PENGENALAN JABATAN Jabatan Kehakiman Syariah Negeri …

i-WATCH

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PULAU PINANG 1

PENGENALAN JABATAN

Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang (JKSNPP) yang mengurus dan

mengendalikan Mahkamah Syariah di Pulau Pinang ditubuhkan di bawah peruntukan

Seksyen 42 Enakmen Pentadbiran Hal Ehwal Agama Islam Negeri Pulau Pinang

1993 (pindaan terkini pada 2004) dikenali sebagai Enakmen Pentadbiran Agama

Islam (Negeri Pulau Pinang). Penubuhannya mula berkuatkuasa pada 1 Jun 1994

mengikut Warta Kerajaan Negeri Pulau Pinang Jld. 40 Nombor 8 yang bertarikh 11

April 1996. Sejak ditubuhkan hingga 2 Januari 1997, JKSNPP ditadbir bersama

dengan Jabatan Agama Islam Negeri Pulau Pinang (JAIPP).

Mulai 1 Januari 1997 JKSNPP telah diasingkan daripada Pengurusan JAIPP

dan mempunyai pentadbirannya sendiri dan JKSNPP diketuai oleh Ketua Hakim

Syarie Negeri Pulau Pinang. Perjawatan yang telah diluluskan oleh Perbendaharaan

Malaysia untuk Jabatan ini pada mulanya ialah sebanyak 54 jawatan mengikut

Waran Perjawatan Bilangan 68 Tahun 1996 yang berkuatkuasa mulai 2 Mei 1996.

Kemudian ditambah lagi menjadikan jumlah terkini adalah sebanyak 88 jawatan

mengikut Waran Perjawatan Bilangan Tahun 2006.

JKSNPP bertanggungjawab mengurus, mendengar dan memutus kes-kes di

semua peringkat Mahkamah Rendah, Mahkamah Tinggi dan Mahkamah Rayuan, di

dalam pengurusan Mal, Jenayah dan Faraid.

VISI

Menjadi Institusi Kehakiman Syariah yang berwibawa.

MISI

Melaksanakan perbicaraan, pengurusan mahkamah dan perkhidmatan sokongan

secara profesional, berkesan dan sistematik berasaskan undang-undang dan Hukum

Syarak.

MOTTO

“Syariah Asas Keadilan”

i-WATCH


OBJEKTIF JABATAN

i) Menyedia dan melaksanakan pengurusan dan pengadilan kes-kes syariah

berdasarkan hukum syarak dan undang-undang secara adil, cekap dan

berkesan.

ii) Menyediakan pengurusan pentadbiran yang cekap dan berkualiti bagi

memuaskan hati pelanggan.

iii) Menyediakan latihan untuk mempertingkatkan kemahiran pegawai dan

kakitangan.

iv) Menyediakan kemudahan penggunaan Teknologi Komunikasi & Maklumat

(ICT) dalam pentadbiran.

v) Menyediakan kemudahan dan infrastruktur yang terbaik dan mencukupi.

PIAGAM PELANGGAN

1. Menetapkan tarikh sebutan/bicara kepada pelanggan pada hari pendaftaran kes.

2. Menyebut/membicarakan sesuatu kes Mal, Jenayah dan Faraid dalam masa

21 hari selepas didaftarkan. 3. Mengeluarkan Sijil Faraid dalam masa 5 hari selepas dibuat pembahagian hak

waris. 4. Menyebut/membicarakan dalam setahun sekurang-kurangnya 90% daripada

kes Mal, Jenayah dan Faraid yang telah didaftarkan. 5. Menyiasat dan mengambil tindakan yang sewajarnya ke atas setiap aduan

pelanggan yang diterima dalam tempoh 14 hari dari tarikh aduan itu diterima. 6. Mendengar rayuan kali pertama dalam masa 30 hari selepas rekod rayuan

diterima daripada mahkamah yang keputusannya dirayu. 7. Maklumbalas Aduan Dikemukakan Dalam Tempoh Lima Belas (15) Hari Dari

Tarikh Aduan Diterima.

i-WATCH


RINGKASAN PROJEK

Projek inovasi ini dinamakan sebagai Interactive Wakalah Technology Conference

atau dengan singkatan i-WATCH. Projek inovasi yang dibangunkan ini merupakan

kategori penyampaian perkhidmatan dalam kategori penambahbaikan iaitu bagi

mempercepatkan proses berwakalah di antara peguam syarie dengan anakguam.

Masalah ini menyebabkan pelanggan terpaksa hadir ke mahkamah beberapa kali

untuk melafaz wakalah di hadapan Pendaftar.

Punca masalah berlakunya kesukaran peguam dan anak guam untuk melafaz

wakalah di hadapan Pendaftar adalah seperti yang berikut :

1. Peguam dan anak guam mempunyai halangan dan kekangan masa untuk hadir

melafaz wakalah di hadapan Pendaftar.

2. Peguam dan anak guam yang tidak dapat hadir bersama di hadapan Pendaftar.

3. Semasa proses pelantikan Peguam Syarie bersama anak guam di hadapan

Pendaftar peguam dan anak guam berada di luar kawasan mahkamah.

4. Peguam dan anak guam terpaksa mengambil masa 3 kali kehadiran untuk

melafaz wakalah di hadapan pendaftar.

Tindakan penyelesaian bagi menyelesaikan masalah ini adalah dengan cara

melaksanakan penambahbaikan inovasi dan proses kerja seperti yang berikut:

1. Mengeluarkan arahan penyeragaman wakalah secara atas talian melalui memo

pentadbiran JKSN Pulau Pinang.

2. Mewujudkan Jawatankuasa bagi pemantauan proses berwakalah secara atas

talian.

3. Menyediakan templat penyediaan wakalah kepada peguam dan pelanggan.

4. Menetapkan semula tempoh berwakalah kepada peguam dan pelanggan

Pelaksanaan projek i-WATCH tidak menjejaskan kos perbelanjaan kewangan

jabatan kerana projek ini tidak melibatkan sebarang kos kewangan jabatan.

Sebaliknya hanya menggunakan telefon pintar atau komputer riba milik peguam atau

pendaftar yang telah sedia ada tanpa melibatkan implikasi kewangan serta dapat

memastikan kos pengurusan pentadbiran dapat dijimatkan. Penjimatan penyediaan

sistem ini adalah sebanyak 100%.

i-WATCH


Projek ini secara langsungnya telah memberikan impak yang besar kepada

perkhidmatan jabatan dan pengurusan pelanggan di antaranya seperti berikut :

1. Memberi impak yang tinggi dari segi mengurangkan kekerapan kehadiran

pihak-pihak ke mahkamah daripada 3 kali kehadiran kepada 1 kali. Setelah

pelaksanaan projek inovasi i-WATCH, ianya telah berjaya melebihi sasaran

yang sepatutnya dicapai iaitu dapat diselesaikan dalam tempoh 30 minit

sahaja.

2. Projek ini telah mencapai sasaran yang telah ditetapkan bahkan melebihi 67%

kerana projek ini mengurangkan kekerapan kehadiran pelanggan daripada 3

hari kepada 1 hari dan hanya mengambil masa 30 minit sahaja.

3. Projek inovasi ini juga dapat menjimatkan kos pelanggan yang hadir ke

mahkamah. Bagi pelanggan yang berada di dalam Negeri Pulau Pinang

penjimatan kos kehadiran daripada RM189.00 kepada RM63.00 manakala

pelanggan yang berada di luar Negeri Pulau Pinang penjimatan kos daripada

RM690.00 dapat dikurangkan kepada RM230.00. Peratus Purata Penjimatan

Kos Kehadiran Pelanggan adalah sebanyak 66.6 %.

4. Projek ini secara amnya telah memberikan impak sosial kepada masyarakat

yang besar ke arah merealisasikan hasrat Jabatan untuk meningkatkan tahap

kepuasan hati pelanggan terhadap perkhidmatan jabatan, di antaranya ialah ;

a) Mengurangkan masa pelanggan berurusan dengan mahkamah. b) Meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja kakitangan mahkamah. c) Mengurangkan persepsi buruk terhadap mahkamah. d) Mewujudkan kerjasama yang baik di antara peguam dan mahkamah.

5. Pembangunan inovasi ini juga akan memberi kesan yang positif kepada

pelanggan dan dapat mengurangkan kritikan atau court bashing kepada

Mahkamah Syariah di Malaysia bagi mengelakkan persepsi negatif dikalangan

segelintir masyarakat yang menyatakan mahkamah syariah terlalu banyak

karenah birokrasi dan lambat untuk menyelesaikan kes.

Potensi pengembangan inovasi yang dibangunkan ini boleh diperluaskan lagi

kerana boleh menjadi benchmark dan boleh menarik minat Jabatan Kehakiman

Syariah Malaysia (JKSM) dan Mahkamah Syariah Negeri-negeri lain untuk diaplikasi

seluruh mahkamah syariah di Malaysia. Projek inovasi ini juga boleh dicadangkan

untuk mewujudkan satu sistem komprehensif yang menggabungkan sistem sedia

ada yang dibangunkan oleh JKSM iaitu seperti sistem E-Syariah dan E-Bicara

melalui proses kerja inovasi yang telah dilaksanakan ini.

i-WATCH


1.0 PENGENALAN

1.1 Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang

Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang (JKSNPP) yang mengurus dan

mengendalikan Mahkamah Syariah di Pulau Pinang ditubuhkan di bawah peruntukan

Seksyen 42 Enakmen Pentadbiran Hal Ehwal Agama Islam Negeri Pulau Pinang

1993 (pindaan terkini pada 2004) dikenali sebagai Enakmen Pentadbiran Agama

Islam (Negeri Pulau Pinang). Penubuhannya mula berkuatkuasa pada 1 Jun 1994

mengikut Warta Kerajaan Negeri Pulau Pinang Jld. 40 Nombor 8 yang bertarikh 11

April 1996. Sejak ditubuhkan hingga 2 Januari 1997, JKSNPP ditadbir bersama

dengan Jabatan Agama Islam Negeri Pulau Pinang (JAIPP).

Mulai 1 Januari 1997 JKSNPP telah diasingkan daripada Pengurusan JAIPP dan

mempunyai pentadbirannya sendiri dan JKSNPP diketuai oleh Ketua Hakim Syarie

Negeri Pulau Pinang. Perjawatan yang telah diluluskan oleh Perbendaharaan

Malaysia untuk Jabatan ini pada mulanya ialah sebanyak 54 jawatan mengikut

Waran Perjawatan Bilangan 68 Tahun 1996 yang berkuatkuasa mulai 2 Mei 1996.

Kemudian ditambah lagi menjadikan jumlah terkini adalah sebanyak 88 jawatan

mengikut Waran Perjawatan Bilangan Tahun 2006.

JKSNPP bertanggungjawab mengurus, mendengar dan memutus kes-kes di semua

peringkat Mahkamah Rendah, Mahkamah Tinggi dan Mahkamah Rayuan, di dalam

pengurusan Mal, Jenayah dan Faraid.

VISI

Menjadi Institusi Kehakiman Syariah yang berwibawa.

MISI

Melaksanakan perbicaraan, pengurusan mahkamah dan perkhidmatan sokongan

secara profesional, berkesan dan sistematik berasaskan undang-undang dan

Hukum Syarak.

MOTTO

“Syariah Asas Keadilan”

i-WATCH


1.2 Objektif Jabatan

1) Menyedia dan melaksanakan pengurusan dan pengadilan kes-kes syariah

berdasarkan hukum syarak dan undang-undang secara adil, cekap dan

berkesan.

2) Menyediakan pengurusan pentadbiran yang cekap dan berkualiti bagi

memuaskan hati pelanggan.

3) Menyediakan latihan untuk mempertingkatkan kemahiran pegawai dan

kakitangan.

4) Menyediakan kemudahan penggunaan Teknologi Komunikasi & Maklumat

(ICT) dalam pentadbiran.

5) Menyediakan kemudahan dan infrastruktur yang terbaik dan mencukupi.

1.3 Piagam Pelanggan

1) Menetapkan tarikh sebutan/ bicara kepada pelanggan pada hari pendaftaran

kes.

2) Menyebut/ membicarakan sesuatu kes Mal, Jenayah dan Faraid dalam masa

21 hari selepas didaftarkan.

3) Mengeluarkan Sijil Faraid dalam masa 5 hari selepas dibuat pembahagian hak

waris.

4) Menyebut/ membicarakan dalam setahun sekurang-kurangnya 90% daripada

kes Mal, Jenayah dan Faraid yang telah didaftarkan.

5) Menyiasat dan mengambil tindakan yang sewajarnya ke atas setiap aduan

pelanggan yang diterima dalam tempoh 14 hari dari tarikh aduan itu diterima.

6) Mendengar rayuan kali pertama dalam masa 30 hari selepas rekod rayuan

diterima daripada mahkamah yang keputusannya dirayu.

7) Maklumbalas aduan dikemukakan dalam tempoh lima belas (15) hari dari

tarikh aduan diterima.

i-WATCH


1.4 Pencapaian Inovasi Jabatan

1. Semi Finalist, CAPAM 2016 International Innovation Award (Commonwealth

Association of Public Administration and Management) di PICC, Putrajaya,

Kuala Lumpur pada Ogos 2016.

2. Naib Johan, Anugerah Inovasi Islam 2016, Jabatan Kemajuan Islam Malaysia

(JAKIM) di Auditorium Masjid Putra,Putrajaya pada 25 Ogos 2016.

3. Anugerah Ketua Pengarah MAMPU, Majlis Persada Inovasi Perkhidmatan

Awam Peringkat Kebangsaan 2015.

4. Anugerah Inovasi Menteri di Jabatan Perdana Menteri, Y.B Mejar Jeneral (B)

Dato' Seri Jamil Khir Baharom 2016.

5. Johan Konvensyen Kumpulan Kreatif dan Inovatif Peringkat Negeri Pulau

Pinang 2015.

6. Anugerah Emas dalam Pertandingan Konvensyen Team Excellence Wilayah

Sabah & Sarawak 2015.

7. Anugerah 3 bintang (Emas) Annual Productivity & Innovation Conference

(APIC) 2015, Malaysia Productivity Corporation (MPC).

8. Penerimaan hadiah khas oleh Kerajaan Negeri Pulau Pinang, wang tunai

berjumlah RM 15,000.00 di atas kejayaan projek KIK 2016.



10. Anugerah Naib Johan Inovasi (Kategori ICT) Negeri Pulau Pinang 2018.




Sabah & Sarawak 2019.



14. Anugerah Johan Inovasi (Kategori Bukan ICT) Negeri Pulau Pinang 2019.



16. Anugerah Emas dalam Pertandingan Konvensyen Team Excellence Mini

(MTEx) 2020.


Utara (RISTEX) 2020.

Sijil Penghargaan & Gambar Kejayaan Kumpulan Surfactant [Lampiran 1].

i-WATCH


1.5 Pengenalan Inovasi

Projek Inovasi Memudahkan proses wakalah melalui medium elektronik tanpa kehadiran pihak- pihak ke mahkamah.

Kategori Projek Penyampaian perkhidmatan dalam kategori

penambahbaikan.

Projek Mempercepatkan proses berwakalah di antara peguam syarie dengan anakguam.

Nama Projek Interactive Wakalah Technology Conference atau dengan singkatan i-WATCH

Logo

1.6 Tujuan Projek

Pemilihan projek ini menggunakan beberapa kaedah iaitu bermula dari masalah

yang dikenalpasti hasil daripada brainstorming dan pelbagai kaedah penilaian lain

seperti kaedah gambarajah affiniti, kaedah matrik pemilihan tema, kaedah analisa

data matrik dan sebagainya. [Lampiran 2]

Signifikan bagi pemilihan projek ini berkaitan kesukaran peguam dan anak guam

untuk melafaz wakalah di hadapan Pendaftar. Peguam dan anak guam terpaksa

mengambil masa 3 kali kehadiran untuk melafaz wakalah di hadapan pendaftar.

Penjelasan proses kerja sebelum projek adalah seperti yang berikut :

PROSES

PEGUAM/PELANGGAN

KEHADIRAN

MELAFAZ WAKALAH DIHADAPAN PENDAFTAR

PELANGGAN HADIR TANPA PEGUAM 1 KALI

PEGUAM HADIR TANPA PELANGGAN 1 KALI

PELANGGAN DAN PEGUAM HADIR 1 KALI

JUMLAH TEMPOH KEHADIRAN 3 KALI

i-WATCH


Masalah yang berlaku semasa proses berwakalah di antara pendaftar, peguam dan

anak guam di jelaskan dengan menggunakan kaedah 5W 1H adalah seperti yang

berikut ;

KAEDAH 5W 1H

WHAT

Kesukaran peguam dan anak guam untuk melafaz

wakalah di hadapan Pendaftar.

Peguam dan anak guam terpaksa mengambil masa 3

kali kehadiran untuk melafaz wakalah di hadapan

pendaftar.

Peguam dan anak guam terpaksa hadir beberapa kali

ke mahkamah untuk melafaz wakalah.

WHERE

Masalah ini berlaku di Mahkamah Tinggi Syariah dan

Mahkamah Rendah Syariah seluruh Negeri Pulau

Pinang

WHEN

Perkara ini berlaku semasa proses pelantikan Peguam

Syarie bersama anak guam di hadapan Pendaftar.

WHY

Masalah ini berlaku kerana peguam dan anak guam

berada di luar kawasan mahkamah.

WHO

Masalah ini melibatkan peguam dan anak guam yang

tidak dapat hadir bersama di hadapan Pendaftar.

HOW

Kesukaran ini berlaku kerana peguam dan anak guam

mempunyai halangan dan kekangan masa untuk hadir

melafaz wakalah di hadapan Pendaftar.

i-WATCH


1.7 Objektif Projek

Objektif pelaksanaan inovasi ini adalah seperti yang berikut :

1. Menambahbaik proses kerja sedia ada bagi mewujudkan sistem perkhidmatan

perundangan dalam memberikan perkhidmatan yang terbaik agar dapat

menepati kehendak dan keperluan pelanggan.

2. Memastikan proses berwakalah di mahkamah dipermudahkan dan prosiding

perbicaraan kes dapat dipercepatkan.

3. Mewujudkan kolaborasi yang baik di antara mahkamah, peguam dan

pelanggan bagi memastikan kelancaran prosiding kes mahkamah.

1.8 Proses Pelaksanaan Inovasi

Projek ini dilaksanakan secara in-house tanpa melibatkan pihak luar dan tidak

melibatkan kos yang tinggi. Segala perancangan projek ini telah menggunakan dua

kaedah iaitu kaedah PDCA dan carta perbatuan bagi memastikan kelancaran

perancangan projek ini berlangsung. [Lampiran 3]

1.9 Tempoh Pelaksanaan

Tempoh perancangan projek ini bermula Oktober 2019 dan mula dilaksanakan pada

Januari 2020.

1.10 Peringkat Pelaksanaan

Pemilihan cadangan penyelesaian adalah menggunakan Kaedah Analisa Pro dan

Kontra dalam memilih cadangan penyelesaian yang paling munasabah dan terbaik.

Projek ini telah menetapkan asas pemilihan berdasarkan tiga perkara iaitu kesukaran

pelaksanaan, keberkesanan dan kos. Melalui kaedah ini kumpulan telah memilih

cadangan-cadangan yang praktikal dan berkesan. Perkara-perkara yang diambil kira

oleh kumpulan ialah adalah cadangan tersebut mudah untuk dilaksanakan,

menghasilkan impak yang besar dan tidak melibatkan kos yang tinggi.[LAMPIRAN 4]

Cadangan bagi menyelesaikan masalah kesukaran pihak- pihak melafaz wakalah di

hadapan pendaftar adalah seperti yang berikut :

a. Mengeluarkan arahan tindakan penyeragaman proses wakalah.

i-WATCH


b. Mewujudkan Jawatankuasa bagi pemantauan proses berwakalah

c. Menyediakan templat penyediaan wakalah kepada peguam dan pelanggan

d. Menetapkan semula tempoh berwakalah kepada peguam dan pelanggan

1.11 Sasaran Outcome Dan Impak

Setelah menganalisis data-data secara terperinci disamping visi, misi dan objektif

kualiti ISO 9001:2015, pihak pengurusan dan kumpulan telah menetapkan sasaran

bagi menyelesaikan masalah kesukaran pihak-pihak hadir ke mahkamah untuk

melafaz wakalah. Tempoh masa wakalah sebelum ini mengambil masa tiga kali

kehadiran pihak-pihak ke mahkamah. Peratus sasaran mempercepatkan tempoh

masa berwakalah 67% yang perlu dicapai. Perincian sasaran projek adalah seperti

yang berikut ;

PROSES PEGUAM/PELANGGAN KEHADIRAN SASARAN

KEHADIRAN

MELAFAZ

WAKALAH

DIHADAPAN

PENDAFTAR

PELANGGAN HADIR

TANPA PEGUAM 1 KALI

1 KALI

PEGUAM HADIR

TANPA PELANGGAN 1 KALI

PELANGGAN DAN

PEGUAM HADIR 1 KALI


Pelaksanaan Projek inovasi ini telah melalui beberapa peringkat pelaksanaan iaitu

melalui proses uji cuba. [LAMPIRAN 5] Hasil uji cuba pertama gagal, kerana

kumpulan mendapati lafaz wakalah melalui i-WATCH tidak dapat dilaksanakan.

Masalah ini berlaku disebabkan medium elektronik skype for bussines yang

digunapakai pada ketika itu tidak meluas dikalangan pelanggan mahkamah.

Pelanggan tidak dapat berwakalah dalam tempoh yang ditetapkan. Peguam terpaksa

hadir semula ke mahkamah untuk melafaz wakalah.

Oleh itu Kumpulan telah mengadakan brainstorming bagi mendapatkan cadangan

penyelesaian tersebut. Hasil dari keputusan mesyuarat, kumpulan telah

mencadangkan supaya medium elektronik yang sesuai digunakan ialah aplikasi

whatsapp. Uji cuba kedua berjaya. Proses melafaz wakalah antara peguam dan

anak guam berjaya disempurnakan dalam tempoh 30 minit sahaja.

i-WATCH


Uji cuba telah dijalankan pada bulan Disember 2019 dan Januari 2020 di mana 10

sampel kes telah diuji cuba. Pada bulan Disember, data menunjukkan bahawa uji

cuba pertama sebanyak 2 kes berjaya manakala 8 kes gagal. Manakala uji cuba

kedua pada bulan Januari telah berjaya menunjukkan 9 kes berjaya manakala 1 kes

gagal.

Graf : Uji cuba projek

Hasil dapatan daripada uji cuba yang telah berjaya dilaksanakan, kumpulan telah

menggariskan pelaksanaan inovasi untuk dilaksanakan seperti yang berikut ;

1. Mengeluarkan arahan penyeragaman wakalah secara atas talian melalui

memo pentadbiran JKSN Pulau Pinang. [LAMPIRAN 6]

2. Mewujudkan Jawatankuasa bagi pemantauan proses berwakalah secara atas

talian.

3. Menyediakan templat penyediaan wakalah kepada peguam dan pelanggan.

4. Menetapkan semula tempoh berwakalah kepada peguam dan pelanggan

Kumpulan telah menetapkan syarat proses berwakalah menggunakan i-Watch

adalah seperti yang berikut ;

a. Kes Mal, Jenayah dan Faraid yang menggunakan khidmat peguam.

i-WATCH


b. Pihak-pihak berada di luar negeri, luar negara atau apa-apa keadaan yang

dibenarkan oleh mahkamah.

c. Peguam perlu membuat permohonan kepada mahkamah untuk

melafazkan wakalah melalui medium elektronik.

d. Peguam dan anak guam perlu mempamerkan kad pengenalan diri

semasa proses wakalah.

e. Peguam dan anak guam yang hadir semasa prosiding mahkamah perlu

membuat pengesahkan melalui borang i-Watch.

1.12 Proses Kerja i-Watch

TANGGUNGJAW

AB

TINDAKAN MASA

Peguam

Membuat permohonan menggunakan i-WATCH

melalui QR Code atau secara atas talian.

5 minit

Pendaftar

Menerima permohonan i-WATCH dan

menetapkan masa berwakalah

2 minit

Peguam

Maklum kepada anak guam masa untuk

wakalah.

2 minit

Pembantu Sediakan tempat untuk berwakalah

3 minit

Peguam Sediakan aplikasi WhatsApp dalam talian

2 minit

Pendaftar,

Peguam dan Anak

guam

Lafaz wakalah menggunakan i-WATCH

3 minit

Peguam Borang wakalah difailkan MS 5

5 minit

Pendaftar

Mendaftarkan wakalah ke dalam Buku Daftar

Wakalah

3 minit

Pembantu Terima bayaran

5 minit

JUMLAH MASA 30 minit

i-WATCH


1.13 Pembuktian Pelaksanaan Inovasi i-WATCH

No.Kes

Tarikh / Masa

Mula Proses i-Watch

Tarikh / Masa

Selesai Proses i-Watch

Tempoh

Masa

07005-057-0008-2020 06.01.2020 –

jam 12.20 pm

06.01.2020 -

jam 11.55 am 25 minit

07400-017-0051-2020 07.02.2020 –

jam 09.53 am

07.02.2020 -

jam 09.27 pm 30 minit

07100-028-0094-2020 11.03.2020 -

jam 12.53 pm

11.03.2020 -

jam 12.28 pm 25 minit

Resit bayaran dan borang wakalah. [Lampiran 7]

2.0 Kaitan Dengan Fungsi Jabatan Dan Piagam Pelanggan

Projek ini berkait dengan misi jabatan iaitu melaksanakan perbicaraan, pengurusan

mahkamah dan perkhidmatan sokongan secara profesional, berkesan dan sistematik

berasaskan undang-undang dan hukum Syarak.

Projek inovasi ini juga seleras dengan dengan keperluan Manual Kualiti ISO 9001-

2015 JKSNPP bagi meningkatkan lagi kepuasaan hati pelanggan yang hadir ke

mahkamah. [LAMPIRAN 8]

Berdasarkan peruntukan subseksyen 34(1) Enakmen Tatacara Mal Mahkamah

Syariah (Negeri Pulau Pinang) 2004 berhubung pelantikan peguam syarie hendaklah

dilafazkan oleh pihak yang melantik dan diterima oleh peguam syarie yang dilantik

dihadapan Mahkamah atau Pendaftar. Sehubungan dengan itu pengendalian kes

Mal, Faraid dan Jenayah, bagi pihak-pihak yang menggunakan khidmat peguam

syarie, Mahkamah hendaklah memastikan pihak-pihak telah memfailkan wakalah

peguam syarie dengan sewajarnya mengikut kehendak undang-undang. Peguam

Syarie tidak boleh mengendalikan kes tanpa wakalah yang sah.

i-WATCH


Jumlah pendaftaran proses wakalah di Mahkamah Syariah Negeri Pulau Pinang

adalah seperti berikut :

TAHUN MAL FARAID JENAYAH JUMLAH

WAKALAH

2016 1099 334 467 1900

2017 990 245 382 1617

2018 1067 270 323

1660

2019 1175 270 303 1748

* Data statistik ini melibatkan bilangan wakalah yang direkodkan di semua mahkamah

syariah negeri Pulau Pinang

2.1 Kaitan Dengan Agenda Nasional

Projek inovasi ini mempunyai kaitan dengan agenda nasional. Kumpulan telah

menggunakan konsep strategi lautan biru untuk menjelaskan lagi pelaksanaan

inovasi ini adalah seperti yang berikut ;

KONSEP

PENERANGAN SEBELUM SELEPAS

ELIMINATE (SINGKIR)

Menghilangkan tekanan pelanggan untuk hadir berulangkali ke mahkamah untuk melafaz wakalah di hadapan Pendaftar.

Proses wakalah di antara peguam dan anak guam tidak mempunyai ketetapan masa yang ditentukan. Kekerapan kehadiran adalah di antara satu hingga tiga kali

Pelanggan tidak merasa tertekan kerana lafaz wakalah boleh dibuat pada bila- bila masa yang sesuai ketika waktu pejabat.

REDUCE

(KURANG)

Mengurangkan kekerapan kehadiran pelanggan ke mahkamah untuk melafazkan wakalah.

Setiap pelanggan perlu hadir beberapa kali ke mahkamah hanya untuk berwakalah

Pelanggan hanya perlu tetapkan tarikh yang bersesuaian untuk berwakalah bersama Peguam dan Pendaftar.

i-WATCH


RAISE

(TINGKAT)

Meningkatkan imej jabatan dan mutu penyampaian perkhidmatan perundangan Islam

Persepsi negatif dikalangan segelintir masyarakat yang menyatakan mahkamah syariah banyak karenah birokrasi dan lambat untuk menyelesaikan kes.

Imej jabatan dapat ditingkatkan dengan penyampaian perkhidmatan yang cepat dan berkesan

CREATE (CIPTA)

Proses kerja penambahbaikan yang kreatif dan inovatif yang belum pernah dilaksanakan.

Peguam dan anak guam perlu hadir bersama ke mahkamah sebanyak tiga kali hanya untuk berwakalah.

Peguam dan anak guam boleh berwakalah walaupun tidak dapat hadir bersama.

2.2 Kaitan Dengan Keadaan Semasa Kehendak Pelanggan

Kebiasaannya pelanggan yang berurusan dengan mahkamah syariah perlu hadir ke

mahkamah untuk menyelesaikan sesuatu tuntutan kes. Namun sekiranya berlaku

sesuatu situasi di luar jangkaan sebagai contoh pihak-pihak tidak dapat hadir akibat

halangan dan PKP

Isu masalah kesukaran pihak-pihak hadir ke mahkamah untuk berwakalah sering

dibangkitkan di dalam mesyuarat mahkamah-mahkamah syariah di seluruh Negeri

Pulau Pinang terutamanya berkaitan dengan perkhidmatan pelanggan khususnya di

kaunter. Kebanyakan pelanggan yang hadir berurusan di kaunter bagi melafazkan

wakalah terpaksa hadir beberapa kali disebabkan proses wakalah memerlukan

kepada kehadiran kedua-dua pihak. Masalah yang berlaku ini telah menyebabkan

beberapa maklumbalas yang diterima daripada pelanggan. Sehubungan dengan itu,

kumpulan KIK telah mencadangkan kepada jabatan untuk membangunkan produk

inovasi wakalah secara atas talian (i-WATCH). [LAMPIRAN 9]

3.0 PELAN PENYERAGAMAN DAN PENGAWASAN

Jabatan telah mengambil tindakan penyeragaman dalam perlaksanaan projek ini di

antaranya ialah mengeluarkan arahan pentadbiran supaya pihak-pihak terutamanya

peguam syarie mengambil maklum tentang perlaksanaan wakalah atas talian melalui

i-WATCH


inovasi i-Watch. Penyeragaman ini melibatkan kesemua mahkamah syariah di

seluruh daerah negeri Pulau Pinang.

Gambar : Kedudukan daerah Mahkamah Syariah di negeri Pulau Pinang

Projek inovasi ini juga akan dicadangkan untuk dipinda dan disusun semula dalam

proses kerja MS ISO 9001-2015 jabatan yang telah sedia ada. Maklumat berkaitan

keberkesanan dan kepuasaan pelanggan akan diperolehi melalui Borang Soal

Selidik yang diedarkan kepada pelanggan untuk mendapatkan maklum balas dan

sebarang penambahbaikan projek ini. [LAMPIRAN 10]

4.0 IMPAK INOVASI

Jabatan telah menetapkan sasaran bagi mengurangkan kekerapan kehadiran pihak-

pihak ke mahkamah daripada 3 kali kehadiran kepada 1 kali kehadiran sebanyak

67%. Setelah pelaksanaan projek inovasi i-WATCH, ianya telah berjaya melebihi

sasaran yang sepatutnya dicapai iaitu dapat diselesaikan dalam tempoh 30 minit

sahaja.

Projek ini telah mencapai sasaran yang telah ditetapkan bahkan melebihi 67%

kerana projek ini mengurangkan kekerapan kehadiran pelanggan daripada 3 hari

kepada 1 hari dan hanya mengambil masa 30 minit sahaja.

4.1 Impak Penjimatan Kos Jabatan

Projek i-WATCH bertujuan memudahkan proses melafaz wakalah bagi peguam dan

anak guam untuk perlantikan peguam di Mahkamah Syariah. Projek ini tidak

melibatkan sebarang kos kewangan jabatan. Sebaliknya hanya menggunakan

telefon pintar atau komputer riba milik peguam atau pendaftar yang telah sedia ada

tanpa melibatkan implikasi kewangan serta dapat memastikan kos pengurusan

i-WATCH


pentadbiran dapat dijimatkan. Penjimatan penyediaan sistem ini adalah sebanyak

100%.

4.2 Impak Penjimatan Tempoh Masa

Projek inovasi ini memberi impak yang tinggi dan meningkatkan lagi kadar

penjimatan dari segi kekerapan kehadiran, tempoh masa dan kos kehadiran

pelanggan yang datang ke mahkamah.

Sebelum ini proses melafaz wakalah kebiasaannya mengambil masa 3 kali

kehadiran. Namun selepas pelaksanaan inovasi ini pelanggan dapat menjimatkan

masa hanya tiga puluh (30) minit dengan sekali kehadiran sahaja iaitu peratus

penjimatan masa sebanyak 67%

Penjimatan tempoh masa dan kehadiran pelanggan adalah seperti berikut :

PROSES PEGUAM/PELANGGAN SEBELUM

PROJEK

SELEPAS

PROJEK

MELAFAZ

WAKALAH

DIHADAPAN

PENDAFTAR

PELANGGAN HADIR

TANPA PEGUAM 1 KALI

1 KALI

PEGUAM HADIR

TANPA PELANGGAN 1 KALI

PELANGGAN DAN

PEGUAM HADIR 1 KALI


i-WATCH


4.3 Impak Penjimatan Kos Kehadiran Pelanggan

Projek inovasi ini juga dapat menjimatkan kos pelanggan yang hadir ke mahkamah.

Bagi pelanggan yang berada di dalam Negeri Pulau Pinang penjimatan kos

kehadiran daripada RM189.00 kepada RM63.00 manakala pelanggan yang berada

di luar Negeri Pulau Pinang penjimatan kos daripada RM690.00 dapat dikurangkan

kepada RM230.00. Peratus Purata Penjimatan Kos Kehadiran Pelanggan adalah

sebanyak 66.6 %.

4.4 Impak Sosial

Projek ini secara amnya telah memberikan impak sosial kepada masyarakat

yang besar ke arah merealisasikan hasrat Jabatan untuk meningkatkan tahap

kepuasan hati pelanggan terhadap perkhidmatan jabatan, di antaranya ialah ;

1. Mengurangkan masa pelanggan berurusan dengan mahkamah. 2. Meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja kakitangan mahkamah. 3. Mengurangkan persepsi buruk terhadap mahkamah. 4. Mewujudkan kerjasama yang baik di antara peguam dan mahkamah.

4.5 Kesan Jangka Panjang Kepada Jabatan dan Negara

Pelaksanaan projek inovasi yang telah dibangunkan ini akan memberi kesan yang

positif kepada pelanggan dan dapat mengurangkan kritikan atau court bashing

kepada Mahkamah Syariah di Malaysia. Selain itu juga dapat meningkatkan imej

jabatan serta mutu penyampaian perkhidmatan perundangan syariah bagi

mengelakkan persepsi negatif dikalangan segelintir masyarakat yang menyatakan

mahkamah syariah terlalu banyak karenah birokrasi dan lambat untuk menyelesaikan

kes.

i-WATCH


5.0 PENGIKTIRAFAN PROJEK I-WATCH

Projek inovasi i-WATCH yang dibangunkan ini adalah sangat relevan dan prkatikal

untuk dilaksanakan kerana memberi impak penjimatan kos dan masa pelanggan.

Projek inovasi i-WATCH telah mendapat penghargaan dan pengiktirafan seperti

berikut:

1. Anugerah Emas Mini Team Excellence Wilayah Utara 2020 anjuran MPC.

2. Anugerah Emas Regional Team Excellence Wilayah Utara 2020 anjuran MPC.

Sijil Penghargaan daripada MPC [Lampiran 11]

6.0 PENUTUP

Cadangan inovasi ini boleh menjadi benchmark dan boleh menarik minat Jabatan

Kehakiman Syariah Malaysia (JKSM) dan Mahkamah Syariah Negeri-negeri untuk

diaplikasi seluruh mahkamah syariah di Malaysia.

Cadangan idea inovasi ini boleh juga dicadangkan untuk mewujudkan satu sistem

komprehensif yang menggabungkan sistem sedia ada yang dibangunkan oleh JKSM

iaitu seperti sistem E-Syariah dan E-Bicara melalui proses kerja yang telah

dilaksanakan di Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang.

Projek idea inovasi yang dilaksanakan ini juga boleh memberi impak yang amat

positif kepada perkhidmatan perundangan syariah dan akan dapat meningkatkan lagi

keyakinan masyarakat kepada institusi keadilan Islam. Pelanggan mahkamah akan

mendapat impak yang sangat besar dari segi penjimatan dan mengurangkan tempoh

kekerapan kehadiran ke mahkamah. Projek inovasi ini juga boleh diperluaskan lagi

untuk dipraktikkan di mahkamah-mahkamah syariah seluruh negara.

i-WATCH


LAMPIRAN 1

i-WATCH


LAMPIRAN 2

i-WATCH


LAMPIRAN 3

i-WATCH


LAMPIRAN 4

i-WATCH


i-WATCH


LAMPIRAN 5

i-WATCH


LAMPIRAN 6

i-WATCH


LAMPIRAN 7

i-WATCH


LAMPIRAN 8

i-WATCH


LAMPIRAN 9

i-WATCH


LAMPIRAN 10

i-WATCH


LAMPIRAN 11

Documents

PENGENALAN JABATAN Jabatan Kehakiman Syariah Negeri …