PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PADA STASIUN …

27

Copyright © 2019, Jurnal Pari

Tersedia online di: http://ejournal-balitbang.kkp.go.id/index.php/JP

e-mail:[email protected]

JURNAL PARIVolume 5 Nomor 1 Juli 2019

p-ISSN: 2502-0730e-ISSN : 2549-0133

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PADA STASIUNKARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL

PERIKANAN PONTIANAK

Rini Tajuddin dan Heri SusantoStasiun Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak, Jalan Arteri Supadio

Km. 18 Kab. Kubu Raya Kalimantan Barat, IndonesiaDiterima tanggal : 27 Mei 2019 Diterima setelah perbaikan : 27 Juni 2019

disetujui terbit : 10 Juli 2019

ABSTRAK

Artikel ini membahas mengenai belum optimalnya Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif dilingkupStasiun Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak dalam halpenyimpanan, pemeliharaan dan keamanan, serta menemukan upaya untuk mengatasipenyusutan atau pemusnahan arsip sesuai dengan memperhatikan atau mengamati pada JadwalRetensi Arsip (JRA). Mekanisme Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif sudah sesuai denganmekanisme yang berlaku terutama dalam pemindahan arsip dinamis inaktif dari Unit Pengolahmenuju Unit Kearsipan. Fasilitas yang dipergunakan Unit Kearsipan Stasiun Karantina Ikan ,Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak didalam Pengelolaan Arsip DinamisInaktif sudah sesuai tetapi masih perlu diperdayagunakan secara maksimal dalam membantupengelolaan arsip dinamis Inaktif seperti penggunaan pengelolaan arsip dinamis inaktif elektronikyang bisa memudahkan pengolah kearsipan dalam mengelola arsip sehingga dalam penemuankembali arsip lebih mudah. Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif yakni dengan metodestudi kasus sedangkan teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu wawancara, observasidan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis inaktifdilingkup Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianakbelum sepenuhnya optimal, yaitu (1). Fasilitas Kearsipan seperti ruang penyimpanan arsip, firealarm system dan alat pemadam kebakaran yang belum memadai, Kurangnya rak arsip inaktif halini disebabkan karena belum dilaksanakannya pemusnahan arsip, (2). Kurangnya SDM, (3).Peminjaman arsip, arsip yang dipinjam seringkali terlambat dalam pengembaliannya, hal inidikarenakan masih kurangnya kesadaran peminjam arsip, dan (4). Kurangnya kesadaran dantidak ada kesamaan pemahaman dari Unit Pengolah yang satu dengan Unit Pengolah yanglainnya dilingkup Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil PerikananPontianak terkait pengelolaan arsip dinamis inaktif, dan (5). Pemusnahan arsip belumdilaksanakan dikarenakan proses persetujuan pemusnahan arsip harus melalui proses dansesuai prosedur.

Kata Kunci : Arsip, Data, Management, Sistem

ABSTRACT

This article discusses the not yet optimal Inactive Dynamic Archive Management in the FishQuarantine Station in Pontianak Fisheries Quality and Safety Control in terms of storage,maintenance and security, and finds an effort to overcome depreciation or destruction of recordsaccording to observing or observing the Archive Retention Schedule (JRA) . The mechanism ofactive dynamic archive management is in accordance with the applicable mechanism, especiallyin the transfer of inactive dynamic records from the processing unit to the filing unit. The facilitiesused by the Archives Unit of the Fish Quarantine Station, Pontianak Fisheries Quality and SafetyControl in Active Dynamic Archive Management are appropriate but still need to be fully utilized inhelping dynamic Inactive file management such as the use of electronic inactive dynamic archivemanagement that can facilitate archiving processors in managing records so that in the rediscoveryof archives it is easier. This study uses qualitative research, namely the case study method whilethe data collection techniques used are interviews, observation and documentation. The results

___________________Korespondensi penulis:Jalan Arteri Supadio Km. 18 Kab. Kubu Raya Kalimantan Barat, Indonesiaemail : [email protected]; [email protected]

Pengelolaan Arsip Dinamis ................................................................................................(Rini Tajuddin & Heri Susanto)

J.Pari Vol. 5 No. 1 Juli 2019 :

28


showed that inactive dynamic archive management in the Fish Quarantine Station, PontianakFisheries Product Quality and Safety Control was not fully optimal, namely (1). Archival facilitiessuch as archival storage rooms, fire alarm systems and inadequate fire extinguishers, Lack ofinactive archive shelves is due to the non-destruction of records, (2). Lack of HR, (3). Archivelending, borrowed archives are often late in return, this is because there is still a lack of awarenessof archival borrowers, and (4). Lack of awareness and no similarity of understanding from oneProcessing Unit to the other Processing Units covered by the Fish Quarantine Station, PontianakFisheries Product Quality and Safety Control regarding the management of inactive dynamicrecords, and (5). The destruction of the archive has not been carried out because the approvalprocess for the destruction of records must go through a process and according to the procedure.

Keywords : Archives, Date, Management, Systems

1. PENDAHULUAN

Dalam pelaksanaan kegiatan InstansiPemerintahan yang semakin maju dan berkembangmaka semakin banyak pula arsip. Arsip semakin harisemakin meningkat keberadaannya sesuai denganfungsi dan tugas dari sebuah instansi. Masalah yangmuncul dari kondisi ini apabila tidak tertata denganbaik dan sistematis maka menumpuknya arsip secaratidak terkontrol di unit pengolah dari masing-masingorganisasi. Penataan arsip cenderung terabaikan,lebih diutamakan menyelesaikan tugas pokok lainnyadari pada tugas menata arsip, namun sebenarnyainformasi yang dibutuhkan ada keterkaitan denganarsip itu sendiri serta dalam penemuan kembali arsipsangat tergantung dengan personil yangmembidanginya. Dalam dunia kearsipan ataupunpenataan surat-surat memang dikenal istilah sistem.Sistem di sini biasanya dipakai untuk menyatakanmodel penyimpanan. Prosedur penyimpanan arsipadalah langkah langkah pekerjaan yang sehubungandengan akan disimpannya arsip.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009menjelaskan bahwa pengertian arsip adalah “rekamanperistiwa atau kegiatan.yang diterima oleh lembaganegara, pemerintah daerah, perusahaan, organisasipolitik, lembaga pendidikan, dan perseorangan untukpelaksanaan.kehidupan bermasyarakat yang berupaberbagai bentuk dan media sosial denganperkembangan komunikasi dan perkembanganteknologi informasi”. Berdasarkan.pengertian arsip diatas diketahui bahwa arsip adalah naskah tertulis yangdidalamnya memuat keterangan-keterangan penting.Arsip sangat berperan penting dalam suatu lembaga,yaitu sebagai penyajian informasi maupun pusatingatan bagi seorang pimpinan untuk dapatmerumuskan kebijakan dan membuat keputusan,maka untuk dapat memberikan atau menyajikaninformasi yang akurat dan lengkap harus memilikiprosedur tertentu dan sistem yang baik dalampengelolaan kearsipannya. Proses yang sedemikiantersebut dapat menciptakan arsip apapun jenisnyabaik yang tekstual maupun non tekstual. Arsip inilahyang suatu saat diberkaskan berdasarkan transaksi

dan kegiatannya sesuai kepentingan unit kerja agarmudah dicari dan ditemukan kembali.

Menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 3) arsip adalahsetiap catatan (record atau warkat) yang tertulis,tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka ataugambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentusebagai bahan komunikasi dan informasi, yangterekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film(slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pitatape, piringan, rekaman, disket), kertas photo copy,dan lain-lain.

Zulkarnain dan Sumarsono (2015:209)menyatakan, manajemen kearsipan adalahpelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam rangkamengelola keseluruhan daur hidup arsip (life cycle ofa records) yang terdiri dari fase: penciptaan danpenerimaan (creation and receipt); pendistribusian(distribution); penggunaan (use); pemeliharaan (main-tenance) dan penyusutan (disposition) suatu arsip.Setiap fase di dalam daur hidup arsip ini merupakansub asas yang mempengaruhi sub asas yang lain.Jadi dengan kata lain tata kearsipan merupakan suatuproses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan,pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanandokumen menurut sistem tertentu, sehingga saatdiperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

Arsip Dinamis Inaktif yaitu arsip yangpenggunaannya tidak langsung sebagai bahaninformasi. Arsip inaktif ini disimpan di unit kearsipandan dikeluarkan dari tempat penyimpanan yangsangat jarang, bahkan tidak pernah keluar dari tempatpenyimpanan dalam jangka waktu lama. Jadi arsipinaktif ini hanya kadang-kadang saja diperlukan dalamproses penyelenggaraan kegiatan. Arsip inaktifsetelah jangka waktu penyimpanan habis (nilaigunanya habis) segera diproses untuk disusutkan.Didalam penyusutan arsip ditentukan mana arsip yangsegera dihapus dan mana arsip yang harus disimpanterus.

Prosedur atau pengelolaan arsip pada suatu kantorberbeda satu dengan yang lainnya. Namun demikian

27-36

29


tidak tertutup kemungkinan terjadi kesamaanprosedur. Pada intinya semua prosedur bertujuan agarkegiatan kearsipan dapat berjalan secara teratur,efektif dan efisien. Namun sering terjadi permasalahanjika suatu organisasi tidak melaksanakan prosedurpenataan arsip secara benar. Terkadang kurangnyaketelitian petugas arsip dalam menyimpan arsipmengakibatkan kesulitan dalam penemuan kembaliarsip yang sudah lama disimpan. Dengan demikianprosedur penataan arsip harus lebih diperhatikan olehorganisasi untuk menunjang efektivitas administrasiperkantoran.

Tujuan pengelolaan arsip dinamis inaktif adalahmenempatkan arsip dalam sistem kearsipan yangbisa ditemukan kemudian bila dibutuhkan.

2. MASALAH PENELITIAN

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan,Penelitian ini pada pengumpulan datanyamenggunakan teknik wawancara, dokumentasi, danobservasi. Dalam hal tersebut bagaimana dan upayaapa yang dilakukan Unit Kearsipan Instansi StasiunKarantina Ikan, Pengendalian Mutu dan KeamananHasil Perikanan Pontianak dalam membenahi danmengembangkan pengelolaan arsip dinamis inaktifbaik dari segi sarana maupun prasarana.

3. TINJAUAN LITERATUR

3.1. Unit Kearsipan

Adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dantanggung jawab mengelola arsip yang sudahdiselesaikan oleh unit pengolah / unit kerja untukdisimpan, dipelihara dan digunakan. Dalam pekerjaankantor maupun lembaga kearsipan merupakan bagianyang sangat penting, yaitu menjadi sumber informasi,sebagai pusat kegiatan suatu kantor, dan sebagaiingatan kantor, sehingga perlu suatu sistempenyimpanan yang baik dan benar tetapi mudahditemukan kembali pada saat dibutuhkan. Haltersebut diungkapkan Sugiarto (2005: 51) sistempenyimpanan adalah sistem yang digunakan untukmenyimpan dokumen yang sudah disimpan denganmenciptakan dan menemukan dokumen dengan cepatketika dokumen diperlukan sewaktu-waktu. Untukmempermudah dalam menemukan kembali arsip jikadiperlukan sewaktu-waktu maka diperlukan sistempenyimpanan arsip yang tepat dan sesuai dengankebutuhan instansi atau organisasi.

3.2. Fungsi Unit Kearsipan

Unit kearsipan pada pencipta arsip sebagaimana

dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun2009 Pasal 17 ayat (1) tentang kearsipan memilikifungsi:a. Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di

lingkungannya;b. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi

informasi;c. Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;d. Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta

arsip kepada lembaga kearsipan

3.3. Aspek pengelolaan arsip dinamis inaktif

Secara umum aspek arsip dinamis tidak lepaskaitannya dengan siklus hidup arsip yaitu tahappenciptaan dan penerimaan (creation) tahap distribusi(distribution), tahap penggunaan (use), tahappemeliharaan (maintenance) dan disposisi akhir (dis-position).

4. METODE

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatifyaitu dengan metode studi kasus yang bertujuanuntuk mengkaji permasalahan pengelolaan arsip yangada dilingkungan Stasiun Karantina Ikan,Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil PerikananPontianak meliputi Fasilitas kearsipan, pengumpulandata dan SDM kearsipan. Penggunaan pendekatankualitatif ini dimaksudkan agar lebih peka dan lebihdapat menyesuaikan diri dengan banyak penjelasanpengaruh bersama dan terhadap pola-pola nilaiyang dihadapi peneliti.

Alasan penelitian ini menggunakan pendekatankualitatif karena permasalahan pengelolaan arsipinaktif dalam upaya mendukung layanan informasidi Instansi Stasiun Karantina Ikan, PengendalianMutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak,berkenaan dengan angka-angka pemakaian ataupenerbitan sertifikat kesehatan karantina ikan danmutu, tetapi mendeskripsikan secara jelas danterperinci serta peroleh data yang mendalam darifokus penelitian. Hasil dari penelitian kualitatifselalu berusaha mengungkap suatu masalah,keadaan atau peristiwa yang sebenarnyasebagaimana mestinya. Data yang diperoleh dariseluruh personil dan pihak yang berkepentingandengan data dilingkup Stasiun Karantina IkanPengendalian Mutu dan Keamanan Hasil PerikananPontianak.

5. INFORMAN PENELITIAN

Berdasarkan dengan dasar dari penelitian ini,yaitu studi kasus. Pengelolaan arsip dan



30


dokumentasi yang mengurusi secara langsungpengelolaan arsip inaktif tersebut, antara lain :a. Orang yang ahli dalam bidang kearsipan;b. Orang yang terlibat dalam bidang

kearsipan, misalnya arsiparis;c. Orang yang berkepentingan dalam bidang

kearsipan, misalnya peminjam arsip.

6. TEKNIK PENGUMPULAN DATA

Beberapa teknik pengumpulan data yangdilakukan sebagai berikut:

a. Wawancara

Wawancara adalah percakapan dengan maksudtertentu. Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak,yaitu pewawancara (interviewer) yaitu pengolah arsipyang mengajukan pertanyaan dan terwawancara (in-terviewee) yaitu Unit Pengolah (dari masing-masingbidang) yang memberikan jawaban atas pertanyaanitu” (lexy j moleong, 2007: 186). Wawancara dilakukanoleh peneliti terhadap para informan dalam bentuktanya jawab dengan menggunakan pedomanwawancara. Teknik wawancara dalam penelitian iniberupa interview terhadap informan. Wawancara inidilakukan untuk mencari data-data yang ada mengenaipengelolaan arsip inaktif dalam upaya mendukunglayanan informasi di Instansi Stasiun Karantina IkanPengendalian Mutu dan Keamanan Hasil PerikananPontianak.Alat yang digunakan untuk wawancara inimeliputi alat perekam, kertas, kamera dan alatpendukung lainnya. Adapun wawancara yangdilakukan peneliti di masing-masing Unit pengolahantara lain:

1. Unit Pengolah di Bidang Tata Pelayanan

2. Unit Pengolah di Bidang Tata Usaha

3. Unit Pengolah di Bidang PengawasanPengendalian dan Informasi (P2I)

b. Observasi

Menurut sugiyono (2010:203), “metode observasisebagai tehnik pengumpulan data mempunyai ciriyang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yanglain, yaitu wawancara dan kuesioner”. Observasi yangdigunakan dalam penelitian ini dilakukan secaraterbuka yaitu observasi yang menempatkan fungsipengamat secara terbuka diketahui oleh subjek dansubjek memberikan kesempatan kepada pengamatuntuk mengamati peristiwa yang terjadi. Hal-hal yangdiobservasi dalam penelitian ini adalah situasi dankondisi masing-masing subbagian yang menyimpanarsip dalam pengelolaan arsip.Adapun hasil observasiyang dilakukan peneliti dilingkup Stasiun KarantinaIkan Pengendalian Mutu dan Keamanan HasilPerikanan Pontianak bahwa fasilitas yang telahdigunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktifsebagai berikut:

Gambar 1

Gambar 2

Gambar 3

27-36

31


Tabel 1. Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsipan lingkup Stasiun Karantina Ikan,Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak

Tabel 2. Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Pengolah Kepala Urusan Tata Usaha

No Fasilitas Kearsipan Jumlah Kondisi

1Ruang penyimpanan/ Record

Center1 Baik

2 Lemari Arsip 4 Baik

3 Rak Arsip 10 Baik

4 Boks Arsip 262 Baik

5 Meja Kerja 1 Baik

6 Kursi Kerja 1 Baik

7 Komputer 1 Baik

8 Printer 1 Baik


1 Ruang penyimpanan 1 Baik



4 Meja Kerja 1 Baik


6 Komputer 1 Baik

7 Printer 1 Baik

Tabel 3. Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Pengolah Kasubsie Tata Pelayanan


1 Ruang penyimpanan 1 Baik


3 Rak Arsip 2 Baik


5 Meja Kerja 1 Baik


7 Komputer 1 Baik

8 Printer 1 Baik

Tabel 4. Fasilitas PengelolaanArsip Dinamis Inaktif pada Unit Pengolah Kasubsie Pengawasan Pengendaliandan Informasi


1 Ruang penyimpanan 1 Baik2 Lemari Arsip 1 Baik3 Boks Arsip 10 Baik4 Meja Kerja 1 Baik5 Kursi Kerja 1 Baik6 Komputer 1 Baik7 Printer 1 Baik



32


c. Dokumentasi

Dokumentasi sebagai penunjang data hasilwawancara dan observasi, digunakan untukmemperoleh data atau informasi, misalnya mengenaijumlah atau frekuensi pemakaian sertifikat kesehatankarantina ikan lingkup Stasiun Karantina Ikan,Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan

Pontianak. Teknik dokumentasi dalam penelitian inidilakukan dengan cara mengambil data dan gambar/foto maupun grafik tentang kegiatan yang berhubungandengan pengelolaan arsip.

1. Frekuensi Pemakaian Sertifikat Kesehatan IkanTahun 2016 sampai dengan Tahun 2018 (tabel dangrafik)

Tabel 5. Frekuensi Pemakaian Sertifikat Kesehatan Ikan Tahun 2016 sampai dengan Tahun 2018 LingkupStasiun Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak

No Uraian

Jumlah Pemakaian Sertifikat(Nomor)

2016 2017 2018

1 Sertifikat Pelepasan Domestik Masuk (KI-D12) 1396 1360 1174

2 Sertifikat Pelepasan SKLL (KI-D7) 328 126

3 Sertifikat Ekspor (KI-D1) 364 367 747

4 Sertifikat Kesehatan Domestik Keluar (KI-D2) 3367 3002 6162

5 Sertifikat Kesehatan Domestik Keluar SKLL (KI-D3) 4362 7368

Grafik 1. Frekuensi Pemakaian Sertifikat Kesehatan Ikan Tahun 2016 sampai dengan Tahun 2018 LingkupStasiun Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak

27-36

33


2. Fasilitas Kearsipan dilingkup Stasiun KarantinaIkan, Pengendalian Mutu dan Keamanan HasilPerikanan Pontianak (gambar)

a. Gedung Arsip

Gambar 4. Gedung arsip lama

Gambar 4. Gedung arsip baru

Gambar 6. Rak Arsip Lama

Gambar 6. Rak Arsip Baru

b. Rak Arsip



34


c. Boks Arsip

Gambar 8

3. Kegiatan Penyusutan arsip dari Tahun 1996 sampaidengan Tahun 2014 (table dan grafik)

Tabel 6. Kegiatan Penyusutan Arsip dari Tahun 1996 sampai dengan Tahun 2014 di Lingkup StasiunKarantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak

No Uraian

Jumlah Arsip YangDisusutkan Jumlah Arsip Yang Disusutkan

UPT (nomor) Wilayah Kerja (nomor)1996-2012 2013 2006-2012 2013 2014

1 Sertifikat Ekspor 2.532 279 - - -

2 Sertifikat Kesehatan 40.658 6.541 11.594 611 1.223

3 Sertifikat Pelepasan 3.840 4.536 552 111 111

4 SKLL - - - - 4.1245 Umum 1.614 - - 1.090 2.453

Grafik 2. Grafik Kegiatan Penyusutan Arsip dari Tahun 1996 sampai dengan Tahun 2014 Di Lingkup StasiunKarantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak

27-36

35


7. HASIL DAN PEMBAHASAN

Berdasarkan hasil dari penelitian dilingkup StasiunKarantina Ikan Pengendalian Mutu dan KeamananHasil Perikanan Pontianak adalah sebagai berikut:1. Peningkatan penyelenggaraan sistem kearsipan

melalui peningkatan kualitas sumber dayamanusia;

2. Meningkatnya sarana dan prasarana untukmendukung pengelolaan kearsipan;

3. Peningkatan layanan kearsipan.

Instansi Stasiun Karantina Ikan, PengendalianMutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak salahsatu Unit Pelaksana Teknis Badan Karantina Ikan,Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil PerikananKementerian Kelautan dan Perikanan sebagai saranapembangunan untuk meningkatkan sumber dayamanusia dalam kearsipan. Instansi Stasiun KarantinaIkan, Pengendalian Mutu dan Keamanan HasilPerikanan Pontianak secara garis besarnya bertugasuntuk menangani arsip baik Arsip Substantif maupunArsip Pasilitatif. Instansi Stasiun Karantina Ikan,Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil PerikananPontianak adalah instansi yang dipimpin olek KepalaStasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu danKeamanan Hasil Perikanan Pontianak danbertanggung jawab kepada Badan Karantina Ikan,Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan.Instansi tersebut memiliki 3 (tiga) strukturaldibawahnya yaitu Kepala Urusan Tata Usaha,Kasubsie Tata Pelayanan dan Kasubsie PengendalianPengawasan dan Informasi (P2I).

Pencatatan Arsip

Pencatatan arsip yang ada di lingkungan StasiunKarantina Ikan, Pengendalian Mutu dan KeamananHasil Perikanan Pontianak meliputi, penerimaan,penyortiran, registrasi, pendistribusian, pola klasifikasiarsip dan penataan arsip. Pencatatan arsip dilakukankarena arsip sewaktu-waktu pasti dibutuhkan.Apabilaarsip tersebut tidak dicatat dan didata dengan baikdan benar maka saat arsip tersebut dibutuhkankembalibsulit dicari dan yang akhirnya dalampemenuhan kebutuhan informasi bagi yangmembutuhkan akan terhambat.

Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip yang digunakan dilingkungan Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutudan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak dengansistem kodefikasi yang disimpan di Record CenterStasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu danKeamanan Hasil Perikanan Pontianak. Hal tersebut

sesuai dengan Amsyah, (2005:71) “SistemPenyimpanan adalah sistem yang dipergunakan padapenyimpanan warkat agar kemudahan kerjapenyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkatyang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepatbilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

Pengawasan Arsip

Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu danKeamanan Hasil Perikanan Pontianak dalam setiapmasing-masing subbagian harus memiliki tanggungjawab dalam hal penyelamatan atau pengamananarsipnya masing-masing, tetapi penanggung jawabsemuanya terpusatkan pada Kepala Stasiun KarantinaIkan, Pengendalian Mutu dan Keamanan HasilPerikanan Pontianak. Ruang penyimpanan arsip yangdigunakan untuk menyimpan arsip harusmemperhatikan beberapa ketentuan supaya arsipyang disimpan dapat terjaga dengan aman.

Pemindahan dan Pemusnahan Arsip

Penyusutan atau pemusnahan arsip di StasiunKarantina Ikan, Pengendalian Mutu dan KeamananHasil Perikanan Pontianak dilakukan dengan carakhusus yaitu dengan cara dibakar yang sesuaiperaturan Menteri Kelautan dan Perikanan RepublikIndonesia Nomor 67/PERMEN-KP/2016 tentangKearsipan Pasal 17 ayat (3) huruf a dan b.Pemindahan arsip aktif ke inaktif dari masing masingunit pengolah secara rutin ditahun berikutnya.

8. KESIMPULAN

Kesimpulan yang diperoleh dari penelitiandiantaranya adalah sebagai berikut:

Fasilitas Kearsipan berupa kurangnya jumlah rakdisebabkan karena pemusnahan belum dilaksanakan,fire alarm system dan alat pemadam kebakaran yangbelum memadai karena kurangnya ketelitian petugasdalam pengecekan pemakaian alat pemadamkebakaran.

Sistem penyimpanan arsip menggunakan sistempokok soal, hal tersebut sudah baik karena sesuaidengan karakteristik arsip yang disimpan.

Sistem penyimpanan arsip haruslah sesuai denganteori yang ada yaitu sistem penyimpanan arsipberdasarkan subjek agar Pengolah arsip StasiunKarantina Ikan, Pengendalian Mutu dan KeamananHasil Perikanan Pontianak dapat dengan mudahmelakukan pencarian informasi yang dibutuhkan



36


Pengawasan arsip masing-masing unit pengolahatau subbagian memiliki tanggung jawab untukmenyelamatkan ataupun mengamankan arsipnyasendiri. Akan tetapi yang bertanggung jawab penuhtetap Kepala Tata Usaha.

Pemusnahan arsip ini berdasarkan jadwal retensiarsip dan berdasarkan nilai guna arsip. Arsip yangdimusnahkan tersebut dinilai terlebih dahulu ataudiseleksi apakah arsip itu masih layak dipakai atausudah tidak punya nilai guna lagi dan dilakukan setiaptahun secara rutin dengan mengacu kepada jadwalretensi arsip.

9. SARAN

Dari kesimpulan di atas penelitian tersebut bisamenjadi masukan bagi para pembuat kebijakandilingkungan Stasiun Karantina Ikan, PengendalianMutu dan Keamanan Hasil Perikanan dalampengelolaan anggaran dibidang kearsipan dan dapatdijadikan referensi penulisan selanjutnya dalam topikyang sama serta dapat menampilkan data-data yanglebih lengkap lagi sehingga penelitian ini lebih baik,diperlukan tenaga outsourcing terkait kearsipansehingga dalam pengelolaan kearsipan sepertipemindahan dan pemusnahan arsip di Instansi StasiunKarantina Ikan, Pengendalian Mutu dan KeamananHasil Perikanan Pontianak sehingga dapat terkeloladengan baik dan dapat memberikan dukungan danmotivasi terhadap sistem kearsipan dilingkunganStasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu danKeamanan Hasil Perikanan sehingga pemahaman dankesadaran dapat lebih baik dan sesuai standarkearsipan.

10. UCAPAN TERIMAKASIH

Ucapan terimakasih penulis sampaikan kepadaPimpinan di Kepala Stasiun Karantina Ikan,Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil PerikananPontianak beserta pejabat struktural dibawahnyayakni Kepala Urusan Tata Usaha, Kasubsie TataPelayanan dan Kasubsie Pengawasan Pengendalian

dan Informasi serta Pimpinan Pembina Kearsipan diLingkungan Kementerian Kelautan dan Perikananyakni Biro Umum, serta teman-teman yang sudahbanyak membantu memberikan data-datapenyusunan penulisan jurnal ini sehingga dapatmerangkai jurnal ini dengan maksimal.

DAFTAR PUSTAKA

· Peraturan Perundang-undangan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentangKearsipan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentangKearsipan Pasal 17 ayat (1)

Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan RepublikIndonesia Nomor 67/PERMEN-KP/2016 tentangKearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautandan Perikanan Pasal 17 ayat (3) point a dan b

· Buku dan Makalah

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Zulkarnain, W. & Sumarsono, R. B. 2015. ManajemenPerkantoran Profesional. Malang: GunungSamudra.

Sugiarto, A.W. T. 2005. Manajemen Kearsipan Mod-ern dari Konvensional ke Basis Komputer.Yogyakarta: Gava Media.

Moleong, J.Lexy. 2013. Metode Penelitian Kualitatif.Bandung: PT Remaja Rosdakarya Offset.

Sugiyono. 2010. Metode Penelitian PendidikanPendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D.Bandung: Alfabeta.

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan.Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

27-36

Documents

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PADA STASIUN …