan

kerja pengiraan.

Formula mestilah bermula dengan simbol = . Excel menganggap apa-apa data yang

bermula dengan tanda sama dengan (=) adalah sebagai satu formula. Formula

mempunyai tiga asas pembinaan iaitu :

1. Operand

Ianya ialah data yang akan dikira. Ia boleh jadi nilai yang tetap atau malar (constant

values) seperti nombor yang anda taip ke dalam sesuatu sel atau formula; alamat

sel atau julat.

2. Operator

Ianya merupakan formula yang boleh mengandungi lima operator asas matematik

iaitu :

Operator Tujuan

+ Tambah

- Tolak

* Darab

/ Bahagi

^ Eksponen (kuasa)

3. Fungsi

Fungsi adalah formula „built-in‟ (sedia ada) yang boleh membantu anda

melaksanakan pengiraan dengan mudah dan cepat, biarpun ianya satu pengiraan

yang kompleks. Pelbagai fungsi yang telah disediakan seperti SUM,

SUMPRODUCT, AVERAGE, MAXIMUM, MINIMUM dan lain–lain lagi.


Keutamaan Operator

Kebiasaannya, terdapat lebih dari satu jenis operator. Dalam hal ini, Excel mematuhi

hukum algebra dengan mengira nilai mengikut susunan keutamaan pengiraan iaitu :

Eksponen (^)

Darab (*) dab Bahagi (/)

Tambah (+) dan Tolak (-)

Seperti hukum algebra, anda boleh mengubah sususnan di atas dengan menambah

tanda kurungan - ( ). Excel akan mengira nilai yang terletak di dalam kurungan terlebih

dahulu. Lihat contoh di bawah.

Formula Jawapan

2 – (3 ^ 2) + 2 * 5 -17

(8 * 5) + 2 ^ 2 44

(12 – 1) – (5 – 2) * 0 11

6+2 * (8 – 2) /2 14

Mencipta Formula

Anda boleh mencuba membina formula mudah dengan menaip di dalam satu sel. Di sini,

„operand‟ bagi sel ialah nilai malar.

Klik satu sel, contohnya B2

Taip =6+9

Tekan butang Enter


Rajah 4.1

Perhatikan sel B2 memaparkan keputusan formula, manakala Formula Bar

memaparkan formula.

Rujukan Sel Di Dalam Formula

Selain dari memasukkan nilai malar sebagai „operand‟, cara yang lebih „popular‟ di

dalam Excel ialah menggunakan rujukan sel iaitu menggunakan „operand‟ alamat sel

atau julat. Sebagai contoh, katakanlah anda hendak mengira 25 + 34. Letakkan 25 dan

34 di sel A1 dan B1. Anda hendak meletakkan jawapannya di dalam sel A3. Ikuti

langkah-langkahnya :

Klik sel A3

Taip = A1+A2 (Anda boleh juga menggunakan huruf kecil)

Sahkan pengiraan anda dengan menekan butang Enter

Keputusan akan dipaparkan dalam sel A3, manakala formulanya di dalam petak

Formula Bar (seperti di Rajah 4.2)


Rajah 4.2

Anda boleh mengelak kesilapan menaip dengan mengklik sel yang anda hendak

masukkan ke dalam formula. Kaedah ini dikenali sebagai menampal rujukan sel.

Mengemaskini Keputusan

Kaedah yang menggunakan rujukan sel sebagai „operand‟ sangat berkuasa dan

digemari oleh kebanyakan pengguna. Ini adalah kerana kaedah ini mampu

mengemaskinikan keputusan apabila nilai di dalam sel yang terlibat di dalm pengiraan

itu berubah. Contohnya, apabila anda mencampur A1 + A2, anda mencampur nilai di

dalm sel-sel tersebut. Maka apabila nilai di dalam sel berubah, keputusan juga akan

turut berubah.

Menggunakan Fungsi

Fungsi ialah formula yang telah ditentukan dan tersimpan di dalam Excel. Terdapat

ratusan fungsi yang tersedia untuk digunakan.


Rajah 4.3

Sintak fungsi yang paling asas :

=Nama Fungsi(Argumen)

Argumen boleh berupa teks, nilai malar atau julat. Dalam kebanyakan fungsi-

fungsi mudah, sintak fungsi berupa

=Nama Fungsi(Julat)

Dalam pembelajaran MS Excel asas dan pertengahan ini, kita hanya akan menyentuh

pembinaan formula biasa seperti mencari jumlah, nilai purata, nilai maksimum dan

minimum.

Mencari Amaun Jumlah

Jumlah boleh dicari dengan menggunakan fungsi SUM. Menggunakan contoh terdahulu,

anda mahu mencari jumlah 25 + 34 (yang terletak di sel A1 dan B1) pada sel A3. Di sini,

julat sel yang hendak dikira ialah A1:B1. Bagi menaip formula tersebut :-

Klik sel jumlah iaitu A3

Klik AutoSum


Sahkan pengiraan julat data anda dengan menandakan kawasan sel yang

dikehendaki (highlighted)

Rajah 4.4

Mencari Nilai Purata, Maksima Dan Minima

Tiga fungsi asas ini sering digunakan sebagai perkiraan penting dalam Microsoft Excel.

Nama fungsi bagi operasi mencari nilai-nilai tersebut adalah sangat jelas seperti

AVERAGE (untuk mencari purata), MAXIMUM (untuk mencari nilai tertinggi) dan

MINIMUM (untuk mencari nilai terendah). Sebagai contoh, bagi mencari purata untuk

bulan Jan,

Klik tab Formulas Average (seperti yang ditunjukkan dalam rajah di bawah)

Rajah 4.5

Garisan putus-putus akan berada di kawasan / julat yang dikehendaki


Untuk mengesahkan pengiraan purata terhadap julat tersebut, tekan kekunci Enter

Rajah 4.6

Ikuti langkah-langkah yang telah dinyatakan di atas untuk mencari nilai maksima dan

minima. Untuk mencari nilai maksima, gunapakai fungsi MAXIMUM. Manakala, untuk

mencari nilai minima, gunapakai fungsi MINIMUM.

Rumusan


Melakukan pengeditan mudah

Memformat lembaran seperti mengubah baris / lajur

Memformat jadual dengan AutoFormat

Menggunakan format bersyarat

Mengenal dan menggunakan pelbagai format nombor


BAB

5

PENGFORMATAN LEMBARAN KERJA (WORKSHEET)

Objektif :-

Diakhir bab ini, anda

Dapat mengetahui bagaimana untuk mengubah saiz baris dan lajur

Bagaimana untuk menyembunyikan dan menghapuskan baris dan lajur

Mengetahui semua bentuk pengformatan nombor


Pengformatan Lembaran Kerja

Pengformatan ditafsirkan sebagai mengubah rupa atau cara paparan sesuatu lembaran

kerja. Contohnya, bila anda menebalkan tulisan, menukar warna latar sel, atau

menambah „border‟, anda sebenarnya telah menukar format sesuatu lembaran kerja

supaya kelihatan lebih kemas dan senang dibaca.

Kebiasaannya, anda akan memformat sesebuah lembaran kerja untuk dua tujuan

utama :-

Memformat data – Menentukan bagaimana sesuatu data dipaparkan seperti tulisan

tebal bagi teks atau format matawang bagi angka

Memformat jadual – Mempercantikkan lagi jadual dengan menukar warna,

menambah border, menukar bentuk tulisan (font) dan lain-lain lagi.

Mengubah Saiz Baris Dan Lajur

Dalam proses mencipta lembaran kerja, anda sering perlu mengubah baris dan lajur

seperti saiznya, menambah atau menghilangkannya. Pengetahuan ini akan dapat

membantu anda untuk memperkemaskan lagi bentuk dan rupa helaian kerja yang anda

ciptakan.

Lebar asal lajur ialah 8.43, ketinggian asal baris ialah 15.

Rajah 5.1

Apabila anda menaip data angka, Excel biasanya akan melaraskan saiz lajur dengan

kandungan yang dimasukkan. Tetapi Excel tidak bertindak demikian bagi teks. Jika teks


panjang, Excel akan terus mengekalkan lebar lajur asal. Jika terdapat data pada sel

kanan bersebelahan, kandungan sel tadi akan disorokkan. Excel juga akan melaraskan

ketinggian baris dengan saiz kandungan. Jika anda hendak membesarkan saiz font data

samada berupa angka atau teks, langkah-langkah di bawah adalah beberapa contoh

yang boleh anda ikuti.

Menukar Saiz Secara Manual

Jika anda mahu membesarkan lajur B, letakkan „pointer‟ di „border‟ kanan kepala lajur B

sehingga ia bertukar menjadi dua kepala anak panah. Seretkan tetikus ke kanan

sehingga ke saiz baru. Bagi mengubah baris, seret „border‟ bawah kepala baris

berkenaan.

Mengeset Saiz Dengan Ukuran Tepat

Sekiranya anda hendak mengesetkan saiz lajur sebanyak 20, guna tetikus di sebelah

kanan dan klik Column Width, taip 20 di petak Column width dan klik butang OK. Bagi

menukar ketinggian baris pula sebanyak 35, klik Row Height, taip 35 di petak Row

height dan klik butang OK.

Menambah Baris Dan Lajur

Jika anda perlu menambah baris, pilih baris sebelum dan guna tetikus di sebelah kanan.

Klik Insert Rows. Gunakan kaedah yang sama jika anda hendak menambah lajur

(Insert Columns). Anda juga boleh menyisip lebih dari satu baris atau lajur.

Contohnya, jika anda mahu menyisip tiga lajur baru. Anda perlu tandakan tiga lajur,

kemudian pilih Insert Columns. Lajur-lajur baru akan ditambah sebelum lajur yang

ditanda.


Memadam Baris Dan Lajur

Bagi membuang baris atau lajur (berserta kandungannya),

Pilih baris / lajur yang hendak dibuang

Guna tetikus di sebelah kanan dan klik Delete

dan baris / lajur tersebut akan dibuang.

Menyembunyikan Baris Dan Lajur

Di atas sebab-sebab tertentu, anda perlu menyembunyikan beberapa baris atau lajur.

Ikuti langkah-langkah di bawah :-

Plih baris atau lajur yang hendak disembunyikan, katakanlah lajur B.

Guna tetikus di sebelah kanan dan klik Format Columns Hide.

Anda akan dapati lajur B tiada pada skrin. Yang muncul hanyalah lajur A, C, D dan

seterusnya.

Bagi memaparkan kembali lajur tersebut,

Pilih dua lajur di antar lajur yang tersembunyi tadi. Bagi contoh di atas, pilih lajur A

dan C.

Guna tetikus di sebelah kanan dan klik Unhide.

Menukar Font Dan Atribut Aksara

Secara lalai, font yang digunakan di lembaran kerja ialah Arial – 10 pt. Penukaran font

dan atribut teks boleh menjadikan jadual lebih mudah dibaca, membezakan diantara

label dan nilai, serta menekankan fakta-fakta penting.


Menukar Penjajaran (Allignment)

Data yang terkandung di dalam satu sel boleh dijajarkan dengan pelbagai cara :

Sebelum mengubah penjajaran :

Pilih sel atau julat sel di mana penukaran akan dilakukan

Pilih Format Cells

Klik tab Allignment. Petak seperti di bawah akan muncul.

Rajah 5.2

Wrap Text

Jika kandungan sel anda panjang melebihi ruang lajur, ianya akan dipaparkan pada sel

bersebelahan. Cara untuk mengatasinya adalah dengan cara menggunakan Wrap Text.


Rajah 5.3

Di sel A1, taip „Teks ini terlalu panjang‟

Tekan kekunci Enter

Klik semula sel A1

Klik tab Home grup Allignment butang Wrap Text

Excel akan „wrap‟ teks tersebut.

Rajah 5.4

Penjajaran Lintang

Penjajaran ini mempunyai beberapa pilihan seperti penjajaran kiri, kanan dan tengah.

Secara lalai, data teks akan dijajarkan ke sebelah kiri (left) dan angka ke sebelah kanan

(right). Data juga boleh dijajarkan ditengah-tengah teks. Anda boleh mengubahnya


dengan memilih Horizontal pada petak Text Allignment. Anda juga boleh menukar

penjajaran lintang dengan menggunakan butang Left, Center, Right di grup

Allignment.

Rajah 5.5

Penjajaran Menegak

Excel juga membenarkan anda menentukan penjajaran menegak. Data boleh diletakkan

pada bahagian bawah (Bottom), atas (Top) atau tengah (Center) sel. Penjajaran tegak

seimbang (Justify) akan menyebabkan teks sentiasa terjajar seimbang pada bahagian

atas dan bawah. Secara lalai, penjajaran menegak data ialah bawah (Bottom).

Memusing Teks

Teks boleh diubah orientasinya, bukan sekadar melintang sahaja. Anda boleh memusing

teks pada 90 º, atau secara menyendeng 45 º.

Border Dan Pattern

Border ialah garisan atau kotak yang ditambah pada tepi sel atau julat sel yang terpilih.

Pattern pula merujuk kepada latar sel yang boleh jadi warna padu (solid) ataupun

bercorak (lorekan).

Satu cara mudah dan cepat menambah border ialah membuat pilihan di Bottom

Border seperti yang ditunjukkan di Rajah 5.6 .

Pilih sel yang hendak letakkan border

Kemudian, pilih jenis border yang dikehendaki.


Rajah 5.6

Menggunakan Workbook Themes dan Table Styles

Theme adalah suatu cara untuk pengguna MS Excel melakarkan bentuk font, warna dan

efek grafik pada buku kerja anda dengan menggunakan Themes yang sudah

disediakan. Untuk tujuan itu, anda perlu klik pada tab Page Layout grup Themes

Rajah 5.7


Memilih Stail Format

Anda boleh memilih format sendiri untuk jadual yang dicipta seperti menukar saiz dan

bentuk font, warna latarbelakang dan lain-lain lagi dengan cara mengklik tab Home grup

Styles butang Cell Styles

Sekiranya tiada format yang diingini, anda boleh memilih stail sendiri dan menciptanya

dengan mengklik New Cell Style seperti di Rajah 5.8

Rajah 5.8

MS Excel 2007 membenarkan anda mencipta stail sendiri dan menyimpannya. Taip nama

untuk stail yang baru di dalam petak Style name dan klik butang Format. Anda boleh

memilih bentuk-bentuk font, alignment, border dan lain-lain lagi. Seterusnya, klik butang Ok

di skrin Format dan butang OK di skrin Style. Anda boleh mengaplikasikan stail ciptaan

anda pada bila-bila masa sahaja.


Rajah 5.9

Rajah 5.10


Mengformat Nombor

Terdapat pelbagai format nombor di dalam MS Excel seperti Number, Currency,

Percentage dan lain-lain lagi.

Taip 12345 di sel B3.

Klik √ pada Formula Bar. Anda akan lihat nombor tersebut akan berada

di sebelah kanan.

Rajah 5.11

Klik tab Home.

Klik grup Number butang General. Skrin seperti di atas akan dipaparkan.

Pilih Number. Excel menambah 2 titik perpuluhan selepas nombor 12345

menjadi 12345.00


Rajah 5.12

Klik butang pada grup Number. Excel akan meletakkan tanda pada digit

yang sepatutnya.

Klik butang untuk meletakkan tanda matawang pada nombor di sel.

Klik butang untuk menambah nombor dalam titik perpuluhan.

Klik butang untuk mengurangkan nombor dalam titik perpuluhan.

Menukarkan Nombor Decimal Kepada Peratusan

Rajah 5.13

Klik pada sel C2 taip 0.45 tekan kekunci Enter.

Klik butang dan Excel akan menukarkan nombor decimal kepada

nombor dalam bentuk peratusan seperti di rajah 5.14


Rajah 5.14

Pelbagai Format Nombor

Terdapat banyak lagi format nombor di dalam Excel. Kategori format nombor ini terdapat

dalam skrin Format Cells Number. Untuk mendapatkannya :

Pilih sel yang nombor formatnya akan ditukar

Klik tetikus di sebelah kanan, pilih Format Cells

Klik tab Number. Semua kategori format muncul dalam petak Category.

Rajah 5.15 Rajah 5.16

Bila anda memilih opsyen tertentu pada setiap kategori, nombor yang dipaparkan dalam

sel dapat dilihat dalam petak Sample.


General

Ini adalah format default. Data yang dipaparkan sama seperti yang anda taip.

Number

Format ini akan menentukan rumah perpuluhan dan menambah pemisah (biasanya

koma). Petak Decimal Places akan menentukan jumlah rumah perpuluhan yang akan

dipaparkan (secara lalainya =2). Jika anda memasukkan 1234.568, Excel akan

menambah koma dan membundarkan nilai tersebut kepada dua tempat perpuluhan i.e.

1,234.57. Anda juga boleh menentukan format nilai negatif.

Currency / Accounting

Format matawang akan menambah simbol yang terdapat di dalam ikon Regional and

Language Options. Simbol matawang akan diletakkan sebelum nombor.

Menukar Format Matawang

Bagi pengguna Malaysia, anda mungkin berminat menukar simbol matawang kepada

RM.

Klik 2 kali pada ikon Regional and Language Options

Rajah 5.17


Rajah 5.18 Rajah 5.19

Klik butang Customize this format…

Klik Currency. Petak Currency muncul.

Taip RM di dalam petak Currency Symbol.

Klik butang Apply butang OK di kedua-dua kotak dialog.

Oleh kerana Regional and Language Options terletak di bawah opsyen Contol Panel,

perubahannya akan mempengaruhi keseluruhan sistem. Contohnya, jika anda menukar

format matawang pada RM, kesemua format matawang dalam program lain seperti

Access akan turut menggunakan format ini.

Mengeset Format Tarikh Dan Masa

Jika anda berhajat menukarkannya dengan format tarikh dan masa Malaysia, anda

boleh melakukannya di dalam Regional and Language Options. Untuk tujuan itu, klik

tab Date dan Time.

Date

Anda boleh memilih format tarikh yang hendak d ikeluarkan. Tekan kekunci

untuk mendapatkan tarikh terkini. Jika anda menekan kekunci

anda akan memperolehi masa terkini, dengan syarat tarikh dan

masa di PC anda adalah betul dan terkini.

Ctrl + ;

Ctrl + Shift + ;


Percentage

Format ini akan membahagi nilai sel dengan 100 dan memaparkan tanda peratus dalam

sel. Secara lalainya, tempat perpuluhan ditentukan sebanyak 2 sahaja.

Fractions

Format ini akan menyimpan nombor dalam format perpuluhan dan memaparkannya

dalam sel sebagai pecahan menggunakan 9 jenis setting. Contohnya, masukkan nilai

setengah dengan menaip 0 ½ ; pilih opsyen-opsyen setting pecahan di sini dan lihat

nombor paparannya pada petak Sample.

Scientific

Format ini akan memaparkan nombor dalam ungkapan saintifik i.e. 0.00E+00.

Contohnya, 987654321 dipaparkan sebagai 9.88E+08 di mana 9.88 darab 10 kuasa 8.

Text

Menukar format angka kepada teks. Excel akan menganggap nombor ini sebagai teks

dan ia akan diabaikan dalam pengiraan. Berbeza dengan nombor, teks akan dijajarkan

di sebelah kiri sel. Sebagai cara pintas, anda boleh memulakan nombor dengan („) bagi

menjadikan entri tersebut sebagai teks.


BAB 6

BEKERJA DENGAN LEMBARAN KERJA

Objektif :-

Supaya anda tahu bekerja dengan lembaran kerja yang berbilang-bilang

Dapat membahagi tetingkap dengan menggunakan arahan Split

Dapat menggunakan kemahiran untun membekukan tetingkap

Dapat mengetahui bagaimana untuk menambah, menghapuskan, menamakan

lembaran kerja dan lain-lain perkara yang berkaitan

Fail Excel dikenali dengan buku kerja atau workbook. Setiap buku kerja mengandungi

beberapa lembaran kerja atau worksheets. Secara lalai, bila anda mencipta buku kerja

baru, Excel menyediakan anda dengan tiga lembaran kerja.

Supaya kerja anda lebih tersusun, adalah baik bagi anda menempatkan maklumat

berlainan dalam lembaran kerja yang berlainan. Excel membenarkan anda untuk

menambah, menghapuskan, menukar nama, menyembunyi dan menyusun semula

lembaran kerja bagi memudahkan kerja anda.


Menukar Nama Lembaran Kerja

Lembaran-lembaran kerja di dalam Excel dinamakan sebagai Sheet1, Sheet2, Sheet3.

Anda boleh menambah lembaran kerja sehingga maksima lebih dari 250 lembaran.

Menamakan lembaran kerja juga akan memudahkan kerja-kerja dokumentasi. Bagi

menukar nama lembaran :

Tetikus mestilah ditujukan pada lembaran kerja (sheet) yang hendak ditukarkan

nama

Klik tetikus di sebelah kanan dan pilih Rename

Sheet tersebut akan ditandakan hitam. Anda hanya perlu taip nama baru dan tekan

kekunci Enter

Anda juga boleh klik dua kali pada tab lembaran yang dikehendaki. Sheet tersebut akan

ditandakan hitam. Taip nama baru dan tekan kekunci Enter.

Menambah Lembaran Kerja

Terdapat dua cara untuk menambah lembaran baru :

Tetikus ditujukan pada mana-mana lembaran kerja (sheet).

Klik tetikus di sebelah kanan dan pilih Insert seperti rajah di bawah.

Rajah 6.1


ataupun

Tekan tab Home grup Cells butang Insert Sheet

Rajah 6.2

Satu lembaran baru akan ditambah ke kiri lembaran yang aktif. Nama default yang

diberi ialah Sheet# bergantung kepada bilangan lembaran yang pernah wujud dalam

buku kerja tersebut.

Membuang Lembaran

Lembaran kerja boleh dibuang dengan cara :

Tetikus ditujukan pada lembaran kerja (sheet) yang hendak dihapuskan

Klik tetikus di sebelah kanan dan pilih Delete seperti rajah di bawah. Sekiranya

lembaran kerja yang hendak dihapuskan itu mengandungi data, satu kotak dialog

akan dipaparkan berkaitan penghapusan lembaran tersebut. Klik butang Delete.


Rajah 6.3

Kesemua kandungan di dalam lembaran itu juga akan hilang. Tindakan ini tidak boleh

dibatalkan. Jika anda secara tidak sengaja membuang lembaran yang diperlukan, tutup

buku kerja tersebut (File, Close) tanpa menyimpannya (Save). Kemudian buka kembali

buku kerja tersebut.

Menyembunyikan Lembaran Kerja

Bagi menyembunyikan sesuatu lembaran :

Pastikan lembaran itu aktif

Klik tetikus di sebelah kanan dan pilih Hide

Bagi memaparkannya kembali :

Klik tetikus di sebelah kanan dan pilih UnHide. Rajah seperti di bawah akan

dipaparkan. Sekiranya lembaran kerja yang muncul di kotak dialog itu hendak

dipaparkan semula, klik butang OK.


Rajah 6.4

Memindahkan Lembaran Kerja

Lembaran boleh digerakkan (move), atau dipindahkan ke kedudukan lain, samada di

dalam lembaran kerja yang sama, ke buku kerja berlainan atau ke buku kerja yang baru.

Ia biasanya dilakukan atas tujuan penyusunan semula.

Di dalam satu buku kerja :- Pemindahan di dalam buku kerja yang sama boleh

dilakukan secara manual atau menggunakan arahan menu. Dalam rajah di bawah, anda

mahu memindahkan lembaran yang bernama Perlis ke kedudukan terakhir.

Klik dan seret lembaran kerja tersebut ke kedudukan baru. Ikon ▼ menandakan

lokasi baru lembaran. Lepaskan butang tetikus bila tiba ke kedudukan yang

dikehendaki.

Rajah 6.5


Sekarang, anda mahu mengembalikan lembaran Perlis ke kedudukan asal.

Klik tetikus di sebelah kanan pada lembaran kerja tersebut. Pilih Move or Copy

Rajah 6.6

Pastikan nama buku kerja yang sama di dalam petak To Book

Tentukan lokasi dalam petak Before Sheet

Klik butang OK

Rajah 6.7


Antara buku kerja berlainan : Jika anda hendak memindahkan lembaran kerja Perlis

ke buku atau fail baru,

Klik butang New bagi mendapatkan satu buku kerja baru. Jika fail yang dikehendaki

sudah wujud, paparkan kedua-dua fail dalam satu skrin dengan mengklik

tab View grup Window butang Arrange All

Seretkan lembaran Perlis ke tetingkap buku kerja yang baru

Lepaskan tetikus apabila tiba di lokasi yang baru

Perhatikan bahawa lembaran Perlis telah dipindahkan dari lokasi asal

Rajah 6.8

Sekarang, anda mahu memindahkan kembali lembaran kerja Perlis ke buku kerja

asal.

Klik tetikus di sebelah kanan pada lembaran kerja tersebut. Pilih Move or Copy

Pastikan fail baru tadi (Book2) aktif

Pilih Book2 di dalam petak To Book

Pilih Kedah di dalam petak Before Sheet (supaya lembaran Perlis diletakkan

sebelum lembaran Kedah)

Klik butang OK (lihat rajah 6.9)


Rajah 6.9

Menyalin Lembaran Kerja

Jika anda mahu memasukkan kandungan di dalam satu lembaran kerja ke lembaran

kerja yang lain, cara terpantas menyelesaikan masalah ini ialah dengan menyalin

lembaran kerja. Bila sesuatu lembaran kerja disalin (copy), semua kandungannya juga

akan disalin.

Seperti arahan move (pindah lembaran), sebuah lembaran kerja boleh disalin diantara

buku kerja yang sama ataupun berlainan. Caranya adalah sama seperti memindahkan

lembaran kerja. Dalam perkara ini, anda perlu menggunakan kekunci Ctrl. Nama

salinan lembaran kerja tersebut akan mengikut nama lembaran kerja asal ditambah

dengan kurungan bernombor.

Jika anda menggunakan arahan (menu), gunakan teknik yang sama seperti yang telah

dibincangkan sebelum ini.

Tetikus ditujukan pada lembaran kerja yang berkaitan

Klik tetikus di sebelah kanan dan pilih Move or Copy


Rajah 6.10

Pastikan nama buku kerja ditaip dalam petak To Book

Tentukan lokasi di petak Before Sheet

Tandakan opsyen Create a copy

Klik butang OK dan lembaran kerja Johor (2) diwujudkan seperti rajah di bawah.

Rajah 6.11


Berbilang Lembaran Kerja

Adalah baik jika anda menempatkan data berbeza di dalam lembaran yang berbeza.

Misalnya,

Anda hendak merekod jumlah pendapatan tiga bulan pertama dan jadual

pendapatan bulanan boleh dimasukkan ke dalam tiga lembaran yang berbeza di

dalam satu buku kerja.

Ketua jabatan anda meminta anda menyediakan belanjawan bagi setiap unit di

bawah jabatan dan semua maklumat belanjawan mempunyai kategori yang sama.

Maka, cara yang paling mudah bagi melaksanakan tugas tersebut ialah dengan

mengumpulkan (group) lembaran kerja.

Mengumpulkan Lembaran Kerja (Sheets Grouping)

Anda ingin meletakkan tajuk di setiap lembaran di dalam buku kerja anda dengan

kedudukan dan format teks yang sama. Langkah-langkah bagi mengumpulkan

lembaran-lembaran tersebut adalah :

Aktifkan lembaran kerja utama. Seperti contoh di bawah, lembaran kerja Bhg

Rangkaian

Tahan kekunci Ctrl dan klik butang tab lembaran-lembaran yang hendak

dikumpulkan (mengikut keperluan anda). Jika anda hendak mengumpulkan semua

lembaran, guna kekunci Shift.

Anda dapati lembaran-lembaran yang dikumpulkan tadi akan menjadi warna putih.

Setelah selesai, hilangkan „kumpulan lembaran‟ dengan mengklik sebelah kanan

tab lembaran dan pilih Ungroup Sheets


Rajah 6.12

Membahagi Tetingkap

Excel membenarkan anda memanipulasi tetingkap dengan pelbagai cara. Teknik ini

sangat berguna terutamanya jika data anda merangkumi julat kawasan yang besar dan

tidak dapat muat dalam satu skrin. Biasanya, ia berlaku jika anda mempunyai satu

jadual yang besar. Misalnya, belanjawan tunai ataupun jumlah jualan bagi cawangan

atau produk yang terlalu banyak.

Membesar dan Mengecilkan Paparan

Bagi sebuah lembaran yang mempunyai banyak data, anda berkemungkinan perlu

membuat zooming iaitu membesar dan mengecilkan paparan. Klik tab View grup

Zoom. Anda boleh membuat pemilihan zooming di sini.

Rajah 6.13


Menyusun Tetingkap

Excel membenarkan anda memperolehi dua atau lebih tetingkap bagi satu buku kerja.

Pilih tab View grup Window butang Arrange All

Rajah 6.14

Membahagi Tetingkap Lembaran Kerja Dengan Arahan Split

Klik tab View grup Window butang Split

MS Excel akan membahagikan tetingkap anda kepada 4 bahagian sekiranya anda klik

pada sel iaitu lokasi pertemuan diantara lajur dan lajur. Tujuannya adalah untuk

membolehkan dan memudahkan anda menyemak data di jadual yang besar. Ianya

dapat menyenangkan anda membuat perbandingan data sekiranya perlu.


Rajah 6.15

Pembahagian dua tetingkap

Sekiranya anda hendak membahagi tetingkap anda kepada 2 bahagian sahaja, terlebih

dahulu klik kepala baris atau lajur untuk secara melintang atau menegak, barulah diikuti

langkah di atas.

Rajah 6.16


Bagi membuangnya, klik sekali lagi butang Split. Skrin akan menjadi seperti biasa

semula.

Membekukan Baris / Lajur

Dalam sebuah jadual yang besar, apabila anda skrol melihat data ke bawah contohnya,

anda akan gagal menjejaki kepala jadual. Teknik yang akan ditunjukkan sekarang

sangat berguna jika anda mahu melayari data dalam sebuah jadual dan dalam masa

yang sama „membeku‟ atau menetapkan kedudukan kepala jadual supaya anda

sentiasa dapat menjejaki tajuknya.

Rajah 6.17

Anda mempunyai 3 pilihan untuk membekukan bingkai (panes) dalam lembaran

kerja.

Untuk menghilangkannya, pilih klik Unfreeze Panes

Berbilang Buku Kerja Sebagai Workspace

Katakanlah anda mempunyai tiga buku kerja berasingan mengenai pendapatan

perniagaan, sebagai contoh Pendapatan Jualan, Pendapatan Tunai dan Pendapatan

Mengikut Produk. Anda sering mengedit buku-buku tersebut bersama-sama. Di dalam

Excel, anda boleh mengumpulkan kesemua buku-buku ini sebagai satu workspace atau


ruang kerja. Apabila membuka fail workspace, Excel akan membuka ketiga-tiga buku

kerja tersebut.

Klik tab View grup Window butang Save Workspace

Semua buku kerja yang sedang dibuka pada masa itu akan disimpan sebagai satu

ruang kerja. Perhatikan bahawa lanjutan bagi nama fail ialah .xlsx.

Rajah 6.18

Bagi membuka fail workspace, gunakan arahan Open seperti biasa. Pilih fail workspace

yang anda telah simpan. Excel mengenal pasti fail workspace dengan adanya lanjutan

(extension) .xlsx. Anda boleh mengenal pastinya dengan ikon khusus workspace .


BAB 7

MEMBINA GRAF / CARTA

Objektif :-

Bahagian ini khususnya untuk anda membina carta / graf berdasarkan jadual yang

dipilih. Terdapat pelbagai bentuk carta ataupun graf seperti column, pie, line, bar dan

lain-lain lagi. Sukar bagi anda untuk menganalisa atau membuat perbandingan jika tiada

suatu bentuk ringkasan terhadap data dalam bentuk gambarajah. Excel memudahkan

anda untuk menghasilkan carta atau graf berdasarkan jadual yang telah dipilih. Di

dalam persembahan grafik, anda boleh membuat analisa berdasarkan carta / graf yang

dihasilkan seperti :

Adakah keuntungan meningkat atau menurun dalam sesuatu tempoh masa

Cawangan manakah yang mempunyai populasi tertinggi / terendah

Rancangan TV yang menerima peratusan tertinggi dalam tempoh tahun tertentu


Mencipta Carta

Carta boleh dihasilkan dengan kaedah :

Klik kawasan atau julat data anda

Klik tab Insert grup Charts

Rajah 6.18

Pilih bentuk graf atau carta yang anda kehendaki

Rajah 6.19


Rajah 6.20

Di graf seperti dalam gambarajah di atas, paksi mendatar dipanggil paksi-x, manakala

paksi menegak dipanggil paksi-y. Sekiranya anda hendak menukar persembahan carta /

graf,

Klik tab Design grup Data butang Select Data

Klik butang OK

Anda perlu menjelajah (explore) sendiri untuk lebih memahami dan mahir dalam

pembinaan graf / carta dan juga dalam lain-lain bab.


Rajah 6.21

Anda boleh meletakkan carta yang dihasilkan di lembaran kerja sebagai :

objek benam (embedded sheet) atau

lembaran carta (chart sheet)

Caranya :-

Klik carta / graf anda

Klik tetikus di sebelah kanan dan pilih Move Chart

Klik New Sheet bagi meletakkan graf atau carta anda di lembaran carta

Klik Object in bagi meletakkan graf atau carta anda di lembaran kerja

Klik butang OK

Rajah 6.22


Penukaran Bentuk Graf / Carta

Sekiranya anda hendak menukar bentuk graf / carta, ikuti arahan ini :-

Klik tab Design grup Type butang Change Chart Type

Klik butang OK

Rajah 6.23

Mengformat Carta / Graf

MS Excel telah menyediakan beberapa layout

Caranya :-

Klik tab Design grup Chart Layouts

Pilih bentuk paparan yang anda perlukan


Rajah 6.24


BAB 8

MENCETAK LEMBARAN KERJA

Objektif :-

Dalam bab ini, anda akan didedahkan menggunakan :

Tetingkap Print Preview

Pelbagai teknik mencetak lembaran kerja

Cara untuk mengawal hasil cetak dengan arahan Page Setup

Kemudahan mencipta kepala / kaki pada lembaran kerja


Melihat Hasil Cetak Dengan Print Preview

Arahan Print Preview akan memaparkan kepada anda bagaimana rupa lembaran kerja

apabila ia dicetak. Bagi mendapatkannya, pilih Office Button Print Print Preview

atau klik ikon Print Preview di Quick Access toolbar.

Julat kawasan yang dipaparkan ialah julat yang akan dicetak bila anda memilih arahan

Print. Jika anda tidak memilih atau menandakan mana-mana julat kawasan, Excel akan

menganggap anda mahu mencetak kesemua kawasan sel yang mengandungi data

(walaupun data itu telah dipadam).

Rajah 8.1

Rajah 8.2


Klik Close Print Preview untuk menutupnya dan kembali ke paparan biasa

(Normal View).

Toolbar Print Preview

Terdapat beberapa fungsi butang toolbar Print Preview seperti :

Next:

Jika jadual anda terlalu besar untuk dimuatkan di dalam kertas cetakan, Excel akan

membahagikannya ke mukasurat lain. Perhatikan lajur terakhir spreadsheet yang tiada

dalam tetingkap Print Preview sebenarnya terdapat di mukasurat lain. Ketika itu anda

akan dapati butang Next aktif. Klik butang ini untuk melihat mukasurat berikutnya.

Previous Page:

Pergi ke mukasurat sebelumnya.

Show Margins :

Menunjukkan margin bagi cetakan anda.

Zoom:

Dengan klik butang ini, pembesaran akan berubah samada dibesar atau dikecilkan.

Print :

Mengaktifkan arahan Print. Anda boleh klik butang ini jika sudah bersedia untuk

mencetak.


Page Setup:

Mengaktifkan arahan Page Setup (lihat rajah 8.3). Dengan cara ini, anda boleh terus

mengubah setting lembaran kerja bila anda mendapati ketidaksesuaiannya dalam Print

Preview.

Rajah 8.3

Mencetak Lembaran Kerja

Lembaran kerja boleh dicetak dengan memilih Office Button Print atau klik butang

Print di Quick Access toolbar.

Jika lembaran anda hanya mengandungi jadual dalam julat kawasan yang boleh

dimuatkan ke dalam saiz kertas cetakan, Excel hanya akan terus mencetak jadual

itu sahaja dalam satu kertas.

Jika jadual anda merangkumi julat yang melebihi saiz kertas cetakan, Excel secara

automatik akan membahagikan jadual anda pada beberapa mukasurat, yang

selalunya pada kedudukan yang tidak anda ingini.

Jika terdapat beberapa jadual atau objek di dalam lembaran kerja, dalam satu julat

yang besar, perkara seperti di atas berlaku.

Sesetengah pencetak bertindak lebih buruk. Ia akan mencetak keseluruhan

lembaran kerja, yang mengandungi beratus lajur dan beribu baris. Ini tentunya akan

membazirkan kertas dan dakwat pencetak.


Atas sebab inilah anda tidak digalakkan mencetak lembaran kerja secara terus dan

membiarkan Excel menentukan sendiri settingnya. Terdapat tiga langkah utama:

Tentukan dahulu kawasan yang hendak dicetak

Tukar setting hasil cetak

Lihat hasil cetak di dalam Print Preview.

Mencetak Sebahagian Kawasan

Cara paling cepat bagi anda untuk mencetak kawasan jadual sahaja:

Pilih jadual yang hendak dicetak.

Pilih Office Button Print, Petak Print muncul. Lihat rajah 8.4.

Rajah 8.4

Di bawah Print What (bawah-kiri), tandakan opsyen Selection.

Klik butang OK


Namun anda dinasihatkan melihat dahulu hasil cetak di dalam Print Preview bagi

memastikan kesemua bahagian jadual termuat kedalam kertas cetak. Jika tidak, anda

perlu mengubah settingnya terlebih dahulu.

Menentukan Kawasan Cetakan

Ini cara yang paling baik. Dengan menentukan kawasan cetak, anda boleh melakukan

perubahan setting dengan lebih berkesan.

Pilih kawasan yang hendak dicetak.

Rajah 8.5

Klik tab Page Layout grup Page Setup butang Set Print Area. Kawasan

yang anda tanda tadi akan ada border garis putus tebal.

Lihat hasil cetak di dalam Print Preview. Jika anda berpuas hati, cetak

spreadsheet dengan langkah yang telah dinyatakan sebelum ini.

Sama seperti kaedah sebelumnya, jika jadual tidak dapat muat sehelai kertas, cetakan,

Excel akan membahagi jadual tersebut. Untuk menghilangkan kawasan cetak –

mungkin kerana anda mahu mencetak kawasan yang lain pula –

Klik tab Page Layout grup Page Setup butang Clear Print Area.

MS Excel telah menyediakan keperluan untuk mencetak di dalam grup Page Setup (tab

Page Layout). Anda boleh membuat pilihan di sini, dari segi margin, bentuk cetakan

samada dalam bentuk landscape atau portrait dan lain-lain lagi.


Rajah 8.6

Mencipta Kepala Dan Kaki Cetakan

Excel membenarkan anda menambah kepala (header) dan kaki (footer) masing-

masing di sepanjang bahagian atas dan bawah cetakan. Langkah-langkah yang perlu

diikuti adalah seperti berikut :-

Caranya :-

Klik tab Insert grup Text butang Header & Footer

Header adalah teks paparan di atas setiap mukasurat yang dicetak pada bahagian atas

/ kepala lembaran kerja. Manakala footer pula adalah teks paparan di atas setiap

mukasurat yang dicetak pada bahagian bawah / kaki lembaran kerja. Kedua-duanya

dibahagikan kepada 3 seksyen.

Anda boleh ke Header ataupun Footer dengan cara :-

Klik tab Design grup Navigation butang Go To Header & Go To Footer


Rajah 8.7

Elemen-elemen Header & Footer

Button Purpose

Page Number Inserts the page number.

Number of Pages Inserts the number of pages in the document.

Current Time Inserts the current time.

File Path Inserts the path to the document.

File Name Inserts the file name.

Sheet Name Inserts the name of the worksheet.

Picture Enables you to insert a picture.

Jadual 2

Documents

Pengenalan Kepada Microsoft Excel 2007